Ministerialblatt (MBl. NRW.)
Ausgabe 2020 Nr. 25 vom 24.9.2020 Seite 577 bis 610
Verwaltungsvorschrift zur Zulassung von Fachverfahren zur automatisierten Ausführung der Geschäfte der kommunalen Haushaltswirtschaft nach § 94 Absatz 2 der Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen (Verwaltungsvorschrift Zulassung von Fachverfahren VwV Zulassung Fachverfahren) |
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Normkopf Norm Normfuß |
Verwaltungsvorschrift zur Zulassung von Fachverfahren zur automatisierten Ausführung der Geschäfte der kommunalen Haushaltswirtschaft nach § 94 Absatz 2 der Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen (Verwaltungsvorschrift Zulassung von Fachverfahren VwV Zulassung Fachverfahren)
2023
Verwaltungsvorschrift
zur Zulassung von Fachverfahren zur automatisierten Ausführung der Geschäfte
der kommunalen Haushaltswirtschaft nach § 94 Absatz 2 der Gemeindeordnung
Nordrhein-Westfalen
(Verwaltungsvorschrift Zulassung von Fachverfahren
VwV Zulassung Fachverfahren)
Bekanntmachung
der Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen
Vom 21. September 2020
Auf Grund des § 94 Absatz 2 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW), in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Juli 1994 (GV. NRW. S. 666), die zuletzt durch Artikel 4 des Gesetzes vom 14. April 2020 (GV. NRW. S. 218b, ber. S. 304a) geändert worden ist, wird im Benehmen mit dem Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung des Landes Nordrhein-Westfalen folgende Verwaltungsvorschrift erlassen:
1
Anwendungsbereich
Diese Verwaltungsvorschrift ist bei der Prüfung von Programmen zur automatisierten Ausführung der Geschäfte des kommunalen Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens nach den Regeln des doppischen Finanzwesens anzuwenden.
Sie fasst die aus den im Land Nordrhein-Westfalen geltenden Gesetzen und Verordnungen ableitbaren allgemein anerkannten technischen Regeln an Programme und Anforderungen des doppischen Finanzwesens zusammen. Deren Erfüllung ist Voraussetzung für die in § 94 Absatz 2 GO NRW festgelegte Programmzulassung durch die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (gpaNRW).
2
Teil 1: Allgemeine Anforderungen an Fachverfahren für die automatisierte
Ausführung der Geschäfte der kommunalen Haushaltswirtschaft
2.1
Abbildung von Sachverhalten und Geschäftsvorfällen
2.1.1.
Das Programm ermöglicht die nachvollziehbare und wirklichkeitsgetreue Eingabe
und wiedererkennbare Darstellung von Daten, die einen bestimmten Sachverhalt
oder Geschäftsvorfall beschreiben. (Kriterium AA1.01)
2.1.2
Das Programm ermöglicht dem Anwender die übersichtliche Suche gespeicherter
Sachverhalte oder Geschäftsvorfälle anhand ihrer charakterisierenden und
klassifizierenden Merkmale. (Kriterium AA1.02)
2.1.3
Das Programm gewährleistet, dass Anwendereingaben unmittelbar nach
Eingabebestätigung zu einer Fortschreibung aller relevanten Datenbestände und
datentechnischen Verknüpfungen führen. (Kriterium AA1.03)
2.1.4
Die Bedienoberfläche der fachlichen Teile des Programms ist in deutscher
Sprache ausgeführt. Dies gilt auch für die in der täglichen Benutzung
notwendigen technischen Teile der Bedienoberfläche. (Kriterium AA1.04)
2.1.5
Das Programm bietet die Möglichkeit, die Eingabe innerhalb eines
bildschirmorientierten Eingabebereiches zu einem Vorgang (zum Beispiel Maske)
vor der erkennbaren Bestätigung der Werte (zum Beispiel Button anklicken oder
Befehl zur Verarbeitung eintippen) über den gesamten Eingabebereich zu
korrigieren beziehungsweise zu verwerfen. (Kriterium AA1.05)
2.1.6
Bei der Ausführung von Programmfunktionen und Routinen kann der Anwender
beziehungsweise die Anwenderin erkennen, was das Programm gerade verarbeitet
und wie er beziehungsweise sie den Vorgang kontrolliert abbrechen kann. Nach
einem Abbruch soll das Programm auf den vorherigen Stand zurückfallen. Für den
Anwender beziehungsweise die Anwenderin muss erkennbar sein, an welcher Stelle
der Programmabbruch erfolgte. (Kriterium AA1.06)
2.1.7
Bei längeren Datenverarbeitungsvorgängen wird eine Fortschrittsanzeige
eingeblendet, aus der hervorgeht, welcher Vorgang läuft. Anwender
beziehungsweise Anwenderinnen müssen erkennen, dass Verarbeitungsvorgänge
erfolgreich abgeschlossen wurden. (Kriterium AA1.07)
2.2
Orientierung im Programm
2.2.1
Das Programm ist so gestaltet, dass Anwender beziehungsweise Anwenderinnen
erkennen können, wo im Programm man sich aktuell befindet. (Kriterium AA2.01)
2.2.2
Die Bedienelemente des Programms sind verständlich gestaltet und ermöglichen
eine eindeutige Bedienung der Programmfunktionen. Sie lösen ein üblicherweise
erwartbares Ergebnis aus. (Kriterium AA2.02)
2.2.3
Das Programm folgt bei der Bedienung einem einheitlichen und nachvollziehbaren
Standard. (Kriterium AA2.03)
2.3
Plausibilitätskontrollen
2.3.1
Das Programm erkennt formale Fehleingaben und verhindert deren
Weiterverarbeitung. Dies betrifft in der Hauptsache die Eingabe von Werten
außerhalb formal gültiger Wertebereiche (z.B. falsche Datumswerte,
Sonderzeichen in Namen, Berücksichtigung von Pflichtfeldern). Offensichtliche
logische Beziehungen zwischen verschiedenen Eingabefeldern werden dabei
berücksichtigt. (Kriterium AA3.01)
2.3.2.
Das Programm warnt, wenn die eingegebenen Daten trotz formaler Richtigkeit
nicht korrekt weiterverarbeitet werden können. Gründe können sein:
Offensichtlich logische Beziehungen zwischen verschiedenen Eingabefeldern
werden nicht berücksichtigt, die Weiterberechnung führt zu Werten außerhalb
gültiger Wertebereiche, es werden offensichtlich gesetzliche Vorgaben verletzt,
der eingegebene Wert steht im Widerspruch zu sonstigen im Programm hinterlegten
Daten (zum Beispiel im Widerspruch zu Wertetabellen oder auf vorherigen Masken
erfassten Werten). (Kriterium AA3.02)
2.3.3
Bei folgenschweren Aktionen warnt das Programm den Anwender beziehungsweise die
Anwenderin und ermöglicht ihm beziehungsweise ihr den Abbruch. (Kriterium
AA3.03)
2.3.4
Das Programm überwacht die Eindeutigkeit von kennzeichnenden Werten und
Indizes. (Kriterium AA3.04)
2.4
Berechnungen
2.4.1
Das Programm führt Berechnungen so durch, dass sie mathematisch korrekt,
nachvollziehbar und gesetzeskonform erfolgen. (Kriterium AA4.01)
2.5
Übersichtlichkeit der Darstellung
2.5.1
Das Programm ermöglicht den Ausdruck aller im Programm gespeicherten Daten.
(Kriterium AA5.01)
2.5.2
Das Programm stellt bei der lesbaren Ausgabe die Sachverhalte für den Anwender
beziehungsweise die Anwenderin übersichtlich und klar dar. Vom Programm
erzeugte Dokumente sind für den Adressaten verständlich, lesbar und entsprechen
den geltenden Formvorschriften. (Kriterium AA5.02)
2.6
Personendaten (Personendatenspeicherung, -sperrung, -auskunft und
-übermittlung)
2.6.1
Das Programm ermöglicht die Speicherung und Verwaltung von folgenden
Personendaten: Anrede, Titel, Vornamen, Nachnamen, Namenszusatz,
Firmenbezeichnung, Adresse, Postfachadresse, Länderbezeichnung,
Zahlungsweginformationen, Steueridentifikationsmerkmal. (Kriterium AA6.01)
2.6.2
Das Programm ermöglicht die Speicherung und Verwaltung von SEPA-Mandaten.
(Kriterium AA6.02)
2.6.3
Das Programm ermöglicht den Aufbau und die Anwendung von Regeln, nach denen die
gespeicherten Zahlungsweginformationen und Mandate bei Forderungstatbeständen
zur Durchführung von Lastschriften und Erstattungen automatisiert zur Anwendung
kommen. (Kriterium AA6.03)
2.6.4
Das Programm ermöglicht auf der Grundlage der gespeicherten Personendaten die
Speicherung und Verwaltung von Gesamtschuldnerschaften. (Kriterium AA6.04)
2.6.5
Das Programm ermöglicht die Löschung von personenbezogenen Daten durch den
Anwender beziehungsweise die Anwenderin. (Kriterium AA6.05)
2.6.6
Das Programm ermöglicht die Unterbindung der Weiterverarbeitung einzelner
personenbezogener Daten, zum Beispiel durch Sperrkennzeichen. (Kriterium
AA6.06)
2.6.7
Durch das Programm sollen die Anwender beziehungsweise Anwenderinnen in ihrer
gesetzlich begründeten Pflicht zur Auskunftserteilung unterstützt werden. Beim
Zugriff auf personenbezogene Daten ist das Programm in der Lage zu
protokollieren, welche Selektionskriterien wann und von wem benutzt worden
sind. (Kriterium AA6.07)
2.7
Bescheidgestaltung
2.7.1
Bescheidinhalt
2.7.1.1
Das Programm ermöglicht das Erstellen von Bescheiden mit folgenden Angaben: erlassende
Behörde, Bescheiddatum, Inhaltsadressat (Abgabeschuldner), Bekanntgabeadressat
(bei Abweichung vom Inhaltsadressaten), Adresse des Empfängers (gegebenenfalls
abweichend von Inhalts- und Bekanntgabe-Adressat), Angaben zum Objekt (z.B.
Abgabenobjekt), Grund des Bescheides, festzusetzender Betrag, Begründung,
Leistungsgebot, Zahlungsweg der erlassenden Behörde, kassentechnisches Merkmal
für die Zuordnung von Zahlungen, Rechtsbehelfsbelehrung. (Kriterium AA7.01)
2.7.1.2
Das Programm unterstützt die Erstellung einer Vorabankündigung bei
Lastschrifteinzug. (Kriterium AA7.02)
2.7.1.3
Das Programm ermöglicht die Darstellung folgender Angaben auf den einzelnen
Seiten von Bescheiden: Seitenzahl, Information, die erkennen lässt, ob es eine
Folgeseite gibt, Kennzeichnung, die bei mehrseitigen Bescheiden erkennen lässt,
dass die Seite Bestandteil des betreffenden Bescheides ist. (Kriterium AA7.03)
2.7.1.4
Das Programm ermöglicht die übersichtliche und nachvollziehbare Darstellung von
Zusammenhängen auf Bescheiden. (Kriterium AA7.04)
2.7.2
Bescheide für Gesamtschuldnerschaften
2.7.2.1
Das Programm ermöglicht in den Fällen, in denen mehrere Gesamtschuldner einer
gemeinsamen Zahlungsverpflichtung zugeordnet sind (Gesamtschuldnerschaft), die
Erstellung eines Bescheides an ausgewählte Gesamtschuldner zum Zweck der
Einzelbekanntgabe. Auf jedem dieser Bescheide ist ersichtlich, dass eine
Zahlung erwartet wird. (Kriterium AA7.05)
2.7.2.2
Das Programm ermöglicht die Kennzeichnung, Verwendung und Änderung eines
Gesamtschuldners als Bekanntgabeadressat für die Gesamtschuldnerschaft.
(Kriterium AA7.06)
2.7.2.3
Das Programm ermöglicht für jeden Gesamtschuldner die Erstellung
inhaltsgleicher Abschriften von Bescheiden. (Kriterium AA7.07)
2.7.2.4
Das Programm ermöglicht für Ehegatten oder Ehegatten mit ihren Kindern oder
Alleinstehende mit ihren Kindern die Ausfertigung eines Bescheides unter ihrer
gemeinsamen Anschrift. (Kriterium AA7.08)
2.8
Grundlegende Anforderungen des Zugriffs-Schutzes
2.8.1
Anwenderkontrolle
2.8.1.1
Das Programm ermöglicht zur Anwenderkontrolle die Anlage und Verwaltung von
Anwenderzugängen für jeden Anwender beziehungsweise jede Anwenderin im
Programm. Die Programmfunktionen zur Anwenderzugangsverwaltung sind vor
unbefugtem Zugriff geschützt. (Kriterium AA8.01)
2.8.2
Passwortvergabe
2.8.2.1
Das Programm ermöglicht bei der Verwendung von Passwörtern zur Absicherung von
Anwenderzugängen die Einhaltung folgender Grundanforderungen: Das Passwort ist
bei der Eingabe nicht sichtbar. Eine augenblickliche Sichtbarmachung durch den
Anwender beziehungsweise die Anwenderin ist zulässig. Jeder Anwender
beziehungsweise jede Anwenderin hat ein eigenes Passwort, welches er
beziehungsweise sie selber ändern kann. Die Passworteingabe kann nicht umgangen
werden. (Kriterium AA8.02)
2.8.2.2
Bei der Passworteinrichtung beziehungsweise -änderung stellt das Programm zwei
getrennte Eingabefelder zur Passwortwiederholung bereit und überprüft deren
Übereinstimmung. (Kriterium AA8.03)
2.8.2.3
Passwörter werden im System verschlüsselt abgelegt und sind gegen unbefugte
Schreib- und Lesezugriffe geschützt. (Kriterium AA8.04)
2.8.2.4
In vom Programm erzeugten Protokollen oder Dateien dürfen Passwörter nie in
Klarschrift erscheinen. (Kriterium AA8.05)
2.8.3
Anwenderanmeldung
2.8.3.1
Das Programm gestattet die Einstellung von Zugangsrestriktionen als Reaktion
auf mehrfache Falscheingaben von Passwörtern. (Kriterium AA8.06)
2.8.3.2
Alle Anmeldungsversuche werden anwenderbezogen protokolliert. (Kriterium
AA8.07)
2.8.4
Passwortregeln
2.8.4.1
Für neu im Programm eingerichtete Passwörter kann eine Mindestlänge eingestellt
werden. (Kriterium AA8.08)
2.8.4.2
Für neu im Programm eingerichtete Passwörter können variable Komplexitätsregeln
hinterlegt werden. (Kriterium AA8.09)
2.8.4.3
Im Programm kann eingestellt werden, dass Anwender beziehungsweise
Anwenderinnen das Passwort regelmäßig (zum Beispiel spätestens aller 90 Tage)
wechseln müssen. (Kriterium AA8.10)
2.8.5
Zugriff auf Daten und Funktionen / Zugriffskontrolle
2.8.5.1
Das Programm ermöglicht zur Zugriffskontrolle die Vergabe individueller
beziehungsweise differenzierter Zugriffsrechte der Anwender beziehungsweise
Anwenderinnen für die einzelnen Programmfunktionen und -aufgabenbereiche. Die
Programmfunktionen zur Verwaltung der Zugriffsrechte sind vor unbefugtem
Zugriff geschützt. (Kriterium AA8.11)
2.8.5.2
Für Aufgaben der Zugriffsverwaltung auf Programme, Programmfunktionen, Daten
und Datenbereiche und zur entsprechenden Verwaltung der Programmanwender beziehungsweise
Programmanwenderinnen können spezielle Administratorzugänge ohne Zugang zu
fachlichen Informationen des Programms eingerichtet werden. (Kriterium AA8.12)
2.8.5.3
Für die interne und externe Prüfung können im Programm spezielle Zugänge für Prüfer
und Prüferinnen eingerichtet werden. (Kriterium AA8.13)
2.8.5.4
Das Programm ermöglicht die Beschränkung des schreibenden und lesenden
Datenzugriffs eines Anwenders beziehungsweise einer Anwenderin auf einzelne,
fachlich abgrenzbare Datenbereiche. Gleiches gilt für personenbezogene Daten.
(Kriterium AA8.14)
2.8.5.5
Es ist möglich, den Umfang des schreibenden, lesenden und / oder ergänzenden
Zugriffs auf die Daten zu einer Person durch Zugriffsrechte für verschiedene
Anwender beziehungsweise Anwenderinnen zu differenzieren. (Kriterium AA8.15)
2.8.5.6
Das Programm verhindert schreibende Zugriffe auf im Programm gespeicherte
abgeschlossene Sachverhalte und rechtsgültig verabschiedete Informationen.
(Kriterium AA8.16)
2.8.6
Anwenderrechte-Zuordnung
2.8.6.1
Im Programm müssen Rollen angelegt werden können, die über bestimmte
aufgabenbezogene Zugriffsrechte verfügen. Diesen Rollen können im Rahmen der
Rechteverwaltung konkrete identifizierbare Anwender und Anwenderinnen
zugeordnet werden. (Kriterium AA8.17)
2.8.6.2
Die Änderung von Zugriffsrechten wird durch das Programm protokolliert. Das
entsprechende Protokoll ist vor unbefugter Veränderung geschützt. (Kriterium
AA8.18)
2.9
Schutz von Stamm- und Bewegungsdaten
2.9.1
Anforderungen an die Speicherung von Stammdaten
2.9.1.1
Das Löschen von Daten ist nur möglich, wenn dies rechtlich zulässig ist. Das
Programm warnt den Anwender beziehungsweise die Anwenderin vor dem Löschen von
Daten und ermöglicht ihm beziehungsweise ihr den Abbruch. (Kriterium AA9.01)
2.9.1.2
Das Programm protokolliert jeden ändernden Zugriff auf Stammdaten durch die
Speicherung insbesondere folgender Informationen: Wert alt / Wert neu, Autor /
Autorin und Zeitpunkt der Änderung. Der Zeitraum der Protokollierung muss
flexibel einstellbar sein. (Kriterium AA9.02)
2.9.1.3
Jeder ändernde Zugriff auf finanzwirksame Stammdaten wird über einen längeren
Zeitraum verfolgbar feldbezogen protokolliert (Historie finanzwirksamer
Stammdaten). Vorhergehende Inhalte der Datensätze können auch nachträglich
eingesehen werden. (Kriterium AA9.03)
2.9.1.4
Das Programm verhindert das Löschen von Stammdaten, die noch verwendet werden
oder die in Beziehung zu anderen Daten stehen. (Kriterium AA9.04)
2.9.2
Anforderungen an die Speicherung von Bewegungsdaten
2.9.2.1
Das Programm verhindert das Löschen oder Ändern von Bewegungsdaten. Das
Programm protokolliert recherchierbar Entstehungszeitpunkt und Autor von
Bewegungsdaten. (Kriterium AA9.05)
2.9.3
Sonstige Anforderungen zur Datenprotokollierung
2.9.3.1
Das Programm ermöglicht die Einstellung differenzierter Zugriffsrestriktionen
für die systematische Auswertung der im Rahmen der Datenprotokollierung
anfallenden Informationen. (Kriterium AA9.06)
2.9.3.2
Das Programm verhindert die nachträgliche Veränderung der im Rahmen der
Datenprotokollierung anfallenden Informationen innerhalb der gesetzlich
vorgeschriebenen Zeiträume. (Kriterium AA9.07)
2.9.3.3.
Das Programm unterstützt die zeitraumbezogene Löschung historisierter
beziehungsweise protokollierter Informationen. (Kriterium AA9.08)
2.10
Datensicherung
2.10.1
Das Programm unterstützt die Erstellung von Sicherungskopien auch zum Zweck der
externen Aufbewahrung, zu einem vom Anwender beziehungsweise von der Anwenderin
wählbaren Zeitpunkt. (Kriterium AA10.01)
2.10.2
Zusammen mit dem Programm wird eine Dokumentation zur Datensicherung und
Datenwieder-herstellung der im Programm gespeicherten Fachdaten und
Einstellungen bereitgestellt. (Kriterium AA10.02)
2.11
Ablaufsicherheit, Schutz vor Datenverlust
2.11.1
Das Programm arbeitet in einer vom Hersteller empfohlenen Umgebung stabil, so
dass eine anwenderübliche Nutzung gewährleistet ist. Die Funktionalitäten des
Programms sind dokumentiert. Programmbedingte Fehlersituationen sind anwendergerecht
dokumentiert. (Kriterium AA11.01)
2.11.2
Das Programm unterstützt Möglichkeiten, mit angemessenem Aufwand die Daten
wiederherzustellen, die durch Programmfehler, Systemabstürze, Stromausfälle und
sonstige Ereignisse beschädigt werden. Anwender und Anwenderinnen werden durch
die Dokumentation über das Verhalten bei Systemabstürzen und Fehlern
informiert. (Kriterium AA11.02)
2.12
Programmdokumentation
2.12.1
Alle Dokumentationsteile liegen in deutscher Sprache vor. (Kriterium AA12.01)
2.12.2
Die Anwender des Programms haben die Möglichkeit zur programmunabhängigen
dauerhaften und lesbaren Aufbewahrung von Dokumentationsständen. Änderungen
einer Verfahrensdokumentation müssen historisch nachvollziehbar sein.
(Kriterium AA12.02)
2.12.3
Das Programm ist in ausreichendem Umfang und hinreichend aktuell dokumentiert.
Insbesondere werden eine fachliche sowie eine technische Produktbeschreibung,
eine fachliche Dokumentation, eine technische Betriebs-beziehungsweise
Systemdokumentation (inkl. Sicherheitsdokumentation, mit welchen Maßnahmen beim
Betrieb des Programms die Sicherheit der damit verbundenen IT-Systeme und
IT-Anwendungen gewährleistet werden kann) sowie Änderungsinformationen
(„Releasenotes“) bereitgestellt. (Kriterium AA12.03)
2.12.4
Für das Programm existiert ein dokumentiertes Verfahren zur Behebung von
Programm- und Dokumentationsfehlern unter Zugriff auf die Supportwege des
Programmentwicklers inklusive definierter Eskalationsoptionen im Fall des
Misserfolgs. Die dem Anwender beziehungsweise der Anwenderin zur Verfügung
gestellten Kommunikationswege sind dokumentiert. (Kriterium AA12.04)
2.12.5
Das Programm ist unter Berücksichtigung seiner Einsatzbedingungen im Rahmen
einer Produktdokumentation ausreichend beschrieben. Insbesondere sind
angegeben: Benennung beziehungsweise Titel des Dokumentes, Name beziehungsweise
Version des dokumentierten Programms, Autor beziehungsweise Ansprechpartner zur
Dokumentation, Redaktions-beziehungsweise Ausgabedatum. Zur Dokumentation
insgesamt und zu den einzelnen Dokumenten existieren Inhaltsübersichten,
Indizes, Suchfunktionen und/oder andere Hilfsmittel zum sicheren Auffinden von
Dokumentationsinformationen. Die Produktdokumentation liegt in einer
verbindlichen und inhaltlich hinreichend bestimmten Form vor; sie kann in
angemessener Frist lesbar gemacht werden. (Kriterium AA12.05)
2.12.6
Im Programm sind folgende Angaben erkennbar: Name, Versionsnummer, Releasestand
(Datumsangabe) des Programms und gegebenenfalls der Programmteile. (Kriterium
AA12.06)
2.12.7
Die Programmnutzung wird durch eine direkt aus dem Programm aufrufbare
Hilfefunktion unterstützt. (Kriterium AA12.07)
2.12.8
Die zum Programm bereitgestellten Änderungsdokumentationen enthalten eine
vollzählige Auflistung der hinsichtlich der Programmfunktionalität und seiner
technischen Einsatzbedingungen relevanten Änderungen sowie pro Änderung:
Beschreibung der durchgeführten Änderung, gegebenenfalls Maßnahmen von
Anwendern, welche im Kontext der Programmänderung erforderlich sind,
gegebenenfalls Hinweise zu Einsatzmodalitäten (zum Beispiel genutzte Module),
bei denen diese Änderung relevant ist, Erkennbarkeit von Programmversion
beziehungsweise Datum, ab welchem diese Änderung eingeführt wurde. (Kriterium AA12.08)
2.13
Schnittstellen
2.13.1
Das Programm stellt die regelmäßige automatisierte und ordnungsgemäße Übernahme
von finanzwirksamen Informationen aus Fremdprogrammen (finanzwirksamer
Datenimport) sicher. (Kriterium AA13.01)
2.13.2
Das Programm stellt die regelmäßige automatisierte und ordnungsgemäße
Bereitstellung von finanzwirksamen Daten an Fremdprogramme (finanzwirksamer
Datenexport) sicher. (Kriterium AA13.02)
2.13.3
Das Programm unterstützt die Bereitstellung wichtiger Stamm- und Bewegungsdaten
an Fremdprogramme über eine dokumentierte Schnittstelle in einem
standardkonformen Format. (Kriterium AA13.03)
2.13.4
Möglichkeiten des finanzwirksamen oder personenbezogenen externen
Datenzugriffs, die über die in den o. g. Kriterien hinausgehen, sind im Rahmen
der (technischen) Programmdokumentation aufgezählt. Die damit verbundenen
Risiken für den Zugriff auf die im Programm gespeicherten Finanz- und
Personendaten und Möglichkeiten ihrer Vermeidung sind beschrieben. (Kriterium
AA13.04)
3
Teil 2: Anforderungen des doppischen Finanzwesens für Fachverfahren in der
kommunalen Haushaltswirtschaft
3.1
Modul Haushaltsplanung
3.1.1
Kontensystematik und Grundlagen
3.1.1.1
Das Programm ermöglicht die Hinterlegung folgender Grunddaten der Gemeinde
beziehungsweise des Gemeindeverbandes: Name der Gemeinde beziehungsweise des
Gemeindeverbandes, Amtlicher Gemeindeschlüssel,
Gläubiger-Identifikationsnummer. (Kriterium 1HHP-1)
3.1.1.2
Das Programm ermöglicht die Hinterlegung der Zahlungswege der Gemeinde
beziehungsweise des Gemeindeverbandes. (Kriterium 1HHP-2)
3.1.1.3
Das Programm unterstützt die laut Kontenrahmen NRW vorgeschriebene
Kontostruktur. Die der Kontensystematik zugeordneten Texte des Kontierungsplans
sind im Programm hinterlegt und können bei der Verwendung der Kontensystematik
abgerufen werden. Dies schließt die Ausgabe am Bildschirm und in Druckform ein.
(Kriterium 1HHP-3)
3.1.1.4
Das Programm verhindert die mehrfache Anlage von Konten beziehungsweise
Produktsachkonten im anwenderindividuellen Kontenplan. (Kriterium 1HHP-4)
3.1.1.5
Das Programm muss zusätzlich zu den Konten einen mindestens zweistelligen
Produktrahmen verwalten. Die nach den gültigen VV zur KomHVO NRW
vorgeschriebenen Produktbereiche sind verbindlich darzustellen. Die produktorientierten
Merkmale (dreistellige Produktgruppen) für die Kommunalen Finanz- und
Personalstatistiken müssen automatisiert bedient werden können. (Kriterium
1HHP-5)
3.1.1.6
Das Programm ermöglicht die Zuordnungen zwischen Elementen des Produktplans und
Elementen des Kontenplans (zum Beispiel Produktsachkonten). (Kriterium 1HHP-6)
3.1.1.7
Das Programm unterstützt die Erstellung frei gruppierbarer Auswertungen über
die Kontensystematik für Prüfungs- und statistische Zwecke. (Kriterium 1HHP-7)
3.1.1.8
Die in NRW nach der KomHVO NRW verbindlichen Produktstrukturen und -texte sind
im Programm voreingestellt. (Kriterium 1HHP-8)
3.1.1.9
Das Programm unterstützt eine automatisierte Teilplanung auf den in NRW
möglichen Planungsebenen. (Kriterium 1HHP-9)
3.1.1.10
Das Programm unterstützt die Einrichtung individueller Produktstrukturen im
Rahmen der jeweils vom Gesetzgeber gewährten Anpassungsmöglichkeiten.
(Kriterium 1HHP-10)
3.1.1.11
Das Programm unterstützt die Erstellung frei gruppierbarer Auswertungen über die
Produktstruktur für Prüfungs- und statistische Zwecke. (Kriterium 1HHP-11)
3.1.1.12
Das Programm ermöglicht die Speicherung der den wesentlichen Produktübersichten
beziehungsweise Produkten zugeordneten Beschreibungstexte: Erläuterungen zum
Produktbereich, den Produktgruppen mit den beschriebenen Produkten, Ziele und
Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung, gegebenenfalls Auszüge aus der
Stellenübersicht, Aufwendungen und Erträge, gegebenenfalls einschließlich der
Erträge und Aufwendungen aus den internen Leistungsbeziehungen (im
Teilergebnisplan), investive Einzahlungen und Auszahlungen (= Teilfinanzplan)
mit der Übersicht einzelner Maßnahmen bei Investitionen oberhalb der vom
zuständigen Vertretungsorgan (Rat der Gemeinde, Kreistag, Verbandsversammlung
o. ä.) festgelegten Wertgrenzen. Zusätzlich können weitere ergänzende Angaben
gemacht werden: spezielle Bewirtschaftungsregeln, Erläuterungen zu den
Haushaltspositionen, quantitative und qualitative Leistungsmengen, soweit sie
zielbezogen und steuerungsrelevant sind, Daten über die örtlichen Verhältnisse,
z.B. zur Verwaltungsorganisation, der Verantwortlichkeiten, der
Auftragsgrundlage, den Zielgruppen, der Wettbewerbssituation etc. (Kriterium
1HHP-12)
3.1.1.13
Das Programm ermöglicht die Teilplanung getrennt nach Organisationseinheiten.
(Kriterium 1HHP-13)
3.1.1.14
Das Programm ermöglicht die Erfassung von Erläuterungstexten zu
Planungspositionen. (Kriterium 1HHP-14)
3.1.2
Haushaltsplanung
3.1.2.1
Das Programm muss den Ergebnisplan, den Finanzplan und die Teilpläne
automatisch erstellen. (Kriterium 1HHP-15)
3.1.2.2
Das Programm muss die Erstellung eines Haushaltssicherungskonzeptes
unterstützen, indem es nach Pflicht- und freiwilligen Aufgaben unterscheidet.
(Kriterium 1HHP-16)
3.1.2.3
Das Programm unterstützt den Anwender beziehungsweise die Anwenderin bei der
Erstellung der nach § 1 KomHVO NRW pflichtigen Anlagen. (Kriterium 1HHP-17)
3.1.2.4
Das Programm ermöglicht die Erfassung von Planansätzen für Erträge und
Aufwendungen auf Ebene der Produkte, der Unterproduktgruppen, der
Produktgruppen sowie der Produktbereiche zu einzelnen Organisationseinheiten
oder insgesamt zur jeweiligen Produktposition. (Kriterium 1HHP-18)
3.1.2.5
Das Programm ermöglicht die Erfassung von Planansätzen für Einzahlungen und
Auszahlungen auf Ebene der Produkte, der Produktgruppen sowie der
Produktbereiche zu einzelnen Organisationseinheiten oder insgesamt zur
jeweiligen Produktposition. (Kriterium 1HHP-19)
3.1.2.6
Das Programm ermöglicht die Speicherung und Verwaltung der Planwerte für die
drei dem Planjahr folgenden Haushaltsjahre (Mittelfristige Ergebnis- und
Finanzplanung). (Kriterium 1HHP-20)
3.1.2.7
Das Programm unterstützt die Erfassung und Verwaltung der jahresbezogenen
Verpflichtungsermächtigungen zu den betreffenden Planpositionen. (Kriterium
1HHP-21)
3.1.2.8
Das Programm ermöglicht die automatisierte Übernahme von Positionen der
produktorientierten Ergebnisplanung (Erträge und Aufwendungen) in die
korrespondierenden Positionen der Finanzplanung (Einzahlungen und Auszahlungen).
(Kriterium 1HHP-22)
3.1.2.9
Das Programm unterstützt die automatisierte Saldierung der Planansätze zu
Produktgruppen, Produktbereichen und zum Gesamtplan. (Kriterium 1HHP-23)
3.1.2.10
Das Programm überwacht bei der Erfassung von Planansätzen, dass saldierte
Planwerte nicht durch manuelle Eingabe überschrieben werden. (Kriterium
1HHP-24)
3.1.2.11
Das Programm ermöglicht bei der Erfassung der Planansätze die automatisierte
Übernahme von Planansätzen des Vorjahres. (Kriterium 1HHP-25)
3.1.2.12
Das Programm stellt dem Anwender beziehungsweise der Anwenderin Mechanismen für
einstellbare Plausibilitätsprüfungen der erfassten Planwerte zur Verfügung.
(Kriterium 1HHP-26)
3.1.2.13
Das Programm ermöglicht die Erstellung mehrerer paralleler Planmodelle.
(Kriterium 1HHP-27)
3.1.2.14
Das Programm ermöglicht die Kennzeichnung von genau einem Planmodell je
Haushaltsjahr als beschlossen und sichert die Unveränderbarkeit der
beschlossenen Planwerte. (Kriterium 1HHP-28)
3.1.2.15
Im Fall des Haushaltsplans für zwei Jahre muss das Programm in allen Plänen
eine weitere Spalte für das zweite Planjahr ausweisen können. Das Programm
unterstützt die Zweijahresplanung durch die Möglichkeit der gleichzeitigen
Erfassung der nach Haushaltsjahren getrennten Ansätze für zwei Planjahre. (Kriterium
1HHP-29)
3.1.2.16
Das Programm ermöglicht die finanzwirksame Erfassung und Darstellung eines
Nachtragsplans entsprechend den äquivalenten Vorgaben zur Haushaltsplanung.
Dabei müssen die Änderungen der Planzahlen und evtl. in diesem Zusammenhang relevante
Änderungen von Zielen und Kennzahlen erkennbar sein. (Kriterium 1HHP-30)
3.1.2.17
Bei der Erfassung von Nachtragswerten unterstützt das Programm den Anwender
beziehungsweise die Anwenderin bei der übersichtlichen Überwachung von bereits
getätigten beziehungsweise vorgemerkten Aufwendungen beziehungsweise
Auszahlungen, hinterlegten Sperren sowie außerplanmäßig beziehungsweise
überplanmäßig bewilligten beziehungsweise reservierten Mitteln hinsichtlich der
gerade in Bearbeitung befindlichen Planansätze. (Kriterium 1HHP-31)
3.1.2.18
Das Programm ermöglicht die Kennzeichnung der Nachtragssatzung als beschlossen
und sichert deren Unveränderbarkeit. (Kriterium 1HHP-32)
3.1.3
Ergebnisplan
3.1.3.1
Das Programm muss das verbindliche Muster zum Ergebnisplan darstellen können.
(Kriterium 1HHP-33)
3.1.3.2
Die Zuordnung von Erträgen und Aufwendungen zu den Positionen des Ergebnisplans
ist auf der Grundlage des vom für Kommunales zuständigen Ministerium bekannt
gegebenen Kontierungsplans vorzunehmen. Die Gliederung muss über die
Mindestgliederung hinaus erweiterbar sein. (Kriterium 1HHP-34)
3.1.4
Finanzplan
3.1.4.1
Das Programm muss das verbindliche Muster zum Finanzplan darstellen können.
(Kriterium 1HHP-35)
3.1.4.2
Das Programm ermöglicht eine nach Einzelkonten unterteilte Darstellung des
Finanzplans. Die Zuordnung von Einzahlungen und Auszahlungen zu den Positionen
des Finanzplanes ist auf der Grundlage des vom für Kommunales zuständigen
Ministerium bekannt gegebenen Kontierungsplans vorzunehmen. Die Gliederung muss
über die Mindestgliederung hinaus erweiterbar sein. (Kriterium 1HHPP-36)
3.1.4.3
Das Programm muss fremde Finanzmittel vom eigenen Haushalt abgrenzen können.
(Kriterium 1HHP-37)
3.1.5
Teilpläne
3.1.5.1
Das Programm muss produktorientierte Teilpläne entsprechend der
organisationsspezifischen Produktstruktur und den vorgegebenen Mustern
automatisch erstellen und verwalten. Es muss ermöglichen, die Teilpläne sowohl
nach Produktbereichen, Produktgruppen, Produkten oder nach örtlichen
Verantwortungsbereichen (Budgets) zu unterteilen. Unabhängig von der
Aufstellung der Teilpläne muss sichergestellt sein, dass eine Summierung nach
Produktbereichen vorhanden ist. (Kriterium 1HHP-38)
3.1.5.2
Bei den produktorientierten Teilplänen muss das Programm die notwendigen
Produktinformationen (insbesondere Ziele, Leistungsmengen, messbare Kennzahlen,
Auszug aus der Stellenübersicht, spezielle Bewirtschaftungsregeln sowie
Erläuterungen) verwalten und darstellen können. (Kriterium 1HHP-39)
3.1.5.3
Das Programm ermöglicht, Personalaufwendungen für Personen, die nicht im
Stellenplan geführt werden sowie Versorgungs- und Beihilfeaufwendungen zentral
zu veranschlagen. (Kriterium 1HHP-40)
3.1.5.4
Die Teilergebnispläne sind wie der Ergebnisplan darzustellen. Das Programm
sollte darüber hinaus ermöglichen, interne Leistungsbeziehungen (als
zusätzliche Zeilen nach Zeile 19) und das daraus resultierende Ergebnis
darzustellen. (Kriterium 1HHP-41)
3.1.5.5
Die Teilfinanzpläne müssen wie der Finanzplan darzustellen sein. Dabei sollen
mindestens die Einzahlungen und Auszahlungen für Investitionen nach Arten
einschließlich der damit verbundenen Verpflichtungsermächtigungen dargestellt
werden können (Teil A). Die Darstellung aller oder auch nur einzelner Ein- und
Auszahlungen aus der laufenden Verwaltungstätigkeit sollte abbildbar sein.
(Kriterium 1HHP-42)
3.1.5.6
Für die Planung einzelner Investitionsmaßnahmen (Teil B) der Teilfinanzpläne
muss das Programm diese entsprechend dem in der Anlage 10b abgelegten Muster
darstellen können. Dabei müssen die Investitionen einzeln oberhalb der vom
Vertretungsorgan festgelegten Wertgrenze unter Angabe der Ein- und Auszahlungen
sowie der jeweiligen Investitionssumme und der Verpflichtungsermächtigungen
darstellbar sein. (Kriterium 1HHP-43)
3.1.5.7
Die zur Ausführung des Haushaltsplans getroffenen Bewirtschaftungsregelungen,
die für die Bewirtschaftung festgelegten Sperrvermerke oder andere besondere
Bestimmungen müssen in den Teilplänen oder in der Haushaltssatzung darstellbar
sein. (Kriterium 1HHP-44)
3.1.6
Haushaltsvermerke und Erläuterungen
3.1.6.1
Das Programm gestattet die Regelung, Hinterlegung und Darstellung folgender
normierter Planvermerke bei den Teilplänen: Bezug von Haushaltsposition(en) zu
einer der dem Teilplan zugeordneten Kennzahl, über die Budgetzugehörigkeit
hinausgehende Deckungsvermerke zur Haushaltsposition, Deckungsvermerke sowie
Sperr- und Freigabevermerke der einzelnen Verpflichtungsermächtigungen (inkl.
der Einrichtung von Ausnahmen), Sperrvermerke oder andere besondere
Bestimmungen, Zweckbindungsvermerk von Erträgen oder Einzahlungen und die
daraus resultierenden Ermächtigungen zur Leistung von Aufwendungen und
Auszahlungen, Übertragbarkeit. Das Programm muss Haushaltsermächtigungen für
Aufwendungen und Auszahlungen in Folgejahre übertragen und die entsprechenden
Positionen der folgenden Jahre erhöhen und darstellen können. Das Programm soll
überwachen, dass Verfügungsmittel des Hauptverwaltungsbeamten beziehungsweise
der Hauptverwaltungsbeamtin nicht für übertragbar erklärt werden können.
(Kriterium 1HHP-45)
3.1.6.2
Das Programm muss unterstützen, dass Mehrerträge bestimmte Ermächtigungen für
Aufwendungen erhöhen und Mindererträge bestimmte Ermächtigungen für
Aufwendungen vermindern. Das gleiche gilt für Mehreinzahlungen und
Mindereinzahlungen für Investitionen. (Kriterium 1HHP-46)
3.1.6.3
Das Programm muss sowohl betragsmäßig als auch prozentual ermöglichen,
Haushaltsplanermächtigungen (einzeln oder in der Gesamtheit) zu sperren und
diese Sperrung wieder aufzuheben. (Kriterium 1HHP-47)
3.1.6.4
Das Programm unterstützt die Bildung von Budgets für die Mittelbewirtschaftung
und Mittelüberwachung, in welchen deckungsfähige Aufwände und Erträge eines oder
mehrerer Teilpläne beziehungsweise Produktgruppen zusammengefasst werden
können. Für die Planung ist es möglich, eine Übersicht über die gebildeten
Budgets automatisiert zu erstellen. (Kriterium 1HHP-48)
3.1.6.5
Das Programm unterstützt die Erstellung, Bearbeitung und Speicherung von
Erläuterungen zu den Planpositionen. (Kriterium 1HHP-49)
3.1.6.6
Das Programm verfügt über Funktionen für die zweijährige Haushaltsplanung:
Erweiterung der Planungslisten um eine Jahresspalte für den Planungsansatz des
zweiten Haushaltsjahres, Festsetzung und Überwachung der Planwerte im Programm
für zwei Jahre. (Kriterium 1HHP-50)
3.1.6.7
Das Programm ermöglicht die Einrichtung und Darstellung von
Ermächtigungsübertragungen sowie die Darstellung einer Übersicht der Übertragungen
mit Angabe der Auswirkungen auf den Ergebnisplan und den Finanzplan des
Folgejahres. (Kriterium 1HHP-51)
3.1.7
Plandokumente
3.1.7.1
Das Programm ermöglicht den Ausweis des Haushaltsjahres und des Namens der
Gemeinde beziehungsweise Gemeindeverbandes auf den Plandokumenten. (Kriterium
1HHP-52)
3.1.7.2
Das Programm unterstützt die Erstellung der dem Haushaltsplan beizufügenden
pflichtigen Anlagen. (Kriterium 1HHP-53)
3.2
Modul Haushaltsbewirtschaftung
3.2.1
Grundlagen der Haushaltsbewirtschaftung
3.2.1.1
Das Programm ermöglicht die Haushaltsbewirtschaftung auf der Grundlage der
Planansätze, Verpflichtungsermächtigungen und deren Änderungen durch Nachträge
der sonstigen Bestimmungen des Haushalts- sowie des Nachtragsplans. (Kriterium
2HHBew-1)
3.2.1.2
Das Programm ermöglicht die parallele jährliche Haushaltsbewirtschaftung in
zwei aufeinanderfolgenden Haushaltsjahren. (Kriterium 2HHBew-2)
3.2.2
Vormerkungen
3.2.2.1
Das Programm unterstützt die Arbeit mit Vormerkungen bei der
Haushaltsüberwachung und Mittelbewirtschaftung. (Kriterium 2HHBew-3)
3.2.2.2
Das Programm überwacht beziehungsweise prüft die verfügbaren Mittel bei der
Bildung von Vormerkungen und warnt beziehungsweise verhindert bei
Überschreitung. (Kriterium 2HHBew-4)
3.2.2.3
Das Programm passt infolge von Inanspruchnahmen von Vormerkungen durch
Zahlungsanordnungen die verfügbaren Vormerkungen und gegebenenfalls die
verfügbaren Mittel an. (Kriterium 2HHBew-5)
3.2.3
Verpflichtungsermächtigungen
3.2.3.1
Das Programm muss Verpflichtungsermächtigungen darstellen und verwalten können.
Im laufenden Haushaltsjahr (sowie darüber hinaus gehenden
Zahlungswirksamkeitsjahren) muss ihre Inanspruchnahme vorgemerkt werden können.
(Kriterium 2HHBew-6)
3.2.3.2
Verpflichtungsermächtigungen können nach Jahren getrennt bewirtschaftet werden.
(Kriterium 2HHBew-7)
3.2.3.3
Das Programm ermöglicht die vollständige oder teilweise Sperrung von
Verpflichtungsermächtigungen und berücksichtigt diese Sperrung bei der
Mittelüberwachung. (Kriterium 2HHBew-8)
3.2.3.4
Das Programm ermöglicht jahresbezogen die vollständige oder teilweise Aufhebung
von Haushaltssperren auf Verpflichtungsermächtigungen pro Maßnahme auf den
dafür relevanten Budgetkonten. (Kriterium 2HHBew-9)
3.2.3.5
Das Programm ermöglicht die Abbildung der Deckungsfähigkeit von
Verpflichtungsermächtigungen auf deckungsberechtigten und deckungspflichtigen
Produktsachkonten. (Kriterium 2HHBew-10)
3.2.3.6
Das Programm prüft, ob vor einer Inanspruchnahme einer einzelnen
Verpflichtungsermächtigung für andere Investitionsmaßnahmen der in der
Haushaltssatzung festgesetzte Gesamtbetrag der Verpflichtungsermächtigungen
nicht überschritten wird. (Kriterium 2HHBew-11)
3.2.3.7
Das Programm ermöglicht die jahresbezogene Hinterlegung von über- und
außerplanmäßigen Verpflichtungsermächtigungen pro Maßnahme auf den dafür
relevanten Produktsachkonten. (Kriterium 2HHBew-12)
3.2.3.8
Das Programm prüft bei der Inanspruchnahme von Verpflichtungsermächtigungen
jahresbezogen die Verfügbarkeit der Verpflichtungsermächtigungen pro Maßnahme
auf den dafür relevanten Produktsachkonten. (Kriterium 2HHBew-13)
3.2.3.9
Das Programm passt infolge der Inanspruchnahme von Verpflichtungsermächtigungen
jahresbezogen die Verfügbarkeit der Verpflichtungsermächtigungen pro Maßnahme
auf den dafür relevanten Produktsachkonten an. (Kriterium 2HHBew-14)
3.2.4
Budgetierung und Überwachung
3.2.4.1
In einem budgetierten Haushalt muss das Programm die Bildung von Budgets und
deren Darstellung für das Haushaltsjahr ermöglichen. Dies schließt eine
Darstellung der in Anspruch genommenen Mittel je Budget(konto) ein. (Kriterium
2HHBew-15)
3.2.4.2
Das Programm muss die im Haushaltsplan - je Budget beziehungsweise
Produktsachkonto - enthaltenen – geplanten beziehungsweise in Anspruch
genommenen - Verpflichtungsermächtigungen maßnahmenbezogen getrennt nach
Zahlungswirksamkeitsjahren darstellen und überwachen. (Kriterium 2HHBew-16)
3.2.4.3
Das Programm soll überwachen, dass die Bewirtschaftung der Budgets nicht zu
einer Minderung des Saldos aus der laufenden Verwaltungstätigkeit nach § 3
Absatz 2 Nr. 1 KomHVO NRW führt. (Kriterium 2HHBew-17)
3.2.4.4
Das Programm soll die Überwachung der Kreditermächtigung ermöglichen.
(Kriterium 2HHBew-18)
3.2.4.5
Das Programm muss zumindest die Überwachung und Steuerung der im Haushaltsplan
festgelegten Kennzahlen ermöglichen. (Kriterium 2HHBew-19)
3.2.4.6
Das Programm muss interne Leistungsbeziehungen darstellen können, wenn diese
zum Nachweis des vollständigen Ressourcenverbrauchs erfasst werden. (Kriterium
2HHBew-20)
3.2.4.7
Das Programm soll überwachen, dass Verfügungsmittel des Hauptverwaltungsbeamten
nicht überschritten werden. (Kriterium 2HHBew-21)
3.2.4.8
Das Programm muss je Ergebnisplankonto und Produkt die Inanspruchnahme der im
Haushaltsplan enthaltenen Ermächtigungen überwachen. (Kriterium 2HHBew-22)
3.2.4.9
Das Programm muss je Finanzplankonto und Produkt die Inanspruchnahme der im
Haushaltsplan enthaltenen Ermächtigungen überwachen. (Kriterium 2HHBew-23)
3.2.5
Veränderung verfügbarer Mittel
3.2.5.1
Das Programm muss über- und außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen
darstellen und verwalten können. (Kriterium 2HHBew-24)
3.2.5.2
Das Programm ermöglicht die vollständige oder teilweise Sperrung von
Aufwendungen und Auszahlungen und berücksichtigt diese Sperrung bei der Mittelüberwachung.
(Kriterium 2HHBew-25)
3.2.5.3
Das Programm unterstützt die Übertragung von Haushaltsermächtigungen in das
Folgejahr. Ermächtigungen für Investitionszahlungen bleiben automatisch bis zum
Ende des dem Haushaltsjahr folgenden Jahres verfügbar. (Kriterium 2HHBew-26)
3.2.5.4
Das Programm verändert die Verfügbarkeit auf den deckungsberechtigten
Budgetkonten unter Berücksichtigung von Mindererträgen/-einzahlungen oder unter
Inanspruchnahme von Mehrerträgen/-einzahlungen auf den deckungspflichtigen
Budgetkonten. (Kriterium 2HHBew-27)
3.2.5.5
Das Programm ermöglicht die Hinterlegung von über- und außerplanmäßigen Mitteln
als verfügbare Mittel auf Produktsachkonten. (Kriterium 2HHBew-28)
3.2.6
Bewirtschaftung liquider Mittel
3.2.6.1
Das Programm muss die Liquiditätsplanung unterstützen. (Kriterium 2HHBew-29)
3.2.6.2
Das Programm muss bei Auszahlungen Fälligkeitstermine verwalten und darstellen
können. (Kriterium 2HHBew-30)
3.2.6.3
Das Programm muss die Verteilung der Auszahlungen auf mehrere Geldinstitute
unterstützen. (Kriterium 2HHBew-31)
3.2.6.4
Das Programm muss es ermöglichen, eine tägliche und jährliche Abstimmung der
Finanzmittelkonten mit den Bankkonten durchzuführen. (Kriterium 2HHBew-32)
3.2.7
Anordnungen
3.2.7.1
Die vom Programm erzeugte Anordnung enthält alle für den jeweiligen
Finanzvorgang (Buchung beziehungsweise Zahlung) wesentlichen Informationen,
insbesondere Identifikationsmerkmal (zum Beispiel Anordnungsnummer), den
anzuordnenden Betrag (ab 500 Euro optional auch in Buchstaben), einen Hinweis
auf den zugehörigen Beleg, die Sachinformation zum Zahlungsvorgang (zum
Beispiel Zahlungsgrund, Rechnungsdatum), die betroffenen Sachkonten, das
betroffene Geschäftsjahr, eine Möglichkeit für eine (gegebenenfalls
elektronische) Unterschrift: (getrennte) Feststellung der rechnerischen und
sachlichen Richtigkeit, Name des Anordnungsberechtigten, mit Datum der
Anordnung. Das Programm soll ermöglichen, zusätzliche, anwenderindividuelle
Informationen zum Buchungsfall auf der Anordnung darzustellen. (Kriterium
2HHBew-33)
3.2.7.2
Das Programm unterstützt die Zuordnung von elektronischen Rechnungsformaten und
eingescannten Dokumenten zu Anordnungen. (Kriterium 2HHBew-34)
3.2.7.3
Das Programm unterstützt die Erstellung von Sammelanordnungen zu einem Sachkonto.
Diese enthalten die benötigten Sachinformationen zu den einzelnen
Finanzvorgängen. (Kriterium 2HHBew-35)
3.2.7.4
Das Programm unterstützt die Erstellung von Daueranordnungen für wiederkehrende
Finanzvorgänge. (Kriterium 2HHBew-36)
3.2.7.5
Das Programm ermöglicht die Verarbeitung von Stornierungsanordnungen zur
Korrektur. (Kriterium 2HHBew-37)
3.2.7.6
Das Programm ermöglicht die Erfassung von Anordnungen für interne
Leistungsverrechnungen. (Kriterium 2HHBew-38)
3.2.7.7
Das Programm prüft die Gleichheit von Erträgen und Aufwendungen des
Anordnungsvorganges für interne Leistungsverrechnungen. (Kriterium 2HHBew-39)
3.2.7.8
Das Programm ermöglicht die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen
Richtigkeit in elektronischer Form. (Kriterium 2HHBew-40)
3.2.7.9
Das Programm ermöglicht die Erteilung von erfassten Anordnungen sowie deren
Übermittlung an die Zahlungsabwicklung (Kasse). (Kriterium 2HHBew-41)
3.2.7.10
Das Programm übergibt mit der Anordnung die zur Buchung notwendigen
Informationen abrufbar für die Zahlungsabwicklung (Kasse). (Kriterium
2HHBew-42)
3.2.7.11
Bei Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit in
elektronischer Form prüft das Programm, dass diese bei der Erteilung der
Anordnung vorliegen. (Kriterium 2HHBew-43)
3.2.7.12
Das Programm ermöglicht die kontrollierte automatisierte Übernahme von
Anordnungsdaten aus Fremdverfahren über spezifizierte Schnittstellen.
(Kriterium 2HHBew-44)
3.2.7.13
Das Programm ermöglicht den – gegebenenfalls wiederholten – Druck von
Anordnungen. (Kriterium 2HHBew-45)
3.3
Modul Buchführung
3.3.1
Grundlagen
3.3.1.1
Im Programm wird dokumentiert, wer, wann, welche Buchung durchführt. Die zu
buchenden Anordnungen sind erkennbar, zum Beispiel anhand ID-Nummer. (Kriterium
3Bf-1)
3.3.1.2
Das Programm gestattet gezielte Zugriffe auf eine Buchung beziehungsweise die
differenzierte Auswahl von Anordnungen zu deren Verbuchung. (Kriterium 3Bf-2)
3.3.1.3
Der buchende Bearbeiter kann Anordnungen vor deren Buchung oder Druck an den sachlich
zuständigen Bearbeiter zurückweisen. Die Rückgabe muss im Programm
kommentierbar sein. (Kriterium 3Bf-3)
3.3.1.4
Das Programm ermöglicht die Prüfung der elektronischen Signatur und der
inhaltlichen Unversehrtheit von Anordnungen. (Kriterium 3Bf-4)
3.3.2
Buchungen im Haupt- und Nebenbuch
3.3.2.1
Das Programm unterstützt Buchungen auf die Sachkonten des Kontenrahmens.
(Kriterium 3Bf-5)
3.3.2.2
Das Programm unterstützt den buchenden Bearbeiter bei der Auswahl der für den
Buchungsvorgang erforderlichen Gegenkonten. (Kriterium 3Bf-6)
3.3.2.3
Bei Buchungen, die in Vorverfahren erfasst wurden, ist die Verbindung zu den
Ursprungsdaten herstellbar. (Kriterium 3Bf-7)
3.3.2.4
Bei der Buchung von Forderungen und Verbindlichkeiten auf die Sachkonten des
Kontenrahmens muss im Programm der Zusammenhang mit dem jeweiligen Kreditor
oder Debitor herstell- beziehungsweise erkennbar sein. (Kriterium 3Bf-8)
3.3.2.5
Das Programm ermöglicht den vollständigen Druck des Hauptbuchs eines
Haushaltsjahres mit den Informationen gemäß vorgenannter Kriterien. (Kriterium
3Bf-9)
3.3.2.6
Das Programm unterstützt die Verarbeitung von Buchungsinformationen aus
Nebenbüchern. (Kriterium 3Bf-10)
3.3.2.7
Das Programm ermöglicht die automatisierte Übernahme von Buchungsinformationen
aus Vorverfahren in das Hauptbuch. Die Datenübergabe wird protokolliert.
(Kriterium 3Bf-11)
3.3.2.8
Bei der programmgestützten Übernahme kumulierter Buchungen in das Hauptbuch
können kennzeichnende Merkmale übernommen werden, die das Auffinden der
Einzelbuchungen im Nebenbuch ermöglichen. (Kriterium 3Bf-12)
3.3.2.9
Bei der programmgestützten Übernahme kumulierter Buchungen in das Hauptbuch
können die Detail-Informationen zu den eingeschlossenen Einzelbuchungen mit
übernommen werden. (Kriterium 3Bf-13)
3.3.3
Buchungsübersichten
3.3.3.1
Mit dem Programm ist es möglich, die Buchungen periodengerecht lückenlos in der zeitlichen und sachlichen Ordnung darzustellen. (Kriterium 3Bf-14)
3.3.3.2
Bei der Darstellung nach der sachlichen und zeitlichen Ordnung ist es möglich, Buchungen
zu einem Vorgang zusammengefasst darzustellen. (Kriterium 3Bf-15)
3.3.3.3
Mit dem Programm ist es möglich, die Buchungen nach ihren kennzeichnenden
Merkmalen darzustellen. (Kriterium 3Bf-16)
3.3.3.4
Mit dem Programm können Übersichten prüfungsrelevanter Daten erzeugt und
exportiert werden. (Kriterium 3Bf-17)
3.4
Modul Zahlungsabwicklung (Kasse)
3.4.1
Das Programm muss ermöglichen, dass Verpflichtungen der Gemeinde erst bei
Fälligkeit erfüllt werden. (Kriterium 4ZaK-1)
3.4.2
Das Programm muss technisch die Trennung von Buchungsgeschäft (Prüfung und
Feststellung des Zahlungsanspruches) und Zahlungsabwicklung unter
Berücksichtigung der rechtlich zulässigen Ausnahmen unterstützen. (Kriterium
4Zak-2)
3.4.3
Im Programm ist zur Unterstützung der Liquiditätsplanung der voraussichtliche
zukünftige Bestand der Finanzrechnungskonten unter Einbeziehung zu erwartender
Einzahlungen oder Auszahlungen auf der Basis aller Elemente der Bewirtschaftung
erkennbar. (Kriterium 4ZaK-3)
3.4.4
Das Programm unterstützt die Auslösung von Zahlungen mit Programmmitteln.
(Kriterium 4ZaK-4)
3.4.5
Das Programm erstellt einen Zahlungsvorschlag. Der Zahlungsvorschlag kann durch
Filterkriterien auf bestimmte Bereiche beschränkt werden. Das kontrollierte
Entfernen einzelner Positionen vom Zahlungsvorschlag ist möglich. Werden Posten
bei der Zahlung nicht berücksichtigt (vom Zahlungsvorschlag entfernt), muss
deren automatische Rückführung in den vorherigen Status erfolgen. (Kriterium
4ZaK-5)
3.4.6
Das Programm ermöglicht die Durchführung der maschinellen Zahlungsbuchungen und
die Zusammenstellung der für den elektronischen Zahlungsverkehr relevanten
Daten. (Kriterium 4ZaK-6)
3.4.7
Das Programm erzeugt bei der Abwicklung von Zahlungen eine Übersicht der
Zahlungsvorgänge. (Kriterium 4ZaK-7)
3.4.8
Mit dem Programm ist es möglich, eine Übersicht offener Posten zu erzeugen.
(Kriterium 4Zak-8)
3.4.9
Das Programm ermöglicht die Ermittlung und Darstellung überzahlter offener
Posten. (Kriterium 4ZaK-9)
3.4.10
Das Programm ermöglicht die manuelle Zuordnung von einzelnen Einzahlungen zu
einem oder mehreren offenen Posten. (Kriterium 4ZaK-10)
3.4.11
Das Programm ermöglicht die Eingabe und Ausführung schwebepostenwirksamer
Buchungen von Lastschrifteinzügen und unbaren Auszahlungen und den damit
einhergehenden Ausgleich offener Posten. (Kriterium 4ZaK-11)
3.4.12
Das Programm ermöglicht den manuellen Ausgleich von Schwebeposten. (Kriterium
4ZaK-12)
3.4.13
Das Programm ermöglicht den Nachweis von Bestand und Veränderungen der für den
Zahlungsverkehr bei Geldinstituten errichteten Konten. (Kriterium 4ZaK-13)
3.4.14
Bei der automatisierten Zahlungszuordnung werden im Programm lediglich
tatsächlich fällige offene Posten berücksichtigt. (Kriterium 4ZaK-14)
3.4.15
Das Programm unterstützt die automatische Zuordnung von Zahlungseingängen zu
einem offenen Posten auf der Grundlage von Zahlungsinformationen, die von
Geldinstituten übermittelt wurden. (Kriterium 4ZaK-15)
3.4.16
Das Programm unterstützt die automatische Zuordnung von Zahlungseingängen zu
mehreren offenen Posten auf der Grundlage von Zahlungsinformationen, die von
Geldinstituten übermittelt wurden. (Kriterium 4ZaK-16)
3.4.17
Das Programm unterstützt die manuelle Zuordnung von Zahlungseingängen zu
einzelnen offenen Posten auf der Grundlage von Zahlungsinformationen, die von
Geldinstituten übermittelt wurden. (Kriterium 4ZaK-17)
3.4.18
Das Programm ermöglicht die Aufhebung von maschinell und manuell getroffenen
Zuordnungen eingelesener Kontoauszugsinformationen zu offenen Posten.
(Kriterium 4ZaK-18)
3.4.19
Das Programm ermöglicht die Darstellung der nicht zugeordneten eingelesenen
Kontoauszugsinformationen zu offenen Posten. (Kriterium 4ZaK-19)
3.4.20
Das Programm ermöglicht die Darstellung der maschinell und manuell getroffenen
Zuordnungen eingelesener Kontoauszugsinformationen zu offenen Posten als
Zuordnungsvorschlag. (Kriterium 4ZaK-20)
3.4.21
Das Programm ermöglicht auf der Basis des Zuordnungsvorschlags die Buchung der
maschinell und manuell getroffenen Zuordnungen eingelesener
Kontoauszugsinformationen und den Ausgleich der offenen Posten. (Kriterium
4ZaK-21)
3.4.22
Das Programm ermöglicht den maschinellen Ausgleich von Schwebeposten auf der
Grundlage eingelesener Kontoauszugsinformationen. (Kriterium 4ZaK-22)
3.4.23
Das Programm ermöglicht die Erstellung und den Ausdruck des Tagesabschlusses,
indem das Programm den Kassensollbestand ermittelt und diesen unter Ausweis der
Schwebeposten dem Kassenistbestand gegenüberstellt und Differenzen aufzeigt.
(Kriterium 4ZaK-23)
3.4.24
Das Programm verhindert Veränderungen der von einem Tagesabschluss umfassten
Buchungen. (Kriterium 4ZaK-24)
3.4.25
Das Programm ermöglicht die Erstellung der vierteljährlichen Kassenstatistik in
schriftlicher oder in elektronischer Form. (Kriterium 4ZaK-25)
3.5
Modul Forderungs- und Vollziehungsmanagement
3.5.1
Bewirtschaftung von Forderungen
3.5.1.1
Das Programm ermöglicht, dass Ansprüche der Gemeinde vollständig erfasst,
rechtzeitig geltend gemacht und eingezogen werden können. (Kriterium 5FuV-1)
3.5.1.2
Das Programm muss es ermöglichen, Einzahlungen zwecks Klärung vorläufig zu
verbuchen. Gegebenenfalls irrtümlich eingegangene Beträge müssen wieder
ausgezahlt werden können. (Kriterium 5FuV-2)
3.5.2
Mahnungen und Säumniszuschläge
3.5.2.1
Das Programm unterscheidet bei der Forderungsverfolgung nach
öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Forderungen. (Kriterium 5FuV-3)
3.5.2.2
Das Programm muss fällige Forderungen mahnen und die Berechnung der Mahnkosten
und Säumniszuschläge darstellen können. (Kriterium 5FuV-4)
3.5.2.3
Das Programm muss die (Einleitung der) Zwangsvollstreckung gemahnter
Forderungen regeln und die Kosten hierfür darstellen können. (Kriterium 5FuV-5)
3.5.2.4
Im Programm ist es möglich, für Forderungen gegenüber einem bestimmten
Schuldner Mahnsperren festzulegen. Diese können eingestellt werden für einzelne
Forderungen, sämtliche Forderungen einer bestimmten Forderungsart sowie für
alle Forderungen (Schuldnerkonto). (Kriterium 5FuV-6)
3.5.2.5
Das Programm unterstützt die automatisierte Erstellung einer
Mahnvorschlagsliste. Dabei kann eingestellt werden, dass die Liste lediglich
bestimmte Forderungen mit vorab einstellbaren Eigenschaften (zum Beispiel
Kontenbereiche, Debitoren, Forderungsarten) enthält. (Kriterium 5FuV-7)
3.5.2.6
Das Programm unterstützt die Beitreibung öffentlich-rechtlicher sowie
privatrechtlicher Forderungen durch: die Möglichkeit zur Vergabe und Verwaltung
von Mahnstufen, die automatisierte Erstellung einer Mahnung mit einem je
Mahnstufe gespeicherten oder wählbarem Text, die wahlweise Festsetzung von
Mahn- und Portogebühren, die Wiederholung der Mahnung bereits gemahnter
Forderungen in derselben Mahnstufe. (Kriterium 5FuV-8)
3.5.2.7
Das Programm unterstützt für öffentlich-rechtliche beziehungsweise
privatrechtliche Forderungen die Erstellung von Mahnungen mit der Bezeichnung
der Vollstreckungsbehörde. (Kriterium 5FuV-9)
3.5.2.8
Das Programm ermöglicht die Erhebung und Festsetzung von Säumniszuschlägen für
verspätet beglichene öffentlich-rechtliche Forderungen. Dabei erfolgt
automatisiert die Erstellung eines Bescheids zur Erhebung und Festsetzung von
Säumniszuschlägen sowie die Buchung der Säumniszuschläge. (Kriterium 5FuV-10)
3.5.3
Stundung, Niederschlagung und Erlass von Forderungen
3.5.3.1
Das Programm unterstützt bei Stundung eines Gesamtbetrages oder von
Teilbeträgen die Veränderung des Fälligkeitstermins (auch rückwirkend) und die
Festlegung von Raten in einem Buchungsvorgang. (Kriterium 5FuV-11)
3.5.3.2
Das Programm unterstützt bei der Stundung öffentlich-rechtlicher Abgaben
(Steuern, Gebühren, Beiträge). (Kriterium 5FuV-12)
3.5.3.3
Das Programm unterstützt bei der Stundung sonstiger Forderungen die Zinsberechnung
für die gestundete Forderung für volle Zinstage, die Verwendung eines
Zinssatzes oder mehrerer Zinssätze sowie die Verbuchung der Stundungszinsen.
(Kriterium 5FuV-13)
3.5.3.4
Das Programm unterstützt die Aufhebung beziehungsweise die Änderung einer
Stundungsverfügung durch Stornierung der aufgehobenen oder veränderten Stundung
einschließlich der Zinsberechnung, durch die Ermittlung des offenen
Restbetrages einer aufgehobenen Stundung, durch die Möglichkeit, für die
Forderung einen veränderten Betrag und neue Fälligkeitstermine festzulegen und
die Zinsberechnung anzupassen sowie mit der Erstellung eines
Veränderungsbescheides für Stundung und Zinsfestsetzung (gemeinsam oder
getrennt). (Kriterium 5FuV-14)
3.5.3.5
Das Programm unterstützt die befristete und unbefristete Niederschlagung von
Haupt- und Nebenforderungen. Dabei kann eine Niederschlagung zeitlich befristet
werden, der Niederschlagungsbetrag festgelegt werden und es erfolgt
automatisiert die buchmäßige Niederschlagung des Anspruchs sowie die Erstellung
einer Niederschlagungsanordnung. Befristete Niederschlagungen können im
Programm in unbefristete Niederschlagungen umgewandelt werden. Zu jeder
befristeten Niederschlagung kann ein Wiedervorlage-Datum erfasst werden.
(Kriterium 5FuV-15)
3.5.3.6
Bei der Niederschlagung wird die Forderung automatisiert wertberichtigt
ausgebucht. (Kriterium 5FuV-16)
3.5.3.7
Das Programm erzeugt eine Liste der niedergeschlagenen Forderungen. Bei der
Erzeugung der Niederschlagungsliste können die zu berücksichtigenden
Datenbereiche durch Filterkriterien eingeschränkt werden. (Kriterium 5FuV-17)
3.5.3.8
Das Programm unterstützt den Erlass von Forderungen. (Kriterium 5FuV-18)
3.5.3.9
Bei Erlass wird die Forderung automatisiert wertberichtigend ausgebucht.
(Kriterium 5FuV-19)
3.5.3.10
Das Programm erzeugt eine Liste der im Haushaltsjahr erlassenen Forderungen.
Bei der Erzeugung der Erlassliste können die zu berücksichtigenden
Datenbereiche durch Filterkriterien eingeschränkt werden. (Kriterium 5FuV-20)
3.5.3.11
Das Programm ermöglicht die Aussetzung der Vollziehung von
öffentlich-rechtlichen Forderungen der Gemeinde und deren Beendigung.
(Kriterium 5FuV-21)
3.5.3.12
Forderungen, deren Vollziehung ausgesetzt wurde, werden im Programm
entsprechend gekennzeichnet. Im Programm ist es möglich, den Vorgang bei der
Forderung zu kommentieren. (Kriterium 5FuV-22)
3.5.3.13
Das Programm unterstützt bei der Zinsberechnung in Aussetzungsverfahren.
(Kriterium 5FuV-23)
3.5.3.14
Das Programm unterstützt das Ausbuchen von nicht beizutreibenden Forderungen
aus dem laufenden Jahr beziehungsweise aus Vorjahren. (Kriterium 5FuV-24)
3.5.3.15
Das Programm muss Kleinbetragsregelungen (sowohl zeitlich als auch wertmäßig)
umsetzen können und unterstützt das automatisierte Ausbuchen von Kleinbeträgen.
(Kriterium 5FuV-25)
3.5.4.
Verzugszinsen
3.5.4.1
Das Programm unterstützt die Berechnung von Verzugszinsen bei der Beitreibung
privatrechtlicher Forderungen unter Berücksichtigung des Eintretens des
Verzuges, der Anzahl voller Zinstage sowie eines Zinssatzes oder mehrerer
Zinssätze. Das Programm unterstützt die automatisierte Verbuchung der
Verzugszinsen. (Kriterium 5FuV-26)
3.5.4.2
Das Programm ermöglicht die Erstellung von Schreiben zur Anforderung von
Verzugskosten. (Kriterium 5FuV-27)
3.6
Modul Jahresabschluss/Bilanz
3.6.1
Grundlagen Jahresabschluss
3.6.1.1
Das Programm ermöglicht den Ausweis des Haushaltsjahres und des Namens der
Gemeinde beziehungsweise des Gemeindeverbandes auf den Dokumenten zum
Jahresabschluss. (Kriterium 6JaB-1)
3.6.1.2
Das Programm ermöglicht die Erstellung der Dokumente zum Jahresabschluss zu
einem beliebigen Zeitpunkt. (Kriterium 6JaB-2)
3.6.1.3
Das Programm unterstützt den Anwender beziehungsweise die Anwenderin im Rahmen
der Jahresabschlussarbeiten bei der Buchung von Rechnungsabgrenzungsposten.
(Kriterium 6JaB-3)
3.6.1.4
Das Programm gestattet im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten die rechtlich
zulässigen Korrektur- und Abschlussbuchungen nach Ablauf des betroffenen
Haushaltsjahres. (Kriterium 6JaB-4)
3.6.1.5
Das Programm ermöglicht zur Erstellung des Gesamtabschlusses den Export der
notwendigen Werte in Drittverfahren. (Kriterium 6JaB-5)
3.6.1.6
Das Programm ermöglicht die gegebenenfalls maßnahmenbezogene Prüfung der
wertmäßigen Übereinstimmung der Salden von zweckgebundenen Produktsachkonten.
(Kriterium 6JaB-6)
3.6.1.7
Das Programm erstellt eine Übersicht über die teilweise realisierten
Vormerkungen zur Inanspruchnahme verfügbarer Mittel des Haushaltsjahres.
(Kriterium 6JaB-7)
3.6.1.8
Das Programm ermöglicht Bildung und Weiterübertragung von
Ermächtigungsübertragungen pro Produktsachkonto. (Kriterium 6JaB-8)
3.6.1.9
Das Programm verhindert die Bildung von Ermächtigungsübertragungen, wenn für
diese kein entsprechender Haushaltsvermerk im Rahmen der Haushaltsplanung
vorgesehen wurde und es sich nicht um zweckgebundene Ansätze für Aufwendungen
und Auszahlungen aufgrund rechtlicher Verpflichtungen handelt. (Kriterium
6JaB-9)
3.6.1.10
Das Programm erzeugt eine Übersicht der auf den Produktsachkonten
gegebenenfalls maßnahmenbezogen gebildeten und weiterübertragenen
Ermächtigungsübertragungen. (Kriterium 6JaB-10)
3.6.1.11
Das Programm unterstützt den Anwender beziehungsweise die Anwenderin bei der
Berechnung der Pauschalwertberichtigung auf Forderungen. (Kriterium 6JaB-11)
3.6.1.12
Das Programm ermöglicht die Ermittlung, Bearbeitung und Darstellung von
Abschreibungen. (Kriterium 6JaB-12)
3.6.1.13
Das Programm unterstützt die Ermittlung, Bearbeitung und Darstellung von
Rückstellungen. (Kriterium 6JaB-13)
3.6.1.14
Das Programm unterstützt den Anwender beziehungsweise die Anwenderin bei der
Erstellung von Inventuraufnahmelisten. (Kriterium 6JaB-14)
3.6.1.15
Das Programm ermöglicht die Erfassung der Inventurwerte und die Erstellung von
Inventurdifferenzlisten. Es können Erfassungskommentare hinzugefügt werden.
(Kriterium 6JaB-15)
3.6.1.16
Das Programm ermöglicht den Abschluss aller für den Jahresabschluss notwendigen
Konten. (Kriterium 6JaB-16)
3.6.1.17
Das Programm ermöglicht die Übertragung der Schlussbestände der Bilanzkonten
aus dem laufenden Haushaltsjahr als Anfangsbestände in das folgende
Haushaltsjahr. (Kriterium 6JaB-17)
3.6.1.18
Das Programm ermöglicht die Übertragung der offenen Posten des laufenden
Haushaltsjahres in das folgende Haushaltsjahr. (Kriterium 6JaB-18)
3.6.1.19
Das Programm ermöglicht die Sperrung eines abgeschlossenen Haushaltsjahres zu
einem vom Anwender beziehungsweise von der Anwenderin bestimmbaren Zeitpunkt.
(Kriterium 6JaB-19)
3.6.1.20
Das Programm ermöglicht die Erstellung des Anlagenspiegels entsprechend der
Verwaltungsvorschrift Muster für das doppische Rechnungswesen sowie zu
Bestimmungen der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen und der
Kommunalhaushaltsverordnung Nordrhein-Westfalen (VV Muster zur GO NRW und KomHVO NRW). (Kriterium 6JaB-20)
3.6.1.21
Das Programm ermöglicht die Erstellung des Forderungsspiegels entsprechend der
VV Muster zur GO NRW und KomHVO NRW. (Kriterium 6JaB-21)
3.6.1.22
Das Programm ermöglicht die Erstellung des Verbindlichkeitenspiegels
entsprechend der VV Muster zur GO NRW und KomHVO NRW. (Kriterium 6JaB-22)
3.6.1.23
Das Programm ermöglicht die Erstellung des Eigenkapitalspiegels entsprechend
der VV Muster zur GO NRW und KomHVO NRW. (Kriterium 6JaB-23)
3.6.1.24
Das Programm ermöglicht die Erstellung der Jahresrechnungsstatistik in
schriftlicher oder elektronischer Form. (Kriterium 6JaB-24)
3.6.1.25
Das Programm ermöglicht die Erstellung der Ergebnisrechnung. (Kriterium
6JaB-25)
3.6.1.26
Das Programm ermöglicht die Erstellung einer Teilergebnisrechnung. (Kriterium
6JaB-26)
3.6.1.27
Das Programm ermöglicht die Erstellung der Finanzrechnung. (Kriterium 6JaB-27)
3.6.1.28
Das Programm ermöglicht die Erstellung der Teilfinanzrechnungen. (Kriterium
6JaB-28)
3.6.1.29
Das Programm unterstützt die Erstellung eines Beteiligungsberichtes. Dabei
müssen die Beteiligungsverhältnisse, die Jahresergebnisse der verselbständigten
Aufgabenbereiche, eine Übersicht über den Stand der Verbindlichkeiten und die
Entwicklung des Eigenkapitals jedes verselbständigten Aufgabenbereiches sowie
eine Darstellung der wesentlichen Finanz- und Leistungsbeziehungen der
Beteiligungen untereinander und mit der Gemeinde dargestellt werden. (Kriterium
6JaB-29)
3.6.2
Bilanz
3.6.2.1
Das Programm ermöglicht die Erstellung und Darstellung der Struktur der kommunalen
Bilanz entsprechend der VV Muster zur GO NRW und KomHVO NRW. (Kriterium 6JaB-30)
3.6.2.2
Das Programm ermöglicht die Bildung und Bearbeitung von Bilanzkonten unter
Verwendung des anwenderindividuellen Kontenplans. (Kriterium 6JaB-31)
3.6.2.3
Das Programm verhindert die mehrfache Anlage von Bilanzkonten. (Kriterium
6JaB-32)
3.6.2.4
Das Programm leistet die automatisierte Übertragung des Ergebnisses der
Ergebnisrechnung in die Bilanz. (Kriterium 6JaB-33)
3.7
Modul Anlagenbuchhaltung
3.7.1
Grundlagen Anlagenbuchhaltung
3.7.1.1
Das Programm ermöglicht eine übersichtliche, nachvollziehbare und
recherchierbare Speicherung der Vermögensobjekte. (Kriterium 7Ab-1)
3.7.1.2
Im Programm können gleichartige Vermögensgegenstände zu Gesamtobjekten
zusammengefasst werden, die Teilobjekte können als untergeordnet gekennzeichnet
werden. (Kriterium 7Ab-2)
3.7.1.3
Das Programm ermöglicht die Einrichtung spezieller Anlagegruppen für jeweils
gleichartige Anlageobjekte. Je Anlagegruppe können spezifische Merkmale zur
Erfassung und Auswertung vom Anwender beziehungsweise von der Anwenderin
vorgesehen werden. (Kriterium 7Ab-3)
3.7.1.4
Das Programm ermöglicht die Verbindung von Finanzvorgängen mit Zugängen im
Anlagevermögen. (Kriterium 7Ab-4)
3.7.1.5
Zusammen mit den Anlageobjekten können im Programm Hinweise gespeichert werden,
die einen Rückschluss auf die Art der Bewertung zulassen. (Kriterium 7Ab-5)
3.7.1.6
Das Programm ermöglicht die Erfassung von anlagenbezogenen Maßnahmen, die zu
einer Wertänderung führen. Die Maßnahmen können nachvollziehbar gekennzeichnet,
kategorisiert und ihre Wirkung (Ab-/Zuschreibung, Veränderung der
Nutzungsdauer) korrekt bilanziert werden. (Kriterium 7Ab-6)
3.7.1.7
Das Programm ermöglicht die Bildung von Festwerten für Vermögensgegenstände.
Diese Festwerte führen zu keinen Abschreibungen. (Kriterium 7Ab-7)
3.7.1.8
Das Programm ermöglicht die Erfassung und Verarbeitung der Zu- und Abgänge und
Teilzugänge und Teilabgänge von Vermögensgegenständen. (Kriterium 7Ab-8)
3.7.1.9
Das Programm ermittelt bei Abgangsbuchungen in der Anlagenbuchhaltung
automatisch die planmäßigen Abschreibungen bis zum Abgangszeitpunkt und den
daraus resultierenden Restbuchwert. (Kriterium 7Ab-9)
3.7.1.10
Das Programm verarbeitet Anlagenverkäufe nach der Bruttomethode. (Kriterium
7Ab-10)
3.7.1.11
Das Programm ermöglicht bei Abgangsbuchungen in der Anlagenbuchhaltung die
automatische Erstellung und Übergabe der entsprechenden Anordnungen für
Buchungen in der Finanzbuchhaltung. (Kriterium 7Ab-11)
3.7.1.12
Das Programm ermöglicht die Erfassung und Verarbeitung von Umbuchungen von
Vermögensgegenständen. (Kriterium 7Ab-12)
3.7.1.13
Das Programm unterstützt bei Umbuchungen von Vermögensgegenständen die
Verbindung zwischen der Finanzbuchhaltung und der Anlagenbuchhaltung mit dem
Ziel, diese Geschäftsvorfälle in einem der beiden Systeme zu erfassen und
darauf aufbauend die relevanten Daten an das andere System übergeben zu können.
(Kriterium 7Ab-13)
3.7.1.14
Das Programm ermöglicht die Erfassung und Verarbeitung von Änderungen der
Nutzungsdauer von Vermögensgegenständen. (Kriterium 7Ab-14)
3.7.2
Anlagenspiegel
3.7.2.1
Das Programm ermöglicht die Darstellung der Struktur des Anlagenspiegels
entsprechend der für NRW geltenden Muster (Gliederung, Spalten, Summen und Erläuterungen).
(Kriterium 7Ab-15)
3.7.2.2
Das Programm unterstützt die Umbuchung von Anlageobjekten zwischen den
Anlageklassen laut Bilanz. (Kriterium 7Ab-16)
3.7.3
Inventurunterstützung
3.7.3.1
Das Programm unterstützt das automatisierte Verbuchen von Inventurdifferenzen.
(Kriterium 7Ab-17)
3.7.3.2
Verbuchte Inventurdifferenzen sind im Nachhinein als solche erkennbar.
(Kriterium 7Ab-18)
3.7.3.3
Das Programm ermöglicht die Erstellung eines Bestandsverzeichnisses auf der
Grundlage von wählbaren Auswahlkriterien. (Kriterium 7Ab-19)
3.7.3.4
Das Programm ermöglicht die Erstellung von Einzelnachweisen für die
gespeicherten Gegenstände des Anlagevermögens und Sonderposten. (Kriterium
7Ab-20)
3.7.3.5
Das Programm ermöglicht die Sperrung des Buchungsbestandes der
Anlagenbuchhaltung für ein abzuschließendes Haushaltsjahr zu einem vom Anwender
beziehungsweise von der Anwenderin bestimmbaren Zeitpunkt. (Kriterium 7Ab-21)
3.7.3.6
Im Programm sind die vorgegebenen Nutzungsdauern zu den Arten der
Vermögensgegenstände hinterlegt; dies soll auch den gesetzlichen Fall der
Komponentenansätze (§ 36 Absatz 2 KomHVO NRW) einschließen. (Kriterium 7Ab-22)
3.7.4
Abschreibungen und GWGs
3.7.4.1
Im Programm können ortsspezifische Nutzungsdauern der Vermögensgegenstände
eingestellt werden. Das Programm ermöglicht den Abgleich zwischen vorgegebenen
und ortsspezifischen Nutzungsdauern. Diese können für Prüfungen der
Aufsichtsbehörde als Listen bereitgestellt werden. (Kriterium 7Ab-23)
3.7.4.2
Das Programm unterstützt die automatisierte Verwendung der vorgegebenen
Abschreibungszeiträume entsprechend der Zuordnung der Anlageobjekte zu den
Bilanzkonten. (Kriterium 7Ab-24)
3.7.4.3
Das Programm ermöglicht die korrekte Ermittlung und Verbuchung von
Abschreibungen auf das Anlagevermögen nach der linearen Methode auf der Basis
der örtlichen Abschreibungszeiträume. (Kriterium 7Ab-25)
3.7.4.4
Das Programm unterstützt die automatisierte Recherche nach Anlagegütern mit von
der örtlichen beziehungsweise Bundeslandvorgabe abweichenden
Abschreibungszeiträumen. (Kriterium 7Ab-26)
3.7.4.5
Das Programm ermöglicht die korrekte Ermittlung und Verbuchung von
Abschreibungen auf das Anlagevermögen nach der degressiven Methode. (Kriterium
7Ab-27)
3.7.4.6
Das Programm ermöglicht die korrekte Ermittlung und Verbuchung von
Leistungsabschreibungen auf das Anlagevermögen. (Kriterium 7Ab-28)
3.7.4.7
Das Programm unterstützt die Erfassung und Verbuchung von außerplanmäßigen
Abschreibungen. (Kriterium 7Ab-29)
3.7.4.8
Das Programm unterstützt die Verlängerung der Restnutzungsdauer im Zusammenhang
mit Instandsetzungen. (Kriterium 7Ab-30)
3.7.4.9
Das Programm ermittelt anteilige Abschreibungen bei unterjährigen Zugängen zu
den Anlageobjekten. Grundlage ist die Anzahl der vollen Monate der anteiligen
Nutzung des Anlagegutes. (Kriterium 7Ab-31)
3.7.4.10
Das Programm ermittelt anteilige Abschreibungen bei unterjährigen Abgängen zu
den Anlageobjekten. Grundlage ist die Anzahl der vollen Monate der anteiligen
Nutzung des Anlagegutes. (Kriterium 7Ab-32)
3.7.4.11
Das Programm unterstützt die Erfassung von "Anlagen im Bau" ohne
erfolgswirksame Abschreibungen. (Kriterium 7Ab-33)
3.7.4.12
Das Programm unterstützt automatisch die volle Abschreibung von geringwertigen
Wirtschaftsgütern mit einem Nettowert bis 800 Euro im Jahr des Erwerbs.
(Kriterium 7Ab-34)
3.7.4.13
Das Programm ermöglicht die korrekte Buchung der ermittelten Abschreibungen und
Zuschreibungen in der Anlagenbuchhaltung. (Kriterium 7Ab-35)
3.7.4.14
Das Programm ermöglicht für Abschreibungen und Zuschreibungen in der
Anlagenbuchhaltung die automatische Erstellung und Übergabe der entsprechenden
Anordnungen für Buchungen in der Finanzbuchhaltung. (Kriterium 7Ab-36)
3.7.5
Sonderposten und Rückstellungen
3.7.5.1
Das Programm ermöglicht die Ermittlung, Bearbeitung und Darstellung von
Sonderposten. (Kriterium 7Ab-37)
3.7.5.2
Das Programm unterstützt die Differenzierung von Sonderposten. (Kriterium
7Ab-38)
3.7.5.3
Das Programm unterstützt die Bildung von Sonderposten der Anlageobjekte
entsprechend den erhaltenen zweckgebundenen Zuwendungen und Beiträgen für
Investitionen. (Kriterium 7Ab-39)
3.7.5.4
Das Programm unterstützt die Auflösung von Sonderposten entsprechend der
Abnutzung des bezuschussten Vermögensgegenstandes. (Kriterium 7Ab-40)
4
Inkrafttreten
Diese
Verwaltungsvorschrift tritt am Tag nach der Veröffentlichung in Kraft.
Herne, den 21. September 2020
Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen
Heinrich B ö c k e l ü h r
Präsident
- MBl. NRW. 2020 S. 580