Geltende Gesetze und Verordnungen (SGV. NRW.)  mit Stand vom 10.6.2021

91 / 140

§ 90
Aufbewahrung

(1) Personalakten sind nach ihrem Abschluss von der personalaktenführenden Behörde fünf Jahre aufzubewahren. Personalakten sind abgeschlossen,

1. wenn die Beamtin oder der Beamte ohne Versorgungsansprüche aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres der Vollendung der gesetzlichen Altersgrenze, im Falle der Weiterbeschäftigung über die gesetzliche Altersgrenze hinaus mit Ablauf des Jahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis geendet hat; in den Fällen des § 24 des Beamtenstatusgesetzes und des § 10 des Landesdisziplinargesetzes jedoch erst, wenn mögliche Versorgungsempfängerinnen oder Versorgungsempfänger nicht mehr vorhanden sind,

2. wenn die Beamtin oder der Beamte ohne versorgungsberechtigte Hinterbliebene verstorben ist, mit Ablauf des Todesjahres oder

3. wenn nach der verstorbenen Beamtin oder dem verstorbenen Beamten versorgungsberechtigte Hinterbliebene vorhanden sind, mit Ablauf des Jahres, in dem der letzte Anspruch auf Versorgungsbezüge erloschen ist.

(2) Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten sind fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde, aufzubewahren. Unterlagen, aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist, sind unverzüglich zurückzugeben, wenn sie für den Zweck, zu dem sie vorgelegt worden sind, nicht mehr benötigt werden; dies gilt nicht für Unterlagen über Beihilfen, soweit sie in einem elektronischen Verfahren gespeichert werden.

(3) Versorgungsakten sind zehn Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungszahlung geleistet worden ist, aufzubewahren; besteht die Möglichkeit eines Wiederauflebens des Anspruchs, sind die Akten mindestens dreißig Jahre aufzubewahren.

(4) Die Personalakten sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen den zuständigen Archiven anzubieten. Die nicht übernommenen Personalakten sind zu vernichten.

(5) Auf Mikrofilm übernommene Personalakten dürfen vorzeitig vernichtet werden, jedoch frühestens drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis geendet hat. Für die Aufbewahrung und für die Vernichtung von Mikrofilmen gelten die Absätze 1 bis 4 entsprechend.

Fußnoten:

Fn 1

In Kraft getreten am 1. Juli 2016 (GV. NRW. S. 310, ber. S. 642); geändert durch Artikel 7 des Gesetzes vom 7. April 2017 (GV. NRW. S. 414), in Kraft getreten am 22. April 2017; Artikel 1 des Gesetzes vom 19. September 2017 (GV. NRW. S. 764), in Kraft getreten am 28. September 2017; Artikel 7 des Gesetzes vom 17. Mai 2018 (GV. NRW. S. 244), in Kraft getreten am 25. Mai 2018.

Fn 2

§ 82a, § 91a und § 109 Absatz 2a eingefügt, § 110 Absatz 1 geändert, § 117 Absatz 4 neu gefasst und § 118 Absatz 7 geändert durch Artikel 7 des Gesetzes vom 7. April 2017 (GV. NRW. S. 414), in Kraft getreten am 22. April 2017; § 91a neu gefasst durch Artikel 7 des Gesetzes vom 17. Mai 2018 (GV. NRW. S. 244), in Kraft getreten am 25. Mai 2018.

Fn 3

§ 19 Absatz 6 neu gefasst durch Artikel 1 des Gesetzes vom 19. September 2017 (GV. NRW. S. 764), in Kraft getreten am 28. September 2017.

Fn 4

Inhaltsübersicht zuletzt geändert durch Artikel 7 des Gesetzes vom 17. Mai 2018 (GV. NRW. S. 244), in Kraft getreten am 25. Mai 2018.

Fn 5

§ 83 Absatz 1 und 4, § 84 sowie § 91 Absatz 5 geändert durch Artikel 7 des Gesetzes vom 17. Mai 2018 (GV. NRW. S. 244), in Kraft getreten am 25. Mai 2018.

Fn 6

§ 86 und § 87 neu gefasst durch Artikel 7 des Gesetzes vom 17. Mai 2018 (GV. NRW. S. 244), in Kraft getreten am 25. Mai 2018.

Fn 7

§ 89 Absatz 1, 3 und 4 geändert und Absatz 2 neu gefasst durch Artikel 7 des Gesetzes vom 17. Mai 2018 (GV. NRW. S. 244), in Kraft getreten am 25. Mai 2018.