20020

Anlage 1 (zu § 25)

Behandlung von Eingängen

1
Öffnen und Auszeichnen von Eingängen

1.1
Die Eingänge werden in der Poststelle geöffnet, sortiert, mit dem Eingangsstempel versehen und nach dem Geschäftsverteilungsplan auf die Abteilungen ausgezeichnet. Die federführende Abteilung ist an erster Stelle aufzuführen. Posteingänge, die erkennbar Personalangelegenheiten betreffen, sind ungeöffnet der personalverwaltenden Stelle zuzuleiten; entsprechendes gilt für Eingänge, die an die Geheimschutzbeauftragte oder den Geheimschutzbeauftragten gerichtet sind.

1.2
Elektronische Eingänge sind in der Poststelle auszudrucken und anschließend wie sonstige Eingänge zu behandeln. Eingänge sind elektronisch weiterzuleiten, wenn für den Empfang elektronischer Post gesonderte Eingangsstellen bestimmt wurden; die Eingangsstellen nehmen in diesem Fall die Aufgaben der Poststelle wahr. Nähere Regelungen für die elektronische Weiterleitung kann jedes Ministerium nach Bedarf festlegen.

1.3
Die unter der persönlichen Anschrift oder mit dem Zusatz „eigenhändig“ oder „persönlich“ an die Ministerin oder den Minister gerichteten Sendungen werden der Persönlichen Referentin oder dem Persönlichen Referenten ungeöffnet vorgelegt.

1.4
Sendungen, aus deren Anschrift hervorgeht, dass sie an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter des Ministeriums persönlich gerichtet sind, sind ungeöffnet der Empfängerin oder dem Empfänger zuzuleiten.

1.5
Sendungen an das Ministerium mit dem Zusatz „eigenhändig“ oder „zu Händen von...“ sowie Sendungen, die durch Boten übergeben werden, sind von der Poststelle wie die übrige Post auf dem normalen Weg in den Geschäftsgang zu geben, soweit es sich nicht erkennbar um Verschlusssachen im Sinne der Verschlusssachenanweisung handelt.

1.6
Ohne Anschreiben eingehende Urkunden (mit Ausnahme von Zustellungsurkunden) sind mit einem Umschlagbogen zu versehen, der den Eingangsstempel erhält.

1.7
Eingänge von besonderer Bedeutung oder Dringlichkeit sind durch entsprechende Aufschrift zu kennzeichnen.

1.8
Ist eine genaue Angabe der Eingangszeit notwendig oder erwünscht, so ist sie handschriftlich zu vermerken, wenn keine Uhrenstempel verwendet werden.

1.9
Die Zahl der Anlagen wird in oder neben dem Eingangsstempel vermerkt. Auf das Fehlen von Anlagen ist hinzuweisen. Umfangreiche Anlagen sind den Abteilungen unmittelbar zuzuleiten. Ihr Verbleib ist auf dem Eingang zu vermerken.

1.10
Bei Eingang von Frachtgütern ist die Stelle, für die die Fracht bestimmt ist, sofort zu verständigen; sie bestätigt den Empfang nach Prüfung der Fracht.

1.11
Sind Name und Wohnung des Absenders oder das Datum des Schreibens nicht deutlich erkennbar, ist der Briefumschlag unverändert beim Schriftstück zu belassen. Das gilt auch, wenn der Zeitpunkt der Einlieferung zur Post wichtig sein kann oder der Umschlag amtliche Vermerke trägt.

1.12
Sendungen, die an eine andere Dienststelle gerichtet oder offensichtlich für eine andere Dienststelle bestimmt sind, werden mit dem Eingangsstempel und dem Vermerk „Irrläufer“ versehen und sofort der zuständigen Dienststelle zugesandt.

1.13
Bei Eingängen, die außerhalb der Dienstzeit an der Pforte abgegeben werden, sind auf dem Briefumschlag Datum und Uhrzeit des Empfangs durch den Pfortendienst zu vermerken. Auf Verlangen hat der Pfortendienst dem Überbringer den Empfang zu bestätigen.

2
Eingänge besonderer Art

2.1
Telegramme, förmliche Zustellungen, Eilbotensendungen oder sonstige Eingänge, deren besondere Eilbedürftigkeit offenkundig ist, sind – mit der genauen Uhrzeit des Eingangs versehen – vor allen anderen Postsendungen unverzüglich den zuständigen Referaten zuzuleiten.

2.2
Wert- und eingeschriebene Sendungen sind von den Angehörigen des Ministeriums, denen Postvollmacht erteilt worden ist, in Empfang zu nehmen und zu öffnen. Ihr Inhalt ist in einem Eingangsbuch zu verzeichnen, in dem der Empfänger die Entnahme bescheinigt. Trägt nur der Umschlag den Vermerk „Wert ...€“ oder „Einschreiben“, so ist der Vermerk auf dem Schriftstück nachzuholen.

2.3
Aus Sendungen entnommene Münzen, Geldscheine oder Schecks sowie geldwerte Drucksachen oder andere Wertgegenstände sind sofort an die zuständige Kasse oder Zahlstelle gegen Quittung weiterzuleiten.

2.4
Postwertzeichen sind den Eingängen zu entnehmen, nachzuweisen und zur Freimachung von Dienstsendungen zu verwenden. Die Entnahme ist auf dem Eingang zu vermerken. Freiumschläge sind den Eingängen beizufügen und mit diesen in den Geschäftsgang zu geben.

2.5
Sendungen, die als Verschlusssachen im Sinne der Verschlusssachenanweisung des Landes Nordrhein-Westfalen zu erkennen sind („Streng Geheim“, „Geheim“ und „VS-Vertraulich“), müssen nach den Vorschriften der Verschlusssachenanweisung behandelt werden.

2.6
Eingängen mit Zustellungsurkunde ist die beglaubigte Abschrift der Zustellungsurkunde, bei vereinfachter Zustellung der Umschlag, auf dem die Post den Tag der Zustellung vermerkt hat, beizufügen.

2.7
Eingänge ohne Unterschrift sind wie andere Eingänge zu behandeln.

2.8
Gesetz-, Verordnungs-, Ministerial-(Amts)blätter und Zeitschriften sind der Bibliothek zuzuleiten, die den regelmäßigen und vollständigen Eingang überwacht. Tageszeitungen erhält, soweit nichts anderes bestimmt ist, das Pressereferat.