Beglaubigung und Legalisation von Urkunden,
die zum Gebrauch im Ausland bestimmt sind,
sowie Übereinkommen zur Befreiung
RdErl. d. Innenministeriums v. 22.10.2003 - 56/17 - 21.163

1
Begriffsbestimmung
1.1
Eine Beglaubigung im Sinne dieses Erlasses ist die von der zuständigen deutschen Behörde auf einer inländischen öffentlichen Urkunde vorgenommene Bestätigung der Echtheit der Unterschrift, der Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner gehandelt hat, und gegebenenfalls der Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist.
1.2
Legalisation ist die Bestätigung einer öffentlichen Urkunde durch die zuständige Vertretung des ausländischen Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Die Bestätigung bezieht sich auf die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist.
2
Erforderlichkeit der Beglaubigung und Legalisation
Beglaubigt werden müssen grundsätzlich alle Urkunden, die der Legalisation bedürfen.
Soweit keine internationalen Vereinbarungen vorliegen, ist im Zweifel davon auszugehen, dass Legalisationszwang besteht. Die ausländischen diplomatischen und konsularischen Vertretungen in der Bundesrepublik Deutschland werden auf Anfrage hierüber Auskunft erteilen. Das Einholen der Auskunft wird in der Regel Angelegenheit der Antragsteller sein.
2.1
Gegenstand der Legalisation
Gegenstand der Legalisation können nur öffentliche Urkunden sein. Öffentliche Urkunden sind nach deutschem Recht Urkunden, die von einer Behörde innerhalb der Grenzen ihrer Amtsbefugnisse oder von einer mit öffentlichem Glauben versehenen Person innerhalb des ihr zugewiesenen Geschäftskreises in der vorgeschriebenen Form aufgenommen sind (§ 415 Abs. 1 ZPO). Private Urkunden (z.B. Erklärungen, Bescheinigungen privater Personen) sind grundsätzlich nicht legalisationsfähig. Erst die öffentliche Beglaubigung derUnterschrift der die Urkunde ausstellenden Privatperson durch einen Notar (§ 129 BGB) macht eine anschließende Legalisation möglich. Die amtliche, durch eine Behörde vorgenommene Beglaubigung ist keine öffentliche Beglaubigung und deshalb nicht ausreichend (vgl. § 65 Beurkundungsgesetz; § 34 Abs. 1 Nr. 2 VwVfG NRW).
Öffentliche Urkunden, die im Ausland verwendet werden sollen, müssen legalisiert werden,
a)
wenn die Legalisation nach dem Recht des ausländischen Staates, in welchem die Urkunde verwendet werden soll, vorgeschrieben ist (Legalisationszwang) und besondere internationale Vereinbarungen, die den Legalisationszwang zwischen den beteiligten Staaten aufheben oder einschränken, nicht vorliegen, oder
b)
wenn ein Legalisationszwang nach innerstaatlichem Recht zwar nicht besteht, die Gerichte und Behörden des ausländischen Staates jedoch im Einzelfall die Legalisation verlangen.
2.2
Befreiung von der Legalisation aufgrund zweiseitiger Verträge
2.21
Belgien
Nach Artikel 1 des deutsch-belgischen Beglaubigungsabkommens vom 13. Mai 1975 (Gesetz vom 25. Juni 1980, BGBl. II S. 813; Bek. vom 9. März 1981, BGBl. II S. 142) bedürfen öffentliche Urkunden, die in einem der beiden Staaten errichtet und mit amtlichem Siegel oder Stempel versehen sind, zum Gebrauch im anderen Vertragsstaat keiner Legalisation, Apostille oder ähnlichen Förmlichkeit.
Als öffentliche Urkunden sind auch Urkunden anzusehen, die, selbst wenn sie nicht mit amtlichem Siegel oder Stempel versehen sind, in einem der beiden Staaten eine Person oder Stelle errichtet hat, die nach dem Recht dieses Staates zur Ausstellung berechtigt. ist Diese Dokumente, hierunter fallen z.B. Zeugnisse von Schulen, Hochschulen, Industrie- und Handelskammern, bedürfen jedoch der Beglaubigung, nicht aber der Legalisation.
2.22
Dänemark
Nach dem deutsch-dänischen Beglaubigungsabkommen vom 17. Juni 1936 (Bek. vom 23. Juni 1936, BGBl. II S. 213), das - mit Ausnahme von Artikel 6 - mit Wirkung vom 1. September 1952 wieder in Kraft gesetzt worden ist (Bek. vom 30. Juni 1953, BGBl. II S. 186), bedürfen Urkunden, die in einem der Vertragsstaaten von einem Gericht oder einer Staatsanwaltschaft, einer obersten oder höheren Verwaltungsbehörde oder von einem Notar aufgenommen, ausgestellt oder beglaubigt und mit Siegel oder Stempel versehen sind, zum Gebrauch im Gebiet des anderen Staates keiner weiteren Beglaubigung oder Legalisation.
2.23
Frankreich
Nach Artikel 1 des Abkommens vom 13. September 1971 zwischen der Bundesrepublik Deutschland und der Französischen Republik über die Befreiung öffentlicher Urkunden von der Legalisation (Gesetz vom 30. Juli 1974, BGBl. II S. 1074, 1100), das am 1. April1975 in Kraft getreten ist (Bek. vom 6. März 1975, BGBl. II S. 353), bedürfen öffentliche Urkunden, die in einem der beiden Staaten errichtet und mit amtlichem Siegel oder Stempel versehen sind, zum Gebrauch in dem anderen Staat keiner Legalisation, Apostille, Beglaubigung oder ähnlicher Förmlichkeit.
2.24
Griechenland
Nach Artikel 24 des deutsch-griechischen Abkommens vom 11. Mai 1938 über die gegenseitige Rechtshilfe in Angelegenheiten des bürgerlichen und Handels-Rechts - RGBl. II S. 848 - (vgl. Nr. 3 der Bek. über die Wiederanwendung deutsch-griechischer Vorkriegsverträge vom 26. Juni 1952 - BGBl. II S. 634 -) bedürfen Urkunden, die von einem deutschen Landgericht oder einem griechischen Gerichtshof 1. Instanz oder einem deutschen oder griechischen Gericht höherer Ordnung, von einer deutschen oder griechischen obersten Verwaltungsbehörde oder von einem deutschen oder griechischen obersten Verwaltungsgericht aufgenommen, ausgestellt oder beglaubigt und mit dem Siegel oder Stempel der Behörde oder des Gerichts versehen sind, zum Gebrauch im Gebiet des anderen Staates keiner Beglaubigung oder Legalisation.
2.25
Italien
Nach Artikel 1 des Vertrages vom 7. Juni 1969 zwischen der Bundesrepublik Deutschland und der Italienischen Republik über den Verzicht auf die Legalisation von Urkunden (Gesetz vom 30. Juli 1974, BGBl. II S. 1069), der am 5. Mai 1975 in Kraft getreten ist (Bek. vom 22. April 1975, BGBl. II S. 660), bedürfen öffentliche Urkunden, die in einem Vertragsstaat errichtet und mit amtlichem Siegel oder Stempel versehen sind, keiner Legalisation oder Beglaubigung. Andere Urkunden, die nach dem Recht eines Vertragsstaates als öffentliche Urkunden anzusehen sind, bedürfen zum Gebrauch in dem anderen Vertragsstaat keiner Legalisation, wenn sie von der zuständigen Behörde des Vertragsstaates, in dem die Urkunde errichtet worden ist, beglaubigt sind.
2.26
Luxemburg
Nach Artikel 1 des Abkommens vom 3. Juni 1982 zwischen der Bundesrepublik Deutschland und dem Großherzogtum Luxemburg über den Verzicht auf die Beglaubigung und über den Austausch von Personenstandsurkunden sowie über die Beschaffung von Ehefähigkeitszeugnissen (Gesetz vom 11. November 1983, BGBl. II S. 698; Bek. vom 7. Februar 1984, BGBl. II S. 188) bedürfen Urkunden, die der Standesbeamte aufgenommen, ausgestellt oder beglaubigt und mit amtlichem Siegel oder Stempel versehen hat, zum Gebrauch in Luxemburg keiner Beglaubigung oder Legalisation.
2.27
Österreich
Nach dem deutsch-österreichischen Beglaubigungsvertrag vom 21. Juni 1923 - RGBl. II S. 61 - (vgl. Nr. 1 der Bek. über die Wiederanwendung von ehemals zwischen dem Deutschen Reich und der Republik Österreich abgeschlossenen Verträgen usw. vom 13. März 1952 - BGBl. II S. 436 -) bedürfen Urkunden, die von einer Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des einen vertragsschließenden Staates ausgestellt worden sind, zum Gebrauch im Gebiet des anderen Staates keiner Beglaubigung oder Legalisation, wenn sie mit dem Siegel oder Stempel der Gerichts- oder Verwaltungsbehörde versehen sind.
Nach Artikel 1 des Vertrages vom 18. November 1980 zwischen der Bundesrepublik Deutschland und der Republik Österreich über den Verzicht auf die Beglaubigung und über den Austausch von Personenstandsurkunden sowie über die Beschaffung von Ehefähigkeitszeugnissen (Gesetz vom 7. Dezember 1981, BGBl. II S. 1050; Bek. vom 18. Februar 1982, BGBl. II S. 207) bedürfen Urkunden, die der Standesbeamte aufgenommen, ausgestellt oder beglaubigt und mit dem Dienstsiegel oder dem Dienststempel versehen hat, zum Gebrauch in Österreich keiner Beglaubigung oder Legalisation.
2.28
Schweiz
Nach Artikel 2 Abs. 1 des deutsch-schweizerischen Vertrages über die Beglaubigung öffentlicher Urkunden vom 14. Februar 1907 (RGBl. S. 411) bedürfen Urkunden, die von bestimmten Verwaltungsbehörden aufgenommen, ausgestellt oder beglaubigt und mit dem Dienstsiegel oder -stempel der Behörde versehen sind, keiner Beglaubigung oder Legalisation. Zu diesen Behörden gehören in Nordrhein-Westfalen allein das Innenministerium und die Bezirksregierungen (vgl. Bek. vom 20. Januar 1956, BGBl. II S. 30).
Nach Artikel 1 des Abkommens über den Verzicht auf die Beglaubigung und über den Austausch von Personenstandsurkunden/Zivilstandsurkunden sowie über die Beschaffung von Ehefähigkeitszeugnissen vom 4. November 1985 (Gesetz vom 28. Januar 1988, BGBl. II S. 126; Bek. vom 22. April 1988, BGBl. II S. 467) bedürfen Urkunden, die der Standesbeamte aufgenommen, ausgestellt oder beglaubigt und mit dem Dienstsiegel/Amtsstempel versehen hat, zum Gebrauch in der Schweiz keiner Beglaubigung oder Legalisation.
2.29
Besonderheit hinsichtlich der Republik Benin (vormals: Dahome)
Ohne ausdrückliche vertragliche Regelung bedürfen alle von den Bezirksregierungen beglaubigten Urkunden der inneren Verwaltung zur Verwendung in Benin keiner Legalisation durch die beninischen Vertretungen.
2.3
Befreiung von der Legalisation aufgrund mehrseitiger Verträge
2.31
Übereinkommen vom 27. September 1956
Nach Artikel 5 des Übereinkommens vom 27. September 1956 über die Erteilung gewisser für das Ausland bestimmter Auszüge aus Personenstandsbüchern (Gesetz vom 1. August 1961, BGBl. II S. 1055; Bek. vom 8. Januar 1962, BGBl. II S. 42) bedürfen die von den Standesbeamten ausgestellten mehrsprachigen Auszüge aus den Personenstandsbüchern im Gebiet der anderen Vertragsstaaten keiner Legalisation.
Das Übereinkommen gilt zwischen der Bundesrepublik Deutschland und Belgien, Frankreich, Italien, Jugoslawien, Luxemburg, den Niederlanden, Österreich, Portugal, der Schweiz und der Türkei.
2.32
Übereinkommen vom 26. September 1957
Nach Artikel 4 des Übereinkommens vom 26. September 1957 über die kostenlose Erteilung von Personenstandsurkunden und den Verzicht auf ihre Legalisation (Gesetz vom 1. August 1961, BGBl. II S. 1055; Bek. vom 8. Januar 1962, BGBl. II S. 43) bedürfen die von den Standesbeamten im Rahmen dieses Übereinkommens ausgestellten Personenstandsurkunden in Gebieten der anderen Vertragsstaaten keiner Legalisation.
Das Übereinkommen gilt zwischen der Bundesrepublik Deutschland und Belgien, Frankreich, Italien, Luxemburg, den Niederlanden (einschließlich Niederländische Antillen und Aruba), Österreich, Portugal, der Schweiz und der Türkei.
2.33
Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 (Haager Übereinkommen)
Nach Artikel 2 des Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (Gesetz vom 21.Juni 1965, BGBl. II S. 875; Bek. vom 12. Februar 1966, BGBl. II S. 106) sind öffentliche Urkunden im Rechtsverkehr mit den Vertragsstaaten von der Legalisation befreit. Ausgenommen hiervon sind jedoch Urkunden, die von diplomatischen oder konsularischen Vertretern errichtet worden sind, und Urkunden der Verwaltungsbehörden, die sich unmittelbar auf den Handelsverkehr oder auf das Zollverfahren beziehen.
Ausführungen zum Geltungsbereich, zu den Zuständigkeiten und zum Verfahren sowie der Text des Übereinkommens finden sich weiter unten unter Nr. 6.
2.34
Übereinkommen vom 7. Juni 1968
Nach den Artikeln 2 und 3 des Europäischen Übereinkommens vom 7. Juni 1968 zur Befreiung der von diplomatischen oder konsularischen Vertretern errichteten Urkunden von der Legalisation (Gesetz vom 19. Februar 1971, BGBl. II S. 85; Bek. vom 27. Juli 1971, BGBl. II S. 1023) sind die von den diplomatischen oder konsularischen Vertretern einer Vertragspartei im Hoheitsgebiet irgendeines Staates errichteten Urkunden von der Legalisation befreit.
Das Übereinkommen gilt zwischen der Bundesrepublik Deutschland und folgenden Staaten:
Frankreich, Griechenland, Großbritannien sowie den Inseln Man, Guernsey und Jersey, Italien, Liechtenstein, Luxemburg, Niederlande (einschließlich Niederländische Antillen), Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Schweden, Schweiz, Spanien, Türkei und Zypern.
3
Zuständigkeit für die Beglaubigung
3.1
Für die Beglaubigung mit Ausnahme der gerichtlichen und notariellen Urkunden ist die Bezirksregierung zuständig, in deren Bezirk die Urkunde ausgestellt worden ist. Diese Beglaubigung genügt in aller Regel für die Legalisation.
3.2
Urkunden, die zur Verwendung in der Volksrepublik China, in den Ländern Iran (Hochschulzeugnisse), Myanma (vormals: Birma), Nepal, Ruanda, Rumänien, Saudi-Arabien, Somalia, Syrien und Togo bestimmt sind, müssen nach der Beglaubigung durch die zuständige Bezirksregierung noch vom Bundesverwaltungsamt, Barbarastr. 1, 50735 Köln (Tel.-Nr. 02 21/758-0), überbeglaubigt werden. Das gleiche gilt für Urkunden, die in solchen Ländern verwendet werden sollen, zu denen die Bundesrepublik keine diplomatischen oder konsularischen Beziehungen unterhält oder noch keine Vertretung in der Bundesrepublik eingerichtet haben. Das Auswärtige Amt beglaubigt nur noch die von den deutschen oder fremden diplomatischen oder konsularischen Vertretungen errichteten oder beglaubigten Urkunden.
3.3
Führungszeugnisse
Für die Beglaubigung eines Führungszeugnisses, das im Ausland verwendet werden soll, ist das Bundesverwaltungsamt in Köln zuständig, weil das Führungszeugnis als eine Urkunde einer Bundesbehörde anzusehen ist. Personen, die eine Echtheitsbestätigung (Apostille) des Führungszeugnisses nach dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (BGBl. 1965 II S. 875) oder eine Vorbeglaubigung des Führungszeugnisses für Zwecke der Legalisation verlangen, sind daher an das Bundesverwaltungsamt, Barbarastr. 1, 50735 Köln (Tel.-Nr. 02 21/758-0), zu verweisen.
4
Zuständigkeit für die Legalisation
4.1
Regelmäßig ist für die Legalisation die Auslandsvertretung des Staates sachlich zuständig, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Örtlich zuständig ist die Auslandsvertretung, in deren Bezirk die Urkunde beglaubigt oder - falls eine Beglaubigung nicht stattgefunden hat - aufgenommen oder ausgestellt worden ist.
4.11
Die Anschriften und Zuständigkeitsbereiche der deutschen Auslandsvertretungen und ihre Befugnis zur Legalisation kann man über die Homepage des Auswärtigen Amtes erfahren unter:
http://www.auswaertiges-amt.de (dort: Zentrale und Auslandesvertretungen - Auslandsvertretungen).
Dieser Auskunftsweg hat den Vorteil, dass er stets die aktuellen Informationen bietet.
Daneben gibt das Auswärtige Amt noch ein gedrucktes Verzeichnis heraus mit dem Titel „Vertretungen der Bundesrepublik Deutschland im Ausland“. Es kostet ca. 15,00 €. Es wird einmal jährlich neu aufgelegt, enthält daher meist nicht die neuesten Informationen (Vertrieb: Bundesanzeiger VerlagsGmbH, Postfach 10 05 34, 50445 Köln). Änderungen werden vom Auswärtigen Amt im Gemeinsamen Ministerialblatt und im Internet laufend bekannt gegeben.
4.2
Den Urkunden, die in Honduras verwendet werden sollen und dem Generalkonsulat von Honduras in Hamburg zur Legalisation vorgelegt werden, sind 2 Fotokopien beizufügen.
5
Verfahren und Durchführung der Beglaubigung
5.1
Beschaffenheit der zu beglaubigenden Urkunde
Bei der Ausstellung von Urkunden, die zum Gebrauch im Ausland bestimmt sind und der Legalisation bedürfen, ist darauf Bedacht zu nehmen, dass genügend Platz für alle etwa erforderlichen Beglaubigungen und für die Legalisation vorhanden ist. Die bisherigen Erfahrungen haben gezeigt, dass das Ankleben eines weiteren Blattes an die Urkunden zur Aufnahme der Beglaubigungsvermerke von den ausländischen Vertretungen oft beanstandet wird. Es wird daher empfohlen, für solche Urkunden grundsätzlich das Format DIN A 4 zu verwenden. Ferner ist darauf zu achten, dass die Urkunden möglichst nur einseitig beschriftet werden. Ist jedoch infolge Platzmangels das Ankleben eines Blattes nicht zu vermeiden, so muss für haltbare Befestigung gesorgt und die Klebestelle gesiegelt werden. Auf dem Anhangblatt ist die dazugehörige Urkunde zu bezeichnen (z.B. „zur .......................-Urkunde / Bescheinigung des/der ..........................., ausgestellt am ..................“).

5.11
Gehen alte Urkunden mit dem Antrag auf Beglaubigung zum Zwecke der Legalisation ein, so sind sie zuerst von den zuständigen Behörden (z. B. Standesamt) darauf zu prüfen, ob sie in der alten Fassung noch gültig und nicht durch Berichtigungen oder spätere Änderungen überholt sind. Sind solche Urkunden zwar gültig, aber unleserlich, eingerissen, beklebt oder befindet sich darauf noch ein Dienstsiegel aus der Zeit von 1933 bis 1945, so sind auch ohne Antrag nach Möglichkeit neue Ausfertigungen gebührenfrei auszustellen.
5.2
Antrag
Urkunden werden zum Zwecke der Legalisation nur auf Antrag beglaubigt. In dem Antrag ist anzugeben, in welchem Staat von der Urkunde demnächst Gebrauch gemacht werden soll.
5.3
Prüfung der Urkunde
Bei einer zu beglaubigenden Urkunde ist die Echtheit der Unterschrift und des Dienstsiegels sowie die Befugnis des Bediensteten zur Vornahme der Amtshandlung zu prüfen. In den Fällen, in denen die Unterschrift des Bediensteten nicht bei der Bezirksregierung hinterlegt oder sonst bekannt ist, ist die Urkunde zunächst vorzubeglaubigen. Den Bezirksregierungen ist es überlassen, generelle Regelungen für das Vorbeglaubigungsverfahren zu treffen.
5.4
Inhalt und Anbringung des Beglaubigungsvermerks
5.41
Der Beglaubigungsvermerk der Bezirksregierung bei einer Vorbeglaubigung und bei einer ohne Vorbeglaubigung vorzunehmenden Beglaubigung lautet etwa wie folgt:

„Die Echtheit der vorstehenden (umstehenden) Unterschrift der/des ... (Amtsbezeichnung, Name) ... und die Echtheit des Dienstsiegels werden hiermit beglaubigt. Gleichzeitig wird bescheinigt, dass die/der Vorgenannte zur Ausstellung dieser Urkunde berechtigt war.
......................., den...................
..................................................
(Behördenbezeichnung)
i.V. oder i.A.
(Unterschrift)

(Siegel)

Az. oder Tgb.-Nr. (gez. Name, Amtsbezeichnung)“

Im Übrigen kann der Wortlaut der Beglaubigungsvermerke den Bedürfnissen des Einzelfalles angepasst werden.
5.42
Der Beglaubigungsvermerk der Bezirksregierung nach Vorbeglaubigung lautet etwa:

„Vorstehende eigenhändige Unterschrift des für die Vorbeglaubigung zuständigen - Vertreters des - Oberbürgermeisters/Landrates..............
in ..........................................wird hiermit beglaubigt.
............................., den ............................
Die Bezirksregierung
i.V. oder i.A.
(Unterschrift)

(Siegel)

Az. oder Tgb.-Nr. (gez. Name, Amtsbezeichnung)“

5.43
Die Beglaubigungsvermerke sind räumlich so anzubringen, dass alle etwa notwendig werdenden Beglaubigungen und die Legalisation untereinandergesetzt werden können und rechts und links ein Rand frei bleibt. Die Unterschrift muss handschriftlich vollzogen werden. Unter dem handschriftlichen Namenszug des die Beglaubigung vornehmenden Beamten ist in jedem Falle dessen Name in Maschinenschrift zu wiederholen und die Amtsbezeichnung anzugeben. Bei den Datumsangaben ist der Name des Monats auszuschreiben. Es ist ferner darauf zu achten, dass der bei den Beglaubigungsvermerken anzubringende Abdruck des Dienstsiegels gut lesbar ist.
5.5
Weiterleitung der Urkunde
5.51
Nach der Beglaubigung durch die Bezirksregierung wird die Urkunde, sofern sie von dem Antragsteller nicht persönlich in Empfang genommen wird, an diesen zurückgesandt. Dem Antragsteller bleibt es überlassen, sich wegen der Legalisation unmittelbar an die zuständige ausländische Vertretung zu wenden. Sofern eine Überbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt, Barbarastr. 1, 50735 Köln (Tel.-Nr. 02 21/758-0), erforderlich ist, wird diese grundsätzlich von der Bezirksregierung veranlasst.
5.52
Da das Beglaubigungsverfahren in der Regel eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt, die Urkunde von den Antragstellern aber meist dringend benötigt wird, sind alle Anträge ohne Verzug zu erledigen.
5.6
Unterschriftsproben
Die für die Legalisation zuständigen Auslandsvertretungen erkennen die mit dem Beglaubigungsvermerk versehenen Urkunden nur an, wenn ihnen zum Zwecke des Vergleichs die Unterschriftsproben und Dienstsiegelabdrucke der in Beglaubigungssachen zeichnungsbefugten Bediensteten vorliegen. Diese Unterlagen werden vom Bundesverwaltungsamt zur Vornahme der Überbeglaubigung benötigt. Die Unterschriftsproben der bei den Bezirksregierungen zur Beglaubigung von Urkunden zum Zwecke der Legalisation befugten Bediensteten und die Abdrucke der verwendeten Siegel sind daher - wie bisher - bei den zuständigen ausländischen Vertretungen und beim Bundesverwaltungsamt zu hinterlegen. Änderungen in der Person der zur Beglaubigung befugten Bediensteten sind den in Betracht kommenden Stellen unverzüglich mitzuteilen.

6
Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (BGBl. II 1965 S. 876)

Auf die Rechtsverordnung zur Regelung der Zuständigkeit für die Erteilung der Apostille (SGV. NRW. 311) weise ich hin.
Das weiter unten wiedergegebene Haager Übereinkommen gilt für die nachfolgend aufgeführten Staaten. Aktuelle Informationen über die Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens finden sich im Internet über die Homepage der Haager Konferenz unter:
http://www.hcch.net (dort:news & events – conventions – Nr. 12 – Concise Status Report).

Vertragsstaaten:
Andorra, Antigua und Barbuda, Argentinien, Armenien, Australien, Bahamas, Barbados, Belarus, Belgien, Belize, Bosnien-Herzegowina, Botsuana, Brunei Darussalam, Bulgarien, El Salvador, Fidschi, Finnland, Frankreich, Grenada, Griechenland, Irland, Israel, Italien, Japan, Jugoslawien (jetzt auch Serbien und Montenegro), Kasachstan, Kolumbien, Kroatien, Lesotho, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malawi, Malta, Marshallinseln, Mauritius, Mazedonien, Mexiko, Namibia, Niederlande, Niue, Norwegen, Österreich, Panama, Portugal, Rumänien, Russische Föderation, Samoa, San Marino, Saint Kitts und Nevis, Schweden, Schweiz, Seychellen, Slowenien, Spanien, Südafrika, Surinam, Swasiland, Tonga, Trinidad und Tobago, Tschechische Republik, Türkei, Ungarn, Venezuela, Vereinigtes Königreich Großbritannien und Nordirland, Vereinigte Staaten von Amerika und Zypern.

Das Übereinkommen befreit die öffentlichen Urkunden im Rechtsverkehr zwischen den Mitgliedstaaten von der Förmlichkeit der diplomatischen oder konsularischen Legalisation (Art 1). Im Interesse der Rechtssicherheit müssen jedoch die Urkunden, die in einem Mitgliedstaat ausgestellt worden sind und in einem anderen Mitgliedstaat zu Beweiszwecken verwendet werden sollen, mit einer Apostille versehen sein (Art. 3 Abs. 1), sofern nicht einfachere Mittel oder Wege durch internationale Vereinbarungen vorgeschrieben oder üblich sind (Art. 3 Abs. 2, Art. 8). Hierzu wird auf die voranstehenden Nrn. 2.2 ff. dieses RdErl. verwiesen.

Nach der Verordnung zur Regelung der Zuständigkeit für die Erteilung der Apostille (SGV. NRW. 311) sind für die Erteilung der Apostille zu öffentlichen Urkunden mit Ausnahme der gerichtlichen und notariellen Urkunden grundsätzlich die Bezirksregierungen zuständig Meine Zuständigkeit ist nur in den Fällen gegeben, in denen es sich um Urkunden handelt, die von den obersten Landesbehörden, dem Präsidenten des Landtags, dem Präsidenten des Landesrechnungshofs, dem Verfassungsgerichtshof und dem Oberverwaltungsgericht errichtet worden sind.

Die Apostille wird auf der Urkunde selbst oder auf einem mit ihr verbundenen Blatt angebracht (Art. 4 Abs. 1). Vor- oder Zwischenbeglaubigungen (Kettenbeglaubigungen) sind auf der Urkunde nicht anzubringen, um die Verwendung der Urkunden im Ausland zu erleichtern. Auf Kettenbeglaubigungen soll nach Möglichkeit ganz verzichtet werden. Nur dann, wenn Zweifel an der Echtheit oder Richtigkeit der Urkunde bestehen, sind Vorbeglaubigungen durch die Behörde, die die Urkunde ausgestellt hat, einzuholen. In diesen Fällen sind die „Vorbestätigungen“ der zwischengeschalteten Behörden der zuständigen Bezirksregierung mit der Urkunde, aber getrennt von ihr, vorzulegen.

Bei der Prüfung nach Artikel 7 Abs. 2 des Haager Übereinkommens handelt es sich um zwischenstaatliche Amtshilfe, so dass Kosten nicht zu erheben sind.

Nach Artikel 7 Abs. 1 haben die Bezirksregierungen ein Register oder ein Verzeichnis in anderer Form zu führen, in das die Ausstellung der Apostillen einzutragen ist. Da dieses Register oder Verzeichnis für die Beweisführung sehr wichtig ist, ist es sorgfältig und für Dritte unzugänglich aufzubewahren.

 

Wortlaut des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961:

Übereinkommen zur Befreiung ausländischer
öffentlicher Urkunden von der Legalisation

Die Unterzeichnerstaaten dieses Übereinkommens, in dem Wunsche, ausländische öffentliche Urkunden von der diplomatischen oder konsularischen Legalisation zu befreien, haben beschlossen, zu diesem Zweck ein Übereinkommen zu schließen, und haben die folgenden Bestimmungen vereinbart:

Artikel 1
Dieses Übereinkommen ist auf öffentliche Urkunden anzuwenden, die in dem Hoheitsgebiet eines Vertragsstaates errichtet worden sind und die in dem Hoheitsgebiet eines anderen Vertragsstaates vorgelegt werden sollen.
Als öffentliche Urkunden im Sinne dieses Übereinkommens werden angesehen:
a)
Urkunden eines staatlichen Gerichts oder einer Amtsperson als Organ der Rechtspflege, einschließlich der Urkunden, die von der Staatsanwaltschaft oder einem Vertreter des öffentlichen Interesses, von einem Urkundsbeamten der Geschäftsstelle oder von einem Gerichtsvollzieher ausgestellt sind;
b)
Urkunden der Verwaltungsbehörden;
c)
notarielle Urkunden;
d)
amtliche Bescheinigungen, die auf Privaturkunden angebracht sind, wie z.B. Vermerke über die Registrierung, Sichtvermerke zur Feststellung eines bestimmten Zeitpunktes und Beglaubigungen von Unterschriften.

Dieses Übereinkommen ist jedoch nicht anzuwenden
a)
auf Urkunden, die von diplomatischen oder konsularischen Vertretern errichtet sind;
b)
auf Urkunden der Verwaltungsbehörden, die sich unmittelbar auf den Handelsverkehr oder auf das Zollverfahren beziehen.

Artikel 2
Jeder Vertragsstaat befreit die Urkunden, auf die dieses Übereinkommen anzuwenden ist und die in seinem Hoheitsgebiet vorgelegt werden sollen, von der Legalisation. Unter Legalisation im Sinne dieses Übereinkommens ist nur die Förmlichkeit zu verstehen, durch welche die diplomatischen oder konsularischen Vertreter des Landes, in dessen Hoheitsgebiet die Urkunde vorgelegt werden soll, die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist, bestätigen.

Artikel 3  
Zur Bestätigung der Echtheit der Unterschrift, der Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, und gegebenenfalls der Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist, darf als Förmlichkeit nur verlangt werden, dass die in Artikel 4 vorgesehene Apostille angebracht wird, welche die zuständige Behörde des Staates ausstellt, in dem die Urkunde errichtet worden ist.
Die in Absatz 1 erwähnte Förmlichkeit darf jedoch nicht verlangt werden, wenn Gesetze oder andere Rechtsvorschriften des Staates, in dem die Urkunde vorgelegt wird, oder dort bestehende Gebräuche oder wenn Vereinbarungen zwischen zwei oder mehreren Vertragsstaaten sie entbehrlich machen, sie vereinfachen oder die Urkunde von der Legalisation befreien.

Artikel 4  
Die in Artikel 3 Absatz 1 vorgesehene Apostille wird auf der Urkunde selbst oder auf einem mit ihr verbundenen Blatt angebracht; sie muss dem Muster entsprechen, das diesem Übereinkommen als Anlage 01 beigefügt ist.
Die Apostille kann jedoch in der Amtssprache der Behörde, die sie ausstellt, abgefasst werden. Die gedruckten Teile des Musters können auch in einer zweiten Sprache wiedergegeben werden. Die Überschrift „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“ muss in französischer Sprache abgefasst sein.

Artikel 5  
Die Apostille wird auf Antrag des Unterzeichners oder eines Inhabers der Urkunde ausgestellt.
Ist die Apostille ordnungsgemäß ausgefüllt, so wird durch sie die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist, nachgewiesen.
Die Unterschrift und das Siegel oder der Stempel auf der Apostille bedürfen keiner Bestätigung.

Artikel 6  
Jeder Vertragsstaat bestimmt die Behörden, die zuständig sind, die Apostille nach Artikel 3 Absatz 1 auszustellen.
Er notifiziert diese Bestimmung dem Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten der Niederlande bei der Hinterlegung der Ratifikations- oder der Beitrittsurkunde oder bei der Erklärung über die Ausdehnung des Übereinkommens. Er notifiziert ihm auch jede Änderung, die in der Bestimmung dieser Behörden eintritt.

Artikel 7  
Jede nach Artikel 6 bestimmte Behörde hat ein Register oder ein Verzeichnis in einer anderen Form zu führen, in das die Ausstellung der Apostillen eingetragen wird; dabei sind zu vermerken:
a)
die Geschäftsnummer und der Tag der Ausstellung der Apostille,
b)
der Name des Unterzeichners der öffentlichen Urkunde und die Eigenschaft, in der er gehandelt hat, oder bei Urkunden ohne Unterschrift die Behörde, die das Siegel oder den Stempel beigefügt hat.

Auf Antrag eines Beteiligten hat die Behörde, welche die Apostille ausgestellt hat, festzustellen, ob die Angaben, die in der Apostille enthalten sind, mit denen des Registers oder des Verzeichnisses übereinstimmen.

Artikel 8  
Besteht zwischen zwei oder mehreren Vertragsstaaten ein Vertrag, ein Übereinkommen oder eine Vereinbarung des Inhalts, dass die Bestätigung der Unterschrift, des Siegels oder des Stempels gewissen Förmlichkeiten unterworfen ist, so greift dieses Übereinkommen nur ändernd ein, wenn jene Förmlichkeiten strenger sind als die in den Artikeln 3 und 4 vorgesehenen.

Artikel 9  
Jeder Vertragsstaat trifft die notwendigen Maßnahmen, um zu vermeiden, dass seine diplomatischen oder konsularischen Vertreter die Legalisation in Fällen vornehmen, in denen dieses Übereinkommen von der Legalisation befreit.

Artikel 10  
Dieses Übereinkommen liegt für die bei der Neunten Tagung der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht vertretenen Staaten sowie für Irland, Island, Liechtenstein und die Türkei zur Unterzeichnung auf.
Es bedarf der Ratifizierung; die Ratifikationsurkunden sind beim Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten der Niederlande zu hinterlegen.

Artikel 11  
Dieses Übereinkommen tritt am sechzigsten Tage nach der gemäß Artikel 10 Absatz 2 vorgenommenen Hinterlegung der dritten Ratifikationsurkunde in Kraft.
Das Übereinkommen tritt für jeden Unterzeichnerstaat, der es später ratifiziert, am sechzigsten Tage nach Hinterlegung seiner Ratifikationsurkunde in Kraft.

Artikel 12  
Jeder in Artikel 10 nicht genannte Staat kann diesem Übereinkommen beitreten, nachdem es gemäß Artikel 11 Absatz 1 in Kraft getreten ist. Die Beitrittsurkunde ist beim Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten der Niederlande zu hinterlegen.
Der Beitritt wirkt nur im Verhältnis zwischen dem beitretenden Staat und den Vertragsstaaten, die innerhalb von sechs Monaten nach Empfang der Notifikation gemäß Artikel 15 Buchstabe d keinen Einspruch dagegen erhoben haben. Ein solcher Einspruch ist dem Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten der Niederlande zu notifizieren.
Das Übereinkommen tritt zwischen dem beitretenden Staat und den Staaten, die gegen den Beitritt keinen Einspruch erhoben haben, am sechzigsten Tage nach Ablauf der in Absatz 2 vorgesehenen Frist von sechs Monaten in Kraft.

Artikel 13  
Jeder Staat kann bei der Unterzeichnung, bei der Ratifizierung oder beim Beitritt erklären, dass dieses Übereinkommen auf alle oder auf einzelne der Gebiete ausgedehnt werde, deren internationale Beziehungen er wahrnimmt. Eine solche Erklärung wird wirksam, sobald das Übereinkommen für den Staat, der sie abgegeben hat, in Kraft tritt.
Später kann dieses Übereinkommen auf solche Gebiete durcheine an das Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten der Niederlande gerichtete Notifikation ausgedehnt werden.
Wird die Erklärung über die Ausdehnung durch einen Staat abgegeben, der das Übereinkommen unterzeichnet und ratifiziert hat, so tritt das Übereinkommen für die in Betracht kommenden Gebiete gemäß Artikel 11 in Kraft. Wird die Erklärung über die Ausdehnung durch einen Staat abgegeben, der dem Übereinkommen beigetreten ist, so tritt das Übereinkommen fürdie in Betracht kommenden Gebiete gemäß Artikel 12 in Kraft.

Artikel 14  
Dieses Übereinkommen gilt für die Dauer von fünf Jahren, gerechnet von seinem In-Kraft-Treten gemäß Artikel 11 Absatz 1, und zwar auch für Staaten, die es später ratifiziert haben oder ihm später beigetreten sind.
Die Geltungsdauer des Übereinkommens verlängert sich, außer im Falle der Kündigung, stillschweigend um jeweils fünf Jahre.
Die Kündigung ist spätestens sechs Monate, bevor der Zeitraum von fünf Jahren jeweils abläuft, dem Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten der Niederlande zu notifizieren.
 Sie kann sich auf bestimmte Gebiete, auf die das Übereinkommen anzuwenden ist, beschränken.
Die Kündigung wirkt nur für den Staat, der sie notifiziert hat. Für die anderen Vertragsstaaten bleibt das Übereinkommen in Kraft.

Artikel 15  
Das Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten Niederlande notifiziert den in Artikel 10 bezeichneten Staaten sowie den Staaten, die gemäß Artikel 12 beigetreten sind:
a)
die Notifikationen gemäß Artikel 6 Absatz 2;
b)
die Unterzeichnungen und Ratifikationen gemäß Artikel 10;
c)
den Tag, an dem dieses Übereinkommen gemäß Artikel 11 Absatz 1 in Kraft tritt;
d)
die Beitrittserklärungen und Einsprüche gemäß Artikel 12 sowie den Tag, an dem die Beitrittserklärungen wirksam werden;
e)
die Erklärungen über die Ausdehnung gemäß Artikel 13 sowie den Tag, an dem sie wirksam werden;
f)
die Kündigungen gemäß Artikel 14 Absatz 3.

Zu Urkund dessen haben die gehörig bevollmächtigten Unterzeichneten dieses Übereinkommen unterschrieben.
Geschehen in Den Haag am 5. Oktober 1961 in französischer und englischer Sprache, wobei im Falle von Abweichungen der französische Wortlaut maßgebend ist, in einer Urschrift, die im Archiv der Regierung der Niederlande hinterlegt und von der jedem bei der Neunten Tagung der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht vertretenen Staat sowie Irland, Island, Liechtenstein und der Türkei eine beglaubigte Abschrift auf diplomatischem Weg übermittelt wird.

Für die BUNDESREPUBLIK DEUTSCHLAND:
Dr. J. Löns

7
Gebühren
Für die Beglaubigung einschließlich der Ausstellung der Apostille ist eine Gebühr nach Tarifstelle 30.1.5 der Allgemeinen Verwaltungsgebührenordnung zu zahlen. Die Gebühr wird für das gesamte Beglaubigungsverfahren nur einmal, und zwar von der Bezirksregierung, erhoben. Soweit das Bundesverwaltungsamt für die Beglaubigung oder die Erteilung der Apostille zuständig ist, wird von den Bezirksregierungen keine Verwaltungsgebühr für eine etwaige Vorbeglaubigung erhoben.

Redaktionelle Zusammenfassung der Erlasse “Beglaubigung und Legalisation von Urkunden, die zum Gebrauch im Ausland bestimmt sind“ vom 15.11.1959 (MBl. NRW. 1960 S. 5, zuletzt geändert durch RdErl. v. 15.08.2001 (MBl. NRW. 2001 S. 1078)) und „Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation“ v. 28.02.1966 (MBl. NRW. 1966 S. 562, zuletzt geändert durch RdErl. vom 15.08.2001 (MBl. NRW. 2001 S. 1078))