Verordnung
über die Benutzung der staatlichen Archive
des Landes Nordrhein-Westfalen
(Archivbenutzungsordnung Nordrhein-Westfalen -
ArchivBO NW)

Vom 27. September 1990 (Fn 1)

Aufgrund des § 8 Abs. 1 des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen (ArchivG NW) vom 16. Mai 1989 (GV. NW. S. 302) (Fn 2) wird verordnet:

I.
Allgemeines

§ 1
Geltungsbereich

Diese Verordnung gilt für die staatlichen Archive des Landes Nordrhein-Westfalen.

§ 2
Benutzungsrecht

Das Archivgut steht nach Maßgabe des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen und dieser Verordnung auf Antrag Behörden, Gerichten und sonstigen öffentlichen Stellen sowie natürlichen und juristischen Personen für die Benutzung zur Verfügung.

§ 3
Benutzungszweck

Soweit ein berechtigtes Interesse an der Benutzung glaubhaft gemacht wird, kann Archivgut benutzt werden

§ 4
Benutzungsarten

(1) Die Benutzung erfolgt

(2) Die übliche Benutzungsart ist die persönliche Einsichtnahme im Archiv.

(3) Über die Benutzungsart entscheidet das Archiv unter fachlichen Gesichtspunkten.

§ 5
Benutzungsantrag

(1) Der Antrag auf Benutzungsgenehmigung ist schriftlich bei dem Archiv zu stellen. Dabei sind Angaben zur Person zu machen, der Benutzungszweck sowie der Gegenstand der Nachforschungen möglichst genau anzugeben. Bei persönlicher Benutzung ist ein Vordruck zu verwenden.

(2) Wer das Archivgut benutzen will, hat sich auf Verlangen auszuweisen.

(3) Für jeden Gegenstand der Nachforschungen und für jeden Benutzungszweck ist ein gesonderter schriftlicher Antrag zu stellen.

(4) Sollen andere Personen als Hilfskräfte oder Beauftragte zu den Arbeiten herangezogen werden, so ist jeweils ein besonderer Antrag zu stellen.

§ 6
Benutzungsgenehmigung

(1) Über den Benutzungsantrag entscheidet, sofern nichts anderes bestimmt ist, das Archiv.

(2) Die Benutzungsgenehmigung kann unter Bedingungen und mit Auflagen erteilt werden.

(3) Die Benutzungsgenehmigung kann außer aus den in § 7 Abs. 5 ArchivG NW genannten Gründen eingeschränkt oder versagt werden, wenn

Bei Versagung der Benutzungsgenehmigung sind die Gründe - auf Wunsch schriftlich - mitzuteilen.

(4) Die Benutzungsgenehmigung kann widerrufen werden, wenn

§ 7
Benutzung von Archivgut

(1) Die Nutzung des Archivguts richtet sich nach den §§ 5 bis 7 und § 12 ArchivG NW.

(2) Für die Nutzung von Archivgut, das von Stellen des Bundes den staatlichen Archiven übergeben worden ist, gelten § 2 Abs. 4 Satz 2 sowie die §§ 4 und 5 Abs. 1 bis 7 und 9 Bundesarchivgesetz.

(3) Staatliches Archivgut, das sich nach seiner Zweckbestimmung oder nach seinem wesentlichen Inhalt auf natürliche Personen bezieht, darf frühestens zehn Jahre nach deren Tod oder, sofern der Todestag dem Archiv nicht bekannt ist, 90 Jahre nach der Geburt benutzt werden. In jedem Fall ist jedoch die dreißigjährige Sperrfrist einzuhalten. Während dieser Fristen darf es nur

benutzt werden. Für personenbezogenes Archivgut, das Geheimhaltungsvorschriften unterliegt, gilt Absatz 4.

(4) Staatliches Archivgut, das einem Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnis oder besonderen Rechtsvorschriften über Geheimhaltung unterlag, darf erst 60 Jahre nach Entstehung der Unterlagen benutzt werden. Für die Nutzung von Archivgut, das Rechtsvorschriften des Bundes über die Geheimhaltung unterliegt, gelten die Bestimmungen des § 2 Abs. 4 Satz 2 und des § 5 Abs. 1 bis 7 und 9 Bundesarchivgesetz.

(5) Die Verkürzung der in § 7 Abs. 2 ArchivG NW festgelegten Sperrfristen bedarf, sofern keine anderen Zuständigkeiten festgelegt sind, einer Ausnahmegenehmigung durch das Kultusministerium. Entsprechende Anträge sind mit genauer Bezeichnung des Themas der Arbeit, detaillierter Angabe des in Frage kommenden Archivguts und ausführlicher Begründung schriftlich über das zuständige Archiv an das Kultusministerium zu richten. Von Studierenden ist eine Empfehlung ihrer Hochschule vorzulegen. Von anderen Personen können Empfehlungen angefordert werden, die geeignet sind, den Antrag zu begründen.

(6) Verschlußsachen dürfen nur mit Zustimmung der abliefernden Stelle benutzt werden.

(7) Anstelle von originalem Archivgut können, sofern dies aus konservatorischen Gründen notwendig ist, Reproduktionen vorgelegt werden. Die Entscheidung hierüber trifft das Archiv. Für die Benutzung von Reproduktionen gelten die Absätze 1 bis 6 entsprechend.

(8) Findbehelfe zu Archivgut, bei dem die Sperrfristen noch nicht abgelaufen sind, dürfen vor Ablauf dieser Sperrfristen nur mit Genehmigung der Archivleitung oder der von ihr Beauftragten benutzt werden.

§ 8
Rechtsschutzbestimmungen

(1) Bei der Verwertung der aus Archivgut gewonnenen Erkenntnisse sind Urheber- und Persönlichkeitsrechte, insbesondere das Datenschutzrecht und andere schutzwürdige Belange Dritter, zu wahren. Auf Verlangen ist darüber eine schriftliche Erklärung abzugeben. Wer diese Rechte und Belange verletzt, hat dies den Berechtigten gegenüber selbst zu vertreten.

(2) Die Genehmigung zur Benutzung und Veröffentlichung von Archivgut, in dem Rechte und schutzwürdige Belange von Personen berührt werden, kann davon abhängig gemacht werden, daß die schriftliche Zustimmung der Betroffenen oder ihrer Rechtsnachfolger beigebracht wird.

(3) Die Absätze 1 und 2 gelten auch für Findbehelfe und Reproduktionen.

§ 9
Amtliche Benutzung

(1) Behörden und sonstige öffentlich-rechtliche Stellen haben das Recht, das von ihnen selbst, von ihren Rechts- oder Funktionsvorgängern und von den ihnen nachgeordneten Stellen abgegebene Archivgut jederzeit zu benutzen. Gleiches gilt für das frei zugängliche Archivgut anderer Herkunft. Satz 1 gilt jedoch nicht für personenbezogene Unterlagen und Daten, die aufgrund einer Rechtsvorschrift hätten gesperrt oder vernichtet bzw. gelöscht werden müssen. In diesen Fällen besteht das Nutzungsrecht nur nach Maßgabe des § 7 ArchivG NW, jedoch nicht zu den Zwecken, zu denen die personenbezogenen Unterlagen und Daten hergestellt bzw. gespeichert worden sind.

(2) Gerichte und Staatsanwaltschaften im Geltungsbereich des Grundgesetzes haben, soweit nicht gesetzliche Bestimmungen oder vertragliche Vereinbarungen entgegenstehen, das Recht jederzeitiger Nutzung allen Archivguts, das als staatliches Eigentum in den Archiven verwahrt wird. Absatz 1 Satz 3 und 4 gilt entsprechend.

(3) Sonstige amtliche Nutzung von Archivgut amtlicher Herkunft, bei dem die Sperrfristen noch nicht abgelaufen sind oder das Benutzungsbeschränkungen unterliegt, darf nur im Einvernehmen mit der Behörde gestattet werden, aus deren Geschäftsbereich das Archivgut stammt. Nutzungsrechte, die bereits vor Ablieferung von Unterlagen an das Archiv bestanden haben, bleiben unberührt.

§ 10
Gebühren und Auslagen

Verwaltungs- und Benutzungsgebühren sowie Auslagen für die Inanspruchnahme der Archive richten sich nach der Gebührenordnung für die staatlichen Archive des Landes Nordrhein-Westfalen in der jeweils geltenden Fassung.

§ 11
Belegexemplare

Von Arbeiten, die unter wesentlicher Verwendung von Archivalien eines Archivs verfaßt worden sind, steht dem jeweiligen Archiv ein kostenloses Belegexemplar zu.

II.
Benutzung in den Archiven

§ 12
Arbeit in den Benutzerräumen

(1) Die Archivalien, Findbehelfe und Bücher dürfen nur in den dafür bestimmten Räumen der Archive während der Öffnungszeiten benutzt werden.

(2) Für das Verhalten in den Benutzerräumen gelten die Vorschriften der Haus- und Benutzersaalordnungen der Archive.

§ 13
Behandlung der Archivalien

(1) Die Archivalien sind mit größter Sorgfalt zu behandeln.

(2) Es ist untersagt, auf den Archivalien und Findbehelfen Vermerke, Striche oder Zeichen irgendwelcher Art anzubringen, Handpausen anzufertigen, Archivalien als Schreibunterlagen zu verwenden oder sonst irgend etwas zu tun, was ihren Zustand verändert.

(3) An der Reihenfolge und Ordnung der Archivalien sowie an ihrer Signierung und Verpackung darf nichts geändert werden.

(4) Das Archiv soll auf Störungen in der Reihenfolge der Schriftstücke innerhalb einer Archivalieneinheit und sonstige Unstimmigkeiten sowie auf Schäden und Verluste aufmerksam gemacht werden.

§ 14
Bestellung von Archivalien

(1) Die Bestellung von Archivalien erfolgt auf den in den Benutzerräumen dafür bereitliegenden Bestellzetteln. Dabei ist auf die vollständige Angabe der Signaturen zu achten.

(2) Bestellungen von Archivalien werden für den selben Tag bis höchstens eine Stunde vor Ende der Dienstzeit des Archivs angenommen. Die Bestellzeiten werden durch Aushang in den Benutzerräumen des Archivs bekanntgegeben.

(3) Vorbestellungen von Archivalien zur späteren Benutzung sind möglich.

(4) Es besteht kein Anspruch darauf, Archivalien in einer bestimmten Zeit zu erhalten.

(5) Grundsätzlich wird nur eine begrenzte Anzahl von Archivalien gleichzeitig vorgelegt.

§ 15
Rückgabe der Archivalien

Beim Verlassen des Archivs sind alle benutzten Archivalien und Findbehelfe der Aufsicht in den Benutzerräumen zurückzugeben. Ist eine weitere Benutzung innerhalb der folgenden drei Arbeitstage beabsichtigt, so können die Archivalien weiter bereitgehalten werden.

§ 16
Benutzung der Bibliothek

(1) Die Hand- und die Dienstbibliothek des Archivs können nur innerhalb des Archivs benutzt werden. Die Ausleihe von Büchern zu amtlicher Benutzung ist statthaft.

(2) Einzelheiten der Benutzung der Dienstbibliothek werden von dem Archiv geregelt.

(3) §§ 13 Abs. 1 und 2, 14 und 15 gelten entsprechend.

§ 17
Benutzung fremder Archivalien

Für die Benutzung von Archivalien, die von anderen Archiven oder Instituten übersandt werden, gelten die gleichen Bedingungen wie für die Archivalien der staatlichen Archive des Landes Nordrhein-Westfalen, sofern die übersendende Stelle nicht anderslautende Auflagen macht. Kosten und anfallende Gebühren tragen diejenigen, die die Versendung veranlaßt haben.

§ 18
Benutzung von technischen Hilfsmitteln

(1) Die Verwendung technischer Hilfsmittel ist nur im Zusammenhang mit der Benutzung von Archivalien gestattet. Nach Möglichkeit werden hierfür besondere Räume oder Kabinen zur Verfügung gestellt.

(2) Die Verwendung benutzereigener Geräte (z. B. Schreibmaschinen, Sprechgeräte, Computer) bedarf der Genehmigung durch das Archiv. Sie darf nicht zur Störung anderer Personen führen.

(3) Archiveigene Geräte (z. B. Mikrofilmlesegeräte, Quarzlampen, Schnellkopiergeräte) stehen, soweit der Dienstbetrieb dies zuläßt, in den dafür bestimmten Räumen des Archivs zur Verfügung. Ein Anspruch auf ihre Benutzung besteht nicht.

§ 19
Anfertigung von Schnellkopien

(1) Zur Anfertigung von Schnellkopien aus dem benutzten Archivgut stehen täglich zu bestimmten Zeiten während der Dienststunden der Archive die dort vorhandenen Schnellkopiergeräte für die sofortige Ausführung kleinerer Benutzeraufträge zur Verfügung.

(2) Solche Aufträge sollen den Umfang von 30 Kopien im Einzelfall nicht überschreiten.

(3) Die Kopierarbeiten werden grundsätzlich vom Archivpersonal durchgeführt. Sofern Schnellkopiergeräte in oder unmittelbar in den Benutzerräumen aufgestellt sind, kann das Archiv die Herstellung von Ablichtungen durch Benutzer selbst gestatten. In diesem Fall muß die Aufsicht durch Archivbedienstete gewährleistet sein.

(4) Über die Eignung der Archivalien für das Kopierverfahren entscheidet das Archiv.

§ 20
Beratung

(1) Zur Beratung steht während der Dienststunden des Archivs Fachpersonal zur Verfügung. Die wissenschaftliche Beratung erfolgt in der Regel durch die für das jeweilige Fachgebiet zuständige Fachkraft.

(2) Die Beratung erstreckt sich vornehmlich auf Hinweise auf die einschlägigen Archivalien und die Literatur sowie auf die Vorlage der einschlägigen Findbehelfe.

(3) Ein Anspruch auf Unterstützung beim Lesen der Archivalien besteht nicht.

III.
Benutzung außerhalb der Archive

§ 21
Schriftliche Auskünfte

(1) Bei schriftlichen Anfragen sind Zweck und Gegenstand genau anzugeben.

(2) Die schriftlichen Auskünfte der Archive beschränken sich in der Regel auf Hinweise über Art, Umfang, Zustand und Benutzbarkeit der benötigten Archivalien.

(3) Ein Anspruch auf Auskünfte, die eine beträchtliche Arbeitszeit erfordern, oder auf Beantwortung von wiederholten Anfragen innerhalb eines kürzeren Zeitraumes besteht nicht.

(4) Schriftliche Auskünfte an Behörden, Einrichtungen und Gerichte im Geltungsbereich des Grundgesetzes werden nach Maßgabe des § 9 im Rahmen der Amtshilfe gegeben.

§ 22
Versendung von Archivalien

(1) Auf begründeten Antrag können in Ausnahmefällen Archivalien zur nichtamtlichen Benutzung an hauptamtlich verwaltete auswärtige Archive oder, sofern solche am Orte nicht vorhanden sind, an wissenschaftliche Bibliotheken, öffentliche Dienststellen oder Gerichte versandt werden, sofern dort eine ordnungsgemäße Benutzung und Aufbewahrung gewährleistet ist und zugesichert wird. Die Versendung von Archivalien an Privatpersonen - ausgenommen Eigentümer - ist nicht zulässig.

(2) Die Versendung erfolgt nur auf dem Post- oder Dienstwege. Die Kosten tragen diejenigen, die die Versendung veranlaßt haben.

(3) Die Versendung von Archivalien ins Ausland ist nur mit Genehmigung des Kultusministeriums zulässig.

(4) Die Versendung von Archivalien zur amtlichen Benutzung im Geltungsbereich des Grundgesetzes erfolgt im Rahmen der Amtshilfe.

(5) Die Versendung von Archivalien ist nur in beschränktem Umfang möglich und erfolgt stets befristet. Die Frist beträgt in der Regel vier Wochen. Sie kann auf Antrag verlängert werden.

(6) Aus dienstlichen Gründen können versandte Archivalien jederzeit zurückgefordert werden.

(7) Die Benutzung der versandten Archivalien richtet sich nach den Vorschriften dieser Benutzungsordnung.

(8) Von der Versendung ausgeschlossen sind

(9) Die Herstellung von Reproduktionen aus versandten Archivalien bedarf der Genehmigung des versendenden Archivs.

(10) Ein Rechtsanspruch auf Versendung von Archivalien besteht nicht.

§ 23
Ausleihe von Archivalien

(1) Die Ausleihe von Archivalien zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere für Ausstellungen, ist unter bestimmten Bedingungen und Auflagen möglich. § 7 gilt entsprechend.

(2) Die Genehmigung zur Ausleihe ist unter Verwendung eines Vordrucks zu beantragen. Über Anträge auf Ausleihe von Archivalien für Ausstellungen außerhalb des Landes Nordrhein-Westfalen sowie für Ausstellungen zu Themen von überregionaler Bedeutung entscheidet das Kultusministerium.

(3) Dauerleihgaben aus dem Besitz der Archive bedürfen der Genehmigung des Kultusministeriums.

(4) Über die Ausleihe ist zwischen dem Leihgeber und dem Entleiher ein Leihvertrag nach vorgeschriebenem Muster abzuschließen.

§ 24
Benutzung nach Reproduktionen

(1) Zur Benutzung außerhalb des Archivs können Benutzer auf eigene Kosten Reproduktionen von uneingeschränkt für die Benutzung freigegebenen Archivalien (z. B. Ablichtungen von Schrift- und Druckgut, Siegelabgüsse) im Rahmen der bestehenden technischen und personellen Möglichkeiten in den Werkstätten des Archivs herstellen lassen. Selbstanfertigung ist grundsätzlich nicht gestattet, kann aber in Ausnahmefällen vom Archiv zugelassen werden.

(2) Reproduktionen dürfen nur hergestellt werden, wenn dies ohne Beschädigung der Archivalien möglich ist. Über das Reproduktionsverfahren entscheidet das Archiv.

(3) Ein Anspruch auf Herstellung von Reproduktionen besteht nicht. Insbesondere besteht kein Anspruch auf Durchführung größerer Aufträge zu Lasten anderer Benutzer oder des Dienstbetriebes.

(4) Bei Akten und Bänden hat sich die Reproduktion in der Regel auf Teile solcher Archiveinheiten zu beschränken.

(5) Die ausgehändigten Reproduktionen dürfen nur mit schriftlicher Genehmigung des Archivs veröffentlicht, vervielfältigt oder an Dritte weitergegeben werden. Gleiches gilt auch für die Verwendung von Reproduktionen zu gewerblichen oder geschäftlichen Zwecken. Bei Veröffentlichung und Vervielfältigung sind stets der Aufbewahrungsort und die Archivsignatur des Originals anzugeben.

(6) Reproduktionen von Findbehelfen zu uneingeschränkt zugänglichen Archivalien werden nur abgegeben, wenn die Archivalien geordnet und verzeichnet sind.

IV.
Schlußbestimmungen

§ 25
Ergänzende Bestimmungen der Archive

Die Archive können zu dieser Verordnung ergänzende Bestimmungen treffen.

§ 26 (Fn 3)
Inkrafttreten

(1) Diese Verordnung tritt am Tage nach ihrer Verkündung in Kraft.

Der Kultusminister
des Landes Nordrhein-Westfalen