Geltende Erlasse (SMBl. NRW.) mit Stand vom 16.8.2024
Richtlinien für den Einsatz der Informationstechnik - IT-Richtlinien NW - RdErl. d. Innenministeriums v. 15.7.1996 -V B 2/51-02.01
Richtlinien für den Einsatz der
Informationstechnik
- IT-Richtlinien NW -
RdErl. d. Innenministeriums v. 15.7.1996
-V B 2/51-02.01
1
Allgemeines
1.1
Gegenstand der IT-Richtlinien
Die Richtlinien regeln eine
systematische und abgestimmte Vorgehensweise bei der Verwirklichung von
Maßnahmen auf dem Gebiet der Informationstechnik (IT).
1.2
Ziele
Der Einsatz der Informationstechnik
dient der Verbesserung der Leistungsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit der
Verwaltung. Gleichzeitig sollen die Arbeitsbedingungen humaner gestaltet, die
Qualität der Arbeit verbessert, der Zugang zu entscheidungsrelevanten
Informationen erleichtert sowie die Bürgerfreundlichkeit der Verwaltung erhöht
werden.
1.3
Begriffsbestimmungen
1.31
Informationstechnik
Informationstechnik erstreckt sich auf
Datenverarbeitungstechnik, Kommunikationstechnik und Bürotechnik. Sie umfasst
Geräte (IT-Geräte) und Verfahren (IT-Verfahren), die auf der Grundlage der
Mikroelektronik zur automatisierten Erfassung, Darstellung, Speicherung,
Verarbeitung und Übermittlung von Informationen in Form von Texten, Daten,
Bildern oder Sprache dienen.
1.32
IT-Vorhaben
Als IT-Vorhaben gelten Maßnahmen, die
auf eine informationstechnische Unterstützung bei der Erledigung von
Verwaltungsaufgaben, gerichtlichen Verfahren und Tätigkeiten der
Staatsanwaltschaften gerichtet sind. Zu den IT-Vorhaben zählen insbesondere die
Entwicklung neuer und die wesentliche Änderung bestehender IT-Verfahren.
1.33
Systemnahe Programme
Als systemnahe Programme gelten die
für den Betrieb eines IT-Gerätes erforderlichen Betriebssysteme einschließlich
der Netzbetriebssysteme sowie
- Programmiersprachen einschließlich
der Übersetzungsprogramme,
- Datenbankverwaltungssysteme sowie
- Programme zur Datenübertragung.
1.34
Ressortübergreifende Verbundrelevanz
IT-Vorhaben haben ressortübergreifende
Verbundrelevanz, wenn Aufgaben oder Aufgabenträger außerhalb des eigenen
Geschäftsbereichs durch das Vorhaben berührt werden. Dies ist insbesondere der
Fall, wenn ressortübergreifend IT-Verfahren eingesetzt (Verfahrensverbund),
Daten ausgetauscht (Datenverbund), IT-Ressourcen genutzt (Kapazitätsverbund)
oder IT-Verfahren gemeinsam entwickelt (Entwicklungsverbund) werden sollen.
2
Planung und Durchführung von IT-Vorhaben
2.1
Wirtschaftlichkeit des IT-Einsatzes
Für die Initiierung von IT-Vorhaben
ist die Wirtschaftlichkeit des beabsichtigten IT-Einsatzes darzulegen. Die
dafür erforderlichen Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sollten sich an den
„Empfehlungen zur Durchführung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen beim
Einsatz der IT in der Bundesverwaltung" (herausgegeben von der
Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik
in der Bundesverwaltung (KBSt), Band 26, Version l, Juli 1992) orientieren.
2.2
Entwicklung von IT-Verfahren
Der Einsatz marktgängiger Softwareprodukte
(Standardsoftware) sowie die Übernahme bestehender IT-Verfahren sollen Vorrang
vor Eigenentwicklungen haben.
Kann auf eine Eigenentwicklung nicht
verzichtet werden, ist unter Beachtung der Wirtschaftlichkeit ein Rechenzentrum
des Landes oder ein Dritter mit der Programmerstellung zu beauftragen. Von der
Einrichtung und Vorhaltung eigener Programmierkapazitäten außerhalb der
Rechenzentren soll abgesehen werden, soweit sie nicht der Entwicklung kleiner
IT-Verfahren für den eigenen Bereich dienen oder aus Gründen des Geheimschutzes
geboten sind.
2.3
Berücksichtigung der technischen Einsatzumgebung
Bei der Planung eines IT-Vorhabens ist
die bestehende technische Einsatzumgebung der Behörden und Einrichtungen, bei
denen das IT-Verfahren eingesetzt werden soll, zu berücksichtigen.
Für Behörden mit getrennter Dienst-
und Fachaufsicht erfolgt die Festlegung und Änderung der technischen
Einsatzumgebung grundsätzlich durch die oberste Landesbehörde, der die
Dienstaufsicht obliegt; bei Änderungen ist die Ablauffähigkeit bestehender
IT-Verfahren sicherzustellen. Die technische Einsatzumgebung kann darüber
hinaus im Einvernehmen zwischen der Dienst- und Fachaufsicht geändert oder
ergänzt werden, wenn dies für den Einsatz eines bestimmten IT-Verfahrens notwendig
ist.
2.4
Nutzung des Landesverwaltungsnetzes
IT-Verfahren, die eine Kommunikation
zwischen verschiedenen Behörden und Einrichtungen des Landes vorsehen, nutzen
die durch das Landesverwaltungsnetz bereitgestellte Infrastruktur sowie die
zugehörigen Kommunikationsdienste. Hiervon sind IT-Verfahren ausgenommen, die
ausschließlich vom Innenministerium zugelassene Sondernetze benutzen, oder wenn
die am Kommunikationsverfahren beteiligten Behörden und Einrichtungen räumlich
nah untergebracht sind.
2.5
Landesübergreifende Zusammenarbeit
Soweit IT-Vorhaben im Rahmen
länderübergreifender oder europäischer Zusammenarbeit durchgeführt werden, ist
im Rahmen der Möglichkeiten auf die Beachtung dieser Richtlinien hinzuwirken.
2.6
Aufgabenträger
Die Initiierung, Planung, Durchführung
und der Abschluss eines IT-Vorhabens erfolgt durch die oberste Landesbehörde
oder durch den Aufgabenträger, d. h. durch die für die Verwaltungsaufgabe
zuständige Behörde oder Einrichtung. Sind mehrere Behörden oder Einrichtungen eines
Geschäftsbereiches berührt, so kann die zuständige oberste Landesbehörde einer
dieser Behörden oder Einrichtungen die Federführung übertragen.
Bei ressortübergreifenden IT-Vorhaben
wird die Federführung für die Durchführung des IT-Vorhabens im Einvernehmen
zwischen den betroffenen Ressorts festgelegt.
Die federführende Behörde oder
Einrichtung bzw. die oberste Landesbehörde übernehmen die Pflichten des
Aufgabenträgers aus diesen Richtlinien.
2.7
Pflichten des Aufgabenträgers
Der Aufgabenträger ist - bei
ressortübergreifenden IT-Vorhaben gemeinsam mit den betroffenen Ressorts -
verantwortlich für die
- Entwicklung der Verfahrensidee und
Erstellung der Verfahrensbeschreibung,
- Beteiligung weiterer Stellen,
- Durchführung der Abstimmungsverfahren
sowie die Beantragung notwendiger Zustimmungen,
- Gewährleistung der erforderlichen
Verarbeitungssicherheit sowie geeigneter Schutzmaßnahmen bei der Verarbeitung
personenbezogener Daten,
- Festlegung der fachlichen und
organisatorischen Anforderungen einschließlich eines IT-Sicherheitskonzeptes,
- Beachtung vergaberechtlicher
Vorschriften,
- Überprüfung auf Wirtschaftlichkeit,
- Verfahrensfreigabe,
- Erfolgskontrolle, insbesondere die
Überprüfung der Zielerreichung und
- Verfahrensdokumentation.
Er hat dabei sicherzustellen, dass die
Verfahrensentwicklung und -pflege sowie die Anwendung des IT-Verfahrens im
Rahmen der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel erfolgt.
Mit der Wahrnehmung einzelner
Pflichten können Dritte beauftragt werden.
2.8
Durchführung eines IT-Vorhabens
Bei der Durchführung eines
IT-Vorhabens soll das „Vorgehensmodell (V-Modell)" - veröffentlicht in der
Schriftenreihe der KBSt ISSN 01 79-72 63, Band 27 - zugrunde gelegt werden.
Der Detaillierungsgrad der Entwicklungsarbeiten
richtet sich nach dem Umfang und der Komplexität der zu lösenden Aufgabe;
unverhältnismäßiger Aufwand ist zu vermeiden.
3
Abstimmung von IT-Vorhaben
3.1
Verfahrensbeschreibung
Mindestens für IT-Vorhaben, die mit
dem Innenministerium abzustimmen sind (siehe Nr. 3.2), legt der Aufgabenträger
zu Beginn der Planung der zuständigen obersten Landesbehörde und, wenn die
Dienstaufsicht einer anderen obersten Landesbehörde obliegt, gleichzeitig auch
dieser die Verfahrensbeschreibung zur Zustimmung vor.
Die Verfahrensbeschreibung soll,
soweit dies zum Zeitpunkt der Erstellung bereits möglich ist, die nachfolgenden
Punkte in der angegebenen Reihenfolge enthalten:
1. allgemeine Darstellung und
absehbare Entwicklung der Aufgaben, die durch das IT-Vorhaben unterstützt
werden sollen;
2. Berührungspunkte und
Überschneidungen mit anderen Aufgaben oder Aufgabenträgern (Verbundrelevanz);
3. Ziele des geplanten IT-Vorhabens;
4. geplante Abweichungen von Normen
und Standards;
5. Zeitbedarf für die Realisierung;
6. geplante Inanspruchnahme von
Leistungen der Rechenzentren;
7. geplante Inanspruchnahme des
Landesverwaltungsnetzes;
8. technische Beschreibung der
künftigen Einsatzumgebung;
9. absehbare organisatorische und
personelle Auswirkungen;
10. Bedarf an Personal und
Haushaltsmitteln;
11. geplante Einführungsstrategie und
Schulungsmaßnahmen;
12. Aussagen zur Wirtschaftlichkeit;
13. Planungen für die Sicherheit und
den Datenschutz beim Einsatz des IT-Verfahrens.
3.2
Abstimmung mit dem Innenministerium gemäß § 4 ADVG NW
Die zuständige oberste Landesbehörde
stimmt die IT-Vorhaben mit ressortübergreifender Verbundrelevanz sowie
IT-Vorhaben, bei denen von den IT-Standards des Landes abgewichen werden soll,
mit dem Innenministerium ab. Die Abstimmung erfolgt auf der Grundlage der
Verfahrensbeschreibung (siehe Nr. 3.1) sowie ggf. weiterer zur Beurteilung des
IT-Vorhabens notwendiger Unterlagen. Soweit durch das IT-Vorhaben nicht
unmittelbar Aufgaben des Innenministeriums berührt sind, kann auf eine
Übersendung der Unterlagen zu den Punkten 9 bis 13 der Verfahrensbeschreibung
verzichtet werden.
Bei wesentlichen Abweichungen ist eine
erneute Abstimmung mit dem Innenministerium erforderlich.
Über die geplante Inanspruchnahme des
Landesverwaltungsnetzes soll das Innenministerium auch bei nicht
abstimmungspflichtigen IT-Vorhaben rechtzeitig vor Beginn der Haushaltsplanung
unterrichtet werden. Falls eine rechtzeitige Unterrichtung nicht erfolgt, sind
die Kommunikationskosten zunächst vom Aufgabenträger zu tragen.
3.3
Unterrichtung des interministeriellen Arbeitskreises für Automation (IMA
Automation)
Die zuständige oberste Landesbehörde
unterrichtet den IMA Automation über IT-Vorhaben von grundlegender Bedeutung.
4
Zustimmung zur Beschaffung von IT-Geräten und systemnahen Programmen gemäß § 4
ADVG NW
4.1
Gegenstand des Zustimmungsverfahrens
Die Beschaffung von IT-Geräten sowie
der für ihren Betrieb erforderlichen systemnahen Programme bedarf der
Zustimmung des Innenministeriums, wenn von IT-Standards des Landes abgewichen
werden soll.
4.2
Antragsverfahren
Der Antrag auf Zustimmung zur
Beschaffung von IT-Geräten und systemnahen Programmen ist dem Innenministerium
über die zuständige oberste Landesbehörde zuzuleiten.
Die Gründe für die Abweichung von den
IT-Standards des Landes sind darzulegen.
5
Zuweisung von Datenverarbeitungsaufgaben an gemeinsame Rechenzentren gemäß § 5
ADVG NW
Dem Landesamt für Datenverarbeitung
und Statistik und den Gemeinsamen Gebietsrechenzentren können von den Ressorts
Teilaufgaben der Planung und Verwirklichung von IT-Vorhaben sowie der Einsatz
von IT-Verfahren und deren Wartung im Einvernehmen mit dem Innenministerium
zugewiesen werden. Der Leistungsumfang soll dabei in schriftlicher Form
festgelegt werden. Über die entstehenden Kosten ist eine einvernehmliche
Regelung zu treffen.
6
Anwendung außerhalb der Landesverwaltung
Im Hinblick auf die Verpflichtung des
ADVG NW zum Verbund der automatisierten Datenverarbeitung (§ 1) wird den
Gemeinden und Gemeindeverbänden empfohlen, bei der Durchführung von
verbundrelevanten IT-Vorhaben die zutreffenden Normen und Standards anzuwenden.
MBl. NRW. 1996 S. 1296.