Ministerialblatt (MBl. NRW.)
Ausgabe 2001 Nr. 53 vom 5.10.2001 Seite 1077 bis 1084
| Umstellung auf den Euro vom Haushaltsjahr 2002 an |
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Umstellung auf den Euro vom Haushaltsjahr 2002 an
II.
Finanzministerium
Umstellung auf den Euro
vom Haushaltsjahr 2002 an
RdErl. d. Finanzministeriums v. 8.8.2001 -
I A 3 - 0200 - 5
Wegen der Umstellung auf den Euro ist für den Übergang vom Haushaltsjahr 2001 zum Haushaltsjahr 2002 Folgendes zu beachten:
1
Erteilen von Kassenanordnungen
1.1
Die in der Landesverwaltung inzwischen weitestgehend eingesetzten automatisierten Verfahren für die Haushaltsüberwachung und die Erteilung von Kassenanordnungen machen es erforderlich, eine zwingende Abhängigkeit zwischen dem Betrag einer Kassenanordnung und dem Haushaltsjahr, für das die Kassenanordnung erteilt wird, herzustellen. Unabhängig davon, ob in einer Kassenanordnung zu dem anzuordnenden Betrag die Währungsbezeichnung "DM" oder "Euro" beigestellt wird, interpretieren die automatisierten Verfahren den angegebenen Betrag in Verbindung mit dem Haushaltsjahr 2001 als einen DM-Betrag und in Verbindung mit dem Haushaltsjahr 2002 als einen Euro-Betrag. Dies müssen die anordnenden Stellen bedenken, wenn sie
1.1.1
schon im Dezember 2001 nach der Öffnung der Kassenbücher für das Haushaltsjahr 2002 Kassenanordnungen für das Haushaltsjahr 2002 zu erteilen haben oder
1.1.2
im Januar 2002 vor der Schließung der Kassenbücher für das Haushaltsjahr 2001 noch Kassenanordnungen für das Haushaltsjahr 2001 (kommt bei den obersten Landesbehörden vor) zu erteilen haben.
1.2
Annahme- und Auszahlungsanordnungen für Barzahlungen sollten in der Zeit von Mitte Dezember 2001 bis Mitte Januar 2002 nur erteilt werden, wenn dies unvermeidbar ist. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Zahlungen durch Zahlstellen angenommen oder geleistet werden sollen.
1.3
Dienststellen des Landes, deren Kassenaufgaben von Kommunalkassen wahrgenommen werden, müssen sich wegen der Modalitäten für die Erteilung von Kassenanordnungen in der Übergangszeit mit den für sie zuständigen Kassen der Kreise und kreisfreien Städte in Verbindung setzen und die für diese Kassen geltenden Regelungen beachten.
2
Währungssicht im HKR-Verfahren, Besonderheiten
2.1
Die anordnenden Stellen in der Landesverwaltung, die das Verfahren HKR-TV für die Haushaltsüberwachung und die Erteilung von Kassenanordnungen nutzen, (Titelverwalter - TV -) können darauf vertrauen, dass ihnen im Verfahren HKR-TV für Zeiträume bis zum Haushaltsjahr 2001 einschließlich nur DM-Beträge und vom Haushaltsjahr 2002 an nur Euro-Beträge angezeigt werden.
2.2
Für Nutzer der HKR-Auskunft gilt dies ebenso. Bei der Sicht auf die im zentralen HKR-Verfahren geführten Personenkonten ist aber zu bedenken, dass die bis zum Ende des Haushaltsjahres 2001
2.2.1
ausgeglichenen Sollkonten mit ihren DM-Beträgen im Personenkonto stehen bleiben und auch so angezeigt werden,
2.2.2
nicht ausgeglichenen Sollkonten mit den einzelnen Buchungen auf Euro-Beträge umgestellt werden und die dann auf Euro lautenden Soll- oder Ist-Salden im Personenkonto in einem neuen Sollkonto für das Haushaltsjahr 2002 vorgetragen werden. Dies wird durch die Buchung des jeweiligen Kassenrests und den Hinweis "als Kassenrest vorgetragen" dokumentiert.
2.3
Für die TV ist es von Bedeutung zu wissen, dass in den im zentralen HKR-Verfahren geführten Personenkonten
2.3.1
die nicht ausgeglichenen Sollkonten nach dem Umrechnen der Beträge in Euro und dem Vortragen der Kassenreste für das Haushaltsjahr 2002 für weitere Buchungen gesperrt und mit dem Hinweis "als Kassenrest vorgetragen" versehen werden,
2.3.2
die ausgeglichenen Sollkonten für weitere Buchungen gesperrt werden und
2.3.3
programmgesteuerte Verrechnungen zwischen Sollkonten der Jahre bis 2001 einschließlich und Sollkonten der Jahre ab 2002 unterbunden werden.
2.4
Die Umstellung auf den Euro bringt es mit sich, dass
2.4.1
einige wenige Arbeitsschritte des zentralen HKR-Verfahrens, die sich auf Haushaltsjahre vor 2002 auswirken, nicht zur Verfügung stehen. Daraus kann sich die Notwendigkeit ergeben, dass TV von der für sie zuständigen Kasse gebeten werden, für Sachverhalte Kassenanordnungen zu erteilen, die sonst durch die Kasse mit Hilfe von Stornierungen abgewickelt werden können. Einer solchen Bitte dürfen sich die TV nicht entziehen,
2.4.2
TV wiederkehrende Zahlungen zwischen dem 26.11.2001 und der Überleitung der wiederkehrenden Zahlungen im Rahmen des Jahresabschlusses weder anordnen noch ändern können,
2.4.3
nach der Überleitung der wiederkehrenden Zahlungen im Verfahren HKR-TV alle Beträge in Kassenanordnungen, die wiederkehrende Zahlungen betreffen, als Euro-Beträge interpretiert werden und
2.4.4
nach der Überleitung der wiederkehrenden Zahlungen im Verfahren HKR-TV rückwirkende Änderungen nur noch bis zur ersten Fälligkeit im Jahre 2002 möglich sind.
2.5
Die TV werden durch das Rechenzentrum der Finanzverwaltung über alle mit der Umstellung auf den Euro verbundenen Besonderheiten über die Online-Hilfe umfassend informiert.
3
Währungssicht im Verfahren HISMBS
In dem bei den Hochschulen eingesetzten Bewirtschaftungssystem HISMBS ist die Buchungswährung ebenfalls abhängig vom Haushaltsjahr. Die Beträge der Buchungen und der Konten bleiben in der Buchungswährung erhalten, in der das jeweilige Haushaltsjahr geführt worden ist. Dies gilt nicht für die Beträge der zusätzlich geführten Forschungsprojekte, die zu dem Stichtag in Euro umgerechnet werden, den die anordnende Stelle bestimmt. Nähere Einzelheiten wird das Ministerium für Schule, Wissenschaft und Forschung den Hochschulen in Abstimmung mit der HIS GmbH rechtzeitig bekannt geben.
4
Glättung der Handvorschüsse
Im Zeitpunkt ihrer Bewilligung sind Handvorschüsse auf Grund von Auszahlungsanordnungen an die Verwalterin oder den Verwalter eines Handvorschusses ausgezahlt und bei den Kassen in einem besonderen Abschnitt des Vorschussbuches gebucht worden. Aus Gründen der Übersichtlichkeit lauten Handvorschüsse in der Regel auf Beträge, die sich ohne Rest durch 100 teilen lassen. Durch die Umrechnung des Handvorschusses auf den Euro ergeben sich als Folge des Umrechnungskurses Vorschussbeträge, die die Hälfte des bisherigen Vorschussbetrages geringfügig übersteigen. Im Interesse der besseren Übersichtlichkeit bei der regelmäßigen, den Verwalterinnen und Verwaltern der Handvorschüsse obliegenden Abstimmung der auf Euro lautenden Vorschussbestände ist es geboten, die Handvorschüsse auch künftig auf Beträge lauten zu lassen, die ohne Rest durch 100, bei kleineren Handvorschüssen ohne Rest durch 25, teilbar sind.
4.1
In der Gesamtschau auf die Abläufe bei den Kassen und den Verwalterinnen und Verwaltern von Handvorschüssen sowie zur Vermeidung von Rundungsdifferenzen, die bei der Umrechnung des Bargeldbestandes und den noch nicht abgerechneten Belegen entstehen können, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:
4.1.1
Die anordnende Stelle erteilt der Kasse für das Haushaltsjahr 2001 eine Annahmeanordnung in Höhe des Handvorschusses. Die Verwalterin oder der Verwalter des Handvorschusses zahlt den nach der letzten das Jahr 2001 betreffenden Abrechnung verbliebenen Barbestand des Handvorschusses an die Kasse zurück, in deren Vorschussbuch der Handvorschuss nachgewiesen ist. Die Kasse bucht den noch für das Haushaltsjahr 2001 zu buchenden Auffüllungsbetrag auf den Handvorschuss um, der damit getilgt ist.
4.1.2
Die anordnende Stelle erteilt der Kasse für das Haushaltsjahr 2002 eine Auszahlungsanordnung in Höhe des nunmehr auf Euro lautenden Handvorschusses. Die Kasse zahlt den Betrag an die Verwalterin oder den Verwalter des Handvorschusses aus und bucht ihn im Vorschussbuch.
4.2
Die in Nummer 4.1 beschriebene Vorgehensweise wird von den meisten Kassen unterstützt. Soweit Kassen die vollständige Rückzahlung des bisherigen Handvorschusses und die erneute Auszahlung des neuen Handvorschusses nicht bevorzugen, werden sie dies den Verwalterinnen und Verwaltern der in ihren Büchern nachgewiesenen Handvorschüsse rechtzeitig mitteilen. In diesen Fällen gilt die in Nummer 4.3 beschriebene Vorgehensweise.
4.3
Wird ein Handvorschuss abweichend von Nummer 4.1 nicht zurückgezahlt und wird damit in Kauf genommen, dass die Verwalterin oder der Verwalter des Handvorschusses die Umrechnung des Handvorschusses in Euro selbst vorzunehmen, eine etwa entstehende Rundungsdifferenz selbst abzuwickeln und sich um den Umtausch des Bargeldes von DM in Euro selbst zu kümmern hat, so ist der Vorschussbetrag zu Beginn des Jahres 2002 alsbald auf den Betrag zu reduzieren, der sich ergeben hätte, wenn der auf DM lautende Handvorschuss halbiert worden wäre. Die anordnende Stelle erteilt der Kasse in diesem Falle für das Haushaltsjahr 2002 eine (auf Euro lautende) Annahmeanordnung in Höhe des Unterschiedsbetrages zwischen dem umgerechneten DM-Betrag und dem halbierten DM-Betrag. Die Verwalterin oder der Verwalter des Handvorschusses hat den Unterschiedsbetrag an die Kasse zurück zu zahlen (Beispiel zur Verdeutlichung: Handvorschuss bisher = 500,00 DM; umgerechneter Handvorschuss = 255,65 Euro; Annahmeanordnung über 5,65 Euro; Handvorschuss künftig = 250,00 Euro).
4.4
In Höhe der in der gesamten Landesverwaltung bewilligten Handvorschüsse wird Liquidität dauerhaft gebunden. Deshalb ist vor der Erteilung der erforderlichen Zahlungsanordnungen in jedem Falle zu prüfen, ob die Höhe der auf Euro umgestellten Handvorschüsse reduziert werden kann.
5
Endgültiger Nachweis etwaiger Rundungsdifferenzen
5.1
Die Umstellung auf den Euro kann aus unterschiedlichen Gründen zu Rundungsdifferenzen führen. Soweit solche Differenzen nicht auf sich beruhen können, werden sie von den Kassen des Landes zunächst im Verwahrungsbuch gebucht. Spätestens im November 2002 muss der im Verwahrungsbuch gebuchte Saldo aus positiven und negativen Rundungsdifferenzen haushaltsmäßig nachgewiesen werden, und zwar in dem Kapitel der Dienststelle, zu der die Kasse gehört. Davon kann auch dann nicht abgesehen werden, wenn sich die Beträge lediglich im Cent-Bereich bewegen. Ein positiver Saldo ist bei den Vermischten Einnahmen (Festtitel 119 01), ein negativer Saldo bei den Vermischten Ausgaben (Festtitel 546 01) zu buchen. Der für die Dienststelle zuständige Beauftragte für den Haushalt hat festzulegen, wer die erforderliche Annahme- oder Auszahlungsanordnung zu erteilen hat.
5.2
Soweit Rundungsdifferenzen bei Zahlstellen (einschl. Handvorschüssen und Geldannahmestellen) entstehen, richtet sich deren Behandlung nach Regelungen, über die die Kassen die Zahlstellen rechtzeitig unterrichten werden.
MBl. NRW. 2001 S. 1082