Geltende Erlasse (SMBl. NRW.)  mit Stand vom 29.6.2022


Verwaltungsvorschrift zur elektronischen Aktenführung in der Landesverwaltung nach dem E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen Runderlass des Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie

 

Verwaltungsvorschrift zur elektronischen Aktenführung in der Landesverwaltung nach dem E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen Runderlass des Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie

Verwaltungsvorschrift zur elektronischen Aktenführung in der
Landesverwaltung nach dem
E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen

Runderlass des Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie

Vom 2. August 2018

Auf Grund des § 23 Absatz 2 Nummer 5 und Nummer 6 des E-Government-Gesetzes Nordrhein-Westfalen vom 8. Juli 2016 (GV. NRW. S. 551) bestimmt das Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie als für Informationstechnik in der Landesverwaltung zuständiges Ministerium im Einvernehmen mit dem Ministerpräsidenten und den übrigen Ministerien die Verwaltungsvorschrift zur elektronischen Aktenführung in der Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen:

1
Allgemeine Regelungen

1.1
Anwendungsbereich

Die Verwaltungsvorschrift gilt für die öffentlich-rechtliche Verwaltungstätigkeit der Behörden des Landes und sonstiger der Aufsicht des Landes unterstehender juristischer Personen des öffentlichen Rechts, soweit sie dem Anwendungsbereich des E-Government-Gesetzes Nordrhein-Westfalen vom 8. Juli 2016 (GV. NRW. S. 551) in der jeweils geltenden Fassung unterfallen und elektronische Akten führen oder nach § 9 Absatz 3 führen sollen. Diese können jeweils die aktenführende Stelle oder die aktenführenden Stellen benennen beziehungsweise die Benennung eigenständig regeln. Die Verwaltungsvorschrift gilt nicht für die Tätigkeit der Hochschulen in der Trägerschaft des Landes, der staatlichen Hochschulen sowie des Hochschulbibliothekszentrums des Landes Nordrhein-Westfalen. Die Verwaltungsvorschrift gilt ferner nicht für die Gemeinden und Gemeindeverbände.

1.2
Definition und Erläuterung der elektronischen Aktenführung

Eine elektronische Akte im Sinne dieser Verwaltungsvorschrift ist eine logische Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger oder verfahrensgleicher Vorgänge und aktenrelevanter Dokumente. Aktenrelevant sind Schriftgut und entscheidungserhebliche Bearbeitungsschritte dann, wenn sie zum späteren Nachweis der Vollständigkeit, der Nachvollziehbarkeit und der Transparenz des Verwaltungshandelns beweisfest vorzuhalten sind. Eine elektronische Akte kann nur in einem Dokumentenmanagementsystem geführt werden, das die ordnungsgemäße Aktenführung gewährleistet. Die elektronische Akte ersetzt auf diese Weise die Aktenführung auf Papierbasis.

1.3
Regelungsumfang

Die Verwaltungsvorschrift regelt das Führen elektronischer Akten.

1.4
Ziel der elektronischen Aktenführung

Ziel der elektronischen Aktenführung ist es, die Kommunikations- und Bearbeitungsprozesse in der öffentlichen Verwaltung zu vereinfachen, indem die dafür benötigten Informationen elektronisch und medienbruchfrei bereitgestellt werden. 

2
Aktenführung

2.1
Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung

Akten sind nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Aktenführung zu führen. Diese folgen aus dem Rechtsstaatsprinzip und umfassen nachfolgende Gebote:

a)      Gebot der Aktenmäßigkeit: Das Handeln der Landesverwaltung ist im Regelfall durch die elektronische Aktenführung zu dokumentieren.

b)      Gebot der Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit: Alle wesentlichen Verwaltungshandlungen müssen vollständig und nachvollziehbar abgebildet werden. Hierzu sind alle entscheidungsrelevanten Unterlagen und Bearbeitungsschritte zu dokumentieren und im Sach- und Zeitzusammenhang abzulegen. Der Stand und die Entwicklung der Vorgangsbearbeitung müssen jederzeit aus den elektronisch geführten Akten nachvollziehbar sein.

c)      Gebot der wahrheitsgemäßen Aktenführung: Der Inhalt der Akten muss das Verwaltungshandeln korrekt abbilden.

d)     Gebot der Integrität und Authentizität: Die physische und logische Unversehrtheit der Akteninhalte muss jederzeit gewahrt sein. Zulässige Veränderungen müssen grundsätzlich so angebracht werden, dass sie erkennbar und nachvollziehbar sind.

e)      Gebot der Vertraulichkeit: Es ist sicherzustellen, dass ausschließlich die Personen Zugriff auf Akten, Vorgänge und Dokumente erhalten, die deren Inhalt zur rechtmäßigen Aufgabenerfüllung benötigen. Die Anforderungen des Datenschutzes sind zu beachten.

f)       Gebot der langfristigen Sicherung: Der Aktenbestand ist entsprechend den Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten langfristig zu sichern. Soweit Rechts- oder Verwaltungsvorschriften keine bestimmten Aufbewahrungsfristen vorsehen, sind diese in der behördlichen Aktenordnung festzulegen. Alle Unterlagen, die zur Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind, insbesondere diejenigen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sind dem Landesarchiv anzubieten.

2.2
Objekthierarchie

Eine elektronische Akte gliedert sich in die Objektebenen Akte - Vorgang - Dokument. Akten werden auf der Basis des jeweils gültigen Aktenplans angelegt. Eine Akte enthält einen oder mehrere Vorgänge, ein Vorgang enthält ein oder mehrere Dokumente, die im sachlichen Zusammenhang zueinanderstehen. Elektronische Dokumente werden in Vorgängen zusammengefasst und der Akte zugeordnet.

2.3
Metadaten

Eine elektronische Aktenführung benötigt neben den eigentlichen Dokumenten weitere Informationen über die Schriftgutobjekte, etwa zur Recherche von Inhalten, zur Strukturierung von Unterlagen oder zur Steuerung von Geschäftsprozessen. Akten, Vorgänge und Dokumente werden daher im Dokumentenmanagementsystem mit inhaltlichen und technischen Metadaten beschrieben (zum Beispiel Aktenzeichen, Vorgangszeichen, Dokumentenbetreff).

2.4
Hybridakte

Eine Hybridakte ist eine elektronische Akte, die Hybridvorgänge beinhaltet. Hybridvorgänge sind Vorgänge, bei denen aus rechtlichen oder sonstigen Gründen nicht-elektronische Bestandteile vorgehalten werden beziehungsweise vorgehalten werden müssen. Akten, die bis zur Einführung der elektronischen Aktenführung analog geführt worden sind, danach aber elektronisch weitergeführt wurden, ohne ersetzend gescannt worden zu sein, sind ebenfalls Hybridakten. Der Zusammenhang zwischen elektronischen und nicht-elektronischen Bestandteilen muss dauerhaft nachvollziehbar sein, beispielsweise durch Metadaten.

3
Aufbewahrung und Archivierung

Elektronische Akten, Vorgänge und Dokumente sind während der gesamten Aufbewahrungsfrist auffindbar und lesbar zu halten. Hierfür sollen langzeitstabile Datenformate verwendet werden. Unberechtigte Zugriffe und Veränderungen sind zu verhindern. Die korrekte Aufbewahrung während der Aufbewahrungsfrist ist durch die jeweils aktenführende Stelle sicherzustellen.

Alle Akten oder Vorgänge, die zur Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind, insbesondere diejenigen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sind auszusondern und gemäß § 4 des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen vom 16. März 2010 (GV. NRW. S. 188) in der jeweils geltenden Fassung, dem Landesarchiv anzubieten. Das Landesarchiv übernimmt die archivwürdigen Vorgänge und ist für dessen Langzeitarchivierung zuständig. Die nicht archivwürdigen Vorgänge sind im Anschluss an die Bewertung durch das Landesarchiv von der aktenführenden Stelle zu vernichten.

4 Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft und am 31. Oktober 2022 außer Kraft.

MBl. NRW. 2018 S. 472.