Geltende Erlasse (SMBl. NRW.) mit Stand vom 17.4.2024
Verwaltungsverfahrensgesetz Amtliche Beglaubigung von Abschriften und Unterschriften RdErl. d. Innenministers v. 28. 4. 1977 - I C 2/17-21.14
Verwaltungsverfahrensgesetz
Amtliche Beglaubigung von Abschriften und Unterschriften
RdErl. d. Innenministers v. 28. 4. 1977 - I C 2/17-21.14
Die Befugnis und Form
der amtlichen Beglaubigung sind durch die §§ 33 und 34 des Verwaltungsverfahrensgesetzes
für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW) (SGV. NRW. 2010) und die
Verordnung zur Bestimmung der zur amtlichen Beglaubigung befugten Behörden vom
19. April 1977 (GV. NRW. S. 180 / SGV. NRW. 2010) geregelt. Die amtliche Beglaubigung
ist zu unterscheiden von der öffentlichen Beglaubigung im Sinne von § 129 BGB,
die nur durch einen Notar erfolgen kann (vgl. § 65 des Beurkundungsgesetzes).
Im Übrigen bitte ich
Folgendes zu beachten:
1
Jede Behörde (§ l Abs. 2 VwVfG NRW) kann Abschriften, Ablichtungen,
Vervielfältigungen und Negative von Schriftstücken, die sie selbst ausgestellt
hat, oder die für ihren eigenen Bedarf bestimmt sind, amtlich beglaubigen.
Andere Schriftstücke, die von einer Behörde ausgestellt sind oder deren Abschrift
zur Vorlage bei einer Behörde benötigt wird, dürfen - sofern nicht durch
Rechtsvorschrift die Erteilung beglaubigter Abschriften aus amtlichen Registern
und Archiven anderen Behörden ausschließlich vorbehalten ist, z. B. die
Erteilung von Personenstandsurkunden - von den in § l Abs. l des Gesetzes
bezeichneten Behörden amtlich beglaubigt werden. Die zur Beglaubigung befugten
Behörden sind durch die getroffene Zuständigkeitsregelung nicht unumschränkt
verpflichtet, in jedem Fall von der Beglaubigungsbefugnis Gebrauch zu machen.
Im Rahmen pflichtgemäßen
Ermessens kann von der Ausübung der Befugnis in mehr oder weniger großem Umfang
abgesehen werden; dies kann z. B. in Betracht kommen, um die Funktionsfähigkeit
einer in der Regel nicht auf größeren Publikumsverkehr eingestellten Behörde
nicht zu beeinträchtigen.
Ausnahmslos können
jedoch die örtlichen Ordnungsbehörden als verpflichtet angesehen werden,
Beglaubigungen vorzunehmen. Damit wird auch dem im § 5 Abs. 5 LOG NRW
enthaltenen Grundsatz einer möglichst ortsnahen Verwaltung entsprochen.
Die Vorschriften über
die Beglaubigung von Abschriften gelten entsprechend für Ablichtungen,
Lichtdrucke und ähnliche in technischen Verfahren hergestellte
Vervielfältigungen, für auf fototechnischem Wege von Schriftstücken
hergestellte Negative, die bei einer Behörde aufbewahrt werden, für Ausdrucke
elektronischer Dokumente sowie für elektronische Dokumente, die zur Abbildung
eines Schriftstücks hergestellt wurden oder die ein anderes technisches Format
als das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur verbundene
Ausgangsdokument erhalten haben. Beglaubigte Vervielfältigungen und Negative
stehen beglaubigten Abschriften gleich (§ 33 Abs. 6 VwVfG NRW).
Amtliche Beglaubigungen
sind nicht möglich, wenn Umstände zu der Annahme berechtigen, dass der
ursprüngliche Inhalt des Schriftstückes geändert worden ist. Die Art der
möglichen Änderungen ist in § 33 Abs. 2 VwVfG NRW beispielhaft aufgeführt.
Beglaubigte Abschriften
von Urkunden treten im Rechtsverkehr häufig an die Stelle von Originalurkunden.
Die beglaubigende Behörde hat daher darauf zu achten, dass die Abschrift des
Originals nach Anbringung des amtlichen Beglaubigungsvermerks geeignet ist, das
Original im Rechtsverkehr zu ersetzen. Bei einem Schriftstück, das aus mehreren
Blättern besteht, sollte daher der Zusammenhang zwischen den einzelnen Blättern
hergestellt werden.
Nach § 33 Abs. 3 Satz l
VwVfG NRW wird eine Abschrift beglaubigt durch einen Beglaubigungsvermerk, der
unter die Abschrift zu setzen ist. Aus § 33 Abs. 3 Satz 2 VwVfG NRW ergibt
sich, welchen Inhalt der Vermerk haben muss. Ich empfehle, dem
Beglaubigungsvermerk das folgende Muster zugrunde zu legen:
„Hiermit wird amtlich
beglaubigt, dass die vor-/umstehende Abschrift/Ablichtung mit der vorgelegten
Urschrift/ Ausfertigung/beglaubigten/einfachen/Abschrift/Ablichtung der/des
..................................................(Bezeichnung des
Schriftstückes)....................
übereinstimmt.
Die Beglaubigung wird
nur zur Vorlage bei...........................(Behörde).............
erteilt.
Düsseldorf,
den.........................
(Siegel)
Landesamt für Besoldung
und Versorgung
Im Auftrag
(Unterschrift)“
Der Hinweis auf den
Verwendungszweck entfällt, wenn die Urschrift von einer Behörde ausgestellt ist
(§ 33 Abs. 3 Nr. 3 VwVfG NRW).
§ 33 VwVfG NRW gilt
nicht für die Beglaubigung von Abschriften für den internen Bedarf der Behörde.
Gemäß § 33 Abs. 5 Satz 1 VwVfG NRW muss der Beglaubigungsvermerk zusätzlich zu den Angaben nach § 33 Abs. 3 Satz 2 VwVfG NRW bei der Beglaubigung
1. des Ausdrucks eines elektronischen Dokuments, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur verbunden ist, die Feststellungen enthalten,
a) wen die Signaturprüfung als Inhaber der Signatur ausweist,
b) welchen Zeitpunkt die Signaturprüfung für die Anbringung der Signatur ausweist und
c) welche Zertifikate mit welchen Daten dieser Signatur zugrunde lagen;
2. eines elektronischen Dokuments den Namen der für die Beglaubigung zuständigen Person und die Bezeichnung der Behörde, die die Beglaubigung vornimmt, enthalten; die Unterschrift der für die Beglaubigung zuständigen Person und das Dienstsiegel nach § 33 Abs. 3 Satz 2 Nr. 4 VwVfG NRW werden durch eine dauerhaft überprüfbare qualifizierte elektronische Signatur ersetzt.
Wird ein elektronisches Dokument, das ein anderes technisches Format als das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur verbundene Ausgangsdokument erhalten hat, nach § 33 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 VwVfG NRW beglaubigt, muss der Beglaubigungsvermerk zusätzlich die Feststellungen nach § 33 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 VwVfG NRW für das Ausgangsdokument enthalten.
Jede Behörde soll von Urkunden, die sie selbst ausgestellt hat, auf Verlangen ein elektronisches Dokument nach § 33 Abs. 4 Nr. 4 Buchstabe a VwVfG NRW oder eine elektronische Abschrift fertigen und beglaubigen (§ 33 Abs. 7 VwVfG NRW).
2
Nach § 34 Abs. l Satz l VwVfG NRW dürfen Unterschriften nur beglaubigt werden,
wenn das unterzeichnete Schriftstück zur Vorlage bei einer Behörde oder bei
einer sonstigen Stelle, der auf Grund einer Rechtsvorschrift das unterzeichnete
Schriftstück vorzulegen ist, benötigt wird. Die amtliche Beglaubigung von
Unterschriften ohne zugehörigen Text sowie von Unterschriften, die der
öffentlichen Beglaubigung (§ 129 des Bürgerlichen Gesetzbuches) bedürfen, ist
unzulässig (§ 34 Abs. l Satz 2 VwVfG NRW).
Eine Unterschrift soll
nur beglaubigt werden, wenn sie in Gegenwart des beglaubigenden Bediensteten
vollzogen oder anerkannt wird (§ 34 Abs. 2 VwVfG NRW).
Nach § 34 Abs. 4 VwVfG
NRW gelten die Vorschriften über die amtliche Beglaubigung von Unterschriften
für die Beglaubigung von Handzeichen entsprechend.
§ 34 Abs. 3 VwVfG NRW
schreibt vor, dass der Beglaubigungsvermerk unmittelbar bei der Unterschrift,
die beglaubigt werden soll, anzubringen ist, und welchen Inhalt er haben muss.
Ich empfehle, für den Beglaubigungsvermerk das folgende Muster zu verwenden:
„Die/Das vorstehende
Unterschrift/Handzeichen ist von
.....................................(Vorname, Familienname, ggf. Geburtsname)..............
wohnhaft in..................(Ort, Straße und
Hausnummer)......................................
persönlich bekannt -
ausgewiesen durch..............(Personalausweis, Pass)...........
vor mir vollzogen - anerkannt - worden.
Dies wird hiermit
amtlich beglaubigt.
Die Beglaubigung wird
nur zur Vorlage bei.
................................................(Behörde oder
Stelle).......................................
erteilt.
Düsseldorf, den
(Siegel)
Landesamt für Besoldung und Versorgung
Im Auftrag
(Unterschrift)“