Anhang zu Anlage 6

Hinweise zum Ausfüllen des Vordrucks „Tätigkeitsdarstellung und -bewertung“

Allgemeine Vorbemerkungen

Für die Feststellung der tarifgerechten Eingruppierung des Angestellten ist eine Tätigkeitsdarstellung erforderlich, in der die vom Angestellten zu erledigenden Aufgaben/Tätigkeiten mit ihrem zeitlichen Anteil an der Gesamttätigkeit und den zu erfüllenden Anforderungen zutreffend, vollständig und verständlich dargestellt sind. Erst eine derartige Darstellung ermöglicht die Bildung von Arbeitsvorgängen und deren Zuordnung zu den tariflichen Tätigkeitsmerkmalen, genügt den haushaltsrechtlichen Anforderungen an die Belege zur Begründung der Personalausgaben und versetzt andere Stellen in die Lage, eine getroffene Bewertung und Eingruppierung nachzuvollziehen und ggf. zu vertreten.
Es reicht nicht aus, Tätigkeiten ohne Feststellung der jeweils benötigten Zeitanteile und z. B. ohne Abstufung nach Schwierigkeits- und Verantwortungsgraden pauschal einem bestimmten Tätigkeitsmerkmal zuzuordnen. Die Eingruppierung eines Angestellten kann auch nicht auf allgemeine Persönlichkeitsmerkmale (z. B. besondere Leistungsstarke, reichhaltige Erfahrungen) oder Vergleiche mit den beruflichen Werdegängen von anderen Angestellten oder Beamten gestützt werden. Ebenso wenig ist es zulässig, die Eingruppierung mit der Besetzbarkeit einer höherwertigen Stelle zu begründen.
Bei der Erfassung der auszuübenden Tätigkeiten (§ 22 Abs. 2 BAT) ist ein angemessener Zeitraum zugrunde zu legen, in dem die regelmäßig anfallenden Tätigkeiten sicher und vollständig erfasst werden können.

Ausfüllhinweise

Teil I – Tätigkeitsdarstellung

Anlass
Es ist die Maßnahme anzukreuzen, durch die die Tätigkeitsdarstellung notwendig wurde, und ggf. das Datum ihres Wirksamwerdens anzugeben.
Die Rubrik „Sonstiges“ kann z. B. bei einem Höhergruppierungsantrag oder einer Höhergruppierungsklage des Angestellten, der Prüfung des Anspruchs auf eine Zulage nach § 24 BAT oder einer allgemeinen Überprüfung in Betracht kommen.

Nummer 1.4
Sofern mehrere Tätigkeitsmerkmale die bisherige Eingruppierung getragen haben, wie dies bei Mischtätigkeiten der Fall sein kann (z. B. eine Angestellte, die zu gleichen Teilen Arbeiten einer Schreibkraft, einer Telefonistin und einer Buchhalterin erledigt), beschränkt sich die Eintragung auf die Angabe der Vergütungsgruppe, aus der der Angestellte die Vergütung erhält.

Nummern 2.2, 2.3
Die Bezeichnung der Organisationseinheit (z. B. Abteilung, Gruppe, Referat) sowie die Dienstposten-Nr./Stellenbezeichnung des Arbeitsplatzes sind – soweit vorhanden – nach dem Organisationsplan oder Geschäftsverteilungsplan anzugeben. Als Funktion sind die allgemein gültigen Bezeichnungen zu nennen (z. B. Referatsleiter, Sachbearbeiter, Registrator usw.).

Nummer 3
Es ist eine knappe zusammenfassende Beschreibung der gesamten auszuübenden Tätigkeit vorzunehmen, die dem Arbeitsplatzinhaber übertragen ist. Dabei soll auch die Abgrenzung der Aufgaben des Angestellten insbesondere gegenüber den Aufgaben der übrigen Angehörigen der Organisationseinheit deutlich werden.

Nummer 4.1
Die unterstellten Mitarbeiter sind i. d. R. mit Angabe der Funktionsbezeichnung sowie der Besoldungs-, Vergütungs- oder Lohngruppe aufzuführen. Außerdem ist zu vermerken, ob eine Fach- oder Dienstaufsicht vorliegt und die Mitarbeiter vollzeit- oder teilzeitbeschäftigt sind. Bei außergewöhnlich großen Organisationseinheiten (z. B. Leiter einer Zentralkanzlei) mit zahlreichen unterstellten Mitarbeitern kann eine zahlenmäßige Zusammenfassung unter Verzicht auf Einzelangaben genügen. Ggf. „keine“ einsetzen.

Nummer 4.2
Neben der Funktionsbezeichnung sowie der Besoldungs- oder Vergütungsgruppe sind auch die Arbeitsgebiete (ggf. lt. Geschäftsverteilungsplan) zu nennen, in denen die Vertretung erfolgt; dabei ist zwischen einer ständigen Vertretung und einer Abwesenheitsvertretung zu unterscheiden. Ggf. „keine“ einsetzen.

Nummern 4.3
Einzutragen sind z. B. Zeichnungs- und Feststellungsbefugnisse, ggf. „keine“ einzusetzen.

Nummer 5, Spalte 2

Es sind die Aufgaben aufzulisten, die während eines repräsentativen Zeitraumes (vgl. Abschnitt f) anfallen. Dabei ist auf eine klare, verständliche und nachvollziehbare Darstellung zu achten. Mehrdeutige, allgemein gehaltene Begriffe sind zu vermeiden.
Bei Angestellten mit leitenden oder überwachenden Funktionen sollten die Begriffe „Leitung“, „Überwachung von ...“ vermieden werden; solche allgemein gehaltenen Formulierungen können eine Vielzahl von unterschiedlichen, jeweils tariflich getrennt zu bewertenden Arbeitsvorgängen umfassen. Diese bilden in ihrem Zusammenhang zwar einen bestimmten Arbeits- oder Aufgabenbereich, dem sich die der Bewertung zugrunde zu legenden Arbeitsvorgänge aber noch nicht entnehmen lassen.
Das gleiche gilt für Tätigkeiten, die zusammenfassend mit den Begriffen „Mitarbeit“, „Mitwirkung an ....“ umschrieben werden können. Auch diese Formulierungen lassen den konkreten Beitrag des Arbeitsplatzinhabers nicht erkennen und sollten bei der Auflistung der Aufgaben keine Verwendung finden.

Nummer 5, Spalte 3
Die abstrakte Bezeichnung der Aufgabe lässt i. d. R. den qualitativen Gehalt, insbesondere den Schwierigkeitsgrad und die Bedeutung der Tätigkeit noch nicht ohne weiteres erkennen. Aus diesem Grunde sind die bei jeder Aufgabe anfallenden Arbeitsschritte ausführlich zu beschreiben.
Bei der Beschreibung der Arbeitsschritte ist ggf. auch auf die Zusammenarbeit des Arbeitsplatzinhabers mit anderen Mitarbeitern in der Organisationseinheit bzw. anderen Stellen einzugehen.
Sofern eine Aufgabe eindeutig der in einem tariflichen Tätigkeitsmerkmal ausgewiesenen Funktionsbezeichnung zuzurechnen ist (z. B. Schreibkraft, Lagerverwalter), ist die Beschreibung der Arbeitsschritte entbehrlich. Es ist jedoch auch in diesen Fällen anhand der einzelnen Arbeitsabläufe zu prüfen, ob und inwieweit sie von der Funktionsbezeichnung erfasst sind.
Es sind alle Vorschriften (z. B. aus Gesetzen, Rechtsverordnungen, Dienstvorschriften, innerdienstlichen Weisungen, Verträgen usw.) anzugeben, die bei der Erledigung der Aufgaben anzuwenden sind. Soweit nicht alle Normen einer Vorschrift Anwendung finden, wie im Allgemeinen bei umfangreichen Regelwerken, sind die in Betracht kommenden Abschnitte, Teile, Paragraphen usw. zu vermerken.
Sofern sich der Arbeitsplatzinhaber zur Erledigung der Aufgabe technischer Hilfsmittel oder Formulare bedient, sind diese ebenfalls anzugeben.

Nummer 5, Spalte 4
Es ist anzugeben, welche Zeitanteile – bezogen auf die gesamte Arbeitszeit – jeweils auf die Erledigung der in Spalte 2 aufgeführten Aufgaben entfallen.

Teil II – Tätigkeitsbewertung

Nummer 7, Spalten 2, 3 und 4
Aus den in Nr. 5 dargestellten Aufgaben sind unter Beachtung der Protokollnotiz Nr. 1 zu § 22 Abs. 2 BAT Arbeitsvorgänge zu bilden und deren Anteile an der gesamten Arbeitszeit festzulegen.

Nummer 7, Spalte 5
Für jeden einzelnen Arbeitsvorgang sind die Anforderungen zu ermitteln, die erfüllt werden (Protokollnotiz Nr. 1 Satz 2 zu § 22 Abs. 2 BAT). Die tätigkeitsbezogenen Anforderungen des Tätigkeitsmerkmals (z. B. gründliche Fachkenntnisse, selbständige Leistungen, besondere Schwierigkeit) sind einzutragen. Ob in den Tätigkeitsmerkmalen enthaltene personenbezogene Anforderungen vorliegen, ist unter Nr. 8.2 zu prüfen und festzustellen.

Nummer 7, Spalte 6
Es ist eingehend zu begründen, wodurch die in Spalte 5 genannten Anforderungen erfüllt sind. Es ist darzulegen, warum es sich z. B. um eine „besonders schwierige Tätigkeit“ handelt oder worin die „selbständigen Leistungen“ im tariflichen Sinne liegen. Ein Hinweis auf die Angaben in Teil I des Vordrucks oder deren Wiederholung reicht hierzu nicht aus. Kann die Erfüllung einer Anforderung in der Regel erst bei der Betrachtung mehrerer Arbeitsvorgänge festgestellt werden (z. B. vielseitige Fachkenntnisse) sind diese Arbeitsvorgänge für die Feststellung, ob diese Anforderung erfüllt ist, insoweit zusammen zu beurteilen (§ 22 Abs. 2 Unterabs. 2 Satz 2 BAT). In diesem Falle sind in der Spalte 5 die Arbeitsvorgänge, die insoweit zusammen zu beurteilen sind mit ihrer laufenden Nummer anzugeben; das Ergebnis ist zu begründen.

Nummer 7, Spalte 7
Die Wertigkeit der Arbeitsvorgänge ist hier auszuweisen.

Nummer 8.2
Sofern die unter Nr. 8.1 ausgewiesenen Tätigkeitsmerkmale personenbezogene Anforderungen enthalten, die von dem Arbeitsplatzinhaber tatsächlich erfüllt werden (z. B. der Abschluss einer Schul-, Hochschul- oder Berufsausbildung), sind diese anzugeben; ggf. „keine“ einzusetzen.
Wenn der Arbeitsplatzinhaber die in einem Tätigkeitsmerkmal geforderte Vor- oder Ausbildung nicht nachweisen kann, das Merkmal aber auch „sonstige Angestellte, die aufgrund gleichwertiger Fähigkeiten und ihrer Erfahrungen entsprechende Tätigkeiten ausüben“, einbezieht, ist das Vorliegen dieser Voraussetzungen zu prüfen und – ggf. auf einem besonderen Blatt – eingehend zu begründen.