Ministerialblatt (MBl. NRW.)
Ausgabe 2021 Nr. 19 vom 16.7.2021 Seite 477 bis 492

Berechnung und Zahlbarmachung von Bezügen durch das Landesamt für Besoldung und Versorgung Nordrhein-Westfalen
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Berechnung und Zahlbarmachung von Bezügen durch das Landesamt für Besoldung und Versorgung Nordrhein-Westfalen

20320

Berechnung und Zahlbarmachung von Bezügen durch das
Landesamt für Besoldung und Versorgung Nordrhein-Westfalen

Runderlass

des Ministeriums der Finanzen

B 2020 - 3.5.1 - IV A 6

Vom 18. Juni 2021

1

Das Landesamt für Besoldung und Versorgung Nordrhein-Westfalen (LBV NRW) erledigt die ihm durch Gesetz, Verordnung oder Erlass übertragenen Aufgaben zur Berechnung und Zahlbarmachung der Bezüge für die Beschäftigten und Versorgungsempfängerinnen und Versorgungsempfänger des Landes mit Hilfe eines informationstechnischen (IT)-Verfahrens. Die Übernahme weiterer Aufgaben bedarf gesonderter Abstimmung mit dem Ministerium der Finanzen.

2

Anordnungen mit Angaben für die Erledigung der in Nummer 1 genannten Aufgaben sind dem LBV NRW von den personalaktenführenden Stellen zu erteilen. Dies gilt nicht für Angaben, die dem LBV NRW von den Bezügeempfängerinnen und Bezügeempfängern unmittelbar übermittelt oder die vom LBV NRW bei diesen erhoben werden.

Um rechtmäßige Zahlungen zu bewirken und unrechtmäßige Überzahlungen zu vermeiden, haben die personalaktenführenden Stellen nicht nur bei anspruchsbegründenden Sachverhalten, sondern insbesondere auch bei nachträglichen Änderungen in den tatsächlichen Verhältnissen, die zu einem ganz oder teilweisen Wegfall von Ansprüchen auf Zulagen, Zuschüssen und anderen Bezügen führen (zum Beispiel Veränderungen der Tätigkeiten von Beschäftigten, Abordnungen, Versetzungen), unverzüglich dem LBV NRW die entsprechenden Anordnungen zu übermitteln. Darüber hinaus wird nachdrücklich empfohlen, dass die personalaktenführenden Stellen Controlling-Verfahren oder andere geeignete Vorkehrungen zur Qualitätssicherung etablieren, damit zahlungsrelevante Änderungen in den tatsächlichen oder rechtlichen Verhältnissen zeitnah festgestellt werden und an das LBV NRW weitergeleitet werden können. Hierzu kann ergänzend die Sensibilisierung von Beschäftigten hinsichtlich ihrer eigenen Prüfpflichten dienen.

Das LBV NRW führt die Anordnungen unverzüglich aus und gewährleistet durch geeignete Verfahren zur Qualitätssicherung die anordnungsgemäße Ausführung der von den personalaktenführenden Dienststellen übermittelten Anordnungen.

3

Die Übermittlung der Anordnungen ist von den personalaktenführenden Stellen beleglos durch Datenübertragung vorzunehmen. Soweit sie über ein hierfür freigegebenes IT-Verfahren (Nummer 4) noch nicht verfügen, regelt das LBV NRW im Benehmen mit den personalaktenführenden Stellen das Verfahren zur Datenübermittlung. Ziel hierbei ist die zeitnahe flächendeckende Nutzung standardisierter IT-Verfahren im Sinne der IT-Strategie des Landes NRW. Erfolgt die Datenübermittlung noch nicht elektronisch, sind ausschließlich die vom LBV NRW hierfür bereitgestellten Formulare in der jeweils aktuellen Fassung zu nutzen. Die sachliche und - soweit erforderlich - rechnerische Richtigkeit der übermittelten Informationen ist in analoger Anwendung der Nummer 1.2 der VV zu § 79 LHO in Verbindung mit Nummer 2.2 der Anlage 4 zu Nummer 9.2 der VV zu § 79 LHO zu bescheinigen. Soweit den Anordnungen nach Nummer 2 Personalakten beizufügen sind, ist deren Empfang zeitnah durch das LBV NRW zu bestätigen. Das LBV NRW kann eine andere Stelle, derer es sich zur Erfüllung seiner Aufgaben bedient, als Empfängerin der zu übermittelnden Daten im Bezügeverfahren bestimmen.

4

Der Einsatz von IT-Verfahren, mit denen Anordnungen mit Angaben nach Nummer 2 erfasst und an das LBV NRW übertragen werden, bedarf der Einwilligung des Ministeriums der Finanzen im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof (Nummer 6.5.2 der VV zu § 79 LHO).

5

Die IT-Verfahren nach Nummer 4 müssen, neben den geltenden Datenschutzbestimmungen, mindestens folgende Anforderungen erfüllen:

5.1

Die zu übermittelnden Daten sind auf einem sicheren Übertragungsweg zu übertragen.

5.2

Die Authentizität des Absenders und die Unversehrtheit der Daten sind programmgesteuert festzustellen.

5.3

Die Ausführung der erteilten Anordnungen ist seitens des LBV NRW zu protokollieren. Das LBV NRW hat den personalaktenführenden Stellen zeitnah Rückmeldungen mindestens in den nachstehend genannten Fällen zu erteilen:

a) Neu- und Wiedereinstellung,

b) Beurlaubung,

c) Gewährung und Widerruf einer ständigen Zulage nach dem Katalog der Zulagen und Zuwendungen an Beamtinnen und Beamte sowie nach den Katalogen der Zulagen etc. für Tarifbeschäftigte,

d) Ernennung, Beförderung, Änderung der Amtsbezeichnung,

e) Höher- beziehungsweise Herabgruppierung, Änderung der Entgeltgruppe,

f) Wechsel der Arbeitszeit,

g) Wechsel der Buchungsstelle,

h) Zahlungseinstellung, Wiederaufnahme der Zahlung,

i) Verlängerung des befristeten Arbeitsverhältnisses sowie

j) Beendigung des Beamten-, Arbeits- oder Ausbildungsverhältnisses.

Die Rückmeldung soll soweit als möglich auf elektronischem Weg erfolgen; den personalaktenführenden Dienststellen sind die zu Prüfzwecken überlassenen Personalakten zeitnah zurückzusenden.

5.4

Es muss dauerhaft nachvollziehbar sein, wer für die sachliche und rechnerische Richtigkeit der übermittelten Informationen verantwortlich ist.

6

Soweit die Übermittlung der Anordnungen nicht durch Datenübertragung aus einem freigegebenen IT-Verfahren erfolgt, gilt Nummer 5.3 entsprechend.

7

Die personalaktenführenden Stellen haben die von ihnen übermittelten Daten vorzuhalten. Dies gilt auch für andere Dienststellen, die Daten im Auftrag von personalaktenführenden Stellen an das LBV NRW übermitteln. Das LBV NRW hält die bei ihm oder bei der vom LBV NRW bestimmten anderen Stelle eingegangenen und verarbeiteten Daten vor. Eine jederzeitige Zugriffsmöglichkeit auf die abgegebenen und eingegangenen Daten zu Prüfzwecken ist durch die beteiligten Stellen sicherzustellen.

8

Für das Bezügeverfahren des LBV NRW gelten die Bestimmungen der Nummer 6 der VV zu § 79 LHO.

9

Der Runderlass des Ministeriums der Finanzen vom 22. April 2014 (MBl. NRW. S. 280) wird aufgehoben.

10

Dieser Runderlass ergeht im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof, der Staatskanzlei und allen Landesministerien.

- MBl. NRW. 2021 S. 484