Anmietung von Liegenschaften für die Polizei des Landes Nordrhein-Westfalen

RdErl. d. Ministeriums für Inneres und Kommunales - 55 - 23.00.02 -
v. 29.9.2010

1.
Abschluss, Änderung und Kündigung von Mietverträgen

a) Grundsatz

Entscheidungen über den Abschluss, die Verlängerung und die Kündigung von Mietverträgen sowie sonstige Mietvertragsänderungen bedürfen grundsätzlich der Zustimmung des für Inneres zuständigen Ministeriums. Die Umsetzung der Entscheidung, die konkrete Vertragsausgestaltung sowie die Unterzeichnung der entsprechenden Mietverträge erfolgt durch die nutzende Behörde (Mieter). Einer gesonderten Zustimmung seitens des Ministeriums bedarf es hierzu nicht. Die Vorgaben des Mustermietvertrags für BLB-Anmietungen, des mit dem Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste Nordrhein-Westfalen (LZPD) abgestimmten Mustermietvertrags für Drittanmietungen sowie die durch das LZPD erarbeiteten Standards für polizeiliche Liegenschaften sind zu beachten.

b) Voraussetzungen

Der Abschluss und die Verlängerung eines Mietvertrags sowie die Änderung eines bestehenden Mietvertrags in Bezug auf die Mietfläche und/oder die Miethöhe muss auf der Grundlage eines genehmigten Gesamtraumprogramms, welches den Vorgaben des aktuellen Musterraumprogramms für Kreispolizeibehörden entspricht und die aktuelle Bedarfslage darstellt, erfolgen. Die liegenschaftliche Gesamtsituation der Behörde ist hierbei zu berücksichtigen.

Das Ministerium und das LZPD behalten sich vor, die Behörde ergänzend um Vorlage einer konzeptionellen Gesamtbetrachtung der Behörde zu bitten.

Im Rahmen der konzeptionellen Gesamtbetrachtung ist der Gesamtflächenbedarf der Behörde nach genehmigtem Raumprogramm zu den tatsächlich angemieteten Flächen in Beziehung zu setzen (Soll-Ist-Vergleich). Grundsätzlich ist aus wirtschaftlicher Sicht ein angemessenes Verhältnis von Soll- und Ist-Flächen anzustreben. Sonstige Liegenschaftsplanungen der Behörde, die über die vorgesehene Maßnahme hinausgehen, sowie behördenübergreifende Planungen mit Liegenschaftsbezug (zum Beispiel Planung Regionaler Trainingszentren) sind hierbei zu berücksichtigen. Der Gesamtflächenbedarf der Behörde darf dauerhaft nicht überschritten werden.

Darüber hinaus muss die Maßnahme aus fachlicher Sicht geboten und auch unter Berücksichtigung der prognostizierten und der tatsächlichen Nebenkosten sowie ggf. anfallender Folgekosten insgesamt wirtschaftlich sein. Der bauliche und funktionale Zustand der Anmietung muss den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung entsprechen.

Im Rahmen der wirtschaftlichen Betrachtung der Maßnahme ist unter Berücksichtigung polizeispezifischer Sonderbauten auch ein Abgleich des Mietpreises mit der ortsüblichen Vergleichsmiete vorzunehmen.

c) Ausnahmen

Abweichend vom grundsätzlichen Zustimmungserfordernis des Ministeriums gilt bei Vorliegen der vorgenannten Voraussetzungen dessen Zustimmung in folgenden Fällen als erteilt, soweit der nutzenden Behörde ausreichende Haushaltsmittel zur Verfügung stehen:

- Abschluss eines Vertrags über eine Neuanmietung mit einer Jahresmiete von nicht mehr als 50.000 EUR,

- Verlängerung eines Mietverhältnisses mit einer Jahresmiete von nicht mehr als 50.000 EUR bei sonst unveränderten Konditionen, sofern der Verbleib am Standort über den gesamten Verlängerungszeitraum aus fachlicher Sicht sinnvoll und erforderlich ist,

- Änderung eines bestehenden Mietvertrags in Bezug auf die Mietfläche,

- sonstige Änderungen eines bestehenden Mietvertrags, sofern diese durch die Regelungen des Mustermietvertrags für BLB-Anmietungen bzw. den Mustermietvertrag für Drittanmietungen gedeckt sind oder keine wesentlichen Regelungen des Mietvertrags geändert werden,

- Kündigung eines bestehenden Mietvertrags über eine Anmietung mit einer Jahresmiete von nicht mehr als 50.000 EUR sowie Kündigung eines bestehenden Mietvertrags unabhängig von der Miethöhe, sofern die Zustimmung des Ministeriums für eine entsprechende Ersatzanmietung bereits erteilt wurde,

- Änderungen eines bestehenden Mietvertrags in Bezug auf die Miethöhe, die unmittelbar aus den im Mietvertrag vereinbarten Regelungen folgen (vor allem Anpassung des Mietzinses an die ortsübliche Vergleichsmiete, infolge einer vereinbarten Indexierungsregelung oder einer vereinbarten Staffelmiete).

Die vorgenannten Maßnahmen sind dem LZPD nach Umsetzung unverzüglich anzuzeigen.

2.
Musterraumprogramm

Die Raumbedarfsermittlung erfolgt auf Grundlage des Musterraumprogramms. Dieses orientiert sich an Organisationseinheiten der KPB, ist jedoch entsprechend bei der Feststellung von Raumbedarfen anderer Polizeibehörden anzuwenden. Es gewährleistet eine hinreichende Flexibilität im Hinblick auf unterschiedliche Organisationsformen.

Raumprogramme werden grundsätzlich durch das Ministerium genehmigt. Für Raumprogramme der Kreispolizeibehörden gilt dies jedoch nur, sofern Abweichungen vom Musterraumprogramm erforderlich sind. Im Übrigen erfolgt die Genehmigung durch das LZPD. Das genehmigte Raumprogramm ist dem Ministerium zur Kenntnis zu geben.

Die bauliche und technische Ausstattung der Räume ist in Zusammenarbeit mit dem LZPD gesondert zu beschreiben; Größe und Anzahl der Technikräume legt das LZPD im Einzelfall fest.

Soweit sich ein Raumbedarf aus anderen Rechtsvorschriften ergibt, ist dieser nicht im Musterraumprogramm ausgewiesen.  Ebenfalls nicht ausgewiesen sind Stellplätze für Beschäftigte.

Das Musterraumprogramm ist auf der Intranetseite der Polizei NRW veröffentlicht.

3.
Verfahren zur Anmietung von Liegenschaften

a) Grundsatz

aa) Beabsichtigt die Behörde, eine Liegenschaft anzumieten, ist zunächst eine Kostenschätzung vorzunehmen und sicherzustellen, dass die erforderlichen Haushaltsmittel zur Verfügung gestellt werden können.

bb) Anschließend ist im Wege einer Markterkundung zu ermitteln, ob eine geeignete Bestandsliegenschaft, für deren Nutzung es keiner wesentlichen nutzerspezifischen Umbauarbeiten bedarf, am Markt zur Verfügung steht. Grundsätzlich sind Umbauarbeiten dann als wesentlich anzusehen, wenn der erforderliche nutzerspezifische Umbauaufwand 20 % der Miete über die Vertragslaufzeit überschreitet; hierbei gilt zur weiteren Konkretisierung dieser Regelung folgendes:
- Bei der bedarfsgerechten Anmietung von marktüblichen Flächen zur dienstlichen Nutzung ist unabhängig vom Flächenumfang davon auszugehen, dass der nutzerspezifische Umbauaufwand 20 % der Miete nicht überschreitet.
- Bei umfangreichen polizeispezifischen Umbauten - dies sind: Gewahrsamszelle(n), Leitstelle, Labor - ist der Umbauaufwand immer als wesentlich anzusehen.

cc) Steht eine geeignete Bestandsliegenschaft, für deren Nutzung es keiner wesentlichen nutzerspezifischen Umbauarbeiten bedarf, am Markt zur Anmietung zur Verfügung, so regelt sich das Verfahren wie nachfolgend unter b) vorgegeben. Abweichend hiervon ist bei Anmietungen bis ca. 100 qm Mietfläche (Kleinstanmietungen) kein Interessenbekundungsverfahren, sondern lediglich eine formlose Marktschau durchzuführen.

dd) Steht keine geeignete Bestandsliegenschaft am Markt zur Verfügung bzw. lässt sich dies im Rahmen der Markterkundung nicht eindeutig klären, ist grundsätzlich ein Vergabeverfahren durchzuführen, wie nachfolgend unter c) vorgegeben.

b) Anmietung von Bestandsliegenschaften über 100 qm Mietfläche ohne wesentlichen nutzerspezifischen Umbaubedarf

Bei diesen Anmietungsvorgängen ist ein zweistufiges Interessenbekundungsverfahren durchzuführen. In einer ersten Stufe erfolgt die Veröffentlichung eines an örtliche Gegebenheiten angepassten standardisierten Textes. Dieser beinhaltet u. a. die grundsätzlichen Auswahlkriterien und ist in geeigneten örtlichen sowie überörtlichen Medien zu veröffentlichen. In der Bekanntmachung ist ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass lediglich die Anmietung von geeigneten, d. h. nur unwesentlich baulich anzupassenden Bestandsgebäuden in Frage kommt. In der zweiten Stufe erhalten Interessenten, deren Liegenschaft geeignet ist, standardisierte textliche Angaben zu polizeispezifischen Anforderungen an die Liegenschaft. Auf dieser Grundlage erstellte Mietangebote werden nach vorgegebenen Kriterien bewertet. Ein Muster der Bewertungsmatrix und die vorgenannten Standardtexte sind vorab beim LZPD zu erfragen. Dem BLB ist Gelegenheit zu geben, ein Angebot im Rahmen des Verfahrens abzugeben.

c) Anmietung von Neubauten und wesentlich umzubauenden Bestandsgebäuden

Die Anmietung von neu zu errichtenden Liegenschaften oder in nicht unerheblichem Umfang umzubauenden Bestandsgebäuden unterliegt dem Vergaberecht. In diesen Fällen ist ein Vergabeverfahren nach VOB/A durchzuführen.

Da der BLB als Betrieb der öffentlichen Hand gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 3 VOB/A als Bieter nicht zugelassen ist und sich daher an förmlichen Vergabeverfahren zur Neuanmietung (Neubau) nicht beteiligen darf, ist ihm gemäß Kabinettbeschluss vom 5.12.2000 zunächst exklusiv die Gelegenheit zur Abgabe eines haushaltsreifen Mietangebots zu geben. Die Frist zur Abgabe eines solchen Mietangebots sollte in der Regel analog der vergaberechtlichen Frist gem. § 10 VOB/A auf 52 Tage festgesetzt werden, es sei denn, die Umstände des Einzelfalls bedingen eine längere Frist (etwa in dem Fall, in dem der BLB nicht über ein eigenes Grundstück verfügt). Der Lauf der Frist beginnt erst nach Übergabe aller planungsrelevanten Unterlagen, dem BLB sind die Unterlagen daher möglichst umgehend und mit Hinweis auf die Folgen einer Fristversäumung zur Verfügung zu stellen.

Gibt der BLB kein fristgerechtes Angebot ab oder erscheint dies unwirtschaftlich und somit nicht annahmefähig, ist ein förmliches Ausschreibungsverfahren nach VOB/A durchzuführen, an dem sich der BLB nicht beteiligen darf.

Das Ausschreibungsverfahren ist von der nutzenden Dienststelle durchzuführen. Vor Einleitung eines Ausschreibungsverfahrens ist sicherzustellen, dass die erforderlichen Haushaltsmittel zur Verfügung stehen. Hierfür ist eine belastbare Kostenschätzung vorzunehmen. Für die Durchführung des Vergabeverfahrens wird der zuständigen Dienststelle gegebenenfalls externe Unterstützung durch private sachverständige Institutionen oder durch den BLB gegen entsprechendes Honorar zur Verfügung gestellt.

4.
Aufhebung von Erlassen/Befristung

Meine Runderlasse vom 30.10.2003 (MBl. NRW. S. 1430) und vom 08.10.1997 (SMBl. NRW. 2057) hebe ich auf.

5.
Inkrafttreten

Dieser Erlass tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.

MBl. NRW. 2010 S. 766, geändert d. RdErl. v. 20.3.2012 (MBl. NRW. 2012 S. 162), 24.1.2013 (MBl. NRW. 2013 S. 80), 21.12.2017 (MBl. NRW. 2017 S. 1064).