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198.Ergänzung-SMBl.NW.-(Stand 15.8.1990 = MBl.NW.Nr.60einschl.)
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Anlage zu Nr. 2 zu § 68
Grundsätze
für die Prüfung von Unternehmen . nach § 53 Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG)
I. Allgemeines
Die Prüfung von Unternehmen, an denen der Bund oder die Länder mit Mehrheit beteiligt sind, ist durch das „Gesetz über die Grundsätze des Haushaltsrechts des Bundes und der Länder (Haushaltsgrundsätzegesetz - HGrG)" vom 19. August 1969 (BGB1.1 S. 1273) geregelt § 53 HGrG räumt den Gebietskörperschaften unter bestimmten Voraussetzungen Rechte ein, die über diejenigen hinausgehen, die den Gesellschaftern nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches zustehen. Gemäß § 49 HGrG gilt § 53 HGrG für den Bund und die Länder einheitlich und unmittelbar. Die dem Bund und den Ländern danach zustehenden Befughisse sollen gemäß §67 BHO/LHO unter den dort genannten Voraussetzungen im übrigen auch für die Unternehmen vereinbart werden, an denen der Bund bzw. die Länder nicht mit Mehrheit beteiligt sind.
§ 53 HGrG lautet:
„Rechte gegenüber privatrechtlichen Unternehmen
(1) Gehört einer Gebietskörperschaft' die Mehrheit-der Anteile eines Unternehmens in einer Rechtsform des privaten Rechts oder gehört ihr mindestens der vierte Teil der Anteile und steht ihr zusammen mit anderen Gebietskörperschaften die Mehrheit der Anteile zu, so kann sie verlangen, daß das Unternehmen
1. im Rahmen der Abschlußprüfung auch die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung prüfen läßt;
. 2. die Abschlußprüfer beauftragt, in ihrem Bericht auch darzustellen
ä) die Entwicklung der Vermögens- und Ertragslage sowie die Liquidität und Rentabilität der Gesellschaft,
b) verlustbringende Geschäfte und die Ursachen der Verluste, wenn diese Geschäfte und die Ursachen für die Vermögens- und Ertragslage von Bedeutung waren,
c) die Ursachen eines in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesenen Jahresfehlbetrages;
3. ihr den Prüfungsbericht der Abschlußprüfer und, wenn das Unternehmen einen Konzernabschluß aufzustellen hat, auch den Prüfungsbericht der Kpnzernabschluß-prüfer unverzüglich nach Eingang übersendet.
(2) Für die Anwendung des Absatzes "l rechnen als Anteile der Gebietskörperschaft auch Anteile, die einem Sondervermögen der Gebietskörperschaft gehören. Als Anteile der Gebietskörperschaft gelten ferner Anteile, die Unternehmen gehören, bei denen die Rechte aus Absatz l der Gebietskörperschaft zustehen."
Die Gebietskörperschaften müssen sich demnach mit ihrem Verlangen grundsätzlich an den Vorstand oder die Geschäftsführung des Unternehmens wenden. Diese sind ihrerseits verpflichtet, dem Abschlußprüfer einen entsprechenden Prüfungsauftrag zu erteilen.
Mit der erweiterten Aufgabenstellung nach § 53 HGrG (erweiterte Prüfung und Berichterstattung) ist keine Erweiterung der Funktion des Prüfers verbunden. Dem Prüfer werden dadurch insbesondere keine Aufsichtsfunktionen eingeräumt, diese obliegen den dafür zuständigen Institutionen (z. B. dem Aufsichtsrat). Aufgabe des Prüfers ist es, die Prüfung und Berichterstattung in dem in § 53 HGrG gezogenen Rahmen so auszugestalten, daß der Aufsichtsrat, das zuständige Ministerium und der Rechnungshof sich aufgrund des Berichts ein eigenes Urteil bilden und ggf. die erforderlichen Maßnahmen ergreifen können.
Soweit zu dem zu prüfenden Sachverhalt eine abschließende Stellungnahme nicht möglich ist, sollte der Prüfer hierauf hinweisen und sich auf die Darstellung des Tatbestandes im Prüfungsbericht beschränken.
Die Erstattung eines vertraulichen Berichts über die Bezüge des Aufsichtsrats, des Vorstandes und der .leiten-
'den Angestellten gehört nicht ohne weiteres zur Berichtspflicht gemäß 5 53 HGrG. Soweit das Land an einem Unternehmen min Mehrheit beteiligt ist, wird der zuständige Minister die Erstellung eines vertraulichen Berichts im Einvernehmen mit dem Finanzminister beantragen. Es kann davon ausgegangen werden, daß der Vorstand bzw. die Geschäftsleitung der Gesellschaft einen entsprechenden Auftrag erteilen wird.
Als ausreichend kann aber auch die Feststellung des Abschlußprüfers angesehen werden, daß die Bezüge in Übereinstimmung mit den Dienstverträgen bzw. satzungsmäßigen Regelungen und Beschlüssen der Organe stehen.
II.
Prüfung und Berichterstattung nach § 53 Abs. l Nr. l HGrG
Da die handelsrechtliche Abschlußprüfung grundsätzlich keine Prüfung der Geschäftsführung beinhaltet, führt eine Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung nach § 53 Abs. l Nr. l HGrG im Prinzip zu einer nicht unwesentlichen Erweiterung des Prüfungsumfanges gegenüber § 317 HGB.
Dabei ist zu beachten, daß § 53 Abs. l Nr. l HGrG nicht eine Prüfung der gesamten Geschäftsführung der Gesellschaft verlangt Vielmehr ergibt sich eine Einschränkung des Prüfungsumfangs schon daraus, daß als Prüfungsobjekt nicht die Geschäftsführung im ganzen, sondern die Frage ihrer „Ordnungsmäßigkeit" angesprochen wird.
Den Maßstab für die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung bilden die Vorschriften des §93 Abs. l Satz l AktG bzw. § 43 Abs. l GmbHG, nach denen die Vorstandsmitglieder bzw. Geschäftsführer die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters anzuwenden haben. Der Prüfer hat festzustellen, ob die Geschäfte der Gesellschaft im abgelaufenen Geschäftsjahr mit der erforderlichen Sorgfalt,;d. h. auch mit der gebotenen Wirtschaftlichkeit, und in Übereinstimmung mit den Gesetzen, der Satzung, den Beschlüssen der Haupt- oder Gesellschafterversammlung, des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse sowie der Geschäftsordnung für den Vorstand geführt worden sind.
Insbesondere soll in diesem Zusammenhang geprüft werden, ob ungewöhnliche, risikoreiche oder nicht ordnungsgemäß abgewickelte Geschäftsvorfälle und erkennbare Fehldispositionen vorliegen. Auch ist besonders zu untersuchen, ob die Art der getätigten Geschäfte durch die Satzung gedeckt ist und ob eine nach der Satzung, der Geschäftsordnung oder einem Beschluß des Aufsichtsrats erforderliche Zustimmung eingeholt wurde.
Es ist nicht Aufgabe der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung, den Entscheidungsprozeß in seinen Einzelheiten zu prüfen. Es kommen nur wesentliche, grobfehlsame oder mißbräuchliche kaufmännische Ermessensentscheidungen oder vergleichbare Unterlassungen in Betracht. Es ist zu untersuchen, ob durch geeignete organisatorische Vorkehrungen sichergestellt ist daß die Geschäftsführungsentscheidungen ordnungsgemäß getroffen und durchgeführt werden können. In diesem Rahmen kann zur Prüfung auch eine Beschäftigung mit den Grundzügen der Unternehmensorganisation gehören; ggf. sind Anregungen zu einer Organisationsprüfung zu geben. Weiterhin kann es im Hinblick auf die ordnungsgemäße Bildung und sachgerechte Durchführung der Entscheidungen notwendig sein, das interne Kontrollsystem in einem weitergehenden Umfang zu prüfen, als dies bei der Abschlußprüf ung der Fall ist.
Die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung erfordert im allgemeinen auch eine Prüfung größerer Investitionsprojekte hinsichtlich Genehmigung durch den Aufsichtsrat, vorliegender Wirtschaftlichkeitsrechnungen, Ordnungsmäßigkeit der Abwicklung einschließlich Vergabe, Überschreitungen .u. dgl. Im Rahmen des § 53 HGrG wird in aller Regel eine stichprobenweise Prüfung als ausreichend angesehen werden können. .
Die Prüfung der Verwendung der von der öffentlichen Hand zur Verfügung gestellten Mittel zum Zwecke der Feststellung, ob die Mittel zweckentsprechend, wirtschaftlich und sparsam verwendet worden sind, gehört nicht
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zum Prüfungsumfang nach § 53 HGrG. Für eine derartige Prüfung ist ein gesonderter Auftrag erforderlich. Wird jedoch im Rahmen der Abschlußprüfung eine nicht ordnungsgemäße Verwendung festgestellt, wird es in der Regel erforderlich sein, hierauf hinzuweisen, insbesondere wenn sich daraus Risiken ergeben, soweit für diese nicht Rückstellungen zu bilden sind.
Hinsichtlich der Berichterstattung über die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung enthält §53 Abs. l Nr. l HGrG keine besondere Bestimmung. Sind Verstöße gegen die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung festgestellt worden, so ist entsprechend den allgemeinen Berichtsgrundsätzen und der Zielsetzung der Prüfung nach § 53 HGrG hierauf so einzugehen, daß dem Berichtsleser eine entsprechende Würdigung des Sachver-. halts möglich wird. Ist dem Prüfer im Einzelfall eine Wertung nicht möglich, so ist dies anzugeben und der in Frage stehende Sachverhalt im Bericht darzustellen. Im allgemeinen gehört es nicht zum Inhalt dieser Ordnungsmä-ßigkeitsprüfung, daß der Prüfer auch zur Geschäftspolitik der Gesellschaft ein Urteil abgibt.
In die Berichterstattung werden - insoweit über die Anforderung nach § 321 HGB hinausgehend - insbesondere die folgenden Punkte einzubeziehen sein:
1. Im Prüfungsbericht sollte angegeben werden, wie oft der Aufsichtsrat im Berichtsjahr zusammengetreten ist und ob der Vorstand ihm gemäß Gesetz oder Satzung berichtet hat. Soweit die Berichte nach den bei der Abschlußprüfung gewonnenen Erkenntnissen eine offensichtlich nicht zutreffende Darstellung enthalten, ist auch hierüber zu berichten.
2. Im Prüfungsbericht sollte darauf eingegangen werden, ob das Rechnungswesen den besonderen Verhältnissen des Unternehmens angepaßt ist. Gegebenenfalls ist auch zu speziellen Gebieten der Kostenrechnung (Betriebsabrechnung, Vor- und Nachkalkulation) Stellung zu nehmen.
3. Ferner ist darzulegen, ob bei der Größe des Unternehmens eine interne Revision erforderlich ist. Soweit sie vorhanden ist, ist auf ihre organisatorische Stellung, Besetzung und Tätigkeit im Berichtsjahr sowie kurz darauf einzugehen, ob sie für das Unternehmen ausreichend ist.
. 4. Bestehen aufgrund der wirtschaftlichen Verhältnisse des Unternehmens Bedenken gegen den Gewinnverwendungsvorschlag, so ist hierauf hinzuweisen.
5. Wurde bei der Prüfung festgestellt, daß getätigte Geschäfte nicht durch die Satzung gedeckt sind oder daß eine nach der Satzung, der Geschäftsordnung oder
Inach einem Beschluß des Aufsichtsrats erforderliche Zustimmung nicht beachtet wurde, so ist darüber zu berichten.
6. Ungewöhnliche, risikoreiche oder nicht ordnungsgemäß abgewickelte Geschäftsvorfälle sowie erkennbare Fehldispositionen und wesentliche Unterlassungen sind besonders darzustellen.
7. Im allgemeinen kann sich die Berichterstattung über die Ordnungsmäßigkeit der geprüften Investitionen auf Feststellungen beschränken, ob sich die Investitionen und ihre Finanzierung im Rahmen der Aufsichtsratsbewilligungen halten, aussagefähige Wirtschaftlichkeitsrechnungen durchgeführt, Konkurrenzangebote in ausreichendem Umfang eingeholt worden sind und eine ordnungsgemäße Abrechnungskontrolle vorliegt Außerdem sind die Grundsätze darzulegen, nach denen die Aufträge, insbesondere die Bauaufträge, vergeben wurden.
Im übrigen dürfte es wegen des Eigeninteresses vieler Unternehmen an einer umfangreicheren Darstellung der Investitionen, als dies nach § 53 HGrG erforderlich ist, zweckmäßig sein, den Umfang der Berichterstattung mit der Gesellschaft abzustimmen.
8. Bei Erwerb und Veräußerung einer Beteiligung sollte unter Auswertung der vorliegenden Unterlagen auch zur Angemessenheit der Gegenleistung Stellung genommen werden. Ferner ist zu berichten, ob ggf. die Zustimmungen der zuständigen Organe vorliegen.
9. Zu den Veräußerungserlösen bei Abgängen des Anlagevermögens ist in wesentlichen Fällen oder dann Stellung zu nehmen, wenn Bedenken gegen die Ordnungsmäßigkeit des Vorgangs bestehen.
10. Zu nach Art und Höhe ungewöhnlichen Abschlußposten ist Stellung zu nehmen. So ist z. B. auf eine unangemessene Höhe der Vorräte oder auf ungewöhnliche Bedingungen bei Forderungen und Verbindlichkeiten (Zinssatz, Tilgung, Sicherheiten) einzugehen.
11. Der Versicherungsschutz als solcher ist nicht Gegenstand der Prüfung. Gleichwohl ist auch darüber zu berichten, welche wesentlichen Versicherungen bestehen und ob eine Aktualisierung der versicherten Werte erfolgt. Ist für den Prüfer erkennbar, daß wesentliche, üblicherweise abgedeckte Risiken nicht versichert sind, so ist auch hierüber zu berichten. In allen Fällen ist darauf hinzuweisen, daß eine Prüfung der Angemessenheit und Vollständigkeit des Versicherungsschutzes nicht stattgefunden hat, sondern einem versicherungstechnischen Sachverständigen überlassen bleiben muß.
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III.
Prüfung und Berichterstattung nach § 53 Abs. l Nr. 2 HGrG
Neben der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung sieht § 53 Abs. l Nr. 2 HGrG ausdrücklich eine Berichterstattung über folgende Punkte vor:
a) die Entwicklung der Vermögens- und Ertragslage sowie die Liquidität und Rentabilität der Gesellschaft,
b) verlustbringende Geschäfte und die Ursachen der Verluste, wenn diese Geschäfte und die Ursachen für die Vermögens- und Ertragslage von Bedeutung waren,
c) die Ursachen eines in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesenen Jahresfehlbetrages.
Eine solche Berichterstattung ist ohne vorhergehende Prüfung nicht möglich. Die Aufgabenstellung überschneidet sich dabei teilweise sowohl mit der Abschlußprüfung (z. B. Darstellung der Entwicklung der Vermögens- und Ertragslage sowie der Liquidität und Rentabilität der Gesellschaft) als auch mit der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung (z. B. bei verlustbringenden Geschäften, die ihre Ursache in einer nicht ordnungsmäßigen Geschäftsführung haben).
Im einzelnen ist hierzu zu bemerken:
1. § 321 Abs. l Satz 3 HGB, wonach die Posten des Jahresabschlusses aufzugliedern und ausreichend zu erläutern sind, führt in der Regel dazu, daß die Vermögensund Ertragslage der Gesellschaft darzustellen ist *). In diesem Rahmen wird im allgemeinen auch auf die Liquidität und Rentabilität eingegangen, wobei der Umfang der Ausführungen im wesentlichen von der Lage der Gesellschaft abhängt. Den in § 53 Abs. l Nr. 2 Buchstabe a HGrG gestellten Anforderungen wird mit dieser berufsüblichen Darstellung im allgemeinen entsprochen. Gegebenenfalls ist die finanzielle Entwicklung während des Berichtsjahres zu erläutern, z. B. in Form einer Kapitalflußrechnung. Gemäß §321 Abs. l Satz 4 HGB sind nachteilige Veränderungen der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage gegenüber dem Vorjahr und Verluste, die das Jahresergebnis nicht unwesentlich beeinflußt haben, aufzuführen und ausreichend zu erläutern. Dies ist vor allem dann von Bedeutung, wenn die ungünstige Entwicklung der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens zu einer Inanspruchnahme öffentlicher Mittel führen kann.
Besondere Feststellungen können zu folgenden Punkten in Betracht kommen:
•) (Fachgutachten IDW 2/1988: Grundsätze ordnungsmäßiger Berichterstattung bei Abschlußprüfungen - Die Wirtschaftsprüfung 1989 Nr. 1/2 Seite 20
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a) Im Rahmen der Darstellung der Entwicklung der Vermögenslage ist ggf. auch zur Angemessenheit der Eigenkapitalausstattung Stellung zu nehmen.
b) Die Höhe und die Entwicklung der stillen Reserven sind lediglich iür wesentliche Beträge und nur dann darzustellen, wenn diese ohne Schwierigkeiten ermittelt werden können. In Betracht kommen z. B. Hinweise auf erhebliche steuerliche Sonderabschreibungen, auf bei Beteiligungen thesaurierte umfangreiche,-Gewinne, auf die Kurswerte von Wertpapieren und dgl. Soweit die Reserven bei einer Realisierung zu versteuern wären, ist hierauf hinzuweisen.
. c) Im Rahmen der Darstellung der Entwicklung der Ertragslage sind das Betriebsergebnis und das außerordentliche Ergebnis zu erläutern. Soweit Spartenrechnungen vorliegen, ist hierauf einzugehen. Aufwendungen und Erträge, die wegen ihrer Art oder ihrer Höhe bemerkenswert sind (z. B. nicht übliche Zinsen und Provisionen), sind im Bericht hervorzuheben. Wesentliche Unterschiede gegenüber dem Vorjahr sind zu erläutern.
Gegebenenfalls ist darzulegen, welche Maßnahmen zur Besserung der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens von der Geschäftsleitung eingeleitet oder beabsichtigt sind.
2. Die verlustbringenden Geschäfte. und ihre Ursachen sind nach dem Wortlaut des Gesetzes nur dann darzustellen, wenn sie für die Vermögens- und Ertragslage von Bedeutung waren. Demnach kommen in der Regel nur größere Verlustfälle in Betracht. Zu schildern sind die Geschäfte als solche sowie die wesentlichen für den Prüfer erkennbaren Ursachen. Dabei ist darauf einzugehen, ob es sich um von der Geschäftsführung beeinflußbare oder nicht beeinflußbare Ursachen handelt. Gegebenenfalls ist darauf hinzuweisen, weshalb derartige verlustbringende Geschäfte von der Gesellschaft abgeschlossen wurden oder ggf. auch künftig weiter getätigt werden. Dabei kann es zweckmäßig sein, die Auffassung der Geschäftsführung über die Ursachen der Verluste im Bericht anzugeben; eine abweichende Auffassung des Prüfers ist zu vermerken.
3. Die Verluste werden im allgemeinen der Kostenrechnung, insbesondere der Nachkalkulatioh, zu entnehmen sein. Im Bericht ist auch anzugeben, auf welcher Basis die Verluste ermittelt worden sind. Eine eingehende Prüfung der Unterlagen wird nur ausnahmsweise in Betracht kommen.
4. Die Ursachen eines ausgewiesenen Jahresfehlbetrages werden in der Regel durch die Darstellung der Entwicklung der wesentlichen Aufwendungen und Erträge sowie durch die Nennung einzelner größerer verlustbringender Geschäfte erkennbar sein.
IV. Schlußbemerkung
Sofern die Prüfung keine besonderen Feststellungen ergeben hat, könnte in die Schlußbemerkung etwa folgender Absatz aufgenommen werden:
„Wir haben bei unserer Prüfung auftragsgemäß die Vorschriften des § 53 Abs. l Nr. l und 2 HGrG beachtet. Dementsprechend haben wir auch geprüft, ob die Geschäfte ordnungsgemäß, d. h. mit der erforderlichen Sorgfalt und in Übereinstimmung mit den einschlägigen handelsrechtlichen Vorschriften, den Satzungsbestimmungen und der Geschäftsordnung für den Vorstand geführt worden sind. Über die in dem vorliegenden Bericht gebrachten Feststellungen hinaus hat unsere Prüfung keine Besonderheiten ergeben,-die nach unserer Auffassung für die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung von Bedeutung sind."
Enthält der Bericht wesentliche Feststellungen, die Bedenken gegen die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung begründen können, so ist auf sie in der Schlußbemerkung unter Anführung der entsprechenden Textziffer des Berichts hinzuweisen. Das gleiche gilt, wenn verlustbringende Geschäfte vorlagen, die im Bericht Anlaß zu einer besonderen Erläuterung gegeben haben.
Zu §69
l
2.1
22
2.3
2.4
Die Prüfung durch den für die'Beteiligung zuständigen Minister ist von Bediensteten durchzuführen, die nicht dem Aufsichtsrat oder einem entsprechenden Überwachungsorgan des BeteUigungsunternehmens im Prü-fungszeitraum angehört haben.
Der für die Beteiligung zuständige Minister übersendet dem Landesrechnungshof
die Berichte der Abschlußprüfer, die Lageberichte,
sonstige Unterlagen, die für die Beurteilung der Situation des Unternehmens von besonderer Bedeutung sind,
Berichte, soweit sie nach der bisherigen Praxis in besonderen Fällen erstellt und dem Landesrechnungshof < übersandt werden. Er soll dabei dem Landesrechnungshof sein Urteil über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens mitteilen.
i
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Vorbemerkung zu den W zu den §§ 70 bis 80
Den W zu den §§ 70 bis 80 werden folgende Erläuterungen vorangestellt, die den wesentlichen Inhalt der verwendeten Begriffe wiedergeben. Im Sinne dieser Verwaltungsvorschriften sind
1 Ablieferung: die Abführung von Beträgen an die zuständige Kasse;
2 Abrechnung:
der Nachweis gegenüber der zuständigen Kasse über die Verwendung der Einnahmen und der Bestandsverstärkungen, bei Zahlstellen außerdem über die Verwendung der sonstigen Einzahlungen;
3 Abschlagsauszahlung:
eine als Ausgabe zu buchende Auszahlung zur teilweisen Erfüllung einer Verbindlichkeit, die der Höhe nach noch nicht feststeht;
4 Absetzungsbuchung:
die Buchung einer Einzahlung bei einer Buchungsstelle für Auszahlungen oder die Buchung einer Auszahlung bei einer Buchungsstelle für Einzahlungen;
5 allgemeine Zahlungsanordnung:
die schriftliche Anordnung für bestimmte mehrfach vorkommende Zahlungen anstelle förmlicher Zahlungsanordnungen;
6 Änderungsanordnung:
die Kassenanordnung, durch die Angaben in einer bereits erteilten Kassenanordnung geändert oder ergänzt werden;
7 angezahlter Beleg:
die im baren Zahlungsverkehr abzuwickelnde Zahlungsanordnung, die bis zur Aufnahme des Kassenistbestandes oder Zahlstellenistbestandes nur teilweise' ausgeführt werden konnte und in Höhe des angenommenen oder ausgezahlten Betrages bei der Ermittlung des Kassenistbestandes oder Zahlstellenistbestandes berücksichtigt worden ist;
8 Annahmeanordnung: siehe Zahlungsanordnung;
' 9 anordnende Stellen:
der zuständige Minister und die von ihm zur Erteilung von Kassenanordnungen ermächtigten Dienststellen;
10 Anordnungsbefugter:
der zur Unterzeichnung von Kassenanordnungen berechtigte Beamte oder Angestellte;
11 Anordnung: .
die auf einem vorgeschriebenen, vom Anordnungsbe-fugten unterzeichneten Vordruck erteilte Weisung, bu-chungspflichtige Vorgänge in die Bücher einzutragen oder Wertgegenstände anzunehmen oder auszuliefern und darüber den Nachweis zu führen;
12 Anweisung:
die auf einem vorgeschriebenen Vordruck oder in einer sonst vorgeschriebenen Form erteilte Weisung, nicht buchungspflichtige Vorgänge aufzuzeichnen;
13 Arbeitsablaufbelege:
visuell lesbare Unterlagen, die bei der Buchung mit Hilfe von ADV-Anlagen der Sicherung der Datenerfassung, des Transports von Datenträgern und der Verarbeitung von Daten dienen;
14 Auftragszahlung:
die Zahlung, die eine Kasse aufgrund eines schriftlichen Auftrages einer anderen Landeskasse für diese annimmt oder leistet;
15 Ausgaben:
Auszahlungen, die im Titelbuch zu buchen sind;
16 Auslieferungsanordnung:
die schriftliche Anordnung, verwahrte Wertgegenstände auszuliefern und die Auslieferung zu buchen;
17 Auszahlungen:
Zahlungen, die von der Kasse oder Zahlstelle bar oder unbar oder von der Kasse durch Verrechnung geleistet werden;
18 Auszahlungsanordnung: siehe Zahlungsanordnung;
19 bare Zahlungen:
Zahlungen, die durch Übergabe oder Übersendung von " Bargeld bewirkt werden; als bare Zahlungen gelten auch Zahlungen durch Übergabe von Schecks;
20 begründende Unterlagen:
Schriftstücke, die Zahlungen sowie Ein- oder Auslieferungen von Wertgegenständen begründen, den Kassenanordnungen aber nicht beigefügt sind;
21 Bestandsverstärkung:
Einzahlung, die eine Kasse oder Zahlstelle von der zuständigen Kasse erhält, um Auszahlungen leisten zu können;
22 Buchausgleich:
Verrechnung von Beträgen zwischen Kassen des Landes;
23 Buchführung:
die Aufzeichnung aller buchungspflichtigen Vorgänge in den Büchern der Kasse;
24 Buchung:
die Eintragung von buchungspflichtigen Vorgängen und erläuternden Angaben in die Bücher der Kasse; hierzu gehört auch die Aufzeichnung in magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern;
25 Buchungsstelle:
die aus dem Haushaltsplan oder aus einer sonst vorgesehenen Ordnung sich ergebende numerische Bezeichnung, unter der die Sollstellungen und Zählungen in . die Sachbücher der Kasse einzutragen sind;
26 Buchungstag:
der Tag„ an dem die Kasse die buchungspflichtigen Vorgänge in die Bücher einträgt;
27 COM-Verfahren (Computer-Output-on-Microfilm):
Verfahren zur automatischen Übertragung von Daten aus magnetischen Speichern auf Mikrofilm unter Darstellung in visuell lesbarer Form;
28 Daueranordnung:
die Zahlungsanordnung für wiederkehrende Zahlungen, die über ein Haushaltsjahr hinaus gilt;
29 Einheitskasse:
die Kasse, die Kassenaufgaben für mehrere Dienststellen des Landes wahrnimmt;
30 Einlieferungsanordnung:
die schriftliche Anordnung, Wertgegenstände anzunehmen und die Einlieferung zu buchen;
31 einmalige Zahlungen:
Zahlungen, die mit einem Mal im vollen Anordnungsbetrag anzunehmen oder zu leisten sind;
32 Einnahmen:
Einzählungen, die im Titelbuch zu buchen sind;
215. Ergänzung - SMB1. NW. - (Stand 1. 5. 1993 = MB1. NW. Nr. 29 einschl.)
21.7.72(40)
33 Einzahlungen:
Zahlungen, die von der Kasse oder Zahlstelle bar oder unbar oder von der Kasse durch Verrechnung angenommen werden;
34 Einzahlungstag:
der Tag, an dem die Einzahlung als bewirkt gilt;
35 Einzelanordnung:
die Zahlungsanordnung, durch die einmalige oder wiederkehrende Zahlungen für einen Zahlungspflichtigen oder Empfangsberechtigten angeordnet werden;
36 Einzelrechnungslegung:
der Nachweis, den die Landeskasse über die Einnahmen und Ausgaben eines Haushaltsjahres durch die abgeschlossenen Rechnungslegungsbücher und die dazugehörenden Rechnungsbelege im einzelnen zu führen hat;
37 Einziehung von Einnahmen:
die Einleitung und Durchführung der Vollstreckung im Verwaltungswege oder nach den Vorschriften der ZPO;
38 Empfangsberechtigter:
die in der Kassenanordnung bezeichnete Person, an die die Zahlung zu leisten oder der Wertgegenstand auszuliefern ist;
39 Erhebung von Einnahmen:
die Annahme angeordneter Einnahmen und das Anfordern rückständiger Beträge durch Mahnung;
40 Fälligkeitstag:
der Tag, an dem die Zahlung bewirkt sein muß;
41 Feststeller:
Bedienstete, die befugt sind, in Kassenanordnungen, ihren Anlagen und den begründenden Unterlagen die sachliche und die rechnerische Richtigkeit zu bescheinigen;
42 Förmliche Zahlungsanordnung:
eine Einzel-, Sammel- oder Daueranordnung;
43 Geldannahmestelle:
die Zahlstelle besonderer Art, deren Aufgaben auf die Annahme geringfügiger barer Einzahlungen beschränkt sind;
44 Geldbehälter:
verschließbare Behältnisse und bauliche Einrichtungen zur Aufbewahrung von Zahlungsmitteln und sonstigen sicher aufzubewahrenden Gegenständen;
45 Gesamtrechnungslegung:
der Nachweis, den die Landeshauptkasse über die Einnahmen und Ausgaben eines Haushaltsjahres in Gesamtbeträgen zu führen hat;
46 Gesamtrechnungsnachweisung:
der Nachweis der Landeshauptkasse über die Summen der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben eines Haushaltsjahres nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung insgesamt und getrennt nach Kassen;
47 Handvorschuß:
eine Zahlstelle besonderer Art, in der ein zur Leistung geringfügiger barer Auszahlungen zur Verfügung gestellter Betrag verwaltet wird;
48 Hilfsbücher:
Bücher, die nicht Zeit- oder Sachbücher sind;
49 Kasse:
die Organisationseinheit, die als Teil einer Behörde oder als selbständige Behörde Zahlungen annimmt und leistet, Buchungen vornimmt und Rechnung legt;
50 Kassenanordnung:
die schriftliche Anordnung, Zahlungen anzunehmen oder zu leisten und die Buchungen vorzunehmen (Zahlungsanordnung) sowie Wertgegenstände anzunehmen oder auszuliefern und darüber den Nachweis zu führen;
51 Kassenbehälter:
Behältnisse und bauliche Einrichtungen mit mindestens doppeltem Verschluß zur Aufbewahrung von Zahlungsmitteln und sonstigen sicher aufzubewahrenden Gegenständen;
52 Kassenbelege:
visuell lesbare Unterlagen für Buchungen, soweit sie nicht Rechnungsbelege sind;
53 Kassenbestandsverstärkung: siehe Bestandsverstärkung;
54 Kassenfehlbetrag:
der Betrag, um den der Istbestand geringer ist als der Sollbestand;
55 kasseninterner Auftrag:
die von der Kasse gefertigte Unterlage für Zahlungen und Buchungen, wenn eine Zahlungsanordnung oder Unterlagen zu einer allgemeinen Zahlungsanordnung nicht vorliegen oder nicht erforderlich sind oder wenn aus vorhandenen Schriftstücken die Buchungsstelle nicht ersichtlich ist;
56 Kassenistbestand:
die Summe aus dem Bestand an Zahlungsmitteln ohne fremde Geldsorten, den Beträgen aus den angezahlten Belegen und den Beständen aus den Kontogegenbüchern;
57 Kassenprüfer:
der Kassenaufsichtsbeamte und die ihm beigegebenen Beamten und Angestellten;
58 Kassenrest:
der Unterschiedsbetrag zwischen dem Rechnungssoll und dem für das Haushaltsjahr gezahlten Gesamtbetrag;
59 Kassensollbestand:
der Unterschiedsbetrag zwischen den Einzahlungen und Auszahlungen des Tages unter Berücksichtigung des Sollbestandes des vorhergehenden Abschlußtages;
60 Kassenüberschuß
der Betrag, um den der Istbestand den Sollbestand übersteigt;
61 Kassenzeichen:
das Ordnungsmerkmal, das der Kasse das Buchen unmittelbar bei der zutreffenden Buchungsstelle ermöglicht und ein späteres Auffinden der Buchung erleichtert;
62 Kreditinstitute:
Unternehmen, die Bankgeschäfte im Sinne des § l Abs. l des Gesetzes über das Kreditwesen vom 10. Juli 1961 (Bundesgesetzblatt I S. 881) betreiben; hierzu gehören insbesondere die Stellen der Deutschen Bundesbank, die Postgiroämter, Banken und Sparkassen;
63 Lastschrifteinzugsverkehr:
die vom Empfangsberechtigten mit Einwilligung des Zahlungspflichtigen veranlaßt« Abbuchung des Betrages einer Forderung vom Konto des Zahlungspflichtigen -bei einem Kreditinstitut und die entsprechende Gutschrift auf dem Konto des Empfangsberechtigten;
64 Objektkonten:
Konten, die für Maßnahmen oder Gegenstände als Vorbücher zu Sachbüchern geführt werden;
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215. Ergänzung - SMB1. NW. - (Stand 1. 5.1993 = MB1. NW. Nr. 29 einschl.)
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65 Personenkonten:
Konten, die für Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte als Vorbücher zu Sachbüchern geführt werden;
66 Rechnungsbelege:
visuell lesbare Unterlagen für Buchungen in Rechnungslegungsbüchern;
67 Rechnungslegung:
der Nachweis der Einnahmen und Ausgaben durch Einzelrechnungslegung und Gesamtrechnungslegung für die Aufstellung der Haushaltsrechnung und für die Rechnungsprüfung;
68 Rechnungslegungsbücher:
Bücher, durch die der Nachweis der Einnahmen und Ausgaben für die Rechnungslegung geführt wird;
69 Rechnungsnachweisung:
der Nachweis der Landeskasse über die Summen der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben eines Haushaltsjah-•res nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung;
70 Rechnungssoll:
die für den Zahlungspflichtigen oder Empfangsberechtigten und für die Buchungsstelle zu bildende Summe aus dem im laufenden Haushaltsjahr zum Soll gestellten Betrag und dem aus dem Vorjahr übertragenen Kassenrest, gegebenenfalls vermindert um den niedergeschlagenen oder erlassenen Betrag;
71 Rechungsunterlagen:
Rechnungslegungsbücher, Rechnungsbelege, Nachweisungen und sonstige Unterlagen, die zum Zwecke der Rechnungslegung bereitzuhalten sind;
72 Rückscheck:
der von dem bezogenen Kreditinstitut nicht eingelöste und deshalb an die Kasse oder Zahlstelle zurückgesandte Scheck;
73 Sachbücher:
Bücher für die Buchungen nach sachlicher Ordnung;
74 Sammelanordnung:
die Zahlungsanordnung, durch die einmalige oder wiederkehrende Zahlungen für mehrere Zahlungspflichtige oder mehrere Empfangsberechtigte angeordnet werden;
75 Schalter:
die besonders kenntlich gemachte Stelle, die im Kassenraum oder Zahlstellenraum zur Annahme oder Leistung vop baren Zahlungen eingerichtet ist;
76 Sollstellung:
die Buchung des zu erhebenden oder auszuzahlenden Betrages im Sachbuch;
77 Speicherbuchführung:
die Buchführung in magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern;
78 Titelverzeichnisse:
nach Buchungsstellen getrennt geführte Zusammenstellungen der von einer Zahlstelle angenommenen und geleisteten Zahlungen;
79 Umbuchung:
Buchungen, durch die eine gebuchte Zahlung von einer Buchungsstelle auf eine andere übertragen wird;
80 unbare Zahlungen:
Zahlungen, die durch Überweisung oder Einzahlung auf ein Konto der Kasse oder Zahlstelle bei einem Kreditinstitut, durch Überweisung oder Auszahlung von einem solchen Konto oder durch Übersendung eines Schecks bewirkt werden;
81 Verrechnung:
Zahlungen, die durch buchmäßigen Ausgleich gleichzeitig als Auszahlungen und als Einzahlungen bewirkt werden, ohne daß die Höhe des Kassensollbestandes verändert wird;
82 Verstärkungsanforderung:
die schriftliche Anforderung einer Zahlstelle an die zuständige Kasse, den Zahlstellenistbeständ zu verstärken;
83 Verstärkungsauftrag:
der Auftrag einer Landeskasse oder Zahlstelle an die ihr Konto führende Stelle der Deutschen Bundesbank oder eines anderen Kreditinstituts, ihr Guthaben aus dem Guthaben der Landeshauptkasse oder Landes-•kasse zu verstärken;
84 Verwahrung:
die Einzahlung, die im Verwahrungsbuch zu buchen ist, weil sie in den übrigen Sachbüchern nicht oder nicht sofort gebucht werden kann;
85 Vorschuß:
die Auszahlung, die im Vorschußbuch zu buchen ist, weil sie in den übrigen Sachbüchern nicht oder nicht sofort gebucht werden kann;
86 Wertpapiere:
Urkunden, die das in ihnen verbriefte Recht derart verkörpern, daß sie selbst zum Träger des Rechts werden und daß der Besitz der Urkunde zur Ausübung des Rechts notwendig ist;
87 wiederkehrende Zahlungen:
Zahlungen, die in regelmäßigen Abständen in gleicher Höhe anzunehmen oder zu leisten sind;
88 Zahlstelle:
die Stelle, die für die Kasse bare Zahlungen annimmt oder leistet und nicht Teil der Kasse ist;
89 Zahlstellenbestandsverstärkung: siehe Bestandsverstärkung;
90 Zahlstellenfehlbetrag: siehe Kassenfehlbetrag;
91 Zahlstellenistbestand:
die Summe aus dem Bestand an Zahlungsmitteln ohne fremde Geldsorten, den Beträgen aus den angezahlten Belegen und gegebenenfalls den Beständen aus den Kontogegenbüchern;
92 Zahlstellenprüfer:
der Zahlstellenaufsichtsbeamte und die ihm gegebenenfalls beigegebenen Beamten und Angestellten;
93 Zahlstellensollbestand: siehe Kassensollbestand;
94 Zahlstellenüberschuß: siehe Kassenüberschuß;
95 Zahlungen:
Einzahlungen und Auszahlungen;
96 Zahlungsanordnung:
die schriftliche Anordnung, Zahlungen anzunehmen (Annahmeanordnung) oder zu leisten (Auszahlungsanordnung) und die Buchungen vorzunehmen;
97 Zahlungsmittel:
Bundesmünzen, Bundesbanknoten, Schecks und fremde Geldsorten;
98 Zahlungspflichtiger:
die in der Kassenanordnung bezeichnete Person, die die Zahlung zu entrichten hat;
99 Zeitbücher:
Bücher für die Buchungen nach der Zeitfolge.
159.Ergänzung-SMBl.NW.-(Standl5.12.1983 = MBl.NW. Nr. 114 einschl.)
21.7.72(41)
Zu §70
1.1
1.11
1.12
1.2
1.21
1.22
1.23
1.24 1.3
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
KASSEL ANORDNUNGEN
Erster Abschnitt: Arten und Form der Kassenanordnungen
Arten der Kassenanordnungen
Der zuständige Minister oder die von ihm ermächtigte Dienststelle (anordnende Stelle) hat, soweit nicht der Finanzminister Ausnahmen zugelassen hat, schriftliche Anordnungen (Kassenanordnungen) zu erteilen, wenn
Einzahlungen anzunehmen oder Auszahlungen zu leisten sind,
Buchungen vorzunehmen sind oder
1.13 Wertgegenstände in Verwahrung zu nehmen oder auszuliefern sind.
Kassenanordnungen sind
Zahlungsanordnungen, wenn Einzahlungen anzunehmen oder Auszahlungen zu leisten sind,
Einlieferungsanordnungen oder Auslieferungsanordnungen, wenn Wertgegenstände in Verwahrung zu nehmen oder auszuliefern sind,
aufgrund besonderer
sonstige Kassenanordnungen Weisung des Finanzministers,
Änderungsanordnungen, wenn Angaben in Kassenanordnungen zu ändern sind.
Als Kassenanordnungen gelten auch kasseninterne Aufträge.
Form, der Kassenanordnungen
Kassenanordnungen sind mit Ausnahme der allgemeinen Zahlungsanordnungen (Nr. 22) auf den vom Finanzminister genehmigten Vordrucken zu erteilen. Der Finanzminister kann in Ausnahmefällen zulassen, daß diese Vordrucke mit anderen Vordrucken vereinigt werden.
Anlagen zu einer Kassenanordnung sind mit dieser so zu verbinden, daß sie nicht verlorengehen können. Soweit sie sich wegen ihres Umfangs nicht fest mit der Kassenanordnung verbinden lassen, sind die Anlagen so zu kennzeichnen, daß sie der Kas'senanordnung zugeordnet werden können, zu der sie gehören. Auf der Kassenanordnung ist der Verbleib der Anlagen anzugeben.
Kassenanordnungen und solche Anlagen, die von Dienststellen anzufertigen sind, müssen gut lesbar sein. Sie dürfen nur im Druck oder urschriftlich mit urkundenechter Tinte, Kugelschreibern mit Mine nach DIN-Norm, urkundengeeignetem Farbband oder mit sonstigen vom Finanzminister zugelassenen Schreibmitteln ausgefertigt werden. Streichungen und sonstige Änderungen sind so vorzunehmen, daß die ursprünglichen Angaben lesbar bleiben. Nr. 21 ist zu beachten. Gleichlautende Angaben können durchgeschrieben werden. In Kassenanordnungen dürfen die Bezeichnung des Zahlungspflichtigen, des Einlieferers oder des Empfangsberechtigten und der Betrag weder durchgeschrieben noch geändert werden.
Wird eine Bescheinigung abgegeben, die in den Bereich eines anderen Verwaltungszweiges gelangt, so ist sie mit der Bezeichnung der bescheinigenden Dienststelle zu versehen.
Unterschriften sind mit zugelassenen Schreibmitteln (Nr. 2.3) eigenhändig zu leisten.
Kassenanordnungen sollen einfach ausgefertigt werden. Sind für die Akten Durchschriften erforderlich, so sind sie deutlich als solche zu kennzeichnen. Die Erteilung von Kassenanordnungen muß aus den Vorgängen ersichtlich sein.
2.7 Werden Kassenordnungen oder von Dienststellen anzufertigende Anlagen und begründete Unterlagen (Nr. 10.1) mit Hilfe von ADV-Anlagen erstellt oder nachgeprüft, so sind die Grundsätze nach Nr. 3.1 der Anlage 3 zu § 79 (HKR-ADV-Best) zu beachten. Das Nähere bestim?nt der Finanzminister, soweit erforderlich im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof.
Zweiter Abschnitt: Zahlungsanordnungen
3 Arten der Zahlungsanordnungen
3. l Zahlungsanordnungen sind;
3.11 Annahmeanordnungen für Einzahlungen,
3.12 Auszahlungsanordnungen für Auszahlungen.
631
3.2
3.3
3.4
3.5
3.51
3.52
4 4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
.Werden eine einmalige Zahlung oder innerhalb eines Haushaltsjahres wiederkehrende Zahlungen für jeweils einen Zahlungspflichtigen oder Empfangsberechtigten angeordnet, so sind die Zahlungsanordnun-geri Einzelanordnungen.
Werden einmalige Zahlungen oder innerhalb eines Haushaltsjahres wiederkehrende Zahlungen für jeweils mehrere Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte angeordnet, so sind die Zahlungsanordnungen Sammelanordnungen.
Zahlungsanordnungen für wiederkehrende Zahlungen, die über ein Haushaltsjahr hinaus gelten, sind Daueranordnungen.
Zahlungsanordnungen sind zu erteilen als
förmliche Zahlungsanordnungen (Nr. 5 bis Nr. 21) oder
allgemeine Zahlungsanordnungen (Nr. 22).
Erteilung von Zahlungsanordnungen
Sobald für eine Einzahlung der Grund, der Zahlungspflichtige, der Betrag und die Fälligkeit feststehen, hat die anordnende Stelle eine Anriahmeanordnung zu erteilen und sie der Kasse - erforderlichenfalls über eine Zahlstelle - zuzuleiten.
Sobald für eine Auszahlung die Verpflichtung zur Leistung, der Empfangsberechtigte, der Betrag und die Fälligkeit feststehen, hat die anordnende Stelle unter Beachtung der Nr. 20.24 eine Auszahlungsanordnung zu erteilen und sie der Kasse - erforderlichenfalls über eine Zahlstelle - zuzuleiten. Empfangsberechtigten oder ihren Beauftragten sollen Auszahlungsanordnungen nicht zum Überbringen an die Kasse oder Zahlstelle übergeben werden.
Wird der anordnenden Stelle eine Einzahlung mitgeteilt, so hat sie, sofern nicht eine allgemeine Annahmeanordnung gilt; unverzüglich eine Annahmeanordnung zu erteilen oder über den Verbleib der Einzahlung zu entscheiden.
Geht eine förmliche. Zahlungsanordnung vor ihrer Ausführung verloren, so ist eine Zweitschrift mit dem gut sichtbaren Vermerk „Ersatzausfertigung anstelle der verlorengegangenen und hiermit für ungültig erklärten ersten Ausfertigung" auszustellen. Wird die erste Ausfertigung wieder aufgefunden, so ist sie zu durchkreuzen, mit dem Vermerk „Ungültig" zu versehen und der Ersatzausfertigung beizufügen.
Die anordnende Stelle hat bei der Erteilung der Zahlungsanordnungen die für die Buchung nach Haushaltsjahren maßgebenden Bestimmungen (§ 72) zu beachten. Daueranordnungen sind mit dem gut sichtbaren Vermerk „Daueranordnung" zu versehen.
Die Kasse hat förmliche Zahlungsanordnungen, die beim Jahresabschluß nicht ausgeführt sind, unerledigt an die anordnende Stelle zurückzugeben. Das gilt nicht, wenn die Beträge als Kassenreste nachzuweisen sind.
21.7.72(41)
v 159.Ergänzung-SMBl.NW.-(Standl5.12.1983 = MBl.NW. Nr. 114 einschl.)
C01 4.7 Förmliche Zahlungsanordnungen, die beim Jahresab-"** l Schluß teilweise ausgeführt sind, gelten hinsichtlich des nicht gezahlten Betrages weiter. Entfällt oder ändert sich die Buchungsstelle, so ist eine Änderungsanordnung zu erteilen.
5 Inhalt der förmlichen Zahlungsanordnung
5.1 Die förmliche Zahlungsanordnung muß enthalten
5.11 die Bezeichnung der Kasse, gegebenenfalls auch die Bezeichnung der Zahlstelle, die die Einzahlung annehmen oder die Auszahlung leisten soll,
5.12 die Anordnung zur Annahme oder Auszahlung,
5.13 den anzunehmenden oder auszuzählenden Betrag (Nr. 6),
5.14 den Zahlungspflichtigen oder den Empfangsberechtigten (Nr. 7J",
5.15 den Fälligkeitstag (Nr. 8),
5.16. die Buchungsstelle und das Haushaltsjahr (Nr. 9),
5.17 die Begründung (Nr. 10),
5.18 eine besondere Kennzeichnung bei Abschlagsauszahlungen und deren Abrechnung (Schlußzahlung),
5.19 die Bescheinigungen der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit (Nr. 14, Nr. 17 und Nr. 18),
5.1.10 die Bezeichnung der anordnenden Stelle,
5.1.11 die Nummer der Eintragung in die Haushaltsüberwa-chungsliste und das Namenszeichen des Listenführers, sofern nicht von der Führung einer Haushaltsüberwa-chungsliste abgesehen worden ist (Nr. 6.1 und Nr. 7.2 zu § 34),
5.1.12 das Datum der Anordnung und <
5.1.13 die Unterschrift des Anordnungsbefugten (Nr. 20).
5.2 Sind in den Anlagen einer förmlichen Zahlungsanordnung die Angaben nach Nr. 5.1 ganz oder teilweise enthalten, so ist eine Wiederholung dieser Angaben in der förmlichen Zahlungsanordnung nicht erforderlich. In diesem Fall bedarf es in der förmlichen Zahlungsanordnung außer der Bezeichnung der anordnenden Stelle, der Angabe der Buchungsstelle und des Haushaltsjahres, der Angabe des insgesamt anzunehmenden oder auszuzahlenden Betrages, der Anordnung zur Annahme oder Auszahlung des Gesamtbetrages und der Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit sowie der Unterschrift des Anordnungsbefugten nur der fehlenden Angaben nach Nr. 5.1.
5.3 Auf förmlichen Zahlungsanordnungen über die Beschaffung von beweglichen Sachen ist die Nummer der Eintragung in die über den Nachweis von beweglichen Sachen zu führenden Verzeichnisse zu vermerken, sofern nicht auf die Eintragung verzichtet wird und ein anderer Vermerk vorgeschrieben ist. Die Vermerke können statt auf. den Zahlungsanordnungen auch auf deren Anlagen angebracht werden.
5.4 Fallen als Folge einer Lieferung oder Leistung nebenher Gegenstände (z. B. Altstoffe, Packmaterial) von mehr als nur geringem Wert an, so ist der Verbleib oder die Verwertung dieser Gegenstände auf der förmlichen Zahlungsanordnung oder deren Anlagen zu vermerken.
5.5 Der Finanzminister kann im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof abweichende Bestimmungen treffen. Dabei sind gegebenenfalls die Verantwortungsbereiche des Anordnungsbefugten und der Feststeller zu regeln.
6 Betrag
6.1 In der förmlichen Zahlungsanordnung ist der Betrag anzugeben, der in Deutscher Mark oder ausnahmsweise in anderer Währung anzunehmen oder auszuzahlen ist. Bei wiederkehrenden-Zahlungen sind der Jahresbetrag und die Teilbeträge je Fälligkeitstag anzugeben,- sind Teilbeträge'in gleicher Höhe anzunehmen oder auszuzahlen, so genügt die Angabe eines Teilbe-' träges.
6.2 Die Beträge sind in Ziffern anzugeben. Für „Deutsche Mark" und „Pfernig" sind die Abkürzungen „DM" und „Pf" zu verwenden. In förmlichen Zahlungsanordnungen, die als maschinell lesbare Datenträger verwendet werden, kann der Betrag durch Mai «deren vorgedruckter Ziffern- oder Zahlenfelder angegeben werden, wenn der markierte Betrag gegen' Fälschungen und Änderungen ausreichend gesichert ist.
0.3 Markbeträge von 1000 Deutsche Mark und mehr sowie Beträge in anderen Währungen sind in Buchstaben zu wiederholen.') Der für die Angabe der Beträge vorgesehene Raum ist, soweit er bei der Eintragung freibleibt, so zu entwerten, daß nachträgliche Zusätze erkennbar sind. Teilbeträge sind nicht in Buchstaben zu wiederholen. In förmlichen Zahlungsanordnungen, die in automatisierten Verfahren erstellt werden, kann auf die Wiederholung - in Buchstaben verzichtet werden, wenn die ziffernmäßige Angabe des Betrages gegen Fälschung und Änderung ausreichend gesichert ist.
6.4 Der Betrag braucht in der förmlichen Zahlungsanordnung nicht angegeben zu werden, wenn er aufgrund eines Gesetzes, einer Verordnung oder einer allgemeinen Verwaltungsvorschrift berechnet werden kann (betragslose Zahlungsanordnung), ist für die Berechnung im einzelnen Fall die Kenntnis bestimmter Merkmale erforderlich, so müssen diese in der Zahlungsanordnung angegeben sein.
6.5 Der Betrag braucht ferner nicht angegeben zu werden, wenn
6.51
6.52
6.6
7.1
7.2
7.3
7.31
7.311
die förmliche Zahlungsanordnung Merkmale enthält, die die Errechnung des Betrages aufgrund der im Verantwortungsbereich der Kasse in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern geführten Personen- oder Objektkonten ermöglichen, und
die Berechnung in einem automatisierten Verfahren ausgeführt wird und die hierbei verwendeten Programme von den zuständigen Stellen freigegeben worden sind.
Sind Zinsen von der Kasse zu berechnen (Nr. 45.2). so müssen sich der Zinssatz, der Tag des Beginns der Verzinsung und der Kapitalbetrag aus der förmlichen Zahlungsanordnung ergeben; der Kapitalbetrag braucht nicht angegeben zu werden, wenn die Kasse ihn aus ihren Unterlagen selbst ermitteln.kann.
Zahlungspflichtiger oder Empfangsberechtigter
In der förmlichen Zahlungsanordnung muß der Zahlungspflichtige oder der Empfangsberechtigte zweifelsfrei bezeichnet sein. Hierzu gehört in der Regel die Angabe des Vor- und Zunamens, der Straße, der Hausnummer und des Wohnortes. Der Geburtsname ist anzugeben, wenn ohne" diese Angabe Zweifel über die Person entstehen können. Bei Verrechnungen (Nr. 35) ist anstelle der Angaben zur Person die Buchungsstelle anzugeben, bei der der zu verrechnende Betrag nachzuweisen ist
Ist der Zahlungspflichtige nicht zugleich Schuldner oder der Empfangsberechtigte nicht zugleich Forderungsberechtigter, so muß dies aus der förmlichen Zahlungsanordnung ersichtlich sein. Satz l findet keine Anwendung, wenn Erlöse aus dem Verkauf von Gebührenmarken, Eintrittskarten u. dergl. abgeliefert werden und allgemeine Annahmeanordnungen nicht erteilt worden sind. •
Ergänzend zu Nr. 7.1 ist in förmlichen Auszahlungsanordnungen der Zahlungsweg (Nr. 28) anzugeben.
Soll der Betrag auf ein Konto überwiesen werden, so sind anzugeben (Straße und Hausnummer des Kontoinhabers können entfallen)
die Kontonummer, die Bankleitzahl und die Kurzbezeichnung des Kreditinstituts, wenn die Bankleitzahl aus Zahlungsaufforderungen oder Akten ersichtlich ist, oder
Vgl Nr. 2.6 d/RdErl. d. Finanzministers v. 21. 7. 1972 - SMB1. NW. 6J1 -
122. Ergänzung - SMB1. NW. - (Stand 16. 12. 1977 = MB1. NW. Nr. 130 einschl.)
21.7.72(42)
7.312 die Kuntonummer und die Bezeichnung des Kreditin -situts, wenn die Bankleitzahl nicht bekannt ist, oder
7.313 die Schlüsselzahl, wenn die Kontoverbindung des Zahlungsempfängers im Verantwortungsbereich der Kasse oder einer anderen Stelle, die für die Erstellung der Zahlungsverkehrsunterlagen zuständig ist, gespeichert ist, und
7.314 gegebenenfalls der Zusatz „Lastschrifteinzugsverkehr".
7.32 -Soll der Betrag ausnahmsweise bar ausgezahlt werden, so ist das Wort „bar" zu vermerken.
7.4 Für förmliche Annahmeanordnungen, die im Wege des Lastschrifteinzugsverkehrs ausgeführt werden sollen, gilt Nr. 7.31 entsprechend.
7.5 Wird für den Zahlungspflichtigen oder den Empfangsberechtigten ein Personenkonto geführt, so genügt die Angabe der Schlüsselzahl (Personenkonto-Nummer). Entsprechendes gilt, wenn Objektkonten geführt werden. Bei automatisierten Verfahren muß die Schlüsselzahl mit einem Prüfmerkmal versehen sein.
7.6 Der Finanzminister kann im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof zulassen, daß bei unbarer Auszahlung der Empfangsberechtigte in der förmlichen Zahlungsanordnung verschlüsselt angegeben wird.
B Fälligkeitstag
8.1 In der förmlichen Zahlungsanordnung ist das Datum anzugeben, zu dem die Einzahlung oder die Auszahlung bewirkt sein muß (Fälligkeitstag). Bei Auszahlungen, die sofort zu leisten sind, entfällt die Angabe des Fälligkeitstages.
8.2 Sind Teilbeträge anzunehmen oder auszuzahlen, so ist der Fälligkeitstag für jeden Teilbetrag anzugeben. Sind bei wiederkehrenden Zahlungen Teilbeträge in gleicher Höhe und in gleichen Zeitabständen anzunehmen oder auszuzahlen, so sind der erste Fälligkeitstag und der Zeitabstand anzugeben. Ist der letzte Fälligkeitstag bereits bekannt, so ist auch er anzugeben; anderenfalls ist er der Kasse durch Änderungsanordnung rechtzeitig mitzuteilen.
9 Buchungsstelle, Haushaltsjahr
9.1 In der förmlichen Zahlungsanordnung über Einnahmen und Ausgaben ist die Buchungsstelle mit den Nummern des Kapitels und des Titels zu bezeichnen. Bei einer weiteren Untergliederung nach anordnenden Stellen und bei der Führung von Personen- oder Objektkonten umfaßt die Buchungsstelle auch deren numerische Bezeichnung. Sind Einzahlungen oder Auszahlungen nach einer sonst vorgesehenen Ordnung zu buchen, so ist die dafür festgelegte Bezeichnung als Buchungsstelle anzugeben.
9.2 Förmliche Zahlungsanordnungen sind für jede Buchungsstelle getrennt zu erteilen, soweit nicht der Finanzminister im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof Ausnahmen zugelassen hat. Sind Ausnahmen zugelassen worden, so müssen zusätzlich zu den Angaben nach Nr. 6.1 die auf die einzelnen Buchungsstellen entfallenden Beträge angegeben werden; diese sind nicht in Buchstaben zu wiederholen.
9.3 In der förmlichen Zahlungsanordnung ist das Haushaltsjahr anzugeben, für das die Einzahlung oder Auszahlung gebucht werden soll. In der Daueranordnung ist das Haushaltsjahr für die Buchung der ersten Zahlung zu bezeichnen.
9.4 Buchungsstelle und Haushaltsjahr können in der förm-. liehen Zahlungsanordnung verschlüsselt angegeben werden.
10 Begründung
10. l Aus der förmlichen Zahlungsanordnung und ihren Anlagen oder aus den dazugehörenden, im Einvernehmen mit dem Finanzminister und dem Landesrechnungshof aber nicht beizufügenden Schriftstücken (begründende Unterlagen) müssen Zweck und Anlaß der Einzahlung oder Auszahlung so deutiich erkenn-
bar sein, daß die ihr zugrunde liegende Verwaltungs- O 01 maßnähme zweifelsfrei ersichtlich ist (Begründung). Ow l Soweit begründende Unterlagen von Dienststellen anzufertigen sind, gilt Nr. 2.3 entsprechend.
10.2 Aus der Begründung müssen insbesondere Gegenstand und Grund der Einzahlung oder Auszahlung hervorgehen. Gegebenenfalls ist die Berechnung des Betrages zu erläutern und zur Ersätzfrage Stellung zu nehmen.
10.3 Gehören zu der förmlichen Zahlungsanordnung begründende Unterlagen, so muß durch gegenseitige Hinweise gewährleistet sein, daß diese Unterlagen der Zahlungsanordnung zugeordnet werden können, zu der sie gehören.
10.4 Steht die förmliche Zahlungsanordnung im Zusammenhang mit früheren Zahlungen, so ist in der Begründung auf die vorangegangene Zahlungsanordnung hinzuweisen.
10.5 Anlagen zu einer förmlichen Zahlungsänordnung, die auch Begründungen für weitere Zahlungsanordnungen enthalten, sind gleichzeitig begründende Unterlagen für diese Anordnungen, wenn alle beteiligten Zahlungsanordnungen Buchungsstellen betreffen, deren Ergebnisse in dieselbe Rechnungsnachweisung zu übernehmen sind.
11 Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit
11.1 Die sachliche und'rechnerische Richtigkeit der für die Zahlung maßgebenden Angaben in der förmlichen Zahlungsanordnung, ihren Anlagen und den begründenden Unterlagen sowie der ihr zugrunde liegenden Sachverhalte ist festzustellen und zu bescheinigen, soweit nicht der Finanzminister im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof Ausnahmen zugelassen hat.
11.2 Beamte und Angestellte sollen Feststellungsbescheinigungen in Angelegenheiten, die ihre eigene Person betreffen, nicht abgeben.
12 Inhalt der Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit
12.1 Der Feststeller der sachlichen Richtigkeit übernimmt mit der Unterzeichnung des Vermerks nach Nr. 14 oder Nr. 18 die Verantwortung dafür, daß
12.11 die in der förmlichen Zahlungsanordnung, ihren Anlagen und den begründenden Unterlagen enthaltenen, für die Zahlung maßgebenden Angaben richtig sind, soweit deren Richtigkeit nicht vom Feststeller der rechnerischen Richtigkeit zu bescheinigen ist,
12.12 die nach Nr. 5 erforderlichen übrigen Angaben in der förmlichen Zahlungsanordnung, ihren Anlagen und den begründenden Unterlagen enthalten sind, soweit nicht die Verantwortung hierfür dem Anordnungsbefugten obliegt (Nr. 20),
12.13 nach den geltenden Vorschriften und nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit verfahren worden ist,
12.14 die Lieferung oder Leistung als solche und auch die Art ihrer Ausführung geboten war,
12.15 die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist,
12.16 Abschlagsauszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind.
12.2 Die Einschränkung der Verantwortung nach Nr. 19 bleibt unberührt.
12.3 Die sachliche Richtigkeit darf unter entsprechender Ergänzung des Vermerks nach Nr. 14.1 auch bescheinigt werden, wenn bei nicht vertragsgemäßer Erfüllung
12.31 ein Schaden nicht entstanden ist (z. B. Überschreitung der Ausführungsfristen ohne nachteilige Folgen) oder
12.32 die erforderlichen Maßnahmen zur Abwendung eines Nachteils ergriffen worden sind (z. B. Verlängerung der Gewährleistungsfristen, Minderung des Rechnungsbetrages, Hinterlegung von Sicherheiten).
21.7.72(42)
122. Ergänzung - SMB1. NW. - (Stand 16. 12. 1977 = MB1. NW. Nr. 130 einschl.)
CQ1 12.4 Die Verantwortung des Feststellers der sachlichen "*J' Richtigkeit erstreckt sich nicht auf den Inhalt der im selben Arbeitsvorgang mit der förmlichen Zahlungsanordnung erstellten maschinel! lesbaren Datenträger.
13 Feststeller der sachlichen Richtigkeit
13.1 Zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit sind befugt
13.11 der Leiter der Dienststelle,
13.12 der Beauftragte für den Haushalt und
13.13 andere Bedienstete, denen diese Befugnis für ihren Verantwortungsbereich schriftlich übertragen worden ist.
13.2 ' Mit der Feststellung der sachlichen Richtigkeit darf nur beauftragt werden, wer dazu befähigt ist. Befähigt ist, wer alle Sachverhalte.. deren Richtigkeit er zu bescheinigen hat, zu überblicken und zu beurteilen vermag.
14 Form der Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit
14.1 Der Feststeller hat die sachliche Richtigkeit durch Unterzeichnung des Vermerks „Sachlich richtig" zu bescheinigen. Sind an der Feststellung der sachlichen Richtigkeit neben dem Feststeller noch andere Bedienstete beteiligt, die z. B. die vollständige Lieferung einer Ware bescheinigen oder über die zur Feststellung erforderlichen Fachkenntnisse z. B. auf rechtlichem, medizinischem oder technischem Gebiet verfügen, so muß aus deren Bescheinigungen (Teilbeschei-nigungen) der Umfang der Verantwortung ersichtlich sein.
14.2 Nicht zutreffende Angaben sind unter Beachtung der Nr. 21 zu berichtigen.
15 Inhalt der Bescheinigung' der rechnerischen Richtigkeit
15.1 Der Feststeller der rechnerischen Richtigkeit übernimmt mit der Unterzeichnung des Vermerks nach Nr. 17 oder Nr. 18 die Verantwortung dafür, daß der anzunehmende oder auszuzahlende Betrag sowie alle auf Berechnungen beruhenden Angaben in der förmlichen Zahlungsanordnung, ihren Anlagen und den begründenden Unterlagen richtig sind. Die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit erstreckt sich mithin auch auf die Feststellung der Richtigkeit der den Berechnungen zugrunde liegenden Ansätze nach den Berech-nungsunteilägen (z. B. Bestimmungen, Verträge, Tarife).
15.2 Die Einschränkung der Verantwortung nach Nr. 19 bleibt unberührt.
15.3 Die Verantwortung des Feststellers der rechnerischen Richtigkeit erstreckt sich nicht auf den Inhalt der im selben Arbeitsvorgang mit der förmlichen Zahlungsanordnung erstellten maschinell lesbaren Datenträger.
15.4 Die Bescheinigung der rechnerischen Richtigkeit entfällt, soweit betragslose Zahlungsanordnungen auf Berechnungen beruhende Angaben nicht enthalten. •
16 Feststeller der rechnerischen Richtigkeit
16.1 Zur Feststellung der rechnerischen Richtigkeit sind befugt
16.11 Beamte, die mindestens dem mittleren Dienst angehören, und
16.12 Angestellte, die mindestens der Vergütungsgruppe VIII BAT angehören.
16.2 Der Leiter der Dienststelle oder der von ihm Beauftragte kann die Befugnis auf bestimmte Beamte oder Angestellte beschränken.
17 Form der Bescheinigung der rechnerischen Richtigkeit
17.1 Der Feststeller hat die rechnerische Richtigkeit durch Unterzeichnung des Vermerks „Rechnerisch richtig" zu bescheinigen. Sind an der Feststellung der rechnerischen Richtigkeit neben dem Feststeller noch andere Beamte oder Angestellte beteiligt, so muß aus deren Teilbescheinigungen der Umfang der Verantwortung ersichtlich sein.
17.2
17.3
18
Nicht zutreffende Angaben sind unter Beachtung der Nr. 21 zu berichtigen.
Sind die Endbeträge in Anlagen zu förmlichen Zahlungsanordnungen oder in begründenden Unterlagen geändert worden, so muß der Vermerk lauten „Rechnerisch richtig mit .......... DM ...... Pf". Der Betrag ist
nur in Ziffern anzugeben. Absetzungen von Rabatt-und Skontobeträgen gelten nicht als Änderungen.
Zusammengefaßte Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit
Die Bescheinigungen der sachlichen und der rechnerischen Richtigkeit können, soweit nichts anderes bestimmt ist, zusammengefaßt werden, wenn- der Feststeller die Voraussetzungen nach Nr. 13 und Nr. 16 erfüllt. In diesem Falle muß der Feststellungsvermerk lauten „Sachlich und rechnerisch richtig" oder „Sachlich und rechnerisch richtig mit .......... DM ...... Pf".
Sind an der zusammengefaßten Bescheinigung neben dem Feststeller noch andere Bedienstete beteiligt, so muß aus deren Teübescheinigungen der Umfang der Verantwortung ersichtlich sein.
19 Verantwortung des Feststellers in besonderen Fällen
19.1- Der Feststeller, der in förmlichen Zahlungsanordnun-. gen, ihren Anlagen oder den begründenden Unterlagen die sachliche oder rechnerische Richtigkeit.bescheinigt, ist für die Richtigkeit der Angaben nicht verantwortlich, soweit andere Bedienstete Teilbescheinigungen abgegeben haben (Nr. 14, Nr. 17 und Nr. 18) oder andere Feststeller in Anlagen zu förmlichen Zahlungsanordnungen oder begründeriden Un-• terlagen die Richtigkeit bescheinigt haben. Den Teilbescheinigungen und Bescheinigungen der Bediensteten der eigenen Dienststelle sind vorbehaltlich der Nr. 19.4 die Teilbescheinigungen und Bescheinigungen gleichzustellen, die von Beamten oder Angestellten anderer Stellen abgegeben worden sind, und zwar
19.11 einer anderen Dienststelle des Landes,
19.12 einer Dienststelle des Bundes oder eines anderen Landes,
19.13 einer Gemeinde oder eines Gemeindeverbandes oder
19.14 einer bundes- oder landesunmittelbaren juristischen Person des öffenüiche'n Rechts.
19.2 Sind Teilbescheinigungen aufgrund schriftlicher Verträge oder sonstiger Vereinbarungen von anderen Personen (z. B. Architekten, Ingenieuren) abgegeben worden, so gilt Nr. 19.1 entsprechend. Wenn in Verträgen oder sonstigen Vereinbarungen die Anwendung dieser Verwaltungsvorschriften vorgesehen ist, so sind die Teilbescheinigungen mit dem Wortlaut nach Nr. 14, Nr. 17 und Nr. 18 abzugeben; anderenfalls sind Inhalt und Form der Teübescheinigungen in den Verträgen . oder sonstigen Vereinbarungen festzulegen.
19.3 Treffen Beamte oder Angestellte Maßnahmen, die zu Zahlungsanordnungen führen, so gelten die Unterschriften auf den die einzelnen Maßnahmen betreffenden Schriftstücken zugleich als Feststellung und Teilbescheinigung im Sinne der Nr. 11 bis Nr. 18.
19.4 Teilbescheinigungen nach Nr. 19.1 bis Nr. 19.3 dürfen nur anerkannt werden, wenn.ein Anlaß zu Zweifeln nicht besteht.
19.5 Ist eine lückenlose Nachprüfung von Angaben nicht 'möglich oder wegen des damit verbundenen .unverhältnismäßig großen Aufwandes nicht vertretbar, so beschränkt sich die Verantwortung des Feststellers der sachlichen Richtigkeit darauf, daß Bedenken gegen die Richtigkeit dieser Angaben nicht bestehen. Entsprechendes gilt, wenn
19.51 Leistungen durch Zähler, Uhren oder sonstige Kontrolleinrichtungen abgelesen werden oder
19.52 Leistungen nur unmittelbar an Dritte erbracht werden können (z: B. Sachleistungen an Heiminsassen).
19.6 Muß ausnahmsweise (z. B. bei Erkrankung oder Ausscheiden des zuständigen Feststellers) die sachliche Richtigkeit von einem Beamten oder Angestellten be-
L
122. Ergänzung - SMB1. NW. - (Stand 16. 12. 1977 = MB1. NW. Nr. 130 einschl.)
21.7.72(43)
scheinigt werden, der den Sachverhalt nicht in vollem Umfang überblicken und beurteilen kann, so gilt Nr. 19.5 entsprechend. Der Feststeller hat in diesen Fällen in der Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit anzugeben, weshalb und in welchem Umfang die Angaben nicht nachgeprüft werden konnten.
19.7 Werden Anlagen zur förmlichen Zahlungsanordnung oder begründende Unterlagen in einem automatisierten Verfahren erstellt oder nachgeprüft, so richtet sich die Abgrenzung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der Feststeller nach Nr.- 6 bis Nr. 8 HKR-ADV-Best und den danach zu erlassenden Dienstanweisungen.
20 Unterschrift des Anordnungsbefugten
20.1 Die förmliche Zahlungsanordnung muß von dem nach Nr. 2.22 zu § 34 zur Ausübung der Anordnungsbefugnis berechtigten Beamten oder Angestellten (Anord-nungsbefugter) unterschrieben werden. Der Anor-nungsbefugte darf in der förmlichen Zahlungsanordnung die rechnerische Richtigkeit nicht bescheinigen.
20.2 Der Anordriungsbefugte übernimmt mit der Unterzeichnung die Verantwortung dafür, daß
20.21 in der förmlichen Zahlungsanordnung keine offensichtlich erkennbaren Fehler enthalten sind,
20.22 die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit in der förmlichen Zahlungsanordnung von den dazu befugten Beamten oder Angestellten abgegeben worden ist,
20.23 die Buchungsstelle und das Haushaltsjahr richtig bezeichnet sind,
20.24 Ausgabemittel zur Verfügung stehen oder die Voraussetzungen für die Buchung als Vorschuß vorliegen.
20.3 Die Verantwortung des Anordnungsbefugten erstreckt sich nicht auf den Inhalt der im selben Arbeitsvorgang mit der förmlichen Zahlungsanordnung erstellten maschinell lesbaren Datenträger.
20.4 • Die Namen und Unterschriftsproben der Anordnungsbefugten werden den Kassen und Zahlstellen nach Nr. 2.23 zu § 34 mitgeteilt.
21 Änderung der förmlichen Zahlungsanordnung, ihrer Anlagen und der begründenden Unterlagen
. 21.1 Befindet sich die förmliche Zahlungsanordnung noch bei der anordnenden Stelle und sind Angaben in der Zahlungsanordnung, ihren Anlagen oder den begründenden Unterlagen zu ändern, so sind.die Berichtigungen unter Beachtung der Nr. 2.3 vorzunehmen. Die Berichtigungen sind von den Beteiligten für ihren Verantwortungsbereich mit Namenszeichen und Datum zu bestätigen.
21.2 Muß eine förmliche Zahlungsanordnung berichtigt werden und ist die Berichtigung nicht zulässig (Nr. 2.3) oder nicht möglich, so ist die Anordnung vom Anordnungsbefugten zu vernichten oder gut sichtbar ungültig zu machen. Das gleiche gilt, wenn sie nicht ausgeführt werden soll. Die ungültig gemachte Zahlungsanordnung ist zu den Akten zu nehmen oder gegebenenfalls zur Begründung der neuen Zahlungsanordnung zu verwenden.
21.3. Ist der Betrag der förmlichen Zahlungsanordnung die Summe einer listenmäßigen Zusammenstellung und sollen Einzelbeträge nicht angenommen 'oder nicht ausgezahlt werden, so sind sie vom Feststeller der sachlichen Richtigkeit in der Zusammenstellung mit dem Hinweis „Nicht einziehen" oder '„Nicht auszahlen" sowie mit Namenszeichen und'Datum zu versehen. Sind für auszuzahlende Beträge Überweisungsträger bereits gefertigt, so sind sie ebenfalls entsprechend zu kennzeichnen. Beim Zahlungsverkehr im Wege des beleglosen Datenträgeraustausches ist sinngemäß zu verfahren.
21.4 In den Fällen der Nr. 21.3 hat der Feststeller der rechnerischen Richtigkeit die nicht anzunehmenden oder nicht auszuzahlenden Beträge unter Angabe der laufenden Nummern darzustellen und die Summe in
der listenmäßigen Zusammenstellung vom Endbetrag C01 abzusetzen. Einer Änderung der Überträge bedarf es DO l nicht. Über den tatsächlich anzunehmenden oder auszuzahlenden Betrag ist eine neue Zahlungsanordnung zu fertigen; Nr. 21.2 ist zu beachten.
21.5 Handelt es sich in den Fellen der Nr. 21.3 um eine förmliche Auszahlungsanordnung für Massenzahlungen, so ist von einer Änderung des Endbetrages in der listenmäßigen Zusammenstellung abzusehen und die Auszahlungsanordnung ohne Änderung an die Kasse weiterzuleiten. Über den Unterschiedsbetrag ist eine Änderungsanordnung zu erteilen. Beim Zahlungsverkehr im Wege des beleglosen Datenträgeraustausches ist sinngemäß zu verfahren.
21.6 Befindet sich die förmliche Zahlungsanordnung nicht mehr bei der anordnenden Stelle und sind Berichtigungen notwendig, so ist eine Änderungsanordnung zu erteilen.
21.7 Sind eine förmliche Zahlungsanordnung, ihre Anlagen und die begründenden Unterlagen in einem automatisierten Verfahren erstellt worden und werden sie ungültig gemacht oder geändert, so sind die hierzu gespeicherten Angaben entsprechend zu berichtigen.
22 Allgemeine Zahlungsanordnungen
22.1 Der Finanzminister oder die von ihm ermächtigte Stelle kann zulassen, daß anstelle von förmlichen Zahlungsanordnungen allgemeine Zahlungsanordnungen erteilt werden
22.11 für Einzahlungen und Auszahlungen, die aufgrund amtlicher Gebührentarife oder amtlicher Festsetzungen anzunehmen oder zu leisten sind,
22.12 für Einzahlungen und Auszahlungen, die die Kasse im Rahmen ihres Aufgabenbereichs selbst zu veranlassen hat (z. B. Zinsen, Säumniszuschläge),
22.13 für Auszahlungen gegen sofortigen Empfang von Kleinhandelsware oder für andere Auszahlungen, die nach der Verkehrssitte sofort in bar zu leisten sind,
22.14 in anderen Fällen im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof.
22.2 Allgemeine Zahlungsanordnungen dürfen nur erteilt werden, wenn der Kasse oder Zahlstelle Unterlagen zur Verfügung gestellt werden, die die Zahlung begründen und aus denen insbesondere die Beträge, die Zahlungspflichtigen oder die Empfangsberechtigten, die Buchungsstelle und das Haushaltsjahr sowie gegebenenfalls die Nummer der Eintragung in die Haus-haltsüberwachungsliste und das Namenszeichen des Listenführers ersichtlich sind. Die sachliche und rechnerische Richtigkeit dieser Unterlagen ist unter entsprechender Anwendung der Nr. 11 bis Nr. 19 festzustellen und zu bescheinigen. Für die Änderung der Unterlagen gilt Nr. 21 entsprechend. Der Finanzminister kann im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof abweichende Regelungen treffen.
22.3 Allgemeine Zahlungsanordnungen können erteilt werden
22.31 durch Verwaltungsvorschriften oder allgemeine Dienstanweisungen oder
22.32 als Einzel-, Sammel- oder Daueranordnungen (Nr. 3.2 bis Nr. 3.4).
22.4 Allgemeine Zahlungsanordnunyen nach Nr. 22.32 müssen insbesondere enthalten
22.41 die Bezeichnung der Kasse, gegebenenfalls auch die Bezeichnung der Zahlstelle,
22.42 die Bezeichnung der Art der Einzahlungen oder Auszahlungen,
22.43 die Anordnung zur Annahme oder Auszahlung,
22.44 die Buchungsstelle und das Haushaltsjahr,
22.45 die Bescheinigung der sachlichen und gegebenenfalls der rechnerischen Richtigkeit,
22.46 die Bezeichnung der anordnenden Stelle,
22.47 das Datum der Anordnung und
22.48 die Unterschrift des Anordnungsbefugten.
21.7.72(43)
195.Ergänzung-SMBl.NW.-(Stand 15.2.1990 = MBl.NW. Nr. 13 einschl.)
631
Dritter Abschnitt: Andere Kassenanordnungen 23 Allgemeines
Für die Erteilung anderer Kassenanordnungen gelten Nr. 3 bis Nr. 22, soweit in Nr. 24 bis Nr. 26 oder vom Finanzminister im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof nichts anderes bestimmt ist.
24 Anordnungen für Wertgegenstände
24.1 Anordnungen für Wertgegenstände (Nr. 54) sind
24.11 Einlieferungsanordnungen für in Verwahrung zu nehmende Gegenstände,
24.12 Auslieferungsanordnungen für auszuliefernde Gegenstände.
24.2 Anordnungen für Wertgegenstände müssen enthalten
24.21 die Bezeichnung der Kasse oder Zahlstelle, die den Wertgegenstand in Verwahrung nehmen oder ausliefern soll,
24.22 die Anordnung zur Annahme oder Auslieferung des Wertgegenstandes,
24.23 die Bezeichnung oder Beschreibung des Wertgegenstandes,
24.24 den Einlieferer oder Empfangsberechtigten,
24.25 die Begründung,
24.26 die Bescheinigung der sachlichen und gegebenenfalls der rechnerischen Richtigkeit,
24.27 die Bezeichnung der anordnenden Stelle,
24.28 das Datum der Anordnung und
24.29 die Unterschrift des Anordnungsbefugten.
25 Sonstige Kassenanordnungen
Inhalt und Form sonstiger Kassenanordnungen bestimmt der Finanzminister im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof.
26.6 Eine allgemeine Änderungsanordnung kann erteilt werden, wenn für einen feststehenden Kreis von Zahlungspflichtigen oder Empfangsberechtigten die zu zahlenden Beträge einheitlich geändert werden sollen.
27 Kasseninterne Auftriige
27.1 Liegt eine Kassenanordnung nicht vor oder ist sie nicht erforderlich, so hat die Kasse einen kasseninternen Auftrag als Grundlage für die Zahlung und Buchung zu fertigen, wenn Unterlagen nach Nr. 22.2 nicht vorliegen oder aus vorhandenen Unterlagen die Buchungsstelle nicht ersichtlich ist.
27.2 Die kasseninternen Aufträge müssen die für die Zahlung und Buchung erforderlichen Angaben enthalten. Sie sind vom Sachgebietsleiter Buchführung und von einem weiteren Beamten oder Angestellten, den der Kassenleiter bestimmt, zu unterschreiben.
27.3 Nr. 27.1 und Nr. 27.2 gelten für Zusammenstellungen von Einzelbelegen, die zum Zwecke der Buchung von Gesamtbeträgen gefertigt werden (Nr. 192 zu § 71), sinngemäß mit der Maßgabe, daß sie von nur einem Beamten oder Angestellten des Sachgebiets Buchführung, den der Kassenleiter bestimmt, zu unterschreiben sind.
ZÄHLUNGEN, WERTGEGENSTÄNDE
Vierter Abschnitt: Zahlungsverkehr 28 Bewirken von Zahlungen
28.1 Zahlungen werden bewirkt durch
28.11 Überweisung oder Einzahlung auf ein Giro- oder Postgirokonto der Kasse sowie Überweisung oder Auszahlung von einem solchen Konto,
28.12 Übergabe oder Übersendung von Zahlungsmitteln (Bargeld, Schecks),
28.13 Verrechnung von Beträgen.
28.2. Das Nähere über Zahlungen durch Schecks und in
fremder Währung enthalten die Anlagen l und 2. i „„a z
26 Änderungsanordnungen
26. l Sind Angaben in der Kassenanordnung zu ändern oder zu ergänzen und befindet sich diese, nicht mehr bei der anordnenden Stelle, so ist eine Änderungsanordnung zu erteilen, es sei denn, daß die Kasse oder Zahlstelle in der Lage ist, die fehlerhafte Kassenanordnung vor. der Ausführung zur Änderung oder Ergänzung an die anordnende Stelle zurückzugeben.
26.2 Änderungsanordnungen sind zu erteilen als
26.21 .förmliche Änderungsanordnungen oder
26.22 allgemeine Änderungsanordnungen.
26.3 Die förmliche Änderungsanordnung .muß insbesondere enthalten
26.31 Die Bezeichnung der Kasse, gegebenenfalls auch die Bezeichnung der Zahlstelle, die die Anordnung ausführen soll,
26.32 den Hinweis auf die zu ändernde Kassenanordnung,
26.33 die Anordnung zur Änderung und
26.34 die Begründung für die Änderung.
26.4 Förmliche Änderungsanordnungen sind auch zu erteilen, wenn aufgrund von Zahlungsanordnungen Zahlungen gebucht worden sind, die Buchungsstelle oder das Haushaltsjahr sich ändert und die Bücher noch nicht abgeschlossen sind. Das gleiche gilt, wenn Titelverwechslungen im neuen Haushaltsjahr auszugleichen sind (Nr. 4 zu § 35), und zwar auch dann, wenn die Titelverwechslung, auf eine fehlerhafte Buchung zurückzuführen ist. Die Änderungsanordnungen sind für alle beteiligten Buchungsstellen zu erteilen; sie sollen im Durchschreibeverfahren erstellt werden.
26.5 Die förmlichen Änderungsanordnungen für Umbuchungen müssen über die in Nr. 26.3 aufgeführten Angaben hinaus die umzubuchenden Beträge enthalten.
29 Zahlungsarten
29.1 Zahlungen sind unbar, bar oder im Wege der Verrechnung anzunehmen oder zu leisten.
29.2 Unbar ist der. Zahlungsverkehr, wenn
29.21 Zahlungen durch buchmäßige Übertragung von Guthaben bei einem Kreditinstitut angenommen oder geleistet werden (Überweisung, Lastschrift),
29.22 Zahlungen einem Konto der Kasse gutgeschrieben oder zur Last geschrieben werden, der Einzahler dagegen Bargeld bei einem Kreditinstitut einzahlt (Zahlschein, Zahlkarte, Postanweisung) oder der Empfänger Bargeld von einem Kreditinsitut erhält (Zahlungsanweisung),
29.23 Schecks übersandt werden.
Bar ist der Zahlungsverkehr, wenn Bargeld übergeben oder übersandt wird. Als barer Zahlungsverkehr gilt auch die Übergabe von Schecks. -
29.4 Im Wege der Verrechnung werden Zahlungen angenommen und geleistet, wenn sie gleichzeitig als Einzahlung und als Auszahlung gebucht werden (Nr. 34 und Nr. 35).
30 Förderung des unbaren Zahlungsverkehrs
30.1 Zahlungen sind unbar zu bewirken, soweit nicht eine Verrechnung in Betracht kommt oder in begründeten Ausnahmefällen die bare Zahlung geboten ist.
30.2 Durch Aushang im Kassenraum und auf jede sonst geeignete Weise sind die Zahlungspflichtigen darauf hinzuweisen, sich des unbaren Zahlungsverkehrs durch Überweisung oder Einzahlung auf ein Konto zu bedienen. In allen geeigneten Fällen sind den Zahlungsaufforderungen mit Kassenzeichen versehene Zahlschein- oder Zahl karten Vordrucke beizufügen. Insbesondere bei wiederkehrenden Einzahlungen soll den Zahlungspflichtigen die Teilnahme am Lastschrifteinzugsverkehr ermöglicht werden.
215. Ergänzung - SMBl. NW. - (Stand 1. 5. 1993 = MBl. NW. Nr. 29 einschl.)
21.7.72(44)
31
31.1
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31.3
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32
32.1
32.2
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33.1
33.2
Auszahlungen smd grundsätzlich durch Überweisung auf ein Konto des Empfangsberechtigten bei einem Kreditinsitut zu leisten. Die Empfänger wiederkehrender oder öfter zu leistender einmaliger Zahlungen sind in geeigneter Weise zur Angabe, gegebenenfalls zur Einrichtung eines Kontos zu veranlassen. Auszahlungen im Lastschrifteinzugsverkehr können bei Körper-schaften'des öffentiichen Rechts sowie solchen Gläubigern des Privatrechts zugelassen werden, bei denen ein Mißbrauch der Einzugsermächtigung nicht zu befürchten ist. Es ist sicherzustellen, daß der zu belastende Betrag der Kasse so rechtzeitig bekanntgegeben wird, daß sie ihr Konto erforderlichenfalls bis zum Fälligkeitstag verstärken oder den Gläubiger zur Rücknahme des Lastschriftauftrags veranlassen kann. Die Möglichkeit des Widerspruchs gegen eine bereits vorgenommene Lastschrift richtet sich nach den Bestimmungen des Kreditgewerbes über den Lastschrifteinzugsverkehr. Die Teilnahme am Lastschrifteinzugsverkehr bedarf der grundsätzlichen Einwilligung des Finanzministers.
Verkehr mit Kreditinstituten
Die Kasse ist an den Giroverkehr der Deutschen Bundesbank und der Westdeutschen Landesbank anzuschließen. Der Geschäftsverkehr der Kasse mit der Westdeutschen Landesbank regelt sich nach den mit dem Kreditinstitut zu treffenden Vereinbarungen.
Die Kasse kann mit Einwilligung des Finanzministers an den Verkehr mit sonstigen Kreditinstituten angeschlossen werden, wenn ein zwingendes dienstliches Bedürfnis besteht. Der Geschäftsverkehr der Kasse mit den Kreditinstituten regelt sich nach den mit diesen zu treffenden Vereinbarungen
Die von der Kasse auszustellenden Schecks und Überweisungsaufträge sind vom Kassenleiter und vom Sachgebietsleiter Zahlungsverkehr zu unterschreiben.
Die Namen und Unterschriftsproben der zur Verfügung über die Konten bei den Kreditinstituten berechtigten Beamten und Angestellten sind den Kreditinstituten auf den dafür vorgesehenen Vordrucken mitzuteilen. Die Mitteilung muß den Abdruck des Dienststempels und-den Sichtvermerk des Kassenaufsichts-beamten enthalten. Bei Änderungen ist entsprechend zu verfahren.
Die Kasse hat bei den in Betracht kommenden Postämtern zu beantragen, daß die für sie, für die mit ihr im Abrechnungsverkehr stehenden Zahlstellen und für die anordnenden Stellen bestimmten Einzahlungen dem Postgirokonto der Kasse gutgeschrieben werden.
Bargeld
Bargeld sind Bundesmünzen, Bundesbanknoten und fremde Geldsorten.
Kassen und Zahlstellen haben Bundesmünzen und Bundesbanknoten ohne Einschränkung anzunehmen. Die Empfänger von Auszahlungen sind zur Annahme von Bundesmünzen nur insoweit verpflichtet, als es sich bei auf Deutsche Mark lautenden Münzen um Beträge von nicht mehr als 20 Deutsche Mark und bei auf Pfennig lautenden Münzen um Beträge von nicht mehr als fünf Deutsche Mark handelt.')
Wechsel
Wechsel dürfen nur zur Sicherheitsleistung angenommen werden. Sie gehören nicht zum Kassenistbestand und sind, soweit sie nicht aufgrund besonderer Weisung an eine andere Stelle abzuliefern sind, bis zum Fälligkeitstag im Kassenbehälter aufzubewahren.
Am Fälligkeitstag hat die Kasse die Einlösung des Wechsels und im Falle der Nichteinlösung unverzüglich die Erhebung des Wechselprotestes zu veranlassen.
34 Verrechnung im Wege der Aufrechnung
34. l Hat die Kasse eine Auszahlung an einen Empfangsberechtigten zu leisten, gegen den sie eine fällige Forderung hat, so ist gegen den Anspruch des Empfangsberechtigten auf den auszuzahlenden Betrag aufzurechnen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen gegeben sind. Mit künftig fällig werdenden Forderungen kann gegen den Anspruch auf den auszuzahlenden Betrag aufgerechnet werden, wenn der Empfangsberechtigte zustimmt. Die Zustimmung wird vermutet, wenn die Forderung, mit der aufgerechnet werden soll, innerhalb eines Monats nach dem Zeitpunkt fällig wird, an dem die Auszahlung zu leisten ist.
34.2 Ist ein Zahlungspflichtiger mit einer Einzahlung an die Kasse, im Rückstand und ist ihr 'bekannt, daß er einen Anspruch gegen eine andere Kasse des Landes auf Auszahlung eines Betrages hat, so hat die Kasse ihre Forderung der anderen Kasse mitzuteilen und sie zu ersuchen, mit dieser Forderung gegen den Anspruch des Zahlungspflichtigen aufzurechnen.
34.3 Die Kasse, die die Auszahlung zu leisten hat, hat die , Aufrechnung schriftlich zu erklären. In der Erklärung sind die Ansprüche, die gegeneinander aufgerechnet werden, einzeln nach Grund und Betrag zu bezeichnen. Je eine Ausfertigung der Aufrechnungserklärung ist dem Betroffenen, den anordnenden Stellen und den beteiligten Kassen zu übersenden.
34.4 Unbeschadet anderweitiger Regelungen kann gegenüber einer Kasse .des Landes nach § 395 BGB die Aufrechnung nur erklärt werden, wenn dieselbe Kasse sowohl für die Auszahlung als auch für die Einzahlung zuständig ist.
35 Verrechnung im Wege des Buchausgleichs, Verrechnung innerhalb der Kasse
35.1 Hat die Kasse einen Betrag an eine andere Kasse des Landes zu zahlen, so ist die Zahlung im Wege des Buchausgleichs zu verrechnen, soweit der Finanzminister nichts anderes bestimmt hat. Beträge bis zu 50000 Deutsche Mark, können überwiesen werden; Nr. 52 bleibt unberührt. *
35.2 Der Buchausgleich ist grundsätzlich von der für die Auszahlung zuständigen Kasse zu veranlassen. Er wird von der gemeinsam übergeordneten Kasse durchgeführt, die den Betrag der für die Auszahlung zuständigen Kasse zur Last und der anderen Kasse gutschreibt. Der Buchausgleich kann von der für die Einzahlung zuständigen Kasse veranlaßt werden, wenn die für die Erteilung der Auszahlungsanordnung zuständige Stelle bestätigt hat, daß der zuständigen Kasse die Auszahlungsanordnung mit dem Vermerk „Betrag wird durch Buchausgleich eingezogen" erteilt worden ist, öder wenn der Finanzminister dies für bestimmte Zahlungen zugelassen hat.
35.3 Sind innerhalb der Kasse Beträge bei mehreren Buchungsstellen miteinander zu verrechnen, so sind die auszugleichenden Beträge gleichzeitig als Auszahlung und als Einzahlung zu buchen.
Fünfter Abschnitt: Einzahlungen und Auszahlungen
Erster Unterabschnitt:
Einzahlungen 36 Leistungsort, Einzahlung an die zuständige Kasse
631
•) VgL $ 14 des Gesetzes über die Deutsche Bundesbank vom 26. Juli 1957 -'BundesgesetzbL I Seite 745 - und § 3 des Gesetzes über die Ausprägung . von Scheidemünzen vom 8. Juli 1950 - BundesgesetzbL I Seite 323.
36.1
36.2
36.3
Zahlungsaufforderungen müssen die Bezeichnung der zuständigen Kasse als Leistungsort und das für die Buchung erforderliche Kassenzeichen enthalten; der Zahlungspflichtige ist darauf hinzuweisen, daß das Kassenzeichen bei der Zahlung anzugeben ist
Als Einzahlung an die zustandige Kasse gelten auch Einzahlungen, die für ihre Rechnung an eine übergeordnete oder beauftragte Kasse (Nr. 52) oder bei einer Zahlstelle im Rahmen der ihr übertragenen Aufgaben entrichtet werden.
Einzahlungen durch Übergabe von Zahlungsmitteln sind im Kassenraum an den besonders kenntlich ge-
21.7.72(44)
195.Ergänzung-SMBl.NW.-(Stand 15.2.1990 = MBl.NW. Nr. 13 einschl.)
631
machten Stellen (Schalter) von den dazu ermächtigten Beamten oder Angestellten anzunehmen.
36.4 Die Namen und Unterschriftsproben der zur Unterzeichnung von Quittungen ermächtigten Beamten und Angestellten sind durch Aushang im Kassenraum bekanntzugeben. Der Aushang muß mit dem Abdruck des Dienststempels und dem Sichtvermerk des Kassenoder Zahlstellenaufsichtsbeamten versehen sein.
36.5 Außerhalb des Kassenraumes dürfen Einzahlungen durch Übergabe von Zahlungsmitteln nur von Bediensteten angenommen werden, die hierzu besonders ermächtigt worden sind. Die Ermächtigten haben ihren Dienstausweis mitzuführen und auf Verlangen vorzuzeigen.
36.6 Schecks, die bei einer anderen Stelle als der Kasse oder Zahlstelle eingehen, sind sofort an die zuständige Kasse weiterzuleiten. Soweit sie beim Eingang nicht bereits den Vermerk „Nur zur Verrechnung" tragen, sind sie mit diesem Vermerk zu versehen.
37 Annahme von Einzahlungen
37.1 Kassen und Zahlstellen dürfen Einzahlungen nur aufgrund schriftlicher Annahmeanordnungen annehmen; das gilt nicht für Kassen- und Zahlstellenbestandsver-stärkungen sowie für Ablieferungen im Rahmen der Geldverwaltung."
37.2 Einzahlungen durch Übergabe von Zahlungsmitteln "sind auch ohne schriftliche Annahmeanordnung anzunehmen, sofern sachliche Gründe dafür vorliegen. Ein sachlicher Grund liegt insbesondere dann vor, wenn durch die Annahmeverweigerung ein Schaden für das Land eintreten könnte. Bei Einzahlungen nach Satz l ist ein vom Einzahler unterschriebener Einzahlungsschein über den Betrag und den Grund der Einzahlung zu fordern; als Einzahlungsschein kann eine zweite Durchschrift der Quittung verwendet werden (Nr. 39.5).
37.3 Die nach Nr. 37.2 angenommenen Einzahlungen sowie unbare oder durch Übersendung von Zahlungsmitteln eingehende Einzahlungen, für die Annahmeanordnungen nicht vorliegen, sind von der Kasse als Verwahrungen nachzuweisen. Ist der Kasse die endgültige Buchungsstelle bekannt, so können die Einzahlungen dort gebucht werden; die für die Anordnung zuständige Stelle ist von der Einzahlung zu unterrichten und zur unverzüglichen Erteilung der Annahmeanordnung zu veranlassen.
37.4 Die Kasse hat die anordnende Stelle von Einzahlungen zu unterrichten, wenn' dies in begründeten Ausnahmefällen in der Annahmeanordnung oder der Unterlage zu einer allgemeinen Annahmeanordnung (Nr. 22.2) verlangt wird. Der Eingang von Beträgen, die zur Hinterlegung eingezahlt worden sind, ist der Hinterlegungsstelle in jedem Falle anzuzeigen.
38 Prüfling von Zahlungsmitteln und Wertsendungen
38.1 Zahlungsmittel, die der Kasse oder Zahlstelle übergeben werden, sind in Gegenwart des Einzahlers auf Echtheit, Vollzähligkeit und Vollständigkeit zu prüfen. Wertsendungen, die der Kasse oder Zahlstelle zugehen, sollen von. dem zuständigen Beamten oder Angestellten in Gegenwart eines Zeugen geöffnet und geprüft werden. Enthalten andere Sendungen Zahlungsmittel, so soll zu der Prüfung ebenfalls ein Zeuge hinzugezogen werden.
38.2 Wertsendungen und versiegelte oder mit Plombenverschluß versehende Geldbeutel, die bei der Kasse oder Zahlstelle eingehen, sind sofort daraufhin zu prüfen, ob die äußere Umhüllung und der Siegel- oder Plombenverschluß unversehrt sind. Ist das nicht der Fall, so sind die Wertsendungen oder Geldbeutel zurückzuweisen. Ordnungsgemäß verschlossene Rollen oder Geldbeutel, die der Kasse oder Zahlstelle von einer anderen Kasse oder Zahlstelle;-von einer anderen juristischen Person des öffentlichen Rechts oder von einem Kreditinstitut zugegangen sind, dürfen ungeöffnet weitergegeben werden, wenn die äußere Beschaffenheit unmittelbar vor der Weitergabe geprüft worden und nicht zu beanstanden ist
38.4
38.3 Wertsendungen, die für eine Kasse oder Zahlstelle bestimmt sind, jedoch einer anderen Stelle zugehen, sind sofort daraufhin zu prüfen, ob die äußere Umhüllung unversehrt ist. Ist dies der Fall, so ist die Wertsendung unverzüglich ungeöffnet der zuständigen Kasse oder Zahlstelle zuzuleiten. Beschädigte Wertsendun-. gen sind zurückzuweisen. Enthalten andere Sendungen Bargeld oder Wertgegenstände, so ist über Höhe und Art ein Vermerk zu fertigen. Der Vermerk ist zusammen mit dem Bargeld oder den Weitgegenständen unverzüglich der Kasse oder Zahlstelle zuzuleiten.
Werden bei der Prüfung von Zahlungsmitteln, die der Kasse oder Zahlstelle übersandt wurden oder ihr nach Nr. 38.3 zugegangen sind, Unstimmigkeiten festgestellt, so sind sie aktenkundig zu machen; der-zur Prüfung hinzugezogene Zeuge hat den Vermerk ebenfalls zu unterschreiben. Beweismittel, die für die Aufklärung von Unstimmigkeiten von Wert sein können (Umhüllungen u. dergl.), sind aufzubewahren.
38.5 Für die Behandlung nachgemachter, verfälschter, als Falschgeld verdächtiger, beschädigter oder abgenutzter Bundesmünzen und Bundesbanknoten gelten die Bestimmungen der Anlage 3. Andere Zahlungsmittel, Anlage a deren Echtheit zweifelhaft ist, sind zurückzuweisen; liegt der Verdacht einer strafbaren Handlung vor, so ist die zuständige Polizeidienststelle zu verständigen.
39 Quittung bei Einzahlungen
39.1 Über jede Einzahlung, die durch Übergabe von Zäh-lungsmitteln entrichtet wird und die nicht den Gegen-wert für verkaufte Wertzeichen und Vordrucke darstellt, ist dem Einzahler unaufgefordert eine Quittung zu erteilen. Über andere Einzahlungen ist eine Quit-tung nur auf Verlangen auszustellen. Quittungen über gerichtliche Hinterlegungen sind für jede Einzahlung auf dem Zweitstück des Annahmeantrages zu erteilen'). Nr. 4 der Anlage, l ist zu beachten. Die Quittung darf nur mit zugelassenen Schreibmitteln (Nr. 2.3) ausgestellt werden.
39.2 Die Quittung muß enthalten
39.21 das Empfangsbekenntnis,
39.22 die Bezeichnung des Zahlungspflichtigen,
39.23 den Betrag,
39.24 den Grund der Einzahlung,
39.25 die Maschinenlaufnummer oder einen anderen Hinweis, der die Verbindung zur Buchführung herstellt,
39.26 den Ort und das Datum der Einzahlung,
39.27 die Bezeichnung der Kasse oder Zahlstelle und
39.28 die Unterschriften, und zwar
39.281 bei handschriftlich ausgestellten Quittungen mit ein-gedruckter fortlaufender Numerierung die Unterschrift des die Zahlung annehmenden Beamten oder Angestellten,
39.282 bei den mit Buchungs- oder Schalterquittungsmaschine ausgestellten Quittungen das Namenszeichen des die Zahlung annehmenden Beamten oder Angestellten oder
39.283 bei anderen Quittungen die Unterschriften des die Zahlung annehmenden Beamten oder Angestellten und eines weiteren Beamten oder Angestellten der Kasse oder Zahlstelle.
39.3 Auf Quittungen, die auf Verlangen des Einzahlers ausgestellt werden, ist der Zahlungsweg zu vermerken. Zweitschriften von Quittungen sind als solche zu kennzeichnen. Die Quittung über die zur Hinterlegung eingezahlten Beträge, für die eine Annahmeanordnung nicht vorliegt, muß zusätzlich den Vermerk enthalten „Annahme gilt noch nicht als •Hinterlegung". Ist der Tag der Ausstellung der .Quittung nicht zugleich der Einzahlungstag (Nr. 40), so ist dieser in der Quittung zu vermerken.
•) vgl. }6Nr. l Hinterlegungsordnung vom 10. März 1937 (Reidagenlzbl.I Seite
188. Ergänzung-SMBl.NW.-(Standl.12.1988 = MBl.NW. Nr. 76 einschl.)
21.7.72(45)
39.4 Markbeträge von 100 Deutsche Mark und mehr sind in Buchstaben zu wiederholen. Bei den mit Buchungs- oder Schalterguittungsmasdiine erteilten Quittungen entfällt die Wiederholung des Markbetrages.
39.5 Quittungen sind mit einer Durchschrift auszustellen. Bei Bedarf kann eine weitere Durchschrift als Einzahlungsschein verwendet werden (Nr. 37.2).
39.6 Die Durchschriften der handschriftlich ausgestellten Quittungen sind blockweise zu sammeln. Ist ein Block verbraucht, so sind die Durchschriften vom Kassenleiter oder dem von ihm damit beauftragten Beamten oder Angestellten auf Vollzähligkeit zu prüfen und bis zum Ablauf der besonders bestimmten Aufbewahrungsfrist aufzubewahren.
39.7 Die Vordrucke für handschriftlich auszustellende Quittungen sind in Blöcken mit Doppelblättern herzustellen. Der Vordruck für die Durchschrift ist andersfarbig zu halten. Die einzelnen Blätter jedes Blocks müssen aufgedruckte fortlaufende Nummern tragen, wobei das zweite Blatt die gleiche Nummer wie das erste enthalten und als Durchschrift gekennzeichnet sein muß.
39.8 Sind Quittungsvordrucke nach Nr.. 39.7 verschrieben oder unbrauchbar geworden, so sind sie zu durchkreuzen und bei den Durchschriften zu belassen.
39.9 Zu- und Abgänge an Quittungsblöcken sind besonders nachzuweisen. Die Zugänge sind durch die Lieferungsbescheinigungen, die Abgänge durch die Empfangsbescheinigungen der Beamten oder Angestellten, denen Quittungsblöcke ausgehändigt werden, zu belegen. Jedem Beamten oder Angestellten, der handschriftlich Quittungen im Durchschreibeverfahren auszustellen hat, ist mögliclist nur ein Block auszuhändigen. In der Empfangsbescheinigung sind die Nummern der im Block enthaltenen Quittungsblätter anzugeben. Bei der Aushändigung der Blöcke haben der aushändigende und der empfangende Beamte oder Angestellte zu prüfen, ob sämtliche Blätter in dem Block enthalten sind. Fehlerhafte Blöcke sind nicht auszuhändigen oder wieder zurückzugeben. Wird ein Quittungsblock nicht vollständig aufgebraucht, so ist er gegen Empfangsbescheinigung dem Beamten oder Angestellten zurückzugeben, der den Bestand verwaltet. Der Quittungsblock ist unter Angabe der Zahl der zurückgegebenen Blätter wieder als Zugang nachzuweisen.
39.10 Kommt ein .Quittungsblock oder ein Quittungsblatt abhanden, so ist dem Kassenleiter oder Zahlstellenverwalter und dem Kassen- oder Zahlstellenaufsichtsbeamten sofort Anzeige zu erstatten. Der Sachverhalt ist schriftlich festzuhalten.
39.11 Der Finanzminister kann Ausnahmen von den Bestimmungen der Nr. 39.2 bis Nr. 39.10 zulassen.
40
40.1
40.2
40.3
Einzahlungstag
Als Einzahlungstag im Sinne dieser Vorschrift gilt
bei Überweisung oder Einzahlung auf ein Konto der Tag der Gutschrift auf dem Giro- oder Postgirokonto der zuständigen Kasse,
bei Übergabe oder Übersendung von Zahlungsmitteln der Tag des Eingangs bei der zuständigen Kasse oder Zahlstelle,
bei Übergabe von Zahlungsmitteln an einen Beamten oder Angestellten, der aufgrund besonderer Weisung mit der Annahme der Einzahlung außerhalb des Kassenraumes beauftragt ist, der Tag der Übergabe,
40.4 bei Zahlungen im Wege der Verrechnung mit Ausnahme der Aufrechnung
40.41 der Einzahlungstag nach Nr. 40.1 bis Nr. 40.3, wenn es sich um die Verrechnung von Zahlungen handelt, die im baren oder unbaren Zahlungsverkehr angenommen worden sind,
40.42 der Buchungstag (Nr. 20.2 zu § 71) in den übrigen Fällen,
40.5 bei Verrechnung von Zahlungen im Wege der Aufrechnung (Nr. 34) der Tag, an dem sich die Ansprüche aufrechenbar gegenüberstehen.
41 Rechtzeitige und vollständige Entrichtung von Ein- C01 Zahlungen Ow l
41.1 Die Kasse hat die rechtzeitige und vollständige Entrichtung der Einzahlungen aufgrund von Sollstellungen, Annahmeanordnunger. oder sonstigen Unterlagen zu überwachen.
41.2 Ob eine Einzahlung rechtzeitig entrichtet ist, bestimmt sich nach den für das Schuldverhältnis geltenden besonderen Vorschriften (z. B. § 224 AO, §§ 186ff, § 270, §§284ff BGB).
41.3 Wird eine Einzahlung nicht rechtzeitig oder nicht vollständig entrichtet, so hat die Kasse den Schuldner zu mahnen und bei erfolgloser Mahnung die Einziehung des Betrages zu veranlassen. Andere Regelungen in Rechts- oder Verwaltungsvorschriften sowie abweichende schriftliche Weisungen der anordnenden Stelle • bleiben unberührt.
41.4 In geeigneten Fällen kann die Kasse vor Einleitung des Einziehungsverfahrens durch Postnachnahmeauftrag mahnen. Hiervon ist abzusehen, wenn
41.41 der geschuldete Betrag 300 Deutsche Mark im Einzel-fall übersteigt,
41.42 es sich um eine Behörde oder um einen im Ausland wohnenden Schuldner handelt oder
41.43 anzunehmen ist, daß die Nachnahme nicht eingelöst werden wird.
42 Behandlung von Mehr- und Minderbeträgen sowie von gefundenem Bargeld, haushaltsmäßige Vereinnahmung von Hinterlegungen
42.1 Ergeben sich bei Einzahlungen Mehrbeträge, die nicht mit fälligen oder fällig werdenden Forderungen verrechnet werden können, so-sind sie an den Einzahler zurückzuzahlen. Beträge bis einschließlich fünf Deutsche Mark sind nur auf Antrag zurückzuzahlen. Werden Beträge nicht zurückgezahlt und können sie auch nicht mit anderen Forderungen verrechnet werden, so sind sie bei der ursprünglichen Buchungsstelle zu belassen.
42.2 Einzahlungen, die durch Übersendung von Zahlungsmitteln oder durch Überweisung entrichtet werden, ohne daß der Einzahler ermittelt werden kann, sind als Verwahrungen nachzuweisen und wie Kassenüberschüsse abzuwickeln (Nr. 23.6 zu § 71). Bei gefundenem Bargeld ist entsprechend zu verfahren.
42.3 In Fällen, in denen Beträge von mehr als fünf Deutsche Mark nach Nr. 42.2 wie Kassenüberschüsse abzuwickeln sind, ist der Sachverhalt alsbald durch Aushang öffentlich bekanntzumachen und der Empfangsberechtigte zur Anmeldung seiner Rechte binnen einer Frist von sechs Wochen aufzufordern*).
42.4 Vor Ablauf des Haushaltsjahres hat die Kasse für jede Hinterlegungsstelle Verzeichnisse über die Geldhinterlegungen aufzustellen, die infolge Erlöschens des Anspruchs auf Herausgabe (§§ 19 ff. Hinterlegungsordnung) oder nach den Bestimmungen der Nr. 20 der Anlage l zu § 79 vor Erlöschen des Anspruchs auf Herausgabe haushaltsmäßig zu vereinnahmen sind.
42.5 Minderbeträge sind sofort nachzufordern, soweit nicht die Nachforderung nach den über die Behandlung von Kleinbeträgen getroffenen Bestimmungen unterbleiben darf. ,
43 Reihenfolge der Tilgung
43.1 Hat ein Schuldner mehrere Beträge zu zahlen und reicht der gezahlte Betrag zur Tilgung sämtlicher Schulden nicht aus, so wird diejenige Schuld getilgt, die der Schuldner bei der Zahlung bestimmt.
43.2 Trifft der Schuldner keine Bestimmung und reicht die Einzahlung zur Tilgung der ganzen Schuld nicht aus, so ist die Zahlung zunächst auf Strafen oder Bußen in Geld, Zwangsgelder und Kosten, dann auf Zinsen und zuletzt auf die Hauptforderung anzurechnen. Innerhalb dieser Reihenfolge sind die einzelnen Schulden
•) 55 982, 983 BGB in Verbindung mit der Bekanntmachung vom 16. Juni 1898 (Reichsgesetzbl. Seite 912).
21.7.72(45)
159.Ergänzung-SMBl.NW.-(Standl5.12.1983 = MBl.NW. Nr. 114 einschl.)
631
nach ihrer Fälligkeit zu ordnen; bei gleichzeitig fällig gewordenen Beträgen bestimmt die Kasse die Reihenfolge der Tilgung. Anderweitige gesetzliche Regelungen bleiben unberührt
44 Stundung von Ansprüchen
44.1 Die Stundung von Ansprüchen ist Aufgabe der anordnenden Stelle.
44.2' Stundet die anordnende Stelle einen Anspruch, so hat sie der Kasse rechtzeitig, mindestens gleichzeitig mit der Benachrichtigung des Zahlungspflichtigen eine Änderungsanordnung zu erteilen.
44.3 Der für die anordnende Stelle zuständige Minister kann die Kasse allgemein oder für bestimmte Ansprüche ermächtigen, Stundungen zu gewähren (§ 59 Abs. l Satz 2 i. V. mit Nr. 1.7 und Nr. 1.8 zu § 59). Die Kasse hat die für die Stundung maßgebenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften zu beachten (z. B. §§ 222 und 234 AO, W zu § 59).
45 Berechnung von Zinsen bei Einzahlungen
45.1 Zinsen sind zu berechnen, wenn der Zinsanspruch feststeht.
45.2 Die Berechnung der Zinsen ist Aufgabe der anordnenden Stelle. Die Kasse kann mit der Berechnung beauftragt werden; hierzu bedarf es der .Zustimmung ihrer Aufsichtsbehörde.. Berechnet die Kasse die zu erhe-. benden Zinsbeträge, so hat die anordnende Stelle die maßgebenden Berechnungsgrundlagen in der Kassenanordnung anzugeben (Nr. 6.6) oder der Kasse in anderer Form schriftlich mitzuteilen.
45.3 Bei der Berechnung der Zinsen werden das Jahr mit 360 Tagen und jeder Monat mit 30 Tagen gerechnet.
45.4 Soweit der Anspruch erfüllt wird, endet die Verzinsung mit Ablauf des Tages, der sich nach Nr. 41.2 ergibt. Ist die Ermittlung dieses Tages nicht ohne weiteres möglich, so endet die Verzinsung hilfsweise mit Ablauf des dritten Tages vor dem Einzahlungstag (Nr. 40). Der am Ersten eines Monats geltende Zinssatz ist für jeden Zinstag dieses Monats zugrunde zu legen.
45.5 Von den Vorschriften der Nr. 45.2 bis Nr. 45.4 abweichende Rechts- und Verwaltungsvorschriften oder vertragliche Vereinbarungen bleiben unberührt.
Zweiter Unterabschnitt: Auszahlungen .
46 Leistung von Auszahlungen v
46.1 Kassen und Zahlstellen dürfen Auszahlungen nur aufgrund schriftlicher Auszahlungsanordnungen leisten; das gilt nicht für Ablieferungen im Rahmen der Geld-. Verwaltung sowie für Kassen- und Zahlstellenbe-standsverstärkungen.
46.2 Vor Fälligkeit dürfen Auszahlungen nur aufgrund einer Änderungsanordnung geleistet werden; Nr. 50.1 bleibt unberührt.
46.3 Die Kasse kann angenommene Befrage ohne Auszahlungsanordnung zurückzahlen, wenn der Betrag irrtümlich eingezahlt oder nach Nr. 37.2 oder Nr. 37.3 irrtümlich angenommen worden ist. Zur Rückzahlung von Beträgen, die zur Hinterlegung eingezahlt worden sind, ohne daß eine Annahmeanordnung vorliegt, bedarf es einer schriftlichen Weisung der Hinterlegungsstelle. Beträge, cjie für'eine andere Kasse des Landes oder für eine Kasse einer anderen juristischen Person des öffentlichen Rechts bestimmt, sind, können ohne Auszahlungsanordnung weitergeleitet werden.
. 46.4 Die Überweisungsträger und -listen sowie die sonstigen Unterlagen für die Einzelbeträge können bei Massenzahlungen bereits vor der Hingabe des Überweisungsauftrags dem die Überweisung ausführenden Kreditinstitut zugeleitet werden. Voraussetzung hierfür ist, daß die zu überweisenden Beträge erst an dem von der Kasse bestimmten Tag abgebucht werden, daß ein Rückruf der in den Unterlagen genannten Einzel-betrage bis zum letzten Arbeitstag vor dem im Überweisungsträger angegebenen Zahltag möglich ist und . daß hierüber mit dem die Überweisung ausführenden Kreditinstitut eine schriftliche Vereinbarung besteht.
47
47.1
47.2
47.3
47.4
48
48.1
Zahlungsempfänger
Auszahlungen sind an den in der Auszahlungsanordnung bezeichneten Empfänger zu leisten. Liegt eine förmliche Auszahlungsanordnung nicht vor, so hat die Kasse oder Zahlstelle den Empfänger selbst zu ermitteln.
Bestehen Zweifel hinsichtlich'der Person des Empfängers (z. B. wegen Todesfalles) oder hat die Kasse oder Zahlstelle Grund zu der Ahnahme, daß der in der Auszahlungsanordnung bezeichnete oder von ihr ermittelte Empfänger nicht empfangsberechtigt ist (z. B. wegen Konkurses, Abtretung der Forderung), so ist vor der Auszahlung die Entscheidung der anordnenden Stelle einzuholen.
Fehlt bei den durch Überweisung auszuführenden Anordnungen, die Kontobezeichnung des Empfängers (Kreditinstitut, Kontonummer und Bankleitzahl) oder sind mehrere Konten angegeben, so hat die Kasse die Überweisung auf dem für sie zweckmäßigsten Wege auszuführen.
Vor der Auszahlung durch Übergabe von Zahlungsmitteln soll die Kasse oder Zahlstelle vom Empfangsberechtigten, Bevollmächtigten oder Überbringer einer gültigen Quittung einen Ausweis über die Person verlangen, es sei denn, daß der Empfänger dem die Auszahlung leistenden Beamten oder Angestellten persönlich bekannt ist. Von einem Bevollmächtigten kann außerdem ein Ausweis über seine Empfangsberechtigung (z. B. Vollmacht, Bestellungsurkunde, Registerauszug) gefordert werden.
Bescheinigungen über unbare Auszahlungen und über Verrechnungen
Wird eine Auszahlung unbar oder durch Verrechnung geleistet, so sind auf dem Beleg Tag und Zahlungsweg zu bescheinigen. Die Bescheinigung kann auch.auf einer Zusammenstellung von einzelnen Belegen abgegeben werden; in diesem Falle ist die Auszahlung auf den einzelnen Belegen durch den Stempelaufdruck „Bezahlt" oder in anderer Weise kenntlich zu machen. Die Bescheinigung lautet
48.11 bei Überweisungen „Ausgezahlt durch Überweisung am ...",
48.12 bei Auszahlungen im Lastschrifteinzugsverkehr „Ausgezahlt durch Abbuchung am ..." oder
48.13 bei Auszahlungen durch Verrechnung „Ausgezahlt • durch Verrechnung am ...".
48.2 Die Bescheinigung ist in den Fällen der Nr. 48.11 und Nr. 48.12 von dem vom Kassenleiter dazu bestimmten Sachbearbeiter des Sachgebiets. Zahlungsverkehr und in den Fällen der Nr. 48.13 von dem dazu bestimmten Sachbearbeiter des Sachgebiets Buchführung zu unterschreiben.
48.3 Werden die Auszahlungsunterlagen in einem automatisierten Verfahren erstellt und werden dabei die richtige und vollständige Datenerfassung, -eingabe, -Verarbeitung und -ausgäbe von den dafür zuständigen Stellen gesondert bescheinigt, so erstreckt sich die Bescheinigung der Kasse nach Nr. 48.1 nur auf die ordnungsgemäße Auszahlung des Gesamtbetrages.
49 Quittung bei Auszahlungen
49.1 Bei jeder Auszahlung durch Übergabe von Zahlungsmitteln ist eine Quittung des Empfängers zu verlangen. Die Quittung darf nur mit zugelassenen-Schreibmitteln (Nr. 2.3) ausgestellt werden.
49.2 Werden Auszahlungen an den Überbringer einer Quittung geleistet, so hat der Überbringer den Empfang auf der Quittung zu bescheinigen.
49.3 Ist die Auszahlung zur Weiterleitung an Forderungsberechtigte bestimmt, so genügt die Unterschrift des in der Auszahlungsanordnung bezeichneten Empfangsberechtigten (Nr. 7.2). Dieser hat sich grundsätzlich die ordnungsgemäße Weiterleitung des Betrages bestätigen zu lassen; diese Bestätigungen sind dem Rechnungsbeleg beizufügen oder vom Empfangsberechtigten bis zum Abschluß der Rechnungsprüfung aufzubewahren.
215. Ergänzung - SMBl. NW. - (Stand 1. 5. 1993 = MBl. NW. Nr. 29 einschl.)
21.7.72(46)
49.4 Die Quittung muß enthalten
49.41 das Empfangsbekenntnis,
49.42 den Betrag,
49.43 den Grund der Auszahlung,
49.44 den Ort und das Datum der Ausstellung,
49.45 die Bezeichnung der Kasse oder Zahlstelle und
49.46 die Unterschrift des Empfangsberechtigten, seines Vertreters oder Bevollmächtigten.
49.5 Markbeträge von 1000 Deutsche Mark und mehr r sind in Buchstaben zu wiederholen. Bei den mit Buchungs- oder Schalterquittüngsmaschine vorbereiteten Quittungen' entfällt die Wiederholung des Markbetrages.
49.6 Ist der Tag der Ausstellung der Quittung nicht zu- • gleich der Tag der Auszahlung, so ist dieser in der Quittung zu vermerken.
49.7 Wird der Kasse oder Zahlstelle ein Nachweis über die Empfangsberechtigung (z. B. Vollmacht) vorgelecrt, so ist er der Quittung beizufügen; ist dies nicht möglich, so sind die wesentlichen Angaben des Nachweises in der Quittung zu vermerken.
49.8 Quittungen, in denen der Betrag geändert ist, dürfen nicht angenommen werden; sonstige Änderungen soll die Kasse oder Zahlstelle sich vom Empfänger bestätigen lassen. "
49.9 Liegt ein Schriftstück vor, das den Betrag - gegebenenfalls autfh in Buchstaben -, den Grund der Auszahlung und die Bezeichnung der Kasse oder Zahlstelle enthält, so soll die Quittung mit den Worten „Betrag erhalten' und unter Angabe von Ort und Datum der Ausstellung sowie mit der Unterschrift des Empfängen auf dem Schriftstück abgegeben werden. Bei listenmäßigen Auszahlungsunterlagen mit Quirtungsspalte ge-, nügt die Unterschrift des Empfängers in dieser Spalte.
49.10 Bei Auszahlungen -gegen sofortigen Empfang von Kleinhandeisware genügen die üblichen Kassenzettel als Quittung; entsprechendes gilt bei anderen Auszahlungen, die nach der Verkehrssitte sofort in bar zu entrichten sind.
49.11 Werden Einrichtungen der Deutschen Bundesbank, der Deutschen Bundespost oder der Deutschen Bundesbahn benutzt, so sind Quittungen, die den von diesen Stellen erlassenen Bestimmungen entsprechen, anzunehmen.
49 12 Empfajiger. die nicht schreiben können, sollen die Quittung durch Handzeichen vollziehen. Auszahlungen an diese Empfänger sind durch einen bei der Auszdl'.luny anwesenden Zeugen und durch den die Auszahlung leistenden Beamten oder Angestellten zu bescheinigen. Für Auszählungen an Blinde, Lesensunkundige und an Personen, die die Quittung in anderen als deutschen oder lateinischen Buchstaben vollziehen, gilt Satz 2 entsprechend.
50 Rechtzeitige Leistung von Auszahlungen
50.1 Die Kasse oder Zahlstelle hat die Auszahlungsanordnung so rechtzeitig auszuführen, daß der Betrag dem Empfanger am Fälligkeitstag zur Verfügung steht.
50.2 .-.uszdhlungsanordnungen. die bei der Kasse oder Zahlstelle verspätet eingehen oder in denen ein Fälligkeitstag nicht angegeben ist, sind sofort auszuführen.
51 Berechnung von Zinsen bei Auszahlungen
Für die Berechnung von Zinsen sind die Bestimmungen der Nr. 45.1 bis Nr. 45.5 sinngemäß anzuwenden.
Dritter Unterabschnitt: Gemeinsame Bestimmungen
52 ' Auftragszahlungen
Die Kasse kann ausnahmsweise eine andere Landeskasse schriftlich beauftragen, für sie eine Einzahlung anzunehmen, oder eine Auszahlung zu leisten. Die beauftragte Kasse hat den angenommenen oder ausgezahlten Betrag unverzüglich im Wege des Buchausgleichs mit der beauftragenden Kasse zu verrechnen (Nr. 35).
53 Berechnung von Teilbeträgen
53. l Sind von Zahlungen, die in Jahresbeträgen festgesetzt sind, Monatsbeträge zu berechnen, so'gilt ein Zwölftel des Jahresbetrages als Monatsbetrag. Bei der.Berechnung von Tagesbeträgen von festgesetzten Jahresoder Monatsbeträgen wird das Jahr mit 360 Tagen und jeder Monat mit 30 Tagen gerechnet, soweit nicht etwas anderes bestimmt ist.
53.2 Die bei der Berechnung sich ergebenden Bruchteile eines Pfennigs werden bei Einzahlungen auf einen vollen Pfennig abgerundet und bei Auszahlungen auf «inen vollen Pfennig aufgerundet. Hierbei entstehende Minder- und Mehrbeträge sind nicht auszugleichen.
Sechster Abschnitt: Wertgegenstände 54 Arten der Wertgegenstände
54.1 Wertgegenstände sind Wertpapiere, Wertzeichen mit Ausnahme der Postwertzeichen, geldwerte Drucksachen, Kostbarkeiten und sonstige als Hinterlegung zu behandelnde Sachen.
54.11 Wertpapiere sind .Urkunden, die das in ihnen verbriefte - Recht derart verkörpern, daß sie selbst zum Träger des Rechts werden und daß der Besitz der Urkunde zur Ausübung des Rechts notwendig ist. Wertpapiere sind demnach Schuldverschreibungen auf den Inhaber (Hypothekenpfandbriefe, Kommunalobligationen), Investmentzertifikate, Zinsscheine, Aktien, Kuxe, Wechsel und dergl. Als Wertpapiere im Sinne dieser Bestimmungen gelten Urkunden, bei denen das in ihnen verbriefte Recht auch ohne den Besitz der Urkunde ausgeübt werden kann. Dazu gehören Hypothekenbriefe, Grundschuldbriefe, Rentenschuldbriefe, Depotscheine (Depotquittungen), Sparbücher und dergl.
54.12 Zu den Wertzeichen und geldwerten Drucksachen gehören insbesondere Kostenmarken, Gebührenmarken, Steuerzeichen, Gebührenkarten (auch Eintrittskarten) aller Art mit und ohne Wertaufdruck, die bei der Erhebung von Einnahmen bei den Dienststellen des Landes verwendet werden, sowie zum Verkauf bestimmte Vordrucke und dergl.
54.2 Bargeld, Schecks, Schuldversprechen, Schuldanerkenntnisse, Versicherungsscheine, Verpfändungserklärungen, Bürgschaftserklärungen sowie Vertragsurkunden jeglicher Art gelten nicht als Wertgegenstände im Sinne der Nr. 54.1. Die zuständigen Dienststellen können in begründeten Ausnahmefällen verlangen, daß solche Urkunden sowie Bargeld und Schecks wie Wertgegenstände behandelt werden.
55 Einlieferung und Auslieferung von Wertgegenständen
55.1 Wertgegenstände, die dem Land gehören oder als Sicherheit oder zur vorübergehenden Verwahrung angenommen werden oder beschlagnahmt worden sind, sind bei einer Kasse, oder mit Einwilligung des Finanzministers bei einer Zahlstelle einzuliefern. Wertgegcn-stände, die nach den Vorschriften der Hinterlegungs-• Ordnung zu hinterlegen sind (gerichtliche Werthinterlegungen), sind bei der zuständigen Kasse oder Zahlstelle einzuliefern.
55.2 Nr. 55. l gilt nicht für Wertgegenstande,
55.21 die zu Sammlungen der Museen oder zu sonstigen kulturellen Einrichtungen gehören,
55.22 die von Dienststellen des Landes z. B für die Insassen von Heimen, Krankenhäusern oder Justizvollzugsanstalten aufbewahrt werden,
55.23 die in amtlichen Gewahrsam der Polizei oder der Justizbehörden gelangt sind,
55.24 die nach schriftlicher Entscheidung des Leiters der Dienststelle des Landes von dieser zur Erfüllung ihrer Aufgaben gegenständlich benötigt werden,
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21.7.72(46)
215. Ergänzung - SMBl. NW. - (Stand 1. 5. 1993 = MBl. NW. Nr. 29 einschl.)
631 5525 für die eine Sonderregelung durch den Finanzminister w** ' getroffen Worden ist,
55.3 Wertgegenstände sind nur aufgrund schriftlicher Ein-lieferungs- oder Auslieferungsanördnung der zuständigen Dienststelle anzunehmen oder auszuliefern (Nr. 24).
55.4 Wertgegenstände sind bei der Einlieferung je nach ihrer Art auf Vollzähligkeit oder Vollständigkeit und - soweit möglich - auf Wert, Beschaffenheit, Echtheit und Gewicht zu untersuchen. Die Untersuchung obliegt dem mit der Annahme von Wertgegenständen betrauten Beamten oder Angestellten; sie ist möglichst in Gegenwart des Einlieferers, andernfalls in Gegenwart eines Zeugen vorzunehmen. Ist . die Kasse oder Zahlstelle nicht in der Lage, die Wertgegenstände zu untersuchen, so hat sie die Entscheidung der zuständigen Dienststelle über die Heranziehung eines Sachverständigen herbeizuführen.
55.5 Über die Einlieferung von Wertgegehständen sind Quittungen zu erteilen. Darin sind der Name des Einlieferers sowie Art, Stückzahl und Nennwert des Gegenstandes und der Grund der Einlieferung anzugeben. Bescheinigungen über die Echtheit, den tatsächlichen Wert oder den Verkehrswert dürfen nicht erteilt werden. Bei der Einlieferung von Wertgegenständen als Sicherheit tri't an die Stelle der Quittung eine Verwahrungsbescheinigung.
55.6 Die auszuliefernden Wertgegenstände sind als Einschreiben oder als Wertsendung zu übersenden, sofern die unmittelbare Aushändigung durch die Kasse oder Zahlstelle nicht ausdrücklich von der zuständigen Dienststelle angeordnet oder vom Empfangsberechtigten verlangt wird. Bei unmittelbarer Aushändigung ist eine Quittung zu fordern- Wertgegenstände, für die eine Verwahrungsbescheinigung erteilt worden ist, dürfen nur gegen Rückgabe dieser Bescheinigung ausgeliefert werden. Kann die Verwahrungsbescheinigung ausnahmsweise nicht zurückgegeben werden, so ist die Entscheidung der zuständigen Dienststelle einzuholen.
55 7 Soweit in Nr. 55. l bis Nr. 55.6 nichts anderes bestimmt ist, gelten für die Einlieferung und Auslieferung von Wertgegenständen die Bestimmungen über Einzahlungen und Auszahlungen (Nr. 28 bis Nr. 53) sinngemäß.
56 Verwaltung von Wertgegenständen
56.1 Die Kasse oder Zahlstelle hat für den unveränderten Zustand der eingelieferten Wertgegenstände und deren sachgerechte Behandlung (Verpackung, Lagerung usw.) zu sorgen und die Wertgegenstände.verwechslungssicher zu kennzeichnen. Sie hat börsenfähige Wertpapiere als offenes Depot, andere Wertpapiere und Kostbarkeiten in ein Schließfach oder in angeordneten Ausnahmefällen als geschlossenes Depot gegen Depotschein bei einem Kreditinstitut einzuliefern, ohne daß hierdurch ihre Zuständigkeit für den Nachweis dieser Wertgegenstände berührt wird. Die Verwahrung und Verwaltung der ais.offene Depots eingelieferten Wertpapiere obliegt dem Kreditinstitut. Die Einlieferungsbestätigungen, die Schlüssel zum Schließfach oder die Depotscheine sind anstelle der Wertpapiere und Kostbarkeiten im Verwahrgelaß aufzubewahren. Die aus gerichtlich hinterlegten Wertpapieren eingehenden Geldbeträge sind als Geldhinterlegungen nachzuweisen.
56.2 Barabhebungen von Sparbüchern, die von der Kasse oder Zahlstelle verwaltet werden, sind unzulässig; abgerufene Beträge sind auf ein Konto der Kasse überweisen zu lassen.
56.3 Die durch die Verwaltung der Wertgegenstände entstandenen Auslagen sind der zuständigen Dienststelle mitzuteilen, die über die Erstattung entscheidet.
56.4 Veränderungen im Bestand der Hinterlegungsmasse gerichtlicher Werthinterlegungen sind der Hinterlegungsstelle mitzuteilen.
56.5 Vor Ablauf eines Haushaltsjahres sind die gerichtlichen Werthinterlegungen, die infolge Erlöschens des Anspruchs auf Herausgabe (§§ 19 ff der Hinterlegungsordnung) dem Lande verfallen sind, festzustellen und der Hinterlegungsstelle mitzuteilen.
56.6 Alle Wertzeichen und geldwerten Drucksachen des'
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. 58
59
59.1
59.2
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Landes sind von der Druckerei oder dem Verlag an die zuständige Kasse oder Zahlstelle auszuliefern. Diese nimmt die Wertzeichen und die geldwerten Drucksachen in Verwahrung und händigt sie auf schriftliche Anforderung den Bedarfsstellen gegen Quittung aus.
Unbrauchbar gewordene Wertzeichen und geld-werte Drucksachen sind vom zuständigen Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr in Gegenwart des Kassenleiters oder eines von diesem beauftragten Beamten oder Angestellten der Landeskasse zu vernichten. Über die Vernichtung ist eine Niederschrift zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben ist. Aufgerufene Wertzeichen sind entsprechend zu behandeln.
Aufbewahrung der Wertgegenstände
Wertgegenstände sind von einer Kasse oder Zahlstelle in einem Verwahrgelaß unter doppeltem Verschluß aufzubewahren, soweit der Finanzminister nichts anderes bestimmt hat.
Siebenter Abschnitt:
Geldverwaltung Verwendung der Einzahlungen
Einzahlungen für das Land dürfen nur zu Auszahlungen für das Land verwendet werden. Andere Auszahlungen (Nr. 3.8 zu § 79) dürfen nur geleistet werden, wenn Kassenmittel hierfür zur Verfügung stehen oder der Finanzminister Ausnahmen zugelassen hat. .
Kassenistbestand
Der Kassenistbestand setzt sich aus den Zahlungsmit-tejn, den angezahlten Belegen und den Beständen aus den Kontogegenbüchern (Nr. 15 zu §71) zusammen. Von Zahlungsmitteln, die als Sicherheit angenommen worden sind, ist nur Bargeld zum Kassenistbestand zu rechnen.
Die Kasse hat ihren Bedarf an Bargeld durch Abhebung von ihren Guthaben bei den Kreditinstituten zu decken, soweit die baren Einzahlungen nicht ausreichen. Der Bestand an Bargeld darf beim Tagesabschluß den Betrag nicht übersteigen, der als Wechselgeld und für die vor der Verstärkung des Bargeldbestandes am nächsten Arbeitstag voraussichtlich durch Übergabe von Bargeld zu leistenden Auszahlungen erforderlich ist. Die Kasse hat Bargeld, das den zulässigen Bestand übersteigt, ihren Konten bei den Kreditinstituten zuzuführen.
Die Guthaben der Landeskasse bei den Kreditinstituten beim Tagesabschluß sind unter Berücksichtigung der Verstärkungsmöglichkeiten so niedrig wie mög-lieh zu halten. Dabei können Beträge, die der Kasse zur Wahrnehmung anderer Kassenaufgaben zur Verfügung stehen (Nr. 58), unberücksichtigt bleiben.
60
Kassenbestandsverstärkung
60.1 Reicht der Kassenistbestand der Landeskasse zur Leistung der Auszahlungen nicht aus, so verstärkt sie ihr Guthaben bei der ihr Girokonto führenden Stelle der Deutschen Bundesbank aus dem Guthaben der Landeshauptkasse.
60.2 Mit Einwilligung des Finanzirimisters können
60.21 Zahlstellen ihr Guthaben aus dem Guthaben der Kasse des Landes verstärken, mit der sie im Abrechnungsverkehr stehen,
60.22 Kassen anderer Körperschaften, die mit einer Kasse des Landes im Abrechnungsverkehr stehen, ihr Guthaben aus dem Guthaben dieser Kasse verstärken.
60.3 Die Kassen und die nach Nr. 60.2 berechtigten Stellen reichen zur Verstärkung ihres Guthabens der ihr Konto führenden Stelle der Deutschen Bundesbank einen Verstärkungsauftrag ein. Dieser soll auf volle hundert Deutsche Mark aufgerundet werden.
60.4 Für den Verstärkungsauftrag sind die Vordrucke der Deutschen Bundesbank zu verwenden.
60.5 Für die Unterzeichnung der Verstärkungsaufträge gilt Nr. 31.3 entsprechend.
60.6 Der im Verstärkungsauftrag angegebene Betrag wird dem Guthaben der Landeskasse oder der nach Nr. 60.2 berechtigten Stelle am Tage des Eingangs des Auftrags bei der ihr Konto führenden Stelle der Deutschen Bundesbank gutgeschrieben.
195.Ergänzung-SMBl.NW.-(Standl5.2.1990 = MBl.NW. Nr. 13 einschl.)
21.7.72(47)
60.7 Die Kasse, deren Guthaben mit dem Betrag belastet wird, hat erforderlichenfalls den Ausgleich auf ihrem Girokonto noch am Tage der Belastung herbeizuführen.
60.8 Mit Einwilligung des Finanzministers können Kassen und die nach Nr. 60.2 berechtigten Stellen ihren Kasserüstbestand zu Lasten des Guthabens von Kassen des Landes bei anderen Kreditinstituten als der Deutschen Bundesbank verstärken.
61 Ablieferung
Die Landeskasse hat täglich die entbehrlichen Guthaben bei den Kreditinstituten unmittelbar durch Überweisung an die Landeshauptkasse abzuliefern. Die Ablieferungen sollen auf volle hundert Deutsche Mark abgerundet werden.
62 Kassenbehälter, Beförderung von Zahlungsmitteln
62.1 Zahlungsmittel, die nicht unmittelbar zur Auszahlung am Schalter benötigt werden, sind unter dem gemeinsamen Verschluß des Kassenleiters oder des Sachgebietsleiters Zahlungsverkehr und des Sachbearbeiters für den baren Zahlungsverkehr im Kassenbehälter aufzubewahren. Die am Verschluß Beteiligten haben die Schlüssel sorgfältig und gegen den Zugriff Unberechtigter geschützt aufzubewahren. Nach Dienstschluß dürfen die Schlüssel nicht im Dienstgebäude belassen werden.
62.2 Vordrucke für Schecks, Überweisungs- und Verstärkungsaufträge sind im Kassenbehälter aufzubewahren.
62.3 Zu jedem Schloß eines Kassenbehälters müssen zwei Schlüssel vorhanden sein. Die zweiten Schlüssel und die für die Einstellung von Zahlenkombinationsschlös-sem zu verwendenden Zahlen- oder Buchstabenkombinationen sind in je einem vom Kassenaufsichtsbeam-ten oder von einem damit Beauftragten zu versiegelnden Briefumschlag mit der Bezeichnung der Kasse im Stahlschrank einer Dienststelle oder in einem Schließfach eines Kreditinstituts aufzubewahren. Die Briefumschläge dürfen nur von den in Nr. 62.1 genannten Beamten oder Angestellten und nur im Beisein des Kassenaufsichtsbeamten oder des Beauftragten geöffnet werden. Das Nähere über die Aufbewahrung und die Herausgabe der Briefumschläge regelt der für die Kasse zuständige Leiter der Dienststelle.
62.4 Der Verlust eines Schlüssels ist dem Leiter der Dienststelle und dem Kassenaufsichtsbeamten unverzüglich anzuzeigen. Der Leiter der Dienststelle hat die Änderung des Schlosses und die Anfertigung neuer Schlüssel zu veranlassen.
62.5 Für die Sicherung der Kassenräume und des Kassenbehälters sowie für die bei der Beförderung von Zahlungsmitteln zu treffenden Sicherungsmaßnahmen gelten die hierfür erlassenen besonderen Bestimmungen,
63 Verpacken von Bundesmünzen und Bundesbanknoten
63.1 Bundesmünzen und Bundesbanknoten sind nach den Richtlinien der Deutschen Bundesbank zu verpacken. Das Verpackungsmaterial (Rollenpapier, Streifbänder) muß den Mustern der Deutschen Bundesbank entsprechen.
63.2 Auf der Verpackung sind der Inhalt und die Bezeichnung der Kasse anzugeben. Die Übereinstimmung des Inhalts mit den Angaben auf der Verpackung ist durch Namenszeichen und Datum zu bestätigen.
63.3 Werden Geldrollen geöffnet oder aus Geldscheinpäckchen Bundesbanknoten entnommen, so ist das Rollenpapier oder das Streifband durchzureißen.
64 Verlust von Schecks, Überweisungs- und Verstärkungsaufträgen sowie von Scheckvordrucken
Kommen von der Kasse ausgestellte Schecks, Überweisungsaufträge, Verstärkungsaufträge oder Vordrucke für Schecks abhanden, so ist das zuständige Kreditinstitut unverzüglich fernmündlich und schriftlich zu benachrichtigen. Bei abhanden gekommenen Schecks ist erforderlichenfalls das Aufgebotsverfahren einzuleiten.
Anlage l CO1 !8.2 zu S 70 O** l
zu Nr. 28.2 zu § 70 Verfahren bei der Annahme von Schecks
Inhalt
Nr. l Arten von Schecks
Nr. 2 Annahme von Schecks
Nr. 3 Scheckbetrag
Nr. 4 Quittung
Nr. 5 Verrechnungsschecks, Blankoindossament
Nr. 6 Gegenleistung bei Einzahlung durch Scheck
Nr. 7 Einreichung und Einlösung von Schecks
Nr. 8 Verfahren beim Abhandenkommen von Schecks
l Arten von Schecks
1.1 Schecks (auch Postschecks) sind schriftliche Anweisungen an die bezogenen Kreditinstitute, aus den Guthaben der Scheckaussteller bestimmte Geldbeträge an die Zahlungsempfänger zu zahlen.
1.2 Es ist nach Inhaberschecks, Orderschecks und Rektaschecks zu unterscheiden. Der Scheck ist
1.21 Inhaberscheck, wenn als Zahlungsempfänger sein Inhaber bezeichnet ist. Er gilt als Inhaberscheck, wenn als Zahlungsempfänger eine bestimmte Person mit dem Zusatz „oder Überbringer" bzw. einem gleichbedeutenden Vermerk oder wenn kein Zahlungsempfänger angegeben ist. Der Inhaberscheck kann formlos weitergegeben werden;
1.22 Orderscheck, wenn er mit oder ohne den ausdrücklichen Vermerk „an Order" auf einen bestimmten Zahlungsempfänger ausgestellt ist. Der Orderscheck kann durch Indossament und formlose Weitergabe übertragen werden;
1.23 Rektascheck, wenn er wie der Orderscheck auf einen bestimmten Zahlungsempfänger ausgestellt ist, aber den Vermerk des Ausstellers „nicht an Order" oder einen gleichbedeutenden Vermerk trägt.
1.3 Im Sinne dieser Bestimmungen ist außerdem zu unterscheiden nach Schecks, die
1.31 auf Deutsche Mark lauten und auf Kreditinstitute im Währungsgebiet der Deutschen Mark gezogen sind (Inlandsschecks),
1.32 auf Deutsche Mark oder auf fremde Währungen lauten und auf Kreditinstitute außerhalb des Währungsgebietes der Deutschen Mark gezogen sind (Auslandsschecks),
1.33 auf fremde Währungen lauten und auf Kreditinstitute im Währungsgebiet der Deutschen Mark gezogen sind (Fremdwährungsschecks).
1.4 Die Unterscheidung nach Nr. 1.3 gilt auch für Euroschecks. Das bezogene Kreditinstitut ist verpflichtet, • einen Euroscheck bis zum festgesetzten Höchstbetrag einzulösen, wenn
1.41 der Scheck ordnungsgemäß unterschrieben ist,
1.42 die Nummer der dazugehörenden gültigen Scheckkarte auf seiner Rückseite vermerkt ist und
1.43 der Scheck innerhalb der Garantiefrist ab dem Ausstellungsdatum (Inlandsschecks und Fremdwährungsschecks 8 Tage, Auslandsschecks 20 Tage) vorgelegt wird.
2 Annahme von Schecks
2.1 Kassen und Zahlstellen haben Inlandsschecks sowie Auslandsschecks, deren sorfortige Gutschrift (Nr. 7.1) sichergestellt ist, als Einzahlung anzunehmen, soweit nachstehend nicht etwas anderes bestimmt ist.
2.2 Kassen und Zahlstellen dürfen nicht annehmen 2.21 Orderschecks, in denen der Aussteller weder die Kasse oder Zahlstelle noch eine Dienststelle des Landes als Zahlungsempfänger bezeichnet hat, es sei denn, daß der Einzahler sich durch eine ununterbrochene Reihe von Indossamenten (auch Blankoindos-samenten) als rechtmäßiger Inhaber ausweist und er den Scheck an die Kasse, Zahlstelle oder Dienststelle
21.7.72(47)
195.Ergänzung-SMBl.NW.-(Standl5.2.1990 = MBl.NW. Nr. 13 einschl.)
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des Landes indossiert hat oder mit seinem Blanköin-dossament versehen hat,
2.22 Rektaschecks,
223 Schecks, in denen der Vermerk „Nur zur Verrechnung" mit einem Zusatz versehen ist (z. B. „Nur zur Verrechnung mit Firma . . ."), auch wenn dieser Zusatz gestrichen ist.
2.3
2.4
Schecks, die so spät eingehen, daß sie innerhalb der Vorlegungsfrist [Art. 29 Scheckgesetz*)] weder dem bezogenen Kreditinstitut vorgelegt, noch einer Abrechnungsstelle (Art. 31 Scheckgesetz) eingeliefert werden können, sollen ebenfalls nicht angenommen werden.
Kassen und Zahlstellen können die Annahme von Schecks ablehnen, wenn zu vermuten ist, daß sie mangels Deckung nicht eingelöst werden. Nicht abgelehnt werden darf die Annahme von
2.41 Schecks, die von einer Stelle der Deutschen Bundesbank bestätigt sind und innerhalb der in dem Bestätigungsvermerk angegebenen Frist vorgelegt werden können und
2.42 Euroschecks, die unter Vorlage der dazugehörenden Scheckkarte übergeben werden und die den darin angegebenen Bedingungen entsprechen, auch wenn der festgesetzte Höchstbetrag überschritten ist.
2.5 Schecks, die nicht als Einzahlung angenommen werden, sind unbeschadet der Nr. 7.1 Satz l wie Wertgegenstände zu behandeln, 'sofern die Annahme nicht abzulehnen ist.
3 Scheckbetrag
Schecks sollen auf den anzunehmenden Betrag lauten. Für die Auszahlung von Mehrbeträgen gilt Nr. 6 sinngemäß.
4 Quittung
4.1 Werden Einzahlungen durch Übergabe von Schecks entrichtet, so ist die Quittung mit dem Vermerk „Mit Scheck eingezahlt. Eingang vorbehalten." zu versehen.
4.2 Bei Schecks, die auf -fremde Währung lauten, ist die Quittung über die fremde Währung zu erteilen.
4.3 Ist für die mit Scheck entrichtete Einzahlung eine Gegenleistung zu bewirken, , so ist in der Quittung außerdem zu vermerken, ob die Gegenleistung sofort Nr. 62), nach einer Frist von acht Arbeitstagen Nr. 6.11), nach einer Frist von sechs Wochen Nr. 6.12) oder nach einer Frist von drei Monaten Nr. 6.13) bewirkt werden darf.
4.4 • Die Erteilung von Quittungen für Schecks, die nach Nr. 2.5 nicht als Einzahlung angenommen werden, richtet sich nach Nr. 55.5 zu § 70.
5 Verrechnungsschecks, Blankoindossament
Die nicht als Verrechnungsschecks gekennzeichneten Schecks sind sofort beim Eingang mit dem Vermerk „Nur zur Verrechnung" zu versehen. Ein Blankoindossament des Einzahlungspflichtigen ist durch den Vermerk „an ..... (Bezeichnung der Kasse)" zu vervollständigen.
6 Gegenleistung bei Einzahlung durch Schfeck
6.1 Eine Gegenleistung, die von einer vorherigen oder gleichzeitigen Einzahlung abhängig ist (z. B. Aushändigung von Waren oder Wertzeichen), darf erst bewirkt werden, wenn der Scheck vom bezogenen Kreditinstitut vollständig eingelöst worden ist. Die Einlösung eines als Einzahlung angenommenen Schecks wird unterstellt, wenn das Konto der Kasse innerhalb einer bestimmten Frist nach der Einreichung (Nr. 7.1) nicht wieder mit dem Betrag belastet wird. Die Fristen betragen
•) Die Vorlegungsfristen betragen für Schecks,
- die im Inland ausgestellt und zahlbar sind: 8 Tage,
- die in Europa oder in einem an das Mittelmeer grenzenden Land ausgestellt sind: 20 Tage,
- die in einem anderen Erdteil ausgestellt sind: 70 Tage.
6.11 bei Inlandsschecks acht Arbeitstage,
6.12 bei Auslandsschecks, deren sofortige Gutschrift sichergestellt ist (Nr. 7.1) und die in einem Land Europas oder in einem an das Mittelmeer grenzenden Land zahlbar sind, sechs Wochen und
6.13 bei Auslandsschecks, deren sofortige Gutschrift sichergestellt ist (Nr. 7.1) und die in einem außereuropäischen, nicht an das Mittelmeer grenzenden Land zahlbar sind, drei Monate.
62 Die Gegenleistung darf vor der Einlösung bewirkt werden, wenn
6.21 der Scheck von einer Körperschaft oder Anstalt des öffentlichen Rechts oder von einem Kreditinstitut ausgestellt ist,
6.22 der Scheck von einer Stelle der Deutschen Bundesbank bestätigt ist und innerhalb der in dem Bestätigungsvermerk angegebenen Frist vorgelegt werden kann oder
6.23 es sich um einen Euroscheck handelt, der unter Vorlage der dazugehörenden Scheckkarte in Gegenwart des Empfängers unterschrieben wird und der den in der Scheckkarte angegebenen Bedingungen entspricht.
7 Einreichung und Einlösung von Schecks
7.1 Die Kassen haben alle angenommenen Schecks unverzüglich dem ihr Konto führenden Kreditinstitut einzureichen-Hierbei sind die Geschäftsbedingungen der Kreditinstitute, die Bestimmungen des Postgirodienstes und die vom Finanzminister mit den Kreditinstituten getroffenen Vereinbarungen zu beachten, aus denen sich auch ergibt, welche Schecks zur sofortigen Gutschrift einzureichen sind und welche nur zur Gutschrift des Gegenwertes nach Eingang eingereicht werden können.
12 Die Zahlstellen haben alle angenommenen Schecks unverzüglich der für sie zuständigen Kasse zuzuleiten. Sie können Schecks, deren sofortige Gutschrift sichergestellt ist, zur Gutschrift auf das Konto der Kasse einreichen."
7.3 Kassen und Zahlstellen dürfen angenommene Schecks nicht zur Bareinlösung vorlegen (Nr. 5 Satz 1).
7.4 Ist ein Scheck nicht eingelöst worden (Rückscheck), so gilt die Einzahlung-als nicht bewirkt. Der Sachverhalt ist auf dem Beleg zu vermerken und, soweit erforderlich, der zuständigen Dienststelle unverzüglich anzuzeigen. Die Art. 42 bis Art. 45 und Art. 47 Scheckgesetz sind zu beachten. Rückschecks dürfen nur nach Zahlung des Scheckbetrages und der Kosten zurückgegeben werden.
7.5 Die Kassen haben Kosten, die dadurch entstehen, daß Schecks nicht eingelöst worden sind, von dem Zahlungspflichtigen oder gegebenenfalls von einem anderen Scheckverpflichteten zu erheben.
8 Verfahren beim Abhandenkommen von Schecks
Ist ein entgegengenommener Scheck abhanden gekommen, so hat die Kasse oder Zahlstelle den Aussteller und das bezogene Kreditinstitut sofort zur Sperrung des Schecks fernmündlich und schriftlich aufzufordern. Ein etwa erforderliches Aufgebotsver- . fahren ist von der Kasse zu veranlassen.
Anlage 2
zu Nr. 28.2 zu § 70
/
Zahlungen in fremden Geldsorten
Inhalt
Allgemeine Bestimmungen
Nr. Nr. Nr. Nr.
Quittung
Verkauf fremder Geldsorten
Nachweis fremder Geldsorten
122. Ergänzung - SMBl. NW. - (Stand 16. 12. 1977 = MBl. NW. Nr. 130 einschl.)
21.7.72(48)
l Allgemeine Bestimmungen
1.1 Beim baren Zahlungsverkehr mit fremden Geldsorten sind die Devisenbestimmungen zu beachten.
1.2 Der Finanzminister bestimmt, ob und inwieweit Kassen und Zahlstellen Zahlungen in fremden Geldsorten annehmen oder leisten dürfen.
1.3 Sind beim Tagesabschluß im Kassenbestand fremde Geldsorten enthalten, so ist der durch Umrechnung ermittelte Gegenwert (Nr. 2) in deutscher, Währung in das Tagesabschlußbuch zu übernehmen. Die Zusammensetzung der fremden Geldsorten ist in der nach Nr. 4.1 zu führenden Nachweisung darzustellen.
2 Quittung
2.1 Hat die Kasse oder Zahlstelle eine Zahlung in fremden Geldsorten anzunehmen oder zu leisten, so ist die Quittung über den Betrag in fremder Währung auszustellen. Außerdem ist der nach den Tageskursen errechnete Gegenwert in deutscher Währung zu vermerken.
2.2 Die für die Umrechnung nach Nr. 2.1 maßgebenden Tageskurse sind bei dem Kreditinstitut zu erfragen, an das die Kasse oder Zahlstelle fremde Geldsorten verkauft oder,von dem sie fremde Geldsorten ankauft.
3 Verkauf fremder Geldsorten
Als Einzahlung angenommene fremde Geldsorten sind möglichst bis zum Tagesabschluß an ein Kreditinstitut zu verkaufen. Der Verkauf kann unterbleiben, wenn die fremden Geldsorten wieder zu Auszahlungen benötigt werden, die der Kasse oder Zahlstelle schon bekannt sind.
4 Nachweis fremder Geldsorten
4.1 Die Kasse oder Zahlstelle hat über alle Zahlungen in fremden Geldsorten eine Nachweisung zu führen, in der für jede einzelne Zahlung die Beträge in fremder Währung, die Umrechnungsbeträge (Nr. 2) und die beim Verkauf oder beim Ankauf sich ergebenden Gegenwerte darzustellen sind.
4.2 Untcrschiedsbeträge zwischen den Umrechnungsbeträgen und den tatsächlichen Gegenwerten sind als Vermischte Verwaltungseinnahmen oder Vermischte Verwaltungsausgaben zu behandeln
4.3 Die Unterlagen über den Verkauf und den Ankauf fremder Geldsorten sind als Belege zur Nachweisung zu
nehmen.
Sofern es nicht ratsam erscheint, den Übergebenden festzuhalten und die nächste Polizeidienststelle zu verständigen, hat die Kasse oder Zahlstelle sich über seine Person zu vergewissem und hierüber sowie über andere zweckdienliche Feststellungen (z. B. über die Herkunft der Falschstücke) eine Verhandlungsniederschrift zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben ist. Die Verhandlungsniederschrift mit den Falschstücken und etwaigen sonstigen Beweismitteln (z. B. Rollenpapier, Streifband, Beutelfahne) ist von der Kasse unmittelbar der Polizeidienststelle, von der Zahlstelle sofort dem Leiter der Dienststelle zu übergeben, der sie der Polizeidienststelle zuleitet. Kann eine Verhandlungsniederschrift nicht gefertigt werden, so sind die Falschstücke der Polizeidienststelle mit einem Bericht zuzuleiten.
1.2 Sind Falschstücke der Kasse oder Zahlstelle übersandt worden, so ist nach Nr. 38.4 Satz l zu § 70 sowie sinngemäß nach Nr. 1.1 zu verfahren.
1.3 Erhält die Kasse oder Zahlstelle nach Nr. 1.1 anzuhaltende Falschstücke von einer anderen öffentlichen Kasse oder Zahlstelle oder einem Kreditinstitut, so hat die Kasse, bei Zahlstellen der Leiter der Dienststelle, die Falschstücke der Polizeidienststelle mit einem Bericht zuzuleiten. Außerdem ist eine Bescheinigung nach Nr. 1.1 zu erteilen. Wegen der Ersatzleistung hat sich die Kasse, bei Zahlstellen der Leiter der Dienststelle, mit der Stelle, von der sie die Falschstücke erhalten hat, in Verbindung zu setzen und ihr eine Bescheinigung der Polizeidienststelle über die Einreichung der Falschstücke oder eine Durchschrift des Berichts an die Polizeidienststelle zur Verfügung zu stellen.
2 Als Falschgeld verdächtiges Geld
Die Kasse oder Zahlstelle hat Bundesmünzen und Bundesbanknoten, deren Echtheit zweifelhaft ist, anzuhalten und dem Übergebenden oder Übersendenden eine Bescheinigung nach Nr. 1.1 zu erteilen, in der die Worte „als Falschstück(e)" durch die Worte „wegen Zweifels an der Echtheit" zu ersetzen sind. Die Kasse hat die von ihr oder einer ZaWstelle angehaltenen Bundesmünzen und Bundesbanknoten der für sie zuständigen Stelle der Deutschen Bundesbank zur Prüfung zu übersenden. Im Falle der Echtheit der verdächtigen Stücke erhält die Kasse von der Deutschen Bundesbank den Gegenwert; im Falle der Unechtheit wird die Kasse von der Deutschen Bundesbank benachrichtigt. Die Kasse hat den Übergebenden oder Übersendenden sowie gegebenenfalls die Zahlstelle zu unterrichten.
631
Anlage 3
zu Nr. 38.5 zu § 70
Behandlung nachgemachter, verfälschter,
als Falschgeld verdächtiger, beschädigter oder
abgenutzter Bundesmünzen und Bundesbanknoten
Nr l
Nr. 2
Nr. 3
Nr. 4
Nr. 5
Nr. 6
Inhalt
Falschgeld
Als Falschgeld verdächtiges Geld
Fehlerhaft hergestelltes Geld
Abgenutzte und beschädigte Bundesmünzen
Beschädigte Bundesbanknoten
Verweisung an die Deutsche Bundesbank
l Falschgeld
l. l Die Kasse oder Zahlstelle hat als nachgemacht oder verfälscht erkannte Bundesmünzen und Bundesbanknoten (Falschstücke), die ihr übergeben werden, anzuhalten und dem Übergebenden eine Bescheinigung folgenden Inhalts zu erteilen:
,,DieBundesmünze(n)/Bundesbanknote(n) über ........ DM
mit der Kennzeichnung (Buchstabe, Jahreszahl, Nummer-, Ausgabedarum) .................................................... wurde(n)
als Falschstück(e) angehalten.
Ort, Tag, Bezeichnung der Kasse/Zahlstelle, Unterschrift, Dienststempel".
3 Fehlerhaft hergestelltes Geld
3.1 Die Kasse oder Zahlstelle hat fehlerhaft geprägte echte Bundesmünzen anzunehmen oder umzutauschen. Die Kasse hat die von ihr oder der Zahlstelle angenommenen Bundesmünzen der für sie zuständigen Stelle der Deutschen Bundesbank zu übersenden; diese erstattet der Kasse den Gegenwert.
3.2 Die Kasse oder Zahlstelle darf fehlerhaft hergestellte echte Bundesbanknoten (Fehldrucke und Fehlschnitte) nicht annehmen.
4 Abgenutzte und beschädigte Bundesmünzen
4.1 Die Kasse oder Zahlstelle hat Bundesmünzen, die durch Abnutzung an Gewicht oder Erkennbarkeit eingebüßt haben, sowie unansehnlich gewordene oder beschädigte (auch durchlöcherte oder verrostete) Bundesmünzen vorbehaltlich Nr. 4.2 anzunehmen oder umzutauschen. Die Kasse hat die von ihr oder der Zahlstelle angenommenen oder umgetauschten Bundesmünzen der für sie zuständigen Stelle der Deutschen Bundesbank zu übersenden; diese erstattet der Kasse den Gegenwert.
4.2 Beschädigte Bundesmünzen sind nicht anzunehmen oder umzutauschen, wenn besondere Gründe dagegenspre-chen (z. B. Verdacht auf mutwillige Beschädigung). Liegt der Verdacht einer strafbaren Handlung vor, so sind die Münzen anzuhalten; im übrigen ist sinngemäß nach Nr. 1.1 oder Nr. 1.2 zu verfahren. In der zu erteilenden Bescheinigung sind die Worte „als Falschstück(e)" zu streichen.
21.7.72(48)
122. Ergänzung - SMBl. NW. - (Stand 16. 12. 1977 = MBl. NW. Nr. 130 einschl.)
631 5 Beschädigte Bundesbanknoten
5.1 Die Kasse oder Zahlstelle darf beschädigte Bundesbanknoten nur dann annehmen, wenn je Note mehr als die Hälfte vorgelegt wird. Die Kasse hat die von ihr oder der Zahlstelle angenommenen Bundesbanknoten der für sie zuständigen Stelle der Deutschen Bundesbank zu übersenden; diese erstattet der Kasse den Gegenwert. Bundesbanknoten, die aus Teilen zusammengesetzt sind, die nicht oder nicht zweifelsfrei zu ein und derselben Note gehören, dürfen nicht angenommen werden; das gilt auch dann, wenn ein Teil der zusammengesetzten Note für sich größer als die Hälfte einer Note ist.
5.2 Liegt der Verdacht einer strafbaren Handlung vor, so ist sinngemäß nach Nr. 1.1 oder Nr. 1.2 zu verfahren. In der zu erteilenden Bescheinigung sind die Worte „als Falschstückle)" zu streichen.
6 Verweisung an die Deutsche Bundesbank
Darf die Kasse oder Zahlstelle Bundesmünzen oder Bun-, desbanknoten nicht annehmen- oder umtauschen, so sind die Besitzer an eine Zweiganstalt der Deutschen Bundesbank (Landeszentralbank) zu verweisen.
Anlage 3
Zu §71
BUCHFÜHRUNG ÜBER ZAHLUNGEN
Erster Abschnitt: Allgemeines
l Zweck der Buchführung
Die Buchführung hat insbesondere den Zweck, durch die Aufzeichnung der Zahlungen und der sonstigen kassenmäl5igen Vorgänge
1.1 Unterlagen für die Abrechnung zu gewinnen,
1.2 Grundlagen für die Rechnungslegung zu schaffen und
1.3 zeitnahe Angaben über die Ausführung des Haushaltsplans zu liefern.
2 Zuständigkeiten
Die Buchführung über 'Zahlungen ist Aufgabe der Kasse. Hat der Finanzminister die Buchführung ganz oder teilweise anderen Stellen übertragen (Nr. 3.2 zu § 79), so sind die Bestimmungen über die Buchführung entsprechend anzuwenden; § 74 bleibt unberührt
3 Grundsätze der Buchführung
3.1 Die Kassen haben nach den Grundsätzen der kame-ralistischen Buchführung zu buchen. Buchungen sind die Eintragungen von Beträgen und erläuternden Angaben in die Bücher der Kasse.
3.2 Die Zahlungen sind nach der Zeitfolge und in sachlicher, Ordnung zu buchen; diese richtet sich nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung. Die Verbindung dieser Buchungen untereinander und zum Beleg (W zu § 75) muß erkennbar sein.
3.3 sFür die Buchführung sollen unter Beachtung des § 7 automatische Datenverarbeitungsanlagen (ADV-Anlagen) oder sonstige technische Hilfsmittel (z. B. Buchungsmaschinen) verwendet werden.
3.4 Werden Buchungen mit Hilfe von ADV-Anlagen vorgenommen, so sind die in Nr. 3.1 der Anlage 3 zu § 79 (HKR-ADV-Best) aufgeführten Mindestanforderungen zu beachten.
3.5 Werden Buchungen in magnetischen oder in sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern vorgenommen (Speicherbüchführung), so ist außerdem Nr. 3.2 HKR-ADV-Best zu beachten.
3.6 Das Nähere über die Sicherung des Buchungsverfahrens bei der Verwendung von ADV-Anlagen und sonstigen technischen Hilfsmitteln bestimmt der Finanzminister, soweit erforderlich im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof.
Zweiter Abschnitt: . ' Bücher
Erster Unterabschnitt: ' Allgemeines
4 Arten der Bücher
4.1 Für die Buchungen nach der Zeitfolge werden als Zeitbücher geführt
4.11 das Hauptzeitbuch (Nr. 5),
4.12 die Vorbücher zum Hauptzeitbuch (Nr. 6) und
4.13 das Tagesabschlußbuch (Nr. 7).
4.2 Für die Buchungen nach sachlicher Ordnung werden als Sachbücher geführt
4.21 das Titelbuch (Nr. 8),
4.22 die Vorbücher zum Titelbuch (Nr. 9),
4.23 das Gesamttitelbuch (Nr. 10),
4.24 das Verwahrungsbuch (Nr. 11),
4.25 das Vorschußbuch (Nr. 12),
4.26 das Abrechnungsbuch (Nr. 13) und
4.27 andere Sachbücher (Nr. 14).
4.3 Neben den Zeitbüchern und den Sachbüchern werden als Hilfsbücher geführt
4.31 das Kontogegenbuch (Nr. 15),
4.32 das Schalterbuch (Nr. 16) und
4.33 andere Hilfsbücher (Nr. 17).
4.4 Der Finanzminister kann im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof bestimmen, daß Zeitbücher und Sachbücher vereinigt geführt werden.
4.5 Über alle Bücher der Kasse hat der Kassenleiter ein Verzeichnis zu führen.
Zweiter Unterabschnitt:
Zeitbücher 5 Hauptzeitbuch
5.1 Die Einzahlungen und Auszahlungen sind getrennt voneinander täglich einzeln oder in Summen zusammengefaßt im Hauptzeitbuch zu buchen.
5.2 Hat die Kasse auch Zahlungen für Stellen außerhalb der Landesverwaltung anzunehmen oder zu leisten, so sind diese Zahlungen gesondert darzustellen.
5.3 Bei der Buchung im Hauptzeitbuch sind unbeschadet der Regelung für den Jahresabschluß (Nr. 25.2 bis Nr. 25.5) mindestens einzutragen
5.31 die laufende Nummer,
5.32 der Buchungstag,
5.33 ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Sachbuch - gegebenenfalls über den Beleg - herstellt,
5.34 gegebenenfalls ein Hinweis auf das Vorbuch und
5.35 der Betrag.
5.4 Das Hauptzeitbuch ist unter der Verantwortung des Kassenleiters im Sachgebiet Buchführung zu führen.
5.5 Wird das Hauptzeitbuch in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern geführt, so ist es für jeden Buchuhgstag auszudrucken.
6 Vorbücher zum Hauptzeitbuch
6.1 Erfordern es Art und Umfang der Kassenaufgaben, so können Einzahlungen und Auszahlungen in Vorbüchern zum- Hauptzeitbuch gebucht werden. Für die Buchungen in den Vorbüchern gilt Nr. 5.3 entsprechend.
6.2 Die Ergebnisse der Vorbücher sind täglich in das Hauptzeitbuch zu übernehmen.
6.3 Die Vorbücher zum Hauptzeitbuch sind im Sachgebiet Buchführung zu führen.
159.Ergänzung-SMBl.NW.-(Standl5.12.1983 = MBl.NW. Nr. 114 einschl.)
21.7.72(49)
6.4 Werden die Vorbücher zum Hauptzeitbuch in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speiehern geführt, so sind sie für jeden Buchungstag auszudrucken.
7 Tagesabschlußbuch
7.1 Zur Darstellung des Tagesabschlusses ist das Tagesabschlußbuch zu führen.
7.2 Das Tagesabschlußbuch dient
7.21 der Ermittlung des Kassensollbestandes,'
7.22 der Darstellung des Kassenistbestandes und
7.23 der Gegenüberstellung von Kassensollbestand lind Kassenistbestand.
7.3 Das Tagesabschlußbuch ist unter der Verantwortung des Kassenleiters im Sachgebiet Zahlungsverkehr zu führen.
7.4 Wird das Tagesabschlußbuch ganz oder teilweise in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern geführt, so ist es täglich auszudrucken.
Dritter Unterabschnitt: Sachbücher
8 Titelbuch
8.1 Für den Nachweis der Einnahmen und Ausgaben nach der im Haushaltsplan vorgesehenen Ordnung ist das Titelbuch zu führen; für jeden Titel des Haushaltsplans ist eine Buchungsstelle einzurichten. Entsprechendes gilt für Einnahmen und Ausgaben auf Einnahme- und Ausgabereste aus Vorjahren, für die im Haushaltsplan des laufenden Haushaltsjahres ein Titel nicht vorgesehen ist, sowie für außerplanmäßige Einnahmen und Ausgaben. Bei Bedarf ist bei den einzelnen Buchungsstellen getrennt nach den anordnenden Stellen zu buchen.
8.2 Sind Einnahmen und Ausgaben für das Land nach einer sonst vorgesehenen Ordnung nachzuweisen, so bestimmt der Finanzminister im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof das Nähere über die Einrichtung von Buchungsstellen.
8.3 frei
8.4 Bei der Sollstellung sind mindestens einzutragen
8.41 der Tag der Sollstellung,
8.42 ein Hinweis auf den Beleg,
8.43 der Anordnungsbetrag oder die Änderung,
8.44 der Fälligkeitstag und
8.45 der niedergeschlagene oder der erlassene Betrag, soweit er nicht aufgrund. einer Änderungsanord-•nung nach Nr. 8.43 nachgewiesen wird.
8.5 Bei der Buchung der Zahlung sind mindestens einzutragen
8.51 die laufende Nummer oder die Nummer der Bu-. chung im Zeitbuch,
8.52 der Buchungstag,
8.53 ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Zeitbuch -gegebenenfalls über den Beleg - herstellt, •
8.54 gegebenenfalls ein Hinweis auf das Vorbuch,
8.55 der Betrag und
8.56 bei der Leistung von Abschlagsauszahlungen und deren Abrechnung (Schlußzahlung) ein entsprechendes Kennzeichen, soweit Ausnahmen nicht zugelassen sind.
8.6 Am Anfang des Haushaltsjahres sind die aus dem Vorjahr übertragenen Kassenreste einzutragen.
8.7 . Am Ende des Haushaltsjahres sind einzutragen
8.71 die Summe aus dem im laufenden Haushaltsjahr zum Soll gestellten Betrag und dem aus dem Vorjahr übertragenen Kassenrest, gegebenenfalls vermindert um den niedergeschlagenen oder erlassenen Betrag (Rechnungssoll),
8.72 der für das Haushaltsjahr gezahlte Gesamtbetrag und
8.73 der daraus sich ergebende Unterschiedsbetrag (Kassenrest).
8.8 Werden Vorbücher zum Titelbuch geführt, so genügt die Eintragung der Einzelangaben nach Nr. 8.4 bis Nr. 8.7 im Vorbuch; für die Übernahme der Ergebnisse der Vorbücher in das Titelbuch gilt Nr. 9.3.
8.9 Soweit es zugelassen ist, daß von der Sollstellung abgesehen wird, entfallen die Eintragungen nach Nr. 8.4, Nr. 8.6, Nr. 8.71 und Nr. 8.73.
8.10 Für die Buchungen zum Jahresabschluß gilt Nr. 25.2 bis Nr. 25.5.
8.11 Das Titelbuch ist im Sachgebiet Buchführung zu führen.
9 Vorbücher zum Titelbuch
9.1 Für wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben sind Vorbücher zum Titelbuch zu führen, die nach Zahlungspflichtigen oder Empfangsberechtigten (Personenkonten) oder nach Objekten (Objektkonten) zu gliedern sind. Für einmalige Einnahmen und Ausgaben körinen Vorbücher geführt werden, wenn Beträge in Teilbeträgen erhoben oder geleistet werden oder wenn es aus anderen Gründen zweckmäßig ist. Ein Vorbuch kann für eine Buchungsstelle oder für mehrere Buchungsstellen geführt werden.
9.2 In das Personen- oder Objektkonto sind mindestens einzutragen
9.21 die Bezeichnung des Zahlungspflichtigen oder des Empfangsberechtigten oder des Objekts,
9.22 die Buch.ungsstelle,
9.23 die Angaben entsprechend Nr. 8.4 bis Nr. 8.7,
9.24 der Grund der Zahlung und
9.25 die an den Fälligkeitstagen zu zahlenden Beträge.
9.3 Die 'Summen der gezahlten Beträge sind aus den , Vorbüchern zu den festgelegten Zeitpunkten, mindestens zum MonatsabschluQ, für jede Buchungsstelle in das Titelbuch zu übernehmen. Am Schluß des Haushaltsjahres sind auch das Rechnungssoll und die verbliebenen Kassenreste' summarisch zu übernehmen.
9.4 Der Finanzminister kann im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof zulassen, daß die Vörbü-cher zum Titelbuch für mehrere Haushaltsjahre geführt werden.
9.5 Soweit es zugelassen ist, daß von der Sollstellung abgesehen wird, gilt Nr. 8.9 entsprechend.
9.6 Die -Vorbücher zum Titelbuch sind im Sachgebiet Buchführung zu führen.
10 Gesainttitelbuch
10.1 Die Landeshauptkasse führt über die von den Landeskassen abgerechneten Einnahmen und Ausgaben und, soweit sie als Landeskasse tätig ist. auch über die von ihr angenommenen Einnahmen und geleisteten Ausgaben ein Gesamttitelbuch nach der im Haushaltsplan vorgesehenen Ordnung. Für jeden Titel ist eine Buchungsstelle einzurichten. Nr. 8.1 Satz 2 gilt entsprechend.
10.2 In das Gesamttitelbuch sind mindestens die Ergebnisse der Einnahmen und Ausgaben aus den Einnahme- und Ausgabeübersichten (Nr. 26.5) einzutragen. Ist die Landeshauptkasse auch als Landeskasse tätig, so sind außerdem die Ergebnisse ihres Titelbuches einzutragen.
10.3 Das Gesamttitelbuch ist im Sachgebiet Buchführung zu führen.
631
21.7.72(49)
159.Ergänzung-SMBl.NW.-(Standl5.12.1983 = MBl.NW. Nr. 114 einschl.)
631
11 Verwahrungsbuch
11.1 Für Einnahmen, die erst später nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung gebucht werden können, ist das Verwahrungsbuch zu führen. Das gleiche gilt für Einzahlungen, die nicht in den Sachbüchern nach Nr. 8 bis Nr. 10 und Nr. 12 bis Nr. 14 nachzuweisen sind. Für Geldhinterlegungen im Sinne der Hinterlegungsordnung*) ist eine besondere Buchungsstelle einzurichten. Soweit Art und Umfang der Verwahrungen es erfordern, können weitere Buchungsstellen eingerichtet werden.
11.2 Auszahlungen, die mit Einzahlungen nach Nr. 11.1 im Zusammenhang stehen, sind im Verwahrungsbuch nachzuweisen; der Zusammenhang der Buchungen muß erkennbar sein.
11.3 Bei jeder Buchung im Verwahrungsbuch sind mindestens einzutragen
11.31 die laufende Nummer oder die Nummer der Buchung im Zeitbuch,
11.32 der Buchungstag,
11.33 ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Zeitbuch -gegebenenfalls über den Beleg - herstellt,
11.34 die Bezeichnung des Einzahlers oder des Empfängers, soweit sie sich nicht aus dem Beleg ergibt,
11.35 gegebenenfalls ein Hinweis auf das Vorbuch und
11.36 der Betrag.
11.4 Unter den Voraussetzungen der Nr. 9.1 können Vorbücher zum Verwahrungsbuch geführt werden. Zur Buchungsstelle für Geldhinterlegungen ist für jede Hinterlegungssache ein Objektkonto zu führen. Nr. 8.8, Nr. 9.3 und Nr. 9.4 gelten entsprechend.
11.5 Das Verwahrungsbuch ist im Sachgebiet Buchführung zu führen.
12 Vorschußblich
12.1 Für Ausgaben, die erst später nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung gebucht werden können, ist das Vorschußbuch zu führen. Das gleiche gilt für Auszahlungen, die nicht in den Sachbüchern nach Nr. 8 bis Nr. 11, Nr. 13 und Nr. 14 nachzuweisen sind. Soweit Art und Umfang der Vorschüsse es erfordern, können mehrere Buchungsstellen eingerichtet werden.
12.2 Einzahlungen, die mit Auszahlungen nach Nr. 12.1 im Zusammenhang stehen, sind im Vorschußbuch nachzuweisen; der Zusammenhang der Buchungen, muß erkennbar sein.
12.3 Bei jeder Buchung im Vorschußbuch sind mindestens einzutragen
12.31 die laufende Nummer oder die Nummer der Buchung im Zeitbuch,
12.32 der Buchungstag,
12.33 ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Zeitbuch -gegebenenfalls über den Beleg - herstellt,
12.34 die Bezeichnung des Empfängers oder des Einzahlers, soweit sie sich nicht aus dem Beleg ergibt,
12.35 gegebenenfalls ein Hinweis auf das Vorbuch und
12.36 der Betrag.
.12.4 Unter den Voraussetzungen der Nr. 9.1 können Vorbücher zum Vorschußbuch geführt werden; Nr. 8.8, Nr. 9.3 und Nr. 9.4 gelten entsprechend.
12.5 Das Vorschußbuch ist im Sachgebiet Buchführung zu führen.
13 Abrechnungsbuch
13.1 Kassen, die miteinander im Abrechnungsverkehr stehen (Nr. 3.5 zu § 79), haben das Abrechnungsbuch zu führen. Steht eine Kasse mit mehreren Kassen im Abrechnungsverkehr, so ist das Abrechnungs-
") vgl. Hinlerlegungsordnung vom 10. März 19U7 (Ruichsgesetzbl. I Seite 285)
buch in entsprechende Buchungsstollen zu unterteilen.
13.2 In das Abrechnungsbuch sind die Kassenbestands-verstärkungen (Nr. 60 zu § 70) und die Ablieferungen (Nr. 61 zu § 70) einzutragen. Buchausgleiche (Nr. 35 und Nr. 52 zu § 70) sind wie Kassenbestandsverstär-kungen und Ablieferungen zu behandeln.
13.3 Bei jeder Buchung im Abrechnungsbuch sind mindestens einzutragen
13.31 die laufende Nummer oder die Nummer der Buchung im Zeitbuch,
13.32 der Buchungstag,
13.33 ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Zeitbuch -gegebenenfalls über den Beleg - herstellt und
13.34 der Betrag.
13.4 Die Bestimmungen in Nr. 13.1 bis Nr. 13.3 sind für den Abrechnungsverkehr mit Zahlstellen entsprechend anzuwenden.
13.5 Das Abrechnungsbuch ist im Sachgebiet Buchführung zu führen.
14 Andere Sachbücher
14.1 Der Finanzminister kann irri Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof anordnen, daß für bestimmte Zahlungen weitere Sachbücher geführt werden.
14.2 Sind der Kasse auch andere Kassenaufgaben als die des Landes übertragen worden, so bestimmt der Finanzminister, soweit erforderlich im Einvernehmen' mit den zuständigen Stellen, das Nähere über die Einrichtung der für diese Kassenaufgaben zu führenden Sachbücher.
14.3 Für die Buchung in den Sachbüchern nach Nr. 14.1 und Nr 14.2 gelten Nr. 8 bis Nr. 13 entsprechend, soweit nichts anderes bestimmt ist.
Vierter Unterabschnitt:
Hilfsbücher 15 Kontpgegenbuch i •
15.1 Zum Nachweis des Bestandes und der Veränderungen auf den Konten der Kasse bei den Kreditinstituten ist für jedes Konto ein Kontogegenbuch /.u führen.
15.2 Im Kontogegenbuch sind alle Zahlungen zu buchen, die über das Konto abgewickelt werden, und zwar
15.21 die Aufträge der Kasse für Gut- und Lastschritten auf dem Konto mit den Summen der einzelnen Aufträge am Tage der Hingabe,
15.22 die Einzahlungen auf das Konto der Kasse, die ihr vor Eingang des Kontoauszuges zur Kenntnis gelangen, bei Bekanntwerden, es sei denn, daß solche Einzahlungen nach Nr. 20.4 erst am nächsten Tag in den Zeit- und Sachbüchern gebucht werden,
15.23 die Gutschriften und die Lastschriften laut Kontoauszug, vermindert um.die nach Nr. 15.21 und Nr. 15.22 bereits gebuchten Beträge, jeweils in einer Summe am Tage des Eingangs des Kontoauszuges.
15.3 Bei jeder Buchung sind mindestens einzutragen
15.31 die laufende Nummer,
15.32 der Buchungstag,
15.33 der Betrag und
15.34 die Nummer oder der Tag des Kontoauszuges.
15.4 Beim Tagesabschluß ist der buchmäßige Bestand einzutragen, der sich aus dem Unterschied zwischen den Einzahlungen und den Auszahlungen unter Berücksichtigung des Bestandes vom Vortag ergibt.
15.5 Nachdem der Kontoauszug eingegangen ist und die erforderlichen Buchungen im Kontogegenbuch vorgenommen worden sind, hat der Leiter des Sachgebiets Zahlungsverkehr.auf dem Kontoauszug durch Unterschrift unter Angabe des Datums zu bescheinigen, daß der aus dem Kontogegenbuch sich erge-
195.Ergänzung-SMBl.NW.-(Stand 15.2.1990 = MBl.NW.Nr.lSeinschl.)
21.7.72(50)
bende Bestand mit dem des Kontoauszuges unter Berücksichtigung der darin noch nicht nachgewiesenen Beträge übereinstimmt.
15.6 Das Kontogegenbuch ist im Sachgebiet Zahlungsverkehr zu führen.
16 Schalterbuch
16.1 Für bare Einzahlungen und bare Auszahlungen (Nr. 29.3 zu § 70) ist das Schalterbuch zu führen, in das die am Schalter angenommenen und ausgezahlten Beträge einzutragen sind. Hierzu gehören auch das von einem Konto der Kasse abgehobene oder auf ein Konto der Kasse eingezahlte Bargeld sowie die Summe der nach Nr. 11.45 zu § 79 dem Sachbearbeiter für den unbaren Zahlungsverkehr zugeleiteten Schecks. Wird eine schreibende Rechenmaschine oder eine Schalterquittungsmaschine verwendet, so gelten die Streifen der Maschine als Schalterbuch.
16.2 Vor dem Tagesabschluß sind das Schalterbuch aufzurechnen, der buchmäßige Bestand zu ermitteln und dieser mit dem Bestand an Zahlungsmitteln abzustimmen; ein Unterschiedsbetrag ist zu vermerken.
16.3 Das Schalterbuch ist vom Sachbearbeiter für den baren Zahlungsverkehr zu führen.
17 Andere Hilfsbücher
Soweit der Aufgabenbereich der Kasse es erfordert, kann der Kassenleiter anordnen, daß weitere Hilfsbücher geführt werden.
Dritter Abschnitt: Führung und Aufbewahrung der Bücher
18 Form der_Bücher
18.1 Die Bücher'sind zu führen
18.11 in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern (Nr. 3.5) oder
18.12 in visuell lesbarer Form.
18.2 Werden Bücher nach Nr. 18.11 vollständig ausge-. druckt, so können die gespeicherten Daten vor Ablauf der Aufbewahrungszeiten (Nr. 21) gelöscht werden. Für die Übernahme von Büchern nach Nr. 18.11 auf Bildträger und für die Löschung der übernommenen Daten gelten Nr. l und Nr. 2 der Anlage 4 zu § 79 (HKR-Mikrofilm-Best). Die Ausdrucke oder Bildträger gelten als Bücher in visuell lesbarer Form.
18.3 Für die Übernahme von Büchern nach Nr. 18.12 auf Bildträger und für die Vernichtung der übernommenen Bücher gelten Nr. l und Nr. 2 HKR-Mikrofilm-Best.
18.4 Die Bücher in visuell lesbarer Form sind zu führen
18.41 als Karteien,
18.42 als Loseblattbücher oder
18.43 in gebundener oder gehefteter Form.
18.5 Werden Bücher in Kartei- oder Loseblattform geführt, so sind die Karten oder Blätter - bei Ordnung nach Buchungsstellen für jede Buchungsstelle -fortlaufend zu numerieren. Die Anzahl der Karten oder Blätter ist auf einer Vorsatzkarte oder in anderer geeigneter Form nachzuweisen.
18.6 Werden Bücher in gebundener oder gehefteter Form geführt, so sind sie so zu sichern, daß Blätter nicht unbemerkt entfernt, hinzugefügt oder ausgewechselt werden können. Die Seiten sind fortlaufend zu numerieren.
18.7 Bücher in visuell lesbarer Form können in Teilbänden geführt werden; die Teilbände sind besonders zu kennzeichnen.
18.8 Der Beamte oder Angestellte, der Bücher in visuell lesbarer Form führt, hat auf den Vorsatzkarten oder den Titelseiten zu bescheinigen, von wann bis wann er das Buch oder den Teilband geführt hat. Damit
übernimmt er die Verantwortung, daß das Buch oder der Teilband in dieser Zeit richtig und vollständig geführt worden ist und daß die Buchungen ordnungsgemäß belegt sind.
18.9 Das Nähere über die Form der Bücher bestimmt der Finanzminister im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof.
19 Buchungsbestimmungen
19.1 Die Zahlungen sollen in den Zeit- und Sachbüchern in einem Arbeitsgang gebucht werden.
19.2 Die Kasse kann zur Vereinfachung des Buchungsverfahrens Zahlungen in Zusammenstellungen erfassen und in Gesamtbeträgen buchen (Nr. 27.3 zu . §70).
19.3 Bei Absetzungsbuchungen sind die Beträge durch ein Minuszeichen oder in anderer Weise zu kennzeichnen; das gilt nicht, wenn für Absetzungsbuchungen besondere Buchungsstellen eingerichtet sind.
19.4 Im Buchungstext dürfen amtliche, allgemeinverständliche oder zugelassene Abkürzungen oder Kennzeichen verwendet werden.
19.5 Buchungen dürfen nur in der Weise berichtigt werden, daß die Buchung storniert und gegebenenfalls neu vorgenommen oder daß der Unterschiedsbetrag durch eine neue Buchung zu- oder abgesetzt wird; bei der ursprünglichen Buchung und bei der Berichtigungsbuchung sind gegenseitige Hinweise anzubringen. Für Berichtigungen in Hilfsbüchern, die in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern geführt werden, kann der Finanzminister im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof Ausnahmen zulassen. Werden in Büchern, die in visuell lesbarer Form geführt werden, vor dem Tagesabschluß Berichtigungen erforderlich, so können sie auch so vorgenommen werden, daß die Eintragung gestrichen und durch eine neue ersetzt wird; die ursprüngliche Eintragung.muß lesbar bleiben.
19.6 Bei Buchungen in Büchern, die in visuell lesbarer Form geführt werden, dürfen
19.61 nur zugelassene Schreibmittel (Nr. 2.3 zu § 70) verwendet werden,
19.62 in den Zeitbüchern Zeilen nicht freigelassen und Buchungen zwischen den Zeilen nicht vorgenommen werden.
19.7 Das Nähere über das Buchungsverfahren bestimmt der Finanzminister, soweit erforderlich im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof.
20 Buchungstag
20.1 Buchungstag ist
20.11 bei unbaren Einzahlungen der Tag, an dem die Kasse von der Gutschrift Kenntnis erhält oder an dem übersandte Schecks bei ihr eingehen, oder der Tag, an dem die Kasse einen Verstärkungsauftrag dem kontoführenden Kreditinstitut einreicht;
20.12 bei unbaren Auszahlungen der Tag der Hingabe des Auftrages an das Kreditinstitut oder der Tag der Übersendung des Schecks oder der Tag, an dem die Kasse Kenntnis von einer Auszahlung erhält (z.B. Auszahlung im Lastschrifteinzugsverkehr);
20.13 bei baren Einzahlungen der Tag der Übergabe der Zahlungsmittel oder der Tag des Eingangs von über-sandtem Bargeld;
20.14 bei baren Auszahlungen der Tag der Übergabe der Zahlungsmittel oder der Tag der Übersendung von Bargeld.
20.2 Zahlungen durch Verrechnung sind am selben'Tage als Einzahlung und Auszahlung zu buchen (Nr. 35.3 zu § 70).
20.3 Bei Einzahlungen im Lastschrifleinzugsverkehr und bei Massenauszahlungen kann der Finanzminister
21.7.72(50)
159.Ergänzung-SMBl.NW.-(Standl5.12.1983 = MBl.NW. Nr. 114 einschl.)
631
Anlage
bestimmen, daß unbeschadet der Regelung in Nr. 20.1 in den Vorbüchern zum Titelbuch Buchungen für den Buchungstag zu einem früheren Zeitpunkt vorgenommen werden.
20.4 Unbare Einzahlungen, die der Kasse vor dem Eingang des Kontoauszuges zur Kenntnis gelangen (Nr. 1522), dürfen abweichend von Nr. 20.11 am nächsten Tag gebucht werden, wenn dadurch deren vorübergehender Nachweis im Verwahrungsbuch vermieden werden kann.
21 Aufbewahren der Bücher
21.1 Die Bücher sind sicher und geordnet aufzubewahren; die Art und die Dauer des Aufbewahrens richten sich nach den Bestimmungen der Anlage.
21.2 Werden Buchungen mit Hilfe von ADV-Anlagen vorgenommen, so gilt für das Aufbewahren der Dokumentation des Verfahrens Nr. 5 HKR-ADV-Best.
Vierter Abschnitt: Abschluß der Bücher
22 Arten und Zweck der Abschlüsse
22.1 Die Kasse hat Tages-, Monats- und Jahresabschlüsse zu erstellen.
22.2 Die Abschlüsse dienen der Kontrolle der Buchführung sowie der Gelddisposition und der Übersicht über den Stand der Ausführung des Haushaltsplans.
22.3 Insbesondere ist es Zweck
22.31 des Tagesabschlusses (Nr. 23) festzustellen, ob der Kassenistbestand mit dem Kassensollbestand übereinstimmt,
22.32 des Monatsabschlusses (Nr. 24), Unterlagen für die Abrechnung der Landeskasse mit der Landeshauptkasse zu gewinnen,
22.33 des Jahresabschlusses (Nr. 25), die Rechnungsergebnisse zu ermitteln, die Rechnungslegung zu ermöglichen (§ 80 Abs. 1), die Grundlagen für die Haushaltsrechnung zu schaffen (§ 80 Abs. 2) sowie Unterlagen für den kassenmäßigen Abschluß (§ 82) und den Haushaltsabschluß (§ 83) zu gewinnen.
23 Tagesabschluß .
. 23.1 Die Kasse hat täglich einen Tagesabschluß im Tagesabschlußbuch zu erstellen. Hierzu sind der Kassensollbestand und der Kassenistbestand zu ermitteln. Hat die Kasse auch Zahlungen für Stellen außerhalb der Landesverwaltung anzunehmen oder zu leisten, so ist der aus diesen Kassenaufgaben sich ergebende Kassensollbestand gesondert auszuweisen.
23.2 Zur Ermittlung des Kassensollbestandes sind im Hauptzeitbuch die Summen der Einzahlungen und . ' Auszahlungen zu bilden und in das Tagesabschlußbuch zu übernehmen. Der Kassensollbestand ergibt sich aus dem Unterschiedsbetrag zwischen den Einzahlungen und den Auszahlungen unter Berücksichtigung des letzten Kassensollbestandes.
23.3 Zur Ermittlung des Kassenistbestandes sind der Bestand an Zahlungsmitteln, der Betrag aus den angezahlten Belegen und die Bestände aus den Kontogegenbüchern (Nr. 15.4) im Tagesabschlußbuch darzustellen.
23.4 Der Kassenistbestand ist mit dem Kassensollbestand zu vergleichen. Besteht keine Übereinstimmung, so ist der Unterschiedsbetrag als Kassenfehlbetrag oder Kassenüberschuß auszuweisen; Maßnahmen zur Aufklärung sind unverzüglich einzuleiten.
23.5 Ein Kassenfehlbetrag, der nicht sofort ersetzt wird, ist für den nächsten Tag als Vorschuß zu buchen. Kassenfehlbeträge von 500 Deutsche Mark und mehr sowie alle anderen Kassenfehlbeträge, die nicht ersetzt werden, sind dem Kassenaufsichtsbeamten und dem Leiter der Dienststelle unverzüglich mitzuteilen. Kassenfehlbeträge von 1000 Deutsche Mark und mehr sind außerdem dem Finanzminister anzuzeigen.
23.6 Ein Kassenüberschuß ist für den nächsten Tag als Verwahrung zu buchen. Wird ein Kassenüberschuß aufgeklärt, so darf er nur aufgrund einer Kassenanordnung ausgezahlt werden. Ein Kassenüberschuß, der nicht innerhalb von sechs Monaten aufgeklärt werden kann, ist bei den Vermischten Einnahmen nachzuweisen.
23.7 Die Richtigkeit des Tagesabschlusses ist im Tagesabschlußbuch vom Sachbearbeiter für den baren Zahlungsverkehr und vom Leiter des Sachgebiets Zahlungsverkehr - jeweils für ihren Verantwortungsbereich - sowie vom Kassenleiter durch Unterschrift zu bescheinigen.
24 Monatsabschluß
24.1 Die Kasse hat ihre Bücher für jeden Kalendermonat am letzten Arbeitstag oder an dem vom Finanzminister bestimmten Tag abzuschließen.
24.2 Für den Monatsabschluß sind darzustellen
24.21 aus dem Hauptzeitbuch die Summen der Einzahlungen und Auszahlungen sowie der daraus sich ergebende Unterschiedsbetrag,
24.22 aus dem Titelbuch die Summen der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben sowie der daraus sich ergebende Unterschiedsbetrag,
24.23 die Bestände aus dem Verwahrungsbuch, dem Vorschußbuch und dem Abrechnungsbuch,
24.24 aus den anderen Sachbüchern die Summen der Ein-. Zahlungen und Auszahlungen sowie die daraus sich ergebenden Unterschiedsbeträge:
24.3 Es sind abzustimmen
24.31 der Unterschiedsbetrag aus dem Hauptzeitbuch (Nr. 24.21) mit der Summe der Unterschiedsbeträge aus dem Titelbuch (Nr. 24.22) und aus den anderen Sachbüchern (Nr. 24.24) sowie der Bestände aus dem Verwahrungsbuch, dem Vorschußbuch und dem Abrechnungsbuch (Nr. 24.23);
24.32 der Unterschiedsbetrag aus dem Hauptzeitbuch mit dem Kassensollbestand des Abschlußtages.
24.4
Die Form der Darstellung des Monatsabschlusses bestimmt der Finanzminister.
25 Jahresabschluß
25.1 Die Landeskasse hat ihre Bücher für das Haushaltsjahr an dem vom Finanzminister für den Monatsabschluß Dezember jeweils bestimmten Zeitpunkt abzuschließen. Den Zeitpunkt des Jahresabschlusses der Landeshauptkasse bestimmt der Finanzminister (§76).
252 Für den Jahresabschluß sind außer den in Nr. 24.2 aufgeführten Summen, Unterschiedsbeträgen .und Beständen die Ergebnisse des Titelbuchs nach Nr. 8.71 und Nr. 8.73 darzustellen, soweit nicht nach Nr. 8.9 von der Sollstellung von Einnahmen und Ausgaben abgesehen wird.
25.3 In die Bücher des folgenden Haushaltsjahres sind zu übertragen
25.31 der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen (Nr. 24.21) aus dem Hauptzeitbuch,
25.32 die Kassenreste (Nr. 8.73) aus dem Titelbuch oder aus den Vprbüchern zum Titelbuch,
25.33'die nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse aus dem Verwahrungsbuch und dem Vorschußbuch,
25.34 die nicht abgerechneten Bestände aus dem Abrechnungsbuch,
25.35 das kassenmäßige Jahresergebnis aus dem Gesamttitelbuch.
25.4 Außerdem sind die für das folgende Haushaltsjahr
geltenden Anordnungsbeträge und die anderen für
*• die weiteren Zahlungen maßgeblichen Angaben zu
135. Ergänzung - SMBl. NW. - (Stand 31. 12. 1979 = MBl. NW. Nr. 118 einschl.)
21.7.72(51)
übertragen; hierzu gehören auch die am Jahresab»; Schluß nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen.
25.5 Die richtige Übertragung der Angaben nach Nr. 25.3 und Nr. 25.4 ist vom Kassenaufsichtsbeamten oder von einem dem Kassenaufsichtsbeamten beigegebenen Beamten oder Angestellten zu bescheinigen. Bei der Übertragung der Angaben mit Hilfe von ADV-Anlagen oder sonstigen technischen Hilfsmitteln, die die Sicherheit der Übertragung gewährleisten, kann auf eine Prüfung und Bescheinigung der Übertragung verzichtet werden.
25.6 Förmliche Zahlungsanordnungen, die nicht zum Soll gestellt (Nr. 8.9) und beim Jahresabschluß nur teilweise ausgeführt sind, sind mit den nicht gezahlten Beträgen in kasseninternen Aufträgen (Nr. 27 zu § 70) zu erfassen, die im folgenden Haushaltsjahr auszuführen sind. Die richtige und vollständige Erfassung ist sicherzustellen.
25.7 Werden andere Sachbücher (Nr. 14) geführt, so sind hierfür Nr. 25.1 bis Nr. 25.6 sinngemäß anzuwenden.
Fünfter Abschnitt: Abrechnung
26 Abschlußnachweisung, Einnahme und Ausgabeübersichten
26.1 Die Landeskasse hat für die Abrechnung mit der Landeshauptkasse über jeden Monatsabschluß eine Abschlußnachweisung aufzustellen.
26.2 Die Abschlußnachweisung muß mindestens enthalten
26.21 den nach dem vorhergehenden Monatsabschluß verbliebenen nicht abgerechneten Betrag,
26.22 die Summen der Einnahmen und der empfangenen Kassenbestandsverstärkungen im Abrechnungsmonat,
26.23 die Summe aus Nr. 26.21 und Nr. 26.22,
26.24 die Summen der Ausgaben und der geleisteten Ablieferungen im Abrechnungsmonat und
26.25 den Unterschiedsbetrag zwischen den Summen nach Nr. 26.23 und Nr. 26.24 als den noch abzurechnenden Betrag.
26.3 Dem noch abzurechnenden Betrag sind'gegenüberzustellen
26.31 der Kassensollbestand,
26.32 der Bestand aus dem Verwahrungsbuch,
26.33 der Bestand aus dem Vorschußbuch,
26.34 gegebenenfalls die Unterschiedsbeträge nach Nr. 24.24.
20.35 gegebenenfalls die Bestände aus den nach Nr. 13.4 im- Abrechnungsbuch eingerichteten Buchungsstellen,
26.36 in der Abschlußnachweisung für den Monat Dezember der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der nach § 72 Abs. 4 für das neue Haushaltsjahr gebuchten Einnahmen und Ausgaben sowie
26.37 das Ergebnis aus Nr. 26.31 bis Nr. 26.36.
26.4 Die Ergebnisse nach Nr. 26.25 und Nr. 26.37 müssen übereinstimmen..
26.5 Der Abschlußnachweisung- sind als Anlagen Einnahme- und Ausgabeübersichten (Titelübersichten) beizufügen, die die Ergebnisse des Titelbuches titel-, kapitel- und einzelplanweise enthalten. Die Summen der Einnahmen und Ausgaben müssen mit den Summen in der Abschlußnachweisung übereinstimmen. Die Einnahme- und Ausgabeübersichten brauchen nicht beigefügt zu werden, wenn ihr Inhalt der Landeshauptkasse im Wege des Datenträgeraustausches oder der Datenfernübertragung übermittelt wird.
26.6 Die Richtigkeit der Abschlußnachweisung ist vom Kassenleiter und vom Leiter des Suchgebiets Buchführung zu bescheinigen.
26.7 Die Form der Abschlußnachweisung und der Einnahme- und Ausgabeübersichten bestimmt der Finanzminister im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof.
26.8 Die Abschlußnachweisungen und die Einnahme-und Ausgabeübersichten der Landeskassen dienen der Landeshauptkasse als Belege für die Übernahme der Einnahmen und Ausgaben in ihre Bücher unid zur Abstimmung der Eintragungen im Abrechnungsbuch.
27 Behandlung von Unrichtigkeiten beim Jahresabschluß
27.1 Buchungen bei unrichtigen Titeln, die nach dem Jahresabschluß bei einer Landeskasse festgestellt werden, sind in den Büchern der Landeshauptkasse zu berichtigen, solange sie noch nicht abgeschlossen sind. Beruht der Fehler auf
27.11 einer unrichtigen Kassenanordnung, so hat die anordnende Stelle der Landeskasse eine Änderungsanordnung zu erteilen,
27.12 einem Versehen der Landeskasse, so hat sie einen kasseninternen Auftrag (Nr. 27 zu § 70) zu erteilen.
27.2 Die Landeskasse hat der Landeshauptkasse für die Berichtigungsbuchung eine Bescheingung mh der. erforderlichen Angaben in dreifacher Ausfertigung zu übersenden. Die Landeshauptkasse hat die Berichtigung auf einer Ausfertigung der Bescheinigung zu bestätigen und sie der Landeskasse als Beleg zurückzugeben. Diese Ausfertigung ist zusammen mit der Änderungsanordnung oder dem kasseninternen Auftrag dem Beleg für die ursprüngliche Buchung beizufügen.
BUCHFÜHRUNG ÜBER WERTGEGENSTÄNDE
28 Wertezeitbuch und Wertesachbuch
28.1 Zum Nachweis der Einlieferung und Auslieferung von Wertgegenständen (Nr. 55 zu § 70) - mit Ausnahme der Wertzeichen und geldwerten Drucksachen -sowie der Bestandsveränderungen hat die Kasse ein Wertezeitbuch für die Buchungen nach der Zeitfolge und ein Wertesächbuch für die Buchungen in sachlicher Ordnung zu führen. Der Finanzminisier kann zulassen, daß anstelle dieser Bücher ein Ein- und Auslieferungsbuch für Wertgegenstände geführt wird. Für die gerichtlichen Werthinterlegungen (Nr. 55.1 zu § 70) ist im Wertesachbuch oder im Ein- und Auslieferungsbuch ein besonderer Abschnitt einzurichten; weitere Abschnitte können eingerichtet werden, wenn es zweckmäßig ist.
28.2 Bei jeder Buchung sind mindestens einzutragen
28.21 die laufende Nummer,
28.22 der Tag der Einlieferung oder der Auslieferung.
28.23 die Bezeichnung oder Beschreibung des Wertgegenstandes,
28.24 bei Urkunden über Kapitalbeträge der Nennwert.
28.25 der Name des Einlieferers oder Empfangsberechtigten und
28.26 die Bezugnahme auf den Beleg und - soweit erforderlich - gegenseitige Hinweise oder der Hinweis auf ein anderes Buch.
28.3 Für die Form der Bücher gilt Nr. 18.3 bis Nr. 18.9; die Bücher können für mehrere Haushaltsjahre geführt werden.
28.4 Das Wertezeitbuch und gegebenenfalls ckis Ein- und Auslieferungsbuch für Wertgegenstände sind im Sachgebiet Zahlungsverkehr, das Wertesachbuch ist im Sachgebiet Buchführung zu führen.
28.5 Soweit die Art der Wertgegenstunde es erfordert, ist vom Leiter des Sachgebietes Zahlungsverkehr ein Terminüberwaohungsbuch zu führen.
21.7.72(51)
122. Ergänzung - SMBl. NW. - (Stand 16. 12. 1977 = MBl. NW. Nr. 130 einschl.)
631
29 • Wertzeichenbuch
29.1 Zum Nachweis über die Einlieferung und die Auslieferung von Wertzeichen und geldwerten Drucksachen (Nr. 55 zu § 70) hat die Kasse ein Wertzeichenbuch zu führen, das nach den einzelnen Arten von Wertzeichen und geldwerten Drucksachen in Teilbände zu unterteilen ist. Die Teilbände sind in Abschnitte für Einlieferungen und Auslieferungen zu unterteilen. Sind Wertzeichen gleicher.Art in verschiedenen Wertsorten vorhanden, so sind die Wertsorten getrennt voneinander nachzuweisen. In den Abschnitten für Auslieferungen sind getrennt voneinander zu buchen
29.11 die verkauften Wertzeichen und geldwerten Drucksachen,
29.12 die umgetauschten und ersetzten Wertzeichen und geldwerten Drucksachen und
29.13 die als ständiger Bestand an Zahlstellen ausgelieferten Wertzeichen und geldwerten Drucksachen.
29.2 In das Wertzeichenbuch sind mindestens einzutragen
29.21 die laufende Nummer,
.f
29.22 der Tag der Einlieferung oder der Auslieferung,
29.23 der Wert,
29.24 ein Hinweis auf den Beleg und auf die Buchung des Verkaufserlöses im Titelbuch oder im Vorbuch zum Titelbuch und
29.25 bei der Einlieferung und bei der Eintragung der Bestände die Anzahl der einzelnen Wertsorten.
29.3 Für die Form und die Führung des Wertzeichenbuches sowie für die Behandlung von Unstimmigkei-. ' ten gelten Nr. ,18.3 bis Nr. 18.9, Nr. 19.2 bis Nr. 19.7 und Nr. 23.4 bis Nr. 23.6 entsprechend. Das Buch kann für mehrere Haushaltsjahre geführt werden; es ist zum Schluß eines jeden Haushaltsjahres abzuschließen.
29.4 Das Wertzeichenbuch ist im Sachgebiet Zahlungsverkehr zu führen.
Anlage
zu Nr. 21.1 zu §71
>' Bestimmungen
über das Aufbewahren der Bücher und Belege (Aufbewahrungsbestimmungen - AufbewBest -)
Inhalt
Nr. l Allgemeines
Nr. 2 Aufbewahrungszeiten für Bücher und Belege Nr. 3 Aufbewahrungszeiten für die Rechnungsnachweisungen, die Gesamtrechnungsriachweisung und die sonstigen Rechnungsunterlagen
Nr. 4 Aufbewahrungszeiten für das übrige Schriftgut
Nr. 5 Dauernd aufzubewahrende Belege und sonstige
Rechnungsunterlagen
Nr. 6 Besondere Bestimmungen bei Verwendung von ADV-Anlagen und sonstigen technischen Hilfsmitteln
Nr. 7 Aussondern, Abgeben und Vernichten Nr. 8 Abweichende und ergänzende Bestimmungen
l Allgemeines
1.1 Die Aufbewahrungsbestimmungen regeln das Aufbewahren, das Aussondern, das Abgeben und das Vernichter)
1.11 der Bücher (Nr. 5 bis Nr. 17 sowie Nr. 28 und Nr. 29 zu § 71, Nr. 9 und Nr. 12 der Anlage 2 zu § 79 - ZBest -)
1.12 der Belege (Nr. 1.5 zu §75),
1.13 der Rechnungsnachweisungen mit Anlagen (Nr. 4 bis Nr. 6 zu § 80) und der Gesamtrechnungsnachweisung (Nr. 8 zu § 80),
1.14 der sonstigen Rechnungsunterlagen (Nr. 9 zu § 80) und
1.15 des Schriftgutes, das bei der Erledigung von Aufgaben der Kassen und Zahlstellen anfällt, aber für die Rechnungslegung nicht benötigt wird.
1.2 Die Unterlagen nach Nr. 1.1 sind von der Kasse oder von der vom Finanzminister im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof bestimmten Stelle aufzu-. bewahren und rechtzeitig auszusondern.
1.3 Die in Nr. 1.1 aufgeführten Unterlagen sind gegen Verlust, Beschädigung und- den ^Zugriff Unbefugter gesichert aufzubewahren. Sie sind getrennt nach Haushaltsjahren und so geordnet aufzubewahren, daß auch einzelne Unterlagen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist zur Verfügung stehen.
1.4 Für das Aufbewahren der Unterlagen nach Nr. 1.1 gelten die in Nr. 2 bis Nr. 4 bestimmten Aufbewahrungszeiten, soweit nicht
1.41 Rechtsvorschriften oder Verwaltungsvorschriften längere Aufbewahrungszeiten vorsehen,
1.42 die Unterlagen dauernd aufzubewahren sind (Nr. 5) oder
1.43 abweichende Bestimmungen (Nr. 8) getroffen worden sind.
1.5 Die Rechnungslegungsbücher, die Rechnungsbelege, die Rechnungsnachweisungen mit Anlagen, die Gesamtrechnungsnachweisung, das Gesamttitelbuch und die sonstigen Rechnungsunterlagen sind über die für sie geltenden Aufbewahrungszeiten hinaus mindestens bis zur Entlastung nach § 114 aufzubewahren.
1.6 Der Landesrechnungshof kann in Einzelfällen verlangen, daß in Nr. 1.1 aufgeführte Unterlagen über die für sie geltenden Aufbewahrungszeiten hinaus aufzubewahren sind.
1.7 Die in Nr. 2 bis Nr. 4 bestimmten Aufbewahrungszei- • ten beginnen für Bücher mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, für das sie geführt worden sind. Werden Bücher für mehrere Haushaltsjahre geführt, so beginnt die Aufbewahrungszeit mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen worden ist. Für die anderen in Nr. 1.1 aufgeführten Unterlagen beginnen die Aufbewahrungszeiten mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, für das die Unterlagen bestimmt sind. Bei der Rechnungslegung für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr beginnt die Aufbewahrungszeit für die Rechnungsie1 , gungsbücher, die Rechnungsbelege und die sonstigen Rechnungsunterlagen mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, in dem Rechnung zu legen ist.
2 Aufbewahrungszeiten für Bücher und Belege
2.1 Zehn Jahre sind aufzubewahren
2.11 die Zeitbücher,
2.12 die Sachbücher,
2.13 das Wertezeitbuch,
2.14 das Wertesachbuch,
2.15 das Ein- und Auslieferungsbuch für Wertgegenstände und
2.16 das Wertzei'chenbuch.
2.2 Fünf Jahre sind aufzubewahren
2.21 die Hilfsbücher und
2.22 das Zahlstellenbuch sowie die Durchschriften der Titelverzeichnisse.
2.3. Die Belege sind fünf Jahre aufzubewahren. 2.4 Abweichend von Nr. 2.12 sind aufzubewahren
2.41 das. Vorbuch zum Titelbuch (Personenkonten) für Kraftfahrzeugsteuer drei Jahre,
2.42 die Vorbücher zum Titelbuch (Personenkonten) für andere Steuern fünf Jahre und
2.43 die Vorbücher zum Titelbuch (Personenkonten) für Veranlagungssteuern der Jahre 1940 bis 1945. 'für
4l *
195.Ergänzung-SMBl.NW.-(Stand 15.2.1990 = MBl.NW. Nr. 13 einschl.)
21.7.72(52)
Vermögensabgabe,' für Kreditgewinnabgabe und für Hypothekengewinnabgabe bis zu dem vom Finanz-minister zu bestimmenden Zeitpunkt.
3 Aufbewahrungszeiten für die Rechnungsnachweisungen, die Gesamtrechnungsnachweisung und die sonstigen Rechnungsunterlagen
3.1 Fünf Jahre sind aufzubewahren
3.11 die Rechnungsnachweisungen mit Anlagen.und
3.12 die Gesamtrechnungsnachweisurig.
32 • Zehn Jahre sind die Zusammenstellungen der Jahresbeträge von Personen- oder Objektkonten (Nr. 9.5 zu § 80) aufzubewahren.
3.3 Fünf Jahre sind aufzubewahren
3.31 die Kassenanschläge und andere Unterlagen über die Verteilung der Haushaltsmittel,
3.32 die Einwilligungen in über- und außerplanmäßige Ausgaben sowie in die Übertragung von Haushaltsresten,
3.33 die für Baumaßnahmen von der hierfür zuständigen Stelle bereitzuhaltenden Unterlagen nach Nr. 9.2 zu • § 80, soweit sie kleine Baumaßnahmen nach Nr. 1.1 zu § 54 betreffen, und
3.34 die in Nr. 3.31 bis-Nr. 3.33 nicht aufgeführten sonstigen Rechnungsunterlagen.
4' Aufbewahrungszeiten für das übrige Schriftgut
4.1 Fünf Jahre sind die von den Verwaltern der Handvorschüsse und der Geldannahmestellen geführten Anschreibelisten aufzubewahren.
4.2 Drei Jahre ist das andere in Nr. 1.15 aufgeführte Schriftgut aufzubewahren.
5 Dauernd aufzubewahrende Belege und sonstige Rechnungsunterlagen
5.1 Abweichend von den Aufbewahrungszeiten in Nr. 2 sind von den Anlagen zu Kassenanordnungen und von den begründenden Unterlagen (Nr. 10.1 zu § 70) dauernd aufzubewahren
5.11 Unterlagen, die für den Betrieb technischer Anlagen und für die Bauunterhaltung von Bedeutung sind,
5.12 Urkunden über den Erwerb oder die Aufgabe des Eigentums an Grundstücken mit den Lageplänen,
5.13 Unterlagen über den Erwerb und die Aufhebung von Rechten an Grundstücken und von anderen dauernden Rechten sowie Verträge über dauernde Lasten und Verbindlichkeiten,
5.14 Urkunden über Sonder- und Gewohnheitsrechte sowie über Familien- und Erbrechte,
.5.15 Schuldverschreibungen und andere Urkunden sowie Schriftstücke, deren Vernichtung von Nachteil für das Land sein könnte.
5.2 Außerdem sind die sonstigen Rechnungsunterlagen nach Nr. 92 zu § 80 dauernd aufzubewahren, soweit sie nicht kleine Baumaßnahmen nach Nr. 1.1 zu § 54 betreffen.
5.3 Die anordnenden Stellen haben die Belege und sonstigen Rechnungsunterlagen gut sichtbar mit der Aufschrift „Dauernd aufzubewahren", zu kennzeich-
6 ' Besondere Bestimmungen bei Verwendung von ADV-Anlagen und sonstigen technischen Hilfsmitteln
6.1 Werden Bücher in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern geführt und sind sie weder vollständig ausgedruckt noch auf Bild-träger dauerhaft übernommen worden, so dürfen die gespeicherten Daten erst nach Ablauf der für die jeweiligen Bücher geltenden Aufbewahrungszeiten gelöscht werden.
6.2 Werden Bücher oder Belege auf Bildträger dauerhaft übernommen (Anlage 4 zu § 79 - HKR-Mikrofilm-
Best -), so sind die Bildträger anstelle der Bücher oder Belege aufzubewahren. Die auf Bildträger übernommenen Bücher und Belege dürfen jedoch, soweit sie für die Rechnungsprüfung erforderlich sind, erst nach Abschluß der Rechnungsprüfung vernichtet werden.
6.3 Für'die Rechnungsprüfung gelten als erforderlich
6.31 die Rechnungslegungsbücher (Nr. 3 zu § 80),
6.32 die Verwahrungsbücher und die Vorschußbücher (Nr. 11 und Nr. 12 zu §71),
6.33 die Rechnungsbelege (Nr. 3 und Nr. 4 zu § 75),
6.34 die Belege für Buchungen in den Verwahrungsbüchern und Vorschußbüchern (Nr. 5.11 zu § 75) und
6.35 die sonstigen Rechnungsunterlagen (Nr. 9 zu § 80).
6.4 Die Rechnungsprüfung gilt vorbehaltlich einer im Einzelfall abweichenden Anordnung des Landesrech-nungshofs als abgeschlossen, wenn nach Ablauf des Zeitraums, für den Rechnung gelegt wird, 15 Monate vergangen sind oder der aus Anlaß der Vorprüfung oder Rechnungsprüfung entstandene Schriftwechsel beendet ist.
7 Aussondern, Abgeben und Vernichten
7.1 Die Stellen, bei denen die in Nr. 1.1 aufgeführten Unterlagen aufbewahrt werden, haben nach dem Abschluß eines Haushaltsjahres zu veranlassen, daß die Unterlagen, für die die Aufbewahrungszeiten abgelaufen sind, ausgesondert werden.
7.2 Die dauernd aufzubewahrenden Unterlagen (Nr. 5) sind an das Staatsarchiv abzugeben, wenn sie bei der zuständigen Stelle nicht mehr benötigt werden.
7.3 Die ausgesonderten Unterlagen sind zu vernichten oder zur Vernichtung an zuverlässige Unternehmer zu veräußern. Der Käufer muß sich schriftlich verpflichten,, die zur Vernichtung erworbenen Unterlagen niemandem zugänglich zu machen und sie im Inland unverzüglich einzustampfen oder zu zerreißen.
8 Abweichende und ergänzende Bestimmungen
Der Finanzminister kann im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof abweichende und ergänzende Bestimmungen erlassen und dabei für einzelne Bereiche der Verwaltung oder bestimmte 'Arten von, Zahlungen andere Aufbewahrungszeiten festlegen.
Zu § 73
1 Nachweispflicht
Bewegliche Sachen (Gegenstände), die im Eigentum i des Landes stehen oder in seinem Besitz sind, sind in Verzeichnissen nachzuweisen. Diese Verzeichnisse können auch in Form von Dateien geführt werden. Dies gilt nicht für Gegenstände, die im Rahmen von Zuwendungsrechtsverhältnissen im Eigentum des Landes stehen.
2 Verzeichnisse
2.1 Als Verzeichnisse sind zu führen:
- das Gegenstandsverzeichnis
- das Verteilungsverzeichnis
- der Benutzernachweis
- Bibliotheksverzeichnisse.
2.2 Die Verzeichnisse mit Ausnahme der Bibliotheksverzeichnisse sind in geeigneter Form in sinngemäßer Anwendung der Bestimmungen der Nr. 18 W zu § 71 LHO zu führen. Es ist durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, daß nur die mit der Führung der Verzeichnisse betrauten Bediensteten Änderungen vornehmen können.
2.3 Die Verzeichnisse sind von der Einrichtung oder Dienststelle zu führen, die die Gegenstände verwaltet Bei jeder Einrichtung oder Dienststelle ist ein Bediensteter mit der Führung der Verzeichnisse zu betrauen.
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21.7.72(52)
224. Ergänzung - SMBl. NW. - (Stand 15.1.1995 = MBl. NW. Nr. 5 einschl.)
631 ^ Gegenstandsverzeichnis
3.1 In dem Gegenstandsverzeichnis sind Gegenstände mit einem Wert über 500 DM und einer Lebensdauer von mehr als l Jahr nachzuweisen.
32 Alle Veränderungen des Bestandes sind dem mit der Führung des Verzeichnisses betrauten Bediensteten mitzuteilen. Unterlagen über Zu- und Abgänge sind ihm vorzulegen. Auf den Rechnungsbelegen ist die Erfassung im Gegenstandsverzeichnis zu vermerken.
3.3 Verlorengegangene, sowie unbrauchbare oder entbehrliche Gegenstände dürfen nur aufgrund einer schriftlichen Verfügung des Dienststellenleiters, des Beauftragten für den Haushalt oder eines von ihnen beauftragten Bediensteten vom Bestand abgesetzt werden. In der Verfügung ist zutreffendenfalls .zu bestätigen, daß eine Verpflichtung eines Bediensteten oder eines Dritten zur Leistung von Ersatz für einen verlorengegangenen oder unbrauchbar gewordenen Gegenstand nicht vorliegt und zu bestimmen, wie der unbrauchbar oder entbehrlich gewordene Gegenstand zu verwerten ist. .
. Ersatzteile sind beim Einbau in den Hauptgegenstand ohne Genehmigung der Absetzung mit .dem Vermerk „Einbau" im Gegenstandsverzeichnis abzusetzen.
3.4 Gegenstände gleicher Art und Ausführung können zu • Gruppen zusammengefaßt werden. Nach besonderer Anordnung des Fachministers sind Einzelnachweise zu führen. Dabei ist der nachzuweisende Gegenstand durch Angabe besonderer Kennzeichen (Fabrikat, Fabriknummer, Hersteller, bei Kunstgegenständen Name des Künstlers und Bezeichnung des Gegenstandes) genau zu beschreiben. Bei diesen Gegenständen sind der Zeitpunkt und die Kosten von Reparaturen, Wartungen und Reinigung im Einzelnachweis zu vermerken. • . . Geliehene Gegenstände sind bei beiden beteiligten Einrichtungen bzw. Dienststellen zu erfassen.
3.5 Die Kennzeichnung von Gegenständen als Eigentum
• des Landes kann von dem jeweiligen Fachminister, angeordnet werden.
3.6 Das Gegenstandsverzeichnis ist mindestens alle drei Jahre mit den Beständen durch einen mit seiner Führung nicht unmittelbar beteiligten Bediensteten abzugleichen. Die Durchführung der Prüfung ist aktenkundig zu machen.
• 4 Verteilungsverzeichnis
Neben derrt Gegenstandsverzeichnis ist ein Verteilungsverzeichnis zu führen, es sei denn, daß der Standort der einzelnen Gegenstände ai.s dem Gegen-
• Standsverzeichnis zu ersehen ist.
5 Benutzernachweis
Über Gegenstände mit einem Wert bis zu 500 DM und einer Lebensdauer von mehr als l Jahr, die Bediensteten zum Dienstgebrauch überlassen werden, ist nach besonderer Anordnung des Fachministers ein Benutzernachweis zu fuhren.
6 Bibliotheksverzeichnisse
6.1 In Bibliotheken sind Bücher, Druckschriften und sonstige Medien (Mikrofiches, Filme, Schallplatten, Tonbänder u. ä.) nachzuweisen durch
- das Zugangsverzeichnis bzw. die Fortsetzungskartei (Zeitschriften, Amtsblätter, Loseblattlieferungen u. a. Lieferungswerke),
- die geführten Kataloge, insbesondere den Standortkatalog.
Zahl und Art der Kataloge richten sich nach den Erfordernissen der betreffenden Bibliothek. Ein Standortkatalog ist in jedem Fall zu führen. :
62 Druckschriften mit nur vorübergehender Bedeutung (Zeitungen, Kursbücher, amtl. Handausgaben, Amtsblätter), die zum Handgebrauch verteilt werden, sind nicht einzutragen.
6.3 Zugänge sind-jahrgangsweise fortlaufend zu'erfassen. Abgänge sind im Zugangsverzeichnis kenntlich zu machen.
6.4 Gesetz-, Ministerial- und Amtsblätter sowie Zeitschriften, die in die Bibliothek aufgenommen werden, sind jahrgangsweise zusammenzufassen.
6.5 Die Zahl der Bände, einschließlich der •Zeitschriftenbände ist nach Buchbinderbänden anzugeben. Ein Loseblattwerk wird ungeachtet der Anzahl der Bände als eine Einheit betrachtet. Die übrigen Medien sind nach den Erläuterungen des Grundfragebogens des Deutschen Bibliotheksinstituts/Deutsche Bibliotheksstatistik zu erfassen.
6.6 Alle Bücher, Druckschriften und sonstige Medien sind als Eigentum des Landes unter Angabe der Behörde/ Bibliothek zu kennzeichnen. Sofern.sie eingetragen sind, ist die Nummer des Zugangsverzeichnisses zu vermerken.
6.7 Die Ausleihe von Büchern, Druckschriften und sonstigen Medien ist in geeigneter Form nachzuweisen.
6.8 Der Bestand ist laufend durch Stichproben zu kontrollieren. Die Bibliotheken sollen nach ihrem Ermessen . im Zusammenhang mit organisatorischen Maßnahmen (z. B. Umzug, Neuaufstellung von Beständen, Einführung neuer Ausleihverfahren) allgemeine Bestandsprüfungen durchführen, die aktenkundig zu machen sind. Hinsichtlich vermißter Bücher sind in geeigneter Weise mit vertretbarem Aufwand Nachforschungen anzustellen. Im übrigen gilt Nr. 3.3 S. l u. 2 entsprechend. .
6.9 Soweit die räumlichen Gegebenheiten es zulassen, sind die besonders wertvollen Bücher, Handschriften, Urkunden, Inkunabeln u.a. aus den allgemeinen Bibliotheksbeständen herauszunehmen und gesondert sowie besonders gesichert aufzustellen. Diese Sonderbestände sind jährlich in Stichproben, deren Umfang die Leiter der Bibliotheken festsetzen, durch an der Betreuung dieser Bestände nicht beteiligte Bedienste-' te der Bibliotheken'zu überprüfen. Die Durchführung der Prüfung ist aktenkundig zu machen. Die Leiter der Bibliotheken haben im einzelnen festzulegen, was als besonders wertvoller Bestand anzusehen und gesondert aufzustellen ist.
7 Sonderregelungen
Soweit für einzelne Verwaltungsbereiche besondere Bestimmungen erlassen worden sind, verbleibt es bei diesen Regelungen. Der jeweilige Fachminister kann in besonders begründeten Ausnahmefällen ergänzende Anordnungen mit Zustimmung des Finanzministers und nach Anhörung des Landesrechnungshofes erlassen.
Zu §74
Erster Abschnitt: Allgemeines
l Anwendungsbereich
1.1 Landesbetriebe, die nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung verfahren, haben für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung unbeschadet anderer Rechtsvorschriften das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechend anzuwenden und die nachstehenden Verwaltungsvorschriften zu beachten. Dies gilt auch für Einrichtungen des Landes, die wie Landesbetriebe behandelt werden und die kaufmännische doppelte Buchführung anwenden.
1.2 Landesbetriebe, die nicht nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung verfahren, haben für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung anstelle der Nr. 2 bis Nr. 19 die W zu den §§ 70 bis 73 und 75 bis 80 zu beachten.
191.Ergänzung-SMBl.NW.-(Stand 1.6.1989 = MBl.NW.Nr.29einschl.)
21. 7. 72 (52 a)
2 Zuständigkeiten
2.1 In einem Landesbetrieb ist die Buchhaltung für den Zahlungsverkehr, die Buchführung und die Rechnungslegung zuständig. Die Abgrenzung der Verantwortungsbereiche Zahlungsverkehr und Buchführung ist durch den zuständigen Minister im Einvernehmen mit dem Finanzminister in einer Dienstanweisung zu regeln.
2.2 Der Finanzminister kann zulassen, daß Aufgaben nach Nr. 2.1 ganz oder teilweise anderen Stellen übertragen werden. In diesem Fall ist sicherzustellen, daß die anderen Stellen die W zu § 74 entsprechend anwenden.
2.3 Der Leiter des Landesbetriebes oder der von ihm Beauftragte hat, mit Ausnahme der nach Nr. 18 vorgeschriebenen unvermuteten Prüfungen, die dem Kassenaufsichtsbeamten (Nr. 18 zu § 79) übertragenen Aufgaben wahrzunehmen.
3 Bestimmungen für automatisierte Verfahren und für die Übernahme des Inhalts von Unterlagen auf Bildträger
3.1 Beim Einsatz von ADV-Verfahren gelten die Bestimmungen der Anlage 3 zu § 79 (HKR-ADV-Best).
3.2 Für die Übernahme des Inhalts von aufzubewahrenden Unterlagen auf Bildträger gelten die Bestimmungen der Anlage 4 zu § 79 (HKR-Mikrofilm-Best).
Zweiter Abschnitt: Zahlungen und Wertgegenstände 4 Anordnung von Zahlungen und Buchungen
4.1 Für die Anordnung von Zahlungen und Buchungen gelten Nr. l bis Nr. 27 zu § 70 sinngemäß.
4.2 Abweichend von Nr. 4.1 kann abgesehen werden von der Anwendung der Bestimmungen über
4.21 die Genehmigung der Vordrucke für Kassenanordnungen durch den Finanzminister (Nr. 2.1 zu § 70),
4.22 die Bezeichnung der Kasse in der Zahlungsanordnung (Nr. 5.11 und Nr. 22 zu § 70),
4.23 den Vermerk über die Eintragung in die Haus-haltsüberwachungsliste auf der Zahlungsanordnung (Nr. 5.1.11 und Nr. 22 zu § 70),
4.24 die Notwendigkeit, Zahlungsanordnungen für jede Buchungsstelle getrennt zu erteilen (Nr. 9.2 zu § 70), und
4.25 die Verantwortung des Anordnungsbefugten für die Angabe der richtigen Buchungsstelle auf der Zahlungsanordnung (Nr. 20.23 zu § 70).
4.3
5.1
5.2
In der Zahlungsanordnung sind abweichend von Nr. 9.1 zu § 70 die Buchungsstellen nach dem Kontenplan zu bezeichnen. Die Kontierung kann von der Buchhaltung vorgenommen werden. Die Richtigkeit der Kontierung ist durch Namenszeichen zu bescheinigen.
Zahlungsverkehr, Wertgegenstände und Geld-verwaltung
Für die Abwicklung der Zahlungen, für die Behandlung der Wertgegenstände und für die Geldverwaltung gelten Nr. 28 bis Nr. 64 zu § 70 sinngemäß.
Abweichend von Nr. 5.1 kann abgesehen werden von der Anwendung der Bestimmungen über
5.21 die Verrechnung im Wege des Buchausgleichs (Nr. 35.1 und Nr. 35.2 zu § 70),
5.22 die Auftragszahlungen (Nr. 52 zu § 70),
5.23 die Beschränkung der Guthaben bei den Kreditinstituten (Nr. 59.3 zu § 70) und
5.24 die Kassenbestandsverstärkung und die Ablieferung (Nr. 60 und Nr. 61 zu § 70).
5.3 Der Landesbetrieb ist abweichend von Nr. 31 zu § 70 an den Verkehr mit mindestens einem Kreditinstitut
anzuschließen: eine der Unterschriften auf Schecks und Überweisungsaufträgen kann von einem Anordnungsbefugten geleistet werden.
5.4 Zahlungsaufforderungen müssen abweichend von Nr. 36.1 zu § 70 als Leistungsort die Bezeichnung des Landesbetriebs enthalten.
5.5 Wird eine Auszahlung unbar oder durch Verrechnung geleistet, so genügt es, abweichend von Nr. 48 zu § 70 auf dem Beleg den Tag der Auszahlung zu vermerken und den Stempelaufdruck „Bezahlt" anzubringen.
Dritter Abschnitt: Buchführung und Belege
6 Grundlagen der Buchführung
Der Landesbetrieb hat bei der kaufmännischen doppelten Buchführung die §§ 238 und 239 HGB entsprechend anzuwenden. Darüber hinaus sind die Bestimmungen in Nr. 7 bis Nr. 11 zu beachten.
7 Zusätzliche Erfordernisse der Buchführung
7.1 Der Buchführung ist ein vom Wirtschaftsplan abgeleiteter, ausreichend gegliederter Kontenplan zugrunde zu legen.
7.2 Die Buchführung muß über die handelsrechtlichen Erfordernisse hinaus so beschaffen sein, daß es möglich ist,
7.21 zeitnahe Angaben über die Ausführung des Wirtschaftsplans zu liefern,
7.22 Unterlagen für die Planungen zu gewinnen und
7.23 Grundlagen für Kalkulationen zu schaffen.
7.3 Ist zusätzlich eine Betriebsbuchführung eingerichtet worden, so hat diese insbesondere den Zweck, durch eine Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung die Betriebsergebnisabrechnung zu ermöglichen.
7.4 Für die Buchführung sollen unter Beachtung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (§ 7) automatische Datenverarbeitungsanlagen (ADV-Anlagen) verwendet'werden.
8 Arten der Bücher
8.1 Für die Buchungen nach der Zeitfolge werden geführt
8.11 das Journal und
8.12 das Kassenbuch für den Zahlungsverkehr mit Bargeld.
8.2 Für die Buchungen in sachlicher Ordnung werden geführt
8.21 das nach dem Kontenplan gegliederte Hauptbuch und
8.22 Nebenbücher zum Hauptbuch, soweit nach der Entscheidung des Leiters des Landesbetriebes eine Untergliederung des Hauptbuches erforderlich oder zweckmäßig ist (z.B. Köntokorrentbücher).
8.3 Darüber hinaus sind die nach besonderen gesetzlichen Bestimmungen vorgeschriebenen Bücher (z.B. Wareneingangsbuch, Warenausgangsbuch) und die zum mengenmäßigen Nachweis von Beständen erforderlichen Bücher (z.B. Lagerbücher) zu führen. Der zuständige Minister kann für den Nachweis der Bestände Erleichterungen zulassen.
9 Form der Bücher
Für die Form der Bücher gelten Nr. 18.1 bis Nr. 18.8 zu § 71 entsprechend. Das Nähere bestimmt der Leiter des Landesbetriebes.
10 Buchungsbestimmungen
10.1 Die Buchungen nach der Zeitfolge und in sachlicher Ordnung sollen in einem Arbeitsgang vorgenommen werden.
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191. Ergänzung-SMBl.NW.-(Stand 1.6.1989 = MBl.NW. Nr. 29 einschl.)
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10.2 Bei jeder Buchung sind mindestens einzutragen
10.21 die laufende Nummer für die Buchung nach der Zeitfolge,
10.22 der Buchungstag,
10.23 Hinweise, die die Verbindung zwischen der Buchung und dem Beleg sowie zwischen dieser Buchung und . allen dazugehörenden Buchungen herstellen, und
10.24 der Betrag.
10.3 Eine Buchung darf nur in der Weise berichtigt werden, daß sie storniert und gegebenenfalls neu vorgenommen wird. Bei der ursprünglichen Buchung und bei der Berichtigungsbuchung sind gegenseitige Hinweise anzubringen. Für Berichtigungen in Büchern, die in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern geführt werden, kann der zuständige Minister im Einvernehmen mit dem Finanzminister und dem Landesrechnungshof Ausnahmen zulassen.
10.4 Im Kassenbuch sind die Zahlungen täglich getrennt nach Einzahlungen und Auszahlungen zu buchen.
10.5 Bei Buchungen in Büchern, die, in visuell lesbarer Form geführt werden, dürfen
10.51 nur zugelassene Schreibmittel (Nr. 2.3 zu § 70) verwendet werden,
10.52 Zeilen nicht freigelassen und Buchungen zwischen den Zeilen nicht vorgenommen werden.
11 Abschluß des Kassenbuches
11.1 Das Kassenbuch ist zur Ermittlung des buchmäßigen Bargeldbestandes täglich abzuschließen. Der buchmäßige Bargeldbestand ist mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeld zu vergleichen. Besteht keine Übereinstimmung, so ist der Unterschiedsbetrag darzustellen; Maßnahmen zur Aufklärung sind unverzüglich einzuleiten.
11.2 Ein Minderbetrag, der nicht sofort ersetzt wird, ist als Forderung, ein Mehrbetrag als Verbindlichkeit zu behandeln. Ein Mehrbetrag, der nicht innerhalb von sechs Monaten aufgeklärt werden kann, ist als Ertrag zu buchen.
11.3 Minderbeträge von 500 Deutsche Mark und mehr sowie alle anderen Minderbeträge, die nicht ersetzt werden, sind dem Leiter des Landesbetriebes unverzüglich mitzuteilen. Minderbeträge von 1000 Deutsche Mark und mehr sind außerdem dem zuständigen Minister anzuzeigen.
12
Belege
12.1 Belege im Bereich der kaufmännischen doppelten Buchführung sind visuell lesbare Unterlagen für
12.11 die Buchungen in den nach Nr. 8 zu führenden Büchern (Buchungsbelege) sowie
12.12 die Sicherung des Arbeitsablaufs bei Buchungen mit Hilfe von ADV-Anlagen (Arbeitsablaufbelege).
12.2 Die Buchungsbelege bestehen aus
12.21 den für die Zahlungen und Buchungen erforderlichen Anordnungen und ihren Anlagen, den Unterlagen zu allgemeinen Anordnungen oder den internen Aufträgen im Sinne der Nr. 27 zu § 70,
12.22 den Hinweisen, die die Verbindung zwischen dem Beleg und den Buchungen herstellen,
12.23 den Nachweisen der Zahlung, wenn sich die Buchung auf eine Zahlung bezieht, und
12.24 den Nachweisen der Datenerfassung, wenn die Buchungen mit Hilfe von ADV-Anlagen vorgenommen werden.
12.3 Zu den Buchungsbelegen gehören gegebenenfalls auch die in Nr. 3.3 und Nr. 3.4 zu § 75 aufgeführten Unterlagen.
12.4 Für die Buchungsbelege gelten im übrigen
12.41 Nr. 1.2 und Nr. 1.4 zu § 75 entsprechend sowie
12.42 Nr. 1.3 zu § 75 sinngemäß.
12.5 Für die Arbeitsablaufbelege gilt Nr. 7 zu § 75.
Vierter Abschnitt: Rechnungslegung
13 Jahresabschluß und Lagebericht
13.1 Der Landesbetrieb hat unter entsprechender Anwendung der für große Kapitalgesellschaften geltenden Regelungen des HGB zum Ende des Geschäftsjahres einen Jahresabschluß sowie einen Lagebericht aufzustellen.
13.2 Der Jahresabschluß besteht aus der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung und dem Anhang. Jahresabschluß und Lagebericht sind innerhalb von drei Monaten nach dem Ende des Geschäftsjahres aufzustellen und dem zuständigen Minister vorzulegen.
13.3 Im Anhang ist über die handelsrechtlichen Erfordernisse hinaus zu berichten über
13.31 die Leistungsfähigkeit und den Ausnutzungsgrad der wichtigsten Sachanlagen,
13.32 Veränderungen der Sachanlagen während des Geschäftsjahres unter Darstellung der. einzelnen Veränderungen im Bestand der Grundstücke und grundstücksgleichen Rechte,
13.33 die laufenden und die geplanten Bauvorhaben,
13.34 den Stand der Finanzanlagen am Anfang des Geschäftsjahres, die Zugänge, die Abgänge, die Abschreibungen und die Wertberichtigungen,
13.35 die Entwicklung des Eigenkapitals,
13.36 die Umsatzerlöse im Vergleich mit dem Vorjahr sowie über wesentliche Veränderungen und
' 13.37 den Kostendeckungsgrad der Gebühren und Entgelte. • -
13.4 Im Lagebericht sind über die handelsrechtlichen Erfordernisse hinaus darzustellen
13.41 die Marktstellung,
13.42 die Entwicklungsmöglichkeiten,
13.43 mögliche Rationalisierungsmaßnahmen,
13.44 wichtige Vorkommnisse während des Geschäftsjahres, selbst wenn sie im Jahresabschluß keinen Niederschlag gefunden haben, und
13.45 wichtige Vorkommnisse, die nach dem Schluß des Geschäftsjahres eingetreten sind.
13.5 Der zuständige Minister kann mit Einwilligung des Finanzministers und im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof für die Gliederung des Anhangs und des Lageberichts ein Schema festiegen, • weitere Berichtspflichten regeln und Ausnahmen zulassen.
14 Bilanzgewinn, Bilanzverlust
Nach Abgabe des Bestätigungsvermerks durch den Abschlußprüfer (Nr. 19) entscheidet der zuständige Minister im Einvernehmen mit dem Finanzminister über die Verwendung des Bilanzgewinns oder die Abdeckung des Bilanzverlustes.
15 Zwischenabschlüsse
Der zuständige Minister kann anordnen, daß der Landesbetrieb Zwischenabschlüsse aufzustellen hat. Für die Aufstellung gilt Nr. 13 sinngemäß, soweit es der Zweck des Zwischenabschlusses erfordert.
16 Inventar
16.1 Landesbetriebe haben in entsprechender Anwendung der §§ 240 und 241 HGB ein Inventar aufzustellen.
16.2 Bei der Bewertung des Vermögens und der Schulden sind die §§ 252 bis 256 HGB entsprechend anzuwenden.
17 Aufbewahren der Unterlagen
17.1 Der Landesbetrieb hat beim Aufbewahren der Unterlagen § 257 HGB entsprechend anzuwenden.
191. Ergänzung-SMB1.NW.-(Stand 1.6.1989 = MBl.NW. Nr. 29 einschl.)
21.7.72(53)
17.2 Zu den zehn Jahre aufzubewahrenden Unterlagen gehören auch die Bücher nach Nr. 8.
17.3 Die in Nr. 5 der Anlage zu § 71 (AufbewBest) genannten Belege und anderen Unterlagen sind über die Aufbewahrungszeit von fünf Jahren hinaus dauernd • aufzubewahren.
17.4 Rechtsvorschriften und Verwaltungsvorschriften, die längere Aufbewahrungszeiten vorsehen, bleiben unberührt.
17.5 Die Bücher, Belege und anderen Unterlagen sind gegen Verlust, Beschädigung und den Zugriff Unbefugter gesichert aufzubewahren. Sie sind getrennt nach Geschäftsjahren und so geordnet aufzubewahren, daß auch einzelne Unterlagen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist zur Verfügung stehen.
17.6 Das Aufbewahren der Bücher, Belege und anderen Unterlagen ist Aufgabe der Buchhaltung. Dies gilt nicht für begründende Unterlagen (Nr. 10.1 zu § 70), die bei der anordnenden Stelle verbleiben.
17.7 Für das Aussondern, Abgeben und Vernichten der Bücher, Belege und anderen Unterlagen gilt Nr. 7 AufbewBest entsprechend.
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Fünfter Abschnitt: Prüfungen
18 Unvermutete Prüfungen
Die für Zahlungen und Buchungen zuständigen Stellen des Landesbetriebes sind mindestens jährlich unvermutet zu prüfen. Der zuständige Minister bestellt dafür Prüfer, die nicht mit Anordnungs-, Zah-lungs- oder Buchführungsaufgaben des Landesbetriebes betraut sein dürfen. Für die Prüfung gelten die W zu § 78 mit Ausnahme der Nr. 4 und der Nr. 6.13 zu § 78 sinngemäß.
19 Prüfung des Jahresabschlusses
19.1 Der Jahresabschluß ist in entsprechender Anwendung der §§ 316ff. HGB zu prüfen. Der zuständige Minister bestellt den Abschlußprüfer mit Einwilligung des Finanzministers und im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof.
19.2 Der Landesrechnungshof kann verlangen, daß dem Abschlußprüfer Auflagen hinsichtlich des Prüfungs-umfanges gemacht werden.
19.3 Das Nähere über die Prüfung des Jahresabschlusses von Landesbetrieben, die die Merkmale für kleine Kapitalgesellschaften im Sinne des § 267 Abs. l HGB nicht überschreiten, bestimmt der zuständige Minister mit Einwilligung des Finanzministers und im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof.
Zu § 75
l Begriff und Arten der Belege
1.1 Belege sind visuell lesbare Unterlagen für
1.11 die Buchungen der Kasse oder einer sonst für Buchungen zuständigen Stelle,
1.12 die Eintragungen der Zahlstelle und
1.13 die Sicherung des Arbeitsablaufs bei Buchungen mit Hilfe von ADV-Anlagen (Nr. 3.1 der Anlage 3 zu § 79 -HKR-ADV-Best-).
1.2 Durch einen Beleg können mehrere Buchungen oder Eintragungen belegt werden. Führt eine Buchung in einem automatisierten Verfahren zu weiteren Buchungen, so werden diese durch den Beleg für die ursprüngliche Buchung belegt.
1.3 Beim beleglosen Datenträgeraustausch kann bei Einnahmen auf Kassenbelege für die einzelnen Fäl-
159.Ergänzung-SMBl.NW.-(Standl5.12.1983 = MBl.NW. Nr. 114 einschl.)
21.7.72(54)
le verzichtet werden, wenn der Datenträger alle für die Buchung der Einzahlungen und die für eine spätere Bearbeitung etwa notwendigen Daten enthält und diese Einzahlungen .einzeln im Hauptzeitbuch oder in Vorbüchern zum Hauptzeitbuch gebucht werden.
1.4 Belege können unter Beachtung der Nr. 2, Nr. 3.1 und Nr. 3.3 der Anlage 3 zu § 79 (HKR-ADV-Best) durch maschinell lesbare Datenträger und unter Beachtung der Nr. l und Nr. 2 der Anlage 4 zu § 79 (HKR-Mikrofilm-Best) durch Bildträger ersetzt werden.
1.5 Als Arten der Belege sind zu Imterscheiden
1.51 Rechnungsbelege (Nr. 3 und Nr. 4),
1.52 Kassenbelege (Nr. 5) und
1.53 sonstige Belege (Nr. 6 und Nr. 7).
2 Zuständigkeiten
2.1 Das Aufbewahren der Belege ist Aufgabe der Kasse. Dies gilt nicht für begründende Unterlagen (Nr. 10.1 zu § 70), die bei der anordnenden Stelle verbleiben.
2.2 Hat der Finanzminister die Buchführung ganz oder teilweise anderen Stellen übertragen (Nr. 3.2 zu § 79), so obliegt diesen Stellen insoweit auch das Aufbewahren der Belege; die Bestimmungen der Nr. 3 bis Nr. 12 sind entsprechend anzuwenden.
3 Begriff und Bestandteile der Rechnungsbelege
3.1 Rechnungsbelege sind Belege für Buchungen in Rechnüngslegungsbüchern (Nr. 3.1 zu § 80).
3.2 Rechnungsbelege bestehen aus
3.21 den Kassenanördnungen und ihren Anlagen (Nr. l bis Nr. 22, Nr. 25 und Nr. 26 zu § 70), den Unterlagen zu allgemeinen Zahlungsanordnungen (Nr. 22.2 zu.§ 70) oder den kasseninternen Aufträgen (Nr. 27 zu § 70),.
3.22 den Hinweisen, die die Verbindung zum Rechnungslegungsbuch - gegebenenfalls über die Zeitbücher -herstellen, und
3.23 den Nachweisen der Erfassung, Sollstellung oder Zahlung (Nr. 4).
3.3 Zu den Rechnungsbelegen gehören außerdem
3.31 die begründeten Unterlagen (Nr. 10.1 zu § 70) zu Kassenanordnungen oder zu Unterlagen zu allgemeinen Zahlungsanordnungen,
3.32 die Zwischen- und Verwendungsnachweise über Zuwendungen (Nr. 10 und Nr. 11 zu § 44, Nr. 10 der zu § 44 gehörenden WG) und
3.33 die sonstigen den Rechnungsbelegen zuzuordnenden Unterlagen nach Nr. 3.4.
3.4 Sonstige den Rechnungsbelegen zuzuordnende Unterlagen sind insbesondere
3.41 Eingabebelege zur Änderung, Ergänzung und Berichtigung erfaßter Daten bei der Speicherbuchführung,
3.42 Mitteilungen über Stundung, Niederschlagung und Erlaß nach Nr. 4 zu § 59 sowie Unterlagen im Zusammenhang mit Vollstreckungsmaßnahmen,
3.43 Zusammenstellungen nach Nr. 48.1 zu § 70 und Nr. 19.2 zu §.71,
3.44 Ti'telverzeichnisse nach Nr. 9.4 der Anlage 2 zu § 79 (ZBest) und
3.45 Mitteilungen der Landeskasse über beanstandete Kassenanordnungen und die Weisung des Anordnungsbefugten nach Nr. 12.4 zu § 79.
3.5 Belege für die Buchung von Einnahmen, die- nicht Rechnungsbelege nach Nr. 3.2 sind (z. B. Gutschriftträger), sind abweichend von Nr. 3.1 Kassenbelege. Das gleiche gilt für Belege für die Buchung von Ausgaben im Lastschrifteinzugsverkehr. Der Finanzminister kann im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof anordnen, daß Belege nach Satz l und 2 gleichwohl Rechnungsbelege sind.
4 Führung des Nachweises der Erfassung, Sollstel- CO1 lung oder Zahlung ÖO l
Der Nachweis der Erfassung, Sollstellung oder Zahlung (Nr. 3.23) wird geführt
4.1 bei der Buchführung mit Hilfe von ADV-Anlagen durch die Bescheinigung der Datenerfassung und bai Ausgaben zusätzlich durch die Bescheinigung nach Nr. 48 zu § 70 oder die Quittung nach Nr. 49 zu
4.2 bei der Buchführung in visuell lesbaren Büchern
4.21 bei zum Soll gestellten Einnahmen durch die Bestätigung der Sollstellung und, soweit es angeordnet ist, durch Hinweis auf die Einzahlung,
4.22 bei nicht zum Soll gestellten Einnahmen durch Hinweise auf die Einzahlung und gegebenenfalls auf den kasseninternen Auftrag (Nr. 25.6 zu § 71) und
4.23 bei Ausgaben durch die Bescheinigung nach Nr. 48 zu § 70 oder die Quittung nach Nr. 49 zu § 70, bei wiederkehrenden Ausgaben zusätzlich durch die Bestätigung der Sollstellung.
5 Begriff und Bestandteile der Kassenbelege
5.1 Kassenbelege sind Belege für Buchungen in
5.11 den Sachbüchern nach Nr. 10 bis Nr. 14 zu § 71,
5.12 den Kontogegenbüchern,
5.13 den Rechnungslegungsbüchern, wenn die Belege nach Nr. 3.5 nicht Rechnungsbelege sind und
5.14 dem Wertesachbuch oder dem Ein- und Auslieferungsbuch für Wertgegenstände sowie dem Wertzeichenbuch.
5.2 Für Kassenbelege zu Buchungen in Sachbüchern nach Nr. 10 bis Nr. 14 zu § 71 und in Rechnungslegungsbüchern gelten^ die Bestimmungen über Bestandteile der Rechnungsbelege sinngemäß.
5.3 Kassenbelege zu Buchungen in Kontogegenbüchern bestehen aus
5.31 den Kontoauszügen,
5.32 den Anlagen und -den sonstigen Unterlagen zu den Kontoauszügen,
5.33 dem Hinweis auf die Buchung oder die Erfassung und
5.34 der Bescheinigung nach Nr. 15.5 zu § 71.
5.4 Kassenbelege zu Buchungen im Wertesachbuch oder im Ein- und Auslieferungsbuch für Wertgegenstände bestehen aus
5.41 den Einlieferungsanordnungen und den Auslieferungsanordnungen,
5.42 dem Hinweis auf die Buchung,
5.43 dem Nachweis der Auslieferung,
5.44 den zurückgegebenen Verwahrungsbescheinigungen oder den Entscheidungen der anordnenden Stellen nach Nr. 55.6 zu § 70 und
5.45 gegebenenfalls dem Nachweis der Verwertung oder der Vernichtung nach Erlöschen des Herausgabeanspruchs.
5.5 Kassenbelege zu Buchungen im Wertzeichenbuch bestehen aus
5.51 den Einlieferungsanordnungen und den Auslieferungsanordnungen, den Lieferscheinen oder den schriftlichen Anforderungen der Zahlstellen,
5.52 dem Hinweis auf die Buchung,
5.53 dem Nachweis der Auslieferung oder dem Hinweis auf die Buchung oder Eintragung des Verkaufserlöses und
5.54 gegebenenfalls dem Nachweis des Umtausches und der Vernichtung.
6 Belege in Zahlstellen
Für die bei der Zahlstelle verbleibenden Belege für Eintragungen in ihren Büchern gelten die Bestimmungen der Nr. 5 sinngemäß.
21.7.72(54)
,159.Ergänzung-SMBl.NW.-(Standl5.12.1983 = MBl.NW. Nr. 114 einschl.)
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7 Arbeitsablaufbelege
7.1 Arbeitsablaufbelege sind Belege, die bei der Buchung mit Hilfe von ADV-Anlagen der Sicherung der Datenerfassung, des Transports von Datenträgern und der Verarbeitung der Daten dienen.
7.2 Arbeitsablaufbelege sind insbesondere
7.21 Abstimmbelege bei der Erfassung und Verarbeitung der Daten,
7.22 Begleitbelege für Datenträger,
7.23 Protokollausdrucke und Fehlermeldungen.
8 ' Andere Belege
Ordnet der Kassenleiter die Führung anderer Hilfsbücher an (Nr. 17 zu § 71), so hat er das Nähere über die Belege zu diesen Büchern zu bestimmen.
11 Ordnen der sonstigen Belege
11.1 Die Arbeitsablaufbelege sind in zeitlicher Reihenfolge zu ordnen. Das Nähere bestimmt der Finanzminister.
11.2 Die Belege nach Nr. 8 sind in der Reihenfolge der Buchungen zu ordnen. Das Nähere hat der Kassenleiter zu bestimmen.
12 Aufbewahren der Belege
12.1 Die Belege sind gegen Verlust und Beschädigung gesichert aufzubewahren.
12.2 Die Belege müssen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist zur Verfügung stehen.
12.3 Die Art und die Dauer des Aufbewahrens richten sich nach den Bestimmungen der Anlage zu § 71 (AufbewBest). Nr. 21,2 zu § 71 gilt entsprechend.
9 Ordnen der Rechnungsbelege
9.1 Rechnungsbelege mit Ausnahme der Daueranordnungen sind nach Haushaltsjahren und Buchüngs-stellen getrennt zu ordnen. Werden Vorbücher zum Titelbuch geführt, so sind die Rechnungsbelege nach der Gliederung des'Vorbuchs zu ordnen.
9.2 Daueranordnungen sind mit ihren Anlagen in der Ordnung nach Nr. 9.1 gesondert zu sammeln und endgültig den Rechnungsbelegen des Haushaltsjahres zuzuordnen, in dem die letzte Zahlung nachgewiesen ist. Der Finanzminister kann im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof abweichende Regelungen treffen.
9.3 Bei Speicherbuchführung sind die zu einer Buchungsstelle gehörenden Rechnungsbelege nach der Reihenfolge der Buchungen im Rechnungslegungsbuch zu ordnen.
9.4 Bei Buchführung in visuell lesbaren 'Büchern sind die zu einer Buchungsstelle gehörenden Rechnungsbelege zu ordnen
9.41 für die zum Soll zu stellenden Einnahmen und die wiederkehrenden Ausgaben nach der Reihenfolge der Sollstellungen und
9.42 für die übrigen Einnahmen und Ausgaben nach der Reihenfolge, in der sie im Rechnungslegungsbuch gebucht worden sind.
9.5 Werden mehrere Rechnungsbelege in Zusammenstellungen nach Nr. 19.2 zu § 71 oder in Titelverzeichnissen erfaßt, so sind sie in der Reihenfolge ihrer Eintragungen zu ordnen. Für die Verbindung der Rechnungsbelege mit den Zusammenstellungen oder den Titelverzeichnissen gilt Nr. 2.2 zu § 70 sinn-. gemäß.
9.6 Begründende Unterlagen sowie Zwischen- und Verwendungsnachweise über Zuwendungen sind so zu ordnen, daß sie mit den Rechnungsbelegen zusammengeführt werden können, zu denen sie gehören.
10 Ordnen der Kassenbelege
10.1 Kassenbelege sind unbeschadet der Nr. 10.2 nach Büchern und bei Bedarf nach Buchungsstellen getrennt in der Reihenfolge der Buchungen zu ordnen; Nr. 9.5 gilt entsprechend.
10.2 Für'das Ordnen der Kassenbelege zu Buchungen in Sachbüchern nach Nr. 14 zu § 71 gilt Nr. 9 entsprechend.
10.3 Nach Möglichkeit sind
10.31 beim Verwahrungsbuch die Belege für die Einzahlung und die dazugehörende Auszahlung zusammenzufassen und in der Reihenfolge der Einzahlungsbuchungen zu ordnen,
10.32 beim Vorschußbuch die Belege für die Auszahlung und die dazugehörende Einzahlung zusammenzufassen und in der Reihenfolge der Auszahlungsbuchungen zu ordnen.
Zu §78
1.1
Erster Abschnitt: Allgemeines
Zu prüfende Stellen '
Unvermutet zu prüfen sind
Kassen (Kassenprüfung),
1.2 Zahlstellen (Zahlstellenprüfung),
1.3 Stellen, die für Buchungen zuständig sind (Nr. 2 Satz 2 zu §71), und
1.4 Stellen, die für die Verwaltung von Vorräten zuständig sind,.
Zweiter Abschnitt: Kassenprüfung
2 Zweck der Kassenprüfung
Die Kassenprüfung dient dem Zweck festzustellen, ob
2.1 der Kassenistbestand mit dem Kassensollbestand übereinstimmt und die Wertgegenstände (Nr. 54 zu § 70) vollständig vorhanden sind,
2.2 die Einzahlungen und Auszahlungen rechtzeitig und vollständig erhoben und geleistet worden sind und im übrigen der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß durchgeführt worden ist,
2.3 die Bücher richtig geführt worden sind, insbesondere die Eintragungen in den Sachbüchern denen in den Zeitbüchern entsprechen,
2.4 die erforderlichen Belege vorhanden sind,
2.5 die Kassenaufgaben wirtschaftlich und zweckmäßig erledigt werden sowie
2.6 die Kassensicherheit nach innen und außen .gewährleistet ist.
3 Zeitpunkt und Umfang der Kassenprüfung
3.1 Die Kassen sind mindestens jährlich zu prüfen. Der Kassenaufsichtsbeamte (Nr. 18 zu § 79) bestimmt den Zeitpunkt der Prüfung, der der Kasse nicht bekanntzugeben ist und so gewählt werden soll, daß der Geschäftsbetrieb der Kasse so wenig wie möglich beeinträchtigt wird.
3.2 Unbeschadet der Prüfung nach Nr. 3.1 hat der Kassenaufsichtsbeamte die Kasse unverzüglich zu prüfen, wenn dazu ein besonderer Anlaß gegeben ist. Die Befugnis der Aufsichtsbehörde, eine Prüfung anzuordnen oder selbst durchzuführen, bleibt unbe-.rührt.
3.3 Die Kassenprüfung erstreckt sich auf den Zeitraum seit der vorangegangenen Prüfung. Sie kann auf Stichproben .beschränkt werden. Der Kassenprüfer (Nr. 4.1) hat die Stichproben so auszuwählen und zu bemessen, daß er sich ein Urteil über die ordnungs-
195.Ergänzung-SMBl.NW.-(Standl5.2.1990 = MBl.NW. Nr. 13 einschl.)
21.7.72(55)
gemäße Erledigung der Kassenaufgaben bilden kann. Hat die Kasse Bücher und Belege bereits zur Vorprüfung, zur Rechnungsprüfung oder an die Verwaltung abgegeben, brauchen sie nicht in die Kassenprüfung einbezogen zu werden. In begründeten Fällen kann der Kassenprüfer die Vorlage dieser Bücher und Belege verlangen.
4 Kassenprüfer
4.1 Kassenprüfer sind
4.11 der Kassenauf Sichtsbeamte und
4.12 die dem Kassenaufsichtsbeamten beigegebenen Be-- amten und Angestellten, die nicht der Kasse angehören dürfen.
4.2 Der Kassenaufsichtsbeamte leitet die Kassenprüfung.
5 Verfahren bei der Kassenprüfung
5.1 Bei Beginn der Kassenprüfung hat ein Kassenprüfer den Kassenistbestand zu ermitteln. Hierzu hat er
5.11 den Bestand an Zahlungsmitteln sich vom Sachbearbeiter für den baren Zahlungsverkehr im Beisein des Kassenleiters oder des Sachgebietsleiters Zahlungsverkehr vorzählen zu lassen und mit dem Ergebnis des Schalterbuchs zu vergleichen,
5.12 die Beträge aus den angezahlten Belegen zusammenzustellen sowie
5.13 die Bestände aus den Kontogegenbüchern zu ermitteln und mit den letzten Kontoauszügen unter Berücksichtigung der darin noch nicht nachgewiesenen Beträge abzustimmen (Nr. 15.5 zu § 71).
. 5.2 Der Kassenistbestand ist in einem Kassenbestands-nachweis darzustellen.
5.3 Anschließend ist der Kassensollbestand zu ermitteln, in den Kassenbestandsnachweis zu übernehmen und dem Kassenistbestand gegenüberzustellen.
5.4 Der Kassenprüfer'hat den Kassenleiter, den Sachgebietsleiter Zahlungsverkehr und den Sachbearbeiter für den baren Zahlungsverkehr zu fragen, ob sie noch andere als im Kassenbestandsnachweis 'ausgewiesene Zahlungsmittel der Kasse besitzen. Er hat sich davon zu überzeugen, daß im Kassenbehälter keine Zahlungsmittel und sonstigen Gegenstände aufbewahrt werden, die nicht zur Kasse gehören. Nr. 7.3 zu § 79 bleibt unberührt.
5.5 Außerdem ist festzustellen, ob
5.51 die im Wertesachbuch oder im Ein- und Auslieferungsbuch für Wertgegenstände sowie im Wertzeichenbuch nachgewiesenen Wertgegenstände, Wertzeichen und geldwerten Drucksachen vollständig vorhanden sind und
5.52 die Vordrucke für "Schecks und Verstärkungsaufträge sowie die Quittungsblöcke vollzählig sind.
5.6 Es ist zu prüfen, ob
5.61 die Summen der in den Zeit- und den Sachbüchern gebuchten Beträge übereinstimmen,
5.62 die Buchungen ordnungsgemäß ausgeführt worden sind,
5.63 die Buchungen belegt sind und die Belege den Bestimmungen entsprechen,
5.64 die Bücher und Belege bestimmungsgemäß aufbewahrt werden,
5.65 die Rechenergebnisse in Büchern, die in visuell lesbarer Form geführt werden, richtig sind, wenn nicht die Richtigkeit bereits tiurch Abstimmsummen oder in anderer Weise gewährleistet ist, und
5.66 die Buchungen in den Abrechnungsbüchern der miteinander im Abrechnungsverkehr stehenden Kassen übereinstimmen.
5.7 Bei Speicherbuchführung ist anstelle der Prüfung nach Nr.-^62 insbesondere die richtige und vollständige Eingabe der Daten zu prüfen. Dabei hat der
Kassenprüfer sich davon zu überzeugen, daß die £01 Verwendung der freigegebenen und gültigen Pro- Qu l gramme und die ordnungsgemäße Durchführung der vorgesehenen Arbeiten bescheinigt worden sind. Erforderlichenfalls sind auf Verlangen des Kassenaufsichtsbeamten die Spexherkonten oder deren Ergebnisse auszudrucken oder auf sonstige Weise visuell lesbar zu machen (Nr. 3.2 der Anlage 3 zu § 79
- HKR-ADV-Best -).
5.8 Der Kassenprüfer hat sich außerdem davon zu überzeugen, daß
5.81 rückständige Forderungen rechtzeitig gemahnt und gegebenenfalls die Maßnahmen zur Einziehung fristgerecht getroffen worden sind,
5.82 Kosten, Zinsen, und Säumniszuschläge als Nebenforderungen richtig erhoben worden sind,
5.83 die eingegangenen und angenommenen Schecks nach den Bestimmungen der Anlage l zu § 70 und die Wechsel nach Nr. 33 zu § 70 richtig behandelt worden sind,
5.84 die Annahmeanordnungen der Kasse vollzählig zugegangen und von ihr bestimmungsgemäß behandelt worden sind; hierzu können die Haushaltsüber-wachungslisten oder entsprechende Anschreibungen der Verwaltung herangezogen werden,
5.85 Auszahlungen fristgerecht und vollständig geleistet worden sind,
5.86 Verwahrungen und Vorschüsse unverzüglich abgewickelt worden sind,
5.87 der Kassenistbestand beim Tagesabschluß die zulässige Höhe nicht überschritten hat,
5.88 das nach Nr. 4.5 zu § 71 erforderliche Verzeichnis geführt wird und die darin nachgewiesenen Bücher vorhanden sind,
5.89 der nach Nr. 18.5 Satz 2 zu § 71 erforderliche Nachweis bestimmungsgemäß geführt worden ist und die darin nachgewiesene Anzahl der Karten oder Blätter tatsächlich vorhanden ist,
5.8.10 die Bestimmungen der Anlage zu § 71 (AufbewBest) beachtet worden sind sowie
5.8.11 die in der Niederschrift über die vorangegangene Kassenprüfung enthaltenen Beanstandungen erle-
- digt sind; gegebenenfalls sind die Hinderungsgründe festzustellen.
5.9 Der Kassenprüfer kann sich die Höhe der nach den Unterlagen der Kasse bestehenden Rückstände von Zahlungspflichtigen bestätigen lassen, wenn dazu ein besonderer Anlaß gegeben ist.
5.10 Die Prüfung ist in den geprüften .Büchern und den sonstigen Unterlagen durch Namenszeichen und Datum, auf den Belegen durch Namenszeichen kenntlich zu machen. Ist eine Kennzeichnung nicht möglich, so sind entsprechende Vermerke in die Niederschrift aufzunehmen.
6 Feststellungen zur Kassensicherheit
6.1 Bei der Kassenprüfung ist festzustellen, ob
6.11 der Grundsatz der Trennung von Anordnung und Ausführung von Kassenaufgaben beachtet worden ist (§ 77),
6.12 die Unterschriftsproben der Anordnungsbefugten vorliegen (Nr. 20.4 zu § 70),
6.13 der Grundsatz der Trennung von Zahlungsverkehr und Buchführung beachtet worden ist (Nr. 6.3 zu § 79) und
6.14 die Verschlußeinrichtungen in der Kasse in Ordnung sind und die Vorschriften über die Schlüsselführung eingehalten worden sind (Nr. 62 zu § 70).
6.2 Außerdem ist zu prüfen, ob die Richtlinien für die Sicherung von Kassen, Zahlstellen und Geldtransporten eingehalten worden sind.
21.7.72(55)
195.Ergänzung-SMBl.NW.-(Standl5.2.1990 = MBl.NW. Nr. 13 einschl.)
631
7 Niederschrift über die Kassenprüfung
7.1 Über die Kassenprüfung ist eine Niederschrift zu fertigen, die insbesondere enthalten muß
7.11 die Bezeichnung der Kasse,
7.12 den Zeitraum, der von der Kassenprüfung erfaßt wird,
7.13 die Namen des Kassenaufsichtsbeamten und der übrigen Kassenprüfer,
7.14 den Umfang und die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung sowie
7.15 die Unterschrift des Kassenaufsichtsbeamten. 7.2 Der Niederschrift sind als Anlagen beizufügen
7.21 der Kassenbestandsnachweis,
7.22 die Niederschriften über die gegebenenfalls mit der Kassenprüfung verbundenen Zahlstellenprüfungen und
7.23 die einzelnen Beanstandungen.
7.3 Geringfügige Mängel sind möglichst im Verlauf der Kassenprüfung zu beseitigen. Sie sollen nicht schriftlich beanstandet werden.
7.4 Die Niederschrift mit den Anlagen ist der Kasse und auszugsweise den anderen betroffenen Dienststellen zur Stellungnahme zuzuleiten.
7.5 Die Niederschrift mit den Stellungnahmen ist der Aufsichtsbehörde und dem Leiter der Dienststelle, der die Kasse angehört, vorzulegen. Unabhängig davon sind ihnen Beanstandungen von grundsätzlicher oder erheblicher Bedeutung unverzüglich anzuzeigen.
8 Laufende Prüfung
8.1 Auf Anordnung des Finanzministers ist die Kassenprüfung als laufende Prüfung vorzunehmen. Es ist sicherzustellen, daß auch hierbei der Zweck der Kassenprüfung erreicht wird. Nr. 3.1 Satz 2 bleibt unberührt.
8.2 Die Prüfung nach Nr; 5.1 bis Nr. 5.4 ist mindestens einmal im Jahr zusammenhängend durchzuführen (Kassenbestandsprüfung).
.8.3 Die schriftlich erhobenen Beanstandungen sind der Kasse und den anderen betroffenen Dienststellen von Fall zu Fall zur Stellungnahme zuzuleiten.
8.4 Bei jeder Kassenbestandsprüfung ist eine Niederschrift nach Nr. 7 zu fertigen und der Kasse zur Kenntnis und gegebenenfalls zur Stellungnahme zuzuleiten. Sobald die Kasse die Niederschrift zurückgegeben hat, sind die seit der vorangegangenen Kassenbestandsprüfung erhobenen Beanstandungen mit den dazu abgegebenen Stellungnahmen beizufügen. Im übrigen ist nach Nr. 7.5 zu verfahren.
Dritter Abschnitt: Zahlstellenprüfung
9 Zweck der Zahlstellenprüfung
Die Zahlstellenprüfung dient dem Zweck festzustellen, ob
9.1 der Zahlstellenistbestand mit dem Zahlstellensoll-bestand übereinstimmt und gegebenenfalls die Wertgegenstände vollständig vorhanden sind,
9.2 die Einzahlungen und Auszahlungen ordnungsgemäß abgewickelt worden sind,
9.3 die vorgeschriebenen Bücher und Verzeichnisse richtig geführt worden sind,
9.4 die erforderlichen Belege vorhanden sind,
9.5 die Zahlstellenaufgaben wirtschaftlich und zweckmäßig erledigt werden sowie
9.6 die Sicherheit der Zahlstelle nach innen und außen gewährleistet ist.
10 Zeitpunkt und Umfang der Zahlstellenprüfung
10.1 Die Zahlstellen sind mindestens zweimal im Jahr zu prüfen. Der Zahlstellenaufsichtsbeamte (Nr. 4 der Anlage 2 zu § 79.- ZBest -) bestimmt den Zeitpunkt der Prüfung, der de: Zahlstelle nicht bekanntzugeben ist und so gewählt werden soll, daß der Geschäftsbetrieb der Zahlstelle so wenig wie möglich beeinträchtigt wird.
10.2 Eine Prüfung ist unverzüglich vorzunehmen, wenn dazu ein besonderer Anlaß gegeben ist. Die Befugnis des Leiters der Dienststelle, eine^Prüfung anzuordnen oder selbst durchzuführen, bleibt unberührt.
•
10.3 Die Zahlstellenprüfung erstreckt sich auf den Zeitraum seit der vorangegangenen Prüfung. Sie kann auf Stichproben beschränkt werden. Der Zahlstellenprüfer (Nr. 11.1) hat die Stichproben so auszuwählen und zu bemessen, daß er sich ein Urteil über die ordnungsgemäße Erledigung der Zahlstellenaufgaben bilden kann. Belege, die bereits mit der Kasse abgerechnet worden sind, sind nur dann in die Zahlstellenprüfung einzubeziehen, wenn dazu ein besonderer Anlaß gegeben ist.
11 Zahlstellenprüfer
11.1 Der Zahlstellenaufsichtsbeamte führt als Zahlstellenprüfer die Zahlstellenprüfung durch. Erfordert es der Umfang der Zahlstellenaufgaben, so sind ihm-die erforderlichen Beamten oder Angestellten beizugeben, die nicht der Zahlstelle angehören dürfen.
11.2 Der Kassenaufsichtsbeamte kann im Rahmen der Kassenprüfung oder aus anderem Anlaß die Zahlstelle prüfen. Diese Prüfung kann auf die Anzahl der Zahlstellenprüfungen nach Nr. 10.1, Nr. 15.1 oder Nr. 16.1 angerechnet werden, sofern sie nach Nr. 9 bis Nr. 16 durchgeführt worden ist.
12 Verfahren bei der Zahlstellenprüfung
12.1 • Bei Beginn der Zahlstellenprüfung hat der Zahlstellenprüfer den Zahlstellenistbestand zu ermitteln. Hierzu hat der Zahlstellenverwalter ihm den Bestand an Zahlungsmitteln vorzuzählen und die angezahlten Belege vorzulegen.
12.2 Wird ein Konto bei einem Kreditinstitut geführt, so ist der Bestand aus dem Kontogegenbuch zu ermitteln und mit dem letzten Kontoauszug unter Berücksichtigung der darin noch nicht nachgewiesenen Beträge abzustimmen. •
12.3 Der Zahlstellenistbeständ ist in der Prüfungsniederschrift oder in einer Anlage hierzu (Zahlstellenbe-standsnachweis) darzustellen.
12.4 Anschließend ist der Zahlstellensolibestand zu ermitteln, in die Prüfungsniederschrift oder in den Zahlstellenbestandsnachweis zu übernehmen und dem Zahlstellenistbestand gegenüberzustellen.
• 12.5 Der Zahlsteilenprüfer hat den Zahlstellenverwalter zu fragen, ob er noch andere als in der Prüfungsniederschrift oder im Zahlstellenbestandsnachweis ausgewiesene Zahlungsmittel der Zahlstelbe besitzt. Er hat sich davon zu überzeugen, daß im Geldbehälter keine Zahlungsmittel und sonstigen Gegenstände aufbewahrt werden, die nicht zur Zahlstelle gehören.
12.6 Verwahrt.die Zahlstelle Wertgegenstände, so ist zu prüfen; ob die im Wertesachbuch oder im Ein- und Auslieferungsbuch für Wertgegenstände sowie im Wertzeichenbuch nachgewiesenen Wertgegenstände, Wertzeichen und geldwerten Drucksachen vollständig vorhanden sind.
12.7 Es ist zu prüfen, ob die Quittungsblöcke und, sofern ein Konto bei einem Kreditinstitut geführt wird, die Vordrucke für Schecks und Verstärkungsaufträge vollzählig sind.
12.8 Außerdem ist zu prüfen, ob
12.81 die Eintragungen in das Zahlstellenbuch und gegebenenfalls in die Titelverzeichnisse ordnungsgemäß vorgenommen worden sind,
195.Ergänzung-SMBl.NW.-(Stand 15.2.1990 = MBl.NW. Nr. 13 einschl.)
21.7.72(56)
12.82 die Eintragungen belegt sind, die Belege den Bestimmungen entsprechen und sicher aufbewahrt werden sowie
12.83 die Rechenergebnisse richtig sind, wenn nicht die Richtigkeit bereits durch Abstimmsummen oder in anderer Weise gewährleistet ist.
12.9 Der Zahlstellenprüfer hat die Richtigkeit des nach der letzten Abrechnung verbliebenen Zahlstellen-sollbestandes sich von der Kasse bestätigen zu lassen.
12.10 Der Zahlstellenprüfer hat sich außerdem davon zu überzeugen, daß
12.10.1 die eingegangenen und angenommenen Schecks nach den Bestimmungen der Anlage l zu § 70 richtig behandelt worden sind,
12.10.2 der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß abgewickelt worden ist,
12.10.3 der Zahlstellenistbestand beim Tagesabschluß die zulässige Höhe nicht überschritten hat und
12.10.4 die in der Niederschrift über die vorangegangene Zahlstellenprüfung enthaltenen Beanstandungen erledigt sind; gegebenenfalls sind die Hinderungsgründe festzustellen.
12.11 Die Prüfung ist in den geprüften Büchern und den sonstigen Unterlagen durch Namenszeichen und Datum, auf den Belegen durch Namenszeichen kenntlich zu machen. Ist eine Kennzeichnung nicht möglich, so sind entsprechende Vermerke in die Niederschrift aufzunehmen.
13 Feststellungen zur Sicherheit
13.1. Bei der Zahlstellenprüfung ist festzustellen, ob
13.11 der Grundsatz der Trennung von Anordnung und Ausführung von Zahlstellenaufgaben beachtet worden ist (§ 77) sowie
13.12 die Verschlußeinrichtungen in der Zahlstelle in Ordnung sind und die Vorschriften«über die Schlüssel-führung eingehalten worden sind (Nr. 8.6 ZBest).
132 Außerdem ist zu prüfen, ob die Richtlinien für die Sicherung von Kassen, Zahlstellen und Geldtransporten eingehalten worden sind.
14 Niederschrift über die Zahlstellenprüfung
14.1 Über die Zahlstellenprüfung ist eine Niederschrift zu fertigen, die insbesondere enthalten muß
14.11 die Bezeichnung der Zahlstelle,
14.12 den Zeitraum, der von der Zahlstellenprüfung erfaßt wird,
14.13 die Namen des Zahlstellenaufsichtsbeamten und gegebenenfalls der beigegebenen Beamten und Angestellten,
14.14 den Umfang und die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung sowie
14.15 die Unterschrift des Zahlstellenaufsichtsbeamten.
14.2 Wird ein Zahlstellenbestandsnachweis aufgestellt, so ist er der Niederschrift als Anlage beizufügen.
14.3 Geringfügige Mängel sind möglichst im Verlauf der Zahlstellenprüfung zu beseitigen. Sie sollen nicht schriftlich beanstandet werden.
14.4 Die Niederschrift ist dem Leiter der Dienststelle, der die Zahlstelle angehört, und auszugsweise den anderen betroffenen Dienststellen zur Stellungnahme zuzuleiten. Beanstandungen von grundsätzlicher oder erheblicher Bedeutung sind der Aufsichtsbehörde unverzüglich anzuzeigen.
15 Prüfung der Handvorschüsse
15.1 Handvorschüsse unter 1000 Deutsche Mark sind mindestens zweimal, höhere Handvorschüsse mindestens dreimal im Jahr vom Leiter der Dienststelle oder einem Beauftragten unvermutet zu prüfen.
15.2 Bei der Prüfung ist festzustellen, ob
15.21 der Handvorschuß in der bewilligten Höhe und die darüber hinaus angenommenen Beträge (Nr. 15.4 ZBes<.) in Geld oder Belegen vorhanden sind,
15.22 die Belege über Zahlungen rechtzeitig der anordnenden Stelle übergeben worden sind (Nr. 15.9 ZBest),
15.23 nur Auszahlungen geleistet worden sind, die dem genehmigten Verwendungszweck entsprechen, und
15.24 die Höhe des Handvorschusses angemessen ist.
15.3 Über die Prüfung ist eine Niederschrift zu fertigen, in die auch die Beanstandungen aufzunehmen sind. Die Niederschrift ist dem Leiter der Dienststelle vorzulegen, wenn er die Prüfung nicht selbst vorgenommen hat. Wird eine Anschreibeliste (Nr. 15:8 ZBest) geführt, so ist darin die Prüfung unter Angabe des Datums kenntlich zu machen.
16 Prüfung der Geldannahmestellen
16.1 Geldannahmestellen sind mindestens dreimal im Jahr vom Leiter der Dienststelle oder einem Beauftragten unvermutet zu prüfen.
16.2 Bei der Prüfung ist festzustellen, ob
16.21 der aus der Anschreibeliste (Nr. 16.4 ZBest) sich ergebende Bargeldbestand vorhanden ist,
16.22 die Annahme der Beträge im Rahmen der Ermächtigung liegt und
16.23 die angenommenen Beträge ordnungsgemäß abgeliefert worden sind (Nr. 16.5 ZBest).
16.3 Die Prüfung ist in der Anschreibeliste unter Angabe des Datums kenntlich zu machen. Hat die Prüfung zu. Beanstandungen geführt, so ist außerdem eine Niederschrift zu fertigen. Die Niederschrift ist dem Leiter der Dienststelle vorzulegen, wenn er die Prüfung nicht selbst vorgenommen hat.
Vierter Abschnitt:
Prüfung von Stellen, die für Buchungen zuständig sind
17 Verfahren bei der Prüfung
Werden Sachbücher (Nr. 4.2 zu § 71) von einer anderen Stelle als einer Kasse geführt, so ist diese Stelle unter sinngemäßer Anwendung der Bestimmungen für Kassenprüfungen zu prüfen. Die Aufsichtsbehörde bestimmt den Prüfungsbeamten.
Fünfter Abschnitt: ^_
Prüfung von Stellen, die für die Verwaltung von Vorräten zuständig sind
18 Verfahren bei der Prüfung
Der zuständige Minister erläßt im Einvernehmen mit dem Finanzminister die näheren Bestimmungen für die Prüfung der für die Verwaltung von Vorräten zuständigen Stellen.'
Zu §79
Erster Abschnitt:
Gliederung der Kassen, Aufgaben der Kassen und Zahlstellen
l Gliederung der Kassen
1.1 Die Kassen des Landes sind Teile von Dienststellen des Landes; sie gliedern sich in die Landesfcassen und die Landeshauptkasse.
1.2 Die Landeshauptkasse ist den Landeskassen für Zwecke der Geldversorgung und der Abrechnung übergeordnet. .
1.3 Landeskassen können mit der Landeshauptkasse vereinigt werden.
631
21.7.72(56)
122. Ergänzung - SMBl. NW. - (Stand 16. 12. 1977 = MBl. NW. Nr. 130 einschl.)
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2 Zuständigkeit der Landeskassen
2.1 Die Landeskassen nehmen die Kassenaufgaben für alle Dienststellen des Landes nach der vom Finanzminister im Benehmen mit dem zuständigen Minister bestimmten örtlichen und sachlichen Zuständigkeit wahr.
2.2 Nimmt eine Landeskasse Kassenaufgaben für mehrere Dienststellen des Landes wahr, so ist sie Einheitskasse.
3 Aufgaben der Landeskasse
3.1 Die Landeskasse hat die Zahlungen rechtzeitig und vollständig zu erheben und zu leisten sowie die Wertgegenstände anzunehmen, zu verwalten und auszuliefern.
3.2 Die Landeskasse hat die kassenmäßigen Vorgänge vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzuzeichnen; der Finanzminister kann diese Aufgabe im Benehmen mit dem zuständigen Minister ganz oder teilweise anderen Stellen übertragen. Die Aufzeichnungen müssen prüfbar sein.
3.3 Die Landeskasse hat über die Einnahmen und Ausgaben Rechnung zu legen. Sie hat die Rechnung sowie das Verwahrungsbuch und das Vorschußbuch mit den Belegen (Nr. 5.2 zu § 75) für die Rechnungsprüfung bereitzuhalten.
3.4 Die Landeskasse hat die Einziehung der Einnahmen zu veranlassen, soweit nichts anderes bestimmt ist.
3.5 Die Landeskasse hat die entbehrlichen Zahlungsmittel und Guthaben an die Landeshauptkasse abzuliefern. Sie hat über die Verwendung der Einnahmen und der Kassenbestandsverstärkungen mit der Landeshauptkasse abzurechnen.
3.6 Die Landeskasse hat die Zahlstellen, die mit ihr abrechnen, mit Zahlstellenbestandsverstärkungen zu. versorgen und die abgerechneten Beträge zu bu- . chen.
3.7 Die Landeskasse hat die Kassenaufgaben für die Hinterlegungsstellen der Gerichte und die Aufgaben der Vollstreckungsbehörde wahrzunehmen, soweit ihr diese Aufgaben übertragen worden sind. Bei der Ausführung der Kassenaufgaben für die Gerichte, Staatsanwaltschaften und Einrichtungen des Straf-Anlage l Vollzugs sind auch die Bestimmungen der Anlage l zu beachten.
3.8 Weitere Aufgaben dürfen der Landeskasse nur im Einvernehmen mit dem Finanzminister übertragen werden.
3.9 Der Finanzminister bestimmt, ob und in welchem Umfang die Landeskasse insbesondere bei Verfahren mit ADV-Anlagen andere Stellen in Anspruch nehmen darf.
4 Aufgaben der Landeshauptkasse
4.1 Die Landeshauptkasse hat die bei den Kreditinstituten geführten zentralen Konten des Landes zu verwalten. Sie hat die Landeskassen mit Kassenbestandsverstärkungen zu versorgen.
4.2 Die Landeshauptkasse hat die Abrechnungsergebnisse der Landeskassen in ihre Bücher zu übernehmen und zum Ergebnis für das Land zusammenzufassen.
4.3 Die Landeshauptkasse kann den Landeskassen Weisungen für die Geldversorgung und die Abrechnung erteilen.
4.4 Die Landeshauptkasse hat nach Weisung des Finanzministers die für Berichtsdienste erforderli1 . chen Ergebnisse zu liefern, soweit sie sich aus ihrer Buchführung ergeben.
4.5 Die Landeshauptkasse hat den kassenmäßigen Abschluß (§ 82) zu erstellen und Rechnung zu legen.
4.6 Der Finanzminister kann der Landeshauptkasse Aufgaben einer Landeskasse und weitere Aufgaben übertragen.
4.7, Der Finanzminister bestimmt, ob und in welchem Umfang die Landeshauptkasse insbesondere bei Verfahren mit ADV-Anlagen andere Stellen in Anspruch nehmen darf.
5 Errichtung von Zahlstellen, Zahlstellenbestimmun- • gen
5.1 Sind Zahlungen in Ausnahrhefällen bar zu bewirken und ist die Annahme oder Leistung dieser Zahlungen durch eine Landeskasse nicht zweckmäßig, so können hierfür mit Einwilligung des Finanzministers Zahlstellen bei Dienststellen des Landes errichtet werden. Dies gilt insbesondere für kleine Beträge, deren unbare Zahlung nach der Verkehrssitte nicht üblich ist.
5.2 Die Einrichtung, die Aufgaben und das Verwal-tuhgsverfahren der Zahlstellen richten sich nach den Zahlstellenbestimmungen (Anlage 2). Anlage 2
Zweiter Abschnitt:
Einrichtung und Geschäftsgang
der Kasse
6 Einrichtung der Landeskasse
6.1 Die Landeskasse ist von einem Kassenleiter zu leiten. Diesem sind Sachgebietsleiter, Sachbearbeiter und Mitarbeiter beizugeben. Es ist ein ständiger Vertreter des Kassenleiters zu bestellen, der Sachgebietsleiter der Kasse sein soll. Der Kassenleiter und sein ständiger Vertreter werden vom Finanzminister bestellt. Der Finanzminister kann die Befugnis übertragen.
6.2 Der Kassenleiter und die Sachgebietsleiter müssen Beamte sein, die mindestens dem gehobenen Dienst angehören. Der Finanzminister kann Ausnahmen zulassen.
6.3 In der Landeskasse sind getrennte Sachgebiete für den Zahlungsverkehr und die Buchführung einzurichten. Die Beamten und Angestellten eines dieser Sachgebiete dürfen nicht auch in dem anderen Sachgebiet tätig sein. Soweit der Umfang der Kassenaufgaben es.erfordert, können insbesondere für die allgemeine Verwaltung, die automatisierte Datenverarbeitung und die Vollstreckung weitere Sachgebiete eingerichtet werden.
6.4 Bewirtschaftet die Landeskasse Einnahmen und Ausgaben, so ist ein Sachgebiet Allgemeine Verwaltung einzurichten, dem die Bewirtschaftung obliegt.
6.5 Über die Aufgabenverteilung in der Landeskasse ist ein Geschäftsverteilungsplan aufzustellen, in dem auch die Vertretungen zu regeln sind. Er bedarf der Genehmigung des Leiters der Dienststelle, der die Kasse angehört.
7 Allgemeine Obliegenheiten der Beamten und Angestellten der Landeskasse
7.1 Die Beamten und Angestellten der Landeskasse haben sorgfältig auf die Sicherheit der Kasseneinrichtungen und die Einhaltung der Verfahrensvorschriften in der Landeskasse zu achten. Die Sachgebietsleiter, Sachbearbeiter und Mitarbeiter haben Mängel oder Unregelmäßigkeiten dem Kassenleiter zu melden, auch wenn diese außerhalb ihres Arbeitsgebietes liegen.
7.2 Sachgebietsleiter, Sachbearbeiter und Mitarbeiter haben auf Weisung des Kassenleiters auch Kassen-äufgaben außerhalb ihres Arbeitsgebietes zu erledigen. Nr. 6.3 Satz 2 ist zu beachten.
7.3 Die Beamten und Angestellten der Landeskasse dürfen Zahlungsmittel und sonstige Gegenstände, die nicht zur Landeskasse gehören, nur aus dienstlichen Gründen und mit schriftlicher Genehmigung des Kassenaufsichtsbeamten (Nr. 18) im Kassenbehälter aufbewahren.
7.4 Den Beamten und Angestellten der Landeskasse ist es untersagt, bei ihrer Landeskasse für andere Per-
195.Ergänzung-SMBl.NW.-(Stand 15.2.1990 = MBl.NW. Nr. 13 einschl.)
21.7.72(57)
. sonen Zahlungsmittel in Empfang zu nehmen oder einzuzahlen.
7.5 Sachgebietsleiter, Sachbearbeiter und Mitarbeiter dürfen Kassenunterlagen nur mit Einwilligung des Kassenleiters aus den Räumen der Kasse entfernen.
7.6 Kassenunterlagen sind den für die Vorprüfung zuständigen Beamten und Angestellten, den Beauftragten des Landesrechnungshofs und den Kassenprüfern auf Verlangen vorzulegen oder gegen Empfangsbestätigung auszuhändigen oder zu übersenden. Anderen Beamten und Angestellten ist die Einsicht in Kassenunterlagen nur zu gestatten, wenn sie eine dienstliche Veranlassung nachweisen.
7.7 Beamte und Angestellte der Landeskasse dürfen Lebens- und ähnliche Bescheinigungen nicht ausstellen.
8 Besondere Obliegenheiten des Kassenleiters
8.1 Der Kassenleiter ist für die sichere, ordnungsgemäße und wirtschaftliche Erledigung der Kassenaufgaben verantwortlich. Mängel in der. Sicherheit der Kasseneinrichtungen und im Verwaltungsverfahren der Landeskasse, die er nicht selbst beheben kann, sowie Unregelmäßigkeiten hat er unverzüglich dem Kassenaufsichtsbeamten und außerdem dem Leiter der Dienststelle, der die Kasse angehört, mitzuteilen.
8.2 Der Kassenleiter ist Vorgesetzter der ihm beigegebenen Sachgebietsleiter, Sachbearbeiter und Mitarbeiter.
8.3 Der Kassenleiter hat beim Wechsel eines Sachgebietsleiters die Übergabe der Geschäfte an den Nachfolger zu überwachen.
8.4 Der Kassenleiter hat dem zuständigen Postamt die Namen der Postempfangsbevollmächtigten und deren Unterschriftsproben sowie Änderungen in der Bevollmächtigung mitzuteilen.
9 Kassenübergabe
9.1 Beim Wechsel des Kassenleiters hat der 'bisherige Kassenleiter seinem Nachfolger die Geschäfte zu übergeben (Kassenübergabe). Der Kassenaufsichts-beamte soll die Kassenübergabe leiten. Kann der Kassenleiter seinem Nachfolger die Geschäfte nicht selbst übergeben, so nimmt der Kassenaufsichtsbe-amte die Übergabe vor.
9.2 Über die Kassenübergabe ist eine Niederschrift zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben und dem Leiter der Dienststelle, der die Kasse angehört, vorzulegen ist.
9.3 Die Niederschrift muß insbesondere enthalten
9.31 den Kassensollbestand,
9.32 den Kassenistbestand,
9.33 die Bestätigung, daß die Wertgegenstände vollständig vorhanden sind, und
9.34 die Bezeichnung der zur Sicherung der Räume und technischen Einrichtungen dienenden Schlüssel u. dergl.
•10 Besondere Obliegenheiten des Sachgebietsleiters
10.1 Der Sachgebietsleiter ist für die ordnungsgemäße Erledigung der Aufgaben in dem ihm übertragenen Sachgebiet verantwortlich. Er ist gegenüber den Sachbearbeitern und Mitarbeitern seines Sachgebiets weisungsbefugt und hat ihre Tätigkeit zu überwachen.
10.2 Der Sachgebietsleiter hat beim Wechsel eines Sachbearbeiters seines Sachgebiets die Übergabe der . Geschäfte an den Nachfolger zu überwachen.
11 Sachgebiet Zahlungsverkehr
11.1. Das Sachgebiet Zahlungsverkehr ist zuständig für
11.11 den unbaren und den baren Zahlungsverkehr sowie die Geldverwaltung,
11.12 die Annahme, Verwaltung und Auslieferung von Wertgegenständen sowie
11.13 die Verwaltung der Vordrucke für Quittungen, Schecks, Überweisungs- und Verstärkungsaufträge.
11.2 Soweit der Umfang des Zahlungsverkehrs es erfordert, sind jeweils gesondert für den unbaren Zahlungsverkehr und den baren Zahlungsverkehr ein oder mehrere Sachbearbeiter zu bestimmen.
11.3 Der Sachbearbeiter für den unbaren Zahlungsverkehr hat insbesondere
11.31 im Kontogegenbuch den Bestand und die Veränderungen auf den Konten der Landeskasse bei den Kreditinstituten nachzuweisen,
11.32 die Gutschriftträger über unbare Einzahlungen zu bearbeiten und die unbaren Auszahlungen bei den Kreditinstituten zu veranlassen,
11.33 die Gutschrift der als Einzahlung angenommenen Schecks unverzüglich zu veranlassen,
11.34 die Bescheinigungen über unbare Auszahlungen mit Ausnahme der Verrechnungen zu erteilen und
11.35 die Vordrucke für Quittungen, Schecks, Überweisungs- und Verstärkungsaufträge zu verwalten und sicher aufzubewahren.
11.4 Der Sachbearbeiter für den baren Zahlungsverkehr hat insbesondere
11.41 die baren Einzahlungen anzunehmen und die baren Auszahlungen zu leisten,
11.42 die Wertgegenstände anzunehmen, zu verwalten und auszuliefern,
11.43 die Zahlungsmittel und die Wertgegenstände sicher zu verwahren,
11.44 das entbehrliche Bargeld rechtzeitig den Konten der Landeskasse bei den Kreditinstituten zuzuführen und
11.45 die von ihm als Einzahlung angenommenen Schecks dem Sachbearbeiter für den unbaren Zahlungsverkehr zuzuleiten.
12 Sachgebiet Buchführung
12.1 Das Sachgebiet Buchführung ist zuständig für
12.11 die Prüfung von Kassenanordnungen auf ihre förmliche Richtigkeit,
12.12 die rechtzeitige und vollständige Erhebung von Einzahlungen,
12.13 die rechtzeitige Weitergabe der Unterlagen für Auszahlungen an das Sachgebiet Zahlungsverkehr,
12.14 die unverzügliche Abwicklung von Verwahrungen und Vorschüssen,
12.15 die Kennzeichnung von Abschlagsauszahlungen und abgerechneten Abschlagsauszahlungen (Nr. 8.56 zu § 71). soweit nichts anderes bestimmt ist.
12.16 die Buchungen und die Abschlüsse, soweit diese Aufgaben nicht anderen Stellen übertragen worden' sind,
12.17 die Rechnungslegung und
12.18 die Stündung von Ansprüchen, wenn und soweit der Landeskasse diese Aufgabe übertragen und eine Rückstandsanzeige (Nr. 12.5) noch nicht erteilt worden ist.
12.2 Im Sachgebiet Buchführung sind
12.21 die Belege zu den Buchungen zu sammeln, soweit nicht der Finanzminister Ausnahmen zugelassen hat,
12.22 die Abrechnungen der Zahlstellen zu prüfen und die abgerechneten Beträge zu buchen; dabei sind die Ergebnisse der Titelverzeichnisse, in denen nur Zahlungen für eine Buchungsstelle aufgeführt sind.
631
21.7.72(57)
122. Ergänzung - SMBl. NW. - (Stand 16. 12. 1977 = MBl. NW. Nr. 130 einschl.)
631
in Gesamtbeträgen in die Bücher zu übernehmen und
12.23 die Unterlagen für die Abrechnung mit der übergeordneten Kasse zu fertigen.
12.3 Der Sachbearbeiter hat vor der Sollstellung oder Zahlung sowie vor der Annahme oder Auslieferung von Wertgegenständen zu prüfen, ob
12.31 die Kassenordnungen oder die Unterlagen zu allgemeinen Zahlungsanordnungen in der Form den Bestimmungen der Nr. l bis Nr. 27 zu § 70 entsprechen und
12.32 die Unterschrift des Anordnungsbefugten mit der bei der Landeskasse vorliegenden Unterschriftsprobe übereinstimmt.
12.4 Kassenanordnungen oder Unterlagen zu allgemeinen Zahlungsanordnungen, die zu beanstanden sind oder sonst zu Bedenken Anlaß geben, sind unter Angabe der Gründe unerledigt an die anordnende Stelle zurückzugeben. Erhält die Landeskasse eine solche Kassenanordnung oder Unterlage mit der schriftlichen Weisung eines Anordnungsbefugten zurück, sie trotzdem auszuführen, so ist diese Weisung zu befolgen. Die Mitteilung der Landeskasse .und die Weisung des Anordnungsbefugten sind der Kassenanordnung oder Unterlage beizufügen.
12.5 Die Schuldner rückständiger Forderungen sind unter Angabe einer Zahlungsfrist zu mahnen, soweit nicht von einer Mahnung abzusehen ist (Nr. 41.3 zu § 70). Bedarf es keiner Mahnung oder ist sie erfolglos geblieben, so sind die Rückstände unverzüglich schriftlich der anordnenden Stelle oder, wenn der Landeskasse die Vollstreckung obliegt, dem hierfür zuständigen Sachgebiet anzuzeigen (Rückstandsanzeige). Später eingehende Zahlungen sind unverzüglich derselben Stelle anzuzeigen, sofern sie nicht im Vollstreckungswege beim,Schuldner unmittelbar erhoben wurden. Die Bestimmungen über die Behandlung von Kleinbeträgen sind zu beachten.
13 Sachgebiet Allgemeine Verwaltung
13.1 Das Sachgebiet Allgemeine Verwaltung ist für die Bearbeitung organisatorischer und personeller Angelegenheiten innerhalb der Landeskasse zuständig.
13.2 Zum Sachgebiet Allgemeine Verwaltung gehören insbesondere die Registratur, die Poststelle sowie die Geräte-, Material- und Vordruckverwaltung, soweit nichts anderes bestimmt ist.
14 Sachgebiet Automatisierte Datenverarbeitung
Das Sachgebiet Automatisierte Datenverarbeitung ist für die Erledigung der Aufgaben zuständig, die sieh in der Landeskasse aus der Verwendung von ADV-Anlagen für Kassenaufgaben ergeben. Das Nähere bestimmt der Finanzminister.
15 Sachgebiet Vollstreckung
15.1 Das Sachgebiet Vollstreckung ist für die Einziehung rückständiger Forderungen im Verwaltungswege zuständig.
15.2 Soweit der Landeskasse die nachstehenden Aufgaben übertragen worden sind und Rückstandsanzeigen vorliegen, ist das Sachgebiet Vollstreckung außerdem zuständig für
15.21 die Stundung von Ansprüchen,
15.22 die befristete und unbefristete Niederschlagung von Ansprüchen,
15.23 die Entscheidungen nach den Bestimmungen über die Behandlung von Kleinbeträgen und
15.24 das Mahnverfahren nach den Vorschriften der ZPO. 15.3 Im Sachgebiet Vollstreckung sind im Innendienst
15.31 die Rückstandsanzeigen des Sachgebiets Buchführung, die Amtshilfeersuchen anderer Stellen, die
Mitteilungen über Zahlungseingänge und die sonstigen Einziehungsvorgänge zu bearbeiten,
15.32 die Verfügungen über die Stundung und Niederschlagung von Ansprüchen sowie die Entscheidungen über die Behandlung von Kleinbeträgen zu treffen,
15.33 die Rückstandsanzeigen, die Vollstreckungsa'ifträge und die sonstigen Aufträge zu überwachen,
15.34 den Vollstreckungsbeamten (Vollziehungsbeamten der Landeskasse,. Gerichtsvollzieher) die Vollstrek-kungsaufträge und die sonstigen Aufträge zuzuteilen,
15.35 die Abrechnungen der Vollziehungsbeamten über angenommene Zahlungsmittel anhand der Vollstreckungsaufträge, der Quittungsausfertigungen und der Nachweise über die abgelieferten Zahlungsmittel zu prüfen,
15.36 die Buchungsunterlagen dem Sachgebiet Buchführung zuzuleiten und
15.37 die Ablieferung, der Verbleib und die Verwertung der Pfandstücke zu überwachen.
15.4 Der Außendienst im Sachgebiet Vollstreckung ist von Vollziehungsbeamten wahrzunehmen. Ihre Tätigkeit richtet sich nach den Vollstreckungsvorschriften und Dienstanweisungen.
15.5 Ist die Landeskasse zugleich Vollstreckungsbehörde, so kann das Sachgebiet Vollstreckung rechtsgeschäftliche Sicherungen für die von ihr einzuziehenden Forderungen vereinbaren. Zur Verfügung über eine erlangte Sicherheit ist das Sachgebiet Vollstreckung nur befugt, soweit
15.51 dies im Rahmen der Aufgaben der Vollstreckungsbehörde liegt (z. B. bei Aufhebung von Vollstrek-kungsmaßnahmen),
15.52 es zur Befriedigung aus der Sicherheit erforderlich ist (z. B. zur Kündigung und zur Pfandverwertung) und
15.53 die Verfügung der Erfüllung rechtlich begründeter Ansprüche dient (z. B. die Löschungsbewilligung nach Zahlung der Schuld).
15.6 Bei der Einziehung von Forderungen ist die Landeskasse, soweit nichts anderes bestimmt ist. auch zur Annahme an Erfüllungs Statt oder erfüllungshalber (§ 364 BGB) und zur Genehmigung einer Schuldübernahme (§§ 414 ff. BGB) ermächtigt.
16 Geschäftsgang in der Landeskasse
16.1 Die an die Landeskasse gerichteten Sendungen sind ihr unmittelbar und ungeöffnet zuzuleiten. Gehen Sendungen für die Landeskasse bei einer anderen Stelle ein, so sind sie sofort an die Landeskasse weiterzuleiten.
16.2 Die eingehenden Sendungen sind mit dem Eingangsvermerk zu versehen. Sie sollen am Eingangstage erledigt werden, sofern die Erledigung nicht für einen späteren Zeitpunkt vorgeschrieben ist oder andere zwingende Gründe der sofortigen Erledigung entgegenstehen.
16.3 Die Landeskassen treten miteinander und mit anderen öffentlichen Kassen unmittelbar in Verbindung, soweit es sich um die Erledigung von Kassenaufgaben handelt.
16.4 Schreiben der Landeskasse sollen die Bezeichnung und die Anschrift der Landeskasse, den Fernsprechanschluß, die Konten bei Kreditinstituten, die Publikumsstunden und gegebenenfalls die Schalterstunden sowie das Kassenzeichen enthalten.
16.5 Schreiben der Landeskasse sind vom Kassenleiter zu unterzeichnen. Er kann seine Unterschriftsbe-fugnis, soweit nichts anderes bestimmt ist. auf .die Sachgebietsleiter und gegebenenfalls auf Sachbearbeiter übertragen.
16.6 Die Publikumsstunden und gegebenenfalls die Schalterstunden der Landeskasse werden vom Fi-
195.Ergänzung-SMBl.NW.-(Stand 15.2.1990- MBl.NW.Nr.13einschl.)
21.7.72(58)
nan/minister bestimmt; sie sind durch Aushang an geeigneten Stellen des Dienstgebäudes bekanntzugeben. Der Kassenleiter kann zulassen, daß in Einzelfällen Ein- und Auszahlungen ausnahmsweise auch außerhalb der Schalterstunden angenommen oder geleistet werden.
17 Einrichtung und Geschäftsgang der Landeshaupt -Rasse
Für die" Einrichtung und ..den Geschäftsgang der Landeshauptkasse gelten Nr. 6 bis Nr. 16 entsprechend, soweit der Finanzminister nichts anderes bestimmt hat.
Dritter Abschnitt: Aufsicht über die Kasse
18 Kassenauf Sichtsbeamter
18.1 . Die. Geschäftsführung der Kasse ist von einem Beamten zu beaufsichtigen (KassenaufSichtsbeamter). Der Finanzminister oder die von ,ihm ermächtigte Steile bestellt den Kassenaufsichtsbeamten und einen Vertreter. . . '
18.2 Der Kassenauf Sichtsbeamte darf nicht Beamter der Kasse sein. Eine unmittelbare Weisungsbefugnis steht dem Kassenaufsichtsbeamten in dieser Eigenschaft nicht zu.
.Vierter Abschnitt:
'Bestimmungen
für automatisierte Verfahren
und für die Übernahme des Inhalts
von Unterlagen auf Bildträger
19 Bestimmungen für automatisierte Verfahren
- 'Für die Verwendung von ADV-Anlagen im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen, insbesondere bei Verfahren zur Zahlbarmachung und zum Nachweis von Zahlungen gelten die Bestimmungen der Anlage 3 Anlage 3.
20 Bestimmungen für die Übernahm« des Inhalts von Unterlagen auf Bildträger
Für die Übernahme des Inhalts von aufzubewahrenden Unterlagen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens auf Bildträger gelten die Bestimmun-Aniage 4 gen der Anlage 4.
Dritter Abschnitt:
Beitreibung von Geldstrafen, Geldbußen und anderen Ansprüchen
Nr. 9 Beitreibung von Geldstrafen, Geldbußen und ähnlichen Beträgen Nr. 10 Beitreibung von anderen Ansprüchen
Vierter Abschnitt:
Ausführung der Zwangsvollstreckung durch Vollstreckungsbeamte
Nr. 11 Zuteilung der Aufträge
Nr. 12 Ablieferung und Abrechnung der eingezogenen Beträge
Fünfter Abschnitt:
Niederschlagung von Kostenforderungen durch die Landeskasse
Nr. 13 Zuständigkeit der Landeskasse Nr. 14 Verfahren bei der Niederschlagung
Sechster Abschnitt: Gelder der Gefangenen
Nr. 15 Begriff .
Nr. 16 Behandlung der Gelder der Gefangenen ;
Siebenter Abschnitt: Gerichtskostenmarken, Gerichtskostenstempler
Nr. 17 Gerichtskostenmarken
Nr. 18 Verwendung von Gerichtskostenstemplern
Achter Abschnitt:
Anordnung von Zahlungen, Zahlungsverkehr, Wertgegenstände
;Nr. 19 Allgemeine - Auszahlungsanordnung, Bescheinigungen der sachlichen und der rechnerischen Richtigkeit ' • •
Nr. 20 , Haushaltsmäßige Vereinnahmurig von Geldhinterlegungen •
Nr. 21 Weiterleitung von Beträgen
Nr. 22 Verwaltung von Wertgegenständen
Nr. 23 Gegenleistung bei Einzahlung mit Scheck
Nr. 24 Zahlstellen bei ordentlichen Gerichten und Justiz-völlzugsanstalten
631
Nr.
Nr.
•Nr .Nr.
: Anlage l
zu Nr. 3.7 zu § 79
Besondere Bestimmungen
für Gerichte, Staatsanwaltschaften und
Einrichtungen des Strafvollzugs
Inhalt
Erster Abschnitt:
Erhebung von Kosten, Geldstrafen und anderen Ansprüchen
. Allgemeine Annahmeanordnung, Sollstellung Einforderung der zum Soll gestellten Beträge Stundung von Kostenforderungen Allgemeine Auszahlungsanordnung, Rückzahlung von Kosten
Zweiter Abschnitt: • Beitreibung von Kostenforderungen
•'Nr. 5 Allgemeines
Nr. 6 Besonderheiten der Zwangsvollstreckung Nr. 7 Amtshilfe bei der Beitreibung von Kostenforderungen .
Nr. 8 Einstellung, Beschränkung und Aufhebung von Vollstreckungsmaßnahmen
Erster Abschnitt: . Erhebung von Kosten, Geldstrafen und anderen Ansprüchen
l Allgemeine Annahmeahordnüng, Sollstellung
1.1 Für Einnahmen, die dem Land zustehen und Beträge nach § l Abs. l Nr. l bis Nr. 7 Justizbeitreibungsordnung (JBeitrO) betreffen, wird hiermit allgemeine Annahmeanordnung erteilt Unterlagen nach Nr. 22.2 zu § 70 brauchen der Kasse oder Zahlstelle nicht zur Verfügung gestellt zu werden.
12 Die Landeskasse hat Kostenforderungen, die ihr nach § 4 Abs. 2 Kostenverfügung (KostVfg) zur selbständigen Einziehung überwiesen worden sind, nach den ihr von der Geschäftsstelle zugeleiteten Kostenrechnungen (§ 30 KostVfg) zum Soll zu stellen (Nr. 8.4 und Nr. ta zu §71).
1.3 Beträge, die nach den Bestimmungen der Kostenverfügung mit Kostennachricht oder nach den Bestimmungen'der Einforderungs- und Beitreibungsanordnung (EBAO) mit Kostenrechnung eingefordert werden, sind nicht zum Soll zu stellen. Über die Einzahlung dieser Beträge sind 'unverzüglich Zahlungsanzeigen zu den Sachakten zu erstatten.
1.4 Wird eine Zweitschrift der Zahlungsanzeige mit der Begründung beantragt, die Erstschrift sei nicht zu den Sachakten gelangt, so ist eine Ersatzzahlungsanzeige zu erstatten. Der Antrag muß mit dem Sichtvermerk des Behördenleiters
21.7.72(58)
245. Ergänzung - SMBl. NRW. - (Stand 15. 7. 1999 = MBl. NRW. Nr. 43/99 einschl.)
631
versehen sein. Die Ersatzzahlungsanzeige ist vom •Kassenleiter und vom Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr zu unterschreiben. Diese haben sich anhand der Kassenunterlagen zu vergewisr sern, daß .der in der Ersatzzahlungsanzeige ausgewiesene Betrag noch nicht zurückgezahlt worden ist Die Erteilung der Ersatzzahlungsanzeige ist im Zeitbuch zu vermerken. Die Ersatzzahlungsanzeige ist an die.Kasse zurückzusenden, falls die Erstschrift der Zahlungsanzeige zu den Sachakten gelangt
2 Einforderting der zum Soll gestellten Betrage
2.1 'Die Landeskasse hat dem Zahlungspflichtigen die Reinschrift der Kostenrechnung unter Angabe des Kassenzeichens zu übersenden.
. 22 Die Zahlungsfrist beträgt regelmäßig zwei Wochen, bei Zahlungsaufforderungen in das Ausland einen Monat. Sie kann in begründeten Fällen bis auf drei Tage herabgesetzt werden. Ist es zur Sicherung des Kostenarispruchs erforderlich, so kann gleichzeitig mit der Übermittlung der Kostenrechnung ausnahmsweise die Vollstreckung beginnen. Die Anordnungen nach Satz 2 und 3 trifft der Kassenleiter.
23 Hält es die Landeskasse für erforderlich, andere Zahlungspflichtige (z. B. Gesamtschuldner, Vermögens-übernehmer) oder Gesamtschuldner mit geänderten Teilbeträgen heranzuziehen, so hat sie die Änderung oder Ergänzung der Kostenrechnung durch den Kostenbeamten zu veranlassen.
3 Stundung von Kostenforderungen
3.1 Für die Stundung von Kostenförderungen sind die Bestimmungen der W zu § 59,mit der Maßgabe eht-: sprechend anzuwenden, daß
3.11 in den besonders geregelten Fällen Stundung ohne Antrag von Amts -wegen, gegebenenfalls auch ohne Sicherheitsleistung, gewährt werden kann,
3.12 von der nach Nr. 1.3 zu-§ 59 erforderlichen Bestim-. . mung über die Fälligkeit der Restforderung abgesehen werden kann und
3.13 Stundungszinsen nicht erhoben werden.
3.2 Über die Stundung von zum Soll gestellten Kosten ist abweichend von Nr. 12.18 zu § 79 auch dann im Sachgebiet Vollstreckung zu entscheiden, wenn eine Rückstandsanzeige nicht vorliegt. Bei Beträgen bis zu 700 Deutsche Mark entscheidet der Sachbearbeiter, bei Beträgen über 700 Deutsche Mark bis zu 1500 Deutsche Mark der Leiter des Sachgebiets Vollstrek-kung, im übrigen der Kassenleiter. Für die Betragsgrenzen ist der für den Kostenschuldner zu stundende Gesamtbetrag maßgebend.
3.3 In geeigneten-Fällen, insbesondere bei Stundungen über ein Jahr hinaus, hat die Landeskasse die Mit-haftverhältnisse durch den Kostenbeamten feststellen zu lassen und den mithaftenden Personen eine Kostenrechnung zu übersenden, die nicht mit einer Zahlungsaufforderung versehen ist Die mithaftenden Personen sind vor der Entscheidung über die Stundung zu hören oder von einer ohne ihre Anhörung bewilligten Stundung zu benachrichtigen. Bei der Entscheidung .über, die Stundung ist darauf zu achten, daß die Kostenforderungen gegen mithaftende Personen nicht verjähren Und die berechtigten Interessen der mithaftenden Personen nicht gefährdet werden.. .
3.4 Beträgt die zu stundende Kostenforderung nicht_ . mehr ah 200 .Deutsche Mark und soll die Förderung nicht für eine längere Zeit als sechs Monate gestundet werden, so genügt bei Anträgen, die in der Landeskasse mündlich vorgebracht werden, die Aufnahme eines Vermerks über die Bewilligung der Stundung: In'allen anderen Fällen ist ein schriftlicher Stundungsbescheid zu erteilen.
4 Allgemeine Auszahlungsanordnung, Rückzahlung von Kosten
4.1. Für Ausgaben, die die Rückzahlung von Kosten betreffen, wird hiermit allgemeine Auszahlungsanordnung erteilt. - .
4.2 Gehen der Landeskässe Mitteilungen über zurückzuzahlende Kosten (Nr. 22.2 zu § 70) zu, so hat sie bei zum Soll gestellten Beträgen vor der Auszahlung zu prüfen, ob der Betrag eingezahlt ist. Das Ergebnis der Prüfung ist auf der Mitteilung zu vermerken. Ist der zum Soll gestellte Betrag in voller Höhe entrichtet worden, so ist die Auszahlung wie angeordnet zu leisten. Ist der zum Soll gestellte Betrag nicht oder nicht in voller Höhe entrichtet worden, so ist der nicht entrichtete Betrag bis zur Höhe des zur Auszahlung angeordneten Betrages als Solländerung zu buchen. Verbleibt zwischen dem zur Auszahlung angeordneten und dem als Solländerung gebuchten Betrag ein Unterschiedsbetrag, so ist er auszuzahlen. Die Mitteilung ist bei dem zum Soll gestellten Betrag zu vermerken. - •
4.3 Ist der Landeskasse zusammen mit der Mitteilung eine neue Kostenrechnung zugegangen, so hat sie. das Ergebnis der Prüfung nach Nr. 42 auf der neuen . Kostenrechnung zu erläutern und diese -dem Kostenschuldner zu übersenden.
Zweiter Abschnitt: Beitreibung von Kostenforderungen
5 Allgemeines
5.1 Bei der Beitreibung von Kostenforderungen nach § l Abs. l Nr. 4 bis Nr. 7 JBeitrO sind die Vollstrek-kungsmaßnahmen anzuwenden, die nach Lage des Falles am schnellsten und sichersten zum Ziele füh- . ren; dabei soll auf .die persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse des Schuldners und seiher Familie' Rücksicht genommen werden. Anträge auf Zwangsversteigerung oder Zwangsverwaltung (Nr. 6.1) und auf Eröffnung des Konkursverfahrens (Nr. 6.4) dürfen nur gestellt werden, wenn alle anderen Vollstreckungsmöglichkeiten ausgeschöpft sind und die durch .die Vollstreckungsmaßnahme bedingte Beeinträchtigung des Schuldners in einem angemessenen Verhältnis zur Höhe der Kostenforderung steht. . •
5.2
6
Die Einziehung von Gerichtskosten von im Ausland wohnhaften Schuldnern richtet sich nach § 43 Rechtshilfeordnung für Zivilsachen (ZRHO).
Besonderheiten der Zwangsvollstreckung
6.1 Bei der Zwangsvollstreckung in das unbewegliche Vermögen bedarf der Antrag auf Zwangsversteigerung oder Zwangsverwaltung der Einwilligung des Leiters der Dienststelle, der die Kasse angehört
6.2 Für. die Zwangsvollstreckung durch Eintragung einer Sicherungshypothek (§§ 866 bis 868 ZPO) sind gegebenenfalls mehrere Kostenforderungen und die Kosten des Beitreibungsverfahrens zusammenzurechnen.
6.3 Die Landeskasse soll die Abgabe der eidesstattlichen Versicherung (§ 807 ZPO) nur beantragen, wenn die Kostenforderung mehr als 200 Deutsche Mark beträgt; mehrere Kostenforderungen sind hierbei zusammenzurechnen. Der Antrag bedarf der Einwilligung des Leiters des Sachgebiets Vollstreckung.
.6.4 Der Antrag auf Eröffnung des Konkursverfahrens wegen einer Kostenforderung bedarf der Einwilligung des Leiters der Dienststelle, der die Kasse angehört.
6.5 Ist das Konkürsverfahren über das Vermögen oder den Nachlaß eines Kostenschuldners oder das. Vergleichsverfahren eröffnet, ein Aufgebot der Nachlaßgläubiger erlassen oder sonst ein Verfahren zur Befriedigung der gemeinsamen Gläubiger eingeleitet worden, so hat die Landeskasse ihre Kostenforderung innerhalb der vorgeschriebenen Frist bei der zuständigen Stelle anzumelden. Gegebenenfalls ist. auch ein beanspruchtes Vorrecht oder ein Ausson-derungs- oder Absonderungsanspruch geltend zu machen. .
Amtshilfe bei der Beitreibung von Kostenforderungen
239. Ergänzung - SMBl. NW. - (Stand 15. 1. 1998 = MBl. NW. Nr. 2 einschl.)
21,7.72(59)
7.1
Leistet eine Landeskasse bei der Beitreibung von Kostenforderungen Amtshilfe (§ 2 Abs. 4 JBeitrO), so hat
sie
7.11 die ersuchende Stelle unter Beifügung der Niederschriften oder Berichte des Vollstreckungsbeamten von dem Ergebnis der Beitreibung zu benachrichtigen, wenn die Zwangsvollstreckung ganz oder teilweise erfolglos war,
7.12 Anträge des Vollstreckungsschuldners auf Stundung der ersuchenden Stelle zur Entscheidung zuzuleiten, es sei denn, daß sie die' Stundungsanträge für unbegründet hält.
12 Bis zur Entscheidung über den Stundungsantrag kann die ersuchte Landeskasse Maßnahmen nach Nr. 8 treffen.
8 Einstellung, Beschränkung und Aufhebung von Vollstreckungsmaßnahmen
Werden Einwendungen nach § 8 JBeitrO oder gegen die Art und Weise der Zwangsvollstreckung erhoben, so kann die Landeskasse die Einstellung, Beschränkung oder Aufhebung von Vollstreckungs-maßhahmen anordnen. Das gleiche gilt bei Anträgen auf Stundung oder Erlaß der Kosten. Die Ent-. Scheidung trifft der Kassenleiter. In Verfahren, die die Vollstreckung in bewegliche körperliche Sachen sowie in Forderungen und andere Vermögensrechte betreffen, entscheidet der Sachgebietsleiter Vollstreckung. Von der getroffenen Anordnung sind der Schuldner und die sonst Beteiligten zu unterrichten.
Dritter Abschnitt:
Beitreibung von'Geldstrafen, Geldbußen > , und anderen Ansprüchen
9 Beitreibung von Geldstrafen, Geldbußen und ähnlichen Betragen
9.1 Die Landeskasse hat auf Ersuchen der Vollstrek-kungsbehörde, die für die Beitreibung von Geldbeträgen nach § T Abs. l EBAO und der zusammen mit ihnen einzuziehenden Verfahrenskosten zuständig ist die Vollstreckung in bewegliche körperliche Sachen zu veranlassen. Nr. 7.11 gilt entsprechend.
92 Über Stundungsanträge sowie über die Einstellung, Beschränkung und Aufhebung von Vollstreckungsmaßnahmen entscheidet, die ersuchende Vollstrek-kungsbehörde. -
lb Beitreibung von anderen Ansprachen
Bei der Beitreibung von Ansprüchen nach § l Abs. l Nr. 8 und Nr. 9 JBeitrO gelten die Bestimmungen über die Beitreibung von Kostenforderungen entsprechend; § 5 Abs. l Satz 2 JBeitrO ist zu beachten.
Vierter Abschnitt:
Ausführung der Zwangsvollstreckung durch Vollstreckungsbeamte
11 Zuteilung der Aufträge
Die Landeskasse hat über die dem Vollstreckungsbeamten nach Nr. 15.34 zu § 79 zur Erledigung zugeteilten Vollstreckungsaufträge und sonstigen Aufträge Aufzeichnungen zu führen. Für die Erledigung der Aufträge hat die Landeskasse, eine Frist zu setzen. Die rechtzeitige und vollständige Rückgabe der
v Aufträge ist zu überwachen.
12 Ablieferung und Abrechnung der eingezogenen Betrige
Das Verfahren der Ablieferung und Abrechnung der eingezogenen Beträge richtet sich nach den hierfür geltenden besonderen Bestimmungen.
Fünfter Abschnitt:
Niederschlagung von Kostenforderungen durch die Landeskasse ,
13 Zuständigkeit der Landeskasse
13.1 Ist die Landeskasse nach $ 2 JBeitrO Vollstrek-kungsbehörde, so wird ihr hierdurch im Einvernehmen mit dem Justizminjster die Befugnis zur befristeten und unbefristeten Niederschlagung von Ansprüchen übertragen. Die Bestimmungen der W zu § 59 bleiben im übrigen unberührt.
13.2 Über die Niederschlagung von Ansprüchen, die nicht nach Nr. 2.6 zu § 59 als Kleinbeträge zu behandeln sind, entscheidet, soweit sich der Kassenleiter die Entscheidung nicht vorbehalten hat, bei Beträgen bis zu 200 Deutsche Mark der Sachbearbeiter, im übrigen der Leiter des Sachgebiets Vollstreckung. Die unbefristete Niederschlagung von Ansprüchen in Höhe von mehr als 600 Deutsche Mark bedarf der Einwilligung des Kassenleiters; maßgebend ist hierbei der für den Kostenschuldner niederzuschlagende Gesamtanspruch.
14 Verfahren bei der Niederschlägung
14.1 Vor der Entscheidung über die Niederschlagung . eines Anspruchs ist eine Anfrage an den Kostenbeamten zu richten, ob und gegebenenfalls für welchen Betrag ein weiterer Schuldner haftet. Die Anfrage entfällt, wenn der Landeskasse bekannt ist, daß ein weiterer Schuldner nicht vorhanden ist oder wenn es sich um einen Anspruch handelt, der nach Nr. 2.6 zu § 59 als Kleinbetrag zu behandeln ist.
14.2 Für die Buchung können mehrere niedergeschlagene Beträge in einem kasseninternen Auftrag (Nr. 27 zu § 70) zusammengestellt werden.
14.3 Das Nähere über das Verfahren bei der Niederschlagung bestimmt der Finanzminister, soweit erforderlich im Einvernehmen mit dem Justizminister.
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Sechster Abschnitt: Gelder der Gefangenen
15 Begriff
• Gelder der Gefangenen sind die von ihnen einge-brafchten und die für sie eingezahlten Geldbeträge sowie die für sie von der Justizvollzugsanstalt festgesetzten Bezüge (Arbeitsentgelt, Ausbildungsbeihilfe, Taschengeld, Verletztengeld, Billigkeitsentschädigung), die von der Landeskasse oder der Zahlstelle der -Justizvollzugsanstalt für sie verwahrt werden.
16 Behandlung der Gelder der Gefangenen
16.1 Für die Annahme und Auszahlung der Gelder der Gefangenen wird hiermit allgemeine Zahlungsanordnung erteilt.
16.2 Die Gelder der Gefangenen sind im Verwahrungsbuch nachzuweisen; für jeden-Gefangenen ist ein Personenkonto einzurichten. In dem Personenkonto sind mindestens das Eigengeld und die sonstigen Gelder des Gefangenen, diese unterteilt nach .den für ihn verfügbaren und noch nicht verfügbaren Beträgen, getrennt voneinander nachzuweisen. Die Personenkonten können in der Justizvollzugsanstalt oder deren Zahlstelle geführt werden. ' •
163 Die Summe der Bestände der Personenkonten ist monatlich mit "dem Bestand im Verwahrungsbuch abzustimmen, sofern die Personenkonten nicht in der Landeskasse geführt werden. '
16.4 Die das Personenkonto führende Stelle hat die Benachrichtigung des Gefangenen über die für ihn eingezahlten Gelder zu veranlassen.
21.7.72 (59)
216. Ergänzung - SMBl. NW. - (Stand 15. 7.1993 = MBl. NW. Nr..44 einschl.).
631
Siebenter Abschnitt: Gerichtskostenmarken, Gerichtskostenstempler
17 Gerichtskostenmarken
Für die Verwendung und die Behandlung von Gerichtskostenmarken gelten die Bestimmungen der • Justiz-Kostenmarkenordnung. Kostenmarkenverkaufsstellen sind Geldannahmestellen nach Nr. 16 der Anlage 2 zu § 79 (ZBest).
18 ' Verwendung von Gerichtskostenstemplern
Der Justizminister kann mit Einwilligung des Finanzministers und, soweit erforderlich, im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof zulassen, daß die von den Gerichten im voraus zu erhebenden Kosten, von deren Entrichtung die Vornahme einer Amtshandlung oder die Einleitung oder der Fortgang eines Verfahrens abhängig sind, unter Verwendung von Gerichtskostenstemplern erhoben werden. Abweichend von der Bestimmung in Nr. 6.1 Satz l der Anlage l zu § 70- kann ausnahmsweise, zugelassen werden, daß die Wertvorgabe des Gerichtskostenstemplers bereits bei Annahme des Schecks eingestellt wird. .
Achtier Abschnitt:
Anordnung von Zahlungen, Zahlungsverkehr, Wertgegenstände
19 Allgemeine Auszahlungsanordnung, Bescheinigungen der sachlichen und der rechnerischen Richtigkeit
19.1 Für Ausgaben, die die Entschädigung von Zeugen, Sachverständigen und ehrenämtlichen Richtern, die Vergütung von Rechtsanwälten, oder den Aufwendungsersatz, die Vergütung oder die Aufwandsentschädigung von Vormündern, Pflegern und Betreuern betreffen, wird hiermit allgemeine Auszahlungsanordnung erteilt.
192 Richter, Staatsanwälte, Amtsanwälte, Rechtspfleger und die zu Urkundsbeamten der Geschäftsstelle bestellten. Personen sind befugt in Rechts- und Hinterlegungssachen, die sachliche Richtigkeit der für die Zahlung maßgebenden Angaben in der förmlichen Zahlungsanordnung, ihren Anlagen und den begründenden Unterlagen festzustellen und zu bescheinigen. Der nach Nr. 13.13 zu § 70 erforderlichen schriftlichen Übertragung der Befugnis bedarf es nicht
19.3 Der Rechtspfleger, der eine aufgrund eines Gerichtsbeschlusses zu erteilende förmliche Auszahlungsanordnung unterzeichnet, darf abweichend von Nr. 20.1 Satz 2 zu § 70 .auch die rechnerische Richtigkeit der in der Zahlungsanordnung, ihren Anlagen oder begründenden Unterlagen enthalte-
- nen Angaben bescheinigen, wenn er den Gerichtsbeschluß nicht selbst gefaßt hat
20 Haushaltsmäßige Vereinnahmung von Geldhinterlegungen
Geldhinterlegungen, deren Anwachsen auf einen höheren Betrag nicht zu erwarten ist, sind, vor Ablauf des Haushaltsjahres aufgrund von Zah-
• lungsanordnungen der Hinterlegungsstellen als Auszahlungen nachzuweisen und gleichzeitig als Vermischte. Einnahmen zu buchen, wenn sie
20.1 den Betrag von 20 Deutsche Mark nicht übersteigen und seit der Hinterlegung ein Jahr verstrichen ist,
202 den Betrag von 100 Deutsche Mark nicht übersteigen und seit der Hinterlegung fünf Jahre verstrichen sind und
20.3 den Betrag von 500 Deutsche Mark nicht übersteigen und seit der Hinterlegung zehn Jahre verstrichen sind.
121 Weiterleitung von Beträgen
Die Landeskasse kann abweichend von Nr. 46.3 Satz 3 zu § 70. Einzahlungen auf Geldbußen, die-ein
Gericht des Landes zugunsten einer gemeinnützigen Einrichtung auferlegt hat, ohne Auszahlungsanordnung weiterleiten.
22 Verwaltung von Wertgegenständen
22.1 Kostbarkeiten und leicht vertauschbare sonstige Gegenstände sind unbeschadet der Bestimmung in Nr. 55 zu § 70 bei der Einlieferung so zu verplomben, daß die Verpackung ohne Verletzung der Schnur oder Plombe nicht geöffnet werden, kann. Die Plom-/ bennummer ist auf der Einlieferungsanordnung sowie bei den Buchungen im Wertezeitbuch und im Wertesachbuch zu vermerken. Bei der Auslieferung hat der Empfangsberechtigte .die Unversehrtheit der Verplombung auf der Auslieferungsanordnung zu bestätigen; im Falle der Übersendung des Wertgegenstandes tritt an die Stelle der Bestätigung des Empfangsberechtigten eine entsprechende Bescheinigung der Landeskasse, die. vom Sachbearbeiter für den baren Zahlungsverkehr und einem weiteren Sachbearbeiter zu. unterzeichnen ist.
22.2 Bei der Ausführung der Kassenaufgaben für die Justizbehörden haben die Landeskassen die Bestimmungen der Nr. 56.1 Satz 2 zu § 70 nur auf Wertpapiere im Sinne des § l des Gesetzes über die Verwaltung und Anschaffung von Wertpapieren vom 4. Februar 1937 (Reichsgesetzbl. I Seite 171) anzuwenden. Die Ausführungsvorschriften zur Hinterlegungsordnung sind zu beachten.
23 Gegenleistung bei Einzahlung mit Scheck oder Postscheck
Gerichtskostenmarken, Abdrucke von Gerichtskostenstemplern und Bescheinigungen über, die Annahme zur Hinterlegung (Hinterlegungsscheine) dürfen aufgrund einer Einzahlung mit Scheck oder Postscheck erst ausgehändigt werden, wenn der Scheck oder Postscheck vom bezogenen Kreditinstitut eingelöst worden ist Dies gilt nicht, wenn es sich um die Einstellung der Wertvorgabe des Gerichtskostenstemplers handelt (Nr. 18 Satz 2) oder wenn die Einlösung des Schecks oder Postschecks sichergestellt ist (Nr. 62 der Anlage l zu § 70).
24 Zahlstellen bei ordentlichen Gerichten und Justizvollzugsanstalten
24.1 Zahlstellen werden bei ordentlichen Gerichten (Gerichtszahlstellen) und bei Justizvollzugsanstalten (Anstaltszahlstellen) errichtet. Bei Justizvollzugsanstalten ohne Anstaltszahlstelle werden Zahlstellen (Ein- und Auszahlungsstellen) errichtetimit Einwilligung der Aufsichtsbehörde können Ein- und Auszahlungsstellen auch bei Justizvollzugsanstalten errichtet werden, bei denen eine Anstaltszahlstelle besteht. Wenn es zur Geschäftsvereinfachung erforderlich ist oder die Auszahlung von Beträgen durch eine Landeskasse oder eine bestehende Zahlstelle nicht zweckmäßig ist, können als Zahlstellen besonderer Art anstelle der Bewilligung von Handvorschüssen Auszahlungsstellen errichtet werden. Die bei ordentlichen Gerichten und Justizvollzugsanstalten errichteten Zahlstellen sind mit Ausnahme der Auszahlungsstellen bei Bedarf an den • Postgiroverkehr anzuschließen,
24.2 Die Gerichtszahlstelle ist zuständig für
24.21 die Annahme von Einzahlungen auf Beträge nach § l Abs. l Nr. l bis Nr. 7 JBeitrO,
24.22 die Annahme der von Vollstreckungsbeamteh des Gerichts an die Landeskasse abzuliefernden Beträge, .
24.23 die bare Auszahlung von Entschädigungen an Zeugen, Sachverständige und ehrenamtliche Richter sowie von Reisekosten, Trennungsentschädigungen. Reisebeihilfen und Aufwandsentschädigungen,
215. Ergänzung - SMBl. NW. - (Stand 1. 5. 1993 = MBl. NW. Nr. 29 einschl.)
21.7.72 (60)
24.24 die bare und unbare Auszahlung von Reiseentschädigungen an mittellose Personen, von Vorschüssen an Zeugen und Sachverständige und von Postgebühren,
2425 die bare Auszahlung der Kosten der Gefangenenbeförderung, der Vorführungskosten, der Ausgaben für die Versorgung, die Betreuung und die Bildung der Gefangenen sowie der Ausgaben für die Gefangenen- und Entlassungsfürsorge,
2426 die Annahme und Leistung von kleinen Beträgen, deren unbare Zahlung nach der Verkehrssitte nicht üblich ist
2427 die Zahlungen, um deren Annahme oder Leistung die zuständige Landeskasse im Einzelfall ersucht,
2428 die Annahme von Geldhinterlegungen und Werthinterlegungen, sofern der Hinterleger die Annahme durch die Gerichtszahlstelle verlangt, und
2429 die Annahme und Leistung der Zahlungen der Ar-. beitsverwaltung und der Gelder der Gefangenen, soweit am Ort einer Justizvollzugsanstalt eine Landeskasse oder eine Anstaltszahlstelle nicht besteht; werden Zahlungen dieser Art bei Landeskassen angenommen oder geleistet, so sind sie mit der Gerichtszahlstelle zu verrechnen.
24.3 Die Anstaltszahlstelle ist zuständig für
24.31 die Annahme und Leistung der Zahlungen dör Arbeitsverwaltung und der Gelder der Gefangenen: werden Zahlungen dieser Art bei Landeskassen angenommen oder geleistet, so sind sie mit der Anstaltszahlstelle zu verrechnen.
24.32 die Annahme von Geldstrafen und Geldbußen zur Abwendung der Vollstreckung von Ersatzfreiheitsstrafen oder von Erzwingungshaft,
24.33 die Leistung von Reisekosten, Trennungsentschädigungen, Reisebeihilfen und Aufwandsentschädigungen sowie für die bare und unbare Leistung von Postgebühren,
24.34 die Leistung der Kosten der Gefangenenbeförderung, der Vorführungskosten, der Ausgaben für die
• Versorgung, die Betreuung und die Bildung der Gefangenen sowie der Ausgaben für die Gefangencn-und Entlassungsfürsorge.
24.35 die Annahme und Leistung von kleinen Beträgen. deren unbare Zahlung nach der Verkehrssitte nicht üblich ist, und
24.36 die Zahlungen, um deren Annahme oder Leistung die zuständige Landeskasse im Einzelfall ersucht.
24:4 Die Ein- und Auszahlungsstelle ist zuständig für
24.41 die Annahme und Leistung der Gelder der Gefange-
• nen,
24.42 die bare Auszahlung von Entlassungsbeihilfen an Gefangene und
24.43 die Annahme und Leistung von kleinen Beträgen, deren unbare Zahlung, nach der Verkehrssitte nicht üblich ist.
24.5 Auszahlungsstellen können errichtet werden
24.51 mit Genehmigung des Präsidenten des Oberlandesgerichts für die bare Auszahlung der Entschädigungen an Zeugen, Sachverständige und ehrenamtliche Richter sowie für die Leistung von kleinen Beträgen, deren unbare Zahlung nach der Verkehrssitte nicht üblich ist,
24.52 mit Genehmigung des Präsidenten des Justizvollzugsamts für die Leistung von kleinen Beträgen, deren unbare Zahlung nach der Verkehrssitte nicht üblich ist.
24.6 Die Ein- und Auszahlungsstelle rechnet mit der für sie zuständigen Anstaltszahlstelle und die Auszahlungsstelle mit der für sie zuständigen Landeskasse oder Zahlstelle ab.
24.7 Die Gerichtszahlstelle kann Schecks, die auf
•ein Konto bei einem Postgiroamt gezogen sind, abweichend von Nr. 72 der Anlage l zu Nr. 282 zu § 70 zur Gutschrift auf' ihrem Postgirokonto einreichen. Die Anstaltszahlstelle hat alle Schecks zur Gutschrift auf ihrem Postgirokonto einzureichen.
24.8 Die Zahlstelle hat bei dem in Betracht kommenden Postamt zu beantragen, daß. die für sie bestimmten Einzahlungen ihrem Postgirokonto gutgeschrieben werden. Insoweit entfällt gegebenenfalls der von der Kasse gemäß Nr. 315 zu § 70 zu stellende Antrag.
24.9 Die Gerichtszahlstelle hat
24.91 bei der Einzahlung von Beträgen, deren Verwendungszweck nicht bekannt ist, die Zahlungsanzeige mit den Unterlagen der Gutschrift unverzüglich der Gerichtskasse zu übersenden;
24.92 die Unterlagen über eine von ihr angenommene Hinterlegung unverzüglich der Gerichtskasse zu übersenden, der auch die Anzeige über die Hinterlegung zu den Sachakten vorbehalten ist. Bei Werthinterlegungen sind auch die eingelieferten Gegenstände alsbald der Gerichtskasse zu übermitteln.
Anlage 2
zu Nr. 52 zu § 79
Zahlstellenbestimmungen (ZBest)
Inhalt
Nr. l Bezeichnung Nr. 2 Aufgaben Nr. 3 Zahlstellenverwalter Nr. 4 Zahlstellenaufsichtsbeamter Nr. 5 Anschluß an Kreditinstitute Nr. 6 Einzahlungen Nr. 7 Auszahlungen Nr. 8 Geldverwaltung Nr. 9 Eintragen der Zahlungen Nr. 10 Tagesabschluß Nr. 11 Abrechnung Nr. 12 Wertgegenstände Nr. 13 Ergänzende Bestimmungen Nr. 14 Zahlstellen besonderer Art Nr. 15 Besondere Bestimmungen für Handvorschüsse Nr. 16 Besondere Bestimmungen für Geldannahme stellen
1 Bezeichnung
Die Zahlstelle ist Teil der Dienststelle, bei der sie errichtet ist. Sie führt die Bezeichnung dieser Dienststelle mit dem Zusatz „Zahlstelle".
2 Aufgaben
2.1 Der zuständige Minister bestimmt mit Einwilligung des Finanzministers, inwieweit die Zahlstelle berechtigt ist, Zahlungen anzunehmen oder zu leisten. Der Zahlungsverkehr ist auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken.
22 Die Zahlstelle hat im Rahmen der ihr nach Nr. 2.1 Übertragenerv Auf gaben außerdem
2.21 die Zahlstellenbestandsverstärkungen in dem erforderlichen Umfang anzufordern (Nr. 8.1),
2.22 die entbehrlichen Zahlungsmittel und Guthaben bei Kreditinstituten rechtzeitig abzuliefern (Nr. 8.5), •
2.23 die Zahlungsmittel, die Vordrucke für den Zahlungsverkehr sowie die Bücher, Verzeichnisse und Belege sicher aufzubewahren (Nr. 8.6 und Nr. 8.8),
2.24 die Zahlungen unverzüglich in die vorgeschriebenen Bücher und Verzeichnisse einzutragen (Nr. 9),
2.25 die Tagesabschlüsse rechtzeitig zu erstellen (Nr. 10) und
226 mit der zuständigen Kasse abzurechnen (Nr. 11).
2.3 Der zuständige Minister kann mit Einwilligung des Finanzministers der Zahlstelle weitere Aufgaben übertragen, z. B. die Verwahrung von Wertgegenständen (Nr. 12). '
3 Zahlstellenverwalter
3.1 Der Leiter der Dienststelle, bei der die Zahlstelle er-
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21.7.72 (60)
195.Ergänzung-SMBl.NW.-(Standl5.2.1990 = MBl.NW. Nr. 13 einschl.)
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richtet ist hat einen Zahlstellenverwalter und einen Vertreter zu bestellen sowie deren Namen und Unterschriftsproben der zuständigen Kasse mitzuteilen. Dem Zahlstellenverwalter sind bei Bedarf Mitarbeiter beizugeben.
32 Der Zahlstellenverwalter ist für die sichere, ordnungsgemäße und wirtschaftliche Erledigung der Aufgaben der Zahlstelle verantwortlich. Er hat Mängel in der Sicherheit der Zahlstelleneinrichtungen und im Verwaltungsverfahren der Zahlstelle, die er.nicht selbst beheben kann, sowie Unregelmäßigkeiten unverzüglich dem Zahlstellenaufsichtsbeamten (Nr. 4) und dem Leiter der Dienststelle mitzuteilen.
3.3 Der Zahlstellenverwaltet hat die Kassenanordnungen bei ihrem Eingang darauf zu prüfen, ob die Unterschriften der Anordriungsbefugten mit den bei der Zahlstelle vorliegenden Unterschriftsproben . übereinstimmen. Er hat ferner zu prüfen, ob die Kassenanordnungen oder die Unterlagen zu allgemeinen Zahlungsanordnungen in der Form den Bestimmungen der Nr. l bis Nr. 27 zu £70 entsprechen.
3.4 Beim Wechsel des Zahlstellenverwalters hat der bisherige Zahlstellenverwalter seinem Nachfolger die Geschäfte zu übergeben (Zahlstellenübergabe). Der Zahlstellenaufsichtsbeamte soll die Übergabe leiten. Kann der Zahlstellenverwalter seinem Nachfolger die Geschäfte nicht selbst übergeben, so nimmt der Zahlstellenaufsichtsbeamte die Übergabe vor.
3.5 Über, die Zahlstellenübergabe ist eine Niederschrift zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben und dem Leiter der Dienststelle vorzulegen ist. Die Niederschrift muß insbesondere enthalten
3.51 den Zahlstellensollbestand (Nr. 10.2),
3.52 den Zahlstellenistbestand (Nr. 8.4) und
3.53 die Bezeichnung der zur Sicherung der Räume und technischen Einrichtungen dienenden Schlüssel u. dergl.
3.6 Bei einer vorübergehenden Verhinderung des Zahl-stellenverwalters (z. B. Urlaub, Krankheit) gelten Nr. 3.4 und Nr. 3.5 sinngemäß. Einer Niederschrift bedarf es nicht; die ordnungsgemäße Übergabe und Übernahme sind im Zahlstellenbuch (Nr. 9.1) zu bestätigen. Von einer Übergabe kann abgesehen werden, wenn sich die Verhinderung nicht über den Tagesabschluß hinaus erstreckt.
4 Zahlstellenaufsichtsbeamter
Die Geschäftsführung der Zahlstelle ist vom Leiter der Dienststelle oder von einem durch den Ge-schäftsverteilungsplan zu bestimmenden Beamten oder Angestellten zu beaufsichtigen (Zahlstellenaufsichtsbeamter)."
5 Anschluß an Kreditinstitute
5.1 Der Finanzminister kann zulassen, daß die Zahlstelle für die Geldverwaltung (Nr. 8.1 und Nr. 8.5) ein Konto bei einem Kreditinstitut unterhält.
52 Die Überweisungsaufträge, Schecks sind vom Zahl-steljenverwalter und von einem vom Leiter der Dienststelle zu bestimmenden Beamten oder Angestellten zu unterschreiben.
5.3 Die Namen und Unterschriftsproben'der zur Verfügung über das Konto berechtigten Bediensteten sind dem Kreditinstitut auf dem dafür vorgesehenen Vordruck mitzuteilen. Die Mitteilung muß den Abdruck des Dienststempels und den Sichtvermerk des Leiters der Dienststelle enthalten. Bei Änderungen ist entsprechend zu verfahren.
6 Einzahlungen
6.1 Bei Einzahlungen gelten für
6.11 die Annahme von Einzahlungen Nr. 322, Nr. 36.3 bis Nr. 36.6 sowie Nr. 37.1 und Nr. 372 zu § 70,
6.12 die Prüfung von Zahlungsmitteln und Wertsendungen Nr. 38 zu § 70,
6.13 die Erteilung von Quittungen Nr. 39.1 bis Nr. 39.5, Nr. 39.8 und Nr. 39.10 zu § 70,
6.14 die Behandlung von Mehr- und Minderbeträgen sowie von gefundenem Bargeld Nr. 42 zu § 70,
6.15 die Annahme von Schecks Anlage l zu § 70 und
6.16 die Annahme fremder Geldsorten Anlage 2 zu § 70.
6.2 Die Zahlstelle fordert die Quittungsvordrucke bei der zuständigen Kasse an. Für die Verwaltung der Quittungsblöcke in der Zahlstelle gilt Nr. 39.9 zu § 70 sinngemäß.
6.3 Wird eine Einzahlung nicht rechtzeitig entrichtet so hat die Zahlstelle die Annahmeanordnung oder die sonstige Unterlage unverzüglich an die Kasse weiterzuleiten. '
7 Auszahlungen
7.1 Bei Auszahlungen gelten für
7.11 die Leistung von Auszahlungen Nr. 46.1, Nr. 462, Nr. 47.1, Nr. 472, Nr. 47.4 und Nr. 50 zu § 70 und
7;12 die Ausstellung von Quittungen Nr. 49 zu § 70.
7.2 Die Zahlstelle darf angenommene Beträge, die irrtümlich eingezahlt und noch nicht mit der Kasse abgerechnet worden sind, ohne Auszahlungsanordnung zurückzahlen.
7.3 Kann eine Auszahlung nicht rechtzeitig geleistet werden, so hat die Zahlstelle die Auszahlungsanordnung oder die sonstige Unterlage unverzüglich an die Kasse weiterzuleiten.
8 Geldverwaltung
8.1 Reichen die Einzahlungen für die Leistung der Auszahlungen nicht aus, so erhält die Zahlstelle Zahl-stellenbestandsverstarkungen durch
8.11 Abholen von Bargeld bei der zuständigen Kasse gegen Hingabe einer Verstärkungsanforderung (Nr. 82),
8.12 Abheben von. Bargeld bei einem Kreditinstitut zu Lasten des dort geführten Kontos der zuständigen Kasse nach einem zwischen der Kasse und dem Kreditinstitut vereinbarten Verfahren,
8.13 Verstärkung ihres Kontos bei einem Kreditinstitut mit Verstärkungsauftrag nach Nr. 60 zu § 70 oder
8.14 Überweisung der zuständigen Kasse auf ihr Konto bei einem Kreditinstitut''aufgrund einer Verstärkungsanforderung.
8.2 In der Verstärkungsanforderung ist neben der Bezeichnung der Zahlstelle der Betrag in Ziffern an-zuugeben; der Markbetrag ist in Buchstaben zu wiederholen. Ist der Kasse die Verstärkungsanforderung vorher zu übersenden, so ist darin außerdem anzugeben, an welchem Tag der Betrag benötigt wird und ob er bei der Kasse oder dem Kreditinstitut abgeholt oder auf das Konto der Zahlstelle überwiesen werden soll.
8.3 Die Verstärkungsanforderung, die Anforderung einer Zahlstellenbestahdsverstärkung nach Nr. 8.12 oder der Verstärkungsauftrag ist vom Zahlstellen-Verwalter und von einem vom Leiter der Dienststelle zu bestimmenden Beamten oder Angestellten zu unterschreiben. Durch die zweite Unterschrift wird bestätigt daß die Höhe des Betrages angemessen ist
8.4 Der Zahlstellenistbestand setzt sich aus den Zahlungsmitteln, den angezahlten Belegen und gegebenenfalls dem Bestand aus dem Kontogegenbuch (Nr. 9.7) zusammen. Darf die Zahlstelle Sicherheiten annehmen, so ist von den als Sicherheit angenommenen Zahlungsmitteln nur das Bargeld zum Zahlstellenistbestand zu rechnen.
8.5 Beim Tagesabschluß darf der Zahlstellenistbestand mit Ausnahme der angezahlten Belege-den Betrag nicht übersteigen, der als Wechselgeld und für die bis zur nächstmöglichen ZahlsteUenbestandsver-stärkung zu leistenden Auszahlungen erforderlich ist Der übersteigende Betrag ist unverzüglich an die zuständige Kasse abzuliefern durch
215. Ergänzung - SMBl. NW. - (Stand 1. 5.1993 = MBl. NW. Nr. 29 einschl.)
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8.51 Einzahlung bei der Kasse,
8.52 Einzahlung bei einem Kreditinstitut zugunsten eines Kontos der Kasse oder
8.53 Einzahlung auf das Konto der Zahlstelle und Überweisung an die Kasse.
8.6 Die für Auszahlungen nicht alsbald benötigten Zahlungsmittel sind in einem verschlossenen Geldbehälter sicher aufzubewahren, soweit sie nicht an die Kasse abzuliefern sind. Der zuständige Minister bestimmt, bei welchen Zahlstellen die Zahlungsmittel außerhalb der Dienststunden unter doppeltem Verschluß aufzubewahren sind und welcher Beamte oder Angestellte neben dem Zahlstellenverwalter am Verschluß zu beteiligen ist Die am Verschluß Beteiligten haben die Schlüssel sorgfältig und gegen den Zugriff Unberechtigter geschützt aufzubewahren. Nach Dienstschluß dürfen die Schlüssel nicht im Dienstgebäude belassen werden. Im übrigen gelten Nr. 62.3 und Nr. 62.4 zu § 70,entsprechend.
8.7 Unterhält die Zahlstelle ein Konto bei einem Kreditinstitut, so soll sie den für Auszahlungen nicht alsbald benötigten Bestand an Bargeld, der sich beim Tagesabschluß ergibt, ihrem Konto zuführen, wenn es aus Sicherheitsgründen geboten ist.
8.8 Im übrigen gelten entsprechend
8.81 für das Aufbewahren der Vordrucke für Schecks, Überweisungs- und Verstärkungsaufträge Nr. 62.2 zu §70,
8.82 für die Sicherung der Zahlstellenräume und des Geldbehälters sowie für die bei der Beförderung von Zahlungsmitteln zu treffenden Sicherungsmaßnahmen die hierfür erlassenen besonderen Bestimmungen,
8.83 für das Verpacken von Bündesmünzen und Bundesbanknoten Nr. 63 zu § 70 und
8.84 für das Verfahren beim Verlust von Schecks, Überweisungsaufträgen, Verstärkungsaufträgen oder Vordrucken für Schecks Nr. 64 zu § 70.
9 Eintragen der Zahlungen
9.1 Die Zahlstelle hat ein Zahlstellenbuch zu führen, in das die Einzahlungen und Auszahlungen getrennt voneinander täglich einzeln oder in Summen einzutragen sind. Eine Sammelanordnung ist mit ihrem Gesamtbetrag einzutragen, sobald die letzte Zahlung angenommen oder geleistet worden ist. Bis zu diesem Zeitpunkt ist die Sammelanordnung als angezahlter Beleg zu behandeln. Angezahlte Belege sind im laufenden Haushaltsjahr abzurechnen, und zwar spätestens bei der übernächsten Abrechnung (Nr. 11). Sind bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht alle Zahlungen, angenommen, oder geleistet worden, so ist die Kasse hierauf hinzuweisen und um Erledigung zu bitten.
92 In das Zahlstellenbuch sind mindestens einzutragen
921 die laufende Nummer,
922 der Tag der Eintragung,
923 ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Beleg herstellt oder ein Hinweis auf das Titelverzeichnis (Nr. 9.4) und
924 der Betrag.
9.3 Das Zahlstellenbuch ist für Zwecke der Abrechnung in doppelter Ausfertigung im Durchschreibeverfahren zu führen. Die Durchschrift entfällt, wenn Titelverzeichnisse geführt werden.
9.4 Rechtfertigt es die Anzahl der Zahlungen bei einzelnen Buchungsstellen und wird hierdurch die Buchführung der Kasse erleichtert, so soll die Zahlstelle für jede dieser Buchungsstellen ein Titelverzeichnis führen. In diesem Falle sind alle Zahlungen der Zahlstelle mit Ausnahme der Zahlstellenbestands-verstärkungen und Ablieferungen einzeln in Titelverzeichnissen nachzuweisen. Zahlstellenbestands-
verstärkungen und Ablieferungen sind unmittelbar in das Zahlstellenbuch einzutragen. Soweit es nicht zweckmäßig ist, für jede Buchungsstelle ein Titelverzeichnis zu führen, können die Zahlungen für mehrere Buchungsstellen in einem Titelverzeichnis zusammengefaßt werden. Für Einzahlungs- und Auszahlungsbuchungsstellen sind hierbei getrennte Titelverzeichnisse zu führen. Sammelanordnungen sind entsprechend Nr. 9.1 Satz 2 bis 4 zu behandeln.
9.5 Werden Titelverzeichnisse geführt, so sind Abschlagsauszahlungen und Schlußzahlungen entweder nach Buchungsstellen getrennt in besondere Titelverzeichnisse oder in das Titelverzeichnis für mehrere Buchungsstellen (Nr. 9.4 Satz 4) einzutragen. Ist der Zahlstelle die Überwachung der Abrechnung von Abschlagsauszahlungen übertragen worden (Nr. 2.3), so sind die Abschlagsauszahlungen und Schlußzahlungen zusammen mit den übrigen Zahlungen in das Titelverzeichnis für die betreffende Buchungsstelle einzutragen und besonders zu kennzeichnen. Die bis zum Jahresabschluß nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen sind der Kasse zur Aufnahme in die Nachweisungen nach Nr. 6 zu § 80 mitzuteilen.
9.6 Das Titelverzeichnis ist in doppelter Ausfertigung im Durchschreibeverfahren zu führen. Es muß mindestens die Angaben nach Nr. 9.2 und außerdem die Tagessumme enthalten. Die Tagessumme ist in das Zahlstellenbuch zu übernehmen. Die Durchschriften der Titelverzeichnisse, die nach der Abrechnung mit der Kasse bei der Zahlstelle verbleiben, gelten als Vorbuch zum Zahlstellenbuch.
9.7 Unterhält die Zahlstelle ein Konto bei einem Kreditinstitut, so hat sie ein Kontogegenbuch zu führen. Nr. 15 zu § 71 gilt entsprechend.
9.8 Für die bei der Zahlstelle verbleibenden Belege für. Eintragungen in ihren Büchern gelten die Bestimmungen der Nr. 5 zu § 75 sinngemäß.
9.9 Im übrigen gelten entsprechend
9.91 für die Form der Bücher Nr. 18.3 bis Nr. 18.9 zu § 71,
9.92 für das Eintragen der Zahlungen in die Bücher und Verzeichnisse Nr. 19.2 bis Nr. 19.7 und Nr. 20.1 zu §71,
9.93 für das Aufbewahren der Bücher Nr. 21.1 zu § 71,
9.94 für das Ordnen und Aufbewahren der Belege Nr. 9.4, Nr. 9.5, Nr. 10.1 und Nr. 12 zu § 75 und
9.95 für das Fertigen von Belegen in der Zahlstelle Nr. 27 zu § 70.
10 Tagesabschluß
10.L Der Zahlstellenverwalter hat täglich einen Tagesabschluß zu erstellen, wenn Zahlungen angenommen oder geleistet worden sind. Hierzu sind der Zahlstel-lensollbestand und der Zahlstellenistbestand zu ermitteln.
10.2 Zur Ermittlung des Zahlstellensollbestandes ist im Zahlstellenbuch unter Berücksichtigung des letzten - Zahlstellensollbestandes die Summe der Auszahlungen von der Summe der Einzahlungen abzuziehen.
10.3 Der Zahlstellenistbestand ist im Zahlstellenbuch darzustellen und mit dem Zahlstellensollbestand zu vergleichen. Besteht keine Übereinstimmung, so ist der Unterschiedsbetrag als Zahlstellenfehlbetrag oder Zahlstellenüberschuß auszuweisen; Maßnahmen zur Aufklärung sind unverzüglich einzuleiten.
10.4 Ein Zahlstellenfehlbetrag, der nicht sofort ersetzt wird, ist für den nächsten Tag als Auszahlung in das Zahlstellenbuch oder gegebenenfalls in ein Titelverzeichnis einzutragen. Der Zahlstellenverwalter hat hierfür einen Beleg zu fertigen, der vom Zahlstellenaufsichtsbeamten mit einem Sichtvermerk zu versehen ist. Außerdem ist der Leiter der Dienststelle unverzüglich zu unterrichten. Zahlstellenfehlbeträge von 1000 Deutsche Mark und mehr sind außerdem dem Finanzminister anzuzeigen.
21.7.72(61)
135. Ergänzung - SMBl. NW. - (Stand 31. 12. 1979 = MBl. NW. Nr. 118 einschl.)
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10.5 Ein Zahlstellenüberschuß ist für den nächsten Tag als Einzahlung in das Zahlstellenbuch oder gegebenenfalls in ein Titelverzeichnis einzutragen. Nr. 10.4 Satz 2 und 3 gilt entsprechend. Wird ein Zahlstellen: Überschuß aufgeklärt, so darf .er nur aufgrund einer Auszahlungsanordnung ausgezahlt werden.
10.6 Die Richtigkeit des Tagesabschlusses ist im Zahlstellenbuch vom Zahlstellenverwalter durch Unterschrift zu bescheinigen.
13.2 Von den Zahlstellenbestimmungen abweichende Regelungen bedürfen der Einwilligung des Finanzministers, soweit erforderlich im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof.
13.3 Liegen besondere Verhältnisse vor. so kann der zuständige Minister mit Einwilligung des Finanzministers die Einrichtung, den Zuständigkeitsbereich und das Verwaltungsverfahren einzelner Zahlstellen durch besondere Dienstanweisung regeln.
11 Abrechnung
11.1 Die Zahlstelle hat mindestens einmal monatlich mit der zuständigen Kasse an den vom Kassenleiter bestimmten Tagen abzurechnen. Die Zahlungen sind möglichst in dem Monat abzurechnen, in dem sie angenommen oder geleistet worden sind.
112 Für die Abrechnung ist das Zahlstellenbuch abzuschließen. Hierzu ist die Summe der Auszahlungen von der Summe der Einzahlungen abzuziehen; der Unterschiedsbetrag ist als noch nicht abgerechneter Bestand für den folgenden Abrechnungszeitraum vorzutragen.
11.3 Werden Titelverzeichnisse geführt, so sind sie aufzurechnen und vom Zahlstellenverwalter unter Angabe des Datums zu unterschreiben. Nr. 11.4 Satz 4 gilt entsprechend.
11.4 Die Zahlstelle hat nach Abschluß des Zahlstellenbuches eine Abrechnungsnachweisung aufzustellen. Hierfür gilt Nr. 26.2 zu § 71 sinngemäß. Die Abrechnungsnachweisung ist vom Zahlstellenverwalter zu unterschreiben. Durch die Unterschrift wird bescheinigt, daß das Zahlstellenbuch richtig und vollständig geführt worden ist, die Eintragungen ordnungsgemäß belegt und die Rechenergebnisse richtig sind.
11.5 Die Abrechnungsnachweisung ist zusammen mit den Belegen, den dazugehörenden Quittungsdurchschriften sowie den verschriebenen oder unbrauchbar gewordenen Quittungsvordrucken und der Urschrift des Zahlstellenbuches der Kasse zu übersenden. Werden Titelverzeichnisse, geführt, so sind der Abrechnungsnachweisung an Stelle der Urschrift des Zahlstellenbuches die Urschriften der aufgerechneten und unterschriebenen Titelverzeichnisse beizufügen. In diesem Fall müssen aus der Abrechnungsnachweisung auch die Einzelbeträge der Zahl-stellenbestandsverstärkungen und Ablieferungen ersichtlich sein. '
11.6
Die Richtigkeit der Abrechnung ist von der Kasse zu prüfen. Die Kasse übernimmt die Ergebnisse der Titelverzeichnisse, in denen nur Zahlungen für eine Buchungsstelle aufgeführt sind, in Gesamtbeträgen in ihre Bücher.
12
Wertgegenstände
Ist der Zahlstelle nach Nr. 55.1 zu § 70 die Verwahrung von Wertgegenständen übertragen worden, so gelten entsprechend
12.1 für die Einlieferung und Auslieferung von Wertgegenständen Nr. 55.3 bis Nr. 55.7 zu § 70,
12.2 für die Verwaltung von Wertgegenständen Nr. 56 zu §70,
12.3 für das Aufbewahren von Wertgegenständen Nr. 57 zu § 70 und
12.4 für die Buchführung über Wertgegenstände Nr. 28.1 bis Nr. 28.3, Nr. 28.5 und Nr. 29.1 bis Nr. 29.3 zu § 71.
13 Ergänzende Bestimmungen
13.1 Der zuständige Minister erläßt bei der Errichtung der Zahlstelle mit Einwilligung des Finanzministers die erforderlichen ergänzenden Bestimmungen (z. B. Zuständigkeitsbereich, Bezeichnung der zuständigen Kasse, Anschluß an ein Kreditinstitut).
14 Zahlstellen besonderer Art
14.1 Für die Leistung und die Annahme geringfügiger Barzahlungen, die ihrer Art nach bekannt sind, können als Zahlstellen besonderer Art Handvorschüsse bewilligt und Geldannahmestellen errichtet werden.
14.2 Für Handvorschüsse und Geldannahmestellen gelten Nr. 2 bis Nr. 13 sinngemäß, soweit in Nr. 15 und Nr. 16 nichts anderes bestimmt ist.
15 Besondere Bestimmungen für Handvorschüsse
15.1 Der zuständige Minister kann den Dienststellen seines Geschäftsbereiches zur Leistung geringfügiger, fortlaufend anfallender Auszahlungen, die vorher nicht im einzelnen, sondern nur ihrer Art nach bekannt sind, Handvorschüsse bewilligen. Voraussetzung hierfür ist, daß diese Auszahlungen nach der Verkehrssitte sofort in bar zu leisten sind und nicht von einer Kasse oder einer bereits bestehenden Zahlstelle geleistet werden können. Handvorschüsse bis zum Betrag von 1000 Deutsche Mark können auch von den unmittelbar nachgeordneten Dienststellen bewilligt werden. Über die Bewilligung von Handvorschüssen von mehr als 2000 Deutsche Mark ist der Finanzminister zu unterrichten.
15.2 Der Betrag des Handvorschusses ist so niedrig wie möglich zu halten. Er soll nach dem durchschnittlichen Bedarf für zwei Wochen, im .Höchstfalle für einen Monat bemessen werden.
15.3 In der Bewilligungsverfügung ist der Verwendungszweck anzugeben.
15.4 Ausnahmsweise kann in der Bewilligungsverfügung die Annahme von geringfügigen Bareinzahlungen (z. B. Gebühren für private Ferngespräche, Entgelte für Vervielfältigungen) zugelassen werden, wenn die Einzahlung bei einer Kasse oder einer bereits bestehenden Zahlstelle nicht zweckmäßig ist und die Errichtung einer Geldannahmestelle dadurch vermieden werden kann. Die hiernach angenommenen Einzahlungen dürfen für die Leistung von Auszahlungen verwendet werden.
15.5 Zur Auszahlung des Handvorschusses ist eine Auszahlungsanordnung zu erteilen, in der der Verwalter des Handvorschusses als Empfangsberechtigter anzugeben ist. Der Handvorschuß ist von der Kasse im
* Vorschußbuch bei einer besonderen Buchungsstelle zu buchen.
15.6 Der Leiter der Dienststelle, der der Handvorschuß bewilligt worden ist, oder der von ihm Beauftragte hat einen Verwalter des Ha: .dvorschusses und einen
' Vertreter zu bestellen. Bei einem Wechsel des Verwalters sind die ordnungsgemäße Übergabe und Übernahme von derr bishe -igen Verwalter" und seinem Nachfolger zu bescheinigen. Kann der Verwalter seinem Nachfolger den Handvorschuß nicht selbst übergeben, so hat der Leiter der Dienststelle oder ein von ihm Beauftragter die ordnungsgemäße Übergabe zu bescheinigen. Entsprechendes gilt bei einer vorübergehenden Verhinderung des Verwalters (z. B. Urlaub, Krankheit).
15.7 Der Verwalter des Handvorschusses darf nur Auszahlungen leisten, die dem genehmigten Verwendungszweck entsprechen. Für diese Auszahlungen und die nach Nr. 15.4 zugelassenen Einzahlungen brauchen ihm Zahlungsanordnungen nicht vorzulie-
• gen.
. ' \
184. Ergänzung-SMBl.NW.-(Stand 1.4.1988 = MBl.NW. Nr. 15 einschl.)
21.7.72(62)
15.8 Der Handvorschuß und die gegebenenfalls angenommenen Einzahlungen müssen stets in Bargeld oder Belegen vorhanden sein. Erfordert es der Umfang des Zahlungsverkehrs, so hat der Verwalter des Handvorschusses eine Anschreibeliste für die Auszahlungen und Einzahlungen zu führen. Nr. 9.2 gilt entsprechend. Der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen in der Anschreibeliste muß stets mit dem Bargeldbestand übereinstimmen.
15.9 Der Verwalter des Handvorschusses hat bei Bedarf, mindestens jedoch einmal monatlich, die Belege über Zahlungen gegen Empfangsbestätigung an die anordnende Stelle zu geben. Wird eine Anschreibeliste geführt, so ist der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen zu errechnen und als neuer Bestand vorzutragen. Die anordnende Stelle hat die Belege zu prüfen und zu veranlassen, daß der Handvorschuß durch die zuständige Kasse oder Zahlstelle aufgefüllt wird. Dürfen Einzahlungen angenommen werden, so gilt Nr. • 16.6 entsprechend. Übersteigen die Einzahlungen die Auszahlungen, so hat der Verwalter des Handvorschusses den Betrag, der den Handvorschuß übersteigt, bei der Kasse oder Zahlstelle einzuzahlen.
15.10 Sobald die Voraussetzungen für die Bewilligung des Handvorschusses ganz oder teilweise entfallen sind, hat der Leiter der Dienststelle die vollständige oder teilweise Rückzahlung des Handvorschusses zu veranlassen.
16 Besondere Bestimmungen für Geldannahmestellen
16.1 Der zuständige Minister kann bei den Dienststellen seines Geschäftsbereichs für die Annahme geringfügiger Bareinzahlungen, die vorher nicht im einzelnen, sondern nur ihrer Art nach bekannt sind, Geldannahmestellen errichten. Voraussetzung1 hierfür ist, daß der Zahlungspflichtige den einzuzahlenden Betrag nach der Verkehrssitte sofort in bar zu entrichten hat und die Einzahlung bei einer Kasse, einer bereits bestehenden Geldannahmestelle oder einer sonstigen Zahlstelle nicht zweckmäßig ist. Die Errichtung einer Geldannahmestelle und die Art der von ihr anzunehmenden Einzahlungen sind der Kasse oder Zahlstelle, an die die angenommenen Beträge abzuliefern sind, sowie dem Finanzminister mitzuteilen. Der zuständige Minister kann die Befugnis zur Errichtung von Geldannahmes'tellen auf die ihm unmittelbar nachgeordneten Dienststellen übertragen.
16.2 Der Leiter der Dienststelle oder der von ihm Beauftragte hat einen Verwalter der Geldannahmestelle und einen Vertreter zu bestellen. Im übrigen gilt Nr. 15.6 sinngemäß.
16.3 Der Verwalter der Geldannahmestelle hat Einzahlungen anzunehmen, ohne daß ihm hierfür Annahmeanordnungen vorliegen.
16.4 Der Verwalter der Geldannahmestelle hat eine Anschreibeliste zu führen, in die die Einzahlungen täglich einzeln einzutragen sind. Ist die Erfassung der Einzahlungen in anderer Weise sichergestellt (z. B. Bestandsnachweise für Vordrucke, numerierte Eintrittskarten), so sind nur. die Tagessummen in die Anschreibeliste zu'übernehmen. Für die Eintragungen in die Anschreibeliste gilt Nr. 9.2 entsprechend. Die Summe der aus der Anschreibeliste sich ergebenden nicht abgelieferten Einzahlungen muß stets mit dem Bargeldbestand übereinstimmen.
16.5 Bei der Errichtung der Geldannahmestelle ist festzulegen, daß die angenommenen Beträge entweder beim Erreichen einer bestimmten Höhe oder zu bestimmten Zeitpunkten an die Kasse oder Zahlstelle abzuliefern sind. Die Einzahlungen sind mindestens einmal monatlich abzuliefern. Die Ablieferungen sind in die Anschreibeliste einzutragen; andere Auszahlungen dürfen nicht geleistet werden.
16.6 Der Verwalter der Geldannahmestelle hat mindestens einmal monatlich gegenüber der zuständigen Stelle nachzuweisen, welche Beträge er im abgelaufenen Zeitraum angenommen hat. Hierfür hat er die erforderlichen Unterlagen (z. B. Bestandsnachweise für Vordrucke und Eintrittskarten, Quittungsdurchschriften) vorzulegen. Die zuständige Stelle hat diese Unterlagen und ihre Vollständigkeit zu prüfen und, soweit erforderlich, die Erteilung der Annahmeanordnung für die Kasse zu veranlassen.
Anlage 3
zu Nr. 19 zu §79
Bestimmungen über den Einsatz
von automatisierten Verfahren im Haushalts-, Kassen-
und Rechnungswesen
(HKR-ADV-Best)
Inhalt
Nr. l Geltungsbereich
Nr. 2 Unterrichtung, Einwilligungsverfahren
Nr. 3 Mindestanforderungen
Nr. 4 Verfahrenstest
Nr. 5 Aufbewahren der Dokumentation
Nr. 6 Abgrenzung der Aufgaben- und
Verantwortungsbereiche Nr. 7 Datenermittlung und Datenerfassung Nr. 8 Datenverarbeitung Nr. 9 Datenfernübertragung Nr. 10 Übertragung von Aufgaben auf Stellen außerhalb
der Landesverwaltung
1 Geltungsbereich
Für automatisierte Verfahren im Bereich des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens, insbesondere für die Berechnung und Festsetzung von Zahlungen, Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln, Erteilung von Kassenanordnungen, Zahlbarmachung, Buchführung oder Rechnungslegung, gelten außer den in Rechtsund Verwaltungsvorschriften über die Durchführung von Automationsvorhaben, über den Datenschutz und über die Datensicherung getroffenen Regelungen die nachfolgenden Bestimmungen.
2 Unterrichtung, Einwilligungsverfahren
2.1 Der Finanzminister und der Landesrechnungshof sind über beabsichtigte Verfahren nach Nr. l so rechtzeitig zu unterrichten, daß sie gegebenenfalls die Gestaltung der Verfahren beeinflussen können.
2.2 Sollen Verfahren nach Nr. l eingesetzt oder geändert werden, so bedarf es der Einwilligung des Finanzministers, soweit durch diese Verfahren die Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln, Erteilung von Kassenanordnungen, Zahlbarmachung, Buchführung oder Rechnungslegung berührt werden; gegebenenfalls hat der Finanzminister das Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof herbeizufuhren. Für die Einwilligung ist insbesondere eine allgemein verständliche Beschreibung des Automationsvorhabens mit den Entwürfen der erforderlichen Dienstanweisungen vorzulegen. Außerdem muß die Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Die Verantwortung des zuständigen Ministers für die Wirtschaftlichkeit, Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit des Verfahrens, insbesondere für die Richtigkeit der Programme, bleibt unberührt.
2.3 Der Unterrichtung und der Einwilligung bedarf es auch, wenn Verfahren oder Verfahrensteile aus anderen Bereichen übernommen -oder wenn die Entwicklung oder die Anwendung von Verfahren oder Verfahrensteilen auf Stellen außerhalb der Landes-verwältung übertragen werden sollen.
3 Mindestanforderungen
.3.1 Bei der Durchführung der Verfahren nach Nr. l ist sicherzustellen, daß
631
21.7.72(62)
184.Ergänzung-SMBl.NW.-(Stand 1.4.1988 = MBl.NW. Nr. 15 einschl.)
631 "*'^ nur dokumentierte, freigegebene und gültige Pro-**1* ' gramme verwendet werden,
3.12 die Richtigkeit und Vollständigkeit der Datenerfassung und der Datenverarbeitung durch organisatorische und programmierte Kontrollen, z. B. durch Prüferfassung, Kontrollsummen, Plausibilitätskontrollen, Prüf Ziffern, gewährleistet sind,
3.13 die Zugangs- und Zugriffskontrolle gewährleistet ist und in den Arbeitsablauf nicht unbefugt eingegriffen werden kann,
3.14 jede Veränderung von Dateien nachvollziehbar ist; tritt die Veränderung durch das Ergebnis einer Kumulierung von Datensätzen ein, so muß auch diese nachvollziehbar sein,
3.15 Vorkehrungen gegen einen Verlust und eine unbefugte Veränderung der gespeicherten Daten (Dateien und Verarbeitungsprogramme) getroffen sind und
3.16 die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der am Verfahren Beteiligten festgelegt und gegeneinander abgegrenzt sind.
3.2 Bei Speicherbuchführung (Nr. 3.5 zu § 71) muß außerdem sichergestellt sein, daß die gespeicherten Daten bis zum Ablauf der für die Bücher vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiten in dem für Informations- und Prüfungszwecke erforderlichen Umfang jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist ausgedruckt oder auf sonstige Weise visuell lesbar gemacht werden können.
3.3 Werden Belege in Form von maschinell lesbaren Datenträgern verwendet (Nr. 1.4 zu § 75), so muß über die Anforderungen nach Nr. 3.1 hinaus sichergestellt sein, daß deren Inhalt bis zum Ablauf der für die Belege vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiten jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist ausgedruckt oder auf sonstige Weise visuell lesbar gemacht werden kann.
4 Verfahrenstest
Bei den Verfahren, die nach Nr. 2.2 der Einwilligung des Finanzministers bedürfen, ist ihm oder den von ihm beauftragten Stellen sowie dem Landesrechnungshof und den Vorprüfungsstellen Gelegenheit zu geben, sich am Test neuer oder geänderter Verfahren zu beteiligen.
5 Aufbewahren der Dokumentation
5.1 Die Dokumentation von Verfahren nach Nr. l ist gegen Verlust, Beschädigung und den Zugriff Unbefugter gesichert aufzubewahren.
5.2 Werden für die Berechnung und Festsetzung von Zahlungen, Erteilung von Kassenanordnungen oder Zahlbarmachung automatisierte Verfahren eingesetzt, beträgt die Aufbewahrungszeit für die Dokumentation solcher Verfahren oder Verfahrensteile, die nicht mehr eingesetzt werden, 5 Jahre.
5.3 Werden für die Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln, Buchführung oder Rechnungslegung automatisierte Verfahren eingesetzt, beträgt die Aufbewahrungszeit für die Dokumentation solcher Verfahren oder Verfahrensteile, die nicht mehr eingesetzt werden, 10 Jahre.
5.4 Erstreckt sich die Dokumentation von Verfahren oder Verfahrensteilen sowohl auf die in Nr. 5.2 als auch auf die in Nr. 5.3 aufgeführten Bereiche, so gilt die Aufbewahrungszeit nach Nr. 5.3.
5.5 Die Aufbewahrungszeiten beginnen mit Ablauf des Haushaltsjahres, in dem die Verfahren oder Verfahrensteile letztmalig eingesetzt worden sind.
6 Abgrenzung der Aufgaben- und Verantworungsbe-' reiche
Die Abgrenzung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der an automatisierten Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen Beteiligten (Nr. 3.16) ist durch Dienstanweisung zu regeln. Grund-
sätzlich sind mindestens die Bereiche Datenermittlung, Datenerfassung und Datenverarbeitung gegeneinander abzugrenzen. Erledigt eine Person in Verfahren, die zu Zahlungen führen, Aufgaben aus mehr als einem dieser Bereiche, oder ist im Bereich Datenverarbeitung die Trennung nach den Funktionsbereichen Systemprogrammierung, Verfahrensentwicklung und -pflege, Arbeitsvorbereitung, Verarbeitung, Arbeitsnachbereitung und Archivierung nicht möglich, so sind zusätzliche Sicherungsmaßnahmen erforderlich.
7 Datenermittlung und Datenerfassung
7.1 Der Bereich Datenermittlung ist für die richtige und vollständige Ermittlung der Daten verantwortlich. Durch Dienstanweisung ist mindestens zu regeln,
7.11 inwieweit und in welcher Form die Richtigkeit von Erfassungs- oder Eingabebelegen, die nicht bereits als Zahlungsanordnungen, deren Anlagen oder begründende Unterlagen nach Nr. 11 bis Nr. 19 zu § 70 festgestellt sind, zu bescheinigen ist und
7.12 inwieweit und in welcher Form der Transport von Erfassungs- oder Eingabebelegen durch Arbeitsablaufbelege zu sichern ist.
72 Der Bereich Datenerfassung ist für die gesicherte, richtige und vollständige Erfassung der zu verarbeitenden Daten verantwortlich. Die richtige und vollständige Erfassung ist zu bescheinigen und durch geeignete Prüfungen zu sichern. Werden die Datenermittlung und die Datenerfassung von einer Person vorgenommen, so ist in diese Prüfungen auch die Datenermittlung einzubeziehen. In Verfahren, die zu Zahlungen führen, sind die Prüfungen vor der Festsetzung oder Zahlbarmachung durchzuführen. Das Nähere über die Art der Sicherung, der Erfassung und der Bescheinigung sowie über die Art und den Umfang der Prüfung ist durch Dienstanweisung zu regeln.
7.3 Der Bereich Datenerfassung hat den Transport von maschinell lesbaren Datenträgern durch Begleitbelege zu sichern. Das Nähere ist durch Dienstanweisung zu regeln.
7.4 Führt die Erfassung zur Direktverarbeitung der Daten, so sind Regelungen der Zugriffskontrolle (z.B. Benutzerkennung, Password, Abstufung der Zugriffsberechtigung) zu treffen. Die Zugriffe sind zu protokollieren. Das Nähere über "die Zugriffskontrolle und die Protokollierung der Zugriffe ist durch Dienstanweisung zu regeln.
8 Datenverarbeitung
8.1 Der Bereich Datenverarbeitung ist für die ordnungsgemäße Verarbeitung der Daten verantwortlich, insbesondere für
8.11 die richtige und vollständige Übernahme der Daten zur Verarbeitung,
8.12 die richtige und vollständige technische Durchführung der Verarbeitung mit den dokumentierten, freigegebenen und gültigen Programmen,
8.13 die Wiederholbarkeit der Verarbeitung im Falle nicht einwandfreier Arbeitsergebnisse,
8.14 die vollständige Durchführung der ihm obliegenden organisatorischen und sonstigen Kontrollen,
8.15 die Sicherung der Datenbestände und der Programme gegen Verlust, unzulässige Weitergabe, unbeabsichtigte und unbefugte Veränderung oder Verwendung durch technische und organisatorische Maßnahmen und
8.16 die richtige und vollständige Weiterleitung der Arbeitsergebnisse.
8.2 Die ordnungsgemäße Verarbeitung der Daten ist zu bescheinigen. Die Bescheinigung schränkt die Verantwortung anderer Stellen für die Richtigkeit der Arbeitsergebnisse entsprechend ein; sie ist gegebenenfalls eine Teilbescheinigung nach Nr. 19.1 zu § 70.
184. Ergänzung-SMBl.NW.-(Stand 1.4.1988 = MBl.NW. Nr. 15 einschl.)
21.7.72(63)
8.3 Der Transport von maschinell lesbaren Datenträgern und die Abgabe von Arbeitsergebnissen sind durch Begleitbelege oder auf andere Weise zu sichern.
8.4 Das Nähere über die Sicherung des Arbeitsablaufs . und die Maßnahmen im' Störungsfall ist durch Dienstanweisung zu regeln.
9 Datenfernübertragung
9.1 Bei Datenfernübertragung ist sicherzustellen, daß
9.11 die Daten richtig und vollständig gesendet und empfangen werden,
9.12 die Übertragung von Daten wiederholt werden kann und
9.13 die Daten von Sende- und Empfangsdateien visuell lesbar gemacht werden können.
92 Die zur Sicherung erforderlichen Maßnahmen sind durch Dienstanweisung festzulegen.
10 Übertragung von Aufgaben auf Stellen außerhalb der Landesverwaltung
Werden Verfahren nach Nr. l ganz oder teilweise auf Stellen außerhalb der Landesverwaltung zur Durchführung übertragen, so ist sicherzustellen, daß die Bestimmungen der Nr. 2 bis Nr. 9 beachtet werden.
Anlage 4
zu Nr. 20 zu § 79
Bestimmungen für die Übernahme
des Inhalts von aufzubewahrenden Unterlagen
des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens
auf Bildträger
(HKR-Mikrofilm-Best)
Inhalt
Nr. l Anwendungsbereich
Nr. 2 Mindestanforderungen.
Nr. 3 Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit des Verfahrens
Nr. 4 Ordnen und Aufbewahren der Mikrofilme
Nr. 5 Dienstanweisung
Nr. 6 Übertragung von Aufgaben auf Stellen außerhalb der Landesverwaltung
l Anwendungsbereich
1.1 Der Inhalt von aufzubewahrenden Unterlagen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens, insbesondere von Büchern und Belegen, kann unter Beachtung des § 7 auf Bildträger übernommen werden. Die Originalunterlagen oder Speicherinhalte können unter Beachtung der Nr. 6.2 bis Nr. 6.4 der Anlage zu § 71 (AufbewBest) vorzeitig vernichtet oder gelöscht werden, soweit nicht ihre weitere Aufbewahrung vorgeschrieben oder aus besonderen Gründen geboten ist. Werden die Originalunterlagen vernichtet oder die Speicherinhalte gelöscht, so sind an deren Stelle die Bildträger aufzubewahren.
12 Wird als Bildträger der Mikrofilm verwendet, so sind die nachfolgenden Bestimmungen zu beachten.
2 Mindestanforderungen
Wird der Inhalt von Unterlagen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens auf Mikrofilm übernommen, so ist sicherzustellen, daß
2.1 das angewendete Verfahren den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit und der Verfahrenssicherheit entspricht (Nr. 3),
22 die Wiedergabe auf dem Mikrofilm dauerhaft ist und mit der visuell lesbaren Unterlage oder mit dem Inhalt des magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichers übereinstimmt,
2.3 die für die Übernahme auf Mikrofilm und die für die Aufbewahrung der Mikrofilme verantwortlichen Stellen eindeutig bestimmt sind,
2.4 die geordnete und sichere Aufbewahrung der Mikrofilme geregelt ist (Nr. 4) und
2.5 der Inhalt des Mikrofilms jederzeit in angemessener Frist mit Hilfe eines Lesegerätes oder durch Rückvergrößerung als Papierkopie wiedergegeben werden kann.
3 Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit des Verfahrens
3.1 Soll der Inhalt von Unterlagen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens auf Mikrofilm übernommen werden, so hat die für die Übernahme zuständige Stelle (Nr. 2.3) festzulegen
3.11 das Verfilmungsverfahren (z.B. Verfilmung visuell lesbarer Unterlagen, COM-Verfahren),
3.12 das Filmmaterial (z. B. Positivfilm, Negativfilm, Anforderungen an die Haltbarkeit^ das Filmformat und den Verkleinerungsmaßstab,
3.13 das Entwicklungsverfahren.
3.14 die Aufbereitungsform (z. B.
631
Fiche) und
Filmrolle, Jacket,
3.15 die Anzahl der aus Gründen der Sicherung sowie für Auskunfts- und Prüfungszwecke herzustellenden Kopien.
3.2 Bücher, Belege und sonstige Unterlagen sind so geordnet auf Mikrofilm zu übernehmen, wie es den Bestimmungen über das Ordnen der betreffenden Unterlagen entspricht. Dabei ist sicherzustellen, daß die einzelnen Aufzeichnungen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist aufgefunden werden können. Erstreckt sich der zu übernehmende Inhalt einer visuell lesbaren Unterlage über mehrere Seiten, so ist er so auf Mikrofilm zu übernehmen, daß der Zusammenhang gewahrt bleibt.
3.3 Der Mikrofilm ist nach der Entwicklung unverzüglich auf Vollständigkeit und Lesbarkeit zu überprüfen. Fehlerhafte Aufzeichnungen sind durch Wiederholung der Verfilmung richtigzustellen. Ist eine fehlerfreie Aufzeichnung einer visuell lesbaren Unterlage nicht möglich, so kann sie nicht durch Mikrofilm ersetzt werden. Ist eine fehlerfreie Aufzeichnung des Inhalts eines magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichers auf Mikrofilm nicht möglich, so. ist der Inhalt des Speichers auszudrucken.
3.4 Sofern ein Mikrofilm bei der Entwicklung, bei der Prüfung oder bei der Herstellung von Kopien reißt, ist er zu kleben; die Rißstelle muß erkennbar bleiben.
3.5 Werden bei der Übernahme des Inhalts von Unterlagen auf Mikrofilm Stellen außerhalb der Landesverwaltung beteiligt, so bleibt die Verantwortung der für die Übernahme zuständigen Stelle (Nr. 2.3) unberührt.
3.6 Über die Übernahme auf Mikrofilm ist von der für ' die Übernahme zuständigen Stelle (Nr. 2.3) ein Nachweis zu führen; er muß mindestens enthalten
3.61 die Art und den Umfang der auf Mikrofilm übernommenen Unterlagen,
3.62 den Ort und das Datum der Übernahme,
3.63 die Bezeichnung der Stellen, die an der Übernahme mitgewirkt haben, sowie die Bescheinigungen dieser Stellen über die vollständige und unveränderte Übernahme der Unterlagen, über die Art des verwendeten Filmmaterials, über die ordnungsgemäße Durchführung des Verfilmungsverfahrens und über die Prüfung nach Nr. 3.3 Satz l und
3.64 die Aufbewahrungszeit für den Mikrofilm.
21.7.72(63)
135. Ergänzung - SMBl. NW. - (Stand 31. 12. 1979 = MBl. NW. Nr. 118 einschl.)
631
4 Ordnen und Aufbewahren der Mikrofilme
4.1 Die Mikrofilme sind in derselben Ordnung aufzubewahren, die für das Aufbewahren der Originalunterlagen gilt
42 Für das Aufbewahren der Mikrofilme gelten dieselben Aufbewahrungszeiten wie für die Originalunterlagen.
4.3 Die für das Aufbewahren der Mikrofilme zuständige Stelle (Nr. 2.3) hat sicherzustellen, daß die Mikrofilme so gelagert werden, daß ihre Haltbarkeit und Lesbarkeit nicht beeinträchtigt werden. Sie hat die Mikrofilme in regelmäßigen-Zeitabständen auf ihren Zustand hinsichtlich Haltbarkeit und Lesbarkeit zu überprüfen.
5 Dienstanweisung
5.1 Das Nähere über die Verwendung von Mikrofilmen im Bereich des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens ist durch Dienstanweisung zu regeln, die jeweils die Besonderheiten des einzelnen Anwendungsbereichs berücksichtigen muß. Dabei ist zu bestimmen, welche Stellen für das Aufbewahren der Kopien zuständig sind.
5.2 Werden bei der Übernahme des Inhalts von Unterlagen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens auf Mikrofilm Stellen außerhalb der Landesverwaltung beteiligt, so ist zu bestimmen, in welchen Fällen ein Bediensteter der für die Übernahme zuständigen Stelle (Nr. 2.3) bei der Verfilmung und der Herstellung von Kopien anwesend sein muß.
6 Übertragung von Aufgaben auf Stellen außerhalb der Landesverwaltung
Wird die Übernahme des Inhalts von Unterlagen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens auf Mikrofilm ganz oder teilweise auf Stellen außerhalb der Landesverwaltung übertragen, so ist sicherzustellen, daß die Bestimmungen der Nr. 2 bis Nr. 5 beachtet werden.
Zu §80
Erster Abschnitt: Allgemeines
l Zweck und Umfang der Rechnungslegung
1.1 Die Rechnungslegung hat den Zweck, alle Einnahmen und Ausgaben für die Rechnungsprüfung darzustellen. Sie umfaßt die Einzelrechnungslegung und die Gesamtrechnungslegung.
1.2 Bei der Einzelrechnungslegung werden die Einnahmen und Ausgaben durch die abgeschlossenen Rechnungslegungsbücher (Nr. 3) und die dazugehörenden Rechnungsbelege (Nr. 3 zu § 75) im einzelnen nachgewiesen (Einzelrechnung). Mit der Einzelrechnung ist der Nachweis zu verbinden über
1.21 die bis zum Jahresabschluß nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse und
1.22 die bis zum Jahresabschluß nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen.
1.3 Bei der Gesamtrechnungslegung werden die Einnahmen und, Ausgaben in Gesamtbeträgen nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung nachgewiesen (Gesamtrechnung).
1.4 Die Einzelrechnung und die Gesamtrechnung werden durch die sonstigen Rechnungsunterlagen ergänzt.
2 Zuständigkeiten
Die Rechnungslegung über Einnahmen und Ausgaben ist Aufgabe der Kasse. Andere Stellen, die für Buchungen oder das Aufbewahren von Belegen zuständig sind, haben bei der Rechnungslegung mitzuwirken. Das Nähere bestimmt der Finanzminister im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof.
Zweiter Abschnitt: Einzelrechnung
3 Rechnungslegungsbücher
3.1 Rechnungslegungsbücher sind
3.11 das Titelbuch,
3.12 die Vorbücher zum Titelbuch und
3.13 Zeitbücher, die mit dem Titelbuch oder mit Vorbüchern zum Titelbuch vereinigt sind (Nr. 4.4 zu § 71).
3.2 Bei Speicherbuchführung sind für die Rechnungslegung über Einnahmen und Ausgaben mindestens die Ergebnisse für jede Buchungsstelle auszudruk-ken. Die Vorprüfungsstellen und der Landesrechnungshof können jederzeit verlangen, daß die einzelnen Buchungen innerhalb einer angemessenen Frist in dem von ihnen für erforderlich gehaltenen Umfang ausgedruckt oder auf sonstige Weise visuell lesbar gemacht werden (Nr. 3.2 der Anlage 3 zu § 79 -HKR-ADV-Best-).
4 Rechnungsnachweisungen '
4.1 Die Summen der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben sind aus dem Titelbuch titelweise nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung in Rechnungsnachweisungen zu übernehmen. Wird nach anordnenden Stellen getrennt gebucht (Nr. 8.1 zu § 71), so sind außerdem die auf sie entfallenden Ergebnisse für jeden Titel anzugeben oder in einer Anlage zusammenzustellen. Aus den Titelergebnissen sind Kapitel- und Einzelplansummen zu bilden. Die Rechnungsnachweisungen sind mindestens für jeden Einzelplan getrennt aufzustellen; dabei sind die Erfordernisse der Rechnungsprüfung zu beachten, soweit die Einrichtung der Bücher es zuläßt.
'4.2 Einnahme- und Ausgabeübersichten (Nr. 26.5 zu § 71) oder Ausdrucke nach Nr. 3.2 Satz l können als Rechnungsnachweisungen verwendet werden, wenn sie die nach Nr. 4.1 erforderlichen Angaben enthalten. • .
4.3 Die Richtigkeit und die Vollständigkeit jeder Rechnungsnachweisung sind vom zuständigen Sachbearbeiter des Sachgebiets Buchführung zu bescheinigen. . .
5 Nachweis der nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse
5.1 Die bis zum Jahresabschluß nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse sind getrennt nach Buchungsstellen (Nr. 11.1 und Nr. 12.1 zu § 71) in Nachweisungen zu übernehmen, die den Rechnungsnachweisungen beizufügen sind.
5.2 In den Nachweisungen sind anzugeben
5.21 die laufende Nummer,
5.22 der Buchungstag,
5.23 der Betrag,
5.24 die Begründung der anordnenden Stelle oder der Kasse, weshalb die Abwicklung bisher nicht möglich war, außerdem bei Vorschüssen ein Hinweis auf die Einwilligung des Finanzmihisters, sofern diese nach § 60 Abs. l erforderlich ist.
5.3 In den Nachweisungen können ohne die Begründung nach Nr. 5.24 jeweils in einer Summe angegeben werden
5.31 die als Verwahrungen behandelten Abzüge von persönlichen Bezügen (z. B. Steuern, Sozialversicherungsbeiträge),
5.32 die gerichtlichen Geldhinterlegungen,
5.3? Sicherheitsleistungen sowie Beträge, die für die Insassen von Heimen, Justizvollzugsanstalten u. dergl. verwahrt werden,
5.34 Verwahrungen anderer Art, die nach dem- 30. September des Haushaltsjahres gebucht worden sind,
199.Ergänzung-SMBl.NW.-(Stand 15.10.1990 = MBl.NW. Nr. 73 einschl.)
21.7.72(64)
5.35 andere Verwahrungen bis zum Einzelbetrag von 1000 Deutsche Mark,
5.36 die Gehaltsvorschüsse,
5.37 die Handvorschüsse und
5.38 andere Vorschüsse bis zum Einzelbetrag von 1000 Deutsche Mark mit Ausnahme solcher Vorschüsse, die bis zum Ende des zweiten auf ihre Entstehung folgenden Haushaltsjahres nicht abgewickelt worden sind.
5.4 Zu den Summen nach Nr. 5.34, Nr. 5.35 und Nr. 5.38 ist die Anzahl der Fälle anzugeben.
5.5 Die Richtigkeit und die Vollständigkeit jeder Nachweisung sind vom zuständigen Sachbearbeiter des Sachgebiets Buchführung zu bescheinigen.
5.6 Der Fina.nzminister kann im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof Erleichterungen zulassen.
6 Nachweis der nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen
'6.1 Die bis zum Jahresabschluß nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen sind getrennt nach Buchungsstellen in Nachweisungen zu übernehmen, die den Rechnungsnachweisungen beizufügen sind.
' 62 In den Nachweisungen sind anzugeben
621 die laufende Nummer,
622 der Buchungstag,
623 die Bezeichnung des Empfangsberechtigten,
624 der Betrag und
625 die Nummer der Buchung im Titelbuch oder ein anderer Hinweis, der das Auffinden der Buchung im Titelbuch oder im Vorbuch zum Titelbuch ermöglicht
' 6.3 Die Richtigkeit und die Vollständigkeit jeder. Nach- • Weisung sind vom zuständigen Sachbearbeiter des Sachgebiets Buchführung zu bescheinigen.
6.4 Werden die Abschlagsauszahlungen bei der anordnenden Stelle in besondere Listen eingetragen, so 'können sie oder Ablichtungen hiervon als Nachwei-sungen verwendet werden, wenn sie den Tag der Anordnung sowie die Angaben nach Nr. 623 und Nr. 624 enthalten und wenn die Richtigkeit und die Vollständigkeit bescheinigt worden sind.
6.5 Der Finanzminister kann im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof Erleichterungen zulassen.
7 Rechnungslegung für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr
7.1 Der Finanzminister kann im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof bestimmen, daß über Ausgaben für Maßnahmen, die sich über mehrere Haushaltsjahre erstrecken (z. B. größere Baumaßnahmen) und die im Haushaltsplan einzeln veranschlagt sind, für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr zusammenhängend Rechnung gelegt wird. In diesem Falle sind die Istergebnisse der einzelnen Haushaltsjahre nach Abschluß der Maßnahme zusammenzustellen. Die Einbeziehung der jeweiligen Jahresergebnisse in die Rechnungsnachweisungen nach Nr. 4 bleibt unberührt; Nachweisungen über nicht abgerechnete Abschlagsauszahlungen (Nr. 6) brauchen nicht erstellt zu werden.
72 Bei der Rechnungslegung für einen längeren Zeitraum als.ein Haushaltsjahr kann auch angeordnet werden, daß schon vor Abschluß der Maßnahme für einen bestimmten Zeitraum Zwischenrechnung zu legen ist Hierfür gilt Nr. 7.1 sinngemäß.
Dritter Abschnitt: Gesamtrechnung
8 Gesamtrechnungsnachweisung
8.1 Als Gesamtrechnungsnachweisung dient eine auf der Grundlage des Gesamttitelbuches erstellte Übersicht, die die Ergebnisse nach Kassen und Titeln getrennt sowie, die Titelsummen enthalten muß.
8.2 Die Richtigkeit und die Vollständigkeit der Gesamtrechnungsnachweisung sind vom Leiter des Sachgebiets Buchführung und vom Kassenleiter zu bescheinigen.
Vierter Abschnitt: Gemeinsame Bestimmungen 9 Sonstige Rechnungsunterlagen 9.1 Von den Einwilligungen in über- und außerplanmä-
9.2
9.3
631
ßige Ausgaben hat der Finanzminister l ten als sonstige Rechnungsunterlagen bereitzuhalten.
Bei Baumaßnahmen hat die hierfür zuständige Steile als sonstige Rechnungsunterlagen die Entwurfszeichnungen, Kostenberechnungen, Bauabrechnungen und weitere nach ergänzenden Bestimmungen (Nr. 12) vorgesehene Unterlagen bereitzuhalten.
Bei Maßnahmen, über die für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr Rechnung gelegt wird (Nr. 7.1), hat die zuständige Stelle nach Abschluß eines jeden Haushaltsjahres dem Landesrechnungshof mitzuteilen. •
9.31 den. Stand der Ausgaben seit Beginn der Maßnahme,
9.32 bis wann die Maßnahme voraussichtlich beendet sein wird,
9.33 bis wann die Rechnung voraussichtlich fertiggestellt sein wird.
9.4 Bei Baumaßnahmen, die bereits beendet, aber noch nicht abgerechnet sind, ist zusätzlich zu den Mitteilungen nach Nr. 9.3 anzugeben, wann der Bau in seinen wesentlichen Teilen in Gebrauch genommen worden ist.
9.5 Für wiederkehrend« Zahlungen sind Zusammenstellungen der Jahresbeträge von Personen- oder Objektkonten (z.B. Jahresnachweise) zu erstellen, die als sonstige Rechnungsunterlagen bereitzuhalten sind. Dies gilt auch, wenn den Personen- oder Objektkonten vergleichbare Konten außerhalb der Zuständigkeit der Kasse geführt werden.
9.6 Die Dienststellen, die Planstellen und andere Stellen bewirtschaften, haben die Nachweisungen zur Stellenüberwachung und die Aufzeichnungen über die Stellenbesetzung (Nr. 5 und Nr. 6 zu § 49) als sonstige Rechnungsunterlagen bereitzuhalten.
10 Ordnen und Aufbewahren der Rechnungsunterlagen
Die Rechnungslegungsbücher, die Rechnungsbelege, die Rechnungsnachweisungen, die Gesamtrechnungsnachweisung und die sonstigen Rechnungsunterlagen sind sicher und geordnet aufzubewahren; die Art und die Dauer des Aufbewahrens sowie das Ordnen richten sich nach den Bestimmungen der Anlage zu den W zu § 71 (AufbewBest). Nr. 212 zu § 71 gilt entsprechend.
11 Vorlage der Einzel- und der Gesamtrechnung
Die Einzelrechnungen und die Gesamtrechnung sind zur Vorlage an die Vorprüfungsstellen bereitzuhalten. Form und Zeitpunkt der Vorlage bestimmt
21.7.72(64)
231. Ergänzung - SMBl. NW. - (Stand 1. 4. 1996 = MBl. NW. Nr. 18 einschl.)
631 c'er Finanzminister >m Einvernehmen mit dem Lan-. desrechnungshof.
12 Ergänzende Bestimmungen
Der zuständige Minister kann im Einvernehmen ' mit dem Finanzminister und dem Landesrechnungshof ergänzende Bestimmungen erlassen, wenn für einzelne Bereiche zusätzliche Anforderungen an die Rechnungslegung gestellt werden müs-
Fünfter Abschnitt: Haushaltsrechnung
13 Beiträge zur Haushaltsrechnung
13.1 Für die Aufstellung der Haushaltsrechnurig kann der Finanzminister.von den zuständigen Ministern Beiträge anfordern. Hierzu übersendet der Finanzminister den zuständigen Ministern die auf der Grundlage der abgeschlossenen Bücher vorbereitete Haushaltsrechnung zur Ergänzung.
132 Den Beiträgen zur Haushaltsrechnung sind die vom. Finanzminister angeforderten Übersichten (§ 85) beizufügen.
Zu §102
1 In den Fällen des § 102 Abs. l ist der Landesrechnungshof von der zuständigen, ggf. federführenden Stelle unverzüglich zu unterrichten, sobald die im einzelnen bestimmten Maßnahmen getroffen sind. Eine den Entscheidungsprozeß begleitende Unterrichtung kommt nicht in Betracht.
2 Die Verpflichtung zur Unterrichtung über Maßnahmen nach § 102 Abs. l Nr. 3 erstreckt sich auf alle Maßnahmen, die der Einwilligung des Finanzministeriums nach § 65 bedürfen. Sie geschieht daher in der Form, daß das zuständige Ministerium eine Abschrift seines Antrages an das Finanzministerium und dieses eine Abschrift seines Antwortschreibens dem Landesrechnungshof übersendet
Zu § 105
Stellt das Land einer landesunmittelbaren juristischen Person des öffentlichen Rechts zur Durchführung der ihr übertragenen Aufgaben Mittel zur Verfügung, so ist folgendes zu beachten:
l Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen für eine landesunmittelbare juristische Person des öffentlichen Rechts dürfen im Entwurf des Landeshaushaltsplans erst veranschlagt werden, wenn dem zuständigen Minister der Entwurf des Haushaltsplans (§ 106) oder des Wirtschaftsplans (§ 110) einschließlich des Stellenplans vorliegt.
2 Der im Rahmen des § 108 Satz l genehmigte Stellenplan für Angestellte ist hinsichtlich der Zahl der für die einzelnen Vergütungsgruppen angegebenen Stellen für verbindlich zu erklären; Abweichungen bedürfen der Einwilligung des zuständigen Ministers.
3 Finanzielle Verpflichtungen zur Erfüllung der Aufgaben ' der juristischen Person, die zu einer Erhöhung der vom Land zur Verfügung gestellten Mittel im laufenden Haushaltsjahr führen können, dürfen nur eingegangen werden, wenn der zuständige Minister eingewilligt hat. Entspre-' chendes gilt für Maßnahmen, die zu zusätzlichen Verpflichtungen in künftigen Haushaltsjahren führen können. Die Verwaltungsvorschriften zu den §§ 37 und 38 finden Anwendung.
4 Der zuständige Minister hat die Verwendung der vom Land zur Verfügung gestellten Mittel zur Durchführung der Aufgaben der juristischen Person sicherzustellen. Er kann dazu Bedingungen oder Auflagen für die Mittelverwendung festsetzen.
5 Der zuständige Minister hat im Rahmen der Entlastung nach § 109 Abs. 3 an Hand der aufzustellenden Rechnung die Verwendung der vom Land zur Verfügung gestellten Mittel zu prüfen. Entsprechendes gilt für die nach § 110 Satz 2 aufzustellenden Unterlagen.
Zu § 115
Die Verwaltungsvorschriften zu den Vorschriften dieses* Gesetzes für Beamte gelten entsprechend.
Zu §117
l Ubergangsregelungen
1.1 Die in der Anlage aufgeführten Wirtschaftsbestimmungen für die Reichsbehörden (RWB) vom 11. 12. 1929 (RMB1. S. 49), deren Fassung die zwischenzeitlich eingetretenen rechtlichen oder tatsächlichen Änderungen berücksichtigt, sind weiter anzuwenden.
1.2 Im übrigen sind die zu dem bisherigen Haushaltsrecht ergangenen sonstigen Rechtsvorschriften, Verwaltungsvorschriften, Rundschreiben und-Erlasse entsprechend weiter anzuwenden, soweit sie dem Haushaltsgrundsätzegesetz, der Landesverfassung, der Landeshaushaltsordnung und den Verwaltungsvorschriften zur Landes-haushaltsordnung nicht widersprechen.
1.3 Soweit in weiter anzuwendenden Vorschriften auf nach § 117 Abs. 2 außer Kraft getretene Vorschriften Bezug genommen wird, treten an ihre Stelle die Vorschriften der Landeshaushaltsordnung.
2 Andere oberste Landesbehörden
Soweit in der Landeshaushaltsordnung oder in den Verwaltungsvorschriften die Minister allgemein ausdrücklich erwähnt werden, gelten diese Regelungen auch für - andere oberste Landesbehörden.