Geltende Gesetze und Verordnungen (SGV. NRW.)  mit Stand vom 16.3.2024

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§ 59
Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen

(1) Die Kommune ist verpflichtet, die Bücher, die Unterlagen über die Inventur, die Jahresabschlüsse, die dazu ergangenen Anweisungen und Organisationsregelungen, die Buchungsbelege und die Unterlagen über den Zahlungsverkehr sowie die Eröffnungsbilanz geordnet und sicher aufzubewahren.

(2) Die Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz sind dauernd aufzubewahren. Die Bücher sind zehn Jahre, die Belege und die sonstigen Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. Die Fristen beginnen am 1. Januar des der Beschlussfassung des Vertretungsorgans über die Feststellung des Jahresabschlusses folgenden Haushaltsjahres.

(3) Bei der Sicherung der Bücher, der Belege und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträger oder Bildträger muss insbesondere sichergestellt sein, dass der Inhalt der Daten- oder Bildträger mit den Originalen übereinstimmt, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar und maschinell auswertbar ist und jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden kann.

(4) Werden automatisierte Verfahren, in denen Bücher und Belege gespeichert sind, geändert oder abgelöst, muss die maschinelle Auswertung der gespeicherten Daten innerhalb der Aufbewahrungsfristen auch mit den geänderten oder neuen Verfahren oder durch ein anderes System gewährleistet sein.

Fußnoten:

Fn 1

In Kraft getreten am 1. Januar 2019 (GV. NRW. 2018 S. 708), geändert durch Verordnung vom 30. Oktober 2020 (GV. NRW. S. 1049), in Kraft getreten am 10. November 2020 (Artikel 1) und 1. Januar 2021 (Artikel 2); Verordnung vom 9. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1442), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021; Artikel 3 des Gesetzes vom 9. Dezember 2022 (GV. NRW. S. 1063), in Kraft getreten am 15. Dezember 2022.

Fn 2

Inhaltsübersicht geändert durch Artikel 1 der Verordnung vom 30. Oktober 2020 (GV. NRW. S. 1049), in Kraft getreten am 10. November 2020; § 33a Absatz 1, 2 und 3 geändert durch Verordnung vom 9. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1442), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021.

Fn 3

§ 26 Absatz 1 neu gefasst und Absatz 2 geändert sowie § 42 Absatz 3 geändert durch Artikel 1 der Verordnung vom 30. Oktober 2020 (GV. NRW. S. 1049), in Kraft getreten am 10. November 2020.

Fn 4

§ 25 Absatz 3 angefügt durch Artikel 1 der Verordnung vom 30. Oktober 2020 (GV. NRW. S. 1049), in Kraft getreten am 10. November 2020; aufgehoben durch Artikel 2 der Verordnung vom 30. Oktober 2020 (GV. NRW. S. 1049), in Kraft getreten am 1. Januar 2021.

Fn 5

§ 33a eingefügt durch Artikel 1 der Verordnung vom 30. Oktober 2020 (GV. NRW. S. 1049), in Kraft getreten am 10. November 2020; Absatz 1, 2 und 3 geändert durch Verordnung vom 9. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1442), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021; Absatz 1 geändert, Absatz 2 neu gefasst und Absatz 3 geändert durch Artikel 3 des Gesetzes vom 9. Dezember 2022 (GV. NRW. S. 1063), in Kraft getreten am 15. Dezember 2022.