Verordnung
zur elektronischen Aktenführung bei den Gerichten
in Hinterlegungssachen im Land Nordrhein-Westfalen
(eAkten-Verordnung in Hinterlegungssachen – eAktVO HintG)

 

Vom 27. November 2023 (Fn 1)

 

Auf Grund des § 8 Absatz 2 Satz 3 und 4 des Hinterlegungsgesetzes Nordrhein-Westfalen vom 16. März 2010 (GV. NRW. S. 192), der durch Artikel 1 Nummer 6 des Gesetzes vom 19. Dezember 2019 (GV. NRW. S. 1004) eingefügt worden ist, in Verbindung mit § 1 Absatz 2 Satz 1 des Justizgesetzes Nordrhein-Westfalen vom 26. Januar 2010 (GV. NRW. S. 30), der zuletzt durch Gesetz vom 23. Februar 2022 (GV. NRW. S. 254) geändert worden ist, verordnet das Ministerium der Justiz:

 

§ 1
Anordnung der elektronischen Aktenführung

 

(1) Bei den in der Anlage zu dieser Verordnung bezeichneten Gerichten werden die Akten in den durch Verwaltungsvorschrift bekannt zu machenden Verfahren elektronisch geführt. Die Bekanntmachung erfolgt durch Allgemeine Verfügung im Justizministerialblatt für das Land Nordrhein-Westfalen. Akten, die ab dem in der Allgemeinen Verfügung nach Satz 1 angegebenen Datum neu angelegt werden, werden im Ganzen elektronisch geführt. Akten, die zum angegebenen Datum bereits in Papierform angelegt sind, werden im Ganzen in Papierform geführt.

 

(2) Abweichend von Absatz 1 Satz 4 werden in der Rechtsmittelinstanz die in der Vorinstanz in Papierform angelegten Akten elektronisch weitergeführt. Nach Rücksendung der Akten erfolgt die Aktenführung in der Vorinstanz unverändert nach Maßgabe des Absatzes 1. Sind aufgrund einer gesetzlichen Vorschrift zwei Dokumente untrennbar miteinander zu verbinden, hat die Verbindung in Papierform zu erfolgen, wenn nicht beide Dokumente Teil der elektronischen Akte sind.

 

§ 2
Bildung elektronischer Akten

 

(1) Elektronische Dokumente sowie in Papierform beibehaltene Schriftstücke und sonstige Unterlagen gemäß § 3 Absatz 1 Satz 2, die dieselbe Angelegenheit betreffen, sind zu Akten zu vereinigen.

 

(2) Enthält eine elektronisch geführte Akte sowohl elektronische als auch in Papierform beibehaltene Bestandteile, so muss beim Zugriff auf jeden der Teile ein Hinweis auf den jeweils anderen Teil enthalten sein.

 

(3) Elektronisch geführte Akten sind so zu strukturieren, dass sie die gerichtsinterne Bearbeitung sowie den Aktenaustausch unterstützen.

 

§ 3
Übertragung von Papierdokumenten

 

(1) Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die zu einer elektronisch geführten Akte in Papierform eingereicht werden, sind in die elektronische Form zu übertragen. Ausgenommen sind Schriftstücke und sonstige Unterlagen, deren Übertragung wegen ihres Umfanges oder ihrer sonstigen Beschaffenheit unverhältnismäßig wäre, sowie in Papierform geführte Akten anderer Instanzen und Beiakten.

 

(2) Es ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument mit den vorliegenden Schriftstücken und sonstigen Unterlagen bildlich und inhaltlich übereinstimmt. Die Übertragung hat nach dem Stand der Technik zu erfolgen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn den Anforderungen der jeweils aktuellen Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik genügt wird. Eingescannte Leerseiten werden nicht gespeichert.

 

(3) Die in Papierform vorliegenden, in die elektronische Form übertragenen Schriftstücke und sonstigen Unterlagen können sechs Monate nach der Übertragung vernichtet werden, sofern für sie keine Rückgabeverpflichtung besteht.

 

§ 4
Führung und Aufbewahrung elektronischer Akten

 

Die elektronische Akte ist mit einem elektronischen Datenverarbeitungssystem nach dem Stand der Technik zu führen und aufzubewahren, das insbesondere gewährleistet, dass

 

1. die elektronische Akte benutzbar, lesbar und auffindbar ist (Verfügbarkeit),

 

2. die Funktionen der elektronischen Akte nur genutzt werden können, wenn sich die Benutzerin oder der Benutzer dem System gegenüber identifiziert und authentisiert (Identifikation und Authentisierung),

 

3. die eingeräumten Benutzungsrechte im System verwaltet werden (Berechtigungsverwaltung),

 

4. die eingeräumten Benutzungsrechte vom System geprüft werden (Berechtigungsprüfung),

 

5. die Vornahme von Veränderungen und Ergänzungen der elektronischen Akte im System protokolliert wird (Beweissicherung),

 

6. eingesetzte Datensicherungs-Systeme ohne Sicherheitsrisiken wiederhergestellt werden können (Wiederaufbereitung),

 

7. etwaige Verfälschungen der gespeicherten Daten durch Fehlfunktionen des Systems durch geeignete technische Prüfmechanismen rechtzeitig bemerkt werden können (Unverfälschtheit),

 

8. die Funktionen des Systems fehlerfrei ablaufen und auftretende Fehlfunktionen unverzüglich gemeldet werden (Verlässlichkeit) und

 

9. der Austausch von Daten im System und bei Einsatz öffentlicher Netze sicher erfolgen kann (Übertragungssicherheit).

 

§ 5
Ersatzmaßnahmen

 

Im Falle anhaltender technischer Störungen beim Betrieb der elektronischen Akte kann die Gerichtsleitung des von den Störungen betroffenen Gerichts anordnen, dass eine Ersatzakte in Papierform geführt wird. Diese ist in die elektronische Form zu übertragen, sobald die Störung behoben ist.

 

§ 6
Geltung der Aktenordnungen

 

Im Übrigen bleiben die Aktenordnungen unberührt.

 

§ 7
Inkrafttreten

 

Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2024 in Kraft.

 

 

 

 

Der Minister der Justiz
des Landes Nordrhein-Westfalen

 

 

 

 

 

 

 

Fn 1	In Kraft getreten am 1. Januar 2024 (GV. NRW. S. 1244); geändert durch Verordnung vom 19. Juli 2024 (GV. NRW. S. 475), in Kraft getreten am 15. August 2024; Verordnung vom 26. August 2024 (GV. NRW. S. 595), in Kraft getreten am 15. September 2024; Verordnung vom 13. September 2024 (GV. NRW. S. 626), tritt am 1. Oktober 2024 in Kraft (s. o. Norm ab 01.10.2024).
Fn 2	Anlage: neu gefasst durch Verordnung vom 19. Juli 2024 (GV. NRW. S. 475), in Kraft getreten am 15. August 2024; neu gefasst durch Verordnung vom 26. August 2024 (GV. NRW. S. 595), in Kraft getreten am 15. September 2024.