Vom 18. Oktober 2025

Auf Grund des § 1 der Verordnung über die Übertragung von Ermächtigungen auf das Ministerium der Finanzen zum Erlass von Rechtsverordnungen zur elektronischen Aktenführung in Ordnungswidrigkeitsverfahren und Strafverfahren vom 29. April 2025 (GV. NRW. 2025, 434) verordnet das Ministerium der Finanzen:

§ 1
Anwendungsbereich

Diese Verordnung ist anzuwenden auf elektronisch geführte Akten der Finanzbehörden in
1. Ermittlungsverfahren nach § 386 Absatz 2 der Abgabenordnung und
2. Verfahren wegen Steuerordnungswidrigkeiten nach § 409 der Abgabenordnung.

§ 2
Einführung der elektronischen Akte

(1) Bei dem Landesamt zur Bekämpfung der Finanzkriminalität des Landes Nordrhein-Westfalen werden die Akten, die in Steuerstrafverfahren, Steuerordnungswidrigkeiten und gleichgestellten Ordnungswidrigkeiten ab dem 1. Januar 2026 neu angelegt werden, im Ganzen elektronisch geführt. Akten, die zum angegebenen Zeitpunkt bereits in Papierform angelegt sind, werden im Ganzen in Papierform weitergeführt. Dies gilt auch für in Papierform angelegte Akten in Verfahren, die von einer anderen Behörde übernommen werden.

(2) Das Ministerium der Finanzen kann anordnen, dass das Landesamt zur Bekämpfung der Finanzkriminalität des Landes Nordrhein-Westfalen bereits vor dem 1. Januar 2026 im Rahmen eines Pilotverfahrens mit der elektronischen Aktenführung im Sinne des Absatzes 1 beginnt. Während dieser Zeit wird die Akte in Papierform parallel fortgeführt und bleibt maßgebend.

§ 3
Bildung der elektronischen Akten

In der elektronischen Akte werden zur Akte gebrachte elektronische Dokumente einschließlich zugehöriger Signaturdateien sowie sonstige zur Akte gebrachte Dateien und Informationen gespeichert. Elektronische Empfangsbekenntnisse sowie elektronische Formulare, die nach der auf der Grundlage des § 32c der Strafprozeßordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 7. April 1987 (BGBl. I S. 1074, 1319) in der jeweils geltenden Fassung erlassenen Rechtsverordnung als strukturierte maschinenlesbare Datensätze übermittelt worden sind, werden als Datensätze in der elektronischen Akte gespeichert.

§ 4
Übertragung von Papierdokumenten

(1) Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die zu einer elektronisch geführten Akte in Papierform eingereicht werden, sind in die elektronische Form zu übertragen. Beweismittel können in die elektronische Form übertragen werden.

(2) Es ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument mit den eingereichten Schriftstücken und sonstigen Unterlagen bildlich und inhaltlich übereinstimmt. Die Übertragung hat nach dem Stand der Technik zu erfolgen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn den Anforderungen der Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik genügt wird. Eingescannte Leerseiten werden nicht gespeichert.

(3) Das Ministerium der Finanzen kann anordnen, dass in Papierform eingereichte Schriftstücke und sonstige Unterlagen nach einer Frist von mindestens sechs Monaten nach ihrer Übertragung zu vernichten sind, sofern sie nicht rückgabepflichtig sind, oder die Aufbewahrung im Einzelfall richterlich oder staatsanwaltlich angeordnet wurde. § 32e Absatz 4 der Strafprozeßordnung ist zu beachten.

§ 5
Bearbeitung der elektronischen Akte

(1) Elektronische Dokumente sowie sonstige Dateien und Informationen gelten als zur Akte genommen, wenn sie bewusst und dauerhaft in der elektronischen Akte gespeichert worden sind.

(2) Es ist sicherzustellen, dass in der elektronischen Akte alle Bearbeitungsvorgänge nachvollzogen werden können. Es ist insbesondere sicherzustellen, dass nachvollzogen werden kann, welche Stelle die Akte zu welchem Zeitpunkt bearbeitet hat.

(3) Es ist sicherzustellen, dass die elektronische Akte nur von der jeweils lese- und schreibberechtigten Stelle eingesehen und bearbeitet werden kann. Dies gilt auch, wenn die Lese- und Schreibrechte nur teilweise auf eine andere Stelle übergehen.

§ 6
Repräsentat

(1) Die in der elektronischen Akte gespeicherten Inhalte müssen jederzeit zusätzlich als elektronische Dokumente im Format-PDF/A wiedergegeben werden können; aus diesen Dokumenten wird das Repräsentat gebildet. Das Repräsentat muss den gesamten zur Akte genommenen Inhalt mit Ausnahme der nur für die Datenverarbeitung notwendigen Struktur-, Definitions- und Schemadateien wiedergeben. Soweit die Wiedergabe eines Inhalts technisch nicht möglich ist, ist ein entsprechender Hinweis in das Repräsentat aufzunehmen. Signaturdateien werden im Repräsentat nicht wiedergegeben; wiedergegeben werden nur die Vermerke über das Ergebnis der Signaturprüfung. Das Repräsentat sollte druckbar, kopierbar und, soweit technisch möglich, durchsuchbar sein. Die Seiten des Repräsentats sind so zu nummerieren, dass sie eindeutig zitiert werden können.

(2) Bei der elektronischen Aktenführung sind alle Daten vorzuhalten, die erforderlich sind, um den für die Übermittlung von elektronischen Akten vorgesehenen strukturierten maschinenlesbaren Datensatz im Dateiformat XML gemäß der Bekanntmachung nach § 6 der Strafaktenübermittlungsverordnung vom 14. April 2020 (BGBl. I S. 799) in der jeweils geltenden Fassung zu erzeugen und die Bearbeitung zu unterstützen.

§ 7
Datenschutz und Datensicherheit

Die aktenführende Stelle hat als verantwortliche Stelle zu gewährleisten, dass die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Erfüllung der datenschutzrechtlichen Anforderungen getroffen werden.

§ 8
Barrierefreiheit

Elektronische Akten und Verfahren zur elektronischen Aktenführung und -bearbeitung sollen technisch so gestaltet werden, dass sie barrierefrei zugänglich und nutzbar sind.

§ 9
Ersatzmaßnahmen

Im Fall technischer Störungen der elektronischen Aktenführung kann die Amtsleitung des Landesamts zur Bekämpfung der Finanzkriminalität des Landes Nordrhein-Westfalen anordnen, dass eine Ersatzakte in Papierform geführt wird. Diese ist in die elektronische Form zu übertragen, sobald die Störung behoben ist.

§ 10
Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft.

Der Minister der Finanzen
des Landes Nordrhein-Westfalen

Dr. Marcus  O p t e n d r e n k

GV. NRW. 2025 S. 850