Geltende Gesetze und Verordnungen (SGV. NRW.)  mit Stand vom 20.9.2021

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§ 9
Aufbewahrung, Aussonderung, Löschung und Vernichtung der Dateien und Akten

(1) Für personenbezogene Daten, die nach dieser Verordnung in Dateien gespeichert oder in Akten aufbewahrt werden, gelten folgende Fristen:

1. Zweitschriften von
Abgangs- und Abschlusszeugnissen

50 Jahre

2. Schülerstammblätter

20 Jahre

3. Zeugnislisten, Zeugnisdurchschriften
(soweit es sich nicht um Abgangs- und
Abschlusszeugnisse handelt), Unterlagen
über die Klassenführung (Klassenbuch,
Kursbuch), Akten über Schülerprüfungen

10 Jahre

4. alle übrigen Daten

5 Jahre.

Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Akten oder Dateien abgeschlossen worden sind, jedoch nicht vor Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Schulpflicht endet, sofern nichts anderes bestimmt ist.

(2) Sind die Daten nach Absatz 1 in öffentlichen ADV-Anlagen oder auf Datenträgern gespeichert, gelten die Aufbewahrungsfristen entsprechend. Für in privaten ADV-Anlagen gespeicherte Daten (§ 2 Abs. 2) beträgt die Aufbewahrungsfrist ein Jahr. Sie beginnt abweichend von Absatz 1 mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Schülerin oder der Schüler von der Lehrerin oder dem Lehrer nicht mehr unterrichtet wird.

(3) Akten und Dateien, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, sind mit Ausnahme der Dateien nach § 2 Abs. 2 dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten. Akten und Dateien, die nicht durch ein Archiv übernommen werden, sind zu vernichten oder zu löschen.

(4) Zur Führung der Schulchronik (Daten zur Schulgeschichte) dürfen Schulen die folgenden personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern zeitlich unbefristet verwenden:

1. Name, Geburtsname, Vorname, Geschlecht,

2. Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland,

3. Anschrift,

4. Daten über die Dauer des Besuchs der Schule.

Fußnoten:

Fn 1

In Kraft getreten am 5. Juli 2007 (GV. NRW. S. 220); geändert durch Verordnung vom 9. Februar 2017 (GV. NRW. S. 282), in Kraft getreten am 1. März 2017.

Fn 2

§ 1 Absatz 2, § 3 Absatz 2, § 4 Absatz 5, § 5 Absatz 2 und Anlagen 1, 2 und 3 geändert sowie § 2 Absatz 1 neu gefasst durch Verordnung vom 9. Februar 2017 (GV. NRW. S. 282), in Kraft getreten am 1. März 2017.