Geschäftsordnungfür die Betriebsleitung des
ZV VRR Eigenbetrieb Fahrzeuge und Infrastruktur
(ZV VRR FaIn-EB)

in der Fassung
des Beschlusses des Betriebsausschusses
des Eigenbetriebs „Fahrzeuge und Infrastruktur“ des
Zweckverbandes Verkehrsverbund Rhein-Ruhr (ZV VRR)
vom 25.06.2014

geändert durch
Beschluss des Betriebsausschusses
des Eigenbetriebs „Fahrzeuge und Infrastruktur“ des
Zweckverbandes Verkehrsverbund Rhein-Ruhr (ZV VRR)
vom 07.12.2022

geändert durch
Beschluss des Betriebsausschusses
des Eigenbetriebs „Fahrzeuge und Infrastruktur“ des
Zweckverbandes Verkehrsverbund Rhein-Ruhr (ZV VRR)
vom 06.12.2023

Präambel

Auf Grundlage des § 114 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) vom 14.7.1994 in der zurzeit geltenden Fassung (SGV. NRW. 2023) in Verbindung mit der Eigenbetriebsverordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (EigVO) in der zurzeit geltenden Fassung (SGV. NRW. 641) sowie nach Maßgabe der Satzung des Zweckverbandes VRR, der Betriebssatzung des Eigenbetriebs ZV VRR FaIn-EB und des Kooperationsvertrags zwischen VRR AöR und ZV VRR FaIn-EB, beschlossen durch Verwaltungsrat und Verbandsversammlung am 27.09.2014, hat der Betriebsausschuss der Verbandsversammlung des Zweckverbandes VRR am 25.06.2014 folgender Geschäftsordnung für die Betriebsleitung gemäß § 4 Absatz 10 der Betriebssatzung zugestimmt.

Diese Geschäftsordnung regelt die Organisation von Geschäftsprozessen, die Ausgestaltung von Zuständigkeiten und konkretisiert die Vertretungsbefugnis der Betriebsleitung gemäß §§ 4, 11 der Betriebssatzung.

Inhaltsübersicht

1. Abschnitt: Regelungen zur Leitung des Eigenbetriebs

§ 1 Betriebsleitung

§ 2 Aufgaben und Zuständigkeiten der Betriebsleitung

§ 3 Vertretung der Betriebsleitung

§ 4 Zeichnung von Dokumenten

§ 5 Ausführung der Entscheidungen der Betriebsleitung

2. Abschnitt: Einzelne Geschäftsprozesse

§ 6 Allgemeine Regelungen

§ 7 Zahlungsverkehr

§ 8 Kaufmännische Angelegenheiten

§ 9 Juristische Angelegenheiten

§ 10 Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren

§ 11 SPNV-Fahrzeuge, technische Systeme, Liegenschaften, Assets

§ 12 Gremiendienst

§ 13 Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Marketing

§ 14 Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

3. Abschnitt: Schlussbestimmungen

§ 15 Bekanntmachungen

§ 16 Funktionsbezeichnungen

§ 17 Inkrafttreten

1. Abschnitt: Regelungen zur Leitung des Eigenbetriebs

§ 1 Betriebsleitung

(1) Der Eigenbetrieb wird von der Betriebsleitung geleitet. Die Betriebsleitung besteht aus einem Betriebsleiter und einem geschäftsführenden Betriebsleiter.

Der Betriebsleiter hat zwei Stellvertreter.

(2) Die Betriebsleitung ist für die wirtschaftliche Führung der Einrichtung verantwortlich und hat die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsleiters anzuwenden.

(3) Die Betriebsleitung leitet den Eigenbetrieb selbstständig, soweit nicht durch die Gemeindeordnung NRW, die Eigenbetriebsverordnung NRW, die Satzung des Zweckverbands VRR oder die Betriebssatzung des Eigenbetriebs etwas anderes bestimmt ist.

(4) In den Fällen der laufenden Betriebsführung kann die Betriebsleitung den Eigenbetrieb allein vertreten.

(5) Der Betriebsleiter ernennt einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin der VRR AöR zum geschäftsführenden Betriebsleiter und stattet ihn mit den notwendigen Vollmachten aus. Der Betriebsleiter kann den geschäftsführenden Betriebsleiter jederzeit abberufen. Im Verhinderungsfall gelten § 3 Absätze 1 bis 4 entsprechend.

(6) Der geschäftsführende Betriebsleiter ist verantwortlich für die operative Leitung des Eigenbetriebs im Auftrag und in Vertretung des Betriebsleiters, insbesondere

- für die Vorbereitung der Betriebsleitersitzungen,

- für die Vorbereitung von Entscheidungen des Betriebsleiters

- für die Umsetzung der Entscheidungen des Betriebsleiters und

- für die Umsetzung sonstiger Geschäfte der laufenden Betriebsführung.

Er koordiniert alle Tätigkeiten und Aufgaben des Eigenbetriebs in Zusammenarbeit mit den jeweils zuständigen Organisationseinheiten.

§ 2 Aufgaben und Zuständigkeiten der Betriebsleitung

(1) Der Betriebsleitung obliegen insbesondere

• die Geschäfte der laufenden Betriebsführung, insbesondere alle Maßnahmen, die zur Erfüllung der Aufgaben des Betriebs laufend notwendig sind,

• die Durchführung von Vergabeverfahren zur Wahrnehmung der Aufgaben gemäß § 3 der Betriebssatzung des Eigenbetriebs einschließlich des Abschlusses der Verträge und der Vergabe von Aufträgen,

• die Durchführung des Wirtschaftsplans.

(2) Geschäfte der laufenden Betriebsführung sind insbesondere:

a) Abschluss von Kaufverträgen/Fahrzeuglieferverträgen zur Beschaffung von Schienenfahrzeugen zur Nutzung im SPNV,

b) Abschluss von Instandhaltungs-, Reparatur- und Wartungsverträgen in Bezug auf die Fahrzeuge des Eigenbetriebs,

c) Abschluss von Darlehensverträgen, insbesondere zur Finanzierung der Beschaffung von Schienenfahrzeugen zur Nutzung im SPNV und Verträge mit Arrangeuren von Kreditkonsortien,

d) Abschluss von Verträgen zur Sicherstellung des technischen und betriebswirtschaftlichen Controllings,

e) Abschluss von Verträgen zur Nutzungsüberlassung (z.B. Miet- oder Pachtverträge über die Nutzung der SPNV-Fahrzeuge mit EVUs),

f) Abschluss von Verträgen zur Beauftragung von Beratern bei der Durchführung der entsprechenden Vergabeverfahren bzw. bei der Vertragsabwicklung

g) Abschluss von Vereinbarungen zur Regelung der Zusammenarbeit mit beteiligten Aufgabenträgern und Auftraggebern,

h) Stellung von Genehmigungsanträgen aller Art, (z.B. zur Sicherstellung des Fahrbetriebs),

i) Stellung von Förderanträgen bei nationalen und europäischen Zuwendungsgebern (z.B. zur Förderung neuer Technologien),

j) Erklärungen zur Abnahme einzelner Fahrzeuge oder Fahrzeuggruppen und damit zusammenhängender Komponenten, (z.B. Ersatzteilpaket, Sonderwerkzeug),

k) Angelegenheiten der Vermögens- und Grundstücksverwaltung,

l) Führen von Rechtsstreitigkeiten.

(3) In den Fällen der laufenden Betriebsführung kann die Betriebsleitung den Eigenbetrieb allein vertreten.

(4) Die Betriebsleitung stellt einen regelmäßigen Informationsaustausch in einer mindestens einmal im Monat tagenden Betriebsleitersitzung sicher.

An der Betriebsleitersitzung nehmen teil:

a. Die Betriebsleitung

b. Die Stellvertreter des Betriebsleiters

c. Die Leitung der für kaufmännische Angelegenheiten des Eigenbetriebs zuständige Abteilung der VRR AöR

d. Die Leitung der für rechtliche Angelegenheiten des Eigenbetriebs zuständige Abteilung der VRR AöR

e. Die Leitung der für die Überwachung und Betreuung der Kundensysteme zuständigen Organisationseinheit

Bei Bedarf ist die Leitung

- der für den Eigenbetrieb zuständigen Fachgruppe und

- der für Hintergrundsysteme und Datenmanagement zuständige Fachgruppe

hinzuziehen.

Die Leitung der jeweiligen Organisationseinheit entsendet im Verhinderungsfall einen fachlich mit den zu behandelnden Themen vertrauten Vertreter.

Von jeder Betriebsleitersitzung ist ein Protokoll zu fertigen. Die Protokollführung obliegt dem geschäftsführenden Betriebsleiter.

Im Übrigen werden die für Vorstandssitzungen geltenden Vorschriften der Geschäftsordnung für den Vorstand der VRR AöR entsprechend angewendet.

§ 3 Vertretung der Betriebsleitung

(1) Die Betriebsleitung wird vertreten durch den ersten und zweiten Stellvertreter des Betriebsleiters gemäß § 4 Absätze 7 und 8 der Betriebssatzung.

(2) Im Falle der Verhinderung wird die Betriebsleitung in Angelegenheiten, die keinen Aufschub dulden, durch seine Stellvertreter gemeinschaftlich vertreten.

(3) Der Betriebsleiter, der geschäftsführende Betriebsleiter und die Stellvertreter des Betriebsleiters haben ihre Erreichbarkeit sicher zu stellen.

(4) In Fällen äußerster Dringlichkeit (z. B. Notfälle, Gefahr im Verzug, Drohen erheblicher und nachhaltiger wirtschaftlicher und/oder betriebstechnischer Nachteile) ist ausnahmsweise die Vertretung durch einen Stellvertreter des Betriebsleiters gemeinsam mit dem Leiter der kaufmännischen Abteilung gemäß § 15 Absatz 4 der Betriebssatzung zulässig, sofern der erste Betriebsleiter oder der geschäftsführende Betriebsleiter fernmündlich oder auf anderem Weg sein Einverständnis erklärt hat.

(5) Im Stellvertretungsfall gemäß Absatz 2 ist für die Durchführung der kaufmännischen Angelegenheiten die Zustimmung der Leitung der kaufmännischen Abteilung, im Falle ihrer Verhinderung die Zustimmung des zuständigen Stellvertreters, erforderlich. Dies betrifft insbesondere den Abschluss von Rechtsgeschäften, die zu einer Zahlungspflicht des Eigenbetriebs führen.

(6) Die Vergabe von Aufträgen bis zu einer Wertgrenze von 100.000 € kann ausnahmsweise gemeinsam von einem Stellvertreter des Betriebsleiters und dem Leiter der kaufmännischen Abteilung nach § 15 Absatz 4 der Betriebssatzung erfolgen.

(7) Die Vertretungsbefugnisse sind nach Maßgabe des § 11 Absatz 3 der Betriebssatzung öffentlich bekannt zu machen.

§ 4 Zeichnung von Dokumenten

(1) Die Betriebsleitung unterzeichnet unter dem Namen „ZV VRR FaIn-EB“. Die Betriebsleitung unterzeichnet ohne Angabe eines Vertretungsverhältnisses, wenn die Angelegenheit ihrer Entscheidung unterliegt, die übrigen Dienstkräfte „Im Auftrag“. In den Angelegenheiten, die der Entscheidung anderer Organe unterliegen und in denen die Betriebsleitung mit der Vertretung beauftragt wird, ist unter Angabe des Vertretungsverhältnisses zu unterzeichnen.

(2) Die Stellvertreter des Betriebsleiters zeichnen in den Fällen des Absatzes 1 Satz 1 unter dem Namen des Eigenbetriebs mit dem Zusatz „i. V.“

(3) Personen, die ein Dokument auf Veranlassung einer auf sie delegierten Aufgabe unterzeichnen, zeichnen unter dem Namen des Eigenbetriebs mit dem Zusatz „i. A.“

§ 5 Ausführung der Entscheidungen der Betriebsleitung

(1) Die Ausführung und Umsetzung der Entscheidungen der Betriebsleitung erfolgt nach Maßgabe des Kooperationsvertrags zwischen VRR AöR und ZV VRR FaIn-EB vom 20.08.2013. Die Betriebsleitung ist danach befugt, sich des Personals der VRR AöR zu bedienen.

(2) Nach Maßgabe von § 1 des Kooperationsvertrags zwischen VRR AöR und ZV VRR FaIn-EB vom 20.08.2013 überträgt der Eigenbetrieb im Zuständigkeitsbereich seiner Betriebsleitung liegende Aufgaben ganz oder teilweise auf Organisationseinheiten oder einzelne Mitarbeiter der VRR AöR (Aufgabendelegation).

(3) Bei der Wahrnehmung delegierter Aufgaben gelten für die Organisationseinheiten oder Mitarbeiter der VRR AöR die Vorgaben der Geschäfts- und Verfahrensordnung der VRR AöR entsprechend.

2. Abschnitt: Einzelne Geschäftsprozesse

§ 6 Allgemeine Regelungen

(1) Die Betriebsleitung entscheidet im Einzelfall nach pflichtgemäßem Ermessen, ob und inwieweit eine Delegation von Aufgaben des Eigenbetriebs und der mit dem Eigenbetrieb vereinbarten Bruchteilsgemeinschaften (Kooperationen) auf Organisationseinheiten oder einzelne Mitarbeiter der VRR AöR stattfindet. §§ 8 bis 12 bleiben unberührt.

(2) Alle an den Eigenbetrieb gerichteten Posteingänge erhält das Sekretariat der Betriebsleitung. Die Posteingänge werden entsprechend der GVO der VRR AöR behandelt. Ausgehende Post, E-Mails und Telefaxe von wesentlicher Bedeutung werden der Betriebsleitung zur Kenntnis gegeben, sofern nicht ohnehin eine Schlusszeichnung durch ihn erforderlich ist. Zur Bemessung der wesentlichen Bedeutung wird die GVO der VRR AöR entsprechend herangezogen.

§ 7 Zahlungsverkehr

Zur Freigabe im Zahlungsverkehr bevollmächtigt/berechtigt und verpflichtet sind

• die Betriebsleitung,

• die Stellvertreter des Betriebsleiters

• der für SPNV-Angelegenheiten zuständige Prokurist oder Handlungsbevollmächtigte der VRR AöR,

• der für kaufmännische Angelegenheiten zuständige Prokurist oder Handlungsbevollmächtigte der VRR AöR

• der für juristische Angelegenheiten zuständige Prokurist oder Handlungsbevollmächtigte der VRR AöR

• der für die Überwachung und Betreuung der Kunden- und Vertriebssysteme zuständige Prokurist oder Handlungsbevollmächtigte der VRR AöR

• der für das ÖPNV-Management zuständige Prokurist oder Handlungsbevollmächtigte der VRR AöR

Hierfür sind alle genannten Personen mit einer Bankvollmacht auszustatten. Im Übrigen gilt die GVO der VRR AöR entsprechend.

§ 8 Kaufmännische Angelegenheiten (Controlling, Finanzbuchhaltung)

(1) Das Controlling, das Risikomanagement, das Berichtswesen, die Finanzbuchhaltung und sonstige kaufmännische Angelegenheiten (einschließlich Angelegenheiten der allgemeinen Verwaltung) für den Eigenbetrieb gem. §§ 13 ff. EigVO NRW und §§ 93, 94 GO NRW und der mit dem Eigenbetrieb vereinbarten Bruchteilsgemeinschaften werden der für kaufmännische Angelegenheiten zuständigen Abteilung (kaufmännische Abteilung) der VRR AöR übertragen. Die Leitung der kaufmännischen Abteilung entscheidet über die konkrete Aufgabenerledigung.  Die Verfahrensabläufe und die Einzelzuständigkeiten bemessen sich nach der GVO der VRR AöR in entsprechender Anwendung.

(2) Die Prüfung von Eingangsrechnungen in rechnerischer Hinsicht erfolgt durch die für die Wirtschaftsführung zuständige Fachgruppe, in preislicher Hinsicht durch die Zentrale Vergabestelle und in sachlich-fachlicher Hinsicht durch den Sachbearbeiter, der die zugehörige Bestell-/Budgetanforderung veranlasst hat.

Abweichend hiervon wird die sachlich-fachliche Prüfung ab einem Rechnungsbetrag von 25.001 Euro durch den Sachbearbeiter und den Leiter seiner Abteilung, ab einem Rechnungswert von 50.001 Euro durch den Sachbearbeiter, den Leiter seiner Abteilung (im Verhinderungsfall durch dessen Stellvertreter) und den Betriebsleiter durchgeführt.

Das Vier-Augen-Prinzip ist ausnahmslos einzuhalten.

(3) Die Vertragsüberwachung in Bezug auf die Darlehensverträge zur Fahrzeugbeschaffung (einschließlich Sicherheiten) wird der für den SPNV-Wettbewerb zuständigen Organisationseinheit, in Bezug auf sonstige Darlehensverträge der für kaufmännische Angelegenheiten zuständigen Abteilung der VRR AöR übertragen.

(4) Das Controlling und das Berichtswesen erfolgen nach den für die VRR AöR bestehenden Grundsätzen.

§ 9 Juristische Angelegenheiten

Zur Prüfung juristischer Fragen und zum Zwecke der Vertragsanbahnung und Vertragsprüfung greift die Betriebsleitung auf das Personal der für Rechtsangelegenheiten zuständigen Organisationseinheit (Rechtsabteilung) der VRR AöR zu.

§ 10 Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren

(1) Vergabeverfahren, die den Erwerb von Fahrzeugen und/oder SPNV-Infrastruktur zum Gegenstand haben, erfolgen auf ausdrückliche Veranlassung der Betriebsleitung und werden in analoger Anwendung der Regeln der GVO der VRR AöR über die Vergabe von SPNV-Leistungen („Ausnahmeregelungen“) behandelt.

(2) Sonstige Beschaffungsvorgänge erfolgen analog zu den allgemeinen Regeln über die Vergabe von Aufträgen der GVO der VRR AöR.

§ 11 Durchführung des technischen und betriebswirtschaftlichen Controllings der SPNV-Fahrzeuge

(1) Das technische Controlling, die Vertragsüberwachung, die technische Weiterentwicklung der SPNV-Fahrzeuge und das Flottenmanagement wird der für den Eigenbetrieb zuständigen Organisationseinheit der VRR AöR übertragen.

(2) Das technische Controlling, die technische Weiterentwicklung der Kundensysteme sowie das Management der technischen Infrastruktur wird der für die Überwachung und Betreuung der Kundensysteme zuständigen Organisationseinheit der VRR AöR übertragen. Die Vertragsüberwachung insoweit obliegt der für SPNV-Vertrieb zuständigen Organisationseinheit der VRR AöR.

(3) Das technische Controlling und die Vertragsüberwachung in Bezug auf die Liegenschaften des Eigenbetriebs, die Weiterentwicklung der Grundstücke einschließlich Zubehör und die gesamte Immobilienverwaltung wird der für den Eigenbetrieb zuständigen Organisationseinheit der VRR AöR übertragen.

(4) Die Organisationseinheiten legen der Betriebsleitung über die kaufmännische Abteilung im Rahmen des Berichtswesen nach § 8 Absatz 4 quartalsweise Rechenschaft ab.

(5) Die Wahrnehmung der Aufgaben nach den Absätzen 1 bis 4 umfasst den Eigenbetrieb und die Kooperationen.

§ 12 Gremiendienst

Das Management für die Organe und Gremien des Eigenbetriebs – insbesondere die Bearbeitung von organisatorischen Angelegenheiten der Betriebsleitersitzungen, des Betriebsausschusses, des Finanzausschusses und der Verbandsversammlung - wird der für das Gremienmanagement zuständigen Organisationseinheit der VRR AöR übertragen.

Soweit Zuarbeit anderer Stellen der VRR AöR erforderlich ist (z.B. zur Vorbereitung von Beschlussvorlagen), wird diese durch die zuständige Abteilung selbstständig eingeholt.

§ 13 Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Marketing

Soweit für den Eigenbetrieb Presse- und Öffentlichkeitsarbeit bzw. Marketing erforderlich ist, greift die Betriebsleitung auf das Personal der hierfür bei der VRR AöR zuständigen Stelle zu.

§ 14 Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen erfolgt in entsprechender Anwendung der Geschäfts- und Verfahrensordnung der VRR AöR. Vertragsdokumente des Eigenbetriebs werden vom fachlich zuständigen Sachbearbeiter als Scan digital abgelegt und als unterschriebenes Original zur Archivierung an die für das Vertragsarchiv zuständige Fachgruppe gegeben.

3. Abschnitt: Schlussbestimmungen

§ 15 Bekanntmachungen

Öffentliche Bekanntmachungen des Eigenbetriebs mit besonderer Aussenwirkung für den Rechtsverkehr, insbesondere die Einräumung von Vertretungsbefugnissen bei der Eingehung von Rechtsgeschäften, haben im Ministerialblatt

zu erscheinen.

Im Übrigen erfolgen sonstige öffentlichen Bekanntmachungen des Eigenbetriebs, insbesondere der Sitzungsdienst, durch Bereitstellung des digitalisierten Dokumentes auf der öffentlich zugänglichen Internetseite des VRR unter Angabe des Bereitstellungstages, soweit die Satzungen des ZV VRR nichts

anderes bestimmen.

§ 16 Funktionsbezeichnungen

Die Funktionsbezeichnungen dieser Geschäftsordnung werden entsprechend § 12 GO NRW in weiblicher oder männlicher Form geführt.

§ 17 Inkrafttreten

(1) Diese Geschäftsordnung trat mit der Veröffentlichung nach Maßgabe des § 11 Absatz 3 der Betriebssatzung in Kraft.

(2) Die Änderungen der Geschäftsordnung gemäß Beschluss des Betriebsausschusses vom 07. Dezember 2022 treten zum Zeitpunkt ihrer öffentlichen Bekanntmachung in Kraft.

(3) Die Änderungen der Geschäftsordnung gemäß Beschluss des Betriebsausschusses vom 06.12.2023 treten zum Zeitpunkt ihrer öffentlichen Bekanntmachung in Kraft.

MBl. NRW. 2024 S. 15.