Ministerialblatt (MBl. NRW.)
Ausgabe 2005 Nr. 19 vom 15.4.2005 Seite 463 bis 474
Richtlinien zum Datenaustausch im Verfahren SolumSTAR für das Grundbuch- und Katasteramt (SolumSTAR-Richtlinien) RdErl. d. Innenministeriums v. 4.4.2005 - 36.2 – 8410 -
Richtlinien zum
Datenaustausch im Verfahren SolumSTAR
für das Grundbuch- und Katasteramt
(SolumSTAR-Richtlinien)
RdErl. d. Innenministeriums v. 4.4.2005
- 36.2 – 8410 -
1
Grundsätzliches
1.1
Zurzeit wird bei den Grundbuchämtern überwiegend das Programmsystem
FOLIA zur dv-unterstützten Führung des Grundbuchs eingesetzt. Bis zum Jahre
2006 soll dieses System durch das Verfahren SolumSTAR abgelöst werden.
1.2
Das Grundbuchamt informiert das zugehörige Katasteramt mindestens 3 Monate
vorher über die vorgesehene Umstellung auf SolumSTAR. Hierbei sind auch
die notwendigen Zeiten zur Bereitstellung der DV-Netze,
Programmimplementierung, Schulung und Information der Mitarbeiter/-innen
einschließlich der erforderlichen Einarbeitung in die vorhandenen
Dokumentationen auf beiden Seiten zu berücksichtigen. Das Landesvermessungsamt
NRW unterstützt das Katasteramt bei der Einarbeitung im Rahmen der zur
Verfügung stehenden Ressourcen.
1.3
Zu allen Veränderungen, die nach dem SolumSTAR-Start im
Liegenschaftskatasternachweis und im Grundbuch erfolgen, werden digitale Daten
erzeugt, die zwischen den Behörden in Form von Dateien ausgetauscht werden
(siehe unten). Daneben erfolgen vorübergehend Benachrichtigungen in Papierform[1]
über die erfolgten Änderungen (Fortführungsmitteilungen /
Eintragungsnachrichten). Es muss sichergestellt werden, dass die
Benachrichtigungen und Daten zueinander passen; erforderlichenfalls sind
Berichtigungen vorzunehmen und die zuständigen Behörden schriftlich in Kenntnis
zu setzen.
1.4
(1) Die EDV-technische Unterstützung für das elektronische Grundbuch ist dem
Gemeinsamen Gebietsrechenzentrum in Hagen (GGRZ Hagen) übertragen worden.
Dieses übernimmt als eine der zentralen Aufgaben auch die Übermittlung und
Verteilung der ALB-Daten sowie deren Übernahme in die Datenbanken. Es
automatisiert und überwacht die technischen Abläufe, übernimmt aber keine
fachlichen Prüfungen.
(2) Der Datenaustausch nach Nr. 1.3, Satz 1 erfolgt über
FTP-Service. Die Datenübertragung wird grundsätzlich – in allen
Übertragungsrichtungen – vom GGRZ Hagen angestoßen.
1.5
(1) Die von Katasterseite in das Verfahren SolumSTAR übernommenen Daten der
Grundausstattung (Erstdatenübernahme) bilden ein Hilfsverzeichnis gem. § 12 a
GBO (Flurstücks- und Eigentümerverzeichnis, kurz F&E). Die Übereinstimmung
mit dem Grundbuch wird fallweise überprüft (Abgleich).
(2) Die übernommenen Fortführungsdaten werden bis zu ihrer Eintragung ins Grundbuch als Vorschläge gekennzeichnet und sind danach im Hilfsregister recherchierbar.
(3) Katasterlich relevante Grundbucheintragungen oder
Änderungen am F&E-Verzeichnis werden automatisch als Fortführungen in Form
digitaler Daten an das Katasteramt gemeldet.
1.6
Diese Richtlinien regeln den Datenaustausch zwischen den Kataster- und den
Grundbuchämtern im Verfahren SolumSTAR auf Grundlage der AV d. Justizministeriums
(3850 - I D. 42) bzw. des RdErl. d. Innenministeriums (36.2 - 8410) vom
5.9.2003. Fach- und dv-spezifische Details werden in den Anlagen 1 und 2
erläutert. Verfahrensänderungen werden nur in gegenseitiger Absprache zwischen
dem Justizministerium und dem Innenministerium getroffen.
2
Absprachen zwischen Grundbuchamt und Katasteramt
Damit ein möglichst reibungsloser Datenaustausch im Verfahren SolumSTAR erreicht wird, treffen Grundbuchamt und Katasteramt folgende Vereinbarungen:
2.1
Jedes Amt benennt eine/n Ansprechpartner/in nebst Vertreter/in für folgende
Bereiche:
- Terminplanung
- fachliche Fragen
- technische Fragen (incl. zur
Netzwerkadministration und zum GGRZ Hagen)
und teilt die benannten Personen allen Beteiligten mit. Für den
Informationsaustausch sollten auch Telefonnummer und Mail-Adresse bekannt
gegeben werden. Die benannten Personen haben die Möglichkeit auch ressortübergreifend
miteinander zu kommunizieren.
- Das Grundbuchamt teilt dem Katasteramt den geplanten Termin für den Start von SolumSTAR frühzeitig mit.
-
Es wird empfohlen, eine Erstdatenabgabe zur Probe
(beschränkt auf 1-2 Grundbuchbezirke) vor Beginn des Echtzeitbetriebes zu
vereinbaren, um Übermittlung, Datenqualität u.a. zu testen. Diese Empfehlung
gilt insbesondere, wenn das Katasteramt erstmalig ALB-Daten zur Verfügung
stellen soll. Das GGRZ Hagen soll über E-Mail informiert werden, dass die Daten
mit Angabe des Verzeichnispfades abgeholt werden können.
- Abhängig vom Termin für den SolumSTAR-Start wird ein Datum zur Abgabe des gerichtsweiten Erstdatenbestandes im Format WLDGGB vereinbart. Bei den großen Amtsgerichten (z.B. Köln, Dortmund) kann der Erstdatenbestand auch grundbuchbezirksweise abgegeben werden. Die Beteiligten treffen hierbei einvernehmliche Regelungen zur Abwehr möglicherweise auftretender Schwierigkeiten. Erforderlichenfalls kann das Katasteramt die Fortführung des ALB im Grundbuchbezirk für einige Tage zurückstellen.
- Die Abgabe der Grundausstattung erfolgt vor Aufnahme des ALB-Datenaustausches.
- Die zwischen der Erstdatenabgabe und der Aufnahme der elektronischen Grundbuchführung unter SolumSTAR angefallenen Änderungen im ALB werden ebenfalls als WLDGGB-Datei(en) bis zu dem geplanten Termin für den Start von SolumSTAR bereitgestellt (Nr. 5.3).
3
Information der Gerichte
Die Gerichte sind durch die Einführungsteams[2] über die Einführung des Datenaustausches und dessen Auswirkungen frühzeitig zu informieren. Die Einführungsteams initiieren auch die Information des Katasteramtes (Nr. 1.2).
4
Vorbereitungsmaßnahmen des Grundbuchamts
4.1
Das Grundbuchamt stellt sicher, dass – soweit möglich – folgende Aufgaben
erledigt sind:
-
Schulung aller Mitarbeiter bis zum
Einführungszeitpunkt,
-
Rechtzeitige Absprache mit dem Katasteramt,
-
Abbau von etwaigen Rückständen, insbesondere
hinsichtlich Eintragungen von katasterlichen Fortführungen,
-
Klärung der Zuordnung von Verantwortlichkeiten für die
technische Überwachung und die Fehlerbehandlung,
- Einsatz einer Bausteinversion mit ALB-Profil[3].
4.2
Das Grundbuchamt ermittelt und berücksichtigt folgende lokale Besonderheiten:
-
zuständige katasterführende Stelle,
-
regelmäßige Fremdbuchungen,
-
besondere Rechte (Waldgenossenschaftsanteile etc.).
5
Vorbereitungsmaßnahmen des Katasteramtes
5.1
Organisatorische Maßnahmen
-
Die notwendigen Programme, Scripte bzw. Prozeduren und
Dateigenerierungen sind zu installieren, diese sind bei den programmliefernden
Stellen vorher anzufordern. Für den Test der Lauffähigkeit sind Abgabedateien
zu erzeugen.
-
Im ALB-Datenbestand ist mittels von der ALB-Entwicklung
bereitgestellter Programme die Namenstrukturierung (P2002)[4] sowie
eine Umsetzung in Groß-/Kleinschreibung zu realisieren.
-
Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten für den digitalen
Austausch sind festzulegen. Die betroffenen Mitarbeiter im Katasteramt sind
über den Verfahrensablauf durch den bestellten Ansprechpartner (Nr. 2.1) zu
informieren (Grundlage: Absprachen mit dem Grundbuchamt und Dokumentation 0.32N
0.33N des Landesvermessungsamtes NRW).
-
Vor Abgabe des Erstdatenbestandes sind alle auf Papier
vorliegenden Veränderungsmitteilungen des Grundbuchs in das ALB zu übernehmen.
5.2
Abgabe des Erstdatenbestandes
- Nach Abschluss der Fortführungsverarbeitung im ALB (Nr. 5.1 letzter Spiegelstrich) wird (zu dem vereinbarten Abgabetermin) der Erstdatenbestand im Format von WLDGGB erzeugt, die Datei gesichert und dem GGRZ Hagen im FTP-Verzeichnis bereitgestellt (Nr. 1.4). Die Nachweise, die bei der Erstdatenabgabe erzeugt werden, sind parallel auf Papier, Diskette oder CD (Nr. 1.3 Satz 2) dem Grundbuchamt zur Prüfung der Übereinstimmung mit den WLDGGB-Daten zu übersenden.
-
Die betroffenen Mitarbeiter sind davon in Kenntnis zu
setzen, dass die Erstdatenabgabe erfolgt ist.
5.3
Versendung von Papiernachrichten vor dem SolumSTAR-Einsatz
Die Veränderungen, die zeitlich nach der Abgabe des Erstdatenbestandes in die ALB-Datenbank einfließen, sind im Datenbestand, den das Grundbuchamt später in SolumSTAR verwendet, nicht enthalten. Diese Abweichungen können nicht vollständig vermieden werden. Damit die Änderungen nachträglich in die Grundbuchdatenbank eingearbeitet werden können, wird verfahren wie folgt:
- Alle Fortführungsmitteilungen (Papier), die nach der Erstdatenabgabe erstellt werden, werden im Katasteramt gesammelt.
- Parallel zu den Papiernachrichten werden im Katasteramt digitale Veränderungsdaten im Format WLDGGB erstellt und gesichert (Nr. 2.3 dritter Spiegelstrich).
-
Am Tag vor dem SolumSTAR-Start werden die
Fortführungsmitteilungen (Papier) dem Grundbuchamt übergeben (Nr. 1.3).
-
Die digitalen Veränderungsdaten werden im
FTP-Verzeichnis unter Beachtung der Namenskonvention komprimiert bereitgestellt
(siehe Anlage 2). Die Daten werden von dort automatisiert vom GGRZ Hagen
mittels FTP abgeholt, auf die Grundbuchamtsserver verteilt und in die Datenbank
übernommen. Sie stehen dann den Sachbearbeiterinnen/Sachbearbeitern zur
Bearbeitung (Übernahme ins Grundbuch) zur Verfügung.
-
Eine Bearbeitung der Fortführungsmitteilungen (Papier)
erfolgt im Grundbuchamt nach dem SolumSTAR-Start.
6
Laufender Datenaustausch ab dem Einsatz von SolumSTAR
6.1
Abgabe durch das Grundbuchamt
(1) Das Grundbuchamt teilt den Beteiligten den tatsächlichen
Zeitpunkt des Starts von SolumSTAR mit. Da ab dem SolumSTAR-Einsatz
vorübergehend sowohl Veränderungsnachrichten in Papier wie auch in digitaler
Form ausgetauscht werden (Nr. 1.3), muss sichergestellt werden, dass die
Eintragungsnachrichten und LBESAS-Daten zueinander passen, hierzu verfährt das
Grundbuchamt wie folgt:
(2) Alle
Eintragungsnachrichten, die für das Katasteramt bestimmt sind, werden an einer
zuständigen Stelle im Gericht gesammelt (Papier).
-
Das Grundbuchamt stellt sicher, dass
Eintragungsnachrichten und Veränderungsdaten vollständig vorliegen und
übereinstimmen.
-
Die LBESAS-Dateien werden automatisch auf den
Grundbuchamtsservern erstellt. Im vereinbarten Rhythmus werden die Daten
automatisiert gesammelt, gemäß der Namenskonvention benannt und komprimiert
(siehe Anlage 2). Sie werden sodann vom GGRZ Hagen mittels FTP in das
Verzeichnis des zuständigen Katasteramtes eingestellt und grundbuchseitig
archiviert (min. 6 Monate).
-
In Sonderfällen ist es denkbar, dass aus der
Vorgangsbearbeitung keine korrekten digitalen Daten produziert werden können.
In diesen Fällen ist die Eintragungsnachricht dahingehend zu kennzeichnen, dass
keine digitalen Veränderungsdaten übersandt werden bzw. dass die digitalen
Veränderungsdaten in der Datei fehlerhaft sind.
6.2
Abgabe durch das Katasteramt
-
Alle für das Grundbuchamt bestimmten
Fortführungsmitteilungen, Flurstücksnachweise und sonstigen Protokolle werden zentral
gesammelt (Papier).
-
Nach jedem Fortführungslauf wird die
Fortführungsabgabedatei WLDGGB nach Amtsgerichten getrennt (die Trennung
geschieht entweder mit einem Selektionsprogramm oder manuell) und mit der
entsprechend vereinbarten Namenskonvention (siehe Anlage 2) erstellt. Die bis zur nächsten Bereitstellung
anfallenden Fortführungen sind zu einer Datei zusammenzufassen. Die Datei wird
(nach interner Prüfung) gemäß der Namenskonvention benannt und komprimiert in
das FTP-Verzeichnis eingestellt (siehe Anlage 2).
-
Katasterliche Fortführungen, die im Grundbuch nicht
nachgewiesen werden (s. FortfErl. Nr. 20 Abs. 2, z.B. Koordinatenänderungen),
werden programmtechnisch aus den Fortführungsdateien entfernt. Die
entsprechenden analogen Mitteilungen sind herauszufiltern.
-
Unmittelbar vor der jeweiligen Bereitstellung im
FTP-Verzeichnis ist zu prüfen, ob der Inhalt der getrennten Dateien und der
entsprechenden Papiermitteilungen übereinstimmen. Ist das der Fall, ist durch
den Ansprechpartner die Abgabe zu veranlassen (Nrn. 1.3 und 1.4). Bei
Nichtübereinstimmung sind Dateien und / oder Papiermitteilungen entsprechend zu
bereinigen und / oder das Grundbuchamt – soweit notwendig – schriftlich in
Kenntnis zu setzen.
-
Die WLDGGB-Dateien werden vom GGRZ mittels FTP aus dem
Verzeichnis abgeholt (Nr. 1.4).
-
Für eine Wiederholung der Übertragung sollte die Datei
weitere 10 Werktage im FTP-Verzeichnis verbleiben. Eine Rückmeldung bzgl.
Übertragung und Verarbeitung erfolgt nur im Fehlerfall (siehe Abschnitt 6.5).
- Bei Abgabe von Daten aus Bodenordnungsverfahren sollte das Katasteramt sich mit dem Grundbuch in Verbindung setzen (technisches Problem aufgrund der hohen Datenmenge).
6.3
Übernahme durch das Grundbuchamt
-
Die WLDGGB-Dateien werden automatisiert vom GGRZ
mittels FTP abgeholt, auf die Grundbuchamtsserver verteilt und dekomprimiert.
Sollte keine Datei gefunden werden, informiert das GGRZ das Grundbuchamt und
veranlasst eine Klärung beim Katasteramt.
-
Die Daten werden vom GGRZ automatisiert in die
Datenbank übernommen und zusammen mit den Verarbeitungsprotokollen archiviert
(min. 6 Monate).
-
Das GGRZ prüft die Verarbeitungsprotokolle auf
Fehlermeldungen, informiert ggf. das Grundbuchamt und veranlasst die Klärung
mit dem Katasteramt.
-
Die papiernen Fortführungsmitteilungen werden vom
Ansprechpartner im Grundbuchamt entgegengenommen und zur Bearbeitung inklusive
Kontrolle (Nr. 6.1, Abs. 2, erster Spiegelstrich) an die Sachbearbeiter/-innen
weitergeleitet.
-
Die Fortführungsmitteilungen werden der zuständigen
Stelle zur Prüfung zur Verfügung gestellt. Hierzu zählt auch die Prüfung auf
Vollständigkeit zwischen Daten, Protokollen und Veränderungsnachweisen.
6.4
Übernahme durch das Katasteramt
-
Die LBESAS-Dateien werden vom FTP-Service mit
Überprüfung durch das GGRZ Hagen (Nr. 1.4) abgeholt.
-
Die Eintragungsnachrichten werden zur Prüfung an den
zuständigen Mitarbeiter zugestellt. Zur Prüfung zählt auch die Kontrolle der
Vollständigkeit zwischen Daten, Protokollen und Eintragungsnachrichten.
-
Die Verteilung und Verarbeitung der Daten erfolgt nach
den intern festgelegen Arbeitsabläufen.
-
Die Vorprogramme (Zuweisen des Katasteramtsschlüssels,
Fortführungsnummer, Grobplausibilisierung) sind zu starten. Evtl.
Fehlermeldungen sind zu analysieren, ggf. sind Korrekturen vorzunehmen, wenn
notwendig in Absprache mit dem Grundbuchamt. Danach sind die Daten mit
ALB-Programmen in das Auftragsbuch (BLAT) einzutragen. Für die weitere
Bearbeitung gilt das im Katasteramt übliche Verfahren.
6.5
Verhalten bei Problemfällen
Hinweise zum
Verhalten im Falle von Problemen beim Datenaustausch sind in Anlage 3
aufgeführt.
7
In-Kraft-Treten / Außer-Kraft-Treten
Diese Richtlinien treten am Tage nach ihrer Veröffentlichung in Kraft und
mit Ablauf des 31.12.2007 außer Kraft.
Anlage 1
Anlage 2
Anlage 3
- MBl. NRW. 2005 S. 464
[1] Alternativ auch
Disketten oder CD; nachfolgend wird pauschal immer von "Papier"
gesprochen.
[2] Einführungsteams
werden auf Seiten der jeweiligen OLG's gebildet.
[3] Die Bausteine stellen sicher,
dass nach der SolumSTAR-Verarbeitung LBESAS-Daten erstellt werden können. Eine
Bausteinversion mit ALB-Profil wird von der Verfahrenspflegestelle SolumSTAR
zur Verfügung gestellt und entsprechend bei den Grundbuchämtern eingesetzt.
[4]
Die Namensstrukturierung ist nur in der ALB-Version 2002 möglich. Da hierfür
Vor- und Nacharbeiten zu leisten sind, kann die Bereitstellung nur in Absprache
mit den Katasterbehörden erfolgen.