Ministerialblatt (MBl. NRW.)
Ausgabe 1999 Nr. 11 vom 19.3.1999 Seite 163 bis 182
| Steuerliche Behandlung von Reisekostenvergütungen aus öffentlichen Kassen ab 1. Januar 1999 |
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Steuerliche Behandlung von Reisekostenvergütungen aus öffentlichen Kassen ab 1. Januar 1999
Finanzministerium
Steuerliche Behandlung
von Reisekostenvergütungen
aus öffentlichen Kassen ab 1. Januar 1999
RdErl. des Finanzministeriums v. 27. 1. 1999 B 2906 - 7.0 - IV A 4
Zur lohnsteuerlichen Behandlung von Reisekostenvergütungen, Umzugskostenvergütungen und Trennungsentschädigungen gebe ich folgende Hinweise:
I.
Im einzelnen gelten § 3 Nr. 12 Satz 1 und Nr. 13, § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5, § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 und Abs. 5 sowie § 52 Abs. 11a Einkommensteuergesetz (EStG) und Lohnsteuerrichtlinien (LStR) 14, 14a, 37 bis 41 sowie Lohnsteuerhinweise (LStH) 37 bis 41 und 43.
Ergänzend gebe ich hierzu folgende Hinweise:
1
Regelungen nach dem Landesreisekostengesetz
1.1
Fahrkostenerstattung (§ 5 LRKG)
Die Fahrkostenerstattung ist nach § 3 Abs. 13 EStG steuerfrei.
1.2
Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung (§ 6 LRKG)
Die Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung ist nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.
1.3
Tagegeld (§ 7 LRKG)
Das Tagegeld entspricht den steuerlichen Pauschbeträgen nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG; steuerpflichtiger Arbeitslohn fällt daher nicht an.
1.4
Übernachtungskostenerstattung (§ 8 LRKG)
Die Übernachtungskostenerstattung ist nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.
1.5
Kürzung des Tagegeldes und der Übernachtungskostenerstattung ( § 7 Abs. 2 und 8 Abs. 1 LRKG)
1.5.1
Die amtlichen Sachbezugswerte 1999 betragen:
für Frühstück 2,63 DM,
für Mittag- u. Abendessen je 4,70 DM.
Der Sachbezugswert ist nur dann anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer die Verpflegung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten auch tatsächlich erhalten hat. (Bei Dienstreisen unter acht Stunden sind unentgeltlich oder teilentgeltlich gewährte Mahlzeiten stets mit dem jeweiligen Sachbezugswert zu versteuern.)
1.5.2
Eine "Veranlassung" durch den Arbeitgeber bei der Abgabe einer Mahlzeit setzt grundsätzlich einen Entscheidungsspielraum des Arbeitgebers voraus. Die Abgabe einer Mahlzeit ist deshalb nicht vom Arbeitgeber veranlaßt, wenn dieser - wie z.B. bei der Verpflegung an Bord eines Flugzeugs - darauf keinen Einfluß hat.
Erfordern Dienstreisen wegen ihres Charakters, z.B. als Rundreise, Gruppenreise, Fortbildungsveranstaltung, Seminar oder Tagung, eine besondere organisatorische Vorbereitung, so wird die Abgabe von Mahlzeiten durch Dritte auch dann als vom Arbeitgeber veranlaßt angesehen,
- wenn die Abgabe von Mahlzeiten von der für die Organisation der Dienstreise zuständigen Arbeitseinheit mit dem Hotel, der Gaststätte oder Einrichtung vereinbart wird oder
- wenn der Arbeitgeber die Organisation der Dienstreise einschließlich der Verpflegung bei einem Unternehmen in Auftrag gegeben hat, das seinerseits die Mahlzeitenabgabe mit den beteiligten Lieferanten vereinbart.
Ist die Veranlassung durch den Arbeitgeber nicht gegeben, ist dem Arbeitnehmer die Entgeltzahlung durch den Arbeitgeber als Reisekostenerstattung zuzurechnen (vgl. LStR 39).
1.6
Aufwandsvergütung (§ 7 Abs. 3 LRKG)
Die Aufwandsvergütung ist insoweit steuerpflichtiger Arbeitslohn, als sie betragsmäßig nicht in Einzelvergütungen aufgeteilt werden kann. Bei betragsmäßiger Aufteilung in Einzelvergütungen sind die Nummern 1.3 bis 1.5 zu beachten.
1.7
Erstattung der Nebenkosten, Auslagen für Reisevorbereitungen (§ 9 LRKG)
Die Erstattung der Nebenkosten nach § 9 Abs. 1 LRKG ist gemäß § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.
Die Erstattung der Auslagen für Reisevorbereitungen nach § 9 Abs. 2 LRKG ist gemäß § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei. Bei der Erstattung von Tagegeld ist Nummer 1.3 zu beachten.
1.8
Bemessung der Reisekostenvergütung in besonderen Fällen (§ 11 LRKG)
Bei Erstattungen nach § 11 LRKG sind die Nummern 1.1 bis 1.6 zu beachten.
1.9
Pauschvergütung (§ 15 LRKG)
Die Pauschvergütung ist insoweit steuerpflichtiger Arbeitslohn, als sie betragsmäßig nicht in Einzelvergütungen aufgeteilt werden kann. Bei betragsmäßiger Aufteilung in Einzelvergütungen sind die Nummern 1.1 bis 1.6 zu beachten.
1.10
Auslandsdienstreisen (§ 16 LRKG)
Siehe Nummer 2
1.11
Auslagenerstattung bei Reisen aus besonderem Anlaß (§ 17 LRKG)
Bei Erstattungen nach § 17 LRKG sind die Nummern 1.1 bis 1.5 und 1.7 zu beachten.
1.11.A
Trennungsentschädigung (§ 18 LRKG)
Siehe Nummer 3
1.12
Sonstiges
1.12.1
Es ist zulässig, die Einzelvergütungen wie Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung (§ 6 LRKG), Übernachtungskostenerstattung (§ 8 LRKG) oder Reisekostenvergütung nach § 11 LRKG zusammenzurechnen; in diesem Fall ist die Summe der Einzelvergütungen steuerfrei, soweit sie die Summe der nach LStR 38 und 39 zulässigen steuerfreien Einzelerstattungen nicht übersteigt. Eine Verrechnung von steuerfreien Beträgen mit zu versteuernden Sachbezugswerten ist jedoch nicht zulässig.
1.12.2
Dreimonatsfrist
Die Steuerfreiheit für Verpflegungsmehraufwendungen besteht nicht mehr, wenn die Dienstreise oder der Dienstgang die Dauer von drei Monaten überschreitet. Daher ist das Tagegeld für Tage nach Ablauf der Dreimonatsfrist in vollem Umfang zu versteuern. Zur Unterbrechung der Dreimonatsfrist siehe LStR 37 Abs. 3.
1.12.3
Steuerliche Abgrenzung von Dienstreisen/Dienstgängen
Jede/r Dienstreise/Dienstgang ist steuerlich grundsätzlich für sich zu betrachten. Es ist unzulässig, evtl. nicht aufgebrauchte steuerfreie Beträge auf kommende Dienstreisen vorzutragen oder nachträglich auf steuerpflichtige Beträge aus vorangegangenen Dienstreisen anzurechnen. Werden jedoch mehrere Dienstreisen gemeinsam mit einer Reisekostenabrechnung abgerechnet, kann für diese Dienstreisen insgesamt eine Verrechnung vorgenommen werden.
1.12.4
Erstattungen der Aufwendungen für eine BahnCard
Die Erstattung der Aufwendungen für eine BahnCard ist nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei. Bei einer Nutzung der BahnCard für Privatfahrten fallen keine lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteile an.
1.12.5
Anwendung des LRKG in anderen Bereichen
Die vorstehenden Regelungen gelten auch, soweit das LRKG in anderen Bereichen angewendet wird.
2
Regelungen nach der Auslandsreisekostenverordnung
2.1
Flugkostenerstattung (§ 2 ARVO)
Die Flugkostenerstattung nach § 2 ARVO i.V.m. § 5 Abs. 1 LRKG ist gemäß § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.
2.2
Auslandstagegeld, Auslandsübernachtungsgeld (§ 3 ARVO)
Das Auslandstagegeld ist insoweit steuerpflichtiger Arbeitslohn, als es die vom Bundesministerium der Finanzen bekanntgemachten höchsten Auslandstagegelder übersteigt.
Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten unentgeltliche oder teilentgeltliche Mahlzeiten, sind ggf. die Sachbezugswerte für Mahlzeiten zu versteuern. Die amtlichen Sachbezugswerte sind auch für Mahlzeiten im Ausland anzusetzen; Nummer 1.5 gilt entsprechend.
Das Auslandsübernachtungsgeld ist nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.
3
Regelungen nach der Trennungsentschädigungsverordnung
Zu unterscheiden ist zwischen vorübergehenden Abordnungen (Maßnahmen ohne Versetzungsabsicht) und Versetzungen, Abordnungen mit dem Ziel der Versetzung oder Neueinstellung.
3.1
Vorübergehende Abordnung (ohne Versetzungsabsicht)
Vorübergehende Abordnungen (ohne Versetzungsabsicht) sind steuerlich für die ersten drei Monate als Dienstreisen zu behandeln (siehe LStR 37 Abs. 3 Satz 3 i.V.m. LStR 43 Abs. 1).
3.1.1
Trennungsentschädigung beim auswärtigen Verbleiben (§§ 3, 5, 5a TEVO)
3.1.1.1
Trennungsentschädigung vor Ablauf von drei Monaten
Das Trennungsreisegeld nach § 3 Abs. 1 TEVO und der Verpflegungskostenanteil im Trennungstagegeld nach § 3 Abs. 2 TEVO sind lediglich insoweit steuerpflichtiger Arbeitslohn, als sie die Pauschbeträge nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG übersteigen. Danach dürften regelmäßig keine lohnsteuerpflichtigen Beträge anfallen.
Die Reisebeihilfe nach den §§ 5 und 5a TEVO und die Erstattung der Unterkunftskosten bzw. die geldwerten Vorteile aus der unentgeltlichen oder teilentgeltlichen Überlassung einer Wohnung/Unterkunft sind nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.
3.1.1.2
Trennungsentschädigung nach Ablauf von drei Monaten und vor Ablauf von 27 Monaten
Nach Ablauf von drei Monaten ist steuerlich von einer doppelten Haushaltsführung auszugehen ( § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG). Bei den Mehraufwendungen für Verpflegung ist die Dauer einer Tätigkeit an dem Beschäftigungsort, der zur Begründung der doppelten Haushaltsführung geführt hat, auf die Dreimonatsfrist anzurechnen, wenn sie ihr unmittelbar vorausgegangen ist. Der Verpflegungskostenanteil im Trennungstagegeld nach § 3 Abs. 2 TEVO ist daher steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Im übrigen gilt Nummer 3.1.1.1 Abs. 2 mit der Maßgabe, daß
- bei den Unterkunftsleistungen die Steuerfreiheit auf die Pauschbeträge nach LStR 43 Abs. 11 Satz 15 Nr. 3 (im 4. bis 6. Monat 39,00 DM je Übernachtung, im 7. bis 27. Monat 8,00 DM je Übernachtung) beschränkt ist, sofern kein Einzelnachweis geführt wird und der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Unterkunft nicht unentgeltlich oder teilentgeltlich zur Verfügung gestellt hat,
- bei den Reisebeihilfen für Heimfahrten nach den §§ 5 und 5a TEVO die Steuerfreiheit für Fahrten mit einem privaten Kraftfahrzeug auf den Pauschbetrag nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG (0,70 DM je Entfernungskilometer - 0,35 DM je gefahrenen Kilometer) und eine Heimfahrt wöchentlich beschränkt ist.
3.1.1.3
Trennungsentschädigung nach Ablauf von 27 Monaten
Bei einer doppelten Haushaltsführung ist der Abzug der Aufwendungen bei einer Beschäftigung am selben Ort auf insgesamt 2 Jahre begrenzt. Der Verpflegungskostenanteil im Trennungstagegeld nach § 3 Abs. 2 TEVO (65 v.H. des Trennungstagegeldes) und die Erstattung der Unterkunftskosten bzw. die geldwerten Vorteile aus der unentgeltlichen oder teilentgeltlichen Überlassung einer Wohnung/Unter-kunft sind daher steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Wird für Heimfahrten nach den §§ 5, 5a TEVO, die mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln durchgeführt werden, eine Reisebeihilfe gezahlt, ist die Erstattung dieser Kosten nach § 3 Nr. 34 EStG steuerfrei. Werden die Fahrten mit einem privaten Kraftfahrzeug durchgeführt, ist die Kostenerstattung steuerpflichtiger Arbeitslohn. Ausschlaggebend für die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 34 EStG ist die tatsächliche Benutzung von regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln.
3.1.2
Trennungsentschädigung bei täglicher Rückkehr zum Wohnort (§ 6 TEVO)
3.1.2.1
Trennungsentschädigung vor Ablauf von drei Monaten
Die Fahrkostenerstattung und die Wegstrecken- oder Mitnahmeentschädigung nach § 6 Abs. 1, 3 und 4 TEVO sowie der Verpflegungszuschuß nach § 6 Abs. 2 TEVO sind nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.
3.1.2.2
Trennungsentschädigung nach Ablauf von drei Monaten
Steuerlich liegt keine doppelte Haushaltsführung vor. Die Fahrkostenerstattung (§ 6 Abs. 3 Satz 1 TEVO) ist nach § 3 Nr. 34 EStG steuerfrei. Werden die Fahrten statt mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln mit einem privaten Kraftfahrzeug durchgeführt, ist die Kostenerstattung steuerpflichtiger Arbeitslohn. Ausschlaggebend für die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 34 EStG ist die tatsächliche Benutzung von regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln.
Der Verpflegungszuschuß nach § 6 Abs. 2 TEVO ist steuerpflichtiger Arbeitslohn.
3.2
Versetzungen, Abordnungen mit Ziel der Versetzung oder Neueinstellungen
3.2.1
Trennungsentschädigung beim auswärtigen Verbleiben (§§ 3, 5 und 5a TEVO)
3.2.1.1
Trennungsentschädigung vor Ablauf von drei Monaten
Das Trennungsreisegeld nach § 3 Abs. 1 TEVO und der Verpflegungskostenanteil im Trennungstagegeld nach § 3 Abs. 2 TEVO sind lediglich insoweit steuerpflichtiger Arbeitslohn, als sie die Pauschbeträge nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG übersteigen. Danach fallen regelmäßig keine lohnsteuerpflichtigen Beträge an.
Bei den Unterkunftsleistungen ist die Steuerfreiheit auf den Pauschbetrag nach LStR 43 Abs. 11 Satz 15 Nr. 3 (39 DM je Übernachtung) beschränkt, sofern kein Einzelnachweis geführt wird und der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Unterkunft nicht unentgeltlich oder teilentgeltlich zur Verfügung stellt.
Bei den Reisebeihilfen nach den §§ 5 und 5a TEVO ist die Steuerfreiheit für Fahrten mit einem privaten Kraftfahrzeug auf den Pauschbetrag nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 4 EStG (0,70 DM je Entfernungskilometer - 0,35 DM je gefahrener Kilometer) und eine Heimfahrt wöchentlich beschränkt.
3.2.1.2
Trennungsentschädigung nach Ablauf von drei Monaten und vor Ablauf von 24 Monaten
Der Verpflegungskostenanteil im Trennungstagegeld nach § 3 Abs. 2 TEVO ist steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Bei den Unterkunftsleistungen ist die Steuerfreiheit, auf den Pauschbetrag nach LStR 43 Abs. 11 Satz 15 Nr. 3 (8 DM je Übernachtung) beschränkt, sofern kein Einzelnachweis geführt wird und der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Unterkunft nicht unentgeltlich oder teilentgeltlich zur Verfügung stellt.
Bei den Reisebeihilfen nach den §§ 5 und 5a TEVO ist die Steuerfreiheit für Fahrten mit einem privaten Kraftfahrzeug auf den Pauschbetrag nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 4 EStG (0,70 DM je Entfernungskilometer - 0,35 DM je gefahrener Kilometer) und eine Heimfahrt wöchentlich beschränkt.
3.2.1.3
Trennungsentschädigung nach Ablauf von 24 Monaten
Der Verpflegungskostenanteil im Trennungstagegeld nach § 3 Abs. 2 TEVO und die Erstattung der Unterkunftskosten bzw. die geldwerten Vorteile aus der unentgeltlichen oder teilentgeltlichen Überlassung einer Wohnung/Unterkunft sind steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Wird für Heimfahrten nach den §§ 5, 5a TEVO, die mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln durchgeführt werden, eine Reisebeihilfe gezahlt, ist die Erstattung dieser Kosten nach § 3 Nr. 34 EStG steuerfrei. Werden die Fahrten mit einem privaten Kraftfahrzeug durchgeführt, ist die Kostenerstattung steuerpflichtiger Arbeitslohn. Ausschlaggebend für die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 34 EStG ist die tatsächliche Benutzung von regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln.
3.2.2
Trennungsentschädigung bei täglicher Rückkehr zum Wohnort (§ 6 TEVO)
Steuerlich liegt keine doppelte Haushaltsführung vor. Die Fahrkostenerstattung (§ 6 Abs. 3 Satz 1 TEVO) ist nach § 3 Nr. 34 EStG steuerfrei. Werden die Fahrten statt mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln mit einem privaten Kraftfahrzeug durchgeführt (§ 6 Abs. 3 Satz 2 TEVO), ist die Kostenerstattung steuerpflichtiger Arbeitslohn. Ausschlaggebend für eine Steuerfreiheit nach 3 Nr. 34 EStG ist die tatsächliche Benutzung von regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln.
Der Verpflegungszuschuß nach § 6 Abs. 2 TEVO ist steuerpflichtiger Arbeitslohn.
3.3
Verrechnung von Einzelvergütungen
Es ist zulässig, die Einzelvergütungen zusammenzurechnen; in diesem Fall ist die Summe der Einzelvergütungen steuerfrei, soweit sie die Summe der nach LStR 43 zulässigen steuerfreien Einzelerstattungen nicht übersteigt. Die Verrechnung kann auch für verschiedene Zeitabschnitte erfolgen, sofern diese zusammen abgerechnet werden.
4
Regelungen nach dem Landes-/Bundesumzugskostengesetz (LUKG/BUKG)
4.1
Beförderungsauslagen (§ 6 BUKG)
Die Erstattung der Beförderungsauslagen ist nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.
4.2
Reisekosten (§ 7 BUKG)
Bei der Erstattung von Reisekosten ist Nummer 1 zu beachten. Die Reisekosten der zur häuslichen Gemeinschaft zählenden Personen sind steuerlich nach den für den Berechtigten geltenden Grundsätzen zu behandeln; die Pauschbeträge nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG können daher entsprechend vervielfacht werden.
4.3
Mietentschädigung (§ 8 BUKG)
Die Mietentschädigung ist nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.
4.4
Andere Auslagen (§ 9 BUKG)
Die Erstattung anderer Auslagen ist nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.
4.5
Pauschvergütung für sonstige Umzugsauslagen (§ 10 BUKG)
Die Pauschvergütung für sonstige Umzugsauslagen ist nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.
4.6
Trennungsentschädigung (§ 12 BUKG)
Bei der Zahlung von Trennungsentschädigung ist Nummer 3 zu beachten.
5
Besteuerungsverfahren
5.1
Meldung der steuerpflichtigen Anteile an die Bezügestellen
Die Abrechnungsstellen haben den zuständigen Bezügestellen die steuerpflichtigen Anteile der Reisekosten und der Trennungsentschädigung bzw. der Umzugskostenvergütung laufend, möglichst zeitnah zum Auszahlungsmonat mitzuteilen.
5.2
Besteuerung der steuerpflichtigen Anteile
Die Bezügestellen erfassen die mitgeteilten steuerpflichtigen Leistungen als sonstige Bezüge und führen die Besteuerung für den gemeldeten Monat durch.
Die Besteuerung der steuerpflichtigen Anteile der Reisekosten und der Trennungsentschädigung ist dem Bezüge-/Vergütungsempfänger auf der Bezügemitteilung in der Form anzuzeigen, daß er die besteuerten Anteile der jeweiligen Reisekosten- bzw. Trennungsentschädigungsabrechnung zuordnen kann.
5.3
Durchführung der Versteuerung
Es ist zulässig, lohnsteuerpflichtige Beträge bis zu 300 DM im Monat vierteljährlich zu versteuern. Äußere zeitliche Grenze hierbei ist das Kalenderjahr oder die Dauer des Dienstverhältnisses. Dies gilt auch für die Versteuerung von Mahlzeiten gem. LStR 31 Abs. 6a Nr. 2.
6
Sozialversicherung
Bei Arbeitnehmern sind die individuell besteuerten Bezüge dem sozialversicherungsrechtlichen Arbeitsentgelt hinzuzurechnen.
II.
Meine Runderlasse - B 2905 - 9.0 - IV A 4 - vom 23.11.1995 (MBl. NRW . S. 1697), 15.08.1996 (MBl. NRW. S. 1566), 12.02.1997 (MBl. NRW. S. 317) und 11.03.1998
(MBl. NRW. S. 396) hebe ich hiermit auf.
MBl. NRW. 1999 S. 177