Beglaubigung und Legalisation von Urkunden,
die zum Gebrauch im Ausland bestimmt sind,
sowie Übereinkommen zur Befreiung
(Beglaubigungs- und Legalisationserlass Ausland)

Runderlass
des Ministeriums des Innern
- Az. 14-21.36.05.03 -

Vom 5. Mai 2025

1
Begriffsbestimmungen

1.1
Beglaubigung

Eine Beglaubigung im Sinne dieses Erlasses ist die von der zuständigen deutschen Behörde auf einer inländischen öffentlichen Urkunde vorgenommene Bestätigung der Echtheit der Unterschrift, der Eigenschaft, in welcher die Unterzeichnerin beziehungsweise der Unterzeichner gehandelt hat, und gegebenenfalls der Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist.

1.2
Legalisation

Legalisation ist die Bestätigung einer öffentlichen Urkunde durch die zuständige diplomatische oder konsularische Vertretung in Deutschland des ausländischen Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Die Bestätigung bezieht sich auf die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher die Unterzeichnerin oder der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist.

1.3
Urkunde

Eine Urkunde ist eine in Schriftzeichen verkörperte Gedankenerklärung (Perpetuierungsfunktion), die zum Beweis im Rechtsverkehr bestimmt und geeignet ist und den Aussteller erkennen lässt.

1.3.1
Öffentliche Urkunden

Öffentliche Urkunden sind nach deutschem Recht gemäß § 415 Absatz 1 der Zivilprozessordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 5. Dezember 2005 (BGBl. I S. 3202; 2006 I S. 431; 2007 I S. 1781) in der jeweils geltenden Fassung Urkunden, die von einer öffentlichen Behörde innerhalb der Grenzen ihrer Amtsbefugnisse oder von einer mit öffentlichem Glauben versehenen Person innerhalb des ihr zugewiesenen Geschäftskreises in der vorgeschriebenen Form aufgenommen sind.

1.3.2
Privaturkunden

Privaturkunden sind Urkunden, die nicht von einer Behörde oder von einer mit öffentlichem Glauben versehenen Person innerhalb des ihr zugewiesenen Geschäftskreises ausgestellt wurden. Zu den Privaturkunden zählen zum Beispiel unterschriebene Erklärungen und Bescheinigungen privater Personen.

1.3.3
Übersetzungen

Übersetzungen gelten als Sachverständigenleistungen, nicht als öffentliche Urkunden. Der Bestätigungsvermerk oder -stempel eines öffentlich beeidigten oder anerkannten Übersetzers lässt die Übersetzung nicht zu einer öffentlichen Urkunde werden. Die unter Ziffer 1.2 und 6. beschriebenen Beglaubigungs- und Apostille-Verfahren sind daher auf Übersetzungen nicht anwendbar. Siehe hierzu auch die Informationen auf der Internetseite des Auswärtigen Amts (https://www.auswaertiges-amt.de).

Es besteht jedoch die Möglichkeit, dass der zuständige Gerichtspräsident die Eigenschaft des Übersetzers als anerkannter Sachverständiger bestätigt oder dessen Unterschrift beglaubigt. Dieser amtliche Vermerk ist eine öffentliche Urkunde, für die anschließend eine Haager Apostille oder die Legalisation erteilt werden kann.

Ob eine in Deutschland gefertigte Übersetzung in einem anderen Staat anerkannt wird, unterliegt dem Recht des Staates, in dem die Übersetzung verwendet werden soll.

2
Erforderlichkeit der Beglaubigung und Legalisation

Beglaubigt werden müssen grundsätzlich alle öffentlichen Urkunden, die der Legalisation bedürfen.

Öffentliche Urkunden, die im Ausland verwendet werden sollen, müssen legalisiert werden,

a) wenn die Legalisation nach dem Recht des ausländischen Staates, in welchem die Urkunde verwendet werden soll, vorgeschrieben ist (Legalisationszwang) oder

b) wenn ein Legalisationszwang nach innerstaatlichem Recht zwar nicht besteht, die Gerichte und Behörden des ausländischen Staates jedoch im Einzelfall die Legalisation verlangen.

Der Legalisationszwang besteht nicht, wenn die Legalisation wechselseitig aufgrund einer völkerrechtlichen Vereinbarung nicht erforderlich ist oder durch eine Apostille nach dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (BGBl. 1965 II S. 875, 876) ersetzt wird, siehe hierzu Nummer 6. Soweit keine entsprechenden Vereinbarungen vorliegen, ist im Zweifel davon auszugehen, dass Legalisationszwang besteht. Die ausländischen diplomatischen und konsularischen Vertretungen in der Bundesrepublik Deutschland werden auf Anfrage hierüber Auskunft erteilen. Das Einholen der Auskunft wird in der Regel Angelegenheit der Antragstellerin beziehungsweise des Antragstellers sein.

2.1
Gegenstand der Legalisation

Gegenstand der Legalisation können nur öffentliche Urkunden nach Nummer 1.3.1 sein. Privaturkunden nach Nummer 1.3.2 sind grundsätzlich nicht legalisationsfähig. Erst die öffentliche Beglaubigung der Unterschrift der die Urkunde ausstellenden Privatperson durch eine Notarin beziehungsweise einen Notar nach § 129 des Bürgerlichen Gesetzbuches in der Fassung der Bekanntmachung vom 2. Januar 2002 (BGBl. I S. 42, 2909; 2003 I S. 738) in der jeweils geltenden Fassung macht eine anschließende Legalisation möglich.

Die amtliche, durch eine Behörde vorgenommene Beglaubigung einer Privaturkunde ist keine öffentliche Beglaubigung und deshalb nicht ausreichend, vergleiche § 70 des Beurkundungsgesetzes vom 28. August 1969 (BGBl. I S. 1513) in der jeweils geltenden Fassung und § 34 Absatz 1 Satz 2 Nummer 2 des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW in der Fassung der Bekanntmachung vom 12. November 1999 (GV. NRW. S. 602) in der jeweils geltenden Fassung.

Ausgenommen davon ist gemäß § 7 Absatz 1 des Betreuungsorganisationsgesetzes die Beglaubigung von Unterschriften oder Handzeichen auf Betreuungsverfügungen und auf Vollmachten durch die zur öffentlichen Beglaubigung befugte Urkundsperson der Betreuungsbehörde, soweit diese von natürlichen Personen erteilt werden.

2.2
Befreiung von der Legalisation aufgrund zweiseitiger völkerrechtlicher Verträge

2.2.1
Belgien

Nach Artikel 1 des Abkommens zwischen der Bundesrepublik Deutschland und dem Königreich Belgien über die Befreiung öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 13. Mai 1975 (BGBl. 1980 II S. 813, 815), das am 1. Mai 1981 in Kraft getreten ist (BGBl. 1981 II S. 142), bedürfen öffentliche Urkunden, die in einem der beiden Staaten errichtet und mit amtlichem Siegel oder Stempel versehen sind, zum Gebrauch im anderen Vertragsstaat keiner Legalisation, Apostille oder ähnlichen Förmlichkeit.

Als öffentliche Urkunden sind auch Urkunden anzusehen, die, selbst wenn sie nicht mit amtlichem Siegel oder Stempel versehen sind, in einem der beiden Staaten eine Person oder Stelle errichtet hat, die nach dem Recht dieses Staates zur Ausstellung berechtigt ist. Diese Dokumente bedürfen der Beglaubigung, nicht aber der Legalisation. Hierunter fallen zum Beispiel Zeugnisse von Schulen, Hochschulen, Industrie- und Handelskammern.

2.2.2
Dänemark

Nach dem deutsch-dänischen Beglaubigungsabkommen vom 17. Juni 1936 (RGBl. 1936 II S. 213, 214), das am 1. September 1952 gemäß der Bekanntmachung über die Wiederanwendung deutsch-dänischer Vorkriegsverträge vom 30. Juni 1953 (BGBl. 1953 II S. 186) wieder in Kraft getreten ist, bedürfen Urkunden, die in einem der Vertragsstaaten von einem Gericht oder einer Staatsanwaltschaft, einer obersten oder höheren Verwaltungsbehörde oder von einer Notarin beziehungsweise einem Notar aufgenommen, ausgestellt oder beglaubigt und mit Siegel oder Stempel versehen sind, zum Gebrauch im Gebiet des anderen Staates keiner weiteren Beglaubigung oder Legalisation.

2.2.3
Frankreich

Nach Artikel 1 des Abkommens zwischen der Bundesrepublik Deutschland und der Französischen Republik über die Befreiung öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 13. September 1971 (BGBl. 1974 II S. 1075, 1100), das am 1. April 1975 in Kraft getreten ist (BGBl. 1975 II S. 353), bedürfen öffentliche Urkunden, die in einem der beiden Staaten errichtet und mit amtlichem Siegel oder Stempel versehen sind, zum Gebrauch in dem anderen Staat keiner Legalisation, Apostille, Beglaubigung oder ähnlichen Förmlichkeit.

2.2.4
Griechenland

Nach Artikel 24 des Abkommens zwischen dem Deutschen Reich und dem Königreich Griechenland über die gegenseitige Rechtshilfe in Angelegenheiten des bürgerlichen und Handels-Rechts vom 11. Mai 1938 (RGBl. 1939 II S. 848, 849), das am 1. Februar 1952 gemäß der Bekanntmachung über die Wiederanwendung deutsch-griechischer Vorkriegsverträge vom 26. Juni 1952 (BGBl. II S. 634) wieder in Kraft getreten ist, bedürfen Urkunden, die von einem deutschen Landgericht oder einem griechischen Gerichtshof 1. Instanz oder einem deutschen oder griechischen Gericht höherer Ordnung, von einer deutschen oder griechischen obersten Verwaltungsbehörde oder von einem deutschen oder griechischen obersten Verwaltungsgericht aufgenommen, ausgestellt oder beglaubigt und mit dem Siegel oder Stempel der Behörde oder des Gerichts versehen sind, zum Gebrauch im Gebiet des anderen Staates keiner Beglaubigung oder Legalisation.

2.2.5
Italien

Nach Artikel 1 des Vertrages zwischen der Bundesrepublik Deutschland und der Italienischen Republik über den Verzicht auf die Legalisation von Urkunden vom 7. Juni 1969 (BGBl. 1974 II S. 1069, 1071), der am 5. Mai 1975 (BGBl. 1975 II S. 660) in Kraft getreten ist, bedürfen öffentliche Urkunden, die in einem Vertragsstaat errichtet und mit amtlichem Siegel oder Stempel versehen sind, keiner Legalisation oder Beglaubigung oder anderen Förmlichkeit, die der Legalisation oder Beglaubigung entspricht. Andere Urkunden, die nach dem Recht eines Vertragsstaates als öffentliche Urkunden anzusehen sind, bedürfen gemäß Artikel 2 des Vertrags zwischen der Bundesrepublik Deutschland und der Italienischen Republik über den Verzicht auf die Legalisation von Urkunden zum Gebrauch in dem anderen Vertragsstaat keiner Legalisation, wenn sie von der zuständigen Behörde des Vertragsstaates, in dem die Urkunde errichtet worden ist, beglaubigt sind.

2.2.6
Luxemburg

Nach Artikel 1 des Abkommens zwischen der Bundesrepublik Deutschland und dem Großherzogtum Luxemburg über den Verzicht auf die Beglaubigung und über den Austausch von Personenstandsurkunden sowie über die Beschaffung von Ehefähigkeitszeugnissen vom 3. Juni 1982 (BGBl. 1983 II S. 698, 699), das am 1. April 1984 in Kraft getreten ist (BGBl. 1984 II S. 188), bedürfen Urkunden, die die Standesbeamtin beziehungsweise der Standesbeamte oder die Zivilstandsbeamtin beziehungsweise der Zivilstandsbeamte des einen Vertragsstaats aufgenommen, ausgestellt oder beglaubigt und mit amtlichem Siegel oder Stempel versehen hat, zum Gebrauch in dem anderen Vertragsstaat keiner Beglaubigung oder Legalisation.

2.2.7
Österreich

Nach dem Beglaubigungsvertrag zwischen dem Deutschen Reiche und der Republik Österreich vom 21. Juni 1923 (RGBl. 1924 II S. 61), der am 1. Januar 1952 gemäß der Bekanntmachung über die Wiederanwendung von ehemals zwischen dem Deutschen Reich und der Republik Österreich abgeschlossenen Verträgen über die Beglaubigung von Urkunden, über Fragen des gewerblichen Rechtsschutzes und des Schutzes des Urheberrechts, sowie über Pflegekinderschutz und den Geschäftsverkehr in Jugendsachen vom 13. März 1952 (BGBl. II S. 436) wieder in Kraft getreten ist, bedürfen Urkunden, die von einer Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des einen vertragsschließenden Staates ausgestellt worden sind, zum Gebrauch im Gebiet des anderen Staates keiner weiteren Beglaubigung oder Legalisation, wenn sie mit dem Siegel oder Stempel der Gerichts- oder Verwaltungsbehörde versehen sind.

Nach Artikel 1 des Vertrages zwischen der Bundesrepublik Deutschland und der Republik Österreich über den Verzicht auf die Beglaubigung und über den Austausch von Personenstandsurkunden sowie über die Beschaffung von Ehefähigkeitszeugnissen vom 18. November 1980 (BGBl. 1981 II S. 1050, 1051), der am 1. Mai 1982 in Kraft getreten ist (BGBl. 1982 II S. 207), bedürfen Urkunden, die die Standesbeamtin beziehungsweise der Standesbeamte des einen Vertragsstaates aufgenommen, ausgestellt oder beglaubigt und mit dem Dienstsiegel oder dem Dienststempel versehen hat, zum Gebrauch im anderen Vertragsstaat keiner Beglaubigung oder Legalisation.

2.2.8
Schweiz

Nach Artikel 2 Absatz 1 des Vertrages zwischen dem Deutschen Reiche und der Schweiz über die Beglaubigung öffentlicher Urkunden vom 14. Februar 1907 (RGBl. S. 411) bedürfen Urkunden, die von bestimmten Verwaltungsbehörden aufgenommen, ausgestellt oder beglaubigt und mit dem Dienstsiegel oder -stempel der Behörde versehen sind, keiner Beglaubigung oder Legalisation.

Die Liste dieser Verwaltungsbehörden kann der Bekanntmachung zum deutsch-schweizerischen Beglaubigungsvertrag (Verzeichnis der deutschen und schweizerischen Verwaltungsbehörden, deren Beurkundungen zum Gebrauch im Gebiet des anderen Staates keiner Beglaubigung bedürfen) vom 11. Dezember 1997 (BGBl. 1998 II S. 71) in der jeweils geltenden Fassung entnommen werden.

Nach Artikel 1 des Abkommens zwischen der Bundesrepublik Deutschland und der Schweizerischen Eidgenossenschaft über den Verzicht auf die Beglaubigung und über den Austausch von Personenstandsurkunden/Zivilstandsurkunden sowie über die Beschaffung von Ehefähigkeitszeugnissen vom 4. November 1985 (BGBl. 1988 II S. 126, 127), das am 1. Juli 1988 in Kraft getreten ist (BGBl. 1988 II S. 467), bedürfen Urkunden, die die Standesbeamtin beziehungsweise der Standesbeamte oder die Zivilstandsbeamtin beziehungsweise der Zivilstandsbeamte des einen Vertragsstaates aufgenommen, ausgestellt oder beglaubigt und mit dem Dienstsiegel und beziehungsweise oder Amtsstempel versehen hat, zum Gebrauch in dem anderen Vertragsstaat keiner Beglaubigung oder Legalisation.

2.3
Befreiung von der Legalisation aufgrund von Übereinkommen der Internationalen Kommission für das Zivilstandswesen (CIEC)

2.3.1
Übereinkommen vom 26. September 1957

Nach Artikel 4 des Übereinkommens über die kostenlose Erteilung von Personenstandsurkunden und den Verzicht auf ihre Legalisation vom 26. September 1957 (BGBl. 1961 II S. 1055, 1067), das am 24. Dezember 1961 für die Bundesrepublik Deutschland in Kraft getreten ist (BGBl. 1962 II S. 43), bedürfen wortgetreue Abschriften oder Auszüge von Einträgen in Personenstandsbüchern, die mit der Unterschrift und dem Dienstsiegel der erteilenden Behörde versehen sind, in den Hoheitsgebieten der Vertragsstaaten keiner Legalisation.

2.3.2
Übereinkommen vom 14. September 1961

Nach Artikel 5 des Übereinkommens über die Erweiterung der Zuständigkeit der Behörden, vor denen nichteheliche Kinder anerkannt werden können vom 14. September 1961 (BGBl. 1965 II S. 17, 19), das am 24. Juli 1965 für die Bundesrepublik Deutschland in Kraft getreten ist (BGBl. 1965 II S. 1162), bedürfen Ausfertigungen oder Auszüge der Urkunden über die Erklärung eines Mannes, der Vater eines nichtehelichen Kindes zu sein, als „Anerkennung mit Standesfolge“ oder „Anerkennung ohne Standesfolge“ bezeichnet, im Hoheitsgebiet der Vertragsstaaten keiner Legalisation, wenn sie durch Unterschrift und Dienstsiegel oder Dienststempel der ausstellenden Behörde beglaubigt sind.

2.3.3
Übereinkommen vom 8. September 1976

Nach Artikel 8 Satz 3 des Übereinkommens über die Ausstellung mehrsprachiger Auszüge aus Personenstandsbüchern vom 8. September 1976 (BGBl. 1997 II S. 774, 775), das am 18. Juli 1997 für Deutschland in Kraft getreten ist (BGBl. 1998 II S. 966), sind Auszüge aus den Personenstandsbüchern, in denen die Geburt, die Eheschließung oder der Tod beurkundet ist und die nach den Formblättern A, B und C ausgestellt werden, in den anderen Vertragsstaaten von der Legalisation, Beglaubigung oder gleichwertigen Förmlichkeiten befreit.

2.3.4
Übereinkommen vom 5. September 1980

Nach Artikel 10 des Übereinkommens über die Ausstellung von Ehefähigkeitszeugnissen vom 5. September 1980 (BGBl. 1997 II S. 1086, 1087), das am 1. November 1997 für die Bundesrepublik Deutschland in Kraft getreten ist (BGBl. 1999 II S. 486), sind Ehefähigkeitszeugnisse, die nach dem Muster des Übereinkommens ausgestellt werden, in den anderen Vertragsstaaten von der Legalisation oder jeder gleichwertigen Förmlichkeit befreit.

2.3.5
Übereinkommen vom 14. März 2014

Nach Artikel 5 Absatz 2 des Übereinkommens über die Ausstellung mehrsprachiger, codierter Auszüge und Bescheinigungen aus Personenstandsregistern vom 14. März 2014 (BGBl. 2017 II S. 938, 939), das am 1. Juli 2022 für die Bundesrepublik Deutschland in Kraft getreten ist (BGBl. 2022 II S. 654), werden nach diesem Übereinkommen ausgestellte mehrsprachige, codierte Auszüge aus Personenstandsregistern, in denen die Geburt, die Anerkennung eines Kindes, die Eheschließung, die eingetragene Partnerschaft oder der Tod beurkundet ist sowie die mehrsprachige, codierte Bescheinigung über die Eintragung einer Partnerschaft durch eine andere staatliche Behörde als das Standesamt, in allen Vertragsstaaten ohne Legalisation oder gleichwertige Förmlichkeit anerkannt.

2.4
Befreiung von der Legalisation aufgrund von Übereinkommen der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht

2.4.1
Übereinkommen vom 5. Oktober 1961

Nach Artikel 2 des Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 5. Oktober 1961 (BGBl. 1965 II S. 875, 876) in der jeweils geltenden Fassung, das am 13. Februar 1966 für die Bundesrepublik Deutschland in Kraft getreten ist (BGBl. 1966 II S. 106), sind öffentliche Urkunden im Rechtsverkehr mit den Vertragsstaaten von der Legalisation befreit. Ausgenommen hiervon sind nach Artikel 1 Satz 3 des genannten Übereinkommens jedoch Urkunden, die von diplomatischen oder konsularischen Vertretungen errichtet worden sind, und Urkunden der Verwaltungsbehörden, die sich unmittelbar auf den Handelsverkehr oder auf das Zollverfahren beziehen.

Eine aktuelle Liste über die Vertragsstaaten und Informationen zu dem Haager Übereinkommen findet sich im Internet auf der Internetseite der Haager Konferenz (https://www.hcch.net/de/instruments/conventions/specialised-sections/apostille).

2.4.2
Übereinkommen vom 19. Oktober 1996

Nach Artikel 43 des Übereinkommens über die Zuständigkeit, das anzuwendende Recht, die Anerkennung, Vollstreckung und Zusammenarbeit auf dem Gebiet der elterlichen Verantwortung und der Maßnahmen zum Schutz von Kindern vom 19. Oktober 1996 (BGBl. 2009 II S. 602, 603) in der jeweils geltenden Fassung, das am 1. Januar 2011 für die Bundesrepublik Deutschland in Kraft getreten ist (BGBl. 2010 II S. 1527), sind nach diesem Übereinkommen übermittelte oder ausgestellte Schriftstücke von jeder Legalisation oder entsprechenden Förmlichkeit befreit.

2.5
Befreiung von der Legalisation aufgrund von Übereinkommen des Europarates

2.5.1
Übereinkommen vom 7. Juni 1968

Nach den Artikeln 2 und 3 des Europäischen Übereinkommens zur Befreiung der von diplomatischen oder konsularischen Vertretern errichteten Urkunden von der Legalisation vom 7. Juni 1968 (BGBl. 1971 II S. 85, 86) in der jeweils geltenden Fassung, das am 19. September 1971 für die Bundesrepublik Deutschland in Kraft getreten ist (BGBl. 1971 II S. 1023), sind die von der diplomatischen oder konsularischen Vertretung einer Vertragspartei im Hoheitsgebiet irgendeines Staates errichteten Urkunden von der Legalisation befreit.

2.5.2
Übereinkommen vom 24. November 1977

Nach Artikel 4 des Europäischen Übereinkommens über die Zustellung von Schriftstücken in Verwaltungssachen im Ausland vom 24. November 1977 (BGBl. 1981 II 533, 535) in der jeweils geltenden Fassung, das am 1. Januar 1983 für die Bundesrepublik Deutschland in Kraft getreten ist (BGBl. 1982 II S. 1057), sind ein nach diesem Übereinkommen übermitteltes Zustellungsersuchen und seine Anlagen von der Legalisation, der Apostille und jeder entsprechenden Förmlichkeit befreit.

2.5.3
Übereinkommen vom 15. März 1978

Nach Artikel 3 des Europäischen Übereinkommens über die Erlangung von Auskünften und Beweisen in Verwaltungssachen im Ausland vom 15. März 1978 (BGBl. 1981 S. 533, 550) in der jeweils geltenden Fassung, das am 1. Januar 1983 für die Bunderepublik Deutschland in Kraft getreten ist (BGBl. 1982 II S. 1052), sind ein nach diesem Übereinkommen übermitteltes Amtshilfeersuchen und seine Anlagen von der Legalisation, der Apostille und jeder entsprechenden Förmlichkeit befreit.

2.6
Befreiung von der Legalisation aufgrund der Verordnung (EU) 2016/1191 vom 6. Juli 2016

Nach Artikel 4 der Verordnung (EU) 2016/1191 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 6. Juli 2016 zur Förderung der Freizügigkeit von Bürgern durch die Vereinfachung der Anforderungen an die Vorlage bestimmter öffentlicher Urkunden innerhalb der Europäischen Union und zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 1024/2012 (ABl. L 200 vom 26.7.2016, S. 1) sind unter die Verordnung fallende öffentliche Urkunden und ihre beglaubigten Kopien von jeder Art der Legalisation und ähnlichen Förmlichkeiten befreit, die von den Behörden eines Mitgliedstaates vorgelegt werden müssen und in erster Linie dazu dienen, einen oder mehrere nachfolgende Sachverhalte zu belegen:

a) Geburt,

b) Tatsache, dass eine Person am Leben ist,

c) Tod,

d) Namen,

e) Eheschließung, einschließlich Ehefähigkeit und Familienstand,

f) Ehescheidung, Trennung ohne Auflösung des Ehebandes oder Ungültigerklärung einer Ehe,

g) eingetragene Partnerschaft, einschließlich der Fähigkeit, eine eingetragene Partnerschaft einzugehen, und Status der eingetragenen Partnerschaft,

h) Auflösung einer eingetragenen Partnerschaft, Trennung ohne Auflösung der eingetragenen Partnerschaft oder Ungültigerklärung der eingetragenen Partnerschaft,

i) Abstammung,

j) Adoption,

k) Wohnsitz und/oder Aufenthaltsort,

l) Staatsangehörigkeit,

m) Vorstrafenfreiheit, sofern öffentliche Urkunden darüber für einen Unionsbürger von den Behörden des Mitgliedstaats, dessen Staatsangehörigkeit dieser Bürger besitzt, ausgestellt werden und

n) öffentliche Urkunden bezüglich des aktiven und passiven Wahlrechts bei Kommunalwahlen und Wahlen zum Europäischen Parlament.

3
Zuständigkeit für die Beglaubigung

3.1
Grundsatz

Für die Beglaubigung von öffentlichen Urkunden, mit Ausnahme der in Nummer 3.3 genannten Führungszeugnisse und der Urkunden, die von den Gerichten, Justizbehörden oder Notarinnen beziehungsweise Notaren ausgestellt sind, ist die Bezirksregierung zuständig, in deren Bezirk die Urkunde ausgestellt worden ist. Diese Beglaubigung genügt in aller Regel für die Legalisation.

3.2
Endbeglaubigung durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten

Ergänzend zu Nummer 3.1 bedürfen bestimmte Urkunden nach der Beglaubigung durch die zuständige Bezirksregierung noch der Endbeglaubigung durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Die Liste der Staaten beziehungsweise Vertretungen, für die eine Endbeglaubigung durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten erforderlich ist, findet sich auf der Internetseite des Auswärtigen Amts (https://www.auswaertiges-amt.de). Nähere Informationen zum Antragsverfahren für eine Endbeglaubigung durch das Bundesamt für auswärtige Angelegenheiten finden sich auf der dortigen Internetseite (https://bfaa.diplo.de).

3.3
Führungszeugnisse

Für die Beglaubigung eines Führungszeugnisses, das im Ausland verwendet werden soll, ist die Bundesverwaltung zuständig. Nähere Informationen zu dem konkreten Verfahren finden sich sowohl auf der Internetseite des Bundesamtes für Auswärtige Angelegenheiten (https://bfaa.diplo.de) als auch auf der Internetseite des Bundesamtes für Justiz (https://www.bundesjustizamt.de).

4
Zuständigkeit für die Legalisation

4.1
Grundsatz

Regelmäßig ist für die Legalisation die Auslandsvertretung des Staates sachlich zuständig, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Örtlich zuständig ist die Auslandsvertretung, in deren Bezirk die Urkunde beglaubigt oder, falls eine Beglaubigung nicht stattgefunden hat, aufgenommen oder ausgestellt worden ist.

4.2
Auslandsvertretungen

Die Anschriften und Zuständigkeitsbereiche der deutschen Auslandsvertretungen und ihre Befugnis zur Legalisation kann über die Internetseite des Auswärtigen Amtes (https://www.auswaertiges-amt.de) abgerufen werden. Änderungen werden vom Auswärtigen Amt im Gemeinsamen Ministerialblatt (https://www.gmbl-online.de) laufend bekannt gegeben.

5
Verfahren und Durchführung der Beglaubigung

5.1
Beschaffenheit der zu beglaubigenden Urkunde

Bei der Ausstellung von Urkunden, die zum Gebrauch im Ausland bestimmt sind und der Legalisation bedürfen, ist darauf zu achten, dass genügend Platz für alle erforderlichen Beglaubigungen und für die Legalisation vorhanden ist. Die bisherigen Erfahrungen haben gezeigt, dass das Ankleben eines weiteren Blattes an die Urkunden zur Aufnahme der Beglaubigungsvermerke von den ausländischen Vertretungen oft beanstandet wird. Es wird daher empfohlen, für solche Urkunden grundsätzlich das Format DIN A 4 zu verwenden. Ferner ist darauf zu achten, dass die Urkunden möglichst nur einseitig beschriftet werden. Ist jedoch infolge Platzmangels das Ankleben eines Blattes nicht zu vermeiden, so muss für haltbare Befestigung gesorgt und die Klebestelle gesiegelt werden. Auf dem Anhangblatt ist die dazugehörige Urkunde zu bezeichnen, zum Beispiel: „zur .......................-Urkunde / Bescheinigung des/der ..........................., ausgestellt am ..................“.

5.2
Alte Urkunden

Gehen alte Urkunden mit dem Antrag auf Beglaubigung zum Zwecke der Legalisation ein, so sind sie zuerst von den zuständigen Behörden, beispielsweise dem Standesamt, darauf zu prüfen, ob sie in der alten Fassung noch gültig und nicht durch Berichtigungen oder spätere Änderungen überholt sind. Sind solche Urkunden zwar gültig, aber unleserlich, eingerissen, beklebt oder befindet sich darauf noch ein Dienstsiegel aus der Zeit von 1933 bis 1945, so sind auch ohne Antrag nach Möglichkeit neue Ausfertigungen gebührenfrei auszustellen.

5.3
Antrag

Urkunden werden zum Zwecke der Legalisation nur auf Antrag beglaubigt. In dem Antrag an die zuständige Bezirksregierung ist anzugeben, in welchem Staat demnächst von der Urkunde Gebrauch gemacht werden soll.

5.4
Prüfung der Urkunde

Bei einer zu beglaubigenden Urkunde ist die Echtheit der Unterschrift und des Dienstsiegels sowie die Befugnis der oder des Bediensteten zur Vornahme der Amtshandlung zu prüfen. In den Fällen, in denen die Unterschrift der oder des Bediensteten nicht bei der Bezirksregierung hinterlegt oder sonst bekannt ist, ist die Urkunde zunächst vorzubeglaubigen. Den Bezirksregierungen ist es überlassen, generelle Regelungen für das Vorbeglaubigungsverfahren zu treffen.

5.5
Inhalt und Anbringung des Beglaubigungsvermerks

5.5.1
Inhalt

Der Beglaubigungsvermerk der Bezirksregierung bei einer Vorbeglaubigung und bei einer ohne Vorbeglaubigung vorzunehmenden Beglaubigung lautet zum Beispiel wie folgt:

„Die Echtheit der vorstehenden (umstehenden) Unterschrift der/des (Amtsbezeichnung, Name) und die Echtheit des Dienstsiegels werden hiermit beglaubigt. Gleichzeitig wird bescheinigt, dass die/der Vorgenannte zur Ausstellung dieser Urkunde berechtigt war.

(Ort), den (Datum)

(Behördenbezeichnung)

i.V. oder i.A.

(Unterschrift)

(Siegel)

Az. oder Tgb.-Nr. (Name und Amts-/Dienstbezeichnung in Druckbuchstaben)“

Im Übrigen kann der Wortlaut des Beglaubigungsvermerks den Bedürfnissen des Einzelfalles angepasst werden.

5.5.2
Inhalt nach Vorbeglaubigung

Der Beglaubigungsvermerk der Bezirksregierung nach Vorbeglaubigung lautet zum Beispiel:

„Vorstehende eigenhändige Unterschrift der/des für die Vorbeglaubigung zuständigen - Vertreterin/Vertreters der/des - Oberbürgermeisterin/Oberbürgermeisters/ Landrätin/Landrates..............

in ..........................................wird hiermit beglaubigt.

(Ort), den (Datum)

Die Bezirksregierung

i.V. oder i.A.

(Unterschrift)

(Siegel)

Az. oder Tgb.-Nr. (Name und Amts-/Dienstbezeichnung in Druckbuchstaben)“.

5.5.3
Anbringung

Die Beglaubigungsvermerke sind räumlich so anzubringen, dass alle etwa notwendig werdenden Beglaubigungen und die Legalisation untereinander gesetzt werden können und rechts und links ein Rand frei bleibt. Die Unterschrift muss handschriftlich vollzogen werden. Unter dem handschriftlichen Namenszug der oder des die Beglaubigung vorzunehmenden Bediensteten ist in jedem Fall deren beziehungsweise dessen Name in Maschinenschrift zu wiederholen. Bei den Datumsangaben ist eine Darstellung ausschließlich in Ziffern nicht zulässig. Der Name des Monats ist auszuschreiben oder mittels Abkürzung in Buchstaben darzustellen. Es ist ferner darauf zu achten, dass der bei den Beglaubigungsvermerken anzubringende Abdruck des Dienstsiegels gut lesbar ist.

5.6
Rückgabe der Urkunde zur Weiterleitung

Nach der Beglaubigung durch die Bezirksregierung wird die Urkunde entweder durch die Antragstellerin beziehungsweise den Antragsteller persönlich in Empfang genommen oder an diese beziehungsweise diesen zurückgesandt. Es bleibt der Antragstellerin beziehungsweise dem Antragsteller überlassen, sich wegen der Legalisation unmittelbar an die zuständige ausländische Vertretung beziehungsweise wegen der Endbeglaubigung unmittelbar an das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten zu wenden.

5.7
Unterschriftsproben

Die für die Legalisation zuständigen Auslandsvertretungen erkennen die mit dem Beglaubigungsvermerk versehenen Urkunden nur an, wenn ihnen zum Zwecke des Vergleichs die Unterschriftsproben und Dienstsiegelabdrucke der in Beglaubigungssachen zeichnungsbefugten Bediensteten vorliegen. Diese Unterlagen werden vom Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten zur Vornahme der Endbeglaubigung benötigt. Die Unterschriftsproben der bei den Bezirksregierungen zur Beglaubigung von Urkunden zum Zwecke der Legalisation befugten Bediensteten und die Abdrucke der verwendeten Siegel sind daher bei den zuständigen ausländischen Vertretungen und beim Bundessamt für Auswärtige Angelegenheiten zu hinterlegen.

Änderungen in der Person der zur Beglaubigung befugten Bediensteten sind den in Betracht kommenden Stellen unverzüglich mitzuteilen.

6
Ausstellung von Apostillen nach dem Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation

Das Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation gilt für alle Vertragsstaaten. Das Übereinkommen befreit die öffentlichen Urkunden im Rechtsverkehr zwischen den Mitgliedstaaten von der Förmlichkeit der diplomatischen oder konsularischen Legalisation, siehe Artikel 2 des Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation.

Im Interesse der Rechtssicherheit müssen jedoch die Urkunden, die in einem Mitgliedstaat ausgestellt worden sind und in einem anderen Mitgliedstaat zu Beweiszwecken verwendet werden sollen, mit einer Apostille nach Artikel 3 Absatz 1 des Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation versehen sein, sofern nicht einfachere Mittel oder Wege durch internationale Vereinbarungen vorgeschrieben oder üblich sind, Artikel 3 Absatz 2 des Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation, Artikel 8 des Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation; hierzu wird auch auf die Nummern 2.2 bis 2.6 verwiesen.

Nach § 1 Satz 2 Nummer 2 der Apostillezuständigkeitsverordnung vom 23. August 2005 (GV. NRW. S. 739) in der jeweils geltenden Fassung erteilen die Bezirksregierungen die Apostillen für alle öffentlichen Urkunden, die in ihrem Bezirk ausgestellt worden sind, sowie für Urkunden, die von einer obersten Landesbehörde, der Präsidentin oder dem Präsidenten des Landtags und der Präsidentin oder dem Präsidenten des Landesrechnungshofs ausgestellt worden sind. Ausgenommen hiervon sind gemäß § 1 Satz 1 Nummer 2 der Apostillezuständigkeitsverordnung Urkunden, die von den Gerichten, den Justizbehörden oder Notarinnen beziehungsweise Notaren ausgestellt sind.

Die Apostille wird auf der Urkunde selbst oder auf einem mit ihr verbundenen Blatt angebracht, Artikel 4 Absatz 1 des Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation. Vor- oder Zwischenbeglaubigungen sind auf der Urkunde nicht anzubringen, um die Verwendung der Urkunden im Ausland zu erleichtern. Auf Kettenbeglaubigungen soll nach Möglichkeit ganz verzichtet werden. Nur dann, wenn Zweifel an der Echtheit oder Richtigkeit der Urkunde bestehen, sind Vorbeglaubigungen durch die Behörde, die die Urkunde ausgestellt hat, einzuholen. In diesen Fällen sind die „Vorbestätigungen“ der zwischengeschalteten Behörden der zuständigen Bezirksregierung mit der Urkunde, aber getrennt von ihr, vorzulegen.

Bei der Prüfung nach Artikel 7 Absatz 2 des Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation handelt es sich um zwischenstaatliche Amtshilfe, so dass Kosten nicht zu erheben sind.

Nach Artikel 7 Absatz 1 des Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation haben die Bezirksregierungen ein Register oder ein Verzeichnis in anderer Form zu führen, in das die Ausstellung der Apostillen einzutragen ist. Da dieses Register oder Verzeichnis für die Beweisführung sehr wichtig ist, ist es sorgfältig und für Dritte unzugänglich aufzubewahren.

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Gebühren

Für die Vorbeglaubigung beziehungsweise Beglaubigung einschließlich der Ausstellung der Apostille ist eine Gebühr nach dem Allgemeinen Gebührentarif der Allgemeinen Verwaltungsgebührenordnung NRW vom 8. August 2023 (GV. NRW. S. 490) in der jeweils geltenden Fassung zu zahlen.

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Inkrafttreten und Außerkrafttreten

Dieser Runderlass tritt am Tag nach der Veröffentlichung im Ministerialblatt für das Land Nordrhein-Westfalen in Kraft. Gleichzeitig mit dem Inkrafttreten dieses Runderlasses tritt der Runderlass „Beglaubigung und Legalisation von Urkunden, die zum Gebrauch im Ausland bestimmt sind, sowie Übereinkommen zur Befreiung“ vom 22. Oktober 2003 (n. v.), Az. 56/17 - 21.163, außer Kraft.

MBl. NRW. 2025 S. 664.