Historische SMBl. NRW.
Aufgehoben durch RdErl. v. 13.1.2009 (MBl. NRW. S. 45).
Historisch:
Aufbewahrung von Unterlagen des Liegenschaftskatasters RdErl. d. Innenministeriums v. 19.3.1998 -IIIC2-8330/8712
Aufbewahrung
von Unterlagen des Liegenschaftskatasters
RdErl. d. Innenministeriums
v. 19.3.1998 -IIIC2-8330/8712
1
Allgemeines
1.1
Geltungsbereich
Dieser Erlass bestimmt die Aufbewahrung der analogen
Unterlagen des Liegenschaftskatasters einschließlich der Daten des mit dem
Programmsystem ALB geführten Liegenschaftsbuchs und die Aufbewahrung der
Sicherungsstücke bei der Bezirksregierung. Die Aufbewahrung von Daten der
digitalen Liegenschaftskarte wird gesondert geregelt.
1.2
Begriffsbestimmung
1
Aufbewahrung ist die Aufnahme von Unterlagen des Liegenschaftskatasters in ein
den Anforderungen der Nummer 2 Abs. l Satz l entsprechendes Archiv
(Katasterarchiv).
2
Unterlagen sind die bei der Führung des Liegenschaftskatasters anfallenden
analogen und digitalen Dokumente, wie z.B. Bücher, Karten, Dateien, Akten,
Schriftstücke, Karteien, Filmdokumente.
Aufbewahrungsgrundsätze
1
Die aufzubewahrenden Unterlagen sind während der Aufbewahrungsfristen dauerhaft
zum ständigen Gebrauch benutzbar zu erhalten und sicher vor unbefugter
Benutzung, Verlust oder Beschädigung zu lagern. Aufzubewahren sind Unterlagen,
auf die aus rechtlichen oder technischen Gründen zugegriffen werden muss, die
wegen ihrer historischen Bedeutung für die Entwicklung des
Liegenschaftskatasters erhalten bleiben müssen oder die es ermöglichen, den
Nachweis der Flurstücke für zurückliegende Zeitpunkte wiederherzustellen.
2
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind die Unterlagen daraufhin zu überprüfen,
ob sie archivwürdig sind (s. Absatz 3). Archivwürdige Unterlagen sind, wie
dauernd aufzubewahrende Unterlagen, die nicht mehr regelmäßig im Katasteramt
gebraucht werden, einer endgültigen Aufbewahrung
zuzuführen. Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und die nicht
archivwürdig sind, können vernichtet werden.
3
Archivwürdig sind neben den dauernd aufzubewahrenden Unterlagen solche, die
historische, wissenschaftliche oder politische Bedeutung für die regionale
Entwicklung der Gebietskörperschaften und der gemeindlichen Strukturen haben
oder für Forschung, Verwaltung oder Rechtsprechung oder zur Sicherung
berechtigter Belange Betroffener oder Dritter von bleibendem Wert sind.
4
Es ist zulässig, Unterlagen vor Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist dem zuständigen
staatlichen Archiv anzubieten, wenn fachliche Gründe für eine weitere
Aufbewahrung in dem Katasterarchiv nicht mehr gegeben sind und die Aufbewahrung
in dem staatlichen .Archiv mindestens bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist
sichergestellt ist.
5
Nach einer Ersatzverfilmung oder Ersatzdigitalisierung sind die Originale dem
zuständigen staatlichen Archiv anzubieten, sofern die weitere Aufbewahrung in
dem Katasterarchiv nicht vorgesehen wird. Für die Filme bzw. die Daten gelten
die Aufbewahrungsfristen der Originale.
6
Bei elektronischer Dokumentenaufbewahrung ist sicherzustellen, dass die Daten
auf Dauer unverändert in lesbarer Form wiedergabefähig sind. Zur Unterstützung
dieser Forderung können die Daten z.B. in einem sequentiellen Austauschformat
gemeinsam mit der Festlegung des Austauschformats abgelegt werden. Die hierfür
geltenden Standards des Landes sind zu beachten.
Datensicherung nach DSG NW
Die nach §10 Datenschutzgesetz
Nordrhein-Westfalen (DSG NW) vom 15. März 1988 (GV. NW. S. 160) geändert durch
Gesetz vom 22. November 1994 (GV. NW. S. 1064) - SGV. NW. 20061 -,
erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen sind bei der
Sicherung der aufbewahrten (gespeicherten) personenbezogenen Unterlagen und
Daten zu beachten.
Aufbewahrungsfristen
1
Die im folgenden genannten Aufbewahrungsfristen sind
Mindestfristen. Nur in begründeten Einzelfällen ist ein Unterschreiten der
angegebenen Fristen zulässig. Die Entscheidung trifft die Leitung des
Katasteramtes.
2
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die
Unterlagen entstanden sind, außer Gebrauch gesetzt wurden
bzw. außer Kraft getreten sind oder in dem der Vorgang abschließend bearbeitet
wurde.
3
Über Aufbewahrungsfristen für nachfolgend nicht genannte Unterlagen entscheidet
die Leitung des Katasteramtes. Dabei sind die Regelungen dieses Erlasses zu
beachten.
4.1
Einrichtung des Liegenschaftskatasters
4.1.1
Katasterbuchwerk
1
Dauernd aufzubewahren sind die außer Gebrauch gesetzten
- Flurbücher,
- Liegenschaftsbücher (Bestandsblätter) und
- Eigentümerverzeichnisse.
2
Vernichtet werden kann das außer Gebrauch gesetzte alphabetische
Namensverzeichnis.
4.1.2
Analoge Liegenschaftskarte, Katasterzahlenwerk
1
Dauernd aufzubewahren sind
- Urkarten/ggf. Urpausen und außer Gebrauch gesetzte Amtskarten,
- wenn die Amtskarte nicht mehr
geführt wird: Flurkartenpausen, Abdrucke von jeder berichtigten, ergänzten oder
neu hergestellten Urpause oder die Filme von Flurkartenpausen, um daraus die historische
Entwicklung abzuleiten (s. auch Abs. 2),
- Vermessungsrisse, Feldbücher und dgl. sowie alle sonstigen
Unterlagen des Zahlenwerks, die als Grundlage für die Erstellung des
Katasterkartenwerks gedient haben,
- AP-Karten, AP-Übersichten, AP-Netzrisse,
- Gemarkungsurkarten und
Supplementkarten bzw. Ergänzungskarten,
- außer Gebrauch gesetzte Gemarkungsreinkarten sowie
- Separationskarten und ähnliche Karten,
- Rezesse.
2
Vernichtet werden können außer Gebrauch gesetzte
- Flurkartenpausen, wenn eine Amtskarte
geführt wurde oder die Filme der Flurkartenpause dauernd aufbewahrt werden (s.
auch Abs. 1) und
- Schätzungspausen.
4.2
Neueinrichtung und Fortführung des Liegenschaftskatasters
4.2.1
Fortführungsunterlagen
1
Dauernd aufzubewahren sind
- Fortführungsrisse, ergänzende Belege (z.B.
Messwertprotokolle, Punktübersichten),
- Neuvermessungsrisse und dgl.,
- Grenzniederschriften, Vollmachten, Benachrichtigungen,
- Mitteilungen über rechtskräftig entschiedene
Grenzstreitigkeiten,
- Entscheidungen in Verwaltungsgerichtsverfahren zu
Katastervermessungen,
- AP-Karten, AP-Übersichten, AP-Netzrisse,
Berechnungsunterlagen der AP,
- Berechnungsunterlagen der GP, soweit die Koordinaten nicht
mit hoher Genauigkeit und Zuverlässigkeit bestimmt wurden
(Koordinatenkataster),
- Koordinatenverzeichnisse,
- Kopien der Urkunden über Eigentumsänderungen
ungebuchter Grundstücke,
- Angaben aus dem digitalen Liegenschaftsbuch zum
historischen Flurstück wie
- Flurstückskennzeichen, Prüfzeichen, Aktualitätsnummer,
Status,
- Angaben über Entstehung und letzte Fortführung,
- Vorgänger-, Nachfolgerflurstück,
- Flurstücksfläche,
- im Sicherungsarchiv der Bezirksregierungen
Sicherungsstücke der Fortführungsrisse, Neuvermessungsrisse und AP-Karten.
2
Dreißig Jahre aufzubewahren sind
- Fortführungsbelege,
- Flächenberechnungen,
- Kartenauszüge,
- Veränderungsnachweise,
- Durchschriften von
- Grenz-,
- Identitäts- und
- Entfernungsbescheinigungen.
3
Zehn Jahre aufzubewahren sind
- Vermessungsanträge, Schriftwechsel dazu, Absteckungs- und
Teilungsentwürfe,
- Übernahmeanträge,
- Geschäftsbücher
z.B. für die Geschäftskontrollen nach den Nummern 7 und 8 FortfErl. I für
- Veränderungsmitteilungen sowie
- beigebrachte und eigene Vermessungsschriften,
- Gebührenbescheide.
4
Ein Jahr aufzubewahren sind
- Fortführungsmitteilungen A einschließlich
Flurstücksnachweis,
- Mitteilungen über Veränderungen im Gebäudebestand,
- Veränderungsmitteilungen einschließlich Schriftwechsel,
- Mitteilungen der Baugenehmigungsbehörden,
- Mitteilungen über Nutzungsänderungen.
Veränderungsmitteilungen (3. Spiegelstrich) können nach
Übernahme der Daten auch an das Finanzamt weitergegeben werden.
5
Zurückzugeben an das Finanzamt sind Karten und Bücher der Nachschätzung nach
der Fortführung des Liegenschaftskatasters.
6
Vernichtet werden können
- Feldkarten des Feldvergleichs nach Übernahme der
Ergebnisse des Feldvergleichs und nach Offenlegung sowie Übernahme der Nachschätzung
in das Liegenschaftskataster,
- Originale von verfilmten Veränderungsnachweisen,
- Berechnungsunterlagen von GebP
und TopP und
- aus dem Sicherungsarchiv der Bezirksregierung
Sicherungsstücke der Fortführungsrisse, Neuvermessungsrisse und AP-Karten,
nachdem sie verfilmt wurden.
4.2.2
Jahresabschlusslisten
1
Dauernd aufzubewahren sind
- Listen 02, 11 oder 12, 21, 25 und 78 bzw. die
vergleichbaren Listen des BEDV-Programmsystems,
- Hauptübersichten der Liegenschaften (im Katasterarchiv)
und Bezirksübersichten (im Archiv der Bezirksregierung) einschließlich Blatt 2,
- Eröffnungsbilanz bei der erstmaligen Einführung von
automatisierten Verfahren.
2
Dreißig Jahre aufzubewahren sind
- Zusammenstellung der veränderten Bestandsblätter,
- Zusammenstellung der Zu- und Abgänge,
- Schriftwechsel dazu.
4.3
Benutzung des Liegenschaftskatasters
4.3.1
Anträge der Benutzer
Ein Jahr aufzubewahren sind die Anträge auf Einsichtnahme in
das Liegenschaftskataster und die Erteilung von Auskünften und Auszügen aus dem
Liegenschaftskataster, soweit nicht anderweitige Regelungen (z.B. § 36 GemeindekassenVO) eine längere Aufbewahrungsfrist
erfordern.
4.3.2
Unschädlichkeitszeugnisse
Zehn Jahre aufzubewahren sind der
- Antrag und die Unterlagen, die bei der Ausstellung des
Unschädlichkeitszeugnisses angefallen sind, sowie
- eine Kopie des
Unschädlichkeitszeugnisses.