Gesetz- und Verordnungsblatt (GV. NRW.)
Ausgabe 2008 Nr. 17 vom 30.5.2008 Seite 403 bis 456
| Verordnung über die Aufbewahrung von Schriftgut in der Justiz und Justizverwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen (AufbewahrungsVO NRW) |
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| zugehörige Anlagen : |
Verordnung über die Aufbewahrung von Schriftgut in der Justiz und Justizverwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen (AufbewahrungsVO NRW)
311
Verordnung
über die Aufbewahrung von Schriftgut in der Justiz
und
Justizverwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen
(AufbewahrungsVO NRW)
Vom 6.
Mai 2008
§ 1
(1) Mit Ausnahme des in Absatz 2 genannten
Schriftgutes sind die in der Anlage aufgeführten Aufbewahrungsfristen
anzuwenden.
(2) Die Aufbewahrung der Personalakten der
Richterinnen und Richter, Beamtinnen und Beamten, der Unterlagen über
Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub,
Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten und der Versorgungsakten bestimmt sich
nach § 102g des Beamtengesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen in der Fassung
der Bekanntmachung vom 1. Mai 1981 (GV. NRW. S. 234), zuletzt geändert durch
Artikel 3 des Gesetzes vom 9. Oktober 2007 (GV. NRW. S. 393).
(3) Die Aufbewahrung der Personalakten der
Beschäftigten bestimmt sich nach den lfd. Nummern 224, 385, 507, 653, 753 und
813 des Abschnitts I und der lfd. Nummern 12, 27, 40, 51 und 57 des Abschnitts
II der Anlage. Die Fristen beziehen sich nur auf die Personalakten als solche.
Nebenakten können unmittelbar nach ihrer Schließung (§ 3 Abs. 3) ausgesondert
werden.
§ 2
(1) Die Aufbewahrungsbestimmungen finden
grundsätzlich auch Anwendung, wenn Schriftgut zur Ersetzung der Urschrift als
Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt wird.
Im Übrigen sind die insoweit getroffenen besonderen Bestimmungen zu beachten.
(2) Gelten für Akten und Aktenteile (z.B. Urteile,
Beschlüsse) unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, so richtet sich die Dauer
der Aufbewahrung des Bild- oder Datenträgers, der an die Stelle der Urschriften
tritt, nach der jeweils längsten Aufbewahrungsfrist.
(3) Erscheint eine Aufbewahrungsfrist im
Einzelfall aus besonderen Gründen zu kurz, so kann bei der Weglegung eine
längere Aufbewahrungsfrist durch die Richterin bzw. den Richter oder die
Beamtin bzw. den Beamten bestimmt werden. Dasselbe gilt, wenn Personen, die ein
berechtigtes Interesse nachweisen, einen Antrag auf längere Aufbewahrung
stellen.
(4) Soweit in Spalte 4 der Anlage eine
Aufbewahrungsfrist nicht angeordnet ist („keine“), ist das Schriftgut
unmittelbar nach seiner Weglegung nach den dazu erlassenen besonderen
Vorschriften auszusondern.
§ 3
(1) Die Aufbewahrungsfrist für das Schriftgut in
Straf- und Bußgeldsachen beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem die
verfahrensbeendende Entscheidung - bei mehreren Beschuldigten oder Betroffenen
die letzte Entscheidung - rechtskräftig geworden ist. Ist das Verfahren ohne
eine Entscheidung beendet worden, die nach § 7 Abs. 1 Aktenordnung der
Rechtskraftbescheinigung bedarf, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des
Jahres, in dem die das Verfahren beendende Entscheidung getroffen worden ist.
(2) Wird nachträglich auf eine Gesamtstrafe
erkannt, ist die Aufbewahrungsfrist für das Schriftgut über die in die
Entscheidung einbezogenen Verurteilungen nach dem Tage der Rechtskraft der
Gesamtstrafenentscheidung neu zu bestimmen.
(3) Ist zum Zeitpunkt des Weglegens der Akten die
in der Anlage bestimmte - vom Tage der Rechtskraft an berechnete - Frist für
die Aufbewahrung des Schriftgutes bereits abgelaufen, oder endet diese mit
Ablauf des Jahres der Weglegung oder der beiden darauf folgenden Jahre, so ist
das Schriftgut vom Beginn des auf die Weglegung folgenden Jahres für 3 weitere
Jahre aufzubewahren. Dies gilt nicht in den Fällen der Nummern 46a) und 628a)
der Anlage.
§ 4
(1) Die Aufbewahrungsfrist für das in § 3 nicht
genannte Schriftgut beginnt mit dem auf das Jahr der Weglegung folgenden Jahr,
für Personalakten beginnt sie mit deren Abschluss.
(2) Als Jahr der Weglegung gilt
a) bei Prüfungsarbeiten und sonstigen
Prüfungsunterlagen das Jahr, in dem die Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses an
den Prüfling erfolgt ist, im Falle der Wiederholungsprüfung das Jahr, in dem
das Ergebnis der letzten Prüfung bekannt gegeben worden ist;
b) bei Hinterlegungen das Jahr, in dem die
Hinterlegung beendet worden ist oder die Fristen der §§ 19 - 22
Hinterlegungsordnung abgelaufen sind;
c) bei Büchern über Urkundenverwahrungen (Nummer
225 des Abschnitts I der Anlage) das Jahr, in dem alle darin verzeichneten
Fälle erledigt sind;
d) bei Gefangenenbüchern mit den dazugehörigen
Gefangenenkarteien und bei den Listen über die den Gefangenen abgenommenen
Gegenstände sowie bei Büchern und Nachweisen über die den Gefangenen
abgenommenen Gelder das Jahr, in dem der Vollzug bezüglich aller darin
aufgeführten Gefangenen beendet ist;
e) für (Sammel)Akten mit den Unterlagen über die
Schöffenwahl, Schöffenauslosung und Schöffengeschäftsstelle (§ 1 Abs. 4
Aktenordnung) das Jahr des Ablaufs der jeweiligen Wahlperiode;
f) für Akten über sonstige Angelegenheiten, für
die die Weglegung nicht durch besondere Vorschrift geregelt ist, das Jahr, in
dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist.
(3) Personalakten sind - soweit sich aus dem
Beamtengesetz für das Land Nordrhein-Westfalen nichts anderes ergibt -
abgeschlossen,
a) wenn die bzw. der Beschäftigte
- aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist,
mit Ablauf des Jahres der Vollendung des 65. Lebensjahres;
- im Falle der Weiterbeschäftigung über das 65.
Lebensjahr hinaus gilt die Personalakte als abgeschlossen mit Ablauf des
Jahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis endet;
- im Falle des vorherigen Todes gilt die Personalakte
als abgeschlossen mit dem Ablauf des Todesjahres;
b) wenn die Notarin bzw. der Notar, die
Notarassessorin bzw. der Notarassessor, der Rechtsbeistand oder sonstiger
Inhaber einer Rechtsberatungserlaubnis bzw. Rechtsdienstleistungserlaubnis aus
dem Amt bzw. dem Beruf ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres der Vollendung
des 70. Lebensjahres.
Im Falle
- der Tätigkeit über das 70. Lebensjahr hinaus mit
Ablauf des Jahres, in dem das Amts- oder Berufsverhältnis endet,
- des vorherigen Todes mit Ablauf des Todesjahres,
- einer Notariatsverweserschaft (§ 56
Bundesnotarordnung) nach deren Abwicklung;
c) wenn es sich um eine juristische Person oder
eine Personenvereinigung handelt, mit Ablauf des Jahres, in dem die Löschung im
Handelsregister oder Partnerschaftsregister eingetragen oder die
Auseinandersetzung abgeschlossen ist.
(4) Bei automationsunterstützter
Schriftgutverwaltung kann abweichend von Absatz 1 Satz 1 die Aufbewahrungsfrist
auch von einem früheren Zeitpunkt (z. B. vom Datum der Weglegungsverfügung) an
berechnet werden. Die Entscheidung hierüber trifft die Behördenleitung.
Entsprechendes gilt auch bei der automationsunterstützten Schriftgutverwaltung
in Straf- und Bußgeldsachen.
(5) Für Vormundschaften, Pflegschaften und
Beistandschaften über Minderjährige sowie für die zur Zuständigkeit des
Familiengerichts oder des Vormundschaftsgerichts gehörenden Angelegenheiten
sonstiger Fürsorge für ein unter elterlicher Sorge stehendes Kind beginnt die
Aufbewahrungsfrist abweichend von Absatz 1 Satz 1 mit dem Jahr, das auf das
Jahr folgt, in dem das Kind - soweit mehrere Geschwister vorhanden sind, das
jüngste an der Angelegenheit beteiligte Kind - volljährig geworden ist, auch
wenn die Sache auf andere Weise vorher geendet hat.
(6) Wird ein Verfahren aufgenommen oder
fortgesetzt, nachdem die Akten bereits weggelegt sind (z. B. durch einen Antrag
auf Wiederaufnahme des Verfahrens), so beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in
dem sie erneut weggelegt worden sind, eine neue Aufbewahrungsfrist.
§ 5
Für die Ablieferung von Schriftgut an die
Staatsarchive gelten die dafür erlassenen besonderen Vorschriften.
§ 6
Diese Verordnung tritt am 1. Juni 2008 in Kraft.
Das Justizministerium berichtet der
Landesregierung zum 31. Dezember 2013 über die Notwendigkeit des Fortbestehens
dieser Verordnung.
Düsseldorf,
den 6. Mai 2008
Die Justizministerin
des Landes Nordrhein-Westfalen
Roswitha M ü l l e
r-P i e p e n k ö t t e r