Historische SMBl. NRW.
Historisch: Gemeinsame Geschäftsordnung für die Ministerien des Landes Nordrhein-Westfalen (GGO) Bek. d. Innenministeriums v. 16.5.1991 - VA2
Historisch:
Gemeinsame Geschäftsordnung für die Ministerien des Landes Nordrhein-Westfalen (GGO) Bek. d. Innenministeriums v. 16.5.1991 - VA2
Gemeinsame
Geschäftsordnung für die Ministerien
des Landes Nordrhein-Westfalen (GGO)
Bek. d. Innenministeriums v.
16.5.1991 -
VA2
§ 2 Beachtung und Weiterentwicklung der
Geschäftsordnung .
II. Kapitel
1. Abschnitt: Aufbau
§ 4 Gliederung
§ 5 Organisations- und
Geschäftsverteilungsplan
§ 6 Projektgruppen
§ 8 Führungsmethoden
§ 10 Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter
§ 11 Gruppenleiterinnen und
Gruppenleiter
§ 12 Referatsleiterinnen und Referatsleiter
§ 13 Referentinnen und Referenten,
Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter
§ 14 Weitere Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter
§ 16 Ausschuss für
Organisationsfragen
§ 17 Kabinettreferat
§ 18 Landtagsreferat
§ 19 Bundesratsreferat
§ 20 Europareferat
§ 21 Pressereferat
§ 23 Innerer Dienst
§ 24 Büroleitende Beamtinnen und
Beamte
III. Kapitel
§ 26 Vermerke im Geschäftsablauf
§ 29 Rechtzeitige Erledigung,
Sofortsachen, Eilsachen
§ 30 Beteiligung
§ 31 Rücksprache
§ 32 Vorbereitung von Sitzungen
§ 33 Teilnahme an Sitzungen
außerhalb des eigenen Ministeriums
§ 34 Niederschrift
§ 35 Fristsetzen, Erinnern
§ 37 Urschriftliche Erledigung
§ 38 Aktenvermerk
§ 39 Form und Sprache im
dienstlichen Schriftverkehr
§ 40 Verwendung von Abkürzungen,
Anführen von Rechtsquellen
§ 41 Fremdsprachliche Übersetzungen
§ 42 Texterstellung
§ 43 Äußere Form der Schriftstücke
§ 44 Sammelanschrift
§ 45 Zustellungsvermerk
§ 47 Mitzeichnung
§ 48 Verantwortung
§ 49 Zeichnung durch die Ministerin
oder den Minister
§ 50 Zeichnung durch die
Staatssekretärin oder den Staatssekretär
§ 51 Zeichnung durch die
Abteilungsleiterin oder den Abteilungsleiter
§ 52 Zeichnung durch die
Gruppenleiterin oder den Gruppenleiter
§ 53 Zeichnung durch die
Referatsleiterin oder den Referatsleiter
§ 54 Zeichnungsformen
§ 55 Zeichnung der Reinschrift,
Beglaubigung
§ 56 Führung von Dienstsiegeln
§ 58 Behandlung der Kabinettsachen
im Geschäftsablauf
§ 60 Erreichbarkeit
§ 61 Urlaub, Arbeitszeitverkürzung
durch freie Tage, Arbeitsbefreiung
§ 62 Erkrankung, Unfall,
Dienstverhinderung aus sonstigen Gründen
§ 64 Dienstausweise
§ 65 Ergänzende Regelungen
§ 67 Verkehr mit Behörden anderer
Verwaltungsstufen
§ 68 Verkehr mit obersten
Bundesbehörden
§ 69 Verkehr mit diplomatischen und
konsularischen Vertretungen im In- und Ausland und
§ 70 Teilnahme an öffentlichen
Veranstaltungen und Fachtagungen
§ 71 Verkehr mit der Presse
§ 73 Freigabe von Akten für
wissenschaftliche Zwecke
§ 75 Teilnahme an Sitzungen der
Landtagsfraktionen
§ 76 Kleine Anfragen
§ 77 Verkehr mit dem Bundesrat
§ 79 Vertretung der Landesregierung
im Verfahren
§ 80 Äußerungen eines Ministeriums
im Verfahren
1. Abschnitt: Vorbereitung der
Gesetzentwürfe
§ 82 Normprüfung und Beteiligung
anderer Ministerien
§ 83 Fühlungnahme mit anderen
Ländern
§ 84 Beteiligung außerhalb der
Landesregierung stehender Stellen an Gesetzentwürfen
§ 86 Bezeichnung des Gesetzes
§ 87 Inkrafttreten
§ 88 Gleichheit der äußeren Form
§ 89 Abkürzungen, Form der
Bezeichnung angeführter Textstellen
§ 91 Einbringen der Gesetzentwürfe
beim Landtag, Überprüfung der Landtagsdrucksachen
§ 93 Gesetzentwürfe aus der Mitte
des Landtags
§ 95 Unterzeichnung und Siegelung
der Urschrift
§ 96 Verkündung, Überprüfung des
veröffentlichten Textes
§ 98 Eingangsformel
§ 99 Vorlage an die Landesregierung
§ 100 Verfahren beim Erlass von
Rechtsverordnungen
§ 101 Unterzeichnung und Siegelung
der Urschrift
§ 102 Verkündung, Überprüfung des
veröffentlichten Textes
§ 104 Beteiligung der Ministerien
§ 105 Vorlage an die
Landesregierung, Beteiligung des Landtags
§ 106 Landesbeteiligung beim
Abschluss von völkerrechtlichen Verträgen
§ 108 Ministerialblatt für das Land
Nordrhein-Westfalen und andere amtliche Bekanntmachungsblätter
§ 110 Normprüfungsverfahren
Richtlinien für das Verfahren beim
Erlass von Rechtsverordnungen, bei denen der Landtag oder seine Ausschüsse
mitwirken
I. Richtlinien für das Verfahren
innerhalb der Landesregierung vor dem Abschluss von internationalen Verträgen,
die Kompetenzen der Länder berühren und die nach dem Lindauer Abkommen von 1957
behandelt werden.
II. Richtlinien für das Verfahren
innerhalb der Landesregierung vor dem Abschluss von Vereinbarungen zwischen der
Bundesrepublik Deutschland und der Französischen Republik,
I. Allgemeine Grundsätze für
Zuständigkeitsregelungen
II.. Prüffragen für die Schaffung
und Änderung von Rechtsnormen
Einleitung
§
1
Aufgabe und Geltungsbereich
1.1
Die Gemeinsame Geschäftsordnung für die Ministerien des Landes
Nordrhein-Westfalen (GGO) regelt die Organisation, den Geschäftsablauf, den
Innendienst, den Dienstverkehr der Ministerien und der Staatskanzlei
untereinander sowie mit Stellen außerhalb der Landesregierung, ferner die
Mitwirkung bei dem Gesetzgebungs- und Verordnungsverfahren und bei den
Veröffentlichungen in amtlichen Blättern.
1.2
Die Geschäftsordnung ist für alle Ministerien und die Staatskanzlei
verbindlich. Sie dürfen nur aus wichtigem Grund von ihr abweichen. Solche
Abweichungen sind nur im Benehmen mit dem Kabinett zulässig; der Ausschuss für
Organisationsfragen sollte vorher gehört werden.
1.3
Ergänzungen und besondere Dienstanweisungen eines Ministeriums werden als
„Ergänzende Geschäftsordnung des ... Ministeriums (EGO)" zusammengefasst
und dem Ausschuss für Organisationsfragen mitgeteilt.
Beachtung und Weiterentwicklung der Geschäftsordnung
2.1
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Ministerien haben sich mit dem Inhalt
der Geschäftsordnung vertraut zu machen und sollten an ihrer Weiterentwicklung
mitarbeiten.
2.2
Vorschläge zur Verbesserung der Organisation sind dem Organisationsreferat (§
15), Vorschläge zur Vereinfachung, Beschleunigung oder Verbesserung des inneren
Dienstes dem Inneren Dienst (§ 23) zuzuleiten.
Organisation
1.
Abschnitt: Aufbau
§
3
Leitung
3.1
Die Ministerin oder der Minister leitet das Ministerium. Die ständige
Vertretung üben insoweit die Staatssekretärin bzw. der Staatssekretär aus. Die
Vertretung der Ministerin oder des Ministers in der Landesregierung, gegenüber dem
Landtag und bei der Unterzeichnung von Gesetzen und Rechtsverordnungen richtet
sich nach der Geschäftsordnung der Landesregierung Nordrhein-Westfalen (GO LR)
und nach dieser Geschäftsordnung.
3.2
Die besonderen Bestimmungen über Aufgaben und Befugnisse der Chefin bzw. des
Chefs der Staatskanzlei nach der Geschäftsordnung der Landesregierung
Nordrhein-Westfalen bleiben unberührt.
§
4
Gliederung
4.1
Das Ministerium gliedert sich in Abteilungen, die Abteilungen gliedern sich in
Referate. Referate können auch zu Gruppen zusammengefasst werden
4.2
Eine Abteilung soll aus mindestens 5 und aus nicht mehr als 15 Referaten
bestehen. Ihr Aufgabengebiet muss so bemessen sein, dass sie wesentliche Teile
der Gesamtaufgabe des Ministeriums umfasst.
4.3
Eine Gruppe soll aus mindestens 4 Referaten bestehen. Sie muss so umfangreiche
Aufgabengebiete der Abteilung umfassen, dass die Koordinierung die Arbeitskraft
der Gruppenleiterin oder des Gruppenleiters nicht unerheblich in Anspruch
nimmt.
4.4
Die Grundeinheit im organisatorischen Aufbau des Ministeriums ist das Referat.
Jedes sachliche Aufgabengebiet muss einem Referat zugewiesen sein, soweit es
nicht wegen seiner besonderen Art einer bestimmten Person übertragen ist.
4.5
Außerhalb der Abteilungen sollen keine Gruppen, Referate oder sonstigen
selbständigen Organisationseinheiten gebildet werden. Das Kabinettreferat (§
17), das Landtagsreferat (§ 18), das Pressereferat (§ 21) und die
Gleichstellungsbeauftragte (§ 22) müssen keiner Abteilung angehören. Die
besonderen Bestimmungen für den Inneren Dienst bleiben unberührt.
Organisations- und Geschäftsverteilungsplan
5.1
Der Aufbau des Ministeriums ist übersichtlich und erschöpfend im
Organisationsplan (Kurzbezeichnung der Aufgabengebiete der Abteilungen, Gruppen
und Referate) darzustellen.
5.2
Die Verteilung der einzelnen Aufgabengebiete auf die Abteilungen, Gruppen und
Referate regelt der von der Behördenleitung erlassene Geschäftsverteilungsplan.
Er .grenzt die Aufgabengebiete nach sachlichen Gesichtspunkten so ab, dass
Zuständigkeitsüberschneidungen vermieden werden.
5.3
Der Geschäftsverteilungsplan muss erkennen lassen, welche Aufgabengebiete der
einzelnen Mitarbeiterin oder dem einzelnen Mitarbeiter zugewiesen sind.
5.4
Die Vertretung der Funktionsträger bis hinunter zur Ebene der Referatsleitung
richtet sich nach dem Geschäftsverteilungsplan. Lässt sich die in ihm
getroffene Regelung im Einzelfall nicht durchführen, so bestimmt die Ministerin
oder der Minister die Vertretung der Staatssekretärin oder des Staatssekretärs,
diese oder dieser die Vertretung der Abteilungsleitung und diese wiederum die
Vertretung innerhalb der Abteilung.
Projektgruppen
6.1
Zur Erarbeitung von Vorschlägen für die Lösung komplexer Vorhaben können durch
besondere Geschäftsanweisung Projektgruppen eingerichtet werden. Dabei sind der
Auftrag, die Zusammensetzung und die Dauer der Projektgruppe sowie die Stellung
der Mitglieder festzulegen und die Einrichtung der Projektgruppe in geeigneter Weise
bekannt zu machen.
6.2
Ressortübergreifende Projektgruppen werden durch die Landesregierung oder die
Konferenz der Staatssekretärinnen und Staatssekretäre eingerichtet.
§
7
Führungsziele
Die Vorgesetzten sind verantwortlich
für die Personalführung. Sie sollen ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur
Leistung motivieren, ihre Arbeitszufriedenheit fördern und ihnen Raum für
Kreativität geben. Unbeschadet der Weisungsbefugnis sollen sie die Bereitschaft
der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhöhen, Verantwortung zu übernehmen.
Geeignete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen sie fördern.
Führungsmethoden
Die Vorgesetzten weisen ihre
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Aufgabengebiete ein, steuern und
koordinieren die Arbeitsabläufe durch Bearbeitungsrichtlinien bzw. allgemeine
Entscheidungskriterien und überprüfen die Arbeitsergebnisse. Dabei ist
Anerkennung so wichtig wie berechtigte Kritik. Arbeitsziele sind von den
Vorgesetzten unbeschadet ihrer Weisungsbefugnis unter Einbeziehung ihrer
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter festzulegen. Gegenseitiger
Informationsaustausch, z. B. in Mitarbeiterbesprechungen, ist eines der
wichtigsten Führungsmittel. Die Vorgesetzten wirken auf angemessene
Arbeitsbedingungen hin.
§
9
Staatssekretärin, Staatssekretär
9.1
Die Staatssekretärin bzw. der Staatssekretär sind als ständige Vertretung der
.Ministerin oder des Ministers in deren Eigenschaft als Behördenleitung
Vorgesetzte aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Behörde.
9.2
Sie sind verantwortlich für die Organisation und den Geschäftsablauf, für die
Koordinierung der Arbeit im Ministerium und für die Personalangelegenheiten der
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Behörde sowie der Beschäftigten der
nachgeordneten Behörden.
9.3
Sie können sich jederzeit durch Weisungen in die Dienstgeschäfte der
Abteilungen einschalten. Sie unterrichten die Abteilungsleitung über alle
Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung und über Vorgänge, die mehrere Abteilungen
berühren.
9.4
Sie haben die Ministerin oder den Minister über alle wichtigen Vorgänge
rechtzeitig zu unterrichten. Sofern keine besonderen Regelungen oder Weisungen
bestehen, entscheiden sie, welche Vorgänge der Ministerin oder dem Minister vorzulegen
sind. Sie sind dafür verantwortlich, dass der Ministerin oder dem Minister die
von diesen zu unterzeichnenden Entwürfe vorgelegt werden.
Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter
Die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter sind Vorgesetzte aller
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihrer Abteilungen. Ihnen kann vorübergehend
die Leitung mehrerer Abteilungen übertragen werden.
10.2
Die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter sind für die ordnungsgemäße
Führung der Geschäfte in ihrer Abteilung, besonders für die Koordinierung der
Arbeit der einzelnen Gruppen und Referate sowie die sachgerechte Beteiligung
der anderen Abteilungen des Hauses und gegebenenfalls anderer Ressorts, verantwortlich.
Sie haben sich in geeigneter Form über die Geschäftslage in der Abteilung auf
dem Laufenden zu halten. Über alle wichtigen Vorgänge haben sie die
Staatssekretärin oder den Staatssekretär unverzüglich in Kenntnis zu setzen.
Über dienstliche Rücksprachen bei der Ministerin oder dem Minister, an denen
die Staatssekretärin oder der Staatssekretär nichtteilgenommen hat, haben sie
diese oder ihn zu unterrichten, wenn die Bedeutung der Sache es erfordert.
10.3
Die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter können sich jederzeit durch
Weisungen in die Geschäfte der Gruppen und Referate ihrer Abteilungen
einschalten und in Ausnahmefällen die Bearbeitung von Einzelvorgängen selbst
übernehmen.
10.4
Sofern keine besonderen Regelungen oder Weisungen bestehen, entscheiden die
Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, welche Vorgänge der
Staatssekretärin oder dem Staatssekretär vorzulegen sind. Sie sind dafür
verantwortlich, dass die von der Staatssekretärin oder dem Staatssekretär und
von der Ministerin oder dem Minister zu zeichnenden Vorgänge diesen vorgelegt
werden. Sie achten darauf, dass alle der Ministerin oder dem Minister
vorzulegenden Vorgänge über die Staatssekretärin oder den Staatssekretär
geleitet werden.
Zur Vertretung der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter kann eine
ständige Vertretung bestellt werden. Darüber hinaus bleibt die weitere Regelung
von Abwesenheitsvertretungen unbenommen.
Gruppenleiterinnen und Gruppenleiter
11.1
Die Gruppenleiterinnen und Gruppenleiter sind Vorgesetzte aller
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihrer Gruppen. Ihnen kann vorübergehend die
Leitung mehrerer Gruppen übertragen werden.
11.2
Die Gruppenleiterinnen und Gruppenleiter nehmen stets auch die Leitung eines
eigenen Referats wahr. Der Zuschnitt des Referats hat die Funktionen der
Gruppenleitung zu berücksichtigen. Die Gruppenleiterinnen und Gruppenleiter
sind für die ordnungsgemäße Führung der Geschäfte in ihrer Gruppe, besonders
für die Koordinierung der Arbeit der einzelnen Referate, verantwortlich. Sie
haben sich in geeigneter Form über die Geschäftslage in der Gruppe auf dem
Laufenden zu halten. Über alle wichtigen Vorgänge haben sie die
Abteilungsleitung unverzüglich in Kenntnis zu setzen. Über dienstliche
Rücksprachen, an denen die Abteilungsleitung nicht teilgenommen hat, haben sie
diese zu unterrichten, wenn die Bedeutung der Sache es erfordert.
11.3
Die Gruppenleiterinnen und Gruppenleiter können sich jederzeit durch Weisungen
in die Geschäfte der einzelnen Referate ihrer Gruppe einschalten und in
Ausnahmefällen die Bearbeitung von Einzelvorgängen selbst übernehmen.
11.4
Sofern keine besonderen Regelungen oder Weisungen bestehen, entscheiden die
Gruppenleiterinnen und Gruppenleiter, welche Vorgänge der Abteilungsleitung
vorzulegen sind. Sie sind dafür verantwortlich, dass der Abteilungsleitung die
von dieser zu zeichnenden Vorgänge vorgelegt werden. Sie achten darauf, dass
alle der Ministerin oder dem Minister oder der Staatssekretärin oder dem
Staatssekretär vorzulegenden Vorgänge über die Abteilungsleitung geleitet
werden.
Referatsleiterinnen und Referatsleiter
12.1
Die Referatsleiterinnen und Referatsleiter sind ausschließlich Angehörige des
höheren Dienstes, vergleichbare Angestellte oder Richterinnen und Richter. Sie
sind die Vorgesetzten aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihres Referats.
12.2
Die Referatsleiterinnen und Referatsleiter sind für die ordnungsgemäße Führung
aller Geschäfte ihres Referats verantwortlich. Sie bearbeiten die ihnen
übertragenen Aufgaben in eigener Verantwortung.
12.3
Die Referatsleiterinnen und Referatsleiter haben durch sachverständige
Anleitung dafür zu sorgen, dass die ihnen unterstellten Mitarbeiter die
Vorgänge sachlich richtig und in angemessener Zeit erledigen. Sie haben die
Abteilungsleitung bzw. die Gruppenleitung unverzüglich über alle wesentlichen
Angelegenheiten ihres Aufgabengebiets zu unterrichten. Über dienstliche
Rücksprachen, an denen die Abteilungsleitung bzw. die Gruppenleitung nicht
teilgenommen hat, haben sie diese zu unterrichten, wenn die Bedeutung der Sache
es erfordert.
12.4
Die Referatsleiterinnen und Referatsleiter sind dafür verantwortlich, dass der
Abteilungsleitung bzw. der Gruppenleitung die von dieser zu zeichnenden
Entwürfe vorgelegt werden.
12.5
Die Referatsleiterinnen und Referatsleiter achten darauf, dass alle der
Leitungsebene vorzulegenden Vorgänge über die Abteilungsleitung bzw. die
Gruppenleitung geleitet werden.
12.6
Die Referatsleiterinnen und Referatsleiter einer Abteilung bzw. einer Gruppe
vertreten sich gegenseitig, soweit nicht eine Vertretung durch Referentinnen
oder Referenten im Geschäftsverteilungsplan vorgesehen ist.
Referentinnen und Referenten, Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter
13.1
Referentinnen und Referenten sind die der Referatsleitung zur Unterstützung
beigegebenen Angehörigen des höheren Dienstes, vergleichbaren Angestellten
sowie Richterinnen und Richter. Ihnen kann nach Maßgabe des
Geschäftsverteilungsplans ein abgegrenztes Teilgebiet der Referatsaufgaben zur
selbständigen Bearbeitung übertragen werden.
13.2
Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter sind die dem Referat oder dem Inneren
Dienst zugewiesenen Angehörigen des gehobenen Dienstes oder vergleichbare
Angestellte. In Ausnahmefällen können auch Angehörige des mittleren Dienstes
oder vergleichbaren Angestellte als Sachbearbeiterinnen oder Sachbearbeiter
eingesetzt werden.
13.3
Die Referentinnen und Referenten sowie die Sachbearbeiterinnen und
Sachbearbeiter erledigen die ihnen nach dem Geschäftsverteilungsplan
zugewiesenen Aufgaben nach Weisung der jeweiligen Vorgesetzten. Absatz l Satz 2
bleibt unberührt. Sie sind für die ordnungsgemäße und rechtzeitige Bearbeitung
der Vorgänge verantwortlich und bereiten die Entwürfe unterschriftsreif vor.
Soweit ihnen die Befugnis zur Unterzeichnung schriftlich übertragen ist,
arbeiten sie in eigener Verantwortung. Über dienstliche Rücksprachen, an denen
die Referatsleitung nicht teilgenommen hat, haben sie diese zu unterrichten,
wenn die Bedeutung der Sache es erfordert.
Weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Weitere Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter sind die den Referaten oder dem Inneren Dienst zugewiesenen
Angehörigen des mittleren oder einfachen Dienstes oder vergleichbare
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Sie arbeiten nach Weisung ihrer
Vorgesetzten. § 13 Abs. 2 Satz 2 bleibt unberührt § 13 Abs. 3 Satz 5 gilt
entsprechend.
§
15
Organisationsreferat
15.1
In jedem Ministerium ist ein Organisationsreferat einzurichten. Es ist
zuständig für die Organisationsangelegenheiten des Ministeriums. Hierzu gehören
die Aufbau- und Ablauforganisation, die allgemeinen organisatorischen Fragen
des Einsatzes technischer Arbeitsmittel, insbesondere die Mitwirkung beim
Einsatz der Informations- und Kommunikationstechnik und die Ermittlung und
Überwachung des Stellenbedarfs. Vor Besetzung eines Dienstpostens/
Arbeitsplatzes ist das Organisationsreferat zu beteiligen. Auf enge
Zusammenarbeit mit dem Personalreferat, der Gleichstellungsbeauftragten, der
oder dem Beauftragten für den Haushalt, dem Inneren Dienst und ggf. den
Referaten für Informationstechnik ist besonders zu achten.
15.2
Das Organisationsreferat hat zu prüfen, inwieweit die Organisation des
Ministeriums verbessert, vereinfacht und wirtschaftlicher gestaltet werden
kann. Es kann jederzeit Feststellungen zur Durchführung seiner Aufgaben
treffen. Die betroffene Abteilungsleitung ist hiervon vorher zu unterrichten.
15.3
Die Leiterin oder der Leiter des Organisationsreferats hat in allen die Organisation
des Ministeriums betreffenden Fragen das Recht, selbst die Entscheidung der
Staatssekretärin oder des Staatssekretärs herbeizuführen, wenn auf ihre oder
seine Vorschläge hin von der fachlich zuständigen Stelle im Ministerium nichts
oder nach ihrer oder seiner Auffassung nur Unzureichendes veranlasst wird; § 31
Abs. 4 bleibt unberührt.
15.4
Angelegenheiten von ressortübergreifender Bedeutung sind dem Ausschuss für
Organisationsfragen (§ 16) mitzuteilen.
Ausschuss für Organisationsfragen
16.1
Die Leiterinnen und Leiter der Organisationsreferate bilden den „Ausschuss für
Organisationsfragen". Der Landesrechnungshof ist berechtigt eine
Vertreterin oder einen Vertreter zu den Sitzungen zu entsenden. Den Vorsitz und
die Geschäfte führt eine Vertreterin oder ein Vertreter des Innenministeriums.
16.2
Der Ausschuss vermittelt den Erfahrungsaustausch und prüft hierbei, wie
Organisation und Geschäftsablauf der Ministerien und der nachgeordneten
Dienststellen vereinheitlicht oder auf andere Art verbessert und die
Arbeitsleistungen gehoben werden können. Der Ausschuss nimmt Stellung vor
Entscheidungen der Landesregierung über organisatorische Änderungen von
größerer Bedeutung (z. B. Errichtung einer Gruppe).
16.3
Der Ausschuss hat ferner im Auftrage des Kabinetts odereiner Ministerin oder
eines Ministers zu Organisationsfragen gutachtlich Stellung zu nehmen
Kabinettreferat
17.1
Das mit der Bearbeitung der Kabinettsachen beauftragte Referat bereitet die
Kabinettsitzungen geschäftsmäßig vor (§§ 57 und 58). In der Sache selbst soll
es nur tätig werden, wenn keine andere sachliche Zuständigkeit gegeben ist.
17.2
Im Übrigen bestimmt die Ministerin oder der Minister, wie die Sitzungen des
Kabinetts geschäftsmäßig vorzubereiten sind.
Landtagsreferat
18.1
Das mit der Bearbeitung der Landtagssachen beauftragte Referat bereitet die
Sitzungen des Landtags und der Landtagsausschüsse geschäftsmäßig vor und ist
mit der Bearbeitung von Kleinen Anfragen und Petitionen befasst. In der Sache
selbst soll es nur tätig werden, wenn keine andere sachliche Zuständigkeit
gegeben ist.
18.2
Im Übrigen bestimmt die Ministerin oder der Minister, wie die Sitzungen des
Landtags und der Landtagsausschüsse geschäftsmäßig vorzubereiten sind.
Bundesratsreferat
19.1
Das mit der Bearbeitung der Bundesratssachen beauftragte Referat bereitet die
Sitzungen des Bundesrats und der Bundesratsausschüsse geschäftsmäßig vor.
19.2
Das Bundesratsreferat sorgt für möglichst frühzeitige und umfassende Unterrichtung
der zuständigen Abteilungen. Das fachlich zuständige Referat bereitet die
Stellungnahme für den Bundesrat und die Bundesratsausschüsse vor. Das
Bundesratsreferat führt die hiernach noch erforderliche Abstimmung zwischen den
beteiligten Stellen herbei.
19.3
Im Übrigen bestimmt die Ministerin oder der Minister, wie die Sitzungen des
Bundesrats und der Bundesratsausschüsse geschäftsmäßig vorzubereiten sind.
Europareferat
20.1
Zu den Aufgaben des mit der Bearbeitung von Europaangelegenheiten beauftragten
Referats gehört es, die inhaltliche Vorbereitung der Sitzungen des Bundesrats,
der EG-Kammer und der Bundesrats-Ausschüsse zu koordinieren, soweit
Angelegenheiten betroffen sind, zu denen der Bundesrat nach Artikel 2 Abs. 2
EEAG Gelegenheit zur Stellungnahme erhalten hat.
20.2
Das Europareferat sorgt für möglichst frühzeitige und umfassende Unterrichtung
der zuständigen Abteilungen und leitet ihnen die erforderlichen Unterlagen zu.
Das fachlich zuständige Referat bereitet die Stellungnahme vor. Das
Europareferat führt die hiernach noch erforderliche Abstimmung zwischen den
beteiligten Stellen herbei.
20.3
Im Übrigen bestimmt die Ministerin oder der Minister, wie die jeweiligen
Sitzungen geschäftsmäßig vorzubereiten sind.
Pressereferat
In jedem Ministerium wird ein
Pressereferat eingerichtet. Es unterrichtet die Medien unter Beachtung des § 71
Abs. 2 über Arbeiten und Ziele des Ministeriums und unterhält die Verbindung
zum Landespresse- und Informationsamt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des
Ministeriums unterstützen das Pressereferat bei seiner Arbeit und teilen ihm
Vorgänge mit, bei denen eine Unterrichtung der Öffentlichkeit zweckmäßig
erscheint. Schriftliche Verlautbarungen, die zur Veröffentlichung bestimmt
sind, bedürfen der Zustimmung der Ministerin oder des Ministers bzw. der
Staatssekretärin oder des Staatssekretärs.
Die Gleichstellungsbeauftragte
22.1
In jedem Ministerium sind eine Gleichstellungsbeauftragte und mindestens eine
Stellvertreterin zu bestellen. Der Aufgabenbereich "Gleichstellung"
ist einem Referat zuzuweisen. Die Gleichstellungsbeauftragte hat die Leitung
dieses Referates inne, soweit nicht ressortspezifische, organisatorische oder
personelle Gründe entgegenstehen. Soweit der Gleichstellungsbeauftragten
fachliche Zusatzaufgaben zugewiesen werden, ist dies im Benehmen mit ihr
festzulegen. Hinsichtlich der Ausstattung der Gleichstellungsbeauftragten mit
den zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendigen sächlichen Mitteln, der
bedarfsentsprechenden personellen Unterstützung sowie der erforderlichen
Entlastung von den sonstigen dienstlichen Aufgaben wird auf § 16 Abs. 2
Landesgleichstellungsgesetz (LGG) verwiesen.
Die dienstliche Stellung, Aufgaben und Rechte der Gleichstellungsbeauftragten
ergeben sich aus dem Landesgleichstellungsgesetz (LGG) sowie den zu seiner
Durchführung erlassenen Verwaltungsvorschriften.
Die Gleichstellungsbeauftragte ist Mitglied im „Interministeriellen Ausschuss
für die Gleichstellung von Frau und Mann“.
Innerer Dienst
In jedem Ministerium ist die besondere Organisationseinheit
Innerer Dienst einzurichten. Zur Leitung kann eine Referentin oder ein Referent
bestellt werden. In diesem Fall untersteht der Innere Dienst unmittelbar einer
Abteilungs- bzw. Gruppen- oder Referatsleitung. Er ist für die Regelung des
gesamten inneren Dienstes des Ministeriums verantwortlich, soweit nicht der
Geschäftsverteilungsplan andere Regelungen vorsieht. Hierzu gehören Planung,
Organisation und Durchführung aller Maßnahmen und Dienste zur Gewährleistung
eines funktionalen und wirtschaftlichen Geschäftsablaufs. Er ist in der Regel
zuständig für die Bewirtschaftung der Dienstgebäude sowie der Dienstwohnungen
(einschließlich der Bau- und Bauunterhaltungsmaßnahmen), die Verwaltung von
Gemeinschaftseinrichtungen, die ihn betreffenden Haushaltsangelegenheiten und
die Rechnungsnachweisungen, für die Vergabe von Lieferungen und Leistungen, die
Nachweisführung von beweglichen Sachen im Eigentum des Landes, die technischen
Einrichtungen der Büro- und Telekommunikation, die Sicherungsangelegenheiten,
das Registratur- und Archivwesen, die Poststelle, den Botendienst, die
Bibliothek sowie die Kfz-Angelegenheiten. Daneben können ihm weitere zentrale
Aufgaben übertragen werden. Der Innere Dienst arbeitet eng mit dem Personal-,
Haushalts- und Organisationsreferat und - soweit eingerichtet - mit dem Referat
für Informationstechnik zusammen. Soweit für den Einsatz der
Informationstechnik hinsichtlich der dem Inneren Dienst übertragenen Aufgaben eine
andere Zuständigkeit gegeben ist, hat der Innere Dienst mitzuwirken.
Büroleitende Beamtinnen und Beamte
24.1
Bei Bedarf können zur Unterstützung der Abteilungsleitungen bei den ihnen
obliegenden einzelnen organisatorischen Aufgaben des inneren Dienstes
büroleitende Beamtinnen oder Beamte bestellt werden. Sie werden von den für
Organisation- und Personalangelegenheiten zuständigen Abteilungen im
Einvernehmen mit der jeweiligen Abteilungsleitung bestellt und unterstehen
dieser insoweit unmittelbar. Das Gleiche gilt für ihre Vertretung. Bei ihrem
Einsatz als Sachbearbeiterin oder als Sachbearbeiter ist auf die Tätigkeit als
büroleitende Beamtin oder als büroleitender Beamter Rücksicht zu nehmen.
24.2
Die büroleitenden Beamtinnen und Beamten arbeiten eng mit dem Personal- und
Organisationsreferat sowie dem Inneren Dienst für den Bereich ihrer Abteilungen
zusammen.
24.3
Die büroleitenden Beamtinnen und Beamten haben insbesondere folgende Aufgaben:
1. Aufzeichnung der Abwesenheit
aller Abteilungsangehörigen und Fertigung von Abwesenheitsmeldungen für das
Personalreferat,
2. Mitwirkung bei der Organisation
und Geschäftsverteilung der Abteilung,
3. Beteiligung bei der Zuweisung
von Dienstzimmern,
4. Organisation des Umlaufs von
Mitteilungsblättern.
24.4
Die büroleitenden Beamtinnen und Beamten sind den Registratur- und
Schreibkräften gegenüber, soweit diese der Abteilung zugeordnet sind, im Rahmen
ihrer Aufgaben weisungsberechtigt. Sie sind in diesen Fällen zuständig für
1. Einsatz und Beaufsichtigung,
2. Koordinierung und Überwachung
der Urlaubs- und sonstigen Abwesenheitszeiten sowie Arbeitsbefreiung bis zu
einem halben Tag,
3. Vorschläge für Beurteilungs- und
Zeugnisentwürfe.
Für den gesamten Geschäftsablauf im
Registratur- und Schreibdienst bleibt der Innere Dienst verantwortlich.
24.5
Büroleitende Beamtinnen und Beamte können auch für abteilungsfreie Gruppen
bestellt werden.
§
24a
Zulassung von Ausnahmen
24a.1
Ausnahmen von den Regelungen dieses Kapitels über die Organisation der
Ministerien sind zur Erprobung neuer Organisationsformen im Einvernehmen mit
dem Innenministerium, dem Finanzministerium und der Staatskanzlei zulässig. Der
Ausschuss für Organisationsfragen ist zu unterrichten.
24a.2
Nach angemessener Zeit, spätestens nach Ablauf von zwei Jahren, ist dem
Ausschuss für Organisationsfragen über die mit der neuen Organisationsform
gewonnenen Erfahrungen zu berichten.
Geschäftsablauf
I.
Abschnitt: Behandlung der Eingänge, Ausgänge
§
25
Posteingänge, Postausgänge
25.1
Die an das Ministerium gerichteten Eingänge sind vom Inneren Dienst
(Poststelle) nach den Richtlinien der Anlage 1 zu behandeln.
25.2
Sind Sendungen an Angehörige des Ministeriums persönlich gerichtet und stellt
sich heraus, dass der Inhalt dienstlicher Art ist, geben die Empfänger die
Sendungen als Eingang in den Geschäftsgang.
25.3
Alle Empfänger sind dafür verantwortlich, dass Eingänge von allgemeiner oder
besonderer Bedeutung im Einzelfallrechtzeitig den Vorgesetzten und unbeschadet
der Auszeichnung den beteiligten Stellen bekannt werden. Der Ministerin oder
dem Minister werden nur Eingänge von besonderer Bedeutung und solche, deren Vorlage
sie allgemein angeordnet haben, zugeleitet. Alle Schreiben, die von der
Ministerin oder dem Minister in den Geschäftsgang gegeben werden, sind auch der
Staatssekretärin bzw. dem Staatssekretär vorzulegen. Diese bestimmen, welche
Eingänge ihnen darüber hinaus vorzulegen sind.
25.4
Die Eingänge sind bevorzugt durchzusehen, mit dem Sichtvermerk (§ 26) sowie der
Tagesangabe zu versehen und dem zuständigen Bearbeiter zuzuleiten. Sind Empfänger
verhindert, sieht die Vertretung die Eingänge unverzüglich durch.
25.5
Beim Postversand ist vorrangig von der elektronischen Post Gebrauch zu machen,
soweit nicht besondere Grunde entgegenstehen. Regelungen über die Behandlung
der Ausgänge kann jedes Ministerium nach Bedarf festlegen.
Vermerke im Geschäftsablauf
26.1
Für Vermerke im Geschäftsablauf sind
dem Ministerpräsidenten der
Rotstift,
den Ministerinnen und Ministern der
Rotstift,
der Chefin bzw. dem Chef der
Staatskanzlei der Grünstift,
den Staatssekretärinnen und
Staatssekretären der Grünstift,
den Abteilungsleiterinnen und
Abteilungsleitern der Braunstift,
den Gruppenleiterinnen und
Gruppenleitern der Blaustift
vorbehalten.
Die jeweilige Vertretung der
Staatssekretärinnen und Staatssekretäre, der Abteilungsleiterinnen und der
Abteilungsleiter sowie der Gruppenleiterinnen und Gruppenleiter sollen bei
Wahrnehmung der Vertretungsgeschäfte den gleichen Farbstift wie die Vertretenen
benutzen.
26.2
Es bedeuten:
Strich mit Farbstift (Absatz 1)
oder
Namenszeichen = Kenntnis genommen
(Sichtvermerk)
+ = Vorbehalt der
Unterzeichnung
V = vor Abgang vorzulegen
/\ = nach Abgang vorzulegen
bR = bitte Rücksprache
z.U. = zur Unterschrift
Mir = zur eigenen Bearbeitung
Eilt = bevorzugt zu bearbeiten
Sofort = vor allen anderen
Vorgängen zu bearbeiten
26.3
Weitere Vermerke für den Geschäftsablauf kann jedes Ministerium nach Bedarf
festlegen.
§
27
Zuständigkeit
27.1
Hält ein Referat nach dem Geschäftsverteilungsplan ein anderes Referat für
zuständig, so vergewissert es sich zunächst formlos, ob das andere Referat zur
Übernahme des Vorgangs bereit ist, es sei denn, dass es sich um einen
offensichtlich fehlgeleiteten Eingang (Irrläufer) handelt.
27.2
Die Referatsleiterin oder der Referatsleiter und in Fällen des § 13 Abs. l Satz
2 die Referentin oder der Referent entscheiden über eine Abgabe innerhalb der
Abteilung. Über Abgaben an Referate außerhalb der Abteilung entscheidet in
Zweifelsfällen die Abteilungsleiterin oder der Abteilungsleiter.
27.3
Soll der Eingang an ein anderes Ministerium abgegeben werden, genügt in der
Regel die formularmäßige Abgabe; in besonderen Fällen ist ein Abgabeschreiben
zu fertigen.
Eingangsbestätigung, Zwischenbescheid, Abgabenachricht
Der Einsenderin oder dem Einsender
ist der Eingang zu bestätigen oder ein Zwischenbescheid zu erteilen, sobald
sich übersehen lässt, dass die abschließende Bearbeitung von Anträgen oder
Eingaben voraussichtlich eine längere Zeit als einen Monat beanspruchen wird.
Der Zwischenbescheid soll nach Möglichkeit angeben, wann mit einer Erledigung
gerechnet werden kann. Wird die Sache an eine andere Behörde oder Dienststelle
abgegeben, ist dies in der Regel der Einsenderin oder dem Einsender
mitzuteilen. Wird aus besonderem Grund keine Abgabenachricht erteilt, so ist
die Empfangsbehörde darauf hinzuweisen
Rechtzeitige Erledigung, Sofortsachen, Eilsachen
29.1
Vorgänge sind so schnell und so einfach wie möglich zu erledigen.
29.2
Sofortsachen sind unverzüglich vor allen anderen, Eilsachen sind bevorzugt zu
bearbeiten.
29.3
Beschleunigungsvermerke („Sofort", „Eilt") sind nur zu verwenden,
wenn eine unverzügliche bzw. bevorzugte Bearbeitung notwendig ist. Wenn der
Empfänger auf die besondere Dringlichkeit aufmerksam gemacht werden soll, ist
die Form des „Schnellbriefs" (rot umrandetes Blatt) zu verwenden.
29.4
Fristen sind einzuhalten, Fristverlängerungen rechtzeitig zu beantragen.
Beteiligung
30.1
Ein Schriftwechsel innerhalb des Ministeriums ist nur zulässig, wenn die
gebotene Gründlichkeit der Bearbeitung einen schriftlichen Meinungsaustausch
erfordert; ggf. ist die Angelegenheit in einer gemeinsamen Besprechung der
Beteiligten zu erörtern.
30.2
In Angelegenheiten, die das Aufgabengebiet mehrerer Referate berühren, hat das
federführende Referat die in Betracht kommenden Referate zu beteiligen.
Federführend ist das Referat, das nach dem sachlichen Inhalt einer
Angelegenheit überwiegend zuständig ist.
30.3
Die Beteiligung geschieht in der Regel durch Mitzeichnung. Wenn notwendig oder
sachdienlich, ist die Verbindung mit den zu beteiligenden Stellen bereits vor
der Fertigung des Entwurfs aufzunehmen.
30.4
Ist ein Eingang von mehreren Referaten getrennt zu bearbeiten, so soll das
federführende Referat den neben ihm zuständigen Referaten eine Abschrift oder
auszugsweise Abschrift des Vorgangs mit einer kurzen Erläuterung übersenden, um
eine schnelle Erledigung aller Einzelfragen zu ermöglichen.
Rücksprache
31.1
Rücksprachen sind unverzüglich, möglichst binnen 3 Arbeitstagen, anzumelden.
31.2
Vorgesetzte, die eine Rücksprache anordnen, sollen darauf achten, dass die
Erledigung nicht durch ihre Abwesenheit oder Verhinderung unnötig verzögert wird.
31.3
Verzögert sich eine Rücksprache, so ist unter Hinweis auf die Anordnung der
Rücksprache eine kurze Aufzeichnung und ggf. auch ein Entwurf vorzulegen.
31.4
Hat ein anderer als die oder der nächste Vorgesetzte die Rücksprache angeordnet,
so ist diese oder dieser zu unterrichten, um ihr oder ihm Gelegenheit zur
Teilnahme zu geben.
Vorbereitung von Sitzungen
31.1
Einladungen sind an die Behörde zu richten. Wird wegen Eilbedürftigkeit die
Behördenvertreterin oder der Behördenvertreter auch unmittelbar benachrichtigt,
so ist in der Einladung an die Behörde darauf hinzuweisen. Die miteingeladenen
Stellen sind in der Einladung zu bezeichnen.
31.2
Die Einladungsfristen sind nicht zu kurz zu bemessen. Über den Sitzungstermin
ist in geeigneten Fällen zur Vermeidung zeitraubenden Schriftwechsels schon vor
der schriftlichen Einladung unter den hauptbeteiligten Stellen eine
fernmündliche Verständigung herbeizuführen.
31.3
Sitzungsunterlagen sind den Teilnehmenden rechtzeitig, möglichst mit der
Einladung, zu übersenden.
31.4
Vor Sitzungen ermittelt die federführende Bearbeiterin oder der federführende
Bearbeiter, ob im eigenen Ministerium verschiedene Meinungen bestehen und
führt, wenn nötig, eine Abstimmung herbei.
Teilnahme an Sitzungen außerhalb des eigenen Ministeriums
33.1
Die Zahl der an Sitzungen außerhalb des eigenen Ministeriums teilnehmenden
Personen ist möglichst zu beschränken. Regelmäßig soll nur eine Mitarbeiterin oder
ein Mitarbeiter des federführenden Referats entsandt werden. Sind mehrere
Referate beteiligt, so soll die Angelegenheit unter ihnen besprochen und
möglichst nur eines von ihnen mit der Wahrnehmung der Belange auch der übrigen
Referate betraut werden.
33.2
Wird eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter des Ministeriums unmittelbar zu
einer Sitzung außerhalb des Ministeriums eingeladen, so hat sie oder er die
nächste Vorgesetzte oder den nächsten Vorgesetzten davon in Kenntnis zu setzen.
33.3
Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer an Sitzungen haben, soweit erforderlich,
über das Ergebnis einen Aktenvermerk zu fertigen und diesen vorzulegen oder
ihren Vorgesetzten unverzüglich zu berichten.
Niederschrift
Über das Ergebnis der Sitzung ist,
wenn die oder der Vorsitzende nichts anderes bekannt gibt, vom einladenden
Ministerium unverzüglich eine Niederschrift, aus der sich auch die Namen der
Teilnehmer ergeben müssen, anzufertigen und den beteiligten Stellen zu
übersenden.
Fristsetzen, Erinnern
35.1
Fristen sind so zu bemessen, dass die angeforderten Berichte oder Mitteilungen
innerhalb der gesetzten Frist sachgemäß erledigt werden können und zwecklose
Wiedervorlagen, Erinnerungen und Anträge auf Fristverlängerung vermieden
werden. Die Fristen sind auf einen Kalendertag festzusetzen und in der
Verfügung deutlich hervorzuheben.
35.2
Fehlanzeigen oder Mitteilungen über die Erledigung sind nur zu fordern, wenn
sie unumgänglich sind.
§
36
Förmliche Bearbeitung der Vorgänge
36.1
Zu jedem Vorgang muss eine schriftliche, abschließend gezeichnete Verfügung
ergehen, die die sachliche Erledigung erkennen lässt und deren Nachprüfung
ermöglicht.
36.2
Am Schluss jeder Verfügung ist zu bestimmen, wie der Vorgang geschäftsmäßig weiter
behandelt werden soll. Es kommen je nach Sachlage in Betracht:
Wv. = Wiedervorlage, wenn der
Vorgang noch nicht abschließend erledigt ist
z.V. = zum Vorgang, bei dem
bereits eine Frist läuft, wenn eine Einzelbearbeitung nicht erforderlich ist,
z.B. bei Antworten auf Rundfragen oder Runderlasse.
z.d.A. = zu den Akten, wenn
voraussichtlich in der weiteren Bearbeitung in absehbarer Zeit nichts zu
veranlassen ist. In Fällen von besonderer Bedeutung kann es sich empfehlen, der
Verfügung „z.d.A." eine Begründung in Form eines Vermerks voranzustellen.
Urschriftliche Erledigung
Die urschriftliche Erledigung soll einen besonderen Entwurf überflüssig machen.
Sie ist angebracht, wenn der Inhalt des Schriftstücks für die eigenen Akten
entbehrlich ist.
37.2
Die urschriftliche Übersendung gegen Rückgabe („U.g.R") ist bei
Vorerhebungen, Rückfragen oder bei der Übersendung von Schriftstücken zur
Kenntnis angebracht, wenn die empfangende Stelle das Schriftstück nicht für
ihre Akten benötigt.
Aktenvermerk
38.1
Mündliche und fernmündliche Rücksprachen, Anordnungen, Auskünfte und sonstige
wichtige Hinweise sind, soweit sie für die weitere Bearbeitung einer
Angelegenheit von Bedeutung sein können, in einem Aktenvermerk festzuhalten.
Die Angaben sollen kurz, aber erschöpf- end sein.
38.2
Zusammenfassende Aktenvermerke sollen zur Unterrichtung der oder des
Unterzeichnenden nur angefertigt werden, wenn sie der Geschäftserleichterung
dienen, im Besonderen, wenn die Akten umfangreich sind oder ihr Inhalt
schwierig oder unübersichtlich ist.
Form und Sprache im dienstlichen Schriftverkehr
39.1
Was geschrieben wird, soll klar und vollständig, aber so einfach und kurz wie
möglich ausgedrückt werden; bei der Formulierung ist besonders auf die
Gleichbehandlung von Frauen und Männern zu achten.
39.2
Soweit nichts anderes bestimmt, ist werden Schreiben an Privatpersonen und an
gleichgeordnete Stellen, denen gegenüber keine Anordnungsbefugnis besteht, als
„Schreiben", Schreiben an nachgeordnete Stellen als „Erlasse“ bezeichnet.
In allen Schreiben ist nur das „Sie" („Ihr Schreiben...) und das
„Ich" („Mein Schreiben" ...) zu verwenden.
39.3
Im Schriftverkehr der Behörden untereinander finden die Zusätze „Frau"
oder „Herr" in der Anschrift keine Verwendung und fallen Anrede und
Grußformel weg, es sei denn, dass das Schreiben an die Behördenleiterin oder
den Behördenleiter persönlich gerichtet ist.
39.4
Im Schriftverkehr mit Privatpersonen ist so fachgerecht wie nötig und so
bürgernah wie möglich zu formulieren und dabei auf ihr Anliegen einzugehen.
Höflichkeitsanreden (z.B. „Sehr geehrte Frau .../Sehr geehrter Herr ...")
und eine dem Einzelfall entsprechende Grußformel (z. B. „Mit freundlichen
Grüßen") sind zu verwenden, soweit dem nicht ausnahmsweise der Inhalt des
Schreibens entgegensteht.
Verwendung von Abkürzungen, Anführen von Rechtsquellen
40.1
Abkürzungen sind nur zu verwenden, wenn sie allgemein üblich und verständlich
sind. In allen anderen Fällen ist das abzukürzende Wort erstmalig auszuschreiben
und die Abkürzung in Klammern zu vermerken; später ist nur die Abkürzung zu
verwenden.
40.2
Gesetze und Rechtsverordnungen sind mit Kurzbezeichnung, Tag der Ausfertigung
und mit der Fundstelle -in Klammern - anzuführen, außer, wenn es sich um
allgemein bekannte Rechtsvorschriften handelt.
Fremdsprachliche Übersetzungen
Mit der Übersetzung von
Schriftstücken ist der zentrale Fremdsprachendienst der Landesregierung im
Finanzministerium zu beauftragen. Andere Übersetzungsdienste können nach
Abstimmung mit dem Finanzministerium in Anspruch genommen werden. Die Aufträge
sind in der Regel urschriftlich gegen Rückgabe des zu übersetzenden
Schriftstücks zu erteilen.
Texterstellung
42.1
Für die Texterstellung sind die jeweils nach dem technischen Entwicklungsstand
verfügbaren Möglichkeiten, insbesondere der Informationstechniken, zu nutzen.
42.2
Entwürfe sind auf Tonträger (Diktiergeräte, Ferndiktatanlagen usw.) zu
diktieren oder auf Datenträgern zu erfassen. Nur in besonderen Fällen sind das
persönliche Diktat oder ein handschriftlicher Entwurf zulässig. In jedem Fall
ist der Text so vorzubereiten und zu fassen, dass er ohne weiteres geschrieben
werden kann.
42.3
Sind für häufig in gleicher oder ähnlicher Form sich wiederholende Verfügungen
oder anderes Schriftgut Vordrucke vorgesehen oder kann auf Textspeicherungen in
Textbearbeitungs- bzw. -verarbeitungssystemen zurückgegriffen werden, genügen
entsprechende Stichwortangaben.
Äußere Form der Schriftstücke
43.1
Für Briefe, Briefumschläge, Postkarten und Vordrucke sind die deutschen
Industrienormenformate (DIN-Formate) zu verwenden. Das Gleiche gilt für die
Anordnung der Aufdrucke.
43.2
Für die Reinschrift sind Briefbögen mit einheitlich gestaltetem Briefkopf mit
Landeswappen zu verwenden. Bei elektronischer Post kann auf das Landeswappen
verzichtet werden. Die Reinschrift hat grundsätzlich das Geschäftszeichen
(Referats- oder Gruppenkennzeichen und Aktenzeichen), das Datum und die Nummer
des Hausapparates der Bearbeiterin oder des Bearbeiters zu enthalten.
43.3
Unter der Anschrift der Empfängerin oder des Empfängers soll vor dem Text der
behandelte Sachgegenstand in Stichworten bezeichnet werden. Anschließend soll
auf den veranlassenden Vorgang hingewiesen werden.
43.4
Wenn dem Schreiben Anlagen beigefügt werden, so ist auf ihre Zahl und ihre Art
hinzuweisen.
Sammelanschrift
44.1
Werden Schreiben desselben Inhalts im Behördenverkehr an mehrere Stellen
gerichtet, so können sämtliche Empfänger in der Anschrift aufgeführt werden. In
den Reinschriften, mit Ausnahme elektronischer Reinschriften, ist der jeweilige
Empfänger zu kennzeichnen; gegebenenfalls ist ein Zusatz „zur Kenntnis"
oder „nachrichtlich" aufzunehmen. Behörden eines bestimmten
Aufgabenbereichs sind mit gekürzter Sammelanschrift anzuschreiben [z. B. an die
Finanzminister (-Senatoren) der Bundesländer].
44.2
Für wiederholt vorkommende Sammelanschriften sind in jedem Ministerium
Verteilerverzeichnisse zu führen.
Zustellungsvermerke
Bei zuzustellenden Schreiben ist
die Art der Zustellung auf dem Entwurf anzugeben (Einschreiben,
Postzustellungsurkunde, gegen Empfangsbekenntnis). Wertsendungen sind im
Entwurf als solche zu kennzeichnen.
§
46
Abzeichnung, Unterzeichnung
46.1
Die Verfasserin oder der Verfasser des Entwurfs zeichnet soweit sie oder er
nicht selbst unterzeichnet das Schreiben unten rechts mit Namenszeichen und
Tagesangabe ab und legt es über die Vorgesetzten der oder dem Unterzeichnenden
vor. Diese versehen den Entwurf ebenfalls mit Namenszeichen und Tagesangabe.
46.2
Vorgesetzte können einen ihnen zur Zeichnung vorgelegten Entwurf förmlich oder
sachlich ändern. Hat die Verfasserin oder der Verfasser den Entwurf auf Weisung
erstellt, steht ihr oder ihm frei, die abweichende Auffassung in einem
Aktenvermerk festzuhalten. Dies gilt in den Fällen des Satzes l entsprechend.
Mitzeichnung
47.1
Die durch Mitzeichnung zu beteiligenden Stellen und ihre Reihenfolge sind im
Entwurf zu bezeichnen.
47.2
Die Mitzeichnung geht grundsätzlich der Unterzeichnung voraus. Unterzeichnet
die federführende Stelle, können die beteiligten Stellen auch nach der
Unterzeichnung mitzeichnen. Bei besonderer Dringlichkeit können den
mitzeichnenden Stellen Entwurfsabschriften mit dem . Zusatz zugeleitet werden,
dass ihr .Einverständnis angenommen wird, wenn Bedenken nicht innerhalb einer
bestimmten Frist geltend gemacht werden. Kann eine dringende Sache den
Beteiligten ausnahmsweise nicht zur Mitzeichnung vorgelegt werden, ist sie
ihnen nach Abgang zuzuleiten.
47.3
Die beteiligten Stellen dürfen den Entwurf nur im Einvernehmen mit dem
federführenden Referat oder der oder dem zuständigen Vorgesetzten ergänzen oder
abändern. Bei Nichteinigung entscheidet die oder der nächsthöhere gemeinsame
Vorgesetzte. § 46 Abs. 2 Satz 2 gilt entsprechend.
47.4
Der Vollzug der Mitzeichnung kann der federführenden Stelle auch mit Hilfe
geeigneter Telekommunikationseinrichtungen (Telefax o. ä.) übermittelt werden. Die
der federführenden Stelle zugehende Mitteilung ist als Nachweis der vollzogenen
Mitzeichnung gültig und wird dem Entwurf nachgeheftet oder in sonstiger Weise
dokumentiert.
Verantwortung
48.1
Wer abzeichnet oder unterzeichnet übernimmt damit die Verantwortung für Form
und Inhalt des Entwurfs. Dabei ist zu prüfen, ob die Zeichnung durch eine
Vorgesetzte oder einen Vorgesetzten geboten ist. Wer mitzeichnet, ist für den
sachlichen Inhalt des Entwurfs nur soweit verantwortlich, wie das eigene Aufgabengebiet
berührt wird.
48.2
Die Verantwortung der federführenden Stelle erstreckt sich auch darauf, dass
alle Stellen, die nach dem Geschäftsverteilungsplan, den Bestimmungen dieser
Geschäftsordnung oder nach allgemeiner oder besonderer Anordnung an der Bearbeitung
mitzuwirken haben, beteiligt werden.
Zeichnung durch die Ministerin oder den Minister
49.1
Die Ministerin, oder der Minister unterzeichnet die Entwürfe von
1. Vorlagen an die Landesregierung,
2. Ernennungs- und
Entlassungsurkunden sowie Urkunden über die Versetzung in den Ruhestand oder in
den einstweiligen Ruhestand, soweit die
Landesre
3. Urkunden, Schreiben und
Erlassen, deren Zeichnung sie oder er sich allgemein oder durch Vermerk im
Geschäftsablauf vorbehalten hat,
4. wichtigen Schreiben an die
obersten Bundesorgane, die obersten Bundesbehörden, den Landtag und die
obersten Landesbehörden,
5. Schreiben und Erlassen von
besonderer politischer Bedeutung,
6. Ernennungs-, Entlassungsurkunden
sowie Urkunden über die Versetzung in den Ruhestand, soweit die Ministerin oder
der Minister die beamtenrechtliche
Entscheidung trifft,
7. Verleihungsurkunden.
In den Fällen der Nummern 4-7 kann
die Ministerin oder der Minister diese Befugnis übertragen, soweit gesetzlich
nichts anderes bestimmt ist.
49.2
Unterzeichnet für die Ministerin oder den Minister eine andere Ministerin oder
ein anderer Minister, gilt folgendes Muster:
„Für die (den) Ministerin
(Minister)................................
Die (Der) Ministerin
(Minister).....................................
-
Name -"
49.3
Für die Unterzeichnung von Gesetzen und Rechtsverordnungen gelten § 95 und §
101.
Zeichnung durch die Staatssekretärin oder den Staatssekretär
50.1
Die Staatssekretärin oder der Staatssekretär zeichnet alle Entwürfe ab, die der
Ministerin oder dem Minister zur Unterzeichnung vorgelegt werden.
50.2
Die Staatssekretärin oder der Staatssekretär unterzeichnet alle Entwürfe
1. besonders wichtigen Inhalts,
soweit nicht die Ministerin oder der Minister unterzeichnet (§ 49),
2. deren Unterzeichnung sie oder er
sich durch allgemeine Anordnung oder durch Vermerk im Geschäftsablauf
vorbehalten hat.
50.3
Die Staatssekretärin oder der Staatssekretär unterzeichnet ferner in den
Fällen, die sich aus der ständigen Vertretung der Ministerin oder des Ministers
(§ 3 Abs. l Satz 1) ergeben.
Zeichnung durch die Abteilungsleiterin oder den Abteilungsleiter
51.1
Die Abteilungsleiterin oder der Abteilungsleiter zeichnet alle Entwürfe aus der
Abteilung ab, die der Staatssekretärin oder dem Staatssekretär bzw. der
Ministerin oder dem Minister zur Unterzeichnung vorgelegt werden.
51.2
Die Abteilungsleiterin oder der Abteilungsleiter unterzeichnet
1. die nicht von der Ministerin
oder dem Minister bzw. der Staatssekretärin oder dem Staatssekretär zu
unterzeichnenden wichtigeren Entwürfe aus der
Ab
2. Entscheidungen über Beschwerden
oder Gegenvorstellungen gegen Bescheide, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
der Abteilung unterzeichnet hatten,
und Entscheidungen auf Beschwerden über Angehörige oder die Arbeitsweise der
Abteilung, wenn die Unterzeichnung nicht der Staatssekretärin oder
dem Staatssekretär vorbehalten ist.
Zeichnung durch die Gruppenleiterin oder den Gruppenleiter
52.1
Die Gruppenleiterin oder der Gruppenleiter zeichnet alle Entwürfe aus der
Gruppe ab, die den Vorgesetzten zur Unterzeichnung vorzulegen sind.
52.2
Die Gruppenleiterin oder der Gruppenleiter unterzeichnet die nicht von den
Vorgesetzten zu unterzeichnenden wichtigeren Entwürfe der Gruppe, vor allem
die, deren Unterzeichnung sie oder er sich durch Vermerk im Geschäftsablauf
vorbehalten hat.
Zeichnung durch die Referatsleiterin oder den Referatsleiter,
die Referentin oder den Referenten und
die Sachbearbeiterin oder den Sachbearbeiter
53.1
Die Referatsleiterin oder der Referatsleiter, die Referentin oder der Referent
und die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter zeichnen alle Entwürfe ab, die
ihre Vorgesetzten unterzeichnen.
53.2
Die Referatsleiterin oder der Referatsleiter, die Referentin oder der Referent unterzeichnen
die Entwürfe aus ihrem jeweiligen Aufgabengebiet, soweit sich nicht ihre
Vorgesetzten die Unterzeichnung vorbehalten haben oder die Unterzeichnung der
Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter übertragen ist.
53.3
Die Referentin oder der Referent, der oder dem kein Aufgabengebiet zur
selbständigen Erledigung übertragen ist und die Sachbearbeiterin oder der
Sachbearbeiter unterzeichnen die Entwürfe aus dem Referat, soweit ihnen die
Zeichnungsbefugnis hierfür von der Staatssekretärin oder dem Staatssekretär
oder der von ihr oder ihm bestimmten Abteilungsleitung schriftlich übertragen
ist. Die Befugnis der Vorgesetzten, sich im Einzelfall die Unterzeichnung
vorzubehalten, bleibt unberührt.
Zeichnungsformen
54.1
Es unterzeichnen
a) die Staatssekretärin oder der
Staatssekretär mit dem Zusatz „In Vertretung", im Entwurf abgekürzt „I.
V.",
b) alle sonstigen
Zeichnungsberechtigten mit dem Zusatz „Im Auftrag", im Entwurf abgekürzt
„I. A".
54.2
„In Vertretung der Staatssekretärin (des Staatssekretärs)" unterzeichnet
die Abteilungsleiterin oder der Abteilungsleiter, wenn sie oder er die
Staatssekretärin oder den Staatssekretär vertritt und wenn es sich um einen von
dieser oder diesem zu unterzeichnenden Entwurf handelt. Im Übrigen unterzeichnen
Vertreter mit dem Zusatz „I.V." hinter ihrem Namen; dieser Zusatz wird bei
Schriftverkehr nach außen nicht in die Reinschrift übernommen.
Zeichnung der Reinschrift, Beglaubigung
55.1
Eigenhändig sind zu unterzeichnen:
1. die Reinschrift von Vorlagen an
die Landesregierung,
2. die Reinschrift von
Kassenanordnungen,
3. Urkunden und Verträge, die nach
allgemeinen Rechtsgrundsätzen der Schriftform bedürfen,
4. Schriftstücke, die für den
Gebrauch im Ausland oder für ausländische Vertretungen im Inland bestimmt sind,
5. Rechtsmittelschriften und
sonstige bestimmende Schriftsätze in Gerichtsverfahren,
6. Schreiben, bei denen es nach der
Person der Empfängerin oder des Empfängers angebracht erscheint oder allgemein
angeordnet ist.
Unter die eigenhändige Unterschrift
ist in Klammern der Name der oder des Unterzeichnenden in Maschinenschrift zu
setzen.
55.2
Im Übrigen können Reinschriften beglaubigt werden, sofern sich die oder der
Zeichnende nicht die eigenhändige Unterzeichnung vorbehalten hat.
Bei elektronischen Reinschriften
kann statt der Beglaubigung neben dem Namen der oder des Unterzeichnenden in
Maschinenschrift der Zusatz „gezeichnet" bzw. „gez." aufgeführt
werden, sofern sich die oder der Zeichnende nicht eine digitale Signatur
vorbehalten hat.
Führung von Dienstsiegeln
56.1
Die Staatssekretärin oder der Staatssekretär bzw. die von ihr oder ihm
beauftragte Stelle bestimmt, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein
Dienstsiegel führen dürfen. Der Kreis dieser Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
ist auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken.
56.2
Dienstsiegel sind fortlaufend zu nummerieren, vom Inneren Dienst listenmäßig zu
erfassen und nur gegen Empfangsbescheinigung auszuhändigen.
56.3
Dienstsiegel sind unter Verschluss zu halten. Ihr Verlust ist dem Inneren
Dienst unverzüglich anzuzeigen.
§
57
Vorbereitung der Kabinettsachen
57.1
Alle Angelegenheiten, die der Landesregierung unterbreitet werden, sind vorher
zwischen den beteiligten Ministerien unter Einbeziehung der Staatskanzlei zu
beraten, soweit nicht im Einzelfall die Dringlichkeit der Entscheidung eine
Ausnahme erfordert (§ 14 GO LR). Bei Kabinettvorlagen ist anzugeben, ob dies
geschehen ist.
57.2
Bei Vorlagen an die Landesregierung, deren Durchführung sich finanziell auf
öffentliche Haushalte auswirkt, hat das federführende Ministerium die
voraussichtlichen Kosten der Durchführung und die zu erwartenden Mehrausgaben
oder Mindereinnahmen mitzuteilen, die Auswirkungen auf die mittelfristige
Finanzplanung darzustellen und anzugeben, ob das Finanzministerium und bei
finanziellen Belastungen der Kommunen das Innenministerium nach Kenntnis der
Vorlagen Widerspruch erhoben haben.
57.3
Kabinettvorlagen sind als solche zu bezeichnen und mit dem Zusatz
„Bundessache" oder „Landessache" zu versehen. Die Vorlage muss
erkennen lassen, ob und mit welchem Ergebnis eine Ressortabstimmung
stattgefunden hat; dabei sind abweichende Auffassungen anderer Ministerien
mitzuteilen. Die Kabinettvorlage muss einen Beschlussvorschlag enthalten.
57.4
Handelt es sich um Kabinettvorlagen in Landesangelegenheiten (außer
Personalentscheidungen und Angelegenheiten, die für die Öffentlichkeit nicht
von Interesse sind), Bundesratssachen oder Europaangelegenheiten mit Bedeutung
für das Land, ist zur Vorbereitung der Kabinettpressekonferenzen der
Kabinettvorlage ein Sprechzettel in der erforderlichen Anzahl von Abdrucken
(25-fach) beizufügen. Dabei ist anzugeben, ob die zuständige Ministerin oder
der zuständige Minister das Thema in der Pressekonferenz persönlich vertreten
will.
57.5
Kabinettvorlagen sind an die Staatskanzlei in der gewünschten Zahl von
Abdrucken zu senden. Sie müssen dort so rechtzeitig eingehen, dass für eine
sachliche Prüfung vor der Beratung unter Berücksichtigung des § 16 Abs. 3 der
Geschäftsordnung der Landesregierung aus-reichend Zeit bleibt. Die Entscheidung
darüber, ob die Staatskanzlei gebeten werden soll, eine Vorlage unter Abkürzung
der Frist des § 16 Abs. 3 der Geschäftsordnung der Landesregierung auf die
Tagesordnung zu setzen, trifft die Ministerin oder der Minister bzw. die
Staatssekretärin oder der Staatssekretär.
Behandlung der Kabinettsachen im Geschäftsablauf
58.1
Kabinettsachen sind streng vertraulich und als „Sofortsachen" zu
behandeln, auch wenn dies im Einzelfall nicht besonders verfügt ist.
58.2
Als „Kabinettsache" bezeichnete Eingänge dürfen nur von den dazu besonders
ermächtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern entgegengenommen und geöffnet
werden.
Regelungen
für den Innendienst
§ 59
Dienstreisen
Jede Dienstreise muss vor ihrer
Ausführung grundsätzlich schriftlich genehmigt werden. Auslandsdienstreisen
sind von der Ministerin oder dem Minister, von der Staatssekretärin oder dem
Staatssekretär bzw. von einer oder einem von dieser oder diesem Ermächtigten zu
genehmigen. Antritt und Ende der Dienstreise sind der oder dem nächsten
Vorgesetzten anzuzeigen. Die Vertretung ist rechtzeitig zu unterrichten. Das
Ergebnis der Dienstreise ist, soweit erforderlich, aktenkundig zu machen. In
wichtigen Fällen ist der oder dem Vorgesetzten zu berichten.
Erreichbarkeit
Jede Ministerin oder jeder Minister
bestimmt in welchem den Aufgaben des Ministeriums entsprechenden Umfang
außerhalb der Dienstzeit Dienstkräfte erreichbar sowie die
Telekommunikationseinrichtungen besetzt sein müssen. Die Staatskanzlei ist über
die getroffene Regelung zu unterrichten.
Urlaub, Arbeitszeitverkürzung durch freie Tage, Arbeitsbefreiung
Anträge auf Urlaub, Arbeitszeitverkürzung
durch freie Tage und Arbeitsbefreiung sind möglichst frühzeitig vorzulegen. Sie
müssen Beginn und Ende der Abwesenheit sowie den Namen der Vertreterin oder des
Vertreters enthalten. Über die Anträge entscheidet die Staatssekretärin oder
der Staatssekretär bzw. die oder der von ihr oder ihm Ermächtigte.
Erkrankung, Unfall, Dienstverhinderung aus sonstigen Gründen
Wer dem Dienst wegen Erkrankung,
Unfall oder aus sonstigen Gründen fernbleiben muss, hat dies und die
voraussichtliche Dauer der Abwesenheit unverzüglich der von der Ministerin oder
dem Minister bzw. der Staatssekretärin oder dem Staatssekretär bestimmten
Stelle anzuzeigen. Für die Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung in
Krankheitsfällen gelten die besonderen Regelungen des Beamten- bzw. des
Tarifrechts. Unfälle im Dienst sind auch dann anzuzeigen, wenn die oder der
Verletzte dem Dienst nicht fernzubleiben braucht.
Dienstzimmer
63.1
Die Dienstzimmer sind so zu verteilen, dass der Geschäftsverkehr möglichst
reibungslos und wirtschaftlich verläuft. Die Zimmer für die einzelnen Referate,
Gruppen und Abteilungen sollen zusammenliegen. Die Arbeitsplätze sind nach den
neuesten arbeitsmedizinischen Erkenntnissen und nach den Erfahrungen moderner
Bürotechnik so zu gestalten, dass Leistungsfähigkeit und Arbeitsfreude erhalten
und gesteigert werden.
63.2
Die Dienstzimmer sind vom Inneren
Dienst im Einvernehmen mit der jeweiligen Abteilungsleitung zuzuweisen. Sie
dürfen ohne deren Zustimmung nicht gewechselt werden.
Dienstausweise
64.1
Angehörige des Ministeriums erhalten Dienstausweise, soweit hierfür ein Bedarf
anerkannt wird.
64.2
Der Dienstausweis ist beim Ausscheiden zurückzugeben. Sein Verlust ist
unverzüglich der Dienststelle anzuzeigen.
Ergänzende Regelungen
Die in den §§ 59 bis 64 enthaltenen
Bestimmungen kann jede Ministerin oder jeder Minister, soweit erforderlich,
ergänzen.
Dienstverkehr nach außen
1.
Abschnitt:
Verkehr mit Behörden und sonstigen Stellen
§
66
Zusammenarbeit der Ministerien
66.1
Eine Zusammenarbeit, die sich Sachkunde und Erfahrung aller beteiligten
Ministerien nutzbar macht, ist Voraussetzung für eine abgewogene Entscheidung.
Sie sichert die Einheitlichkeit der Maßnahmen der Landesregierung und ist zu
einem möglichst frühen Zeitpunkt sicherzustellen.
66.2
In Angelegenheiten von besonderer politischer Bedeutung unterrichtet das
federführende Ministerium die beteiligten Ministerien, die Staatskanzlei und,
soweit es sich um Bundes- und Europaangelegenheiten handelt, auch das
Ministerium für Bundesangelegenheiten. Hierzu sind Tagesordnungen und
Sitzungsniederschriften der Gremien auf Europa-, Bundes- und Länderebene zu
übersenden.
66.3
Das federführende Ministerium ist dafür verantwortlich, dass die
Angelegenheiten mit den zu beteiligenden Ministerien und der Staatskanzlei
rechtzeitig und ausreichend erörtert werden. Es führt die Beteiligung im Wege
der Mitzeichnung (§ 47) oder in sonst geeigneter Weise herbei. Die Entwürfe
oder die Anschreiben sollen einen Hinweis auf das zuständige Referat enthalten.
In eiligen und einfachen Fällen kann die Zustimmung auch fernmündlich eingeholt
werden. Sie ist dann unter Angabe der Gesprächspartnerin oder des
Gesprächspartners aktenkundig zu machen. Verwaltungsvorschriften, Erlasse und
Entscheidungen, die von einem anderen Ministerium mitzuzeichnen sind, dürfen
nicht herausgegeben werden, solange noch Meinungsverschiedenheiten bestehen.
66.4
Entwürfe anderer Ministerien, die zur Herstellung des Einvernehmens eingehen,
sind beschleunigt zu bearbeiten und weiterzuleiten. Hierauf ist besonders zu
achten, wenn mehrere Abteilungen oder Referate des Hauses vor der
abschließenden Mitzeichnung eingeschaltet werden müssen.
66.5
Schreiben, die im Einvernehmen mit zu beteiligenden Ministerien ergehen,
erhalten in der Regel im Text einen Zusatz, der die Mitverantwortung erkennen
lässt. Als gemeinschaftliches Schreiben mehrerer Ministerien geht ein Schreiben
nur aus besonderen Gründen heraus. In diesen Fällen stehen die Bezeichnungen
der beteiligten Ministerien untereinander, voran die des federführenden
Ministeriums mit dessen Geschäftszeichen.
66.6
Bei allen prinzipiellen Fragen, die den Grundsatz der Gleichberechtigung von
Frau und Mann betreffen, ist das Ministerium für die Gleichstellung von Frau und
Mann zu beteiligen.
Verkehr mit Behörden anderer Verwaltungsstufen
67.1
Die Ministerien verkehren mit Behörden anderer Verwaltungsstufen grundsätzlich
auf dem Dienstweg. Es ist darauf zu achten, dass auch die nachgeordneten
Behörden den Dienstweg einhalten, soweit er nicht durch besondere Regelungen
verkürzt worden ist. Besucht eine Vertreterin oder ein Vertreter des
Ministeriums nachgeordnete Behörden, so hat sie oder er sich im allgemeinen bei
der Behördenleitung vor oder bei dem Besuch anmelden zu lassen und die
Aufsichtsbehörde zu unterrichten.
67.2
Absatz l gilt sinngemäß auch für den Verkehr mit Einrichtungen des Landes und
mit kommunalen Behörden.
67.3
Der Verkehr mit nachgeordneten Behörden ist grundsätzlich von Behörde zu
Behörde abzuwickeln. Ein persönlicher Schriftwechsel in dienstlichen
Angelegenheiten zwischen den Angehörigen der Ministerien und Angehörigen
nachgeordneter Behörden ist grundsätzlich unzulässig. Erweist sich ein
persönlicher Schriftwechsel in dienstlichen Angelegenheiten als unbedingt
notwendig, so ist dafür zu sorgen, dass die beiderseitigen Mitteilungen in den
Geschäftsablauf kommen und den Behördenleitungen zur Kenntnis gebracht werden.
67.4
Runderlasse von allgemeiner Bedeutung (z.B. in Angelegenheiten der Personal- und
Sachverwaltung), die für eine größere Zahl gemeinsam nachgeordneter Behörden
der allgemeinen Landesverwaltung bestimmt sind, werden regelmäßig, soweit sie
nicht im Ministerialblatt zu veröffentlichen sind, nur vom Innenministerium
oder vom Finanzministerium an die nachgeordneten Behörden weitergegeben. Eine
besondere Unterrichtung durch das Fachministerium erübrigt sich in diesen
Fällen.
67.5
Ein unmittelbarer Verkehr mit nachgeordneten Behörden und Einrichtungen anderer
Ministerien ist auf die Fälle zu beschränken, in denen er ausdrücklich
zugelassen ist oder keinen Eingriff in den Geschäftsbereich der anderen
obersten Landesbehörden bedeutet. Entsprechendes gilt für Rückfragen in
einfachen oder eilbedürftigen Fällen.
67.6
Unmittelbare Anfragen nachgeordneter Behörden und Einrichtungen anderer
Ministerien sind regelmäßig dem zuständigen Ministerium zur Kenntnis
zuzuleiten, wenn nicht aus der Anfrage hervorgeht dass es bereits
benachrichtigt ist; die Antwort ist über das zuständige Ministerium zu leiten.
Ausnahmen in weniger wichtigen Angelegenheiten sind zulässig.
Verkehr mit obersten Bundesbehörden
68.1
Die Ministerien können mit den Bundesministerien und den anderen obersten
Bundesbehörden unmittelbar verkehren, soweit es sich nicht um Angelegenheiten
handelt, die in ihrer Bedeutung über den Geschäftsbereich des jeweiligen
Ministeriums hinausgehen. Zur Sicherstellung der Einheitlichkeit von
Erklärungen und Maßnahmen sind dabei andere Ministerien, deren Zuständigkeit
berührt ist und in politisch bedeutsamen Fällen die Staatskanzlei zu beteiligen
(§ 26 GO LR). Entsprechendes gilt für den Verkehr mit den Institutionen der
Europäischen Gemeinschaften. Die Staatskanzlei stellt in diesen Fällen die
Information des Verbindungsbüros Nordrhein-Westfalen in Brüssel sicher.
68.2
Der Geschäftsverkehr mit dem Bundespräsidenten, dem Bundeskanzler und dem
Bundestagspräsidenten ist in jedem Fall dem Ministerpräsidenten vorbehalten (§
24 Abs. 2 GO LR).
68.3
Das Ministerium für Bundesangelegenheiten ist als Vertretung des Landes beim
Bundrechtzeitig von allen Besprechungen der Ministerien mit Bundesministerien
zu unterrichten, wenn derartige Besprechungen die Entwürfe von Bundesgesetzen
oder Verordnungen betreffen.
68.4
Schreiben an die Bundesministerien und andere oberste Bundesbehörden sind, wenn
das Ministerium für Bundesangelegenheiten nicht ohnehin beteiligt ist, diesem
nachrichtlich mitzuteilen, es sei denn, dass die Mitteilung für das Ministerium
für Bundesangelegenheiten offensichtlich nicht von Interesse ist. Hierbei sind
die Schreiben erforderlichenfalls mit einer Sperrfrist, einem Hinweis auf
Vertraulichkeit oder einem Hinweis „Nur für den Gebrauch durch die Ministerin
(den Minister)" zu versehen. In politisch bedeutsamen Fällen sind
Schreiben an die Bundesministerien und andere oberste Bundesbehörden auch der
Staatskanzlei in Abschrift zuzuleiten.
Verkehr mit diplomatischen und konsularischen Vertretungen
im In- und Ausland und mit anderen Stellen im Ausland
Für den Verkehr mit diplomatischen und konsularischen Vertretungen im In- und
Ausland und mit anderen Stellen im Ausland gelten die dazu erlassenen
besonderen Richtlinien (RdErl. d. Innenministers v. 4.12.1957 - SMBl. NW. 20020).
69.2
Die Staatskanzlei ist über alle Vorgänge von allgemeiner politischer oder
grundsätzlicher Bedeutung ausreichend zu unterrichten und gegebenenfalls
rechtzeitig zu beteiligen.
Teilnahme an öffentlichen Veranstaltungen und Fachtagungen
An öffentlichen Veranstaltungen
dürfen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Ministeriums an Stelle der
Ministerin oder des Ministers nur mit deren oder dessen Genehmigung teilnehmen.
Die Staatskanzlei ist rechtzeitig zu verständigen, wenn Einladungen entsprochen
werden soll, die in ihrer politischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder
sonstigen Zielsetzung für das gesamte Land von Bedeutung sind. Die für die
Vertretung staatlicher Behörden bei Veranstaltungen erlassenen besonderen
Richtlinien bleiben unberührt.
Verkehr mit der Presse
71.1
Das Landespresse- und Informationsamt unterrichtet die Medien über die Ziele
der Landesregierung, ihre Absichten und Maßnahmen. Es beruft die
Pressekonferenz der Landesregierung ein und leitet sie.
71.2
Die Ministerien unterrichten das Landespresse- und Informationsamt so bald und
so weit wie möglich über Absichten und Maßnahmen, die für die öffentliche
Diskussion Bedeutung gewinnen können. Verlautbarungen der Ministerien, die über
die Behandlung fachlicher Angelegenheiten aus dem Geschäftsbereich eines
Ministeriums hinausgehen oder die politische Bedeutung haben, sind über das
Landespresse- und Informationsamt zu leiten. Hat dieses Bedenken, zugeleitete
Informationen zu veröffentlichen, so hat es sich mit dem beteiligten Ministerium
abzustimmen. Wird keine Einigung erzielt, so entscheidet der Ministerpräsident.
71.3
Veranlasst ein Ministerium unmittelbar eine Unterrichtung der Öffentlichkeit,
so ist das Landespresse- und Informationsamt unverzüglich zu unterrichten.
71.4
Die Ministerien beteiligen das Landespresse- und Informationsamt bei Maßnahmen
der Öffentlichkeitsarbeit zu landespolitischen Schwerpunktthemen und stimmen
die Gestaltung nach dem „NRW-Design" ab. Wird keine Einigung erzielt,
entscheidet der Ministerpräsident in Angelegenheiten von besonderer Bedeutung,
im übrigen der Ressortminister.
Auskunft und Akteneinsicht, Freigabe von Akten
§
72
Auskunft, Akteneinsicht
72.1
Über Angelegenheiten, die im Rahmen der dienstlichen Tätigkeit bekannt geworden
sind, ist soweit diese nicht offenkundig sind oder ihrer Bedeutung nach
offensichtlich keiner Geheimhaltung bedürfen, Verschwiegenheit zu bewahren.
Auskünfte über Angelegenheiten, die der Verschwiegenheitspflicht unterliegen,
dürfen nur nach Maßgabe der einschlägigen gesetzlichen Vorschriften erteilt
werden; entsprechendes gilt für die Gewährung von Akteneinsicht.
72.2
Akteneinsicht darf nur mit Zustimmung der federführenden Referatsleitung
gewährt werden; in Fällen von größerer Tragweite ist die Zustimmung der oder
des nach der Sachlage in Betracht kommenden Vorgesetzten einzuholen.
72.3
Mündlichen Anfragen ist mit Zurückhaltung zu begegnen. Dies gilt insbesondere
am Fernsprecher. Bei Zweifel über den Anrufenden ist der Gegenanruf
(Kontrollanruf) anzuwenden. Sind Missverständnisse zu befürchten oder ist
anzunehmen, dass die Auskunft als amtliche Stellungnahme der Landesregierung in
einem Verfahren verwendet werden soll, wird schriftliche Anfrage empfohlen.
Freigabe von Akten für wissenschaftliche Zwecke
73.1
Akten der Ministerien aus einer mehr als 30 Jahre zurückliegenden Zeit, die
sich noch nicht bei einem Staatsarchiv befinden, stehen, sofern sie keine
personenbezogenen Daten enthalten, der wissenschaftlichen Forschung offen. Vor Ablauf
dieser Frist dürfen sie nur mit Zustimmung der Staatssekretärin oder des
Staatssekretärs bzw. der von ihr oder ihm bestimmten Stelle für diese Zwecke
freigegeben werden; das Einvernehmen der sonst beteiligten Ministerien ist
vorher einzuholen.
73.2
Akten der Ministerien mit personenbezogenen Daten, die sich noch nicht bei
einem Staatsarchiv befinden, dürfen vorbehaltlich besonderer gesetzlicher
Bestimmungen nur nach Maßgabe des § 28 des Datenschutzgesetzes (DSG NW) für
wissenschaftliche Zwecke freigegeben werden. § 72 Abs. 2 gilt entsprechend.
73.3
Benutzern ist in der Regel aufzugeben, dem Ministerium einen Abdruck der
wissenschaftlichen Arbeiten zu überlassen, sofern dessen Akten bei den Arbeiten
im wesentlichen Umfang verwendet worden sind.
Verkehr mit dem Landtag und dem Bundesrat
§
74
Teilnahme an Sitzungen der Ausschüsse des Landtags
Die
Teilnehmerinnen und Teilnehmer an den Sitzungen der Ausschüsse des Landtags
haben die Auffassung der Landesregierung zu vertreten. Bestehen im Übrigen über die Auffassung, die in der Sitzung
einzunehmen ist zwischen den Ministerien oder innerhalb eines Ministeriums
verschiedene Meinungen, so ist eine Entscheidung darüber herbeizuführen, welche
Auffassung als die der Landesregierung oder des Ministeriums zu vertreten ist.
Die Vorschriften des § 28 Abs. 1 und 2 GO LR bleiben unberührt.
Teilnahme an Sitzungen der Landtagsfraktionen
Die Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter der Ministerien dürfen an Sitzungen der Landtagsfraktionen nur mit
Genehmigung der Ministerin oder des Ministers bzw. der Staatssekretärin oder
des Staatssekretärs teilnehmen; dies gilt entsprechend für die dienstliche
Teilnahme an Arbeitskreisen.
Kleine Anfragen
76.1
Wird die Kleine Anfrage schriftlich beantwortet, so ist die Antwort binnen 4
Wochen nach Eingang der Kleinen Anfrage bei der Staatskanzlei der Präsidentin
oder dem Präsidenten des Landtags zuzuleiten. Der Ministerpräsident ist von dem
Inhalt der Antwort 5 Tagevor ihrer Absendung an die Präsidentin oder den
Präsidenten des Landtags zu unterrichten. Die Antwort auf die Kleine Anfrage
ist unter dem Tage auszufertigen, an dem die Staatskanzlei die Freigabe erklärt
hat und von dem zuständigen Ministerium sofort an die Präsidentin oder den
Präsidenten des Landtags in der erforderlichen Stückzahl abzusenden. Vom
Ausfertigungszeitpunkt an gilt eine Sperrfrist von 5 Tagen für eine
Veröffentlichung in den Medien. Bei der Bemessung dieser Sperrfrist werden
Samstage, Sonn- und Feiertage nicht mitgerechnet. Die Beantwortungsfrist in
Satz l gilt entsprechend, wenn sich Abgeordnete anstelle einer Kleinen Anfrage
mit Schreiben an die zuständigen Ministerinnen oder Minister wenden.
76.2
Kann die Kleine Anfrage innerhalb der in Absatz l genannten Frist nicht
beantwortet werden, ist dies der Präsidentin oder dem Präsidenten des Landtags
rechtzeitig schriftlich mitzuteilen und dabei anzugeben, wann eine Antwort zu
erwarten ist. Der Staatskanzlei ist eine Abschrift der Mitteilung zu übersenden.
Verkehr mit dem Bundesrat
77.1
Der Geschäftsverkehr mit dem Bundesrat wird von dem Ministerpräsidenten
wahrgenommen. Unberührt hiervon bleibt der unmittelbare Geschäftsverkehr der
Ministerien mit dem Bundesrat soweit er sich auf die Ausschussarbeiten und die
EG-Kammer bezieht; das Ministerium für Bundesangelegenheiten ist gleichzeitig
zu unterrichten (§ 25 GO LR).
77.2
Der Schriftverkehr mit dem Bundesrat wird über das Ministerium für
Bundesangelegenheiten geleitet; eine Abschrift zum dortigen Verbleib ist
jeweils beizufügen.
77.3
Das Ministerium für Bundesangelegenheiten stellt sicher, dass alle Protokolle,
Beschlüsse und sonstige Verhandlungsunterlagen des Bundesrates, der EG-Kammer
und der Ausschüsse unverzüglich der Staatskanzlei und den Ministerien
übermittelt werden.
77.4
Das Ministerium für Bundesangelegenheiten stellt sicher, dass die ihm im Rahmen
von Artikel 2 des Gesetzes zur Einheitlichen Europäischen Akte über den
Bundesrat zugeleiteten Unterlagen und Informationen in EG-Angelegenheiten
unverzüglich an die fachlich zuständigen Ministerien und - in jeweils einer
Ausfertigung - an die Staatskanzlei zur Aufnahme in die Zentrale Dokumentation
in EG-Angelegenheiten weitergeleitet werden.
Verfahren vor dem Bundesverfassungsgericht
und dem Verfassungsgerichtshof für das Land Nordrhein-Westfalen
§
78
Einleitung des Verfahrens, Beitritt zum Verfahren,
Äußerungen der Landesregierung im Verfahren
78.1
Die Landesregierung entscheidet über die Einleitung eines Verfahrens vor dem
Bundesverfassungsgericht oder vor dem Verfassungsgerichtshof für das Land
Nordrhein-Westfalen, über den Beitritt zu einem anhängigen Verfahren und über
Äußerungen in einem solchen Verfahren.
78.2
Werden der Landesregierung vom Bundesverfassungsgericht oder vom
Verfassungsgerichtshof für das Land Nordrhein-Westfalen Schriftstücke zur
Äußerung übersandt, leitet die Staatskanzlei diese dem federführenden
Ministerium zur Bearbeitung sowie dem Innenministerium, dem Justizministerium
und den sonst beteiligten Ministerien zur Unterrichtung zu. Der Entwurf einer
Äußerung ist dem Interministeriellen Ausschuss für Verfassungsfragen zur
Stellungnahme zuzuleiten.
78.3
Hält das federführende Ministerium eine Äußerung für nicht erforderlich, weil
das Verfahren Bundesrecht, Landesrecht anderer Länder oder EG-Recht betrifft
und besondere Interessen des Landes nicht berührt werden und schließt sich der
Interministerielle Ausschuss für Verfassungsfragen dieser Auffassung an, so
gilt die Zustimmung der Landesregierung, von einer Äußerung abzusehen, als
erteilt.
Vertretung der Landesregierung im Verfahren
Die Landesregierung bestellt ihre
Vertretung im Verfahren und für die mündliche Verhandlung. Die schriftliche
Vollmacht erteilt der Ministerpräsident. Wird die Landesregierung in der
mündlichen Verhandlung durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Ministerien
vertreten, genügt die Bevollmächtigung durch den Ministerpräsidenten auf
Vorschlag der zuständigen Ministerin oder des zuständigen Ministers.
Äußerungen eines Ministeriums im Verfahren
Fordert das
Bundesverfassungsgericht oder der Verfassungsgerichtshof für das Land
Nordrhein-Westfalen ein Ministerium zur Stellungnahme auf, so ist die
beabsichtigte Äußerung mit dem Interministeriellen Ausschuss für
Verfassungsfragen abzustimmen. Einer solchen Abstimmung bedarf es auch, wenn
von einer Äußerung abgesehen werden soll.
Mitwirkung beim Gesetzgebungsverfahren
1. Abschnitt: Vorbereitung der Gesetzentwürfe
§
81
Unterrichtung des Ministerpräsidenten
Der Ministerpräsident ist über die
Vorbereitung von Gesetzentwürfen zu unterrichten, wenn sie für die Bestimmung
der politischen Richtlinien oder für die Leitung der Geschäfte der
Landesregierung von Bedeutung sind.
Normprüfung und Beteiligung anderer Ministerien
82.1
Jedes Gesetzgebungsvorhaben ist auf Notwendigkeit, Wirksamkeit und
Verständlichkeit, nach dem Prinzip des Gender Mainstreaming sowie auf
Kostenrelevanz zu überprüfen.
An der Vorbereitung von Gesetzentwürfen, die den Geschäftsbereich mehrerer
Ministerien berühren, hat das federführende Ministerium die anderen Ministerien
und die Staatskanzlei möglichst frühzeitig zu beteiligen. Umfangreiche und
kostspielige Vorarbeiten sollen nicht begonnen werden, bevor nicht eine grundsätzliche
Übereinstimmung der beteiligten Ministerien erzielt ist oder bei
Meinungsverschiedenheiten die Landesregierung entschieden hat. Die
Verantwortung der Ministerien für eilige Vorarbeiten in ihrem Geschäftsbereich
wird hierdurch nicht berührt.
Fühlungnahme mit anderen Ländern
Beteiligung außerhalb der Landesregierung stehender Stellen an Gesetzentwürfen
84.1
Außerhalb der Landesregierung stehende Stellen dürfen bei der Vorbereitung von
Gesetzentwürfen nur angehört werden, wenn und soweit dies im öffentlichen
Interesse geboten ist. Über Art und Umfang der Anhörung entscheidet die
Ministerin oder der Minister. Soweit ein Gesetzentwurf für die Bestimmung der
politischen Richtlinien oder für die Leitung der Geschäfte der Landesregierung
von Bedeutung ist, führt die Ministerin oder der Minister eine Entscheidung des
Ministerpräsidenten herbei.
84.2
Den anzuhörenden Stellen soll der Wortlaut einer beabsichtigten Regelung nur
insoweit zugänglich gemacht werden, als es zur Abgabe einer sachgerechten
Stellungnahme unbedingt erforderlich ist. Von der Bekanntgabe eines
vollständigen Entwurfs ist in aller Regel abzusehen. Die anzuhörenden Stellen
sind zur vertraulichen Behandlung des bekannt gegebenen Materials zu
verpflichten. Bei der Anhörung ist darauf zu achten, dass die Entscheidungsfreiheit
der Landesregierung nicht beeinträchtigt wird.
84.3
Vorbereitende Entwürfe zu Gesetzen, die die Belange der Gemeinden und
Gemeindeverbände allgemein und wesentlich berühren, sollen den auf Landesebene
bestehenden kommunalen Spitzenverbänden möglichst frühzeitig zugeleitet werden;
gleichzeitig ist das Innenministerium zu beteiligen. Soll der Entwurf
vertraulich behandelt werden, ist dies zu vermerken. Absatz l Satz 3, Absatz 2
Satz 4 und Absatz 5 gelten entsprechend.
84.4
Die Beteiligung bestimmter Stellen in den gesetzlich vorgesehenen Fällen sowie
die Beteiligung der Gerichte und der Behörden des Landes bleibt unberührt.
84.5
Sobald und soweit Gesetzentwürfe außerhalb der Landesregierung stehenden
Stellen zugeleitet werden, sind sie den Fraktionen und auf Wunsch Mitgliedern
des Landtags zur Kenntnis zu geben; dies gilt nicht bei der Beteiligung der
Gerichte und Behörden des Landes oder wenn der Unterrichtung besondere Umstände
entgegenstehen. In Zweifelsfällen entscheidet die zuständige Ministerin oder
der zuständige Minister bzw. ihre oder seine Vertretung, bei besonderer
politischer Bedeutung der Ministerpräsident, ob und in welcher Form die
Unterrichtung zu geschehen hat. Bei der Unterrichtung ist gegebenenfalls darauf
hinzuweisen, dass es sich um einen Entwurf handelt, der von der zuständigen
Ministerin oder dem zuständigen Minister und von der Landesregierung noch nicht
gebilligt worden ist.
§
85
Inhalt und Gesetzessprache
85.1
Gesetze müssen sprachlich einwandfrei sein; sie sollen allgemein verständlich
sein und dabei der Gleichstellung von Frau und Mann Rechnung tragen.
Verweisungen sind möglichst zu vermeiden.
85.2
Auch Änderungsgesetze sollen aus sich heraus verständlich sein. Sind größere Änderungen
erforderlich, empfiehlt es sich, entweder neue zusammenhängende Vorschriften
unter Aufhebung der bisherigen Vorschriften zu erlassen oder die
Landesregierung oder die zuständige Ministerin bzw. den zuständigen Minister zu
ermächtigen, das Gesetz in der neuen Fassung mit neuem Datum und in
fortlaufender Paragraphenfolge bekannt zumachen und dabei Unstimmigkeiten des
Wortlauts zu berichtigen.
Bezeichnung des Gesetzes
86.1
Die Bezeichnung des Gesetzes (Langform der Überschrift) ist so kurz wie möglich
zu fassen. Bei häufiger benutzten Gesetzen soll zusätzlich eine Kurzbezeichnung
und, falls zweckmäßig, auch eine Abkürzung angefügt werden. Langform und
Kurzbezeichnung sollten möglichst am Anfang ein Hauptschlagwort enthalten, das
den Inhalt des Gesetzes charakterisiert.
Wird ein Gesetz geändert oder aufgehoben, so ist das Gesetz in der Überschrift
des Änderungs- oder Aufhebungsgesetzes nur mit seiner Kurzbezeichnung oder,
wenn eine solche nicht vorhanden ist, mit seinem Titel, nicht aber mit Datum
und Fundstelle, zu bezeichnen.
86.3
Bei wiederholter Änderung eines Gesetzes lautet die Bezeichnung:
„Zweites (Drittes) Gesetz zur
Änderung des Gesetzes über..."
Inkrafttreten
87.1
Jedes Gesetz hat den Tag, an dem es in Kraft tritt, zu bestimmen, wenn es nicht
nach Artikel 71 Abs. 3 der Landesverfassung mit dem 14. Tage nach Ausgabe der
die Verkündung enthaltenden Nummer des Gesetz- und Verordnungsblattes in Kraft
treten soll. Als Tag der Verkündung gilt der Tag der Ausgabe des Gesetz- und Verordnungsblattes.
87.2
Grundsätzlich soll ein besonderer Zeitpunkt bestimmt werden, zu dem ein Gesetz
in Kraft tritt. Dabei ist von folgenden Möglichkeiten auszugehen:
a) Angabe eines bestimmten Datums:
„Dieses Gesetz tritt
am....................................... in Kraft."
b)Angabe eines bestimmten Tages
nach der Verkündung: „Dieses Gesetz tritt am Tage (am zweiten Tage, am dritten
Tage) nach der Verkündung in Kraft."
c) Verbindung der Datums- und
Verkündungsangabe: „Dieses Gesetz tritt am ersten Tage des auf die Verkündung
folgenden Kalendermonats in Kraft."
Die Angabe eines bestimmten Datums
ist eindeutig und auch ohne Kenntnis des Ausgabedatums des Gesetz- und
Verordnungsblattes verständlich. Von ihr sollte daher, wenn nur irgend möglich,
Gebrauch gemacht werden.
87.3
Soll ein Gesetz ausnahmsweise rückwirkend in Kraft treten, lautet die Fassung:
„Dieses Gesetz tritt mit Wirkung
vom................ in Kraft."
Gleichheit der äußeren Form
88.1
Das Gesetz ist in Paragraphen oder, wenn es sich um ein Änderungsgesetz
handelt, in Artikel einzuteilen. Die Paragraphen oder Artikel sind, wenn nötig,
in Absätze und diese in Nummern oder Buchstaben zu gliedern. Aufzählungen
innerhalb eines Absatzes sind mit arabischen Zahlen zu kennzeichnen, wenn es
sich um eine kumulative Aufzählung handelt, dagegen mit kleinen Buchstaben,
wenn die Aufzählung alternativ gemeint ist. Die Absätze sind mit
eingeklammerten arabischen Zahlen zu versehen. Größere Gesetze können bei
durchlaufender Paragraphenfolge in Teile, Kapitel, Abschnitte und Titel
gegliedert werden.
88.2
Teile, Kapitel und Abschnitte sind mit Überschriften zu versehen. Auch Titel
und Paragraphen können Überschriften erhalten, wenn es der besseren Übersicht
dient.
Abkürzungen, Form der Bezeichnung angeführter Textstellen
89.1
In einem Gesetz sind die Wörter „Artikel", „Buchstabe" und
„Satz" stets auszuschreiben. Stehen die Wörter „Absatz" und
„Nummer(n)" am Beginn einer Textstellenbezeichnung, werden sie
ausgeschrieben, sonst abgekürzt (z. B. „Absatz 5"; „Absatz 5 Satz l";
„Nummer 7 Buchstabe a"; aber „§ 2 Abs. 5"; „Buchstabe a Nr. 3";
„Satz 5 Nr. 4"). Das Wort „Ziffer" soll nicht verwendet werden.
89.2
Gesetze und Verordnungen sind mit ihrer amtlichen Kurzbezeichnung, bei Fehlen
einer Kurzbezeichnung mit ihrer vollen Bezeichnung, sowie mit dem Datum der
Ausfertigung und der Fundstelle anzuführen. Bei allgemein bekannten größeren
Gesetzen können das Datum der Ausfertigung und die Fundstelle fehlen.
89.3
Ist ein Gesetz schon mehrfach geändert worden, sind das ursprüngliche Gesetz
und die letzte Änderungsvorschrift - diese nur mit dem Tag der Ausfertigung und
der Fundstelle - anzuführen. Die Anführung lautet:
„Gesetz vom .................... (GS. NW. S. ..........), zuletzt geändert durch Gesetz vom .............. (GV. NW. S. ..........)."
89.4
Ist ein Gesetz neu bekannt gemacht worden, so ist es mit dem Datum und der
Fundstelle der Neubekanntmachung anzuführen. Die Anführung lautet:
„Gesetz in der Fassung der
Bekanntmachung vom ............... (GV. NW. S. ..........)."
89.5
Auf nachstehende Veröffentlichungsblätter wird wie folgt verwiesen:
Gesetz- und Verordnungsblatt für
das Land Nordrhein-Westfalen = GV. NW.
Sammlung des bereinigten
Landesrechts NW (1945 -1956) = GS. NW.
Sammlung des in Nordrhein-Westfalen
geltenden preußischen Rechts (1806 - 1945) = PrGS. NW. Sammlung des als
Landesrecht fortgeltenden ehemaligen Reichsrechts = RGS. NW. Bundesgesetzblatt
I bzw. II = BGBl.I bzw. II.
89.6
Als Fundstelle von Gesetzen ist die Seite des Veröffentlichungsblattes
anzuführen, auf der die Bezeichnung des Gesetzes steht. Bei der
Neubekanntmachung von Gesetzen ist als Fundstelle die Seite des
Veröffentlichungsblattes anzuführen, auf der die Ermächtigung zur Neufassung
des Gesetzes abgedruckt ist. Der Jahrgang des Veröffentlichungsblattes wird nur
angegeben, wenn er von der Jahreszahl der Ausfertigung abweicht [z. B. Gesetz
vom 23. Dezember 1959 (GV. NW. 1960, S. 1)].
§
90
Vorlage an die Landesregierung
90.1
Für die Vorlage des Gesetzentwurfs zur Beschlussfassung durch die
Landesregierung sind die allgemeinen Vorschriften über die Vorbereitung der
Kabinettsachen (§ 57) anzuwenden. Der Gesetzentwurf ist zu begründen und mit
dem üblichen Vorblatt zu versehen.
90.2
Die Kabinettvorlage soll, wenn es bei umfangreichen Gesetzentwürfen zu ihrem
besseren Verständnis erforderlich erscheint, die Gesichtspunkte besonders
hervorheben, die nicht in der Begründung des Gesetzes enthalten sind.
90.3
Der Beschlussvorschlag lautet:
„Die Landesregierung billigt den
mit Kabinettvorlage des...vom .............. vorgelegten Entwurf eines Gesetzes
und beschließt, den Entwurf beim Landtag einzubringen."
Einbringen der Gesetzentwürfe beim Landtag,
Überprüfung der Landtagsdrucksachen
91.1
Der Ministerpräsident leitet den von der Landesregierung beschlossenen
Gesetzentwurf mit Begründung dem Landtag zu. Die Staatskanzlei fördert die dazu
notwendigen Überstücke beim federführenden Ministerium an.
91.2
Landtagsdrucksachen, die Gesetzentwürfe der Landesregierung enthalten, sind von
dem federführenden Ministerium auf Druckfehler und andere Unstimmigkeiten zu
prüfen. Druckfehler sind der Landtagsverwaltung unverzüglich anzuzeigen. Andere
Unstimmigkeiten sind nach Fühlungnahme mit der Staatskanzlei zu beheben.
Vertretung der Gesetzentwürfe
im Landtag und in den Landtagsausschüssen
92.1
Die von der Landesregierung beschlossenen Gesetzentwürfe sind vor dem Landtag
und seinen Ausschüssen vom federführenden Ministerium zu vertreten. Ergeben
sich dabei neue Fragen, die den Geschäftsbereich eines anderen Ministeriums
berühren, ist es durch das federführende Ministerium unverzüglich zu
unterrichten; sind solche Fragen von grundsätzlicher politischer Bedeutung, ist
der Ministerpräsident zu verständigen.
92.2
Für die Vertretung der Gesetzentwürfe in den Landtagsausschüssen gilt § 74.
Gesetzentwürfe aus der Mitte des Landtags
93.1
Wird ein Gesetzentwurf aus der Mitte des Landtags eingebracht, hat das
federführende Ministerium die Stellungnahme der Landesregierung herbeizuführen
und sie dem Landtag gegenüber zu vertreten.
93.2
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Ministeriums dürfen bei der sachlichen
oder rechtsförmlichen Vorbereitung eines Gesetzentwurfs aus der Mitte des
Landtags nur mit Genehmigung der Ministerin oder des Ministers mitwirken.
§
94
Ausfertigung
94.1
Das federführende Ministerium prüft, ob Bedenken gegen die Ausfertigung eines
vom Landtag beschlossenen Gesetzes bestehen und teilt das Ergebnis dieser
Überprüfung unverzüglich der Staatskanzlei mit.
94.2
Druckfehler oder offenbare Unrichtigkeiten in der vom Landtag mitgeteilten
Fassung des Gesetzes werden von der Staatskanzlei im Einvernehmen mit der
Landtagsverwaltung berichtigt. Die Berichtigung ist aktenkundig zu machen.
94.3
Die Staatskanzlei führt die Ausfertigung des Gesetzes durch die Landesregierung
herbei.
Unterzeichnung und Siegelung der Urschrift
95.1
Die Staatskanzlei veranlasst die Unterzeichnung des Gesetzes durch den
Ministerpräsidenten und die beteiligten Ministerinnen oder Minister.
95.2
Das Gesetz wird auf der Urschrift unterzeichnet, die auf Urkundenpapier
herzustellen und der Staatskanzlei mit drei weiteren Überstücken zuzuleiten
ist.
95.3
Nach der Unterzeichnung durch den Ministerpräsidenten versieht die
Staatskanzlei die Gesetzesurschrift mit dem großen Landessiegel und, wenn sie aus
mehreren Blättern oder Bogen besteht, mit einer grün-weiß-roten Schnur, deren
Enden durch Oblate mit dem Siegel zu verbinden sind.
Verkündung, Überprüfung des veröffentlichten Textes
96.1
Die Staatskanzlei veranlasst die Verkündung des Gesetzes im Gesetz- und
Verordnungsblatt.
96.2
Die Urschrift des Gesetzes verbleibt zunächst bei der Staatskanzlei. Sie
übergibt die Urschrift am Jahresende an das Hauptstaatsarchiv zur Aufbewahrung.
96.3
Nach Erscheinen des Gesetz- und Verordnungsblattes hat das federführende
Ministerium den veröffentlichten Wortlaut auf seine Richtigkeit zu prüfen. Von
Druckfehlern und anderen offenbaren Unrichtigkeiten ist das Innenministerium zu
benachrichtigen. Es veranlasst die Berichtigung im Einvernehmen mit dem federführenden
Ministerium.
Besondere Bestimmungen
für den Erlass von Rechtsverordnungen
§
97
Vorbereitung und Fassung der Entwürfe
Für die Vorbereitung und Fassung
der Entwürfe gelten die §§81 bis 89 sinngemäß, soweit nicht nachfolgend etwas
anderes bestimmt ist. Die Rechtsverordnung ist als „Verordnung" zu
bezeichnen.
Eingangsformel
98.1
Die Eingangsformel hat die ermächtigende gesetzliche Bestimmung ausdrücklich
anzugeben. Das ermächtigende Gesetz ist mit seiner amtlichen Kurzbezeichnung,
bei Fehlen einer Kurzbezeichnung mit seiner vollen Bezeichnung sowie mit dem
Datum der Ausfertigung und der Fundstelle anzuführen.
98.2
Die Eingangsformel lautet in der Regel:
„Aufgrund des § ... des Gesetzes
über ..... (GV. NW. S. ...) wird verordnet:“
98.3
In allen Fällen, in denen der ermächtigten Stelle die Herbeiführung der
Zustimmung oder des Einvernehmens anderer Stellen vorgeschrieben ist, muss in
der Eingangsformel darauf hingewiesen werden, dass entsprechend verfahren
worden ist. Auf sonstige Mitwirkungsfälle wird nur hingewiesen, wenn es sich um
die Beteiligung von Ausschüssen des Landtags handelt. Die Eingangsformel lautet
in solchen Fällen:
„Aufgrund des § ... des Gesetzes
über... vom .......... (GV. NW. S. ...) wird im Einvernehmen mit (mit Zustimmung
des; im Benehmen mit/nach Anhörung des...Ausschusses des Landtags) verordnet:“
98.4
Die ermächtigende gesetzliche Bestimmung soll unter Verzicht auf die
Eingangsformel in eine Schlussformel aufgenommen werden, wenn der Umfang der ermächtigenden
gesetzlichen Bestimmung eine Nachstellung der Ermächtigungsangabe zweckmäßig
erscheinen lässt. Eine Schlussformel ist stets vorzusehen, wenn eine Verordnung
gemeinsam von der Landesregierung und einem oder mehreren Ministerien erlassen
wird. Die Schlussformel lautet dann: „Die Verordnung wird erlassen
a) von der Landesregierung aufgrund
des § ... des Gesetzes
b) vom ... Ministerium aufgrund des
§ ..... des Gesetzes....."
Vorlage an die Landesregierung
99.1
Auf die Vorlage des Entwurfs einer Rechtsverordnung, die die Landesregierung zu
erlassen hat, sind die allgemeinen Vorschriften über die Vorbereitung der
Kabinettsachen (§ 57) anzuwenden.
99.2
Dem Verordnungsentwurf ist eine Begründung beizufügen, wenn die Verordnung aus
sich selbst nicht ohne weiteres verständlich ist oder eine Begründung sonst
zweckdienlich erscheint. Die Kabinettvorlage soll, wenn es bei umfangreichen
Entwürfen zu ihrem Verständnis erforderlich erscheint, die Gesichtspunkte, die
nicht in der Begründung der Verordnung enthalten sind, besonders hervorheben.
Der Beschlussvorschlag lautet:
„Die Verordnung über ... wird in
der Fassung der Anlage zur Kabinettvorlage des ...vom ..................
ausgefertigt“
Verfahren beim Erlass von Rechtsverordnungen unter Mitwirkung des Landtags
Das Verfahren für den Erlass von
Rechtsverordnungen, bei denen der Landtag oder seine Ausschüsse mitwirken,
richtet sich nach den Richtlinien der Anlage 2.
Unterzeichnung und Siegelung der Urschrift
101.1
Die Staatskanzlei veranlasst die Unterzeichnung der von der Landesregierung
beschlossenen Rechtsverordnung durch den Ministerpräsidenten und die
beteiligten Ministerinnen oder Minister.
101.2
Die Rechtsverordnung wird auf der Urschrift unterzeichnet die auf Urkundenpapier
herzustellen und auf Anforderung der Staatskanzlei vom federführenden
Ministerium mit den erforderlichen Überstücken vorzubereiten ist.
101.3
Nach der Unterzeichnung durch den Ministerpräsidenten versieht die
Staatskanzlei die Urschrift der Rechtsverordnung mit dem großen Landessiegel
und, wenn sie aus mehreren Blättern besteht, mit einer grün-weiß-roten Schnur,
deren Enden durch Oblate mit dem Siegel zu verbinden sind.
101.4
Die Rechtsverordnung eines Ministeriums wird durch die Ministerin oder den Minister
eigenhändig auf der Urschrift unterzeichnet, die auf Urkundenpapier
herzustellen ist; sie wird nicht gesiegelt. Ist die Ministerin oder der
Minister verhindert, tritt an ihre oder seine Stelle die oder der nach § 6 der
Geschäftsordnung der Landesregierung zu ihrer oder seiner Vertretung bestimmte
Ministerin oder Minister.
Verkündung, Überprüfung des veröffentlichten Textes
102.1
Die Staatskanzlei veranlasst die Verkündung der Rechtsverordnungen der
Landesregierung im Gesetz- und Verordnungsblatt. Die Ministerien veranlassen
die Verkündung ihrer Rechtsverordnungen, die ebenfalls im Gesetz- und
Verordnungsblatt vorgenommen wird.
102.2
Die Urschrifteiner von der Landesregierung beschlossenen Rechtsverordnung
verbleibt zunächst bei der Staatskanzlei. Sie übergibt die Urschrift am
Jahresende an das Hauptstaatsarchiv zur Aufbewahrung.
102.3
Die Urschrift einer Rechtsverordnung eines Ministeriums verbleibt zunächst beim
Ministerium. Dieses übergibt die Urschrift am Jahresende an das
Hauptstaatsarchiv zur Aufbewahrung.
102.4
Für die Überprüfung des veröffentlichten Textes einer Rechtsverordnung gilt §
96 sinngemäß.
VIII. Kapitel
Besondere Bestimmungen für zwischenstaatliche Vereinbarungen
§
103
Aufnahme von Verhandlungen
Vor der Aufnahme von Verhandlungen
wegen des Abschlusses eines Staatsvertrages oder Verwaltungsabkommens hat das
federführende Ministerium den Ministerpräsidenten zu unterrichten, wenn der
Staatsvertrag oder das Verwaltungsabkommen für die Bestimmung der politischen
Richtlinien oder für die Leitung der Geschäfte der Landesregierung von
Bedeutung ist.
Beteiligung der Ministerien
An der Vorbereitung von
Staatsverträgen und Verwaltungsabkommen hat das federführende Ministerium die
Ministerien, deren Geschäftsbereich berührt wird, und den Interministeriellen
Ausschuss für Verfassungsfragen möglichst frühzeitig, jedenfalls aber vor dem
Abschluss der Verhandlungen, zu beteiligen.
Vorlage an die Landesregierung, Beteiligung des Landtags
105.1
Der Entwurf eines Staatsvertrages oder Verwaltungsabkommens ist der
Landesregierung zur Billigung vorzulegen. Entsprechendes gilt für den Fall der
Kündigung.
105.2
Für die Vorlage an die Landesregierung gilt § 57. Der Vorlage ist ein paraphierter
Entwurf beizufügen, soweit nicht die Landesregierung aus besonderen Gründen
bereits vor der Paraphierung entscheidet.
105.3
Staatsverträge leitet der Ministerpräsident nach ihrer Unterzeichnung dem
Landtag zur Zustimmung nach Artikel 66 Satz 2 Landesverfassung zu. Die
Staatskanzlei fordert die dazu notwendigen Überstücke beim federführenden
Ministerium an.
105.4
Für die Verkündung und Überprüfung des veröffentlichten Textes eines
Staatsvertrages gilt § 96 sinngemäß.
Landesbeteiligung beim Abschluss von völkerrechtlichen Verträgen
Für das Verfahren innerhalb der
Landesregierung gelten die Richtlinien der Anlage 3 beim Abschluss von
a) völkerrechtlichen Verträgen
durch den Bund nach dem Lindauer Abkommen,
b) Vereinbarungen über kulturelle
Angelegenheiten im Rahmen des Vertrages über die deutsch-französische
Zusammenarbeit.
Veröffentlichung in amtlichen Blättern
§
107
Gesetz- und Verordnungsblatt
107.1
Gesetze, Staatsverträge und Rechtsverordnungen sind im Gesetz- und Verordnungsblatt
für das Land Nordrhein-Westfalen zu verkünden.
107.2
Entscheidungen des Verfassungsgerichtshofes für das Land Nordrhein-Westfalen,
Anordnungen, Anzeigen und Bekanntmachungen der Landesregierung und der
Ministerien sowie Bekanntmachungen anderer Stellen werden im Gesetz- und
Verordnungsblatt veröffentlicht, wenn die Veröffentlichung gesetzlich
vorgeschrieben ist.
107.3
Entscheidungen des Bundesverfassungsgerichts werden im Gesetz- und
Verordnungsblatt veröffentlicht wenn ihre Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt
gesetzlich vorgeschrieben ist und wenn sie Landesrecht berühren.
107.4
Die Staatskanzlei sorgt für die Veröffentlichung der Entscheidungen des
Bundesverfassungsgerichts und des Verfassungsgerichtshofes für das Land
Nordrhein-Westfalen, soweit deren Bekanntgabe nach Absatz 2 oder 3 im Gesetz-
und Verordnungsblatt erforderlich ist.
Ministerialblatt für das Land Nordrhein-Westfalen
und andere amtliche Bekanntmachungsblätter
108.1
Die Veröffentlichung von Verwaltungsvorschriften der Landesregierung richtet
sich nach den darüber erlassenen besonderen Bestimmungen.
108.2
Amtliche Bekanntmachungsblätter sind
1. das Ministerialblatt für das
Land Nordrhein-Westfalen,
2. das Justizministerialblatt für
das Land Nordrhein-Westfalen für die Justizverwaltungsvorschriften,
3. das Gemeinsame Amtsblatt des
Kultusministeriums und des Ministeriums für Wissenschaft und Forschung des
Landes Nordrhein-Westfalen für die
Ver
Hochschulgesetzen genannten
Ordnungen und Satzungen der Studentenwerke.
Aufgabendelegation und Normprüfungsverfahren
§
109
Normprüfungsverfahren
110.1
Gesetz- und Verordnungsentwürfe sind vom federführenden Ressort zum
frühestmöglichen Zeitpunkt unter den Gesichtspunkten der Notwendigkeit,
Wirksamkeit und Verständlichkeit, nach dem Prinzip des Gender Mainstreaming
sowie unter dem Gesichtspunkt der Kostenrelevanz unter Anwendung der Prüffragen
der Anlage 4 II zu prüfen. Jedem Normentwurf ist der beantwortete
Prüfbogen beizufügen.
Der beantwortete Prüfbogen ist Bestandteil der Unterlagen, die den zu
beteiligenden Ressorts im Rahmen der Abstimmung nach § 57 zur Verfügung
gestellt werden.
110.3
Sollen Gesetze oder Verordnungen geändert werden, so erstreckt sich die Prüfung
auf das gesamte Regelwerk.
110.4
Spätestens vier Jahre nach Inkrafttreten eines neuen Gesetzes oder einer neuen
Verordnung überprüft das federführende Ressort, ob die Norm ihr Ziel erreicht
hat. Dabei sollen - je nach Bedeutung der zu überprüfenden Norm - auch Verbände
und der Landesrechnungshof beteiligt werden.
Befristung von Normen
111.1
In den Entwürfen neuer Gesetze und Rechtsverordnungen wird grundsätzlich eine
Befristung vorgesehen. Die Befristung kann auf einzelne Vorschriften eines
Gesetzes oder einer Rechtsverordnung beschränkt werden.
111.2
Ausnahmen von der Befristung sind vom zuständigen Ressort zu begründen. Die Beweislast
für eine Ausnahme trägt das zuständige Ressort. Die Begründung wird Bestandteil
des Vorblattes des Gesetzentwurfs.
Die Befristung besteht bei Gesetzen in der gesetzlichen Anordnung eines
Verfallsdatums oder in der gesetzlichen Anordnung einer Berichtspflicht
gegenüber dem Landtag zu einem bestimmten verbindlichen Stichtag. Bei
Rechtsverordnungen besteht die Befristung in der Anordnung eines Verfallsdatums
oder in der Anordnung einer Berichtspflicht gegenüber der Landesregierung und
eventuell zu beteiligenden Landtagsausschüssen zu einem bestimmten
verbindlichen Stichtag.
Soll ein mit einem Verfallsdatum befristetes Gesetz aufrechterhalten werden,
ist dem Landtag rechtzeitig der Entwurf eines entsprechenden Änderungsgesetzes
vorzulegen. Die Notwendigkeit der Aufrechterhaltung bzw. des Wegfalls der
Befristung ist im Vorblatt zum Gesetzentwurf darzulegen. Bei einer mit einem
Verfallsdatum befristeten Rechtsverordnung ist der Landesregierung und den zu
beteiligenden Landtagsausschüssen rechtzeitig der Entwurf einer entsprechenden
Änderungsverordnung vorzulegen.
111.5
Das Innenministerium -Redaktion- stellt den Ressorts zu diesem Zweck ein
elektronisches Instrument zur Fristenkontrolle zur Verfügung.
Die Verpflichtung der Ministerien, eine Befristung vorzusehen, endet mit Ablauf
des Jahres 2011. Auf der Grundlage einer Evaluierung ist rechtzeitig darüber zu
entscheiden, ob diese Verpflichtung fortbestehen soll.
Einrichtung und Aufgaben einer Clearingstelle
112.1
Die Landesregierung richtet eine Clearingstelle (ressortübergreifende
Normprüfstelle) ein. Der Clearingstelle gehören die Chefin bzw. der Chef der
Staatskanzlei sowie die Staatssekretärinnen und Staatssekretäre aller Ressorts
an. Die Geschäftsführung liegt beim Innenministerium.
112.2
Die Clearingstelle prüft die Entwürfe aller geplanten Gesetze und
Rechtsverordnungen auf Notwendigkeit, Wirksamkeit, Vollzugstauglichkeit,
finanzielle Auswirkungen sowie die Frage der Befristung und gibt hierzu ein
Votum ab.
112.3
Die Clearingstelle prüft bei bestehenden, befristeten Gesetzen und
Rechtsverordnungen nach Vorlage durch das federführende Ressort die Frage der
Aufhebung, im Falle der Aufrechterhaltung die Frage notwendiger Änderungen.
Hält das federführende Ressort die unveränderte Aufrechterhaltung des Gesetzes
oder der Rechtsverordnung für erforderlich, so ist dies in der Vorlage zu
begründen. Die Clearingstelle kann bei ihrer Prüftätigkeit betroffene Verbände
oder Sachverständige hinzuziehen.
Anlagen: