Ministerialblatt (MBl. NRW.)
Ausgabe 2008 Nr. 31 vom 17.11.2008 Seite 563 bis 576
| Jahresabschluss für das Haushaltsjahr 2008 - Landeshaushalt - RdErl. d. Finanzministeriums - I C 1 - 0071 - 25.1 - v. 3.11.2008 |
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Jahresabschluss für das Haushaltsjahr 2008 - Landeshaushalt - RdErl. d. Finanzministeriums - I C 1 - 0071 - 25.1 - v. 3.11.2008
Jahresabschluss
für das Haushaltsjahr 2008
- Landeshaushalt -
RdErl. d. Finanzministeriums
- I C 1 - 0071 - 25.1 -
v. 3.11.2008
Für den Jahresabschluss des Haushaltsjahres 2008 bestimme ich, soweit erforderlich im Einvernehmen mit dem Innenministerium und dem Landesrechnungshof:
1
Abschluss der Kassenbücher
1.1
Die Kassenbücher für das Haushaltsjahr 2008 sind abzuschließen
1.1.1
bei den Landeskassen Düsseldorf und Köln sowie bei der Oberjustizkasse Hamm
T. am 8. Januar 2009,
1.1.2
bei den anderen Landeskassen sowie bei den Kassen der Kreise, der kreisfreien Städte und des Landschaftsverbandes Rheinland, die wegen der Wahrnehmung von Kassenaufgaben für das Land als Landeskassen gelten,
T. am 30. Dezember 2008,
1.1.3
bei der Landeshauptkasse aufgrund meiner besonderen Mitteilung.
1.2
Das Offenhalten der Bücher bei den in Nummer 1.1.1 aufgeführten Kassen zwischen dem 30. Dezember 2008 und dem 8. Januar 2009 dient ausschließlich der Durchbuchung der kassenmäßigen Abschlussergebnisse und der Ausführung von Berichtigungsbuchungen nach Nummer 5.1 und Nummer 5.2.
1.3
Die Landeshauptkasse darf nicht für Zahlungen in Anspruch genommen werden, deren Leistung durch die zuständigen Landeskassen nach dem 30. Dezember 2008 nicht mehr möglich war (Nummer 3).
2
Annahme von Kassenanordnungen
2.1
Annahme- und Auszahlungsanordnungen sowie Änderungsanordnungen für Umbuchungen für das Haushaltsjahr 2008 sind anzunehmen
2.1.1
von den Landeskassen
T. bis zum 23. Dezember 2008,
2.1.2
von der Landeshauptkasse
T. bis zum 8. Januar 2009,
jedoch mit der Einschränkung, dass sie Anordnungen über Personalausgaben und Sächliche
T. Verwaltungsausgaben nur bis zum 30. Dezember 2008 anzunehmen hat.
2.2
Mit Rücksicht auf die Weihnachtsfeiertage und auf den zum Jahresende ohnehin stark anwachsenden Arbeitsanfall sind Kassenanordnungen für das auslaufende Haushaltsjahr den Kassen Zug um Zug, möglichst schon bis Mitte Dezember 2008, zuzuleiten. Ich weise darauf hin, dass in Kassenanordnungen, die im HKR-Verfahren des Landes erteilt werden, zwischen dem 1. Dezember 2008 und dem 31. Januar 2009 die Angabe des Haushaltsjahres obligatorisch ist.
2.3
In ganz besonderen Ausnahmefällen können die Landeskassen, die nicht im HKR-Verfahren arbeiten, bei Einvernehmen zwischen den Leiterinnen oder Leitern der anordnenden Stellen und den Kassenleiterinnen oder den Kassenleitern Auszahlungsanordnungen und Änderungsanordnungen für Umbuchungen für das Haushaltsjahr 2008 abweichend von Nummer 2.1.1 auch noch nach dem 23. Dezember 2008 annehmen.
2.3.1
Im HKR-Verfahren können Kassenanordnungen für das Haushaltsjahr 2008 von den Landeskassen Düsseldorf und Köln sowie von der Oberjustizkasse Hamm bis zum 29. Dezember 2008 angenommen und erfasst werden. Kassenanordnungen, die im Rechenlauf für den 29. Dezember 2008 zurückgewiesen werden, können nur noch am 30. Dezember 2008 zum Zwecke der Korrektur erfasst werden. Für Dienststellen, denen die Erfassung der Kassenanordnungen im HKR-Verfahren übertragen worden ist, gilt die vorstehende Regelung entsprechend. Nach dem 30. Dezember werden Zahlungsanordnungen, die das Haushaltsjahr 2008 tragen und über das Zentrale Auszahlungsverfahren abgewickelt werden sollen, programmgesteuert zurückgewiesen.
2.3.2
Für die Dienststellen, die ihre Kassenanordnungen den Landeskassen Düsseldorf und Köln oder der Oberjustizkasse Hamm erteilen, mit dem Verfahren HKR-TV arbeiten und den Inhalt der von ihnen erteilten Kassenanordnungen als Datensätze per Datenfernübertragung übermitteln, gilt Nummer 2.3.1 entsprechend. Die Übermittlung von Datensätzen für Zahlungsanordnungen, die das Haushaltsjahr 2008 betreffen, ist nach dem 30. Dezember 2008 nicht mehr gestattet.
2.3.3
Für die obersten Landesbehörden ist unter der Einschränkung der Nummer 2.1.2 der 8. Januar 2009 der letzte Tag für die Übermittlung von Datensätzen für das Haushaltsjahr 2008 aus dem Verfahren HKR-TV. Eine Regelung über die Annahme von Kassenanordnungen durch die Landeshauptkasse nach dem 8. Januar 2009 behalte ich mir vor.
2.4
Annahmeanordnungen auf Ausgabetitel, die den im HKR-Verfahren arbeitenden Kassen erteilt worden, am 30. Dezember 2008 aber noch nicht durch Zahlung erledigt sind, und bei denen die zugrunde liegende Forderung nicht unter Nummer 2 oder Nummer 3.2.2 VV zu § 35 LHO fällt, müssen von den anordnenden Stellen in das neue Haushaltsjahr auf den Titel 119 01 oder einen besonders vorgesehenen Titel des jeweiligen Kapitels umgebucht werden. Die erforderlichen Änderungsanordnungen zum Zwecke der Umbuchung können in den Verfahren HKR-TV und M 1® erteilt werden. Diese Verfahrensweise hat den Vorteil, dass die aus der ursprünglichen Zahlungsanordnung resultierenden Zahlungsfristen nicht mehr durch die bisher übliche Stornierung und Erteilung einer neuen Annahmeanordnung beeinträchtigt werden. Dies ist für die Beitreibung von Forderungen von besonderer Wichtigkeit. Das Verfahren der Stornierung der alten Zahlungsanordnung und der Erteilung einer neuen Zahlungsanordnung ist deshalb für die vorgenannten Fälle nicht anzuwenden. Die Umbuchungen müssen bis spätesten zum 8. Januar 2009 erfolgen. Das Rechenzentrum der Finanzverwaltung wird zur Unterstützung der Titelverwalter Listen über die bis Mitte Dezember 2008 noch nicht erledigten Annahme-Sollstellungen auf Ausgabetiteln zur Verfügung stellen. Für die der Landeshauptkasse erteilten Annahmeanordnungen auf Ausgabetitel gilt die vorstehende Regelung entsprechend, jedoch mit der Abweichung, dass hier der 8. Januar 2009 und der 21. Januar 2009 als Stichtage gelten.
3
Letzter Zahlungstag
Ich bestimme für alle Landeskassen
T. den 30. Dezember 2008
als letzten Zahlungstag für das Haushaltsjahr 2008.
4
Vorlage der Abschlussnachweisungen
4.1
Die Kassen der Kreise und der kreisfreien Städte haben ihre Abschlussnachweisungen den für sie jeweils zuständigen Landeskassen
T. bis zum 5. Januar 2009
vorzulegen.
4.2
Im Übrigen sind die Abschlussnachweisungen der Landeshauptkasse vorzulegen, und zwar
4.2.1
vom Rechenzentrum der Finanzverwaltung anstelle der Landeskassen Düsseldorf und Köln sowie der Oberjustizkasse Hamm
T. bis zum 13. Januar 2009,
4.2.2
von den anderen Landeskassen
T. bis zum 7. Januar 2009.
4.3
Für den Zeitraum vom 1. Dezember 2008 bis zum Abschluss der Kassenbücher (Nr. 1) ist nur eine Abschlussnachweisung zu fertigen.
5
Titelverwechslungen, Buchungen im falschen Haushaltsjahr
5.1
Titelverwechslungen sind, soweit sie erkannt werden und solange die Kassenbücher noch nicht abgeschlossen sind, durch Umbuchung zu berichtigen (Nr. 4.2 VV zu § 35 LHO). Dies gilt für Buchungen im falschen Haushaltsjahr entsprechend.
5.1.1
Beruht der Fehler auf einer unrichtigen Kassenanordnung, so hat die bewirtschaftenden Stelle der Kasse eine Änderungsanordnung zu erteilen. Beruht er auf einem Versehen der Kasse, so hat sie einen kasseninternen Auftrag zu erteilen.
5.2
Nach dem Abschluss (Nr. 1) dürfen die Kassen in ihren Büchern Änderungen nicht mehr vornehmen. Werden Titelverwechslungen oder Buchungen im falschen Haushaltsjahr nach dem Abschluss festgestellt, so sind diese in den Büchern der übergeordneten Kasse zu berichtigen, solange diese noch nicht abgeschlossen sind.
5.2.1
Ist die Berichtigung durch die Landeshauptkasse durchzuführen, so hat ihr die Landeskasse für die Berichtigungsbuchung eine Bescheinigung in fünffacher Ausfertigung zuzuleiten. Die Landeshauptkasse hat die Berichtigung auf einer Ausfertigung der Bescheinigung zu bestätigen und sie der Landeskasse als Beleg zurückzugeben. Die Landeshauptkasse hat mich über die in ihren Büchern vorzunehmenden Berichtigungsbuchungen zu unterrichten. Sie hat zusätzlich das zuständige Fachministerium zu unterrichten, soweit die Berichtigungsbuchungen Buchungsstellen für übertragbare Ausgaben berühren.
5.3
Wegen der Behandlung von Titelverwechslungen, die im abgelaufenen Haushaltsjahr wegen Abschlusses der Bücher nicht mehr berichtigt werden konnten, verweise ich auf Nummer 4.3 und Nummer 4.4 VV zu § 35 LHO.
5.4
Bei der Feststellung von Titelverwechslungen und Buchungen im falschen Haushaltsjahr, die nicht mehr berichtigt werden konnten, ist zu prüfen, ob bei richtiger Anordnung und Buchung Haushaltsüberschreitungen entstanden wären. Solche Fehler erfüllen objektiv den Tatbestand einer Dienstpflichtverletzung. Es ist daher stets auch die Haftungsfrage zu prüfen.
6
Einnahme- und Ausgabeübersichten, Abschlussergebnisse der Erhebungsstellen in den Finanzämtern, besondere Nachweisungen
6.1
Einnahme- und Ausgabeübersichten
Die zum Jahresabschluss zu erstellenden Einnahme- und Ausgabeübersichten (Titelübersichten) sind nach Einzelplänen sowie nach Einnahmen und Ausgaben zu trennen. Die Kassen der Kreise und der kreisfreien Städte haben die Titelübersichten den Abschlussnachweisungen beizufügen. Für die Erstellung und Weiterleitung der Titelübersichten der mit der Landeshauptkasse unmittelbar abrechnenden Landeskassen gilt Nummer 3 meines RdErl. v. 17.10.2003 (SMBl. NRW. 632) entsprechend. Für die Kasse des Landschaftsverbandes Rheinland, die Hauptkasse der Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen und die Amtskasse des Landtags gilt zusätzlich mein Erlass vom 24.6.1994 (n.v.) ‑ I D 3 - 0071 - 24.1 -.
6.1.1
In den Titelübersichten sind die Summen aller Titel so aufzuführen, wie sie in der Rechnungsnachweisung (Nr. 8) erscheinen.
6.1.2
Die Titelübersichten sind wie folgt zu bescheinigen: "Rechnerisch richtig, die Übereinstimmung mit dem Sachbuch Haushalt wird bescheinigt." Abweichend von Satz 1 sind Titelübersichten, die auf der Grundlage der in automatisierten Buchführungsverfahren gespeicherten Titelergebnisse programmgesteuert erstellt worden sind, wie folgt zu bescheinigen: "Die Titelübersicht wurde auf der Grundlage der in einem automatisierten Buchführungsverfahren gespeicherten Ergebnisse des Sachbuchs Haushalt erstellt."
6.2
Abschlussergebnisse der Erhebungsstellen in den Finanzämtern
Die Abschlussergebnisse der in den Erhebungsstellen in den Finanzämtern geführten Vorbücher zum Sachbuch Haushalt sind der Landeshauptkasse durch das Rechenzentrum der Finanzverwaltung
T. bis zum 6. Januar 2009
vorzulegen.
6.3
Schnellmeldeverfahren
Zur Vorwegunterrichtung über das kassenmäßige Ergebnis des abgelaufenen Haushaltsjahres hat das Rechenzentrum der Finanzverwaltung die bei den Landeskassen Düsseldorf und Köln und der Oberjustizkasse Hamm gebuchten Einnahmen und Ausgaben pro Kasse in je einer Summe
T. bis zum 9. Januar 2009, 14.00 Uhr,
der Landeshauptkasse mitzuteilen; dabei ist darauf zu achten, dass die bei den Kassen der Kreise und kreisfreien Städte gebuchten Einnahmen und Ausgaben in den Ergebnissen der Landeskassen Düsseldorf und Köln enthalten sind. Die Landeshauptkasse fasst die ihr nach Satz 1 mitgeteilten Ergebnisse, die Ergebnisse aller übrigen ihr nachgeordneten Landeskassen, das Ergebnis der Kasse des Landschaftsverbandes Rheinland und ihre eigenen Ergebnisse nach dem Stand vom 8. Januar 2009 zusammen und teilt mir das Ergebnis unverzüglich mit. Aus der Mitteilung müssen die Summen der Einnahmen und Ausgaben sowie die auf die Landeshauptkasse und die auf die der Landeshauptkasse unmittelbar nachgeordneten Kassen entfallenden Teilbeträge ersichtlich sein.
6.4
Zusammenstellung der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben
Zur Vorwegunterrichtung über das kassenmäßige Ergebnis, wie es sich unter Berücksichtigung aller bis zum 8. Januar 2009 angenommenen Kassenanordnungen ergibt, übersende ich den obersten Landesbehörden
T. zum 22. Januar 2009
eine auf der Grundlage des Sachbuchs Gesamthaushalt der Landeshauptkasse gefertigte Zusammenstellung der bei den einzelnen Titeln nachgewiesenen Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben. In der Zusammenstellung sind über die Titelbezeichnungen und Titelergebnisse hinaus die auf die einzelnen Kassen entfallenden Titelergebnisse, ferner titelweise die Haushaltsbeträge und die aus dem Vorjahr übertragenen Haushaltsreste und Vorgriffe, das daraus errechnete Gesamtsoll sowie die aus dem Titelergebnis und dem Gesamtsoll errechneten Mehr- oder Mindereinnahmen und -ausgaben vermerkt.
6.5
Nachweisungen über nicht abgewickelte Verwahrungen und Vorschüsse
6.5.1
Die bis zum Jahresende nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse sind getrennt nach Buchungsstellen unter Verwendung des anliegenden Musters in Nachweisungen zu übernehmen.
6.5.2
In der Spalte 4 der Nachweisung ist die Begründung der anordnenden Stelle oder der Kasse anzugeben, weshalb die Abwicklung bisher nicht möglich war. Bei Vorschüssen ist hier außerdem ein Hinweis auf meine erfolgte Einwilligung nach § 60 Abs. 1 LHO (Nummer 6.5.7.2) anzubringen, sofern diese erforderlich ist.
6.5.3
In den Nachweisungen können ohne die Begründung nach Nummer 6.5.2 jeweils in einer Summe angegeben werden
6.5.3.1
die als Verwahrungen behandelten Abzüge von persönlichen Bezügen (z.B. Steuern, Sozialversicherungsbeiträge),
6.5.3.2
die gerichtlichen Geldhinterlegungen,
6.5.3.3
Sicherheitsleistungen sowie Beträge, die für die Insassen von Heimen, Justizvollzugsanstalten und dergl. verwahrt werden,
6.5.3.4
Verwahrungen anderer Art, die nach dem 30. September des Haushaltsjahres gebucht worden sind,
6.5.3.5.
andere Verwahrungen bis zum Einzelbetrag von 1.000 Euro,
6.5.3.6
die Gehaltsvorschüsse,
6.5.3.7
die Handvorschüsse und
6.5.3.8
andere Vorschüsse bis zum Einzelbetrag von 1.000 Euro mit Ausnahme solcher Vorschüsse, die bis zum Ende des zweiten auf ihre Entstehung folgenden Haushaltsjahres nicht abgewickelt worden sind.
6.5.4
Zu den Summen nach Nummer 6.5.3.4, Nummer 6.5.3.5 und Nummer 6.5.3.8 ist die Anzahl der Fälle anzugeben.
6.5.5
Die Richtigkeit und die Vollständigkeit jeder Nachweisung sind von der zuständigen Sachbearbeiterin oder dem zuständigen Sachbearbeiter des Sachgebiets Buchführung zu bescheinigen.
6.5.6
Die Nachweisungen über die nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse sind den Rechnungsnachweisungen beizufügen (Nr. 8.2.3 Satz 2). Die zeitnahe Abwicklung der Verwahrungen und Vorschüsse ist im Rahmen von unvermuteten Prüfungen der Kassen zu prüfen.
6.5.7
Ich weise darauf hin,
6.5.7.1
dass es unstatthaft ist, die verbliebenen Verwahrungen und Vorschüsse als solche vor dem Jahresabschluss in die Bücher des neuen Haushaltsjahres zu übernehmen,
6.5.7.2
dass für die Übertragung von Vorschüssen über das zweite auf ihre Entstehung folgende Haushaltsjahr hinaus nach § 60 Abs. 1 LHO meine Einwilligung erforderlich ist,
7
Nachweisungen über die nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen
7.1
Die bis zum Jahresabschluss nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen sind getrennt nach Buchungsstellen in Nachweisungen zu übernehmen, die den Rechnungsnachweisungen beizufügen sind.
7.2
In den Nachweisungen sind die laufende Nummer, der Buchungstag, die Bezeichnung der oder des Empfangsberechtigten, der Betrag und die Nummer der Buchung im Sachbuch Haushalt oder ein anderer Hinweis anzugeben, der das Auffinden der Buchung im Sachbuch Haushalt oder im Vorbuch zum Sachbuch Haushalt ermöglicht.
7.3
Die Richtigkeit und die Vollständigkeit jeder Nachweisung sind von der zuständigen Sachbearbeiterin oder dem zuständigen Sachbearbeiter des Sachgebiets Buchführung zu bescheinigen.
7.4
Werden die Abschlagsauszahlungen bei der anordnenden Stelle in besondere Listen eingetragen, so können sie oder Ablichtungen hiervon als Nachweisungen verwendet werden, wenn sie den Tag der Anordnung, die Bezeichnung der oder des Empfangsberechtigten und den Betrag enthalten und wenn die Richtigkeit und die Vollständigkeit bescheinigt worden sind.
7.5
Für die Landeshauptkasse, die Landeskassen Düsseldorf und Köln sowie für die Oberjustizkasse Hamm werden die Nachweisungen über die nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen durch das Rechenzentrum der Finanzverwaltung getrennt nach Titelverwaltern programmgesteuert erstellt. Die Bescheinigung nach Nummer 7.3 entfällt hierbei.
8
Rechnungsnachweisungen
8.1
Aufstellung
8.1.1
Jede rechnunglegende Kasse hat für jedes Kapitel eine Rechnungsnachweisung aufzustellen (Abschnitt III Nummer 16.4 meines RdErl. vom 30.09.2003 (SMBl. NRW. 631). Die Rechnungsnachweisungen sind zu bezeichnen mit
8.1.1.1
Rechnungsnachweisung A für Einnahmen, soweit die Einnahmen nicht mit Ausgaben, die in eine Rechnungsnachweisung nach Nummer 8.1.1.2 aufzunehmen sind, zu einer Rechnungsnachweisung A/B zusammengefasst werden können oder in eine Rechnungsnachweisung nach Nummer 8.1.1.5 aufzunehmen sind,
8.1.1.2
Rechnungsnachweisung B für Ausgaben, soweit sie nicht in die Rechnungsnachweisungen nach Nummer 8.1.1.3 bis Nummer 8.1.1.5 aufzunehmen sind,
8.1.1.3
Rechnungsnachweisung C für Personalausgaben, auch soweit sie in Titelgruppen veranschlagt sind,
8.1.1.4
Rechnungsnachweisung D für Bauausgaben, auch soweit sie in Titelgruppen veranschlagt sind,
8.1.1.5
Rechnungsnachweisung E für die nach Nummer 8.1.2.4 bis Nummer 8.1.2.9 getrennt aufzustellenden Rechnungsnachweisungen.
8.1.2
Aus Gründen der Rechnungsprüfung sind abweichend von Nummer 8.1.1
8.1.2.1
die Titel 411 10 und 411 11 im Kapitel 01 010, der Titel 427 03 im Kapitel 02 610, der Titel 443 01 im Kapitel 03 020, soweit er nicht vom Landesamt für Besoldung und Versorgung Nordrhein-Westfalen bewirtschaftet wird, die Titel 453 01 in den Kapiteln 03 110 und 03 130, die Titel 412 00 in den Kapiteln 04 210, 04 220, 04 230, 04 240 und 04 250 in die Rechnungsnachweisungen B aufzunehmen,
8.1.2.2
alle Titel der Hauptgruppe 6 in den Kapiteln 900 und 910 der Einzelpläne, die Titel 452 00 in den Kapiteln 020 der Einzelpläne, die Titel 452 10 in den Kapiteln 03 020, 11 020, 15 020 und 20 020, der Titel 452 20 im Kapitel 20 020, der Titel 681 10 im Kapitel 05 490, der Titel 981 10 in den Kapiteln 03 130, 05 073, 06 070, 06 071 und 06 072, der Titel 981 20 im Kapitel 11 240, den Titel 981 40 in den Kapiteln 06 070, 06 071 und 06 072, der Titel 981 65 im Kapitel 11 240, der Titel 632 10 im Kapitel 15 510 in die Rechnungsnachweisungen C aufzunehmen,
8.1.2.3
alle Titel 519 02 in die Rechnungsnachweisungen D aufzunehmen,
8.1.2.4
die Titel 547 60 und 812 60 im Kapitel 03 010 in eine getrennte Rechnungsnachweisung E aufzunehmen,
8.1.2.5
den Titel 631 71 im Kapitel 14 050 in eine getrennte Rechnungsnachweisung E aufzunehmen,
8.1.2.6
der Titel 511 10 im Kapitel 14 140 in eine getrennte Rechnungsnachweisung E aufzunehmen,
8.1.2.7
der Titel 331 10 sowie die Titel der Ausgabetitelgruppe 66 im Kapitel 14 110 in eine getrennte Rechnungsnachweisung E aufzunehmen,
8.1.2.8
der Titel 883 13 im Kapitel 20 030 in eine getrennte Rechnungsnachweisung E aufzunehmen,
8.1.3
In den Rechnungsnachweisungen sind die Titel in der Reihenfolge aufzuführen, die sich aus dem Haushaltsplan für das Haushaltsjahr 2008 ergibt. Dabei sind außerplanmäßige Titel und Titel, die nicht mehr im Haushaltsplan enthalten sind, wegen übertragener Haushaltsreste aber noch benötigt werden, dort einzufügen, wo sie im Falle ihrer Veranschlagung im Haushaltsplan auszubringen gewesen wären. Für die in den Rechnungsnachweisungen aufgeführten Einnahmen und Ausgaben sind jeweils Gesamtsummen auszuweisen.
8.1.4
Jede Rechnungsnachweisung ist vierfach auszufertigen. Die Ausfertigungen sind vorgesehen für das zuständige Staatliche Rechnungsprüfungsamt, für die anordnende Stelle, für die Einzelrechnung und als Entwurf.
8.1.4.1
Für die Landeshauptkasse, die Landeskassen Düsseldorf und Köln und die Oberjustizkasse Hamm werden die Rechnungsnachweisungen vom Rechenzentrum der Finanzverwaltung abweichend von Nummer 8.1.1 getrennt nach Titelverwaltern gefertigt.
8.1.4.2
Für die vom Rechenzentrum der Finanzverwaltung gefertigten Rechnungsnachweisungen entfällt die Bescheinigung gemäß Abschnitt III Nummer 16.4 des RdErl. vom 30.09.2003 (SMBl. NRW. 631). Diese Rechnungsnachweisungen müssen jedoch folgenden Hinweis enthalten: "Die Rechnungsnachweisung ist vom Rechenzentrum der Finanzverwaltung im automatisierten Buchführungsverfahren erstellt worden."
8.1.4.3
Nummer 8.1.4.2 gilt für die Gemeinden und Gemeindeverbände sinngemäß, wenn die Rechnungsnachweisungen unter Verwendung der in ADV-Verfahren gespeicherten Titelergebnisse programmgesteuert gefertigt werden.
8.1.5
Soweit die anordnenden Stellen den für sie zuständigen Kassen bislang Druckstücke des Haushaltsplans, einzelner Einzelpläne oder Kapitel noch nicht übersandt haben, sind diese Unterlagen den Kassen umgehend zur Verfügung zu stellen, damit die Kassen die Rechnungsnachweisungen nach der im Haushaltsplan vorgesehenen Ordnung erstellen können. Dies gilt nicht, wenn es sich bei den zuständigen Kassen um die in Nummer 8.1.4.1 genannten Kassen handelt.
8.2
Vorlage
8.2.1
Die Kassen der Kreise und kreisfreien Städte haben die von ihnen aufgestellten Rechnungsnachweisungen
T. bis zum 15. Januar 2009
den für sie jeweils zuständigen Landeskassen vorzulegen. Alle anderen Kassen haben die für die Staatlichen Rechnungsprüfungsämter vorgesehenen Ausfertigungen der von ihnen aufgestellten Rechnungsnachweisungen und die ihnen gegebenenfalls nach Satz 1 vorgelegten Rechnungsnachweisungen unverzüglich den für sie zuständigen Staatlichen Rechnungsprüfungsämtern zuzuleiten. Abweichend hiervon entfällt die Zuleitung der vorbezeichneten Ausfertigung der Rechnungsnachweisung durch die Oberjustizkasse Hamm an die einzelnen Staatlichen Rechnungsprüfungsämter, weil sie dort für die Vorbereitung der Prüfung nicht benötigt wird. Der Landesrechnungshof hat deshalb auf die Übersendung der vorbezeichneten Ausfertigung der Rechnungsnachweisung an die Staatlichen Rechnungsprüfungsämter im Falle der Oberjustizkasse Hamm verzichtet.
8.2.2
Eine weitere Ausfertigung der Rechnungsnachweisungen ist unverzüglich den anordnenden Stellen zu deren Unterrichtung zu übersenden.
8.2.3
Eine dritte Ausfertigung der Rechnungsnachweisungen ist von den Kassen den zur Prüfung vorzulegenden Einzelrechnungen beizufügen. Dieser Ausfertigung der Rechnungsnachweisungen, die später als Anlage zu dem gemäß Entscheidung des Landesrechnungshofs vom 7.12.2001 (bekanntgegeben mit Erlass vom 10.12.2001 (n.v.) - GK - 172 E - 18 -) von den Staatlichen Rechnungsprüfungsämtern zu fertigenden Bericht über das Haushaltsjahr 2008 dem Landesrechnungshof zu übersenden ist, sind die Nachweisungen über die am Schluss des Haushaltsjahres nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse und die Nachweisungen über die nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen beizugeben. Für die Nachweisungen über die nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse wird bestimmt, dass die Kassen
8.2.3.1
die bei den Verwahrungen nachgewiesenen Bestände an Forschungsmitteln und an Kassenmitteln für die Wahrnehmung von Kassenaufgaben für Stiftungen oder andere Stellen außerhalb der Landesverwaltung ohne nähere Begründung in einer einzigen Nachweisung zu erfassen haben, und zwar nach Möglichkeit in derjenigen Nachweisung, die der Rechnungsnachweisung A für das Kapitel der Dienststelle, zu der die Kasse gehört, beizufügen ist,
8.2.3.2
sämtliche Handvorschüsse und Gehaltsvorschüsse jeweils summarisch in einer einzigen Nachweisung zu erfassen haben, und zwar nach Möglichkeit in derjenigen Nachweisung, die der Rechnungsnachweisung B für das Kapitel der Dienststelle, zu der die Kasse gehört, beizufügen ist.
9
Rechnungsnachweisungen (Anhänge zur Oberrechnung)
9.1
Für die Landeskassen Düsseldorf und Köln hat das Rechenzentrum der Finanzverwaltung zu jedem Einzelplan, soweit in ihm Titelergebnisse mehrerer Kassen zusammenzufassen sind, eine "Rechnungsnachweisung (Anhang zur Oberrechnung)" in Form einer besonderen Titelübersicht in zweifacher Ausfertigung zu erstellen und der zuständigen Landeskasse zuzuleiten. Darin sind die Abschlussergebnisse des gesamten Einzelplans, also auch die der jeweiligen Landeskasse, titelweise aufzuführen. Nummer 8.1.3 Satz 1 und 2 gilt entsprechend. Die den Landeskassen Düsseldorf und Köln nachgeordneten Kassen sind in den Rechnungsnachweisungen (Anhänge zur Oberrechnung) nur durch eine Nummer zu bezeichnen. Ein entsprechendes Nummernverzeichnis der Kassen ist beizufügen.
9.2
Für die Personalausgaben (Titel der Hauptgruppe 4 des Gruppierungsplans) und für die Bauausgaben (Titel der Hauptgruppe 7 des Gruppierungsplans) sind die Rechnungsnachweisungen (Anhänge zur Oberrechnung) unter entsprechender Anwendung der Nummer 8.1.2.1 bis Nummer 8.1.2.3 getrennt aufzustellen.
9.3
Eine Ausfertigung der Rechnungsnachweisung (Anhang zur Oberrechnung) ist dem zuständigen Staatlichen Rechnungsprüfungsamt
T. bis zum 26. Januar 2009
für die dort nach dem Erlass des Landesrechnungshofs (siehe Nr. 8.2.3) durchzuführenden Prüfungen zuzuleiten.
10
Aufstellung und vorbereitende Prüfung der Einzelrechnungen
10.1
Die für das Haushaltsjahr 2008 zu legenden Einzelrechnungen sind
T. bis zum 31. Januar 2009
fertigzustellen. Zu einer Einzelrechnung gehören die abgeschlossenen Rechnungslegungsbücher und die dazugehörenden Rechnungsbelege, die Rechnungsnachweisungen mit Anlagen und die sonstigen Rechnungsunterlagen.
10.2
Die rechnunglegenden Kassen und die anderen an der Rechnungslegung etwa mitwirkenden Stellen (Abschnitt III Nummer 16.1 des RdErl. vom 30.09.2003 (SMBl. NRW. 631) halten die Rechnungen zur Anforderung durch die Staatlichen Rechnungsprüfungsämter bereit.
10.3
Die Staatlichen Rechnungsprüfungsämter fordern die Rechnungen von den rechnunglegenden Kassen und von den anderen an der Rechnungslegung etwa mitwirkenden Stellen zur vorbereitenden Prüfung rechtzeitig an.
10.4
Für Gemeinden und Gemeindeverbände, denen im Falle der Ausführung des Landeshaushalts die Vorprüfung nach § 100 Abs. 4 LHO obliegt, gilt der Erlass des Landesrechnungshofs vom 23.12.1991 (n.v.) - 0 - I C - 380 - 3 ‑.
11
Beiträge zur Landeshaushaltsrechnung
Zur Aufstellung der Landeshaushaltsrechnung 2008 verweise ich auf mein jährliches Rundschreiben über die Aufstellung der Landeshaushaltsrechnung, mit dem ich gemäß Abschnitt III Nummer 16.8 des RdErl. vom 30.09.2003 (SMBl. NRW. 631) die vorbereitete Haushaltsrechnung zur Ergänzung übersende.
12
Entsprechende Anwendung für die Sonderkonten
Wegen einer für die Landeskassen und die Landeshauptkasse einheitlichen Regelung sind die vorstehenden Bestimmungen mit Ausnahme Nummer 6.2 bis Nummer 6.5 für die Sonderrechnungen (Sonderkonten) über die Verwendung von Mitteln der ausländischen Streitkräfte entsprechend anzuwenden. Abweichend von Nummer 8 und Nummer 9 sind Rechnungsnachweisungen für die Sonderkonten nicht aufzustellen.
Muster
(zu Nr. 6.5.1)
(Deckblatt - DIN A 4)
......................................................
(Kasse)
NACHWEISUNG
der nicht abgewickelten
o Verwahrungen o Vorschüsse
gem. Nr. 6.5.1 des Jahresabschlusserlasses
für das Haushaltsjahr 2008
Die Richtigkeit und Vollständigkeit wird bescheinigt:
........................................ ..........................................
(Ort, Datum) (Unterschrift)
Zur Beachtung: 1. Zutreffendes ankreuzen x
2. Bei Vorschüssen sind Hinweise auf die Einwilligung des Finanzministeriums anzugeben, sofern diese nach § 60 Abs. 1 Satz 2 LHO erforderlich ist.
(Folgeblätter - DIN A 4)
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Lfd. |
Buchungs- |
Betrag |
Zweck, Begründung, Bemerkungen |
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1 |
2 |
3 |
4 |
MBl. NRW. 2008 S. 567