Anlage 5 (Stand: 1.8.2002)

Hinweise zur formalen und technischen Gestaltung von Vorschriftentexten

Das Gesetz- und Verordnungsblatt (GV.NRW.), das Ministerialblatt (MBl.NRW.), die Sammlung Gesetz- und Verordnungsblatt (SGV.NRW.) und die Sammlung Ministerialblatt (SMBl.NRW.) werden vollelektronisch erstellt. Dies setzt voraus, dass die zu veröffentlichenden Texte nicht nur wie bisher in Schriftform, sondern zusätzlich als elektronisches Dokument im Format WordPerfect 6.0, Word 97 oder HTML zur Verfügung gestellt werden müssen. Der Verlag bevorzugt Word-Dateien. Anlagen in Tabellenform sollen im PDF-Format oder in Word angeliefert werden. Kann diesen Anforderungen an die Anlagen nicht entsprochen werden, muss die Papier-Vorlage zumindest eine einwandfreie Qualität aufweisen.

Andere Formate können nach Absprache mit der Redaktion (Hausapparat 2029) ausnahmsweise zugelassen werden.

Veröffentlichungsersuchen, denen keine elektronische Version des zu veröffentlichenden Textes beigefügt ist, können nicht bearbeitet werden.

Die Mail-Adresse der Redaktion lautet:

Für das Ministerialblatt: ministerialblatt@im.nrw.de

Für das Gesetz- und Verordnungsblatt: gesetzblatt@im.nrw.de

Zusätzlich weise ich auf folgende Anforderungen hin und bitte, entsprechend zu verfahren:

1
Grundsätzliches

Die Herstellung des GV. NRW., des MBl. NRW., der SGV. NRW und der SMBl.NRW. verursacht hohe Kosten. Nur ein Teil der Kosten kann durch Einnahmen aus dem Verkauf der Publikationen gedeckt werden. Der Rest ist über den Landeshaushalt zu finanzieren. Aus dem Grundsatz der sparsamen Haushaltsführung ergibt sich daher für jedes Ressort die Verpflichtung, den Veröffentlichungsumfang auf das Notwendige zu begrenzen.

Bewegungsspielraum und damit Einsparungsmöglichkeiten bestehen vor allem bei Formularen, Vordrucken, Tabellen, Listen, Landkarten, Zeichnungen, Abbildungen, Bildern und Ähnlichem. Hier sollte zunächst in jedem Einzelfall geprüft werden, ob nicht auf den Abdruck verzichtet werden kann.

Sind Darstellungen notwendig, sind sie möglichst einfach zu gestalten. Symbole, Zeichen und Formeln sind soweit wie möglich zu vermeiden. Soweit eine textliche Beschreibung möglich ist, ist dieses Mittel vorzuziehen.

Notwendige Formulare, Vordrucke oder Ähnliches sind nicht in den Text einer Norm oder eines Erlasses aufzunehmen, sondern als Anlage vorzusehen. Entsprechendes gilt für Tabellen. Dies erleichtert die Nutzung des elektronischen Angebotes. Formulare, Vordrucke und Ähnliches können elektronisch oft nur in einem besonderen Format verarbeitet und angeboten werden. Diese sind nicht selten wegen ihrer großen Datenmengen vor allem im Internet, aber auch auf der CD-ROM, problematisch. Werden sie als Anlagen konzipiert, wird die Textnutzung nicht negativ beeinflusst.

In problematischen Fällen behält sich die Redaktion vor, eine Anlage nicht in das elektronische Angebot aufzunehmen.

2
Anforderungen an die Formatierung des Textes
2.1
Beim Herstellen der elektronischen Version des Textes dürfen - abgesehen von den nachfolgenden Vorgaben – grundsätzlich keine Formatierungen verwendet werden. In keinem Fall darf bei Erstellung eines Dokumentes, das zur Veröffentlichung bestimmt ist, ein Kopfbogeneditor benutzt werden (zum Beispiel OKE). Auch Seitennummerierungen sowie Kopf- und Fußzeilen sind untersagt. Auch Kopien, die von einem mit Formatierungen versehenen Dokument stammen, dürfen nicht verwendet werden.
2.2
Normkopf
Die Normüberschrift ist fett gedruckt und zentriert zu erfassen. Es darf nicht gesperrt geschrieben, d.h. keine Leertaste verwendet werden. Zusammenhängende Zeilen sind mit zusammenhängenden Absatzzeichen zu kennzeichnen (Shift + Return).

Hinter der Langform der Überschrift innerhalb einer Klammer sind die Kurzbezeichnung und die Abkürzung anzufügen. Letztere sind so zu erfassen, dass die Datei der Normüberschriften sie sortieren kann. Im Einzelnen bedeutet dies folgende Reihenfolge: Klammer auf, Kurzbezeichnung, Gedankenstrich, amtliche Abkürzung, Klammer zu.

Das neue elektronische Medium bietet neue Nutzungsmöglichkeiten und besondere Möglichkeiten der Recherche. Dies stellt besondere Anforderungen an die Formulierung der Normüberschriften. Es ist geboten, dass bereits in der Entwurfsphase einer jeden Norm auf diese Besonderheiten Rücksicht genommen wird. Folgendes bitte ich daher zu beachten:

Die Überschrift einer Norm soll möglichst kurz ein. Die sog. Langform muss grundsätzlich innerhalb der ersten 35 Buchstaben ein “Haupt"-Schlagwort enthalten, das die Norm charakterisiert. Beispiele hierfür:
„Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten", „Gesetz zur Änderung des Datenschutzgesetzes NRW".

Früher war es nicht unüblich, das Haupt-Schlagwort erst an das Ende der Überschrift zu setzen. Derartige Formulierungen dürfen nicht mehr verwendet werden. Die betreffenden Überschriften sollten zum Beispiel wie folgt lauten:

„Gesetz über kommunale Gemeinschaftsarbeit Bekanntmachung der Neufassung"

Jeder Normüberschrift sind (neben der Langform) möglichst eine Kurzbezeichnung und eine Abkürzung beizugeben.

Die Kurzbezeichnung soll - soweit möglich - nicht mehr als 35 Buchstaben in Anspruch nehmen. Sie muss ein Schlagwort enthalten, das den Inhalt der Norm charakterisiert. Zum Beispiel:

„Datenschutzgesetz" oder „Fangjagdverordnung" (die dazugehörige Langform lautet: „Verordnung über die Verwendung von Fanggeräten und die Voraussetzungen und Methoden der Fallenjagd").

Das Schlagwort muss am Anfang der Kurzbezeichnung stehen.

Zum Bestandteil einer jeden Kurzbezeichnung gehört die Nennung des Normtypes, z.B.: Gesetz, Ausführungsgesetz, Bereinigungsgesetz, Durchführungsgesetz, Verordnung, Zuständigkeitsverordnung, Änderungsverordnung, Durchführungsverordnung, Ermächtigungsverordnung, Staatsvertrag, Abkommen, Übereinkommen, Satzung, Hauptsatzung.

Damit die Kurzbezeichnung kurz bleibt, können übliche Abkürzungsformen gewählt werden. Diese sind z. B.: „VO" für Verordnung, „G" .für Gesetz, „AusführungsG" für Ausführungsgesetz, „APO" für Ausbildungs- und Prüfungsordnung, „PrüfungsO" für Prüfungsordnung, „DVO" für Durchführungsverordnung.

Die Abkürzung muss unverwechselbar sein. Sie darf noch nicht belegt sein. Sie hat charakteristische Teile der Kurzbezeichnung zu übernehmen, z.B. „FangJVO" oder „DSG NW". Es dürfen keine Punkte, Bindestriche oder andere Interpunktionszeichen verwendet werden. Die Abkürzung darf nicht länger als 18 Buchstabenfelder sein.

Zwischen Überschrift, Datum und Text ist jeweils ein Absatz zu bilden.

2.3
Inhaltsübersicht
Wenn eine Norm mehr als 10 Paragraphen aufweist, ist grundsätzlich nach der Eingangsformel eine Inhaltsübersicht einzufügen. Sie enthält unter der Überschrift „Inhaltsübersicht" die Abschnitts- und Unterabschnittsbezeichnungen und die Paragraphenbezeichnungen mit Paragraphenüberschriften. Die Inhaltsübersicht ist in Tabellenform zu erstellen. Die Überschriften von Teilen, Abschnitten, Unterabschnitten usw. sind mittelbündig und ohne Absatz zu schreiben. Die Paragraphen sind linksbündig aufzuführen; die jeweilige Paragraphen-Überschrift ist in derselben Zeile rechts daneben zu setzen. Nur eine derart ausgestaltete Inhaltsübersicht kann im elektronischen Angebot gesondert dargestellt werden.
2.4
Paragraphenbezeichnung und Paragraphenüberschrift
Paragraphenbezeichnungen (z.B. § 13) sind mittig auszurichten. Paragraphen-Zeichen und Paragraphen-Zahl (z.B. 13) sind stets in einer Zeile hintereinander zu schreiben. Paragraphenüberschriften sind mit zusammenhängenden Absatzzeichen (gleichzeitig zu drücken sind die Shift-Taste = Umschalt-Taste= nach oben weisender Pfeil und die Return-Taste = Eingabe-Taste = nach links unten weisender geknickter Pfeil ) direkt unter die Paragraphenbezeichnung zu setzen und mittig auszurichten. Zwischen Paragraphenbezeichnung und Paragraphenüberschrift darf keine Leerzeile sein. Vor der Paragraphenbezeichnung ist immer ein Absatz zu setzen (Return-Taste = Eingabe-Taste = nach links unten weisender geknickter Pfeil). Dasselbe gilt nach der Paragraphenüberschrift.

Nach Möglichkeit soll jeder Paragraph eine Überschrift erhalten. Dies erleichtert die Nutzung, vor allem bei der CD-ROM. Dort wird nämlich in der Inhaltsübersicht neben der Paragraphenbezeichnung auch die Paragraphenüberschrift wiedergegeben.

Wenn ein Paragraph entfällt oder sonst wie nicht mit Text besetzt ist, sollte unmittelbar unter der Paragraphenbezeichnung statt der Paragraphenüberschrift ein entsprechender Hinweis angefügt werden - ohne Leerzeile! -. Dieser Hinweis erscheint dann in der Inhaltsübersicht genauso wie eine Paragraphenüberschrift. Dies ist für die Nutzung der CD-ROM sehr vorteilhaft.
2.5
Normtext
Der Text ist in Times New Roman, Schriftgrad 12, zu erfassen. Er ist linksbündig als Fließtext zu schreiben. Für die Bildung von Absätzen darf nur die Taste "Return" verwendet werden.
Soll der Beginn einer neuen Zeile aus redaktionellen Gründen angeordnet werden, dürfen dazu nur die Tasten "Shift+Return" verwendet werden.

Für Aufzählungen darf nicht die Word-Funktion „Nummerierung“ oder „Aufzählungszeichen“ verwendet werden. Erlaubt sind nur die per Hand linksbündig gesetzten Nummern 1. ff. Danach muss jeweils Fließtext folgen. Er ist linksbündig vorzusehen. Falls Einrückungen notwendig sind, dürfen nur die Wordfunktionen „Einzug vergrößern“ und „Einzug verkleinern“ genutzt werden. Im Normtext dürfen auch keine Sonderzeichen zur Druckersteuerung oder Ähnlichem verwendet werden (z.B. schwarze Vierecke).

Tabellen dürfen nicht innerhalb des Normtextes vorgesehen werden. Sie sind, falls sie notwendig sind, als Anlagen zu konzipieren.

3
Besonderheiten bei Erlassen
Das Vorstehende gilt entsprechend bei Runderlassen und Bekanntmachungen. Hier erfolgt grundsätzlich eine Gliederung nach dem Dezimalsystem gemäß Anlage 3. Nur umfangreichere Runderlasse erhalten eine Inhaltsübersicht. In der Inhaltsübersicht werden die Abschnittsnummerierungen wie Paragraphen behandelt, etwa vorhandene Überschriften wie Paragraphen-Überschriften. Im Erlasstext ist die Nummerierung des jeweiligen Abschnittes in der Zeile über dem Abschnitt linksbündig vorzusehen. Der Text ist linksbündig und ohne Einrückungen zu schreiben.

4
Beteiligung der Redaktion
Die Redaktion soll im Verfahren zur Erstellung eines Gesetzes, einer Rechtsverordnung oder eines Erlasses frühzeitig beteiligt werden. So besteht die Möglichkeit, die Anforderungen der Redaktion einzubringen und gleichzeitig den Wünschen der zuständigen Stelle weitestgehend Rechnung zu tragen.