Ministerialblatt (MBl. NRW.)
Ausgabe 2021 Nr. 36 vom 15.12.2021 Seite 1031 bis 1048

 

Ergänzung der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Personenstandsgesetz

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Ergänzung der
Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Personenstandsgesetz

Runderlass
des Ministeriums des Innern
- 12-38.01.01-1.2.4 -

Vom 3. Dezember 2021

Bei der Ausführung des Personenstandsgesetzes vom 19. Februar 2007 (BGBl. I S. 122) in der jeweils geltenden Fassung und der Personenstandsverordnung vom 22. November 2008 (BGBl. I S. 2263) in der jeweils geltenden Fassung ist ergänzend zur Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Personenstandsgesetz vom 29. März 2010 (BAnz. Nr. 57a vom 15. April 2010) in der jeweils geltenden Fassung und bei Ausführung der Personenstandverordnung NRW vom 16. Dezember 2008 (GV. NRW. S. 859) in der jeweils geltenden Fassung Folgendes zu beachten:

1
Zuständigkeit (§ 1 Absatz 2 des Personenstandsgesetzes, § 1 Absatz 1 der Personenstandverordnung NRW vom 16. Dezember 2008 (GV. NRW. S. 859) in der jeweils geltenden Fassung)

Die örtliche Zuständigkeit der Standesämter besteht innerhalb der Gebietsgrenzen der jeweiligen Gemeinde. Existieren innerhalb einer Gemeinde mehrere Standesämter, legt die Gemeinde die jeweilige räumliche Zuständigkeit fest.

2
Eignung (§ 2 Absatz 3 des Personenstandsgesetzes)

Der Erwerb der gemäß § 2 Absatz 3 des Personenstandsgesetzes gebotenen fachlichen Eignung zur Standesbeamtin beziehungsweise zum Standesbeamten setzt eine qualifizierte Schulung voraus. Dies ist für hauptamtliche Standesbeamtinnen und -beamte das Grundseminar in der Akademie für Personenstandswesen oder ein vergleichbares Seminar eines anderen Anbietenden. Soll lediglich die Funktion von sogenannten Eheschließungsstandesbeamtinnen und -beamten ausübt werden, ist der Besuch eines Dreitagesseminars für Eheschließungsstandesbeamtinnen und -beamte in der Akademie für Personenstandswesen oder eines vom zeitlichen Umfang sowie von den Lehrinhalten her vergleichbaren Seminars eines anderen Anbietenden ausreichend.

Der Erhalt der fachlichen Eignung im Sinne des § 2 Absatz 3 des Personenstandsgesetzes macht regelmäßige Besuche einschlägiger Fortbildungsveranstaltungen erforderlich. Insoweit wird auf die Ausführungen in Nummer 2.4 der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Personenstandsgesetz verwiesen.

3
Archivierung nicht mehr fortzuführender Personenstandsbücher und -register (§ 7 Absatz 3 des Personenstandsgesetzes, § 4 der Personenstandsverordnung NRW, Nummern 7.2 und 61.2 der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Personenstandsgesetz)

Nicht mehr fortzuführende Personenstandsbücher und -register sind unmittelbar nach Ablauf der Fortführungsfristen gemäß § 5 Absatz 5 des Personenstandsgesetzes in den gemäß § 10 Absatz 2 des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen vom 16. März 2010 (GV. NRW. S. 188) in der jeweils geltenden Fassung dafür vorzuhaltenden kommunalen Archiven beziehungsweise Einrichtungen zu archivieren. Die etwaige vorübergehende Aufbewahrung von nicht mehr fortzuführenden Büchern und Registern in den Standesämtern soll einen Zeitraum von sechs Monaten nicht überschreiten. Es obliegt dem Standesamt, die anschließende archivgerechte Aufbewahrung sowie die Möglichkeit der archivrechtlichen Nutzung dieser Bücher und Register sicherzustellen.

Die vorstehenden Regelungen gelten für die Archivierung der Zweitbücher durch die Standesamtsaufsichten und die Archivierung der Sicherungsregister durch die Standesämter bei den Personenstandsarchiven des Landes Nordrhein-Westfalen entsprechend. Ergänzend wird auf den vor dem Hintergrund des § 69 Absatz 5 der Personenstandsverordnung ergangenen Runderlass des Ministeriums für Inneres und Kommunales „Anbietung/Vernichtung der Zweitbücher nach elektronischer Nacherfassung der Erstbücher“ vom 5. März 2015 (n.v.) - 113-38.01.01-1.1.1 (098/15) hingewiesen.

4
Deutsche Staatsangehörigkeit (§ 8 Personenstandsverordnung, Nummer A 7.1 der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Personenstandsgesetz)

Ein Nachweis des Bestehens der deutschen Staatsangehörigkeit durch eine Staatsangehörigkeitsurkunde ist nur dann zu fordern, wenn trotz Vorlage eines Personalausweises, Reisepasses oder einer Bescheinigung der Meldebehörde begründete Zweifel an der deutschen Staatsangehörigkeit bestehen. In einem solchen Fall ist von der betroffenen Person ein Staatsangehörigkeitsausweis nach § 30 Absatz 3 des Staatsangehörigkeitsgesetzes in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 102-1, veröffentlichten bereinigten Fassung in der jeweils geltenden Fassung zu verlangen.

Eine Bescheinigung der Einbürgerungsbehörde über die zu einem früheren Zeitpunkt erfolgte Einbürgerung stellt keinen Nachweis für das Bestehen der deutschen Staatsangehörigkeit dar. Die Einbürgerungsbehörden sind gehalten, solche Einbürgerungsbescheinigungen für personenstandsrechtliche Zwecke in der Regel nicht mehr auszustellen.

5
Beurkundungsgrundlagen (§ 9 des Personenstandsgesetzes, Nummer 9 der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Personenstandsgesetz)

Urkunden, die von zum Nachweis Verpflichteten als Beurkundungsgrundlage beigebracht werden, sind nicht allein wegen Ablaufs einer Dauer von sechs Monaten nach ihrer Ausstellung zurückzuweisen. Für eine solche Vorgehensweise besteht keine gesetzliche Grundlage. Die Fristenregelung in § 1309 Absatz 1 Satz 3 des Bürgerlichen Gesetzbuches zum Ehefähigkeitszeugnis für Ausländerinnen und Ausländer stellt eine speziell geregelte Ausnahme dar. Somit können Urkunden, deren Ausstelldatum länger zurückliegt, nur bei sachlich gebotenem Grund zurückgewiesen und der oder dem Nachweispflichtigen die Vorlage einer aktuellen Urkunde abverlangt werden.

6
Anzeige bei amtlichen Ermittlungen (§ 30 Absatz 3 des Personenstandsgesetzes)

Nach § 3 Absatz 2 der Personenstandsverordnung NRW zuständige Behörde zur Anzeige bei amtlichen Ermittlungen im Sinne des § 30 Absatz 3 des Personenstandsgesetzes ist die Behörde, die die amtliche Ermittlung führt. Sind mehrere Behörden an der amtlichen Ermittlung beteiligt, so obliegt die Anzeigepflicht in nachstehender Reihenfolge

1. der Polizeibehörde,

2. der Staatsanwaltschaft,

3. der sonst beteiligten Behörde.

Wird die Anzeige nicht von einer Polizeibehörde oder Staatsanwaltschaft erstattet, so hat die anzeigende Behörde eine Kopie der Anzeige der örtlich zuständigen Kreispolizeibehörde zuzuleiten.

Eine Polizeibehörde (Kreispolizeibehörde oder Landeskriminalamt, § 2 Absatz 1 des Polizeiorganisationsgesetzes in der Fassung der Bekanntmachung vom 5. Juli 2002 (GV. NRW. S. 308, ber. S. 629) in der jeweils geltenden Fassung) ist dann beteiligt, wenn die amtliche Ermittlung von einer Polizeibeamtin beziehungsweise einem Polizeibeamten, die beziehungsweise der ihr angehört, geführt wird. Bei Unfällen auf der Bundesautobahn zeigen die in

§ 12 Absatz 1 des Polizeiorganisationsgesetzes aufgeführten Polizeipräsidien für ihre jeweiligen Zuständigkeitsbereiche und die darüber hinaus in den §§ 2 bis 6 der Autobahnpolizeizuständigkeitsverordnung vom 2. Januar 2007 (GV. NRW. S. 2) in der jeweils geltenden Fassung festgelegten Zuständigkeitsbereiche den Sterbefall an.

Bei Sterbefällen, die sich im Bereich des Bergbaus ereignen, ist die Bezirksregierung Arnsberg anzeigepflichtig, sofern nicht eine Polizeibehörde oder die Staatsanwaltschaft bereits an der amtlichen Ermittlung über den Todesfall beteiligt ist.

Ist in der Todesbescheinigung nach Nummer 7 eine andere Todesart als „natürlicher Tod“ vermerkt und hat eine der vorher bezeichneten Behörden noch keine Ermittlungen geführt, so ist die Beurkundung zurückzustellen und die örtlich zuständige Kreispolizeibehörde zu benachrichtigen.

7
Todesbescheinigung

Hinsichtlich der Todesbescheinigung ist nach den Regelungen des Runderlasses des Ministeriums für Gesundheit, Soziales, Frauen und Familie „Todesbescheinigung“ vom 25. Juli 2003 (MBl. NRW. S. 997) beziehungsweise die diese künftig ersetzende Regelungen des für das Gesundheitswesen zuständigen Ministeriums zu verfahren.

8
Gerichtliche Verfahren (§ 48 Absatz 2, § 49 Absatz 2, § 53 des Personenstandsgesetzes)

Beabsichtigt ein Standesamt, zur Berichtigung eines Registereintrags nach § 48 Absatz 2 des Personenstandsgesetzes oder in Zweifelsfällen nach § 49 Absatz 2 des Personenstandsgesetzes das Gericht anzurufen, ist die zuständige Aufsichtsbehörde rechtzeitig vorher und in geeigneter Weise zu beteiligen. In der Regel soll der Antrag dem Gericht über die Aufsichtsbehörde zugeleitet werden. Daneben kommt aber auch eine Unterrichtung der Aufsichtsbehörde in anderer Weise in Betracht.

9
Aufsicht

Gemäß § 1 Absatz 1 der Personenstandsverordnung NRW nehmen die kommunalen Standesämter die ihnen obliegenden Angelegenheiten als Pflichtaufgaben zur Erfüllung nach Weisung wahr.

Gleichzeitig weist § 2 der Personenstandsverordnung NRW die Führung der Aufsicht über die Standesämter den dort bezeichneten Behörden zu. Eine aufmerksame, fachlich kompetente und an der Gewährleistung eines gesetz- und ordnungsgemäßen Standesamtswesens ausgerichtete Aufsichtsfunktion durch die dazu in § 2 der Personenstandsverordnung NRW bestimmten Behörden ist weiterhin wichtiges Anliegen des Landes und wesentlicher Bestandteil der Organisation des Personenstandswesens in Nordrhein-Westfalen.

Die Funktionsfähigkeit der Aufsicht und ihrer Aufgabenwahrnehmung erfordert eine sowohl qualitativ als auch quantitativ ausreichende personelle Ausstattung. Um ihre Aufgaben erfüllen zu können, benötigen die Beschäftigten der unteren Aufsichtsbehörden umfassende Kenntnisse in den für die standesamtliche Tätigkeit relevanten Rechtsgebieten. Sie haben sich daher, entsprechend den sich aus den Ausführungen in Nummer 2.4 der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Personenstandsgesetz ergebenden Vorgaben für die Standesbeamtinnen und -beamten, regelmäßig fortzubilden, zum Beispiel durch den Besuch einschlägiger Schulungen, Seminare und Fachtagungen sowie spezifischer Aufsichtsseminare.

Die Auswahl der jeweiligen Aufsichtsmittel hängt vom konkreten Anlass ab und obliegt der örtlich zuständigen Aufsichtsbehörde.

Die Aufsichtsbehörden haben nicht nur die Pflicht, sondern auch das Recht, die allgemein anerkannten und bestehenden Aufsichtsmittel und -möglichkeiten anzuwenden. Hierzu gehören ein Prüfungs- und Beanstandungsrecht sowie ein ständiges Unterrichtungsrecht.

Im Rahmen ihrer Zuständigkeit können die Aufsichtsbehörden in Ausübung des ihnen gemäß § 13 Absatz 3 des Landesorganisationsgesetzes vom 10. Juli 1962 (GV. NRW. S. 421) in der jeweils geltenden Fassung zustehenden Unterrichtungsrechts, soweit es zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist, insbesondere mündliche, schriftliche oder elektronische Berichte anfordern sowie Akten und sonstige Unterlagen einsehen. Den unteren Aufsichtsbehörden ist dazu auf ihre Anforderung hin von der für das jeweilige Standesamt zuständigen Fachadministration der lesende Zugriff auf die gespeicherten Daten in den in elektronischer Form geführten Personenstandsregistern und Sammelakten der zu ihrem Zuständigkeitsbereich gehörenden Standesämter einzuräumen.

Die untere Aufsichtsbehörde hat die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, die die Vertraulichkeit der einsehbaren Daten sicherstellen. Für ihre Einsicht in das elektronische Personenstandsregister (ePR) ist ihr die Berechtigungsstufe C gemäß § 14 Absatz 1 Satz 1 Nummer 3 der Personenstandsverordnung zu erteilen. Diese Berechtigungsstufe erlaubt, einen Eintrag einzusehen. Die Standesamtsleitung oder eine von ihr damit beauftragte Standesbeamtin beziehungsweise ein von ihr damit beauftragter Standesbeamter legt die Berechtigungsstufe C fest und teilt dies der zuständigen unteren Aufsichtsbehörde und dem beauftragten Dienstleister für die Führung des elektronischen Personenstandsregisters des Standesamtes mit. Die Einrichtung des erforderlichen ePR-Moduls „Aufsichtsbehörde“ (Aufsichtsclient) erfolgt durch den beauftragten Dienstleister. Die für den Zugriff auf die Daten in den in elektronischer Form geführten Personenstandsregistern und Sammelakten mittels ePR-Modul „Aufsichtsbehörde“ entstehenden Kosten trägt die jeweils zuständige untere Aufsichtsbehörde.  

Eine Pflicht zur Unterrichtung der unteren Aufsichtsbehörde besteht bei

a) personellen Veränderungen oder vergleichbaren Entwicklungen im Standesamt, namentlich bei Ernennungen neuer Standesamtsleiterinnen und -leiter, Bestellung neuer Standesbeamtinnen und -beamten sowie dem Widerruf, Erlöschen, der Rücknahme und Feststellung der Nichtigkeit von Bestellungen sowie

b) strafrechtlich oder ordnungswidrigkeitenrechtlich relevanten Vorgängen.

Ebenso kann allgemein oder im Einzelfall, sowohl aus bestimmter Veranlassung als auch periodisch, die vereinzelte oder auch generelle Anordnung zur Vorlage bestimmter Angelegenheiten an die Aufsichtsbehörde sachlich geboten sein.

Grundsätzlich sollen der unteren Aufsichtsbehörde alle Vorgänge betreffend

a) ausländische Entscheidungen in Ehe- oder Lebenspartnerschaftssachen,

b) Nachbeurkundungen von Personenstandsfällen im Ausland sowie

c) Vaterschaftsanerkennungen, bei denen ausländisches Recht zu beachten ist,

zur Prüfung vorgelegt werden.

Die Aufsichtsbehörde kann Details regeln und, soweit am Erfordernis einer ordnungsgemäßen Bearbeitung gemessen eine Vorlage entbehrlich ist, für einzelne Standesämter und in begründeten Fällen Ausnahmen zulassen.

Zudem sind der unteren Aufsichtsbehörde

a) Berichtigungsanträge an das Amtsgericht nach § 48 des Personenstandsgesetzes und

b) Vorlagen in Zweifelsfällen an das Amtsgericht nach § 49 Absatz 2 des Personenstandsgesetzes

zuzuleiten.

Die untere Aufsichtsbehörde leitet diese Anträge beziehungsweise Vorlagen unverzüglich mit einer eigenen Stellungnahme an das zuständige Gericht weiter. Sie kann dem gerichtlichen Verfahren jederzeit beitreten, § 51 Absatz 2 des Personenstandsgesetzes.

Wesentliche Aufgaben der Standesamtsaufsicht bleiben die Aufrechterhaltung einer qualifizierten Beratung der Standesbeamtinnen und -beamten sowie die Geschäftsprüfungen bei den Standesämtern, die sowohl periodisch, spätestens alle fünf Jahre, als auch bei konkretem Anlass durchgeführt werden sollen. Die periodisch stattfindenden Prüfungen haben sich dabei insbesondere auf die inhaltliche Richtigkeit von Beurkundungen, die Aktenführung und die kostenrechtliche Behandlung von Personenstandsfällen zu erstrecken.

Außerdem werden die Bestellungen der Standesbeamtinnen und -beamten sowie mögliche Widerrufsgründe hinsichtlich dieser Bestellungen laufend kontrolliert und die Beurkundungsvorgänge neu bestellter Standesbeamtinnen und -beamten binnen eines halben Jahres nach ihrer Bestellung mehrfach, zumindest stichprobenartig, geprüft.

10
Kommunale Zusammenarbeit

Für kommunale Zusammenarbeit im Bereich des Personanstandswesens steht den Gemeinden das Instrumentarium des Gesetzes über kommunale Gemeinschaftsarbeit in der Fassung der Bekanntmachung vom 1. Oktober 1979 (GV. NRW. S. 621) in der jeweils geltenden Fassung grundsätzlich uneingeschränkt zur Verfügung. Spezielle personenstandsrechtliche Vorgaben für eine solche Zusammenarbeit bestehen nicht. Soweit vom Institut der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung im Sinne des § 23 des Gesetzes über kommunale Gemeinschaftsarbeit Gebrauch gemacht wird, ist sowohl der Abschluss von Vereinbarungen denkbar, in denen einer der beteiligten Kommunen Aufgaben der übrigen beteiligten Kommunen übertragen werden (Delegation) als auch der Abschluss von Vereinbarungen aufgrund derer eine der beteiligten Kommunen die Durchführung von Aufgaben der übrigen beteiligten Kommunen übernimmt (Mandatierung). In Fällen der Delegation ist aus personenstandsfachlichen Gründen darauf zu achten, dass der Aufgabenübergang ausschließlich zur Gänze erfolgt und insbesondere eine Aufteilung der Personenstandsregisterführung unterbleibt. Letztere soll unter Zweckmäßigkeitsgesichtspunkten auch in Fällen einer mandatierenden Vereinbarung vermieden werden.

Unabhängig von dieser Möglichkeit der kommunalen Zusammenarbeit ist eine zeitlich begrenzte gegenseitige Aushilfe zwischen Gemeinden mit standesamtlichem Personal statthaft. Die Aushilfe setzt eine, gegebenenfalls zeitlich begrenzte, Bestellung zur Standesbeamtin oder zum Standesbeamten für den im Rahmen der Aushilfe wahrzunehmenden Zuständigkeitsbereich durch die hierzu nach § 1 Absatz 2 der Personenstandsverordnung NRW befugte Gemeinde voraus. Die gegebenenfalls betroffenen Aufsichtsbehörden sind unverzüglich über einen solchen Vorgang zu unterrichten.

11
Inkrafttreten

Dieser Runderlass tritt am 1. Januar 2022 in Kraft.

- MBl. NRW. 2021 S. 1036