Ministerialblatt (MBl. NRW.)
Ausgabe 2002 Nr. 36 vom 3.7.2002 Seite 643 bis 662
| Entschädigungen an Mitglieder kommunaler Vertretungen ab 2002 |
|---|
| Normkopf Norm Normfuß |
Entschädigungen an Mitglieder kommunaler Vertretungen ab 2002
II.
Finanzministerium
Entschädigungen an Mitglieder
kommunaler Vertretungen ab 2002
RdErl. d. Finanzministerium v. 24.4.2002
S 2337 - 3 - V B 3
Veranlasst durch die
Euro-Umstellung sowie die Änderung der R 13 Abs. 3 Satz 3
Lohnsteuer-Richtlinien 2002 (LStR) fasse ich meine Erlasse vom 06.04.1982,
12.02.1990 und 04.01.2002 in der ab dem Veranlagungszeitraum 2002 geltenden
Form wie folgt zusammen:
A
Allgemeines
Die den ehrenamtlichen
Mitgliedern kommunaler Vertretungen gewährten Entschädigungen sind grundsätzlich
als Einnahmen aus „sonstiger selbständiger Arbeit“ i. S. d. § 18
Abs. 1 Nr. 3 Einkommensteuergesetz (EStG) einkommensteuerpflichtig.
Das gilt insbesondere für Entschädigungen, die für Verdienstausfall oder
Zeitverlust gewährt werden. Ein Steuerabzug ist bei Auszahlung der
Aufwandsentschädigungen nicht vorzunehmen; bezogene Aufwandsentschädigungen
sind von den Mandatsträgern im Rahmen ihrer Einkommensteuererklärung anzugeben.
Steuerfrei sind
- nach § 3 Nr. 13
EStG Reisekostenvergütungen, die nach den Vorschriften des
Bundesreisekostengesetzes oder entsprechender Landesgesetze gewährt werden,
- nach § 3 Nr. 12
Satz 2 EStG Aufwandsentschädigungen, soweit Aufwendungen abgegolten
werden, die einkommensteuerrechtlich als Betriebsausgaben berücksichtigungsfähig
wären.
B
Anerkennung steuerfreier Aufwandsentschädigungen (§ 3 Nr. 12
Satz 2 EStG)
I.
Für ehrenamtliche Mitglieder eines
Gemeinderates (Ratsmitglieder) gilt:
1.
Pauschale Entschädigungen und Sitzungsgelder sind ab 2002 steuerfrei, soweit
sie insgesamt während der Dauer der Mitgliedschaft folgende Beträge nicht
übersteigen:
|
In
einer Gemeinde oder Stadt mit |
monatlich |
jährlich |
|
Höchstens 20.000
Einwohnern |
90
€ |
1
080 € |
|
20.001 bis 50.000
Einwohnern |
144
€ |
1
728 € |
|
50.001 bis 150.000
Einwohnern |
177
€ |
2
124 € |
|
150.001 bis 450.000
Einwohnern |
223
€ |
2
676 € |
|
Mehr als 450.000
Einwohnern |
266
€ |
3
192 € |
Die pauschalen
Entschädigungen und Sitzungsgelder sind jedoch mindestens in Höhe des in
R 13 Abs. 3 Satz 3 der LStR genannten Betrages von 154 €
monatlich steuerfrei.
Beispiel 1:
Die von der Stadt A (bis
20.000 Einwohner) an ihre Ratsmitglieder gezahlte pauschale Entschädigung in
Höhe von 179 € monatlich ist erstmals ab 2002 in Höhe des neuen Mindestbetrags
von 154 € steuerfrei und in der verbleibenden Höhe von 25 € steuerpflichtig.
Beispiel 2:
Die von der Stadt B (ca.
80.000 Einwohner) an ihre Ratsmitglieder gezahlte pauschale Entschädigung in
Höhe von 326 € monatlich ist in Höhe von 177 € steuerfrei und in der
verbleibenden Höhe von 149 € steuerpflichtig.
Aus den beiden Beispielen
wird deutlich, dass der neue steuerfreie Mindestbetrag von 154 € monatlich bei
Gemeinden oder Städten bis 50.000 Einwohner anzuwenden ist.
Für den höchstens steuerfrei
bleibenden Betrag ist es unerheblich, ob die nach der Verordnung über die
Entschädigung kommunaler Vertretungen und Ausschüsse (Entschädigungsverordnung)
gezahlten Aufwandsentschädigungen ausschließlich als monatliche Pauschale,
zugleich als monatliche Pauschale und als Sitzungsgelder oder ausschließlich
als Sitzungsgelder gezahlt werden. Ebenso ist es unerheblich, ob ein
Sitzungsgeld für die Teilnehmer an einer Sitzung eines Gemeinderats, eines
seiner Ausschüsse oder einer Fraktion gezahlt wird.
Die Nachholung nicht
ausgeschöpfter steuerfreier Monatsbeträge in anderen Monaten desselben
Kalenderjahres ist zulässig. Dabei kann jedoch der steuerfreie Jahresbetrag
uneingeschränkt nur dann eingesetzt werden, wenn die Ratsmitgliedschaft während
eines ganzen Kalenderjahres bestanden hat.
Für die Eingruppierung nach
der Gemeindegröße ist für steuerliche Zwecke – abweichend von der Regelung zur
Entschädigungsverordnung – die Einwohnerzahl der Gemeinde zu Beginn des
Kalenderjahres zu Grunde zu legen (Grundsatz der Abschnittsbesteuerung).
2.
Neben den steuerfreien Beträgen nach Nr. 1 ist die Erstattung der
tatsächlichen Fahrkosten für Fahrten von der Wohnung zum Sitzungsort und zurück
als steuerfreie Aufwandsentschädigung zulässig; bei Benutzung eines eigenen Kfz
oder Fahrrads ist die Wegstreckenentschädigung nach dem Landesreisekostengesetz
maßgebend.
3.
Die steuerfreien Beträge nach Nr. 1 erhöhen sich für zwei Stellvertreter
des Bürgermeisters, in Gemeinden mit mehr als 50.000 Einwohnern für einen
weiteren Stellvertreter, sowie für Fraktionsvorsitzende auf das Doppelte der
Beträge nach Nr. 1.
In den Fällen einer
Vervielfältigung ist der neue steuerfreie Mindestbetrag von 154 € monatlich
nicht anzuwenden.
Beispiel:
Der stellvertretende
Bürgermeister der Stadt A (bis 20.000 Einwohner) enthält eine pauschale
Entschädigung von 225 € monatlich.
Die gezahlte pauschale
Entschädigung ist in Höhe von 180 € monatlich (90 € x2) steuerfrei und in Höhe
von 45 € monatlich steuerpflichtig.
Die steuerliche Behandlung
der den hauptamtlichen Bürgermeistern gezahlten Aufwandsentschädigungen richtet
sich nach Abschn. 13 Abs. 3 LStR. Danach sind die nach der
Eingruppierungsverordnung gezahlten Aufwandsentschädigungen in voller Höhe
steuerfrei.
II.
Für ehrenamtliche Mitglieder eines Kreistages gilt
Folgendes:
1.
Pauschale Entschädigungen und Sitzungsgelder sind ab 2002 steuerfrei, soweit
sie insgesamt während der Dauer der Mitgliedschaft folgende Beträge nicht
übersteigen:
|
in einem Landkreis mit |
monatlich |
jährlich |
|
Höchstens 250.000 Einwohnern |
177 € |
2124 € |
|
mehr als 250.00 Einwohnern |
223 € |
2676 € |
2.
Die steuerfreien Beträge nach Nr. 1 erhöhten sich für höchstens 2
Stellvertreter des Landrats sowie für Fraktionsvorsitzende in den Kreistagen auf
das Doppelte der Beträge nach Nr. 1.
Die steuerliche Behandlung der den hauptamtlichen
Landräten gezahlten Aufwandsentschädigungen richtet sich nach Abschn. 13
Abs. 3 LStR. Danach sind die nach der Eingruppierungsverordnung gezahlten
Aufwandsentschädigungen in voller Höhe steuerfrei.
III
Für ehrenamtliche Mitglieder der
Landschaftsversammlungen der Landschaftsverbände Rheinland und Westfalen-Lippe
sowie der Verbandsversammlung des Kommunalverbandes Ruhrgebiet gilt Folgendes:
1.
Pauschale Entschädigungen und Sitzungsgelder sind steuerfrei, soweit sie
insgesamt während der Dauer der Mitgliedschaft monatlich 223 € und jährlich
2.676 € nicht übersteigen.
2.
die steuerfreien Beträgen nach Nr. 1 erhöhten sich
a) für den Vorsitzenden auf
das Dreifache,
b) für höchstens 2
Stellvertreter des Vorsitzenden sowie für Fraktionsvorsitzende in den
Landschaftsversammlungen bzw. in der Verbandsversammlung auf das Doppelte
der Beträge nach Nr. 1.
IV.
Für ehrenamtliche Mitglieder der Bezirksvertretungen
und für Ortsvorsteher gilt:
1.
Die Regelungen nach Abschnitt I Nr. 1 und 2 gelten sinngemäß für
Mitglieder der Bezirksvertretungen in kreisfreien Städten und für Ortsvorsteher
in kreisangehörigen Gemeinden. Dabei ist jedoch nicht die Einwohnerzahl der Gemeinde
oder der Stadt, sondern die des Stadt- oder Gemeindebezirks maßgebend.
2.
Die steuerfreien Beträge nach Nr. 1 erhöhten sich für den Bezirksvorsteher
auf das Doppelte der Beträge nach Nr. 1, mindestens auf insgesamt 220 €
monatlich.
Beispiel:
Der Bezirksvorsteher eines Stadtbezirks
(Einwohnerzahl ca. 15.000) erhält eine Aufwandsentschädigung von 159 €
monatlich.
Die Aufwandsentschädigung ist in Höhe des neuen
Mindestbetrages von 154 € monatlich steuerfrei und in der verbleibenden Höhe
von 5 € monatlich steuerpflichtig.
Sofern eine Person Ratsmitglied und Ortsvorsteher
ist und für beide Tätigkeiten eine Aufwandsentschädigung erhält, kann der
steuerfreie Mindestbetrag von 154 € monatlich jeweils für beide Tätigkeiten
gesondert in Anspruch genommen werden.
Für sachkundige Bürger
1.
im Sinne von § 58 Gemeindeordnung sind ab 2002 Sitzungsgelder steuerfrei,
soweit sie folgende Beträge nicht übersteigen:
|
in einer Gemeinde oder Stadt mit |
|
|
höchstens 20.000 Einwohnern |
5,50 € |
|
20.001 bis 50.000 Einwohnern |
6,50 € |
|
50.001 bis 150.000 Einwohnern |
8,00 € |
|
150.001 bis 450.000 Einwohnern |
9,00 € |
|
mehr als 450.000 Einwohnern |
10,50 € |
2.
im Sinne von § 41 Kreisordnung sind Sitzungsgelder steuerfrei, soweit sie folgende
Beträge nicht übersteigen:
|
in einem Kreis mit |
|
|
höchstens 250.000 Einwohnern |
9,00 € |
|
mehr als 250.000 Einwohnern |
10,50 € |
3.
Bei sachkundigen Bürgern i. S. d. § 12 Abs. 3 und § 13
Abs. 3 Satz 2 Landschaftsverbandsordnung sowie i. S. d. § 16
Abs. 3 und des § 17 Abs. 2 Satz 3 des Gesetzes über den
Kommunalverband Ruhrgebiet sind Sitzungsgelder steuerfrei, soweit sie 15,50 €
übersteigen.
Die Sitzungsgelder an sachkundigen Bürger sind
jedoch in den Fällen der Nrn. 1 bis 3 dieses Abschnitts mindestens in Höhe des
in § 13 Abs. 3 Satz 3 der Lohnsteuer-Richtlinien genannten
Betrags von 154 € monatlich steuerfrei.
Beispiel 1:
A erhält als sachkundige Bürgerin der Gemeinde B
(ca. 40.000 Einwohner) für die Teilnahme an drei Sitzungen im Oktober 2002 ein
Sitzungsgeld in Höhe von insgesamt 63 € (21 € x 3).
Das Sitzungsgeld übersteigt nicht den steuerfreien
Mindestbetrag (= 154 € monatlich) und ist deshalb in voller Höhe (= 63 €)
steuerfrei.
Beispiel 2:
C erhält als sachkundiger Bürger der Stadt D (ca.
180.000 Einwohner) für die Teilnahme an acht Sitzungen im November 2002 ein
Sitzungsgeld in Höhe von insgesamt 232 € (29 € x 8).
Der nach der o. a. Tabelle steuerfreie Betrag von 72
€ (9 € x 8) übersteigt nicht den steuerfreien Mindestbetrag. Das Sitzungsgeld
ist daher in Höhe von 154 € steuerfrei und in Höhe von 78 € steuerpflichtig.
Beispiel 3:
E erhält als sachkundige Bürgerin der Stadt F (ca.
500.000 Einwohner) für die Teilnahme an fünfzehn Sitzungen im November 2002 ein Sitzungsgeld in Höhe
von insgesamt 510 €. Der nach der o. a. Tabelle steuerfreie Betrag von 157,50 €
(10,50 € x 15) übersteigt den steuerfreien Mindestbetrag von 154 € monatlich.
Das Sitzungsgeld ist daher in Höhe von 158 € (aufgerundet) steuerfrei und in
Höhe von 352 € steuerpflichtig.
Die vorstehenden Ausführungen gelten entsprechend
für sachkundige Einwohner.
V.
Steuerpflichtige, die gleichzeitig Mitglied mehrerer
kommunaler Vertretungen sind, können steuerfreie Entschädigungen i. S. d. vorstehenden
Absätze I bis V nebeneinander beziehen. R 13 Abs. 3 Satz 6 LStR ist
insoweit nicht anzuwenden.
VI.
Nach § 7 Entschädigungsverordnung kann für
Mitglieder kommunaler Vertretungen und Ausschüsse sowie für Ortsvorsteher
zusätzlich eine angemessene private Unfallversicherung abgeschlossen werden. In
den meisten Fällen handelt es sich um einen „24-Stunden-Schutz“ mit der Folge,
dass der Versicherungsschutz Unfälle im privaten Bereich, Unfälle im Rahmen der
Ausübung der Mandatstätigkeit am Sitzungsort einschließlich der Fahrten von der
Wohnung zum Sitzungsort und Unfälle bei mandatsbedingten Auswärtsterminen
umfasst.
Für Unfallversicherungen i.S.d. § 7
Entschädigungsverordnung gelten die Grundsätze des Schreibens des
Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 17.07.2000 (Bundessteuerblatt 2000
Teil I S. 1204) entsprechend. Demnach sind
a) 50% der
Versicherungsprämie (= privater Versicherungsschutz) als steuerpflichtige
Betriebseinnahme des Mandatsträgers zu behandeln. Der Mandatsträger hat diesen
Anteil im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung als Betriebseinnahme anzugeben
und kann ihn dann aber im Rahmen der steuerlichen Höchstbeträge gemäß § 10
Abs. 1 Nr. 2 und Abs. 3 EStG als Sonderausgaben abziehen;
b) weitere 20% der
Versicherungsprämie nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei, sofern der
Mandatsträger auch Auswärtstermine wahrzunehmen hat. Davon ist im Regelfall
auszugehen;
c) die übrigen 30% der
Versicherungsprämie (Anteil Mandatstätigkeit ohne Auswärtstermine) sind
steuerpflichtige Betriebseinnahmen. Eine Steuerfreiheit kommt nur in Betracht,
soweit der steuerpflichtige Anteil zusammen mit den übrigen
Aufwandsentschädigungen die Höchstgrenzen des § 3 Nr. 12 Satz 2 EStG nicht
überschreitet.
Bezüglich etwaiger Versicherungsleistungen ist
entsprechend Tz. 4.1.2 des o.a. BMF-Schreibens zu verfahren.
Die vorstehend auf Ratsmitglieder bezogenen
Ausführungen gelten für Bezirksvertreter entsprechend.
Die Beitragszahlungen zur Unfallversicherung
unterliegen der Mitteilungspflicht gemäß § 2 Abs. 1
Mitteilungsverordnung vom 07.09.1993 (BGBl. I S.
1554, BStBl. I
S. 799), zuletzt geändert durch Artikel 25 des Gesetzes vom 19.12.2000 (BGBl. I S. 1790, BStBl. 2001 I S. 3). Um eine zutreffende steuerliche Erfassung bei den
Betroffenen sicherzustellen, sollte die Gemeinde oder Stadt zur Vorlage beim
zuständigen Wohnsitzfinanzamt eine gesonderte Bescheinigung erteilen, aus der
sich neben dem Betrag auch die Aufteilung entsprechend den obigen Grundsätzen
ergibt.
C
Wirkung der steuerfreien Aufwandsentschädigungen
Mit den steuerfreien Beträgen sind alle
Aufwendungen, die mit einer ehrenamtlichen Tätigkeit i.S.d. Teils B
zusammenhängen, mit Ausnahme der Aufwendungen für Dienstreisen und der Fahrten
zwischen Wohnung und Sitzungsort, abgegolten. Es bleibt den Steuerpflichtigen
unbenommen, ihre tatsächlichen Aufwendungen, soweit sie nicht Kosten der
Lebensführung sind, die ihre wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung
mit sich bringt, gegenüber dem Finanzamt nachzuweisen oder glaubhaft zu machen.
In diesem Fall können die tatsächlichen Aufwendungen, soweit sie die
steuerfreien Entschädigungen übersteigen, als Betriebsausgaben berücksichtigt
werden.
Leistet die Körperschaft ausnahmsweise keinen Ersatz
für Reisekosten und Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Sitzungsort, so
kann das Finanzamt diese Aufwendungen nicht zusätzlich zu dem als
Aufwandsentschädigung pauschal steuerfrei belassenen Betrag als
Betriebsausgaben berücksichtigen. Eine Berücksichtigung ist in diesen Fällen
nur dann möglich, wenn sämtliche mit der ehrenamtlichen Tätigkeit
zusammenhängenden Aufwendungen im Einzelnen nachgewiesen werden und der
Gesamtbetrag aller nachgewiesenen Betriebsausgaben die steuerfrei belassene
Aufwandsentschädigung übersteigt. Für die Höhe der als Betriebsausgaben
abziehbaren Aufwendungen für die Wege
zwischen Wohnung und Sitzungsort gilt § 9 Abs. 1 Satz 3
Nr. 4 i. V. m. Abs. 2 EStG.
Bei der Führung des Einzelnachweises ist Folgendes
zu beachten:
1
Als Betriebsausgaben können nach der Art der Tätigkeit des hier angesprochenen
Personenkreises etwa folgende Aufwendungen in Betracht kommen:
1.1
Aufwendungen für Informationsmaterial in Bezug auf die ausgeübte Tätigkeit in
der kommunalen Vertretung;
1.2
Aufwendungen für Porti, Telekommunikation, Schreibmaterial und andere
Sachkosten, die im Zusammenhang mit der Tätigkeit als Mitglied der kommunalen
Vertretung stehen; der Abzug der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer
dem Grunde und der Höhe nach richtet sich nach § 4 Abs. 5
Nr. 6 b EStG;
1.3
Beträge, die von Ratsmitgliedern an die Fraktionsgeschäftsführung abgeführt
werden müssen, sofern damit Kosten für die Erledigung gemeinsamer oder für das
Ratsmitglied übernommener Aufgaben umgelegt werden;
1.4
Reisekosten in besonders gelagerten Fällen;
a) Soweit die für die
Benutzung privateigener Kfz für Dienstreisen sowie für die An- und Abfahrt zum
Sitzungsort nach Maßgabe des Landesreisekostengesetzes erstatteten Beträge
niedriger als die tatsächlichen Kosten sind, kann die Differenz als
Betriebsausgaben abgezogen werden.
b) Mehraufwand für die
Verpflegung und Kosten einer eventuellen Übernachtung auf einer Dienstreise
sind grundsätzlich durch die Reisekostenvergütungen nach dem
Landesreisekostengesetz abgegolten. Eine Berücksichtigung derartiger
Aufwendungen kommt lediglich in Betracht, wenn für eine Dienstreise im
Einzelfall eine Reisekostenvergütung nicht in Anspruch genommen worden ist oder
die nach § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG in Betracht kommenden
Pauschbeträge höher als die Reisekostenvergütungen sind.
1.5
Aufwendungen in angemessenem Umfang
a) für die Bewirtung
außerhalb des eigenen Haushalts (vgl. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG);
b) für Geschenke an Personen
nach Maßgabe des § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG.
Voraussetzung ist, dass
diese Aufwendungen einzeln mit Angabe des Empfängers und getrennt von sonstigen
Betriebsausgaben aufgezeichnet worden sind (§ 4 Abs. 7 EStG).
Vor Anwendung der
Vorschriften des § 4 Abs. 5 und 7 EStG ist ferner stets zu prüfen, ob
die als Betriebsausgaben geltend gemachten Aufwendungen für die Bewirtung und Repräsentation
tatsächlich und eindeutig im Zusammenhang mit der Mandatstätigkeit stehen.
1.6
Die in Abschnitt B VII unter c) genannten Unfallversicherungsbeiträge.
2.
Die vorbezeichneten Aufwendungen müssen grundsätzlich nachgewiesen oder
zumindest glaubhaft gemacht werden. Dabei genügt es, wenn der Steuerpflichtige
den Einzelnachweis für einen zusammenhängenden repräsentativen Zeitraum von
sechs Monaten erbringt. Die dabei gewonnenen Erkenntnisse können sodann für die
gesamte Legislaturperiode zugrunde gelegt werden, ohne dass es insoweit eines
erneuten Nachweises bedarf. Der Einzelnachweis – zumindest für einen
repräsentativen Sechsmonatszeitraum – ist im Hinblick auf das
Gleichbehandlungsgebot in allen Fällen anzufordern.
Innerhalb des vereinfachten
Nachweises können jedoch nicht die Betriebsausgaben berücksichtigt werden,
deren Abzug nach § 4 Abs. 7 EStG die Erfüllung besonderer
Aufzeichnungspflichten voraussetzt. Diese Aufwendungen sind in jedem Falle
einzeln nachzuweisen.
3.
Hat sich ein Steuerpflichtiger für einen Veranlagungszeitraum für den
vereinfachten Nachweis entschieden, schließt dies nicht aus, dass er für einen
anderen Veranlagungszeitraum seine tatsächlichen Betriebsausgaben im Einzelnen
nachweist. Es ist jedoch nicht möglich, innerhalb eines Veranlagungszeitraums
einen Teil der Betriebsausgaben nach dem vereinfachten Verfahren anzusetzen und
darüber hinaus weitere im Einzelnen nachzuweisende Aufwendungen zu
berücksichtigen. Der Steuerpflichtige kann vielmehr – abgesehen von den nach
§ 4 Abs. 7 EStG in jedem Fall besonders nachzuweisenden
Betriebsausgaben – für jeden einzelnen Veranlagungszeitraum insgesamt nur
zwischen dem Einzelnachweis und dem vereinfachten Nachweis seiner
Betriebsausgaben wählen.
D
Anwendungszeitraum
Die vorstehenden Regelungen sind erstmals für den
Veranlagungszeitraum 2002 anzuwenden.
Dieser Erlass wird im Ministerialblatt des Landes
Nordrhein-Westfalen veröffentlicht. Ich bitte, diesen Erlass außerdem in der
EStG-Kartei als Ergänzung zu § 3 EStG Fach 3 Nr. 808 bekannt zu geben.
Nach Abschluss der Veranlagungsarbeiten 2001 brauchen dort neben diesem Erlass
lediglich die bisherigen Regelungen IV. und V. (Erlasse vom 27.10. und
06.11.1997) veröffentlicht zu werden. Die übrigen Regelungen können dann
ausgesondert werden.