Ministerialblatt (MBl. NRW.)
Ausgabe 2007 Nr. 30 vom 22.10.2007 Seite 687 bis 712
| Verwaltungsvorschriften zur Landeshaushaltsordnung (VV zur LHO) RdErl. d. Finanzministeriums - I C 1 - 0079 - 0.2 v. 24.9.2007 |
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| Normkopf Norm Normfuß |
Verwaltungsvorschriften zur Landeshaushaltsordnung (VV zur LHO) RdErl. d. Finanzministeriums - I C 1 - 0079 - 0.2 v. 24.9.2007
631
632
6302
Verwaltungsvorschriften
zur Landeshaushaltsordnung (VV zur LHO)
RdErl. d. Finanzministeriums - I C 1 - 0079 - 0.2
v. 24.9.2007
I.
Mein RdErl. v. 30.9.2003 (SMBl. NRW. 631) wird nach Beteiligung der obersten Landesbehörden und im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof wie folgt geändert:
1 Im Abschnitt III. werden die Nummern 1 bis 24 durch die folgenden neuen Nummern 1 bis 24 ersetzt.
„1
zu den VV zu Teil IV LHO allgemein:
Mit der Neufassung werden die VV für den Haushaltsvollzug an die automatisierten und zunehmend durch IT-Unterstützung voll integrierten Verfahren in der Buchführung und Rechnungslegung angepasst. Die bisher zu den einzelnen Paragrafen der LHO erlassenen VV sind in zunehmendem Maße von Abläufen in automatisierten Verfahren des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens überlagert worden. Hierdurch wurde das Regel-Ausnahme-Prinzip in nicht unerheblichem Maße tangiert. Die fortschreitende Automation macht es aber auch nicht mehr erforderlich, detaillierte Regelungen zu treffen, weil den Anwendern mit den automatisierten Abläufen die notwendigen Handlungen abverlangt werden. Insbesondere durch integrierte Verfahren werden die Abläufe von Bewirtschaftungsvorgängen von ihrer Entstehung bis zu ihrem Ende verfahrensseitig festgelegt. Die neuen VV setzen deshalb im Wesentlichen nur noch Rahmenbedingungen, die in den automatisierten Verfahren umzusetzen und mit Leben zu füllen sind. Sie richten sich sowohl an Entwickler und Anwender von automatisierten Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Landes, als auch an Bereiche, die über die Anschaffung von solchen Verfahren zu entscheiden haben.
Durch die Reduzierung des Grades der Detaillierung in den Vorschriften ist jedoch keinesfalls eine Reduzierung der Sicherheitsanforderungen an die automatisierten Verfahren verbunden. Detaillierte Regelungen werden aber nur noch dort getroffen, wo sie erforderlich sind, wie z.B. in den Zahlstellen. Daneben gelten die bereits durch Runderlasse zu einzelnen Teilbereichen getroffenen gesonderten Regelungen und die nachstehenden Regelungen und Erläuterungen.
2
zu Nr. 1 zu § 79:
2.1
Mit Nr. 1.1.1 Satz 1 sind auch erfasst Anordnungen über
- Mittelverteilung
- Festlegungen
- die Inanspruchnahme von VE
- die Einrichtung und Änderung von Stammdaten und Kontenstrukturen
- die Zahlungen im Rahmen der Geldverwaltung.
In einem integrierten IT-Verfahren erfolgt die Anordnung automatisch, wenn alle Einzelentscheidungen vorliegen. Der gesonderten Ausübung der Anordnungsbefugnis bedarf es nicht mehr. Im Gegensatz hierzu ist im derzeit im Land Nordrhein-Westfalen eingesetzten HKR-Verfahren die Ausübung der Anordnungsbefugnis durch Unterzeichnung der Anordnung in entsprechender Anwendung der Nr. 2.2.1.1 der Anlage 4 zu Nr. 9.2 der VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung wahr zu nehmen.
2.2
Die Wahrnehmung der in Nr. 1.2 dargestellten Verantwortlichkeiten ist in dem im
Land Nordrhein-Westfalen eingesetzten HKR-Verfahren
in entsprechender Anwendung der Nr. 2.2 der Anlage 4 zu Nr. 9.2 der VV für
Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung durch Unterzeichnung der Vermerke
über die rechnerische Richtigkeit, die sachliche Richtigkeit und durch die
Ausübung der Anordnungsbefugnis zu dokumentieren.
2.3
Unter die Regelung der Nr. 1.4 fallen auch die allgemeinen Zahlungsanordnungen.
Einnahmen und Ausgaben, für die die Erteilung allgemeiner Zahlungsanordnungen
zugelassen worden ist, sind in meinem RdErl. v.
14.8.2001 (SMBl. NRW. 6302) aufgeführt. In anderen
Fällen können allgemeine Zahlungsanordnungen von mir im Einvernehmen mit dem
Landesrechnungshof zugelassen werden.
3
zu Nr. 2.1.1 zu § 79:
3.1
Bei Zahlungen an eine Empfängerin oder einen Empfänger im Ausland ist mein RdErl. v. 27.12.1974 (SMBl. NRW. 632) zu beachten.
3.2
Wegen der Gutschriften auf den Girokonten der Kassen bei den Filialen der
Deutschen Bundesbank verweise ich auf meinen RdErl.
v. 29.8.1983 (SMBl. NRW. 632), mit dem die zwischen
mir und der Deutschen Bundesbank - Hauptverwaltung Düsseldorf - geschlossene
"Vereinbarung über die Behandlung von Überweisungsträgern (Gutschriften)
zu Gunsten von Girokonten der Kassen des Landes, in denen nicht der
Kontoinhaber, sondern ihm kassenmäßig angeschlossene Behörden oder auch Dritte
als Empfänger bezeichnet sind" vom 1./29.8.1983 veröffentlicht worden ist.
4
zu Nr. 2.1.5 zu § 79:
Hierunter fallen sowohl Verrechnungen im Wege der Aufrechnung, als auch Verrechnungen im Wege des Buchausgleichs und Verrechnungen innerhalb der Kasse. Die Kasse, die die Auszahlung zu leisten hat, hat die Aufrechnung schriftlich zu erklären.
5
zu Nr. 2.2.1 zu § 79:
An den zur Zeit bestehenden Kontoverbindungen der für Zahlungen zuständigen Stellen ändert sich nichts.
6
zu Nr. 2.2.2 zu § 79:
Die von der für Zahlungen zuständigen Stelle auszustellenden Schecks und Überweisungsaufträge sind von deren Leiterin oder Leiter und einer zweiten Person zu unterschreiben. In einer Kasse ist die zweite Person die Leiterin oder der Leiter des Sachgebiets Zahlungsverkehr. Bei einer Zahlstelle ist die weitere Person von der Leiterin oder dem Leiter der Dienststelle zu bestimmen, bei der die Zahlstelle eingerichtet ist. Bei sonstigen Stellen, die von mir mit der Wahrnehmung des Zahlungsverkehrs beauftragt werden, erfolgt eine Regelung im Rahmen der Beauftragung.
7
zu Nr. 2.4 zu § 79:
Die Fälle, in denen die Auszahlung von Beträgen im Lastschrifteinzugsverkehr zugelassen worden ist, sind in meinem RdErl. v. 14.3.1973 (SMBl. NRW. 632) aufgeführt. Anwendungsbereiche, die hierin nicht aufgeführt sind, bedürfen meiner Einwilligung.
8
zu Nr. 2.5.1.2 zu § 79:
Die Reihenfolge der Berücksichtigung von Tilgungen wird nicht mehr gesondert in den VV zur LHO geregelt. Für die privatrechtlichen Forderungen gelten die Bestimmungen der §§ 366 und 367 BGB; dies gilt auch für öffentlich-rechtliche Forderungen, soweit nicht spezialgesetzliche Regelungen (z.B. AO) bestehen.
9
zu Nr. 3.2 zu § 79:
Zur zentralen Stelle wird die Landeshauptkasse bestimmt.
10
zu Nr. 3.3 zu § 79:
10.1
Wegen der erforderlichen Mitteilung an die Filialen der Deutschen Bundesbank
über die Teilnahme am Verstärkungsauftragsverfahren verweise ich auf meinen RdErl. v. 1.3.1973 (SMBl. NRW. 632).
10.2
Wegen der Termine und des Verfahrens der Abrechnung und der Vorlage der
Abschlussnachweisungen sowie der dazugehörenden Einnahme- und
Ausgabeübersichten (Titelübersichten) verweise ich auf meinen RdErl. v. 17.10.2003 (SMBl. NRW. 632).
10.3
Die Landeshauptkasse ist den Landeskassen für Zwecke der Geldversorgung und der
Abrechnung übergeordnet. Bis auf weiteres sind die Landeskassen Arnsberg,
Detmold, Düsseldorf, Köln und Münster den Kassen der Kreise und kreisfreien
Städte, soweit sie Kassenaufgaben für das Land wahrnehmen, für Zwecke der
Geldversorgung und der Abrechnung übergeordnet.
10.4
Die Kassen der Kreise und kreisfreien Städte haben die entbehrlichen
Zahlungsmittel und Guthaben an die für sie zuständige Landeskasse abzuliefern
und über die Verwendung der Einnahmen und der Kassenbestandsverstärkungen mit
diesen Kassen abzurechnen.
10.5
Die Landeskasse hat für die Abrechnung mit der Landeshauptkasse eine
Abschlussnachweisung aufzustellen.
Die Abschlussnachweisungen der Landeskassen, die sich zur Erledigung ihrer Buchführungsaufgaben des HKR-Verfahrens bedienen, werden vom Rechenzentrum der Finanzverwaltung in vereinfachter Form erstellt. Für die übrigen Landeskassen verbleibt es bis auf weiteres bei der bisherigen Form der Abschlussnachweisungen. Zur Abstimmung der Sachbücher Abrechnung übersendet die Landeshauptkasse den mit ihr abrechnenden Landeskassen regelmäßig Buchungsblätter der im Sachbuch Abrechnung für die einzelnen Kassen eingerichteten Buchungsstellen.
11
zu Nr. 4.2 zu § 79:
Die im Rahmen der Buchführung derzeit im automatisierten Buchführungsverfahren zu führenden Bücher werden wie folgt definiert:
11.1
Zur Darstellung des Tagesabschlusses ist das Tagesabschlussbuch zu
führen.
11.2
Für den Nachweis der Bewirtschaftungsvorgänge und der Zahlungen in der durch
den Haushaltsplan vorgesehenen Ordnung ist das Sachbuch Haushalt zu
führen.
11.3
Die Landeshauptkasse führt zur Aufzeichnung der Verdichtungsergebnisse aus den
Sachbüchern Haushalt (Landesergebnis), der Bewirtschaftungsvorgänge, die zum
Zwecke der Steuerung des Haushaltsvollzugs aufzuzeichnen sind und weiterer, für
die Haushaltsrechnung notwendiger Informationen das Sachbuch Gesamthaushalt
in Form einer vom Rechenzentrum der Finanzverwaltung erstellten Übersicht
("Haushaltsrechnung"), die die kassenmäßigen Ergebnisse nach Kassen
und Titeln getrennt enthält sowie die Titel-, Kapitel- und Einzelplansummen.
Die Landeskassen Arnsberg, Detmold, Düsseldorf, Köln und Münster haben aufgrund der ihnen nach dem Hinweis Nr. 20.1 zu Nr. 5.1 obliegenden besonderen Aufgaben die Einnahmen und Ausgaben aus den Einnahme- und Ausgabeübersichten (Titelübersichten) der ihnen nachgeordneten Kassen der Kreise und kreisfreien Städte und die Einnahmen und Ausgaben aus den eigenen Sachbüchern Haushalt zusammenzustellen. Die Zusammenstellung wird vom Rechenzentrum der Finanzverwaltung (RZF) im HKR-Verfahren vorgenommen. Die zusammengefassten Ergebnisse werden programmgesteuert für das Sachbuch Gesamthaushalt bereitgestellt. Aus den in der Zusammenstellung enthaltenen Angaben erstellt das RZF zugleich auch die Abschlussnachweisungen und leitet sie der Landeshauptkasse zu (Nr. 2.1.3 meines RdErl. v. 17.10.2003 - SMBl. NRW. 632 ‑).
11.4
Für Einnahmen, die erst später nach der im Haushaltsplan oder sonst
vorgesehenen Ordnung gebucht werden können, ist das Sachbuch Verwahrungen
zu führen. Das gleiche gilt für Einzahlungen, die nicht in den Sachbüchern nach
Nr. 11.2, Nr. 11.5 und Nr. 11.6 nachzuweisen sind. Für Geldhinterlegungen im
Sinne der Hinterlegungsordnung ist eine gesonderte Buchungsstelle einzurichten.
Für jede Hinterlegungssache ist ein Objektkonto einzurichten.
11.5
Für Ausgaben, die erst später nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen
Ordnung gebucht werden können, ist das Sachbuch Vorschüsse zu führen.
Das gleiche gilt für Auszahlungen, die nicht in den Sachbüchern nach Nr. 11.2,
Nr. 11.4 und Nr. 11.6 nachzuweisen sind.
11.6
Kassen, die miteinander im Abrechnungsverkehr stehen, haben das Sachbuch Abrechnung
zu führen. Steht eine Kasse mit mehr als einer Kasse im Abrechnungsverkehr, so
ist das Sachbuch Abrechnung in entsprechende Buchungsstellen zu unterteilen. In
das Sachbuch Abrechnung sind die Kassenbestandverstärkungen und die
Ablieferungen einzutragen. Buchausgleiche sind wie Kassenbestandsverstärkungen
und Ablieferungen zu behandeln.
11.7
Zum Nachweis des Bestandes und der Veränderungen auf den Konten der Kasse bei
den Kreditinstituten ist für jedes Konto ein Kontogegenbuch als
Hilfsbuch zu führen. Im Kontogegenbuch sind alle Zahlungen zu buchen, die über
das Konto abgewickelt werden.
11.8
Für bare Einzahlungen und bare Auszahlungen ist das Schalterbuch zu
führen. In das Schalterbuch sind die am Schalter angenommenen und ausgezahlten
Beträge einzutragen. Hierzu gehören auch das von einem Konto der Kasse zur
Verstärkung des Barbestandes abgehobene oder das nicht benötigte und deshalb
auf ein Konto der Kasse eingezahlte Bargeld sowie die Summe der angenommenen
Schecks.
12
zu Nr. 4.2.1.1 zu § 79:
12.1
Die neben den Zahlungen im Wege der Buchführung aufzuzeichnenden Maßnahmen bei
der Ausführung des Haushaltsplans sind
12.1.1
die Festlegungen zu Lasten von Ausgabeermächtigungen und
Verpflichtungsermächtigungen,
12.1.2
die Erteilung von Zahlungsanordnungen,
12.1.3
die Erteilung von Änderungsanordnungen im Falle der Stornierung von
Zahlungsanordnungen,
12.1.4
die Erteilung von Änderungsanordnungen im Falle der Stundung, der
Niederschlagung oder des Erlasses von Forderungen,
12.1.5
die Anweisung von Kontobearbeitungshinweisen,
12.1.6
die Sollstellungen aufgrund von Zahlungsanordnungen.
12.2
Für die Buchung der in Nr. 12.1.1 bis Nr. 12.1.5 genannten
Bewirtschaftungsvorgänge sind die Stellen zuständig, denen die Bewirtschaftung
der Einnahmen, der Ausgaben und der Verpflichtungsermächtigungen übertragen
worden ist. Für die Buchung der in Nr. 12.1.6 genannten Sollstellungen sind die
Kassen zuständig.
13
zu Nr. 4.2.4 zu § 79:
Hierzu gehören auch Verwaltungsverfahren, in denen Daten für die Erhebung von Einnahmen und die Leistung von Ausgaben erzeugt werden.
14
zu Nr. 4.3 zu § 79:
Die veränderten IT-technischen Möglichkeiten erfordern eine Anpassung der Definition des Belegs. Hierbei steht die elektronische Variante im Vordergrund, weil Belege in Zukunft in zunehmendem Maße in digitalisierter Form vorliegen werden.
15
zu Nr. 4.4.2 zu § 79:
Werden die Aufgaben der Leiterin oder des Leiters des Sachgebiets Zahlungsverkehr und des Sachgebiets für den baren Zahlungsverkehr von nur einer Person wahrgenommen, so ist die Richtigkeit des Tagesabschlusses im Tagesabschlussbuch außer von der Kassenleiterin oder dem Kassenleiter nur von dieser Person zu bescheinigen.
16
zu Nr. 4.6 zu § 79:
16.1
Die Rechnungslegung über Einnahmen und Ausgaben ist Aufgabe der Kasse. Andere
Stellen, die für Buchungen oder das Aufbewahren von Belegen zuständig sind,
haben bei der Rechnungslegung mitzuwirken. Die Rechnungslegung umfasst die
Einzelrechnungslegung und die Gesamtrechnungslegung.
16.2
Bei der Einzelrechnungslegung werden die Einnahmen und Ausgaben durch das
abgeschlossene Sachbuch Haushalt und die dazugehörenden Rechnungsbelege im einzelnen nachgewiesen (Einzelrechnung). Mit der
Einzelrechnung ist der Nachweis zu verbinden über
16.2.1
die bis zum Jahresabschluss nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse und
16.2.2
die bis zum Jahresabschluss nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen.
16.3
Bei der Gesamtrechnungslegung werden die Einnahmen und Ausgaben in
Gesamtbeträgen nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung
nachgewiesen (Gesamtrechnung).
16.4
Die Summe der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben ist aus dem Sachbuch Haushalt titelweise
nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung in
Rechnungsnachweisungen zu übernehmen. Wird nach anordnenden Stellen getrennt
gebucht, so sind außerdem die auf sie entfallenden Ergebnisse für jeden Titel
anzugeben oder in einer Anlage zusammenzustellen. Aus den Titelergebnissen sind
Kapitel- und Einzelplansummen zu bilden. Die Rechnungsnachweisungen sind
mindestens für jeden Einzelplan getrennt aufzustellen. Dabei sind die
Erfordernisse der Rechnungsprüfung zu beachten, soweit die Einrichtung der
Bücher es zulässt. Die Richtigkeit und die Vollständigkeit jeder
Rechnungsnachweisung sind von der zuständigen Sachbearbeiterin oder vom
zuständigen Sachbearbeiter des Sachgebietes Buchführung zu bescheinigen.
16.5
Die Landeskassen Arnsberg, Detmold, Düsseldorf, Köln und Münster haben
unbeschadet der von ihnen zu erstellenden Einzelrechnungen die Ergebnisse ihrer
Rechnungsnachweisungen und die Ergebnisse der von den Kassen der Kreise und
kreisfreien Städte aufgestellten Rechnungsnachweisungen in besonderen
Rechnungsnachweisungen zusammen zu fassen. Das Nähere regelt das
Finanzministerium im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof durch den
Jahresabschlusserlass.
16.6
Als Gesamtrechnungsnachweisung dient eine auf der Grundlage des Sachbuchs
Gesamthaushalt erstellte Übersicht, die die Ergebnisse nach Kassen und Titeln
getrennt sowie die Titelsummen enthalten muss. Die Richtigkeit und die
Vollständigkeit der Gesamtrechnungsnachweisung sind von der Leiterin oder dem
Leiter des Sachgebiets Buchführung und von der Kassenleiterin oder dem
Kassenleiter zu bescheinigen.
16.7
Die Einzelrechnung und die Gesamtrechnung werden durch die nachstehend
aufgeführten sonstigen Rechnungsunterlagen ergänzt.
16.7.1
Von den Einwilligungen in über- und außerplanmäßige Ausgaben sind durch das
Finanzministerium Durchschriften als sonstige Rechnungsunterlagen
bereitzuhalten.
16.7.2
Bei Baumaßnahmen hat die hierfür zuständige Stelle als sonstige
Rechnungsunterlagen die Entwurfszeichnungen, Kostenberechnungen,
Bauabrechnungen und weitere nach ergänzenden Bestimmungen vorgesehene
Unterlagen bereitzuhalten.
16.7.3
Bei Maßnahmen, über die für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr
Rechnung gelegt wird, hat die zuständige Stelle nach Abschluss eines jeden
Haushaltsjahres dem Landesrechnungshof den Stand der Ausgaben seit Beginn der
Maßnahme mitzuteilen, ferner bis wann die Maßnahme voraussichtlich beendet sein
und bis wann die Rechnung voraussichtlich fertig gestellt sein wird.
16.7.4
Bei Baumaßnahmen, die bereits beendet, aber noch nicht abgerechnet sind, ist
zusätzlich zu den Mitteilungen nach Nr. 16.7.3 anzugeben, wann der Bau in
seinen wesentlichen Teilen in Gebrauch genommen worden ist.
16.7.5
Für wiederkehrende Zahlungen sind Zusammenstellungen der Jahresbeträge von
Personen- oder Objektkonten (z.B. Jahresnachweise) zu erstellen, die als
sonstige Rechnungsunterlagen bereitzuhalten sind. Dies gilt auch, wenn den
Personen- oder Objektkonten vergleichbare Konten außerhalb der Zuständigkeit
der Kasse geführt werden.
16.7.6
Die Dienststellen, die Planstellen und andere Stellen bewirtschaften, haben die
Nachweisungen zur Stellenüberwachung und die Aufzeichnungen über die
Stellenbesetzung (Nr. 6 und Nr. 8 zu § 49) als sonstige
Rechnungsunterlagen bereitzuhalten.
16.7.7
Das zuständige Ministerium kann im Einvernehmen mit dem Finanzministerium und
dem Landesrechnungshof ergänzende Bestimmungen erlassen, wenn für einzelne
Bereiche zusätzliche Anforderungen an die Rechnungslegung gestellt werden
müssen.
16.8
Für die Aufstellung der Haushaltsrechnung kann das Finanzministerium von den
zuständigen Ministerien Beiträge anfordern. Hierzu übersendet das
Finanzministerium den zuständigen Ministerien die auf der Grundlage des
abgeschlossenen Sachbuches Gesamthaushalt vorbereitete Haushaltsrechnung zur
Ergänzung.
16.9
Den Beiträgen zur Haushaltsrechnung sind die vom Finanzministerium
angeforderten Übersichten (§ 85) beizufügen.
17
zu Nr. 4.7.1 zu § 79:
Die Grundsätze ordnungemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind mit Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 7.11.1995 (BStBl. 1995 Teil I S. 738) bekannt gegeben worden.
18
zu Nr. 4.7.2 zu § 79:
18.1
Abweichend von Nr. 4.7.2 sind aufzubewahren
18.1.1
die Hilfsbücher und das Zahlstellenbuch sowie die Durchschriften der
Titelverzeichnisse fünf Jahre,
18.1.2
das Vorbuch zum Sachbuch Haushalt (Personenkonten) für Kraftfahrzeugsteuer drei
Jahre,
18.1.3
die Vorbücher zum Sachbuch Haushalt (Personenkonten) für andere Steuern fünf
Jahre,
18.1.4
die Rechnungsnachweisungen mit Anlagen und die Gesamtrechnungsnachweisung fünf
Jahre,
18.1.5
die Unterlagen über die Verteilung der Haushaltsmittel fünf Jahre,
18.1.6
die Einwilligungen in über- und außerplanmäßige Ausgaben sowie in die
Übertragung von Haushaltsresten fünf Jahre,
18.1.7
die von den Verwalterinnen und Verwaltern der Handvorschüsse und der
Geldannahmestellen geführten Anschreibelisten fünf Jahre,
18.1.8
das Schriftgut, das bei der Erledigung von Aufgaben der für Zahlungen
zuständigen Stellen anfällt, aber für die Rechnungslegung nicht benötigt wird,
drei Jahre.
19
zu Nr. 4.7.6 zu § 79 LHO
Die Regelungen über die Beleghaltung sind unter entsprechender Anwendung der GOBS zu treffen.
20
zu Nr. 5.1 zu § 79:
20.1
Die Kassen des Landes sind Teile von Dienststellen des Landes; sie gliedern
sich in die Landeskassen und die Landeshauptkasse. Diese Gliederung der Kassen
ist darauf ausgerichtet, die Kassen im Zuge der Konzentration und Automation
der Kassenaufgaben von der teilweise noch bestehenden Dreistufigkeit zu einer zweistufigen
Kassenorganisation (Landeskassen - Landeshauptkasse) zu straffen, die zum
Geschäftsbereich des Finanzministeriums gehört. Landeskassen sind die
Oberjustizkasse, die Landeskassen bei den Bezirksregierungen Arnsberg, Detmold,
Düsseldorf, Köln und Münster, die Erhebungsstellen in den Finanzämtern und die
Kasse der Landwirtschaftskammer NRW. Soweit Kommunalkassen Kassenaufgaben für
das Land wahrnehmen, gelten sie als Landeskassen, die den RdErl.
d. Innenministeriums v. 21.10.2003 (SMBl. NRW. 632)
zu beachten haben.
20.2
Die für die obersten Landesbehörden zuständige Landeskasse ist mit der
Landeshauptkasse vereinigt.
20.3
Im Geschäftsbereich des Justizministeriums werden folgende herausgehobene
Aufgaben von Gerichtskassen wahrgenommen, die ungeachtet ihrer Bezeichnung
Zahlstellen im Sinne von Nr. 5.1.2 VV zu § 79 sind:
20.3.1
Die Annahme oder Rückzahlung von Beträgen nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 bis Nr. 7
Justizbeitreibungsordnung (JBeitrO) sowie die
Erhebung von zum Soll gestellten Kostenforderungen,
20.3.2
die Leistung von Ausgaben, deren Barzahlung geboten
ist,
20.3.3
die unbare Zahlung der den Vollstreckungsbeamtinnen
und Vollstreckungsbeamten zustehenden Entschädigungen, der Ausgaben für
Portokosten (Ankauf von Postwertzeichen) sowie sonstiger Ausgaben, deren unbare Auszahlung durch die Gerichtskasse wegen der
Eilbedürftigkeit (z. B. zur Vermeidung einer drohenden Fristversäumnis)
erforderlich ist,
20.3.4
die Buchung der von den Vollstreckungsbeamtinnen und Vollstreckungsbeamten mit
den Gerichtskassen abgerechneten Beträge,
20.3.5
die Führung des Einzelnachweises über die Geldhinterlegungen sowie über Beträge
nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 bis Nr. 7 JBeitrO für die
Behörden am Sitz der Gerichtskasse,
20.3.6
die Annahme, Aufbewahrung und der Nachweis der in Werthinterlegung genommenen
Gegenstände für die Gerichte des Bezirks der Gerichtskasse,
20.3.7
der Verkauf von Gerichtskostenmarken und
20.3.8
die Wahrnehmung der Aufgaben der Vollstreckungsbehörde, soweit diese den
Gerichtskassen übertragen worden sind.
20.4
Über dies ist es Aufgabe der Oberjustizkasse,
20.4.1
die Gerichtskassen und Zahlstellen mit Geld zu versorgen und die von den
Gerichtskassen und Zahlstellen abgerechneten Beträge zu buchen,
20.4.2
die Gerichtskostenmarken zu beschaffen, zu verwalten und die Gerichtskassen,
Gerichtszahlstellen und Kostenmarkenverkaufstellen mit Gerichtskostenmarken zu
beliefern und
20.4.3
die Aufgaben der Vollstreckungsbehörde wahrzunehmen, soweit ihr diese
übertragen worden sind,
20.4.4
den Einzelnachweis für Geldhinterlegungen der Gerichte zu führen, soweit nicht
die Gerichtskassen zuständig sind.
20.5
Die Bestimmungen über die Einrichtung und den Geschäftsgang der Finanzämter,
bei denen Erhebungsstellen bestehen, bleiben unberührt, soweit sie die Stellung
der Erhebungsstelle in den Finanzämtern regeln.
20.6
In der Landeskasse sind getrennte Sachgebiete für den Zahlungsverkehr und die
Buchführung einzurichten. Die Bediensteten eines dieser Sachgebiete dürfen
nicht auch in dem anderen Sachgebiet tätig sein. Hiervon darf nur ausnahmsweise
abgewichen werden, wenn die Kassensicherheit durch organisatorische oder
technische Kontrollen gewährleistet bleibt. Soweit der Umfang der
Kassenaufgaben es erfordert, können insbesondere für die automatisierte
Datenverarbeitung und die Vollstreckung weitere Sachgebiete eingerichtet
werden. Bewirtschaftet die Landeskasse Einnahmen und Ausgaben, so ist ein
Sachgebiet „Allgemeine Verwaltung“ einzurichten, dem die Bewirtschaftung
obliegt.
20.7
Die Leitung der Landeskasse und der Sachgebiete muss Beamtinnen und Beamten
obliegen, die mindestens dem gehobenen Dienst angehören. Abweichungen hiervon
bedürfen meiner Einwilligung.
20.8
Das Sachgebiet Zahlungsverkehr ist für den unbaren
und den baren Zahlungsverkehr, die Geldverwaltung, die Annahme, Verwaltung und
Auslieferung von Wertgegenständen sowie für die Verwaltung der Vordrucke für
Quittungen, Schecks, Überweisungs- und Verstärkungsaufträge zuständig.
20.9
Das Sachgebiet Buchführung ist für die rechtzeitige und vollständige Erhebung
von Einzahlungen, die rechtzeitige Weitergabe der Unterlagen für Auszahlungen
an das Sachgebiet Zahlungsverkehr sowie für die unverzügliche Abwicklung von
Verwahrungen und Vorschüssen zuständig. In die Zuständigkeit des Sachgebiets
Buchführung fallen außerdem die Buchung und die Abschlüsse, soweit diese
Aufgaben nicht anderen Stellen übertragen worden sind, die Rechnungslegung und
die Stundung von Ansprüchen, wenn und soweit der Landeskasse diese Aufgabe
übertragen und eine Rückstandsanzeige noch nicht erteilt worden ist.
20.10
Das Sachgebiet Vollstreckung ist für die Einziehung rückständiger Forderungen
im Verwaltungswege zuständig. Das Sachgebiet Vollstreckung ist außerdem
zuständig für die Stundung von Ansprüchen, die befristete und unbefristete
Niederschlagung von Ansprüchen, die Entscheidungen nach den Bestimmungen über
die Behandlung von Kleinbeträgen und das Mahnverfahren nach den Vorschriften
der ZPO, soweit der Landeskasse diese Aufgaben übertragen worden sind und
Rückstandsanzeigen vorliegen.
21
zu Nr. 7.3 zu § 79:
Zum Zwecke des Nachweises ist das Ein- und Auslieferungsbuch für Wertgegenstände zu führen.
22
zu Nr. 2.2.1.1 der Anlage 4 zu Nr. 9.2 zu § 79:
Ist eine lückenlose Nachprüfung von Angaben nicht möglich oder wegen des damit verbundenen unverhältnismäßig großen Aufwandes nicht vertretbar, so beschränkt sich die Verantwortung der Feststellerin oder des Feststellers der sachlichen Richtigkeit darauf, dass Bedenken gegen die Richtigkeit dieser Angaben nicht bestehen. Entsprechendes gilt, wenn Leistungen durch Zähler, Uhren oder sonstige Kontrolleinrichtungen gemessen werden oder Leistungen nur unmittelbar an Dritte erbracht werden können (z. B. Sachleistungen an Heiminsassen). Wegen der Feststellung der rechnerischen Richtigkeit bei der Nachrechnung maschinell erstellter Rechnungen verweise ich auf meinen RdErl. vom 29.6.2000 (SMBl. NRW.6302).
23
zu Nr. 2.2.2 der Anlage 4 zu Nr. 9.2 zu § 79:
Zur Feststellung der rechnerischen Richtigkeit sind Beamtinnen und Beamte befugt, die mindestens dem mittleren Dienst, und Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die mindestens der Entgeltgruppe 3 TV-L angehören. Die Befugnis kann durch die Leiterin oder den Leiter der Dienststelle oder in ihrem Auftrag auf bestimmte Bedienstete beschränkt werden.
24
zu Nr. 2.2.3 der Anlage 4 zu Nr. 9.2 zu § 79:
Zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit sind befugt die Leiterin oder der Leiter der Dienststelle, die oder der Beauftragte für den Haushalt und andere Bedienstete, denen diese Befugnis für ihren Verantwortungsbereich schriftlich übertragen worden ist. Mit der Feststellung der sachlichen Richtigkeit darf nur beauftragt werden, wer dazu befähigt ist. Befähigt ist, wer alle Sachverhalte, deren Richtigkeit zu bescheinigen ist, zu überblicken und zu beurteilen vermag.“
2 In den als Anlage zu meinem RdErl. v. 30.9.2003 (SMBl. NRW. 631) gehörenden VV zur LHO sind folgende Änderungen vorzunehmen:
2.1 Im Inhaltsverzeichnis entfallen die Einträge zu § 70, zu § 71, zu § 74, zu § 75, zu § 78 und zu § 80.
2.2 Die Einträge Nr. 1 bis Nr. 18 zu § 79 werden wie folgt ersetzt:
„Nr. 1 Anordnungen
Nr. 2 Zahlungen
Anlage 1: Bestimmungen über Bargeld, Schecks und Quittungen
Nr. 3 Geldverwaltung, Abrechnung
Nr. 4 Buchführung, Belege, Abschlüsse, Rechnungslegung
Nr. 5 Für Zahlungen zuständige Stellen
Anlage 2: Ergänzende Bestimmungen für Zahlstellen (ZBest)
Anlage 3: Besondere Bestimmungen für Gerichte, Staatsanwaltschaften und Einrichtungen des Strafvollzugs
Nr. 6 IT-Verfahren
Nr. 7 Wertgegenstände
Nr. 8 Unvermutete Prüfungen
Nr. 9 Bisherige Verfahren
Anlage 4: Zusätzliche Bestimmungen für manuelle Verfahren“
2.3 Das Inhaltsverzeichnis wird nach § 79 wie folgt ergänzt:
„Zu § 87
Rechnungslegung der Landesbetriebe“
2.4 In Nr. 8.7 Satz 2 VV zu § 34 LHO wird der Klammerverweis am Satzende gestrichen.
2.5 Die VV zu § 70 mit den hierzu gehörenden Anlagen 1 bis 3, die VV zu § 71 mit der hierzu gehörende Anlage zu Nr. 16 VV zu § 71, die VV zu den §§ 74 und 75, die VV zu § 78, die VV zu § 79 mit den hierzu gehörenden Anlagen 1 bis 3 und die VV zu § 80 entfallen.
2.6 In Nr. 2.2 VV zu § 73 LHO ist die Fundstelle „Nr. 13 zu § 71“ durch „Nr. 3.2 der Anlage 4 zu Nr. 9.2 zu § 79“ zu ersetzen.
2.7 Nach den VV zu § 73 wird eingefügt:
Zu § 79:
Verwaltungsvorschriften
für
Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung
(§§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO)
Auf Grund von § 79 werden die nachfolgenden Verwaltungsvorschriften zu den §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 erlassen.
1
Anordnungen
1.1
Anforderungen
1.1.1
Anordnungen sind erforderlich, um Einzahlungen anzunehmen, Auszahlungen zu
leisten oder Buchungen vorzunehmen. Die Anordnung ist das Ergebnis einer
Abfolge von Entscheidungen, mit denen die Verantwortlichkeiten für die
Richtigkeit der anzunehmenden Einzahlung, der zu leistenden Auszahlung oder der
vorzunehmenden Buchung wahrgenommen werden.
1.1.2
An einer Anordnung, die zu einer Einzahlung oder einer Auszahlung führt, darf
nicht nur eine Person allein beteiligt sein. Ausnahmen sind unter
Berücksichtigung von Nr. 6.2 und 6.3 mit Einwilligung des Finanzministeriums
möglich. Das Finanzministerium hat das Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof
herbeizuführen.
1.2
Verantwortlichkeiten
Die Verantwortlichkeiten erstrecken sich insgesamt darauf, dass
1.2.1
die in der Anordnung und in den sie begründenden Unterlagen enthaltenen, für
die Zahlung und Buchung maßgebenden Angaben vollständig und richtig sind,
1.2.2
nach den geltenden Vorschriften, insbesondere nach den Grundsätzen der
Wirtschaftlichkeit, verfahren worden ist. Hierzu gehört, dass
1.2.2.1
die Lieferung oder Leistung als solche und auch die Art ihrer Ausführung
geboten war,
1.2.2.2
die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung
oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist,
1.2.2.3
Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und
richtig berücksichtigt worden sind,
1.2.2.4
die übrigen haushaltsrechtlichen Voraussetzungen für die Zahlung vorliegen
(z.B. Mittelverfügbarkeit),
1.2.2.5
die angeforderte Zahlung nach Rechtsgrund und Höhe richtig ermittelt worden
ist.
1.3
Inhalt der Anordnung
Eine Anordnung muss mindestens enthalten
1.3.1
die Bezeichnung der mittelbewirtschaftenden Stelle,
1.3.2
die Bezeichnung der für die Zahlung zuständigen Stelle,
1.3.3
ein Kennzeichen zur eindeutigen Identifizierung aller mit der Anordnung
zusammenhängenden Informationen,
1.3.4
die Zahlungspartnerin oder den Zahlungspartner mit den für den Zahlungsverkehr
notwendigen Angaben,
1.3.5
den Betrag mit Währungsbezeichnung,
1.3.6
die Kennzeichnung der Art der Anordnung (z.B. Mittelverteilung, Festlegung,
Einzahlung, Auszahlung),
1.3.7
bei Abschlagszahlungen und deren Abrechnung (Schlusszahlung) ein entsprechendes
Kennzeichen,
1.3.8
den Fälligkeitstag,
1.3.9
den Verwendungszweck,
1.3.10
die Buchungsstelle und das Haushaltsjahr,
1.3.11
den Bezug zu den begründenden Unterlagen,
1.3.12
die für Mahnung, Beitreibung und sonstige Verzugsfolgen notwendigen Angaben.
1.4
Abweichender Inhalt der Anordnung
Das Finanzministerium oder die von ihm ermächtigte Stelle kann regeln, dass einzelne Angaben nach Nr. 1.3 in Anordnungen nicht enthalten sein müssen oder erst nach der Zahlung ergänzt werden oder dass zusätzliche Angaben in die Anordnung aufzunehmen sind. Soweit nach § 79 Abs. 1 erforderlich, ist das Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof herbeizuführen.
1.5
Änderung einer Anordnung
Ist eine Anordnung zu ändern oder zu stornieren, so ist die sachliche und zeitliche Zuordnung zu der ursprünglichen Anordnung zu gewährleisten.
1.6
Ausgeschlossene Personen
Bei der Wahrnehmung von Verantwortlichkeiten sind die jeweils zutreffenden Bestimmungen über ausgeschlossene Personen und die Besorgnis der Befangenheit zu beachten (z. B. Verwaltungsverfahrensgesetz, SGB X, Abgabenordnung).
2
Zahlungen
2.1
Zahlungswege
Zahlungen sind
2.1.1
durch Überweisung,
2.1.2
im Wege des Lastschrifteinzugsverkehrs,
2.1.3
mittels Kartenzahlverfahren (z. B. Geldkarte, Debitkarte, Kreditkarte),
2.1.4
mittels elektronischer Zahlungssysteme (z. B. Bezahlverfahren bei eGovernment),
2.1.5
im Wege der Verrechnung
anzunehmen oder zu leisten. In begründeten Ausnahmefällen kann die Zahlung bar, durch Zahlungsanweisung oder durch Scheck angenommen oder geleistet werden. Für Bargeld, Schecks und Quittungen gelten die Bestimmungen der Anlage 1.
2.2
Konten bei Kreditinstituten
2.2.1
Konten bei Kreditinstituten dürfen nur für die für Zahlungen zuständigen
Stellen und nur mit Einwilligung des Finanzministeriums eingerichtet werden.
2.2.2
Über die Konten bei Kreditinstituten darf nur von zwei Personen der für
Zahlungen zuständigen Stelle gemeinsam verfügt werden. Das Finanzministerium
kann Ausnahmen zulassen, wenn besondere Sicherungsmaßnahmen getroffen werden.
2.3
Kartenzahlverfahren, elektronische Zahlungssysteme
Der Einsatz und die Nutzung von Kartenzahlverfahren und elektronischen Zahlungssystemen bedürfen der Einwilligung des Finanzministeriums. Das Finanzministerium hat, soweit erforderlich, das Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof herbeizuführen.
2.4
Auszahlungen im Lastschrifteinzugsverkehr
Die für Zahlungen zuständige Stelle hat für Auszahlungen im Lastschrifteinzugsverkehr auf Veranlassung der mittelbewirtschaftenden Stelle die Einzugsermächtigung zu erteilen. Ihr sind dabei die für die ordnungsgemäße Buchung der Zahlung erforderlichen Angaben mitzuteilen. Sie hat unberechtigten Auszahlungen unverzüglich zu widersprechen. Die Möglichkeit des Widerspruchs gegen eine bereits vorgenommene Lastschrift richtet sich nach den Bestimmungen des Kreditgewerbes über den Lastschrifteinzugsverkehr.
2.5
Überwachung von Einzahlungen
2.5.1
Die rechtzeitige und vollständige Entrichtung der Einzahlungen ist von der für
Zahlungen zuständigen Stelle zu überwachen. Wird eine Einzahlung nicht
rechtzeitig oder nicht vollständig entrichtet, so
2.5.1.1
ist die Schuldnerin oder der Schuldner zu mahnen und bei erfolgloser Mahnung
die Einziehung des Betrages zu veranlassen,
2.5.1.2
sind die als Verzugsfolgen entstehenden Ansprüche (z. B. Mahngebühren,
Verzugszinsen, Säumniszuschläge) zu erheben.
2.5.2
Einzahlungstag ist bei
2.5.2.1
Überweisung oder Lastschrifteinzugsverkehr der Tag des Eingangs auf dem Konto
der für Zahlungen zuständigen Stelle,
2.5.2.2
Kartenzahlverfahren oder elektronischen Zahlungssystemen der Tag der Akzeptanz,
2.5.2.3
Verrechnung im Wege der Aufrechnung der Tag, an dem sich die Forderungen aufrechenbar gegenüber stehen,
2.5.2.4
Zahlung in bar, durch Zahlungsanweisung oder durch Scheck der Tag der Übergabe,
soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist.
2.6
Einzahlungen bei fehlender Anordnung
Einzahlungen sind auch ohne Anordnung anzunehmen, sofern dem Gründe nicht entgegen stehen. Die erforderliche Anordnung ist bei der zuständigen Stelle anzufordern.
2.7
Gegenleistungen für Zahlungen
Sofern die Einzahlung nicht gesichert ist (z. B. Lastschrifteinzugsverkehr, Kartenzahlverfahren, elektronische Zahlungssysteme, Übergabe von Schecks), darf eine Gegenleistung nur nach Abwägung des Ausfallrisikos erbracht werden.
3
Geldverwaltung, Abrechnung
3.1
Sollbestand und Istbestand
Der Unterschiedsbetrag zwischen allen gebuchten Einzahlungen und Auszahlungen (Sollbestand) muss beim Tagesabschluss (Nr. 4.4) der Summe aus dem Bestand an Bargeld und den Beständen auf den Konten bei Kreditinstituten unter Berücksichtigung der gebuchten, aber noch nicht gezahlten Beträge (Istbestand) entsprechen.
3.2
Verwaltung des Istbestandes
Der gesamte Istbestand des Landes ist von der vom Finanzministerium bestimmten Stelle zentral zu verwalten.
3.3
Verstärkungen und Ablieferungen, Abrechnung
Die für Zahlungen zuständige Stelle hat täglich ihren Istbestand, soweit entbehrlich, abzuliefern oder bei Bedarf zu verstärken. Sie hat die Verwendung der Bestandsverstärkungen und der übrigen Einzahlungen mindestens monatlich nachzuweisen (Abrechnung). Das Nähere regelt das Finanzministerium.
3.4
Aufbewahrung von Bargeld und Schecks
Bargeld und Schecks sind sorgfältig und gegen den Zugriff Unberechtigter geschützt aufzubewahren.
4
Buchführung, Belege, Abschlüsse, Rechnungslegung
4.1
Grundsätze
4.1.1
Die Buchführung und die Belegung der Buchungen richten sich nach
kameralistischen Grundsätzen. §§ 71 a und 74 bleiben unberührt.
4.1.2
Die Erfordernisse des § 71 Satz 1 sind erfüllt, wenn die Buchungen in der dort
vorgesehenen Ordnung bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen dargestellt
werden können. Einer Speicherung in dieser Ordnung bedarf es dann nicht.
4.1.3
Unbeschadet der Regelung in Nr. 4.1.1 richtet sich die Buchführung der
Landesbetriebe nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung unter
entsprechender Anwendung des Handelsgesetzbuches (HGB).
4.2
Buchführung
4.2.1
Die Buchführung nach Nr. 4.1.1 hat insbesondere den Zweck,
4.2.1.1
die einzelnen Maßnahmen bei der Ausführung des Haushaltsplans einschließlich
der Anordnungen (Bewirtschaftungsvorgänge) und die Zahlungen geordnet
aufzuzeichnen,
4.2.1.2
Grundlagen für die Rechnungslegung zu schaffen,
4.2.1.3
die Steuerung des Haushaltsvollzuges zu unterstützen und
4.2.1.4
Daten für die Haushaltsplanung, für die Kosten- und Leistungsrechnung sowie für
das Controlling bereitzustellen.
4.2.2
Die Buchführung über die Bewirtschaftungsvorgänge ist mit den im Zusammenhang
mit der Anordnung gespeicherten Daten (Nr. 1.3 bis Nr. 1.5 und Nr. 6.4.2)
vollzogen.
4.2.3
Bei der Buchführung über Zahlungen sind mindestens aufzuzeichnen
4.2.3.1
das Kennzeichen nach Nr. 1.3.3.,
4.2.3.2
der Betrag,
4.2.3.3
der Einzahlungstag,
4.2.3.4
der Buchungstag,
4.2.3.5
die Buchungsstelle,
4.2.3.6
das Merkmal, das die für die Buchung verantwortliche Person eindeutig
bezeichnet.
4.2.4
Werden in IT-Verfahren Bewirtschaftungsvorgänge und Zahlungen einzeln
aufgezeichnet, so sind Verdichtungsergebnisse als Beitrag für die Abschlüsse
und die Rechnungslegung zu erbringen.
4.3
Belege
Ein Beleg ist eine elektronische oder schriftliche Unterlage, auf der ein Geschäftsvorfall und die Auswirkungen, die seine Buchung auslösen, beschrieben sind.
4.4
Tagesabschluss
4.4.1
Zur Kontrolle der Buchführung hat die für Zahlungen zuständige Stelle einen Tagesabschluss
zu erstellen. Hierzu sind der Sollbestand und der Istbestand
zu ermitteln. Besteht keine Übereinstimmung, so ist ein Fehlbetrag als
Vorschuss, ein Überschuss als Verwahrung zu buchen, unverzüglich aufzuklären
und abzuwickeln.
4.4.2
Die Richtigkeit des Tagesabschlusses ist durch die im Berechtigungskonzept (Nr.
6.3) bestimmten Personen zu bescheinigen.
4.5
Jahresabschluss
4.5.1
Zum Jahresabschluss haben die für Zahlungen zuständigen Stellen abzurechnen
(Nr. 3.3).
4.5.2
In die Buchführung des Folgejahres sind zu übernehmen
4.5.2.1
die Kassenreste,
4.5.2.2
die weiter geltenden Bewirtschaftungsvorgänge,
4.5.2.3
die nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse,
4.5.2.4
die nicht abgerechneten Bestände aus Verstärkungen und Ablieferungen nach Nr.
3.3,
4.5.2.5
die Bestände an Kassenmitteln, die nicht für Auszahlungen für das Land bestimmt
sind,
4.5.2.6
das kassenmäßige Jahresergebnis nach § 82, Nr. 1, Buchstabe c).
4.5.3
Die Bestände aus Nr. 4.5.2.3 bis Nr. 4.5.2.5 sind nur zu übernehmen, wenn
sie nach Haushaltsjahren getrennt nachgewiesen werden.
4.5.4
Das Nähere zur Durchführung des Jahresabschlusses einschließlich der Behandlung
von Unrichtigkeiten regelt das Finanzministerium.
4.6
Rechnungslegung
4.6.1
Die Rechnungslegung hat den Zweck, alle Einnahmen und Ausgaben für die
Haushaltsrechnung und die Rechnungsprüfung darzustellen.
4.6.2
Rechnungsunterlagen werden aus den abgeschlossenen Büchern und den dazu
gehörenden Belegen abgeleitet.
4.6.3
Den Inhalt und die Form von Rechnungsunterlagen sowie ihre Vorlage beim
Landesrechnungshof bestimmt das Finanzministerium im Einvernehmen mit dem
Landesrechnungshof.
4.7
Aufbewahrungsbestimmungen
4.7.1
Die Bücher, die Belege und die Rechnungsunterlagen (Nr. 4.6.2) sind unter
entsprechender Anwendung der Grundsätze ordnungsgemäßer, DV-gestützter
Buchführungssysteme (GoBS) getrennt nach
Haushaltsjahren aufzubewahren.
4.7.2
Bücher und Rechnungsunterlagen sind zehn Jahre, Belege fünf Jahre
aufzubewahren. Abweichende Aufbewahrungszeiten in Rechts- und Verwaltungsvorschriften
bleiben unberührt.
4.7.3
Dauernd aufzubewahren sind
4.7.3.1
Urkunden über den Erwerb oder die Aufgabe des Eigentums an Grundstücken mit den
Lageplänen,
4.7.3.2
Unterlagen über den Erwerb und die Aufhebung von Rechten an Grundstücken und
von anderen dauernden Rechten sowie Verträge über dauernde Lasten und
Verbindlichkeiten,
4.7.3.3
Urkunden über Sonder- und Gewohnheitsrechte sowie über Erbrechte,
4.7.3.4
Schuldverschreibungen und andere Urkunden sowie Schriftstücke, deren
Vernichtung von Nachteil für das Land sein könnte.
4.7.4
Die Unterlagen nach Nr. 4.7.1 sind über die für sie geltenden
Aufbewahrungszeiten hinaus mindestens bis zur Entlastung nach § 114
aufzubewahren.
4.7.5
Der Landesrechnungshof kann in Einzelfällen verlangen, dass die Unterlagen nach
Nr. 4.7.1 über die für sie geltenden Aufbewahrungszeiten hinaus aufzubewahren
sind.
4.7.6
Die Beleghaltung ist in Abhängigkeit von den eingesetzten Verfahren zu regeln.
Die Regelung bedarf der Einwilligung des Finanzministeriums. Das
Finanzministerium hat das Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof
herbeizuführen.
5
Für Zahlungen zuständige Stellen
5.1
Einrichtung
Für Zahlungen zuständige Stellen sind
5.1.1
Kassen, die vom Finanzministerium einzurichten sind,
5.1.2
Zahlstellen, die mit Einwilligung des Finanzministeriums für den
Barzahlungsverkehr und die Einzahlungen mittels Scheck und elektronischer
Kartenzahlverfahren eingerichtet werden können (siehe Anlage 2),
5.1.3
sonstige Stellen, die vom Finanzministerium unter Beachtung des § 77 mit der
Wahrnehmung des Zahlungsverkehrs beauftragt werden.
5.2
Aufgaben
Die Änderung oder Ergänzung der bei der Einrichtung oder Beauftragung festgelegten Aufgaben bedarf der Einwilligung des Finanzministeriums. Bei der Ausführung der Kassenaufgaben für die Gerichte, Staatsanwaltschaften und Einrichtungen des Strafvollzugs sind auch die Bestimmungen der Anlage 3 zu beachten.
5.3
Annahme von Einzahlungen außerhalb der für Zahlungen zuständigen Stellen
Außerhalb der für Zahlungen zuständigen Stelle dürfen Einzahlungen durch Übergabe von Bargeld und Schecks sowie mittels elektronischer Kartenzahlverfahren nur von Bediensteten angenommen werden, die hierzu besonders ermächtigt worden sind. Das zuständige Ministerium regelt das Nähere mit Einwilligung des Finanzministeriums. Die Ermächtigten haben ihren Dienstausweis mitzuführen und auf Verlangen vorzuzeigen.
5.4
Bestellung der Leiterin oder des Leiters der Kasse
Die Leiterin oder der Leiter der Kasse und ihre oder seine ständige Vertretung werden vom Finanzministerium bestellt. Dies gilt entsprechend für die nach Nr. 5.1.3 beauftragte Stelle. Das Finanzministerium kann diese Befugnisse übertragen.
6
IT-Verfahren
6.1
Grundsätze
6.1.1
Bei der Entwicklung und dem Betrieb von IT-Verfahren für
6.1.1.1
Anordnungen,
6.1.1.2
Zahlungen,
6.1.1.3
Geldverwaltung und Abrechnung,
6.1.1.4
Buchführung, Belegung der Buchungen, Abschlüsse und Rechnungslegung
sind die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS, Bundessteuerblatt 1995 Teil I S. 738) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit des Datenzugriffs (GDPdU, Bundessteuerblatt 2001 Teil I S. 416) anzuwenden. Dies gilt auch für IT-Verfahren, in denen Daten für die Erhebung von Einnahmen und die Leistung von Ausgaben erzeugt und an Verfahren nach Satz 1 übergeben werden.
6.1.2
Für die Erstellung der in den GoBS vorgeschriebenen
Verfahrensdokumentation einschließlich der Risikoanalyse und des
Sicherheitskonzeptes ist das für den Einsatz des IT-Verfahrens
zuständige Ministerium verantwortlich.
6.1.3
Die Risikoanalyse und das daraus abzuleitende Sicherheitskonzept sind
6.1.3.1
auf der Grundlage der Empfehlungen des Bundesamtes für Sicherheit in der
Informationstechnik im IT-Grundschutzhandbuch und im IT-Sicherheitshandbuch
sowie
6.1.3.2
unter Beachtung der ergänzenden Bestimmungen für das Haushalts-, Kassen- und
Rechnungswesen (Nr. 6.2 und Nr. 6.3)
zu erstellen.
6.2
Risikoanalyse
6.2.1
In einer Risikoanalyse sind die Risiken zu ermitteln und zu bewerten. Dabei
sind die durch Fehler und Missbrauch bedingten haushaltswirtschaftlichen
Auswirkungen gegen die zusätzlichen Ausgaben zur Erhöhung der
Verfahrenssicherheit abzuwägen. Die Einführung und die wesentliche Änderung
eines automatisierten Verfahrens sind nur zulässig, soweit derartige Gefahren
durch technische und organisatorische Maßnahmen wirksam beherrscht werden
können. Ein im Ergebnis der Risikoanalyse festgestelltes Restrisiko ist zu
dokumentieren.
6.2.2
Bei der Bewertung sind höhere Risiken insbesondere dann anzunehmen, wenn
6.2.2.1
Geschäftsvorfälle zu wiederkehrenden Zahlungen führen und im voraussichtlichen
Anspruchszeitraum den Betrag von 7.500 Euro übersteigen,
6.2.2.2
Geschäftsvorfälle zu Zahlungen auf unbestimmte Zeit führen,
6.2.2.3
Einmalzahlungen den Betrag von 2.500 Euro übersteigen,
6.2.2.4
auf Forderungen verzichtet wird (z.B. Niederschlagung, Erlass),
6.2.2.5
Verwahrgelder ausgezahlt werden,
6.2.2.6
Beträge als Vorschüsse gezahlt werden.
6.2.3
Bei der Bewertung ist auch zu berücksichtigen, ob
6.2.3.1
im Rahmen der Bearbeitung festgestellte Mängel erfasst und ausgewertet werden,
6.2.3.2
eine Innenrevision vorhanden ist.
6.3
Sicherheitskonzept
Im Sicherheitskonzept sind die Einzelheiten zur Abgrenzung der Verantwortlichkeiten (Berechtigungskonzept) und die weiteren Maßnahmen darzustellen. Dabei ist zu bestimmen, ob und inwieweit
6.3.1
zwei oder mehr Personen maßgeblich an einem einzelnen der in Nr. 6.1.1
genannten Geschäftsvorfälle zu beteiligen sind,
6.3.2
nur eine Person den Geschäftsvorfall bearbeitet,
6.3.3
eine Anordnung zusätzlich zur Wahrnehmung der Verantwortlichkeiten nach Nr.
6.3.1 oder Nr. 6.3.2 von einer weiteren Person zu prüfen und freizugeben ist,
6.3.4
vollautomatisierte Verfahrensabläufe ohne Beteiligung einer Person Anwendung
finden,
6.3.5
zusätzlich Prüfverfahren einzusetzen sind,
6.3.6
weitere Sicherungsmaßnahmen zu treffen sind.
6.4
Dokumentation der Verantwortung
6.4.1
Die oder der Beauftragte für den Haushalt hat die im Berechtigungskonzept
festgelegten Befugnisse verantwortlichen Personen zuzuweisen.
6.4.2
Die an einem einzelnen Geschäftsvorfall nach Nr. 6.1.1 Beteiligten und der
Umfang der von ihnen jeweils wahrgenommenen Verantwortung sind
programmgesteuert mit Datum und ggf. Uhrzeit eindeutig identifizierbar und
dauerhaft zu dokumentieren.
6.5
Einwilligungsverfahren
6.5.1
Das Finanzministerium und der Landesrechnungshof sind über beabsichtigte
Verfahren nach Nr. 6.1.1 so rechtzeitig zu unterrichten, dass sie
gegebenenfalls die Gestaltung der Verfahren beeinflussen können.
6.5.2
Sollen Verfahren nach Nr. 6.1.1 eingesetzt oder geändert werden, so bedarf es
der Einwilligung des Finanzministeriums. Das Finanzministerium hat das
Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof herbeizuführen.
6.5.3
Für die Einwilligung ist die Verfahrensdokumentation einschließlich der
Risikoanalyse und des Sicherheitskonzeptes vorzulegen. Das Finanzministerium
kann auf die Vorlage von Teilen der Verfahrensdokumentation verzichten.
6.5.4
Dem Finanzministerium und dem Landesrechnungshof ist Gelegenheit zu geben, am
Test des Verfahrens teilzunehmen.
7
Wertgegenstände
7.1
Grundsätze
7.1.1
Zu verwahrende Wertgegenstände sind Wertpapiere und sonstige Urkunden sowie
Kostbarkeiten (§ 372 BGB und § 5 Hinterlegungsordnung). Die Prüfung, ob
ein Gegenstand als Wertgegenstand zu behandeln ist, obliegt der anordnenden
Stelle.
7.1.2
Die Bestimmungen der Nr. 1 bis Nr. 6 für das Anordnungsverfahren, die Erteilung
von Quittungen und die Führung von Büchern sind unter Beachtung der Nr. 7.2 und
der Nr. 7.3 sinngemäß anzuwenden.
7.2
Inhalt der Anordnung
Eine Anordnung über die Einlieferung oder die Auslieferung von Wertgegenständen muss mindestens enthalten
7.2.1
die Bezeichnung der anordnenden Stelle,
7.2.2
die Bezeichnung der Stelle, die den Wertgegenstand annehmen oder ausliefern soll,
7.2.3
ein Kennzeichen zur eindeutigen Identifizierung aller mit der Anordnung
zusammenhängenden Informationen,
7.2.4
die Bezeichnung und die Anschrift der einliefernden oder empfangsberechtigten
Person,
7.2.5
die Bezeichnung und Beschreibung des Wertgegenstandes,
7.2.6
die Kennzeichnung der Art der Anordnung (Einlieferung oder Auslieferung),
7.2.7
den Tag, bis zu dem der Wertgegenstand einzuliefern oder auszuliefern ist,
7.2.8
die Art der Übergabe oder des Versands,
7.2.9
den Grund der Einlieferung und
7.2.10
den Bezug zu den begründenden Unterlagen.
7.3
Buchführung über Wertgegenstände
Die Buchführung über Wertgegenstände umfasst den Nachweis der Anordnungen sowie den Nachweis der Einlieferung und Auslieferung von Wertgegenständen.
8
Unvermutete Prüfungen
8.1
Prüfung der für Zahlungen oder Buchungen zuständigen Stellen
Die Prüfung ist Bestandteil des in den GoBS beschriebenen Internen Kontrollsystems (IKS). Die Zuständigkeiten, der Umfang und das Verfahren der Prüfung sind in der nach Nr. 6.1.2 zu erstellenden Verfahrensdokumentation darzustellen.
8.2
Prüfung der für die Verwaltung von Vorräten zuständigen Stellen
Das zuständige Ministerium erlässt die näheren Bestimmungen für die Prüfung der Stellen, die für die Verwaltung von Vorräten zuständig sind.
9
Bisherige Verfahren
9.1
In Betrieb befindliche IT-Verfahren
Für die beim In-Kraft-Treten der VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung in Betrieb befindlichen IT-Verfahren bedarf es einer erneuten Einwilligung nach Nr. 6.5.2 nicht.
9.2
Manuelle Verfahren
Soweit für die Geschäftsvorfälle nach Nr. 6.1.1 IT-Verfahren nicht eingesetzt werden, sind die vorstehenden Bestimmungen analog und zusätzlich die Bestimmungen der Anlage 4 anzuwenden.
Anlage 1 zu Nr. 2.1 zu § 79
Bestimmungen über Bargeld, Schecks und Quittungen
1
Bargeld, Schecks
1.1
Geht Bargeld außerhalb der für Zahlungen zuständigen Stelle ein, ist es
unverzüglich an diese weiterzuleiten. Entsprechendes gilt für Schecks. Soweit
Schecks beim Eingang nicht bereits den Vermerk "Nur zur Verrechnung"
tragen, sind sie mit diesem Vermerk zu versehen. Ein Blankoindossament
des Einzahlungspflichtigen ist durch den Vermerk "an . . . . .
(Bezeichnung der für Zahlungen zuständigen Stelle)" zu vervollständigen.
1.2
Kommt ein von der für Zahlungen zuständigen Stelle ausgestellter Scheck oder
kommen Vordrucke für Schecks abhanden, so ist das zuständige Kreditinstitut
unverzüglich zu benachrichtigen. Kommt ein entgegen genommener
Scheck abhanden, so hat die für Zahlungen zuständige Stelle die Ausstellerin
oder den Aussteller und das bezogene Kreditinstitut unverzüglich zur Sperrung
des Schecks aufzufordern. Bei abhanden gekommenen Schecks ist
erforderlichenfalls das Aufgebot einzuleiten.
2.1
Über jede Einzahlung in bar, durch Übergabe eines Schecks oder mittels
Kartenzahlverfahren ist ein maschinell erstellter Kassenzettel, auf Verlangen
eine Quittung (§ 368 BGB), auszuhändigen. Wird ein maschinelles Verfahren nicht
eingesetzt, so ist eine Quittung zu erteilen.
2.2
Über jede Auszahlung in bar, durch Übergabe eines Bar-Schecks oder mittels
Kartenzahlverfahren ist eine Quittung zu verlangen. Bei Zug-um-Zug-Geschäften
genügt der übliche Kassenzettel. Vor der Auszahlung oder Übergabe ist die
Empfangsberechtigung festzustellen.
3
Behandlung zweifelhafter Münzen, Banknoten und Schecks
3.1
Die für Zahlungen zuständige Stelle hat ihr übergebene und von ihr als
nachgemacht oder verfälscht erkannte Euro-Münzen und Euro-Banknoten
(Falschgeld) anzuhalten und der übergebenden Person eine Bescheinigung
folgenden Inhalts zu erteilen:
"Die Euro-Münze(n) / Euro-Banknote(n) über ........... Euro mit der Kennzeichnung (Münzen: Jahreszahl, etwa vorhandenes Münzzeichen; Noten: Notennummer) ............ wurde(n) als Falschgeld angehalten.
Ort, Tag, Bezeichnung der für Zahlungen zuständigen Stelle
Unterschrift, Dienststempel".
Sofern es nicht ratsam erscheint, die übergebende Person festzuhalten und die nächste Polizeidienststelle zu verständigen, hat die für Zahlungen zuständige Stelle sich über die Person zu vergewissern und hierüber sowie über andere zweckdienliche Feststellungen (z.B. über die Herkunft des Falschgeldes) eine Verhandlungsniederschrift zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben ist. Die Verhandlungsniederschrift mit dem Falschgeld und etwaigen sonstigen Beweismitteln (z. B. Rollenpapier, Streifband, Beutelfahne) ist einer Polizeidienststelle zuzuleiten. Kann eine Verhandlungsniederschrift nicht gefertigt werden, ist das Falschgeld der Polizeidienststelle mit einem Bericht zuzuleiten. Ist Falschgeld übersandt worden, ist sinngemäß zu verfahren.
3.2
Die für Zahlungen zuständige Stelle hat Euro-Münzen und Euro-Banknoten, deren
Echtheit wegen ihres Erscheinungsbildes zweifelhaft ist, anzuhalten und der
übergebenden oder übersendenden Person eine Bescheinigung nach Nr. 3.1 zu
erteilen, in der die Worte "als Falschgeld" durch die Worte
"wegen Zweifels an der Echtheit" zu ersetzen sind. Die angehaltenen
Euro-Münzen und Euro-Banknoten sind der Deutschen Bundesbank zur Prüfung zu übersenden.
Im Falle der Echtheit der verdächtigen Stücke erstattet die Deutsche Bundesbank
den Gegenwert, im Falle der Unechtheit wird die für Zahlungen zuständige Stelle
von der Deutschen Bundesbank benachrichtigt. Die Person, die die Euro-Münzen
oder Euro-Banknoten übergeben oder übersandt hat, ist zu unterrichten.
3.3
Beschädigte Euro-Münzen und Euro-Banknoten sind nicht anzunehmen; die
Besitzerin oder der Besitzer ist an die Deutsche Bundesbank zu verweisen.
3.4
Andere Geldsorten als Euro sowie Schecks sind zurückzuweisen, wenn deren
Echtheit zweifelhaft ist. Liegt der Verdacht einer strafbaren Handlung vor, so
ist die zuständige Polizeidienststelle zu verständigen.
4
Zahlungen in anderen Geldsorten als Euro
4.3
Als Einzahlung angenommene andere Geldsorten sind möglichst bis zum
Tagesabschluss an ein Kreditinstitut zu verkaufen. Der Verkauf kann
unterbleiben, wenn die anderen Geldsorten alsbald für Auszahlungen benötigt
werden.
Anlage 2 zu Nr. 5.1.2 zu § 79
Ergänzende Bestimmungen für Zahlstellen (ZBest)
1
Bezeichnung
Die Zahlstelle ist Teil der Dienststelle, bei der sie errichtet ist. Sie führt die Bezeichnung dieser Dienststelle mit dem Zusatz "Zahlstelle".
2
Zuständigkeitsbereich und Aufgaben
2.1
Das zuständige Ministerium bestimmt bei der Errichtung der Zahlstelle mit
Einwilligung des Finanzministeriums,
2.1.1
inwieweit die Zahlstelle berechtigt ist, Zahlungen anzunehmen oder zu leisten,
2.1.2
den Zuständigkeitsbereich der Zahlstelle,
2.1.3
ob die Zahlstelle an ein Kreditinstitut anzuschließen ist und
2.1.4
die zuständige Kasse, mit der die Zahlstelle abrechnet.
2.2
Der Zahlungsverkehr ist auf das notwendige Maß zu beschränken.
2.3
Liegen besondere Verhältnisse vor, so kann das zuständige Ministerium mit
Einwilligung des Finanzministeriums die Einrichtung, den Zuständigkeitsbereich
und das Verwaltungsverfahren einzelner Zahlstellen durch besondere
Dienstanweisung regeln.
3
Verwaltung der Zahlstelle
3.1
Die Leiterin oder der Leiter der Dienststelle, bei der die Zahlstelle errichtet
ist, hat eine Zahlstellenverwalterin oder einen Zahlstellenverwalter und eine
Vertretung zu bestellen sowie deren Namen und Unterschriftsproben der
zuständigen Kasse mitzuteilen. Der Zahlstellenverwalterin oder dem
Zahlstellenverwalter sind bei Bedarf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
beizugeben.
3.2
Die Zahlstellenverwalterin oder der Zahlstellenverwalter ist für die sichere,
ordnungsgemäße und wirtschaftliche Erledigung der Aufgaben der Zahlstelle
verantwortlich. Sie oder er hat Mängel in der Sicherheit der
Zahlstelleneinrichtungen und im Verwaltungsverfahren der Zahlstelle, die sich
nicht ohne Weiteres beheben lassen, sowie Unregelmäßigkeiten unverzüglich der
Zahlstellenaufsicht (Nr. 4) und der Leiterin oder dem Leiter der Dienststelle
mitzuteilen.
3.3
Beim Wechsel in der Verwaltung der Zahlstelle hat die bisherige
Zahlstellenverwalterin oder der bisherige Zahlstellenverwalter der Nachfolgerin
oder dem Nachfolger die Geschäfte zu übergeben (Zahlstellenübergabe). Die
Zahlstellenaufsicht soll die Übergabe leiten. Kann die Zahlstellenverwalterin
oder der Zahlstellenverwalter der Nachfolgerin oder dem Nachfolger die
Geschäfte nicht selbst übergeben, so nimmt die Zahlstellenaufsicht die Übergabe
vor.
3.4
Über die Zahlstellenübergabe ist eine Niederschrift zu fertigen, die von den
Beteiligten zu unterschreiben ist. Die Niederschrift muss insbesondere
enthalten
3.4.1
den Zahlstellensollbestand
3.4.2
den Zahlstellenistbestand und
3.4.3
die Bezeichnung der zur Sicherung der Räume und technischen Einrichtungen
dienenden Schlüssel u. dergl.
3.5
Bei einer vorübergehenden Verhinderung der Zahlstellenverwalterin oder des
Zahlstellenverwalters (z.B. Urlaub, Krankheit) gelten Nr. 3.3 und Nr. 3.4 sinngemäß.
Einer Niederschrift bedarf es nicht; die ordnungsgemäße Übergabe und Übernahme
sind im Zahlstellenbuch (Nr. 7.1) zu bestätigen. Von einer Übergabe kann
abgesehen werden, wenn sich die Verhinderung nicht über den Tagesabschluss
hinaus erstreckt.
4
Zahlstellenaufsicht
Die Geschäftsführung der Zahlstelle ist von der Leiterin oder dem Leiter der Dienststelle oder von einer oder einem durch den Geschäftsverteilungsplan zu bestimmenden Beschäftigten zu beaufsichtigen (Zahlstellenaufsicht).
5
Besonderheiten bei Zahlungen
5.1
Wird eine Einzahlung nicht rechtzeitig entrichtet, so hat die Zahlstelle
abweichend von Nr. 2.5.1 der VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung
die Annahmeanordnung oder die sonstige Unterlage unverzüglich an die Kasse
weiterzuleiten.
5.2
Die Zahlstelle darf angenommene Beträge, die irrtümlich eingezahlt und noch
nicht mit der Kasse abgerechnet worden sind, ohne Auszahlungsanordnung
zurückzahlen.
5.3
Kann eine Auszahlung nicht rechtzeitig geleistet werden, so hat die Zahlstelle
die Auszahlungsanordnung oder die sonstige Unterlage unverzüglich an die Kasse
weiterzuleiten.
6
Geldverwaltung
6.1
Reichen die Einzahlungen für die Leistung der Auszahlungen nicht aus, so erhält
die Zahlstelle Zahlstellenbestandsverstärkungen (Nr. 3.3 der VV für Zahlungen,
Buchführung und Rechnungslegung). Das Verfahren ist zwischen der Kasse und der
Zahlstelle festzulegen.
6.2
Die Verstärkungsanforderung oder der Verstärkungsauftrag ist von der
Zahlstellenverwalterin oder dem Zahlstellenverwalter und von einer weiteren
Person, die von der Leiterin oder dem Leiter der Dienststelle zu bestimmen ist,
zu unterschreiben. Durch die zweite Unterschrift wird bestätigt, dass die Höhe
des Betrages angemessen ist.
6.3
Unterhält die Zahlstelle ein Konto bei einem Kreditinstitut, so soll sie den
für Auszahlungen nicht alsbald benötigten Bestand an Bargeld, der sich beim
Tagesabschluss ergibt, ihrem Konto zuführen, wenn es aus Sicherheitsgründen
geboten ist.
6.4
Für die Sicherung der Zahlstellenräume und des Geldbehälters sowie für die bei
der Beförderung von Zahlungsmitteln zu treffenden Sicherungsmaßnahmen gelten
die hierfür erlassenen besonderen Bestimmungen.
7
Eintragen der Zahlungen
7.1
Die Zahlstelle hat ein Zahlstellenbuch zu führen, in das die Einzahlungen und Auszahlungen
getrennt voneinander täglich einzeln oder in Summen einzutragen sind. Eine
Sammelanordnung ist mit ihrem Gesamtbetrag einzutragen, sobald die letzte
Zahlung geleistet worden ist. Bis zu diesem Zeitpunkt ist die Sammelanordnung
als angezahlter Beleg zu behandeln. Angezahlte Belege sind im laufenden
Haushaltsjahr abzurechnen, und zwar bei der nächsten, spätestens bei der
übernächsten Abrechnung (Nr. 9). Sind bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht alle
Zahlungen angenommen oder geleistet worden, so ist die Kasse hierauf
hinzuweisen und um Erledigung zu bitten. Das Zahlstellenbuch kann mit Hilfe
eines automatisierten Verfahrens geführt werden.
7.2
In das Zahlstellenbuch sind mindestens einzutragen
7.2.1
die laufende Nummer,
7.2.2
der Tag der Eintragung,
7.2.3
ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Beleg herstellt, oder ein Hinweis auf
das Titelverzeichnis (Nr. 7.4) und
7.2.4
der Betrag.
7.3
Wird das Zahlstellenbuch manuell geführt, ist es für Zwecke der Abrechnung in
doppelter Ausfertigung im Durchschreibeverfahren zu führen. Die Durchschrift
entfällt, wenn Titelverzeichnisse geführt werden.
7.4
Rechtfertigt es die Anzahl der Zahlungen bei einzelnen Buchungsstellen, und
wird hierdurch die Buchführung der Kasse erleichtert, so soll die Zahlstelle für
jede dieser Buchungsstellen ein Titelverzeichnis führen. In diesem Falle sind
alle Zahlungen der Zahlstelle mit Ausnahme der Zahlstellenbestandsverstärkungen
und Ablieferungen einzeln in Titelverzeichnissen nachzuweisen.
Zahlstellenbestandsverstärkungen und Ablieferungen sind unmittelbar in das
Zahlstellenbuch einzutragen. Soweit es nicht zweckmäßig ist, für jede
Buchungsstelle ein Titelverzeichnis zu führen, können die Zahlungen für mehrere
Buchungsstellen in einem Titelverzeichnis zusammengefasst werden. Für
Einzahlungs- und Auszahlungsbuchungsstellen sind hierbei getrennte
Titelverzeichnisse zu führen. Sammelanordnungen sind entsprechend Nr. 7.1 Satz
2 bis 4 zu behandeln. Die Titelverzeichnisse können mit Hilfe eines
automatisierten Verfahrens geführt werden.
7.5
Werden Titelverzeichnisse geführt, so sind Abschlagsauszahlungen und
Schlusszahlungen entweder nach Buchungsstellen getrennt in besondere
Titelverzeichnisse oder in das Titelverzeichnis für mehrere Buchungsstellen
(Nr. 7.4 Satz 4) einzutragen. Ist der Zahlstelle die Überwachung der Abrechnung
von Abschlagsauszahlungen übertragen worden (Nr. 5.2 der VV für Zahlungen,
Buchführung und Rechnungslegung), so sind die Abschlagsauszahlungen und
Schlusszahlungen zusammen mit den übrigen Zahlungen in das Titelverzeichnis für
die betreffende Buchungsstelle einzutragen und besonders zu kennzeichnen. Die
bis zum Jahresabschluss nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen sind der
Kasse zur Aufnahme in die Nachweisungen über die nicht abgerechneten Abschlagszahlungen
mitzuteilen.
7.6
Wird das Titelverzeichnis manuell geführt, ist es in doppelter Ausfertigung im
Durchschreibeverfahren zu führen. Es muss mindestens die Angaben nach Nr. 7.2
und außerdem die Tagessumme enthalten. Die Tagessumme ist in das Zahlstellenbuch
zu übernehmen. Die Durchschriften der Titelverzeichnisse, die nach der
Abrechnung mit der Kasse bei der Zahlstelle verbleiben, gelten als Vorbuch zum
Zahlstellenbuch.
7.7
Unterhält die Zahlstelle ein Konto bei einem Kreditinstitut, so hat sie ein Kontogegenbuch
zu führen.
7.8
Im Übrigen gelten entsprechend
7.8.1
für die Form von manuell geführten Büchern Nr. 3.2 der Anlage 4 zu Nr. 9.2 der
VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung,
7.8.2
für das Eintragen der Zahlungen in manuell geführte Bücher und Verzeichnisse
Nr. 4 der VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung und Nr. 3.2.4 der
Anlage 4 zu Nr. 9.2 der VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung,
7.8.3
für das Aufbewahren der Bücher Nr. 4.7 der VV für Zahlungen, Buchführung und
Rechnungslegung,
7.8.4
für das Fertigen von Belegen in der Zahlstelle Nr. 1.1.1 der VV für Zahlungen,
Buchführung und Rechnungslegung.
8
Tagesabschluss
8.1
Die Zahlstellenverwalterin oder der Zahlstellenverwalter hat täglich einen
Tagesabschluss zu erstellen (Nr. 4.4.1 der VV für Zahlungen, Buchführung und
Rechnungslegung).
8.2
Der Zahlstellenistbestand ist im Zahlstellenbuch darzustellen und mit dem
Zahlstellensollbestand zu vergleichen. Besteht keine Übereinstimmung, so ist
der Unterschiedsbetrag als Zahlstellenfehlbetrag oder Zahlstellenüberschuss
auszuweisen; Maßnahmen zur Aufklärung sind unverzüglich einzuleiten.
8.3
Ein Zahlstellenfehlbetrag, der nicht sofort ersetzt wird, ist für den nächsten
Tag als Auszahlung in das Zahlstellenbuch oder gegebenenfalls in ein
Titelverzeichnis einzutragen. Hierfür ist ein Beleg zu fertigen, der von der
Zahlstellenaufsicht mit einem Sichtvermerk zu versehen ist. Außerdem ist die
Leiterin oder der Leiter der Dienststelle unverzüglich zu unterrichten.
Zahlstellenfehlbeträge von 500 Euro und mehr sind außerdem dem
Finanzministerium anzuzeigen.
8.4
Ein Zahlstellenüberschuss ist für den nächsten Tag als Einzahlung in das
Zahlstellenbuch oder gegebenenfalls in ein Titelverzeichnis einzutragen. Nr.
8.3 Satz 2 und 3 gilt entsprechend. Wird ein Zahlstellenüberschuss aufgeklärt,
so darf er nur auf Grund einer Auszahlungsanordnung ausgezahlt werden.
8.5
Die Richtigkeit des Tagesabschlusses ist im Zahlstellenbuch von der
Zahlstellenverwalterin oder dem Zahlstellenverwalter durch Unterschrift zu
bescheinigen.
9
Abrechnung
9.1
Die Zahlstelle hat mindestens einmal monatlich mit der zuständigen Kasse an den
von der Kassenleiterin oder dem Kassenleiter bestimmten Tagen abzurechnen. Die
Zahlungen sind möglichst in dem Monat abzurechnen, in dem sie angenommen oder
geleistet worden sind.
9.2
Für die Abrechnung ist das Zahlstellenbuch abzuschließen. Der
Unterschiedsbetrag zwischen der Summe der Einzahlungen und der Summe der
Auszahlungen ist als noch nicht abgerechneter Bestand für den folgenden
Abrechnungszeitraum vorzutragen.
9.3
Werden Titelverzeichnisse geführt, so sind sie aufzurechnen und von der
Zahlstellenverwalterin oder dem Zahlstellenverwalter unter Angabe des
Datums zu unterschreiben. Nr. 9.4 Satz 3 gilt entsprechend.
9.4
Die Zahlstelle hat nach Abschluss des Zahlstellenbuches eine
Abrechnungsnachweisung aufzustellen. Die Abrechnungsnachweisung ist von der
Zahlstellenverwalterin oder dem Zahlstellenverwalter zu unterschreiben. Durch
die Unterschrift wird bescheinigt, dass das Zahlstellenbuch richtig und
vollständig geführt worden ist, die Eintragungen ordnungsgemäß belegt und die
Rechenergebnisse richtig sind.
9.5
Die Abrechnungsnachweisung ist zusammen mit den Belegen, den dazugehörenden
Quittungsdurchschriften sowie den verschriebenen oder unbrauchbar gewordenen
Quittungsvordrucken und der Urschrift des Zahlstellenbuchs der Kasse zu
übersenden. Werden Titelverzeichnisse geführt, so sind der
Abrechnungsnachweisung an Stelle der Urschrift des Zahlstellenbuches die
Urschriften der aufgerechneten und unterschriebenen Titelverzeichnisse
beizufügen. In diesem Fall müssen aus der Abrechnungsnachweisung auch die
Einzelbeträge der Zahlstellenbestandsverstärkungen und Ablieferungen
ersichtlich sein. Werden das Zahlstellenbuch oder die Titelverzeichnisse mit
Hilfe eines automatisierten Verfahrens geführt, so tritt an die Stelle der
Urschrift ein Ausdruck für den Abrechnungszeitraum, der den unmittelbaren
Anschluss an den vorhergehenden Abrechnungszeitraum erkennen lassen muss.
9.6
Die Richtigkeit der Abrechnung ist von der Kasse zu prüfen. Die Kasse übernimmt
die Ergebnisse der Titelverzeichnisse, in denen nur Zahlungen für eine
Buchungsstelle aufgeführt sind, in Gesamtbeträgen in ihre Bücher.
10
Wertgegenstände
Ist der Zahlstelle die Verwahrung von Wertgegenständen übertragen worden, so gilt Nr. 7 der VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung entsprechend.
11
Zahlstellen besonderer Art
11.1
Für die Leistung und die Annahme geringfügiger Barzahlungen, die ihrer Art nach
bekannt sind, können als Zahlstellen besonderer Art Handvorschüsse bewilligt
und Geldannahmestellen errichtet werden.
11.2
Für Handvorschüsse und Geldannahmestellen gelten Nr. 2 bis Nr. 10 sinngemäß,
soweit in Nr. 12 und Nr. 13 nichts anderes bestimmt ist.
12
Besondere Bestimmungen für Handvorschüsse
12.1
Das zuständige Ministerium kann den Dienststellen seines Geschäftsbereiches zur
Leistung geringfügiger, fortlaufend anfallender Auszahlungen, die vorher nicht
im einzelnen, sondern nur ihrer Art nach bekannt sind,
Handvorschüsse bewilligen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Auszahlungen
nach der Verkehrssitte sofort in bar zu leisten sind und nicht von einer Kasse
oder einer bereits bestehenden Zahlstelle geleistet werden können. Die
Bewilligung von Handvorschüssen bis zu einem Betrag von 500 Euro kann der
unmittelbar nachgeordneten Dienststelle übertragen
werden. Für die Bewilligung von Handvorschüssen von mehr als 1.000 Euro ist die
Einwilligung des Finanzministeriums erforderlich.
12.2
Der Betrag des Handvorschusses ist so niedrig wie möglich zu halten. Er soll
nach dem durchschnittlichen Bedarf für zwei Wochen, im Höchstfalle für einen
Monat bemessen werden.
12.3
In der Bewilligungsverfügung ist der Verwendungszweck anzugeben.
12.4
Ausnahmsweise kann in der Bewilligungsverfügung die Annahme von geringfügigen
Bareinzahlungen (z.B. Gebühren für private Ferngespräche, Entgelte für
Vervielfältigungen) zugelassen werden, wenn die Einzahlung bei einer Kasse oder
einer bereits bestehenden Zahlstelle nicht zweckmäßig ist und die Errichtung
einer Geldannahmestelle dadurch vermieden werden kann. Die hiernach
angenommenen Einzahlungen dürfen für die Leistung von Auszahlungen verwendet
werden.
12.5
Zur Auszahlung des Handvorschusses ist eine Auszahlungsanordnung zu erteilen,
in der die Verwalterin oder der Verwalter des Handvorschusses als
empfangsberechtigte Person anzugeben ist. Der Handvorschuss ist von der Kasse
im Sachbuch Vorschüsse bei einer besonderen Buchungsstelle zu buchen.
12.6
Für den Handvorschuss sind eine Verwalterin oder ein Verwalter und eine
Vertretung zu bestellen. Die Bestellung obliegt der Leiterin oder dem Leiter
der Dienststelle, der der Handvorschuss bewilligt worden ist, oder einer von
ihr oder ihm hiermit beauftragten Person. Bei einem Wechsel in der Verwaltung
des Handvorschusses sind die ordnungsgemäße Übergabe und Übernahme des
Barbestandes und der Belege zu bescheinigen. Kann die Verwalterin oder der
Verwalter den Handvorschuss nicht selbst übergeben, so hat die
Zahlstellenaufsicht die ordnungsgemäße Übergabe zu bescheinigen. Entsprechendes
gilt bei einer vorübergehenden Verhinderung der Verwalterin oder des Verwalters
(z.B. Urlaub, Krankheit).
12.7
Die Verwalterin oder der Verwalter des Handvorschusses darf nur Auszahlungen
leisten, die dem genehmigten Verwendungszweck entsprechen. Für diese
Auszahlungen brauchen ihr oder ihm Zahlungsanordnungen nicht vorzuliegen.
12.8
Der Handvorschuss und die gegebenenfalls angenommenen Einzahlungen müssen stets
in Bargeld oder Belegen vorhanden sein. Erfordert es der Umfang des
Zahlungsverkehrs, so hat die Verwalterin oder der Verwalter des Handvorschusses
eine Anschreibeliste für die Auszahlungen und Einzahlungen zu führen. Nr. 9.2
gilt entsprechend. Der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der Einzahlungen
und Auszahlungen in der Anschreibeliste muss stets mit dem Bargeldbestand
übereinstimmen.
12.9
Die Verwalterin oder der Verwalter des Handvorschusses hat bei Bedarf,
mindestens jedoch einmal monatlich, die Belege über Zahlungen gegen
Empfangsbestätigung an die anordnende Stelle zu geben. Wird eine
Anschreibeliste geführt, so ist der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der
Einzahlungen und Auszahlungen zu errechnen und als neuer Bestand vorzutragen.
Die anordnende Stelle hat die Belege zu prüfen und zu veranlassen, dass der
Handvorschuss durch die zuständige Kasse oder Zahlstelle aufgefüllt wird.
Dürfen Einzahlungen angenommen werden, so gilt Nr. 13.6 entsprechend.
Übersteigen die Einzahlungen die Auszahlungen, so hat die Verwalterin oder der
Verwalter des Handvorschusses den Betrag, der den Handvorschuss übersteigt, bei
der Kasse oder Zahlstelle einzuzahlen.
12.10
Sobald die Voraussetzungen für die Bewilligung des Handvorschusses ganz oder
teilweise entfallen sind, hat die Leiterin oder der Leiter der Dienststelle die
vollständige oder teilweise Rückzahlung des Handvorschusses zu veranlassen.
13
Besondere Bestimmungen für Geldannahmestellen
13.1
Das zuständige Ministerium kann mit Einwilligung des Finanzministeriums bei den
Dienststellen seines Geschäftsbereichs für die Annahme geringfügiger
Bareinzahlungen, die vorher nicht im einzelnen,
sondern nur ihrer Art nach bekannt sind, Geldannahmestellen errichten.
Voraussetzung hierfür ist, dass der einzuzahlende Betrag nach der Verkehrssitte
sofort in bar zu entrichten ist und die Einzahlung bei einer Kasse, einer
bereits bestehenden Geldannahmestelle oder einer sonstigen Zahlstelle nicht
zweckmäßig ist. Die Errichtung einer Geldannahmestelle und die Art der von ihr
anzunehmenden Einzahlungen sind der Kasse oder Zahlstelle, an die die
angenommenen Beträge abzuliefern sind, mitzuteilen.
13.2
Für die Geldannahmestelle sind eine Verwalterin oder ein Verwalter und eine
Vertretung zu bestellen. Die Bestellung obliegt der Leiterin oder dem Leiter
der Dienststelle, bei der die Geldannahmestelle eingerichtet worden ist, oder
einer von ihr oder ihm hiermit beauftragten Person. Im Übrigen gilt Nr. 12.6
sinngemäß.
13.3
Die Verwalterin oder der Verwalter der Geldannahmestelle hat Einzahlungen
anzunehmen, ohne dass ihr oder ihm hierfür Annahmeanordnungen vorliegen.
13.4
Die Verwalterin oder der Verwalter der Geldannahmestelle hat eine
Anschreibeliste zu führen, in die die Einzahlungen täglich einzeln einzutragen
sind. Ist die Erfassung der Einzahlungen in anderer Weise sichergestellt (z.B.
Bestandsnachweise für Vordrucke, nummerierte Eintrittskarten), so sind nur die
Tagessummen in die Anschreibeliste zu übernehmen. Für die Eintragungen in die
Anschreibeliste gilt Nr. 9.2 entsprechend. Die Summe der aus der
Anschreibeliste sich ergebenden nicht abgelieferten Einzahlungen muss stets mit
dem Bargeldbestand übereinstimmen.
13.5
Bei der Errichtung der Geldannahmestelle ist festzulegen, dass die angenommenen
Beträge entweder beim Erreichen einer bestimmten Höhe oder zu bestimmten Zeitpunkten
an die Kasse oder Zahlstelle abzuliefern sind. Die Einzahlungen sind mindestens
einmal monatlich abzuliefern. Die Ablieferungen sind in die Anschreibeliste
einzutragen; andere Auszahlungen dürfen nicht geleistet werden.
13.6
Die Verwalterin oder der Verwalter der Geldannahmestelle hat mindestens einmal
monatlich gegenüber der zuständigen Stelle nachzuweisen, welche Beträge im
abgelaufenen Zeitraum angenommen worden sind. Hierfür hat sie oder er die
erforderlichen Unterlagen (z.B. Bestandsnachweise für Vordrucke und
Eintrittskarten, Quittungsdurchschriften) vorzulegen. Die zuständige Stelle hat
diese Unterlagen und ihre Vollständigkeit zu prüfen und, soweit erforderlich,
die Erteilung der Annahmeanordnung für die Kasse zu veranlassen.
14
Abweichende Regelungen
Von den vorstehenden Bestimmungen abweichende Regelungen bedürfen der Einwilligung des Finanzministeriums, soweit erforderlich im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof. Dies gilt insbesondere, wenn die Zahlstelle auf elektronischem Weg erteilte Zahlungsanordnungen ausführen soll.
Anlage 3 zu Nr. 5.2 zu § 79
Besondere Bestimmungen für
Gerichte,
Staatsanwaltschaften und Einrichtungen des Strafvollzugs
Inhalt
Erster
Abschnitt:
Erhebung von Kosten, Geldstrafen und anderen Ansprüchen
Nr. 1 Allgemeine Annahmeanordnung, Sollstellung
Nr. 2 Einforderung der zum Soll gestellten Beträge
Nr. 3 Stundung von Kostenforderungen
Nr. 4 Allgemeine Auszahlungsanordnung, Rückzahlung von Kosten
Zweiter
Abschnitt:
Beitreibung von Kostenforderungen
Nr. 5 Besonderheiten der Zwangsvollstreckung
Dritter
Abschnitt:
Beitreibung von anderen Ansprüchen
Nr. 6 Beitreibung von anderen Ansprüchen
Vierter
Abschnitt:
Ausführung der Zwangsvollstreckung durch Vollstreckungsbeamtinnen und
Vollstreckungsbeamte
Nr. 7 Ablieferung und Abrechnung der eingezogenen Beträge
Fünfter
Abschnitt:
Niederschlagung von Kostenforderungen durch die für Zahlungen zuständige Stelle
Nr. 8 Zuständigkeit der für Zahlungen zuständigen Stelle
Nr. 9 Verfahren bei der Niederschlagung
Sechster
Abschnitt:
Gelder der Gefangenen
Nr. 10 Begriff
Nr. 11 Behandlung der Gelder der Gefangenen
Siebenter
Abschnitt:
Gerichtskostenmarken, Gerichtskostenstempler
Nr. 12 Gerichtskostenmarken
Nr. 13 Verwendung von Gerichtskostenstemplern
Achter Abschnitt:
Anordnung von Zahlungen, Zahlungsverkehr, Wertgegenstände
Nr. 14 Allgemeine Auszahlungsanordnung, Bescheinigung der sachlichen und der rechnerischen Richtigkeit
Nr. 15 Haushaltsmäßige Vereinnahmung von Geldhinterlegungen
Nr. 16 Verwaltung von Wertgegenständen
Neunter Abschnitt:
Zahlstellen
Nr. 17 Zahlstellen bei Gerichten und Justizvollzugsanstalten
Nr. 18 Kurzfristige Verhinderung der Zahlstellenverwalterin oder des Zahlstellenverwalters
Nr. 19 Tagesabschluss bei Gerichtszahlstellen und Anstaltszahlstellen
Erster
Abschnitt:
Erhebung von Kosten, Geldstrafen und anderen Ansprüchen
1
Allgemeine Annahmeanordnung, Sollstellung
1.1
Für Einnahmen, die dem Land zustehen und Beträge nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 bis Nr. 7
Justizbeitreibungsordnung (JBeitrO) betreffen, wird
hiermit allgemeine Annahmeanordnung erteilt. Unterlagen, die die Zahlung
begründen, brauchen der Kasse oder Zahlstelle nicht zur Verfügung gestellt zu
werden.
1.2
Die für Zahlungen zuständige Stelle hat Kostenforderungen, die ihr nach § 4
Abs. 2 Kostenverfügung (KostVfg) zur selbständigen
Einziehung überwiesen worden sind, zum Soll zu stellen, soweit ihr von der
Geschäftsstelle Kostenrechnungen (§ 30 KostVfg)
zugeleitet werden. Im Übrigen erfolgt die Sollstellung mittels zugelassener
DV-Verfahren. Die Geschäftsstelle erhält eine Sollstellungsbestätigung.
1.3
Beträge, die nach den Bestimmungen der Kostenverfügung mit Kostennachricht oder
nach den Bestimmungen der Einforderungs- und Beitreibungsordnung (EBAO) mit
Kostenrechnung eingefordert werden, sind nicht zum Soll zu stellen. Über die
Einzahlung dieser Beträge sind unverzüglich Zahlungsanzeigen zu den Sachakten
zu erstatten.
1.4
Wird eine Zweitschrift der Zahlungsanzeige mit der Begründung beantragt, die Erstschrift
sei nicht zu den Sachakten gelangt, oder bei Rücksendung gemäß § 33 Abs. 6 Satz
1 KostVfg nicht an die für Zahlungen zuständige
Stelle zurückgelangt, so ist eine Ersatzzahlungsanzeige zu erstatten. Der
Antrag muss mit dem Sichtvermerk der Behördenleiterin oder des Behördenleiters
versehen sein. Die Ersatzzahlungsanzeige ist von der Leiterin oder vom Leiter
der Gerichtskasse bzw. der Oberjustizkasse und von der Sachbearbeiterin oder
vom Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr zu unterschreiben. Diese haben sich
anhand der Kassenunterlagen zu vergewissern, dass der in der
Ersatzzahlungsanzeige ausgewiesene Betrag noch nicht zurückgezahlt worden ist.
Die Erteilung der Ersatzzahlungsanzeige ist zu vermerken. Die
Ersatzzahlungsanzeige ist an die für Zahlungen zuständige Stelle
zurückzusenden, falls die Erstschrift der Zahlungsanzeige zu den Sachakten
gelangt.
2
Einforderung der zum Soll gestellten Beträge
2.1
Die Zahlungsfrist beträgt regelmäßig zwei Wochen, bei Zahlungsaufforderungen in
das Ausland einen Monat. Sie kann in begründeten Fällen bis auf drei Tage
herabgesetzt werden. Ist es zur Sicherung des Kostenanspruchs erforderlich, so
kann gleichzeitig mit der Übermittlung der Kostenrechnung ausnahmsweise die
Vollstreckung beginnen. Die Anordnung nach Satz 2 und 3 trifft die
Kassenleiterin oder der Kassenleiter.
2.2
Hält es die für Zahlungen zuständige Stelle für erforderlich, andere
Zahlungspflichtige oder Gesamtschuldnerinnen oder Gesamtschuldner mit
geänderten Teilbeträgen heranzuziehen, so hat sie die Änderung oder Ergänzung
der Kostenrechnung durch die Kostenbeamtin oder den Kostenbeamten zu
veranlassen.
3
Stundung von Kostenforderungen
3.1
Für die Stundung von Kostenforderungen sind die Bestimmungen der VV zu § 59 mit
der Maßgabe entsprechend anzuwenden, dass
3.1.1
in den besonders geregelten Fällen Stundung ohne Antrag von Amts wegen,
gegebenenfalls auch ohne Sicherheitsleistung, gewährt werden kann,
3.1.2
von der nach Nr. 1.3 zu § 59 erforderlichen Bestimmung über die Fälligkeit der
Restforderung abgesehen werden kann und
3.1.3
Stundungszinsen nicht erhoben werden.
3.2
Über die Stundung von zum Soll gestellten Kosten ist auch dann im Sachgebiet
Vollstreckung zu entscheiden, wenn eine Rückstandsanzeige nicht vorliegt. Bei
Beträgen bis zu 1.000 Euro entscheidet die Sachbearbeiterin oder der
Sachbearbeiter, bei Beträgen über 1.000 Euro bis zu 2.000 Euro die Leiterin
oder der Leiter des Sachgebiets Vollstreckung, im Übrigen die Leiterin oder der
Leiter der für Zahlungen zuständigen Stelle. Für die Betragsgrenzen ist der für
die Kostenschuldnerin oder den Kostenschuldner zu stundende Gesamtbetrag
maßgebend.
3.3
In geeigneten Fällen, insbesondere bei Stundungen über ein Jahr hinaus, hat die
für Zahlungen zuständige Stelle die Mithaftverhältnisse durch die Kostenbeamtin
oder den Kostenbeamten feststellen zu lassen und den mithaftenden Personen eine
Kostenrechnung zu übersenden, die nicht mit einer Zahlungsaufforderung versehen
ist. Die mithaftenden Personen sind von einer ohne ihre Anhörung bewilligten
Stundung zu benachrichtigen. Bei der Entscheidung über die Stundung ist darauf
zu achten, dass die berechtigten Interessen der mithaftenden Personen nicht
gefährdet werden.
3.4
Beträgt die zu stundende Kostenforderung nicht mehr als 200 Euro und soll die
Forderung nicht über eine längere Zeit als sechs Monate gestundet werden, so
genügt bei Anträgen, die in der für Zahlungen zuständigen Stelle mündlich
vorgebracht werden, die Aufnahme eines Vermerks über die Bewilligung der
Stundung. In allen anderen Fällen ist ein schriftlicher Stundungsbescheid zu
erteilen.
4
Allgemeine Auszahlungsanordnung, Rückzahlung von Kosten
4.1
Für Ausgaben, die die Rückzahlung von Kosten betreffen, wird hiermit allgemeine
Auszahlungsanordnung erteilt.
4.2
Gehen der für Zahlungen zuständigen Stelle Mitteilungen über zurückzuzahlende
Kosten zu, so hat sie bei zum Soll gestellten Beträgen vor der Auszahlung zu
prüfen, ob der Betrag gezahlt ist und keine sonstigen offenen Forderungen
bestehen, für die der Begünstigte haftet und die gegen den Rückzahlungsbetrag
aufgerechnet werden können. Das Ergebnis der Prüfung ist auf der Mitteilung zu
vermerken. Wird ein Personenkonto in einem automatisierten Verfahren für einen
zum Soll gestellten Betrag geführt, ist in dem Personenkonto eine Solländerung
bis zur Höhe des zurückzuzahlenden Betrages nach Maßgabe der zu dem Verfahren
erlassenen Dienstanweisung zu buchen. Ergibt sich in dem Personenkonto ein
Überschuss, der zahlbar zu machen ist, ist der Auszahlungsbetrag ebenfalls zu
buchen.
Zweiter
Abschnitt:
Beitreibung von Kostenforderungen
5
Besonderheiten der Zwangsvollstreckung
5.1
Bei der Zwangsvollstreckung in das unbewegliche Vermögen bedarf der Antrag auf
Zwangsversteigerung oder Zwangsverwaltung bei den Gerichtskassen, denen die
Vollstreckung übertragen worden ist, der Einwilligung der Leiterin oder des
Leiters der Gerichtskasse, bei der Oberjustizkasse der Leiterin oder dem Leiter
der Oberjustizkasse.
5.2
Für die Zwangsvollstreckung durch Eintragung einer Sicherungshypothek (§§ 866 bis
868 ZPO) sind gegebenenfalls mehrere Kostenforderungen und die Kosten des Beitreibungsverfahrens zusammenzurechnen.
5.3
Der Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens
wegen einer Kostenforderung bedarf bei den Gerichtskassen, denen die
Vollstreckung übertragen worden ist, der Einwilligung der Leiterin oder des
Leiters der Gerichtskassen, bei der Oberjustizkasse der Leiterin oder dem
Leiter der Oberjustizkasse.
5.4
Ist das Insolvenzverfahren über das Vermögen oder den Nachlass einer
Kostenschuldnerin oder eines Kostenschuldners oder das Vergleichsverfahren
eröffnet, ein Aufgebot der Nachlassgläubiger erlassen oder sonst ein Verfahren
zur Befriedigung der gemeinsamen Gläubiger eingeleitet worden, so hat die für
Zahlungen zuständige Stelle ihre Kostenforderung innerhalb der vorgeschriebenen
Frist bei der zuständigen Stelle anzumelden. Gegebenenfalls ist auch ein
beanspruchtes Vorrecht oder ein Aussonderungs- oder Absonderungsanspruch
geltend zu machen.
Dritter
Abschnitt:
Beitreibung von anderen Ansprüchen
6
Beitreibung von anderen Ansprüchen
Bei der Beitreibung von Ansprüchen nach § 1 Abs. 1 Nr. 8 und Nr. 9 JBeitrO gelten die Bestimmungen über die Beitreibung von Kostenforderungen entsprechend; § 5 Abs. 1 Satz 2 JBeitrO ist zu beachten.
Vierter
Abschnitt:
Ausführung der Zwangsvollstreckung durch
Vollstreckungsbeamtinnen oder Vollstreckungsbeamte
7
Ablieferung und Abrechnung der eingezogenen Beträge
Das Verfahren der Ablieferung und Abrechnung der eingezogenen Beträge richtet sich nach den hierfür geltenden besonderen Bestimmungen.
Fünfter
Abschnitt:
Niederschlagung von Kostenforderungen
durch die für Zahlungen zuständige Stelle
8
Zuständigkeit der für Zahlungen zuständigen Stelle
8.1
Ist die für Zahlungen zuständige Stelle nach § 2 JBeitrO
Vollstreckungsbehörde, so wird ihr hierdurch im Einvernehmen mit dem
Justizministerium die Befugnis zur befristeten und unbefristeten
Niederschlagung von Ansprüchen übertragen. Die Bestimmungen der VV zu § 59
bleiben im Übrigen unberührt.
8.2
Über die Niederschlagung von Ansprüchen, die nicht nach Nr. 2.6 zu § 59 als
Kleinbeträge zu behandeln sind, entscheidet, soweit sich die Leiterin oder der
Leiter der für Zahlungen zuständigen Stelle die Entscheidung nicht vorbehalten
hat, bei Beträgen bis zu 500 Euro die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter,
im Übrigen die Leiterin oder der Leiter des Sachgebiets Vollstreckung. Die
unbefristete Niederschlagung von Ansprüchen in Höhe von mehr als 1.000 Euro
bedarf der Einwilligung der Leiterin oder des Leiters der für Zahlungen zuständigen
Stelle; maßgebend ist hierbei der für die Kostenschuldnerin oder den
Kostenschuldner niederzuschlagende Gesamtanspruch.
9
Verfahren bei der Niederschlagung
9.1
Vor der Entscheidung über die Niederschlagung eines Anspruchs ist eine Anfrage
an die Kostenbeamtin oder den Kostenbeamten zu richten, ob und gegebenenfalls
für welchen Betrag eine weitere Schuldnerin oder ein weiterer Schuldner haftet.
Die Anfrage entfällt, wenn der für Zahlungen zuständigen Stelle bekannt ist,
dass eine weitere Schuldnerin oder ein weiterer Schuldner nicht vorhanden ist
oder wenn es sich um einen Anspruch handelt, der nach Nr. 2.6 zu § 59 als
Kleinbetrag zu behandeln ist.
9.2
Für die Buchung können mehrere niedergeschlagene Beträge in einem
kasseninternen Auftrag zusammengestellt werden.
9.3
Das Nähere über das Verfahren bei der Niederschlagung bestimmt das
Finanzministerium, soweit erforderlich im Einvernehmen mit dem
Justizministerium.
Sechster
Abschnitt:
Gelder der Gefangenen
10
Begriff
Gelder der Gefangenen sind die von ihnen eingebrachten und die für sie eingezahlten Geldbeträge sowie die für sie von der Justizvollzugsanstalt festgesetzten Bezüge (Arbeitsentgelt, Ausbildungsbeihilfe, Taschengeld, Verletztengeld, Billigkeitsentschädigung), die von der für Zahlungen zuständigen Stelle oder der Zahlstelle der Justizvollzugsanstalt für sie verwahrt werden.
11
Behandlung der Gelder der Gefangenen
11.1
Für die Annahme und Auszahlung der Gelder der Gefangenen wird hiermit
allgemeine Zahlungsanordnung erteilt.
11.2
Die Gelder der Gefangenen sind im Sachbuch Verwahrung nachzuweisen; für jede
Gefangene und jeden Gefangenen ist ein Personenkonto einzurichten. In dem
Personenkonto sind mindestens das Eigengeld und die sonstigen Gelder der oder
des Gefangenen, diese unterteilt nach den für sie oder ihn verfügbaren und noch
nicht verfügbaren Beträgen, getrennt voneinander nachzuweisen. Die
Personenkonten können in der Justizvollzugsanstalt oder deren Zahlstelle
geführt werden.
11.3
Die Summe der Bestände der Personenkonten ist monatlich mit dem Bestand im
Sachbuch Verwahrung abzustimmen, sofern die Personenkonten nicht in der für
Zahlungen zuständigen Stelle geführt werden.
11.4
Die das Personenkonto führende Stelle hat die Benachrichtigung der oder des Gefangenen
über die für sie oder ihn eingezahlten Gelder zu veranlassen.
Siebenter
Abschnitt:
Gerichtskostenmarken, Gerichtskostenstempler
12
Gerichtskostenmarken
Für die Verwendung und die Behandlung von Gerichtskostenmarken gelten die Bestimmungen der Justiz-Kostenmarkenordnung. Kostenmarkenverkaufsstellen sind Geldannahmestellen nach Nr. 13 der Anlage 2 zu Nr. 5.1.2 der VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung.
13
Verwendung von Gerichtskostenstemplern
Das Justizministerium kann mit Einwilligung des Finanzministeriums und, soweit erforderlich, im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof zulassen, dass die von den Gerichten im Voraus zu erhebenden Kosten, von deren Entrichtung die Vornahme einer Amtshandlung oder die Einleitung oder der Fortgang eines Verfahrens abhängig sind, unter Verwendung von Gerichtskostenstemplern erhoben werden. Unter Berücksichtigung der Bestimmung in Nr. 2.7 der VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung kann ausnahmsweise zugelassen werden, dass die Wertvorgabe des Gerichtskostenstemplers bereits bei Annahme des Schecks eingestellt wird.
Achter
Abschnitt:
Anordnung von Zahlungen, Zahlungsverkehr, Wertgegenstände
14
Allgemeine Auszahlungsanordnung, Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen
Richtigkeit
14.1
Für Ausgaben, die die Entschädigung von Zeuginnen und Zeugen, Sachverständigen
und ehrenamtlichen Richterinnen und Richtern, die Vergütung von
Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten oder den Aufwendungsersatz, die Vergütung
oder die Aufwandsentschädigung von Vormündern, Pflegerinnen, Pflegern,
Betreuerinnen und Betreuern betreffen, wird hiermit allgemeine
Auszahlungsanordnung erteilt.
14.2
Richterinnen, Richter, Staatsanwältinnen, Staatsanwälte, Amtsanwältinnen,
Amtsanwälte, Rechtspflegerinnen, Rechtspfleger sowie die zu Urkundsbeamtinnen
oder Urkundsbeamten der Geschäftsstelle bestellten Personen sind befugt, in
Rechts- und Hinterlegungssachen die sachliche Richtigkeit der für die Zahlung
maßgebenden Angaben in der förmlichen Zahlungsanordnung, ihren Anlagen und den
begründenden Unterlagen festzustellen und zu bescheinigen. Der schriftlichen
Übertragung der Befugnis bedarf es nicht.
14.3
Die Rechtspflegerin oder der Rechtspfleger, die oder der eine aufgrund eines
Gerichtsbeschlusses zu erteilende förmliche Auszahlungsanordnung unterzeichnet
hat, darf abweichend von Nr. 2.2.1.2 der Anlage 4 zu Nr. 9.2 der VV für
Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung auch die rechnerische Richtigkeit
der in der Zahlungsanordnung, ihren Anlagen oder begründenden Unterlagen enthaltenen
Angaben bescheinigen, wenn sie oder er den Gerichtsbeschluss nicht selbst
gefasst hat.
15
Haushaltsmäßige Vereinnahmung von Geldhinterlegungen
Geldhinterlegungen, deren Anwachsen auf einen höheren Betrag nicht zu erwarten ist, sind vor Ablauf des Haushaltsjahres aufgrund von Zahlungsanordnungen der Hinterlegungsstellen als Auszahlungen nachzuweisen und gleichzeitig als Vermischte Einnahmen zu buchen, wenn sie
15.1
den Betrag von 20 Euro nicht übersteigen und seit der Hinterlegung ein Jahr
verstrichen ist,
15.2
den Betrag von 100 Euro nicht übersteigen und seit der Hinterlegung fünf Jahre
verstrichen sind und
15.3
den Betrag von 500 Euro nicht übersteigen und seit der Hinterlegung zehn Jahre
verstrichen sind.
16
Verwaltung von Wertgegenständen
16.1
Kostbarkeiten und leicht vertauschbare sonstige Gegenstände sind grundsätzlich
durch die einliefernde Behörde derart verplombt oder versiegelt zu übersenden,
dass die Verpackung ohne Verletzung der Schnur oder der Plombe bzw. der
Versiegelung nicht geöffnet werden kann. Auf der Verpackung sind die
Absenderbehörde, das Aktenzeichen sowie die Verwahrbuch- bzw. die
Werthinterlegungsbuch-Nummer anzugeben. Werden Wertgegenstände unverpackt
eingeliefert, entscheidet die verwahrende Stelle über die Notwendigkeit einer
Verplombung oder Versiegelung. Die Plombennummer ist auf der
Einlieferungsanordnung sowie bei den Buchungen im Ein- und Auslieferungsbuch
für Wertgegenstände zu vermerken. Bei der Auslieferung hat die
empfangsberechtigte Person die Unversehrtheit der Verplombung oder Versiegelung
auf der Auslieferungsanordnung zu bestätigen; im Falle der Übersendung des
Wertgegenstandes tritt an die Stelle der Bestätigung der empfangsberechtigten
Person eine entsprechende Bescheinigung der für Zahlungen zuständigen Stelle,
die von der Sachbearbeiterin oder vom Sachbearbeiter für den baren
Zahlungsverkehr und einer weiteren Sachbearbeiterin oder einem weiteren
Sachbearbeiter zu unterzeichnen ist.
16.2
Die für Zahlungen zuständige Stelle hat bei der Verwaltung von Wertpapieren im
Sinne des § 1 des Gesetzes über die Verwaltung und Anschaffung von Wertpapieren
in der Fassung der Bekanntmachung vom 11. Januar 1995 börsenfähige Wertpapiere
als offenes Depot, andere Wertpapiere und Kostbarkeiten in ein Schließfach oder
in angeordneten Fällen in ein geschlossenes Depot gegen Depotschein bei einem
Kreditinstitut einzuliefern. Die Zuständigkeit für den Nachweis der Wertpapiere
wird hierdurch nicht berührt. Die Aufbewahrung von Kostbarkeiten in einem
Schließfach ist nicht erforderlich, wenn in der für Zahlungen zuständigen
Stelle ein Tresor zur Verfügung steht. Die Ausführungsvorschriften zur
Hinterlegungsordnung sind zu beachten.
Neunter Abschnitt:
Zahlstellen
17
Zahlstellen bei Gerichten und Justizvollzugsanstalten
17.1
Zahlstellen werden bei Gerichten (Gerichtszahlstellen) und bei
Justizvollzugsanstalten (Anstaltszahlstellen) errichtet. Bei
Justizvollzugsanstalten ohne Anstaltszahlstellen werden Zahlstellen (Ein- und
Auszahlungsstellen) errichtet; mit Einwilligung der Aufsichtsbehörde können
Ein- und Auszahlungsstellen auch bei Justizvollzugsanstalten errichtet werden,
bei denen eine Anstaltszahlstelle besteht. Wenn es zur Geschäftsvereinfachung
erforderlich ist oder die Auszahlung von Beträgen durch eine für Zahlungen
zuständige Stelle nicht zweckmäßig ist, können als Zahlstellen besonderer Art
anstelle der Bewilligung von Handvorschüssen Auszahlungsstellen errichtet
werden. Die bei Gerichten und Justizvollzugsanstalten errichteten Zahlstellen
mit Ausnahme der Auszahlungsstellen können bei Bedarf für Zwecke der
Geldversorgung ein gebührenfreies Girokonto auf Guthabenbasis unterhalten.
17.2
Die Gerichtszahlstelle ist zuständig für
17.2.1
die Annahme von Einzahlungen auf Beträge nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 bis Nr. 7 JBeitrO,
17.2.2
die Annahme der von Vollstreckungsbeamtinnen und Vollstreckungsbeamten des
Gerichts an die für Zahlungen zuständige Stelle abzuliefernden Beträge,
17.2.3
die bare Auszahlung von Entschädigungen an Zeuginnen und Zeugen, in
Ausnahmefällen an Sachverständige und ehrenamtliche Richterinnen und Richter
sowie von Reisekosten, Trennungsentschädigungen, Reisebeihilfen und
Aufwandsentschädigungen,
17.2.4
die bare Auszahlung von Reiseentschädigungen an mittellose Personen, von
Vorschüssen an Zeuginnen, Zeugen und Sachverständige und von Postgebühren,
17.2.5
die bare Auszahlung der Kosten der Gefangenenbeförderung, der
Vorführungskosten, der Ausgaben für die Versorgung, die Betreuung und die
Bildung der Gefangenen sowie der Ausgaben für die Gefangenen- und Entlassungsfürsorge,
17.2.6
die Annahme und Leistung von kleinen Beträgen, deren unbare
Zahlung nach der Verkehrssitte nicht üblich ist,
17.2.7
die Zahlungen, um deren Annahme oder Leistung die Landeskasse im Einzelfall
ersucht,
17.2.8
die Annahme von Geldhinterlegungen und Werthinterlegungen, sofern die
hinterlegende Person die Annahme durch die Gerichtszahlstelle verlangt, und
17.2.9
die Annahme und Leistung der Zahlungen der Arbeitsverwaltung und der Gelder der
Gefangenen, soweit am Ort einer Justizvollzugsanstalt eine für Zahlungen
zuständige Stelle oder eine Anstaltszahlstelle nicht besteht; werden Zahlungen
dieser Art bei für Zahlungen zuständigen Stellen angenommen oder geleistet, so
sind sie mit der Gerichtszahlstelle zu verrechnen.
17.3
Die Anstaltszahlstelle ist zuständig für
17.3.1
die Annahme und Leistung der Zahlungen der Arbeitsverwaltung und der Gelder der
Gefangenen; werden Zahlungen dieser Art bei Landeskassen angenommen oder
geleistet, so sind sie mit der Anstaltszahlstelle zu verrechnen,
17.3.2
die Annahme von Geldstrafen und Geldbußen zur Abwendung der Vollstreckung von
Ersatzfreiheitsstrafen oder von Erzwingungshaft,
17.3.3
die Leistung von Postentgelten,
17.3.4
die Leistung der Kosten der Gefangenenbeförderung, der Vorführungskosten, der
Ausgaben für die Versorgung, die Betreuung und die Bildung der Gefangenen sowie
der Ausgaben für die Gefangenen- und Entlassungsfürsorge,
17.3.5
die Annahme und Leistung von kleinen Beträgen, deren unbare
Zahlung nach der Verkehrssitte nicht üblich ist,
17.3.6
die Zahlungen, um deren Annahme oder Leistung die Landeskasse im Einzelfall
ersucht.
17.4
Die Ein- und Auszahlungsstellen sind zuständig für
17.4.1
die Annahme und Leistung der Gelder der Gefangenen;
17.4.2
die bare Auszahlung von Entlassungsbeihilfen an Gefangene und
17.4.3
die Annahme und Leistung von kleinen Beträgen, deren unbare
Zahlung nach der Verkehrssitte nicht üblich ist.
17.5
Auszahlungsstellen können errichtet werden
17.5.1
mit Genehmigung der Präsidentin oder des Präsidenten des Oberlandesgerichts für
die bare Auszahlung von Entschädigungen an Zeuginnen und Zeugen, in
Ausnahmefällen an Sachverständige und ehrenamtliche Richterinnen und Richter
sowie für die Leistung von kleinen Beträgen, deren unbare
Zahlung nach der Verkehrssitte nicht üblich ist,
17.5.2
mit Genehmigung der Aufsichtsbehörde für die Leistung von kleinen Beträgen,
deren unbare Zahlung nach der Verkehrssitte nicht
üblich ist.
17.6
Die Ein- und Auszahlungsstelle rechnet mit der für sie zuständigen
Anstaltszahlstelle und die Auszahlungsstelle mit der für Zahlungen zuständigen
Stelle ab, zu deren Zuständigkeitsbereich sie gehört.
17.7
Gerichtszahlstellen können und Anstaltszahlstellen sollen Schecks zur
Gutschrift auf ihren Girokonten einreichen.
17.8
Die Gerichtszahlstelle hat
17.8.1
bei der Einzahlung von Beträgen, deren Verwendungszweck nicht bekannt ist, die
Zahlungsanzeige mit den Unterlagen der Gutschrift unverzüglich der
Oberjustizkasse zu übersenden;
17.8.2
die Unterlagen über eine von ihr angenommene
Hinterlegung unverzüglich der Oberjustizkasse zu übersenden, der auch die
Anzeige über die Hinterlegung zu den Sachakten vorbehalten ist. Bei
Werthinterlegungen sind die eingelieferten Gegenstände alsbald der
Gerichtskasse zu übermitteln.
18
Kurzfristige Verhinderung der Zahlstellenverwalterin oder des
Zahlstellenverwalters
Auch bei kurzfristiger Verhinderung der Zahlstellenverwalterin oder des Zahlstellenverwalters darf der Vertreterin oder dem Vertreter der Zahlstellenbarbestand oder ein Teilbetrag davon nur gegen Quittung überlassen werden.
19
Tagesabschluss bei Gerichtszahlstellen und Anstaltszahlstellen
Die Zahlstellenaufsicht hat bei dem Tagesabschluss mitzuwirken. Sie hat sich insbesondere von der Vollzähligkeit des Zahlstellenbestandes und der Übereinstimmung von Zahlstellenistbestand und Zahlstellensollbestand zu überzeugen.
Anlage 4 zu Nr. 9.2 zu § 79 (manuelles Verfahren)
Zusätzliche Bestimmungen für manuelle Verfahren
1
Grundsatz
Neben den nachfolgenden Bestimmungen sind die VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung analog anzuwenden.
2.1.1
Die Anordnungen und die weiteren von den anordnenden Stellen erstellten, die
Zahlungen begründenden Belege dürfen nur im Druck oder urschriftlich mit
solchen Schreibmitteln ausgefertigt werden, bei deren Verwendung nachträgliche
Veränderungen erkennbar sind.
2.1.2
Anordnungen sollen einfach ausgefertigt werden. Ihre Erteilung muss aus den
Vorgängen ersichtlich sein. Sind für die Akten Durchschriften oder Duplikate
erforderlich, so müssen sie deutlich als solche gekennzeichnet sein.
2.1.3
Der Betrag ist in dezimaler Schreibweise mit Währungsbezeichnung anzugeben.
2.1.4
Beträge von 1.000 Euro und mehr sowie Beträge in anderen Währungen sind in
Buchstaben zu wiederholen. Der für die Betragsangabe vorgesehene Raum ist zu
entwerten, soweit er bei der Eintragung frei bleibt.
2.1.5
In Anordnungen sind Streichungen und sonstige Änderungen an zahlungsrelevanten
Daten unzulässig.
2.2
Verantwortlichkeiten
2.2.1
Allgemeines
2.2.1.1
Die Verantwortlichkeiten im Anordnungsverfahren werden durch die Feststellung
der rechnerischen Richtigkeit, die Feststellung der sachlichen Richtigkeit und
die Ausübung der Anordnungsbefugnis wahrgenommen.
2.2.1.2
Die Wahrnehmung der Verantwortlichkeiten nach Nr. 2.2.1.1 ist zu bescheinigen.
Die Bescheinigungen können zusammengefasst werden; die oder der
Anordnungsbefugte darf jedoch nicht zugleich die rechnerische Richtigkeit
bescheinigen. Das Finanzministerium kann im Einvernehmen mit dem
Landesrechnungshof Ausnahmen zulassen.
2.2.1.3
Wird die rechnerische Richtigkeit oder die sachliche Richtigkeit nicht von
jeweils einer Person allein verantwortet, sind Teilbescheinigungen abzugeben,
aus denen der Umfang der Verantwortung ersichtlich sein muss.
2.2.2
Feststellung der rechnerischen Richtigkeit
2.2.2.1
Die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit umfasst die Verantwortung dafür,
dass der anzunehmende oder auszuzahlende Betrag sowie alle auf Berechnungen
beruhenden Angaben richtig sind. Hierzu gehört auch die richtige Anwendung der
Berechnungsgrundlagen (z.B. Bestimmungen, Verträge, Tarife).
2.2.2.2
Die rechnerische Richtigkeit ist durch Unterzeichnung des Vermerks „Rechnerisch
richtig“ zu bescheinigen.
2.2.3
Feststellung der sachlichen Richtigkeit
2.2.3.1
Die Feststellung der sachlichen Richtigkeit umfasst die Wahrnehmung der
Verantwortlichkeiten nach Nr. 1.2 der VV für Zahlungen, Buchführung und
Rechnungslegung mit Ausnahme der Verantwortlichkeiten nach Nr. 2.2.2.1.
2.2.3.2
Die sachliche Richtigkeit ist durch Unterzeichnung des Vermerks „Sachlich
richtig“ zu bescheinigen.
2.2.3
Ausübung der Anordnungsbefugnis
2.2.4.1
Die Ausübung der Anordnungsbefugnis umfasst die Verantwortung dafür, dass in
der Anordnung offensichtlich erkennbare Fehler nicht enthalten sind und die Bescheinigungen
der rechnerischen und der sachlichen Richtigkeit von den dazu Befugten
abgegeben worden sind.
2.2.4.2
Die Anordnungsbefugnis ist durch Unterschrift unter Angabe des Datums
auszuüben.
2.3
Vordruckmuster
Für Anordnungen sind ausschließlich die vom Finanzministerium genehmigten Vordruckmuster zu verwenden.
3
Führung von Büchern
3.1
Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
Für die Führung der Bücher sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) entsprechend anzuwenden.
3.2
Form der Bücher
3.2.1
Die Bücher sind in gebundener oder gehefteter Form zu führen und so zu sichern,
dass Blätter nicht unbemerkt entfernt, hinzugefügt oder ausgewechselt werden
können. Die Seiten sind fortlaufend zu nummerieren.
3.2.2
In den Büchern ist nachzuweisen, wer die Buchungen vorgenommen hat und die
Verantwortung dafür trägt, dass die Buchungen ordnungsgemäß belegt sind.
3.2.3
Zur Vereinfachung des Buchungsverfahrens können
Beträge in Zusammenstellungen erfasst und in Gesamtbeträgen gebucht werden.
3.2.4
Es dürfen nur nach Nr. 2.1.1 zulässige Schreibmittel verwendet, Zeilen nicht
freigelassen und Buchungen zwischen den Zeilen nicht vorgenommen werden.
4
Unvermutete Prüfung der für Zahlungen zuständigen Stellen
4.1
Zuständigkeiten, Umfang der Prüfung
Das zuständige Ministerium bestimmt die Stelle, der die Prüfung obliegt. Die Prüfung soll auf Stichproben beschränkt werden. Zahlstellen sind mindestens zweimal im Jahr unvermutet zu prüfen. Handvorschüsse unter 500 Euro sind mindestens zweimal, höhere Handvorschüsse mindestens dreimal im Jahr unvermutet zu prüfen. Geldannahmestellen sind mindestens dreimal im Jahr unvermutet zu prüfen.
4.2
Zweck der Prüfung
4.2.1
Die Übereinstimmung zwischen Istbestand und
Sollbestand ist zu prüfen (Nr. 3.2 der VV für Zahlungen, Buchführung und
Rechnungslegung). Hierzu
4.2.1.1
ist der Bestand an Zahlungsmitteln von der für die Verwaltung der
Zahlungsmittel zuständigen Person vorzählen zu lassen,
4.2.1.2
sind die Bestände auf den Konten bei Kreditinstituten unter Abzug der gebuchten
aber noch nicht gezahlten Beträge zu ermitteln,
4.2.1.3
ist aus den Summen nach Nr. 4.2.1.1 und Nr. 4.2.1.2 der Istbestand
festzustellen,
4.2.1.4
ist der Sollbestand zu ermitteln,
4.2.1.5
ist der Sollbestand dem Istbestand
gegenüberzustellen.
4.2.2
Es ist weiterhin zu prüfen, ob
4.2.2.1
ein ggf. festgelegter Höchstbetrag des Istbestandes
beim Tagesabschluss nicht überschritten wurde,
4.2.2.2
die in der Buchführung nachgewiesenen Wertgegenstände
vollständig vorhanden sind (Nr. 7.1.1 der VV für Zahlungen, Buchführung und
Rechnungslegung),
4.2.2.3
die Einzahlungen und Auszahlungen rechtzeitig und vollständig erhoben oder
geleistet worden sind und im Übrigen der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß
durchgeführt worden ist,
4.2.2.4
die Verwahrungen und Vorschüsse ordnungsgemäß abgewickelt worden sind und
4.2.2.5
die Bücher richtig geführt worden sind und die erforderlichen Belege vorhanden
sind. Dazu gehören die ordnungsgemäße Aufbewahrung der Bücher und Belege und
die Richtigkeit der Rechenergebnisse in den Büchern.
4.2.3
Außerdem ist zu prüfen, ob die Aufgaben ordnungsgemäß und sicher erledigt
werden, insbesondere ob
4.2.3.1
der Grundsatz der Trennung von Anordnung und Ausführung von Kassenaufgaben (§
77) beachtet worden ist,
4.3.3.2
die Richtlinien zur Sicherung von öffentlichen Kassen und Geldtransporten
eingehalten worden sind und
4.2.3.3
die in den Niederschriften über vorangegangene Prüfungen enthaltenen
Beanstandungen erledigt sind.
4.2.4
Bei Handvorschüssen ist zu prüfen, ob
4.2.4.1
der Handvorschuss in der bewilligten Höhe und die darüber hinaus angenommenen
Beträge in Geld oder Belegen vorhanden sind,
4.2.4.2
die Belege über Zahlungen rechtzeitig der anordnenden Stelle übergeben worden
sind,
4.2.4.3
nur Auszahlungen geleistet worden sind, die dem genehmigten Verwendungszweck
entsprechen, und
4.2.4.4
die Höhe des Handvorschusses angemessen ist.
4.2.5
Bei Geldannahmestellen ist zu prüfen, ob
4.2.5.1
der aus der Anschreibeliste sich ergebende Bargeldbestand vorhanden ist,
4.2.5.2
die Annahme der Beträge im Rahmen der Ermächtigung liegt und
4.2.5.3
die angenommenen Beträge ordnungsgemäß abgeliefert worden sind.
4.2.6
Die Prüfung ist in der Anschreibeliste unter Angabe des Datums kenntlich zu
machen. Hat die Prüfung zu Beanstandungen geführt, so ist außerdem eine
Niederschrift zu fertigen. Die Niederschrift ist der Leiterin oder dem Leiter
der Dienststelle vorzulegen, wenn sie oder er die Prüfung nicht selbst
vorgenommen hat.
4.3
Niederschrift
4.3.1
Über die Prüfung ist eine Niederschrift zu fertigen, in der die wesentlichen
Ergebnisse der Prüfung enthalten sein müssen. Geringfügige Mängel sind
möglichst im Verlauf der Prüfung zu beseitigen. Sie sollen nicht schriftlich
beanstandet werden.
4.3.2
In der Niederschrift sind der Sollbestand und der Istbestand
darzustellen. Die einzelnen Beanstandungen sind als Anlagen beizufügen.
4.3.3
Die Niederschrift mit den Anlagen ist der für Zahlungen zuständigen Stelle und,
soweit erforderlich, auszugsweise den anderen betroffenen Dienststellen zur
Stellungnahme zuzuleiten.
4.3.4
Die Niederschrift mit den Stellungnahmen ist der Aufsichtsbehörde und
gegebenenfalls der Leiterin oder dem Leiter der Dienststelle, der die für
Zahlungen zuständige Stelle angehört, vorzulegen. Unabhängig davon sind ihnen
Beanstandungen von grundsätzlicher oder erheblicher Bedeutung unverzüglich
anzuzeigen.“
2.8 Nach den VV zu § 79 wird eingefügt:
„Zu § 87
1
Der Jahresabschluss und der
Lagebericht sind unter entsprechender Anwendung der für große
Kapitalgesellschaften geltenden Regelungen des HGB zum Ende des Geschäftsjahres
aufzustellen und unverzüglich dem zuständigen Ministerium vorzulegen.
Der Jahresabschluss und der Lagebericht sind nach § 316 ff HGB zu prüfen. Das
zuständige Ministerium bestellt den Abschlussprüfer mit Einwilligung des
Finanzministeriums und im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof. Bei der
Bestellung ist dem Abschlussprüfer die analoge Anwendung und Berichterstattung
nach dem IDW Prüfungsstandard „Berichterstattung über die Erweiterung der
Abschlussprüfung nach § 53 HGrG (IDW PS 720)“
aufzugeben. Der Landesrechnungshof kann verlangen, dass dem Abschlussprüfer
Auflagen hinsichtlich des Prüfungsumfangs gemacht werden.
2
Nach Abgabe des Bestätigungsvermerks durch den Abschlussprüfer entscheidet das
zuständige Ministerium im Einvernehmen mit dem Finanzministerium über die
Verwendung des Bilanzgewinns oder die Abdeckung des Bilanzverlustes.“
II.
Mein RdErl. vom 14.3.1973 (SMBl. NRW. 632) wird wie folgt geändert:
1. In Nr. 1.1 wird das Datum des dort genannten RdErl. von „22.11.1960“ ersetzt durch das Datum „14.8.2001“.
2. In Nr. 3 Satz 1 werden die Worte „ Nr. 22.2 VV zu § 70 LHO“ durch die Worte „Nr. 4 meines RdErl. vom 14.8.2001 (SMBl. NRW. 6302)“ ersetzt.
3. Der Satz 2 in Nr. 3 entfällt.
4. In Nr. 3 Satz 3 werden die Worte „nach Nr. 22.2 VV zu § 70 LHO“ gestrichen.
III.
Mein RdErl. vom 14.8.2001 (SMBl. NRW. 6302) wird wie folgt geändert:
1. In Nr. 1 Satz 1 werden die Worte „22.14 VV zu § 70 LHO“ durch die Worte „1.4 der zu § 79 LHO erlassenen VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung“ ersetzt.
2. Die bisherigen Nummern 3 und 4 werden als neue Nr. 2 zusammengefasst und wie folgt gefasst:
„2
Allgemeine Zahlungsanordnungen sind zugelassen für
2.1
für Einzahlungen und Auszahlungen, die aufgrund amtlicher Gebührentarife oder
amtlicher Festsetzungen anzunehmen oder zu leisten sind,
2.2
für Einzahlungen und Auszahlungen, die die Kasse im Rahmen ihres
Aufgabenbereichs selbst zu veranlassen hat (z. B. Zinsen, Säumniszuschläge),
2.3
die von Verwaltungsangehörigen oder von Privatpersonen zu erstattenden Beträge
für die private Benutzung der behördlichen Fernmeldeeinrichtungen,
2.4
für Auszahlungen gegen sofortigen Empfang von Kleinhandelsware oder für andere
Auszahlungen, die nach der Verkehrssitte sofort in bar zu leisten sind,
2.5
Entgelte für Dienste der Deutschen Post AG und vergleichbarer Firmen sowie
Fracht und Rollgeld für dienstliche Sendungen,
2.6
Kosten, die durch den Anschluss von Kassen und Zahlstellen an Kreditinstitute
entstehen,
2.7
Entgelte für den Bezug von Zeitungen und Zeitschriften,
2.8
Rundfunkgebühren (Grund- und Fernsehgebühren) und Entgelte für Kabelanschluss,
2.9
Entgelte für Fernmeldeeinrichtungen,
2.10
Kraftfahrzeugsteuer für behördeneigene Kraftfahrzeuge,
2.11
Grundbesitzabgaben (einschließlich Kosten der Abwasser- und Abfallentsorgung),
2.12
Entgelte für Strom-, Gas-, Wasser- und Fernwärmeverbrauch,
2.13
Entgelte auf Grund von Miet- und Wartungsverträgen und
2.14
sonstige sächliche Verwaltungsaufgaben (Obergruppen 51 bis 54 des
Gruppierungsplans) bis zu Beträgen von 25 Euro im Einzelfall.“
3. Die bisherige
Nr. 2 wird Nr. 3. Vor dem bestehenden Satz wird folgender Text eingefügt:
“Allgemeine Zahlungsanordnungen können erteilt werden durch
Verwaltungsvorschriften, allgemeine Dienstanweisungen, als Einzel-, Sammel-
oder Daueranordnungen.“
4. Anstelle der bisherigen Nr. 4 wird folgende neue Nr. 4 eingefügt:
„4
Allgemeine Zahlungsanordnungen dürfen nur erteilt werden, wenn der Kasse oder
Zahlstelle Unterlagen zur Verfügung stehen, die die Zahlung begründen und aus
denen insbesondere die Beträge, die Zahlungspflichtigen oder die
Empfangsberechtigten, die Buchungsstelle und das Haushaltsjahr sowie
gegebenenfalls die Nummer der Eintragung in die Haushaltsüberwachungsliste und
das Namenszeichen der Listenführerin oder des Listenführers ersichtlich sind.
Die Unterlagen können der Kasse oder Zahlstelle in visuell nicht lesbarer Form
zur Verfügung gestellt werden. Die sachliche und rechnerische Richtigkeit der
Unterlagen ist festzustellen und zu bescheinigen. Das Finanzministerium kann im
Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof abweichende Regelungen treffen.“
5. Folgende neue Nr. 5 wird eingefügt:
„5
Allgemeine Zahlungsanordnungen, die als Einzel-, Sammel- oder Daueranordnung
erteilt werden, müssen insbesondere enthalten
5.1
die Bezeichnung der Kasse, gegebenenfalls auch die Bezeichnung der Zahlstelle,
5.2
die Bezeichnung der Art der Einzahlungen oder Auszahlungen,
5.3
die Anordnung zur Annahme oder Auszahlung,
5.4
die Buchungsstelle und das Haushaltsjahr,
5.5
die Bescheinigung der sachlichen und gegebenenfalls der rechnerischen
Richtigkeit,
5.6
die Bezeichnung der anordnenden Stelle,
5.7
das Datum der Anordnung und
5.8
die Unterschrift der oder des Anordnungsbefugten.“
IV.
Mein RdErl. vom 17.10.2003 (SMBl. NRW. 632) wird wie folgt geändert:
1. Im Satz 4 der Einleitung wird das Wort „einer“ durch das Wort „eines“ ersetzt.
2. Die Sätze 5 und 6 in der Einleitung entfallen.
3. In Satz 7 (alt) der Einleitung werden die Worte „Nr. 19 VV zu § 71 LHO“ durch die Worte „Nr. 3.3 der zu § 79 LHO erlassenen VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung“ ersetzt.
4. In Nr. 2.1.2 werden die Worte „und durch das Landesspracheninstitut“ gestrichen.
5. In Nr. 2.1.3 Satz 2 werden hinter dem Wort „Bezirksregierungen“ das Komma und die Worte „die Oberfinanzkasse Düsseldorf“ gestrichen.
- MBl. NRW. 2007
S. 688