Historische SMBl. NRW.
Historisch: Verwaltungsvorschriften zur Ausführung der Gemeindekassenverordnung (GemKVO) - VV GemKVO - RdErl. d. Innenministers v. 10.11.1976 - III B 3 - 5/31 - 1323/76 –
Historisch:
Verwaltungsvorschriften zur Ausführung der Gemeindekassenverordnung (GemKVO) - VV GemKVO - RdErl. d. Innenministers v. 10.11.1976 - III B 3 - 5/31 - 1323/76 –
Verwaltungsvorschriften
zur Ausführung der Gemeindekassenverordnung (GemKVO)
- VV GemKVO -
RdErl. d. Innenministers v. 10.11.1976
- III B 3 - 5/31 - 1323/76 –
Allgemeines
Die Gemeindekassenverordnung gilt nicht nur für die Gemeinden, sondern auch für
die Gemeindeverbände (§ 42 KrO, § 25 LVerbO, § 15 RuhrVerbO).
2.
Die Gemeindekassenverordnung enthält Rahmen- und Mindestvorschriften, die eine
ordnungsgemäße und sichere Erledigung der Kassengeschäfte gewährleisten sollen,
zugleich aber einen ausreichenden Handlungsraum für eine zweckmäßige und
wirtschaftliche Kassenorganisation belassen. Soweit es die örtlichen
Verhältnisse erfordern, sind die ergänzenden Regelungen für einzelne Kassen
durch Dienstanweisung oder durch Einzelweisung zu treffen; sie bedürfen der
Schriftform (§ 45).
3.
Die Verordnung behält einzelne Zuständigkeiten dem Gemeindedirektor vor. Die
Zuständigkeitsvorbehalte stellen klar, dass die betreffenden Aufgaben nicht zu
den Kassengeschäften gehören, für deren Erledigung kraft gesetzlichen Auftrags
der Kassenverwalter zuständig ist. Mit der Wahrnehmung einzelner Aufgaben kann
der Kassenverwalter beauftragt werden, wenn Sicherheitsgründe nicht
entgegenstehen, die Verantwortungsbereiche klar abgegrenzt bleiben und die
Kontrolle der Kasse nicht beeinträchtigt wird.
Im Einzelnen
Nach § 78 GO erledigt die Gemeindekasse alle Kassengeschäfte der Gemeinde,
soweit nicht eine Sonderkasse zuständig ist. Was zu den Kassengeschäften
gehört, ergibt sich aus Absatz l Satz l in Verbindung mit den anderen
Vorschriften der Gemeindekassenverordnung, die zum Teil einschränkende
Regelungen treffen (z.B. § 21 Abs. l Satz l, wonach der Verwahrung von
Wertpapieren durch ein Kreditinstitut der Vorrang eingeräumt wird). Zu Absatz l
Satz 2 wird auf das Verwaltungsvollstreckungsgesetz für das Land
Nordrhein-Westfalen vom 23. Juli 1957 (GV. NRW. S. 216), zuletzt geändert durch
Gesetz vom 3. Dezember 1974 (GV. NRW. S. 1504), - (SGV. NRW. 2010) - und den
Gem. RdErl. d. Finanzministers u. d. Innenministers v. 11. 3. 1963 (SMB1. NRW. 2010) hingewiesen.
2.
Die Buchführung als Teil der Kassengeschäfte umfasst alle Aufzeichnungen, die
zur Erstellung der Jahresrechnung und der in § 39 Abs. 2 GemHVO genannten
Unterlagen erforderlich sind. Die Gemeindekasse ist für den kassenmäßigen
Abschluss (§ 40 GemHVO) zuständig; soweit örtlich nichts anderes bestimmt wird,
obliegt ihr auch die Vorbereitung der Haushaltsrechnung (§ 41 GemHVO).
3.
Als weitere Aufgabe nach Absatz 2 kann beispielsweise die Führung der
Anlagenachweise (§ 38 Abs. 2 GemHVO) oder die Erstellung der Finanzstatistik
nach den dafür geltenden Vorschriften übertragen werden. Die Erledigung fremder
Kassengeschäfte nach Maßgabe des § 2 kann ebenfalls als weitere Aufgabe in
Betracht kommen. Mit der Verwahrung von anderen Gegenständen i. S. des § 22
kann die Gemeindekasse nur unter den dort bestimmten Voraussetzungen beauftragt
werden.
4.
Die Gemeindekasse bleibt auch dann für die Erledigung der Kassengeschäfte und
der anderen Aufgaben verantwortlich, wenn sie sich einer ADV-Anlage einer
anderen Stelle bedient. Die andere Stelle hat der Gemeindekasse zu
bescheinigen, dass das ADV-Verfahren ordnungsgemäß abgewickelt wird (vgl. §§ 12
und 24). Die Gemeindekasse soll die Rechengrundlagen und die Rechenergebnisse
durch Stichproben prüfen. Werden Kassengeschäfte nach § 79 GO ganz oder zum
Teil einer Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung übertragen, sind die §§ 37
und 38 zu beachten.
Zu § 2
Die Vorschrift bezieht sich auf Kassengeschäfte, die die Gemeindekasse für
Dritte ausführt (z.B. Zweckverbände, Jagdgenossenschaften,
Teilnehmergemeinschaften nach § 16 des Flurbereinigungsgesetzes). Eine
Anordnung durch den Gemeindedirektor ist nur erforderlich, wenn fremde
Kassengeschäfte durch Vereinbarung oder Vertrag von der Gemeindekasse erledigt
werden sollen. Einzelne Kassengeschäfte, die die Gemeindekasse im Rahmen der
Amtshilfe besorgt, sind keine fremden Kassengeschäfte.
2.
Aufgaben einer Sonderkasse, die die Gemeindekasse wahrnimmt (§ 84 GO), sind
fremde Kassengeschäfte; die §§ 42 bis 44 sind zu beachten.
3.
Die Kassenvorgänge aus der Erledigung fremder Kassengeschäfte sind in den
Büchern von den Kassenvorgängen der Gemeinde in der Regel zu trennen (vgl. auch
Nr. 4 der Verwaltungsvorschriften zu § 26). Sind Sonderkassen mit der
Gemeindekasse verbunden, müssen die Buchungen getrennt vorgenommen werden,
damit eine selbständige Rechnungslegung für die Sonderkasse erfolgen kann.
Zu § 3
Der Begriff der Zahlstelle umfasst auch die Nebenkassen und die Gebührenkassen
im Sinne des bisherigen Rechts. Die Aufgaben der einzelnen Zahlstellen können
je nach Bedarf geregelt werden. Sie können von der Annahme bestimmter Einnahmen
bis zur Wahrnehmung aller Aufgaben der Gemeindekasse für bestimmte Bereiche der
Verwaltung reichen.
2.
Im Interesse einer möglichst weitgehenden Zusammenfassung und wirtschaftlichen
Erledigung der Kassengeschäfte der Gemeinde kommen Zahlstellen nur in Betracht,
soweit dies aus zwingenden Gründen erforderlich ist. Die Entscheidung über die
Errichtung von Zahlstellen trifft der Gemeindedirektor. Er entscheidet auch
über die Aufgaben der Zahlstelle einschließlich der Regelung über das
Abrechnungsverfahren, die Ausstattung mit Zahlungsmitteln und die
buchungstechnische Abwicklung. Entbehrliche Zahlstellen sind unverzüglich
aufzulösen.
3.
Die Zahlstellen können organisatorisch den Dienststellen zugeordnet sein, bei
denen sie eingerichtet werden. In Erledigung von Kassenaufgaben bleiben die
Zahlstellen Teile der Gemeindekasse; sie unterstehen dabei fachlich dem
Kassenverwalter.
4.
Bei der Einrichtung von Zahlstellen und der Regelung ihrer Aufgaben ist § 5 zu
beachten. Von den Zahlstellen sind die für die Gemeindekasse geltenden Vorschriften
unmittelbar anzuwenden.
5.
Die Einnahmen und Ausgaben der Zahlstellen gehen einzeln oder zusammengefasst
in die Bücher der Gemeindekasse über. Für die einzelnen Zahlstellen können
unterschiedliche Zeitabstände für die Abrechnung festgelegt werden. Die
Abrechnung muss spätestens zum Jahresabschluss vorgenommen werden.
6.
Wegen der Errichtung von Konten bei Kreditinstituten wird auf Nr. l der
Verwaltungsvorschriften zu § 19 hingewiesen.
Zu § 4
Handvorschüsse zur Leistung der in § 4 genannten Zahlungen sind auf das
unabweisbare Maß zu beschränken. Der Gemeindedirektor bestimmt die
Dienststellen oder die Bediensteten, denen Handvorschüsse zur Verfügung
gestellt werden, sowie die Höchstbeträge und regelt die Abrechnung. Dabei
können je nach Bedarf unterschiedliche Abrechnungstermine festgesetzt werden;
die Abrechnung mit der Gemeindekasse muss jedoch spätestens zum Jahresabschluss
vorgenommen werden.
2.
Über Handvorschüsse dürfen nur solche Zahlungen abgewickelt werden, die - wie
z.B. Porti, Frachtkosten, Zeitungsgeld - regelmäßig anfallen, betragsmäßig
geringfügig sind und zweckmäßigerweise sofort bar geleistet werden.
3.
Die Handvorschüsse können nur aufgrund einer Auszahlungsanordnung gewährt
werden. Sie sind im Vorschussbuch als Ausgabe zu buchen und bleiben dort
solange vorgemerkt, bis sie zurückgegeben oder aufgrund entsprechender
Anordnungen als endgültige Ausgabe verrechnet werden.
4.
Die Bediensteten, die Handvorschüsse verwalten, unterstehen organisatorisch in
der Regel nicht der Gemeindekasse. Sie sind ihrer Dienststelle für die
ordnungsgemäße Verwaltung, des Handvorschusses verantwortlich. Der Zuständige
Dienststellenleiter hat die ordnungsgemäße Abwicklung der Handvorschüsse zu
überwachen. Wenn nichts anderes bestimmt ist, hat er auch die in § 39 Abs. 3
vorgeschriebenen Prüfungen verantwortlich vorzunehmen.
5.
Zu den Handvorschüssen gehört auch Wechselgeld an Bedienstete, die nach § 13
Abs. 2 Satz 2 ermächtigt sind, außerhalb der Räume der Gemeindekasse Barzahlungen
anzunehmen oder zu leisten (z.B. Gelderheber, Vollziehungsbeamte, Verwalter von
Wohnheimen); der Bestand von Geldwechselautomaten ist wie ein Handvorschuss zu
behandeln.
6.
Wenn Stellen der Gemeindeverwaltung ausschließlich die Annahme von Einnahmen
übertragen wird (z.B. Badeanstalten), so sind die Zahlungen nach den
Vorschriften über Handvorschüsse zu behandeln.
Zu § 5
Die Grundsätze des Absatz l beziehen sich auf die räumliche, sachliche und
personelle Ausstattung der Gemeindekasse sowie auf die Regelung des
Geschäftsablaufs. Der Kassenverwalter hat den Gemeindedirektor zu unterrichten,
wenn er die Einrichtung der Gemeindekasse für unzureichend hält. Für die
Regelung des Geschäftsablaufs in der Gemeindekasse ist der Kassen Verwalter verantwortlich.
Er teilt die Geschäfte auf die Bediensteten der Gemeindekasse auf. Beim Wechsel
von Bediensteten der Gemeindekasse z.B. durch Versetzung in eine andere
Dienststelle ist der Kassenverwalter dafür verantwortlich, dass die Übergabe
der Geschäfte ordnungsgemäß vollzogen wird. Bei Zahlstellen, die
organisatorisch einer anderen Dienststelle zugeordnet sind, muss der
Dienststellenleiter die vom Kassenverwalter für erforderlich gehaltenen
Regelungen treffen oder veranlassen. Kassenverwalter kann in begründeten
Ausnahmefällen auch ein Angestellter sein.
2.
Aus Gründen der Kassensicherheit sollte darauf geachtet werden, dass die
Bediensteten der Gemeindekasse untereinander und mit den in § 78 Abs. 4 GO
genannten Personen nicht bis zum dritten Grade verwandt oder bis zum zweiten
Grade verschwägert oder durch Ehe verbunden sind. Soweit möglich, ist der
Urlaubsplan für den Kassenverwalter, seinen Stellvertreter, die Kassierer und
für die an der Buchführung beteiligten Bediensteten so einzurichten, dass in
den Urlaub jedes Bediensteten ein Zwischenabschluss (§ 33) der Zeit- und
Sachbücher fällt, die, der jeweilige Bedienstete zu führen hat.
3.
Zur ordnungsgemäßen Erledigung der Kassenaufgaben gehört u.a., dass der
Zahlungsverkehr sicher und zuverlässig abgewickelt wird, die
Zahlungspflichtigen auf die Zahlungsverbindungen und die Kassenstunden der
Gemeindekasse hingewiesen und Vorkehrungen zum Ausschluss von Falschgeld
getroffen werden. Zu den Vorkehrungen zum Ausschluss von Falschgeld gehört
auch, dass die Kassenbediensteten mit den entsprechenden Hinweisen der
Deutschen Bundesbank vertraut gemacht werden. Zu Abs. l Nr. 2 sind die
einschlägigen Unfallverhütungsvorschriften des zuständigen
Unfallversicherungsträgers zu beachten. Zu den technischen Hilfsmitteln (Absatz
l Nr. 3), die vor missbräuchlicher Benutzung zu sichern sind, gehören u.a. auch
Terminals, mit denen die Gemeindekasse auf außerhalb der Kassenräume
untergebrachte ADV-Anlagen zugreifen kann.
4.
Die Aufsicht über die Gemeindekasse hat der Gemeindedirektor. Ist ein Kämmerer
bestellt, so nimmt dieser die Aufsicht über die Geschäftsführung der
Gemeindekasse als Kassenaufsichtsbeamter wahr. Angelegenheiten, die nicht zur
Geschäftsführung der Gemeindekasse gehören, unterliegen der Aufsicht des Gemeindedirektors;
die Vorschriften des § 51 GO bleiben unberührt. Für die Vornahme der
Kassenprüfungen (§ 39) ist das Rechnungsprüfungsamt zuständig (§ 102 Abs. l Nr.
3 GO).
5.
Nach Absatz 2 sollen Zahlungsverkehr und Buchführung von verschiedenen
Bediensteten wahrgenommen werden. Ist die Gemeindekasse mit mehreren
Bediensteten besetzt, muss eine entsprechende Abgrenzung der
Verantwortungsbereiche vorgenommen werden, es sei denn, dass besondere Umstände
eine Ausnahme rechtfertigen und die sichere Abwicklung der Kassenaufgaben nicht
beeinträchtigt wird.
6.
Aus Sicherheitsgründen schreibt Absatz 3 für bestimmte Kassenvorgänge eine
Doppelunterschrift vor. Ist die Gemeindekasse nicht mit mehreren Bediensteten
besetzt, muss einem Bediensteten bei einer anderen Stelle der
Gemeindeverwaltung die entsprechende Unterschriftsbefugnis erteilt werden.
7.
Die Vorschrift, dass Sendungen an die Gemeindekasse ihr ungeöffnet zuzuleiten
sind, schließt nicht aus, dass der Gemeindedirektor oder der für die
Kassenaufsicht zuständige Bedienstete Sendungen zu Kontrollzwecken durch den
Kassenverwalter oder einen anderen Bediensteten der Gemeindekasse in seinem
Beisein öffnen lässt.
Im Interesse einer verantwortlichen Erledigung der Kassengeschäfte soll die
Form des Schriftverkehrs der Gemeindekasse so geregelt werden, dass als
Absender die Gemeindekasse oder die zuständige Zahlstelle ersichtlich ist; die
Empfänger sollten gebeten werden, Mitteilungen in Kassenangelegenheiten
unmittelbar an die zuständige Kasse zu adressieren.
Bei den Zahlungsanordnungen ist zwischen einer Anordnung für Einzelfälle
(Einzelanordnung und Sammelanordnung) und einer allgemeinen Anordnung zu
unterscheiden. Buchungsanordnungen sowie Ein- und Auslieferungsanordnungen
können in sinngemäßer Anwendung als Einzelanordnung, Sammelanordnung oder
allgemeine Anordnung erteilt werden. Die Auszahlungsanordnung im
Lastschriftverkehr ist eine allgemeine Anordnung besonderer Art. In den §§ 7
und 8 sind Vorschriften nur über den Mindestinhalt von Zahlungsanordnungen
getroffen worden; diese Vorschriften sind für Buchungsanordnungen sowie für
Ein- und Auslieferungsanordnungen sinngemäß anzuwenden.
Die Übernahme der Haushaltsansätze in das Sachbuch gehört nicht zu den
Sachbuchungen; einer Anordnung bedarf es daher nicht.
Zu Absatz 2 wird auf Nr. l der Verwaltungsvorschriften zu § 9 hingewiesen.
Über die Regelung des § 78 Abs. 5 GO hinaus enthält Absatz 3 das Verbot, dass
Bedienstete der Gemeindekasse auch keine anderen Kassenanordnungen als Zahlungsanordnungen
erteilen dürfen.
Eine Buchungsanordnung wird nur in seltenen Fällen erforderlich werden; sie
kommt z.B. für die Bildung von Haushaltsausgaberesten nach § 41 Abs. 2 Satz l
GemHVO, für die Bildung von Haushaltseinnahmeresten nach § 41 Abs. 2 Satz2
GemHVO oder die Sollübertragung nach Nr. 2 der Verwaltungsvorschriften zu § 18
GemHVO in Betracht. Dagegen bedarf es einer Zahlungsanordnung auch dann, wenn
keine externe Zahlungsverpflichtung vorliegt (z.B. bei der Erstattung von
Verwaltungskosten und sonstigen Gemeinkosten nach § 14 Abs. 3 GemHVO, für die
Buchung kalkulatorischer Kosten nach § 12 Abs. l GemHVO, die Zuführung an den
Vermögenshaushalt nach § 22 Abs.l GemHVO, die Zuführungen des
Vermögenshaushalts an den Verwaltungshaushalts nach § 22 Abs. 3 GemHVO).
Absatz l bestimmt den Mindestinhalt einer Zahlungsanordnung für Einzelfälle.
Die Zahlungsanordnung kann erforderlichenfalls weitere Bestimmungen treffen,
z.B. die Bestimmung des Zahlungsweges (vgl. dazu auch Nr. l der Verwaltungsvorschriften
zu § 17). Der Gemeindedirektor kann allgemein oder für bestimmte Fälle weitere
Angaben verbindlich vorschreiben, z.B. den Hinweis auf die Eintragung in die
Haushaltsüberwachungsliste oder die Bestätigung, dass die Mittel haushaltsrechtlich
zur Verfügung stehen (vgl. dazu Nr. 7).
Zur Zahlungsanordnung gehören auch die ihr beigefügten Anlagen, soweit sie die
in § 7 vorgeschriebenen Angaben oder weitere Angaben zur Zahlung oder Buchung
enthalten. Diese Angaben brauchen nicht auch noch in die Zahlungsanordnung
übernommen zu werden.
Im Interesse der Kassensicherheit empfiehlt es sich, die Angabe des Betrags
nach Abs. l Nr. l vor Fälschungen zu sichern, indem z.B. der Euro-Betrag in
Buchstaben wiederholt oder vor die erste Ziffer ein Zeichen (z.B. „X")
gesetzt wird.
Der Zahlungspflichtige oder der Empfangsberechtigte muss zweifelsfrei
bezeichnet sein. Ist der Zahlungspflichtige nicht zugleich Schuldner oder der
Empfangsberechtigte nicht zugleich Forderungsberechtigter, muss dies aus der
Zahlungsanordnung ersichtlich sein. Soll der Betrag auf ein bestimmtes Konto
überwiesen werden, ist dies auf der Auszahlungsanordnung unter Angabe des
Kreditinstituts zu bestimmen (vgl. dazu auch Nr. l der Verwaltungsvorschriften
zu § 17). Auch sonst empfiehlt es sich, auf der Auszahlungsanordnung - soweit
bekannt - die Bankverbindungen des Empfangsberechtigten anzugeben.
Für den nach Absatz l Satz l Nr. 4 anzugebenden Fälligkeitstag sind die
öffentlich-rechtlichen und zivilrechtlichen Vorschriften maßgebend. Bestehen
für einzelne Zahlungen solche Vorschriften nicht, soll der Fälligkeitstag nach
dem Zweck der Leistung unter Berücksichtigung der Kassenlage festgesetzt
werden. Unter Umständen genügt eine Bestimmung, dass „sofort" oder „unverzüglich"
auszuzahlen oder einzuziehen ist.
Zur Vermeidung von Doppelzahlungen ist auf den Unterlagen, die nicht mit der
Zahlungsanordnung der Gemeindekasse zugeleitet werden, die Erteilung der
Anordnung zu vermerken. Für Prüfungszwecke sollten dabei auch das Datum der
Anordnung und die Buchungsstelle angegeben werden.
Ob die haushaltsrechtlichen Voraussetzungen für die Leistung von Ausgaben
vorliegen (Absatz 3), muss vor der Erteilung der Auszahlungsanordnung geprüft
werden. Die Prüfung obliegt dem anordnungsberechtigten Bediensteten. Hat eine
Auszahlung über- oder außerplanmäßige Ausgaben zur Folge, ist für
Prüfungszwecke auf der Auszahlungsanordnung zu bestätigen, dass die
Vorschriften des § 69 GO eingehalten sind.
Eine allgemeine Zahlungsanordnung kommt nach Absatz l Satz 2 Nr. l z.B. auch
für die Erhebung von Mahngebühren, Vollstreckungskosten und Nebenforderungen
(Zinsen und Säumniszuschläge) in Betracht. Zu den Gebühren nach Absatz l Nr. 4
gehören u.a. Mahngebühren, Nachnahmegebühren, Gebühren für Kontenführung.
2.
Nach § 11 Abs. l und 2 Satz 2 sind die aufgrund einer allgemeinen Anordnung
angenommenen oder ausgezahlten Beträge nachträglich sachlich und rechnerisch festzustellen.
Eine nachträgliche Zahlungsanordnung ist nicht erforderlich. Die Gemeindekasse
muss zu diesem Zweck der anordnenden Stelle die Annahme oder Auszahlung
mitteilen. Diese trifft die Feststellung selbst oder veranlasst die zuständige
Stelle, die Feststellung zu treffen. Von der anordnungsberechtigten Stelle ist
der Gemeindekasse als Beleg lediglich eine Bestätigung zu übersenden, dass die
Feststellung vorliegt. Dies geschieht zweckmäßigerweise auf einer Durchschrift
der Zahlungsanzeige. Die Feststellung kann nach § 36 Abs. l zur Aufbewahrung
durch die Gemeindekasse angeschlossen werden; anderenfalls ist die Feststellung
von der anordnungsberechtigten Stelle aufzubewahren. Die Gemeindekasse kann
nach § 11 Abs. 3 Satz 2 in bestimmten Fällen selbst für die Feststellung
zuständig sein. Die Gemeindekasse hat die Bestätigung über die Feststellung und
ggf. auch diese als Belege zu ordnen und aufzubewahren (vgl. § 35 Abs. 2 und §
36).
Bei der Regelung der Anordnungsbefugnis nach § 6 Abs. 2 ist auch zu bestimmen,
inwieweit die anordnungsberechtigten Bediensteten ermächtigt sind, Anordnungen
nach § 9 zu erteilen. Es empfiehlt sich, vor Erteilung einer
Auszahlungsanordnung nach § 9 die Gemeindekasse zu hören.
Die Ermächtigung an den Empfangsberechtigten oder den Auftrag an das
Kreditinstitut zur Durchführung der Abbuchung erteilt die Gemeindekasse. Nach
Durchführung der Abbuchung bedarf es keiner nachträglichen Einzelanordnung; die
Feststellung nach § 11 ist jedoch vorzunehmen. Als Kreditinstitut gilt auch das
Postscheckamt.
Im Lastschriftverkehr ist das Einzugsermächtigungsverfahren vom
Abbuchungsauftragsverfahren zu unterscheiden. Beim
Einzugsermächtigungsverfahren sieht das von den Spitzenverbänden des
Kreditgewerbes abgeschlossene Abkommen über den Lastschriftverkehr vor, dass
ein abgebuchter Betrag dem Konto des Zahlungspflichtigen wieder gutgeschrieben
wird, wenn der Zahlungspflichtige der Abbuchung innerhalb von 6 Wochen
widerspricht. Bei Auszahlungsanordnungen für das Einzugsermächtigungsverfahren
kann daher davon ausgegangen werden, dass die Voraussetzungen des § 9 Satz 2
Nr. 3 vorliegen. Beim Abbuchungsauftragsverfahren ist dagegen die Möglichkeit
des Widerspruchs generell nicht gegeben. Auszahlungsanordnungen für das
Abbuchungsauftragsverfahren kommen daher nur in Betracht, wenn das
Kreditinstitut im Einzelfall sicherstellt, dass bei einem Widerspruch in
angemessener Frist (etwa sechs Wochen) vom Konto der Gemeindekasse abgebuchte
Beträge wieder gutgeschrieben werden.
Muss die Gemeindekasse aufgrund ihr bekannt gewordener Umstände annehmen, dass
die Voraussetzungen nach Satz 2 nicht oder nicht mehr vorliegen, hat sie nach §
6 Abs. l Satz 2 zu verfahren.
Für die sachliche und rechnerische Feststellung der aufgrund einer Anordnung
nach § 9 ausgezahlten Beträge gilt Nr. 2 der Verwaltungsvorschriften zu § 8
entsprechend.
Die Möglichkeit, dass sich die Gemeinde als Zahlungsempfänger des
Lastschriftverkehrs bedient, bleibt von § 9 unberührt.
Unter den Beträgen im Sinne des Abs. 2 Nr. 2 und des Abs. 3 Nr. 2 sind auch
zuviel gezahlte Beträge zu verstehen. Rückzahlungen, die sich ergeben, weil der
Zahlungsgrund weggefallen ist oder der Betrag erlassen wurde (§ 32 Abs. 3
GemHVO), fallen nicht unter diese Vorschrift; solche Rückzahlungen sind
aufgrund der Berichtigung der Annahmeanordnung vorzunehmen.
Lässt sich für eine Einnahme nach Absatz l die Buchungsstelle im Sachbuch für
den Verwaltungshaushalt oder den Vermögenshaushalt nicht sofort ermitteln, ist
die Einnahme zunächst im Verwahrbuch zu buchen.
Die sachliche Feststellung schließt eine etwa erforderliche fachtechnische
Feststellung ein.
Zu den Ansprüchen und Zahlungsverpflichtungen, deren sachliche und rechnerische
Richtigkeit von Bediensteten der Gemeindekasse nach Absatz 3 bescheinigt werden
darf, können z.B. Mahngebühren, die Kosten der Vollstreckung und die
Nebenforderungen (Zinsen und Säumniszuschläge) gehören.
Nummer 11.2, 12, 13.2 bis 19 der Vorl. Verwaltungsvorschriften zu § 70 LHO,
RdErl. d. Finanzministers v. 21.7.1972 (SMB1. NRW. 631), sind von den Gemeinden
bei der Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit entsprechend
anzuwenden.
Ein Programm kann im Sinne des Absatz l Satz l Nr. l als gültig angesehen
werden, wenn es den für den Vollzug der Aufgaben geltenden speziellen
rechtlichen und sachlichen Regeln und Grundlagen entspricht. Die Verpflichtung
nach Abs. l Satz l Nr. l besteht auch dann, wenn mehrere Gemeinden einer
gemeinsamen Datenverarbeitungszentrale angeschlossen sind. In diesem Fall
genügt es jedoch, wenn durch Satzung, Vertrag oder besondere Vereinbarung die
Stelle bestimmt wird, die zur Freigabe gültiger Programme befugt ist. § 102
Abs. l Nr. 4 GO in Verbindung mit Nr. 2 der Verwaltungsverordnung zu § 102 GO
bleibt unberührt.
Die Richtigkeit und Vollständigkeit der Datenerfassung,
-aufnahme, -aufbewahrung, -verarbeitung und -ausgabe kann als sichergestellt
angesehen werden, wenn sie durch organisatorische und programmierte Kontrollen
(z.B. Kontrollsummen, Plausibilitätskontrollen, Prüfziffern) gewährleistet
sind.
Absatz l Satz l Nr. 4 bezieht sich nicht auf Daten, die als Grundlagen für den
Anspruch oder die Zahlungsverpflichtung nicht mehr benötigt werden und für die
das Programm die Löschung nach Ausdruck oder Verwertung vorsieht.
Bei Inanspruchnahme kommunaler Datenverarbeitungszentralen haben die
Gemeindedirektoren der angeschlossenen Gemeinden darauf zu achten, dass die in
Absatz l Nr. l bis 6 vorgeschriebenen Sicherungsmaßnahmen erfüllt und die nach
Absatz l Satz 2 zu treffenden weiteren Sicherungen, z.B. für den
Datenträgertransport, geregelt werden. Erforderlichenfalls sind hierfür
besondere Verträge oder Vereinbarungen zu schließen oder besondere Satzungen zu
erlassen.
Sind für die Ermittlung, Erfassung und Verarbeitung der Daten verschiedene
Stellen verantwortlich, hat jede Stelle für ihren Tätigkeitsbereich eine
entsprechende Teilbescheinigung auszustellen.
Absatz l verpflichtet die Gemeinde, auf jede geeignete Weise auf den Übergang
zum unbaren Zahlungsverkehr hinzuwirken, durch den vor allem auch eine größere
Sicherheit für die Kasse erreicht wird. Absatz l schließt aber nicht aus, dass
Zahlungen auch bar bewirkt werden können, wenn dies nach den für das
Schuldverhältnis maßgebenden Vorschriften oder nach dem vorerst noch weiter
geltenden Gesetz über Zahlungen aus öffentlichen Kassen vom 21. Dezember 1938 (RGS. NRW. S. 118/SGV. NRW. 632) erforderlich ist. Die Gemeinde wird auf eine
Barkasse nur verzichten können, wenn ihre Gläubiger und Schuldner mit der
unbaren Zahlung einverstanden sind oder wenn sie - ohne Nachteile für ihre
Gläubiger und Schuldner - den Zahlungsverkehr nach § 79 GO i. V. mit § 37 einer
anderen Stelle (z.B. einem Kreditinstitut) überträgt. Kleinere bare
Auszahlungen können über Handvorschüsse abgewickelt werden.
Die Kassensicherheit erfordert eine strenge Bindung der Barzahlungsgeschäfte an
die Kassenräume und das Kassenpersonal. Ausnahmen nach Abs. 2 Satz 2 sollten
sich deshalb auf die Kassengeschäfte beschränken, die ihrer Natur nach nur
außerhalb der Kassenräume abgewickelt werden können oder mit deren Abwicklung
zweckmäßigerweise Bedienstete im Außendienst (z.B. Gelderheber,
Vollziehungsbeamte, Sozialarbeiter, Wohlfahrtspfleger) beauftragt werden.
Bei der Prüfung von Zahlungsmitteln und Wertsendungen wird empfohlen, nach Nr.
38 der Vorl. Verwaltungsvorschriften zu § 70 LHO, RdErl. d. Finanzministers v.
21.7.1972 (SMB1. NRW. 631), zu verfahren.
Eine Quittung muss in der Regel enthalten:
- das Empfangsbekenntnis,
- den Zahlungspflichtigen,
- den Betrag,
- den Grund der Einzahlung,
- den Ort und den Tag der Einzahlung,
- die Gemeindekasse (Zahlstelle), die die Zahlung angenommen
hat.
Bei Beträgen von mehr als 50 Euro empfiehlt es sich, den
Betrag in Buchstaben zu wiederholen. Wird die Einzahlung auf einem die Zahlung
betreffenden Schriftstück quittiert, kann in der Quittung auf die Angaben
verzichtet werden, die sich aus dem Schriftstück unzweifelhaft ergeben. Die
Quittung muss von einem Quittungsberechtigten unterschrieben sein. Wird die
Quittung maschinell erteilt, genügt die Abzeichnung durch den annehmenden
Kassenbediensteten. Für bestimmte Zahlungen, die häufig anfallen (z.B.
Eintrittsgelder) kann eine vereinfachte Quittungsregelung getroffen werden
(z.B. Abdruck durch Gebührenstempler oder Aushändigung von Kassenbons). Auch in
diesem Fall ist darauf zu achten, dass die Einzahler beweiskräftige Unterlagen
über die Zahlung erhalten und dass die Gemeinde vor Schaden bewahrt wird. Aus
Sicherheitsgründen empfiehlt es sich, Quittungsdurchschriften wie Belege
aufzubewahren.
Die Namen und die Schriftzüge der zur Quittungsleistung durch Unterschrift
berechtigten Bediensteten sind durch Aushang im Kassenraum bekannt zugeben. Das
Gleiche gilt für den Fall der Nr. l Satz 5.
Zu den geldwerten Drucksachen nach Absatz l, bei deren Abgabe gegen Entgelt
keine Quittung zu erteilen ist, gehören insbesondere verkäufliche Vordrucke,
Theaterprogramme und dgl.
Bei Verwendung von Gebührenmarken gelten diese als Quittung, wenn sie
ordnungsgemäß entwertet werden. In keinem Fall dürfen als Quittung entwertete
Gebührenmarken bei der Gemeindekasse oder der Dienststelle zurückbehalten
werden, die die Gebührenmarken ausgegeben hat.
Die Mitteilung über die Stundung an die Gemeindekasse ändert die
Annahmeanordnung. Solche Mitteilungen müssen deshalb von einem
Anordnungsberechtigten unterzeichnet sein.
Ob eine Einnahme rechtzeitig eingegangen ist, bestimmt sich nach den für das
Schuldverhältnis geltenden Vorschriften (vgl. insbesondere § 224 AO 1977).
Vor der Einleitung der zwangsweisen Einziehung empfiehlt es sich, zunächst zu
prüfen, ob die Forderung für eine Einziehung durch Postnachnahmeauftrag
geeignet ist und ob diese Form der Einziehung Aussicht auf Erfolg hat
Der Beitreibung und der Einleitung der Zwangsvollstreckung hat in der Regel die
Mahnung vorauszugehen (vgl. § 19 des Verwaltungsvollstreckungsgesetzes für das
Land Nordrhein-Westfalen vom 23. Juli 1957 - GV. NRW. S. 216 -, zuletzt
geändert durch Gesetz vom 3. Dezember 1974 - GV. NRW. S. 1504 -, - SGV. NRW. 2010 -).
1.
In der Auszahlungsanordnung kann auch der Zahlungsweg verbindlich
vorgeschrieben werden (vgl. Nrn. l und 4 der Verwaltungsvorschriften zu § 7).
Von dieser Möglichkeit soll nur in begründeten Fällen Gebrauch gemacht werden.
Die Gemeindekasse ist an den in der Auszahlungsanordnung vorgeschriebenen
Zahlungsweg gebunden, wenn ihr nicht Umstände bekannt werden, die zu Bedenken
Anlass geben (§ 6 Abs. l Satz 2). Ist kein Zahlungsweg bestimmt, hat die
Gemeindekasse den zweckmäßigsten Weg zu wählen; § 13 Abs. l ist zu beachten.
Sind die Voraussetzungen für eine Aufrechnung gegeben, hat die Gemeindekasse in
der Regel die Aufrechnung zu erklären, wenn dies nicht mit einem
unverhältnismäßig hohen Aufwand verbunden ist oder wenn nicht besondere
Umstände entgegenstehen. Aufzurechnen ist in jedem Fall, wenn zu befürchten
ist, dass die Forderung der Gemeinde sonst nicht erfüllt wird. § 226 AO 1977
ist zu beachten.
2.
Bei der Wahl des Zahlungsweges ist insbesondere darauf zu achten, dass der
Betrag am Fälligkeitstag für den Empfangsberechtigten verfügbar ist
Ergibt sich nach Erteilung einer Auszahlungsanordnung, aber vor der Zahlung des
Betrages die Notwendigkeit, einzelne Bestandteile der Anordnung zu ändern, kann
dies nur durch eine schriftliche Änderungsanordnung geschehen. Aus ihr müssen
die Bezeichnung der Anordnung, die geändert werden soll, und die vorzunehmenden
Änderungen, z.B. neuer Betrag, neuer Auszahlungstag, neue Anschrift des
Empfängers, neue Buchungsstelle zu ersehen sein.
Für den Inhalt der Quittung gilt Nr. l der Verwaltungsvorschriften zu § 15
entsprechend.
Die Gemeindekasse darf Zahlungsmittel auch an einen Bevollmächtigten oder den
Überbringer einer Quittung aushändigen. Der Bevollmächtigte hat nötigenfalls
seine Vollmacht nachzuweisen. Der Nachweis der Empfangsberechtigung ist auf der
Quittung anzugeben. Sind Überbringer und Aussteller der Quittung verschiedene
Personen, muss der Überbringer den Empfang auf der Quittung bestätigen. Liegt
Grund zu der Annahme vor, dass der Überbringer einer Quittung auf unrechtmäßige
Weise in deren Besitz gelangt ist oder bestehen Zweifel an der Echtheit der
Quittung, so hat sich die Gemeindekasse über die Empfangsberechtigung des
Überbringers oder die Echtheit der Quittung zu vergewissern.
Zur Verhinderung von Doppelzahlungen empfiehlt es sich, die
Auszahlungsanordnung und die Anlagen sowie die Quittung nach der Zahlung sofort
als „bezahlt" zu kennzeichnen.
Auf eine Quittung des Empfängers darf nur in besonderen Ausnahmefällen, z.B.
bei Geldgeschenken im Rahmen von Ehrungen, verzichtet werden. In diesem Fall
muss die Übergabe des Geldgeschenks durch einen Beauftragten der Gemeinde
bescheinigt werden. Bei Auszahlungen an Empfänger, die des Schreibens unkundig
sind oder, die aus anderen Gründen, etwa wegen körperlicher Behinderung, keine
Unterschrift leisten können, tritt an die Stelle der Unterschrift ein
Handzeichen, das durch einen Zeugen zu bescheinigen ist. Auszahlungen an Blinde
müssen durch einen Zeugen bescheinigt werden. Die Zeugen sollen nicht der
Gemeindekasse angehören.
Bei unbaren Auszahlungen ist auf dem Beleg zumindest der Tag der Erteilung des
Überweisungsauftrags und das Kreditinstitut, das die Überweisung vorgenommen
hat, anzugeben. Es reicht auch aus, den Lastschriftzettel, der diese Angaben
enthält, dem Beleg beizufügen.
Werden die Überweisungsträger im automatisierten Verfahren
erstellt, müssen die einzelnen Zahlungen in einer Liste zusammengestellt
werden. Die Richtigkeit, des Gesamtbetrags ist nach § 12 Abs. 2 zu
bescheinigen. Die Bescheinigung der Auszahlung durch die Gemeindekasse kann
sich dann nur noch auf die ordnungsgemäße Auszahlung des Gesamtbetrages
erstrecken.
Konten für den Zahlungsverkehr bei Kreditinstituten sollen im Interesse einer
straffen und wirtschaftlichen Liquiditätsplanung auf den für eine zweckmäßige
Abwicklung des Zahlungsverkehrs notwendigen Umfang beschränkt werden. Dies gilt
vor allem für die Errichtung besonderer Konten für Zahlstellen.
Der Gemeindedirektor legt im Benehmen mit dem Kämmerer, sofern ein solcher
bestellt ist, fest, bis zu welcher Höhe die Gemeindekasse Mittel von Rücklagen
und/oder Kassenkredite zur Liquiditätssicherung in Anspruch nehmen darf. Die
Inanspruchnahme von Mitteln der Rücklagen und die Wiederzuführung zu den
Rücklagen sind im Verwahrbuch abzuwickeln. Dies gilt auch für die Aufnahme und
die Rückzahlung von Kassenkrediten, wenn sie nicht in Form eines
Kontokorrentkredits in Anspruch genommen und im Kontogegenbuch nachgewiesen
werden.
Wird eine andere Stelle als die Gemeindekasse mit der Verwahrung beauftragt,
muss dieser Stelle auch die Buchführung über die verwahrten Gegenstände
übertragen werden.
Für die Ein- und Auslieferung von Wertpapieren, die von einem Kreditinstitut
verwahrt werden, ist die Gemeindekasse, im Falle des Absatz l Satz 4 die
beauftragte Dienststelle, zuständig. Die Depotscheine, die die Gemeinde für die
Übergabe von Wertpapieren von einem Kreditinstitut erhalten hat, sind wie
Wertpapiere von der Gemeindekasse zu verwahren.
Schuldurkunden über die von der Gemeinde aufgenommenen Kredite,
Bürgschaftsurkunden und Versicherungsscheine gehören nicht zu den
Wertgegenständen im Sinne des Absatz 1. Die Gemeindekasse kann nach § 22 mit
ihrer Verwahrung ausnahmsweise beauftragt werden. Wegen des Begriffs der
geldwerten Drucksachen vgl. Nr. 3 der Verwaltungsvorschriften zu § 15.
Für die Buchführung über die Annahme und Auslieferung der zu verwahrenden
Gegenstände gelten die Bestimmungen der §§ 23 und 24 entsprechend. Die
Buchführung ist so einzurichten, dass ein geordneter Nachweis der Gegenstände
gewährleistet ist. Eine getrennte zeitliche und sachliche Erfassung der
Vorgänge ist nichtvorgeschrieben.
Die Vorschrift gilt für alle Bücher, die nach der Gemeindekassenverordnung
geführt werden; sie gilt auch für eine etwaige Vermögensbuchführung und den
buchmäßigen Nachweis der Verwahrung von Wertgegenständen (§ 21) und von anderen
Gegenständen (§ 22).
Es sollte ein Buchungsverfahren angestrebt werden, bei dem die zeitlichen und
sachlichen Buchungen in einem Arbeitsgang oder aufgrund gleicher Datenträger
vorgenommen werden.
Wird die Sachbuchführung nach § 78 Abs. l GO oder nach § 79 Abs. l GO von der
Gemeindekasse abgetrennt, ist sicherzustellen, dass das Zeit- und Sachbuch
rechtzeitig und ordnungsgemäß für die Zwischenabschlüsse und den
Jahresabschluss zusammengeführt werden.
Die Vorschrift gilt für alle Bücher, die nach der Gemeindekassenverordnung
geführt werden.
Zu Absatz 2 Nrn. l, 2, 4 und 6 wird auf die Nrn. l bis 4 der
Verwaltungsvorschriften zu § 12 hingewiesen.
Werden in Form von magnetischen Speichern oder sonstigen visuell nicht lesbaren
Speichern geführte Bücher vollständig ausgedruckt oder auf Bildträger dauerhaft
übernommen (z.B. Mikroverfilmung) gelten die Ausdrucke oder die Bildträger als
Bücher in visuell lesbarer Form. Zur Zulässigkeit einer Mikroverfilmung vor
Ablauf der Aufbewahrungsfristen wird auf § 36 Abs. 3 hingewiesen.
Bei der Mikroverfilmung von Büchern ist durch organisatorische Maßnahmen
sicherzustellen, dass
- die Aufzeichnungen auf dem Bildträger mit dem Original
oder dem Inhalt von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren
Speichern übereinstimmen und
- das angewandte Verfahren den an eine ordnungsgemäße und
sichere Buchführung zu stellenden Anforderungen entspricht.
Insbesondere sind
1. die Verfilmungs- und Folgearbeiten (Entwickeln, Kopieren,
Schneiden usw.) von einem sachverständigen Bediensteten zu überwachen,
2. die Bildträger nach der Aufzeichnung auf etwaige
technische Mängel zu überprüfen; fehlerhafte Aufzeichnungen sind sofort durch
richtige zu ersetzen,
3. über die Aufzeichnungen Nachweise zu führen, die folgende
Angabenenthalten müssen:
3.1 Art und Umfang des aufgezeichneten Schriftgutes oder
Speicherinhalts,
3.2 Bezeichnung der Stelle und der Bediensteten, die die
Aufzeichnung vorgenommen und überwacht haben,
3.3 Datum der Aufzeichnung,
3.4
Bescheinigung der aufzeichnenden Stelle und des überwachenden Bediensteten,
dass das Schriftgut oder der Speicherinhalt unverändert und vollständig auf den
Bildträger übernommen worden ist.
Bücher und Belege sind jeweils in ihren Zusammenhängen und
in der für sie vorgeschriebenen Ordnung auf die Bildträger zu übernehmen. Riss-
und Klebestellen an Bildträgern müssen erkennbar bleiben.
Zur Sicherung des Buchungsverfahrens gehört bei visuell lesbarer Buchführung
u.a. auch, dass
5.1
die geführten Bücher in einem Verzeichnis erfasst werden,
5.2
Vorkehrungen gegen unbefugten Austausch von Blättern getroffen werden,
5.3
Fehlerberichtigungen vom Ändernden mit seinem Namenszug bescheinigt werden.
Es ist der Gemeinde freigestellt, über die Mindestforderungen hinaus weitere
Angaben in das Zeitbuch aufzunehmen. Eine entsprechende Regelung sollte durch
den Gemeindedirektor getroffen werden. Bei visuell lesbarer Buchführung soll
auf die Angabe des Zahlungspflichtigen oder Empfangsberechtigten und den
Zahlungsgrund nicht verzichtet werden.
Die Verbindung mit der sachlichen Buchung nach Absatz l Satz 2 Nr. 3 wird in
der Regel durch Angabe der Buchungsstelle des Sachbuchs hergestellt. Der
Hinweis auf die sachliche Buchung entfällt, wenn sie aus der Buchung in einem
Vorbuch zum Zeitbuch zu ersehen ist.
Werden mehrere Vorbücher geführt, so ist das Ergebnis jedes einzelnen Vorbuchs
in das Zeitbuch zu übernehmen.
Für den Nachweis der fremden Kassengeschäfte (§ 2) sind im Zeitbuch besondere
Spalten vorzusehen, es sei denn, dass sich die täglichen Einzahlungen .und
Auszahlungen aus anderen Aufzeichnungen ergeben. Auf Nr. 3 der
Verwaltungsvorschriften zu § 2 wird hingewiesen.
Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung dürfen im Zeitbuch und in den
Vorbüchern keine Zeilen freigelassen und - mit Ausnahme von Berichtigungen -
keine Eintragungen zwischen den Zeilen vorgenommen werden. Im automatisierten
Verfahren müssen die Zeilen mit Eintragungen fortlaufend nummeriert werden oder
ein anderes dem Zweck entsprechendes Ordnungsmerkmal tragen.
Die Regelung über den Buchungstag ist eine Ordnungsvorschrift und dient vor
allem der Abgrenzung der Tagesabschlüsse.
Abgesehen von den Fällen des Absatz 4 sind die Zeitbuchungen an jedem Tag
vorzunehmen, an dem Zahlungen anfallen. Wird im automatisierten Verfahren nicht
am selben Tag gebucht, müssen die Buchungen unverzüglich nachgeholt werden.
Können Barzahlungen nicht sofort gebucht werden, müssen sie bis zur Buchung in
sicherer Weise aufgezeichnet werden.
Der Buchungstag ist nicht in jedem Fall mit dem Tag identisch, an dem die
Zahlung nach den öffentlich-rechtlichen und zivilrechtlichen Vorschriften als
bewirkt gilt (vgl. auch Nr. 2 der Verwaltungsvorschriften zu § 16).
Die Vorschrift über die Buchung der Einzahlungen gilt für die jeweils
annehmende Stelle (Gemeindekasse, Zahlstelle, Gelderheber,
Vollziehungsbeamter). Geht eine unbare Zahlung oder eine Barzahlung bei einer
Zahlstelle ein, ist die Zahlung unter dem nach Abs. l Nr. l bzw. 2 bestimmten
Datum zu buchen. Die Gemeindekasse bucht den von der Zahlstelle abzuliefernden
Betrag unter dem Datum der Einzahlung bei ihr. Für die Abrechnung nach Absatz l
Nr. 4 genügen einfache Aufzeichnungen.
Das Sachbuch für den Verwaltungshaushalt und das Sachbuch für den
Vermögenshaushalt müssen so eingerichtet werden, dass aus ihnen die
Haushaltsrechnung nach § 41 GemHVO entwickelt werden kann.
Im Verwahrbuch sind insbesondere Verwahrgelder (§ 30 Abs. 2 GemHVO),
durchlaufende Gelder (§ 13 Nr. l GemHVO) und - soweit Buchungsvorgänge bei der
Gemeindekasse anfallen - fremde Mittel (§ 13 Nr. 2 und 3 GemHVO), Einnahmen und
Ausgaben, die nach § 36 GemHVO in den Haushalt des folgenden Jahres gehören,
Rücklagen und Kassenkredite (vgl. auch Nr. 2 der Verwaltungsvorschriften zu §
19) zu buchen. Bei den Rücklagen sind sowohl die haushaltsrechtlichen
Zuführungen und Entnahmen, korrespondierend mit den Buchungen im Sachbuch für
den Vermögenshaushalt, als auch die Geldanlagen aus den den Rücklagen
zugewiesenen Mitteln nachzuweisen. Für die Buchung durchlaufender Gelder und
fremder Mittel soll das Verwahrbuch so eingerichtet werden, dass sich Einnahmen
und Ausgaben für die einzelnen Stellen, mit denen abzurechnen ist, jeweils
leicht zusammenfassen lassen.
Im Vorschussbuch sind die Vorschüsse (§ 30 Abs. l GemHVO), die Handvorschüsse
(§ 4) und die noch nicht aufgeklärten Kassenfehlbeträge (§ 32 Abs. 2) zu
buchen. Gehaltsvorschüsse sind nach den haushaltsrechtlichen Vorschriften über
den Haushalt abzuwickeln, wenn sie im Jahr der Bewilligung in vollem Umfang
zurückgezahlt werden; in den anderen Fällensind Gehaltsvorschüsse vorläufig im
Vorschussbuch als Auszahlung und die ratenweise von den Bezügen des
Vorschussempfängers einbehaltenen Beträge als Einzahlung zu buchen.
Die Gemeindekasse muss sich laufend um die Abwicklung der Verwahrgelder und der
Vorschüsse bemühen.
Durch eine Zusammenfassung des Vorschussbuchs und des Verwahrbuchs darf die
laufende Überwachung der Abwicklung der Vorschüsse und der Verwahrgelder nicht
gefährdet oder erschwert werden.
Werden Vorbücher zum Sachbuch geführt, müssen sie die Mindestangaben nach
Absatz 3 enthalten. In das Sachbuch können die Beträge summarisch übernommen
werden.
Die Übernahme von Beträgen vom Vorschussbuch und vom Verwahrbuch in das
Sachbuch für den Verwaltungshaushalt und den Vermögenshaushalt ist durch Ausgabe-
und Einnahmebuchung zu vollziehen. Absetzungsbuchungen kommen nur in Betracht,
wenn zuviel gezahlte Beträge (auch „Irrläufer") bereinigt werden.
Zum Verfahren bei der Übertragung zweckgebundener Einnahmen wird auf Nr. 2 der
Verwaltungsvorschriften zu § 17 GemHVO hingewiesen.
Nach Absatz 2 kann die Rückzahlung eines zuviel ausgezahlten Betrages bei den
Ausgaben auch dann abgesetzt werden, wenn noch ein entsprechender
Haushaltsausgaberest besteht. Dabei ist es nicht notwendig, dass in Höhe des
abzusetzenden Betrages ein Haushaltsausgaberest vorhanden ist.
Vorschriften über Abschlüsse, die die Gemeindekasse bei Wahrnehmung von
Kassenaufgaben z.B. des Landes aufzustellen hat, bleiben von den §§ 32 bis 34
unberührt.
Der Kassensollbestand ergibt sich aus dem Unterschied zwischen der Summe der
Einzahlungen und der Summe der Auszahlungen des Buchungstags (§ 27) unter
Berücksichtigung des letzten Kassensollbestandes.
Der Kassenistbestand ergibt sich aus dem Bestand an Zahlungsmitteln, dem
Bestand der Geschäftskonten nach den Kontogegenbüchern und den angelegten
Mitteln des Kassenbestandes, die die Gemeindekasse vorübergehend für
Auszahlungen nicht benötigt.
Eine Verlustentschädigung (Fehlgeld) wird an Landesbedienstete, die Kassierergeschäfte
wahrnehmen, nicht gewährt (vgl. RdErl. d. Finanzministers v. 21. 7. 1966 - SMBl. NRW. 632 -); aus den dort genannten Gründen darf auch an die Kassierer
bei den Gemeindekassen eine Verlustentschädigung (Fehlgeld) nicht gezahlt
werden.
Unter Buchung in einem Arbeitsgang ist beim automatisierten Verfahren auch die
Buchung auf dem gleichen Datenträger zu verstehen.
Auf Nr. 2 der Verwaltungsvorschriften zu § 5 wird hingewiesen.
Die Vorschrift über den Abschlusstag bezieht sich auf Ist-Buchungen. Nach dem
Abschlusstag dürfen in den Büchern des abgelaufenen Haushaltsjahres
Ist-Buchungen nicht mehr vorgenommen werden. Ausgenommen sind Ist-Buchungen,
die im Zusammenhang mit Abschlussbuchungen (z.B. Umbuchungen innerhalb der
Sachbücher, Auflösung von Sammelnachweisen, Zuführung zu Rücklagen)
erforderlich sind. Ist-Buchungen von Ein- und Auszahlungen von Dritten oder an
Dritte (vgl. § 46 Nr. 1) sind dagegen nach dem Abschlusstag nicht mehr
zulässig..
Mit Rücksicht auf einen jahreskorrekten Nachweis der Ein- und Auszahlungen auch
für die Finanzstatistik und im Interesse einer rechtzeitigen Aufstellung der
Jahresrechnung ist der 31. Dezember als Abschlusstag festgelegt. Durch den Wegfall
des bisherigen Auslaufmonats entstehen bei rechtzeitiger Erteilung der
Auszahlungsanordnung keine vermehrten Kassenausgabereste. Auch
Kasseneinnahmereste lassen sich bei rechtzeitiger Einziehung der Forderungen
weitgehend vermeiden. Im automatisierten Verfahren bereitet ihre Übertragung in
der Regel keine Mehrarbeit. Im übrigen wird auf Nr. l der
Verwaltungsvorschriften zu § 32 hingewiesen.
Für die Übernahme des buchmäßigen Kassenbestandes (§ 40 letzter Satz GemHVO),
der Kassenreste (§ 46 Nr. 17 GemHVO), der Haushaltsreste (§ 46 Nr. 10 GemHVO)
und der Fehlbeträge (§ 46 Nr. 7 GemHVO) in die Bücher des folgenden
Haushaltsjahres gilt im einzelnen folgendes:
3.1
In das Zeitbuch ist der beim Jahresabschluss ermittelte Kassensollbestand zu
übernehmen.
3.2
In das Sachbuch für den Verwaltungshaushalt sind vorzutragen
3.21
der Unterschied zwischen der Summe der Ist-Einnahmen und der Summe der
Ist-Ausgaben (Ist-Überschuss oder Ist-Fehlbetrag),
3.22
die Kasseneinnahmereste und die Kassenausgabereste,
3.23
die Haushaltsausgabereste,
3.24
der im Verwaltungshaushalt entstandene Soll-Fehlbetrag.
3.3
In das Sachbuch für den Vermögenshaushalt sind vorzutragen
3.31
der Unterschied zwischen der Summe der Ist-Einnahmen und der Summe der
Ist-Ausgaben (Ist-Überschuss oder Ist-Fehlbetrag),
3.32
die Kasseneinnahmereste und die Kassenausgabereste,
3.33
die Haushaltsausgabereste und im Falle des § 41 Abs. 2 Satz 2 GemHVO die
Haushaltseinnahmereste,
3.34
der im Vermögenshaushalt entstandene Soll-Fehlbetrag.
3.4
In das Vorschussbuch sind die beim Jahresabschluss noch nicht gedeckten Beträge
einzeln zu übernehmen.
3.5
In das Verwahrbuch sind die beim Jahresabschluss noch nicht abgewickelten
Beträge einzeln zu übernehmen.
Ein im Verwaltungshaushalt entstandener Soll-Fehlbetrag
(vgl. Nr. 3.24) ist als Kasseneinnahmerest aus dem Vorjahr im Sachbuch für den
Verwaltungshaushalt solange zu führen, bis er der Veranschlagung im
Haushaltsplan entsprechend (vgl. § 23 GemHVO) soll- und istmäßig zur Ausgabe
angeordnet wird: Der zur Ausgabe angeordnete Betrag ist im Wege der Verrechnung
der Einnahmeseite zuzuführen und bei dem vorgemerkten Kasseneinnahmerest als
Ist-Einnahme zu buchen. Bei der Deckung eines im Vermögenshaushalt entstandenen
Soll-Fehlbetrages (vgl. Nr. 3.34) ist entsprechend zu verfahren. Für den
rechnungsmäßigen Nachweis eines Soll-Fehlbetrages als Kasseneinnahmerest stehen
die Gruppierungsnummern 29 bzw. 39 zur Verfügung; für die Veranschlagung eines
Soll-Fehlbetrages im Haushaltsplan sind die Gruppen 89 bzw. 992 zu verwenden.
Die Belege sind nach Haushaltsjahren und Buchungsstellen zu ordnen.
Belege, die zu mehreren Buchungsstellen gehören, sind grundsätzlich bei der sich
aus der Nummernfolge des Gliederungs- und Gruppierungsplans ergebenden ersten
Buchungsstelle einzuordnen. Bei den anderen Buchungsstellen ist zu vermerken,
wo der Beleg aufbewahrt wird.
Begründende Unterlagen, die nicht mit der Kassenanordnung zusammengefasst
werden, sollen so geordnet werden, dass sie anhand der Kassenanordnungen ohne
Schwierigkeiten zur Einsicht und zur Prüfung bereitgestellt werden können; in
den Kassenanordnungen ist auf die Fundstelle der begründenden Unterlagen, in
diesen auf die Fundstelle der Kassenanordnung hinzuweisen.
Aus § l ergibt sich, dass die Aufbewahrung der Bücher und Belege Aufgabe der
Gemeindekasse ist. Begründende Unterlagen können z.B. Baurechnungen,
Sozialhilfebescheide, Mietlisten sein. Absatz l schließt nicht aus, dass die
Bücher und Belege vorübergehend zur Prüfung an die zuständige Prüfungsstelle
abgegeben werden können. Als Kassenanordnung im Sinne des Absatz l gilt nach §
35 Abs. l Satz 2 in den dort genannten Fällen auch die Bestätigung über die
sachliche und rechnerische Feststellung.
Wegen der Mikroverfilmung von Büchern wird auf die Nrn. 3 und 4 der
Verwaltungsvorschriften zu § 24 hingewiesen. Die Gemeinde hat sicherzustellen,
dass der Inhalt von Bildträgern für die überörtliche Prüfung in dem im
Einzelfall notwendigen Umfang ausgedruckt werden kann. Der Inhalt von
Bildträgern muss auch nach der überörtlichen Prüfung bis zum Ablauf der
Aufbewahrungsfrist jederzeit in lesbarer Schriftgröße wiedergegeben werden
können.
§ 37 regelt den Fall, dass die Erledigung des Zahlungsverkehrs auf eine Stelle
außerhalb der Gemeindeverwaltung übertragen wird. Wird auch die Buchführung
übertragen, ist zusätzlich § 38 zu beachten. Die §§ 37 und 38 gelten nicht für
die Übertragung von Kassengeschäften auf der Grundlage des Gesetzes über
kommunale Gemeinschaftsarbeit: vgl. insoweit § 79 Abs. l letzter Satz GO. § 37
ist in jedem Fall anzuwenden, wenn die beauftragte Stelle nach Weisung und für
Rechnung der Gemeinde den Zahlungsverkehr selbständig erledigt, z.B. eigene
Girokonten führt oder Überweisungsaufträge selbständig erteilt.
Die Gemeinde sollte von der Möglichkeit, die Kassengeschäfte ganz oder zum Teil
von einer Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung besorgen zu lassen, nur Gebrauchmachen,
wenn der Zahlungsverkehr damit wirtschaftlicher und zweckmäßiger abgewickelt
werden kann und die Aufgabenerfüllung der Gemeinde nicht beeinträchtigt wird.
Mit der Erledigung von Kassengeschäften dürfen nur solche Stellen beauftragt
werden, die Gewähr für eine ordnungsgemäße Abwicklung bieten.
Die Gemeinde muss bei der Übertragung von Kassengeschäften vertraglich
sicherstellen, dass die für die übertragenen Geschäfte geltenden Vorschriften
von der beauftragten Stelle ebenso beachtet werden, wie wenn die Gemeinde die
Geschäfte selbst erledigt. Die Gemeinde muss sich außerdem die Möglichkeit der
Prüfung an Ort und Stelle - auch durch überörtliche Prüfungsbehörden -
vertraglich sichern; vgl. auch Nr. 5 der Verwaltungsvorschriften zu § 39.
Die in Absatz l Nr. 3.1 vorgeschriebene Abrechnung mit der Gemeindekasse
entfällt, wenn der erledigenden Stelle neben dem Zahlungsverkehr auch die
Zeitbuchung übertragen wird. Die Kontrolle der Gemeinde über den
Zahlungsverkehr ist in diesen Fällen nach § 38 Satz l Nr. 3durch die
rechtzeitige Zuleitung der Tages-, Zwischen- und Jahresabschlüsse an die
Gemeinde sicherzustellen.
Von den Aufgaben nach § l Abs. l Satz 2 kann nur die Durchführung der Mahnung
einer Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung übertragen werden. Dagegen ist es
nicht möglich, einer Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung vertraglich die
hoheitliche Aufgabe der Einleitung und Durchführung der Beitreibung zu
übertragen. Eine solche Stelle kann nur die vorbereitenden Arbeiten übernehmen.
Die Vorschrift des Absatz 2 Satz 2 kommt nicht zur Anwendung, wenn der den
Zahlungsverkehr erledigenden Stelle auch die zeitliche Buchung übertragen ist.
Über die Mindestzahl der Prüfungen nach Absatz l hinaus sollen
erforderlichenfalls, insbesondere bei Verdacht von Unregelmäßigkeiten, weitere
Prüfungen vorgenommen werden.
Die Gemeindekasse und ihre Zahlstellen müssen nicht zum selben Zeitpunkt
geprüft werden.
Die Vornahme der Kassenprüfungen obliegt dem Gemeindedirektor; auf § 5 Abs. 5
wird hingewiesen. Ist ein Rechnungsprüfungsamt vorhanden, ist dieses nach § 102
Abs. l Nr. 3 GO für die Vornahme der Kassenprüfungen zuständig. Mit der Prüfung
der Handvorschüsse wird zweckmäßigerweise der Leiter oder ein anderer
Bediensteter der Dienststelle beauftragt, bei der der Handvorschuss verwaltet
wird. Prüfungen durch das Rechnungsprüfungsamt nach § 102 Abs. 2 GO bleiben
unberührt.
Im Rahmen der Überwachung der Arbeiten der Kassenbediensteten ist es Aufgabe
des Kassenverwalters, beim Wechsel von Kassenbediensteten für eine
ordnungsgemäße Übergabe der Geschäfte an den Nachfolger zu sorgen (vgl. auch
Nr. l der Verwaltungsvorschriften zu § 5).
Lässt die Gemeinde nach § 79 GO Kassengeschäfte von einer Stelle außerhalb der
Gemeindeverwaltung besorgen, müssen die erforderlichen Prüfungen dort
vorgenommen werden. Wegen der entsprechenden Vertragsbedingungen vgl. Nr. 3
Satz 2 der Verwaltungsvorschriften zu § 37. Zur Zuständigkeit für die
Durchführung der Prüfungen vgl. Nr. 3. Kassenbestandsaufnahmen bei der anderen
Stelle sind durchzuführen, wenn die andere Stelle für die Gemeinde getrennte
Konten und eine besondere Barkasse zu führen hat.
Für die Vornahme von Kassenbestandsaufnahmen wird auf folgendes hingewiesen:
- alle von der Gemeindekasse für die Zeitbuchung geführten
Bücher vorgelegt worden sind,
- alle Einzahlungen und Auszahlungen in den Büchern
eingetragen sind,
- alle vorhandenen Kassenmittel im Kassenbestandsnachweis
berücksichtigt sind,
- im Kassenistbestand nur Kassenmittel enthalten sind, die
von der Gemeindekasse zu verwalten sind.
- der im Kassenbestandsnachweis dargestellte
Kassenistbestand vorhanden ist, insbesondere ob Geldrollen und Geldbeutel das
bezeichnete Bargeld enthalten und ob die Schecks, Postschecks und Wechsel
unverdächtig sind,
- der Kassensollbestand richtig ermittelt worden ist; zu
diesem Zweck ist die Summenbildung im Zeitbuch stichprobenweise nachzurechnen;
nachgerechnete Eintragungen sind mit einem Prüfungszeichen zu versehen.
Bei Kassenprüfungen müssen die Kassengeschäfte in der Regel nicht vollständig geprüft
werden. Die Stichproben sollen jeweils in einem zeitlich und sachlich größeren
Zusammenhang ausgewählt werden und sich über den ganzen Prüfungsstoff
verteilen. Ergeben sich wesentliche Beanstandungen oder der Verdacht von
Unregelmäßigkeiten, ist die Prüfung entsprechend auszudehnen;
erforderlichenfalls ist vollständig zu prüfen.
Nach Absatz 2 Nr. l ist auch zu ermitteln, ob rückständige Forderungen
rechtzeitig gemahnt und die Maßnahmen zur zwangsweisen Einziehung rechtzeitig
getroffen worden sind.
Bei Speicherbuchführung erstreckt sich die Prüfung nach Absatz 2 Nr. 2 in
erster Linie darauf, ob entsprechend den Vorschriften des § 23 Abs. l verfahren
wurde und verfahren wird. Bei Verwendung gleicher Datenträger für die Sach- und
Zeitbuchung kann grundsätzlich deren Übereinstimmung unterstellt werden. Der
Prüfer hat sich jedoch durch Stichproben von der Übereinstimmung zu überzeugen.
Hierzu sind ausgewählte Daten auszudrucken oder auf andere Weise visuell lesbar
zu machen.