Richtlinien zum Datenaustausch im Verfahren SolumSTAR
für das Grundbuch- und Katasteramt
(SolumSTAR-Richtlinien)
RdErl. d. Innenministeriums v. 4.4.2005
- 36.2 - 8410 -

1
Grundsätzliches

1.1
Zu allen Veränderungen, die nach dem SolumSTAR-Start im Liegenschaftskatasternachweis und im Grundbuch erfolgen, werden digitale Daten erzeugt, die zwischen den Behörden in Form von Dateien ausgetauscht werden (siehe unten). Daneben erfolgen Benachrichtigungen in Papierform[1] über die erfolgten Änderungen (Fortführungsmitteilungen / Eintragungsnachrichten). Es muss sichergestellt werden, dass die Benachrichtigungen und Daten zueinander passen; erforderlichenfalls sind Berichtigungen vorzunehmen und die zuständigen Behörden schriftlich in Kenntnis zu setzen.

1.2
(1) Die EDV-technische Unterstützung für das elektronische Grundbuch ist dem Landesbetrieb Information und Technik NRW (IT. NRW) übertragen worden. Dieser übernimmt als eine der zentralen Aufgaben auch die Übermittlung und Verteilung der ALKIS-Daten sowie deren Übernahme. Er automatisiert und überwacht die technischen Abläufe, übernimmt aber keine fachlichen Prüfungen.

(2) Der Datenaustausch nach Nr. 1.1, Satz 1 erfolgt über FTP-Service. Die Datenübertragung wird grundsätzlich - in allen Übertragungsrichtungen - von IT. NRW angestoßen.

1.3
(1) Die von Katasterseite in das Verfahren SolumSTAR übernommenen Daten der Grundausstattung (Erstdatenübernahme) bilden ein Hilfsverzeichnis gem. § 12 a GBO (Flurstücks- und Eigentümerverzeichnis, kurz F&E). Die Übereinstimmung mit dem Grundbuch wird fallweise überprüft (Abgleich).

(2) Die übernommenen Fortführungsdaten werden bis zu ihrer Eintragung ins Grundbuch als Vorschläge gekennzeichnet und sind danach im Hilfsregister recherchierbar.

(3) Katasterlich relevante Grundbucheintragungen oder Änderungen am F&E-Verzeichnis werden automatisch als Fortführungen in Form digitaler Daten an das Katasteramt gemeldet.

1.4
Diese Richtlinien regeln den Datenaustausch zwischen den Kataster- und den Grundbuchämtern im Verfahren SolumSTAR auf Grundlage der AV d. Justizministeriums (3850 - I D. 42) bzw. des RdErl. d. Innenministeriums (32 - 51.10.02 - 8410) vom 29. Oktober 2009. Fach- und dv-spezifische Details werden in den Anlagen 1 und 2 erläutert. Verfahrensänderungen werden nur in gegenseitiger Absprache zwischen dem Justizministerium und dem für das amtliche Vermessungswesen zuständigen Ministerium getroffen.

2
Absprachen zwischen Grundbuchamt und Katasteramt

Damit ein möglichst reibungsloser Datenaustausch im Verfahren SolumSTAR erreicht wird, treffen Grundbuchamt und Katasteramt folgende Vereinbarungen:

2.1
Jedes Amt benennt eine/n Ansprechpartner/in nebst Vertreter/in für folgende Bereiche:
- Terminplanung
- fachliche Fragen
- technische Fragen (incl. zur Netzwerkadministration und zu IT. NRW)
und teilt die benannten Personen allen Beteiligten mit. Für den Informationsaustausch sollten auch Telefonnummer und Mail-Adresse bekannt gegeben werden. Die benannten Personen haben die Möglichkeit auch ressortübergreifend miteinander zu kommunizieren.

3
Laufender Datenaustausch ab dem Einsatz von SolumSTAR

3.1
Abgabe durch das Grundbuchamt

Da ab dem SolumSTAR-Einsatz sowohl Veränderungsnachrichten in Papier wie auch in digitaler Form ausgetauscht werden (Nr. 1.1), muss sichergestellt werden, dass die Eintragungsnachrichten und LBESAS-Daten zueinander passen, hierzu verfährt das Grundbuchamt wie folgt:

-          Das Grundbuchamt stellt sicher, dass Eintragungsnachrichten und Veränderungsdaten vollständig vorliegen und übereinstimmen.

-          Die LBESAS-Dateien werden automatisch erstellt. Im vereinbarten Rhythmus werden die Daten automatisiert gesammelt, gemäß der Namenskonvention benannt und komprimiert (siehe Anlage 2). Sie werden sodann von IT. NRW  mittels FTP in das Verzeichnis des zuständigen Katasteramtes eingestellt und grundbuchseitig archiviert (min. 6 Monate).

-          In Sonderfällen ist es denkbar, dass aus der Vorgangsbearbeitung keine korrekten digitalen Daten produziert werden können. In diesen Fällen ist die Eintragungsnachricht dahingehend zu kennzeichnen, dass keine digitalen Veränderungsdaten übersandt werden bzw. dass die digitalen Veränderungsdaten in der Datei fehlerhaft sind.

3.2
Abgabe durch das Katasteramt

-          Nach jedem Fortführungslauf wird die Fortführungsabgabedatei WLDGGB nach Amtsgerichten getrennt  und mit der entsprechend vereinbarten Namenskonvention (siehe Anlage 2) erstellt. Die bis zur nächsten Bereitstellung anfallenden Fortführungen sind zu einer Datei zusammenzufassen. Die Datei wird (nach interner Prüfung) gemäß der Namenskonvention benannt und komprimiert in das FTP-Verzeichnis eingestellt (siehe Anlage 2).

-          Katasterliche Fortführungen, die im Grundbuch nicht nachgewiesen werden (s. FortfErl. Nr. 20 Abs. 2, z.B. Koordinatenänderungen), werden programmtechnisch aus den Fortführungsdateien entfernt. Die entsprechenden analogen Mitteilungen sind herauszufiltern.

-          Unmittelbar vor der jeweiligen Bereitstellung im FTP-Verzeichnis ist zu prüfen, ob der Inhalt der getrennten Dateien und der entsprechenden Papiermitteilungen übereinstimmen. Ist das der Fall, ist durch den Ansprechpartner die Abgabe zu veranlassen (Nrn. 1.1 und 1.2). Bei Nichtübereinstimmung sind Dateien und / oder Papiermitteilungen entsprechend zu bereinigen und / oder das Grundbuchamt – soweit notwendig – schriftlich in Kenntnis zu setzen.

-          Die WLDGGB-Dateien werden von IT. NRW mittels FTP aus dem Verzeichnis abgeholt (Nr. 1.2).

-          Für eine Wiederholung der Übertragung sollte die Datei weitere 10 Werktage im FTP-Verzeichnis verbleiben. Eine Rückmeldung bzgl. Übertragung und Verarbeitung erfolgt nur im Fehlerfall (siehe Abschnitt 3.5).

-          Bei Abgabe von Daten aus Bodenordnungsverfahren sollte das Katasteramt sich mit dem Grundbuch in Verbindung setzen (technisches Problem aufgrund der hohen Datenmenge).

3.3
Übernahme durch das Grundbuchamt

-          Die WLDGGB-Dateien werden automatisiert von IT. NRW mittels FTP abgeholt, auf die Grundbuchamtsserver verteilt und dekomprimiert. Sollte keine Datei gefunden werden, veranlasst das IT. NRW eine Klärung beim Katasteramt.

-          Die Daten werden von IT. NRW automatisiert in die Datenbank übernommen und zusammen mit den Verarbeitungsprotokollen archiviert (min. 6 Monate).

-          IT. NRW prüft die Verarbeitungsprotokolle auf Fehlermeldungen, informiert ggf. das Grundbuchamt und veranlasst die Klärung mit dem Katasteramt.

3.4
Übernahme durch das Katasteramt

-          Die LBESAS-Dateien werden vom FTP-Service mit Überprüfung durch das IT. NRW   (Nr. 1.2) abgeholt.

-          Die Verteilung und Verarbeitung der Daten erfolgt nach den intern festgelegen Arbeitsabläufen.

3.5
Verhalten bei Problemfällen
Hinweise zum Verhalten im Falle von Problemen beim Datenaustausch sind in Anlage 3 aufgeführt.

4
In-Kraft-Treten / Außer-Kraft-Treten
Diese Richtlinien treten am Tage nach ihrer Veröffentlichung in Kraft.

*) MBl. NRW., ausgegeben am 15. April 2005

MBl. NRW. 2005 S. 464, geändert durch RdErl. v. 4.10.2007 (MBl. NRW. 2007 S. 742), 30.7.2012 (MBl. NRW. 2012 S. 615), 9.12.2016 (MBl. NRW. 2016 S. 860).