Todesbescheinigung
RdErl. d. Ministeriums für
Gesundheit, Soziales, Frauen und Familie
v. 25.7.2003 - III 7-0261.1 –

Nach § 13 des Bestattungsgesetzes (BestG NRW) vom 17. Juni 2003 (GV. NRW. S.  313) darf eine Leiche oder Totgeburt erst nach Einreichung der Todesbescheinigung gemäß § 9 BestG beim Standesbeamten und nach Registrierung des Sterbefalles bestattet werden.

1
Allgemeines

1.1
Die Todesbescheinigung (selbstdurchschreibender Vordrucksatz)1)^{, 2)} besteht aus dem Nichtvertraulichen (Blatt 1) und dem Vertraulichen (Blätter 2 bis 5) Teil. Hinweise für die Ärztin und den Arzt zur Ausfüllung befinden sich in oder auf dem Sammelumschlag des Verlags, der alle Unterlagen enthält – (Anlage) -.

Die Todesbescheinigung muss die nach § 37 des Personenstandsgesetzes zur Eintragung in das Sterbebuch für den Standesbeamten und die für die Bestattung erheblichen Angaben enthalten. Der Vertrauliche Teil enthält über die für die Identifikation der oder des Verstorbenen erforderlichen Angaben hinaus die ärztlichen Eintragungen über die Todesursache.

1.2
Der Nichtvertrauliche Teil der Todesbescheinigung (Blatt 1) ist für das Standesamt und zur Weiterleitung an die untere Gesundheitsbehörde bestimmt. Er bleibt unverschlossen, damit die Hinterbliebenen und Bestattungsbeauftragten die nichtvertraulichen Angaben einschließlich etwaiger Warnhinweise zum Umgang mit der Leiche einsehen können.

1.3
Der im entsprechend gekennzeichneten Umschlag verschlossene Vertrauliche Teil (Blätter 2 bis 4) der Todesbescheinigung darf nur durch die Amtsärztin und den Amtsarzt und dazu beauftragte Bedienstete eröffnet und nur im Rahmen der gesetzlichen Aufgaben der Behörde verwendet werden.

1.4
Blatt 5 der Todesbescheinigung verbleibt bei der ausstellenden Ärztin oder beim ausstellenden Arzt.

2
Anzeige und Beurkundung des Sterbefalles

2.1
Nach Ausfüllung der Todesbescheinigung legt die Ärztin/der Arzt die Blätter 2 bis 4 so in den Umschlag für den Vertraulichen Teil ein, dass in dem Datenfeld für Vermerke des Standesbeamten (überschrieben: "Untere Gesundheitsbehörde ...") rechts oben auf dem Formularsatz die vom Standesbeamten einzusetzenden Angaben durch die im Umschlag vorgesehene Öffnung eingetragen werden können.

Den zur Anzeige des Sterbefalles verpflichteten Personen händigt die Ärztin/der Arzt sowohl im dafür vorgesehenen unverschlossenen Umschlag den Nichtvertraulichen (Blatt 1) als auch im entsprechenden verschlossenen Umschlag den Vertraulichen Teil (Blätter 2 bis 4) der Todesbescheinigung zur Einreichung beim Standesbeamten aus. Nach Beurkundung und Eintragung der Standesamtsbezeichnung und Sterbebuchnummer auf Blatt 1 sowie nach Vermerk der Standesamtsbezeichnung und Sterbebuch- oder Vormerklistennummer durch die hierzu vorgesehene Öffnung des Umschlags auf dem Vertraulichen Teil übersendet der Standesbeamte die Todesbescheinigung - Blatt 1 sowie im ungeöffneten Umschlag die Blätter 2–4  - unverzüglich der für den Sterbeort bzw. Auffindeort der Leiche zuständigen unteren Gesundheitsbehörde.

Die untere Gesundheitsbehörde nimmt Blatt 1 zu Blatt 2 (und überträgt Standesamtsbezeichnung und Sterbebuchnummer auf die Blätter 2 bis 4, sollten diese Angaben fehlen).

2.2
Kann die leichenschauende Ärztin/der leichenschauende Arzt den Vertraulichen Teil noch nicht ausfüllen (z.B. weil ein Obduktionsbefund erwartet wird), händigt sie/er den zur Anzeige des Sterbefalles verpflichteten Personen nur Blatt 1 zur Einreichung beim Standesbeamten aus. Nach Eintragung der Standesamtsbezeichnung und der Sterbebuch- oder Vormerklistennummer leitet der Standesbeamte das Blatt der unteren Gesundheitsbehörde zu.

Die Ärztin/der Arzt vervollständigt, sobald möglich, den Vertraulichen Teil. Hat sie/er hierfür die Obduktion veranlasst, vermerkt sie/er deren Ergebnis im Vertraulichen Teil der Todesbescheinigung, kreuzt in diesem Teil in Angabe 24 das Feld "ja" und in Angabe 25 das Feld "nein" an (alternativ kann sie/er den Befund der Obduzentin/des Obduzenten auf einem von dieser/diesem ausgefüllten und unterschriebenen Formular "Todesbescheinigung NRW" (Blätter 2 ff.) der selbstausgestellten Todesbescheinigung als Anlage beifügen und muss in diesem Fall in Angaben 24 und 25 des Vertraulichen Teils die "ja"-Felder ankreuzen). Der Vertrauliche Teil wird von der Ärztin/vom Arzt verschlossen und unmittelbar der unteren Gesundheitsbehörde übersandt. Diese überträgt die Standesamtsbezeichnung und die Sterbebuchnummer aus Blatt 1 auf die ihr nun zugegangenen Blätter 2 bis 4.

2.3
In den Fällen, in denen eine schnelle und zeitnahe Übermittlung der vollständigen Todesbescheinigung vom Standesbeamten an das Gesundheitsamt aus organisatorischen Gründen (insbesondere bei Sammelpostverfahren innerhalb der Kreisverwaltung oder bei zeitaufwändigem Weiterversand über die Deutsche Post) nicht sichergestellt werden kann, darf abweichend von Nr. 2.1 Absatz 2 Satz 2 und Nr. 2.2 Absatz 1 Satz 2 das Bestattungsunternehmen die Todesbescheinigung nach der Eintragung durch den Standesbeamten der unteren Gesundheitsbehörde überbringen.

Dadurch wird eine rechtzeitige und vollständige Unterrichtung der unteren Gesundheitsbehörde bei räumlich dezentral organisierten Kommunalverwaltungen erleichtert, soweit die Behörde dies nicht selbst im erforderlichen Zeitraum gewährleisten kann.

Ich empfehle, die örtlichen Bestattungsunternehmen auf diese Möglichkeit aufmerksam zu machen und mit ihnen Verfahrensabsprachen zu treffen, soweit zweckdienlich.

Soweit die Verwaltungen der Friedhöfe und/oder der Feuerbestattungsanlagen Einblick in den nichtvertraulichen Teil der Todesbescheinigung wünschen, empfehle ich ergänzend den Hinweis an die Bestatter,

- entweder das Original des nichtvertraulichen Teils vor Einreichung der vollständigen Todesbescheinigung beim Standesbeamten oder, wenn sie auch die Übermittlung an die untere Gesundheitsbehörde übernehmen, spätestens vor Abgabe bei dieser Behörde

- oder einen zur Bestätigung mit dem Firmenstempel des Bestatters versehenen Abdruck des nichtvertraulichen Teils vor oder nach Einreichung des Originals beim Standesbeamten bzw. vor oder nach Abgabe des Originals bei der unteren Gesundheitsbehörde

unverzüglich der Verwaltung des Friedhofs bzw. der Feuerbestattungsanlage vorzulegen.

2.4

Kann der Sterbefall vorerst nur in das Verzeichnis der angezeigten Sterbefälle eingetragen, aber noch nicht im Sterbebuch beurkundet werden, so übersendet der Standesbeamte - nachdem er

- einen Abdruck des Blattes 1 erstellt,

- die Standesamtsbezeichnung und die Vormerklistennummer auf Blatt 1 vermerkt und

- diese Daten zusätzlich durch die im verschlossenen Umschlag vorgesehene Öffnung auf den Blättern 2-4 eingetragen hat (vgl. Nr. 2.1) -

die Todesbescheinigung (Blatt 1 sowie im verschlossenen Umschlag die Blätter 2 bis 4) unverzüglich und nach Beurkundung des Sterbefalles den von ihm erstellten Abdruck des Blattes 1, sobald auf diesem die Sterbebuchnummer eingetragen worden ist, an die untere Gesundheitsbehörde. Diese überträgt die Sterbebuchnummer auf die Blätter 2-4.

2.5
Die untere Gesundheitsbehörde vernichtet die Blätter 3 der verstorbenen Personen mit Wohnsitz außerhalb Nordrhein-Westfalens (vgl. auch Nr. 4.1).

3
Prüfung durch die untere Gesundheitsbehörde

3.1
Die untere Gesundheitsbehörde überprüft die Lesbarkeit der Diagnose und stellt sie erforderlichenfalls her; sie prüft, ob Anhaltspunkte für die Annahme eines Todes aus nicht natürlicher Ursache bestehen. In einem solchen Fall sind unverzüglich zu benachrichtigen die Kreispolizeibehörde und der Standesbeamte, der ggf. eine Berichtigung des Sterbebuches zu veranlassen hat.

Veranlasst die untere Gesundheitsbehörde im Einzelfall, z.B. aufgrund des Infektionsschutzgesetzes, eine Obduktion, so stellt sie sicher, dass deren Ergebnisse auf den Blättern 2 bis 4 der Todesbescheinigung (Angaben 15 bis 19, 22 und 23) eingetragen oder dass die einzelnen Blätter des vom Obduzenten verwendeten Todesbescheinigungs-Formulars (Obduktionsergebnis) fest mit den entsprechenden Blättern der ursprünglichen ärztlichen Todesbescheinigung verbunden werden (auf Nr. 2.5 wird verwiesen).

3.2
Ein Leichenpass darf erst nach Vorliegen der Bescheinigung der unteren Gesundheitsbehörde über die ärztliche Leichenschau - Anlage 1 (zu § 15) BestG NRW - ausgestellt werden.

4
Statistische Auswertungen

4.1
Die für den Sterbe- bzw. Auffindeort der verstorbenen Person zuständige untere Gesundheitsbehörde leitet die Blätter 3, soweit die Verstorbenen ihren ersten Wohnsitz zuletzt im Regierungsbezirk Münster hatten, dem Krebsregister (siehe Nr. 4.2) zu. Die Blätter 3 der Verstorbenen mit sonstigem ersten Wohnsitz in Nordrhein-Westfalen sowie die nach Bearbeitung vom Krebsregister zurückerhaltenen Blätter 3 übersendet sie gesammelt der für den jeweiligen ersten Wohnsitz in Nordrhein-Westfalen zuständigen unteren Gesundheitsbehörde; sie dürfen nur von Beauftragten dieser Behörde eingesehen werden.

Die Blätter 3 werden jeweils am 10.01. und am 10.07. des Jahres den unteren Gesundheitsbehörden des ersten Wohnsitzes in Nordrhein-Westfalen (soweit nicht Sterbe- oder Auffindeort) übersandt.

4.2
Das nach § 15 Gesundheitsdatenschutzgesetz NRW – SGV. NRW.21260 - eingerichtete Krebsregister erhält Blatt 3 der Todesbescheinigung für die Dauer längstens eines Monats. Zur Zeit ist Krebsregister gemäß Satz 1 lediglich das Epidemiologische Krebsregister für den Regierungsbezirk Münster. Jede untere Gesundheitsbehörde erteilt dem Krebsregister erbetene weitere Auskünfte aus dem Nichtvertraulichen Teil der Todesbescheinigung.

4.3
Die Blätter 4 der Todesbescheinigung werden von der unteren Gesundheitsbehörde monatsweise gesammelt und bis zum 10. des Folgemonats dem Landesamt für Datenverarbeitung und Statistik Nordrhein-Westfalen zugeleitet. Dort werden sie nach ICD-Codierung und nach Übernahme der für die Todesursachenstatistik erforderlichen Daten vernichtet.

4.4
Bei Transport und Postversand von Ausfertigungen der Todesbescheinigung ist durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass ein Zugriff Unbefugter nicht erfolgen kann (z.B. Transport in versiegeltem Umschlag durch Boten, Postversand als Einschreiben, Paket mit Rückschein).

5
Aufbewahrung und wissenschaftliche Auswertung

5.1
Die bei den unteren Gesundheitsbehörden verbleibenden Blätter 1 und 2 der Todesbescheinigung sind 10 Jahre aufzubewahren. Die darin enthaltenen personenbezogenen Angaben unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht.

5.2
Für die Übermittlung von Daten aus Todesbescheinigungen über die in Nummer 4 genannten Zwecke hinaus an Dritte und zu Forschungszwecken sind die Vorschriften des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen - DSG NRW – (Bekanntmachung vom 9. Juni 2000 (GV. NRW. S. 542)), in der jeweils geltenden Fassung - SGV. NRW. 20061 - entsprechend anzuwenden.

5.3
Von der Herausgabe der Original-Todesbescheinigungen ist grundsätzlich abzusehen.

6
Übergangsregelung

Bis zum 31. März 2004 dürfen sowohl die bisherigen als auch die neuen Vordrucksätze verwendet werden.

7
In-Kraft-Treten

Dieser Runderlass tritt am 1.10.2003 in Kraft; gleichzeitig tritt der RdErl. d. Ministeriums für Frauen, Jugend, Familie und Gesundheit v. 20.6.2001 (SMBl. NRW. 2127) außer Kraft.

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1) ⁾Zu beziehen bei Carl Link Verlag/DKV, Kolpingstr. 10, 96317 Kronach; W. Kohlhammer Deutscher
Gemeindeverlag GmbH, 70549 Stuttgart; Verlag für Standesamtswesen, Postfach 10 15 44, 60015 Frankfurt; WWF Druck + Medien GmbH, Am Eggenkamp 37-39, 48268 Greven; Behördenverlag Jüngling gbb GmbH & Co. KG, Weihenstephaner Str. 1, 85716 Unterschleißheim.

2) Die "Technischen Hinweise für den Druck" werden zur Platzersparnis nicht veröffentlicht; sie sind beim
Ministerium für Gesundheit, Soziales, Frauen und Familie erhältlich.

MBl. NRW. 2003 S. 997