Verwaltungsverfahrensgesetz
Amtliche Beglaubigung von Abschriften und Unterschriften

RdErl. d. Innenministers v. 28. 4. 1977 - I C 2/17-21.14

Die Befugnis und Form der amtlichen Beglaubigung sind durch die §§ 33 und 34 des Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW) (SGV. NRW. 2010) und die Verordnung zur Bestimmung der zur amtlichen Beglaubigung befugten Behörden vom 19. April 1977 (GV. NRW. S. 180 / SGV. NRW. 2010) geregelt. Die amtliche Beglaubigung ist zu unterscheiden von der öffentlichen Beglaubigung im Sinne von § 129 BGB, die nur durch einen Notar erfolgen kann (vgl. § 65 des Beurkundungsgesetzes).

Im Übrigen bitte ich Folgendes zu beachten:

1
Jede Behörde (§ l Abs. 2 VwVfG NRW) kann Abschriften, Ablichtungen, Vervielfältigungen und Negative von Schriftstücken, die sie selbst ausgestellt hat, oder die für ihren eigenen Bedarf bestimmt sind, amtlich beglaubigen. Andere Schriftstücke, die von einer Behörde ausgestellt sind oder deren Abschrift zur Vorlage bei einer Behörde benötigt wird, dürfen - sofern nicht durch Rechtsvorschrift die Erteilung beglaubigter Abschriften aus amtlichen Registern und Archiven anderen Behörden ausschließlich vorbehalten ist, z. B. die Erteilung von Personenstandsurkunden - von den in § l Abs. l des Gesetzes bezeichneten Behörden amtlich beglaubigt werden. Die zur Beglaubigung befugten Behörden sind durch die getroffene Zuständigkeitsregelung nicht unumschränkt verpflichtet, in jedem Fall von der Beglaubigungsbefugnis Gebrauch zu machen.

Im Rahmen pflichtgemäßen Ermessens kann von der Ausübung der Befugnis in mehr oder weniger großem Umfang abgesehen werden; dies kann z. B. in Betracht kommen, um die Funktionsfähigkeit einer in der Regel nicht auf größeren Publikumsverkehr eingestellten Behörde nicht zu beeinträchtigen.

Ausnahmslos können jedoch die örtlichen Ordnungsbehörden als verpflichtet angesehen werden, Beglaubigungen vorzunehmen. Damit wird auch dem im § 5 Abs. 5 LOG NRW enthaltenen Grundsatz einer möglichst ortsnahen Verwaltung entsprochen.

Die Vorschriften über die Beglaubigung von Abschriften gelten entsprechend für Ablichtungen, Lichtdrucke und ähnliche in technischen Verfahren hergestellte Vervielfältigungen, für auf fototechnischem Wege von Schriftstücken hergestellte Negative, die bei einer Behörde aufbewahrt werden, für Ausdrucke elektronischer Dokumente sowie für elektronische Dokumente, die zur Abbildung eines Schriftstücks hergestellt wurden oder die ein anderes technisches Format als das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur verbundene Ausgangsdokument erhalten haben. Beglaubigte Vervielfältigungen und Negative stehen beglaubigten Abschriften gleich (§ 33 Abs. 6 VwVfG NRW).

Amtliche Beglaubigungen sind nicht möglich, wenn Umstände zu der Annahme berechtigen, dass der ursprüngliche Inhalt des Schriftstückes geändert worden ist. Die Art der möglichen Änderungen ist in § 33 Abs. 2 VwVfG NRW beispielhaft aufgeführt.

Beglaubigte Abschriften von Urkunden treten im Rechtsverkehr häufig an die Stelle von Originalurkunden. Die beglaubigende Behörde hat daher darauf zu achten, dass die Abschrift des Originals nach Anbringung des amtlichen Beglaubigungsvermerks geeignet ist, das Original im Rechtsverkehr zu ersetzen. Bei einem Schriftstück, das aus mehreren Blättern besteht, sollte daher der Zusammenhang zwischen den einzelnen Blättern hergestellt werden.

Nach § 33 Abs. 3 Satz l VwVfG NRW wird eine Abschrift beglaubigt durch einen Beglaubigungsvermerk, der unter die Abschrift zu setzen ist. Aus § 33 Abs. 3 Satz 2 VwVfG NRW ergibt sich, welchen Inhalt der Vermerk haben muss. Ich empfehle, dem Beglaubigungsvermerk das folgende Muster zugrunde zu legen:

„Hiermit wird amtlich beglaubigt, dass die vor-/umstehende Abschrift/Ablichtung mit der vorgelegten Urschrift/ Ausfertigung/beglaubigten/einfachen/Abschrift/Ablichtung der/des
..................................................(Bezeichnung des Schriftstückes)....................
übereinstimmt.

Die Beglaubigung wird nur zur Vorlage bei...........................(Behörde).............
erteilt.

Düsseldorf, den.........................

(Siegel)

Landesamt für Besoldung und Versorgung

Im Auftrag

(Unterschrift)“

Der Hinweis auf den Verwendungszweck entfällt, wenn die Urschrift von einer Behörde ausgestellt ist (§ 33 Abs. 3 Nr. 3 VwVfG NRW).

§ 33 VwVfG NRW gilt nicht für die Beglaubigung von Abschriften für den internen Bedarf der Behörde.

Gemäß § 33 Abs. 5 Satz 1 VwVfG NRW muss der Beglaubigungsvermerk zusätzlich zu den Angaben nach § 33 Abs. 3 Satz 2 VwVfG NRW bei der Beglaubigung

1. des Ausdrucks eines elektronischen Dokuments, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur verbunden ist, die Feststellungen enthalten,

a) wen die Signaturprüfung als Inhaber der Signatur ausweist,

b) welchen Zeitpunkt die Signaturprüfung für die Anbringung der Signatur ausweist und

c) welche Zertifikate mit welchen Daten dieser Signatur zugrunde lagen;

2. eines elektronischen Dokuments den Namen der für die Beglaubigung zuständigen Person und die Bezeichnung der Behörde, die die Beglaubigung vornimmt, enthalten; die Unterschrift der für die Beglaubigung zuständigen Person und das Dienstsiegel nach § 33 Abs. 3 Satz 2 Nr. 4 VwVfG NRW werden durch eine dauerhaft überprüfbare qualifizierte elektronische Signatur ersetzt.

Wird ein elektronisches Dokument, das ein anderes technisches Format als das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur verbundene Ausgangsdokument erhalten hat, nach § 33 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 VwVfG NRW beglaubigt, muss der Beglaubigungsvermerk zusätzlich die Feststellungen nach § 33 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 VwVfG NRW für das Ausgangsdokument enthalten.

Jede Behörde soll von Urkunden, die sie selbst ausgestellt hat, auf Verlangen ein elektronisches Dokument nach § 33 Abs. 4 Nr. 4 Buchstabe a VwVfG NRW oder eine elektronische Abschrift fertigen und beglaubigen (§ 33 Abs. 7 VwVfG NRW).

2
Nach § 34 Abs. l Satz l VwVfG NRW dürfen Unterschriften nur beglaubigt werden, wenn das unterzeichnete Schriftstück zur Vorlage bei einer Behörde oder bei einer sonstigen Stelle, der auf Grund einer Rechtsvorschrift das unterzeichnete Schriftstück vorzulegen ist, benötigt wird. Die amtliche Beglaubigung von Unterschriften ohne zugehörigen Text sowie von Unterschriften, die der öffentlichen Beglaubigung (§ 129 des Bürgerlichen Gesetzbuches) bedürfen, ist unzulässig (§ 34 Abs. l Satz 2 VwVfG NRW).

Eine Unterschrift soll nur beglaubigt werden, wenn sie in Gegenwart des beglaubigenden Bediensteten vollzogen oder anerkannt wird (§ 34 Abs. 2 VwVfG NRW).

Nach § 34 Abs. 4 VwVfG NRW gelten die Vorschriften über die amtliche Beglaubigung von Unterschriften für die Beglaubigung von Handzeichen entsprechend.

§ 34 Abs. 3 VwVfG NRW schreibt vor, dass der Beglaubigungsvermerk unmittelbar bei der Unterschrift, die beglaubigt werden soll, anzubringen ist, und welchen Inhalt er haben muss. Ich empfehle, für den Beglaubigungsvermerk das folgende Muster zu verwenden:

„Die/Das vorstehende Unterschrift/Handzeichen ist von
.....................................(Vorname, Familienname, ggf. Geburtsname)..............
wohnhaft in..................(Ort, Straße und Hausnummer)......................................

persönlich bekannt - ausgewiesen durch..............(Personalausweis, Pass)...........
vor mir vollzogen - anerkannt - worden.

Dies wird hiermit amtlich beglaubigt.

Die Beglaubigung wird nur zur Vorlage bei.
................................................(Behörde oder Stelle).......................................
erteilt.

Düsseldorf, den

(Siegel)

Landesamt für Besoldung und Versorgung

Im Auftrag

(Unterschrift)“

§ 34 VwVfG NRW gilt nicht für die Beglaubigung von Unterschriften, die in amtlicher Eigenschaft geleistet werden.

MBl. NRW. 1977 S. 552, geändert durch RdErl. v. 26.1.2015 (MBl. NRW. 2015 S. 104).