Ministerialblatt (MBl. NRW.)
Ausgabe 2016 Nr. 32 vom 9.12.2016 Seite 791 bis 842

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Richtlinien für das Ideenmanagement Nordrhein-Westfalen Runderlass des Ministeriums für Inneres und Kommunales - 52-19.00 vom 17. November 2016
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Anlagen 1-3

 

Richtlinien für das Ideenmanagement Nordrhein-Westfalen Runderlass des Ministeriums für Inneres und Kommunales - 52-19.00 vom 17. November 2016

20041

Richtlinien für das Ideenmanagement Nordrhein-Westfalen

Runderlass des Ministeriums für Inneres und Kommunales - 52-19.00
vom 17. November 2016

1
Grundsätze und Ziele

Das Wissen, die Kreativität und das Ideenpotenzial der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind tragende Elemente des ständigen Modernisierungsprozesses der Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen.

Das Ideenmanagement dient als Plattform, auf der die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Ideen und Vorstellungen zur Steigerung der Effizienz und Effektivität der Landesverwaltung einbringen können.

Ziel des Ideenmanagements ist es, kreative und innovative Ideen und Verbesserungsvorschläge im Sinne einer wirtschaftlichen, effektiven und bürgerorientierten Aufgabenerledigung nutzbar zu machen und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Erfolg ihrer Vorschläge zu beteiligen.

2
Gegenstand des Ideenmanagements

2.1
Gegenstand des Ideenmanagements sind alle Anregungen, die geeignet sind, die Aufgabenerledigung in der Landesverwaltung einfacher, schneller, wirtschaftlicher, sicherer oder bürgerfreundlicher zu machen.

Vorschläge zum Ideenmanagement können beispielsweise zum Ziel haben:

a) die Verbesserung des Bürgerservices,

b) die Verbesserung der Organisation der Landesverwaltung,

c) die Steigerung der Effizienz von Bearbeitungsprozessen und IT-Verfahren,

d) die bessere Nutzung technischer Hilfsmittel,

e) die Verbesserung des Arbeits-, Unfall- und Gesundheitsschutzes,

f) Maßnahmen zur Förderung des Umweltschutzes oder zur Einsparung von Energie und Rohstoffen,

g) die Erleichterung oder Verbesserung des Verwaltungsvollzugs durch vereinfachte oder verständlichere Fassung von Verwaltungsvorschriften oder

h) den Abbau von Bürokratie und Aufgaben, die nicht mehr notwendig sind oder einen unangemessenen Aufwand verursachen.

2.2
Ein Vorschlag kann insbesondere nicht berücksichtigt werden, wenn

a) er die Folge eines konkreten dienstlichen Auftrags ist oder im Rahmen der pflichtgemäßen Aufgabenerledigung eigenständig hätte umgesetzt werden können,

b) er nur allgemeine Anregungen enthält, lediglich unbedeutende Vorteile erwarten lässt oder Änderungen des supranationalen Rechts oder Bundesrechts zur Voraussetzung hat,

c) er nur Ausführungen zu politischen Zielrichtungen oder zu Entscheidungen verwaltungsunabhängiger Gremien enthält,

d) die ihm zu Grunde liegende Idee bereits in Rechtsvorschriften, Verwaltungsvorschriften oder Weisungen enthalten ist,

e) er mit vergleichbarem Inhalt und unter vergleichbaren Rahmenbedingungen bereits als Verbesserungsvorschlag eingereicht wurde,

f) er bei Eingang bereits länger als 2 Jahre umgesetzt ist oder

g) er bei Eingang bereits in Bearbeitung ist.

3
Teilnahmeberechtigung

3.1
Vorschläge können von allen Angehörigen des öffentlichen Dienstes eingereicht werden, deren  Dienstherr beziehungsweise Arbeitgeber das Land Nordrhein-Westfalen ist. Teilnahmeberechtigt sind auch ehemalige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Ruhestand.

3.2
Besonders erwünscht sind Vorschläge, die im Team entwickelt wurden.

4
Form, Kennwort und Einreichen der Vorschläge

4.1
Die Vorschläge sollen kurz und verständlich formuliert und bei Bedarf durch Skizzen, Fotos und Berechnungen ergänzt sein.

Ein Verbesserungsvorschlag sollte

a) den derzeitigen Zustand,

b) das bestehende Problem,

c) eine oder mehrere konkrete Maßnahmen zur Lösung des Problems sowie

d) die zu erwartenden Verbesserungen nach Umsetzung des Vorschlags hinreichend genau beschreiben.

Einsenderinnen oder Einsender müssen angeben, ob der Vorschlag eigenes Gedankengut ist und gegebenenfalls welche Vorbilder dem Vorschlag zugrunde liegen.

Aus Gründen des Datenschutzes soll jeder Vorschlag mit einem Kennwort versehen werden.

Die Vorschläge sind möglichst unter Verwendung eines Vordrucks nach dem Muster der Anlage 1 abzugeben.

4.2
Dem Vorschlag ist ein gesondertes Blatt beizufügen, das Kennwort, Name, Anschrift, Amtsbezeichnung oder Entgeltgruppe, Arbeitsgebiet und Funktion, Beschäftigungsbehörde, dienstliche Telefonnummer und die Personalnummer beim Landesamt für Besoldung und Versorgung enthalten muss.

Dazu ist möglichst ein Vordruck nach dem Muster der Anlage 2 zu verwenden.

4.3
Die Vorschläge werden auf Wunsch der Vorschlagverfasserinnen oder der Vorschlagverfasser bis zur Bekanntgabe der Entscheidung anonym behandelt. In diesem Fall ist das gesonderte Blatt in einem verschlossenen Umschlag beizufügen, der ebenfalls mit dem Kennwort zu versehen ist. Falls zur Beurteilung eines Vorschlags eine Rückfrage erforderlich ist, dürfen Namensumschläge anonymer Einsender geöffnet werden.

4.4
Die Einsenderinnen oder Einsender können in ihrem Vorschlag bestimmen, ob sie im Lauf des weiteren Verfahrens unbekannt bleiben möchten, zum Beispiel durch Vernichtung des Umschlags mit den persönlichen Angaben der Vorschlagverfasserinnen oder der Vorschlagverfasser gemäß Nummer 4.3 im Fall der Ablehnung, Verzicht auf die Bekanntgabe des Namens bei Veröffentlichung des Vorschlags und Verzicht auf die Aufnahme eines entsprechenden Vermerks in die Personalakte.

4.5
Ist der Vorschlag im Team erarbeitet worden, so ist der prozentuale Anteil der Beteiligung der Teammitglieder anzugeben, wenn sie in unterschiedlichem Umfang dazu beigetragen haben.

4.6
Die Vorschläge sind entweder auf dem Postweg in einem verschlossenen Umschlag oder in elektronischer Form bei der

Zentrale für das

Ideenmanagement NRW

40190 Düsseldorf

E-Mail-Adresse: Ideenmanagement@mik.nrw.de einzureichen.

Sollen Vorschläge auf Wunsch der Einsenderin oder des Einsenders gemäß Nummer 4.3 anonym behandelt werden, ist nur die Einreichung auf dem Postweg möglich.

4.7
Die Einsenderin oder der Einsender erhält eine Eingangsbestätigung, soweit der Vorschlag nicht anonym eingereicht worden ist.

4.8
Mit der Einsendung eines Vorschlags erkennt die Einsenderin oder der Einsender diese Richtlinien und die auf dieser Grundlage zu treffende Entscheidung über den Vorschlag an. Der Rechtsweg ist insoweit ausgeschlossen.

5
Zentrale und Zentraler Ausschuss für das Ideenmanagement

5.1
Die beim Ministerium für Inneres und Kommunales eingerichtete Zentrale für das Ideenmanagement übernimmt die Koordinierung von ressort- beziehungsweise behördenübergreifenden Angelegenheiten und den Austausch von Vorschlägen mit den anderen Ländern und dem Bund.

Der bei der Zentrale für das Ideenmanagement eingerichtete Zentrale Ausschuss ist für die Entscheidung über ressortübergreifende Vorschläge zuständig.

Sofern ausschließlich der Geschäftsbereich eines einzelnen Ressorts betroffen ist, entscheidet der Zentrale Ausschuss über herausragende Vorschläge, bei denen das zuständige Ressort eine Prämie ab 2 500 Euro empfiehlt.

Dem Zentralen Ausschuss gehören je eine Vertreterin oder ein Vertreter der Ressorts an. Die Hauptpersonalräte der Ressorts und die Hauptrichterräte können in gegenseitiger Abstimmung ein stimmberechtigtes Mitglied in den Ausschuss entsenden. Auf die Vorgaben des § 12 des Landesgleichstellungsgesetzes vom 9. November 1999 (GV. NRW. S. 590), das zuletzt durch Gesetz vom 16. September 2014 (GV. NRW. S. 547) geändert worden ist, zur geschlechtsparitätischen Besetzung von Gremien wird hingewiesen.

Den Vorsitz führt die Vertreterin oder der Vertreter des Ministeriums für Inneres und Kommunales.

Der Zentrale Ausschuss fasst seine Beschlüsse mit Stimmenmehrheit. Bei Stimmengleichheit entscheidet die oder der Vorsitzende. Die Mitglieder sind bei der Ausübung des Stimmrechts nicht an Weisungen gebunden.

Zur Vorbereitung der Entscheidungen holt die Zentrale für das Ideenmanagement eine Stellungnahme beim fachlich zuständigen Ressort ein.  Dafür ist eine angemessene Frist zu setzen, die zwei Monate nicht überschreiten soll.

5.2
Das Nähere zum Ablauf des Verfahrens regelt die Geschäftsordnung in Anlage 3.

6
Dezentrale Ausschüsse

6.1
Die Ressorts entscheiden über Vorschläge, die ausschließlich ihren Geschäftsbereich betreffen.

Herausragende Vorschläge nach Nummer 5.1 sind dem Zentralen Ausschuss zur abschließenden Entscheidung vorzulegen.

6.2
Den Ressorts wird empfohlen, für die Wahrnehmung dieser Aufgabe eigene Dezentrale Ausschüsse einzurichten.

Jedem Dezentralen Ausschuss müssen mindestens drei Angehörige des Ressorts oder der nachgeordneten Dienststellen angehören. Dem Hauptpersonalrat soll Gelegenheit gegeben werden, zusätzlich ein stimmberechtigtes Mitglied in den Ausschuss zu entsenden. In Ressorts, in denen mehrere Hauptpersonalräte beziehungsweise Hauptrichterräte gebildet sind, soll dieses Mitglied in gegenseitiger Abstimmung benannt werden. Auf die Vorgaben des § 12 des Landesgleichstellungsgesetzes zur geschlechtsparitätischen Besetzung von Gremien wird hingewiesen.

Den Vorsitz im Dezentralen Ausschuss bestimmt das zuständige Ressort.

Für die Vorbereitung der Beschlüsse und die Beschlussfassung im Dezentralen Ausschuss gilt die Regelung für den Zentralen Ausschuss sinngemäß.

6.3
Die Ressorts sind für die Bearbeitung der in eigener Zuständigkeit zu entscheidenden Vorschläge zuständig.

Für die Einholung der Stellungnahmen bei den fachlich zuständigen Stellen gilt die für den Zentralen Ausschuss vorgegebene Regelung zur Fristsetzung.

6.4
Die Ressorts können die Entscheidung über Vorschläge, zu deren Umsetzung ihnen nachgeordnete Dienststellen in eigener Zuständigkeit berechtigt sind, auf diese übertragen. In diesem Fall gelten die Regelungen zu Nummern 6.1, 6.2 und 6.3 entsprechend.

6.5
Das Nähere zum Ablauf des Verfahrens regelt die Geschäftsordnung in Anlage 3.

7
Annahme

7.1
Angenommen werden Vorschläge, die für die Landesverwaltung neuartig sind, eine spürbare Verbesserung oder größere Einsparungen erwarten lassen und mit angemessenem Aufwand verwirklicht werden können.

Bei inhaltsgleichen Vorschlägen ist der Zeitpunkt der Einreichung entscheidend.

Bereits eingereichte Vorschläge können bei erneuter Eingabe wie neue Vorschläge behandelt werden, wenn veränderte Rahmenbedingungen eine Realisierung ermöglichen.

7.2
Die Einsenderin oder der Einsender eines angenommenen Vorschlags erhält eine Anerkennungsurkunde der Landesregierung und eine Prämie. Auf Wunsch wird hierüber ein Vermerk in die Personalakte aufgenommen.

8
Prämien

8.1
Maßstab für die Bewertung der angenommenen Verbesserungsvorschläge sind die im Folgenden genannten Beurteilungskriterien. Für jedes Beurteilungskriterium ist den Vorschlägen entsprechend der nachfolgenden Tabelle ein Punktwert zuzuordnen.

Beurteilungskriterien                                                                                                Punktwerte

a) Grad der Verbesserung

aa) geringe bis mittlere Verbesserung                                                                  5 - 6
(Vorschlag ist im Kern verwendbar)

bb) gute Verbesserung (Vorschlag hat Durchführungsreife                                7 - 8
und bringt Einsparungen oder andere erhebliche Vorteile)

cc) erhebliche Verbesserung (Vorschlag bringt größere                                       9 - 10
Einsparungen oder besonders bedeutende Vorteile)

b) Anwendungsbreite

aa) der Vorschlag hat Auswirkungen für den eigenen                                         1 - 2
Arbeitsplatz oder mehrere Arbeitsplätze in
einer Dienststelle einer Behörde oder Einrichtung

bb) der Vorschlag hat Auswirkungen für Arbeitsplätze                                      3 - 4
in mehreren Dienststellen einer Behörde oder Einrichtung

cc) der Vorschlag hat Auswirkungen bei vielen                                                  5 - 6
Dienststellen mehrerer Behörden oder Einrichtungen

dd) der Vorschlag hat Auswirkungen bei allen                                                   7 - 8
Behörden oder Einrichtungen

c) Leistung

Maßgebend für die Beurteilung der Leistung sind der schöpferische Gehalt des Vorschlags und die Qualität der Ausarbeitung:

aa) geringe bis mittlere Leistung                                                                          5 - 6

bb) gute Leistung                                                                                                 7 - 8

cc) hervorragende Leistung                                                                                  9 - 10

8.2
Die Höhe der Prämie für Verbesserungsvorschläge ergibt sich aus der Multiplikation der jeweils für die Beurteilungskriterien vergebenen Punktwerte mit dem Prämienfaktor. Der Prämienfaktor beträgt 15 Euro. Das Ergebnis der Berechnung wird auf einen durch 50 teilbaren Euro-Betrag aufgerundet.

Für besonders vorteilhafte Vorschläge, die nach diesen Berechnungen nicht angemessen prämiert erscheinen, kann der Zentrale Ausschuss im Rahmen der vorhandenen Haushaltsmittel eine höhere Prämie gewähren.

9
Ablehnung

9.1
Werden Vorschläge abgelehnt, sind den Einsenderinnen oder Einsendern die Gründe schriftlich mitzuteilen, soweit nicht die Namensumschläge ihrem Wunsch entsprechend ungeöffnet vernichtet worden sind.

9.2
Für abgelehnte Vorschläge, die mit einem hohen Aufwand entwickelt wurden und für Vorschläge, die wegen anderer gleichartiger Vorschläge nicht angenommen werden konnten, kann ein Anerkennungspreis in Höhe von 150 Euro zuerkannt werden.

10
Umsetzung

Ein angenommener Vorschlag ist in angemessener Zeit umzusetzen. Das Ressortprinzip bleibt gewahrt. Das Ergebnis ist der für die Entscheidung über den Vorschlag zuständigen Stelle mitzuteilen.

11
Ideenwettbewerbe

11.1
Die Zentrale für das Ideenmanagement führt regelmäßig Wettbewerbe zu bestimmten Modernisierungsthemen durch, an denen sich alle gemäß Nummer 3 für das Ideenmanagement zugelassenen Personen beteiligen können.

                        

11.2
Die Wettbewerbsthemen werden auf Vorschlag des Zentralen Ausschusses durch Kabinettbeschluss festgelegt und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Landesverwaltung in geeigneter Form bekannt gemacht.

11.3
Für die Prämierung der besten Vorschläge werden besondere Preise ausgesetzt:

1. Preis 7 500 Euro

2. Preis 5 000 Euro

3. Preis 2 500 Euro

11.4
Jedes Ressort wählt jeweils bis zu drei für die Preisverleihung geeignete Vorschläge aus.

Kriterien für die Auswahl sind der Nutzen, die Anwendungsbreite, die Ausgereiftheit und die Kreativität.

Der Zentrale Ausschuss bewertet die Vorschläge und unterbreitet dem Kabinett eine Empfehlung für die Preisverleihung. Das Kabinett entscheidet über die Vergabe der Preise.

Die Preisvergabe wird in geeigneter Weise öffentlichkeitswirksam dargestellt.

12
Auszahlung

12.1
Prämien nach Nummer 8, Anerkennungspreise nach Nummer 9 und Preise aus Ideenwettbewerben nach Nummer 11 sind steuerpflichtig. Sie werden vom Landesamt für Besoldung und Versorgung ausgezahlt.

Bei Angehörigen der Landesverwaltung übernimmt das Landesamt für Besoldung und Versorgung auch die Festsetzung und Abführung der Steueranteile und der gegebenenfalls anfallenden Beiträge zur Sozialversicherung.

12.2
Die Mittel für Prämien, Anerkennungspreise und Preise im Rahmen der Ideenwettbewerbe werden im Einzelplan des Ministeriums für Inneres und Kommunales veranschlagt.

Die Zentrale für das Ideenmanagement veranlasst die Zahlbarmachung durch das Landesamt für Besoldung und Versorgung. Die Zentrale wird zu diesem Zweck von den Ressorts über die im Rahmen ihrer Zuständigkeit nach den Nummern 6.1 bis 6.5 zuerkannten Prämien und Anerkennungspreise unterrichtet.

13
Veröffentlichung

Bei der Zentrale für das Ideenmanagement wird eine Datenbank eingerichtet, in der alle prämierten Vorschläge mit einer Kurzbeschreibung und Angabe der zuerkannten Belohnung erfasst werden.

Die Datenbank wird in das Intranet des Landes eingestellt.

Die in der Datenbank erfassten Daten werden für jedes Kalenderjahr im Ministerialblatt für das Land Nordrhein-Westfalen veröffentlicht.

Die Bekanntgabe der Namen der Einsenderinnen und Einsender in der Datenbank und im Ministerialblatt erfolgt nur mit deren ausdrücklicher Zustimmung.

14
Werbung

Die Zentrale für das Ideenmanagement wirkt durch zeitgemäße Werbemaßnahmen unter Nutzung elektronischer Medien auf eine intensive Beteiligung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Ideenmanagement einschließlich der Ideenwettbewerbe hin.

Die Aktionen werden im Zentralen Ausschuss abgestimmt.

15
Sonstiges, Inkrafttreten, Außerkrafttreten, Übergangsregelung

15.1
Vorschläge, die auf Grund dieser Richtlinie eingehen, werden nicht darauf geprüft, ob sie Erfindungen oder technische Verbesserungen im Sinn des Gesetzes über Arbeitnehmererfindungen in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 422-1, veröffentlichten bereinigten Fassung in der jeweils geltenden Fassung sind. Auf die Vergütung nach diesem Gesetz wird eine Prämie angerechnet, die bereits nach dieser Richtlinie gezahlt worden ist.

15.2
Diese Richtlinie tritt mit Wirkung vom 1. Dezember 2016 in Kraft. Mit Ablauf des 30. November 2016 treten die Richtlinien für das Ideenmanagement NRW, Runderlass des Innenministeriums zugleich im Namen des Ministerpräsidenten und aller Landesministerien vom 16. Oktober 2001 (MBl. NRW. S. 1330), außer Kraft.

Alle Vorschläge, die vor dem 1. Dezember 2016 eingereicht wurden, werden nach den bisher geltenden Richtlinien behandelt.

Dieser Runderlass ergeht im Einvernehmen mit der Ministerpräsidentin und allen Landesministerien.

Ralf  J ä g e r
MdL

- MBl. NRW. 2016 S. 792