Vergaberichtlinien für Hochschulen nach § 8 der Hochschulwirtschaftsführungsverordnung

Diese Richtlinien gelten für die in § 1 Absatz 2 des Hochschulgesetzes vom 16. September 2014 (GV. NRW. S. 547), in der jeweils geltenden Fassung, genannten Universitäten und Hochschulen für angewandte Wissenschaften.

Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge gelten die Regelungen des Teils 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen vom 26. Juni 2013 (BGBl. I S. 1750, 3245), in der jeweils geltenden Fassung, und der Vergabeverordnung vom 12. April 2016 (BGBl. I S. 624), in der jeweils geltenden Fassung, sofern im Einzelfall deren vorab geschätzte Auftragswerte ohne Umsatzsteuer, im Folgenden Auftragswerte, die EU-Schwellenwerte erreichen oder übersteigen.

Diese Richtlinien gelten ausschließlich bei öffentlichen Aufträgen, deren Auftragswerte die EU-Schwellenwerte nicht erreichen.

Die Universitäten und Hochschulen für angewandte Wissenschaften können unter Beachtung dieser Richtlinie eigene Regelungen festlegen.

Zur Vermeidung rechtlicher Risiken soll bei Aufträgen über Bauleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte grundsätzlich der Teil A Abschnitt 1 der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen vom 31. Januar 2019 (BAnz AT 19.02.2019 B2), in der jeweils geltenden Fassung, angewendet werden. Die Regelungen der Nummern 4 und 5 bleiben davon unberührt.

Bauleistungen bis zu einem Auftragswert von höchstens 100 000 Euro können unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne die Durchführung eines Vergabeverfahrens im Rahmen eines Direktauftrags beschafft werden. 

Die Durchführung einer Freihändigen Vergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb kann ohne weitere Einzelbegründung bei der Vergabe von Aufträgen über Bauleistungen bis zu einem Einzelauftragswert ohne Umsatzsteuer von höchstens 100 000 Euro für jedes Gewerk oder bis zu einem Gesamtauftragswert ohne Umsatzsteuer von höchstens 125 000 Euro erfolgen.

Die Durchführung einer beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb kann ohne weitere Einzelbegründung bei der Vergabe von Aufträgen über Bauleistungen bis zu einem Einzelauftragswert ohne Umsatzsteuer von höchstens 750 000 Euro für jedes Gewerk oder bis zu einem Gesamtauftragswert ohne Umsatzsteuer von höchstens 1 250 000 Euro erfolgen.

Zur Vermeidung rechtlicher Risiken soll bei Aufträgen über Liefer- und Dienstleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte grundsätzlich die Unterschwellenvergabeordnung vom 2. Februar 2017 (BAnz AT 07.02.2017 B1), in der jeweils geltenden Fassung, im Folgenden UVgO, und das Vergabehandbuch für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen vom 11. Mai 2018 (MBl. NRW. S. 342), in der jeweils geltenden Fassung, angewendet werden. Die Regelungen der Nummern 4 und 5 bleiben davon unberührt.

Für den Bereich der Informationstechnik wird empfohlen, die von der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung entwickelten Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von Informationstechnik (https://www.cio.bund.de/Web/DE/IT-Beschaffung/EVB-IT-und-BVB/evb-it_bvb_node.html), in der jeweils geltenden Fassung, anzuwenden.

Aufträge über Liefer- und Dienstleistungen bis zu einem Auftragswert von höchstens 50 000 Euro können unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne die Durchführung eines Vergabeverfahrens im Rahmen eines Direktauftrags beschafft werden. 

Die Durchführung einer beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder einer Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb kann ohne weitere Einzelbegründung bei der Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen bis zu einem Auftragswert von höchstens 100 000 Euro erfolgen.

Aufträge über soziale und andere besondere Dienstleistungen im Sinne von § 130 Absatz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen, können abweichend von § 49 UVgO bis zu einem Auftragswert von höchstens 250 000 Euro nicht nur in einer öffentlichen Ausschreibung und beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb, sondern auch in einer beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb und in einer Verhandlungsvergabe mit und ohne Teilnahmewettbewerb vergeben werden.

Öffentliche Aufträge über Leistungen, die im Rahmen einer freiberuflichen Leistung erbracht oder im Wettbewerb mit freiberuflichen Leistungen angeboten werden, sind grundsätzlich im Wettbewerb zu vergeben. Dabei ist so viel Wettbewerb zu schaffen, wie dies nach der Natur des Geschäfts oder nach den besonderen Umständen möglich ist, § 50 Satz 2 UVgO. 

Dies bedeutet, dass unabhängig vom Vorliegen der Ausnahmetatbestände des § 8 Absatz 4 UVgO grundsätzlich die Vergabeart der Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb zulässig ist. Kann die freiberufliche Leistung jedoch ausnahmsweise so eindeutig und erschöpfend beschrieben werden, dass auch ohne vorherige Verhandlungen über die Merkmale der zu erbringenden Leistung hinreichend vergleichbare Angebote erstellt werden können, oder werden nur geringe oder keine Anforderungen an die geistig-schöpferische oder kreative Umsetzung beziehungsweise selbständige Entwicklung einer Aufgabenlösung gestellt, ist diese Leistung unter Berücksichtigung der Wertgrenzen der Nummern 2 und 3 öffentlich oder beschränkt auszuschreiben.

Bis zu einem Auftragswert von höchstens 50 000 Euro kann ein Direktauftrag erfolgen.

Es sind bei der beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb im Allgemeinen mindestens fünf Bewerber und bei der beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb mindestens drei Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern.

Bei einer Verhandlungsvergabe sind mehrere Bewerber, im Allgemeinen mindestens drei, zur Angebotsabgabe aufzufordern. 

Bei beschränkter Ausschreibung und Verhandlungsvergabe soll unter den Bewerbern möglichst gewechselt werden.

Die Möglichkeit einer beschränkten Ausschreibung oder einer Verhandlungsvergabe oberhalb der Wertgrenzen entsprechend § 8 Absatz 3 und 4 UVgO sowie § 3a Absatz 2 und 3 Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen bleibt unberührt.

Der Direktauftrag ist kein Vergabeverfahren und daher sind die Regelungen der UVgO nicht einschlägig. Es kann somit auf allgemein zugängliche Angebote, zum Beispiel im Internet, unter Annahme der allgemeinen Geschäftsbedingungen des Lieferanten oder Dienstleistungserbringers zurückgegriffen werden. Bei der Bedarfsfeststellung und der Kaufentscheidung sind die haushaltsrechtlichen Bestimmungen zu berücksichtigen. Zum Nachweis von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit des Direktauftrags besteht eine Mindestdokumentationspflicht, das heißt, dass zumindest die Preisanfrage beziehungsweise Preisermittlung im Rahmen einer sogenannten formlosen Preisermittlung zu dokumentieren ist. Ist dies nicht möglich oder unzweckmäßig, ist die Wirtschaftlichkeit der Beschaffungsmaßnahme in anderer Weise darzulegen. Der Auftraggeber soll möglichst zwischen den beauftragten Unternehmen wechseln.

Auf die auch hier anwendbaren Ausnahmen von der Anwendbarkeit des Vergaberechts im GWB wird hingewiesen, vergleiche § 1 Absatz 2 UVgO.

Der Gemeinsame Runderlass „Berücksichtigung von Werkstätten für behinderte Menschen und von Inklusionsbetrieben bei der Vergabe öffentlicher Aufträge“ vom 29. Dezember 2017 (MBl. NRW. 2018 S. 22), in der jeweils geltenden Fassung, wird bei der Vergabe öffentlicher Aufträge für anwendbar erklärt.

Bei öffentlichen Aufträgen sind die Vorschriften des Korruptionsbekämpfungsgesetzes vom 16. Dezember 2004 (GV. NRW. 2005 S. 8), in der jeweils geltenden Fassung, zu beachten. Zur Vermeidung von Manipulationen sind entsprechende organisatorische Maßnahmen zu treffen. Auf den Runderlass „Verhütung und Bekämpfung von Korruption in der öffentlichen Verwaltung“ vom 20. August 2014 (MBl. NRW. S. 486), in der jeweils geltenden Fassung, wird besonders hingewiesen. Zusätzlich gilt das „Vieraugenprinzip“ gemäß § 11 des Korruptionsbekämpfungsgesetzes ab einem Auftragswert von 500 Euro, das heißt auch bei einem Direktauftrag. Als Personen der öffentlichen Stelle gemäß § 11 des Korruptionsbekämpfungsgesetzes gelten Personen der Vergabestelle, der Bedarfsstelle, des Haushalts beziehungsweise Finanzbereichs oder anderer Stellen.

Dieser Runderlass tritt am Tag nach der Veröffentlichung in Kraft. Gleichzeitig tritt der Runderlass vom 11. Dezember 2023 (MBl. NRW. S. 1482) außer Kraft.