Erlass zur Errichtung und Organisation interner Meldestellen
im Geschäftsbereich des Ministeriums des Innern Nordrhein-Westfalen
nach dem Hinweisgeberschutzgesetz

Runderlass
des Ministeriums des Innern
- 51-01.17.01 -

Vom 21. Juli 2023

1
Anwendungsbereich

Dieser Erlass regelt die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes vom 31. Mai 2023 (BGBl. 2023 I Nr. 140) für das Ministerium des Innern des Landes Nordrhein-Westfalen (im Folgenden Ministerium) und seinen Geschäftsbereich.

Ausgenommen von diesen Regelungen sind die Bezirksregierungen, die als eigene Organisationseinheiten eigenverantwortlich interne Meldestellen errichten und eigene Regelungen hierzu erlassen.

Insbesondere werden die Verortung und die Aufgaben der internen Meldestelle im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes geregelt.

1.1
Bestimmung der internen Meldestellen gemäß § 12 Hinweisgeberschutzgesetz

Als interne Meldestelle gemäß § 12 Absatz 1 des Hinweisgeberschutzgesetzes wird für das Ministerium,

die Kreispolizeibehörden,

das Landesamt für Ausbildung, Fortbildung und Personalangelegenheiten der Polizei,

das Landeskriminalamt,

das Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste,

die Hochschule für Polizei und öffentliche Verwaltung Nordrhein-Westfalen,

die Deutsche Hochschule der Polizei,

das Institut für öffentliche Verwaltung Nordrhein-Westfalen - Landesprüfungsamt für Verwaltungslaufbahnen,

die Fortbildungsakademie des Ministeriums des Innern des Landes Nordrhein-Westfalen und

das Institut der Feuerwehr Nordrhein-Westfalen

das Ministerium des Innern des Landes Nordrhein-Westfalen bestimmt.

Die fünf Bezirksregierungen betreiben jeweils eigene interne Meldestellen.

2
Einrichtung interner Meldestellen

2.1
Organisatorische Verortung

Die interne Meldestelle ist organisatorisch dem Referat 15 „Innenrevision, Informationsfreiheit und Datenschutz, interne Meldestelle nach dem HinSchG“ zugeordnet. Sie übernimmt zugleich die Aufgaben zur Information der hinweisgebenden Personen über Folgemaßnahmen gemäß §§ 17, 18 des Hinweisgeberschutzgesetzes.

2.2
Unabhängigkeit der internen Meldestelle

Die interne Meldestelle arbeitet unparteiisch, unabhängig und frei von Interessen Dritter. Sie berichtet ausschließlich direkt an die Staatssekretärin oder den Staatsekretär beziehungsweise im Verhinderungsfall an die Vertretung im Amt.

3
Meldeverfahren und meldeberechtigter Personenkreis

Die interne Meldestelle bearbeitet Meldungen aus den Dienststellen ihres Zuständigkeitsbereiches gemäß § 2 des Hinweisgeberschutzgesetzes. Sie betreibt hierzu Meldekanäle gemäß § 16 des Hinweisgeberschutzgesetzes.

Des Weiteren führt sie das Verfahren gemäß § 17 des Hinweisgeberschutzgesetzes und trifft Folgemaßnahmen auf der Grundlage des § 18 des Hinweisgeberschutzgesetzes.

Soweit die interne Meldestelle nicht zuständig ist, leitet sie die Meldung an die zuständige Stelle weiter oder verweist die hinweisgebende Person an die zuständige Stelle.

3.1
Ausgenommene Meldungen

Meldungen, die Informationen enthalten, die Sicherheitsinteressen berühren oder Verschwiegenheits- oder Geheimhaltungspflichten verletzen, fallen nach Maßgabe des § 5 Hinweisgeberschutzgesetzes nicht unter den Schutz des Gesetzes. Dazu gehören insbesondere Informationen der Verfassungsschutzbehörde, aber auch Verschlusssachen außerhalb des Tätigkeitsbereichs der Verfassungsschutzbehörde, wenn sie mit dem Geheimhaltungsgrad VS-Vertraulich oder höher nach § 6 Absatz 3 Satz 2 Nummer 1bis 3 des Sicherheitsüberprüfungsgesetzes Nordrhein-Westfalen vom 23. Februar 2023 (GV. NRW. S. 233) in der jeweils geltenden Fassung eingestuft sind.

3.2
Meldewege

Es werden Meldekanäle eröffnet, die schriftliche Meldungen per Brief oder elektronisch ermöglichen. Nach Abstimmung sind im weiteren Verfahren Rücksprachen beziehungsweise persönliche Vorsprachen möglich.

3.2.1
Anonyme Meldungen

Anonyme Meldungen sind möglich. Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz sollten auch anonym eingehende Meldungen bearbeitet werden. Die Meldekanäle sind jedoch nicht verpflichtend so auszugestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.

3.2.2
Elektronisches Meldesystem

Soweit ein elektronisches Meldesystem zur Verfügung steht, sollte dieses vorrangig genutzt werden. Die hinweisgebenden Personen werden entsprechend informiert.

3.2.3
Ausnahme vom Dienstweg

Hinweisgebende Personen im Beamtenverhältnis sind bis zum Inkrafttreten des landesrechtlichen Ausführungsgesetzes zum Hinweisgeberschutzgesetz in Bezug auf Meldungen gemäß Nummer 3 von den Regelungen des § 103 Landesbeamtengesetzes vom 14. Juni 2016 (GV. NRW. S. 310, ber. S. 642) in der jeweils geltenden Fassung (Einhaltung des Dienstweges) entbunden.

3.3
Eingangsbestätigung und Information der Hinweisgebenden

3.3.1
Eingangsbestätigung

Die interne Meldestelle bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung innerhalb von sieben Tagen nach Erhalt.

3.3.2
Information über Folgemaßnahmen

Die interne Meldestelle informiert die hinweisgebende Person zeitnah – innerhalb von drei Monaten ab dem Zeitpunkt der Eingangsbestätigung beziehungsweise bei unterbliebener Eingangsbestätigung innerhalb von drei Monaten und sieben Tagen nach Eingang der Meldung – über weitere Folgemaßnahmen.

3.3.3
Information über das Verfahren und die externe Meldestelle

Die interne Meldestelle informiert die hinweisgebende Person innerhalb der oben genannten Fristen über das Verfahren und die Möglichkeit, sich an eine externe Meldestelle gemäß §§ 19 bis 23 des Hinweisgeberschutzgesetzes zu wenden. Hinweisgebende Personen sollten die Meldung an die interne Meldestelle in den Fällen bevorzugen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten. Es bleibt ihnen nach § 7 Absatz 1 des Hinweisgeberschutzgesetzes aber jederzeit unbenommen, sich an die externe Meldestelle zu wenden.

3.4
Meldeberechtigte

3.4.1
Mitarbeitende

Meldeberechtigt für Meldungen gemäß Nummer 3 sind grundsätzlich sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Dienststellen im Zuständigkeitsbereich der internen Meldestelle. Eine Ausnahme besteht für die Angehörigen der Verfassungsschutzabteilung des Ministeriums, soweit die zu meldenden Informationen Sicherheitsinteressen berühren oder Verschwiegenheits- oder Geheimhaltungspflichten im Sinne des § 5 Absatz 1 Nummer 2 und Absatz 2 Nummer 1 des Hinweisgeberschutzgesetzes entgegenstehen. Für solche Meldungen gilt das Hinweisgeberschutzgesetz nicht. Ihnen steht ein Meldeweg nach § 25 Absatz 6 des Verfassungsschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen vom 20. Dezember 1994 (GV. NRW. S. 28) in der jeweils geltenden Fassung an das parlamentarische Kontrollgremium offen.

3.4.2
Weitere Personen in einem Ausbildungsverhältnis und freiwillig Helfende

Meldeberechtigt sind ferner Referendarinnen und Referendare, Auszubildende, Praktikantinnen und Praktikanten und vergleichbare Personen, die in einer einem Ausbildungszweck dienenden Beziehung zu einer Dienststelle im Zuständigkeitsbereich der internen Meldestelle stehen. Freiwillige Helferinnen und Helfer (zum Beispiel bei Großveranstaltungen) sind diesem Personenkreis gleichgestellt. Meldungen durch Studierende an der Hochschule für Polizei und öffentliche Verwaltung Nordrhein-Westfalen sowie der Deutschen Hochschule der Polizei, sind zulässig, soweit sie sich auf Sachverhalte aus deren Zuständigkeitsbereich oder dem Zuständigkeitsbereich einer dem Geschäftsbereich des Ministeriums zuzuordnenden Ausbildungsbehörde (ausgenommen die Bezirksregierungen) beziehen.

3.4.3
Sonstige Personen

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Auftragnehmerinnen und Auftragnehmern sowie Unterauftragnehmerinnen und Unterauftragnehmern (zum Beispiel Handwerkerinnen und Handwerker, Dienstleistungsunternehmen, Beraterinnen und Berater, Selbstständige, Freiberuflerinnen und Freiberufler, Lieferantinnen und Lieferanten), die vom Ministerium oder von einer Dienststelle im Zuständigkeitsbereich der internen Meldestelle beauftragt wurden, sind ebenso meldeberechtigt wie sonstige Personen, die für die Dienststellen im Zuständigkeitsbereich der Meldestelle tätig sind und in einem beruflichen Kontext Informationen über Verstöße erlangt haben. Gleiches gilt für Personen mit bereits beendetem Dienst- oder Arbeitsverhältnis und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Beginn ihres Arbeitsverhältnisses.

4
Schutz der hinweisgebenden Person, Schutz Dritter und Schutz betroffener Personen

4.1
Datenschutz

Die interne Meldestelle verarbeitet personenbezogene Daten im Einklang mit der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. L 119 vom 4.5.2016, S. 1; L 314 vom 22.11.2016, S. 72; L 127 vom 23.5.2018, S. 2; L 74 vom 4.3.2021, S. 35) und der Richtlinie (EU) 2016/680 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die zuständigen Behörden zum Zwecke der Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung oder Verfolgung von Straftaten oder der Strafvollstreckung sowie zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung des Rahmenbeschlusses 2008/977/JI des Rates (ABl. L 119 vom 4.5.2016, S. 89; L 127 vom 23.5.2018, S. 9; L 74 vom 4.3.2021, S. 36) sowie mit nationalem Datenschutzrecht. Auf § 10 des Hinweisgeberschutzgesetzes wird ausdrücklich verwiesen.

4.2
Schutz der Identität

Die interne Meldestelle behandelt die Identität der hinweisgebenden Person vertraulich. Die Identität der hinweisgebenden Person darf ohne deren ausdrückliche Zustimmung keinen anderen Personen als gegenüber den befugten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der internen Meldestelle sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden. Dies gilt auch für alle anderen Informationen, aus denen die Identität der hinweisgebenden Person direkt oder indirekt abgeleitet werden kann.

4.2.1
Ausnahmen

Die Identität darf nur dann preisgegeben werden, wenn ein Ausnahmetatbestand im Sinne des § 9 des Hinweisgeberschutzgesetzes gegeben ist. Eine Offenbarung der Identität der hinweisgebenden Person ist damit nicht gänzlich ausgeschlossen. Siehe hierzu auch Artikel 13 bis 15 der Datenschutz-Grundverordnung.

4.3
Schutz der Identität Dritter sowie betroffener Personen

Die interne Meldestelle schützt in gleicher Weise die Identität Dritter, die in den Meldungen erwähnt werden, sowie die Identität betroffener Personen. Informationen über Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und von sonstigen in der Meldung genannten Personen dürfen nur in den Fällen des § 9 Absatz 4 des Hinweisgeberschutzgesetzes an die jeweils zuständige Stelle weitergeleitet werden.

Über die hinweisgebende Person hinaus werden auch Personen entsprechend vor Nachteilen geschützt, die die hinweisgebende Person unterstützen.

4.4
Schutz der Akten und Dokumente

Die interne Meldestelle gewährleistet durch entsprechende organisatorische, räumliche und technische Maßnahmen, dass ein Zugriff Dritter auf Akten und Dokumente der internen Meldestelle nicht möglich ist.

5
Aufgabe, Rechte und Pflichten der internen Meldestelle

Die interne Meldestelle hat die Aufgabe, Meldungen nachzugehen, die Stichhaltigkeit der Meldung zu prüfen und dazu beizutragen, etwaige Verstöße abzustellen. Sie ergreift insbesondere die erforderlichen Folgemaßnahmen.

5.1
Informations- und Vorlagerecht, Mitwirkungsverpflichtung

Die interne Meldestelle ist berechtigt, sich von Arbeitseinheiten und deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Zuständigkeitsbereich analog oder digital verfügbare Akten und/oder Dokumente vorlegen zu lassen. Sie hat darüber hinaus das Recht, um Vorlage aller weiteren zur Aufklärung eines Sachverhalts benötigten Informationen zu bitten.

Alle Arbeitseinheiten und deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind verpflichtet, den Aufforderungen und Informationsbitten nach Satz 1 und 2 unverzüglich nachzukommen. Diese Mitwirkungspflicht besteht ungeachtet des Umstandes, ob und welche Informationen die interne Meldestelle zum gemeldeten Sachverhalt bekannt macht.

5.2
Weitere Folgemaßnahmen

Die interne Meldestelle kann als Folgemaßnahmen außerdem die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen, das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder anderen Gründen abschließen, andere Stellen des Geschäftsbereichs des Ministeriums einbeziehen oder das Verfahren an eine zuständige Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgeben.

5.3
Dokumentation

Die interne Meldestelle ist verpflichtet, Meldungen, Rechercheergebnisse, Folgemaßnahmen sowie alle weiteren im Zusammenhang mit einer Meldung stehenden Dokumente in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots zu dokumentieren. Die Dokumentation ist drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist (§ 11 des Hinweisgeberschutzgesetzes).

6
Konkretisierung

Eine Konkretisierung der in diesem Erlass geregelten Aufgaben der internen Meldestelle, des Schutzes der hinweisgebenden Personen, nähere Angaben zur Ausgestaltung des Meldeverfahrens wie auch Hinweise zu externen Meldestellen werden im Internet, wie auch im Intranet, des Ministeriums veröffentlicht.

7
Inkrafttreten

Dieser Erlass tritt am Tag nach der Veröffentlichung in Kraft.

MBl. NRW. 2023 S. 800.