Verordnung
über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten
der Lehrerinnen und Lehrer (VO-DV II)

Vom 22. Juli 1996 (Fn 1)

Aufgrund des § 19 b Abs. 3 des Schulverwaltungsgesetzes (SchVG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 18. Januar 1985 (GV. NW. S. 155), zuletzt geändert durch Gesetz vom 24. April 1995 (GV. NW. S. 376) (Fn 2), wird mit Zustimmung des Ausschusses für Schule und Weiterbildung des Landtags verordnet:

§ 1
Zulässigkeit der Datenverarbeitung, Datensicherheit

(1) Schulen, Schulaufsichtsbehörden, Studienseminare, Staatliche Prüfungsämter für Zweite Staatsprüfungen für Lehrämter an Schulen, das Landesinstitut für Schule und Weiterbildung und das Landesinstitut für Internationale Berufsbildung sind berechtigt und verpflichtet, personenbezogene Daten

zu verarbeiten, soweit diese Verordnung oder andere Rechtsvorschriften dies zulassen.

(2) Die dienst- und arbeitsrechtlichen Bestimmungen zur Führung der Personalakten einschließlich der Beihilfeakten bleiben unberührt.

(3) Die zur Verarbeitung zugelassenen Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung sind in den Anlagen genannt. Sofern die Erfüllung der durch Rechtsvorschriften übertragenen Aufgaben die Verarbeitung von in den Anlagen nicht genannten Daten im Einzelfall erforderlich macht, gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Vorschriften.

(4) Die nach § 19a Abs. 2 Satz 3 SchVG sowie nach dieser Verordnung nicht für die automatisierte Datenverarbeitung zugelassenen Daten sind in den Anlagen besonders gekennzeichnet.

(5) Die Leiterin oder der Leiter der in Absatz 1 genannten Behörden oder Einrichtungen stellt durch technische und organisatorische Maßnahmen sicher, daß der Schutz der verarbeiteten Daten gemäß § 10 DSG NW gewährleistet ist und die Löschungsbestimmungen eingehalten werden.

§ 2
Verfahren der automatisierten Datenverarbeitung

(1) In der Schule ist die automatisierte Verarbeitung der personenbezogenen Daten ausschließlich auf der dort für die Verwaltung der Schule eingerichteten ADV-Anlage zulässig. In den übrigen in § 1 Abs. 1 genannten Behörden und Einrichtungen sind für die automatisierte Datenverarbeitung die dort eingerichteten ADV-Anlagen zu verwenden.

(2) Über die automatisierte Verarbeitung von personenbezogenen Daten in der Schule entscheidet die Schulleiterin oder der Schulleiter im Rahmen der geltenden Vorschriften. Mit der Datenverarbeitung können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Schulsekretariats sowie Lehrerinnen und Lehrer, denen entsprechende Funktionen übertragen worden sind, beauftragt werden.

§ 3
Datenverarbeitung im Auftrag

Die Schulaufsichtsbehörden sind berechtigt, unter Beachtung der Voraussetzungen des § 11 DSG NW das Landesamt für Datenverarbeitung und Statistik (Landesdatenverarbeitungszentrale), die Gemeinsamen Gebietsrechenzentren und die kommunalen Datenverarbeitungseinrichtungen mit der Verarbeitung ihrer Daten zu beauftragen. Die Datenverarbeitung im Auftrag ist nur zulässig nach Weisung der Schulaufsichtsbehörden und ausschließlich für deren Zwecke.

§ 4
Datenerhebung,
Berichtigung, Auskunft, Einsicht in Akten

(1) Die in § 1 Abs. 1 genannten Personen sind bei der Erhebung ihrer in den Anlagen aufgeführten Daten zur Auskunft verpflichtet, soweit sie nicht als freiwillige Angaben besonders gekennzeichnet sind.

(2) Personenbezogene Daten sind zu berichtigen, wenn sie unrichtig sind.

(3) Die Betroffenen sind berechtigt, Einsicht in die sie betreffenden Unterlagen zu nehmen und Auskunft zu erhalten über

Dieses Recht ist ausgeschlossen, soweit dadurch berechtigte Geheimhaltungsinteressen Dritter beeinträchtigt werden; in diesen Fällen ist eine Auskunft über die verarbeiteten Daten zu erteilen.

§ 5
Datenverarbeitung und Datenbestand in der Schule

(1) Die Schulen dürfen personenbezogene Daten der Personen nach § 1 Abs. 1 nach Maßgabe der Anlage 1 und der dort genannten Zwecke verarbeiten.

(2) Zur Erfüllung der Schulleitungsaufgaben führt die Schulleiterin oder der Schulleiter über die an der Schule tätigen Personen nach § 1 Abs. 1 jeweils eine Akte mit personenbezogenen Daten. In diese Akte dürfen unter Beachtung des Erforderlichkeitsgrundsatzes nur die Daten gemäß Anlage 2 aufgenommen werden. Zugriff auf die Akte hat neben der Schulleiterin oder dem Schulleiter die ständige Vertreterin oder der ständige Vertreter. § 21 Satz 2 SchVG bleibt unberührt. Zur Aktenführung können Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter des Schulsekretariats nach Weisung der Schulleiterin oder des Schulleiters herangezogen werden.

§ 6
Datenverarbeitung und Datenbestand
in den Schulaufsichtsbehörden

Die Schulaufsichtsbehörden dürfen im Rahmen der ihnen übertragenen Zuständigkeiten personenbezogene Daten nach Maßgabe der Anlage 3 und der dort genannten Zwecke verarbeiten.

§ 7
Datenverarbeitung und Datenbestand
in den Staatlichen Prüfungsämtern
für Zweite Staatsprüfungen für Lehrämter an Schulen,
den Studienseminaren, dem Landesinstitut
für Schule und Weiterbildung
und dem Landesinstitut für Internationale Berufsbildung

(1) Staatliche Prüfungsämter für Zweite Staatsprüfungen dürfen zum Zwecke der Durchführung von Staatsprüfungen personenbezogene Daten der Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärter sowie der Studienreferendarinnen und Studienreferendare, der Mitglieder des Prüfungsamtes und der Prüfungsausschüsse nach Maßgabe der Anlage 4 verarbeiten.

(2) Studienseminare dürfen zum Zwecke der Lehrerausbildung personenbezogene Daten der Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärter sowie der Studienreferendarinnen und Studienreferendare und der mit der Ausbildung beauftragten Fachleiterinnen und Fachleiter sowie der Ausbildungslehrerinnen und Ausbildungslehrer nach Maßgabe der Anlage 5 verarbeiten.

(3) Das Landesinstitut für Schule und Weiterbildung und das Landesinstitut für Internationale Berufsbildung dürfen zum Zwecke der Lehrerfortbildung personenbezogene Daten der in § 1 Abs. 1 genannten Personen nach Maßgabe der Anlage 6 verarbeiten.

§ 8
Datenübermittlung

(1) Für Zwecke des Unterrichtsbedarfs, für Personalmaßnahmen, für die Stellenbewirtschaftung oder für allgemeine schulaufsichtliche Maßnahmen dürfen personenbezogene Daten der in § 1 Abs. 1 genannten Personen von den Schulen an die Schulaufsichtsbehörden aus der Anlage 1 übermittelt werden, soweit dies zur Erfüllung der den Schulaufsichtsbehörden übertragenen Aufgaben erforderlich ist. Die Schulaufsichtsbehörden dürfen den Schulen Datenvorgaben aus der Stellendatei übermitteln.

(2) Für Zwecke der Lehrerausbildung dürfen personenbezogene Daten der Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärter, der Studienreferendarinnen und Studienreferendare sowie der Ausbildungslehrerinnen und Ausbildungslehrer

übermittelt werden, soweit dies zur Aufgabenerfüllung der Behörden oder Einrichtungen erforderlich ist und die übermittelten Daten vom Empfänger verarbeitet werden dürfen (§ 5 bis § 7).

(3) Für Zwecke der Lehrerfortbildung dürfen personenbezogene Daten der in § 1 Abs. 1 genannten Personen

übermittelt werden, soweit dies zur Aufgabenerfüllung der Behörden oder Einrichtungen erforderlich ist und die übermittelten Daten vom Empfänger verarbeitet werden dürfen (§ 5 bis § 7).

(4) Für Zwecke der Planung und Statistik im Schulbereich dürfen von den Schulaufsichtsbehörden an das Landesamt für Datenverarbeitung und Statistik personenbezogene Daten der in § 1 Abs. 1 genannten Personen aus der Anlage 3 übermittelt werden, soweit dies für die statistische Aufbereitung erforderlich ist.

(5) Für Zwecke der Haushaltskontrolle dürfen von den Schulaufsichtsbehörden an das Landesamt für Besoldung und Versorgung personenbezogene Daten der in § 1 Abs. 1 genannten Personen aus der Anlage 3 übermittelt und für diesen Zweck verarbeitet werden.

(6) Für die Erteilung des Religionsunterrichts dürfen personenbezogene Daten der in § 1 Abs. 1 genannten Personen von den Schulaufsichtsbehörden an die Kirchen und Religionsgemeinschaften nach Maßgabe der Kennzeichnung in Anlage 3 übermittelt werden.

(7) Zum Zwecke der Beteiligung nach § 21a SchVG dürfen von den Schulaufsichtsbehörden den Schulträgern, die sich zur Ausübung ihres Vorschlagsrechts über die Person einer Bewerberin oder eines Bewerbers unterrichten wollen, auf Antrag die folgenden personenbezogenen Daten übermittelt werden:

(8) Die Übermittlung von Daten in den Fällen der Absätze 1 bis 6 kann regelmäßig erfolgen; hierfür können automatisierte Übermittlungsverfahren eingerichtet werden.

§ 9
Aufbewahrung, Aussonderung,
Löschung und Vernichtung der Dateien und Akten

(1) Für personenbezogene Daten, die nach dieser Verordnung in Dateien gespeichert oder in Akten aufbewahrt werden, gelten die folgenden Aufbewahrungsfristen, sofern sich für einzelne Daten aus weiteren Vorschriften nichts anderes ergibt:

(2) Daten nach § 8 Abs. 7 dürfen von den Schulträgern nur bis zum Abschluß des Ernennungsverfahrens aufbewahrt werden.

(3) Die Aufbewahrungsfristen beginnen, sofern nichts anderes bestimmt ist, mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Akten oder Dateien geschlossen worden sind oder die in Dateien gespeicherten personenbezogenen Daten zur Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind.

(4) Akten und Dateien, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, sind dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten. Erfolgt keine Übernahme der Akten und Dateien durch das Archiv, sind sie zu vernichten oder zu löschen.

(5) Zur Führung einer Schulchronik (Daten zur Schulgeschichte) dürfen Schulen die folgenden personenbezogenen Daten des Personenkreises nach § 1 Abs. 1 zeitlich unbefristet verwenden:

§ 10
Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am Tage nach der Verkündung in Kraft (Fn 3).

Für die Ministerin
für Schule und Weiterbildung
des Landes Nordrhein-Westfalen

Die Ministerin für Wissenschaft und Forschung

Artikel 17 des Gesetzes zur Stärkung von Bildung und Erziehung v. 8.7.2003 (GV. NRW. S. 413): _"Die Vorschriften dieses Gesetzes treten fünf Jahre nach ihrem In-Kraft-Treten außer Kraft."
Artikel 10 dieses Gesetzes ändert Anlage 1.

• Anlage 1
• Anlage 2
• Anlage 3
• Anlage 4
• Anlage 5
• Anlage 6