Erteilung von Sammelaufträgen DV
mit Zahlungsanweisungen zur Verrechnung (ZzV) an die Deutsche Postbank AG
RdErl. d. Finanzministeriums v. 20.9.1977 -
I 3 - 0070 - 29.1

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Kunden der Deutschen Postbank AG (Postbank) mit umfangreichem Zahlungsverkehr können nach Vereinbarung mit der Postbank Sammelaufträge DV mit Zahlungsanweisungen zur Verrechnung (ZzV) zu Lasten ihres Postbank Girokontos einliefern. Näheres ist den Besonderen Bedingungen der Postbank für die Sammelaufträge DV mit ZzV zu entnehmen. Die öffentlichen Kassen haben dem ZzV-Verfahren den Vorzug zu geben gegenüber dem Verfahren mitherkömmlicher Zahlungsanweisung, weil die Auszahlungen dadurch beträchtlich verbilligt werden. Nach wie vor sind jedoch Auszahlungen, soweit irgend möglich, durch Überweisung auf Konten der Empfangsberechtigten zu bewirken. Dies gilt insbesondere für wiederkehrende Zahlungen. Die Empfangsberechtigten sind gegebenenfalls anzuhalten, sich ein Konto bei einem Kreditinstitut einzurichten.

2
Kann eine Auszahlung nicht durch Überweisung auf ein Konto bewirkt werden und wird statt dessen das ZzV-Verfahren genutzt, so hat sich die Kasse gegenüber der Postbank zur Übernahme der Entgelte bereit zu erklären, die für die bei einer Geschäftsstelle der Postbank oder der Deutschen Post AG zur Barauszahlung vorgelegten ZzV anfallen.

3
Die ZzV sind stets zu Sammelaufträgen zusammenzufassen. Die Daten für die von der Postbank auszudruckenden ZzV sind unter Beachtung der Regelungen in der betreffenden Anlage der Anhänge zu den Besonderen Bedingungen der Postbank für die Sammelaufträge DV mit ZzV auf einem Datenträger aufzuzeichnen. Der Datenträger ist der kontoführenden Niederlassung der Postbank zusammen mit dem vorgeschriebenen Begleitzettel, der gleichzeitig die Funktion eines Sammelauftrags über die Gesamtsumme der auf dem Datenträger aufgezeichneten ZzV hat und deshalb von den Verfügungsberechtigten zu unterschreiben ist, termingerecht einzuliefern. Beträge von mehr als 1.500,00 Euro dürfen nicht im ZzV-Verfahren ausgezahlt werden.

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Die Postbank belastet das Konto der Auftrag gebenden Kasse je ZzV mit einem Entgelt.

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Die Postbank übersendet die ZzV der oder dem Empfangsberechtigten im gewöhnlichen Brief. Über nicht zustellbare ZzV unterrichtet die Postbank die Auftrag gebende Kasse und schreibt die Beträge deren Konto wieder gut.

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Die oder der Empfangsberechtigte soll die ZzV innerhalb eines Monats einem Kreditinstitut zur Gutschrift auf ein Konto einreichen. ZzV, die nach Ablauf der Vorlegungsfrist eingereicht worden sind, werden von der Postbank noch eingelöst, wenn die Lastschrift des betreffenden Sammelauftrages nicht länger als drei Monate zurückliegt. Ist die oder der Empfangsberechtigte eine natürliche Person, so kann sie oder er oder eine beauftragte Person die ZzV innerhalb eines Monats bei einer Geschäftsstelle der Postbank oder der Deutschen Post AG zur Barauszahlung vorlegen. Das für die Barauszahlung zu entrichtende Entgelt wird dem Konto der Auftrag gebenden Kasse nachträglich summarisch zur Last geschrieben.

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Die Auftrag gebende Kasse kann einzelne auf einem Datenträger aufgezeichnete ZzV oder einen gesamten Datenträger zurückrufen, solange die Postbank mit der Bearbeitung des Datenträgers noch nicht begonnen hat.

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Wird der Kasse eine ZzV zurückgegeben, so ist sie, sofern die Frist von drei Monaten (Nummer 9) noch nicht verstrichen ist, der Postbank zur Wiedergutschrift einzureichen.

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Über die Beträge der nicht erledigten ZzV, deren Lastbuchung länger als drei Monate zurückliegt, rechnet die Postbank mit dem Auftraggeber ab. Die Beträge werden dem Postbank Girokonto der Kasse unter Beifügung einer Aufstellung der nicht erledigten ZzV summarisch wieder gutgeschrieben. Sollte nach der Abrechnung bei der Postbank eine ZzV eingehen, die bei einem anderen Kreditinstitut eingelöst wurde und deren Betrag von dem Kreditinstitut nicht wieder zu erlangen ist, wird der Betrag innerhalb einer Frist von sechs Monaten seit Ausstellung der ZzV vom Postbankkonto der Kasse wieder abgebucht.

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Bestreitet eine Empfangsberechtigte oder ein Empfangsberechtigter, die ZzV erhalten zu haben, so ist festzustellen, ob der Betrag der ZzV wieder gutgeschrieben worden ist. Trifft dies zu, so ist der Betrag erneut auszuzahlen. Andernfalls hat die Auftrag gebende Kasse die Postbank zu ersuchen, nach dem Verbleib der ZzV zu forschen. Nachforschungsersuchen zu bereits abgerechneten ZzV (Nummer 9 Satz 1) nimmt die Postbank nicht entgegen.

10.1
Ergibt die Nachforschung, dass die ZzV noch nicht eingelöst worden ist, so ist der Betrag erneut auszuzahlen, nachdem die oder der Empfangsberechtigte schriftlich erklärt hat, dass sie oder er die ZzV nicht erhalten habe, und sie oder er sich verpflichtet, der Kasse die ZzV zurückzugeben, falls diese in ihren oder seinen Besitz gelangt, oder den Betrag an die Kasse zurückzuzahlen, falls sich herausstellt, dass die ZzV von ihr oder ihm oder einer sonst berechtigten Person eingelöst worden ist.

10.2
Ergibt die Nachforschung, dass die ZzV von einer oder einem Nichtberechtigten eingelöst worden ist, so muss der Betrag erneut ausgezahlt werden. Außerdem hat die Kasse den an die Nichtberechtigte oder den Nichtberechtigten gezahlten Betrag zurückzufordern. Gelingt dies nicht, so ist zu prüfen, inwieweit die Postbank oder ein Dritter für den Schaden einzustehen hat.

10.3
Muss eine erneute Zahlung aufgrund eines unabweisbaren Bedürfnisses schon vor Abschluss der Nachforschungen geleistet werden, so hat die oder der Empfangsberechtigte ebenfalls die vorstehend nach Nummer 10.1 erforderliche schriftliche Erklärung abzugeben.

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Der Betrag einer der Kasse wieder gutgeschriebenen ZzV darf erst erneut an die Empfangsberechtigte oder den Empfangsberechtigten ausgezahlt werden, wenn sie oder er die ZzV an die Kasse zurückgibt oder eine Erklärung nach Nummer 10.1 abgibt.

MBl. NRW. 1977 S. 1517, geändert durch RdErl. v. 23.7.1998 (MBl. NRW. 1998 S. 976), 17.8.2001 (MBl. NRW. 2001 S. 1079).