Historische SMBl. NRW.
Aufgehoben durch Runderlass vom 16. Juli 2018 (MBl. NRW. S. 466), in Kraft getreten am 18. August 2018.
Historisch:
Richtlinie für die Innenrevisionen mit korruptionspräventiver Zielsetzung im Geschäftsbereich des für Inneres zuständigen Ministeriums des Landes Nordrhein-Westfalen RdErl. d. Innenministeriums v. 18.5.1999 - IR 0.00 - 03
Richtlinie für die Innenrevisionen mit
korruptionspräventiver Zielsetzung
im Geschäftsbereich des für Inneres zuständigen Ministeriums
des Landes Nordrhein-Westfalen
RdErl. d. Innenministeriums v. 18.5.1999 - IR 0.00 - 03
Geltungsbereich
Die
Richtlinie gilt im Geschäftsbereich des für Inneres zuständigen Ministeriums
des Landes Nordrhein-Westfalen für die Innenrevisionen mit
korruptionspräventiver Zielsetzung (im folgenden „Innenrevisionen“)
- im für Inneres zuständigen Ministerium,
- in den dem Innenministerium unmittelbar nachgeordneten Behörden und
Einrichtungen.
Innenrevision
Aufgaben, Aufgabenschwerpunkt
Unter dem
Aspekt der Korruptionsprävention unterstützen die Innenrevisionen primär die
Dienstaufsicht, sekundär die Fachaufsicht; sie übernehmen aber nicht ihre
originären Aufgaben. Die Innenrevisionen sollen korruptiven Sachverhalten
vorbeugen durch Prüfungen und Schwachstellenanalysen der Ablauforganisation in
korruptionsgefährdeten Bereichen sowie durch Mithilfe bei der Umsetzung
personalbezogener korruptionspräventiver Maßnahmen und Konzepte. Sie sollen
ordnungswidriges Handeln oder Unterlassen aufdecken und bei begründetem
Anfangsverdacht einer strafbaren Handlung der dienstvorgesetzten Stelle oder
der Arbeitgeberin bzw. dem Arbeitgeber empfehlen, die Strafverfolgungsbehörden
einzuschalten.
- Revisionstätigkeit in dem für Inneres zuständigen Ministerium, in den diesem
unmittelbar nachgeordneten Behörden und Einrichtungen ohne eigene
Innenrevisionen oder entsprechende Organisationseinheiten mit korruptionspräventiver
Zielsetzung,
- Hinweise an die Dienstaufsicht über Änderungsbedarf,
- Fachaufsicht im Geschäftsbereich über die Innenrevisionen sowie über die
entsprechenden Organisationseinheiten hinsichtlich der Aufgabe
Korruptionsprävention,
- Sichtung, Auswertung und Aufbereitung von Prüfberichten anderer
Verwaltungszweige,
- Mitwirkung bei revisionsrelevanten Organisations- und Rechtsfragen,
Dienstvorschriften und sonstigen Regelungen,
- Abstimmung ressortübergreifender Maßnahmen,
- Abstimmung bundeseinheitlicher Maßnahmen,
- zentrale Anlaufstelle für jeden innerhalb und außerhalb der Verwaltung.
- Revisionstätigkeit innerhalb der eigenen Behörde oder Einrichtung sowie in
den ihr nachgeordneten staatlichen Behörden und Einrichtungen, z.B. Zufalls- und
Anlassprüfungen im korruptionsgefährdeten Aufgabenspektrum, Prüfung von
korruptionsanfälligen Organisations- und Verfahrensstrukturen,
- Hinweise an die Dienstaufsicht über Änderungsbedarf,
- Sichtung, Auswertung und Aufbereitung von Prüfberichten Dritter,
- Mitwirkung bei revisionsrelevanten Organisations- und Rechtsfragen,
Dienstvorschriften und sonstigen Regelungen,
- Bearbeitung von Eingaben und Beschwerden.
Kompetenzen
Die Innenrevisionen sind bei der Prüfung und Wertung von Sachverhalten unabhängig. Die Innenrevision des für Inneres zuständigen Ministeriums besitzt in allen Revisionsangelegenheiten ein unmittelbares schriftliches und mündliches Vortrags- und Vorlagerecht bei der Staatssekretärin oder dem Staatssekretär; die Innenrevisionen des Geschäftsbereichs besitzen ein solches Recht bei ihrer Behörden- oder Einrichtungsleitung.
Revisionsangelegenheiten sind
insbesondere die Strategische Prüfplanung, die Jahresprüfplanung, die
Vorbereitung und Durchführung von - auch anlassbezogenen - Revisionen sowie das
damit verbundene Berichtswesen und die Entgegennahme und Bearbeitung von
Hinweisen mit korruptivem Hintergrund.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
der Innenrevision sind bei ihrer Aufgabenerfüllung hinsichtlich zu treffender
Feststellungen und Bewertungen an Weisungen nicht gebunden.
Die
Innenrevisorinnen und Innenrevisoren haben das Recht, im Rahmen ihrer
Revisionstätigkeit Akten und Dateien einzusehen.
Strategisches Programm
Inhalt
Die
Innenrevisionen erstellen ein strategisches Programm (=
Gesamtprüfungsprogramm), das einen Zeitraum von 3 bis 5 Jahren umfassen soll.
Hierin sollen dargestellt werden:
- Revisionsziele (siehe 2.1),
- Revisionsstrategien,
- Prüfungsbereiche (siehe 4.1),
- Prüfobjekte (Behörden, Einrichtungen, Dezernate),
- Anpassung der Prüfungsaktivitäten an die personellen und sachlichen
Ressourcen der Innenrevision unter Berücksichtigung von Fachkenntnissen, Fort-
und Weiterbildungsmaßnahmen der Revisorinnen und Revisoren,
- Prüfungsarten (siehe 5),
- Prüfungsverfahren (siehe 6),
- Festlegung von Prüfungsintervallen bzw. des Prüfrhythmus,
- Berücksichtigung anderer Prüfungen, z.B. Geschäftsprüfungen.
Fortschreibung
Das
strategische Programm ist entsprechend den gewonnenen Erfahrungen oder aufgrund
geänderter rechtlicher, personeller oder organisatorischer Rahmenbedingungen zu
ergänzen bzw. laufend zu modifizieren.
Jahresprüfprogramm
Inhalt
Die
Prüftätigkeit der Innenrevisionen wird vorab in einem auf das Kalenderjahr
bezogenen Prüfprogramm festgelegt. Inhalt des Prüfprogramms sind die
Prüfungsthemen, die Gegenstand der Revisionen in den unterschiedlichen
Verwaltungsbereichen sein sollen. Das Prüfprogramm enthält keine Angaben über
den genauen Zeitpunkt möglicher Prüfungen. Vor dem Hintergrund der besonderen
Aufgabenstellung der Innenrevisionen kommen für die in das Prüfprogramm
aufzunehmenden Verwaltungsbereiche insbesondere in Betracht:
- Auftragsvergabe,
- Erteilung von Konzessionen und Genehmigungen,
- Gewährung öffentlicher Mittel,
- Einbürgerungen, Ausländerangelegenheiten,
- Festsetzung und Erhebungen von Abgaben,
- sonstige Kontrolltätigkeiten,
- Umsetzung des „Präventions- und Bekämpfungskonzept Korruption“ der Ständigen
Konferenz der Innenminister oder Innensenatoren der Länder.
Aufstellung
Im Rahmen
von in der Regel vor dem 1.10. eines jeden Jahres stattfindenden gemeinsamen
Dienstbesprechungen der Innenrevisionen mit dem für Inneres zuständigen
Ministerium werden die Verwaltungsbereiche festgelegt, in denen die
Innenrevisionen im folgenden Jahr Prüfungen durchführen werden. Auf der Grundlage
dieser Festlegung berichten die Innenrevisionen dem für Inneres zuständigen Ministerium
bis zum 1.11. eines jeden Jahres über die geplante Reihenfolge der Prüfungen,
die Prüfungsschwerpunkte, die Prüfungstermine, die Prüfungsart (siehe 5.), die
etwaige Dauer der Prüfungen sowie darüber, in welche Ressortzuständigkeiten die
zu prüfenden Verwaltungsbereiche fallen. Bei der Terminplanung sind Freiräume
für die Durchführung nicht geplanter anlassbedingter Prüfungen zu
berücksichtigen. Auf der Grundlage der Berichte stimmt das für Inneres
zuständige Ministerium bis zum 31.12. eines jeden Jahres mit den betroffenen
Ressorts ein Prüfprogramm ab, das für die Innenrevisionen verbindlich ist.
Abweichungen sind wegen nicht vorhersehbarer anlassbedingter Prüfungen oder aus
anderen Gründen zulässig.
4.3
Überschneidungen mit anderen Prüfungen
Die
Innenrevisionen prüfen unter dem Aspekt der Korruptionsprävention und
unterstützen insoweit die Dienstaufsicht; Prüfungsüberschneidungen mit anderen
Prüfungseinrichtungen in Prüfgebieten und Prüfungsarten sind nicht
ausgeschlossen; bestehende Zuständigkeiten bleiben hiervon unberührt. Aufgrund
der nach wie vor bestehenden Ressortverantwortung und zur Minimierung
unbeabsichtigten Mehrfach-Aufwandes ist ein regelmäßiger Informationsaustausch
zwischen den Innenrevisionen und den Stellen, die Rechnungs- oder
Geschäftsprüfungen durchführen, anzustreben.
Arten der Revisionsprüfungen
Maßgebend
für die Durchführung einer Revisionsprüfung ist in erster Linie Ziel und Zweck
der Prüfung - die Unterstützung und Verstärkung der Dienstaufsicht bei der
Korruptionsprävention und -bekämpfung; fachaufsichtliche Belange bleiben
unberührt. Neben Ordnungsmäßigkeitsprüfungen können auch
Zweckmäßigkeitsprüfungen oder Wirtschaftlichkeitsprüfungen relevant werden.
Inhaltlich unterscheiden sich die Prüfungsarten wie folgt:
Ordnungsmäßigkeitsprüfung
Die
Ordnungsmäßigkeitsprüfung zielt darauf ab, die ordnungsgemäße Bearbeitung der
Vorgänge in einem bestimmten Sachgebiet zu prüfen. Dabei wird sowohl die
Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften als auch die Ordnungsmäßigkeit des
Dienstbetriebs bzw. -ablaufs zu berücksichtigen sein.
Zweckmäßigkeitsprüfung einschl. Wirtschaftlichkeitsprüfung
Für die
Innenrevisionen ist diese Prüfungsart insoweit von Bedeutung, als untersucht
wird, ob im Hinblick auf die Zielsetzung des jeweiligen Aufgabengebiets Belange
der Korruptionsprävention neben Zweckmäßigkeits- und
Wirtschaftlichkeitserwägungen hinreichend berücksichtigt werden.
Sonderprüfung
Die
Sonderprüfung ist in der Regel nicht im Prüfprogramm festgelegt, sondern
erfolgt anlassbedingt. Deshalb ist auch die Auswahl der Prüfobjekte und der
Prüfungsschwerpunkt auf den Anlass abzustellen. Der Anlass für eine
Sonderprüfung kann sich auch im Rahmen einer planmäßigen Prüfung ergeben.
„follow – up” - Prüfung
Gegenstand
einer „follow – up“ - Prüfung ist die Frage, ob und inwieweit die von der
Innenrevision empfohlenen Maßnahmen umgesetzt worden sind. Die Entscheidung, in
welchen Fällen „follow – up“ - Prüfungen durchgeführt werden, bleibt der
Innenrevision überlassen.
Prüfungsverfahren
Die für die
Innenrevisionen in Betracht kommenden Prüfungsverfahren unterscheiden sich wie
folgt:
Einzelfallprüfung
Die
Einzelfallprüfung zielt darauf ab, die Vollständigkeit und ordnungsgemäße
Behandlung sowie das Ergebnis einzelner Vorgänge zu erfassen und zu bewerten.
Die Auswertung einer Reihe von Einzelfällen lässt konkrete Rückschlüsse auf die
Ablauforganisation und die Arbeitsweise in dem geprüften Sachgebiet zu (siehe
auch 7.3.3).
Systemprüfung
Die
Systemprüfung dient der Erfassung und Bewertung von Arbeitsabläufen. Diese
Prüfung erstreckt sich auf die Prüfung der Vollständigkeit und Schlüssigkeit
des angewandten Ablaufsystems. Wird die Systemprüfung mit einer Wirtschaftlichkeitsprüfung
kombiniert, spricht man von einer erweiterten Systemprüfung.
Organisationsprüfung
Die
Organisationsprüfung dient unter dem Gesichtspunkt der Korruptionsprävention
dazu, Schwachstellen der Ablauforganisation in korruptionsgefährdeten Bereichen
aufzudecken, zu analysieren und ggf. Änderungen der Ablauforganisation zu
empfehlen.
Durchführung der Revision
Vorbereitung
Der
geplanten Revision soll eine angemessene Vorbereitung vorausgehen. Sie hilft,
den Prüfungszeitraum möglichst kurz zu halten, und begünstigt den
Prüfungserfolg. Die Vorbereitung ist hinsichtlich ihrer Art und Intensität vom
Ziel der Prüfung, von der Bedeutung des Prüfobjektes und von organisatorischen
Gegebenheiten des zu prüfenden Bereiches abhängig. In der Regel sind folgende
Unterlagen in die Vorbereitung einzubeziehen:
- Rechtsvorschriften, Erlasse, Richtlinien,
- statistische Unterlagen, z.B. Haushaltsüberwachungslisten bzw. HKR-TV -
Listen, Vergabestatistik,
- Organisationsübersichten,
- Berichte früherer Revisionen,
- Berichte anderer Geschäftsprüfungen.
Anmeldung
Über
geplante Prüfungen im eigenen Hause unterrichten die Innenrevisionen die
Behördenleitung und die für den zu prüfenden Bereich zuständige
Abteilungsleitung, über geplante Prüfungen in anderen Behörden oder
Einrichtungen die zuständige dienstvorgesetzte Stelle. Die Unterrichtung soll
zeitnah vorgenommen werden. Sie kann unterbleiben, wenn die Prüfung
anlassbedingt durchgeführt wird, d.h. wenn sich bereits im Vorfeld der Prüfung
Anhaltspunkte für korrupte Handlungen ergeben haben. Das gilt auch, wenn zu
besorgen ist, dass in dem Zeitraum zwischen Unterrichtung und Prüfung
Unregelmäßigkeiten oder strafbare Handlungen verdunkelt werden könnten.
Durchführung
Kontaktgespräche
Zu Beginn
jeder Prüfung stellen sich die Revisorinnen und Revisoren persönlich der
Behörden- oder Einrichtungsleitung oder bei Prüfungen im eigenen Haus der für
den zu prüfenden Bereich zuständigen Abteilungsleitung vor. In diesem Gespräch
wird die Behörden- oder Einrichtungsleitung bzw. die Abteilungsleitung über
Anlass und Zweck der Prüfung und -in einem groben Überblick - über das weitere
Verfahren informiert. Das gleiche gilt für anschließende Gespräche mit den
Bediensteten des zu prüfenden Sachgebietes und der oder dem unmittelbaren
Vorgesetzten. Diese Gespräche sollen neben einer sachgerechten Information auch
dazu dienen, Verständnis bei den Betroffenen zu wecken und somit ein für die
Durchführung der Prüfung angemessenes Klima herzustellen.
Prüfungsumfang
Die
Innenrevisionen führen grundsätzlich stichprobenweise Prüfungen durch. Es
werden ausgewählte Vorgänge eines Fachbereichs und ggf. eines bestimmten
Zeitraums untersucht. Die Auswahl der Vorgänge kann dabei rein zufällig oder im
Hinblick auf die Bedeutung der Vorgänge bewusst nach bestimmten Kriterien
erfolgen. Von einer lückenlosen Prüfung eines Sachgebietes oder Zeitabschnitts
(Gesamtprüfung) ist aus verwaltungsökonomischen Gründen grundsätzlich
abzusehen, es sei denn, dass diese wegen des Verdachts von korrupten Verhaltensweisen
erforderlich erscheint.
Prüfungsmethode
Die
revisionsmäßige Behandlung von Geschäftsvorgängen lässt sich unterscheiden nach
indirekten (abgeleiteten) und direkten (unmittelbaren) Prüfungshandlungen.
Checklisten
Für die
Prüfung von Sachgebieten, in denen eine Vielzahl gleichgearteter Vorgänge
bearbeitet werden (z.B. Vergaben), kann die Verwendung eigens erstellter
Checklisten hilfreich sein. Mit diesen lässt sich vorgangsbezogen eine Fülle
von später auszuwertenden Daten schematisch erfassen. Eine bestimmte Form der
Checklisten ist nicht vorgeschrieben, diese kann von den Innenrevisionen
prüfungsbezogen gewählt werden. Checklisten sind Arbeitsunterlagen der
Innenrevisionen; sie sind nicht Teil des Revisionsberichts und diesem nicht als
Anlage beizufügen.
Ergebnisse der Revision
Schlussbesprechung
Nach
Beendigung und Auswertung der Revision ist eine Schlussbesprechung
durchzuführen. Gegenstand der Besprechung ist die Zusammenfassung und Wertung
der Prüfungsergebnisse. Es wird empfohlen, der Schlussbesprechung den Entwurf
des Revisionsberichts (siehe 8.2) zugrunde zu legen, der dann der geprüften
Stelle rechtzeitig vor der Besprechung zu übersenden ist. Soweit in der
Schlussbesprechung das Abstellen geringfügiger Mängel zugesagt wird, fertigt
die Innenrevision hierüber einen Aktenvermerk; eine Empfehlung im
Revisionsbericht erübrigt sich dann.
Revisionsbericht
Über jede
Revision ist ein Revisionsbericht nach dem Muster der Anlage 1 zu fertigen. Mit
diesem Bericht soll den Vorgesetzten des geprüften Sachgebiets (Behörden- oder Einrichtungsleitung,
Abteilungsleitung usw.) eine objektive und fachlich begründete Information über
das Prüfungsergebnis gegeben werden. Soweit erforderlich, sollen mit dem
Bericht Empfehlungen hinsichtlich der Organisation, Struktur und des Personals
des geprüften Sachgebiets - insbesondere aus dem Blickwinkel der
Korruptionsprävention - gegeben werden.
Jahresbericht
Die Innenrevisionen erstellen
alle zwei Jahre einen Bericht über ihre im Berichtszeitraum durchgeführten Revisionen.
Der Bericht ist - nach Berichtsjahren getrennt - gemäß dem Muster der Anlage 2
zu fertigen und dem für Inneres zuständigen Ministerium bis zum 15.2. des dem
Berichtszeitraum folgenden Jahres vorzulegen. Das für Inneres zuständige Ministerium
wertet die Zweijahresberichte aus und erstellt unter Hinzufügen seines eigenen
Zweijahresberichtes einen Gesamtrevisionsbericht für die betreffenden
Kalenderjahre.
9
Erfahrungsaustausch der Innenrevisionen
Die
Innenrevisionen führen Dienstbesprechungen durch, die vom für Inneres zuständigen
Ministerium anberaumt werden und in der Regel in einem Halbjahres-Rhythmus
stattfinden sollen.
Anlagen: