Ministerialblatt (MBl. NRW.)
Ausgabe 2020 Nr. 25 vom 24.9.2020 Seite 577 bis 610

Verwaltungsvorschrift zur Zulassung von Fachverfahren zur automatisierten Ausführung der Geschäfte der kommunalen Haushaltswirtschaft nach § 94 Absatz 2 der Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen (Verwaltungsvorschrift Zulassung von Fachverfahren VwV Zulassung Fachverfahren)
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Verwaltungsvorschrift zur Zulassung von Fachverfahren zur automatisierten Ausführung der Geschäfte der kommunalen Haushaltswirtschaft nach § 94 Absatz 2 der Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen (Verwaltungsvorschrift Zulassung von Fachverfahren VwV Zulassung Fachverfahren)

2023

Verwaltungsvorschrift
zur Zulassung von Fachverfahren zur automatisierten Ausführung der Geschäfte
der kommunalen Haushaltswirtschaft nach § 94 Absatz 2 der Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen
(Verwaltungsvorschrift Zulassung von Fachverfahren
VwV Zulassung Fachverfahren)

Bekanntmachung

der Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen

Vom 21. September 2020

Auf Grund des § 94 Absatz 2 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW), in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Juli 1994 (GV. NRW. S. 666), die zuletzt durch Artikel 4 des Gesetzes vom 14. April 2020 (GV. NRW. S. 218b, ber. S. 304a) geändert worden ist, wird im Benehmen mit dem Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung des Landes Nordrhein-Westfalen folgende Verwaltungsvorschrift erlassen:

1
Anwendungsbereich

Diese Verwaltungsvorschrift ist bei der Prüfung von Programmen zur automatisierten Ausführung der Geschäfte des kommunalen Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens nach den Regeln des doppischen Finanzwesens anzuwenden.

Sie fasst die aus den im Land Nordrhein-Westfalen geltenden Gesetzen und Verordnungen ableitbaren allgemein anerkannten technischen Regeln an Programme und Anforderungen des doppischen Finanzwesens zusammen. Deren Erfüllung ist Voraussetzung für die in § 94 Absatz 2 GO NRW festgelegte Programmzulassung durch die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (gpaNRW).

2
Teil 1: Allgemeine Anforderungen an Fachverfahren für die automatisierte Ausführung der Geschäfte der kommunalen Haushaltswirtschaft

2.1
Abbildung von Sachverhalten und Geschäftsvorfällen

2.1.1.
Das Programm ermöglicht die nachvollziehbare und wirklichkeitsgetreue Eingabe und wiedererkennbare Darstellung von Daten, die einen bestimmten Sachverhalt oder Geschäftsvorfall beschreiben. (Kriterium AA1.01)

2.1.2
Das Programm ermöglicht dem Anwender die übersichtliche Suche gespeicherter Sachverhalte oder Geschäftsvorfälle anhand ihrer charakterisierenden und klassifizierenden Merkmale. (Kriterium AA1.02)

2.1.3
Das Programm gewährleistet, dass Anwendereingaben unmittelbar nach Eingabebestätigung zu einer Fortschreibung aller relevanten Datenbestände und datentechnischen Verknüpfungen führen. (Kriterium AA1.03)

2.1.4
Die Bedienoberfläche der fachlichen Teile des Programms ist in deutscher Sprache ausgeführt. Dies gilt auch für die in der täglichen Benutzung notwendigen technischen Teile der Bedienoberfläche. (Kriterium AA1.04)

2.1.5
Das Programm bietet die Möglichkeit, die Eingabe innerhalb eines bildschirmorientierten Eingabebereiches zu einem Vorgang (zum Beispiel Maske) vor der erkennbaren Bestätigung der Werte (zum Beispiel Button anklicken oder Befehl zur Verarbeitung eintippen) über den gesamten Eingabebereich zu korrigieren beziehungsweise zu verwerfen. (Kriterium AA1.05)

2.1.6
Bei der Ausführung von Programmfunktionen und Routinen kann der Anwender beziehungsweise die Anwenderin erkennen, was das Programm gerade verarbeitet und wie er beziehungsweise sie den Vorgang kontrolliert abbrechen kann. Nach einem Abbruch soll das Programm auf den vorherigen Stand zurückfallen. Für den Anwender beziehungsweise die Anwenderin muss erkennbar sein, an welcher Stelle der Programmabbruch erfolgte. (Kriterium AA1.06)

2.1.7
Bei längeren Datenverarbeitungsvorgängen wird eine Fortschrittsanzeige eingeblendet, aus der hervorgeht, welcher Vorgang läuft. Anwender beziehungsweise Anwenderinnen müssen erkennen, dass Verarbeitungsvorgänge erfolgreich abgeschlossen wurden. (Kriterium AA1.07)

2.2
Orientierung im Programm

2.2.1
Das Programm ist so gestaltet, dass Anwender beziehungsweise Anwenderinnen erkennen können, wo im Programm man sich aktuell befindet. (Kriterium AA2.01)

2.2.2
Die Bedienelemente des Programms sind verständlich gestaltet und ermöglichen eine eindeutige Bedienung der Programmfunktionen. Sie lösen ein üblicherweise erwartbares Ergebnis aus. (Kriterium AA2.02)

2.2.3
Das Programm folgt bei der Bedienung einem einheitlichen und nachvollziehbaren Standard. (Kriterium AA2.03)

2.3
Plausibilitätskontrollen

2.3.1
Das Programm erkennt formale Fehleingaben und verhindert deren Weiterverarbeitung. Dies betrifft in der Hauptsache die Eingabe von Werten außerhalb formal gültiger Wertebereiche (z.B. falsche Datumswerte, Sonderzeichen in Namen, Berücksichtigung von Pflichtfeldern). Offensichtliche logische Beziehungen zwischen verschiedenen Eingabefeldern werden dabei berücksichtigt. (Kriterium AA3.01)

2.3.2.
Das Programm warnt, wenn die eingegebenen Daten trotz formaler Richtigkeit nicht korrekt weiterverarbeitet werden können. Gründe können sein: Offensichtlich logische Beziehungen zwischen verschiedenen Eingabefeldern werden nicht berücksichtigt, die Weiterberechnung führt zu Werten außerhalb gültiger Wertebereiche, es werden offensichtlich gesetzliche Vorgaben verletzt, der eingegebene Wert steht im Widerspruch zu sonstigen im Programm hinterlegten Daten (zum Beispiel im Widerspruch zu Wertetabellen oder auf vorherigen Masken erfassten Werten). (Kriterium AA3.02)

2.3.3
Bei folgenschweren Aktionen warnt das Programm den Anwender beziehungsweise die Anwenderin und ermöglicht ihm beziehungsweise ihr den Abbruch. (Kriterium AA3.03)

2.3.4
Das Programm überwacht die Eindeutigkeit von kennzeichnenden Werten und Indizes. (Kriterium AA3.04)

2.4
Berechnungen

2.4.1
Das Programm führt Berechnungen so durch, dass sie mathematisch korrekt, nachvollziehbar und gesetzeskonform erfolgen. (Kriterium AA4.01)

2.5
Übersichtlichkeit der Darstellung

2.5.1
Das Programm ermöglicht den Ausdruck aller im Programm gespeicherten Daten. (Kriterium AA5.01)

2.5.2
Das Programm stellt bei der lesbaren Ausgabe die Sachverhalte für den Anwender beziehungsweise die Anwenderin übersichtlich und klar dar. Vom Programm erzeugte Dokumente sind für den Adressaten verständlich, lesbar und entsprechen den geltenden Formvorschriften. (Kriterium AA5.02)

2.6
Personendaten (Personendatenspeicherung, -sperrung, -auskunft und -übermittlung)

2.6.1
Das Programm ermöglicht die Speicherung und Verwaltung von folgenden Personendaten: Anrede, Titel, Vornamen, Nachnamen, Namenszusatz, Firmenbezeichnung, Adresse, Postfachadresse, Länderbezeichnung, Zahlungsweginformationen, Steueridentifikationsmerkmal. (Kriterium AA6.01)

2.6.2
Das Programm ermöglicht die Speicherung und Verwaltung von SEPA-Mandaten. (Kriterium AA6.02)

2.6.3
Das Programm ermöglicht den Aufbau und die Anwendung von Regeln, nach denen die gespeicherten Zahlungsweginformationen und Mandate bei Forderungstatbeständen zur Durchführung von Lastschriften und Erstattungen automatisiert zur Anwendung kommen. (Kriterium AA6.03)

2.6.4
Das Programm ermöglicht auf der Grundlage der gespeicherten Personendaten die Speicherung und Verwaltung von Gesamtschuldnerschaften. (Kriterium AA6.04)

2.6.5
Das Programm ermöglicht die Löschung von personenbezogenen Daten durch den Anwender beziehungsweise die Anwenderin. (Kriterium AA6.05)

2.6.6
Das Programm ermöglicht die Unterbindung der Weiterverarbeitung einzelner personenbezogener Daten, zum Beispiel durch Sperrkennzeichen. (Kriterium AA6.06)

2.6.7
Durch das Programm sollen die Anwender beziehungsweise Anwenderinnen in ihrer gesetzlich begründeten Pflicht zur Auskunftserteilung unterstützt werden. Beim Zugriff auf personenbezogene Daten ist das Programm in der Lage zu protokollieren, welche Selektionskriterien wann und von wem benutzt worden sind. (Kriterium AA6.07)

2.7
Bescheidgestaltung

2.7.1
Bescheidinhalt

2.7.1.1
Das Programm ermöglicht das Erstellen von Bescheiden mit folgenden Angaben: erlassende Behörde, Bescheiddatum, Inhaltsadressat (Abgabeschuldner), Bekanntgabeadressat (bei Abweichung vom Inhaltsadressaten), Adresse des Empfängers (gegebenenfalls abweichend von Inhalts- und Bekanntgabe-Adressat), Angaben zum Objekt (z.B. Abgabenobjekt), Grund des Bescheides, festzusetzender Betrag, Begründung, Leistungsgebot, Zahlungsweg der erlassenden Behörde, kassentechnisches Merkmal für die Zuordnung von Zahlungen, Rechtsbehelfsbelehrung. (Kriterium AA7.01)

2.7.1.2
Das Programm unterstützt die Erstellung einer Vorabankündigung bei Lastschrifteinzug. (Kriterium AA7.02)

2.7.1.3
Das Programm ermöglicht die Darstellung folgender Angaben auf den einzelnen Seiten von Bescheiden: Seitenzahl, Information, die erkennen lässt, ob es eine Folgeseite gibt, Kennzeichnung, die bei mehrseitigen Bescheiden erkennen lässt, dass die Seite Bestandteil des betreffenden Bescheides ist. (Kriterium AA7.03)

2.7.1.4
Das Programm ermöglicht die übersichtliche und nachvollziehbare Darstellung von Zusammenhängen auf Bescheiden. (Kriterium AA7.04)

2.7.2
Bescheide für Gesamtschuldnerschaften

2.7.2.1
Das Programm ermöglicht in den Fällen, in denen mehrere Gesamtschuldner einer gemeinsamen Zahlungsverpflichtung zugeordnet sind (Gesamtschuldnerschaft), die Erstellung eines Bescheides an ausgewählte Gesamtschuldner zum Zweck der Einzelbekanntgabe. Auf jedem dieser Bescheide ist ersichtlich, dass eine Zahlung erwartet wird. (Kriterium AA7.05)

2.7.2.2
Das Programm ermöglicht die Kennzeichnung, Verwendung und Änderung eines Gesamtschuldners als Bekanntgabeadressat für die Gesamtschuldnerschaft. (Kriterium AA7.06)

2.7.2.3
Das Programm ermöglicht für jeden Gesamtschuldner die Erstellung inhaltsgleicher Abschriften von Bescheiden. (Kriterium AA7.07)

2.7.2.4
Das Programm ermöglicht für Ehegatten oder Ehegatten mit ihren Kindern oder Alleinstehende mit ihren Kindern die Ausfertigung eines Bescheides unter ihrer gemeinsamen Anschrift. (Kriterium AA7.08)

2.8
Grundlegende Anforderungen des Zugriffs-Schutzes

2.8.1
Anwenderkontrolle

2.8.1.1
Das Programm ermöglicht zur Anwenderkontrolle die Anlage und Verwaltung von Anwenderzugängen für jeden Anwender beziehungsweise jede Anwenderin im Programm. Die Programmfunktionen zur Anwenderzugangsverwaltung sind vor unbefugtem Zugriff geschützt. (Kriterium AA8.01)

2.8.2
Passwortvergabe

2.8.2.1
Das Programm ermöglicht bei der Verwendung von Passwörtern zur Absicherung von Anwenderzugängen die Einhaltung folgender Grundanforderungen: Das Passwort ist bei der Eingabe nicht sichtbar. Eine augenblickliche Sichtbarmachung durch den Anwender beziehungsweise die Anwenderin ist zulässig. Jeder Anwender beziehungsweise jede Anwenderin hat ein eigenes Passwort, welches er beziehungsweise sie selber ändern kann. Die Passworteingabe kann nicht umgangen werden. (Kriterium AA8.02)

2.8.2.2
Bei der Passworteinrichtung beziehungsweise -änderung stellt das Programm zwei getrennte Eingabefelder zur Passwortwiederholung bereit und überprüft deren Übereinstimmung. (Kriterium AA8.03)

2.8.2.3
Passwörter werden im System verschlüsselt abgelegt und sind gegen unbefugte Schreib- und Lesezugriffe geschützt. (Kriterium AA8.04)

2.8.2.4
In vom Programm erzeugten Protokollen oder Dateien dürfen Passwörter nie in Klarschrift erscheinen. (Kriterium AA8.05)

2.8.3
Anwenderanmeldung

2.8.3.1
Das Programm gestattet die Einstellung von Zugangsrestriktionen als Reaktion auf mehrfache Falscheingaben von Passwörtern. (Kriterium AA8.06)

2.8.3.2
Alle Anmeldungsversuche werden anwenderbezogen protokolliert. (Kriterium AA8.07)

2.8.4
Passwortregeln

2.8.4.1
Für neu im Programm eingerichtete Passwörter kann eine Mindestlänge eingestellt werden. (Kriterium AA8.08)

2.8.4.2
Für neu im Programm eingerichtete Passwörter können variable Komplexitätsregeln hinterlegt werden. (Kriterium AA8.09)

2.8.4.3
Im Programm kann eingestellt werden, dass Anwender beziehungsweise Anwenderinnen das Passwort regelmäßig (zum Beispiel spätestens aller 90 Tage) wechseln müssen. (Kriterium AA8.10)

2.8.5
Zugriff auf Daten und Funktionen / Zugriffskontrolle

2.8.5.1
Das Programm ermöglicht zur Zugriffskontrolle die Vergabe individueller beziehungsweise differenzierter Zugriffsrechte der Anwender beziehungsweise Anwenderinnen für die einzelnen Programmfunktionen und -aufgabenbereiche. Die Programmfunktionen zur Verwaltung der Zugriffsrechte sind vor unbefugtem Zugriff geschützt. (Kriterium AA8.11)

2.8.5.2
Für Aufgaben der Zugriffsverwaltung auf Programme, Programmfunktionen, Daten und Datenbereiche und zur entsprechenden Verwaltung der Programmanwender beziehungsweise Programmanwenderinnen können spezielle Administratorzugänge ohne Zugang zu fachlichen Informationen des Programms eingerichtet werden. (Kriterium AA8.12)

2.8.5.3
Für die interne und externe Prüfung können im Programm spezielle Zugänge für Prüfer und Prüferinnen eingerichtet werden. (Kriterium AA8.13)

2.8.5.4
Das Programm ermöglicht die Beschränkung des schreibenden und lesenden Datenzugriffs eines Anwenders beziehungsweise einer Anwenderin auf einzelne, fachlich abgrenzbare Datenbereiche. Gleiches gilt für personenbezogene Daten. (Kriterium AA8.14)

2.8.5.5
Es ist möglich, den Umfang des schreibenden, lesenden und / oder ergänzenden Zugriffs auf die Daten zu einer Person durch Zugriffsrechte für verschiedene Anwender beziehungsweise Anwenderinnen zu differenzieren. (Kriterium AA8.15)

2.8.5.6
Das Programm verhindert schreibende Zugriffe auf im Programm gespeicherte abgeschlossene Sachverhalte und rechtsgültig verabschiedete Informationen. (Kriterium AA8.16)

2.8.6
Anwenderrechte-Zuordnung

2.8.6.1
Im Programm müssen Rollen angelegt werden können, die über bestimmte aufgabenbezogene Zugriffsrechte verfügen. Diesen Rollen können im Rahmen der Rechteverwaltung konkrete identifizierbare Anwender und Anwenderinnen zugeordnet werden. (Kriterium AA8.17)

2.8.6.2
Die Änderung von Zugriffsrechten wird durch das Programm protokolliert. Das entsprechende Protokoll ist vor unbefugter Veränderung geschützt. (Kriterium AA8.18)

2.9
Schutz von Stamm- und Bewegungsdaten

2.9.1
Anforderungen an die Speicherung von Stammdaten

2.9.1.1
Das Löschen von Daten ist nur möglich, wenn dies rechtlich zulässig ist. Das Programm warnt den Anwender beziehungsweise die Anwenderin vor dem Löschen von Daten und ermöglicht ihm beziehungsweise ihr den Abbruch. (Kriterium AA9.01)

2.9.1.2
Das Programm protokolliert jeden ändernden Zugriff auf Stammdaten durch die Speicherung insbesondere folgender Informationen: Wert alt / Wert neu, Autor / Autorin und Zeitpunkt der Änderung. Der Zeitraum der Protokollierung muss flexibel einstellbar sein. (Kriterium AA9.02)

2.9.1.3
Jeder ändernde Zugriff auf finanzwirksame Stammdaten wird über einen längeren Zeitraum verfolgbar feldbezogen protokolliert (Historie finanzwirksamer Stammdaten). Vorhergehende Inhalte der Datensätze können auch nachträglich eingesehen werden. (Kriterium AA9.03)

2.9.1.4
Das Programm verhindert das Löschen von Stammdaten, die noch verwendet werden oder die in Beziehung zu anderen Daten stehen. (Kriterium AA9.04)

2.9.2
Anforderungen an die Speicherung von Bewegungsdaten

2.9.2.1
Das Programm verhindert das Löschen oder Ändern von Bewegungsdaten. Das Programm protokolliert recherchierbar Entstehungszeitpunkt und Autor von Bewegungsdaten. (Kriterium AA9.05)

2.9.3
Sonstige Anforderungen zur Datenprotokollierung

2.9.3.1
Das Programm ermöglicht die Einstellung differenzierter Zugriffsrestriktionen für die systematische Auswertung der im Rahmen der Datenprotokollierung anfallenden Informationen. (Kriterium AA9.06)

2.9.3.2
Das Programm verhindert die nachträgliche Veränderung der im Rahmen der Datenprotokollierung anfallenden Informationen innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Zeiträume. (Kriterium AA9.07)

2.9.3.3.
Das Programm unterstützt die zeitraumbezogene Löschung historisierter beziehungsweise protokollierter Informationen. (Kriterium AA9.08)

2.10
Datensicherung

2.10.1
Das Programm unterstützt die Erstellung von Sicherungskopien auch zum Zweck der externen Aufbewahrung, zu einem vom Anwender beziehungsweise von der Anwenderin wählbaren Zeitpunkt. (Kriterium AA10.01)

2.10.2
Zusammen mit dem Programm wird eine Dokumentation zur Datensicherung und Datenwieder-herstellung der im Programm gespeicherten Fachdaten und Einstellungen bereitgestellt. (Kriterium AA10.02)

2.11
Ablaufsicherheit, Schutz vor Datenverlust

2.11.1
Das Programm arbeitet in einer vom Hersteller empfohlenen Umgebung stabil, so dass eine anwenderübliche Nutzung gewährleistet ist. Die Funktionalitäten des Programms sind dokumentiert. Programmbedingte Fehlersituationen sind anwendergerecht dokumentiert. (Kriterium AA11.01)

2.11.2
Das Programm unterstützt Möglichkeiten, mit angemessenem Aufwand die Daten wiederherzustellen, die durch Programmfehler, Systemabstürze, Stromausfälle und sonstige Ereignisse beschädigt werden. Anwender und Anwenderinnen werden durch die Dokumentation über das Verhalten bei Systemabstürzen und Fehlern informiert. (Kriterium AA11.02)

2.12
Programmdokumentation

2.12.1
Alle Dokumentationsteile liegen in deutscher Sprache vor. (Kriterium AA12.01)

2.12.2
Die Anwender des Programms haben die Möglichkeit zur programmunabhängigen dauerhaften und lesbaren Aufbewahrung von Dokumentationsständen. Änderungen einer Verfahrensdokumentation müssen historisch nachvollziehbar sein. (Kriterium AA12.02)

2.12.3
Das Programm ist in ausreichendem Umfang und hinreichend aktuell dokumentiert. Insbesondere werden eine fachliche sowie eine technische Produktbeschreibung, eine fachliche Dokumentation, eine technische Betriebs-beziehungsweise Systemdokumentation (inkl. Sicherheitsdokumentation, mit welchen Maßnahmen beim Betrieb des Programms die Sicherheit der damit verbundenen IT-Systeme und IT-Anwendungen gewährleistet werden kann) sowie Änderungsinformationen („Releasenotes“) bereitgestellt. (Kriterium AA12.03)

2.12.4
Für das Programm existiert ein dokumentiertes Verfahren zur Behebung von Programm- und Dokumentationsfehlern unter Zugriff auf die Supportwege des Programmentwicklers inklusive definierter Eskalationsoptionen im Fall des Misserfolgs. Die dem Anwender beziehungsweise der Anwenderin zur Verfügung gestellten Kommunikationswege sind dokumentiert. (Kriterium AA12.04)

2.12.5
Das Programm ist unter Berücksichtigung seiner Einsatzbedingungen im Rahmen einer Produktdokumentation ausreichend beschrieben. Insbesondere sind angegeben: Benennung beziehungsweise Titel des Dokumentes, Name beziehungsweise Version des dokumentierten Programms, Autor beziehungsweise Ansprechpartner zur Dokumentation, Redaktions-beziehungsweise Ausgabedatum. Zur Dokumentation insgesamt und zu den einzelnen Dokumenten existieren Inhaltsübersichten, Indizes, Suchfunktionen und/oder andere Hilfsmittel zum sicheren Auffinden von Dokumentationsinformationen. Die Produktdokumentation liegt in einer verbindlichen und inhaltlich hinreichend bestimmten Form vor; sie kann in angemessener Frist lesbar gemacht werden. (Kriterium AA12.05)

2.12.6
Im Programm sind folgende Angaben erkennbar: Name, Versionsnummer, Releasestand (Datumsangabe) des Programms und gegebenenfalls der Programmteile. (Kriterium AA12.06)

2.12.7
Die Programmnutzung wird durch eine direkt aus dem Programm aufrufbare Hilfefunktion unterstützt. (Kriterium AA12.07)

2.12.8
Die zum Programm bereitgestellten Änderungsdokumentationen enthalten eine vollzählige Auflistung der hinsichtlich der Programmfunktionalität und seiner technischen Einsatzbedingungen relevanten Änderungen sowie pro Änderung: Beschreibung der durchgeführten Änderung, gegebenenfalls Maßnahmen von Anwendern, welche im Kontext der Programmänderung erforderlich sind, gegebenenfalls Hinweise zu Einsatzmodalitäten (zum Beispiel genutzte Module), bei denen diese Änderung relevant ist, Erkennbarkeit von Programmversion beziehungsweise Datum, ab welchem diese Änderung eingeführt wurde. (Kriterium AA12.08)

2.13
Schnittstellen

2.13.1
Das Programm stellt die regelmäßige automatisierte und ordnungsgemäße Übernahme von finanzwirksamen Informationen aus Fremdprogrammen (finanzwirksamer Datenimport) sicher. (Kriterium AA13.01)

2.13.2
Das Programm stellt die regelmäßige automatisierte und ordnungsgemäße Bereitstellung von finanzwirksamen Daten an Fremdprogramme (finanzwirksamer Datenexport) sicher. (Kriterium AA13.02)

2.13.3
Das Programm unterstützt die Bereitstellung wichtiger Stamm- und Bewegungsdaten an Fremdprogramme über eine dokumentierte Schnittstelle in einem standardkonformen Format. (Kriterium AA13.03)

2.13.4
Möglichkeiten des finanzwirksamen oder personenbezogenen externen Datenzugriffs, die über die in den o. g. Kriterien hinausgehen, sind im Rahmen der (technischen) Programmdokumentation aufgezählt. Die damit verbundenen Risiken für den Zugriff auf die im Programm gespeicherten Finanz- und Personendaten und Möglichkeiten ihrer Vermeidung sind beschrieben. (Kriterium AA13.04)

3
Teil 2: Anforderungen des doppischen Finanzwesens für Fachverfahren in der kommunalen Haushaltswirtschaft

3.1
Modul Haushaltsplanung

3.1.1
Kontensystematik und Grundlagen

3.1.1.1
Das Programm ermöglicht die Hinterlegung folgender Grunddaten der Gemeinde beziehungsweise des Gemeindeverbandes: Name der Gemeinde beziehungsweise des Gemeindeverbandes, Amtlicher Gemeindeschlüssel, Gläubiger-Identifikationsnummer. (Kriterium 1HHP-1)

3.1.1.2
Das Programm ermöglicht die Hinterlegung der Zahlungswege der Gemeinde beziehungsweise des Gemeindeverbandes. (Kriterium 1HHP-2)

3.1.1.3
Das Programm unterstützt die laut Kontenrahmen NRW vorgeschriebene Kontostruktur. Die der Kontensystematik zugeordneten Texte des Kontierungsplans sind im Programm hinterlegt und können bei der Verwendung der Kontensystematik abgerufen werden. Dies schließt die Ausgabe am Bildschirm und in Druckform ein. (Kriterium 1HHP-3)

3.1.1.4
Das Programm verhindert die mehrfache Anlage von Konten beziehungsweise Produktsachkonten im anwenderindividuellen Kontenplan. (Kriterium 1HHP-4)

3.1.1.5
Das Programm muss zusätzlich zu den Konten einen mindestens zweistelligen Produktrahmen verwalten. Die nach den gültigen VV zur KomHVO NRW vorgeschriebenen Produktbereiche sind verbindlich darzustellen. Die produktorientierten Merkmale (dreistellige Produktgruppen) für die Kommunalen Finanz- und Personalstatistiken müssen automatisiert bedient werden können. (Kriterium 1HHP-5)

3.1.1.6
Das Programm ermöglicht die Zuordnungen zwischen Elementen des Produktplans und Elementen des Kontenplans (zum Beispiel Produktsachkonten). (Kriterium 1HHP-6)

3.1.1.7
Das Programm unterstützt die Erstellung frei gruppierbarer Auswertungen über die Kontensystematik für Prüfungs- und statistische Zwecke. (Kriterium 1HHP-7)

3.1.1.8
Die in NRW nach der KomHVO NRW verbindlichen Produktstrukturen und -texte sind im Programm voreingestellt. (Kriterium 1HHP-8)

3.1.1.9
Das Programm unterstützt eine automatisierte Teilplanung auf den in NRW möglichen Planungsebenen. (Kriterium 1HHP-9)

3.1.1.10
Das Programm unterstützt die Einrichtung individueller Produktstrukturen im Rahmen der jeweils vom Gesetzgeber gewährten Anpassungsmöglichkeiten. (Kriterium 1HHP-10)

3.1.1.11
Das Programm unterstützt die Erstellung frei gruppierbarer Auswertungen über die Produktstruktur für Prüfungs- und statistische Zwecke. (Kriterium 1HHP-11)

3.1.1.12
Das Programm ermöglicht die Speicherung der den wesentlichen Produktübersichten beziehungsweise Produkten zugeordneten Beschreibungstexte: Erläuterungen zum Produktbereich, den Produktgruppen mit den beschriebenen Produkten, Ziele und Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung, gegebenenfalls Auszüge aus der Stellenübersicht, Aufwendungen und Erträge, gegebenenfalls einschließlich der Erträge und Aufwendungen aus den internen Leistungsbeziehungen (im Teilergebnisplan), investive Einzahlungen und Auszahlungen (= Teilfinanzplan) mit der Übersicht einzelner Maßnahmen bei Investitionen oberhalb der vom zuständigen Vertretungsorgan (Rat der Gemeinde, Kreistag, Verbandsversammlung o. ä.) festgelegten Wertgrenzen. Zusätzlich können weitere ergänzende Angaben gemacht werden: spezielle Bewirtschaftungsregeln, Erläuterungen zu den Haushaltspositionen, quantitative und qualitative Leistungsmengen, soweit sie zielbezogen und steuerungsrelevant sind, Daten über die örtlichen Verhältnisse, z.B. zur Verwaltungsorganisation, der Verantwortlichkeiten, der Auftragsgrundlage, den Zielgruppen, der Wettbewerbssituation etc. (Kriterium 1HHP-12)

3.1.1.13
Das Programm ermöglicht die Teilplanung getrennt nach Organisationseinheiten. (Kriterium 1HHP-13)

3.1.1.14
Das Programm ermöglicht die Erfassung von Erläuterungstexten zu Planungspositionen. (Kriterium 1HHP-14)

3.1.2
Haushaltsplanung

3.1.2.1
Das Programm muss den Ergebnisplan, den Finanzplan und die Teilpläne automatisch erstellen. (Kriterium 1HHP-15)

3.1.2.2
Das Programm muss die Erstellung eines Haushaltssicherungskonzeptes unterstützen, indem es nach Pflicht- und freiwilligen Aufgaben unterscheidet. (Kriterium 1HHP-16)

3.1.2.3
Das Programm unterstützt den Anwender beziehungsweise die Anwenderin bei der Erstellung der nach § 1 KomHVO NRW pflichtigen Anlagen. (Kriterium 1HHP-17)

3.1.2.4
Das Programm ermöglicht die Erfassung von Planansätzen für Erträge und Aufwendungen auf Ebene der Produkte, der Unterproduktgruppen, der Produktgruppen sowie der Produktbereiche zu einzelnen Organisationseinheiten oder insgesamt zur jeweiligen Produktposition. (Kriterium 1HHP-18)

3.1.2.5
Das Programm ermöglicht die Erfassung von Planansätzen für Einzahlungen und Auszahlungen auf Ebene der Produkte, der Produktgruppen sowie der Produktbereiche zu einzelnen Organisationseinheiten oder insgesamt zur jeweiligen Produktposition. (Kriterium 1HHP-19)

3.1.2.6
Das Programm ermöglicht die Speicherung und Verwaltung der Planwerte für die drei dem Planjahr folgenden Haushaltsjahre (Mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung). (Kriterium 1HHP-20)

3.1.2.7
Das Programm unterstützt die Erfassung und Verwaltung der jahresbezogenen Verpflichtungsermächtigungen zu den betreffenden Planpositionen. (Kriterium 1HHP-21)

3.1.2.8
Das Programm ermöglicht die automatisierte Übernahme von Positionen der produktorientierten Ergebnisplanung (Erträge und Aufwendungen) in die korrespondierenden Positionen der Finanzplanung (Einzahlungen und Auszahlungen). (Kriterium 1HHP-22)

3.1.2.9
Das Programm unterstützt die automatisierte Saldierung der Planansätze zu Produktgruppen, Produktbereichen und zum Gesamtplan. (Kriterium 1HHP-23)

3.1.2.10
Das Programm überwacht bei der Erfassung von Planansätzen, dass saldierte Planwerte nicht durch manuelle Eingabe überschrieben werden. (Kriterium 1HHP-24)

3.1.2.11
Das Programm ermöglicht bei der Erfassung der Planansätze die automatisierte Übernahme von Planansätzen des Vorjahres. (Kriterium 1HHP-25)

3.1.2.12
Das Programm stellt dem Anwender beziehungsweise der Anwenderin Mechanismen für einstellbare Plausibilitätsprüfungen der erfassten Planwerte zur Verfügung. (Kriterium 1HHP-26)

3.1.2.13
Das Programm ermöglicht die Erstellung mehrerer paralleler Planmodelle. (Kriterium 1HHP-27)

3.1.2.14
Das Programm ermöglicht die Kennzeichnung von genau einem Planmodell je Haushaltsjahr als beschlossen und sichert die Unveränderbarkeit der beschlossenen Planwerte. (Kriterium 1HHP-28)

3.1.2.15
Im Fall des Haushaltsplans für zwei Jahre muss das Programm in allen Plänen eine weitere Spalte für das zweite Planjahr ausweisen können. Das Programm unterstützt die Zweijahresplanung durch die Möglichkeit der gleichzeitigen Erfassung der nach Haushaltsjahren getrennten Ansätze für zwei Planjahre. (Kriterium 1HHP-29)

3.1.2.16
Das Programm ermöglicht die finanzwirksame Erfassung und Darstellung eines Nachtragsplans entsprechend den äquivalenten Vorgaben zur Haushaltsplanung. Dabei müssen die Änderungen der Planzahlen und evtl. in diesem Zusammenhang relevante Änderungen von Zielen und Kennzahlen erkennbar sein. (Kriterium 1HHP-30)

3.1.2.17
Bei der Erfassung von Nachtragswerten unterstützt das Programm den Anwender beziehungsweise die Anwenderin bei der übersichtlichen Überwachung von bereits getätigten beziehungsweise vorgemerkten Aufwendungen beziehungsweise Auszahlungen, hinterlegten Sperren sowie außerplanmäßig beziehungsweise überplanmäßig bewilligten beziehungsweise reservierten Mitteln hinsichtlich der gerade in Bearbeitung befindlichen Planansätze. (Kriterium 1HHP-31)

3.1.2.18
Das Programm ermöglicht die Kennzeichnung der Nachtragssatzung als beschlossen und sichert deren Unveränderbarkeit. (Kriterium 1HHP-32)

3.1.3
Ergebnisplan

3.1.3.1
Das Programm muss das verbindliche Muster zum Ergebnisplan darstellen können. (Kriterium 1HHP-33)

3.1.3.2
Die Zuordnung von Erträgen und Aufwendungen zu den Positionen des Ergebnisplans ist auf der Grundlage des vom für Kommunales zuständigen Ministerium bekannt gegebenen Kontierungsplans vorzunehmen. Die Gliederung muss über die Mindestgliederung hinaus erweiterbar sein. (Kriterium 1HHP-34)

3.1.4
Finanzplan

3.1.4.1
Das Programm muss das verbindliche Muster zum Finanzplan darstellen können. (Kriterium 1HHP-35)

3.1.4.2
Das Programm ermöglicht eine nach Einzelkonten unterteilte Darstellung des Finanzplans. Die Zuordnung von Einzahlungen und Auszahlungen zu den Positionen des Finanzplanes ist auf der Grundlage des vom für Kommunales zuständigen Ministerium bekannt gegebenen Kontierungsplans vorzunehmen. Die Gliederung muss über die Mindestgliederung hinaus erweiterbar sein. (Kriterium 1HHPP-36)

3.1.4.3
Das Programm muss fremde Finanzmittel vom eigenen Haushalt abgrenzen können. (Kriterium 1HHP-37)

3.1.5
Teilpläne

3.1.5.1
Das Programm muss produktorientierte Teilpläne entsprechend der organisationsspezifischen Produktstruktur und den vorgegebenen Mustern automatisch erstellen und verwalten. Es muss ermöglichen, die Teilpläne sowohl nach Produktbereichen, Produktgruppen, Produkten oder nach örtlichen Verantwortungsbereichen (Budgets) zu unterteilen. Unabhängig von der Aufstellung der Teilpläne muss sichergestellt sein, dass eine Summierung nach Produktbereichen vorhanden ist. (Kriterium 1HHP-38)

3.1.5.2
Bei den produktorientierten Teilplänen muss das Programm die notwendigen Produktinformationen (insbesondere Ziele, Leistungsmengen, messbare Kennzahlen, Auszug aus der Stellenübersicht, spezielle Bewirtschaftungsregeln sowie Erläuterungen) verwalten und darstellen können. (Kriterium 1HHP-39)

3.1.5.3
Das Programm ermöglicht, Personalaufwendungen für Personen, die nicht im Stellenplan geführt werden sowie Versorgungs- und Beihilfeaufwendungen zentral zu veranschlagen. (Kriterium 1HHP-40)

3.1.5.4
Die Teilergebnispläne sind wie der Ergebnisplan darzustellen. Das Programm sollte darüber hinaus ermöglichen, interne Leistungsbeziehungen (als zusätzliche Zeilen nach Zeile 19) und das daraus resultierende Ergebnis darzustellen. (Kriterium 1HHP-41)

3.1.5.5
Die Teilfinanzpläne müssen wie der Finanzplan darzustellen sein. Dabei sollen mindestens die Einzahlungen und Auszahlungen für Investitionen nach Arten einschließlich der damit verbundenen Verpflichtungsermächtigungen dargestellt werden können (Teil A). Die Darstellung aller oder auch nur einzelner Ein- und Auszahlungen aus der laufenden Verwaltungstätigkeit sollte abbildbar sein. (Kriterium 1HHP-42)

3.1.5.6
Für die Planung einzelner Investitionsmaßnahmen (Teil B) der Teilfinanzpläne muss das Programm diese entsprechend dem in der Anlage 10b abgelegten Muster darstellen können. Dabei müssen die Investitionen einzeln oberhalb der vom Vertretungsorgan festgelegten Wertgrenze unter Angabe der Ein- und Auszahlungen sowie der jeweiligen Investitionssumme und der Verpflichtungsermächtigungen darstellbar sein. (Kriterium 1HHP-43)

3.1.5.7
Die zur Ausführung des Haushaltsplans getroffenen Bewirtschaftungsregelungen, die für die Bewirtschaftung festgelegten Sperrvermerke oder andere besondere Bestimmungen müssen in den Teilplänen oder in der Haushaltssatzung darstellbar sein. (Kriterium 1HHP-44)

3.1.6
Haushaltsvermerke und Erläuterungen

3.1.6.1
Das Programm gestattet die Regelung, Hinterlegung und Darstellung folgender normierter Planvermerke bei den Teilplänen: Bezug von Haushaltsposition(en) zu einer der dem Teilplan zugeordneten Kennzahl, über die Budgetzugehörigkeit hinausgehende Deckungsvermerke zur Haushaltsposition, Deckungsvermerke sowie Sperr- und Freigabevermerke der einzelnen Verpflichtungsermächtigungen (inkl. der Einrichtung von Ausnahmen), Sperrvermerke oder andere besondere Bestimmungen, Zweckbindungsvermerk von Erträgen oder Einzahlungen und die daraus resultierenden Ermächtigungen zur Leistung von Aufwendungen und Auszahlungen, Übertragbarkeit. Das Programm muss Haushaltsermächtigungen für Aufwendungen und Auszahlungen in Folgejahre übertragen und die entsprechenden Positionen der folgenden Jahre erhöhen und darstellen können. Das Programm soll überwachen, dass Verfügungsmittel des Hauptverwaltungsbeamten beziehungsweise der Hauptverwaltungsbeamtin nicht für übertragbar erklärt werden können. (Kriterium 1HHP-45)

3.1.6.2
Das Programm muss unterstützen, dass Mehrerträge bestimmte Ermächtigungen für Aufwendungen erhöhen und Mindererträge bestimmte Ermächtigungen für Aufwendungen vermindern. Das gleiche gilt für Mehreinzahlungen und Mindereinzahlungen für Investitionen. (Kriterium 1HHP-46)

3.1.6.3
Das Programm muss sowohl betragsmäßig als auch prozentual ermöglichen, Haushaltsplanermächtigungen (einzeln oder in der Gesamtheit) zu sperren und diese Sperrung wieder aufzuheben. (Kriterium 1HHP-47)

3.1.6.4
Das Programm unterstützt die Bildung von Budgets für die Mittelbewirtschaftung und Mittelüberwachung, in welchen deckungsfähige Aufwände und Erträge eines oder mehrerer Teilpläne beziehungsweise Produktgruppen zusammengefasst werden können. Für die Planung ist es möglich, eine Übersicht über die gebildeten Budgets automatisiert zu erstellen. (Kriterium 1HHP-48)

3.1.6.5
Das Programm unterstützt die Erstellung, Bearbeitung und Speicherung von Erläuterungen zu den Planpositionen. (Kriterium 1HHP-49)

3.1.6.6
Das Programm verfügt über Funktionen für die zweijährige Haushaltsplanung: Erweiterung der Planungslisten um eine Jahresspalte für den Planungsansatz des zweiten Haushaltsjahres, Festsetzung und Überwachung der Planwerte im Programm für zwei Jahre. (Kriterium 1HHP-50)

3.1.6.7
Das Programm ermöglicht die Einrichtung und Darstellung von Ermächtigungsübertragungen sowie die Darstellung einer Übersicht der Übertragungen mit Angabe der Auswirkungen auf den Ergebnisplan und den Finanzplan des Folgejahres. (Kriterium 1HHP-51)

3.1.7
Plandokumente

3.1.7.1
Das Programm ermöglicht den Ausweis des Haushaltsjahres und des Namens der Gemeinde beziehungsweise Gemeindeverbandes auf den Plandokumenten. (Kriterium 1HHP-52)

3.1.7.2
Das Programm unterstützt die Erstellung der dem Haushaltsplan beizufügenden pflichtigen Anlagen. (Kriterium 1HHP-53)

3.2
Modul Haushaltsbewirtschaftung

3.2.1
Grundlagen der Haushaltsbewirtschaftung

3.2.1.1
Das Programm ermöglicht die Haushaltsbewirtschaftung auf der Grundlage der Planansätze, Verpflichtungsermächtigungen und deren Änderungen durch Nachträge der sonstigen Bestimmungen des Haushalts- sowie des Nachtragsplans. (Kriterium 2HHBew-1)

3.2.1.2
Das Programm ermöglicht die parallele jährliche Haushaltsbewirtschaftung in zwei aufeinanderfolgenden Haushaltsjahren. (Kriterium 2HHBew-2)

3.2.2
Vormerkungen

3.2.2.1
Das Programm unterstützt die Arbeit mit Vormerkungen bei der Haushaltsüberwachung und Mittelbewirtschaftung. (Kriterium 2HHBew-3)

3.2.2.2
Das Programm überwacht beziehungsweise prüft die verfügbaren Mittel bei der Bildung von Vormerkungen und warnt beziehungsweise verhindert bei Überschreitung. (Kriterium 2HHBew-4)

3.2.2.3
Das Programm passt infolge von Inanspruchnahmen von Vormerkungen durch Zahlungsanordnungen die verfügbaren Vormerkungen und gegebenenfalls die verfügbaren Mittel an. (Kriterium 2HHBew-5)

3.2.3
Verpflichtungsermächtigungen

3.2.3.1
Das Programm muss Verpflichtungsermächtigungen darstellen und verwalten können. Im laufenden Haushaltsjahr (sowie darüber hinaus gehenden Zahlungswirksamkeitsjahren) muss ihre Inanspruchnahme vorgemerkt werden können. (Kriterium 2HHBew-6)

3.2.3.2
Verpflichtungsermächtigungen können nach Jahren getrennt bewirtschaftet werden. (Kriterium 2HHBew-7)

3.2.3.3
Das Programm ermöglicht die vollständige oder teilweise Sperrung von Verpflichtungsermächtigungen und berücksichtigt diese Sperrung bei der Mittelüberwachung. (Kriterium 2HHBew-8)

3.2.3.4
Das Programm ermöglicht jahresbezogen die vollständige oder teilweise Aufhebung von Haushaltssperren auf Verpflichtungsermächtigungen pro Maßnahme auf den dafür relevanten Budgetkonten. (Kriterium 2HHBew-9)

3.2.3.5
Das Programm ermöglicht die Abbildung der Deckungsfähigkeit von Verpflichtungsermächtigungen auf deckungsberechtigten und deckungspflichtigen Produktsachkonten. (Kriterium 2HHBew-10)

3.2.3.6
Das Programm prüft, ob vor einer Inanspruchnahme einer einzelnen Verpflichtungsermächtigung für andere Investitionsmaßnahmen der in der Haushaltssatzung festgesetzte Gesamtbetrag der Verpflichtungsermächtigungen nicht überschritten wird. (Kriterium 2HHBew-11)

3.2.3.7
Das Programm ermöglicht die jahresbezogene Hinterlegung von über- und außerplanmäßigen Verpflichtungsermächtigungen pro Maßnahme auf den dafür relevanten Produktsachkonten. (Kriterium 2HHBew-12)

3.2.3.8
Das Programm prüft bei der Inanspruchnahme von Verpflichtungsermächtigungen jahresbezogen die Verfügbarkeit der Verpflichtungsermächtigungen pro Maßnahme auf den dafür relevanten Produktsachkonten. (Kriterium 2HHBew-13)

3.2.3.9
Das Programm passt infolge der Inanspruchnahme von Verpflichtungsermächtigungen jahresbezogen die Verfügbarkeit der Verpflichtungsermächtigungen pro Maßnahme auf den dafür relevanten Produktsachkonten an. (Kriterium 2HHBew-14)

3.2.4
Budgetierung und Überwachung

3.2.4.1
In einem budgetierten Haushalt muss das Programm die Bildung von Budgets und deren Darstellung für das Haushaltsjahr ermöglichen. Dies schließt eine Darstellung der in Anspruch genommenen Mittel je Budget(konto) ein. (Kriterium 2HHBew-15)

3.2.4.2
Das Programm muss die im Haushaltsplan - je Budget beziehungsweise Produktsachkonto - enthaltenen – geplanten beziehungsweise in Anspruch genommenen - Verpflichtungsermächtigungen maßnahmenbezogen getrennt nach Zahlungswirksamkeitsjahren darstellen und überwachen. (Kriterium 2HHBew-16)

3.2.4.3
Das Programm soll überwachen, dass die Bewirtschaftung der Budgets nicht zu einer Minderung des Saldos aus der laufenden Verwaltungstätigkeit nach § 3 Absatz 2 Nr. 1 KomHVO NRW führt. (Kriterium 2HHBew-17)

3.2.4.4
Das Programm soll die Überwachung der Kreditermächtigung ermöglichen. (Kriterium 2HHBew-18)

3.2.4.5
Das Programm muss zumindest die Überwachung und Steuerung der im Haushaltsplan festgelegten Kennzahlen ermöglichen. (Kriterium 2HHBew-19)

3.2.4.6
Das Programm muss interne Leistungsbeziehungen darstellen können, wenn diese zum Nachweis des vollständigen Ressourcenverbrauchs erfasst werden. (Kriterium 2HHBew-20)

3.2.4.7
Das Programm soll überwachen, dass Verfügungsmittel des Hauptverwaltungsbeamten nicht überschritten werden. (Kriterium 2HHBew-21)

3.2.4.8
Das Programm muss je Ergebnisplankonto und Produkt die Inanspruchnahme der im Haushaltsplan enthaltenen Ermächtigungen überwachen. (Kriterium 2HHBew-22)

3.2.4.9
Das Programm muss je Finanzplankonto und Produkt die Inanspruchnahme der im Haushaltsplan enthaltenen Ermächtigungen überwachen. (Kriterium 2HHBew-23)

3.2.5
Veränderung verfügbarer Mittel

3.2.5.1
Das Programm muss über- und außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen darstellen und verwalten können. (Kriterium 2HHBew-24)

3.2.5.2
Das Programm ermöglicht die vollständige oder teilweise Sperrung von Aufwendungen und Auszahlungen und berücksichtigt diese Sperrung bei der Mittelüberwachung. (Kriterium 2HHBew-25)

3.2.5.3
Das Programm unterstützt die Übertragung von Haushaltsermächtigungen in das Folgejahr. Ermächtigungen für Investitionszahlungen bleiben automatisch bis zum Ende des dem Haushaltsjahr folgenden Jahres verfügbar. (Kriterium 2HHBew-26)

3.2.5.4
Das Programm verändert die Verfügbarkeit auf den deckungsberechtigten Budgetkonten unter Berücksichtigung von Mindererträgen/-einzahlungen oder unter Inanspruchnahme von Mehrerträgen/-einzahlungen auf den deckungspflichtigen Budgetkonten. (Kriterium 2HHBew-27)

3.2.5.5
Das Programm ermöglicht die Hinterlegung von über- und außerplanmäßigen Mitteln als verfügbare Mittel auf Produktsachkonten. (Kriterium 2HHBew-28)

3.2.6
Bewirtschaftung liquider Mittel

3.2.6.1
Das Programm muss die Liquiditätsplanung unterstützen. (Kriterium 2HHBew-29)

3.2.6.2
Das Programm muss bei Auszahlungen Fälligkeitstermine verwalten und darstellen können. (Kriterium 2HHBew-30)

3.2.6.3
Das Programm muss die Verteilung der Auszahlungen auf mehrere Geldinstitute unterstützen. (Kriterium 2HHBew-31)

3.2.6.4
Das Programm muss es ermöglichen, eine tägliche und jährliche Abstimmung der Finanzmittelkonten mit den Bankkonten durchzuführen. (Kriterium 2HHBew-32)

3.2.7
Anordnungen

3.2.7.1
Die vom Programm erzeugte Anordnung enthält alle für den jeweiligen Finanzvorgang (Buchung beziehungsweise Zahlung) wesentlichen Informationen, insbesondere Identifikationsmerkmal (zum Beispiel Anordnungsnummer), den anzuordnenden Betrag (ab 500 Euro optional auch in Buchstaben), einen Hinweis auf den zugehörigen Beleg, die Sachinformation zum Zahlungsvorgang (zum Beispiel Zahlungsgrund, Rechnungsdatum), die betroffenen Sachkonten, das betroffene Geschäftsjahr, eine Möglichkeit für eine (gegebenenfalls elektronische) Unterschrift: (getrennte) Feststellung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit, Name des Anordnungsberechtigten, mit Datum der Anordnung. Das Programm soll ermöglichen, zusätzliche, anwenderindividuelle Informationen zum Buchungsfall auf der Anordnung darzustellen. (Kriterium 2HHBew-33)

3.2.7.2
Das Programm unterstützt die Zuordnung von elektronischen Rechnungsformaten und eingescannten Dokumenten zu Anordnungen. (Kriterium 2HHBew-34)

3.2.7.3
Das Programm unterstützt die Erstellung von Sammelanordnungen zu einem Sachkonto. Diese enthalten die benötigten Sachinformationen zu den einzelnen Finanzvorgängen. (Kriterium 2HHBew-35)

3.2.7.4
Das Programm unterstützt die Erstellung von Daueranordnungen für wiederkehrende Finanzvorgänge. (Kriterium 2HHBew-36)

3.2.7.5
Das Programm ermöglicht die Verarbeitung von Stornierungsanordnungen zur Korrektur. (Kriterium 2HHBew-37)

3.2.7.6
Das Programm ermöglicht die Erfassung von Anordnungen für interne Leistungsverrechnungen. (Kriterium 2HHBew-38)

3.2.7.7
Das Programm prüft die Gleichheit von Erträgen und Aufwendungen des Anordnungsvorganges für interne Leistungsverrechnungen. (Kriterium 2HHBew-39)

3.2.7.8
Das Programm ermöglicht die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit in elektronischer Form. (Kriterium 2HHBew-40)

3.2.7.9
Das Programm ermöglicht die Erteilung von erfassten Anordnungen sowie deren Übermittlung an die Zahlungsabwicklung (Kasse). (Kriterium 2HHBew-41)

3.2.7.10
Das Programm übergibt mit der Anordnung die zur Buchung notwendigen Informationen abrufbar für die Zahlungsabwicklung (Kasse). (Kriterium 2HHBew-42)

3.2.7.11
Bei Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit in elektronischer Form prüft das Programm, dass diese bei der Erteilung der Anordnung vorliegen. (Kriterium 2HHBew-43)

3.2.7.12
Das Programm ermöglicht die kontrollierte automatisierte Übernahme von Anordnungsdaten aus Fremdverfahren über spezifizierte Schnittstellen. (Kriterium 2HHBew-44)

3.2.7.13
Das Programm ermöglicht den – gegebenenfalls wiederholten – Druck von Anordnungen. (Kriterium 2HHBew-45)

3.3
Modul Buchführung

3.3.1
Grundlagen

3.3.1.1
Im Programm wird dokumentiert, wer, wann, welche Buchung durchführt. Die zu buchenden Anordnungen sind erkennbar, zum Beispiel anhand ID-Nummer. (Kriterium 3Bf-1)

3.3.1.2
Das Programm gestattet gezielte Zugriffe auf eine Buchung beziehungsweise die differenzierte Auswahl von Anordnungen zu deren Verbuchung. (Kriterium 3Bf-2)

3.3.1.3
Der buchende Bearbeiter kann Anordnungen vor deren Buchung oder Druck an den sachlich zuständigen Bearbeiter zurückweisen. Die Rückgabe muss im Programm kommentierbar sein. (Kriterium 3Bf-3)

3.3.1.4
Das Programm ermöglicht die Prüfung der elektronischen Signatur und der inhaltlichen Unversehrtheit von Anordnungen. (Kriterium 3Bf-4)

3.3.2
Buchungen im Haupt- und Nebenbuch

3.3.2.1
Das Programm unterstützt Buchungen auf die Sachkonten des Kontenrahmens. (Kriterium 3Bf-5)

3.3.2.2
Das Programm unterstützt den buchenden Bearbeiter bei der Auswahl der für den Buchungsvorgang erforderlichen Gegenkonten. (Kriterium 3Bf-6)

3.3.2.3
Bei Buchungen, die in Vorverfahren erfasst wurden, ist die Verbindung zu den Ursprungsdaten herstellbar. (Kriterium 3Bf-7)

3.3.2.4
Bei der Buchung von Forderungen und Verbindlichkeiten auf die Sachkonten des Kontenrahmens muss im Programm der Zusammenhang mit dem jeweiligen Kreditor oder Debitor herstell- beziehungsweise erkennbar sein. (Kriterium 3Bf-8)

3.3.2.5
Das Programm ermöglicht den vollständigen Druck des Hauptbuchs eines Haushaltsjahres mit den Informationen gemäß vorgenannter Kriterien. (Kriterium 3Bf-9)

3.3.2.6
Das Programm unterstützt die Verarbeitung von Buchungsinformationen aus Nebenbüchern. (Kriterium 3Bf-10)

3.3.2.7
Das Programm ermöglicht die automatisierte Übernahme von Buchungsinformationen aus Vorverfahren in das Hauptbuch. Die Datenübergabe wird protokolliert. (Kriterium 3Bf-11)

3.3.2.8
Bei der programmgestützten Übernahme kumulierter Buchungen in das Hauptbuch können kennzeichnende Merkmale übernommen werden, die das Auffinden der Einzelbuchungen im Nebenbuch ermöglichen. (Kriterium 3Bf-12)

3.3.2.9
Bei der programmgestützten Übernahme kumulierter Buchungen in das Hauptbuch können die Detail-Informationen zu den eingeschlossenen Einzelbuchungen mit übernommen werden. (Kriterium 3Bf-13)

3.3.3
Buchungsübersichten

3.3.3.1

Mit dem Programm ist es möglich, die Buchungen periodengerecht lückenlos in der zeitlichen und sachlichen Ordnung darzustellen. (Kriterium 3Bf-14)

3.3.3.2
Bei der Darstellung nach der sachlichen und zeitlichen Ordnung ist es möglich, Buchungen zu einem Vorgang zusammengefasst darzustellen. (Kriterium 3Bf-15)

3.3.3.3
Mit dem Programm ist es möglich, die Buchungen nach ihren kennzeichnenden Merkmalen darzustellen. (Kriterium 3Bf-16)

3.3.3.4
Mit dem Programm können Übersichten prüfungsrelevanter Daten erzeugt und exportiert werden. (Kriterium 3Bf-17)

3.4
Modul Zahlungsabwicklung (Kasse)

3.4.1
Das Programm muss ermöglichen, dass Verpflichtungen der Gemeinde erst bei Fälligkeit erfüllt werden. (Kriterium 4ZaK-1)

3.4.2
Das Programm muss technisch die Trennung von Buchungsgeschäft (Prüfung und Feststellung des Zahlungsanspruches) und Zahlungsabwicklung unter Berücksichtigung der rechtlich zulässigen Ausnahmen unterstützen. (Kriterium 4Zak-2)

3.4.3
Im Programm ist zur Unterstützung der Liquiditätsplanung der voraussichtliche zukünftige Bestand der Finanzrechnungskonten unter Einbeziehung zu erwartender Einzahlungen oder Auszahlungen auf der Basis aller Elemente der Bewirtschaftung erkennbar. (Kriterium 4ZaK-3)

3.4.4
Das Programm unterstützt die Auslösung von Zahlungen mit Programmmitteln. (Kriterium 4ZaK-4)

3.4.5
Das Programm erstellt einen Zahlungsvorschlag. Der Zahlungsvorschlag kann durch Filterkriterien auf bestimmte Bereiche beschränkt werden. Das kontrollierte Entfernen einzelner Positionen vom Zahlungsvorschlag ist möglich. Werden Posten bei der Zahlung nicht berücksichtigt (vom Zahlungsvorschlag entfernt), muss deren automatische Rückführung in den vorherigen Status erfolgen. (Kriterium 4ZaK-5)

3.4.6
Das Programm ermöglicht die Durchführung der maschinellen Zahlungsbuchungen und die Zusammenstellung der für den elektronischen Zahlungsverkehr relevanten Daten. (Kriterium 4ZaK-6)

3.4.7
Das Programm erzeugt bei der Abwicklung von Zahlungen eine Übersicht der Zahlungsvorgänge. (Kriterium 4ZaK-7)

3.4.8
Mit dem Programm ist es möglich, eine Übersicht offener Posten zu erzeugen. (Kriterium 4Zak-8)

3.4.9
Das Programm ermöglicht die Ermittlung und Darstellung überzahlter offener Posten. (Kriterium 4ZaK-9)

3.4.10
Das Programm ermöglicht die manuelle Zuordnung von einzelnen Einzahlungen zu einem oder mehreren offenen Posten. (Kriterium 4ZaK-10)

3.4.11
Das Programm ermöglicht die Eingabe und Ausführung schwebepostenwirksamer Buchungen von Lastschrifteinzügen und unbaren Auszahlungen und den damit einhergehenden Ausgleich offener Posten. (Kriterium 4ZaK-11)

3.4.12
Das Programm ermöglicht den manuellen Ausgleich von Schwebeposten. (Kriterium 4ZaK-12)

3.4.13
Das Programm ermöglicht den Nachweis von Bestand und Veränderungen der für den Zahlungsverkehr bei Geldinstituten errichteten Konten. (Kriterium 4ZaK-13)

3.4.14
Bei der automatisierten Zahlungszuordnung werden im Programm lediglich tatsächlich fällige offene Posten berücksichtigt. (Kriterium 4ZaK-14)

3.4.15
Das Programm unterstützt die automatische Zuordnung von Zahlungseingängen zu einem offenen Posten auf der Grundlage von Zahlungsinformationen, die von Geldinstituten übermittelt wurden. (Kriterium 4ZaK-15)

3.4.16
Das Programm unterstützt die automatische Zuordnung von Zahlungseingängen zu mehreren offenen Posten auf der Grundlage von Zahlungsinformationen, die von Geldinstituten übermittelt wurden. (Kriterium 4ZaK-16)

3.4.17
Das Programm unterstützt die manuelle Zuordnung von Zahlungseingängen zu einzelnen offenen Posten auf der Grundlage von Zahlungsinformationen, die von Geldinstituten übermittelt wurden. (Kriterium 4ZaK-17)

3.4.18
Das Programm ermöglicht die Aufhebung von maschinell und manuell getroffenen Zuordnungen eingelesener Kontoauszugsinformationen zu offenen Posten. (Kriterium 4ZaK-18)

3.4.19
Das Programm ermöglicht die Darstellung der nicht zugeordneten eingelesenen Kontoauszugsinformationen zu offenen Posten. (Kriterium 4ZaK-19)

3.4.20
Das Programm ermöglicht die Darstellung der maschinell und manuell getroffenen Zuordnungen eingelesener Kontoauszugsinformationen zu offenen Posten als Zuordnungsvorschlag. (Kriterium 4ZaK-20)

3.4.21
Das Programm ermöglicht auf der Basis des Zuordnungsvorschlags die Buchung der maschinell und manuell getroffenen Zuordnungen eingelesener Kontoauszugsinformationen und den Ausgleich der offenen Posten. (Kriterium 4ZaK-21)

3.4.22
Das Programm ermöglicht den maschinellen Ausgleich von Schwebeposten auf der Grundlage eingelesener Kontoauszugsinformationen. (Kriterium 4ZaK-22)

3.4.23
Das Programm ermöglicht die Erstellung und den Ausdruck des Tagesabschlusses, indem das Programm den Kassensollbestand ermittelt und diesen unter Ausweis der Schwebeposten dem Kassenistbestand gegenüberstellt und Differenzen aufzeigt. (Kriterium 4ZaK-23)

3.4.24
Das Programm verhindert Veränderungen der von einem Tagesabschluss umfassten Buchungen. (Kriterium 4ZaK-24)

3.4.25
Das Programm ermöglicht die Erstellung der vierteljährlichen Kassenstatistik in schriftlicher oder in elektronischer Form. (Kriterium 4ZaK-25)

3.5
Modul Forderungs- und Vollziehungsmanagement

3.5.1
Bewirtschaftung von Forderungen

3.5.1.1
Das Programm ermöglicht, dass Ansprüche der Gemeinde vollständig erfasst, rechtzeitig geltend gemacht und eingezogen werden können. (Kriterium 5FuV-1)

3.5.1.2
Das Programm muss es ermöglichen, Einzahlungen zwecks Klärung vorläufig zu verbuchen. Gegebenenfalls irrtümlich eingegangene Beträge müssen wieder ausgezahlt werden können. (Kriterium 5FuV-2)

3.5.2
Mahnungen und Säumniszuschläge

3.5.2.1
Das Programm unterscheidet bei der Forderungsverfolgung nach öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Forderungen. (Kriterium 5FuV-3)

3.5.2.2
Das Programm muss fällige Forderungen mahnen und die Berechnung der Mahnkosten und Säumniszuschläge darstellen können. (Kriterium 5FuV-4)

3.5.2.3
Das Programm muss die (Einleitung der) Zwangsvollstreckung gemahnter Forderungen regeln und die Kosten hierfür darstellen können. (Kriterium 5FuV-5)

3.5.2.4
Im Programm ist es möglich, für Forderungen gegenüber einem bestimmten Schuldner Mahnsperren festzulegen. Diese können eingestellt werden für einzelne Forderungen, sämtliche Forderungen einer bestimmten Forderungsart sowie für alle Forderungen (Schuldnerkonto). (Kriterium 5FuV-6)

3.5.2.5
Das Programm unterstützt die automatisierte Erstellung einer Mahnvorschlagsliste. Dabei kann eingestellt werden, dass die Liste lediglich bestimmte Forderungen mit vorab einstellbaren Eigenschaften (zum Beispiel Kontenbereiche, Debitoren, Forderungsarten) enthält. (Kriterium 5FuV-7)

3.5.2.6
Das Programm unterstützt die Beitreibung öffentlich-rechtlicher sowie privatrechtlicher Forderungen durch: die Möglichkeit zur Vergabe und Verwaltung von Mahnstufen, die automatisierte Erstellung einer Mahnung mit einem je Mahnstufe gespeicherten oder wählbarem Text, die wahlweise Festsetzung von Mahn- und Portogebühren, die Wiederholung der Mahnung bereits gemahnter Forderungen in derselben Mahnstufe. (Kriterium 5FuV-8)

3.5.2.7
Das Programm unterstützt für öffentlich-rechtliche beziehungsweise privatrechtliche Forderungen die Erstellung von Mahnungen mit der Bezeichnung der Vollstreckungsbehörde. (Kriterium 5FuV-9)

3.5.2.8
Das Programm ermöglicht die Erhebung und Festsetzung von Säumniszuschlägen für verspätet beglichene öffentlich-rechtliche Forderungen. Dabei erfolgt automatisiert die Erstellung eines Bescheids zur Erhebung und Festsetzung von Säumniszuschlägen sowie die Buchung der Säumniszuschläge. (Kriterium 5FuV-10)

3.5.3
Stundung, Niederschlagung und Erlass von Forderungen

3.5.3.1
Das Programm unterstützt bei Stundung eines Gesamtbetrages oder von Teilbeträgen die Veränderung des Fälligkeitstermins (auch rückwirkend) und die Festlegung von Raten in einem Buchungsvorgang. (Kriterium 5FuV-11)

3.5.3.2
Das Programm unterstützt bei der Stundung öffentlich-rechtlicher Abgaben (Steuern, Gebühren, Beiträge). (Kriterium 5FuV-12)

3.5.3.3
Das Programm unterstützt bei der Stundung sonstiger Forderungen die Zinsberechnung für die gestundete Forderung für volle Zinstage, die Verwendung eines Zinssatzes oder mehrerer Zinssätze sowie die Verbuchung der Stundungszinsen. (Kriterium 5FuV-13)

3.5.3.4
Das Programm unterstützt die Aufhebung beziehungsweise die Änderung einer Stundungsverfügung durch Stornierung der aufgehobenen oder veränderten Stundung einschließlich der Zinsberechnung, durch die Ermittlung des offenen Restbetrages einer aufgehobenen Stundung, durch die Möglichkeit, für die Forderung einen veränderten Betrag und neue Fälligkeitstermine festzulegen und die Zinsberechnung anzupassen sowie mit der Erstellung eines Veränderungsbescheides für Stundung und Zinsfestsetzung (gemeinsam oder getrennt). (Kriterium 5FuV-14)

3.5.3.5
Das Programm unterstützt die befristete und unbefristete Niederschlagung von Haupt- und Nebenforderungen. Dabei kann eine Niederschlagung zeitlich befristet werden, der Niederschlagungsbetrag festgelegt werden und es erfolgt automatisiert die buchmäßige Niederschlagung des Anspruchs sowie die Erstellung einer Niederschlagungsanordnung. Befristete Niederschlagungen können im Programm in unbefristete Niederschlagungen umgewandelt werden. Zu jeder befristeten Niederschlagung kann ein Wiedervorlage-Datum erfasst werden. (Kriterium 5FuV-15)

3.5.3.6
Bei der Niederschlagung wird die Forderung automatisiert wertberichtigt ausgebucht. (Kriterium 5FuV-16)

3.5.3.7
Das Programm erzeugt eine Liste der niedergeschlagenen Forderungen. Bei der Erzeugung der Niederschlagungsliste können die zu berücksichtigenden Datenbereiche durch Filterkriterien eingeschränkt werden. (Kriterium 5FuV-17)

3.5.3.8
Das Programm unterstützt den Erlass von Forderungen. (Kriterium 5FuV-18)

3.5.3.9
Bei Erlass wird die Forderung automatisiert wertberichtigend ausgebucht. (Kriterium 5FuV-19)

3.5.3.10
Das Programm erzeugt eine Liste der im Haushaltsjahr erlassenen Forderungen. Bei der Erzeugung der Erlassliste können die zu berücksichtigenden Datenbereiche durch Filterkriterien eingeschränkt werden. (Kriterium 5FuV-20)

3.5.3.11
Das Programm ermöglicht die Aussetzung der Vollziehung von öffentlich-rechtlichen Forderungen der Gemeinde und deren Beendigung. (Kriterium 5FuV-21)

3.5.3.12
Forderungen, deren Vollziehung ausgesetzt wurde, werden im Programm entsprechend gekennzeichnet. Im Programm ist es möglich, den Vorgang bei der Forderung zu kommentieren. (Kriterium 5FuV-22)

3.5.3.13
Das Programm unterstützt bei der Zinsberechnung in Aussetzungsverfahren. (Kriterium 5FuV-23)

3.5.3.14
Das Programm unterstützt das Ausbuchen von nicht beizutreibenden Forderungen aus dem laufenden Jahr beziehungsweise aus Vorjahren. (Kriterium 5FuV-24)

3.5.3.15
Das Programm muss Kleinbetragsregelungen (sowohl zeitlich als auch wertmäßig) umsetzen können und unterstützt das automatisierte Ausbuchen von Kleinbeträgen. (Kriterium 5FuV-25)

3.5.4.
Verzugszinsen

3.5.4.1
Das Programm unterstützt die Berechnung von Verzugszinsen bei der Beitreibung privatrechtlicher Forderungen unter Berücksichtigung des Eintretens des Verzuges, der Anzahl voller Zinstage sowie eines Zinssatzes oder mehrerer Zinssätze. Das Programm unterstützt die automatisierte Verbuchung der Verzugszinsen. (Kriterium 5FuV-26)

3.5.4.2
Das Programm ermöglicht die Erstellung von Schreiben zur Anforderung von Verzugskosten. (Kriterium 5FuV-27)

3.6
Modul Jahresabschluss/Bilanz

3.6.1
Grundlagen Jahresabschluss

3.6.1.1
Das Programm ermöglicht den Ausweis des Haushaltsjahres und des Namens der Gemeinde beziehungsweise des Gemeindeverbandes auf den Dokumenten zum Jahresabschluss. (Kriterium 6JaB-1)

3.6.1.2
Das Programm ermöglicht die Erstellung der Dokumente zum Jahresabschluss zu einem beliebigen Zeitpunkt. (Kriterium 6JaB-2)

3.6.1.3
Das Programm unterstützt den Anwender beziehungsweise die Anwenderin im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten bei der Buchung von Rechnungsabgrenzungsposten. (Kriterium 6JaB-3)

3.6.1.4
Das Programm gestattet im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten die rechtlich zulässigen Korrektur- und Abschlussbuchungen nach Ablauf des betroffenen Haushaltsjahres. (Kriterium 6JaB-4)

3.6.1.5
Das Programm ermöglicht zur Erstellung des Gesamtabschlusses den Export der notwendigen Werte in Drittverfahren. (Kriterium 6JaB-5)

3.6.1.6
Das Programm ermöglicht die gegebenenfalls maßnahmenbezogene Prüfung der wertmäßigen Übereinstimmung der Salden von zweckgebundenen Produktsachkonten. (Kriterium 6JaB-6)

3.6.1.7
Das Programm erstellt eine Übersicht über die teilweise realisierten Vormerkungen zur Inanspruchnahme verfügbarer Mittel des Haushaltsjahres. (Kriterium 6JaB-7)

3.6.1.8
Das Programm ermöglicht Bildung und Weiterübertragung von Ermächtigungsübertragungen pro Produktsachkonto. (Kriterium 6JaB-8)

3.6.1.9
Das Programm verhindert die Bildung von Ermächtigungsübertragungen, wenn für diese kein entsprechender Haushaltsvermerk im Rahmen der Haushaltsplanung vorgesehen wurde und es sich nicht um zweckgebundene Ansätze für Aufwendungen und Auszahlungen aufgrund rechtlicher Verpflichtungen handelt. (Kriterium 6JaB-9)

3.6.1.10
Das Programm erzeugt eine Übersicht der auf den Produktsachkonten gegebenenfalls maßnahmenbezogen gebildeten und weiterübertragenen Ermächtigungsübertragungen. (Kriterium 6JaB-10)

3.6.1.11
Das Programm unterstützt den Anwender beziehungsweise die Anwenderin bei der Berechnung der Pauschalwertberichtigung auf Forderungen. (Kriterium 6JaB-11)

3.6.1.12
Das Programm ermöglicht die Ermittlung, Bearbeitung und Darstellung von Abschreibungen. (Kriterium 6JaB-12)

3.6.1.13
Das Programm unterstützt die Ermittlung, Bearbeitung und Darstellung von Rückstellungen. (Kriterium 6JaB-13)

3.6.1.14
Das Programm unterstützt den Anwender beziehungsweise die Anwenderin bei der Erstellung von Inventuraufnahmelisten. (Kriterium 6JaB-14)

3.6.1.15
Das Programm ermöglicht die Erfassung der Inventurwerte und die Erstellung von Inventurdifferenzlisten. Es können Erfassungskommentare hinzugefügt werden. (Kriterium 6JaB-15)

3.6.1.16
Das Programm ermöglicht den Abschluss aller für den Jahresabschluss notwendigen Konten. (Kriterium 6JaB-16)

3.6.1.17
Das Programm ermöglicht die Übertragung der Schlussbestände der Bilanzkonten aus dem laufenden Haushaltsjahr als Anfangsbestände in das folgende Haushaltsjahr. (Kriterium 6JaB-17)

3.6.1.18
Das Programm ermöglicht die Übertragung der offenen Posten des laufenden Haushaltsjahres in das folgende Haushaltsjahr. (Kriterium 6JaB-18)

3.6.1.19
Das Programm ermöglicht die Sperrung eines abgeschlossenen Haushaltsjahres zu einem vom Anwender beziehungsweise von der Anwenderin bestimmbaren Zeitpunkt. (Kriterium 6JaB-19)

3.6.1.20
Das Programm ermöglicht die Erstellung des Anlagenspiegels entsprechend der Verwaltungsvorschrift Muster für das doppische Rechnungswesen sowie zu Bestimmungen der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen und der Kommunalhaushaltsverordnung Nordrhein-Westfalen (VV Muster zur GO NRW und KomHVO NRW). (Kriterium 6JaB-20)

3.6.1.21
Das Programm ermöglicht die Erstellung des Forderungsspiegels entsprechend der VV Muster zur GO NRW und KomHVO NRW. (Kriterium 6JaB-21)

3.6.1.22
Das Programm ermöglicht die Erstellung des Verbindlichkeitenspiegels entsprechend der VV Muster zur GO NRW und KomHVO NRW. (Kriterium 6JaB-22)

3.6.1.23
Das Programm ermöglicht die Erstellung des Eigenkapitalspiegels entsprechend der VV Muster zur GO NRW und KomHVO NRW. (Kriterium 6JaB-23)

3.6.1.24
Das Programm ermöglicht die Erstellung der Jahresrechnungsstatistik in schriftlicher oder elektronischer Form. (Kriterium 6JaB-24)

3.6.1.25
Das Programm ermöglicht die Erstellung der Ergebnisrechnung. (Kriterium 6JaB-25)

3.6.1.26
Das Programm ermöglicht die Erstellung einer Teilergebnisrechnung. (Kriterium 6JaB-26)

3.6.1.27
Das Programm ermöglicht die Erstellung der Finanzrechnung. (Kriterium 6JaB-27)

3.6.1.28
Das Programm ermöglicht die Erstellung der Teilfinanzrechnungen. (Kriterium 6JaB-28)

3.6.1.29
Das Programm unterstützt die Erstellung eines Beteiligungsberichtes. Dabei müssen die Beteiligungsverhältnisse, die Jahresergebnisse der verselbständigten Aufgabenbereiche, eine Übersicht über den Stand der Verbindlichkeiten und die Entwicklung des Eigenkapitals jedes verselbständigten Aufgabenbereiches sowie eine Darstellung der wesentlichen Finanz- und Leistungsbeziehungen der Beteiligungen untereinander und mit der Gemeinde dargestellt werden. (Kriterium 6JaB-29)

3.6.2
Bilanz

3.6.2.1
Das Programm ermöglicht die Erstellung und Darstellung der Struktur der kommunalen Bilanz entsprechend der VV Muster zur GO NRW und KomHVO NRW. (Kriterium 6JaB-30)

3.6.2.2
Das Programm ermöglicht die Bildung und Bearbeitung von Bilanzkonten unter Verwendung des anwenderindividuellen Kontenplans. (Kriterium 6JaB-31)

3.6.2.3
Das Programm verhindert die mehrfache Anlage von Bilanzkonten. (Kriterium 6JaB-32)

3.6.2.4
Das Programm leistet die automatisierte Übertragung des Ergebnisses der Ergebnisrechnung in die Bilanz. (Kriterium 6JaB-33)

3.7
Modul Anlagenbuchhaltung

3.7.1
Grundlagen Anlagenbuchhaltung

3.7.1.1
Das Programm ermöglicht eine übersichtliche, nachvollziehbare und recherchierbare Speicherung der Vermögensobjekte. (Kriterium 7Ab-1)

3.7.1.2
Im Programm können gleichartige Vermögensgegenstände zu Gesamtobjekten zusammengefasst werden, die Teilobjekte können als untergeordnet gekennzeichnet werden. (Kriterium 7Ab-2)

3.7.1.3
Das Programm ermöglicht die Einrichtung spezieller Anlagegruppen für jeweils gleichartige Anlageobjekte. Je Anlagegruppe können spezifische Merkmale zur Erfassung und Auswertung vom Anwender beziehungsweise von der Anwenderin vorgesehen werden. (Kriterium 7Ab-3)

3.7.1.4
Das Programm ermöglicht die Verbindung von Finanzvorgängen mit Zugängen im Anlagevermögen. (Kriterium 7Ab-4)

3.7.1.5
Zusammen mit den Anlageobjekten können im Programm Hinweise gespeichert werden, die einen Rückschluss auf die Art der Bewertung zulassen. (Kriterium 7Ab-5)

3.7.1.6
Das Programm ermöglicht die Erfassung von anlagenbezogenen Maßnahmen, die zu einer Wertänderung führen. Die Maßnahmen können nachvollziehbar gekennzeichnet, kategorisiert und ihre Wirkung (Ab-/Zuschreibung, Veränderung der Nutzungsdauer) korrekt bilanziert werden. (Kriterium 7Ab-6)

3.7.1.7
Das Programm ermöglicht die Bildung von Festwerten für Vermögensgegenstände. Diese Festwerte führen zu keinen Abschreibungen. (Kriterium 7Ab-7)

3.7.1.8
Das Programm ermöglicht die Erfassung und Verarbeitung der Zu- und Abgänge und Teilzugänge und Teilabgänge von Vermögensgegenständen. (Kriterium 7Ab-8)

3.7.1.9
Das Programm ermittelt bei Abgangsbuchungen in der Anlagenbuchhaltung automatisch die planmäßigen Abschreibungen bis zum Abgangszeitpunkt und den daraus resultierenden Restbuchwert. (Kriterium 7Ab-9)

3.7.1.10
Das Programm verarbeitet Anlagenverkäufe nach der Bruttomethode. (Kriterium 7Ab-10)

3.7.1.11
Das Programm ermöglicht bei Abgangsbuchungen in der Anlagenbuchhaltung die automatische Erstellung und Übergabe der entsprechenden Anordnungen für Buchungen in der Finanzbuchhaltung. (Kriterium 7Ab-11)

3.7.1.12
Das Programm ermöglicht die Erfassung und Verarbeitung von Umbuchungen von Vermögensgegenständen. (Kriterium 7Ab-12)

3.7.1.13
Das Programm unterstützt bei Umbuchungen von Vermögensgegenständen die Verbindung zwischen der Finanzbuchhaltung und der Anlagenbuchhaltung mit dem Ziel, diese Geschäftsvorfälle in einem der beiden Systeme zu erfassen und darauf aufbauend die relevanten Daten an das andere System übergeben zu können. (Kriterium 7Ab-13)

3.7.1.14
Das Programm ermöglicht die Erfassung und Verarbeitung von Änderungen der Nutzungsdauer von Vermögensgegenständen. (Kriterium 7Ab-14)

3.7.2
Anlagenspiegel

3.7.2.1
Das Programm ermöglicht die Darstellung der Struktur des Anlagenspiegels entsprechend der für NRW geltenden Muster (Gliederung, Spalten, Summen und Erläuterungen). (Kriterium 7Ab-15)

3.7.2.2
Das Programm unterstützt die Umbuchung von Anlageobjekten zwischen den Anlageklassen laut Bilanz. (Kriterium 7Ab-16)

3.7.3
Inventurunterstützung

3.7.3.1
Das Programm unterstützt das automatisierte Verbuchen von Inventurdifferenzen. (Kriterium 7Ab-17)

3.7.3.2
Verbuchte Inventurdifferenzen sind im Nachhinein als solche erkennbar. (Kriterium 7Ab-18)

3.7.3.3
Das Programm ermöglicht die Erstellung eines Bestandsverzeichnisses auf der Grundlage von wählbaren Auswahlkriterien. (Kriterium 7Ab-19)

3.7.3.4
Das Programm ermöglicht die Erstellung von Einzelnachweisen für die gespeicherten Gegenstände des Anlagevermögens und Sonderposten. (Kriterium 7Ab-20)

3.7.3.5
Das Programm ermöglicht die Sperrung des Buchungsbestandes der Anlagenbuchhaltung für ein abzuschließendes Haushaltsjahr zu einem vom Anwender beziehungsweise von der Anwenderin bestimmbaren Zeitpunkt. (Kriterium 7Ab-21)

3.7.3.6
Im Programm sind die vorgegebenen Nutzungsdauern zu den Arten der Vermögensgegenstände hinterlegt; dies soll auch den gesetzlichen Fall der Komponentenansätze (§ 36 Absatz 2 KomHVO NRW) einschließen. (Kriterium 7Ab-22)

3.7.4
Abschreibungen und GWGs

3.7.4.1
Im Programm können ortsspezifische Nutzungsdauern der Vermögensgegenstände eingestellt werden. Das Programm ermöglicht den Abgleich zwischen vorgegebenen und ortsspezifischen Nutzungsdauern. Diese können für Prüfungen der Aufsichtsbehörde als Listen bereitgestellt werden. (Kriterium 7Ab-23)

3.7.4.2
Das Programm unterstützt die automatisierte Verwendung der vorgegebenen Abschreibungszeiträume entsprechend der Zuordnung der Anlageobjekte zu den Bilanzkonten. (Kriterium 7Ab-24)

3.7.4.3
Das Programm ermöglicht die korrekte Ermittlung und Verbuchung von Abschreibungen auf das Anlagevermögen nach der linearen Methode auf der Basis der örtlichen Abschreibungszeiträume. (Kriterium 7Ab-25)

3.7.4.4
Das Programm unterstützt die automatisierte Recherche nach Anlagegütern mit von der örtlichen beziehungsweise Bundeslandvorgabe abweichenden Abschreibungszeiträumen. (Kriterium 7Ab-26)

3.7.4.5
Das Programm ermöglicht die korrekte Ermittlung und Verbuchung von Abschreibungen auf das Anlagevermögen nach der degressiven Methode. (Kriterium 7Ab-27)

3.7.4.6
Das Programm ermöglicht die korrekte Ermittlung und Verbuchung von Leistungsabschreibungen auf das Anlagevermögen. (Kriterium 7Ab-28)

3.7.4.7
Das Programm unterstützt die Erfassung und Verbuchung von außerplanmäßigen Abschreibungen. (Kriterium 7Ab-29)

3.7.4.8
Das Programm unterstützt die Verlängerung der Restnutzungsdauer im Zusammenhang mit Instandsetzungen. (Kriterium 7Ab-30)

3.7.4.9
Das Programm ermittelt anteilige Abschreibungen bei unterjährigen Zugängen zu den Anlageobjekten. Grundlage ist die Anzahl der vollen Monate der anteiligen Nutzung des Anlagegutes. (Kriterium 7Ab-31)

3.7.4.10
Das Programm ermittelt anteilige Abschreibungen bei unterjährigen Abgängen zu den Anlageobjekten. Grundlage ist die Anzahl der vollen Monate der anteiligen Nutzung des Anlagegutes. (Kriterium 7Ab-32)

3.7.4.11
Das Programm unterstützt die Erfassung von "Anlagen im Bau" ohne erfolgswirksame Abschreibungen. (Kriterium 7Ab-33)

3.7.4.12
Das Programm unterstützt automatisch die volle Abschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern mit einem Nettowert bis 800 Euro im Jahr des Erwerbs. (Kriterium 7Ab-34)

3.7.4.13
Das Programm ermöglicht die korrekte Buchung der ermittelten Abschreibungen und Zuschreibungen in der Anlagenbuchhaltung. (Kriterium 7Ab-35)

3.7.4.14
Das Programm ermöglicht für Abschreibungen und Zuschreibungen in der Anlagenbuchhaltung die automatische Erstellung und Übergabe der entsprechenden Anordnungen für Buchungen in der Finanzbuchhaltung. (Kriterium 7Ab-36)

3.7.5
Sonderposten und Rückstellungen

3.7.5.1
Das Programm ermöglicht die Ermittlung, Bearbeitung und Darstellung von Sonderposten. (Kriterium 7Ab-37)

3.7.5.2
Das Programm unterstützt die Differenzierung von Sonderposten. (Kriterium 7Ab-38)

3.7.5.3
Das Programm unterstützt die Bildung von Sonderposten der Anlageobjekte entsprechend den erhaltenen zweckgebundenen Zuwendungen und Beiträgen für Investitionen. (Kriterium 7Ab-39)

3.7.5.4
Das Programm unterstützt die Auflösung von Sonderposten entsprechend der Abnutzung des bezuschussten Vermögensgegenstandes. (Kriterium 7Ab-40)

4
Inkrafttreten
Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tag nach der Veröffentlichung in Kraft.

Herne, den 21. September 2020

Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen

Heinrich  B ö c k e l ü h r
Präsident

- MBl. NRW. 2020 S. 580