Gemeinsame Geschäftsordnung
für das Landesamt für Ausbildung, Fortbildung und Personalangelegenheiten, das Landeskriminalamt
und das Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste der Polizei des Landes Nordrhein-Westfalen
(GGO LOBPolNRW)

Runderlass des Ministeriums des Innern - 401-58.01.01 -

Vom 30. Januar 2018

Inhaltsübersicht

A Allgemeines

§ 1       Aufgabe und Geltungsbereich

§ 2       Ergänzende Geschäftsordnungen und besondere Dienstanweisungen

§ 3       Verwaltung und Interessenvertretungen

§ 4       Zusammenwirken und Information

§ 5       Führung und Steuerung

§ 6       Handlungs- und Ergebnisverantwortung, Führungsverantwortung, Kommunikation

B Organisation, Funktionen

Abschnitt I Organisation

§ 7       Gliederung

§ 8       Geschäftsverteilungsplan, Stellenbeschreibungen

§ 9       Projektgruppen

§ 10      Weiterentwicklung der Organisation

Abschnitt II Funktionen

§ 11     Direktorin oder Direktor

§ 12     Abteilungsleitungen

§ 13     Dezernatsleitungen, Teildezernatsleitungen, Dezernentinnen oder Dezernenten

§ 14     Sachgebietsleitungen, gleichgestellte Funktionen

§ 15     Sachbearbeiterinnen oder Sachbearbeiter

§ 16     Weitere Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter

§ 17     Vertretung

§ 18     Entscheidungs- und Zeichnungsbefugnis

Abschnitt III Besondere Funktionen

§ 19     Beauftragte oder Beauftragter für den Datenschutz

§ 20     Beauftragte oder Beauftragter für den Haushalt

§ 21     Geheimschutzbeauftragte oder Geheimschutzbeauftragter

§ 22     Gleichstellungsbeauftragte

§ 23     Beauftragter des Arbeitgebers für Schwerbehindertenangelegenheiten bzw. Inklusionsbeauftragte oder Inklusionsbeauftragter des Arbeitgebers

§ 24     Innenrevisionen in den Zentralabteilungen

C Geschäftsablauf

§ 25     Einhaltung des Dienstweges

§ 26     Dienstsiegel

§ 27     Schriftgut, Archivgut

§ 28     Tagebuch, Vorgangsdokumentation

§ 29     Nachrichten- und Postein- und -ausgang

§ 30     Sicht- und Arbeitsvermerke

§ 31     Federführung

§ 32     Beteiligung

§ 33     Beteiligung in Personalangelegenheiten

§ 34     Rücksprachen

§ 35     Vermerke

§ 36     Eingangsbestätigung, Zwischenbescheid, Abgabenachricht

§ 37     Beschwerden und Eingaben

§ 38     Form und Sprache

§ 39     Zeichnungsformen

D Regelungen für innerdienstliche Abläufe

§ 40     Dienstbetrieb, Arbeitszeit, Erreichbarkeit

§ 41     Dienstreisen

§ 42     Urlaub, Arbeitszeitverkürzung durch freie Tage, Arbeitsbefreiung

§ 43     Erkrankung, Unfall, Fernbleiben vom Dienst aus sonstigen Gründen

§ 44     Teilnahme an Veranstaltungen, Fachbeiträge

§ 45     Medienkontakte, Öffentlichkeitsarbeit

E Zusammenarbeit der Landesoberbehörden der Polizei, Dienstverkehr mit den Kreispolizeibehörden

§ 46     Gegenseitige Information

§ 47     Dienstverkehr zwischen den Landesoberbehörden der Polizei

§ 48     Abstimmung bei der Wahrnehmung von Aufsichtsaufgaben, Dienstverkehr mit den Kreispolizeibehörden

§ 49     Federführung und Beteiligung

F Übergangsbestimmungen

§ 50     Inkrafttreten

A
Allgemeines

§ 1
Aufgabe und Geltungsbereich

Die Gemeinsame Geschäftsordnung für das Landeskriminalamt Nordrhein-Westfalen (LKA NRW), das Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste NRW (LZPD NRW) und das Landesamt für Ausbildung, Fortbildung und Personalangelegenheiten der Polizei NRW (LAFP NRW) regelt die Organisation, den Geschäftsablauf, den Innendienst, die Zusammenarbeit der Landesoberbehörden der Polizei sowie den Dienstverkehr der Landesoberbehörden der Polizei mit den Kreispolizeibehörden, soweit dieser eine einheitliche Handhabung erfordert.

§ 2
Ergänzende Geschäftsordnungen und besondere Dienstanweisungen

Die Behördenleitungen der Landesoberbehörden der Polizei erlassen auf der Grundlage der Gemeinsamen Geschäftsordnung behördenspezifische ergänzende Geschäftsordnungen oder besondere Dienstanweisungen.

§ 3
Verwaltung und Interessenvertretungen

Die Behördenleitungen, die Personalvertretungen und Schwerbehindertenvertretungen arbeiten zur Erfüllung der dienstlichen Aufgaben und zum Wohle der Beschäftigten eng und vertrauensvoll zusammen.

§ 4
Zusammenwirken und Information

Bei ihrer Aufgabenwahrnehmung wirken die Beschäftigten der Landesoberbehörden der Polizei auf der Grundlage vertrauensvollen und partnerschaftlichen Verhaltens zusammen, um die Aufgaben wirkungsvoll, zügig, zweckmäßig und wirtschaftlich zu erledigen. Vorgesetzte und Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter informieren sich gegenseitig über wesentliche Planungen, Entwicklungen, Vorhaben und Tätigkeiten.

§ 5
Führung und Steuerung

Führung und Steuerung erfolgen auf der Grundlage einer strategischen Ausrichtung auf Landes- und/oder Behördenebene grundsätzlich durch Rahmenrichtlinien und Standards. Aufgabe aller Vorgesetzten ist es, im Rahmen des Runderlasses „Grundsätze für Zusammenarbeit und Führung im Geschäftsbereich des Innenministeriums des Landes Nordrhein-Westfalen“ vom 15. Mai 1996 (MBl. NRW. S. 938) Elemente, Instrumente und Methoden der Führung und Steuerung gemeinsam mit ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einzusetzen und fortzuentwickeln. Vorgesetzte nehmen ihre Rolle als Führungskräfte an und handeln entsprechend. Sie wirken bei ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf Leistung hin, fördern deren Kompetenzen, unterstützen sie und geben Rückmeldung zu Arbeitsergebnissen.

§ 6
Handlungs- und Ergebnisverantwortung, Führungsverantwortung, Kommunikation

(1) Alle Beschäftigten tragen die Handlungs- und Ergebnisverantwortung für die Aufgaben, die ihnen zur eigenständigen Erledigung übertragen worden sind.

(2) Vorgesetzte haben darüber hinaus die Führungsverantwortung für den gesamten ihnen übertragenen Aufgabenbereich. Sie sind für die ordnungsgemäße, ergebnis- und wirkungsorientierte Erledigung der Arbeiten verantwortlich. Dies umfasst auch Angelegenheiten der Organisation, der Geschäftsabläufe sowie des Personal- und Mitteleinsatzes. Durch die Entwicklung von Bearbeitungsrichtlinien und allgemeinen Entscheidungskriterien, fachliche Unterstützung sowie erforderliche Weisungen sorgen sie für eine schnelle und sachlich richtige Erledigung der Aufgaben. Sie bearbeiten Vorgänge selbst, die nach ihrem Schwierigkeitsgrad für eine Übertragung nicht geeignet oder mit deren Bearbeitung sie persönlich beauftragt sind.

(3) Die Vorgesetzten sind verantwortlich für die Personalführung und Personalentwicklung. Insbesondere weisen sie die Beschäftigten in die Aufgabengebiete ein, sorgen für die aufgabengerechte Aus- und Fortbildung der Beschäftigten, steuern und koordinieren die Arbeitsabläufe, überprüfen die Arbeitsergebnisse und kontrollieren das Erreichen der Ziele. Mit den ihnen unmittelbar nachgeordneten Beschäftigten führen sie mindestens einmal im Jahr ein Mitarbeitergespräch.

(4) Die Vorgesetzten tragen die Verantwortung für eine zielgerichtete Unterrichtung der ihnen nachgeordneten Beschäftigten über die für den jeweiligen Arbeitsbereich wesentlichen Informationen. Sie führen dazu unter anderem regelmäßige Besprechungen durch. Unbeschadet dessen obliegt es allen Beschäftigten, eigeninitiativ auf verfügbare Informationen zuzugreifen und sie aufgabenbezogen auszuwerten. Sie unterrichten ihre jeweils unmittelbaren Vorgesetzten im Rahmen ihrer Informations- und Beratungspflicht über wesentliche Vorgänge ihres Verantwortungsbereichs.

B
Organisation, Funktionen

 Abschnitt I
Organisation

§ 7
Gliederung

(1) Die Landesoberbehörden der Polizei des Landes Nordrhein-Westfalen gliedern sich in Abteilungen, Dezernate, Teildezernate und Sachgebiete. Teildezernate können an Stelle von Sachgebieten eingerichtet werden, wenn die besondere Bedeutung oder Komplexität der Aufgabe dies erfordern.

(2) Der Behördenleitung kann ein Leitungsstab zugeordnet werden. Der Leitung der Zentralabteilung kann ein Abteilungsbüro, den übrigen Abteilungsleitungen kann eine Führungsstelle nachgeordnet werden. Der Leitungsstab kann soweit erforderlich in Teildezernate beziehungsweise Sachgebiete untergliedert werden. Das Abteilungsbüro und die Führungsstellen können in Sachgebiete untergliedert werden. Der im Runderlass des für Inneres zuständigen Ministeriums „Organisation der Landesoberbehörden der Polizei“ geregelte Zustimmungsvorbehalt bleibt hiervon unberührt.

§ 8
Geschäftsverteilungsplan, Stellenbeschreibungen

(1) Die Behördenleitung erlässt auf der Grundlage des Organisationsplans einen Organisationsgliederungs- und einen Geschäftsverteilungsplan, der die Sach- und Arbeitsgebiete so abgrenzt, dass Zuständigkeitsüberschneidungen vermieden werden.

(2) Der Geschäftsverteilungsplan beschreibt die Verteilung der Geschäfte auf die Abteilungen, Dezernate sowie sonstigen Organisationseinheiten.

(3) Stellenbeschreibungen weisen die Stellung in der Aufbauorganisation, die Vertretungsregelungen sowie die Aufgaben-, Kompetenz- und Verantwortungsbereiche der Stelleninhaberinnen/Stelleninhaber aus. Für gleichartige Stellen können einheitliche Stellenbeschreibungen erlassen werden.

§ 9
Projektgruppen

Die Behördenleitung, die Abteilungsleitungen sowie die Dezernatsleitungen können zur Erarbeitung von Vorschlägen für die Lösung komplexer, zeitlich begrenzter Vorhaben Projektgruppen einrichten. Ziel, Leitung und Dauer der Projektgruppe sowie Kompetenzen und Stellung der Mitglieder, insbesondere das Verhältnis zur Linienorganisation, sind im Projektauftrag festzulegen.

§ 10
Weiterentwicklung der Organisation

Organisatorische Regelungen sollen die effiziente und effektive Wahrnehmung der Aufgaben unterstützen. Die bei den Landesoberbehörden der Polizei Beschäftigten sollen durch Vorschläge an der Verbesserung der Organisation und der Arbeitsergebnisse mitwirken. Dadurch soll die Motivation und Arbeitszufriedenheit der Beschäftigten gefördert werden. Verbesserungsideen sind kontinuierlich zu fördern und umzusetzen.

Abschnitt II
Funktionen

§ 11
Direktorin oder Direktor

(1) Die Direktorin oder der Direktor leitet die Behörde, vertritt sie nach außen und trägt die Verantwortung für die ergebnis- und wirkungsorientierte Erfüllung der gesamten Dienstgeschäfte. Die Direktorin oder der Direktor ist Dienstvorgesetzte oder Dienstvorgesetzter aller Beschäftigten der Behörde.

(2) Die Behördenleitung entscheidet in allen Fällen von übergeordneter Bedeutung sowie in Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung für die Aufgabenerfüllung der Behörde.

(3) Die Behördenleitung erörtert mit den Abteilungsleitungen regelmäßig Angelegenheiten von besonderer Bedeutung sowie die herausragenden Aufgaben der Abteilungen.

(4) Die Direktorin oder der Direktor benennt mit Zustimmung des für Inneres zuständigen Ministeriums zur Vertretung im Falle von Abwesenheit oder Verhinderung eine Abteilungsleitung zu ihrer/seinem allgemeinen Vertreterin/Vertreter.

§ 12
Abteilungsleitungen

(1) Die Abteilungsleitungen sind Vorgesetzte aller Beschäftigten ihrer Abteilung.

(2) Die Abteilungsleitungen sind für die ergebnis- und wirkungsorientierte Erfüllung der Dienstgeschäfte in ihrer Abteilung verantwortlich.

(3) Die Abteilungsleitungen entscheiden in Fällen von grundsätzlicher Bedeutung, soweit nicht die Entscheidung der Behördenleitung geboten oder dieser vorbehalten ist. Sie entscheiden ferner in Fällen von allgemeiner Bedeutung, die über den Geschäftsbereich eines Dezernates hinausgehen.

§ 13
Dezernatsleitungen, Teildezernatsleitungen, Dezernentinnen oder Dezernenten

(1) Die Dezernatsleitungen sind Beamtinnen/Beamte der Laufbahngruppe 2.2 oder des Laufbahnabschnitts III sowie Tarifbeschäftigte vergleichbarer Entgeltgruppen. Sie sind Vorgesetzte aller Beschäftigten ihres Dezernates.

(2) Die Dezernatsleitungen sind für die ergebnis- und wirkungsorientierte Erfüllung der Dienstgeschäfte des Dezernates verantwortlich.

(3) Die Dezernatsleitungen entscheiden in Angelegenheiten ihres Dezernates von allgemeiner Bedeutung, soweit nicht die Entscheidung ihrer Vorgesetzten geboten beziehungsweise diesen vorbehalten ist, sowie in bedeutsamen oder schwierigen Sachverhalten.

(4) Die Teildezernatsleitungen sind Beamtinnen/Beamte der Laufbahngruppe 2.2 oder des Laufbahnabschnitts III oder Tarifbeschäftigte vergleichbarer Entgeltgruppen. Sie sind Vorgesetzte der Beschäftigten ihres Teildezernates.

(5) Die Teildezernatsleitungen sind für die ergebnis- und wirkungsorientierte Erfüllung der Dienstgeschäfte des Teildezernates verantwortlich.

(6) In einem Dezernat oder in einem Teildezernat können weitere Beamtinnen/Beamte der Laufbahngruppe 2.2 oder des Laufbahnabschnitts III sowie Tarifbeschäftigte vergleichbarer Entgeltgruppen als Dezernentinnen oder Dezernenten mit eigenständigem Fach- oder Verantwortungsbereich eingesetzt werden. Sie sind für die ergebnis- und wirkungsorientierte Erfüllung der ihnen übertragenen Aufgaben verantwortlich und insoweit weisungsbefugt. In diesem Rahmen treffen sie erforderliche Entscheidungen.

§ 14
Sachgebietsleitungen, gleichgestellte Funktionen

(1) Die Sachgebietsleitungen sind Beamtinnen/Beamte der Laufbahngruppe 2.1 oder des Laufbahnabschnitts II sowie Tarifbeschäftigte vergleichbarer Entgeltgruppen. Sie sind Vorgesetzte der Beschäftigten ihres Sachgebietes.

(2) Die Sachgebietsleitungen sind für die ergebnis- und wirkungsorientierte Erfüllung der Dienstgeschäfte des Sachgebietes verantwortlich.

(3) Die Sachgebietsleitungen entscheiden in allen Angelegenheiten ihres Sachgebietes, soweit nicht die Entscheidung ihrer Vorgesetzten geboten oder diesen vorbehalten ist.

(4) Leiter von Ermittlungskommissionen oder Leitungen anderer im Organisationsgliederungsplan ausgewiesener Organisationseinheiten können Sachgebietsleitungen gleichgestellt sein. Diese Funktionen sind in ergänzenden Regelungen auszuweisen.

§ 15
Sachbearbeiterinnen oder Sachbearbeiter

(1) In den Organisationseinheiten sind Beamtinnen/Beamte der Laufbahngruppe 2.1 und der Laufbahngruppe 1.2 oder des Laufbahnabschnitts II sowie Tarifbeschäftigte vergleichbarer Entgeltgruppen als Sachbearbeiterinnen oder Sachbearbeiter tätig.

(2) Die Sachbearbeiterinnen oder Sachbearbeiter nehmen die Aufgaben des ihnen im Geschäftsverteilungsplan zugewiesenen Aufgabengebietes selbstständig wahr und führen sie möglichst wirtschaftlich und zügig zu einem sachgerechten Ergebnis. Sie sind für die ordnungsgemäße und rechtzeitige Bearbeitung der ihnen zugewiesenen Aufgaben verantwortlich.

(3) Die Sachbearbeiterinnen oder Sachbearbeiter entscheiden in ihrem Aufgabenbereich, soweit nicht die Entscheidung durch Vorgesetzte geboten oder diesen vorbehalten ist.

(4) Soweit ihnen weitere Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter zugeordnet sind, sorgen sie für eine sachdienliche Bearbeitung der diesen übertragenen Aufgaben.

§ 16
Weitere Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter

Weitere Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter nehmen die ihnen zur Unterstützung anderer Beschäftigter im Geschäftsverteilungsplan zugewiesenen Aufgaben wahr. Soweit möglich können ihnen Aufgaben zur selbstständigen Erledigung übertragen werden.

§ 17
Vertretung

(1) Die Abteilungsleitungen werden durch eine Dezernatsleitung aus ihrer Abteilung vertreten, den die Behördenleitung auf Vorschlag der Abteilungsleitung bestimmt.

(2) Im Übrigen regeln die Vorgesetzten die Vertretung der ihnen unmittelbar nachgeordneten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

§ 18
Entscheidungs- und Zeichnungsbefugnis

(1) Die Entscheidungsbefugnis umfasst das Recht und die Pflicht, in dem übertragenen Aufgaben- und Verantwortungsbereich zu entscheiden. Die Zeichnungsbefugnis umfasst das Recht, im Rahmen der Entscheidungsbefugnis im Schriftverkehr zu zeichnen.

(2) Die Entscheidung liegt in der Regel bei der Bearbeiterin oder dem Bearbeiter, so dass Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung auf der jeweiligen Bearbeitungsebene möglichst zusammengeführt werden. Das Recht der Vorgesetzten, sich im Einzelfall in die Bearbeitung einzuschalten und sachliche Weisungen zu erteilen, bleibt unberührt.

(3) Die Beschäftigten haben für den ihnen zur eigenständigen Wahrnehmung zugewiesenen Aufgaben- und Verantwortungsbereich das Zeichnungsrecht, soweit nicht ein Zeichnungsvorbehalt besteht. Wer einen Entwurf oder eine Reinschrift mit- oder unterzeichnet, übernimmt damit die Verantwortung für die ordnungsgemäße Bearbeitung des Vorgangs. Die Verantwortung erstreckt sich auch darauf, dass die Organisationseinheiten, die nach Geschäftsordnung, Geschäftsverteilungsplan, Ergänzenden Ordnungen und Besonderen Dienstanweisungen bei der Bearbeitung mitzuwirken haben, beteiligt worden sind.

(4) Die Behördenleitung kann sich oder nachgeordneten Vorgesetzten im Rahmen der Ergänzenden Geschäftsordnung oder Besonderer Dienstanweisungen Entscheidungs- und Zeichnungsrechte allgemein vorbehalten. Entscheidungs- und Zeichnungsvorbehalte, die sich aus übergeordneten Vorschriften ergeben, bleiben unberührt.

(5) Während der Einarbeitungszeit können Vorgesetzte die Zeichnungsbefugnis einschränken oder ausschließen. Die Einarbeitungszeit soll im Allgemeinen sechs Monate nicht überschreiten.

Abschnitt III
Besondere Funktionen

§ 19
Beauftragte oder Beauftragter für den Datenschutz

(1) Die Behördenleitung bestellt nach Maßgabe des § 32a  Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen (DSG NRW) vom 9. Juni 2000 (GV. NRW. S. 542) eine oder einen Beauftragten für den Datenschutz sowie eine Vertretung. Er oder sie ist bei der Erarbeitung behördeninterner Regelungen und Maßnahmen zur Verarbeitung personenbezogener Daten frühzeitig zu beteiligen.

(2) Alle Beschäftigten können sich jederzeit in Angelegenheiten des Datenschutzes und der Datensicherheit unmittelbar an die oder den Beauftragten für Datenschutz wenden.

§ 20
Beauftragte oder Beauftragter für den Haushalt

(1) Die Behördenleitung bestellt eine Beauftragte oder einen Beauftragten für den Haushalt (BdH).

(2) Bei allen Maßnahmen von besonderer wirtschaftlicher Bedeutung ist unabhängig von den Vorgaben der Landeshaushaltsordnung NRW die Mitzeichnung der oder des Beauftragten für den Haushalt einzuholen.

§ 21
Geheimschutzbeauftragte oder Geheimschutzbeauftragter

Die Behördenleitung hat eine Geheimschutzbeauftragte oder einen Geheimschutzbeauftragten nach § 3 des Runderlasses des Innenministeriums „Allgemeine Verwaltungsvorschrift des Innenministeriums des Landes Nordrhein-Westfalen zum materiellen und organisatorischen Schutz von Verschlusssachen“ (VS-Anweisung -VSA-) vom 9. April 2001 (MBl. NRW. S. 666), in der jeweils geltenden Fassung, zu bestellen. Die oder der Beauftragte für den Geheimschutz hat in Angelegenheiten des Geheimschutzes ein unmittelbares Vortragsrecht bei der Behördenleitung. Bei allen Belangen des personellen und des materiellen Geheimschutzes ist die Mitzeichnung der oder des Beauftragten für den Geheimschutz einzuholen.

§ 22
Gleichstellungsbeauftragte

Die Behördenleitung bestellt eine Gleichstellungsbeauftragte und regelt deren Vertretung. Ihre dienstliche Stellung, Aufgaben und Rechte ergeben sich aus den §§ 15 bis 20 des Gesetzes zur Gleichstellung von Frauen und Männern für das Land Nordrhein-Westfalen (Landesgleichstellungsgesetz - LGG) vom 9. November 1999 (GV. NRW. S. 590) in der jeweils geltenden Fassung.

§ 23
Beauftragter des Arbeitgebers für Schwerbehindertenangelegenheiten bzw. Inklusionsbeauftragte oder Inklusionsbeauftragter des Arbeitgebers

Die Behördenleitung bestellt gemäß § 98 Sozialgesetzbuch - Neuntes Buch (SGB IX) vom 19. Juni 2001 (BGBl. I S. 1046) in der jeweils geltenden Fassung eine Beauftragte oder einen Beauftragten beziehungsweise ab dem 1. Januar 2018 gemäß § 181 Sozialgesetzbuch - Neuntes Buch (SGB IX) eine Inklusionsbeauftragte oder einen Inklusionsbeauftragten, der sie in Angelegenheiten schwerbehinderter Menschen verantwortlich vertritt.

§ 24
Innenrevisionen in den Zentralabteilungen

Die Leitungen der Innenrevisionen in den Zentralabteilungen berichten in allen Angelegenheiten der Korruptionsbekämpfung den Behördenleitungen unmittelbar; die Behördenleitungen können den Leitungen der Innenrevisionen in Bezug auf diese Angelegenheiten unmittelbare Weisungen erteilen.

Die Leitungen der Zentralabteilungen sind, soweit sie nicht bereits durch die Behördenleitungen oder die Leitungen der Innenrevisionen in den Zentralabteilungen vorab oder gleichzeitig unterrichtet worden sind, in beiden Fällen zum frühestmöglichen Zeitpunkt nachträglich zu unterrichten.

Für den Bereich der Innenrevisionen in den Zentralabteilungen können unmittelbare Vorgesetzte keine Weisungen erteilen, sich die Unterzeichnung einzelner Vorgänge vorbehalten oder durchlaufende Entwürfe abändern.

C
Geschäftsablauf

§ 25
Einhaltung des Dienstweges

(1) Um einen geordneten Geschäftsablauf zu gewährleisten, ist im Dienstverkehr der Dienstweg einzuhalten.

(2) Sind mehrere Stellen bei Erledigung einer Aufgabe betroffen, tauschen sie unmittelbar alle notwendigen Informationen aus. Solche Querinformationen sind nicht an den Dienstweg oder an Funktionsebenen gebunden. Sie sollen auf möglichst kurzem Weg den Empfänger erreichen. Dieser unterrichtet den Vorgesetzten oder die Beschäftigten, die diese Informationen zu ihrer Aufgabenerfüllung benötigen.

(3) Die Beschäftigten können sich in wichtigen persönlichen Angelegenheiten unmittelbar an die Behördenleitung sowie an andere Vorgesetzte wenden.

§ 26
Dienstsiegel

(1) Die Behördenleitung oder eine von ihr beauftragte Bedienstete oder ein von ihm beauftragter Bediensteter bestimmt, welche Beschäftigten ein Dienstsiegel führen; die Ermächtigung zur Siegelführung wird in schriftlicher Form erteilt. Der Kreis dieser Beschäftigten wird auf das unbedingt notwendige Maß beschränkt.

(2) Dienstsiegel werden fortlaufend nummeriert, in einer Liste erfasst und gegen Empfangsbescheinigung ausgehändigt.

(3) Dienstsiegel sind unter Verschluss aufzubewahren. Der Verlust eines Dienstsiegels ist unverzüglich anzuzeigen.

§ 27
Schriftgut, Archivgut

Die Verwaltung und Archivierung (Sammlung, Ordnung, Aufbewahrung und Archivierung) des Schriftgutes richtet sich nach der Aktenordnung für den Geschäftsbereich des Ministeriums für Inneres und Kommunales des Landes Nordrhein-Westfalen (AktO) vom 25. Juli 2016 (MBl. NRW. S. 476) und hierzu ergangenen ergänzenden Erlassen in der jeweils geltenden Fassung, der VS-Anweisung (MBl. NRW. S. 666) in der jeweils geltenden Fassung und dem Gesetz über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen (Archivgesetz Nordrhein-Westfalen - ArchivG NRW) vom 16. März 2010 (GV. NRW. S. 188) in der jeweils geltenden Fassung.

§ 28
Tagebuch, Vorgangsdokumentation

Zum Nachweis und zur Verwaltung von zu registrierenden Vorgängen sind Tagebücher zu führen. Tagebücher können elektronisch geführt werden. Aus den Tagebüchern muss erkennbar sein, welcher Stelle der Vorgang zur Bearbeitung zugeleitet worden ist.

§ 29
Nachrichten- und Postein- und -ausgang

(1) Eingänge werden grundsätzlich von der Poststelle beziehungsweise einer beauftragten Stelle entgegengenommen. Elektronische Eingänge sind wie sonstige Eingänge zu behandeln. Eingänge sind elektronisch weiterzuleiten, wenn für den Empfang elektronischer Post gesonderte Eingangsstellen bestimmt wurden. Beim Postversand ist vorrangig von der elektronischen Post Gebrauch zu machen, soweit nicht besondere Gründe entgegenstehen.

(2) Eingänge sind unverzüglich durchzusehen, mit dem Sichtvermerk sowie dem Datum zu versehen und der zuständigen Stelle zuzuleiten. Die zuständige Stelle ist dafür verantwortlich, dass Eingänge von Bedeutung den Vorgesetzten und unbeschadet der Auszeichnung weiteren betroffenen Stellen unverzüglich zur Kenntnis gelangen.

(3) Der Behördenleitung werden bedeutsame Eingänge von obersten Landes- und obersten Bundesbehörden sowie Schreiben von Abgeordneten unmittelbar zugeleitet. Ihr werden ebenfalls Beschwerden oder Eingänge von allgemeiner Bedeutung vorgelegt, in denen eine Antwort, Stellungnahme oder Entscheidung angemahnt wird.

(4) Für die formelle elektronische Kommunikation ist das dafür vorgesehene Nachrichtenübermittlungssystem zu nutzen. Die informelle Kommunikation erfolgt  innerhalb des CN-Pol grundsätzlich über Funktions-E-Mail Adressen. Werden Nachrichten innerhalb des CN-Pol ausnahmsweise an persönliche E-Mail-Adressen versandt, haben die Absender eine zeitgerechte Kenntnisnahme durch den Empfänger sicherzustellen.

(5) Einzelheiten der Behandlung von Ein- und Ausgängen sowie der elektronischen Kommunikation werden in Ergänzenden Ordnungen oder Besonderen Dienstanweisungen geregelt.

§ 30
Sicht- und Arbeitsvermerke

(1) Für Sicht- und Arbeitsvermerke benutzen

1.         die Behördenleitung den roten Farbstift,

2.         die allgemeine Vertretung der Behördenleitung im Vertretungsfall den grünen Farbstift,

3.         die Abteilungsleitungen den braunen Farbstift und

4.         die Dezernatsleitungen den lila Farbstift.

(2) Es bedeuten:

Strich mit Farbstift oder Namenszeichen	= Kenntnis genommen (Sichtvermerk)
+	= Vorbehalt der Unterzeichnung
z. U.	= Reinschrift mit Entwurf zur Unterzeichnung
v	= vor Abgang vorlegen
^	= nach Abgang vorlegen
bR	= bitte Rücksprache
bfR	= bitte fernmündliche Rücksprache
nR	= nach Rückkehr vorlegen
Eilt	= bevorzugt bearbeiten
Sofort	= vor allen anderen Sachen bearbeiten.

§ 31
Federführung

(1) In Angelegenheiten, die mehrere Aufgabengebiete berühren, ist die Stelle federführend, die nach dem Inhalt der Angelegenheit auf Grund des Geschäftsverteilungsplanes bei verständiger Würdigung überwiegend zuständig oder für die Gesamterledigung verantwortlich ist. Zweifel über die Federführung sind unverzüglich zu klären. Sie dürfen nicht zu einer Verzögerung in der Bearbeitung führen. Bis zur Klärung bleibt die mit der Angelegenheit zuerst befasste Stelle zuständig. Kommt eine Einigung nicht zustande, entscheidet die gemeinsam vorgesetzte Stelle.

(2) Die federführende Stelle beteiligt die anderen in Betracht kommenden Stellen. Sie bleibt für die Einhaltung von Fristen verantwortlich.

§ 32
Beteiligung

(1) Durch die Beteiligung im Wege der Mitzeichnung sowie der mündlichen oder schriftlichen Abstimmung übernehmen die beteiligten Stellen die Verantwortung für die sachgemäße Bearbeitung, soweit ihr Aufgabenbereich berührt ist.

(2) Das Ergebnis der mündlichen Abstimmung ist grundsätzlich festzuhalten. Eine schriftliche Abstimmung soll nur dann erfolgen, wenn die gebotene Gründlichkeit der Bearbeitung dies erfordert.

(3) Die federführende Stelle soll mit zu beteiligenden Stellen frühzeitig Kontakt aufnehmen, um deren Auffassung berücksichtigen zu können.

(4) Die beteiligten Stellen dürfen den Entwurf nur im Einverständnis mit der federführenden Stelle ergänzen und ändern. Abweichende Auffassungen sollen mit Änderungsvorschlägen verbunden sein. Ist ein Einvernehmen nicht zu erzielen, entscheidet die gemeinsam vorgesetzte Stelle.

§ 33
Beteiligung in Personalangelegenheiten

(1) Vor personellen Maßnahmen sind die Leitungen der betroffenen Abteilungen zu beteiligen. Soweit hierbei Äußerungen tatsächlicher Art abgegeben werden, die für die betroffenen Beschäftigten ungünstig sind oder nachteilig werden können, sind diese hierzu zu hören.

(2) Von einer Beteiligung kann abgesehen werden, wenn bei verständiger Würdigung der Umstände die Personalangelegenheit für die zu beteiligenden Vorgesetzten nicht von dienstlichem Interesse ist (zum Beispiel Gewährung von Vorschüssen, Beihilfen und Unterstützungen) oder die Beteiligung aus besonderen sachlichen Gründen nicht geboten erscheint.

§ 34
Rücksprachen

(1) Rücksprachen werden unverzüglich erledigt. Die Erledigung wird von der vorgesetzten Stelle, die die Rücksprache erbeten hat, auf dem Vorgang mit Namenszug und Datum vermerkt.

(2) Soll eine Rücksprache bei einer höheren als der unmittelbar vorgesetzten Stelle wahrgenommen werden, erhält die unmittelbar vorgesetzte Stelle durch die vorherige Information die Gelegenheit zur Teilnahme.

§ 35
Vermerke

(1) Mündliche und fernmündliche Rücksprachen, Anordnungen, Auskünfte und Hinweise werden, soweit sie für die Bearbeitung einer Angelegenheit von Bedeutung sein können, in einem Vermerk festgehalten.

(2) Zusammenfassende Vermerke sollen nur angefertigt werden, wenn sie zur Erleichterung der Geschäftsabläufe dienen, im Besonderen, wenn die Akten umfangreich sind oder ihr Inhalt schwierig oder unübersichtlich ist.

§ 36
Eingangsbestätigung, Zwischenbescheid,
Abgabenachricht

(1) Sobald sich übersehen lässt, dass die abschließende Bearbeitung von Vorgängen voraussichtlich mehr als einen Monat beanspruchen wird, ist eine Eingangsbestätigung oder ein Zwischenbescheid zu erteilen, der einen kurzen Hinweis auf die voraussichtliche Dauer der Bearbeitung enthalten soll.

(2) Wird die Sache an eine andere Stelle abgegeben, ist dies in der Regel dem Einsender mitzuteilen. Wird aus besonderem Anlass keine Abgabenachricht erteilt, ist die empfangende Stelle darauf hinzuweisen.

§ 37
Beschwerden und Eingaben

Der Eingang von Beschwerden und Eingaben ist immer zu bestätigen, die weiteren Vorgaben des § 36 gelten entsprechend. Eine Beschwerde ist grundsätzlich schriftlich zu bescheiden, auch wenn der Beschwerde abgeholfen wird; eine mündliche Erledigung ist durch Vermerk aktenkundig zu machen. Ist für die Bearbeitung einer Beschwerde eine andere Stelle zuständig, wird die Beschwerdeführerin oder der Beschwerdeführer hierüber im Wege der Abgabenachricht in Kenntnis gesetzt.

§ 38
Form und Sprache

(1) Form und Sprache sollen klar, eindeutig und allgemein verständlich sein. Von besonderen Ausnahmen abgesehen, werden Schreiben in der Ich-Form verfasst. Fachausdrücke und fachtypische Formulierungen sollen nur dann gebraucht werden, wenn sie wegen der Genauigkeit der Aussage erforderlich oder Inhalte nicht anders darzustellen sind. Abkürzungen werden, insbesondere bei Schreiben an Privatpersonen, nur dann verwandt, wenn sie allgemein gebräuchlich sind. Ansonsten sollen sie bei ihrer erstmaligen Verwendung in einem Schreiben wörtlich wiedergegeben werden.

(2) Im Schriftverkehr der Behörden und Einrichtungen untereinander finden die Zusätze „Frau” oder „Herr” in der Anschrift keine Verwendung. Anrede und Grußformel entfallen grundsätzlich, es sei denn, das Schreiben ist an die Leiterin oder den Leiter persönlich gerichtet.

(3) In Gesprächen mit und Schreiben an Privatpersonen soll auf die Form und Sprache besonders geachtet werden. Hierzu zählen auch die dem einzelnen Fall angemessenen Höflichkeiten und Grußformeln.

§ 39
Zeichnungsformen

(1) Es unterzeichnen

1. die Behördenleitung ohne Zusatz,

2. in Vertretung der Behördenleitung der Vertreter mit dem Zusatz „In Vertretung” und

3. alle sonstigen Zeichnungsbefugten mit dem Zusatz „Im Auftrag”.

(2) Die mit der Vertretung bei Abwesenheit der ständigen Funktionsinhaber beauftragten Beschäftigten zeichnen zusätzlich mit „i. V.” hinter ihrem Namen; dieser Zusatz wird bei Schriftverkehr nach außen nicht in die Reinschrift übernommen. Dies gilt nicht für den Vertreter in Wahrnehmung der Vertretung der Behördenleitung.

(3) Unter die Unterschrift werden der Name und die Amtsbezeichnung in Druckschrift gesetzt. Die Benutzung von Faksimilestempeln oder sonstigen Mitteln, die den Eindruck einer handschriftlichen Zeichnung vermitteln könnten, ist nicht gestattet.

(4) Folgende Reinschriften werden stets eigenhändig unterzeichnet:

1. Berichte an oberste Landesbehörden, soweit sie nicht z. B. auf elektronischem Wege übermittelt werden,

2. förmliche Urkunden und Vollmachten,

3. Rechtsmittelschriften und sonstige bestimmende Schriftsätze in Gerichts- und Disziplinarverfahren,

4. Kassenanweisungen und

5. Schreiben, bei denen die Unterzeichnung durch Rechtsvorschrift, Ergänzende Geschäftsordnung oder Besondere Dienstanweisung angeordnet oder dies nach Inhalt oder nach der Person der Empfängerin oder des Empfängers angebracht ist. Im Übrigen können Reinschriften beglaubigt werden.

D
Regelungen für innerdienstliche Abläufe

§ 40
Dienstbetrieb, Arbeitszeit, Erreichbarkeit

(1) Die Behördenleitung regelt Grundsätze der Arbeitszeiteinteilung und der Dienststunden nach Maßgabe der arbeitszeitrechtlichen Vorschriften. Regelungen über die flexible Arbeitszeit erfolgen durch Dienstvereinbarung.

(2) Die Behördenleitung regelt durch Dienstanweisung, in welchem Umfang und für welche Aufgaben außerhalb der regelmäßigen Dienstzeiten Dienstkräfte oder Organisationseinheiten erreichbar sein müssen.

(3) Regelungserfordernisse im Einzelfall durch die unmittelbaren Vorgesetzten bleiben davon unberührt.

§ 41
Dienstreisen

Dienstreisen müssen grundsätzlich vor ihrem Antritt schriftlich angeordnet oder genehmigt werden. Näheres regeln Dienstanweisungen.

§ 42
Urlaub, Arbeitsbefreiung

Urlaub, Sonderurlaub und Arbeitsbefreiung müssen vorher genehmigt, die Vertretung muss sichergestellt werden. Näheres regeln die Ergänzende Geschäftsordnung oder Besondere Dienstanweisungen.

§ 43
Erkrankung, Unfall, Fernbleiben vom Dienst aus sonstigen Gründen

(1) Wer dem Dienst fernbleibt, hat dies unter Angabe des Grundes und der voraussichtlichen Dauer der Abwesenheit der vorgesetzten Stelle unverzüglich anzuzeigen. Diese unterrichtet die für Personalangelegenheiten zuständige Stelle. Entsprechend wird bei der Rückmeldung verfahren.

(2) Für die Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung in Krankheitsfällen gelten die besonderen Regelungen des Beamtenrechts oder Tarifrechts.

(3) Dienstunfälle sind, auch wenn die oder der Beschäftigte dem Dienst nicht fernbleiben muss, unverzüglich auf dem Dienstweg der für Personalangelegenheiten zuständigen Stelle anzuzeigen.

§ 44
Teilnahme an Veranstaltungen, Fachbeiträge

(1) An Veranstaltungen und Fachtagungen nehmen Beschäftigte als Vertreter ihrer Behörde mit Zustimmung der Behördenleitung teil. Die Zustimmung kann allgemein erteilt werden. Die Entscheidungsbefugnis kann im Rahmen der Ergänzenden Geschäftsordnung anderen Führungskräften übertragen werden.

(2) Fachbeiträge von grundsätzlicher Bedeutung, die bei Veranstaltungen und Fachtagungen oder im Rahmen von Publikationen abgegeben werden sollen, sind mit der Behördenleitung abzustimmen, soweit sie nicht als persönliche Meinung gekennzeichnet sind. Im Übrigen gelten die besonderen Weisungen über die Repräsentation des Landes bei Veranstaltungen.

§ 45
Medienkontakte, Öffentlichkeitsarbeit

(1) Die Landesoberbehörden der Polizei richten Pressestellen ein.

(2) Auskünfte an sowie schriftliche Vereinbarungen mit Presse, Rundfunk oder Fernsehen bedürfen der Zustimmung der Behördenleitung oder der Pressestelle. Näheres wird in Dienstanweisungen geregelt.

(3) Öffentlichkeitsarbeit der Polizei dient dem Ziel, ein glaubwürdiges Bild der Polizei und ihrer Bediensteten zu vermitteln und das Vertrauen der Bevölkerung in polizeiliches Handeln zu stärken. Öffentlichkeitsarbeit ist im Rahmen der Aufgabenwahrnehmung Verpflichtung jedes Bediensteten der Behörde. Eine enge Zusammenarbeit mit der Pressestelle ist sicherzustellen.

E
Zusammenarbeit der Landesoberbehörden der Polizei,
Dienstverkehr mit den Kreispolizeibehörden

§ 46
Gegenseitige Information

Die Landesoberbehörden der Polizei unterrichten sich gegenseitig, wenn Aufgabenbereiche anderer Landesoberbehörden berührt sind oder künftig berührt sein können. Dies gilt insbesondere auch für Anlässe der Einsatzbewältigung, Gefahrenabwehr, Kriminalitätsbekämpfung und Verkehrsunfallbekämpfung, die ein sofortiges Handeln von Polizeibehörden erfordern. Die beteiligten Landesoberbehörden der Polizei prüfen die Angelegenheiten auf eigenen Handlungsbedarf.

§ 47
Dienstverkehr zwischen den Landesoberbehörden der Polizei

Für den Dienstverkehr zwischen den Landesoberbehörden der Polizei gilt § 25 Absatz 1 und 2 dieser Geschäftsordnung entsprechend.

§ 48
Abstimmung bei der Wahrnehmung von Aufsichtsaufgaben,
Dienstverkehr mit den Kreispolizeibehörden

In Angelegenheiten, in denen den Landesoberbehörden der Polizei in ihren Aufgabenbereichen gemäß §§ 13, 13a und 13b des Polizeiorganisationsgesetz vom 5. Juli 2002 (GV. NRW. S. 308, ber. S. 629) in der jeweils geltenden Fassung vom Aufsichtsaufgaben übertragen sind, stimmen sie sich bei der Wahrnehmung der Aufsichtsaufgaben über eine Federführung und einen einheitlichen Dienstverkehr mit den Kreispolizeibehörden ab, soweit die Aufgabenbereiche mehrerer Landesoberbehörden der Polizei berührt sind. In Eilfällen, insbesondere in den Bereichen der Einsatzbewältigung, Gefahrenabwehr und Kriminalitätsbekämpfung, die ein sofortiges Handeln erfordern, führen die Landesleitstelle des LZPD und der Dauerdienst des LKA diese Abstimmung herbei.

§ 49
Federführung und Beteiligung

Für die Federführung und Beteiligung in Angelegenheiten, die die Aufgabenbereiche mehrerer Landesoberbehörden der Polizei berühren, gelten die §§ 31 und 32 dieser Geschäftsordnung entsprechend.

F
Übergangsbestimmungen

§ 50
Inkrafttreten

Die Gemeinsame Geschäftsordnung für das Landesamt für Ausbildung, Fortbildung und Personalangelegenheiten, das Landeskriminalamt und das Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste der Polizei des Landes Nordrhein-Westfalen (GGO LOBPolNRW) tritt am Tag nach der Veröffentlichung in Kraft. Gleichzeitig zum Inkrafttreten tritt die Gemeinsame Geschäftsordnung für das Landesamt für Ausbildung, Fortbildung und Personalangelegenheiten, das Landeskriminalamt und das Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste der Polizei des Landes Nordrhein-Westfalen (GGO LOBPolNRW) vom 29. Juni 2007 (MBl. NRW. S. 576) außer Kraft.

Ministerium des Innern
des Landes Nordrhein-Westfalen

Im Auftrag

Dr.   L e s m e i s t e r

MBl. NRW. 2018 S. 46, geändert durch Runderlass vom 06.11.2018 (MBl. NRW. 2018 S. 626).