Freie Heilfürsorge der Polizei
Akten und Vordrucke im polizeiärztlichen Dienst
RdErl. d. Innenministeriums v. 20. 8. 1993 -IV B 5 – 8002

Akten im polizeiärztlichen Dienst

1
Für jede Polizeivollzugsbeamtin und jeden Polizeivollzugsbeamten ist eine

1.1
kurative Krankenakte

1.2
polizeiamtsärztliche Akte

1.3
arbeitsmedizinische Akte

1.4
Genehmigungsakte
anzulegen.

2
Es sind aufzunehmen:

2.1
in die kurative Krankenakte

2.1.1
alle Aufzeichnungen über kurative und vorbeugende Behandlungen, Vorsorgeuntersuchungen und Kuren, Kurberichte sowie der sich daraus ergebende Schriftverkehr

2.1.2
die hellblaue Krankenkarte (DINA4/DINA5) wegen ihres überwiegend kurativen Inhaltes. Hinweise sind soweit erforderlich vorzunehmen

- in der Akte zu 1.2 bei Untersuchungen im Sinne d. RdErl. v. 18.5.2001 (SMBl. NW. 203030) und
-in der Akte zu 1.4 bei genehmigungs-/anerkennungspflichtigen Leistungen, die die Polizeiärztin oder der Polizeiarzt selbst veranlasst.

2.2
in die polizeiamtsärztliche Akte alle Aufzeichnungen über

2.2.1
Auswahl- und Einstellungsuntersuchungen,

2.2.2
Untersuchungen nach dem Landesbeamtengesetz und dem Beamtenversorgungsgesetz

2.2.3
Tauglichkeitsuntersuchungen

2.2.4
alle weiteren dienstlich angeordneten oder amtsärztlichen Untersuchungen

sowie der sich daraus ergebende Schriftverkehr.

2.3
in die arbeitsmedizinische Akte

alle Befunde arbeitsmedizinischer Untersuchungen, soweit diese nicht in Nummer 2.1 bis 2.4 RdErl. v. 18.5.2001 (SMBl. NW. 203030) erwähnt sind, einschließlich des sich daraus ergebenden Schriftverkehrs.

2.4
in die Genehmigungsakte

die Unterlagen über die Genehmigung und Anerkennung von Leistungen der freien Heilfürsorge.

3
Die Polizeiärztinnen und die Polizeiärzte führen die Akten zu 1.1-1.4.

Es sind Hängehefter (Behördenheftung) mit Hängeschienen in folgenden Farben zu verwenden:

- kurative Krankenakte = blau

- polizeiamtsärztliche Akte = rot

- arbeitsmedizinische Akte = grün

- Genehmigungsakte = gelb

4
Die Akten zu 1.1-1.4 unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht.

Die Weitergabe von Daten aus diesen Akten ist nur unter den Voraussetzungen des § 102 a LBG NW zulässig. In allen anderen Fällen bedarf die Weitergabe von Daten der Zustimmung der Polizeivollzugsbeamtin oder des Polizeivollzugsbeamten.

Die Mitteilung der Ergebnisse der polizeiamtsärztlichen sowie der arbeitsmedizinischen Untersuchungen an die Dienstvorgesetzte oder den Dienstvorgesetzten ist zulässig.

Bei der polizeiamtsärztlichen Untersuchung ist ferner die Weitergabe von Einzelergebnissen der Anamnese, der Untersuchung, von ergänzenden Befunden und Diagnosen an die Dienstvorgesetzte oder den Dienstvorgesetzten zulässig, soweit deren Kenntnis zur Entscheidung über konkrete Maßnahmen, zu deren Zweck die Untersuchung durchgeführt worden ist, erforderlich ist.

5
Die Akten zu 1.1-1.4 sowie alle sonstigen Schreiben, die der ärztlichen Schweigepflicht unterliegen, sind bei Weitergabe als „Verschlossene Arztsache, durch Polizeiarzt zu öffnen" zu bezeichnen und diagonal blau zu kreuzen.

6
Bei Versetzungen sind die polizeiamtsärztliche Akte, die arbeitsmedizinische Akte und die Genehmigungsakte für die Polizeiärztin oder den Polizeiarzt der aufnehmenden Polizeibehörde/-einrichtung mitzugeben.

Die Weitergabe der kurativen Krankenakte bedarf der Zustimmung der Polizeivollzugsbeamtin oder des Polizeivollzugsbeamten. Wird die Zustimmung verweigert, so ist die Akte als „Verschlossene Arztsache" bei der Personalakte aufzubewahren.

In gleicher Weise ist bei länger dauernden Abordnungen (z.B. als Dozentin oder Dozent zu einer Fachhochschule für öffentliche Verwaltung) zu verfahren. Für Polizeivollzugsbeamtinnen oder Polizeivollzugsbeamte, die an einer Abteilung der Fachhochschule für öffentliche Verwaltung studieren, bleibt die Polizeiärztin oder der Polizeiarzt der Stammbehörde zuständig.

7
Tritt aus anderen Gründen ein Wechsel in der Person der zuständigen Polizeiärztin oder des zuständigen Polizeiarztes ein, ist Nummer 6 entsprechend zu verfahren.

8
Nach Beendigung des Beamtenverhältnisses sind die Akten zu 1.1-1.4 als „Verschlossene Arztsache" gekennzeichnet bei der Personalakte bis zu deren Abschluss gemäß § 102g LBG NW aufzubewahren.

Vordrucke

1
Für jede Polizeivollzugsbeamtin und jeden Polizeivollzugsbeamten ist eine hellblaue Karteikarte DIN A4 anzulegen.

2
Bei Abordnungen von kürzerer Dauer (z.B. Lehrgänge) ist für jede erkrankte Polizeivollzugsbeamtin und jeden erkrankten Polizeivollzugsbeamten eine Karteikarte in DIN A 5 zu verwenden. Für die Weitergabe gilt Nummer 6 Satz 2 entsprechend.

3
Sofern die Behandlung durch eine Polizeiärztin oder einen Polizeiarzt durchgeführt wird, dient bei Erkrankungen der Krankenschein zum Nachweis vorübergehender Dienstunfähigkeit.

MBl. NRW. 1994 S. 50, geändert durch RdErl. v. 22. 12.1995 (MBl. NRW. 1996 S. 251), 4. 3.1999 (MBl. NRW. 1999 S. 422).