Ministerialblatt (MBl. NRW.)
Ausgabe 2009 Nr. 29 vom 9.11.2009 Seite 501 bis 516
Jahresabschluss für die Haushaltsjahre ab 2009 - Landeshaushalt - RdErl. d. Finanzministeriums -I C 1 - 0071 - 25.1 v. 21.10.2009
632
Jahresabschluss
für die Haushaltsjahre ab 2009
- Landeshaushalt -
RdErl.
d. Finanzministeriums -I C 1 - 0071 - 25.1
v. 21.10.2009
Für den Jahresabschluss der Haushaltsjahre ab 2009 bestimme ich, soweit erforderlich im Einvernehmen mit dem Innenministerium und dem Landesrechnungshof:
1
Definitionen
1.1
Das abzuschließende Haushaltsjahr wird in den nachfolgenden Terminangaben als
"Haushaltsjahr" bezeichnet.
1.2
Das dem abzuschließenden Haushaltsjahr nachfolgende Jahr wird in den
Terminangaben mit "Folgejahr" bezeichnet.
1.3
Keine Arbeitstage im Sinne dieses
Erlasses sind der 24.12. und der 31.12.
2
Abschluss der Kassenbücher
2.1
Die Kassenbücher für das Haushaltsjahr sind abzuschließen
2.1.1
bei den Landeskassen Düsseldorf und Köln sowie bei der Oberjustizkasse Hamm
T. am 5. Arbeitstag des Folgejahres,
2.1.2
bei den anderen Landeskassen sowie bei den Kassen der Kreise, der kreisfreien
Städte und des Landschaftsverbandes Rheinland, die wegen der Wahrnehmung von
Kassenaufgaben für das Land als Landeskassen gelten,
T. am letzten Arbeitstag des Haushaltsjahres,
2.1.3
bei der Landeshauptkasse aufgrund meiner besonderen Mitteilung.
2.2
Das Offenhalten der Bücher bei den in Nummer 2.1.1 aufgeführten Kassen zwischen
dem letzten Arbeitstag des Haushaltsjahres und dem 5. Arbeitstag des
Folgejahres dient ausschließlich der Durchbuchung der kassenmäßigen
Abschlussergebnisse und der Ausführung von Berichtigungsbuchungen nach Nummer
6.1 und Nummer 6.2.
2.3
Die Landeshauptkasse darf nicht für Zahlungen in Anspruch genommen werden,
deren Leistung durch die zuständigen Landeskassen nach dem letzten Arbeitstag
des Haushaltsjahres nicht mehr möglich war (Nummer 4).
3
Annahme von Kassenanordnungen
3.1
Annahme- und Auszahlungsanordnungen sowie Änderungsanordnungen für Umbuchungen
für das Haushaltsjahr sind anzunehmen
3.1.1
von den Landeskassen
T. bis zum drittletzten Arbeitstag des Haushaltsjahres,
3.1.2
von der Landeshauptkasse
T. bis zum 5. Arbeitstag des Folgejahres,
jedoch mit der Einschränkung, dass sie Anordnungen über Personalausgaben und Sächliche
T. Verwaltungsausgaben nur bis zum letzten Arbeitstag des Haushaltsjahres anzunehmen hat.
3.2
Mit Rücksicht auf die Weihnachtsfeiertage und auf den zum Jahresende ohnehin
stark anwachsenden Arbeitsanfall sind Kassenanordnungen für das auslaufende
Haushaltsjahr den Kassen Zug um Zug, möglichst schon bis Mitte Dezember des
Haushaltsjahres, zuzuleiten. Ich weise darauf hin, dass in Kassenanordnungen,
die im HKR-Verfahren des Landes erteilt werden, zwischen dem 1. Dezember des
Haushaltsjahres und dem 31. Januar des Folgejahres die Angabe des
für die Buchung maßgeblichen Haushaltsjahres obligatorisch ist.
3.3
In ganz besonderen Ausnahmefällen können die Landeskassen, die nicht im
HKR-Verfahren arbeiten, bei Einvernehmen zwischen den Leiterinnen oder Leitern
der anordnenden Stellen und den Kassenleiterinnen oder den Kassenleitern
Auszahlungsanordnungen und Änderungsanordnungen für Umbuchungen für das
Haushaltsjahr abweichend von Nummer 3.1.1 auch noch nach dem drittletzten
Arbeitstag des Haushaltsjahres annehmen.
3.3.1
Im HKR-Verfahren können Kassenanordnungen für das Haushaltsjahr von den
Landeskassen Düsseldorf und Köln sowie von der Oberjustizkasse Hamm bis zum vorletzten
Arbeitstag des Haushaltsjahres angenommen und erfasst werden.
Kassenanordnungen, die im Rechenlauf für diesen Tag zurückgewiesen werden,
können nur noch am letzten Arbeitstag des Haushaltsjahres zum Zwecke der
Korrektur erfasst werden. Für Dienststellen, denen die Erfassung der
Kassenanordnungen im HKR-Verfahren übertragen worden ist, gilt die vorstehende
Regelung entsprechend. Nach dem letzten Arbeitstag des Haushaltsjahres werden
Zahlungsanordnungen, die das abzuschließende Haushaltsjahr tragen und über das
Zentrale Auszahlungsverfahren abgewickelt werden sollen, programmgesteuert
zurückgewiesen.
3.3.2
Für die Dienststellen, die ihre Kassenanordnungen den Landeskassen Düsseldorf
und Köln oder der Oberjustizkasse Hamm erteilen, mit dem Verfahren HKR-TV
arbeiten und den Inhalt der von ihnen erteilten Kassenanordnungen als
Datensätze per Datenfernübertragung übermitteln, gilt Nummer 3.3.1
entsprechend. Die Übermittlung von Datensätzen für Zahlungsanordnungen, die das
Haushaltsjahr betreffen, ist nach dem letzten Arbeitstag des Haushaltsjahres nicht
mehr gestattet.
3.3.3
Für die obersten Landesbehörden ist unter der Einschränkung der Nummer 3.1.2
der 5. Arbeitstag des Folgesjahres der letzte Tag für die Übermittlung von
Datensätzen für das Haushaltsjahr aus dem Verfahren HKR-TV. Eine Regelung über
die Annahme von Kassenanordnungen durch die Landeshauptkasse nach dem 5.
Arbeitstag des Folgejahres behalte ich mir vor.
3.4
Annahmeanordnungen auf Ausgabetitel, die den im HKR-Verfahren arbeitenden
Kassen erteilt worden, am letzten Arbeitstag des Haushaltsjahres aber
noch nicht durch Zahlung erledigt sind, und bei denen die zugrunde liegende
Forderung nicht unter Nummer 2 oder Nummer 3.2.2 VV zu § 35 LHO fällt, müssen
von den anordnenden Stellen in das neue Haushaltsjahr auf den Titel 119 01 oder
einen besonders vorgesehenen Titel des jeweiligen Kapitels umgebucht
werden. Die erforderlichen Änderungsanordnungen zum Zwecke der Umbuchung können
in den Verfahren HKR-TV und M 1® erteilt werden. Diese
Verfahrensweise hat den Vorteil, dass die aus der ursprünglichen
Zahlungsanordnung resultierenden Zahlungsfristen - anders als bei der
Stornierung und Erteilung einer neuen Annahmeanordnung - bestehen bleiben. Dies
ist für die Beitreibung von Forderungen von besonderer Wichtigkeit. Das
Verfahren der Stornierung der alten Zahlungsanordnung und der Erteilung einer
neuen Zahlungsanordnung ist deshalb für die vorgenannten Fälle nicht
anzuwenden. Die Umbuchungen müssen bis spätesten zum 5. Arbeitstag des
Folgejahres erfolgen. Das Rechenzentrum der Finanzverwaltung wird zur
Unterstützung der Titelverwalter Listen über die bis Mitte Dezember des
Haushaltsjahres noch nicht erledigten Annahme-Sollstellungen auf Ausgabetiteln
zur Verfügung stellen. Für die der Landeshauptkasse erteilten
Annahmeanordnungen auf Ausgabetitel gilt die vorstehende Regelung entsprechend,
jedoch mit der Abweichung, dass hier der 5. Arbeitstag und der 14.
Arbeitstag des Folgejahres als Stichtage gelten.
4
Letzter Zahlungstag
Ich bestimme
T. den letzten Arbeitstag des Haushaltsjahres
für alle Landeskassen als jeweils letzten Zahlungstag für das abzuschließende Haushaltsjahr.
5
Vorlage der Abschlussnachweisungen
5.1
Die Kassen der Kreise und der kreisfreien Städte haben ihre
Abschlussnachweisungen den für sie jeweils zuständigen Landeskassen
T. bis zum 2. Arbeitstag des Folgejahres
vorzulegen.
5.2
Im Übrigen sind die Abschlussnachweisungen der Landeshauptkasse vorzulegen, und
zwar
5.2.1
vom Rechenzentrum der Finanzverwaltung anstelle der Landeskassen Düsseldorf und
Köln sowie der Oberjustizkasse Hamm
T. bis zum 8. Arbeitstag des Folgesjahres,
5.2.2
von den anderen Landeskassen
T. bis zum 4. Arbeitstag des Folgesjahres.
5.3
Für den Zeitraum vom 1. Dezember des Haushaltsjahres bis zum Abschluss der
Kassenbücher (Nr. 2) ist nur eine Abschlussnachweisung zu fertigen.
6
Titelverwechslungen, Buchungen im falschen Haushaltsjahr
6.1
Titelverwechslungen sind, soweit sie erkannt werden und solange die
Kassenbücher noch nicht abgeschlossen sind, durch Umbuchung zu berichtigen (Nr.
4.2 VV zu § 35 LHO). Dies gilt für Buchungen im falschen Haushaltsjahr
entsprechend.
6.1.1
Beruht der Fehler auf einer unrichtigen Kassenanordnung, so hat die
bewirtschaftende Stelle der Kasse eine Änderungsanordnung zu erteilen. Beruht
er auf einem Versehen der Kasse, so hat sie einen kasseninternen Auftrag zu
erteilen.
6.2
Nach dem Abschluss (Nr. 2) dürfen die Kassen in ihren Büchern Änderungen nicht
mehr vornehmen. Werden Titelverwechslungen oder Buchungen im falschen
Haushaltsjahr nach dem Abschluss festgestellt, so sind diese in den Büchern der
übergeordneten Kasse zu berichtigen, solange diese noch nicht abgeschlossen
sind.
6.2.1
Ist die Berichtigung durch die Landeshauptkasse durchzuführen, so hat ihr die
Landeskasse für die Berichtigungsbuchung eine Bescheinigung in fünffacher
Ausfertigung zuzuleiten. Die Landeshauptkasse hat die Berichtigung auf einer
Ausfertigung der Bescheinigung zu bestätigen und sie der Landeskasse als Beleg
zurückzugeben. Die Landeshauptkasse hat mich über die in ihren Büchern
vorzunehmenden Berichtigungsbuchungen zu unterrichten. Sie hat zusätzlich das
zuständige Fachministerium zu unterrichten, soweit die Berichtigungsbuchungen
Buchungsstellen für übertragbare Ausgaben berühren.
6.3
Wegen der Behandlung von Titelverwechslungen, die im abgelaufenen Haushaltsjahr
wegen Abschlusses der Bücher nicht mehr berichtigt werden konnten, verweise ich
auf Nummer 4.3 und Nummer 4.4 VV zu § 35 LHO.
6.4
Bei der Feststellung von Titelverwechslungen und Buchungen im falschen
Haushaltsjahr, die nicht mehr berichtigt werden konnten, ist zu prüfen, ob bei
richtiger Anordnung und Buchung Haushaltsüberschreitungen entstanden wären.
Solche Fehler erfüllen objektiv den Tatbestand einer Dienstpflichtverletzung.
Es ist daher stets auch die Haftungsfrage zu prüfen.
7
Einnahme- und Ausgabeübersichten, Abschlussergebnisse der Erhebungsstellen in
den Finanzämtern, besondere Nachweisungen
7.1
Einnahme- und Ausgabeübersichten
Die zum Jahresabschluss zu erstellenden Einnahme- und Ausgabeübersichten (Titelübersichten) sind nach Einzelplänen sowie nach Einnahmen und Ausgaben zu trennen. Die Kassen der Kreise und der kreisfreien Städte haben die Titelübersichten den Abschlussnachweisungen beizufügen. Für die Erstellung und Weiterleitung der Titelübersichten der mit der Landeshauptkasse unmittelbar abrechnenden Landeskassen gilt Nummer 3 meines RdErl. v. 17.10.2003 (SMBl. NRW. 632) entsprechend. Für die Kasse des Landschaftsverbandes Rheinland, die Hauptkasse der Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen und die Amtskasse des Landtags gilt zusätzlich mein Erlass vom 24.6.1994 (n.v.) ‑ I D 3 - 0071 - 24.1 -.
7.1.1
In den Titelübersichten sind die Summen aller Titel so aufzuführen, wie sie in
der Rechnungsnachweisung (Nr. 9) erscheinen.
7.1.2
Die Titelübersichten sind wie folgt zu bescheinigen: "Rechnerisch richtig,
die Übereinstimmung mit dem Sachbuch Haushalt wird bescheinigt."
Abweichend von Satz 1 sind Titelübersichten, die auf der Grundlage der in
automatisierten Buchführungsverfahren gespeicherten Titelergebnisse
programmgesteuert erstellt worden sind, wie folgt zu bescheinigen: "Die
Titelübersicht wurde auf der Grundlage der in einem automatisierten
Buchführungsverfahren gespeicherten Ergebnisse des Sachbuchs Haushalt
erstellt."
7.2
Abschlussergebnisse der Erhebungsstellen in den Finanzämtern
Die Abschlussergebnisse der in den Erhebungsstellen in den Finanzämtern geführten Vorbücher zum Sachbuch Haushalt sind der Landeshauptkasse durch das Rechenzentrum der Finanzverwaltung
T. bis zum 3. Arbeitstag des Folgejahres
vorzulegen.
7.3
Schnellmeldeverfahren
Zur Vorwegunterrichtung über das kassenmäßige Ergebnis des abgelaufenen Haushaltsjahres hat das Rechenzentrum der Finanzverwaltung die bei den Landeskassen Düsseldorf und Köln und der Oberjustizkasse Hamm gebuchten Einnahmen und Ausgaben pro Kasse in je einer Summe
T. bis zum 6. Arbeitstag des Folgejahres, 14.00 Uhr,
der Landeshauptkasse mitzuteilen; dabei ist darauf zu achten, dass die bei den Kassen der Kreise und kreisfreien Städte gebuchten Einnahmen und Ausgaben in den Ergebnissen der Landeskassen Düsseldorf und Köln enthalten sind. Die Landeshauptkasse fasst die ihr nach Satz 1 mitgeteilten Ergebnisse, die Ergebnisse aller übrigen ihr nachgeordneten Landeskassen, das Ergebnis der Kasse des Landschaftsverbandes Rheinland und ihre eigenen Ergebnisse nach dem Stand vom 5. Arbeitstag des Folgejahres zusammen und teilt mir das Ergebnis unverzüglich mit. Aus der Mitteilung müssen die Summen der Einnahmen und Ausgaben sowie die auf die Landeshauptkasse und die auf die der Landeshauptkasse unmittelbar nachgeordneten Kassen entfallenden Teilbeträge ersichtlich sein.
7.4
Zusammenstellung der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben
Zur Vorwegunterrichtung über das kassenmäßige Ergebnis, wie es sich unter Berücksichtigung aller bis zum 5. Arbeitstag des Folgejahres angenommenen Kassenanordnungen ergibt, übersende ich den obersten Landesbehörden
T. zum 15. Arbeitstag des Folgejahres
eine auf der Grundlage des Sachbuchs Gesamthaushalt der Landeshauptkasse gefertigte Zusammenstellung der bei den einzelnen Titeln nachgewiesenen Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben. In der Zusammenstellung sind über die Titelbezeichnungen und Titelergebnisse hinaus die auf die einzelnen Kassen entfallenden Titelergebnisse, ferner titelweise die Haushaltsbeträge und die aus dem Vorjahr übertragenen Haushaltsreste und Vorgriffe, das daraus errechnete Gesamtsoll sowie die aus dem Titelergebnis und dem Gesamtsoll errechneten Mehr- oder Mindereinnahmen und -ausgaben vermerkt.
7.5
Nachweisungen über nicht abgewickelte Verwahrungen und Vorschüsse
7.5.1
Die bis zum Jahresende nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse sind
getrennt nach Buchungsstellen unter Verwendung des anliegenden Musters in
Nachweisungen zu übernehmen.
7.5.2
In der Spalte 4 der Nachweisung ist die Begründung der anordnenden Stelle oder
der Kasse anzugeben, weshalb die Abwicklung bisher nicht möglich war. Bei
Vorschüssen ist hier außerdem ein Hinweis auf meine erfolgte Einwilligung nach
§ 60 Abs. 1 LHO (Nummer 7.5.7.2) anzubringen, sofern diese erforderlich ist.
7.5.3
In den Nachweisungen können ohne die Begründung nach Nummer 7.5.2 jeweils in
einer Summe angegeben werden
7.5.3.1
die als Verwahrungen behandelten Abzüge von persönlichen Bezügen (z.B. Steuern,
Sozialversicherungsbeiträge),
7.5.3.2
die gerichtlichen Geldhinterlegungen,
7.5.3.3
Sicherheitsleistungen sowie Beträge, die für die Insassen von Heimen,
Justizvollzugsanstalten und dergl. verwahrt werden,
7.5.3.4
Verwahrungen anderer Art, die nach dem 30. September des Haushaltsjahres
gebucht worden sind,
7.5.3.5
andere Verwahrungen bis zum Einzelbetrag von 1.000 Euro,
7.5.3.6
die Gehaltsvorschüsse,
7.5.3.7
die Handvorschüsse und
7.5.3.8
andere Vorschüsse bis zum Einzelbetrag von 1.000 Euro mit Ausnahme solcher
Vorschüsse, die bis zum Ende des zweiten auf ihre Entstehung folgenden
Haushaltsjahres nicht abgewickelt worden sind.
7.5.4
Zu den Summen nach Nummer 7.5.3.4, Nummer 7.5.3.5 und Nummer 7.5.3.8 ist die
Anzahl der Fälle anzugeben.
7.5.5
Die Richtigkeit und die Vollständigkeit jeder Nachweisung sind von der
zuständigen Sachbearbeiterin oder dem zuständigen Sachbearbeiter des
Sachgebiets Buchführung zu bescheinigen.
7.5.6
Die Nachweisungen über die nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse sind
den Rechnungsnachweisungen beizufügen (Nr. 9.2.3 Satz 2). Die zeitnahe
Abwicklung der Verwahrungen und Vorschüsse ist im Rahmen von unvermuteten
Prüfungen der Kassen zu prüfen.
7.5.7
Ich weise darauf hin,
7.5.7.1
dass es unstatthaft ist, die verbliebenen Verwahrungen und Vorschüsse als
solche vor dem Jahresabschluss in die Bücher des neuen Haushaltsjahres zu
übernehmen und
7.5.7.2
dass für die Übertragung von Vorschüssen über das zweite auf ihre Entstehung
folgende Haushaltsjahr hinaus nach § 60 Abs. 1 LHO meine Einwilligung
erforderlich ist.
8
Nachweisungen über die nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen
8.1
Die bis zum Jahresabschluss nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen sind
getrennt nach Buchungsstellen in Nachweisungen zu übernehmen, die den
Rechnungsnachweisungen beizufügen sind.
8.2
In den Nachweisungen sind die laufende Nummer, der Buchungstag, die Bezeichnung
der oder des Empfangsberechtigten, der Betrag und die Nummer der Buchung im
Sachbuch Haushalt oder ein anderer Hinweis anzugeben, der das Auffinden der
Buchung im Sachbuch Haushalt oder im Vorbuch zum Sachbuch Haushalt ermöglicht.
8.3
Die Richtigkeit und die Vollständigkeit jeder Nachweisung sind von der zuständigen
Sachbearbeiterin oder dem zuständigen Sachbearbeiter des Sachgebiets
Buchführung zu bescheinigen.
8.4
Werden die Abschlagsauszahlungen bei der anordnenden Stelle in besondere Listen
eingetragen, so können sie oder Ablichtungen hiervon als Nachweisungen
verwendet werden, wenn sie den Tag der Anordnung, die Bezeichnung der oder des
Empfangsberechtigten und den Betrag enthalten und wenn die Richtigkeit und die
Vollständigkeit bescheinigt worden sind.
8.5
Für die Landeshauptkasse, die Landeskassen Düsseldorf und Köln sowie für die
Oberjustizkasse Hamm werden die Nachweisungen über die nicht abgerechneten
Abschlagsauszahlungen durch das Rechenzentrum der Finanzverwaltung getrennt
nach Titelverwaltern programmgesteuert erstellt. Die Bescheinigung nach Nummer
8.3 entfällt hierbei.
9
Rechnungsnachweisungen
9.1
Aufstellung
9.1.1
Jede rechnunglegende Kasse hat für jedes Kapitel eine Rechnungsnachweisung
aufzustellen (Abschnitt III Nummer 16.4 meines RdErl. vom 30.9.2003 (SMBl. NRW. 631). Die Rechnungsnachweisungen sind zu bezeichnen mit
9.1.1.1
Rechnungsnachweisung A für Einnahmen, soweit die Einnahmen nicht mit Ausgaben,
die in eine Rechnungsnachweisung nach Nummer 9.1.1.2 aufzunehmen sind, zu einer
Rechnungsnachweisung A/B zusammengefasst werden können oder in eine
Rechnungsnachweisung nach Nummer 9.1.1.5 aufzunehmen sind,
9.1.1.2
Rechnungsnachweisung B für Ausgaben, soweit sie nicht in die
Rechnungsnachweisungen nach Nummer 9.1.1.3 bis Nummer 9.1.1.5 aufzunehmen sind,
9.1.1.3
Rechnungsnachweisung C für Personalausgaben, auch soweit sie in Titelgruppen
veranschlagt sind,
9.1.1.4
Rechnungsnachweisung D für Bauausgaben, auch soweit sie in Titelgruppen
veranschlagt sind,
9.1.1.5
Rechnungsnachweisung E für die nach Nummer 9.1.2.4 bis Nummer 9.1.2.8 getrennt
aufzustellenden Rechnungsnachweisungen.
9.1.2
Aus Gründen der Rechnungsprüfung sind abweichend von Nummer 9.1.1
9.1.2.1
die Titel 411 10 und 411 11 im Kapitel 01 010, der Titel 427 03 im Kapitel 02
610, der Titel 443 01 im Kapitel 03 020, soweit er nicht vom Landesamt für
Besoldung und Versorgung Nordrhein-Westfalen bewirtschaftet wird, die Titel 453
01 in den Kapiteln 03 110 und 03 130, die Titel 412 00 in den Kapiteln 04 210,
04 220, 04 230, 04 240 und 04 250 in die Rechnungsnachweisungen B aufzunehmen,
9.1.2.2
alle Titel der Hauptgruppe 6 in den Kapiteln 900 und 910 der Einzelpläne, die
Titel 452 00 in den Kapiteln 020 der Einzelpläne, die Titel 452 10 in den
Kapiteln 03 020, 11 020, 15 020 und 20 020, der Titel 452 20 im Kapitel 20 020,
der Titel 681 10 im Kapitel 05 490, der Titel 981 10 in den Kapiteln 03 130, 05
073, 06 070, 06 071 und 06 072, der Titel 981 20 im Kapitel 11 240, den Titel
981 40 in den Kapiteln 06 070, 06 071 und 06 072, der Titel 981 65 im Kapitel
11 240, der Titel 632 10 im Kapitel 15 510 in die Rechnungsnachweisungen C
aufzunehmen,
9.1.2.3
alle Titel 519 02 in die Rechnungsnachweisungen D aufzunehmen,
9.1.2.4
die Titel 547 60 und 812 60 im Kapitel 03 010 in eine getrennte
Rechnungsnachweisung E aufzunehmen,
9.1.2.5
den Titel 631 71 im Kapitel 14 050 in eine getrennte Rechnungsnachweisung E
aufzunehmen,
9.1.2.6
der Titel 511 10 im Kapitel 14 140 in eine getrennte
Rechnungsnachweisung E aufzunehmen,
9.1.2.7
der Titel 331 10 sowie die Titel der Ausgabetitelgruppe 66 im Kapitel 14 110 in
eine getrennte Rechnungsnachweisung E aufzunehmen,
9.1.2.8
der Titel 883 13 im Kapitel 20 030 in eine getrennte Rechnungsnachweisung E
aufzunehmen,
9.1.3
In den Rechnungsnachweisungen sind die Titel in der Reihenfolge aufzuführen,
die sich aus dem Haushaltsplan für das Haushaltsjahr ergibt. Dabei sind
außerplanmäßige Titel und Titel, die nicht mehr im Haushaltsplan enthalten
sind, wegen übertragener Haushaltsreste aber noch benötigt werden, dort
einzufügen, wo sie im Falle ihrer Veranschlagung im Haushaltsplan auszubringen
gewesen wären. Für die in den Rechnungsnachweisungen aufgeführten Einnahmen und
Ausgaben sind jeweils Gesamtsummen auszuweisen.
9.1.4
Jede Rechnungsnachweisung ist vierfach auszufertigen. Die Ausfertigungen sind
vorgesehen für das zuständige Staatliche Rechnungsprüfungsamt, für die
anordnende Stelle, für die Einzelrechnung und als Entwurf.
9.1.4.1
Für die Landeshauptkasse, die Landeskassen Düsseldorf und Köln und die
Oberjustizkasse Hamm werden die Rechnungsnachweisungen vom Rechenzentrum der Finanzverwaltung
abweichend von Nummer 9.1.1 getrennt nach Titelverwaltern gefertigt.
9.1.4.2
Für die vom Rechenzentrum der Finanzverwaltung gefertigten
Rechnungsnachweisungen entfällt die Bescheinigung gemäß Abschnitt III Nummer
16.4 des RdErl. vom 30.9.2003 (SMBl. NRW. 631). Diese Rechnungsnachweisungen
müssen jedoch folgenden Hinweis enthalten: "Die Rechnungsnachweisung ist
vom Rechenzentrum der Finanzverwaltung im automatisierten Buchführungsverfahren
erstellt worden."
9.1.4.3
Nummer 9.1.4.2 gilt für die Gemeinden und Gemeindeverbände sinngemäß, wenn die
Rechnungsnachweisungen unter Verwendung der in IT-Verfahren gespeicherten
Titelergebnisse programmgesteuert gefertigt werden.
9.1.5
Soweit die anordnenden Stellen den für sie zuständigen Kassen Druckstücke des
Haushaltsplans, einzelner Einzelpläne oder Kapitel noch nicht übersandt haben,
sind diese Unterlagen den Kassen umgehend zur Verfügung zu stellen, damit sie
die Rechnungsnachweisungen nach der im Haushaltsplan vorgesehenen Ordnung
erstellen können. Dies gilt nicht, wenn es sich um die in Nummer 9.1.4.1
genannten Kassen handelt.
9.2
Vorlage
9.2.1
Die Kassen der Kreise und kreisfreien Städte haben die von ihnen aufgestellten
Rechnungsnachweisungen
T. bis zum 10. Arbeitstag des Folgejahres
den für sie jeweils zuständigen Landeskassen vorzulegen. Alle anderen Kassen haben die für die Staatlichen Rechnungsprüfungsämter vorgesehenen Ausfertigungen der von ihnen aufgestellten Rechnungsnachweisungen und die ihnen gegebenenfalls nach Satz 1 vorgelegten Rechnungsnachweisungen unverzüglich den für sie zuständigen Staatlichen Rechnungsprüfungsämtern zuzuleiten. Abweichend hiervon entfällt die Zuleitung der vorbezeichneten Ausfertigung der Rechnungsnachweisung durch die Oberjustizkasse Hamm an die einzelnen Staatlichen Rechnungsprüfungsämter, weil sie dort für die Vorbereitung der Prüfung nicht benötigt wird. Der Landesrechnungshof hat deshalb auf die Übersendung der vorbezeichneten Ausfertigung der Rechnungsnachweisung an die Staatlichen Rechnungsprüfungsämter im Falle der Oberjustizkasse Hamm verzichtet.
9.2.2
Eine weitere Ausfertigung der Rechnungsnachweisungen ist unverzüglich den
anordnenden Stellen zu deren Unterrichtung zu übersenden.
9.2.3
Eine dritte Ausfertigung der Rechnungsnachweisungen ist von den Kassen den zur
Prüfung vorzulegenden Einzelrechnungen beizufügen. Dieser Ausfertigung der
Rechnungsnachweisungen, die später als Anlage zu dem gemäß Entscheidung des
Landesrechnungshofs vom 7.12.2001 (bekanntgegeben mit Erlass vom 10.12.2001
(n.v.) - GK - 172 E - 18 -) von den Staatlichen Rechnungsprüfungsämtern zu
fertigenden Bericht über das Haushaltsjahr dem Landesrechnungshof zu übersenden
ist, sind die Nachweisungen über die am Schluss des Haushaltsjahres nicht
abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse und die Nachweisungen über die nicht
abgerechneten Abschlagsauszahlungen beizugeben. Für die Nachweisungen über die
nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse wird bestimmt, dass die Kassen
9.2.3.1
die bei den Verwahrungen nachgewiesenen Bestände an Forschungsmitteln und an
Kassenmitteln für die Wahrnehmung von Kassenaufgaben für Stiftungen oder andere
Stellen außerhalb der Landesverwaltung ohne nähere Begründung in einer einzigen
Nachweisung zu erfassen haben, und zwar nach Möglichkeit in derjenigen
Nachweisung, die der Rechnungsnachweisung A für das Kapitel der Dienststelle,
zu der die Kasse gehört, beizufügen ist,
9.2.3.2
sämtliche Handvorschüsse und Gehaltsvorschüsse jeweils summarisch in einer
einzigen Nachweisung zu erfassen haben, und zwar nach Möglichkeit in derjenigen
Nachweisung, die der Rechnungsnachweisung B für das Kapitel der Dienststelle,
zu der die Kasse gehört, beizufügen ist.
10
Rechnungsnachweisungen (Anhänge zur Oberrechnung)
10.1
Für die Landeskassen Düsseldorf und Köln hat das Rechenzentrum der
Finanzverwaltung zu jedem Einzelplan, soweit in ihm Titelergebnisse mehrerer
Kassen zusammenzufassen sind, eine "Rechnungsnachweisung (Anhang zur
Oberrechnung)" in Form einer besonderen Titelübersicht in zweifacher
Ausfertigung zu erstellen und der zuständigen Landeskasse zuzuleiten. Darin
sind die Abschlussergebnisse des gesamten Einzelplans, also auch die der
jeweiligen Landeskasse, titelweise aufzuführen. Nummer 9.1.3 Satz 1 und 2 gilt
entsprechend. Die den Landeskassen Düsseldorf und Köln nachgeordneten Kassen
sind in den Rechnungsnachweisungen (Anhänge zur Oberrechnung) nur durch eine
Nummer zu bezeichnen. Ein entsprechendes Nummernverzeichnis der Kassen ist
beizufügen.
10.2
Für die Personalausgaben (Titel der Hauptgruppe 4 des Gruppierungsplans) und
für die Bauausgaben (Titel der Hauptgruppe 7 des Gruppierungsplans) sind die
Rechnungsnachweisungen (Anhänge zur Oberrechnung) unter entsprechender
Anwendung der Nummer 9.1.2.1 bis Nummer 9.1.2.3 getrennt aufzustellen.
10.3
Eine Ausfertigung der Rechnungsnachweisung (Anhang zur Oberrechnung) ist dem
zuständigen Staatlichen Rechnungsprüfungsamt
T. bis zum 17. Arbeitstag des Folgejahres
für die dort nach dem Erlass des Landesrechnungshofs (siehe Nr. 9.2.3) durchzuführenden Prüfungen zuzuleiten.
11
Aufstellung und vorbereitende Prüfung der Einzelrechnungen
11.1
Die für das Haushaltsjahr zu legenden Einzelrechnungen sind
T. bis zum 31. Januar des Folgejahres
fertigzustellen. Zu einer Einzelrechnung gehören die abgeschlossenen Rechnungslegungsbücher und die dazugehörenden Rechnungsbelege, die Rechnungsnachweisungen mit Anlagen und die sonstigen Rechnungsunterlagen.
11.2
Die rechnunglegenden Kassen und die anderen an der Rechnungslegung etwa
mitwirkenden Stellen (Abschnitt III Nummer 16.1 des RdErl. vom 30.9.2003 (SMBl. NRW. 631) halten die Rechnungen zur Anforderung durch die Staatlichen
Rechnungsprüfungsämter bereit.
11.3
Die Staatlichen Rechnungsprüfungsämter fordern die Rechnungen von den
rechnunglegenden Kassen und von den anderen an der Rechnungslegung etwa
mitwirkenden Stellen zur vorbereitenden
Prüfung rechtzeitig an.
11.4
Für Gemeinden und Gemeindeverbände, denen im Falle der Ausführung des
Landeshaushalts die Vorprüfung nach § 100 Abs. 4 LHO obliegt, gilt der Erlass
des Landesrechnungshofs vom 23.12.1991 (n.v.) - 0 - I C - 380 - 3 ‑.
12
Beiträge zur Landeshaushaltsrechnung
Zur Aufstellung der Landeshaushaltsrechnung für das jeweils abzuschließende Haushaltsjahr verweise ich auf mein jährliches Rundschreiben über die Aufstellung der Landeshaushaltsrechnung, mit dem ich gemäß Abschnitt III Nummer 16.8 des RdErl. vom 30.9.2003 (SMBl. NRW. 631) die vorbereitete Haushaltsrechnung zur Ergänzung übersende.
13
Entsprechende Anwendung für die Sonderkonten
Wegen einer für die Landeskassen und die Landeshauptkasse einheitlichen Regelung sind die vorstehenden Bestimmungen mit Ausnahme Nummer 7.2 bis Nummer 7.5 für die Sonderrechnungen (Sonderkonten) über die Verwendung von Mitteln der ausländischen Streitkräfte entsprechend anzuwenden. Abweichend von Nummer 9 und Nummer 10 sind Rechnungsnachweisungen für die Sonderkonten nicht aufzustellen.
- MBl. NRW. 2009 S. 505