Historische SGV. NRW.

 Aufgehobene Norm: (zur Aufhebung siehe unter (Fn 1))
 


Historisch: Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Erziehungsberechtigten (VO-DV I)


Inhaltsverzeichnis:


Historisch:

Normüberschrift

Verordnung
über die zur Verarbeitung zugelassenen
Daten von Schülerinnen, Schülern
und Erziehungsberechtigten
(VO-DV I)

Vom 24. März 1995 (Fn 1)

Aufgrund des § 19 b Abs. 3 des Schulverwaltungsgesetzes (SchVG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 18. Januar 1985 (GV. NW. S. 155) (Fn 2), zuletzt geändert durch Gesetz vom 17. Mai 1994 (GV. NW. S. 243), wird mit Zustimmung des Ausschusses für Schule und Weiterbildung des Landtags verordnet:

§ 1 (Fn 5)
Zulässigkeit der Datenverarbeitung,
Datensicherheit

(1) Schulen und Schulaufsichtsbehörden sind gemäß § 19 Abs. 1 Satz 1, Abs. 3 in Verbindung mit § 5c SchVG berechtigt und verpflichtet, personenbezogene Daten der Schülerinnen und Schüler sowie der Erziehungsberechtigten in Dateien oder Akten zu verarbeiten, soweit diese Verordnung oder andere Rechtsvorschriften dies zulassen.

(2) Die nach § 19 Abs. 4 SchVG nicht für die automatisierte Datenverarbeitung zugelassenen Daten sind in den Anlagen 1 und 2 besonders gekennzeichnet. (Anlagen 1 und 2)

(3) Für die Schule stellt die Schulleiterin oder der Schulleiter, für die Schulaufsichtsbehörde die Leiterin oder der Leiter der Behörde durch technische und organisatorische Maßnahmen sicher, daß der Schutz der verarbeiteten Daten gemäß § 10 DSG NW gewährleistet ist.

§ 2
Verfahren der automatisierten Datenverarbeitung

(1) Bei automatisierter Verarbeitung personenbezogener Daten ist in der Schule grundsätzlich eine ausschließlich für die Verwaltung der Schule vorgesehene ADV-Anlage zu verwenden. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf einer ADV-Anlage des Schulträgers ist nur im Rahmen der Weisungen der Schule und nur für deren Zwecke nach Maßgabe des § 11 Abs. 1 DSG NW zulässig.

(2) Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern in privaten ADV-Anlagen von Lehrerinnen und Lehrern für dienstliche Zwecke bedarf der schriftlichen Genehmigung durch die Schulleiterin oder den Schulleiter. Die Genehmigung darf nur erteilt werden, wenn die Verarbeitung der Daten nach Art und Umfang für die Erfüllung der schulischen Aufgaben erforderlich ist und ein angemessener technischer Zugangsschutz nachgewiesen wird. Die schriftliche Genehmigung muß eine Dateibeschreibung gemäß § 8 Abs. 1 DSG NW enthalten. Die für die Verarbeitung zugelassenen Daten ergeben sich aus der Anlage 3. Für die nach Satz 1 genehmigte Verarbeitung personenbezogener Daten in privaten ADV-Anlagen ist die Schule öffentliche Stelle im Sinne des § 2 Abs. 1 und 2 Satz 3 DSG NW. Die Lehrerinnen und Lehrer sind verpflichtet, der Schulleiterin oder dem Schulleiter alle Auskünfte zu erteilen, die für die datenschutzrechtliche Verantwortung erforderlich sind. (Anlage 3)

§ 3
Datenerhebung, Berichtigung, Auskunft,
Einsicht in Akten

(1) Schülerinnen und Schüler sowie Erziehungsberechtigte sind bei der Erhebung personenbezogener Daten zur Auskunft verpflichtet, soweit es sich um Daten handelt, die in den Anlagen aufgeführt sind.

(2) Nicht in den Anlagen aufgeführte Daten dürfen nur erhoben werden, wenn die oder der Betroffene eingewilligt hat. Die Einwilligung ist schriftlich gegenüber der Schulleitung zu erklären. Auch mit Einwilligung dürfen unzumutbare, nicht zweckdienliche oder sachfremde Angaben nicht erhoben werden.

(3) Personenbezogene Daten sind zu berichtigen, wenn sie unrichtig sind.

(4) Schülerinnen, Schüler sowie Erziehungsberechtigte sind mit den Einschränkungen des § 19 Abs. 6 Satz 2 und 3 SchVG berechtigt, Einsicht in die sie betreffenden Unterlagen zu nehmen und Auskunft über die sie betreffenden Daten und die Stellen zu erhalten, an die Daten übermittelt worden sind.

§ 4
Datenbestand in der Schule

(1) Bei der Aufnahme einer Schülerin oder eines Schülers legt die Schule gemäß § 5 Abs. 4 ASchO ein Schülerstammblatt an, das die wesentlichen Daten für die Schullaufbahn und die schulinterne Verwaltung entsprechend den schulformspezifischen Notwendigkeiten enthält.

(2) In das Schülerstammblatt sind nach Maßgabe der Anlage 1 aufzunehmen:

1. die Personaldaten der Schülerin oder des Schülers und der Erziehungsberechtigten (Individualdaten) gemäß Abschnitt A Nr. I der Anlage 1,

2. die Informationen zur schulischen Laufbahn der Schülerin oder des Schülers (Organisations- bzw. Schullaufbahndaten) gemäß Abschnitt A Nr. II der Anlage 1,

3. die Angaben über den individuellen Leistungsstand der Schülerin oder des Schülers (Leistungsdaten) gemäß Abschnitt B der Anlage 1,

4. die für die einzelnen Schulformen oder Schulstufen benötigten zusätzlichen Informationen (schulform- oder schulstufenspezifische Zusatzdaten) gemäß Abschnitt C der Anlage 1.

(3) Für die Anlage des Schülerstammblattes ist die Schulleiterin oder der Schulleiter verantwortlich. Das Schülerstammblatt wird in einfacher Ausfertigung geführt, bei automatisierter Verarbeitung zusätzlich in einer Papierausfertigung.

(4) Die Klassenlehrerin oder der Klassenlehrer, im Kurssystem der gymnasialen Oberstufe die Jahrgangsstufenleitung (die Beratungslehrerin oder der Beratungslehrer), sorgt für die Aktualität des Schülerstammblattes und erledigt die damit zusammenhängenden Aufgaben. Eintragungsberechtigt sind daneben die Mitglieder der Schulleitung und in besonderen Fällen weitere von der Schulleiterin oder dem Schulleiter benannte Personen.

(5) Neben dem Schülerstammblatt führt die Schule in Papierausfertigung die in der Anlage 2 aufgeführten Dateien und Akten (sonstiger Datenbestand); eine zusätzliche Verarbeitung in ADV-Anlagen ist mit den Einschränkungen des § 1 Abs. 2 zulässig.

(6) Das Schülerstammblatt und der sonstige Datenbestand können von allen Lehrerinnen und Lehrern der Schülerin oder des Schülers, der Beratungslehrerin oder dem Beratungslehrer, Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärtern sowie Studienreferendarinnen und Studienreferendaren eingesehen werden, soweit dies zur Erfüllung der Aufgaben dieser Personen erforderlich ist. Die Genehmigung erteilt im Einzelfall oder generell die Schulleiterin oder der Schulleiter. Das Recht auf Einsichtnahme durch Schulaufsichtsbeamtinnen und Schulaufsichtsbeamte im Rahmen ihrer Aufgaben bleibt unberührt.

§ 5
Allgemeine Bestimmungen
für die Übermittlung von Daten

(1) Die Übermittlung von personenbezogenen Daten an öffentliche Stellen oder an Stellen außerhalb des öffentlichen Bereichs richtet sich nach § 19 Abs. 5 SchVG.

(2) Die Datenübermittlung kann schriftlich, mündlich, automatisiert oder auf Datenträgern erfolgen. Datenträger, die versandt werden, dürfen personenbezogene Daten nur enthalten, soweit diese für die Empfängerin oder den Empfänger bestimmt sind. Automatisierte Verfahren, die die Übermittlung personenbezogener Daten durch Abruf ermöglichen, sind unzulässig.

§ 6
Datenübermittlungen bei einem Schulwechsel

(1) Bei einem Schulwechsel übermittelt die abgebende Schule auf Anforderung der aufnehmenden Schule personenbezogene Daten aus dem Schülerstammblatt und dem sonstigen Datenbestand, soweit die Daten für die weitere Schulausbildung der Schülerin oder des Schülers erforderlich sind. Entsprechendes gilt bei der Kooperation von Schulen. Die Unterlagen selbst verbleiben bei der abgebenden Schule.

(2) In der Regel werden bei einem Schulwechsel folgende Daten übermittelt:

1. die Individualdaten der Schülerin oder des Schülers und der Erziehungsberechtigten (Anlage 1 Abschnitt A Nr. I),

2. Angaben über Schulbesuchszeiträume, über die bisher besuchten Schulen und Klassenwiederholungen (mit Gründen),

3. Informationen über erreichte Schul- oder Ausbildungsabschlüsse sowie Einzelinformationen, die für die neu begonnene Schullaufbahn unerläßlich sind (z.B. Grundschulgutachten, bisheriger Fremdsprachen- und naturwissenschaftlicher Unterricht, die Kurswahl und alle Leistungsergebnisse ab Jahrgangsstufe 11 der gymnasialen Oberstufe),

4. eine Zweitschrift des letzten Zeugnisses oder bei der Anmeldung für die weiterführende Schule auch des Halbjahreszeugnisses.

(3) Wird ein schulpflichtiges Kind vom Schulbesuch zurückgestellt und zum Besuch des Schulkindergartens an einer anderen Grundschule verpflichtet, sind der Bericht über die Zurückstellung und die schulärztliche Stellungnahme an die Grundschule, der der Schulkindergarten angeschlossen ist, zu übermitteln.

§ 7
Datenübermittlungen
zum Zwecke der Schulpflichtüberwachung

(1) Zur Überwachung der Vollzeitschulpflicht (§ 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 SchpflG) und der Berufsschulpflicht (§ 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 SchpflG) übermittelt die abgebende Schule der aufnehmenden Schule sowie dem Schulträger personenbezogene Daten schulpflichtiger Schülerinnen und Schüler sowie Erziehungsberechtigter nach Maßgabe der Absätze 2, 3 und 5. Die aufnehmende Schule unterrichtet die abgebende Schule über die Aufnahmeentscheidung.

(2) Zur Überwachung der Vollzeitschulpflicht werden der aufnehmenden Schule folgende Daten der Betroffenen übermittelt:

1. Vor- und Familienname,

2. Geburtsdatum,

3. Geschlecht,

4. Staatsangehörigkeit,

5. Anschrift,

6. Name und (falls von Nr. 5 abweichend) Anschrift der/des Erziehungsberechtigten nach § 17 SchpflG,

7. Schülernummer/Nummer des Gesamtschülerverzeichnisses,

8. Datum der ersten Einschulung,

9. Klasse/Jahrgang,

10. Angaben zu Schulbesuch/Schulversäumnis.

(3) Zur Überwachung der Berufsschulpflicht werden der aufnehmenden Schule über den Schulträger neben den Daten des Absatzes 2 folgende Daten der Betroffenen übermittelt:

1. Angaben zur bisherigen Schulbildung und zur zuletzt besuchten Schule,

2. Angaben zur angestrebten Ausbildung, insbesondere Angaben zur Berufsausbildung, zum Praktikanten- oder Arbeitsverhältnis.

(4) Zur Überwachung der Berufsschulpflicht teilen Schulen den Ausbildungsstellen oder Arbeitgebern unentschuldigte Schulversäumnisse mit.

(5) Zur Sicherstellung der Erfassung aller schulpflichtigen Kinder und Jugendlichen dürfen dem Schulträger von der Schule folgende personenbezogene Daten der angemeldeten sowie der nicht angemeldeten Schülerinnen und Schüler übermittelt werden:

1. Vor- und Familienname,

2. Geburtsdatum,

3. Geschlecht,

4. Staatsangehörigkeit,

5. Anschrift,

6. Name und (falls von Nr. 5 abweichend) Anschrift der/des Erziehungsberechtigten nach § 17 SchpflG,

7. Anmeldung/Nichtanmeldung.

§ 8
Datenübermittlungen
zum Zwecke der Gesundheitspflege

(1) Für die Durchführung von Reihenuntersuchungen, insbesondere bei der Einschulung und der Entlassung sowie für Untersuchungen zur Schulzahnpflege, übermitteln Schulen dem Gesundheitsamt personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern sowie den Erziehungsberechtigten.

(2) Folgende Daten der Betroffenen werden übermittelt:

1. Vor- und Familienname,

2. Geburtsdatum,

3. Anschrift,

4. Name und (falls von Nr. 3 abweichend) Anschrift der/des Erziehungsberechtigten nach § 17 SchpflG.

§ 9 (Fn 4)
Aufbewahrung, Aussonderung,
Löschung und Vernichtung der Dateien und Akten

(1) Für die Aufbewahrung schulischer Dateien und Akten gelten folgende Fristen:

1.

Zweitschriften von Abgangs- und Abschlußzeugnissen

50 Jahre,

2.

Schülerstammblätter

20
Jahre

3.

Zeugnislisten, Zeugnisdurchschriften (soweit es sich nicht um Abgangs- und Abschlußzeugnisse handelt), Unterlagen über die Klassenführung (Klassenbuch, Kursbuch), Akten über Schülerprüfungen (Prüfungsarbeiten sind gemäß § 24 ASchO zu behandeln)

10 Jahre,

4.

alle übrigen Akten

5 Jahre.

Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Akten geschlossen worden sind.

(2) Sind die Daten nach Absatz 1 in öffentlichen ADV-Anlagen oder auf Datenträgern gespeichert, gelten die Aufbewahrungsfristen entsprechend. Personenbezogene Daten sind zu löschen, wenn ihre Kenntnis für die Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich ist. Für in privaten ADV-Anlagen gespeicherte personenbezogene Daten (§ 2 Abs. 2) ist dies spätestens ein Jahr, nachdem die Schülerin oder der Schüler von der Lehrerin oder dem Lehrer nicht mehr unterrichtet wird, der Fall.

(3) Akten und Dateien, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, sind dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten. Erfolgt keine Übernahme der Akten und Dateien durch das Archiv, sind sie zu vernichten oder zu löschen.

(4) Zur Führung einer Schulchronik (Daten zur Schulgeschichte) dürfen Schulen die folgenden personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern zeitlich unbefristet verwenden:

1. Vor- und Familienname,

2. Geburtsdatum,

3. Geschlecht,

4. letzte Anschrift,

5. Daten über die Schulbesuchsdauer.

§ 10
Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am Tage nach der Verkündung in Kraft. (Fn 3)

Der Kultusminister
des Landes Nordrhein-Westfalen

Zusatz:
Befristung von Vorschriften

Artikel 17 des Gesetzes zur Stärkung von Bildung und Erziehung v. 8.7.2003 (GV. NRW. S. 413): Die Vorschriften dieses Gesetzes treten fünf Jahre nach ihrem In-Kraft-Treten außer Kraft.


Anlagen:

Fußnoten:

Fn 1

GV. NW. 1995 S. 356, geändert durch Art. 2 der VO zur Änderung schulrechtlicher Verordnungen v. 18. 5.2002 (GV. NRW. S. 172); Art. 9 des Gesetzes v. 8.7.2003 ( GV. NRW. S. 413), in Kraft getreten am 24. Juli 2003.

Aufgehoben durch VO vom 14.6.2007 (GV. NRW. S. 220), in Kraft getreten am 5. Juli 2007.

Fn 2

SGV. NW. 223.

Fn 3

GV. NW. ausgegeben am 8. Mai 1995.

Fn 4

§ 9 Abs. 1 geändert durch VO v. 18.5.2002 (GV. NRW. S. 172), in Kraft treten: 1. August 2002.

Fn 5

§ 1 Abs. 1 geändert durch Art. 9 des Gesetzes v. 8.7.2003 ( GV. NRW. S. 413); in Kraft getreten am 24. Juli 2003.


Normverlauf ab 2000: