Geltende Erlasse (SMBl. NRW.) mit Stand vom 15.9.2023
Beglaubigung und Legalisation von Urkunden, die zum Gebrauch im Ausland bestimmt sind, sowie Übereinkommen zur Befreiung RdErl. d. Innenministeriums v. 22.10.2003 - 56/17 - 21.163
Beglaubigung und Legalisation von Urkunden, die zum Gebrauch im Ausland bestimmt sind, sowie Übereinkommen zur Befreiung RdErl. d. Innenministeriums v. 22.10.2003 - 56/17 - 21.163
Beglaubigung und Legalisation von Urkunden,
die zum Gebrauch im Ausland bestimmt sind,
sowie Übereinkommen zur Befreiung
RdErl. d.
Innenministeriums v. 22.10.2003 - 56/17 - 21.163
1
Begriffsbestimmung
Eine Beglaubigung im Sinne dieses Erlasses ist die von der zuständigen
deutschen Behörde auf einer inländischen öffentlichen Urkunde vorgenommene
Bestätigung der Echtheit der Unterschrift, der Eigenschaft, in welcher der
Unterzeichner gehandelt hat, und gegebenenfalls der Echtheit des Siegels oder
Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist.
1.2
Legalisation ist die Bestätigung einer öffentlichen Urkunde durch die
zuständige Vertretung des ausländischen Staates, in dem die Urkunde verwendet
werden soll. Die Bestätigung bezieht sich auf die Echtheit der Unterschrift,
die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, und
gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde
versehen ist.
2
Erforderlichkeit der Beglaubigung und Legalisation
Beglaubigt werden müssen grundsätzlich alle Urkunden, die der Legalisation
bedürfen.
Soweit keine
internationalen Vereinbarungen vorliegen, ist im Zweifel davon auszugehen, dass
Legalisationszwang besteht. Die ausländischen diplomatischen und konsularischen
Vertretungen in der Bundesrepublik Deutschland werden auf Anfrage hierüber
Auskunft erteilen. Das Einholen der Auskunft wird in der Regel Angelegenheit
der Antragsteller sein.
2.1
Gegenstand der Legalisation
Öffentliche
Urkunden, die im Ausland verwendet werden sollen, müssen legalisiert werden,
a)
wenn die Legalisation nach dem Recht des ausländischen Staates, in welchem die
Urkunde verwendet werden soll, vorgeschrieben ist (Legalisationszwang) und
besondere internationale Vereinbarungen, die den Legalisationszwang zwischen
den beteiligten Staaten aufheben oder einschränken, nicht vorliegen, oder
b)
wenn ein Legalisationszwang nach innerstaatlichem Recht zwar nicht besteht, die
Gerichte und Behörden des ausländischen Staates jedoch im Einzelfall die
Legalisation verlangen.
2.2
Befreiung von der Legalisation aufgrund zweiseitiger Verträge
2.21
Belgien
Nach Artikel 1 des
deutsch-belgischen Beglaubigungsabkommens vom 13. Mai 1975 (Gesetz vom 25. Juni
1980, BGBl. II S. 813; Bek. vom 9. März 1981, BGBl. II S. 142) bedürfen
öffentliche Urkunden, die in einem der beiden Staaten errichtet und mit
amtlichem Siegel oder Stempel versehen sind, zum Gebrauch im anderen
Vertragsstaat keiner Legalisation, Apostille oder ähnlichen Förmlichkeit.
Als öffentliche Urkunden sind auch Urkunden anzusehen, die, selbst wenn sie
nicht mit amtlichem Siegel oder Stempel versehen sind, in einem der beiden
Staaten eine Person oder Stelle errichtet hat, die nach dem Recht dieses
Staates zur Ausstellung berechtigt. ist Diese Dokumente, hierunter fallen z.B.
Zeugnisse von Schulen, Hochschulen, Industrie- und Handelskammern, bedürfen
jedoch der Beglaubigung, nicht aber der Legalisation.
2.22
Dänemark
Nach dem
deutsch-dänischen Beglaubigungsabkommen vom 17. Juni 1936 (Bek. vom 23. Juni
1936, BGBl. II S. 213), das - mit Ausnahme von Artikel 6 - mit Wirkung vom 1.
September 1952 wieder in Kraft gesetzt worden ist (Bek. vom 30. Juni 1953, BGBl.
II S. 186), bedürfen Urkunden, die in einem der Vertragsstaaten von einem
Gericht oder einer Staatsanwaltschaft, einer obersten oder höheren
Verwaltungsbehörde oder von einem Notar aufgenommen, ausgestellt oder
beglaubigt und mit Siegel oder Stempel versehen sind, zum Gebrauch im Gebiet
des anderen Staates keiner weiteren Beglaubigung oder Legalisation.
2.23
Frankreich
Nach Artikel 1 des
Abkommens vom 13. September 1971 zwischen der Bundesrepublik Deutschland und
der Französischen Republik über die Befreiung öffentlicher Urkunden von der
Legalisation (Gesetz vom 30. Juli 1974, BGBl. II S. 1074, 1100), das am 1.
April1975 in Kraft getreten ist (Bek. vom 6. März 1975, BGBl. II S. 353),
bedürfen öffentliche Urkunden, die in einem der beiden Staaten errichtet und
mit amtlichem Siegel oder Stempel versehen sind, zum Gebrauch in dem anderen
Staat keiner Legalisation, Apostille, Beglaubigung oder ähnlicher Förmlichkeit.
2.24
Griechenland
Nach Artikel 24
des deutsch-griechischen Abkommens vom 11. Mai 1938 über die gegenseitige
Rechtshilfe in Angelegenheiten des bürgerlichen und Handels-Rechts - RGBl. II
S. 848 - (vgl. Nr. 3 der Bek. über die Wiederanwendung deutsch-griechischer
Vorkriegsverträge vom 26. Juni 1952 - BGBl. II S. 634 -) bedürfen Urkunden, die
von einem deutschen Landgericht oder einem griechischen Gerichtshof 1. Instanz
oder einem deutschen oder griechischen Gericht höherer Ordnung, von einer
deutschen oder griechischen obersten Verwaltungsbehörde oder von einem
deutschen oder griechischen obersten Verwaltungsgericht aufgenommen,
ausgestellt oder beglaubigt und mit dem Siegel oder Stempel der Behörde oder
des Gerichts versehen sind, zum Gebrauch im Gebiet des anderen Staates keiner
Beglaubigung oder Legalisation.
2.25
Italien
Nach Artikel 1 des
Vertrages vom 7. Juni 1969 zwischen der Bundesrepublik Deutschland und der
Italienischen Republik über den Verzicht auf die Legalisation von Urkunden
(Gesetz vom 30. Juli 1974, BGBl. II S. 1069), der am 5. Mai 1975 in Kraft
getreten ist (Bek. vom 22. April 1975, BGBl. II S. 660), bedürfen öffentliche
Urkunden, die in einem Vertragsstaat errichtet und mit amtlichem Siegel oder
Stempel versehen sind, keiner Legalisation oder Beglaubigung. Andere Urkunden,
die nach dem Recht eines Vertragsstaates als öffentliche Urkunden anzusehen
sind, bedürfen zum Gebrauch in dem anderen Vertragsstaat keiner Legalisation,
wenn sie von der zuständigen Behörde des Vertragsstaates, in dem die Urkunde
errichtet worden ist, beglaubigt sind.
2.26
Luxemburg
Nach Artikel 1 des
Abkommens vom 3. Juni 1982 zwischen der Bundesrepublik Deutschland und dem
Großherzogtum Luxemburg über den Verzicht auf die Beglaubigung und über den
Austausch von Personenstandsurkunden sowie über die Beschaffung von
Ehefähigkeitszeugnissen (Gesetz vom 11. November 1983, BGBl. II S. 698; Bek.
vom 7. Februar 1984, BGBl. II S. 188) bedürfen Urkunden, die der Standesbeamte
aufgenommen, ausgestellt oder beglaubigt und mit amtlichem Siegel oder Stempel
versehen hat, zum Gebrauch in Luxemburg keiner Beglaubigung oder Legalisation.
2.27
Österreich
Nach dem
deutsch-österreichischen Beglaubigungsvertrag vom 21. Juni 1923 - RGBl. II S.
61 - (vgl. Nr. 1 der Bek. über die Wiederanwendung von ehemals zwischen dem
Deutschen Reich und der Republik Österreich abgeschlossenen Verträgen usw. vom
13. März 1952 - BGBl. II S. 436 -) bedürfen Urkunden, die von einer Gerichts-
oder Verwaltungsbehörde des einen vertragsschließenden Staates ausgestellt
worden sind, zum Gebrauch im Gebiet des anderen Staates keiner Beglaubigung oder
Legalisation, wenn sie mit dem Siegel oder Stempel der Gerichts- oder
Verwaltungsbehörde versehen sind.
Nach Artikel 1 des Vertrages vom 18. November 1980 zwischen der Bundesrepublik
Deutschland und der Republik Österreich über den Verzicht auf die Beglaubigung
und über den Austausch von Personenstandsurkunden sowie über die Beschaffung
von Ehefähigkeitszeugnissen (Gesetz vom 7. Dezember 1981, BGBl. II S. 1050;
Bek. vom 18. Februar 1982, BGBl. II S. 207) bedürfen Urkunden, die der
Standesbeamte aufgenommen, ausgestellt oder beglaubigt und mit dem Dienstsiegel
oder dem Dienststempel versehen hat, zum Gebrauch in Österreich keiner
Beglaubigung oder Legalisation.
2.28
Schweiz
Nach Artikel 2
Abs. 1 des deutsch-schweizerischen Vertrages über die Beglaubigung öffentlicher
Urkunden vom 14. Februar 1907 (RGBl. S. 411) bedürfen Urkunden, die von
bestimmten Verwaltungsbehörden aufgenommen, ausgestellt oder beglaubigt und mit
dem Dienstsiegel oder -stempel der Behörde versehen sind, keiner Beglaubigung
oder Legalisation. Zu diesen Behörden gehören in Nordrhein-Westfalen allein das
Innenministerium und die Bezirksregierungen (vgl. Bek. vom 20. Januar 1956,
BGBl. II S. 30).
Nach Artikel 1 des Abkommens über den Verzicht auf die Beglaubigung und über
den Austausch von Personenstandsurkunden/Zivilstandsurkunden sowie über die
Beschaffung von Ehefähigkeitszeugnissen vom 4. November 1985 (Gesetz vom 28.
Januar 1988, BGBl. II S. 126; Bek. vom 22. April 1988, BGBl. II S. 467)
bedürfen Urkunden, die der Standesbeamte aufgenommen, ausgestellt oder
beglaubigt und mit dem Dienstsiegel/Amtsstempel versehen hat, zum Gebrauch in
der Schweiz keiner Beglaubigung oder Legalisation.
2.29
Besonderheit hinsichtlich der Republik Benin (vormals: Dahome)
Ohne ausdrückliche
vertragliche Regelung bedürfen alle von den Bezirksregierungen beglaubigten
Urkunden der inneren Verwaltung zur Verwendung in Benin keiner Legalisation
durch die beninischen Vertretungen.
2.3
Befreiung von der Legalisation aufgrund mehrseitiger Verträge
2.31
Übereinkommen vom 27. September 1956
Nach Artikel 5 des
Übereinkommens vom 27. September 1956 über die Erteilung gewisser für das
Ausland bestimmter Auszüge aus Personenstandsbüchern (Gesetz vom 1. August
1961, BGBl. II S. 1055; Bek. vom 8. Januar 1962, BGBl. II S. 42) bedürfen die
von den Standesbeamten ausgestellten mehrsprachigen Auszüge aus den
Personenstandsbüchern im Gebiet der anderen Vertragsstaaten keiner
Legalisation.
Das Übereinkommen gilt zwischen der Bundesrepublik Deutschland und Belgien,
Frankreich, Italien, Jugoslawien, Luxemburg, den Niederlanden, Österreich,
Portugal, der Schweiz und der Türkei.
2.32
Übereinkommen vom 26. September 1957
Nach Artikel 4 des
Übereinkommens vom 26. September 1957 über die kostenlose Erteilung von
Personenstandsurkunden und den Verzicht auf ihre Legalisation (Gesetz vom 1.
August 1961, BGBl. II S. 1055; Bek. vom 8. Januar 1962, BGBl. II S. 43)
bedürfen die von den Standesbeamten im Rahmen dieses Übereinkommens
ausgestellten Personenstandsurkunden in Gebieten der anderen Vertragsstaaten
keiner Legalisation.
Das Übereinkommen gilt zwischen der Bundesrepublik Deutschland und Belgien,
Frankreich, Italien, Luxemburg, den Niederlanden (einschließlich
Niederländische Antillen und Aruba), Österreich, Portugal, der Schweiz und der
Türkei.
2.33
Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 (Haager Übereinkommen)
Nach Artikel 2 des
Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden
von der Legalisation (Gesetz vom 21.Juni 1965, BGBl. II S. 875; Bek. vom 12.
Februar 1966, BGBl. II S. 106) sind öffentliche Urkunden im Rechtsverkehr mit
den Vertragsstaaten von der Legalisation befreit. Ausgenommen hiervon sind
jedoch Urkunden, die von diplomatischen oder konsularischen Vertretern
errichtet worden sind, und Urkunden der Verwaltungsbehörden, die sich
unmittelbar auf den Handelsverkehr oder auf das Zollverfahren beziehen.
Ausführungen zum Geltungsbereich, zu den Zuständigkeiten und zum Verfahren
sowie der Text des Übereinkommens finden sich weiter unten unter Nr. 6.
2.34
Übereinkommen vom 7. Juni 1968
Nach den Artikeln
2 und 3 des Europäischen Übereinkommens vom 7. Juni 1968 zur Befreiung der von
diplomatischen oder konsularischen Vertretern errichteten Urkunden von der
Legalisation (Gesetz vom 19. Februar 1971, BGBl. II S. 85; Bek. vom 27. Juli
1971, BGBl. II S. 1023) sind die von den diplomatischen oder konsularischen
Vertretern einer Vertragspartei im Hoheitsgebiet irgendeines Staates
errichteten Urkunden von der Legalisation befreit.
Das Übereinkommen gilt zwischen der Bundesrepublik Deutschland und folgenden
Staaten:
Frankreich,
Griechenland, Großbritannien sowie den Inseln Man, Guernsey und Jersey,
Italien, Liechtenstein, Luxemburg, Niederlande (einschließlich Niederländische
Antillen), Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Schweden, Schweiz, Spanien,
Türkei und Zypern.
3
Zuständigkeit für die Beglaubigung
3.1
Für die Beglaubigung mit Ausnahme der gerichtlichen und notariellen Urkunden
ist die Bezirksregierung zuständig, in deren Bezirk die Urkunde ausgestellt
worden ist. Diese Beglaubigung genügt in aller Regel für die Legalisation.
3.2
Urkunden, die zur Verwendung in der Volksrepublik China, in den Ländern Iran
(Hochschulzeugnisse), Myanma (vormals: Birma), Nepal, Ruanda, Rumänien,
Saudi-Arabien, Somalia, Syrien und Togo bestimmt sind, müssen nach der
Beglaubigung durch die zuständige Bezirksregierung noch vom
Bundesverwaltungsamt, Barbarastr. 1, 50735 Köln (Tel.-Nr. 02 21/758-0),
überbeglaubigt werden. Das gleiche gilt für Urkunden, die in solchen Ländern
verwendet werden sollen, zu denen die Bundesrepublik keine diplomatischen oder
konsularischen Beziehungen unterhält oder noch keine Vertretung in der
Bundesrepublik eingerichtet haben. Das Auswärtige Amt beglaubigt nur noch die
von den deutschen oder fremden diplomatischen oder konsularischen Vertretungen
errichteten oder beglaubigten Urkunden.
3.3
Führungszeugnisse
Für die
Beglaubigung eines Führungszeugnisses, das im Ausland verwendet werden soll,
ist das Bundesverwaltungsamt in Köln zuständig, weil das Führungszeugnis als
eine Urkunde einer Bundesbehörde anzusehen ist. Personen, die eine
Echtheitsbestätigung (Apostille) des Führungszeugnisses nach dem Haager Übereinkommen
vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der
Legalisation (BGBl. 1965 II S. 875) oder eine Vorbeglaubigung des
Führungszeugnisses für Zwecke der Legalisation verlangen, sind daher an das
Bundesverwaltungsamt, Barbarastr. 1, 50735 Köln (Tel.-Nr. 02 21/758-0), zu
verweisen.
4
Zuständigkeit für die Legalisation
4.1
Regelmäßig ist für die Legalisation die Auslandsvertretung des Staates sachlich
zuständig, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Örtlich zuständig ist die
Auslandsvertretung, in deren Bezirk die Urkunde beglaubigt oder - falls eine
Beglaubigung nicht stattgefunden hat - aufgenommen oder ausgestellt worden ist.
4.11
Die Anschriften und Zuständigkeitsbereiche der deutschen Auslandsvertretungen
und ihre Befugnis zur Legalisation kann man über die Homepage des Auswärtigen
Amtes erfahren unter:
http://www.auswaertiges-amt.de
(dort: Zentrale und Auslandesvertretungen - Auslandsvertretungen).
Dieser Auskunftsweg hat den Vorteil, dass er stets die aktuellen Informationen
bietet.
Daneben gibt das Auswärtige Amt noch ein gedrucktes Verzeichnis heraus mit dem
Titel „Vertretungen der Bundesrepublik Deutschland im Ausland“. Es kostet ca.
15,00 €. Es wird einmal jährlich neu aufgelegt, enthält daher meist nicht die
neuesten Informationen (Vertrieb: Bundesanzeiger VerlagsGmbH, Postfach 10 05
34, 50445 Köln). Änderungen werden vom Auswärtigen Amt im Gemeinsamen
Ministerialblatt und im Internet laufend bekannt gegeben.
4.2
Den Urkunden, die in Honduras verwendet werden sollen und dem Generalkonsulat
von Honduras in Hamburg zur Legalisation vorgelegt werden, sind 2 Fotokopien
beizufügen.
5
Verfahren und Durchführung der Beglaubigung
5.1
Beschaffenheit der zu beglaubigenden Urkunde
Bei der
Ausstellung von Urkunden, die zum Gebrauch im Ausland bestimmt sind und der
Legalisation bedürfen, ist darauf Bedacht zu nehmen, dass genügend Platz für
alle etwa erforderlichen Beglaubigungen und für die Legalisation vorhanden ist.
Die bisherigen Erfahrungen haben gezeigt, dass das Ankleben eines weiteren
Blattes an die Urkunden zur Aufnahme der Beglaubigungsvermerke von den
ausländischen Vertretungen oft beanstandet wird. Es wird daher empfohlen, für
solche Urkunden grundsätzlich das Format DIN A 4 zu verwenden. Ferner ist
darauf zu achten, dass die Urkunden möglichst nur einseitig beschriftet werden.
Ist jedoch infolge Platzmangels das Ankleben eines Blattes nicht zu vermeiden,
so muss für haltbare Befestigung gesorgt und die Klebestelle gesiegelt werden.
Auf dem Anhangblatt ist die dazugehörige Urkunde zu bezeichnen (z.B. „zur
.......................-Urkunde / Bescheinigung des/der
..........................., ausgestellt am ..................“).
5.11
Gehen alte Urkunden mit dem Antrag auf Beglaubigung zum Zwecke der Legalisation
ein, so sind sie zuerst von den zuständigen Behörden (z. B. Standesamt) darauf
zu prüfen, ob sie in der alten Fassung noch gültig und nicht durch
Berichtigungen oder spätere Änderungen überholt sind. Sind solche Urkunden zwar
gültig, aber unleserlich, eingerissen, beklebt oder befindet sich darauf noch
ein Dienstsiegel aus der Zeit von 1933 bis 1945, so sind auch ohne Antrag nach
Möglichkeit neue Ausfertigungen gebührenfrei auszustellen.
5.2
Antrag
Urkunden werden
zum Zwecke der Legalisation nur auf Antrag beglaubigt. In dem Antrag ist
anzugeben, in welchem Staat von der Urkunde demnächst Gebrauch gemacht werden
soll.
5.3
Prüfung der Urkunde
Bei einer zu
beglaubigenden Urkunde ist die Echtheit der Unterschrift und des Dienstsiegels
sowie die Befugnis des Bediensteten zur Vornahme der Amtshandlung zu prüfen. In
den Fällen, in denen die Unterschrift des Bediensteten nicht bei der
Bezirksregierung hinterlegt oder sonst bekannt ist, ist die Urkunde zunächst vorzubeglaubigen.
Den Bezirksregierungen ist es überlassen, generelle Regelungen für das
Vorbeglaubigungsverfahren zu treffen.
5.4
Inhalt und Anbringung des Beglaubigungsvermerks
5.41
Der Beglaubigungsvermerk der Bezirksregierung bei einer Vorbeglaubigung und bei
einer ohne Vorbeglaubigung vorzunehmenden Beglaubigung lautet etwa wie folgt:
„Die Echtheit
der vorstehenden (umstehenden) Unterschrift der/des ... (Amtsbezeichnung, Name)
... und die Echtheit des Dienstsiegels werden hiermit beglaubigt. Gleichzeitig
wird bescheinigt, dass die/der Vorgenannte zur Ausstellung dieser Urkunde
berechtigt war.
......................., den...................
..................................................
(Behördenbezeichnung)
i.V. oder i.A.
(Unterschrift)
(Siegel)
Az. oder
Tgb.-Nr. (gez. Name, Amtsbezeichnung)“
Im Übrigen kann
der Wortlaut der Beglaubigungsvermerke den Bedürfnissen des Einzelfalles
angepasst werden.
5.42
Der Beglaubigungsvermerk der Bezirksregierung nach Vorbeglaubigung lautet etwa:
„Vorstehende
eigenhändige Unterschrift des für die Vorbeglaubigung zuständigen - Vertreters
des - Oberbürgermeisters/Landrates..............
in ..........................................wird hiermit beglaubigt.
............................., den ............................
Die Bezirksregierung
i.V. oder i.A.
(Unterschrift)
(Siegel)
Az. oder
Tgb.-Nr. (gez. Name, Amtsbezeichnung)“
5.43
Die Beglaubigungsvermerke sind räumlich so anzubringen, dass alle etwa notwendig
werdenden Beglaubigungen und die Legalisation untereinandergesetzt werden
können und rechts und links ein Rand frei bleibt. Die Unterschrift muss
handschriftlich vollzogen werden. Unter dem handschriftlichen Namenszug des die
Beglaubigung vornehmenden Beamten ist in jedem Falle dessen Name in
Maschinenschrift zu wiederholen und die Amtsbezeichnung anzugeben. Bei den
Datumsangaben ist der Name des Monats auszuschreiben. Es ist ferner darauf zu
achten, dass der bei den Beglaubigungsvermerken anzubringende Abdruck des
Dienstsiegels gut lesbar ist.
5.5
Weiterleitung der Urkunde
5.51
Nach der Beglaubigung durch die Bezirksregierung wird die Urkunde, sofern sie
von dem Antragsteller nicht persönlich in Empfang genommen wird, an diesen
zurückgesandt. Dem Antragsteller bleibt es überlassen, sich wegen der
Legalisation unmittelbar an die zuständige ausländische Vertretung zu wenden.
Sofern eine Überbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt, Barbarastr. 1,
50735 Köln (Tel.-Nr. 02 21/758-0), erforderlich ist, wird diese grundsätzlich
von der Bezirksregierung veranlasst.
5.52
Da das Beglaubigungsverfahren in der Regel eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt,
die Urkunde von den Antragstellern aber meist dringend benötigt wird, sind alle
Anträge ohne Verzug zu erledigen.
5.6
Unterschriftsproben
Die für die
Legalisation zuständigen Auslandsvertretungen erkennen die mit dem
Beglaubigungsvermerk versehenen Urkunden nur an, wenn ihnen zum Zwecke des
Vergleichs die Unterschriftsproben und Dienstsiegelabdrucke der in
Beglaubigungssachen zeichnungsbefugten Bediensteten vorliegen. Diese Unterlagen
werden vom Bundesverwaltungsamt zur Vornahme der Überbeglaubigung benötigt. Die
Unterschriftsproben der bei den Bezirksregierungen zur Beglaubigung von
Urkunden zum Zwecke der Legalisation befugten Bediensteten und die Abdrucke der
verwendeten Siegel sind daher - wie bisher - bei den zuständigen ausländischen
Vertretungen und beim Bundesverwaltungsamt zu hinterlegen. Änderungen in der
Person der zur Beglaubigung befugten Bediensteten sind den in Betracht
kommenden Stellen unverzüglich mitzuteilen.
6
Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer
öffentlicher Urkunden von der Legalisation (BGBl. II 1965 S. 876)
Auf die
Rechtsverordnung zur Regelung der Zuständigkeit für die Erteilung der Apostille (SGV. NRW. 311) weise ich hin.
Das weiter unten
wiedergegebene Haager Übereinkommen gilt für die nachfolgend aufgeführten
Staaten. Aktuelle Informationen über die Vertragsstaaten des Haager
Übereinkommens finden sich im Internet über die Homepage der Haager Konferenz
unter:
http://www.hcch.net
(dort:news & events – conventions – Nr. 12 – Concise Status Report).
Vertragsstaaten:
Andorra, Antigua und Barbuda, Argentinien, Armenien, Australien, Bahamas,
Barbados, Belarus, Belgien, Belize, Bosnien-Herzegowina, Botsuana, Brunei
Darussalam, Bulgarien, El Salvador, Fidschi, Finnland, Frankreich, Grenada,
Griechenland, Irland, Israel, Italien, Japan, Jugoslawien (jetzt auch Serbien und
Montenegro), Kasachstan, Kolumbien, Kroatien, Lesotho, Lettland, Liechtenstein,
Litauen, Luxemburg, Malawi, Malta, Marshallinseln, Mauritius, Mazedonien,
Mexiko, Namibia, Niederlande, Niue, Norwegen, Österreich, Panama, Portugal,
Rumänien, Russische Föderation, Samoa, San Marino, Saint Kitts und Nevis,
Schweden, Schweiz, Seychellen, Slowenien, Spanien, Südafrika, Surinam,
Swasiland, Tonga, Trinidad und Tobago, Tschechische Republik, Türkei, Ungarn,
Venezuela, Vereinigtes Königreich Großbritannien und Nordirland, Vereinigte
Staaten von Amerika und Zypern.
Das Übereinkommen befreit die
öffentlichen Urkunden im Rechtsverkehr zwischen den Mitgliedstaaten von der
Förmlichkeit der diplomatischen oder konsularischen Legalisation (Art 1). Im
Interesse der Rechtssicherheit müssen jedoch die Urkunden, die in einem
Mitgliedstaat ausgestellt worden sind und in einem anderen Mitgliedstaat zu
Beweiszwecken verwendet werden sollen, mit einer Apostille versehen sein (Art.
3 Abs. 1), sofern nicht einfachere Mittel oder Wege durch internationale
Vereinbarungen vorgeschrieben oder üblich sind (Art. 3 Abs. 2, Art. 8). Hierzu
wird auf die voranstehenden Nrn. 2.2 ff. dieses RdErl. verwiesen.
Nach der Verordnung zur Regelung
der Zuständigkeit für die Erteilung der Apostille (SGV. NRW. 311) sind für die
Erteilung der Apostille zu öffentlichen Urkunden mit Ausnahme der gerichtlichen
und notariellen Urkunden grundsätzlich die Bezirksregierungen zuständig Meine
Zuständigkeit ist nur in den Fällen gegeben, in denen es sich um Urkunden
handelt, die von den obersten Landesbehörden, dem Präsidenten des Landtags, dem
Präsidenten des Landesrechnungshofs, dem Verfassungsgerichtshof und dem
Oberverwaltungsgericht errichtet worden sind.
Die Apostille wird auf der
Urkunde selbst oder auf einem mit ihr verbundenen Blatt angebracht (Art. 4 Abs.
1). Vor- oder Zwischenbeglaubigungen (Kettenbeglaubigungen) sind auf der
Urkunde nicht anzubringen, um die Verwendung der Urkunden im Ausland zu
erleichtern. Auf Kettenbeglaubigungen soll nach Möglichkeit ganz verzichtet
werden. Nur dann, wenn Zweifel an der Echtheit oder Richtigkeit der Urkunde
bestehen, sind Vorbeglaubigungen durch die Behörde, die die Urkunde ausgestellt
hat, einzuholen. In diesen Fällen sind die „Vorbestätigungen“ der
zwischengeschalteten Behörden der zuständigen Bezirksregierung mit der Urkunde,
aber getrennt von ihr, vorzulegen.
Bei der Prüfung nach Artikel 7
Abs. 2 des Haager Übereinkommens handelt es sich um zwischenstaatliche
Amtshilfe, so dass Kosten nicht zu erheben sind.
Nach Artikel 7 Abs. 1 haben die
Bezirksregierungen ein Register oder ein Verzeichnis in anderer Form zu führen,
in das die Ausstellung der Apostillen einzutragen ist. Da dieses Register oder
Verzeichnis für die Beweisführung sehr wichtig ist, ist es sorgfältig und für
Dritte unzugänglich aufzubewahren.
Wortlaut
des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961:
Übereinkommen
zur Befreiung ausländischer
öffentlicher Urkunden von der Legalisation
Die Unterzeichnerstaaten dieses
Übereinkommens, in dem Wunsche, ausländische öffentliche Urkunden von der
diplomatischen oder konsularischen Legalisation zu befreien, haben beschlossen,
zu diesem Zweck ein Übereinkommen zu schließen, und haben die folgenden
Bestimmungen vereinbart:
Artikel 1
Dieses Übereinkommen ist auf öffentliche
Urkunden anzuwenden, die in dem Hoheitsgebiet eines Vertragsstaates errichtet
worden sind und die in dem Hoheitsgebiet eines anderen Vertragsstaates
vorgelegt werden sollen.
Als öffentliche Urkunden im Sinne
dieses Übereinkommens werden angesehen:
a)
Urkunden eines staatlichen Gerichts oder einer Amtsperson als Organ der
Rechtspflege, einschließlich der Urkunden, die von der Staatsanwaltschaft oder
einem Vertreter des öffentlichen Interesses, von einem Urkundsbeamten der
Geschäftsstelle oder von einem Gerichtsvollzieher ausgestellt sind;
b)
Urkunden der Verwaltungsbehörden;
c)
notarielle Urkunden;
d)
amtliche Bescheinigungen, die auf Privaturkunden angebracht sind, wie z.B.
Vermerke über die Registrierung, Sichtvermerke zur Feststellung eines
bestimmten Zeitpunktes und Beglaubigungen von Unterschriften.
Dieses Übereinkommen ist jedoch
nicht anzuwenden
a)
auf Urkunden, die von diplomatischen oder konsularischen Vertretern errichtet
sind;
b)
auf Urkunden der Verwaltungsbehörden, die sich unmittelbar auf den
Handelsverkehr oder auf das Zollverfahren beziehen.
Artikel 2
Jeder Vertragsstaat befreit die Urkunden, auf die dieses Übereinkommen
anzuwenden ist und die in seinem Hoheitsgebiet vorgelegt werden sollen, von der
Legalisation. Unter Legalisation im Sinne dieses Übereinkommens ist nur die
Förmlichkeit zu verstehen, durch welche die diplomatischen oder konsularischen
Vertreter des Landes, in dessen Hoheitsgebiet die Urkunde vorgelegt werden
soll, die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher der
Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des
Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist, bestätigen.
Artikel 3
Zur Bestätigung der Echtheit der Unterschrift, der Eigenschaft, in welcher der
Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, und gegebenenfalls der Echtheit des
Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist, darf als Förmlichkeit
nur verlangt werden, dass die in Artikel 4 vorgesehene Apostille angebracht
wird, welche die zuständige Behörde des Staates ausstellt, in dem die Urkunde
errichtet worden ist.
Die in Absatz 1 erwähnte Förmlichkeit darf jedoch nicht verlangt werden, wenn
Gesetze oder andere Rechtsvorschriften des Staates, in dem die Urkunde
vorgelegt wird, oder dort bestehende Gebräuche oder wenn Vereinbarungen
zwischen zwei oder mehreren Vertragsstaaten sie entbehrlich machen, sie
vereinfachen oder die Urkunde von der Legalisation befreien.
Artikel 4
Die in Artikel 3 Absatz 1 vorgesehene Apostille wird auf der Urkunde selbst
oder auf einem mit ihr verbundenen Blatt angebracht; sie muss dem Muster
entsprechen, das diesem Übereinkommen als Anlage 01 beigefügt ist.
Die Apostille kann jedoch in der Amtssprache der Behörde, die sie ausstellt,
abgefasst werden. Die gedruckten Teile des Musters können auch in einer zweiten
Sprache wiedergegeben werden. Die Überschrift „Apostille (Convention de La Haye
du 5 octobre 1961)“ muss in französischer Sprache abgefasst sein.
Artikel 5
Die Apostille wird auf Antrag des Unterzeichners oder eines Inhabers der
Urkunde ausgestellt.
Ist die Apostille ordnungsgemäß ausgefüllt, so wird durch sie die Echtheit der
Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner der Urkunde
gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit
dem die Urkunde versehen ist, nachgewiesen.
Die Unterschrift und das Siegel oder der Stempel auf der Apostille bedürfen
keiner Bestätigung.
Artikel 6
Jeder Vertragsstaat bestimmt die Behörden, die zuständig sind, die Apostille nach
Artikel 3 Absatz 1 auszustellen.
Er notifiziert diese Bestimmung dem Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten
der Niederlande bei der Hinterlegung der Ratifikations- oder der
Beitrittsurkunde oder bei der Erklärung über die Ausdehnung des Übereinkommens.
Er notifiziert ihm auch jede Änderung, die in der Bestimmung dieser Behörden
eintritt.
Artikel 7
Jede nach Artikel 6 bestimmte Behörde hat ein Register oder ein Verzeichnis in
einer anderen Form zu führen, in das die Ausstellung der Apostillen eingetragen
wird; dabei sind zu vermerken:
a)
die Geschäftsnummer und der Tag der Ausstellung der Apostille,
b)
der Name des Unterzeichners der öffentlichen Urkunde und die Eigenschaft, in
der er gehandelt hat, oder bei Urkunden ohne Unterschrift die Behörde, die das
Siegel oder den Stempel beigefügt hat.
Auf Antrag eines Beteiligten hat
die Behörde, welche die Apostille ausgestellt hat, festzustellen, ob die
Angaben, die in der Apostille enthalten sind, mit denen des Registers oder des Verzeichnisses
übereinstimmen.
Artikel 8
Besteht zwischen zwei oder mehreren Vertragsstaaten ein Vertrag, ein
Übereinkommen oder eine Vereinbarung des Inhalts, dass die Bestätigung der
Unterschrift, des Siegels oder des Stempels gewissen Förmlichkeiten unterworfen
ist, so greift dieses Übereinkommen nur ändernd ein, wenn jene Förmlichkeiten
strenger sind als die in den Artikeln 3 und 4 vorgesehenen.
Artikel 9
Jeder Vertragsstaat trifft die notwendigen Maßnahmen, um zu vermeiden, dass
seine diplomatischen oder konsularischen Vertreter die Legalisation in Fällen
vornehmen, in denen dieses Übereinkommen von der Legalisation befreit.
Artikel 10
Dieses Übereinkommen liegt für die bei der Neunten Tagung der Haager Konferenz
für Internationales Privatrecht vertretenen Staaten sowie für Irland, Island,
Liechtenstein und die Türkei zur Unterzeichnung auf.
Es bedarf der Ratifizierung; die Ratifikationsurkunden sind beim Ministerium
für Auswärtige Angelegenheiten der Niederlande zu hinterlegen.
Artikel 11
Dieses Übereinkommen tritt am sechzigsten Tage nach der gemäß Artikel 10 Absatz
2 vorgenommenen Hinterlegung der dritten Ratifikationsurkunde in Kraft.
Das Übereinkommen tritt für jeden Unterzeichnerstaat, der es später
ratifiziert, am sechzigsten Tage nach Hinterlegung seiner Ratifikationsurkunde
in Kraft.
Artikel 12
Jeder in Artikel 10 nicht genannte Staat kann diesem Übereinkommen beitreten,
nachdem es gemäß Artikel 11 Absatz 1 in Kraft getreten ist. Die
Beitrittsurkunde ist beim Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten der
Niederlande zu hinterlegen.
Der Beitritt wirkt nur im Verhältnis zwischen dem beitretenden Staat und den
Vertragsstaaten, die innerhalb von sechs Monaten nach Empfang der Notifikation
gemäß Artikel 15 Buchstabe d keinen Einspruch dagegen erhoben haben. Ein
solcher Einspruch ist dem Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten der
Niederlande zu notifizieren.
Das Übereinkommen tritt zwischen dem beitretenden Staat und den Staaten, die
gegen den Beitritt keinen Einspruch erhoben haben, am sechzigsten Tage nach
Ablauf der in Absatz 2 vorgesehenen Frist von sechs Monaten in Kraft.
Artikel 13
Jeder Staat kann bei der Unterzeichnung, bei der Ratifizierung oder beim
Beitritt erklären, dass dieses Übereinkommen auf alle oder auf einzelne der
Gebiete ausgedehnt werde, deren internationale Beziehungen er wahrnimmt. Eine
solche Erklärung wird wirksam, sobald das Übereinkommen für den Staat, der sie
abgegeben hat, in Kraft tritt.
Später kann dieses Übereinkommen auf solche Gebiete durcheine an das
Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten der Niederlande gerichtete
Notifikation ausgedehnt werden.
Wird die Erklärung über die Ausdehnung durch einen Staat abgegeben, der das
Übereinkommen unterzeichnet und ratifiziert hat, so tritt das Übereinkommen für
die in Betracht kommenden Gebiete gemäß Artikel 11 in Kraft. Wird die Erklärung
über die Ausdehnung durch einen Staat abgegeben, der dem Übereinkommen
beigetreten ist, so tritt das Übereinkommen fürdie in Betracht kommenden
Gebiete gemäß Artikel 12 in Kraft.
Artikel 14
Dieses Übereinkommen gilt für die Dauer von fünf Jahren, gerechnet von seinem
In-Kraft-Treten gemäß Artikel 11 Absatz 1, und zwar auch für Staaten, die es
später ratifiziert haben oder ihm später beigetreten sind.
Die Geltungsdauer des Übereinkommens verlängert sich, außer im Falle der
Kündigung, stillschweigend um jeweils fünf Jahre.
Die Kündigung ist spätestens sechs Monate, bevor der Zeitraum von fünf Jahren
jeweils abläuft, dem Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten der Niederlande
zu notifizieren.
Sie kann sich auf bestimmte Gebiete,
auf die das Übereinkommen anzuwenden ist, beschränken.
Die Kündigung wirkt nur für den Staat, der sie notifiziert hat. Für die anderen
Vertragsstaaten bleibt das Übereinkommen in Kraft.
Artikel 15
Das Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten Niederlande notifiziert den in
Artikel 10 bezeichneten Staaten sowie den Staaten, die gemäß Artikel 12
beigetreten sind:
a)
die Notifikationen gemäß Artikel 6 Absatz 2;
b)
die Unterzeichnungen und Ratifikationen gemäß Artikel 10;
c)
den Tag, an dem dieses Übereinkommen gemäß Artikel 11 Absatz 1 in Kraft tritt;
d)
die Beitrittserklärungen und Einsprüche gemäß Artikel 12 sowie den Tag, an dem
die Beitrittserklärungen wirksam werden;
e)
die Erklärungen über die Ausdehnung gemäß Artikel 13 sowie den Tag, an dem sie
wirksam werden;
f)
die Kündigungen gemäß Artikel 14 Absatz 3.
Zu Urkund dessen haben die
gehörig bevollmächtigten Unterzeichneten dieses Übereinkommen unterschrieben.
Geschehen in Den Haag am 5. Oktober 1961 in französischer und englischer
Sprache, wobei im Falle von Abweichungen der französische Wortlaut maßgebend
ist, in einer Urschrift, die im Archiv der Regierung der Niederlande hinterlegt
und von der jedem bei der Neunten Tagung der Haager Konferenz für
Internationales Privatrecht vertretenen Staat sowie Irland, Island,
Liechtenstein und der Türkei eine beglaubigte Abschrift auf diplomatischem Weg
übermittelt wird.
Für die BUNDESREPUBLIK
DEUTSCHLAND:
Dr. J. Löns
7
Gebühren
Für die
Beglaubigung einschließlich der Ausstellung der Apostille ist eine Gebühr nach
Tarifstelle 30.1.5 der Allgemeinen Verwaltungsgebührenordnung zu zahlen. Die
Gebühr wird für das gesamte Beglaubigungsverfahren nur einmal, und zwar von der
Bezirksregierung, erhoben. Soweit das Bundesverwaltungsamt für die Beglaubigung
oder die Erteilung der Apostille zuständig ist, wird von den Bezirksregierungen
keine Verwaltungsgebühr für eine etwaige Vorbeglaubigung erhoben.
Redaktionelle Zusammenfassung der Erlasse “Beglaubigung und Legalisation von Urkunden, die zum Gebrauch im Ausland bestimmt sind“ vom 15.11.1959 (MBl. NRW. 1960 S. 5, zuletzt geändert durch RdErl. v. 15.08.2001 (MBl. NRW. 2001 S. 1078)) und „Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation“ v. 28.02.1966 (MBl. NRW. 1966 S. 562, zuletzt geändert durch RdErl. vom 15.08.2001 (MBl. NRW. 2001 S. 1078))
Anlagen: