Historische SMBl. NRW.
Historisch: Verteidigungslasten Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung von Akten, Listen und sonstigem Schriftgut im Bereich der Verteidigungslastenverwaltung
Historisch:
Verteidigungslasten Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung von Akten, Listen und sonstigem Schriftgut im Bereich der Verteidigungslastenverwaltung
247. Ergänzung - SMB1. NRW. - (Stand 15. 1. 2000 = MBl. NRW. Nr. 2 einschl.)
23.4.81(1)
Verteidigungslasten
Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung von Akten, Listen und sonstigem Schriftgut im Bereich der Verteidigungslastenverwaltung
221
RdEri. d. Finanzministers v. 23.4.1981 - O 1942 - l - III C 4 ')
Für die Behörden der mittleren und unteren Verwaltungsstufe der Verteidigungslastenverwaltung sowie für die Kassen im Bereich der Verteidigungslastenverwaltung im Lande Nordrhein-Westfalen werden die Bestimmungen über die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung von Akten, Listen und sonstigem Schriftgut wie folgt neu gefaßt ,
Für die verschiedenen Aktengruppen gelten folgende Aufbewahrungszeiten:
Bezeichnung der Akten 2.1 Beschlfügte bei den StreltkriUten
2.1.1 Personalakten einschließlich Verdienstnachweiskarten zur Gruppenversicherung
2.1.1.1 bei Ausscheiden
2.1.1.2 bei Tod
2.12 Akten aus dem Bereich des Arbeite- und Sozialrechts - ' • •
2.1.2.1 Akten von Verfahren, die nicht zu einem Rechtsstreit geführt haben
Prozeßakten
2.1.3 Lohnstammkarten bzw. die entsprechenden ' ADV-Unterlagen
2.1.4 monatliche Lohnzusammenstellungen bzw. die entsprechenden ADV-Unterlagen
2.1.5. . Anordnungsunterlagen (Zeit- und Anwesenheitslisten, sonstige Nachweise)
2.1.5.1 für Lohnzahlungen
2.1J5.2 für Reisekosten
2.1.3.3 für Erstattung geltend gemachter Barausgaben
2.14 Löhnpfändungsunterlagen
2.1.7 Abstimmungsberichte an die Streitkräfte
2.1.8 Akten aus dem Bereich TV Soziale Sicherung (TASS)
2.1.8.1 Personalakten-TASS
2.1.8.2 Jahres-TASS-Konten bzw. die entsprechenden ADV-Unterlagen
2.1.8.3 monatliche Überbrückungsbeihilfen-Zusam-menstellungen bzw. die entsprechenden ADV-Unterlagen
Aulbewahrungszelt
3 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Arbeitnehmer ausgeschieden ist
3 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Arbeitnehmer verstorben ist
5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das* Verfahren abgeschlossen worden ist
30 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Verfahren durch Urteil oder Vergleich rechtskräftig abgeschlossen oder auf andere' Weise erledigt worden ist
7 Jahre-nach Ablauf des Kalenderjahres, für das die Stammkarte geführt worden oder in dem die letzte Eintragung erfolgt ist
6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie erstellt wurden
2 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Zahlung erfolgt ist
5 Jahre jiach Ablauf der Verpflichtungen als Drittschuldner
2 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, für die sie erstellt worden sind
3 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der ausgeschiedene Arbeitnehmer zuletzt dem Grunde nach anspruchsberechtigt war
entsprechend Nr. 2.1.3 entsprechend Nr. 2.1.4
') MBl NW 1981 S 885 geändert durch RdEri. v. 7.7.1986 (MBl. NW. 1986 S. 1010), 9. 9.1987 (MBl. NW. 1987 S. 1464), 27.3.1996 (MBl. NW. 19% S. 606), 2.12.1999 (MBl. NRW. 2000 S. 10).
23.4.81 (1) 247. Ergänzung - SMB1. NRW. - (Stand 15. 1. 2000 = MBl. NRW. Nr. 2 einschl.) Bezeichnung der Akten . Aufbewahrungszelt
22 Besatxungs-, Suuonienmgs- und Truppenschäden sowie Überlassung von Liegenschaften
22.1 Personenschäden
22.1.1 Entschädigungseinzelakten (einschl. Härteaus- 30 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in wel-gleichsakten) chemdie^ Ansprüche endgültig abgewickelt worden
sind (durch Bescheid, Entschließung, rechtskräftiges Urteil); sind Entschädigungsrenten gezahlt worden, frühestens 5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres der letzten Zahlung
entsprechend Nr. 2.122
2.2.1.2 Prozeßakten
222 . Sachschäden (einschl. Belegungsschäden und irreguläre Requisitionen)
222.1- Entschädigungseinzelakten
2222 Prozeßakten ~
223 Manöverschäden
2.2.3.1 Entschädigungseinzelakten (Normalverfahren)
2232 Prozeßakten
2233 Entschädigungseinzelakten (vereinfachtes Verfahren)
2.2.3.4 Manöverankündigungen, soweit keine Manöverschäden'geltend gemacht werden
2.2.4 Leistungen im Zusammenhang mit der Überlassung von Sachen zur Nutzung (einschl. Nutzungsverträge) -
22,4.1 Einzelakten
22.42 Prozeßakten
2.3' Lieferungen und Leistungen, Bundesdarlehen
2.3.1 Lieferungen und Leistungen an die Besatzungsoder Stationierungsstreitkräfte (einschl. Akten über Beschwerdefälle, jedoch außer Bauakten)
232 . Bundesdarlehen
Einzelakten .
6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die Ansprüche endgültig und ohne Vorbehalt abgewickelt worden sind
entsprechend Nr. 2.122
6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die Ansprüche endgültig und ohne Vorbehalt abgewickelt worden sind
entsprechend Nr. 2.122
2 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die Ansprüche endgültig und ohne Vorbehalt abgewickelt worden sind
2 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Anmeldefrist abgelaufen ist .
5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in welchem sämtliche Ansprüche aus der Inanspruchnahme oder dem Nutzungsverhältnis endgültig abgewickelt worden sind
entsprechend Nr. 2.122
5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Verfahren endgültig abgeschlossen worden ist
5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Darlehen getilgt worden ist
2.4 ADV-Unterlagen
Die Aufbewahrungszeiten .gelten auch für Mikrofilme und ADV-Speichermedien sowie für die zu ihrem Verständnis notwendigen Unterlagen (z. B. Dokumentationen, Programme).
3 Für die bei den Kassen (Regierungshaupt-, Stadt- und Kreiskassen) im Bereich Verteidigungslasten anfallenden Unterlagen finden die entsprechenden Aufbewahrungsbestimmungen des Landes Anwendung. Für die Kassen der Kreise und kreisfreien Städte wird zugelassen: daß sie insoweit die für sie zutreffenden kommunalen Aufbewahrungsbestimmungen anwenden.
3.1 Diese Regelung findet Anwendung für '•
- Kassenbücher und Rechnungsunterlagen, die auf Grund von Zahlungen aus Heimatmitteln der ausländischen Streitkräfte anfallen,
- Kassenbücher und Rechnungsbelege, die die (früher vorgenommene) Verausgabung von Bundesmitteln betreffen.
144. Ergänzung - SMB1. NW. - (Stand 1. 7. 1981 = MBl. NW. Nr. 54 einschl.) 23. 4. 81 (2)
4 Die Akten sind nach Ablauf der Aufbewahrungszeiten auszusondern. OO1
4.1 Über die ausgesonderten Akten sind Aussonderungslisten zu erstellen. Die Aussonderungslisten sollen Angaben über Aktenzeichen, Inhaltsbetreff, Anzahl der Aktenbände, zeitliche Abgrenzung (Jahresgrenzen) des Akteninhalts, Bemerkungen enthalten.
42 Zur Ersparung von Verwaltungsarbeit kann für Akten mit einer Aufbewahrungszeit von 5 Jahren und weniger sowie für Akten, die - weil nicht archivwürdig - den Staatsarchiven nicht anzubieten sind, der Verbleib in einfacher Form (z. B. durch Aktenvermerk) und unter summarischen Inhaltsbezeichnungen festgehalten werden.
4.3 Von den ausgesonderten Akten sind den Staatsarchiven archivwürdige Akten zur Übernahme anzubieten. Nur die Aktengruppen unter Nr. 22 und Nr. 2.3 kommen als archivwürdig in Betracht. Die Entscheidung über die Archivwürdigkeit treffen die Staatsarchive. Einzelheiten des Anbiete- und Abgabeverfahrens sind zwischen den Behörden der Verteidigungslastenverwaltung und dem jeweils zuständigen Staatsarchiv zu vereinbaren. Zuständige Archive sind für die Regierungsbezirke Düsseldorf und Köln das Nordrhein-Westfälische Hauptstaatsarchiv in Düsseldorf, für die Regierungsbezirke Arnsberg und Münster das Nordrhein-Westfälische Staatsarchiv Münster, für den Regierungsbezirk Detmold das Nordrhein-Westfälische Staatsarchiv Detmold.
5 Ausgesonderte Akten, die nicht ah die Staatsarchive abgegeben werden, sind ordnungsgemäß zu vernichten.
6 Die vorstehenden Regelungen gelten auch für die nach Aufgabenübertragung oder Dienststellenauflösung den Behörden verbliebenen Akten. Aussonderung und Vernichtung dieser Akten obliegen den neu zuständigen Behörden.
7 entfallen; Aufhebungsvorschrift
8 Dieser RdEri. ergeht im Einvernehmen mit dem Kultusminister.
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