Geltende Erlasse (SMBl. NRW.) mit Stand vom 13.12.2024
Geschäftsordnung für die Bezirksregierungen RdErl. d. Innenministeriums – 52.18.01.03 v. 26.3.2008
Geschäftsordnung für die Bezirksregierungen RdErl. d. Innenministeriums – 52.18.01.03 v. 26.3.2008
Geschäftsordnung
für die Bezirksregierungen
RdErl. d. Innenministeriums – 52.18.01.03
v. 26.3.2008
Inhaltsübersicht
A.
Allgemeines
§ 1 Geltungsbereich
§ 2 Ergänzende Ordnungen und
Dienstanweisungen
§ 3 Verwaltung und
Interessenvertretungen
B.
Organisation
§ 4 Aufgaben und Stellung
§ 5 Aufbau und Geschäftsverteilung
§ 6 Projektgruppen
§ 7 Optimierung der Organisation
C. Inhalt
der Funktionen
§ 8 Behördenleitung
§ 9 Vertretung
§ 10 Führungsaufgaben
§ 11 Entscheidungs- und Zeichnungsbefugnis
§ 12 Verantwortung
§ 13 Regierungspräsidentin, Regierungspräsident
§ 14 Regierungsvizepräsidentin, Regierungsvizepräsident
§ 15 Abteilungsleiterinnen, Abteilungsleiter
§ 16 Bestellung, Ernennung und Auswahl von
Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleitern
§ 17 Hauptdezernentinnen, Hauptdezernenten
§ 18 Dezernentinnen, Dezernenten
§ 19 Sachbearbeiterinnen, Sachbearbeiter
§ 20 Weitere Mitarbeiterinnen, weitere
Mitarbeiter
§ 21 Ausbildende
§ 22 Die Gleichstellungsbeauftragte
§ 23 Datenschutzbeauftragte, Datenschutzbeauftragter
D.
Zusammenarbeit
§ 24 Zusammenwirken und Information
§ 25 Aufgabenerfüllung
§ 26 Federführung
§ 27 Beteiligung und Koordination
§ 28 Mitzeichnung
§ 29 Ko-Dezernentin, Ko-Dezernent
E. Geschäftsablauf
§ 30 Einhaltung des Dienstweges
§ 31 Nutzung elektronischer Verfahren
§ 32 Behandlung der Eingänge
§ 33 Sicht- und Arbeitsvermerke
§ 34 Rücksprache
§ 35 Bearbeitung
§ 36 Zwischenbescheid, Abgabenachricht
§ 37 Dienst-, Fach- und sonstige
Aufsichtsbeschwerden
§ 38 Zeichnungsformen
F.
Dienstverkehr nach außen, kundenorientierte Verwaltung
§ 39 Umgang
mit Bürgerinnen und Bürgern, Behördenvertreterinnen und Behördenvertretern
§ 40 Teilnahme an öffentlichen Veranstaltungen
und Fachtagungen
§ 41 Äußerungen gegenüber der Presse und sonstigen
Medien
§ 42 Inkrafttreten
A.
Allgemeines
§ 1
Geltungsbereich
(1) Die Geschäftsordnung für die
Bezirksregierungen regelt Fragen der Organisation und des Geschäftsverkehrs, die
eine einheitliche Handhabung erfordern.
(2) Vorschriften
für
- das Kassen-,
Rechnungs- und Prüfungswesen und
- Verschlusssachen
sowie
Regelungen für
- Beauftragte der
Luftaufsicht,
-
Beschwerdeausschüsse für den Lastenausgleich sowie
- Vergabekammern
gehen der
Geschäftsordnung vor.
§ 2
Ergänzende Ordnungen und Dienstanweisungen
Die Regierungspräsidentin oder der
Regierungspräsident erlässt ergänzende Ordnungen wie
z. B.
- Hausordnung,
- Postordnung oder
- Aktenordnung
und Dienstanweisungen wie z.B.
- Dienstanweisung über Datenschutz und
Datensicherung beim Einsatz von Informationstechnik in der Bezirksregierung
oder
-Allgemeine Zeichnungsvorbehalte (§ 11
Abs. 3).
§ 3
Verwaltung und Interessenvertretungen
(1)
Die Regierungspräsidentin oder der Regierungspräsident, die Personalräte, die
Jugend- und Auszubildendenvertretung und die Schwerbehindertenvertretungen
arbeiten zur Erfüllung der dienstlichen Aufgaben und zum Wohle der
Beschäftigten eng und vertrauensvoll zusammen.
(2)
Alle Beschäftigten haben die Möglichkeit, ihr Anliegen der Personalvertretung
vorzutragen.
B.
Organisation
§ 4
Aufgaben und Stellung
(1)
Die Bezirksregierung ist Landesmittelbehörde der allgemeinen inneren Verwaltung.
Ihre Aufgaben umfassen sowohl allgemeine Aufsicht und Sonderaufsicht über
Gebietskörperschaften, Dienst- und Fachaufsicht über nachgeordnete Behörden und
Einrichtungen als auch Planung und unmittelbaren Vollzug. In bestimmten
Aufgabenbereichen nehmen die Bezirksregierungen Zuständigkeiten für das gesamte
Land wahr.
(2)
Die Bezirksregierung beobachtet die Entwicklung in allen Lebensbereichen und
vertritt die Interessen des Regierungsbezirks im Rahmen der Zielsetzung der
Landesregierung.
(3)
Die Bezirksregierung ist gemäß § 8 Abs. 2 LOG NRW eine Bündelungsbehörde und
bildet eine Einheit. Ihre Aufgabenstellung erfordert einheitliche
Entscheidungen, bei denen öffentliche und private Fach- und Gesamtinteressen
sorgfältig gegeneinander abzuwägen sind.
§ 5
Aufbau und Geschäftsverteilung
(1)
Der Aufbau der Behörde ergibt sich aus dem Organisationsplan. Er baut auf den
Dezernaten als Grundeinheit auf und fasst sie zu Abteilungen zusammen.
(2) Soweit möglich, sind gemäß § 8
Abs. 4 Satz 2 LOG NRW Dezernate, die Aufgaben aus dem Geschäftsbereich eines
Ministeriums wahrnehmen, in ressortorientierten Abteilungen zusammengefasst.
(3)
Die Geschäftsverteilung bestimmt jede Regierungspräsidentin oder jeder
Regierungspräsident im Rahmen des Muster-Produkt- und -Leistungskatalogs
(MPLK), bei dem Produktbereiche den Dezernaten, Produktgruppen den Sachgebieten
entsprechen.
(4)
Organisationsplan und MPLK werden durch Runderlass des Innenministeriums für
die Bezirksregierungen verbindlich festgelegt. Für den Aufbau gilt § 8 Abs. 4
Satz 3 LOG NRW.
§ 6
Projektgruppen
Die
Behördenleitung kann zur Erarbeitung von Vorschlägen für die Lösung komplexer,
zeitlich begrenzter Vorhaben durch besondere Geschäftsanweisung Projektgruppen
einrichten. Ziel, Leitung und Dauer der Projektgruppe sowie Kompetenzen und
ggf. Freistellungen der Mitglieder und das Verhältnis zur Linienorganisation
sind im Projektauftrag festzulegen.
§ 7
Optimierung der Organisation
(1)
Organisatorische Regelungen sollen auch die effiziente und effektive Wahrnehmung
der Aufgaben unterstützen.
(2)
Die Beschäftigten der Bezirksregierung sollen durch Vorschläge an der
Verbesserung der Organisation und der Arbeitsergebnisse mitwirken. Dadurch soll
die Motivation und Arbeitszufriedenheit der Beschäftigten gefördert werden.
Verbesserungsideen sind kontinuierlich zu fördern und umzusetzen. Auf den
Runderlass des Innenministeriums vom 16.10.2001 (SMBL. NRW.20041) wird
hingewiesen.
C.
Inhalt der Funktionen
§ 8
Behördenleitung
(1)
Die Regierungspräsidentin oder der Regierungspräsident, die
Regierungsvizepräsidentin oder der Regierungsvizepräsident und die
Abteilungsleiterinnen oder Abteilungsleiter (Behördenleitung) verantworten im
Rahmen ihrer Aufgaben die Aufgabenerledigung und achten insbesondere darauf,
dass die Einheit der Verwaltung gewahrt wird. Hierbei wirken sie auf eine enge
Zusammenarbeit der Abteilungen und Dezernate hin.
(2)
Die Regierungspräsidentin oder der Regierungspräsident, in Vertretung die
Regierungsvizepräsidentin oder der Regierungsvizepräsident, erörtert mit den
Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleitern regelmäßig wichtige Angelegenheiten
und Vorhaben aus dem Regierungsbezirk sowie herausragende Aufgaben aus den
Abteilungen. Darüber hinaus finden entsprechende Abstimmungsgespräche auch auf
den übrigen Ebenen statt.
§ 9
Vertretung
(1)
Die Regierungspräsidentin oder der Regierungspräsident wird durch die
Regierungsvizepräsidentin oder den Regierungsvizepräsidenten vertreten.
(2)
Die Regierungsvizepräsidentin oder der Regierungsvizepräsident wird durch eine
Abteilungsleiterin oder einen Abteilungsleiter vertreten.
(3)
Die Abteilungsleiterin oder der Abteilungsleiter wird durch eine
Abteilungsleiterin oder einen Abteilungsleiter einer anderen Abteilung
vertreten. Die Vertretung kann auch durch eine Hauptdezernentin oder einen
Hauptdezernenten aus der jeweiligen Abteilung erfolgen, die/den die
Regierungspräsidentin oder der Regierungspräsident auf Vorschlag der
Abteilungsleiterin oder des Abteilungsleiters bestimmt. In der Abteilung 4
„Schule“ wird die Abteilungsleitung vertikal vertreten; dies erfolgt im Falle
einer Abteilungsleiterin oder eines Abteilungsleiters mit pädagogischer
Qualifikation regelmäßig durch eine Hauptdezernentin oder einen
Hauptdezernenten mit verwaltungsfachlicher Qualifikation und umgekehrt.
(4)
In der Abteilung 5 „Umwelt, Arbeitsschutz“ erfolgt die Vertretung ebenfalls
vertikal durch die Bestellung einer ständigen Vertreterin oder eines ständigen
Vertreters. Verfügt die Abteilungsleiterin oder der Abteilungsleiter nicht über
eine Gewerbeaufsichtsausbildung oder langjährige Erfahrung im Arbeitsschutz, so
wird als ständige Vertretung eine Hauptdezernentin oder ein Hauptdezernent der
Arbeitsschutzdezernate für alle der Fachaufsicht unterliegenden Fragen des
Arbeitsschutzes bestellt. Diese oder dieser unterstützt die Abteilungsleiterin
oder den Abteilungsleiter in der Leitung der Abteilung und ist Vorgesetzte oder
Vorgesetzter der Beschäftigten der Arbeitsschutzdezernate. Verfügt die
Abteilungsleiterin oder der Abteilungsleiter nicht über eine Umwelt- oder
Landespflegeausbildung oder langjährige Erfahrungen in den vorgenannten
Bereichen, so wird als ständige Vertretung eine Hauptdezernentin oder ein
Hauptdezernent eines der Fachaufsicht des für Umwelt- und Naturschutz
zuständigen Ministeriums unterstehenden Dezernats für alle der Fachaufsicht des
Ministeriums unterliegenden Fragen bestellt und gilt Satz 3 entsprechend.
(5)
Im Übrigen regeln die Vorgesetzten die Vertretung ihrer Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter.
(6) § 8 Abs. 1 LPVG bleibt von den
Absätzen 1 bis 4 unberührt.
§ 10
Führungsaufgaben
(1)
Führung heißt in erster Linie, Arbeitsziele zu vereinbaren und deren Erreichung
nachzuhalten. Die Delegation von Sach- und Führungsaufgaben motiviert zu engagierter
Mitarbeit und fördert Initiative und Selbstständigkeit.
(2)
Führungskräfte gestalten die fortlaufenden Entwicklungsprozesse hin zu einer
ergebnisorientierten und wirtschaftlich denkenden, gemeinwohl- und
kundenorientierten Dienstleistungsverwaltung maßgeblich mit. Sie fördern und
vermitteln aktiv die Elemente der Neuen Steuerungsmodelle in ihrem
Aufgabenbereich.
(3)
Darüber hinaus obliegen den Vorgesetzten insbesondere die Einweisung in den
Tätigkeitsbereich, die Entwicklung von Bearbeitungsrichtlinien oder allgemeinen
Entscheidungskriterien, die Steuerung der Arbeitsabläufe, der Ausgleich von
Überlastung oder Unterauslastung der Beschäftigten, die umfassende Information
und Steuerung des Informationsflusses unter Berücksichtigung von Teilzeitbeschäftigten
und Telearbeit sowie die Personalführung, die Umsetzung des
Landesgleichstellungsgesetzes und die Sorge für gute Arbeitsbedingungen.
(4)
Die für die Bezirksregierungen geltenden Grundsätze für die Zusammenarbeit und
Führung sind zu beachten. Die Vorgesetzten beteiligen ihre Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter im Rahmen ihres jeweiligen Verantwortungsbereichs an den
Entscheidungen, die in der Organisationseinheit anfallen. Sie fördern den
Leistungswillen, die Bereitschaft zur Zusammenarbeit und zur Übernahme von
Verantwortung sowie die Kreativität der Beschäftigten. Dies geschieht
insbesondere durch Personalführungsgespräche, Zielvereinbarungen,
Mitarbeitergespräche und Konfliktmoderation.
§ 11
Entscheidungs- und Zeichnungsbefugnis
(1) Die
Entscheidungsbefugnis umfasst das Recht und die Pflicht zu entscheiden und im
Schriftverkehr zu zeichnen. Ihr Umfang richtet sich nach der jeweiligen
Funktion.
(2) Die
Entscheidung liegt in der Regel bei der Bearbeiterin und beim Bearbeiter, so
dass Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung auf der jeweiligen Bearbeitungsebene
möglichst zusammengeführt werden. Das Recht der Vorgesetzten, sich im
Einzelfall in die Bearbeitung einzuschalten und sachliche Weisungen zu
erteilen, bleibt unberührt.
(3)
Unbeschadet anders lautender gesetzlicher Bestimmungen
können sich die Regierungspräsidentin oder der Regierungspräsident, die
Regierungsvizepräsidentin oder der Regierungsvizepräsident und die
Abteilungsleiterinnen oder die Abteilungsleiter Entscheidungen vorbehalten.
(4)
Einzelweisungen und Entscheidungsvorbehalte sollen sich auf besondere Fälle
beschränken.
(5)
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bereiche Innenrevision, zentrales
Controlling sowie der Qualitätsanalyse an Schulen sind bei ihrer
Aufgabenerfüllung hinsichtlich zu treffender Feststellungen und Bewertungen an
Weisungen nicht gebunden.
§ 12
Verantwortung
Alle
Beschäftigte tragen die Verantwortung für die Maßnahmen und Entscheidungen, die
sie selbst treffen. Die Verantwortung erstreckt sich auf die pflichtgemäße
Wahrnehmung der Aufgaben entsprechend der übertragenen Funktion. Haben
Beschäftigte auf Weisung gehandelt, gegen die sie Bedenken vorgetragen haben,
so beschränkt sich die Verantwortung auf die weisungsgerechte Durchführung.
§ 13
Regierungspräsidentin, Regierungspräsident
(1) Die
Regierungspräsidentin oder der Regierungspräsident leitet die Behörde und trägt
die Verantwortung für die ordnungsgemäße Erledigung der gesamten
Dienstgeschäfte. Das gilt vor allem hinsichtlich der wirksamen Handhabung der Aufsichtsbefugnis.
Die Regierungspräsidentin ist Vorgesetzte, der Regierungspräsident Vorgesetzter
aller Beschäftigten der Behörde.
(2) Sie
oder er bestimmt im Rahmen der Leitlinien der Landespolitik die Art und Weise
der Aufgabenerledigung und unterrichtet sich in regelmäßigen Abständen über die
unternommenen Schritte.
(3) Sie
oder er entscheidet in allen Fällen von landespolitischer Bedeutung oder von
erheblicher Tragweite im Rahmen ihrer bzw. seiner Zuständigkeit, in
Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung für die Aufgabenerfüllung der
Behörde oder der nachgeordneten Behörden und Einrichtungen. In
Personalangelegenheiten macht sie oder er Personalvorschläge für die Besetzung
einer Abteilungsleitung oder Dezernatsleitung sowie für die Leitung nachgeordneter
Behörden und Einrichtungen. Ferner entscheidet sie oder er im Rahmen der auf
die Bezirksregierungen delegierten Zuständigkeiten sowie nach Maßgabe des §17
Abs. 3 dieser Geschäftsordnung, soweit die Entscheidungsbefugnis nicht auf die
Regierungsvizepräsidentin oder den Regierungsvizepräsidenten übertragen ist.
(4) Ihr
oder ihm sind im Übrigen vorbehalten Berichte nach § 8 Abs. 1 Satz 2 LOG,
Berichte an oberste Landesbehörden, die Vorschläge oder Stellungnahmen zu
landespolitisch bedeutsamen Vorhaben enthalten, sowie Vorlagen an den
Regionalrat.
§ 14
Regierungsvizepräsidentin, Regierungsvizepräsident
(1)
Die Regierungsvizepräsidentin oder der Regierungsvizepräsident unterstützt als
ständige Vertretung der Regierungspräsidentin oder des Regierungspräsidenten
diese/diesen in der Leitung der Behörde. Die Regierungsvizepräsidentin oder der
Regierungsvizepräsident ist Vorgesetzte/ Vorgesetzter der Abteilungsleiterinnen
und Abteilungsleiter, der Hauptdezernentinnen und Hauptdezernenten, der
Dezernentinnen und Dezernenten sowie aller weiteren Beschäftigten.
(2)
Sie oder er trifft die notwendigen organisatorischen und personellen
Vorkehrungen für die sachgerechte, wirtschaftliche und reibungslose Erledigung
der Aufgaben. Sie oder er überwacht die Einhaltung der Beteiligungspflichten
und trägt Sorge für die Einheitlichkeit des Handelns der Behörde und der
nachgeordneten Behörden und Einrichtungen.
(3)
Sie oder er entscheidet in allen Fällen von erheblicher Tragweite für die
Behörde, die nachgeordneten Behörden und Einrichtungen, soweit nicht die
Entscheidung der Regierungspräsidentin oder des Regierungspräsidenten geboten
ist. Sie oder er entscheidet außerdem in Fällen, die wegen ihrer allgemeinen
Bedeutung über den Geschäftskreis einer Abteilungsleitung hinausragen oder in
denen beteiligte Abteilungen sich nicht einigen, sowie über
Dienstaufsichtsbeschwerden, die sich gegen Beschäftigte der eigenen Behörde
oder der nachgeordneten Behörden und Einrichtungen richten.
(4)
Ihr oder ihm sind im Übrigen vorbehalten Berichte an oberste Landesbehörden,
die Vorschläge zu Organisations- und Stellenplanfragen enthalten, sowie die
Erteilung von Vollmachten.
(5)
Die Regierungsvizepräsidentin oder der Regierungsvizepräsident leitet zugleich
die Abteilung 1 der Behörde.
§ 15
Abteilungsleiterinnen, Abteilungsleiter
(1)
Die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter unterstützen die
Regierungspräsidentin oder den Regierungspräsidenten und die
Regierungsvizepräsidentin oder den Regierungsvizepräsidenten in der Leitung der
Behörde. Sie sind Vorgesetzte aller Beschäftigten ihrer Abteilung.
(2)
Sie verfolgen die Entwicklung von Schwerpunkten der Abteilung und die
Wahrnehmung der Aufsichtsaufgaben der Dezernate gegenüber den nachgeordneten Behörden
und Einrichtungen und den der Aufsicht unterliegenden Körperschaften. Der
Abstimmung der Dezernate der Abteilung untereinander und mit den Dezernaten der
anderen Abteilungen widmen sie ihre besondere Aufmerksamkeit. Sie achten ferner
darauf, dass das Handeln der nachgeordneten Behörden und Einrichtungen den
Zielen ihres Verwaltungsauftrages entspricht.
(3)
Sie entscheiden in allen Fällen von grundsätzlicher Bedeutung, soweit nicht die
Entscheidung der Regierungspräsidentin oder des Regierungspräsidenten, der
Regierungsvizepräsidentin oder des Regierungsvizepräsidenten geboten ist. Sie
entscheiden ferner in Fällen, die wegen ihrer Tragweite und Bedeutung über den
Geschäftskreis eines Dezernates hinausragen oder in denen beteiligte Dezernate
sich nicht einigen.
(4)
Ihnen sind im Übrigen vorbehalten Berichte an oberste Landesbehörden, deren
Bedeutung über den Einzelfall hinausgeht, sowie Rundverfügungen, die Weisungen
in der Sache oder der Art der Erledigung enthalten.
(5)
Die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter nehmen zu beabsichtigten
organisatorischen und personellen Vorkehrungen für ihre Abteilung Stellung. Vor
Entscheidungen über Beförderung oder Höhergruppierung sind sie zu hören.
§ 16
Bestellung, Ernennung und Auswahl
von Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleitern
(1)
Die Bestellung der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und ihre
Ernennung obliegt im Rahmen seiner Dienstaufsicht dem Innenministerium.
(2)
Bei einer nicht dem Innenministerium zuzuordnenden Fachabteilung wird die Stelle
der Leiterin bzw. des Leiters einer solchen Abteilung vom Innenministerium – im
Einvernehmen mit der obersten Landesbehörde, der die überwiegende Zahl der
Dezernate dieser Abteilung fachaufsichtlich
zuzurechnen ist – jeweils für Bedienstete der allgemeinen inneren Verwaltung
und für Fachbedienstete unter Berücksichtigung ressortspezifischer
Personalentwicklungskonzepte und Maßstäbe für Führungskräfte ausgeschrieben.
Anschließend trifft das Innenministerium die entsprechende Auswahlentscheidung
wiederum im Einvernehmen mit dieser obersten Landesbehörde. Ausschreibung und
Auswahlentscheidung erfolgen im Benehmen mit einer obersten Landesbehörde, bei
der die Voraussetzung der überwiegenden Dezernatszahl nicht erfüllt ist, der
aber mindestens ein Dezernat dieser Abteilung fachaufsichtlich
zuzurechnen ist.
§ 17
Hauptdezernentinnen, Hauptdezernenten
(1)
Sind in einem Dezernat mehrere Dezernentinnen oder Dezernenten eingesetzt, so
wird eine Hauptdezernentin oder ein Hauptdezernent bestellt. Die Hauptdezernentinnen
und Hauptdezernenten nehmen einen eigenen Aufgabenbereich als Dezernentin oder
Dezernent wahr. Sie sind Vorgesetzte aller Beschäftigten des Dezernates.
(2)
Das Innenministerium kann im Wege der Ausnahme von Abs. 1 S. 1 die Bestellung
mehrerer Hauptdezernentinnen oder Hauptdezernenten zulassen
-
für einen begrenzten Zeitraum, wenn sich mehrere nach A 16 besoldete ehemalige
Amtsleiter im Dezernat befinden,
-
für den Fall, dass ein Dezernat wegen besonderer Größe und deshalb nicht
sinnvoller Führungsspannen geteilt werden muss.
Sind
in einem Dezernat mehrere Hauptdezernentinnen oder Hauptdezernenten bestellt,
sind sie Vorgesetzte der Beschäftigten in dem ihnen zugeordneten Bereich.
(3)
Die Bestellung einer Hauptdezernentin oder eines Hauptdezernenten, die/der auf
einer Stelle der allgemeinen inneren Verwaltung geführt und in einer Abteilung
tätig werden soll, in der die überwiegende Zahl der Dezernate fachlich nicht
dem Geschäftsbereich des Innenministeriums zuzuordnen ist, oder in einem
Dezernat tätig werden soll, das nach seinem Aufgabenschwerpunkt nicht dem
Geschäftsbereich des Innenministeriums zuzuordnen ist, bedarf des Einvernehmens
mit der fachlich insoweit zuständigen obersten Landesbehörde. Die Bestellung
einer Hauptdezernentin oder eines Hauptdezernenten, die/der auf der Stelle
eines Fachressorts geführt wird und in einem diesem Ressort nach seinem
Aufgabenschwerpunkt fachlich zuzuordnenden Dezernat tätig werden soll, bedarf
des Einvernehmens mit dieser obersten Landesbehörde, sofern das Einvernehmen
nicht bereits durch eine Beförderungsentscheidung erteilt wurde.
§ 18
Dezernentinnen, Dezernenten
(1)
Die Dezernentinnen und Dezernenten leiten die ihnen übertragenen Dezernate oder
Aufgabenbereiche und sind Vorgesetzte der dort tätigen Beschäftigten. Es sind
Beamtinnen oder Beamte des höheren Dienstes oder vergleichbare
Regierungsbeschäftigte einzusetzen; das Innenministerium kann Ausnahmen
zulassen.
(2)
Sie sorgen für die sachgerechte, wirtschaftliche und reibungslose Erledigung
der Aufgabe, verfolgen die Geschäftsentwicklung ihres Aufgabenbereiches und
wirken auf eine möglichst gleichmäßige Auslastung der ihnen zugewiesenen
Beschäftigten hin. Sie widmen sich den Schwerpunkten ihres Aufgabenbereiches,
insbesondere der Aufsicht über Körperschaften, nachgeordneten Behörden und
Einrichtungen. Sie bearbeiten selbst Vorgänge, die nach ihrem
Schwierigkeitsgrad für eine Übertragung nicht geeignet oder mit deren
Bearbeitung sie persönlich beauftragt sind.
(3)
Die Dezernentinnen und Dezernenten entscheiden in allen Angelegenheiten, in
denen die Entscheidung nicht anderen Funktionsträgern obliegt.
(4)
Sie nehmen zu beabsichtigten organisatorischen und personellen Vorkehrungen für
ihr Dezernat oder ihren Aufgabenbereich Stellung. Vor Entscheidungen über
Beförderung oder Höhergruppierung sind sie zu hören.
§ 19
Sachbearbeiterinnen, Sachbearbeiter
(1)
Die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter nehmen die Aufgaben eines ihnen
zugewiesenen Sachgebietes wahr. Es sind Beamtinnen und Beamte des gehobenen
Dienstes oder vergleichbare Regierungsbeschäftigte und, soweit die
Geschäftsverteilung dies vorsieht, Beamtinnen und Beamte des mittleren Dienstes
oder vergleichbare Regierungsbeschäftigte einzusetzen.
(2)
Sie erledigen die in ihren Sachgebieten anfallenden Aufgaben selbstständig und
führen sie wirtschaftlich und zügig zu einem sachgerechten Ergebnis.
(3)
Sie entscheiden in ihren Sachgebieten, soweit nicht die Entscheidung durch
Vorgesetzte zu treffen ist. Unabhängig davon unterzeichnen sie den
Schriftverkehr, der der Vorbereitung und Nachbereitung einer Entscheidung dient.
(4)
Soweit bei mehreren gleichartigen Arbeitsplätzen die Sachbearbeitung Beamtinnen
und Beamten des mittleren Dienstes oder vergleichbaren Regierungsbeschäftigten
übertragen ist, können Beamtinnen und Beamte des gehobenen Dienstes oder
vergleichbare Regierungsbeschäftigte zusätzlich zu ihren eigenen Sachgebieten
damit beauftragt werden, für eine einheitliche, fristgerechte und sachlich
richtige Bearbeitung zu sorgen.
(5)
Sind den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern weitere Mitarbeiterinnen oder
Mitarbeiter zugewiesen, verfolgen sie den Arbeitsanfall in deren
Tätigkeitsbereichen, sorgen für eine sachdienliche Bearbeitung der übertragenen
Aufgaben und für eine gleichmäßige Auslastung.
§ 20
Weitere Mitarbeiterinnen, weitere Mitarbeiter
(1)
Die weiteren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nehmen die ihnen zugewiesenen
Aufgaben wahr. Es sind Beamtinnen und Beamte des mittleren Dienstes oder
vergleichbare Regierungsbeschäftigte einzusetzen.
(2)
Sie werden zur Unterstützung der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter wie
auch der Dezernentinnen und Dezernenten soweit möglich selbstständig tätig.
(3)
Sie unterzeichnen den Schriftverkehr, der der Vor- und Nachbereitung einer
Entscheidung dient.
(4)
Für die weiteren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Zentralen Diensten
gelten die besonderen Dienstanweisungen.
§ 21
Ausbildende
Die
Ausbildenden tragen die Verantwortung dafür, dass die zur Einführung oder
Ausbildung zugewiesenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
die Aufgaben wahrnehmen, die nach Inhalt und Umfang dem Ausbildungsziel
dienlich sind. Hierbei ist ihnen die Einordnung der Tätigkeit in die
Gesamtaufgabe der Behörde zu erläutern.
§ 22
Die Gleichstellungsbeauftragte
(1)
Bei jeder Bezirksregierung ist nach den Maßgaben des Abschnittes IV des
Gesetzes zur Gleichstellung von Frauen und Männern für das Land
Nordrhein-Westfalen (Landesgleichstellungsgesetz) eine
Gleichstellungsbeauftragte und eine Stellvertreterin zu bestellen. Hierbei
handelt es sich um eine Mindestanforderung. Der Aufgabenbereich
„Gleichstellung“ ist als Sachgebiet dem Personaldezernat zugewiesen. Die
Gleichstellungsbeauftragte leitet das Sachgebiet als Dezernentin, soweit die
organisatorischen und personellen Möglichkeiten dies zulassen.
(2)
Soweit in Fachdezernaten der Schulabteilung Gleichstellungsaufgaben für eine
hohe Zahl von Beschäftigten wahrzunehmen sind, werden im Rahmen hierfür
zugewiesener Planstellen und Stellen weitere Gleichstellungsbeauftragte
bestellt. § 15 Abs. 3 sowie die §§ 16-19, 26 Abs. 1 Landesgleichstellungsgesetz
gelten entsprechend.
§ 23
Datenschutzbeauftragte, Datenschutzbeauftragter
Bei
jeder Bezirksregierung ist nach den Maßgaben des Gesetzes zum Schutz
personenbezogener Daten (Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen) eine
Datenschutzbeauftragte oder ein Datenschutzbeauftragter sowie eine Vertreterin
oder ein Vertreter zu bestellen.
D.
Zusammenarbeit
§ 24
Zusammenwirken und Information
(1)
Bei der Erfüllung der Aufgaben der Bezirksregierung wirken die Beschäftigten in
den verschiedenen Funktionen auf der Grundlage vertrauensvollen und
partnerschaftlichen Verhaltens zusammen. Alle Beschäftigten erbringen ihren
Anteil gewissenhaft, zügig, zweckmäßig und wirtschaftlich. Vorgesetzte,
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter informieren sich gegenseitig umfassend über
alle Planungen, Entwicklungen, Vorhaben und Tätigkeiten.
(2)
Sind andere Organisationseinheiten der Behörde an einer Aufgabe beteiligt, so
sind sie frühzeitig über alle Entwicklungen zu unterrichten, die für ihre
Aufgabe von Bedeutung sind. Diese Querinformation ist nicht an Dienstweg oder
Funktionsebene gebunden. Sie soll auf möglichst kurzem Weg so präzise wie
möglich den Empfänger erreichen. Die Empfänger von Querinformationen
unterrichten die Vorgesetzten oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die auf
die Information angewiesen sind.
§ 25
Aufgabenerfüllung
(1)
Die Vorgesetzten führen ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihr
Tätigkeitsfeld und dessen Bezüge zu anderen Aufgaben der Behörde ein. Dies gilt
sowohl bei neuen als auch bei geänderten Aufgaben. Sie vergewissern sich, dass
die erforderliche Einarbeitung erfolgreich abgeschlossen ist.
(2)
Die Vorgesetzten unterrichten sich im Gespräch mit den Mitarbeiterinnen und
Mitarbeitern über Arbeitsanfall und Erledigungsstand. Sie können die Vorlage
der Ausgänge für eine begrenzte Zeit, die Vorlage einzelner Vorgänge vor oder
nach Abgang und Aufzeichnungen über den Erledigungsstand anordnen, jedoch in
der Regel im Wechsel und nicht nebeneinander.
§ 26
Federführung
Die
Federführung bei einer mehrere Sachgebiete berührende Aufgabe richtet sich
danach, wer nach dem sachlichen Inhalt einer Angelegenheit überwiegend
zuständig ist. Zweifel über die Federführung sind unverzüglich zu klären. Bis
zur Klärung bleibt diejenige oder derjenige zuständig, die/der mit der
Angelegenheit zuerst befasst worden ist. Kommt eine Einigung nicht zustande,
entscheidet die oder der gemeinsame Vorgesetzte. Bei Zuständigkeitsfragen, die
sich auf die Auslegung des Produkt- und Leistungskataloges beziehen, ist das
für die Organisation zuständige Dezernat zu beteiligen.
§ 27
Beteiligung und Koordination
(1)
Die federführende Stelle ist verpflichtet, bereits bei der erstmaligen
Befassung mit einer Angelegenheit zu prüfen, ob und gegebenenfalls welche
Stelle zu beteiligen ist. Die Mitwirkenden sind unverzüglich – womöglich
gleichzeitig – zu unterrichten, damit sie sich in die Bearbeitung einschalten
können.
(2)
Bei einer Vielzahl von Mitwirkenden oder in anderen geeigneten Fällen soll die
Abstimmung in einer Koordinierungsbesprechung erfolgen. Das
Besprechungsergebnis soll schriftlich festgehalten werden.
§ 28
Mitzeichnung
(1)
In Angelegenheiten, in denen die Abstimmung nicht bereits auf andere Weise
erreicht ist, wird der Entwurf den Mitwirkenden zur Mitzeichnung zugeleitet.
Bestehen Bedenken gegen den Entwurf, ist ein Gegenvorschlag zu entwerfen und
möglichst mündlich zu erläutern.
(2)
Ist eine Einigung auf der Entscheidungsebene nicht zu erzielen, erörtern die
Vorgesetzten die Angelegenheit. Bei Uneinigkeit entscheidet die oder der
nächste gemeinsame Vorgesetzte.
(3)
Die Mitzeichnung ist nur einmal erforderlich, wenn die Angelegenheit im Sinne
der Mitzeichnung weitergeführt wird. Für die Übereinstimmung der Ausführung mit
der Mitzeichnung ist die Bearbeiterin oder der Bearbeiter verantwortlich.
Bestehen Zweifel, ob die Ausführung der Mitzeichnung entspricht, soll mündlich
nachgefragt werden.
(4)
Die Zustimmung eines zu beteiligenden Dezernates kann für eine Gruppe von gleichgelagerten
Fällen auch vorab erteilt werden.
§ 29
Ko-Dezernentin, Ko-Dezernent
Für
Dezernate, denen eine Dezernentin oder ein Dezernent für die Mitwirkung in
rechtlichen Fragen nicht zur Verfügung steht, bestellt die
Regierungsvizepräsidentin oder der Regierungsvizepräsident eine Ko-Dezernentin
oder einen Ko-Dezernenten. Diese sind in Angelegenheiten zu beteiligen, bei
deren Bearbeitung rechtliche Gesichtspunkte maßgeblich zu berücksichtigen sind.
Sie unterstehen der Abteilungsleitung für das federführende Dezernat.
E.
Geschäftsablauf
§ 30
Einhaltung des Dienstweges
(1)
Voraussetzung einer geordneten und schnellen Verwaltungsarbeit ist die
Einhaltung des Dienstweges durch alle Beschäftigten der Behörde.
(2)
Die Beschäftigten können sich in persönlichen Angelegenheiten von besonderer
Bedeutung oder Schwierigkeit unmittelbar an die Regierungspräsidentin oder den
Regierungspräsidenten, die Regierungsvizepräsidentin oder den
Regierungsvizepräsidenten wenden.
§ 31
Nutzung elektronischer Verfahren
In
den Arbeitsabläufen sind elektronische Verfahren soweit wie möglich zu nutzen.
Stand und Entwicklung der Vorgangsbearbeitung müssen jederzeit (im Rahmen der
Aufbewahrungsfristen) aus elektronischen oder in Papierform geführten Akten
nachvollziehbar sein. Soweit technische, rechtliche oder wirtschaftliche Gründe
nicht entgegenstehen, soll die elektronische Post vorrangig gegenüber der
Briefpost eingesetzt werden, um die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung zu
unterstützen.
§ 32
Behandlung der Eingänge
(1) Eingänge sind alle Dokumente,
die der Bezirksregierung bzw. ihren Beschäftigten elektronisch oder in
Papierform zugeleitet werden.
(2)
Posteingänge werden von der Poststelle entgegengenommen. Sie leitet
Posteingänge von obersten Landesbehörden, Schreiben von Mitgliedern des
Bundestages, des Landtages und des Regionalrates unmittelbar der
Regierungspräsidentin oder dem Regierungspräsidenten zu,
Dienstaufsichtsbeschwerden, Erinnerungen, Mahnungen und Schreiben, aus denen
ohne entsprechende Bezeichnung hervorgeht, dass eine verzögerte Bearbeitung
gerügt wird, unmittelbar der Regierungsvizepräsidentin oder dem
Regierungsvizepräsidenten zu. Die übrigen Posteingänge werden auf die durch
eine Dienstanweisung bestimmten Stellen verteilt.
(3)
Die Dienstanweisung regelt die Behandlung der Posteingänge bei der
Posteingangsstelle und bestimmt den Weg bis zur Bearbeiterin oder dem
Bearbeiter. Die Dienstanweisung muss sicherstellen, dass die Posteingänge
unverzüglich der Bearbeiterin oder dem Bearbeiter zugeleitet werden. Sie muss ausschließen,
dass Posteingänge Sichtberechtigten zugeleitet werden, die abwesend sind.
(4)
Vorlageanordnungen für bestimmte Eingangsarten richten sich nicht an die
Poststelle, sondern an die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter,
Dezernentinnen und Dezernenten oder Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter.
(5)
Die Empfänger aller Eingänge prüfen, ob eine Vorlage an die nächste Vorgesetzte
oder den nächsten Vorgesetzten oder beteiligte Dezernate geboten ist.
§ 33
Sicht- und Arbeitsvermerke
Für die Sicht- und Arbeitsvermerke
benutzen
die Regierungspräsidentin/
der
Regierungspräsident
den Rotstift,
die Regierungsvizepräsidentin/
der
Regierungsvizepräsident
den Blaustift,
die Vertreterin/der Vertreter
der Regierungsvizepräsidentin oder
des
Regierungsvizepräsidenten
den Grünstift,
die Abteilungsleiterin/
der
Abteilungsleiter
den Braunstift,
die Hauptdezernentinnen/die
Hauptdezernenten und
die Dezernentinnen/die
Dezernenten
den Violettstift.
Es bedeuten
Strich in Farbstift
oder
Namenszeichen
=
Kenntnis genommen (Sichtvermerk)
+
= Vorbehalt der Schlusszeichnung
B.
= Beteiligung
V
= vor Abgang vorzulegen
^
= nach Abgang vorzulegen
R.
= Rücksprache
FR.
= fernmündliche Rücksprache
„Eilt“
= bevorzugt bearbeiten
„Sofort“
= vor allen anderen Sachen bearbeiten.
§ 34
Rücksprache
(1)
Die Rücksprache dient der Erörterung und dem Informationsaustausch. Die
Vorbereitung kann sich auf diejenigen Punkte beschränken, die in der Anordnung
angegeben oder sonst kenntlich gemacht sind. Rücksprachen sind innerhalb von 3
Arbeitstagen wahrzunehmen.
(2)
Über Anordnungen, mit denen weitere Vorgesetzte um Rücksprache bitten, ist die
oder der unmittelbare Vorgesetzte zu unterrichten. Diese können sich die
Mitwirkung vorbehalten. Im Übrigen gelten die allgemeinen Unterrichtungspflichten.
§ 35
Bearbeitung
(1)
Die Reihenfolge und die Art der Bearbeitung richten sich nach der Dringlichkeit
der Sache. Vorgesetzte können hierzu Bestimmungen treffen. Es ist stets eine
möglichst wirtschaftliche Erledigungsart zu wählen; dies gilt insbesondere für
die Abwägung zwischen schriftlichen und sonstigen Formen der Bearbeitung.
(2)
Bei der schriftlichen Bearbeitung ist als Schluss des Entwurfs je nach Sachlage
zu verfügen:
Wvl. = Wiedervorlage, wenn der Vorgang noch nicht abschließend
erledigt ist.
z.V.
= zum Vorgang, bei dem bereits eine Frist läuft, wenn eine
Einzelbearbeitung
nicht erforderlich ist, z.B. bei Antworten auf Rundfragen oder Rundverfügungen.
z.d.A.
= zu den Akten, wenn voraussichtlich in der weiteren Bearbeitung in absehbarer
Zeit nichts zu veranlassen ist. In Fällen von besonderer Bedeutung kann es sich empfehlen, der Verfügung „z.d.A.“ eine Begründung
in Form eines Vermerks voranzustellen.
§ 36
Zwischenbescheid, Abgabenachricht
Wird
die abschließende Entscheidung nicht innerhalb eines Monats getroffen, muss ein
Zwischenbescheid erteilt werden, soweit nicht abweichende gesetzliche
Regelungen getroffen sind. Wird die Sache an eine andere Behörde abgegeben, ist
die Abgabe mitzuteilen. Bei der Übernahme eines Vorgangs von einer anderen
Behörde sollte dies der Betroffenen oder dem Betroffenen angezeigt werden, wenn
der Vorgang nicht innerhalb von 14 Tagen abschließend bearbeitet werden kann.
§ 37
Dienst-, Fach- und sonstige Aufsichtsbeschwerden
(1)
Der Eingang von Dienst-, Fach- und sonstigen Aufsichtsbeschwerden ist zu
bestätigen; die Beschwerde ist stets schriftlich zu bescheiden, auch wenn der
Beschwerde abgeholfen wird; die Vorgaben des § 36 gelten entsprechend.
(2)
Beschwerden, die sich gegen das Verhalten von Beschäftigten der eigenen Behörde
oder der nachgeordneten Behörden und Einrichtungen richten
(Dienstaufsichtsbeschwerden), werden von dem für die Personalangelegenheiten
der Beschäftigten zuständigen Dezernat bearbeitet. Richtet sich die Dienstaufsichtsbeschwerde
gegen Beschäftigte des kommunalen Bereichs, bearbeitet sie das für die
Kommunalaufsicht zuständige Dezernat.
(3)
Beschwerden, mit denen überwiegend die Überprüfung einer Sachentscheidung angestrebt
wird (Fach- und sonstige Aufsichtsbeschwerden), bearbeitet das fachlich
zuständige Dezernat.
(4)
Zweifelsfälle in der Zuordnung der Beschwerden entscheidet das für die
Organisation zuständige Dezernat.
§ 38
Zeichnungsformen
(1)
Es unterzeichnen die Regierungspräsidentin oder der Regierungspräsident ohne
Zusatz; die Regierungsvizepräsidentin oder der Regierungsvizepräsident mit dem
Zusatz „In Vertretung“; ebenso eine Abteilungsleiterin oder ein
Abteilungsleiter in Wahrnehmung der Vertretung der Regierungsvizepräsidentin
oder des Regierungsvizepräsidenten; alle sonstigen Zeichnungsberechtigten mit
dem Zusatz „Im Auftrag“.
(2)
Schreiben, die elektronisch hergestellt und versandt werden, sind mit der
Namensangabe und dem Zusatz „gezeichnet“ unter dem elektronischen Dokument zu
versehen.
F.
Dienstverkehr nach außen, kundenorientierte Verwaltung
§ 39
Umgang mit Bürgerinnen und Bürgern,
Behördenvertreterinnen und Behördenvertreter
Höflichkeit
und entgegenkommendes Verhalten sind selbstverständliche Grundregeln. Im Rahmen
ihres dienstlichen Auftrages unterstützen alle Beschäftigten die Bürgerinnen
und Bürger sowie Behördenvertreterinnen und Behördenvertreter bei ihren
Anliegen. Kann einem Anliegen nicht entsprochen werden oder erfordert die
Aufgabe ein Einschreiten, soll die Begründung auch darauf gerichtet sein,
Verständnis für die Entscheidung bei den Betroffenen zu wecken. Ist die Behörde
nicht zuständig, wird der Antragstellerin oder dem Antragsteller die richtige
Stelle genannt. Der Bürgerin oder dem Bürger sollte ohne besondere Umstände
ermöglicht werden, ein Anliegen auch mündlich vorzutragen.
§ 40
Teilnahme an öffentlichen Veranstaltungen und Fachtagungen
An
öffentlichen Veranstaltungen und Fachtagungen dürfen Beschäftigte der Behörde
an Stelle der Regierungspräsidentin oder des Regierungspräsidenten nur mit
ihrer oder seiner Genehmigung teilnehmen.
§ 41
Äußerungen gegenüber der Presse und sonstigen Medien
Mündliche
Auskünfte an Presse, Hörfunk und Fernsehen oder sonstige Medien sowie schriftliche
Verlautbarungen, die zur Veröffentlichung bestimmt sind, bedürfen der
Zustimmung der Regierungspräsidentin oder des Regierungspräsidenten oder der
von ihr/ihm beauftragten Beschäftigten.
§ 42
Inkrafttreten
Die Geschäftsordnung tritt mit
sofortiger Wirkung in Kraft.
Mein RdErl.
v. 30.07.2004 (SMBl. NRW. 20020) wird aufgehoben.
MBl.
NRW. 2008 S. 288, geändert durch
Runderlass vom 22. Dezember 2021 (MBl. NRW. 2022 S. 54).