Historische SMBl. NRW.
Historisch: Richtlinien für die dienstliche Beurteilung der Beamtinnen und Beamten im Geschäftsbereich des Ministeriums für Verkehr, Energie und Landesplanung des Landes Nordrhein-Westfalen zur Vorbereitung von Personalmaßnahmen, insbesondere Beförderungsentscheidungen RdErl. d. Ministeriums für Verkehr, Energie und Landesplanung v. 27.10.2003 - I B 2-40-07-10/03
Historisch:
Richtlinien für die dienstliche Beurteilung der Beamtinnen und Beamten im Geschäftsbereich des Ministeriums für Verkehr, Energie und Landesplanung des Landes Nordrhein-Westfalen zur Vorbereitung von Personalmaßnahmen, insbesondere Beförderungsentscheidungen RdErl. d. Ministeriums für Verkehr, Energie und Landesplanung v. 27.10.2003 - I B 2-40-07-10/03
Richtlinien
für die dienstliche Beurteilung
der Beamtinnen und Beamten im Geschäftsbereich
des Ministeriums für Verkehr, Energie und Landesplanung
des Landes Nordrhein-Westfalen
zur Vorbereitung von Personalmaßnahmen,
insbesondere Beförderungsentscheidungen
RdErl. d. Ministeriums für Verkehr, Energie und
Landesplanung v. 27.10.2003 -
I B 2-40-07-10/03
Ziel der dienstlichen Beurteilung [Präambel]
Dienstliche
Beurteilungen dienen dem Ziel, den Dienstvorgesetzten in Orientierung am
Grundsatz der Bestenauslese Entscheidungen über die Beförderung beamteter
Beschäftigter zu ermöglichen.
Hierzu sind die auf dem Dienstposten erbrachten Leistungen der /des Einzelnen
nicht isoliert zu betrachten, sondern im Quervergleich zu allen Beamtinnen und
Beamten derselben Vergleichsgruppe abgestuft zu bewerten.
Daneben dienen dienstliche Beurteilungen der Vorbereitung sonstiger Personalmaßnahmen,
etwa durch die Feststellung der Bewährung in der Probezeit oder als
Erkenntnisquelle für Entscheidungen über sachgerechte Verwendungen in
höherwertigen Funktionen. Die Erstellung dienstlicher Beurteilungen erfordert
daher von den Vorgesetzten Verantwortungsbewusstsein, Unvoreingenommenheit und
Gewissenhaftigkeit.
Gesichtspunkte der Motivation sollen im Rahmen dienstlicher Beurteilungen
hinter den Aspekt der Vorbereitung von Beförderungsentscheidungen zurücktreten.
Der Motivationsförderung soll vielmehr das Instrument des mindestens einmal
jährlich zu führenden Mitarbeitergesprächs dienen. Darüber hinaus ist es
dauernde Aufgabe aller Vorgesetzten, mit ihren Mitarbeiterinnen und
Mitarbeitern – losgelöst von festgelegten Beurteilungsstichtagen – Arbeitsziele
sowie Probleme der Zusammenarbeit und der Leistung zu erörtern.
Anwendungsbereich
Diese Richtlinien gelten für die
zu Beurteilenden im Geschäftsbereich des Ministeriums für Verkehr, Energie und
Landesplanung des Landes Nordrhein-Westfalen (MVEL).
Regelbeurteilung
Beamtinnen und Beamte sind alle drei Jahre zu einem Stichtag zu beurteilen
(Regelbeurteilung).
Die Beurteilung soll spätestens drei Monate nach dem Beurteilungsstichtag
bekannt gegeben sein.
- Von der Regelbeurteilung ausgenommen sind:
- Beamtinnen und Beamte des einfachen Dienstes
- Beamtinnen und Beamte auf Widerruf im Vorbereitungsdienst
- Beamtinnen und Beamte, die im Beamtenverhältnis auf Probe eine Probezeit
abzuleisten haben (Nr. 4.1.1 BRL)
- Beamtinnen und Beamte (einschl. Aufstiegsbeamtinnen und –beamte), die sich im
Eingangsamt ihrer Laufbahn befinden und in diesem Amt noch nicht beurteilt
wurden (Nr. 4.2 BRL)
- Beamtinnen und Beamte, die das 57. Lebensjahr vollendet haben, soweit sie
nicht eine Beurteilung beantragen; für Beamtinnen und Beamte des Ministeriums
gilt als Altersgrenze das 55. Lebensjahr
- Beamtinnen und Beamte von Besoldungsgruppe B 4 an aufwärts
- Beamtinnen und Beamte, die sich in einem Amt der Besoldungsgruppe A 9 Z
befinden
- Beamtinnen und Beamte, die eine Führungsposition auf Zeit (§ 25 b LBG)
innehaben
- Beamtinnen und Beamte, die am Beurteilungsstichtag weniger als zwölf Monate
im Zuständigkeitsbereich einer / eines zur Endbeurteilung Befugten Dienst
geleistet haben.
Beamtinnen und Beamte,
die das 57. bzw. 55. Lebensjahr vollendet haben, sind auf die Konsequenzen
hinzuweisen, die sich aus dem Verzicht auf Beantragung einer Beurteilung
ergeben können.
Bei Beamtinnen und Beamten, die innerhalb des dem Regelbeurteilungsstichtag
vorausgehenden Jahres im Zuständigkeitsbereich einer / eines zur Endbeurteilung
Befugten den Dienst aufgenommen haben, ist eine Nachbeurteilung (Nr. 4.4) zu
fertigen, jedoch nicht vor Ablauf eines Jahres nach Dienstaufnahme.
Beurteilungen, die zum vorgesehenen Beurteilungsstichtag nicht zweckmäßig sind
(z.B. schwebendes Disziplinarverfahren), können zurückgestellt werden. Nach
Fortfall des Hemmnisses sind die Betroffenen unverzüglich nachzubeurteilen;
die Nummern 4.4.2 und 4.4.3 sind nicht anzuwenden.
Beamtinnen und Beamte, die innerhalb des letzten Jahres vor dem
Beurteilungsstichtag gemäß Nummer 4.2 oder 4.3.2.2 dienstlich beurteilt wurden,
nehmen an der Regelbeurteilung nicht teil, sind aber nachzubeurteilen,
jedoch nicht vor Ablauf eines Jahres seit ihrer letzten Beurteilung.
Liegen zum Beurteilungsstichtag gesicherte Erkenntnisse darüber vor, dass im
Zuständigkeitsbereich der / des zur Endbeurteilung Befugten für eine bestimmte
Vergleichsgruppe keine Beförderungsmöglichkeiten bestehen, kann dieser
Personenkreis von der Regelbeurteilung ausgenommen werden. Von dieser
Möglichkeit darf nicht an zwei aufeinander folgenden
Regelbeurteilungsstichtagen Gebrauch gemacht werden. Ergeben sich nach dem
Beurteilungsstichtag nicht vorhersehbare Beförderungsmöglichkeiten für den nach
Satz 1 betroffenen Personenkreis, ist dieser unverzüglich nachzubeurteilen;
Nummer 4.4.2 findet hinsichtlich der Jahresfrist keine Anwendung.
Sonstige Beurteilungen
Neben Regelbeurteilungen dürfen
Beurteilungen nur in den nachstehend genannten Fällen (sonstige Beurteilungen)
gefertigt werden.
Beurteilungen während der laufbahnrechtlichen Probezeit
4.1.1
Beamtinnen und Beamte auf Probe sind rechtzeitig vor Ablauf der allgemeinen
oder im Einzelfall festgesetzten Probezeit zu beurteilen, sofern nicht wegen
einer vorgezogenen Anstellung eine Beurteilung nach Nummer 4.2 vorliegt, deren
Gesamtnote der Leistungsbeurteilung mindestens auf "3 Punkte" lautet.
Kann die Bewährung während der Probezeit in dieser Beurteilung noch nicht
abschließend beurteilt werden, ist die Beamtin / der Beamte rechtzeitig vor
Ablauf der verlängerten Probezeit erneut zu beurteilen. Kommt nach dem Ergebnis
der Laufbahnprüfung eine Verkürzung der Probezeit in Betracht, kann die Beamtin
/ der Beamte schon drei Monate vor dem hiernach möglichen Ende der Probezeit
beurteilt werden.
4.1.2
Bei Beurteilungen während der Probezeit entfällt bei der Bewertung der
Leistungsmerkmale (Nr. 6.3.1) sowie bei der Bildung der Gesamtnote der
Leistungsbeurteilung (Nr. 6.3.2) die Bewertung "5 Punkte". An die
Stelle des Gesamturteils (Nr. 8) tritt eine Beurteilung, ob sich die Beamtin /
der Beamte während der Probezeit besonders bewährt, bewährt oder nicht bewährt
hat. Kann die Bewährung noch nicht abschließend beurteilt werden, so ist dies zu
vermerken.
Beurteilungen im Eingangsamt der Laufbahn
Beamtinnen und Beamte (einschließlich Aufstiegsbeamtinnen und - beamte)
- des mittleren Dienstes sind 9 Monate
- des gehobenen Dienstes mit dem Eingangsamt A 10 9 Monate
- des gehobenen Dienstes 15 Monate
- des höheren Dienstes 21 Monate
nach vorgezogener
Anstellung, nach Ablauf der allgemeinen oder im Einzelfall festgesetzten
Probezeit bzw. nach Übertragung des Eingangsamtes der (neuen) Laufbahn zu
beurteilen (Beurteilungsstichtag). Nummer 4.3.1 gilt entsprechend. Bei der
erstmaligen Beurteilung im Eingangsamt der Laufbahn entfällt bei der Bewertung
der Leistungsmerkmale (Nr. 6.3.1), der Bildung der Gesamtnote der
Leistungsbeurteilung (Nr. 6.3.2) sowie beim Gesamturteil (Nr. 8) die Bewertung
„5 Punkte“.
Beurteilungen aus besonderem Anlass
4.3.1
Eine Beurteilung aus besonderem Anlass vergleicht die zu beurteilende Beamtin /
den zu beurteilenden Beamten mit den übrigen Beamtinnen und Beamten der
Vergleichsgruppe, der sie / er bei einer Regelbeurteilung zugeordnet worden
wäre, wenn sie / er schon zum Stichtag der Regelbeurteilung dieser
Vergleichsgruppe angehört hätte.
4.3.2
Neben den Beurteilungen nach Nummern 3 sowie 4.1 und 4.2 kommen Beurteilungen
beim Wechsel der Dienstbehörde (Versetzung) oder aus sonstigem besonderen
Anlass in Betracht. Ob eine Beurteilung zu erfolgen hat, bestimmt die für die
vorgesehene beamtenrechtliche Entscheidung zuständige Behörde nach Maßgabe der
folgenden Grundsätze:
4.3.2.1
Bei Versetzungen gilt die letzte Regelbeurteilung als Versetzungsbeurteilung,
soweit der Beurteilungsstichtag im Zeitpunkt der Versetzung nicht länger als 18
Monate zurückliegt. Andernfalls ist die letzte Regelbeurteilung um eine
Feststellung zu ergänzen, ob sich zwischenzeitlich Abweichungen von den
Bewertungen dieser Regelbeurteilung ergeben haben.
Als Versetzungsbeurteilung gilt auch eine sonstige
Beurteilung (Nrn. 4.2, 4.3.2.2, 4.4), soweit diese im
fraglichen Zeitpunkt nicht länger als 18 Monate zurückliegt. Andernfalls ist
eine eigene Versetzungsbeurteilung zu erstellen. Nummer 3.3 bleibt unberührt.
4.3.2.2
Für Beamtinnen und Beamte, die nach der letzten Beurteilung befördert worden
sind (verbrauchte Beurteilung), soll frühestens ein Jahr danach auf deren
Antrag eine Beurteilung unter Berücksichtigung der neuen Vergleichsgruppe
erstellt werden. Die Beamtin / der Beamte ist rechtzeitig auf diese Möglichkeit
hinzuweisen.
4.3.2.3
Bei Beamtinnen und Beamten, die nach Nummer 3.2 wegen ihrer Zugehörigkeit zu
einem Amt der Besoldungsgruppe A 9 Z nicht mehr der Regelbeurteilung
unterliegen oder die nach Nummer 3.6 von der Regelbeurteilung ausgenommen
worden sind, ist vor Entscheidung über die Zulassung zum Aufstieg oder über den
Aufstieg eine Beurteilung zu erstellen.
4.3.2.4
Beamtinnen und Beamte, deren Beurlaubung oder volle Freistellung
voraussichtlich an dem dem Beginn der Beurlaubung
oder vollen Freistellung folgenden Regelbeurteilungsstichtag oder dem
Beurteilungsstichtag gemäß Nummer 4.2 noch andauert, sind mit Beginn der
Beurlaubung oder vollen Freistellung zu beurteilen, wenn sie seit ihrer letzten
Beurteilung wenigstens 18 Monate Dienst geleistet haben.
Nachbeurteilung
4.4.1
Für Nachbeurteilungen gelten die für Regelbeurteilungen maßgeblichen Vorschriften
entsprechend.
4.4.2
Nachbeurteilungen sollen zu festen Terminen erfolgen, deren letzter jedoch
mindestens ein Jahr vor dem nächsten Regelbeurteilungsstichtag (Nr. 3.1) liegen
muss.
4.4.3
Eine Nachbeurteilung ist dann nicht erforderlich, wenn feststeht, dass eine
beurteilungsabhängige Personalmaßnahme vor der nächsten Regelbeurteilung aus
Rechtsgründen nicht möglich ist.
4.5
Beurteilung während der Probezeit gemäß § 25 a LBG
Bei Beamtinnen und Beamten, denen gemäß § 25 a LBG ein Amt mit leitender Funktion
auf Probe übertragen worden ist, ist rechtzeitig vor Ablauf der Probezeit
formlos zu beurteilen, ob sie sich in der Probezeit hinsichtlich ihrer Eignung
für die Führungsposition bewährt haben.
Aufgabenbeschreibung
Grundlage der Leistungsbeurteilung (Nr. 6) ist eine
Aufgabenbeschreibung. Die Aufgabenbeschreibung soll die den Aufgabenbereich im
Beurteilungszeitraum prägenden Aufgaben sowie übertragene Sonderaufgaben von
besonderem Gewicht aufführen. Die Beamtin / Der Beamte ist an der
Zusammenstellung zu beteiligen. Die Aufgabenbeschreibung soll den besonderen
Bezug zu den zu beurteilenden Leistungsmerkmalen erkennen lassen. Es sollen in
der Regel nicht mehr als fünf Aufgaben benannt werden.
Arbeitsplatzbeschreibungen und Geschäftsverteilungspläne können zugrunde gelegt
werden. Werturteile über die zu Beurteilenden oder Angaben über die zur
Aufgabenerfüllung für notwendig erachteten Qualifikationen oder Kenntnisse
gehören nicht in die Aufgabenbeschreibung.
Leistungsbeurteilung
Inhalt der Leistungsbeurteilung
Mit der Leistungsbeurteilung werden die Arbeitsergebnisse bewertet.
Leistungsmerkmale
Die dienstlichen Leistungen sind nach den Leistungsmerkmalen
-
Arbeitsweise
- Arbeitsorganisation
- Arbeitseinsatz
- Arbeitsgüte
- Arbeitserfolg
- Soziale Kompetenz
zu bewerten.
Sind keine Führungsaufgaben übertragen, ist das Leistungsmerkmal
„Führungsverhalten“ im Formblatt zu streichen.
Beurteilungsmaßstab und Bewertung
Die Bewertung der dienstlichen
Leistungen der Beamtinnen und Beamten, die nach Nummer 6.3.4 untereinander
verglichen werden, erfolgt auf der Grundlage eines einheitlichen
Beurteilungsmaßstabs. Teilzeitbeschäftigung darf sich nicht nachteilig auf die
dienstliche Beurteilung auswirken.
6.3.1
Bewertung der Leistungsmerkmale
Für die Bewertung der
Leistungsmerkmale und die Bildung der Gesamtnote der Leistungsbeurteilung sind
folgende Punktwerte zu verwenden:
Entspricht
nicht den Anforderungen 1
Punkt
entspricht im Allgemeinen den
Anforderungen 2
Punkte
entspricht voll den Anforderungen 3
Punkte
übertrifft
die Anforderungen 4
Punkte
übertrifft
die Anforderungen in besonderem Maße 5
Punkte
Zwischenbewertungen sind nicht zulässig.
Für jedes Merkmal ist zu prüfen, inwieweit die Beamtin / der Beamte im
Beurteilungszeitraum den Anforderungen des im Zeitpunkt des
Beurteilungsstichtags übertragenen Amtes unter Berücksichtigung der in der
Aufgabenbeschreibung aufgeführten Aufgaben entsprochen hat. Das Ergebnis ist
unter Berücksichtigung des Beurteilungsmaßstabs in Punkten zu bewerten.
Um eine aussagefähige Beurteilung zu erreichen, sind die Leistungsmerkmale
differenziert unter umfassender Nutzung der Punktwerteskala zu bewerten.
6.3.2
Bildung der Gesamtnote der Leistungsbeurteilung
Die Gesamtnote ist aus der Bewertung
der Leistungsmerkmale unter Würdigung ihrer Gewichtung und des Gesamtbildes der
Leistungen zubilden und in Punkten festzusetzen. Wegen der unterschiedlichen
Gewichtung der Leistungsmerkmale kann der Punktwert kein arithmetisches Mittel
aus den Bewertungen der einzelnen Leistungsmerkmale sein.
6.3.3
Richtsatzorientierung
Um eine einheitliche Anwendung
des Beurteilungsmaßstabs sicherzustellen, soll die Endbeurteilerin / der
Endbeurteiler bei Regelbeurteilungen bei der Festlegung der Gesamtnote der
Leistungsbeurteilung (Nr. 6.3) und des Gesamturteils (Nr. 8) als
Orientierungsrahmen Richtsätze (Obergrenzen) berücksichtigen. Die Richtsätze
geben nur Anhaltspunkte für eine vor allem auch im Quervergleich möglichst
gerechte Benotung; sie dürfen im Einzelfall die Zuordnung der jeweils
zutreffenden Gesamtnote nicht verhindern. Es gelten folgende Richtsätze:
Gesamtnote 5 Punkte 10 v.H.
Gesamtnote 4 Punkte 20 v.H.
Die Vomhundertsätze beziehen sich auf die Gesamtzahl
der zu beurteilenden Beamtinnen und Beamte derselben Vergleichsgruppe im
Bereich einer Endbeurteilerin / eines Endbeurteilers.
6.3.4
Vergleichsgruppenbildung
Eine Vergleichsgruppe muss
mindestens 30 Personen umfassen. Wird diese Zahl nicht erreicht, soll bei der
Festlegung der Beurteilung (Nr. 12.6) eine Differenzierung angestrebt werden,
die sich an diesen Orientierungsrahmen anlehnt.
Für die Bildung der
Vergleichsgruppen gelten folgende Grundsätze:
- in erster Linie sollen Beamtinnen und Beamte derselben
Laufbahn und derselben Besoldungsgruppe eine Vergleichsgruppe bilden;
- stehen Beamtinnnen und Beamte verschiedener
Laufbahnen zueinander in Konkurrenz, können auch Beamtinnen und Beamte
derselben Besoldungsgruppe eine Vergleichsgruppe bilden;
- in Fällen, in denen die Wahrnehmung einer bestimmten Funktion im Vordergrund
steht (z.B. Leitung von Behörden/Einrichtungen, Landesbetrieben, Leitung von
Abteilungen bei nachgeordneten Behörden, Leitung von
Referaten/Dezernaten, Referentinnen/Referenten), können auch Angehörige
derselben Funktionsebene eine Vergleichsgruppe bilden.
6.3.4.1
Die Zuordnung einer Beamtin / eines Beamten zu einer Vergleichsgruppe erfolgt
unabhängig von der Zeitdauer der Zugehörigkeit zu dem festgelegten
Personenkreis.
6.3.4.2
Beamtinnen und Beamte, die an der Regelbeurteilung nicht teilnehmen, sind bei
der Bildung der Vergleichsgruppen nicht mitzuzählen.
Befähigungsbeurteilung
Inhalt der Befähigungsbeurteilung
In der Befähigungsbeurteilung
werden die im dienstlichen Umgang gezeigten Fähigkeiten und Fachkenntnisse
dargestellt und beurteilt, die für die weitere dienstliche Verwendung und
berufliche Entwicklung von Bedeutung sind.
7.2
Ausprägungsgrade
Die
Befähigungsmerkmale sind nach den Ausprägungsgraden
- schwächer ausgeprägt
-
erkennbar ausgeprägt
- deutlich ausgeprägt
- stark ausgeprägt
zu bewerten. Befähigungsmerkmale, die nicht beobachtet
werden können, sind im Formblatt zu streichen.
Gesamturteil
Das Gesamturteil wird in der
Regel der Gesamtnote der Leistungsbeurteilung entsprechen und ist nach der
hierfür festgelegten Bewertungsskala (Nr. 6.3.1) zu bilden. Wird die Befähigung
einer Beamtin / eines Beamten von der Leistungsbeurteilung nicht erfasst, weil
Befähigung und Anforderungen des Arbeitsplatzes deutlich voneinander abweichen,
kann dies ausnahmsweise Einfluss auf die Bildung des
Gesamturteils haben. Gibt die Befähigungsbeurteilung Anlass, bei der Bildung
des Gesamturteils über die Gesamtnote der Leistungsbeurteilung hinauszugehen
oder hinter ihr zurückzubleiben, ist dies eingehend zu begründen.
Besondere Fachkenntnisse und Fähigkeiten
Fachkenntnisse und Fähigkeiten, die über die für den
Arbeitsplatz geforderte Vor- und Ausbildung hinausgehen, sind, soweit sie am
Arbeitsplatz beobachtet werden können, darzustellen. Im Übrigen werden sie als
eigene Angaben der Beamtin / des Beamten auf Wunsch in die Beurteilung
aufgenommen, sofern sie für die weitere dienstliche Verwendung und berufliche
Entwicklung von Bedeutung sein können.
Teilnahme an Lehrgängen, besondere Tätigkeiten, besondere Interessen,
Fortbildungs- und Verwendungswünsche, Verwendungsvorschlag
Die Teilnahme an Lehrgängen, insbesondere an
Fortbildungslehrgängen, der Erwerb von Leistungszeugnissen während des
Beurteilungszeitraums, die Leitung einer Arbeitsgemeinschaft, eine Dozenten-,
Prüfer- oder Ausbildungstätigkeit oder - soweit die Beamtin / der Beamte nicht
widerspricht - die Tätigkeiten als Angehörige / Angehöriger eines Personalrates
oder einer Schwerbehindertenvertretung oder als soziale Ansprechpartnerin /
sozialer Ansprechpartner sind ohne Bewertung anzugeben.
Zu vermerken sind besondere Interessen, Wünsche nach Teilnahme an dienstlicher
Fortbildung und Verwendungswünsche der Beamtin / des Beamten.
Darüber hinaus erstellt die Beurteilerin / der Beurteiler einen
Verwendungsvorschlag. In diesem ist unter Berücksichtigung der besonderen
Stärken, Neigungen, Interessen und Verwendungswünsche der / des zu
Beurteilenden darzulegen, in welchen anderen Arbeitsbereichen bzw. Funktionen
diese / dieser nach Auffassung der Beurteilerin / des Beurteilers eingesetzt
werden könnte. Die Benennung konkreter Arbeitsplätze ist nicht erforderlich.
Körperliche Befähigung
Hinweise zur körperlichen Befähigung sind nur ausnahmsweise
und im Einvernehmen mit der Beamtin / dem Beamten zu geben, soweit sie sich auf
Sachverhalte beziehen, die beobachtet werden und für die Verwendung bedeutsam
sein können.
12
Beurteilungsverfahren
Endbeurteilung
12.1.1
Die Endbeurteilung obliegt der Leitung der Behörde, der Einrichtung oder des
Landesbetriebs, bei der oder dem die zu beurteilende Beamtin / der zu
beurteilende Beamte beschäftigt ist, soweit nachstehend nichts anderes geregelt
ist. Sie / Er wird dabei von den Vorgesetzten der Beamtin / des Beamten
beraten.
12.1.2
Die Leitung der Behörde, der Einrichtung oder des Landesbetriebs kann bei
Beurteilungen im einfachen, mittleren oder gehobenen Dienst allgemein eine
Vorgesetzte / einen Vorgesetzten, die / der nicht den Beurteilungsvorschlag
erstellt hat, mit der Endbeurteilung beauftragen, sofern der / dem Vorgesetzten
eine ausreichend große Zahl von zu Beurteilenden unterstellt ist, um die
Vergleichbarkeit der Beurteilung zu gewährleisten.
12.1.3
Durch ergänzende Regelungen (Nr. 15) kann das MVEL vorsehen, dass die Leiterin
/ der Leiter der Aufsichtsbehörde oder eine beauftragte Angehörige / ein
beauftragter Angehöriger der Aufsichtsbehörde für die Beurteilung zuständig
ist, wenn dies zur besseren Bildung von Vergleichsgruppen geboten erscheint.
Beurteilerin / Beurteiler
12.2.1
Die Endbeurteilerin / Der Endbeurteiler beauftragt eine Vorgesetzte / einen
Vorgesetzten der Beamtin / des Beamten mit der Erstellung eines
Beurteilungsvorschlags. Diese / Dieser muss in der Lage sein, sich aus eigener
Anschauung ein Urteil über die Beamtin / den Beamten zu bilden; einzelne
Arbeitskontakte oder kurzfristige Einblicke in die Arbeit reichen hierfür nicht
aus. Die Erstellung des Beurteilungsvorschlags darf nicht auf eine ggf.
vorhandene ständige Vertreterin / einen ggf. vorhandenen ständigen Vertreter
delegiert werden.
12.2.2
Für Leiterinnen und Leiter von Behörden, Einrichtungen oder
Landesbetrieben kann der Beurteilungsvorschlag durch von der Aufsichtsbehörde
beauftragte Vorgesetzte erstellt werden, die die in Nummer 12.2.1 genannten
Voraussetzungen erfüllen. Die Erst- und Endbeurteilung der Vorstandsmitglieder
des Landesbetriebs Straßenbau obliegt der jeweils fachlich zuständigen
Abteilungsleitung des MVEL.
Beurteilungsgespräch
12.3.1
Zu Beginn des Beurteilungsverfahrens führt die
Beurteilerin / der Beurteiler mit der Beamtin / dem Beamten ein
Beurteilungsgespräch. Die Endbeurteilerin / Der Endbeurteiler bestimmt unter
Berücksichtigung der vorgesehenen Beurteilungsstichtage den Zeitpunkt, bis zu
dem die Beurteilungsgespräche geführt sein müssen.
12.3.1.1
Liegen hinreichende Anhaltspunkte dafür vor, dass die Beurteilerin / der Beurteiler ihren / seinen Verpflichtungen
nicht fristgerecht nachkommt, bestimmt die Endbeurteilerin / der Endbeurteiler
eine andere geeignete Vorgesetzte /einen anderen geeigneten Vorgesetzten der
Beamtin / des Beamten zur Beurteilerin / zum Beurteiler.
12.3.1.2
In dem Beurteilungsgespräch soll das Leistungs-, Befähigungs- und Eignungsbild,
das die Beurteilerin / der Beurteiler innerhalb des Beurteilungszeitraums
gewonnen hat, mit der Einschätzung der Beamtin / des Beamten abgeglichen
werden, ohne eine verbindliche Bewertung zu treffen.
Die Beamtin / Der Beamte soll in dem Beurteilungsgespräch die Möglichkeit
erhalten, solche Sachverhalte darzulegen, die ihr / ihm für die Beurteilung
wichtig erscheinen.
12.3.1.3
Die Beurteilerin / Der Beurteiler und die Beamtin / der Beamte haben unter
Angabe des Datums zu bestätigen, dass das Beurteilungsgespräch stattgefunden
hat.
12.3.2
Beurteilungsbeitrag
12.3.2.1
Ist die Beamtin / der Beamte am Beurteilungsstichtag oder war sie / er während
des Beurteilungszeitraums länger als 6 Monate abgeordnet, ist durch die
Personalstelle bei der Behörde, zu der sie / er abgeordnet ist oder war, ein
Beurteilungsbeitrag einzuholen und der Beurteilerin / dem Beurteiler zur
Verfügung zu stellen.
12.3.2.2
Hat die Beamtin / der Beamte während des Beurteilungszeitraums den Arbeitsplatz
innerhalb der Behörde gewechselt und kann die Beurteilerin / der Beurteiler die
auf dem früheren Arbeitsplatz erbrachten Leistungen nicht aus eigener Kenntnis
beurteilen, so hat sie / er sich die erforderlichen Kenntnisse bis zum
Zeitpunkt des Beurteilungsgesprächs z.B. durch Heranziehung sachkundiger
ehemaliger Vorgesetzter zu verschaffen, wenn der Einsatz auf dem früheren
Arbeitsplatz wenigstens 6 Monate betragen hat. Das gilt entsprechend, wenn die
Vorgesetzte / der Vorgesetzte den Arbeitsplatz gewechselt hat. Die Heranziehung
ehemaliger Vorgesetzter ist im Beurteilungsformular zu dokumentieren.
Mitwirkung der Personalstelle
Die Personalstelle berät bei der
Anwendung der Beurteilungsrichtlinien und wirkt auf die formale
Vergleichbarkeit der Beurteilungen hin. Die Personalstelle stellt den
Beurteilerinnen / Beurteilern die Beurteilungsbeiträge gemäß Nummer 12.3.2.1
zur Verfügung. Zu Beginn des Beurteilungsverfahrens erhalten die Beurteilerinnen /
Beurteiler Informationen über Vorgesetzte der Beamtinnen / Beamten im
Beurteilungszeitraum im Hinblick auf die evtl. Beteiligung früherer
Vorgesetzter gemäß Nummer 12.3.2.2.
Beurteilungsvorschlag
Nach Führung des
Beurteilungsgesprächs (Nr. 12.3) und vor Erstellung des Beurteilungsvorschlags
finden Einzelgespräche zwischen Erstbeurteilungsebene und der nächsten
Vorgesetztenebene sowie ggf. auf weiteren Führungsebenen mit dem Ziel eines
Meinungsabgleichs und eines Quervergleichs innerhalb einer größeren
Organisationseinheit statt. Im Ministerium ist in Abteilungen ohne
Gruppenstruktur die ständige Vertretung der Abteilungsleitung an den Gesprächen
zwischen der Erstbeurteilungsebene und der Abteilungsleitung zu beteiligen. In
Kenntnis der Rückmeldung der Vorgesetzten an die Erstbeurteilungsebene
erstellen die unmittelbaren Vorgesetzten den Beurteilungsvorschlag. Der
Beurteilungsvorschlag ist zu unterzeichnen und der Endbeurteilerin / dem Endbeurteiler
auf dem Dienstweg zur abschließenden Beurteilung vorzulegen. Höhere Vorgesetzte
machen unter Berücksichtigung der Erkenntnisse des Quervergleichs innerhalb der
jeweiligen Organisationseinheit einen Vorschlag für ein Gesamturteil, indem sie
dem Vorschlag der Beurteilerin / des Beurteilers uneingeschränkt zustimmen oder
ein abweichendes Votum abgeben. Das abweichende Votum ist für die Beamtin / den
Beamten nachvollziehbar zu begründen. Die Bewertung im Beurteilungsformular ist
mit Datum und Unterschrift zu dokumentieren. Für alle Beurteilungen ist der
Beurteilungsvordruck gemäß Anlage zu verwenden.
Beurteilung
12.6.1
Die Endbeurteilerin / Der Endbeurteiler trifft unter Berücksichtigung der
Gesamtnote der Leistungsbeurteilung (Nr. 6.3.2) und der Befähigungsbeurteilung
(Nr. 7) abschließend die Entscheidung über die Beurteilung und setzt einen
Punktwert fest. Dabei ist sie / er zur Anwendung eines gleichen
Beurteilungsmaßstabs verpflichtet; insbesondere soll sie / er die im
Quervergleich (Nr. 6.3) erkennbaren Leistungsunterschiede sowie die zur
einheitlichen Anwendung festgelegten Richtsätze berücksichtigen. Hierzu zieht
sie / er zur Beratung, insbesondere zur Gewinnung und Anwendung eines
einheitlichen Vergleichsmaßstabs, weitere personen- und sachkundige Bedienstete
heran (Beurteilungsbesprechung). Die
Gleichstellungsbeauftragte ist zu beteiligen. Die Beurteilungen sind in der
Beurteilungsbesprechung mit dem Ziel zu erörtern, leistungsgerecht abgestufte
und untereinander vergleichbare Beurteilungen zu erreichen.
12.6.2
Stimmen Beurteilungsvorschlag und Beurteilung nicht überein, hat die
Endbeurteilerin / der Endbeurteiler die abweichende Beurteilung für die Beamtin
/ den Beamten nachvollziehbar zu begründen. Die Begründungspflicht gilt nicht
für den Verwendungsvorschlag, der die Endbeurteilerin / den Endbeurteiler nicht
bindet.
Die Beurteilung ist zu datieren und von der Endbeurteilerin / dem Endbeurteiler
zu unterzeichnen.
Bekanntgabe
12.7.1
Die Beurteilung ist der Beamtin / dem Beamten nach Abschluss des Beurteilungsverfahrens und vor Aufnahme in die Personalakte
durch Übergabe oder Übersendung einer Abschrift bekannt zu geben. Der
Beurteilung ist ein Beurteilungsspiegel für die jeweilige Vergleichsgruppe
beizufügen. Die Belange des Datenschutzes sind zu beachten.
12.7.2
Der Beamtin / Dem Beamten ist anzubieten, die Beurteilung zu besprechen und
sich den Ablauf des Beurteilungsverfahrens erläutern
zu lassen. Fragen, vor allem zur Beurteilungsbesprechung und zu einem
abweichenden Beurteilungsergebnis sind mit der Endbeurteilerin / dem
Endbeurteiler bzw. den hiermit vertrauten Vorgesetzten zu besprechen.
12.7.3
Wenn die Beurteilung aufgrund einer mündlichen oder schriftlichen Gegenäußerung
der Beamtin / des Beamten geändert worden ist, ist ihr / ihm die geänderte
Beurteilung vor Aufnahme in die Personalakte durch Übergabe oder Übersendung
einer Abschrift bekannt zu geben.
Beurteilungen und schriftliche Gegenäußerungen sind zur Personalakte zu nehmen.
Sonderregelung für Schwerbehinderte gemäß § 2 SGB IX
Bei der Beurteilung der Leistung Schwerbehinderter ist gemäß § 13 Abs. 3 LVO
NRW eine etwaige behinderungsbedingte quantitative Leistungsminderung zu
berücksichtigen. Qualitative Leistungsmängel werden nicht ausgeglichen.
13.2
Die Personalstelle teilt der Schwerbehindertenvertretung die bevorstehende
Beurteilung einer schwerbehinderten Beamtin / eines schwerbehinderten Beamten rechtzeitig mit. Dadurch wird der
Schwerbehindertenvertretung ermöglicht, im Einvernehmen mit der Beamtin / dem
Beamten ein vorbereitendes Gespräch mit der Beurteilerin / dem Beurteiler zu
führen.
Im Beurteilungsgespräch (Nr. 12.3) soll zwischen den Beteiligten festgestellt
werden, ob eine durch die Behinderung bedingte quantitative Minderung der
Arbeits- und Einsatzfähigkeit Einfluss auf die Arbeitsleistung hat. Das
Ergebnis des Gesprächs ist auf Wunsch der Beamtin / des Beamten in der
Beurteilung zu dokumentieren. Die Schwerbehindertenvertretung kann auf Wunsch
der Beamtin / des Beamten zum Beurteilungsgespräch hinzugezogen werden. Die
Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung ist zu dokumentieren.
Stellen die Beteiligten fest, dass eine Minderung der Arbeits- und
Einsatzfähigkeit bei der Beurteilung zu berücksichtigen ist, so kann die
Schwerbehindertenvertretung im Rahmen der Bildung des Vergleichsmaßstabs zur
Beratung hinzugezogen werden (Nr. 12.5).
14
Geschäftsmäßige Behandlung der Beurteilungen
Beurteilungen sind vertraulich zu behandeln.
Die Beurteilung, Beurteilungsbeiträge (Nr.12.3.2.1) sowie schriftliche
Gegenäußerungen sind in die Personalakte aufzunehmen; Entwürfe und Notizen sind
zu vernichten.
Eine Durchschrift der Beurteilungen der Beamtinnen und Beamten des höheren
Dienstes ist der obersten Dienstbehörde vorzulegen.
Ergänzungsregelungen
Das MVEL kann unter
Berücksichtigung der Beteiligungsrechte der Personalvertretung ergänzende
Regelungen erlassen, um Besonderheiten in seinem Geschäftsbereich Rechnung zu
tragen.
Schlussvorschriften
Diese Beurteilungsrichtlinien treten
am Tage nach der Veröffentlichung in Kraft. Gleichzeitig tritt der RdErl. des Ministeriums für Wirtschaft und Mittelstand,
Technologie und Verkehr vom 11.02.1997 (SMBl. NW. 203034) außer Kraft.
Anlagen: