Geltende Gesetze und Verordnungen (SGV. NRW.)  mit Stand vom 24.9.2022

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§ 9
Aufbewahrung, Aussonderung, Löschung und Vernichtung der Dateien und Akten

(1) Für personenbezogene Daten, die nach dieser Verordnung in Dateien gespeichert oder in Akten aufbewahrt werden, gelten folgende Fristen:

1. Zweitschriften von
Abgangs- und Abschlusszeugnissen

50 Jahre

2. Schülerstammblätter

20 Jahre

3. Zeugnislisten, Zeugnisdurchschriften
(soweit es sich nicht um Abgangs- und
Abschlusszeugnisse handelt), Unterlagen
über die Klassenführung (Klassenbuch,
Kursbuch), Akten über Schülerprüfungen

10 Jahre

4. alle übrigen Daten

5 Jahre.

Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Akten oder Dateien abgeschlossen worden sind, jedoch nicht vor Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Schulpflicht endet, sofern nichts anderes bestimmt ist.

(2) Sind die Daten nach Absatz 1 in öffentlichen ADV-Anlagen oder auf Datenträgern gespeichert, gelten die Aufbewahrungsfristen entsprechend. Für auf privaten digitalen Geräten gespeicherte Daten (§ 2 Absatz 2) beträgt die Aufbewahrungsfrist ein Jahr. Sie beginnt abweichend von Absatz 1 mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Schülerin oder der Schüler von der Lehrerin oder dem Lehrer nicht mehr unterrichtet wird.

(3) Akten und Dateien, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, sind mit Ausnahme der Dateien nach § 2 Abs. 2 dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten. Akten und Dateien, die nicht durch ein Archiv übernommen werden, sind zu vernichten oder zu löschen.

(4) Bei Schließung einer Schule bestimmt die zuständige Schulaufsichtsbehörde in Absprache mit dem Schulträger und der übernehmenden Schulleitung eine andere Schule, der die Pflichten nach Absatz 1 bis 3 übertragen werden. Ihr sind zu diesen Zwecken die Daten von der auslaufenden Schule zu übermitteln. Die Pflicht zur Aufbewahrung schließt das Sicherstellen der Rechte der betroffenen Personen (z.B. Einsichtnahme, Auskunft, Berichtigung) ein.

(5) Zur Führung der nicht öffentlichen Schulchronik (Daten zur Schulgeschichte) dürfen Schulen die folgenden personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern zeitlich unbefristet verwenden:

1. Name, Vorname und

2. Jahr der Beendigung des Schulverhältnisses.

Fußnoten:

Fn 1

In Kraft getreten am 5. Juli 2007 (GV. NRW. S. 220); geändert durch Verordnung vom 9. Februar 2017 (GV. NRW. S. 282), in Kraft getreten am 1. März 2017; Artikel 1 der Verordnung vom 13. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1428), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021; Artikel 13 der Verordnung vom 23. März 2022 (GV. NRW. S. 405), in Kraft getreten am 1.August 2022.

Fn 2

§ 1: Absatz 2 geändert durch Verordnung vom 9. Februar 2017 (GV. NRW. S. 282), in Kraft getreten am 1. März 2017; Absatz 1 und 3 geändert durch Artikel 1 der Verordnung vom 13. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1428), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021.

Fn 3

§ 2: Absatz 1 neu gefasst durch Verordnung vom 9. Februar 2017 (GV. NRW. S. 282), in Kraft getreten am 1. März 2017; Absatz 1 und 2 neu gefasst und Absatz 3 geändert durch Artikel 1 der Verordnung vom 13. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1428), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021.

Fn 4

§ 3: Absatz 2 geändert durch Verordnung vom 9. Februar 2017 (GV. NRW. S. 282), in Kraft getreten am 1. März 2017; neu gefasst durch Artikel 1 der Verordnung vom 13. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1428), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021.

Fn 5

§ 4: Absatz 5 geändert durch Verordnung vom 9. Februar 2017 (GV. NRW. S. 282), in Kraft getreten am 1. März 2017; Absatz 4 geändert durch Artikel 1 der Verordnung vom 13. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1428), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021.

Fn 6

§ 5: Absatz 2 geändert durch Verordnung vom 9. Februar 2017 (GV. NRW. S. 282), in Kraft getreten am 1. März 2017; Absatz 1 und 2 geändert durch Artikel 1 der Verordnung vom 13. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1428), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021.

Fn 7

§ 6: Absatz 1 und 2 geändert sowie Absatz 4 angefügt durch Artikel 1 der Verordnung vom 13. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1428), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021.

Fn 8

§ 7: Überschrift neu gefasst, Absatz 2, 3 und 4 geändert, Absatz 5 (neu) und Absatz 6 (neu) eingefügt, Absatz 5 (alt) wird Absatz 7 (neu) und geändert durch Artikel 1 der Verordnung vom 13. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1428), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021.

Fn 9

§ 8 Absatz 2 geändert durch Artikel 1 der Verordnung vom 13. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1428), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021.

Fn 10

§ 11: Überschrift geändert und Absatz 2 neu gefasst durch Artikel 1 der Verordnung vom 13. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1428), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021.

Fn 11

Anlagen 1, 2 und 3 geändert durch Verordnung vom 9. Februar 2017 (GV. NRW. S. 282), in Kraft getreten am 1. März 2017; Anlagen 1, 2 und geändert durch Artikel 1 der Verordnung vom 13. Dezember 2021 (GV. NRW. S. 1428), in Kraft getreten am 21. Dezember 2021; Anlage 1 geändert durch Artikel 13 der Verordnung vom 23. März 2022 (GV. NRW. S. 405), in Kraft getreten am 1.August 2022.