Benachrichtigung in Nachlasssachen

AV d. Justizministeriums - 3804 - I. 5 - u. RdErl. d. Innenministeriums - 14-38.01.04-1.1 -
v.15.6.2010

I.
Benachrichtigung des Standesamts von
der Verwahrung einer Verfügung von Todes wegen

1

1.1
Die Notarin oder der Notar, vor der bzw. dem ein Testament errichtet wird, vermerkt auf dem Umschlag, in dem das Testament gemäß § 34 des Beurkundungsgesetzes zu verschließen ist, die folgenden Angaben:

1.1.1
den Geburtsnamen, die Vornamen und den Familiennamen der Erblasserin oder des Erblassers,

1.1.2
den Geburtstag und den Geburtsort; zusätzlich - soweit nach Befragen möglich - die Postleitzahl des Geburtsortes, die Gemeinde und den Kreis, das für den Geburtsort zuständige Standesamt und die Geburtenregisternummer,

1.1.3
die Art der Verfügung von Todes wegen, das Datum der Inverwahrnahme und die Geschäftsnummer bzw. die Urkundsnummer der verwahrenden Stelle.

1.2
Die Angaben zu Nr. 1.1.1 bis 1.1.3 vermerkt auch

a)    die Notarin oder der Notar, vor der bzw. dem ein Erbvertrag geschlossen wird (§ 2276 BGB), es sei denn, die Vertragsschließenden haben die besondere amtliche Verwahrung ausgeschlossen (§ 34 Absatz 2 des Beurkundungsgesetzes)

sowie

b)   die Rechtspflegerin oder der Rechtspfleger bzw. ggf. die Urkundsbeamtin oder der Urkundsbeamte der Geschäftsstelle, die bzw. der ein eigenhändiges Testament in besondere amtliche Verwahrung nimmt (§ 2248 BGB).

1.3
Für den Umschlag soll ein Vordruck nach Anlage 1 verwendet werden.

1.4
Wird ein Erbvertrag zwischen Personen, die nicht Ehegatten oder Lebenspartner sind, in Verwahrung genommen, sind die auf die Ehegatten- oder Lebenspartnereigenschaft hinweisenden Textteile des Vordrucks entsprechend zu ändern. Die Umschläge werden mindestens an drei Stellen des unteren Randes durch Heftung oder in anderer Weise dauerhaft miteinander verbunden. Um zu verhüten, dass die Verfügung von Todes wegen hierbei beschädigt wird, sollen die Umschläge vor dem Einlegen der Verfügung zusammengeheftet werden. Die Verfügung von Todes wegen ist in den obersten Umschlag zu legen; dieser ist zu versiegeln.

Sofern an einer Verfügung von Todes wegen mehr als zwei Personen als Erblasserinnen oder Erblasser beteiligt sind, ist für die dritte und jede weitere Person ein besonderer Umschlag zu verwenden.

1.5
Die Angaben zu Nr. 1.1.1 bis 1.1.3 vermerkt das Gericht in den Akten, wenn vor Gericht ein Erbvertrag in einem gerichtlichen Vergleich errichtet wird oder sonstige Erklärungen in den gerichtlichen Vergleich aufgenommen werden (§ 127a BGB), nach deren Inhalt die Erbfolge geändert wird.

2

2.1
Für die Benachrichtigung der Standesämter ist ein (mit der Schreibmaschine oder automationsunterstützt auszufüllender) Vordruck in hellgelber Farbe und einer Papierstärke von 130 g/m², mindestens aber 120 g/m² nach der Anlage 2 a/2 b zu verwenden. In der Anschrift ist das Standesamt möglichst genau zu bezeichnen.

2.2
Für die Benachrichtigung der Hauptkartei für Testamente bei dem Amtsgericht Schöneberg in Berlin ist ein Vordruck im Format DIN A 4 nach Anlage 2 c als Beleg für eine automationsgestützte Erfassung zu verwenden; hierfür sollte Papier der Papierstärke 80 g/m² verwendet werden. Der Vordruck wird nach der Erfassung der Daten vernichtet.

3

3.1
Das Standesamt versieht die ihm gemäß Nr. 2.1 zugehenden Verwahrungsnachrichten in der rechten oberen Ecke mit fortlaufenden Nummern und reiht sie nach dieser Nummernfolge in das Testamentsverzeichnis ein. Sobald die Zahl 100 000 erreicht ist, beginnt eine neue Reihe, die sich von der vorhergehenden durch Beifügung der Buchstaben A, B usw. unterscheidet.

3.2
Über das Vorliegen einer Verwahrungsnachricht und ihre Nummer ist ein gesonderter Hinweis in das Geburtenregister einzutragen. Wird der Vermerk über eine Verwahrungsnachricht in ein papiergebundenes Geburtenregister eingetragen, ist die Nummer der Verwahrungsnachricht am unteren Rand des Geburtseintrags der Erblasserin oder des Erblassers zu vermerken.

3.3
Erhält das Standesamt weitere Verwahrungsnachrichten, die den gleichen Geburtseintrag betreffen, so sind sie mit der ersten Verwahrungsnachricht fest zu verbinden; die weiteren Nachrichten erhalten keine besondere Nummer. Der Vermerk im Geburtenregister bleibt unverändert.

3.4
Wird dem Standesamt mitgeteilt, dass eine Verwahrungsnachricht gegenstandslos ist, so ist die Verwahrungsnachricht besonders abzulegen. Der Vermerk im Geburtseintrag ist zu streichen bzw. zu löschen, wenn keine weiteren Verwahrungsnachrichten vorliegen.

3.5
Erhält das Standesamt eine Verwahrungsnachricht, die eine Erblasserin oder einen Erblasser betrifft, deren bzw. dessen Geburt nicht in seinem Geburtenregister beurkundet ist, so hat es die Verwahrungsnachricht an das zuständige Standesamt weiterzuleiten oder, falls dieses sich nicht aus der Verwahrungsnachricht ergibt, an die absendende Stelle zurückzugeben. Betrifft die Verwahrungsnachricht in seinem Standesamtsbezirk Geborene, deren Geburt es nicht beurkundet hat, so hat das Standesamt die Verwahrungsnachricht an das Amtsgericht Schöneberg in Berlin (Hauptkartei für Testamente) weiterzuleiten. Von der Weiterleitung nach Satz 1 und 2 ist die absendende Stelle zu unterrichten. Diese hat die Nachricht an die Verfügung von Todes wegen oder an ein angefertigtes Vermerkblatt zu heften.

4
Das Amtsgericht Schöneberg erfasst die ihm gemäß Nr. 2.2 zugehenden Nachrichten in der nach Geburtsnamen, Vornamen und Geburtsdatum der Erblasserinnen und Erblasser geordneten Hauptkartei für Testamente.

II.
Benachrichtigung des Gerichts
oder der Notarin bzw. des Notars vom Tode
der Erblasserin oder des Erblassers

1

1.1

Wäre die Mitteilung über den Sterbefall (§ 42 Absatz 2 der Verordnung zur Ausführung des Personenstandsgesetzes (PStV)) an ein inzwischen aufgehobenes Gericht oder Staatliches Notariat oder an eine namentlich bezeichnete Notarin bzw. einen namentlich bezeichneten Notar zu senden und ist bekannt, dass diese Dienststelle aufgehoben ist oder die Notarin oder der Notar aus dem Amt geschieden ist, oder kommt die an die Dienststelle oder das Notariat gerichtete Sterbefallnachricht als unzustellbar zurück, so ist sie an das Amtsgericht zu richten, in dessen Bezirk der Sitz der aufgehobenen Dienststelle (Gericht, Staatliches Notariat) oder der Amtssitz der Notarin oder des Notars gelegen war.

1.2
Ist das Testamentsverzeichnis vernichtet, sind die Geburtenregister aber erhalten geblieben, ist die Mitteilung über den Sterbefall dem für den letzten Wohnsitz der verstorbenen Person zuständigen Nachlassgericht zu übersenden.

1.3
Für die Benachrichtigung soll grundsätzlich ein Vordruck nach Anlage 3 verwendet werden; die persönlichen Daten können auch durch einen auf der Vordruckrückseite abgelichteten Auszug aus dem Sterbeeintrag übermittelt werden. Die Benachrichtigung ist zu unterschreiben. Das Standesamt vermerkt auf der Verwahrungsnachricht den Tag des Abgangs der Mitteilung über den Sterbefall; bei erneuter Absendung einer als unzustellbar zurückgekommenen Nachricht ist der Vermerk zu ändern.

1.4
Sofern die Möglichkeit besteht, kann die Hauptkartei für Testamente bei dem Amtsgericht Schöneberg in Berlin die Benachrichtigung im Wege der automatisierten Datenverarbeitung erstellen und per Fernkopie weiterleiten. In diesen Fällen ist die Benachrichtigung mit dem Gerichtssiegel zu versehen; einer Unterschrift bedarf es dann nicht. Die Mitteilung über den Sterbefall wird im Falle der automatisierten Erfassung der Daten vernichtet. Gleiches gilt für die Sterbefallmitteilungen, bei denen sich bei Überprüfung des Datensatzes keine Eintragung ergibt.

2

2.1
Die benachrichtigte Stelle verfährt nach den Vorschriften der §§ 2259, 2300 Absatz 1 BGB, 348, 350 FamFG.

2.2
Geht bei einem Gericht, das nicht Nachlassgericht ist (beispielsweise bei dem Amtsgericht, bei dem sich eine Verfügung von Todes wegen in besonderer amtlicher Verwahrung oder gemäß § 349 Absatz 2 FamFG, § 2300 Absatz 1 BGB bei den Nachlassakten eines vorverstorbenen Ehegatten oder Lebenspartners befindet, oder bei dem Gericht, in dessen Akten eine Erklärung enthalten ist, nach deren Inhalt die Erbfolge geändert wird), eine Sterbefallnachricht ein, so benachrichtigt es unverzüglich das Nachlassgericht vom Eingang der Mitteilung über den Sterbefall und vom Vorhandensein einer Verfügung von Todes wegen, sofern die Verfügung von Todes wegen oder die Erklärung, nach deren Inhalt die Erbfolge geändert wird, dem Nachlassgericht nicht sofort übersandt werden können.

2.3
Erhält ein Amtsgericht eine Nachricht nach der vorstehenden Nr. 1.1 und werden die in Betracht kommenden Akten der aufgehobenen Dienststelle oder der Notarin oder des Notars nicht von diesem Amtsgericht verwahrt, so leitet es die Nachricht an das aktenverwahrende Gericht oder an diejenige Stelle weiter, bei der die Akten verwahrt werden.

3
Das Amtsgericht Schöneberg in Berlin gibt in entsprechender Anwendung der vorstehenden Nr. 1 der verwahrenden Stelle von dem Sterbefall Nachricht.

III.
Ausführung von § 9 Absatz 3 Satz 3 Testamentsverzeichnis-
Überführungsgesetz (TÜVG)

1
Mitteilungen der Geburtsstandesämter nach § 57 Absatz 1 Nummer 1 und 2 der Verordnung zur Ausführung des Personenstandsgesetzes (PStV), die aufgrund der vom 1. Januar 2009 bis 29. April 2010 geltenden Fassung der BenachrichtigungsVO Nachlasssachen nach dem 31. Dezember 2008 als Bestandteil der Testamentsverzeichnisse galten, sind vor der Testamentsverzeichnisüberführung auszusondern.

2
Die unverzügliche Mitteilung der Daten über das Kind und den Erblasser gemäß § 9 Absatz 3 Satz 3 Nummer 1 TÜVG an das zuständige Nachlassgericht ist insbesondere zur Erfüllung der Aufgaben des Nachlassgerichts erforderlich,

2.1
wenn Empfänger der Mitteilung (zuständiges Nachlassgericht) ein Nachlassgericht in Baden-Württemberg, Bayern, Hessen oder Nordrhein-Westfalen ist oder

2.2
wenn dem Standesamt bekannt ist, dass ein Erbscheinverfahren, ein Verfahren zur Feststellung des gesetzlichen Erbrechts des Fiskus oder zur Sicherung des Nachlasses des Erblassers anhängig ist oder

2.3
wenn beim Standesamt eine Verwahrungsnachricht vorliegt oder

2.4
wenn dem Standesamt bekannt ist, dass eine Verfügung von Todes wegen des Erblassers vorhanden ist.

3
Hat das Standesamt dem zuständigen Nachlassgericht gemäß § 9 Absatz 3 Satz 3 Nummer 1 TÜVG die Daten über das Kind und den Erblasser von Amts wegen mitgeteilt oder auf Anfrage gemäß § 9 Absatz 3 Satz 3 Nummer 2 TÜVG übermittelt, ist die Weiße Karteikarte anschließend mit einem Absendevermerk zu versehen und zu den Sammelakten zu nehmen. Solange die Daten nicht gemäß § 9 Absatz 3 Satz 3 TÜVG übermittelt worden sind, verbleibt die Weiße Karteikarte im Testamentsverzeichnis des Standesamts und wird nach Eingang einer entsprechenden Mitteilung um das Datum des Todes des Erblassers, das Datum der Todeserklärung oder die gerichtlich festgestellte Todeszeit ergänzt.

IV.

Die Notarin oder der Notar, bei der bzw. dem die Sterbefallnachricht eines Standesamts oder der Hauptkartei für Testamente beim Amtsgericht Schöneberg in Berlin eingeht, hat diese unverzüglich an das Nachlassgericht weiterzuleiten, ohne Rücksicht darauf, ob eine Verfügung von Todes wegen bereits an das Nachlassgericht abgeliefert oder in die besondere amtliche Verwahrung gebracht worden ist. Ist den Angaben des Standesamts oder der Hauptkartei für Testamente beim Amtsgericht Schöneberg in Berlin nicht zu entnehmen, welches Gericht als Nachlassgericht zuständig ist, so ist die Stelle zu benachrichtigen, bei der die Verfügung von Todes wegen verwahrt wird.

V.

Werden amtliche Vordrucke eingeführt, die eine maschinelle Beleglesung ermöglichen, so sind diese Vordrucke zu verwenden. Werden Textverarbeitungsgeräte eingesetzt, kann von der Verwendung der amtlichen Vordrucke in den Anlagen 1, 2 c und 3 abgesehen werden. Der Inhalt der Benachrichtigungen oder des Umschlags muss in jedem Fall dem Inhalt der durch den Einsatz der Textverarbeitung ersetzten Anlagen 1, 2 c und 3 entsprechen.

VI.

Diese Anordnung tritt am 1. August 2010 in Kraft.

Zum selben Zeitpunkt werden die AV/der RdErl. vom 02. Januar 2001 (JMBl. NRW 1980 S. 17/SMBl. NRW. S. 242) sowie die AVen vom 8. November 2005 (JMBl. NRW S. 265) und vom 10. August 2007 (JMBl. NRW S. 206) aufgehoben.

Noch vorhandene Bestände der Anlagen 1 bis 3 in der bisherigen Fassung können aufgebraucht werden.

Hinweis der Redaktion:

Vorstehende/r AV des Justizministeriums/RdErl. des Innenministeriums gibt nicht die aktuelle Fassung wieder, da die Änderungen des Justizministeriums durch AV vom 1. Dezember 2011 (JMBl. NRW S. 371) hier nicht enthalten sind.

MBl. NRW. 2010 S. 632, geändert durch RdErl. v. 2.9.2014 (MBl. NRW. 2014 S. 514).